Dok. nr.:. VEILEDER TIL BERGEN KOMMUNES OVERORDNEDE HMS-SYSTEM

Transkript

1 Dok. nr.:. VEILEDER TIL BERGEN KOMMUNES OVERORDNEDE HMS-SYSTEM Revisjon 2013

2 Innhold 1. Lover, forskrifter og interne retningslinjer Systematisk HMS-arbeid i praksis Håndtering av avvik, feil og uønskede hendelser Dokumentasjon Vedlegg

3 1. Lover, forskrifter og interne retningslinjer 1.1 Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Lovdata: Internkontrollforskriften Forskrift om systematisk HMS-arbeid gir den som er ansvarlig for virksomheten en plikt til å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonslovgivningen, produktkontrolloven, sivilbeskyttelselsesloven og lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr. Forskriften har som formål fremme et forbedringsarbeid i virksomheten, gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak innen: arbeidsmiljø og sikkerhet forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall slik at målene i HMS-lovgivningen oppnås. Forskriften understreker ledelsens særlige ansvar, men forutsetter bred medvirkning fra alle i virksomheten. 5 setter krav til innholdet i det systematiske HMS-arbeidet og krav til dokumentasjon av internkontroll: Systematisk HMS-arbeid innebærer at virksomheten skal: Dokumentasjon: 1. Sørge for at de lover og forskrifter i HMS-lovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten. 2. Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet, herunder informasjon om endringer. 3. Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. 4. Fastsette mål for HMS. Må dokumenteres skriftlig 3

4 5. Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt. Må dokumenteres skriftlig 6. Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Må dokumenteres skriftlig 7. Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMSlovgivningen. Må dokumenteres skriftlig 8. Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av det systematiske HMS-arbeidet for å sikre at det fungerer som forutsatt. Må dokumenteres skriftlig Systematisk HMS-arbeid innebærer at det skal settes mål for HMS-arbeidet på alle tjenestesteder. I tillegg må det vises til at det finnes prosedyrer og rutiner som sikrer at målene kan nås. Det stilles krav om at arbeidsstedene sikrer deltakelse fra de ansatte ved utarbeidelse av prosedyrer/rutiner. Det er viktig å merke seg kravet om skriftlig dokumentasjon for punktene 4 til 8 i tabellen Foruten forskrift om systematisk helse-miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter gjelder en rekke andre forskrifter. Noen forskrifter er generelle og angår mange arbeidstakere, andre forskrifter er svært spesielle og gjelder et fåtall av de ansatte. Lokale HMS-håndbøker skal inneholde en fullstendig oversikt over aktuelle lover og forskrifter som det aktuelle tjenestestedet må dokumentere, jvf. 5 punkt 1. På Arbeidstilsynet sin temaside om HMS finnes det ytterligere informasjon og veiledninger. Arbeidstilsynet: Arbeidstilsynet - HMS 1.2 Grunnleggende HMS-lovgivning: Arbeidsmiljøloven Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) er en rammelov som har utfyllende bestemmelser i forskrifter. Loven har som formål: a) å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet, b) å sikre trygge ansettelsesforhold og likebehandling i arbeidslivet, 4

5 c) å legge til rette for tilpasninger i arbeidsforholdet knyttet til den enkelte arbeidstakers forutsetninger og livssituasjon, d) å gi grunnlag for at arbeidsgiver og arbeidstakerne i virksomhetene selv kan ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø i samarbeid med arbeidslivets parter og med nødvendig veiledning og kontroll fra offentlig myndighet, e) Å bidra til et inkluderende arbeidsliv. Brann- og eksplosjonsloven Loven har som formål å verne liv, helse, miljø og materielle verdier mot brann og eksplosjon, mot ulykker med farlig stoff og farlig gods og andre akutte ulykker, samt uønskede tilsiktede hendelser. - Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn Den sentrale forskrift til brann- og eksplosjonslovgivningen Forurensningsloven Loven har til formål å verne det ytre miljøet mot forurensning og å redusere eksisterende forurensning, samt fremme en bedre behandling av avfall. Avfallsforskriften - Elektriske og elektroniske produkter (EE-avfall) Gjelder innsamling, gjenvinning og annen behandling av kasserte elektriske og elektroniske produkter. Formålet med bestemmelsene er å redusere de miljøproblemer EE-produkter forårsaker når de ender som avfall. Dette skal skje gjennom separat innsamling - Farlig avfall Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall har til formål å sikre at farlig avfall tas hånd om på en slik måte at det ikke skaper forurensning eller skade på mennesker eller dyr, eller fare for dette, og å bidra til et hensiktsmessig og forsvarlig system for håndtering av farlig avfall Lov om offentlige anskaffelser Lov om offentlige anskaffelser pålegger statlige og kommunale oppdragsgivere å ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av alle anskaffelser. Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Lovens formål er å sikre at elektriske anlegg og utstyr er slik utstyrt og vedlikeholdt at mennesker, husdyr og eiendom er beskyttet mot farer og skader ved normal og fornuftig drift og bruk. Det skal også beskyttes mot direkte og indirekte berøring og skadelige termiske påkjenninger ved normal drift og ved unormale tilstander som overstrøm og overspenninger. Lov om produktkontroll Produktkontrollovens formål er å forebygge at produkter medfører helseskade eller miljøforstyrrelser i form av forurensning, avfall, støy eller lignende - Produktforskriften Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter Kommunal beredskapsplikt Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) pålegger kommunene å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan 5

6 inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Resultatet av dette arbeidet skal vurderes og sammenstilles i en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Risiko- og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Dette vil også berøre arbeidet med systematisk helse-miljø og sikkerhet i virksomheter. Strålevernloven Loven kan ha aktualitet i forhold til systematisk HMS-arbeid, for eksempel når det gjelder arbeid med røntgen. 1.3 Bestillingsadresser Nettstedet, regelhjelp.no, er en veiviser til regelverk for virksomheter, og er bransjeinndelt. Regelhjelp.no skal gjøre det lettere å finne frem i bestemmelsene fra de ulike tilsynsetatene innenfor helse, miljø og sikkerhet, og i de krav som stilles til ulike bransjer. Det kan abonneres på nyhetsbrev. Nettadressen er: E-post adresse: kontakt@regelhjelp.no Bestilling av lover, forskrifter, Arbeidstilsynets publikasjoner m.m. kan bestilles via ehandel. Direktoratet for Arbeidstilsynet sin adresse er: Arbeidstilsynet Postboks 4720 Sluppen 7468 Trondheim E-post: direktoratet@arbeidstilsynet.dep.no Telefon: Faks: Ved henvendelser og spørsmål til Arbeidstilsynet brukes: Telefonnummer: E-post: svartjenesten@arbeidstilsynet.no Nett adressen er: Alle lover og forskrifter er gratis tilgjengelig via Arbeidstilsynets nettsider. 1.4 Interne rutiner og veiledninger Interne rutiner og veiledninger er hjelpeverktøy i arbeidet med å bedre arbeidsmiljøet generelt, og innenfor avgrensede arbeidsområder spesielt. Hjelpeverktøyene er utarbeidet på bakgrunn av kunnskap om tilstand som er fremkommet gjennom bl.a. arbeidsmiljøkartlegginger, skademeldings- og sykefraværsrapporter. Hjelpeverktøyene kan brukes både som oppslagsverk og i utviklingstiltak for den enkelte arbeidsplass. 6

