Brukerdokumentasjon Visma.net Payroll

Transkript

1 Brukerdokumentasjon Visma.net Payroll

2 Innhold Oversikt over systemet... 4 Hvordan komme i gang? Opprette et firma... 5 Tildele roller... 7 Onboardingswizard... 9 Oppsett av firma Selskapsinnstillinger Kreditorer Oppsett av kontoer og kontotyper Kontoer Kontotyper Dimensjoner Bilregister Oppsett av lønnsarter Hvordan opprette nye lønnsarter? Oppsett av ansatte Ansattopplysninger Hvordan registrere en kreditorbetaling Transaksjoner Hvordan opprette den ansatte som bruker Visma.net Calendar Godkjenningsprosedyre Innstillinger for ferie Arbeidstids- og fraværskoder Hvordan opprette en ny kode? Innstillinger for arbeidstid Hvordan registrere fravær? Godkjenne fraværssøknader Fraværsrapporter Hvordan registrere timer? Hvordan godkjenne timer? Visma.net Expense Kobling av lønnsarter til bilagstypene... 81

3 Innstillinger for reiseregninger Rapporter Visma.net Approval Visma.net AutoPay Hvordan opprette en avtale? Visma.net AutoReport Visma.net Payroll Hvordan opprette en lønnskjøring? Se historikk Lønnsrapporter Oppsett av lønnsslipp Supportpanel Visma Community

4 Oversikt over systemet Employees Payroll I Visma.net så er det Payroll som er motoren for alle Visma.net tjenestene. Det er her selve lønnskjøringen blir til. Ansatte, alle faste og variable transaksjoner registreres i «Employees». Transaksjonene fra Employees vil automatisk bli sendt videre til Payroll for kalkulering. Absence / Time / Expense Approval - Payroll Absence er fraværsmodulen for registrering av ferie og fravær. Time er modulen for registrering av timer, overtid, fleksitid etc. Expense er modulen for registrering av reiseregninger. Når ansatt sender reiseregninger, fraværsforespørsler eller timelister blir de sendt videre til Approval for godkjenning av lønningsansvarlig. Når transaksjoner er godkjent i Approval vil disse automatisk bli sendt videre til Payroll til kalkulering. Payroll AutoPay / AutoReport / Payslip Når alle lønnstransaksjonene er kontrollert av lønningsansvarlig blir betalingen sendt fra Payroll videre til AutoPay. I AutoPay må betalingen bekreftes. Når betalingen er bekreftet kan lønningsansvarlig sende A-melding. Det er AutoReport som er koblingen til Altinn i Visma.net. Selve A-meldingen sendes fra Payroll men går videre via AutoReport til Altinn. Videre fra Payroll blir lønnsslippene til de ansatte sendt videre til Payslip. 4

5 Hvordan komme i gang? Opprette et firma Når du skal i gang med Visma.net produkter, må dette bestilles fra Visma eller en Visma forhandler. Visma oppretter kunden i Visma.net basert på opplysninger om firmaet og adminbruker. Lønningsansvarlig (kontaktperson oppgitt i bestilingen) vil få mulighet til å logge seg på Visma.net og akseptere TOS (Terms of Service). Admin / Firmaer Når TOS er akseptert, må du først opprette en bedrift, før du kan gå i gang med oppsettet av løsningen. Gå til Admin / Firmaer. Sørg for at du står på korrekt kunde helt øverst til høyre i bildet. Hvis du ikke står på korrekt kunde må du klikke på nedtrekksmenyen og velge korrekt kunde. Har du kun et kundeforhold i Visma.net løsningen, vil du alltid stå på korrekt kunde. Klikk på «Legg til firma». 5

6 Fyll inn de nødvendige informasjonen som kreves. Alle feltene med stjerne er obligatoriske felt. Videre må du aktivere tjenestene i Visma.net. Tjenestene som må aktiveres er: Approval Autopay Autoreport Calendar Expense Master Data Management Payslip Visma.net Employee Management Visma.net Payroll Visma.net Time Du aktiverer de tjenestene ved å klikke «På». Lagre ved å klikke «Lagre og lukk» nederst til høyre. Du er nå klar til å gå til neste steg, Tildele roller til lønningsansvarlig. 6

7 Tildele roller Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike modulene kanskje ikke fungere som ønskelig. Admin / Brukere og roller / Roller Gå til Admin / Brukere og roller / Roller, og velg kundeforholdet i nedtrekksmenyen øverst (oppført med navn på kunde etterfulgt av «(kunde)». Her skal lønningsansvarlig allerede være opprettet som bruker og blitt tildelt rollen Customer Administrator. For hver rolle som skal aktiveres under de forskjellige tjenestene aktiverer du ved å trykke i boksen på samme linje som firma. De tjenestene som aktiveres vil bli markert som grønt. 7

8 Her er det en oversikt over de rollene du skal aktivere, og forklaring til disse: Approval Absence Approver Tilgang til å godkjenne fraværsforespørsler Expense Approver Tilgang til å godkjenne reiseregninger System Administrator Sjekke arbeidsflyt og tilordne dokumenter Timesheet Approver - Tilgang til å godkjenne timelister AutoPay AutoPay Administrator Tilgang til å sette opp en AutoPay avtale AutoPay Approver Har muligheten til å godkjenne betalingen AutoPay Payroll Access Gis tilgang til å se den genererte bankfilen i AutoPay AutoReport AutoReport user Tilgang til å sette oppsettet mot Altinn Calendar Absence Administrator / Plus Se en oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere fravær på vegne av den ansatte Visma.net Employee Management Employee Management Administrator Tilgang til å registrere selskapsinnstillinger og ansatte Expense Expense Company Administrator Se innstillingene til firmaet Visma.net Payroll Visma.net Payroll Administrator Tilgang til å fullføre lønnskjøringen i Payroll Visma.net Time Time Administrator / Plus Se oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere timer på vegne av den ansatte MERK! Noen av rollene er inkompatibel med hverandre. Setter du på flere roller enn det som er beskrevet over kan det gjøre at du ikke får tilgang til de ulike tjenestene. Dersom lønningsansvarlig skal være bruker av tjenestene Absence, Time og Expense, vil dette opprettes når lønningsansvarlig opprettes som en ansatt senere i oppsettet. Det er altså ikke nødvendig å tildele roller for dette nå. 8

9 Onboardingswizard Når du har fått aktivert alle tjeneste og fått tildelt alle roller kan de gå videre i Onboardningswizarden. Den vil ligge tilgjengelig under tjenesten Employees. Denne onboardingswizarden skal gjøre det enkelt for deg å komme igang med Visma.net Payroll. Steg 1: Velkommen Steg 2: Innstillinger Her blir noe av selskapsinnstillingene definert. IA: Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll når det kommer til egenmeldingsregler. Noen praktiserer IA reglene selvom dere formeltsett ikke er en IA bedrift. Da må dere sette på huke her for at det skal bli riktig i forhold til egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar. Selskapslogo: Her kan du legge inn logo som vil vises på lønnsslippen i Visma.net Payroll. Antall timer pr. uke: Her angir du antall timer pr. uke i full stilling. Dette er uavhengig om de ansatte jobber deltid eller ikke. Verdien brukes til å beregne faktisk arbeidstid pr. uke i henhold til stillingsbrøk for de enkelte ansatte. Som standard setter systemet 37,5 timer. 9

10 Kontoplan: Her har du mulighet til å mulighet til å velge mellom «Egen kontoplan» hvor hovedbokskonto blir opprettet manuelt. Eller så har du mulighet til å velge mellom «Mamut standard kontoplan» og «Norsk standard kontoplan» som vil gjøre at hovedbokskonto blir synkronisert og opprettet. Arbeidstidsordning: Angi om standard for bedriften er skiftarbeid eller ikke. Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift: Angi hvilken type beregningsmåte for arbeidsgiveravgift som skal benyttes. Som standard settes Generelle næringer (AA). Det er ikke mulig å endre dette feltet i denne versjonen. Adresse: Valgfritt felt. Telefon: Valgfritt felt. Kontaktperson: Dette feltet er brukt for å kunne hente inn skattekort elektronisk fra Altinn til Payroll. Fyll ut informasjonen som fornavn, etternavn, e-post og telefonnummer. Feltene for «E-postadresse» og «Telefonnummer» brukes for å varsle lønningsansvarlig dersom en av de ansatte endrer skattekortet sitt. Steg 3: Dimensjoner I dette bildet kan dimensjonsdefinisjoner og dimensjonsverdier registreres. Dimensjonsdefinisjon er det samme som kostnadsbærertype f.eks Avdeling og Prosjekt, og dimensjonsverdier vil typisk være en kostnadsbærer f.eks. Administrasjon og Produksjon. Bruker dere Visma.net Financials vil dimensjonsdefinisjoner automatisk bli synkronisert hit. Benytter dere ikke Visma.net Financials oppretter dere egne dimensjonsdefinisjoner manuelt ved å trykke på «Legg til dimensjonsdefinisjon». 10

11 Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Er numerisk: Angi om dimensjonsverdiene (de ulike kostnadsbærerne) er numeriske eller ikke. Ja: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er numeriske. Nei: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er ikke-numeriske. Velg rekkefølge: Angi hvilken prioritet rekkefølgen skal ha. Rekkefølgen benyttes i selve lønnskjøringen (Payroll), og angir hvor Payroll skal begynne å lete etter dimensjoner. F.eks. vil Payroll først se om det ligger en dimensjon på selve transaksjonen. Finnes det ingen verdier her, ser den videre på Stillingen til hver enkelt ansatt. Er dette også blankt, søkes det etter dimensjoner på lønnsarten som er benyttet. Mulige valg er: Transaksjon Stilling Lønnsart Transaksjon Lønnsart Stilling Videre oppretter du dimensjonsverdier ved å klikke på «Legg til dimensjonsdefinisjon» nederst i høyre hjørnet. Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. OBS! Id kan ikke endres etter den er lagt til. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. 11

12 Steg 4: Kontoer Under dette steget har du mulighet til å se/legge til konto og gjøre endringer på kontotyper. Har dere definert i Onboardingsplanen at du vil benytte for eksempel «Norsk standard kontoplan» vil disse ligge i denne oversikten med en automatisk tilknyttning til en kontotype. Det står mer detaljert fortklart hva begrepet kontotype er senere i denne veiledningen. Har dere valgt «Egen kontoplan» må kontoene opprettes manuelt, og knyttes mot riktig kontotype. Klikk på «Legg til konto». ID: Angi ønsket kontonummer. Maksimal lengde er 40 tegn. Det er viktig at dette kontonummeret er det samme som brukes i regnskapssystemet, hvis ikke vil kontering bli feil ved overføring til regnskap. Navn: Legg inn ønsket navn på kontoen. Maksimal lengde er 60 tegn. Type konto: Angi om kontoen skal brukes for beløp, antall eller begge deler. Dimensjoner: Angi om kontoen skal knyttes til dimensjoner. Mulig valg er «Ikke i bruk», «Ikke tillatt», «Frivillig» eller «Obligatorisk». F.eks. vil det for enkelte bedrifter være nyttig at det alltid skal benyttes avdeling på transaksjoner knyttet til Lønn (Obligatorisk), men ikke ønskelig at transaksjoner knyttet til forskuddstrekk (Ikke tillatt). I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for kontoen uten spesifikk dato. Det vil si at kontoen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. 12

13 MERK! Her anbefaler vi at du ser over forslaget at konto er knyttet opp mot riktig kontotype. Steg 5: Rapportering Under Rapportering må det registreres virksomhetsnummer. Navn: Legg navnet på arbeidsstedetet hvor virksomheten er registrert. Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummer for bedriften. I dagens versjon er det ikke mulig å legge inn flere virksomheter under samme bedrift. Virksomhetsnummeret må gis et navn, og tilknyttes en kommune. Dette feltet låses etter første A-melding med virksomhetsnummeret er innsendt. Oppstartsmåned A-melding: Her må du definere hvilke måned-år bedriften skal begynne å rapportere inn til A-meldingen. Bankgaranti for forskuddstrekk: Her velger du om selskapet har en bankgarantiavtale eller om avsatt forskuddstrekk skal føres til egen konto. Feltet henger automatisk sammen med neste felt om bankkontonummer. Som standard står dette feltet til Nei, og det må derfor legges inn et bankkontonummer vedr. skattetrekkskontoen i feltet under. Skattefriorg.: Angi om bedriften er en skattefri organisasjon eller ikke. Dersom det er angitt at bedriften er en skattefri organisasjon, vil det bli lagt til informasjon om dette på utbetalingen ved rapportering via A-melding. Skatteetaten vil dermed utelate inntekten fra skatteberegningen / selvangivelsen for den ansatte, forutsatt at beløpet er lavere enn grensen som er fastsatt det enkelte året. Skatteberegningen til hver enkelt ansatt vil ikke starte før grensen er passert. Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget SIE 4 fomatet eller Visma.net Financials. Avrundingskonto: Her velger du en av hovedbokkontoene du har lagt under hovedbokkontoer. Kontoen bruker for avrundinger i Payroll f.eks