7 Les nærmere på HR-nett: Verktøy og veiledere eller se oversikten i kap.9 nedenfor 7

8 2. Systematisk HMS-arbeid i praksis 2.1 HMS-kartlegging Enhetsleders ansvar: HMS-kartlegging er en god metode for å innfri lovens krav om systematisk gjennomføring av tiltak. Kartleggingen kan skje på mange måter, og på mange nivåer. Bruk av hjelpeverktøyene kan gi god hjelp i arbeidet med HMS på det enkelte tjenestested. Noen momenter er sentrale i en HMS-kartlegging: Den årlige HMS-gjennomgangen med utarbeidelse av handlingsplaner og tiltak Meldinger om personskade, trusler og vold og tilløp til skade, med påfølgende rapportering og statistikk Sykefraværsstatistikken, herunder registrering av sykefravær knyttet til forhold på arbeidsplassen. Spesifikke kartlegginger som rapporter fra arbeidsmiljøundersøkelser, miljøsertifisering, prosjekter og lignende. Alle tjenestesteder skal gjennomføre en årlig medarbeiderundersøkelse (MU), som del av den balanserte målstyringen. Formålet er å få kunnskap om medarbeidernes vurdering av egen arbeidssituasjon og opplevelse av motivasjon og trivsel. Medarbeiderundersøkelsen inngår som en del av HMS-kartleggingen, og innarbeides i årshjulet. 2.2 Den årlige HMS-gjennomgangen I henhold til forskrift om systematisk HMS-arbeid ( 5.6) skal hver avdeling / enhet kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dette arbeidet skal være tilpasset virksomhetens art, aktiviteter, størrelse og de risikoforhold som finnes. For å få en målrettet og hensiktsmessig gjennomgang av HMS-forholdene er det en forutsetning at den enkelte enhet tilpasser innholdet i kartleggingen og selve gjennomføringen til lokale forhold. Det er viktig å avklare aktuelle områder som skal belyses, hvilket omfang gjennomgangen skal ha og hvordan kartleggingen praktisk skal gjennomføres. Deltagere ved HMS-gjennomgangen Resultatenhetsleder tar initiativ og samarbeider med arbeidsmiljøgruppen / verneombudet i arbeidet med planlegging, gjennomføring og etterarbeid av HMS-gjennomgangen. 8

9 2.3 Gjennomføring av HMS-gjennomgangen (Kortversjon.) For mer utfyllende informasjon, se vedlegg 1 til denne håndbok) Leder avholder et planleggingsmøte i arbeidsmiljøgruppen (AMG) for å forberede HMS-kartleggingen. Planleggingsfase Gjennomfør et avdelings-/personalmøte for informasjon og diskusjon med de ansatte. Utdeling av sjekklister for HMS-runde og HMS-møte. De ansatte fyller ut og leverer dem til leder. Leder og verneombud / evt. AMG bearbeider de individuelt utfylte sjekklistene. Gjennomfør HMS-runden i henhold til planlagt opplegg. Kartleggingsfase Fyll ut en felles sjekkliste som protokoll fra runden. Gjennomfør HMS-møtet i henhold til planlagt opplegg. Gjennomføre medarbeiderundersøkelse (MU) Fyll ut en felles sjekkliste som protokoll fra møtet. Leder avholder et etter møte i AMG med oppsummering av resultatene fra HMS-runden og HMS- møtet. Gjennomfør en risikovurdering av de forhold som har kommet frem. Start arbeidet med å utarbeide en handlingsplan. Etterarbeidsfase Gjennomfør et tilbakemeldingsmøte med de ansatte. Informasjon og diskusjon om resultater og forslag til tiltak. Leder og arbeidsmiljøgruppe / verneombud fullfører handlingsplanen. Videre saksgang planlegges og iverksettes. Fastsett tidspunkt for et evalueringsmøte i forhold til gjennomføring av tiltak. 9

10 2.4 Risikovurdering som metode Risikovurdering er en metode for å finne ut hvor vi mest målrettet skal iverksette tiltak på områder der vi er utsatt for risiko. Metoden er basert på å finne ut hvor det er viktigst å prioritere innsats først. Hensikten med risikovurdering er ønsket om å hindre et tap. Det bidrar til å gjøre HMS - arbeidet mer målrettet og til gode resultater når det gjelder forbedring og utvikling av arbeidsmiljøet. Med risiko menes muligheten for at noe uønsket skal skje og hvilke følger dette kan få. Det dreier seg ikke bare om store ulykker, men for eksempel også om samarbeidsproblemer, sykdom og skader. Risikovurdering ved HMS - kartleggingen. Det er nødvendig å foreta en risikovurdering basert på kartleggingsresultatene fra HMS - runden og HMS - møtet. Risikovurdering gjennomføres for å kunne gjøre de riktige prioriteringer med hensyn til hvor tiltak skal iverksettes og hvilke tiltak som er hensiktsmessige å gjennomføre. Gjennomfør en risikovurdering av de forhold som er kommet frem ved HMS kartleggingen: Hvilke forhold er det størst sannsynlighet for vil medføre uheldige konsekvenser? Hvilke forhold er de mest alvorlige? Hvilke forhold omfatter flest ansatte? Funnene fra risikovurderingen gir oss kunnskap vi trenger for å prioritere vår innsats. Vi prioriterer først forhold med høy sannsynlighet for uheldige konsekvenser, samt de mest alvorlige forholdene. Etter å ha gjennomført risikovurderingen utarbeides det konkrete tiltak: - Tiltak for å redusere sannsynlighet for at noe går galt er i hovedsak organisatoriske tiltak slik som opplæring, vedlikehold, rutiner og kontrolltiltak. - Tiltak for å redusere konsekvenser dersom noe skjer er i hovedsak å etablere barrierer i form av vernetiltak, brannberedskap, alarmsystemer og eksempelvis kriseberedskap. 2.5 Handlingsplan for HMS. Handlingsplanen for HMS er det viktigste arbeidsredskapet i systematiske HMS-arbeid. Handlingsplanen skal være skriftlig og i aktivt bruk gjennom hele året. Planen skal beskrive det aktuelle området hvor det ønskes endring med konkrete og handlingsrettete forslag til tiltak, prioriteringsrekkefølge på tiltakene, en ansvarlig for gjennomføring, tidsfrist, og evt. kostnadsoverslag på tiltakene. Ved den årlige HMS-gjennomgangen, og basert på kartleggingsresultatene fra denne, utarbeides handlingsplanen for det kommende året. For å sikre at tiltakene blir gjennomført, fastsettes tidspunkt for å evaluere og justere handlingsplanen. Dette tidspunktet kan eksempelvis være et halvt år etter HMS-gjennomgangen. AMG har handlingsplanen som fast tema på sine møter. For øvrig brukes handlingsplanen i det systematiske HMS-arbeidet ved at nye tiltak settes inn for å rette opp og forebygge avvik og feil og mangler, eller når andre former for kartlegging tilsier at forbedringstiltak må utarbeides og iverksettes. Skjema for handlingsplan, vedlegg 2 i kap 10 nedenfor 10