14 I samme bilde har du også mulighet til å sette opp kontakten med Altinn med AutoReport. Her må du legge inn Datasystem ID og Datasystem passord som er registrert i Altinn. Tips! Ved å sette på hake for «Test forbindelse med Altinn-portalen» tester systemet tilkoblingen slik at evt. feil i id og passord kan rettes tidlig i prosessen. Steg 6: Payroll I dette steget blir første lønnskjøring opprettet med utbetalingsdato. Systemet oppretter senere løpende lønnskjøringer med samme utbetalingsdato som oppgitt i dette bildet. Skal du gjøre endring på lønnskjøringene eller opprette ekstrakjøringer kan det gjøres under arkfanen for «Payroll» i ettertid. Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember. Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det vanligste valget er «Arbeidsdager». Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. 14

15 Steg 7: Betalinger Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. Autopay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene. Hvis du merker av i boksen Ja, vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringsprosessen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen mulig. Som standard står dette feltet til Nei, og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden. Bankkontonummer: Her legges kontonummer for utbetaling av lønn inn. Betale utleggstrekk skatt: Angi hvor ofte utleggstrekk for skatt og avgift skal betales til myndighetene. Du har to valg, månedlig eller terminvis. Steg 8: Calendar Her må først godkjenningsprosessen defineres. Skal du benytte Absence og Time (Calendar) må det stå «Ja» på «Brukt bekreft/godkjenningsprosess». Her defineres også hvilke feriepengesats bedriften har, og hvilke helligdager som er fridager i bedriften. Du kan se mer detaljert beskrivelse av dette under punktet «Godkjenninsprosedyre». 15

16 Steg 9: Avslutt guiden Alle stegene i Onboardningswizarden er nå fullført. Klikk «Lagre» for å avslutte guiden. Alle feltene i guiden kan redigeres eller legges til i etterkant også, men vi anbefaler at mest mulig legges inn i denne rutinen for å lette videre registreringer. Hvor du finner disse feltene blir også gjennomgått underveis i kursdokumentasjonen. Når du har avsluttet onboardingswizarden vil du automatisk havne under Employees / Oversikt. Det er i dette bildet du oppretter de ansatte, men vi anbefaler at du ser igjennom Selskapsinnstilinger først. Mye av Selskapsinnstillingene er definert i onboardingswizarden allerede, men det er et par register til i Selskapsinnstillinger som kan være nyttig å kjenne til. 16

17 Oppsett av firma Selskapsinnstillinger Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger Når firmaet er opprettet i Visma.net, og alle aktuelle tjenester er lagt inn, kan du begynne å legge inn innstillinger for selskapet. Disse innstillingene påvirker hele løsningen i Visma.net, så det er viktig at det legges inn korrekt informasjon på et tidlig tidspunkt. Generelt Vi starter på fanen Generelt, hvor opplysninger om selve selskapet legges inn. Oppstartsdato i Visma.net: Dette feltet vil forsvinne i en senere versjonen av Payroll. Feltet er ikke mulig å endre og brukes kun av Visma. Delberegningsmetode: Velg mellom kalenderdager eller arbeidsdager. Innstillingene indikerer hvilken metode som skal brukes for beregninger i Payroll. Det vanligste valget er «Arbeidsdager». Kalenderdager: Lønn vil bli dividert på antall dager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall dager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. Arbeidsdager: Lønn vil bli dividert på antall arbeidsdager i den aktuelle måneden, og multiplisert med antall arbeidsdager for det aktuelle fraværet eller ytelsen. IA: Angi om bedriften er en IA-bedrift eller ikke. Dette har blant annet påvirkning for fravær i Absence og utbetaling i Payroll. Noen praktiserer IA reglene selvom dere formeltsett ikke er en IA bedrift. Da må dere sette på huke her for at det skal bli riktig i forhold til 17

18 egenmeldingsdagene i Visma.net Calendar. Skattefri org: Angi om bedriften er en skattefri organisasjon eller ikke. Dersom det er angitt at bedriften er en skattefri organisasjon, vil det bli lagt til informasjon om dette på utbetalingen ved rapportering via A-melding. Skatteetaten vil dermed utelate inntekten fra skatteberegningen / selvangivelsen for den ansatte, forutsatt at beløpet er lavere enn grensen som er fastsatt det enkelte året. Skatteberegningen til hver enkelt ansatt vil ikke starte før grensen er passert. Kontaktperson: Dette feltet er brukt for å kunne hente inn skattekort elektronisk fra Altinn til Payroll. Fyll ut informasjonen som fornavn, etternavn, e-post og telefonnummer. Feltene for «E-postadresse» og «Telefonnummer» brukes for å varsle lønningsansvarlig dersom en av de ansatte endrer skattekortet sitt. Type melding fra Altinn ved endret skattekort: Her angir du om du ønsker varsling når en av de ansatte endrer skattekortet sitt hos skatteetaten. Melding ved første endring av skattekort kontaktpersonen vil få et varsel på sms og/eller e- post ved endring av skattekort per år, og ved etterfølgende endringer så vil ikke kontaktpersonen lengre bli informert. Ingen melding ingen informasjonsmelding fra Altinn blir sendt til kontaktpersonen. Navn: Legg navnet på arbeidsstedet hvor virksomheten er registrert. Virksomhetsnummer: Legg inn virksomhetsnummer for bedriften. I dagens versjon er det ikke mulig å legge inn flere virksomheter under samme bedrift. Virksomhetsnummeret må gis et navn, og tilknyttes en kommune. Det er ikke samme nummer som juridisk organisasjonsnummer. Er du usikker på hva det er, kan du søke det frem i Brønnøysundsregisteret. Dette feltet låses etter første A-melding med virksomhetsnummeret er innsendt. Oppstartsmåned A-melding: Her må du definere hvilke måned-år bedriften skal begynne å rapportere inn til A-meldingen. 18

19 Endre opplysninger Du kan endre tidligere registrerte data ved å holde markøren over feltet. Du vil da se en penn i høyre hjørnet, og kan klikke på denne eller rett i ruten for å endre informasjonen. Bruk av korrekt endringsdato Ved endringer må du også oppgi en «gyldig fra-dato», som endringene skal gjelde fra. Dersom det er korreksjon av en tidligere feilregistrering eller første gang du legger inn en registrering for et nytt felt, oppgir du «Eller bruk eksisterende gyldig fradato». Dersom det gjelder faktisk endring av opplysninger er det svært viktig at du oppgir en ny fra-dato fordi dette kan ha påvirkning på beregning av lønn og ytelser tilbake i tid. Avbryte endringer Du kan avbryte alle endringer du har gjort ved å klikke på «Avbryt» linken ved siden av feltet eller ved å trykke på knappen «Avbryt» nederst på siden. Merk at ingen endringer vil tre i kraft før du lagrer den nye verdien. 19

20 Kontering Under fanen Kontering finner du følgende informasjon: Eksportformat: Brukes i Payroll når du oppretter regnskapsfilen. Her har du valget Visma.net Financials eller SIE 4 fomatet. SIE 4 er standard eksport format som brukes av flere regnskapssystemet f.eks Visma Global, Visma Business, eaccounting. Avrundingskonto: Her velger du en av hovedbokkontoene du har lagt under hovedbokkontoer. Kontoen bruker for avrundinger i Payroll f.eks Kontoplan: Her har du mulighet til å mulighet til å velge mellom «Egen kontoplan» hvor hovedbokskonto blir opprettet manuelt. Eller så har du mulighet til å velge mellom «Mamut standard kontoplan» og «Norsk standard kontoplan» som vil gjøre at hovedbokskonto blir synkronisert og opprettet. Merk! Vær oppmerksom på at endringer på kontoplan med dato tilbake i tid vil føre til korreksjoner av endringen på neste åpne lønnskjøring. Du får dette varselet om du prøver å endre. Vi anbefaler å ikke endre kontoplan når du har satt opp systemet og godkjent flere lønnskjøringer. 20

21 Bank og betaling Her skal du legge opp informasjon om hvilken konto lønn skal utbetales fra, og hvilken konto skattetrekket skal overføres til. Lag bankfil: Her avgjør du om Payroll skal opprette og sende en bankfil til AutoPay eller ikke. Hvis du merker av i boksen Ja, vil du kunne sende en bankfil direkte til AutoPay under lønnskjøringsprosessen. Bankavtalen må være satt opp i Visma.net AutoPay for å gjøre prosessen mulig. Autopay er en betalingstjeneste som automatisk tar hånd om utbetalingene. Som standard står dette feltet til Nei, og vi anbefaler at dette ikke endres før en AutoPay avtale med banken er i orden. Lønnskonto: Klikk på «Legg til» for å legge til en bankkonto for utbetaling av lønn. Bankgaranti: Her velger du om selskapet har en bankgarantiavtale eller om avsatt forskuddstrekk skal føres til egen konto. Feltet henger automatisk sammen med neste felt om bankkontonummer. Som standard står dette feltet til Nei, og det må derfor legges inn et bankkontonummer vedr. skattetrekkskontoen i feltet under. Bankkontonummer: Her legges kontonummer for utbetaling av lønn inn. Dersom feltet om bankgaranti står til Nei, må det også legges inn en skattetrekkskonto. Betale utleggstrekk skatt: Angi hvor ofte utleggstrekk for skatt og avgift skal betales til myndighetene. Du har to valg, månedlig eller terminvis. 21

22 Diverse Den siste fanen under selskapsinnstillinger inneholder blant annet informasjon om timer pr. uke på de ansatte, innstillinger om når systemet skal utbetale halv skatt, og beregningsmåte for arbeidsgiveravgift. Antall timer pr. uke: Her angir du antall timer pr. uke i full stilling. Dette er uavhengig om de ansatte jobber deltid eller ikke. Verdien brukes til å beregne faktisk arbeidstid pr. uke i henhold til stillingsbrøk for de enkelte ansatte. Som standard setter systemet 37,5 timer. Arbeidstidsordning: Angi om standard for bedriften er skiftarbeid eller ikke. Halv skatt: Angi hvilken måned selskapet skal trekke halv skatt før jul. Mulige verdier er november eller desember. Beregningsmåte for arbeidsgiveravgift: Angi hvilken type beregningsmåte for arbeidsgiveravgift som skal benyttes. Som standard settes Generelle næringer (AA). Det er ikke mulig å endre dette feltet i denne versjonen. Merk! Første gang man registrerer skal det alltid angis at endringene gjelder fra «Eller bruk eksisterende gyldig fradato ( ). 22

23 Kreditorer Employees / Innstillinger / Kreditorer Ved oppstart av systemet, ligger det allerede inne en liste med tre forhåndsdefinerte kreditorer: NAV Innkrevingssentral, Utleggstrekk straffbar handling og Utleggstrekk statlige foretak. Disse kreditorene er ikke mulig å endre eller slette. For å opprette nye kreditorer klikker du på «Legg til» til høyre side. Et nytt felt åpnes nederst i bildet, og du må fylle inn følgende informasjon: Navn: Angi et navn på kreditoren. Feltet er obligatorisk. Kontonummer kreditor: Dersom det skal betales automatisk til kreditoren, må kontonummer angis. Overfør negativ balanse: Dersom dette feltet er angitt til Ja, vil evt. negativ balanse bli overført til neste periode. Trekktype: Denne settes automatisk til Andre, og er ikke mulig å endre. 23

24 Her er det også lagt inn en funksjon for å utvidere/minimere informasjon. Ved å klikke på en pil så vil bildet bli ekspandert og vise mer informasjon om kreditoren. Employees / Innstillinger / Skatteoppkrevere Det ligger ingen forhåndsdefinerte kommuner i systemet. Dette må derfor opprettes manuelt. Kommunene brukes i hovedsak til kreditorbetaling til kommuner, eller Utleggstrekk skatt og avgift. Klikk på «Legg til», og fyll inn påkrevde felter. 24

25 Skatteoppkrever: Velg kommune fra nedtrekksmenyen. Bankkontonummer for hver kommune ligger forhåndsdefinert, og kommer frem automatisk. Trekktype: Denne settes automatisk til Utleggstrekk skatt og avgift, og er ikke mulig å endre. Adresse: Feltet er valgfritt. Klikk på «Legg til Adresse» dersom du ønsker å angi dette. Telefon: Feltet er valgfritt. Klikk på «Legg til Telefon» dersom du ønsker å angi dette. Oppsett av kontoer og kontotyper Kontoer Employees / Innstillinger / Kontoer Det ligger enten standard kontolan eller ingen forhåndsdefinerte hovedbokskontoer inne i systemet ut ifra hva som har blitt valg i «Selskapsinnstillinger». Det er svært viktig at disse opprettes før du registrerer transaksjoner og lønn, fordi de brukes i andre sammenhenger, blant annet i Payroll når du oppretter regnskapsfilen på slutten av lønnskjøringsprosessen. Klikk på «Legg til ny konto» for å opprette nye kontoer. ID: Angi ønsket kontonummer. Maksimal lengde er 40 tegn. Det er viktig at dette kontonummeret er det samme som brukes i regnskapssystemet, hvis ikke vil kontering bli feil ved overføring til regnskap. Navn: Legg in ønsket navn på kontoen. Maksimal lengde er 60 tegn. Type konto: Angi om kontoen skal brukes for beløp, antall eller begge deler. Dimensjoner: Angi om kontoen skal knyttes til dimensjoner. Mulig valg er «Ikke i bruk», «Ikke tillatt», «Frivillig» eller «Obligatorisk». F.eks. vil det for enkelte bedrifter være nyttig at det alltid skal benyttes avdeling på transaksjoner knyttet til Lønn (Obligatorisk), men ikke ønskelig at transaksjoner knyttet til forskuddstrekk (Ikke tillatt). I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for kontoen uten spesifikk dato. Det vil si at kontoen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. Lagre og ny: Hvis du skal registrere flere kontoen forløpende, kan du sette på en hake for «Lagre og ny». Når du lagrer, vil kontoen lagres, og bildet vil være klart til å registrere neste konto fortløpende. 25

26 Kontotyper I Visma.net dukker det opp et nytt begrep som kanskje er ukjent for de fleste. Kontotyper er en måte å kategorisere lønnsarter på, for å kunne knytte disse mot en felles konto. F.eks. vil man kunne sette opp alle lønnsarter som gjelder utbetaling av lønn til ansatte (Fastlønn, Timelønn, Faste tillegg etc.), med en felles kontotype (Faste lønninger), som igjen knyttes mot en konto for lønn (Lønn). Dersom kontoregisteret for bedriften skal endres på et senere tidspunkt, kan man endre konto på kontotypen, og alle lønnsarter som er knyttet mot denne kontotypen vil da også bli oppdatert til å konteres mot denne kontoen. Employees / Innstillinger / Kontotyper Alle kontotyper må knyttes mot korrekt konto før første lønnskjøring, for å sikre at alle transaksjoner blir kontert mot korrekt konto i regnskapet. Et sett med standard kontotyper ligger allerede inne i systemet. Har kunden valgt standard hovedbokskonto register vil også kontoene automatisk bli knyttet til en kontotype Fastlønn Timelønn Faste tillegg Faste lønninger 5000 Lønn For å koble kontotypen mot korrekt konto, kan du klikke på den enkelte kontotypen. 26

27 Klikk på «Endre» for å endre innstillingene på kontotypen. Navn: Du kan endre navnet på kontotypen dersom du ønsker. Konto: Velg konto fra hovedbokskontoene som tidligere er lagt inn under Employees / Innstillinger / Kontoer. Sett sluttdato: Legg inn sluttdato på kontotypen dersom den ikke skal benyttes lenger. Endringer gjelder fra: Legg inn datoen som de nye innstillingene på kontotypen gjelder fra. MERK! Dersom du setter endringsdato tilbake i tid, før siste lønnskjøring ble godkjent, vil dette medføre re-kalkulering av transaksjoner på regnskapsrapporten for neste lønnskjøring. Dersom du benytter knappen «Slett denne versjonen» vil kontotypen stilles tilbake til tidligere versjon, og medføre rekalkulering av transaksjoner på regnskapsrapporten for neste lønnskjøring. 27

28 Etter lagring kan du enkelt se hvilken konto som er knyttet mot den enkelte kontotypen i oversiktsbildet. NB! Dette er bare et eksempel. Her må det knyttes til kontoene som er gjeldende for bedriften. MERK! Vi anbefaler at alle kontotyper er knyttet til en hovedbokskonto selv om de ikke er i bruk, i tilfelle du begynner å bruke kontotypen på et senere tidspunkt. Konsekvensen ved at det ikke er konto på en kontotype er at regnskapsbilaget blir ufullstendig dersom du bruker en lønnsart som er knyttet mot denne kontotypen. Dersom du benytter standard kontoplan og dermed også knytning mot kontotyper, bør du se over forslaget slik at det stemmer med ditt ønske. 28

29 Dimensjoner Employees / Innstillinger / Dimensjonsdefinisjoner Dimensjonsdefinisjoner er det samme som type kostnadsbærere, f.eks. Avdeling og Prosjekt. Under dette punktet kan du opprette og administrere ulike dimensjonsdefinisjoner. Klikk på «Legg til dimensjonsdefinisjon» nederst i høyre hjørnet: Du får da opp et nytt bilde og må angi informasjon om den nye definisjonen: Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Feltet er obligatorisk. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. Er numerisk: Angi om dimensjonsverdiene (de ulike kostnadsbærerne) er numeriske eller ikke. Ja: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er numeriske. Nei: Innstillingene spesifiserer at de ulike dimensjonsverdiene er ikke-numeriske. Velg rekkefølge: Angi hvilken prioritet rekkefølgen skal ha. Rekkefølgen benyttes i selve lønnskjøringen (Payroll), og angir hvor Payroll skal begynne å lete etter dimensjoner. F.eks. vil Payroll først se om det ligger en dimensjon på selve transaksjonen. Finnes det ingen verdier her, ser den videre på Stillingen til hver enkelt ansatt. Er dette også blankt, søkes det etter dimensjoner på lønnsarten som er benyttet. Mulige valg er: Transaksjon Stilling Lønnsart Transaksjon Lønnsart Stilling I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsdefinisjonen uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsdefinisjonen vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. 29

30 Employees / Innstillinger / Dimensjonsverdier Dimensjonsverdier er de ulike kostnadsbærerne i bedriften, f.eks. Administrasjon og Produksjon. Klikk på «Legg til dimensjonsdefinisjon» nederst i høyre hjørnet: Du får da opp et nytt bilde og må angi informasjon om den nye definisjonen: Id: Angi hvilken Id som skal benyttes for definisjonen. Maksimal lengde er 10 tegn. Dersom dimensjonsdefinisjonen er satt til å være numerisk, må også dette feltet være numerisk dersom det skal brukes innen samme gyldighetsperiode. Feltet er obligatorisk. OBS! Id kan ikke endres etter den er lagt til. Navn: Angi navnet på type dimensjonsdefinisjon. Maksimal lengde er 30 tegn. Feltet er obligatorisk. I bruk fra/til: Som standard settes gyldighetsdatoene for dimensjonsverdien uten spesifikk dato. Det vil si at dimensjonsverdien vil være gyldig på hvilket som helst tidspunkt. Hvis du ønsker å spesifisere en gyldighetsperiode, klikker du på «I bruk fra/til» og angir start- og/eller sluttdato. 30

31 Bilregister Employees / Innstillinger / Bilregister I menyen Bilregister kan du opprette firmabiler som kan knyttes til de ansatte. Trykk på «Legg til Firmabiler» for å legge til en ny firmabil, og fyll ut alle påkrevde felter. Bilnavnet bør være unikt, da det er dette som vil fremkomme når bilen skal knyttes til den ansatte. Informasjonen som registreres brukes blant annet til beregning av skattemessig fordel, og ved rapportering til myndighetene. Nå er du ferdig med alt av Selskapsinnstillinger. Neste steg anbefaler vi at du gjør deg kjent med lønnsartene som er i Payroll før du går videre til neste steg som er å opprette de ansatte. 31

32 Oppsett av lønnsarter Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter Det ligger allerede et forhåndsdefinert lønnsartregister i systemet. Du bør se igjennom disse og gjøre eventuelle justeringen hvis nødvendig. Alle lønnsarter er også knyttet mot en av de forhåndsdefinerte kontotypene. NB! Dersom det skal gjøres endringer på lønnsartene, er det viktig å være obs på lønnsartgruppen som er definert. Endring av denne kan få konsekvenser for lønnskjøringen. Se nærmere beskrivelse for lønnsartgruppene under. Hvordan opprette nye lønnsarter? For å opprette nye lønnsarter klikker du på knappen «Ny lønnsart» helt nederst på høyre side. Du kan deretter velge «Kopier fra eksiterende» eller «Start med blank». Vi anbefaler at du alltid kopierer en lønnsart fra en allerede eksisterende lønnsart. Når du velger å kopiere fra eksisterende må du deretter velge hvilke lønnsart du ønsker å kopiere. Her kan det lønne seg å velge en lønnsart som er tilsvarende lik. 32

33 Generell informasjon Nummer: Angi lønnsartnummeret du ønsker å bruke på den nye lønnsarten Navn: Angi lønnsartnavn du ønsker å bruke på den nye lønnsarten Beskrivelse: Her kan du legge til en beskrivelse av lønnsarten. Denne vises når du blant annet holder markøren over lønnsarten. Håndtering: Her kan du enten angi om lønnsarten er variabel eller datosensitiv. Datosensitiv: Dette er et nytt begrep i Payroll og betyr at når transaksjonen ikke gjelder for hele perioden, så vil Payroll beregne om slik at transaksjonen fordeles i henhold til angitte datoer. F.eks. kan du ha en transaksjon med beløp på 100,- pr. mnd., men startdatoen for ytelsen er angitt til midt i måneden. Det faktiske beløpet vil da bli beregnet om til 50,-. Det er kun faste lønnsarter som kan defineres som datosensitive. Variabel: Lønnsarter som har huke av for «Variabel» vil kunne angis som variable transaksjoner på den enkelte ansatte i Employees. Skattbar inntekt: Angi om lønnsarten skal beregne etter tabelltrekk eller prosenttrekk. Brutto / til: Her velger du korrekt alternativ for den aktuelle lønnsarten. F.eks. skal ikke naturalytelser ha hake for «Til utbetaling». Basis: Velg hvilke grunnlag lønnsarten skal være aktuell for. 33

34 Visning Under denne fanen angir du hvordan lønnsarten skal vises på f.eks. lønnsslippen til den ansatte og hvilke lønnsartgruppe den skal inngå i. Grupper: Her kan du velge hvilke grupper den aktuelle lønnsarten skal tilhøre. Lønnsartgruppe er på en måte å kategorisere lønnsartne. Du må velge minst en. Mange av gruppene er for det meste bare brukt til filtrering, mens andre grupper faktisk har en funksjon. Følgende grupper er tilgjengelige: 34 Betalingsregel: Angi om lønnsarten skal komme frem under bank og betaling på den ansatte. Dette feltet er ikke i bruk pr idag. Feriepenger: Feltet er kun filtrering. Inngående saldo: Alle lønnsarter som skal benyttes som inngående saldo lønnsarter, må være huket av for denne gruppen. Lønnsarten vil da automatisk bli tilgjengelig under «Inngående saldo» i transaksjonsbilde. Alle lønnsarter som har denne huken vil ikke komme med i a-meldingen, selv om det blir koblet en a-meldingskode mot lønnsarten. Dette vil ikke fremkomme på lønnsslippen til den ansatte. Naturalytelse: Angi om lønnsarten er en naturalytelse. Eks på lønnsart: Elektronisk kommunikasjon (naturalytelse). Skatt: Her angis det om lønnsarten skal trekke ekstra skatt. Eks på lønnsart: Ekstra skattetrekk.

35 35 Time: Dersom lønnsarten skal være tilgjengelig for Visma.net Time, må du sette på en hake her. Dette er typiske variable lønnsarter som genereres ut i fra timelisten den ansatte registrerer under Visma.net Time. Eks på lønnsart: Timelønn. Diverse: Her angis det om lønnsarten er diverse. Pr. nåværende versjon er det ingen lønnsarter som er knyttet til den gruppen. Forskudd: Foreløpig er denne gruppen kun for filtreringsmuligheter ellers i programmet. Eks på lønnsart: Forskudd, fast. Pensjon: Her angis det om lønnsarten skal behandle pensjon, typisk OTP eller pensjonstrekk. Ellers bare i bruk til filtrering. Eks på lønnsart: Tjenestepensjon, OTP. Sykelønn: Angi om lønnsarten gjelder sykepenger. Eks på lønnsart: Sykepenger refundert av NAV. Transaksjon: Her angis det om lønnsarten skal være en transaksjon. Alle lønnsarter som skal være tilgjengelig for både faste og variable transaksjoner i «Employees» må settes opp med hake for dette valget. Eks på lønnsart: Overtid 50%. Expense: Angi om lønnsarten skal genereres ut i fra reiseregningene de ansatte registrerer i Visma.net Expense. Eks på lønnsart: Bilgodtgjørelse. Fravær: Her angis det om lønnsarten skal være tilgjengelig for Visma.net Absence. Eks på lønnsart: Fravær uten lønn, trekk i timer. Mal: Ikke i bruk pr idag. Rapportering: Denne brukes kun for filtrering i rapporter. De lønnsartene vi har tenkt at er mest fornuftige å vise i rapporter har blitt koblet opp mot denne gruppen. Disse filtrene i rapporter kan kunden endre selv, men vi har satt opp enkelte rapporter default kun med filter på "Rapportering". Eks på lønnsart: Bonus. System A-melding: Når du endrer tilleggsinformasjon på en transaksjon som ligger på denne gruppen, vil det bli generert en A-melding opprinnelige måned det er ført og ikke i nåværende måned. Gruppen følger ikke kontantprinsippet. Eks på lønnsart: Firmabil. Trekk: Det feltet er kun i bruk for filtrering. Eks på lønnsart: Kantinetrekk. Lønnsslipp informasjon: Under dette punktet må du angi hvordan lønnsarten skal vises på lønnsslippen. Sortering for lønnsslipp indikerer hvilke område på lønnsslippen lønnsarten/transaksjonen skal vises. Sorteringsgruppen «Sum» er forhåndsdefinert og vises i fet skrift på lønnsslippen. I tilfeller hvor andre sorteringsgruppee enn «Sum» eller «Utelat fra lønnsslipp» er valgt kan du videre velge: Om flere transaksjoner på samme lønnsart skal vises gruppert eller som individuelle linjer. Om fra- og tildatoer skal vises. Om tilleggsinformasjon skal vises. Detaljer: det kan spesifiseres om Faktor/Antall/Sats skal vises på lønnsslippen eller ikke. Beløp skal alltid vises. Det kan også angis om teksten som legges inn i feltet «Beskrivelse» på den enkelte transaksjonen skal vises på lønnsslippen. Lønnsslippkategori i mobil: Her kan du bestemme hvilke kategori resultatet for lønnsarten skal vises under når den ansatte får lønnsslippen sin elektronisk, f.eks. i tjenesten Payslip, eller i appen Mobile Employee.