11 2.6 Årshjul/årsplan for HMS. Et årshjul/årsplan for HMS-arbeidet sikrer kontinuitet og system i HMS-arbeidet.. Årshjulet beskriver tidspunkt for gjennomføring av de ulike aktivitetene og bidrar til å sikre at disse blir iverksatt. Tidspunkt for gjennomføring av HMS-arbeidet må tilpasses lokalt på den enkelte resultatenhet. AMG utformer årsplanen slik at aktivitetene gjennomføres på tidspunkter som er hensiktsmessige og praktisk gjennomførbare. Jevnlig oppfølging gjør forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige drift. Årshjulet skal som et minimum, inneholde tidspunkt for: - Gjennomgang og oppdatering av lokal HMS-håndbok. - Gjennomgang og evt. oppdatering av rutiner og prosedyrer. - Utarbeiding av HMS-mål for resultatenheten. - Gjennomføring av HMS-gjennomgangen. - Gjennomgang og justering av handlingsplanen. For øvrig settes andre HMS-aktiviteter som er planlagt gjennomført i resultatenheten, opp i årshjulet. Dette kan være spesielle områder og temaer som er viktige for resultatenheten å sette fokus på, eller det kan være ulike trivselstiltak som er viktige for å styrke og ta vare på det gode arbeidsmiljøet. En god oppfølging innebærer å ha: Rutine for avviksbehandling o Avdekker, retter opp og forebygger avvik. o Meldesystem på eget avviksskjema. o Kontinuerlig aktivitet. Rutine for gjennomgang av HMS-systemet / håndboken. o For å sikre at det fungerer i praksis. Innebærer årlig oppdatering. Årshjul for HMS-aktivitetene. o Sikrer kontinuitet i HMS-arbeidet. Oppfølging av HMS-systemet i Resultatenheten innebærer å utarbeide en lokal HMS-håndbok. (vedlegg 1 i kap 10 nedenfor) 11

12 2.7 Inkluderende arbeidsliv Bergen kommune er en IA-virksomhet. Dette innebærer at både arbeidsgiver og de ansatte i kommunen har forpliktet seg til systematisk samarbeid for å oppnå et mer inkluderende arbeidsliv. Ved å arbeide for et inkluderende arbeidsliv, ønsker Bergen kommune å bidra til å sikre et bærekraftig arbeidsliv for fremtiden med tilgang på kvalifisert arbeidskraft. Arbeidet med et inkluderende arbeidsliv er et trepartssamarbeid mellom Nav, arbeidsgiver og arbeidstakerorganisasjonene. Bergen kommune har undertegnet Inkluderende arbeidsliv-samarbeidsavtale med Nav. IA-avtalens nasjonale overordnede målsetting er: å forebygge og redusere sykefravær, styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. I Bergen kommunes målstyring vil dette si å øke jobbnærværet fra 90,7 til 92,1, forlenge yrkesaktiviteten etter fylte 50 år og øke sysselsettingen av personer med redusert funksjonsevne. For å nå IA målet om å redusere sykefravær har Bergen kommune en rutine for oppfølging av sykmeldte arbeidstakere. Leder har et særskilt ansvar for å følge opp den enkelte sykmeldte idet alt sykefraværsforebyggende arbeid og utprøving av funksjonsevne skal gjennomføres på arbeidsplassen. Ansvaret ligger på arbeidsgiver som skal legge forholdene til rette for å gjennomføre nødvendige tiltak. Arbeidstakerne har et ansvar i å medvirke og samarbeide om å finne løsninger. Fra 1. juli 2011 er arbeidsmiljøloven og folketrygdloven endret for å iverksette en tettere oppfølging av sykemeldte: - Oppfølgingsplan skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstaker innen 4 uker. - Dialogmøte 1 skal avholdes i regi av arbeidsgiver innen 7 uker. Dialogmøte skal avholdes for alle sykemeldte, også for medarbeidere med graderte sykemeldinger. - Dialogmøte 2 skal avholdes i regi av Nav innen 26 uker og et dialogmøte 3 kan avholdes i regi av Nav etter ønske fra en av de berørte partene. - Gradert sykemelding skal tas i bruk når det er mulig. Delvis jobb kan være helsefremmende, og det er derfor et mål at flere skal få gradert sykemelding. - Aktiv sykemelding oppheves. - Det innføres skjerpende sanksjoner både overfor arbeidsgiver, sykmelder og arbeidstaker som ikke oppfyller sine plikter. For å oppnå IA målet om økt jobbnærvær og bedre arbeidsmiljø må det systematiske HMSarbeidet på alle nivåer av organisasjonen styrkes. Noen virkemidler for å oppnå målene på konsernnivå er: Følge opp enheter med lavt nærvær Gjennomføre opplæringstiltak for arbeidsmiljøgruppene Etablere nye møteplasser for IA-samarbeid Implementere ny verneorganisasjon Opplæringsprogram for verneombudene Les mer på HR-nett: Inkluderende arbeidsliv Oppfølging av sykemeldte - kortversjon 12

13 2.8 Inkludering og mangfold Bergen kommunes arbeidsplasser skal kjennetegnes av like muligheter og en inkluderende og ikke-diskriminerende praksis uavhengig av kjønn, etnisitet, funksjonsevne og seksuell orientering. Dette skal gjelde både ved rekruttering, medarbeiderutvikling og i arbeidsmiljøet på den enkelte arbeidsplass. Bergen bystyre vedtok i februar 2013 Fremtidens arbeidsplass. Handlingsplan for likestilling, inkludering og mangfold for Bergen kommune som arbeidsgiver Bergen kommune er en stor arbeidsgiver som trenger arbeidskraft og kompetanse i tiden som kommer. Det er derfor viktig å sette i verk tiltak som bidrar til at både rekrutteringsprosesser og arbeidsmiljø er inkluderende og legger til rette for reelt mangfold. Planen omhandler fire temaområder som er omfattet av likestillings- og diskrimineringslover. Disse lovene gir enkeltpersoner et vern mot usaklig forskjellsbehandling, samtidig som de pålegger offentlige myndigheter og arbeidsgivere å arbeide aktivt for å fremme likestilling, sikre like muligheter og hindre diskriminering. Les mer på HR-nett: Mangfold Gjennom HMS-arbeidet må eventuell diskriminering og trakassering forebygges og avdekkes. Jfr. arbeidsmiljøloven (kap. 13), likestillingsloven, diskrimineringsloven og diskrimineringsog tilgjengelighetsloven. Jfr. også arbeidsmiljølovens 4-3 krav til det psykososiale arbeidsmiljøet, og arbeidsmiljølovens 2-3 nr. 2 bokstav d, som pålegger arbeidstakere å sørge for at arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen (arbeidstakers medvirkningsplikt). Les mer på HR-nett: Retningslinjer for håndtering av mobbing og trakassering 13