36 Kontering Under Kontering må du velge hvordan lønnsarten skal konteres i regnskapet. Kontering: Velg om lønnsarten skal knyttes mot en kontotype, eller direkte til en konto. Det gjelder både for debet og kredit. Dersom kontotyper benyttes er det svært viktig å sjekke at det er angitt korrekt konto på kontotypen for å sikre at lønnsarten konteres mot korrekt konto i regnskapet. Dersom haken for «Bruk kontotype» ikke er satt får du mulighet til å velge en enkelt konto. Dimensjon: Hver dimensjon kan ha sin egen liste over tillatte verdier, dette blir tilgjengelig i en senere versjon av Visma.net Payroll. Innberettning A-melding På denne fanen kan du administrere hvordan lønnsarten skal rapporteres i A-meldingen, altså rapportkode eller lønnsbeskrivelse. Koder til A-meldingen Type beløp: Angi om lønnsarten f.eks. er type «Lønn», «Fradrag» eller «Forskuddstrekk». Ut ifra hva som velges her, vil aktuelle lønnsbeskrivelser bli tilgjengelige under beskrivelser. 36

37 Lønnsbeskrivelse: Ut ifra hva som er angitt i Type beløp, vil aktuelle lønnsbeskrivelser bli tilgjengelige. Fordel: Angi om lønnsarten gjelder en kontantytelse, godtgjørelse eller naturalytelse. Det er kun de fordelene som er aktuelle for lønnsbeskrivelsen som er tilgjengelige. Avansert På denne fanen kan du gjøre enkelte avanserte innstillinger for faktor, antall, sats og beløp på lønnsarten. Transaksjonsdata: Angi om faktor, antall, sats og beløp skal være valgfri, påkrevd eller ikke lovlig. Script: På noen av lønnsartene ligger det script som gjør at Payroll vil behandle disse lønnsartene automatisk. F.eks. vil scriptet som ligger på lønnsarten for elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) beregnes med 366,- pr. måned automatisk når lønnsarten knyttes til en ansatt. I eksempelet over ligger det et script under sats som gjør at Payroll automatisk hentes satsen fra timelønnen til den enkelte ansatte. Fast verdi: Angi om lønnsarten skal ha en fast verdi for faktor, antall, sats eller beløp. Starter lønnsart: Dersom noen lønnsarten skal knyttes sammen, kan du legge til en lønnsart under «Starter lønnsart». Når denne lønnsarten legges til på en ansatte, vil den da automatisk trigge inn lønnsarten angitt under «Starter lønnsart» slik at begge utbetales til den ansatte. MERK! Vi anbefaler ikke at scriptene blir fjernet fra en standard lønnsart. Hvis det er ønskelig å fjerne et script, bør det opprettes en ny lønnsart for så å fjerne scriptet på denne. 37

38 Tilleggsinformasjon På fanen «Tilleggsinformasjon» kan du legge til tilleggsinformasjon på lønnsartene. NB! Det er kun mulig å legge til tilleggsinformasjon på de lønnsartene som har hake for gruppen System A-melding under fanen Visning. Tilleggsinformasjon brukes for å legge til ekstra informasjon som blant annet kreves i forbindelse med innrapportering av a-meldingen. Et typisk eksempel på dette er diett eller antall passasjerer. Nå har du fått en oversikt over de standard lønnsartene som ligger i Payroll, og du har kanskje opprettet noen egendefinerte. Nå er du klar for å opprette de ansatte. 38

39 Oppsett av ansatte Ansattopplysninger Employees / Oversikt Her skal de ansatte og deres informasjon legges inn. For å komme i gang må du først klikke på «Legg til ansatt» nederst i venstre hjørne. Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Ansatt Her skal du legge inn alt av opplysninger som gjelder den enkelte ansatte, uavhengig a selve arbeidsforholdet. Personalia Under personalia legger du inn informasjon som navn, fødselsnummer, adresse og telefon. Ansattnummer: Ansattnummeret til den enkelte ansatte. Ansattnr kan ikke endres etter at den ansatte har blitt lagret. Fornavn/Etternavn: Den ansattes fornavn og etternavn Type identifikator: Her kan du angi mellom: fødselsnummer, dnummer eller i internasjonalid dersom den ansatte ikke har ett dnummer. Fødselsdato: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene. Type InternasjonalID: Her kan du velge mellom å registrere den ansatte med Pass, Social Security nummer, Tax nummer eller Value added tax nummer. 39

40 Kjønn: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene. Ansettelsestype: Fyll ut ansettelsestypen til den ansatte. Pr. i dag er det kun mulig å registrere «Ansatt», men i en senere versjon vil det bli mulig å registrere f.eks. «Vikar». Ansettelsesgruppe: Denne settes automatisk til Norge, men her vil det komme flere felt som gjør det mulig å kategorisere de ansatte i grupper som f.eks. månedslønn og timelønn. Skriv ut lønnsslipp: Velg om lønningsansvarlig ønsker å få mulighet til å skrive ut lønnsslippen til den ansatte, eller ikke, under modulen Payroll. Kontaktinformasjon: Disse feltene er valgfrie, men vi anbefaler at de fylles ut slik at de f.eks. fremkommer på lønnsslippen til den enkelte ansatte. Klikk på «Legg til Adresse» eller «Legg til Telefonnummer» for å legge til verdier her. E-post: For at en ansatt skal få en bruker i Visma.net må en e-post adresse registreres her. Vi anbefaler at e-post adresse legges inn fortløpende som den ansatte blir registrert. Klikk på «Legg til e-post», og legg inn informasjonen som kreves. Du kan legge til flere e-postadresser for hver ansatte, f.eks. en med e-posttype «Privat» og en med e-posttype «Arbeid». Bank og betaling Her registrerer du den ansatte sin bankkonto for utbetaling av lønn og evt. fordringer / kreditorbetalinger på den ansatte. Betalingsmetode: Angi om den ansatte skal ha lønnen utbetalt kontant, til en bankkonto eller om det er en kreditorbetaling. Det bør ligge inne en metode for utbetaling av lønn, enten «Bankbetaling» eller «Kontant betaling». Bankkontonummer: Velges «Bankbetaling» under betalingsmetode, må bankkontonummer fylles ut, i tillegg til navn på kontohaver dette er normalt den ansatte. Bankkontonummer legges inn uten skilletegn. Betalingsregel: En innstilling hvor man definerer hvordan og i hvilken rekkefølge den ansattes netto utbetalt lønn skal bli fordelt. Innstillingen brukes i Payroll. Type: Dersom det registreres «Bankbetaling» eller «Kontant betaling» for utbetaling av lønn 40

41 under «Betalingsmetode», må du oppgi «Hovedkonto» i dette feltet for å angi at det er her selve nettolønn skal utbetales. Dersom den ansatte ønsker at et visst beløp for eksempel skal utbetales til sparekonto, kan du angi «Beløp i dette feltet. Avhengig av hva som velges vil flere eller færre felter bli aktivert og kan fylles inn med aktuell informasjon. I denne versjonen støttes foreløpig ikke type «Lønnsart», dette kommer i en senere versjon. Sekvens: Hvilken rekkefølge/prioritet utbetalinger skal ha. Dersom det gjelder utbetaling av netto lønn til hovedkonto (altså selve lønnen til den ansatte), skal den angis «Sist». Andre utbetalinger må angis med en nummerrekkefølge. Hvordan registrere en kreditorbetaling Dersom en ansatt har krav som krever at selskapet trekker et visst beløp eller prosent fra lønnen til den ansatte, må det registreres en kreditorbetaling. Det gjøres under «Ansatte / Bank og betaling». Klikk på «Legg til» 41

42 Betalingsmetode: Velg Betalingsmetode «Kreditorbetaling». Trekktype: Under Trekktype velger du aktuell type kreditorbetaling. Andre: Inkassosaker Bidragstrekk: Bidragstrekk til NAV, f.eks. barnebidrag Utleggstrekk skatt og avgift: Betaling av restskatt til kommuner. Krever at det er opprettet kommune under «Employees / Innstillinger / Kommuner». Utleggstrekk statlige foretak: Betaling av krav til statlige foretak, f.eks. Statens innkrevingssentral Utleggstrekk straffbar handling: Betaling av bøter o.l., f.eks. til Statens Innkrevingssentral Kreditor: Trekket må knyttes til en «Kreditor». Kreditorene opprettes under «Employees / Innstillinger / Kreditorer». Type: Velg hvordan trekket skal betales, her er det mest reelt å velge «Beløp». Avhengig av hva som velges vil flere felter gjøres aktive. Legg videre inn opprinnelig beløp, altså totalbeløpet som skal trekkes på den ansatte, og angi trekkmetode; om det skal trekkes et fast beløp eller en prosentandel av lønn. Under Sekvens velger du hvilken rekkefølge trekket skal trekkes etter. Dersom det gjelder utleggstrekk skatt og avgift bør denne angis til 1 dvs. at den har første prioritet av alle trekk på lønn til den ansatte. Dersom det er oppgitt et kid-nummer på trekket, legger du dette inn i feltet KID. Feltet Beskrivelse brukes for å gi trekket en beskrivelse for å enklere holde oversikt over ulike trekk. Skatt Her angis opplysninger om den ansattes skattekort. Det er mulig å hente inn skattekort 42

43 elektronisk fra Altinn til Payroll. Hovedarbeidsgiver: Angi om bedriften er hovedarbeidsgiver eller ikke. Dersom dette feltet settes til «Ja» vil systemet trekke etter tabellkortet til den ansatte, dersom dette er angitt. Settes feltet til «Nei» vil prosenten på den ansatte bli benyttet, selv om den ansatte har et tabellkort. Dette feltet blir ikke oppdatert elektronisk fra Altinn. Skatteprosent: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Skattetabell: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Frikort: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk til «Ja» etter innhenting av skattekortopplysninger. Frikort beløp: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger hvis den ansatte har en frikortsaldo. Full skatt i nov/des: Angi om den ansatte ønsker «Full skatt i nov/des». Innstillinger om hvilken måned som skal være gjeldende for halv skatt angis under Employee / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse. Skattemessig bosatt: Angi om den ansatte er skattemessig bosatt i et annet land enn Norge. Dersom den ansatte er skattemessig bosatt i Norge, trenger du ikke oppgi noe i dette feltet. Send skattekortforespørsel: Når du registrerer en ny ansatt, settes dette feltet automatisk til «Ja». Ønsker du ikke å innhente skattekortopplysninger på en ansatt, kan feltet overstyres til «Nei». Skattekort ID: Verdien i dette feltet viser hvilken versjon av skattekortet som er hentet inn fra skatteetaten. Hvis lønningsansvarlig gjør en manuell endring av feltene «Skatteprosent», «Skattetabell» eller «Frikort» vil feltet bli satt til blankt. Skattekort dato: Verdien i dette feltet viser datoen for når skatteetaten genererte skattekortet til den aktuelle ansatte. Hvis et av feltene for skatt; «Skatteprosent», «Skattetabell», «Frikort», og «Frikortbeløp» endres manuelt, blir feltene «Skattekort ID» og «Skattekort dato» satt til blankt. Ved neste lønnskjøring i Payroll vil du få muligheten til å sende en skattekortforespørsel dersom alternativet «Send skattekortforespørsel» har verdien «Ja». Dato for siste endring: Verdien i dette feltet viser datoen for når den siste 43

44 skattekortforespørselen ble oppdatert / sendt fra. Denne datoen er ikke mulig å endre. Pårørende Her kan du registrere den ansattes pårørende, f.eks. barn og ektefelle. Informasjon om barn brukes ved registrering av sykdom i Absence, så det er viktig at denne informasjonen er fullstendig og korrekt. Klikk på Legg til, og legg inn informasjonen som kreves. 44