14 2.9 Rusrelaterte problem/ AKAN Byrådet har vedtatt en veiledning i forhold til personal- og arbeidsreglementets punkt 15 rusmiddelmisbruk (AKAN - regler). Veiledningen er et styringsredskap for AKAN - arbeidet i Bergen kommune. Den beskriver hvordan rusmiddelproblemer skal forebygges og håndteres og hvilket ansvar den enkelte har. Hele veiledningen er bygget på retningslinjer gitt fra AKAN sentralt. Den inneholder forslag til standardskriv som vedlegg. Veiledningen er ment å være et støtte- og hjelpeverktøy for hvordan en skal gå frem i saker som gjelder rusmiddelmisbruk i Bergen kommune Veiledningen bygger på at "arbeidstakere ikke skal være påvirket av alkohol eller andre rusmidler i arbeidstiden." Personal- og arbeidsreglementets punkt 15 er Bergen kommunes AKAN regler. Les mer på HR-nett: veileder for AKAN-arbeid Bedriftshelsetjenesten gir bistand i forhold til rusmiddelproblematikk, både til ledere og ansatte. De veileder, henviser, deltar i AKAN oppfølging etter behov, og bidrar ved gjennomføring av individuelle AKAN avtaler Ytre miljø miljøledelse Bergen bystyre vedtok i sak 261/07 innføring av miljøledelse i Bergen kommune bl.a. ved å miljøsertifisere sine enheter og samordne miljøledelse med kommunens eksisterende ledelsesrapporteringssystem Balansert Målstyring (BMS). Å innføre miljøledelse vil si å innarbeide miljøhensyn i kommunens strategiske beslutninger så vel som i den daglige drift. Typiske elementer i miljøledelse er utforming av miljøpolitikk og mål, gjennomføring av miljøtiltak og kontinuerlig forbedringsarbeid. Sertifisering etter ordningene for Miljøfyrtårn ISO og Grønt flagg bidrar positivt til kommunens omdømmebygging og reduserer miljøbelastningen av kommunens egen drift. Det kan også være et positivt bidrag til å redusere både sykefravær og driftskostnader. Ansvaret for miljøsertifisering av egen enhet ligger i ansvarslinjen, og prosessen koordineres av Klimaseksjonen i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Bergen bystyre vedtok i sak 212/10 Klima- og energihandlingsplan for Bergen. Her legger bystyret til grunn en miljøpolicy for egen virksomhet: Bergen kommune skal være en foregangskommune innen miljø, bærekraftig utvikling og tilpasning til klimaendringer. Miljøhensyn skal være et overordnet prinsipp i all virksomhet og planlegging. Dette skal oppnås ved kontinuerlig forbedring på følgende punkter: - Redusere egen miljøbelastning ved miljøsertifisering av alle kommunale enheter - Hindre tap av biologisk mangfold, sikre friluftsliv, helse og trivsel - Oppfylle selv- og lovbestemte krav knyttet til miljøpåvirkning - Hindre forurensning 14

15 Miljømål for arbeidsmiljø og ytre miljø samt miljørutiner for innkjøp, energi, transport, avfall og utslipp til luft og vann samles og innarbeides i enhetens HMS- / internkontrollsystem. Innkjøp og materialbruk: Innkjøp og materialbruk er en stor bidragsyter til indirekte klimagassutslipp. Derfor er det viktig med bevisste valg av miljøvennlige varer og tjenester. Energi: Energibehovet er stadig økende. Derfor er det viktig å redusere energiforbruket, gjennom gode rutiner og energireduserende enøktiltak. Virksomhetene sparer penger på å redusere sitt energiforbruk. Transport: Transport er en av de største utslippskildene våre. Det er viktig å få ned utslipp og velge alternative og miljøvennlige reisemetoder. Virksomhetene bør se på mulighet for å avholde videokonferanser (elektroniske møter) evt. etterspørre transportmidler som gir lavest mulig utslipp. Avfall: En kildesorteringsinstruks skal være utarbeidet og tilgjengelig for alle ansatte. Målet er å redusere både forbruk og avfall. Det er viktig at avfallet som genereres minimeres, kildesorteres og går til gjenvinning. Farlig avfall må håndteres forsvarlig. Det kan være lønnsomt å kildesortere. Utslipp til luft og vann: Det er viktig at farlig avfall ikke havner i naturen, kommunale avløpsnett etc. Kjøretøy skal vaskes i godkjente vaskeanlegg. Utslipp kan gjøre stor skade på natur og miljø. Estetikk: Ryddighet og orden er en trivselsfaktor i arbeidshverdagen. De miljøansvarlige i enhetene skal følge opp at det jobbes aktivt for å oppfylle kravene til miljøsertifiseringen. De skal planlegge nye tiltak og sende en årlig miljørapport med handlingsplan til sertifiseringsorganet. Se intranett: Miljøledelse 15

16 2.11 Arbeidsmiljøloven 18,9: Arbeidstilsynets samtykke ved oppføring av bygninger mv. Den som vil oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er melde- eller søknadspliktig etter plan- og bygningsloven, og som skal brukes eller ventelig vil bli brukt av virksomhet som går inn under Arbeidsmiljøloven, har plikt til å innhente Arbeidstilsynets samtykke på forhånd. Samtykke fra Arbeidstilsynet innhentes på forhånd FØR byggearbeidet starter. Arbeidet kan ikke settes i gang før samtykke er gitt. Arbeidsgiver er å regne som byggherre ved alle byggeprosjekter. Arbeidsgiver skal vurdere om planer for nybygg / bygningsmessige endringer av eksisterende bygg vil medføre vesentlige endringer av arbeidsmiljøet, og gi hovedverneombudet og AMU beskjed om at planene skal bli forelagt Arbeidstilsynet etter 18-9 før søknad sendes. Det skal gjøres en vurdering av aktuelle arbeidsmiljøfaktorer som kan bli berørt av endringen. Uttalelse fra hovedverneombud og evt. AMU skal følge saken. (Se kap. 10, vedlegg 3) 16

17 2.12 Melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade. Registrering og melding av arbeidsulykke og yrkessykdom er beskrevet i arbeidsmiljølovens kapittel V: 5-1. Registrering av skader og sykdommer. Arbeidsgiveren skal sørge for registrering av alle personskader som oppstår under utførelsen av arbeid. Det samme gjelder sykdom som antas å ha sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Registeret må ikke inneholde medisinske opplysninger av personlig karakter med mindre den opplysningen gjelder har samtykket. Arbeidsgiver har taushetsplikt om opplysninger om personlige forhold i registeret. Registeret skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet, verneombud, bedriftshelsetjeneste og arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsgiver skal føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom etter nærmere retningslinjer fra Rikstrygdeverket, jfr. folketrygdloven 25-2 første ledd. Registrering av meldinger Det er den ansatte selv som skal fylle ut skjema for melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade, heretter kalt meldingsskjemaet. Meldingsskjema fylles ut så beskrivende og fullstendig som mulig. Verneombudet skal skrive under for på den måten å være orientert om skader/hendelser/belastninger som meldes innenfor sitt verneområde. Arbeidsgiver har ansvar for å se til at meldingen er godt nok fylt ut før også arbeidsgiver skriver under. Med arbeidsgiver menes her nærmeste tjenestestedsleder. HR-nett: Meldingsskjema og veileder for håndtering av skjema for melding om personskade, trusler og vold og tilløp til skade. Arbeidsgiver har ansvar for å følge opp den ansatte. Dette skal skje uavhengig av hvilke type skade/hendelse/belastning den ansatte melder. Arbeidsgiver foretar en vurdering av hvorvidt skaden skal meldes i medhold av folketrygdlovens eller til det forsikringsselskapet Bergen kommune til en hver tid har avtale med. Skjemaet har god plass til beskrivelse. Dette fordi beskrivelsen gir god informasjon for å kunne sette inn forebyggende og/eller forbedringstiltak. Skjemaet bli i tillegg brukt til å føre statistikk. På den måten bidrar opplysningene i skjemaet til en overordnet skaderapportering som igjen blir brukt til å forbedre arbeidsområder. 17

18 2.13 Sjekkliste for skademeldingshåndtering Hva skal gjøres 1. Den ansatte fyller selv ut skjema for melding om personskade, trusler og vold, og tilløp til skade. Skjemaet leveres til nærmeste tjenestedsleder (arbeidsgiver). Utført/OK 2. Nærmeste leder ser til at skjemaet er korrekt utfylt. Nærmeste leder signerer skjemaet og leverer skjemaet til verneombudet. 3. Verneombudet signerer skjemaet og leverer det tilbake til leder. 4. Leder har ansvar for oppfølging av den ansatte. Hvilken type oppfølging dette gjelder avgjøres i hvert enkelt tilfelle. 5. Leder gjør en vurdering av om skaden skal meldes til NAV i medhold av folketrygdlovens Skader som har medført sykefravær og / eller at arbeidstaker har oppsøkt lege skal meldes til NAV. Dette gjøres på eget skjema: Melding av yrkesskade. Leder gjør også en vurdering av om skaden skal meldes til det forsikringsselskapet Bergen kommune har avtale med. Det gjelder skadetilfeller der en mener skaden kan utløse erstatning fra forsikringsselskapet. Her brukes meldeskjemaet som forsikringsdokument. Når det gjelder skader som skjer på direkte vei til eller fra arbeid skal disse meldes til forsikringsselskapet. Dette fordi slike skader ikke dekkes gjennom folketrygden. 6. Ved arbeidsulykke som har voldt alvorlig skade eller dødsfall skal arbeidsgiver varsle politi og Arbeidstilsyn på hurtigste måte. Overordnet administrasjon skal også varsles. Lokalt verneombud varsler Resultatenhetsverneombud og Hovedverneombud. 7. Originalen av skjemaet skal oppbevares i den ansattes personalmappe på tjeneste stedet. Kopi av skjemaet leveres den ansatte og evt. verneombudet. Kopi av skjemaet sendes også til HR-seksjonen 8. I den lokale HMS-håndboken føres en nedtegnelse av de skademeldinger som fylles ut på tjenestestedet. Oversikten over det samlete antall meldinger for en tidsperiode (eks. et halvt år) tas opp på personalmøte og / eller i AMG med tanke på å risikovurdere skademeldingene og å utarbeide forebyggende tiltak. 18

19 Hva skjer med skademeldingsskjemaet etter at arbeidsgiver har foretatt disse vurderingene? Originalen arkiveres på tjenestestedet. I medhold av 5-1 i AML skal arbeidsgiver bevare taushet om opplysninger i registeret om personlige forhold. Derfor skal ikke HMS-håndboken være oppbevaringssted for originalene. HMS-håndboken skal inneholde en fortløpende nedtegning/oversikt over aktuelle skader/hendelser/belastninger for tjenestestedet, som igjen kan danne grunnlag for forebyggende tiltak lokalt. Denne oversikten tas jevnlig opp på personalmøte og / eller i AMG (arbeidsmiljøgruppen) for å gjennomføre en risikovurdering og utarbeide forebyggende tiltak. Kopi skal sendes til HR-seksjonen. HR-seksjonen mottar og registrerer meldingene i et statistikkprogram. Arbeidstaker selv skal også ha en kopi av skademeldingen Risikovurdering av skademeldinger Skademeldingene kan brukes som en database som beskriver en mengde uønskete hendelser relatert til fysiske forhold eller trusler og voldssituasjoner. Under følger en metode for å bruke skademeldingene til å risikovurdere arbeidsmiljøet. 1. Gjør en kartlegging av skademeldingene for å få oversikt over: - Situasjoner der uønskede hendelser forekommer. Antallet som meldes gir et bilde av mengde og hyppighet (frekvens) av uønskede hendelser under hver situasjon. - Type skader som inntreffer. Dette synliggjør hvilke skader som forekommer i hvilke situasjoner, samt konsekvensene av disse. 2. Gjør en alvorlighetsgradering av de ulike skademeldingene. Alvorlighetsgraden baseres på en vurdering av hvilken konsekvens skaden gir for den enkelte. Alvorlighetsgraden kan for eksempel tallfestes fra 1 5, der 5 er den mest alvorlige. Grad 1 defineres som mindre skader / tilløp til skade, Grad 2 som trussel / små skader, Grad 3 som farlige skader, Grad 4 som kritiske skader, og Grad 5 som meget kritiske skader. 3. Gjør en prioritering av innsats. Funnene fra disse to elementene, dvs. i hvilke situasjoner forekommer det oftest skader og hvilke skader er mest alvorlige, gir oss den kunnskap vi trenger for å prioritere vår innsats for å finne tiltak. Vi prioriterer først det som forekommer hyppigst og de mest alvorlige skadene. 4. Utarbeide tiltak og handlingsplan. Etter å ha gjennomført risikovurderingen utarbeides det tiltak for å redusere sannsynligheten for at den uønskete hendelsen gjentar seg og for å redusere konsekvensene av skaden for den det gjelder. Arbeidet med å utarbeide tiltak for å forebygge nye skader og redusere sannsynlighet for gjentagelse er et felles ansvar for alle ansatte. Tiltakene settes inn i handlingsplanen. 19