45 Ved registrering av barn er feltene vedr. «Fødselsdato», «Aleneforsørger» og «Kronisk sykt barn» (viktig i forbindelse med fraværsgrenser for sykt barn i Absence). Alle felt som er markert med stjerne må fylles ut. Rapportering Under rapportering må du angi om den ansatte er kronisk syk eller om bedriften velger å forskuttere lønn ved sykdom og annet fravær. Kronisk syk: Angi om den ansatte er kronisk syk. Dersom det settes «Ja» i dette feltet må du også angi fra og til dato. Innstillingen benyttes i Absence i forbindelse med fraværsgrenser. Forskutterer sykdom: Angi om det skal forskutteres sykepenger eller ikke til den aktuelle ansatte. Forskutterer annet fravær: Angi om det skal forskutteres permisjonspenger eller ikke til den aktuelle ansatte. Bil Dersom den ansatte har avtale om firmabil, må bilen knyttes til den ansatte. Bilen må være opprettet under «Employees / Innstillinger / Bilregister» før du kan legge inn bilen på den ansatte. Klikk på «Legg til» for å legge bilen inn på den ansatte. 45

46 Her er det svært viktig å registrere datoen den ansatte får bilen til disposisjon, fordi systemet vil beregne den skattemessige fordelen for alle måneder fra og med startdatoen. Settes f.eks. datoen tilbake til eksisterende gyldig fradato vil dette kunne medføre en vesentlig etterberegning av flere måneder når det gjelder skattemessig fordel av bil. Hvis du er kjent med at den ansatte kjører mer enn km, må det legges inn i feltet «Antatt kjørelengde arbeid» for at Payroll skal beregne riktig beskatning for lang kjørelengde. Hvis det usikkert hvor langt den ansatte kjører igjennom året så anbefaler vi å sette verdi 0. Dette kan senere endres dersom du mottar en elektronisk kjørebok som dokumenterer kjørelengden. Systemet vil i disse tilfellene re-kalkulere A-meldingene tilbake i tid for å kunne innberette den korrekte skattepliktige fordelen på den aktuelle ansatte. Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Stilling I denne fanen legges alt av opplysninger tilknyttet den ansattes stilling. Generelle detaljer Under fanen stilling legges alle opplysninger vedr. stillingen til den ansatte opp. Dette er med andre ord opplysninger som er direkte knyttet til den stillingen den ansatte har i bedriften. 46

47 Stilling Stillingsnummer: Nummeret genereres automatisk av systemet. Foreløpig kan en ansatt ha kun 1 stilling av gangen, men i senere versjoner vil det være mulig å registrere flere stillinger på samme ansatt. Hver stilling vil da få sitt eget nummer. Dersom en ansatt slutter og begynner igjen, vil personen få et nytt stillingsnummer. Virksomhetsnummer: Angi hvilket arbeidssted eller lokasjon den ansatte er ansatt ved. Systemet henter arbeidsstedet ut i fra tilgjengelige virksomhetsnumre som er registrert under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Generelt. Startdato: Legg inn startdatoen for når den ansatte starter i stillingen. Startdatoen for den aktuelle stillingen. Sluttdato: Når den ansatte slutter angir du siste arbeidsdag her. For ansatte som er aktive må feltet være blankt. Sluttårsak: Når den ansatte slutter kan du velge å legge inn en sluttdato for enkelt å kunne se på historikken på den ansatte. Lønn Avlønningstype: Angi om den ansatte er akkordlønnet, fastlønnet timelønnet, provisjons- /prosentlønnet eller får utbetalt honorar. Månedslønn: Legg inn månedslønn for den ansatte. Dette feltet må angis uavhengig av hva som er valgt som avlønningstype, dvs. at dersom det kun er oppgitt timelønn i arbeidskontrakten til 47

48 den ansatte, må du regne deg frem til hva dette vil være i full månedslønn dersom den ansatte arbeider alle timene i en 100 % stilling. Resterende felter regnes automatisk ut av systemet. Kalkulert månedslønn vil justeres ut i fra stillingsprosenten til den ansatte. Jubileumsansiennitet Startdato selskap: Opprinnelig ansettelsesdato i selskapet. Denne vil kunne avvike fra startdatoen under stilling dersom den ansatte tidligere har hatt en annen stilling i selskapet eller er overdratt fra f.eks. et datterselskap. Sluttdato selskap: Når den ansatte slutter angir du siste arbeidsdag her. For ansatte som er aktive må feltet være blankt. Arbeidsforhold Disse opplysningene brukes i forhold til A-meldingen som rapporteres inn til myndighetene hver måned. Det er svært viktig at disse opplysningene registreres korrekt, da det ved bruk av feil opplysninger kan føre til at den ansatte for eksempel ikke får ytelser de har krav på fra NAV. Arbeidsforholdstype: Registrer arbeidsforholdstypen den ansatte er ansatt i, i henhold til arbeidskontrakt / oppdragskontrakt og kriterier gitt fra myndighetene. Foreløpig støttes kun «Ordinært arbeidsforhold» og «Frilanser». De resterende typene vil komme i en senere versjon av systemet. Yrkeskode: Definer yrkeskoden til den ansatte i henhold til registeret fra SSB. Persontype: Dersom den ansatte f.eks. er norsk pendler må dette registreres her. Mulige valg er Norsk pendler, Sokkelarbeider, Utenlandsk pendler, Utenlandsk pendler med skattekort uten standardfradrag og Utlending med opphold i Norge. Stillingsprosent: Den ansattes stillingsbrøk i henhold til arbeidskontrakten. I tilfeller der det ikke er angitt noen stillingsprosent for timelønnede, kan du angi 0. Timer/uke: Dette feltet oppdateres automatisk i forhold til stillingsprosenten til den ansatte og hva som er oppgitt som timer i full stilling under «Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse». Rapportering Her må du angi hvilke kostnadsbærere lønn skal bokføres på. I tillegg må du registrere permittering på personen, dersom dette skulle være aktuelt. Permitteringer rapporteres i A- meldingen. 48

49 Dimensjoner: Alle dimensjonsdefinisjonene som er opprettet under Employees Innstillinger Dimensjonsdefinisjoner vil vises her. I nedtrekksmenyen vil alle dimensjonsverdiene angitt under de ulike dimensjonsdefinisjonene være synlige. Permitteringer For å legge til en permittering på en ansatte, klikker du på «Legg til». Fraværstype: Settes automatisk til Permittering ID: Settes automatisk av systemet når permitteringen er lagret. Denne brukes for å identifisere den enkelte permitteringen i rapportering til myndighetene. Startdato: Angi første permistteringsdag for den ansatte. Sluttdato: Angi siste permistteringsdag for den ansatte. Fraværsprosent: Angi permitteringsprosenten til den ansatte. Nå har du vært igjennom alle opplysningene på de ansatte. Trykk «Lagre». 49

50 Etter at du har nå har lagret den ansatte vil arkfanen «Transaksjoner» komme frem. Transaksjoner Etter den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet «Employees / Oversikt», på hver person. Under fanen transaksjoner kan du registrere faste og variable transaksjoner på den ansatte, i tillegg til Inngående saldo eller Hittil-verdier. Faste For å gjøre lønnskjøringen mest mulig automatisk og enkel kan du registrere inn faste transaksjoner som skal være med på hver lønnskjøring. Merk at fastlønn ikke trenger å registreres her, siden systemet automatisk legger dette til på hver ansatt i lønnskjøringen. For å legge til en ny fast transaksjon klikk på «Legg til lønnsart» F.o.m. dato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For mange ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes, fordi systemet baserer seg på datostyring. F.eks. vil et fast tillegg på 5000,- avkortes ved første lønnsutbetaling, dersom du benytter dagens dato i stedet for den første datoen i måneden. Det samme gjelder også dersom du legger inn sluttdato midt i en måned. T.o.m. dato: Dersom det kun er aktuelt med en ytelse for noen måneder, kan du legge inn t.o.m. dato. Dersom det er en løpende transaksjon eller du ikke vet når sluttdato er lar du 50

51 feltet ligge blankt. Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart. Hent opp aktuell lønnsart i dette feltet. Avhengig av hvordan lønnsarten du velger er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Dimensjonsdefinisjoner: Avhengig av hvilke dimensjonsdefinisjoner som kreves utfylt på lønnsarten vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn i forhold til bokføring av ytelsen, f.eks. «Avdeling» og/eller «Prosjekt». Beskrivelse: Her kan legger du inn en beskrivelse på transaksjonen. Tips! Hvis du skal registrere flere faste lønnsarter på samme ansatt fortløpende, kan du klikke på knappen «Lagre og ny», eller Enter på tastaturet. Lønnsarten vil da lagres, og du vil få opp et tomt bilde for å kunne registrere neste lønnsart. Du kan legge til flere transaksjoner under samme lønnsart ved å klikke på knappen «Legg til transaksjon». Hvis du på et senere tidspunkt skal avslutte lønnsarten på den ansatte fordi den ansatte ikke lenger har krav på ytelsen klikker du på «Angi slutt-dato». Du må da legge inn sluttdato for lønnsarten på den dagen hvor ytelsen skal stoppes for beregning. 51 Merk! Dersom du legger inn dagens dato for avslutning av lønnsarten, vil dette kunne medføre at systemet delberegner ytelsen frem til denne dagen. Det kan medføre avkortning i ytelsen ved utbetaling. Det er derfor viktig å angi faktisk sluttdato for

52 ytelsen for å sikre at det blir korrekt beregnet ut i fra hva den ansatte har krav på. Du kan slette en fast transaksjon, men dersom dette gjøres før slutt-dato for transaksjonen er satt, vil det kunne medføre re-kalkulering av lønn tilbake i tid. Dette kan føre til at den ansatte vil få feil utbetalt lønn. Det er derfor svært viktig å påse at sluttdato settes, før en transaksjon evt. slettes. Hvis du forsøker å legge inn en lønnsart med startdato før arbeidsforholdet til den ansatte, vil du få feilmelding, som vist under: Variable På fanen variable, kan du legge inn transaksjoner som kun skal være med på en lønnskjøring, f.eks. timelønn eller overtid. Dersom løsningen tas i bruk fullt ut, vil normalt de ansatte registrere de fleste variable transaksjoner vedr. lønn selv, i modulen Time, ved å registrere antall timer i arbeid eller antall timer overtid. Klikk på «Legg til transaksjon» nederst til høyre for å legge til en ny variabel transaksjon. 52

53 Dato: Legg inn datoen som transaksjonen skal være gyldig fra. For enkelte ytelser vil det være helt nødvendig å registrere inn korrekt dato for når ytelsen skal beregnes fra, fordi systemet baserer seg på datostyring. Som standard vil systemet hente første datoen i kalendermåneden til enhver tid. Lønnsart: Lønnsartene hentes fra Payroll. Et sett med ferdige lønnsarter ligger allerede i systemet ved oppstart, men det er kun lønnsarter som er merket med gruppen «Transaksjoner» som kommer opp som valg i dette bildet. Hent opp aktuell lønnsart i dette feltet. Avhengig av hvordan lønnsarten du velger er definert, vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn, f.eks. «Beløp» eller «Antall». Variable transaksjoner stopper automatisk når de har blitt benyttet i en lønnskjøring. Du trenger derfor ikke å angi en sluttdato. Dimensjonsdefinisjoner: Avhengig av hvilke dimensjonsdefinisjoner som kreves utfylt på lønnsarten vil det komme opp ulike felter som vil være valgfrie eller påkrevd å fylle inn i forhold til bokføring av ytelsen, f.eks. «Avdeling» og/eller «Prosjekt». Beskrivelse: Her kan du legge inn en beskrivelse. Denne beskrivelsen kommer ikke frem på lønnsslippen. Tips! For å kunne se hvilke lønnsarter og transaksjoner som gjelder for en lønnskjøring, kan du gjøre utvalg på fra dato og til dato for den aktuelle måneden. De datoen som blir vist er innenfor den kalender måneden vi er i. Ønsker du å se historikk bytter du på datoene. F.eks: 53

54 Inngående saldo På denne fanen kan du håndtere inngående saldo. For eksempel legge til inngående saldo fra et tidligere brukt system eller legge til fremtidige inngående saldoer For å opprette nye inngående saldoer, klikk på «Legg til inngående saldo». Datoen blir automatisk satt til den 1. i inneværende kalendermåned, men denne kan endres til hvilken som helst dato etter startdatoen til den ansatte. Den inngående saldoen vil først vises på lønnsslippen fra og med den kalendermåneden den er gjort gjeldende. F.eks. IS Kilometergodtgjørelse, antall kilometer med gjeldende startdato , først vises på lønnsslipp for februar. 54

55 Hvordan opprette den ansatte som bruker For at ansatt skal få tilgang til Visma.net tjenestene må det lages en bruker. Tjenesten den ansatte vil få tilgang til er Calendar, Expense og Payslip. Calendar er tjenesten hvor den ansatte registrerer sine timer og sitt fravær. Expense er reiseregningsmodulen i Visma.net, og Payslip er der den ansatte kan se lønnsslippen sin. Den ansatte kan også laste ned appen som heter «Employee» for å se lønnsslippen, registrere fravær og se en oversikt over reiseregninger. Før du kan opprette bruker, må du påse at det er fylt inn en e-postadresse til den ansatte under Employees / Oversikt / Ansatt / Personalia. Når du har lagret epostadressen, får du opp knappen «Lag bruker» tilgjengelig nederst i bildet. 55