20 2.15 Alvorlig hendelse, skade eller dødsfall Aml 5-2. Arbeidsgivers varslings- og meldeplikt. Dersom arbeidstaker omkommer eller blir alvorlig skadet ved en arbeidsulykke, skal arbeidsgiver straks, og på hurtigste måte, varsle Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet. Arbeidsgiver skal bekrefte varselet skriftlig. Verneombudet skal ha kopi av bekreftelsen. Ved alvorlig skade eller dødsfall må den aktuelle situasjonen, og den alvorlig skadede tas hånd om. Den som kommer først til den skadede / situasjonen må yte nødvendig førstehjelp, deretter varsle: AMBULANSE POLITI BRANN TLF.113 TLF.112 TLF.110. Når hjelpen kan vente litt Brann Politi Legevakt Beredskapstelefon I krisesituasjoner benytter Bergen kommune en egen BEREDSKAPSTELEFON (gjelder kun i krisesituasjoner) Etter at den akutte situasjonen er kommet under kontroll, kan videre varsling skje. Det er den som har skadestedsledelse som har ansvar for å varsle videre til ledelsen i aktuelle byrådsavdeling, som igjen har ansvar for å varsle de som er berørt av hendelsen. Det aktuelle hovedverneombudet bør også varsles Akutt forurensing Ved akutt forurensing skal dette meldes Brannvesenets tlf Ved forurensing av mindre grad kan kommunens vaktsentral varsles på tlf (døgnbetjent). Meldinger som kan vente til ordinær arbeidstid, kan meldes inn via kommunens feilmeldingstjeneste på nett: feilmelding.bergen.kommune.no Bergen kommunes sentralbord Kommunens sentralbord har telefon Kontortid er fra kl til (sommertid) eller (vintertid). Du når Informasjonssenteret på samme telefonnummer: Informasjonssenteret er åpent frem til kl (unntatt fredag). 20

21 Enhetsleder varsler gjennom ansvarslinjen til Byrådsavdelingen som varsler til: ARBEIDSTILSYN TLF Sjekk hvem Bergen kommune til en hver tid FORSIKRINGSSELSKAP har avtale med NAV Skjema NAV I samarbeid med helsepersonell bør det vurderes nødvendige oppfølgingstiltak: Krisehjelp for de som er involvert i ulykken. Tilbud om krisehjelp til pårørende. Legge forholdene til rette for ansatte når de kommer tilbake i jobb etter en alvorlig hendelse. 21

22 3. Håndtering av avvik, feil og uønskede hendelser 3.1 Formål Vi skal sørge for å håndtere avvik og feil og uønskede hendelser slik at vi lærer av dem og forebygger at de oppstår på nytt. Melding av avvik og feil og uønskede hendelser er viktig for å oppnå forbedringer når det gjelder helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen. Det må være tydelig hvem som har ansvar for å melde avvik, hvor det skal meldes og hvem som har ansvar for at avvik blir utbedret. 3.2 Definisjoner: Avvik Brudd på gjeldende krav i lov, forskrift, konsesjon, interne bestemmelser, mål og planer. Uønsket hendelse/tilstand En hendelse, situasjon eller vedvarende forhold som ikke er ønsket eller tilsiktet og som kan føre til skade på personer, miljø og/eller verdier Nestenulykke En uønsket hendelse som under noen endrede vilkår kunne medført skade på personer, miljø og/eller verdier. Feil og mangler: En hendelse, situasjon eller et vedvarende forhold som ikke er ønsket eller tilsiktet, men som ikke er direkte mangel på oppfyllelse av et krav. Det skal foreligge et behov eller ønske om å iverksette tiltak for å oppnå en potensiell forbedring. 3.3 Rutinebeskrivelse Det må lages en lokal rutine for hvordan avvik og uønskede hendelser som ansatte oppdager og melder, skal behandles. Rutinen skal beskrive hvordan avvik håndteres på den enkelte arbeidsplass. HR-nett: Rutine for avvikshåndtering Ansattes plikter: Ansatte har plikt til å melde fra til nærmeste leder og verneombudet om slike forhold. Ansatte har også plikt til å avbryte arbeid som medfører fare for liv og helse. Leders ansvar: Alle ledere er ansvarlige for å behandle avvik innen sitt ansvarsområde. Leder har ansvar for å rapportere avvik til sin byrådsavdeling dersom disse krever omfattende tiltak og store økonomiske ressurser. Byrådsavdelingens ansvar: Å bistå enhetsleder med kompetanse og ressurser slik at avvik kan utbedres. Alle meldinger om avvik og uønskede hendelser skal være skriftlig. 22

23 3.4 Materielle skader Materielle skader på Bergen kommunes eiendom, inventar og utstyr skal håndteres på samme måte som avvik for øvrig. Det er en målsetning at materielle verdier skal ivaretas på en forsvarlig og sikker måte for å unngå skade pga. feil håndtering eller manglende vedlikehold. Ansatte har plikt til å melde fra til leder når skade på materielle verdier oppstår. Leder skal så gjennomføre en samtale for å avklare hendelsesforløp og årsaksforhold, i den hensikt å forebygge at lignende skade oppstår igjen. 3.5 Varsling I arbeidsmiljøloven 2.4 slås det fast at arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Formålet med bestemmelsen er å signalisere at varsling er både lovlig og ønsket. I Bergen kommune er det utarbeidet rutiner for varsling av kritikkverdige forhold, med hjemmel i arbeidsmiljøloven 2.4 og 2.5. Les mer på HRnett: Varsling 23

24 4. Dokumentasjon Internkontrollforskriften 5 stiller krav til dokumentasjon som skal vise at aktuell risikovurdering er ivaretatt og aktiviteter er gjennomført. I Bergen kommune skal følgende dokumentasjon være tilgjengelig på alle nivå: Sykefraværsstatistikk Skadestatistikk Statistikk over avviksmeldinger Brannverndokumentasjon Protokoll fra HMS-runden og HMS-møtet Handlingsplan for HMS Årsplan for HMS Resultat fra medarbeiderundersøkelsen Kursbevis for gjennomført grunnopplæring i arbeidsmiljø Rapport fra miljøsertifisering og årlig miljørapport 24

25 . Systemrevisjon Systemrevisjon er en metode for å fastslå om det systematiske helse, miljø og sikkerhetsarbeidet er etablert og følges slik at det sikrer myndighetenes krav. I tillegg skal systemrevisjonen fastslå om de vedtatte interne rutiner blir fulgt. Ved en systemrevisjon tar man for seg dokumentasjonen og ser om den tilfredsstiller formelle og interne krav, og om systemet fungerer i praksis. Den som er ansvarlig for virksomheten skal føre tilsyn med HMS-systemet. Systemansvarlig har ansvar for å vedlikeholde HMSplanen og orientere om eventuelle endringer. Byrådet har tillagt ansvaret for oppfølging av systematisk HMS-arbeid, herunder vedlikehold av overordnet HMS-instruks, til byråd for Finans, eiendom og eierskap. De enkelte byrådsavdelinger med underliggende etater, har ansvar for HMS-systemet og lokale HMS-planer i sine virksomheter. Foretakene har ansvar for HMS-systemet og HMSplaner innenfor sitt foretaksområde. Revisjon av overordnet HMS-håndbok har blitt foretatt: Revisjon 1: Revisjon 2: Revisjon 3: Revisjon 4: Revisjon 5: Revisjon 6: Oppdatering: Revisjon 7: Oppdatering: Revisjon 8:

26 Verktøy, veiledninger og interne retningslinjer Sentrale lover og forskrifter Forskrift fra Arbeidstilsynet nr. 544 om systematisk helse-miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Veiledning til internkontrollforskriften (kilde: Arbeidstilsynet) Lovdata Regelhjelp.no veiviser til regelverk for virksomheter Arbeidstilsynet - HMS HR-nett: verktøy, veiledninger og interne retningslinjer Arbeidsmiljø og nærvær Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Inkluderende arbeidsliv (IA) Bergen kommune: HR-strategi Verktøy og veiledere Etikk og varsling Ytre miljø Miljøledelse i Bergen kommune Kommunens feilmeldingstjeneste på nett Samarbeidspartnere Bedriftshelsetjeneste Henvendelsesskjema til bruk av Bedriftshelsetjenesten Vernetjenesten i Bergen kommune 26

27 Vedlegg Vedlegg 1 HMS gjennomgang Gjennomføring av planleggingsmøte Leder tar initiativ til å avholde et planleggingsmøte i AMG / med verneombudet. På dette møtet forberedes HMS-kartleggingen. Sett opp en plan for gjennomføring av kartleggingen. Forhold å ta hensyn til er: Hvordan sikre at flest mulig ansatte kan delta. Hvordan opprettholde driften på en hensiktsmessig måte. Tidsplan for gjennomføring. Praktisk avvikling av HMS-runden. Praktisk gjennomføring av HMS-møtet. Praktisk gjennomføring av MU Gjennomgang av tidligere HMS-runde/HMS-møte dokumenter, samt avdelingens handlingsplan. Er det uavklarte forhold skal disse bringes inn i årets HMS-gjennomgang for evaluering og ny vurdering. Vurdere hvilke områder/temaer (se sjekklistene) som skal prioriteres ut ifra avdelingens behov og vurdering av risiko. Ved spesielle behov kan deltagelse fra andre, det være overordnete ledere, ansatte med spesielle funksjoner og bistandspersoner med aktuell fagbakgrunn, brukes som ressurspersoner ved kartleggingen. Forberede informasjon til ansatte og tilrettelegge for bredest mulig deltagelse fra dem. 27

28 Avdelings- / personalmøte HMS-gjennomgangen tas opp på et avdelings-/personalmøte for å informere de ansatte og gi anledning til medvirkning. Be om innspill når det gjelder innholdet i kartleggingen. Hvilke områder skal prioriteres? Gi informasjon omkring uavklarte forhold fra forrige HMS-gjennomgang. Legg frem en tidsplan for gjennomføring av HMS-runden og HMS-møtet. Del ut sjekkliste for HMS-runde og HMS-møte til de ansatte. Ved å fylle ut sjekklistene får de ansatte mulighet til å medvirke i HMS-gjennomgangen. Hver enkelt ansatt har et ansvar for å bidra til å utvikle arbeidsmiljøet, men de kan ikke pålegges å fylle ut en sjekkliste. Sjekklistene fylles ut før selve kartleggingen, og leveres til leder. Bearbeiding av sjekklistene De ferdigutfylte sjekklistene er et datagrunnlag for områder som må belyses under HMSrunden og HMS-møtet. Sjekklistene skal sikres en fortrolig behandling slik at hver enkelt ansatt blir ivaretatt i forhold til opplysninger de har gitt. Leder og verneombud gjør en vurdering av de individuelt utfylte sjekklistene i forkant av HMS-runden og HMS-møtet. De individuelt utfylte sjekklistene oppbevares hos leder. Ved behov for oppfølging av enkeltmedarbeidere ivaretas dette gjennom ordinær lederoppfølging eks. i form av en samtale. 28

29 Kartleggingsfase: HMS-runde Gjennomføring Basert på det planlagte opplegget for HMSrunden gjøres en gjennomgang av arbeidsplassene med fokus på fysiske forhold; lokaler, utstyr, arbeidsmetoder, avfallshåndtering, brannforebyggende arbeid og ytre miljø (jfr. temaene i sjekklisten for HMS-runden.) Det gjøres en vurdering av positive faktorer og aktuelle utviklingsområder. Risikoforhold vurderes, når det gjelder fare for skade, sykdom og uheldige belastninger for de ansatte. Fyll ut en felles sjekkliste basert på det som kommer frem under HMS-runden. Denne er avdelingens protokoll fra HMS-runden. HMS-møte Gjennomføring Protokoll fra HMS-runden legges frem på møtet til foreløpig orientering. Legg frem en oppsummering av de individuelt utfylte sjekklistene som diskusjonsgrunnlag på møtet. Resultatet fra medarbeiderundersøkelsen legges også frem. HMS-møtet er et allmøte som brukes til å kartlegge utviklingsområder innenfor det organisatoriske og mellommenneskelige arbeidsmiljøet, jfr. temaene i sjekklisten for HMS-møtet. Positive forhold i arbeidsmiljøet er et viktig tema på møtet. Fokuser på hva slags arbeidsmiljø man ønsker ved avdelingen og hva som må til for å få dette til. Prioriter hvilke områder det er viktig å jobbe videre med. Drøft tiltak for utvikling av arbeidsmiljøet, og hvem som er ansvarlig for tiltakene. Fyll ut en felles sjekkliste basert på det som kommer frem under HMS-møtet. Denne er avdelingens protokoll fra HMS-møtet. 29