56 Når du har laget bruker på den ansatte motta en epost med beskjed om å aktivere brukeren sin. Den ansatte vil da også bli tildelt følgende roller automatisk: Absence User Time User Expense Regular User Web Payslip User Mobile Payslip User Etter at brukeren er aktivert, kan den ansatte logge seg på Visma.net og får da tilgang til disse tjenestene: Det anbefales at alle tjenestene er satt opp før du trykker på «Lag bruker» på de ansatte! Merk! Dersom du har lagt inn flere epostadresser på den ansatte, f.eks. privat og arbeid, får du valg om hvilken epostadresse du vil opprette brukeren på. 56

57 Visma.net Calendar Calendar er delt opp i to tjenester, Absence og Time. Absence håndterer fraværet, mens Time håndterer timelister de ansatte skal levere. Begge tjenestene ligger under fanen Calendar i Visma.net, dvs. at både den ansatte og leder vil kun se valget Calendar. Modulen gir de ansatte og leder full oversikt over registrerte timer og fravær. Ansatte får tilgang til modulen ved å logge seg på Visma.net eller bruke appen Employee, og kan selv registrere timer, fravær og ferie. Alle registreringene blir kontrollert mot turnus og fravær som allerede er registrert på den ansatte, og om registreringene er innenfor gjeldende lover og regler. Godkjenningsprosedyre Calendar / Innstillinger / Selskapsinnstillinger Under selskapsinnstillinger velger du standard ferieavtale for bedriften og hvordan registrereringer for Absence og Time skal godkjennes. Dersom du ønsker å gjøre endringer på standard oppsett, klikker du på «Endre» nederst i høyre hjørne. Standard ferieavtale: Her kan du velge hvilken ferieavtale som skal ligge standard for bedriften. Hvilke avtaler som er tilgjengelige avhenger av hvilke avtaler som legges inn under Calendar / Innstillinger / Ferie. Overføring av registreringer til lønnsberegning: Her velger du hvordan registreringer skal overføres til lønn. Du har to valg: Registrering Lønnsberegnes: Dersom dette valget aktiveres, vil alle registreringer gå direkte 57

58 fra registrering til lønnsutbetaling, dvs. at det ikke trenger å godkjennes verken av ansatt eller av leder. Registreringer som f.eks. ferie anses som fraværssøknader, og vil allikevel måtte godkjennes av leder før de er fullstendig registrert. Dette valget anbefales ikke, og kan heller ikke brukes dersom du skal benytte timeregistreringer i Calendar. Registering Periodens registreringer er ferdige (ansatt) Perioden er godkjent av (admin/leder) Lønnsberegnes: Denne alternativet medfører at de ansatte må bekrefte sin periode, og videre at leder må godkjenne samme periode. Dette valget må være aktivert dersom timeregistringer skal benyttes. Her vil lønningsansvarlig få mer kontroll over hva som blir godkjent i perioden. Innstillinger for ferie Calendar / Innstillinger / Ferie / Ferieavtale Alle ansatte må være knyttet til en ferieavtale. Under «Ferieavtaler ligger det to standard avtaler som er 12 % og 10,2 %. Når du klikker på ferieavtalen på f.eks. «Norge 12%» får du opp denne oversikten: Ferieavtalene som ligger forhåndsdefinert i systemet kan ikke endres. Har du en ferieavtale som avviker fra de som ligger standard, kan du opprette nye ferieavtaler. 58

59 Calendar / Innstillinger / Ferie / Ansatte Under «Ansatte» kan du knytte ferieavtalene til de ansatte ved å klikke på de ansatte og legge til den aktuelle ferieavtalen. Dersom dette ikke gjøres er det standard ferieavtale for bedriften som benyttes. 59

60 Arbeidstids- og fraværskoder Når en ansatt skal registrere i kalenderen, vil mulige valg være arbeidstid og fravær. Hvilke alternativer som kommer opp avhenger av hvilke koder for arbeidstid og fravær som ligger i systemet. Calendar / Innstillinger / Koder Under koder finner du de forskjellige standard kodene du kan gjøre registrering på. Du kan velge å gjøre utvalg på venstre side for å se hvilke koder som gjelder for hvilken type registrering. Alle koder som f.eks. ligger under utvalget Arbeidstid er tilgjengelig for registrering av arbeidstid for den enkelte ansatte. Hver kode har forskjellige oppsett. De forhåndsdefinerte kodene som ligger i Calendar er ikke mulig å endre på. Du kan se nærmere på en kode ved å klikke på den i listen. Ut i fra hvordan koden er definert vil de komme opp forskjellige faner. F.eks. har koden Sykt Barn har følgende faner: Under fanen Vanlig får du en oversikt over hvordan oppsettet og registreringen på denne koden. 60

61 Under fanen Terskel finner du hvilke lønnsarter fraværskoden skal føres på i Visma.net Payroll. Disse hentes fra Payroll ut i fra de lønnsartene som er satt opp med gruppen «Fravær» og er ikke mulig å overstyre. Ønsker du egne lønnsarter på kodene, må egne fraværskoder opprettes. På koden Sykt barn har du i tillegg en fane som heter «Grenser». Her ligger de ulike grensene som gjelder for reglene ved sykt barn. Under fanen Rapporter angir du hvilke rapporter denne koden skal inkluderes i. For eksempel har fraværskoden «Permisjon» hake for «Rapportert i A-melding». Når den ansatte registrerer en permisjon vil denne automatisk rapporteres i A-meldingen. På koden Syk har du en egen arkfane som heter «Egenmelding». Her kan du se standard regler. Dersom det er definert IA-bedrift under Employees / Selskapsinnstillinger / Generelt vil også «Maks antall tilfeller» og «Maks antall dager pr. tilfelle» oppdateres her automatisk i henhold til reglene rundt dette. 61

62 Fanen terskel inneholder blant annet informasjon om hvilken lønnsart som brukes ved registrering av koden: På koden Syk ligger det flere ulike lønnsarter. Hvilken som brukes avhenger av hvordan den ansatte er registrert under Employee / Oversikt / Aktuell ansatt / Ansatt / Rapportering. Koden Timelønn er definert som «Arbeidet tid» og har derfor kun fanene Vanlig og Terskel: Under fanen Terskel angis det hvilken lønnsart som skal brukes når denne koden registres på en ansatt: 62

63 Hvordan opprette en ny kode? Du kan velge å opprette ny fraværskoder dersom dette er ønskelig. For å opprette en ny kode trykker du på «Legg til kode». Vi anbefaler at du velger «Kopiere fra eksisterende» og velger en kode som er tilnærmet lik som mal. Alternativet «Start med blankt» er per nå ikke mulig å velge i denne løsningen. Fyll ut et passende navn på den nye fraværskoden, gjør de endringene som trengs på ulike fanene, og trykk Lagre. 63

64 Innstillinger for arbeidstid Calendar /Innstillinger / Helligdager Disse verdiene settes allerede i Onboardingsplanen, men kan også endres her. Klikk på den aktuelle dagen og videre på «Endre» nederst i høyre hjørne. Velg så om dagen skal være «ingen arbeidsdag» eller «normal dag». F.eks. kan man endre nyttårsaften til «ingen arbeidsdag» dersom det er vanlig å ha fri denne dagen. Calendar / Innstillinger / Arbeidstidsordning Turnus er arbeidstiden til de ansatte. Det ligger to standarder her og disse er ikke mulige å endre. «Fulltid normal arbeidstid» henter verdiene fra Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Stilling / Generelle detaljer, i feltet «Antall timer per uke». Denne turnusen vises i kalenderen på de ansatte som et tall øverst i høyre hjørne på hver enkelt arbeidsdag. En turnus må ligge inne på hver ansatte for å kunne registrere fravær/timer. De ansatte får automatisk «Fulltid normal arbeidstid» når de har 100% stillingsbrøk inne på Employees. Ved å trykke på arbeidstidsordningen får du opp to faner; Arbeidssyklus og Ansatte. Under «Arbeidssyklus» ser du informasjonen om arbeidstiden per dag og summert for uken for den valgte turnusen. 64

65 Under «Ansatte» får du en oversikt over hvilke ansatte som er tilknyttet denne turnusen. Under menyen «Ansatte» får du oversikt over turnusen de enkelte ansatte er tilknyttet til. 65

66 Hvordan endre arbeidstidsordning på en ansatt? Calendar / Registrering Du endrer turnus eller oppretter nye turnuser ved å gå i kalenderen til den ansatte Calendar / Registrering. Klikk på den aktuelle ansatte som skal ha en ny turnus og gå til fanen Administrasjon og videre Arbeidstidsordning. Klikk på «Legg til ny turnus»: Når du skal lage en ny turnus, må du først angi nytt navn. Dagen som er markert med «Start her» er dagen du klikket på i kalenderen. Timene kan skrives inn på flere måter, blant annet som f.eks. 7,5 / 7:30. Det viktige her er at 66

67 totalen for uken blir det samme som arbeidstiden som er angitt under Employees / Oversikt / Aktuell ansatt / Stilling / Rapportering. Hvis det er avvik mellom arbeidstiden i Employees og turnusen, vil du få opp følgende varsel: Det er også mulig å legge til flere ukesykluser hvis man jobber forskjellige timer fra uke til uke ved å trykke på «Legg en uke»: 67

68 Det er da gjennomsnittet av de valgte ukene som må være lik arbeidstiden til den ansatte. Du kan lage en arbeidstidsordning som er utenfor arbeidstiden i kontrakten, da vil du få denne meldingen ved lagring: Hvis turnusen i kalenderen ikke samsvarer med arbeidstiden oppgitt i Employees på den ansatte, f.eks. turnusen er lagt opp med virkning fra før startdatoen på den ansatte, vil du få opp følgende varsel i kalenderen: Ansatt jobber i en redusert stilling Har du ansatte i redusert stilling så registreres dette først og fremst inne på Employees under fanen «Stilling»: Deretter må det lages en egen Turnus på denne ansatte. Gå da inn i Calendar og velg aktuell ansatt. Denne ansatte får automatisk turnusen som heter «Null arbeidstid». Denne må da endres ved 68

69 å først klikke i kalenderen på den første dagen, og velge «Turnus». Velg «Nytt turnus» og legg inn antall timer slik at den ukentlige arbeidstiden blir riktig i forhold til arbeidstiden. Justere arbeidstimer Calendar / Registrering Du har også mulighet til å justere arbeidstimene på spesifikke dager som ikke påvirker turnusen. Klikk på en dag i kalenderen, gå til fanen Administrasjon og velg Juster arbeidstimer. Legg deretter inn et annet timeantall. Du kan også markere flere dager etter hverandre ved å klikke på første dag i kalenderen og dra markøren bortover til siste dag. 69

70 Hvordan registrere fravær? Calendar / Registrering Du kan velge å vise kalenderen på to måter; måned visning og uke visning. Dette gjøres øverst i kalenderen. Når du klikker i kalenderen for å registrere fravær eller timer, får du opp flere ikoner å velge mellom. Under menyen «Ikke på jobb» finner du kodene for fravær markert i oransje og de tre første du får opp er de tre mest brukte: Du kan registrere flere dager sammenhengende ved å dra markøren over flere dager. Du kan også flytte registrert fravær fra en dag til en annen ved å klikke på selve registreringen og flytte den til en annen dag/periode. Hva som kreves utfylt på de ulike kodene er angitt på selve koden under Calendar / Innstillinger / Koder. Dette vises i registreringsbildet for fraværet med en *. Merk! For å få muligheten til å registrere «Sykt barn» så må «Pårørende» være registrert på den ansatte i Employees. 70

71 Avhengig av hvilken kode du velger, kan du i tillegg se informasjon på selve koden. F.eks. ved registrering på koden ferie kan du se feriesaldoen: 71

72 Historisk registrering Når du registrer fravær, vil du på enkelte muligheter ha mulighet til å registrere fravær historisk. Dette er viktig å få på plass pga. f.eks. grensene ved egenmelding, sykt barn osv. Funksjonen er kun tilgjengelig for administratorer. Klikk på «Flere alternativer» i registreringsbildet av fraværet. Huk av for «Historisk registrering» og registrer fraværet på aktuelle datoer. 72

73 Godkjenne fraværssøknader Calendar / Fraværssøknad Menyvalget «Fraværssøknad» kan benyttes til godkjenning av fraværssøknader. Man kan velge å bruke bare rutinen for godkjenning av fraværssøknader, bare bruke Approval eller begge delene om hverandre. En fraværssøknad er tilgjengelig for brukere med rollen Absence Manager, men for å kunne godkjenne må brukeren også ha rollen Absence approver, i tillegg til å være opprettet i arbeidsflyten i Approval. Brukere med rollen Absence manager ser kun de ansatte du er satt opp som leder for i Approval og kun de som har fraværssøknader. Altså det er først når brukerne registrerer en søknad at den ansatte dukker opp her. Brukere med rollen Absence administrator har tilgang til å se alle de ansatte sine fraværssøknader. Ved å klikke på tannhjulet øverst til høyre kan du velge hvilke statuser som skal vises: Du kan også velge om du vil vise fraværssøknadene i Timer, Dager, Uker eller Måneder: 73

74 I menyen til høyre kan du velge å godkjenne hver og en fraværssøknad eller du kan velge knappen «Godkjenn alle» for å godkjenne alle samtidig. Knappen «Godkjenn» vil godkjenne alle markerte dager. Du kan også velge å avvise fraværet i dette bildet. Når en dag blir avvist må det i tillegg fylles ut en kommentar fra lederen til den ansatte. Merk! I nåværende versjon får ikke den ansatte noe varsel om godkjenner avviser fraværsforespørselen. Godkjenner du et fravær i bildet «Fraværssøknad» vil du kunne finne denne igjen i modulen Approval under Dokumentoversikt. 74

75 Fraværsrapporter Calendar / Rapport Det er kun en rapport tilgjengelig for utskrift for HRM løsningen; «Refunderbart fravær». Flere utskiftbare rapporter vil komme i senere versjoner. Denne rapporten viser en oversikt over hvilket fravær man kan kreve å få refundert fra NAV og kan tas ut av en administrator. Calendar / Ferieberegning Under denne fanen vil du finne Ferieberegninger basert på innstillingene fra ferieavtalen og fra den enkelte ansatte sin informasjon. Du kan ikke gjøre noen endringer på dette. 75

76 For ansatte som registreres i nåværende år eller i løpet av året vil feriedagene vises som «Resterende feriedager». Til neste år (2018) vil feriesaldoen til den ansatte vises som «Ordinære feriedager». 76

77 Hvordan registrere timer? Calendar / Registrering Når timer skal registreres klikker du på aktuell dag i kalenderen, på samme måte som når du registrerer timer. Alle kodene som har med Arbeidstid å gjøre vil vises under «På jobb», og er markert med grønn farge. Hvilke valg som kommer opp for mulig registrering avhenger av hvordan den ansatte er definert iht. arbeidstid og avlønningstype. Kodene for Arbeidstid kan registreres på dimensjoner. Dimensjonene hentes fra Visma.net Employee. Velg korrekt dimensjon i nedtrekklisten. 77

78 Tips! Ved registrering av mer arbeidstid, kan du sette på hake for «Registrere mer» nederst i bildet. Når du lagrer en registrering blankes opplysningene ut og du kan fortsette med neste registrering på samme ansatt. Arbeidstiden vil bli markert i grønt i kalenderen, og for å se mer detaljer om registreringen kan du holde markøren over «i» symbolet: 78

79 Hvordan godkjenne timer? Godkjenning av timer gjøres nå i Approval. For at timene skal bli sendt til Approval minner vi om at godkjenningsflyten må settes opp slik bildet under viser: Calendar / Registrering Den ansatte må bekrefte sin periode for å gi et signal til sin leder at det ikke kommer flere registreringer. Dette gjøres ved at den ansatte klikker på en dato i kalenderen (f.eks. siste dagen i måneden) og velger å bekrefte: 79

80 Kalenderen markeres med en oransje strek dette indikerer at den ansatte selv har bekreftet og godkjent perioden. Det er først når den ansatte har bekreftet perioden sin at timene blir sendt til godkjenning i Approval. Leder/lønningsansvarlig kan også bekrefte perioden på vegne av den ansatte. Når timene er godkjent i Approval vil kalendere til den ansatte få en grønn strek som viser at perioden er godkjent. Etter at timene er godkjent i Approval, vil informasjonen bli sendt videre til den åpne lønnskjøringen i Payroll. Det vil ikke være mulig for bruker å registrere / endre timene når perioden er godkjent og overført til Payroll. MERK! Alle fraværssøknadene må godkjennes i Visma.net Approval før perioden kan bekreftes. 80

81 Visma.net Expense Visma.net Expense er reiseregningsmodulen i Visma.net HRM løsningen. Her kan de ansatte logge seg på for å registrere sine reiseregninger som f.eks Reise, Kjørebok og Utlegg. Kobling av lønnsarter til bilagstypene Expense / Innstillinger / Typer Alle typer i Expense ligger forhåndsdefinert med en lønnsart fra Payroll. I utgangspunktet skal det ikke være nødvendig å gjøre endringer her, men vi anbefaler at du ser over at de typene dere benytter er koblet mot riktig lønnsart under «Kjøring», «Diett» og «Utlegg». 81

82 Dersom du allikevel trenger en ny lønnsart for en kjøre- eller utleggstype, må denne settes opp med gruppen Expense når den opprettes i Payroll / Innstillinger / Regler / Lønnsarter. Det er kun de lønnsartene som er definert med gruppen Expense som er mulig å koble mot de ulike typene i Visma.net Expense. Dersom du trenger nye bilagstyper i Visma.net Expense opprettes disse under Expense / Innstillinger / Typer. Trykk på «Legg til». Legg inn navnet på den nye utleggstypen. Den nye bilagstypen må da også kobles mot en ny eller eksisterende lønnsart som er definert med gruppen Expense ved å trykke på «Lønnsarter». Her angir du både lønnsart for innenlands og utenlands. 82

83 Innstillinger for reiseregninger Expense / Innstillinger / Innstillinger for reiseregninger Innstillinger for reiseregninger må fortsatt vedlikeholdes i Expense. Her kan du sette opp innstillinger for visning og endring av kostnadsbærere ved registrering av reiseregninger, eller sette opp innstillinger for beregning av diett eller ikke. Rapporter Expense / Rapporter Her ligger en oversiktsrapport som du kan ta ut for en angitt periode. 83

84 Her kan du gjøre diverse utvalg på f.eks «Kostnadstype», «Reiseregningsstatus» og «Kostnadsbærerer». Rapporten kan eksporteres ut i PDF, Excel og Word format. 84

85 Visma.net Approval Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter Når et nytt firma opprettes med lisens for Visma.net HRM vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten i Visma.net hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister blir godkjent før det automatisk blir sendt over til Payroll. For å se hvordan arbeidsflyten er lagt opp går du under Approval / Innstillinger / Arbeidsflyter. Her vil du se n for Expense, en for Absence og en for Time: Når rollen for Expense Approver blir satt på en bruker i Settings, vil det automatisk opprettes en godkjenningsflyt for Expense i Approval med denne brukeren som godkjenner for alle reiser. Den vil da se slik ut: Dette vil si at denne brukeren skal godkjenne alle reiser, og når denne brukeren registrerer egne reiseregninger så skal disse godkjennes automatisk. Tilsvarende godkjenningsflyt for Absence og Time blir opprettet automatisk så fort en bruker får rollen Absence Approver og Timesheet Approver. Dette hjelper små bedrifter som ikke har kompliserte godkjenningsflyter med å starte godkjenning av dokumenter med det samme uten å måtte sette opp en godkjenningslytene manuelt. 85

86 Visma.net AutoPay Visma.net AutoPay muliggjør integrasjonen med banker som brukes til å sende utgående betalinger. Hvordan opprette en avtale? AutoPay / Administrasjon / Avtaler. Før du kan opprette en AutoPay må sette «Lag bankfil» til Yes under Employees / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Bank og betaling. I tillegg må du sørge for at det er oppgitt bankkontonummer for lønnskonto og eventuelt skattetrekkskonto. MERK! Før det settes opp «Yes» på lag bankfil vær sikker på at du har en AutoPay avtale, og at den er bekreftet aktiv fra banken. Gå deretter til Visma.net AutoPay / Administrasjon / Avtaler. 86

87 Klikk på «Ny avtale» for å opprette avtalen. Velg Bank Land: Norge er automatisk valg. Selskap: Automatisk valg. Bank: Velg banken som du har en avtale med. Kontoinformasjon Kontonummer: Dette hentes automatisk fra Employees / Innstillinger / 87

88 Organisasjonsinnstillinger / Selskapsinnstillinger / Bank og Betaling / lønnskonto og feltet «Bankkontonummer». Kontonummer brukes til opp og nedlastning av betalinger og andre filer. Du kan registrere dette ved hjelp IBAN eller BBAN format. Beskrivelse: Fyll ut en beskrivelse for kontoen. Valutakode: Velg i nedtrekklisten valutaen på bankkonto. Erp Valuta: Velg i nedtrekklisten valutaen i bankkontoen som er satt opp på ERP systemet CCM Avtale ID: Her legger du inn avtalenr du har med banken. Dette skal fremkomme i bankavtalen. Initierende parts kode: Hos de fleste så skal dette feltet stå tomt. Dette er for de som har en spesiell nøkkel fra Nordea. Betalingsinformasjon Betalerens navn: Betalers navn, sendes med i betalingsfil til banken Kontakt E-postadresser: E-postadressen som mottar tilbakemeldinger fra banken. Det anbefales å oppgi mer enn én e-post adresse. Skill adresser med semikolon (;). Epostregler: Dette feltet kan brukes til å filtrere uønsket e-post ved å spesifisere ord i 88

89 emnefeltet. Reglene må være semikolon (;) separert. Epostadr til godkjenner(e) i AutoPay: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i AutoPay. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon (;). Epostadr til godkjenner(e) i nettbanken: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i nettbanken. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon (;). Samleepostering: I dette feltet definerer du om du ønsker enkeltpostering av transaksjoner på kontoutskrift eller samleposteringer. Standard er samlepostering for innlandsbetalinger og enkeltpostering for utland. Motta meldinger som e-post: Aktiver dette alternativet hvis du ønsker å motta operatørmeldinger per e-post. Hvis alternativet ikke er aktivert, vil operatørmeldinger vises på startsiden av programmet. Hvis den er aktivert, blir meldinger også mottatt via e-post. AutoPay sender slike meldingene dersom spesielle situasjoner oppstår. De er ikke det samme som avvisninger/tilbakemeldinger mottatt fra banken. Varsel om avvist betaling: Dette alternativet er aktivert som standard. Det betyr at det blir sendt en e-postvarsling når betalinger blir avvist av banken. Denne e-posten blir sendt til e- postadressen(e) i feltet «Kontakt e-postadresser». Tillat support å se transaksjoner: Når dette alternativet er aktivert, har du autorisert Vismasupport rettigheter til å vise sine betalingstransaksjoner. Bare brukere som har rollen AutoPay Administrator kan endre denne innstillingen. Bruk tidligste forfallsdato fra transaksjonene: Denne hake sikrer at forfallsdatoen som sendes til banken, er den tidligste forfallsdatoen blant alle transaksjonene. Ikke Kontroller om fakturanummer eller KID allerede er betalt: Sett hake om du IKKE ønsker kontroll på om en faktura med samme KID og fakturanr. er betalt tidligere via AutoPay. Slå sammen utlandsbetalinger: Haken sørger for å gruppere utlandsbetalinger for samme kreditor, valuta og forfallsdato. 89

90 Velg tjenester Utgående betaler: Indikerer om betalingstjenesten er aktiv eller ikke. Hvis det ikke er merket av i boksen, er det ikke mulig å sende betalinger. Antall godkjennere: Velg en verdi fra nedtrekklisten. Lovlig verdier er 1-4. Dette er antall godkjennere som trengs for å godkjenne betalingen. Betalingen vil ikke bli sendt til banken inntill alle godkjennere har godkjent betalingen. Hvis det skal være en godkjenner i tillegg til lønningsansvarlig må de ha rollen «AutoPay Approver» for å kunne godkjenne betalingen og rollen «AutoPay Payroll Access» for å kunne se bankfilen som blir sendt fra Payroll. Filer fra bank: Trenger ikke å stå som Aktiv. Det feltet har ingenting med Payroll å gjøre. Sammendrag Her får du en oversikt over de valgene du har gjort i de foregående stegne. Klikk på «Lagre» for å opprette avtalen. 90

91 Visma.net AutoReport For å kunne sende A-melding via Payroll må kontakten til Altinn opprettes. Det gjøres under «AutoReport / Innstillinger». Legg inn Datasystem ID og Datasystem passord som har blitt definert i Altinn. I teksten er det beskrevet hvor man kan legge inn opplysninger om datasystem id og passord i Altinn. Du kan velge å teste forbindelsen med Altinn ved å sette på hake for dette. Dette kan brukes som en kontroll for å sjekke at det er lagt inn korrekt datasystem ID og passord. Kontrollen mot lønningsansvarlig gjøres ikke her. Lønningsansvarlig må legge inn sitt brukernavn og passord i Payroll når de skal hente selve tilbakemeldingen på A-meldingen. 91 MERK! Pr. i dag ligger ikke Visma.net Payroll som datasystem i Altinn. Det er imidlertid ikke noen kontroll på hvilke datasystem som blir valgt.