30 Etterarbeidsfase: Etterarbeidsfasen består i sluttføring av kartleggingen, risikovurdering av resultatene, utarbeiding av en handlingsplan, videre saksbehandling og oppfølging i linjen. Basert på kartleggingsresultatene fra HMS-runden og HMS-møtet er det nødvendig å foreta en risikovurdering av momentene som har kommet frem, for å kunne gjøre de rette prioriteringer. Risikovurdering er en metode for å finne ut hvor tiltak skal iverksettes og hvilke tiltak som er hensiktsmessige å gjennomføre. En vurderer hvilken grad av sannsynlighet det er for at et moment får uheldige konsekvenser, og hvor alvorlige konsekvenser det vil gi. Innsats og aktivitet skal i første omgang rettes mot forhold det er stor sannsynlighet vil gi konsekvenser, og de som har de alvorligste konsekvensene. Realitetsdrøfting: for å gjennomføre tiltak for å bedre arbeidsmiljøet vil det ofte være behov for ekstra ressurser slik som tid, penger, arbeidskraft og kompetanse. I etterarbeidet etter HMS-gjennomgangen vil det derfor være nødvendig med ytterligere saksgang og fremlegging av problemstillinger i linjen til det nivå der avgjørelser kan fattes. Slike saker må også knyttes opp mot budsjettprosess og annen virksomhetsplanlegging. Gjennomføring av oppsummeringsmøte Leder gjennomfører et oppsummeringsmøte i Arbeidsmiljøgruppen. På møtet oppsummeres resultater fra HMS-runden og HMS-møtet. Fullfør de to sammenfattede sjekklistene som dokumentasjon på gjennomført kartlegging. Disse fungerer som protokoll for HMS-runden/HMS-møtet. Gjennomfør en risikovurdering av de forhold som er kommet frem ved HMS-kartleggingen. Spørsmål som skal stilles ved en risikovurdering er: Hvilke forhold er det størst sannsynlighet vil medføre uheldige konsekvenser? Hvilke forhold er de mest alvorlige? Hvilke forhold omfatter flest ansatte? Risikovurderingen danner grunnlag for de prioriteringer som skal gjøres med tanke på gjennomføring og iverksetting av tiltak. Innsatsen rettes mot de forhold som gir mest sannsynlige og mest alvorlige konsekvenser. Start arbeidet med å utarbeide handlingsplan for bedre arbeidsmiljø. Ved akutt risiko for liv eller helse må tiltak iverksettes umiddelbart uavhengig av en handlingsplan. 30

31 Tilbakemeldingsmøte med de ansatte Protokollene fra HMS-gjennomgangen og foreløpig handlingsplan tas opp på et avdelings-/ personalmøte. Informer de ansatte, og gi anledning til medvirkning og prioritering i utarbeiding av tiltak. Informasjon og diskusjon om resultater og forslag til tiltak. Få innspill fra ansatte. Avslutning Fullfør handlingsplanen. Videre saksgang ved kostnadskrevende tiltak planlegges og iverksettes. (Ref. punkt om avviksbehandling) Fastsett et tidspunkt for et evalueringsmøte for å sjekke fremdriften når det gjelder iverksetting av tiltak. Et passende tidspunkt kan være etter et halvt år. 31

32 Vedlegg 2 Lokal HMS-håndbok Praktisk fremgangsmåte for utarbeiding av lokal HMS-håndbok Egen ringperm eller som skillearksystem i overordnet HMS-håndbok. Lag innholdsfortegnelse som samsvarer med strukturen i overordnet HMS-håndbok. Lag rutiner for de forskjellige aktivitetene i HMS-arbeidet. Rutinene beskriver: Hva gjør vi? Hvordan gjør vi det? Rutine for kartlegging, dvs. gjennomføring av HMS-gjennomgangen. Rutine for utarbeiding og bruk av handlingsplanen. Rutine for håndtering av avvik, uønskede hendelser / feil og mangler. Rutine for oppfølging av HMS- systemet. Det innebærer regelmessig oppdatering og revisjon av systemet. 32

33 Vedlegg 3 AML 18,9: ARBEIDSTILSYNETS SAMTYKKE VED OPPFØRING AV BYGNINGER, M.V. I Arbeidsmiljøloven 18,9 står det: (1) Den som vil oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er melde- eller søknadspliktig etter plan- og bygningsloven og som skal brukes eller ventelig vil bli brukt av virksomhet som går inn under denne lov, har plikt til å innhente Arbeidstilsynets samtykke på forhånd. (2) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om plikten til å innhente Arbeidstilsynets forhåndssamtykke etter denne paragraf, hvilke opplysninger som kan kreves og de vilkår som kan stilles for å gi slikt samtykke. (3) Departementet kan i forskrift bestemme at forhåndssamtykke ikke er nødvendig for spesielle arbeidsplasser eller bygninger når dette er ubetenkelig ut fra hensynet til arbeidsmiljøet. Til denne paragraf et det utarbeidet forskrift som mer i detalj behandler temaet. Samtykke fra Arbeidstilsynet Samtykke fra Arbeidstilsynet innhentes på forhånd FØR byggearbeidet starter. Arbeidet kan ikke settes i gang før samtykke er gitt. Innhenting av samtykke ved nybygg Gjelder alle nybygg. Også når det gjelder bygg beregnet på utleie, skal byggherren innhente samtykke fra Arbeidstilsynet. I tillegg har den enkelte arbeidsgiver (leietakeren) plikt til å søke om samtykke for sin virksomhet før lokalene tas i bruk. Gjelder hvis endringen vil føre til vesentlige endringer i virksomhetens arbeidsmiljø. Innhenting av samtykke ved bygningsmessige endringer i lokaler etc. Hva som er en vesentlig endring beror på en skjønnsmessig vurdering. Også tiltak som tar sikte på å bedre arbeidsmiljøet kommer inn under regelen. Hovedverneombudet og verneombud skal alltid involveres i slike saker. 33

34 Skjemaet Søknad om Arbeidstilsynets samtykke fylles ut i alle tilfeller hvor tiltaket gjelder fremtidige eller eksisterende arbeidsplasser Hensikten er å unngå problemer senere, ved å ta hensyn til ulike arbeidsmiljøfaktorer på et tidlig stadium. Basert på en risikovurdering av de aktivitetene som skal foregå i lokalene skal aktuelle arbeidsmiljøfaktorer vurderes. Denne dokumentasjonen skal legges ved søknaden Vurdering av aktuelle arbeidsmiljøfaktorer som kan bli berørt av endringen Utforming av arbeidslokaler Personalrom Garderobeforhold Toalett og vaskemulighet Utforming og innredning skal være tilpasset den aktuelle virksomhet og de arbeidsplasser som finnes. Bygningsmessige forhold skal så langt mulig være tilpasset arbeidstakere med redusert funksjonsevne. (Eks. rømningsveier, garderobe- og toalettforhold.) Bruk av lokalet må defineres. Det gjelder om lokalet kun skal være pauserom eller om det også skal brukes som arbeidsplass og / eller møterom. Det må taes hensyn til antall personer som normalt skal bruke rommet ved dimensjonering og ved utstyr som bord og stoler. Det skal ikke plasseres annet utstyr enn det som er knyttet til naturlig virksomhet i rommet. Det skal normalt være atskilte garderober for menn og kvinner. Hver arbeidstaker skal ha tilstrekkelig plass for opphenging av tøy og lignende. Spesielt må det taes hensyn til arbeidsplasser der arbeidstakerne er mye utendørs, slik at vått tøy kan henges opp og få tørke. Dersom nødvendig skal det være atskilte skap for arbeidstøy og privat tøy. Det skal være tilstrekkelig plass til å skifte tøy. Det skal være mulig å låse tøy inn, og eller å ha låsbare skap til verdisaker. Virksomheten skal ha passende antall toaletter. Det skal normalt være atskilte toaletter for menn og kvinner. Det skal være mulighet for å kunne vaske seg, og der arbeidets art eller helsemessige grunner gjør det påkrevd, skal være dusjer tilgjengelig. 34