92 Visma.net Payroll Vima.net Payroll er selve motoren i denne Visma.net HRM pakken. Det her du sender skattekort elektronisk til Altinn, selve lønnskjøringen beregnes og godkjennes, A-melding sendes og tilbakemelding hentes. I tillegg ligger blant annet lønnsartene under modulen Payroll. Hvordan opprette en lønnskjøring? Innstillinger / Firmainnstillinger / Lønnskjøring I dette bildet kan du opprette den løpende lønnskjøringen. I Onboardingswizarden som ble gjennomgått ved oppstart av programmet ble det satt opp en kjøreplan for lønnskjøringene, med blant annet utbetalingsdatoen. Dette kan, om ønskelig endres i Visma.net Payroll. Når du først har opprettet en løpende lønnskjøring vil det automatisk opprettes løpende lønnskjøringer for hver måned fremover. Klikk på knappen «Ny lønnskjøring» nederst til venstre bildet. Du får da opp en veiviser hvor du kan legge inn opplysninger om denne lønnskjøringen: Tittel: Legg til en tittel, for eksempel «Månedslønn». Det er den tittelen de andre løpende lønnskjøringene også vil hete. Lønnsslipp beskjed: Du kan her legge inn en tekst som skal vises på lønnsslippen. Denne vil være felles for alle lønnskjøringer som inngår i kjøreplanen dersom det under velges «Løpende lønnskjøring». 92

93 Løpende lønnskjøring: Huk av for «Løpende lønnskjøring». Hvis du skal ha en ekstra lønnskjøring eller korrigere en lønn før neste måned skal ikke den huken stå på. Utbetalingsdato: Velg standard utbetalingsdato for kjøreplanen. Utvalg lønnsarter: Det er mulig å gjøre utvalg på enkelte lønnsarter, f.eks. utbetaling av kun reiseoppgjør (Expense). Utvalg av ansatte: Det er mulig å gjøre utvalg på enkelte ansatte, f.eks. hvis du har forskjellige utbetalingsdatoer for de som jobber i administrasjon og de som jobber i produksjon. Siden det ikke enda ligger mulighet for å legge inn flere ansattgrupper, må du velge de personer som skal være med på lønnsutbetalingen manuelt. Rapporter: Her kan du velge hvilke standardrapporter som skal vises i selve lønnskjøringen. Velg rapporten fra nedtrekksmenyen og klikk på knappen «Legg til rapport». Du får da mulighet til å se på den enkelte rapporten i selve lønnksjøringen, f.eks. før du bekrefter betalingen. Se nærmere beskrivelse av de ulike standardrapportene under punktet «Lønnsrapporter» Rekken av lønnskjøringene vil bli vist i denne tabellen. Dersom utbetalingsdato må endres, så kan du redigere utbetalingsdatoen manuelt. 93

94 Innstillinger / Firmainnstillinger / Lønnskjøring / Pågående lønnskjøringer Når lønnskjøringen er opprettet vil headingen på lønnskjøringen se slik ut: Du kan endre på innstillingene for lønnskjøringen i etterkant hvis dette er nødvendig ved å trykke på «Endre». (F.eks. hvis det er valgt utbetalingsdato faller på en helligdag e.l.) For å komme inn på lønnskjøringen trykker du et vilkårlig sted på «headingen» eller på den blå pilen. En lønnskjøring er delt inn i fire steg: Skattekort, Validering, Resultat, Rapporter og Kvittering. Bestille skattekort Hvis det er ansatte som mangler skattekort eller at skattekortet er fra fjoråret så vil det i første steget i lønnskjøringen være steget «Skattekort». Det vil også komme en melding hvis det er ansatte som mangler skattekort informasjon fra Altinn. Her vil få en oversikt over hvem ansatt det gjelder. 94

95 Trykk på «Bestill skattekort» for å sende forespørselen til Altinn. Det er kun de ansatte som er satt opp med «Ja» i feltet «Send skattekortforespørsel» på Employees / Innstillinger / Aktuell ansatt / Ansatt / Skatt, som vil bli med i bestillingen. Når skattekorteneer bestilt vil statusen på forespørselen bli oppdatert til «Bestiller». Forespørselen sendes via Autoreport og videre til Altinn. En bekreftelse vil da bli returnert fra Altinn og knappen «Oppdater skattekort» og «Bestill skattekort på nytt» er tilgjengelig. 95

96 Når du trykker på knappen «Oppdater skattekort», dukker en dialog opp hvor du må legge inn Altinn pålogging og velge knappen «Last ned». Skattekortinformasjon blir lastet ned og skattekortinformasjonen blir oppdatert på den ansatte. I tillegg blir disse feltene på ansatt fylt ut. 96

97 Se historikk I Visma.net Payroll har du mulighet til å se historiske endringer som har blitt gjort. Historisk oversikt er tilgjengelig for: Ansatt - Skatt Stilling - Lønn Stilling - Arbeidstimer og mer Trykk på «Se historikk». Alle felt hvor det er en historisk endring vil få et timeglass symbol. Historikken vil da bli presentert i en tabell hvor endring blir vist for hver periode der det er en ny verdi. Trykk på «Vis historikk...». Hvis du ønsker å skjule historiske data, klikk på «Se historikk» igjen. 97

98 Kontroller lønnsslipper På dette steget kan du se detaljerte resultater for lønnskjøringen. Ved å klikke på en rad kommer du til en side med mer detaljer. Under fremdriftslinjen på toppen finner du to mulige oversikter for visning av lønnsslippene: «Lønnsslipper» og «Linjer». Lønnsslipper Her starter det med en oversikt over alle ansatte i lønnskjøringen og viser verdien av resultatet på netto lønnsart. Ved å se nærmere på en ansatt får du det faktiske utseende for lønnsslippen og kan navigere gjennom listen av ansatte ved å velge neste eller forrige. Ved å bruke pilen som peker ned kan du se om den ansattes ansattopplysninger som også vises på PDF versjonen av lønnsslippen. Lønnsslippen kan lastes ned til PDF og tabellresultatene kan også lastes ned til Excel. Linjer Her viser alle ansatte i lønnskjøringen og hver enkelt lønnsart. Lønnsart som er konfigurert til å ha sorteringsgruppe «Sum» er markert med fet skrift. I tabellen kan du velge hvilke kolonner som du ønsker å se ved å klikke på «Tannhjulet». 98

99 Resultatene for den gjeldende perioden og evt. etterbetalingene som følge av f.eks. rekalkulering av lønn, vises i to separat kolonner. Dette gjør det enkelt å kunne se hva som gjelder perioden og hva som gjelder etterbetalinger av tidligere perioder. Ved å klikke på en av radene kommer du til «Lønnsslipp» oversikten for den ansatte som den valgte raden tilhører. På venstre side av bildet finner du også en filterfunksjon slik at du kan filtrere informasjonen du får opp i bildet. Som standard viser filteret bare lønnsartene som vises på lønnsslippen (haken «Synlig på lønnsslipp» i oppsettet for lønnsarten). Du kan filtrere søket på «Lønnsarter» eller «Ansatte» for å gjøre det enklere å finne det du er på utkikk etter. 99

100 Det er også mulig å søke etter en spesifikk ansatt eller lønnsart ved å bruke filtreringen på toppen av kolonnen i tabellen. Ved å bruke linken «Last ned til Excel» på toppen av siden, kan du laste ned det filtrerte resultatet. Når du er ferdig med dette steget, klikker du på «Neste» for å gå videre til neste steg. Detaljer Steget «Detaljer» viser resultatene i løskjøringene på et overordnet nivå. I dette steget har du mulighet til å gruppere pr lønnsart (standard), Ansettelse, Akkumulator og Virksomhet. Når du er ferdig med dette steget klikker du på «Neste» for å gå videre. 100

101 Betaling og rapportering Dette steget er det avsluttende steget for lønnskjøringen. Her kan du bekrefter betalingen, generere og laste ned lønnsslipper, kjøre andre rapporter og opprette en regnskapsfil, i tillegg til å rapportere A-meldingen. Merk! Vi anbefaler at du tar ut rapporten «Regnskapsrapport detaljert» under Andre rapporter for å se detaljer av konteringen. Regnskapsfilen har ingen forhåndsvisning over hvordan konteringen blir, slik at dette er eneste mulighet for å kontrollere korrekt kontering i regnskapet. Betaling Når lønnskjøringen er ferdig, og du har kontrollert lønnsslipper og regnskapsrapport må du bekrefte betalingen før du kan gå videre. Betalingen må være godkjent før du kan få sendt en A-melding. Har du satt opp en AutoPay-avtale vil bankfilen bli sendt dit. Trykk på «Send bankfil». 101

102 Dersom du har en Auto-Pay avtale og systemet er satt opp med denne, må du gå inn i AutoPay for å godkjenne betalingen. Du vil finne denne på startsiden: Huk av for aktuell(e) betaling(er) og trykk på «Godkjenne betalinger». Du vil deretter bli bedt om å angi et passord. Dette passordet er det samme som du bruker ved innlogging i Visma.net. Betalingen blir da godkjent, og du kan nå bekrefte den i Payroll: 102

103 Dersom du ikke har en AutoPay-avtale trykker du på knappen «Bekreft»: Så fort en betalingen er bekreftet vil det ikke kunne gjøres endringer på lønnskjøringen og eventuelt registreringer gjort etter bekreftelsen vil genereres på neste lønnskjøring. Du får opp følgende varsel og må klikke «Ja» for å kunne gå videre. Betalingen vil da være bekreftet med engang. Her har du mulighet til å ta ut en betalingsliste i PDF eller i Excel. MERK! Payroll lager ikke noe bankfil. Kun en betalingsrapport hvis du ikke skal remittere via AutoPay. 103

104 Lønnsslipper Under avsnittet «Lønnsslipper», kan du generere lønnsslipper ved å trykke på knappen «Generer og send» eller ved å klikke på «Generer». Når du trykker på «Generer og send» blir lønnsslippen sendt til Payslip. Knappen «Skriv ut» er bare tilgjengelig dersom lønnsslippene har blitt generert. Du har også mulighet til å skrive ut lønnsslipper eller (re-)generere lønnsslipp, og du kan velge mellom følgende alternativer: Alle lønnsslipper, Lønnsslipper som ikke er levert elektronisk eller Utvalg. Knappen «Skriv ut» kan bli brukt for å laste ned lønnsslipper, for eksempel for å kontrollere de eller dele de ut på papir. Er de ansatte bruker av Payslip vil det også på dette tidspunktet lønnsslippen bli sendt videre til Payslip. Ansatt kan logge seg inn i Web eller mobil-appen Employee for å se lønnsslippen sin elektronisk og evt. skrive den ut på papir selv. Regnskapsrapport SIE4 Under dette avsnittet kan du generere regnskapsfilen. Hvis lønnskjøringen ikke er bekreftet vil du få en melding om at filen ble generert før frist for registrering og det kan derfor være at regnskapsfilen ikke inneholder alle resultatene fra lønnskjøringen. Trykk på «Generer» for å lage regnskapsfilen. Da vil du få en fil tilgjengelig om oppsettet er satt opp mot SIE4 format. 104

105 Regnskasrapport Visma.net Financials Om kunden har valgt «Eksportformat» Visma.net Financials vil du ha mulighet til å trykke på knappen «Send» av regnskapsbunten. MERK! Det viktig at hovedbokskontoene / kostnadsbærerne som er opprettet i Employees også eksisterer i Financials. Det er ikke støtte for momshåndtering i denne versjonen. Har kunden moms, bør du sette den på en midlertidig konto og foreta en korreksjon for moms i Visma.net Financials. Etter at regnskapsbunten er sendt til Visma.net Financials vil du finne transaksjonene under Financials / Hovedbok / Arbeidsområde / Registrering / Hovedbokstransaksjoner. 105

106 A-melding For å kunne sende A-melding, må oppsett mot Altinn være gjort enten i Onboardingswizarden eller i AutoReport. Se eget avsnitt på hvordan oppsettes gjøres. Trykk på «Send» for at systemet skal sende inn en A-melding til Altinn. Når A-meldingen er behandlet i Altinn, kan du se tilbakemeldingen i Payroll. Trykk på «Hent tilbakemelding». Logg inn med fødselsnummer, Altinn-passord og engangskode for å hente tilbakemeldingen. 106

107 MERK! Det er ikke MinID pålogging eller de andre alternativene. Er du ikke sikker på hva brukernavnet eller passordet er. Se i Altinn.no under «Profil, roller og rettigheter» og videre under «Anvanserte innstillinger». Hvis det ikke er feil, vil a-meldingen bli akseptert og du kan velge å vise grunnlaget og tilbakemeldingen: Dersom A-meldingen inneholder feil, må disse rettes. Du kan se tilbakemeldingen i samme bildet som vist ovenfor, men må rette feilene og sende A-meldingen på nytt for å komme videre i lønnskjøringene. Se nærmere beskrive av dette under Lønnsrapporter under. Sammendrag Steget «Sammendrag» viser en oppsummering av alle tidligere steg. Siden er delt inn i forskjellige seksjoner med informasjon om dine betalinger, lønnsslipper, regnskapsfil, A- melding og så videre. 107

108 Trykk på «Fullfør» nederst i høyre hjørne for å fullføre lønnskjøringen. Du vil kunne finne igjen lønnskjøringen under Ferdige lønnskjøringer i Payroll / Lønnskjøringer senere: 108

109 Når lønnskjøringen er markert som «Fullført», vil den neste lønnskjøringen vil bli opprettet automatisk: Feil I tilfeller hvor det oppstår en feil under beregningen av lønnskjøringen, vil det første steget være et steg med «Feil» som viser hva feilen er. Dette vil hindre deg fra å gjøre rapportering (men du kan gå til steget «Kontroller lønnsslipper» og «Detaljer»). 109