Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 21. november Innkalling

Transkript

1 Til medlemmer av fellesstyret Oslo, 21. november 2011 Innkalling Det innkalles til møte tirsdag 29. november 2011, kl for Fellesstyret for Norges veterinærhøgskole (NVH) og Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB). Styremøtet finner sted på Universitetet for miljø og biovitenskap på Ås. Forslag til saksliste: FS-63/11 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-64/11 Godkjenning av protokoll fra styremøte 12. oktober 2011 FS-65/11 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet fra rektorene fra Statsbygg FS-66/11 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-67/11 Organisering, styring og ledelse av det nye universitetet FS-68/11 Innspill til strategisk plan for det nye universitetet FS-69/11 Prosjektplan for prosjektet "Operativ administrasjon 2014" FS-70/11 Handlingsplan for 2012 FS-71/11 Disponering av SAK-midler for 2011 FS-72/11 Eventuelt Forslag til detaljert dagsorden følger på neste side. Eventuelt forfall til møtet sendes Med vennlig hilsen Finn Bergesen jr. (sign.) styreleder Knut Moksnes (sign) sekretariatsleder

2 Forslag til dagsorden/tidsplan styremøte 29. november :30- FS-63/11 Godkjenning av innkalling og saksliste (FB) FS-64/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte (FB) FS-65/11 Orienteringer FS-66/11 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet (BK) FS-67/11 Organisering, styring og ledelse av det nye universitetet FS-68/11 Innspill til strategisk plan for det nye universitetet FS-69/11 Prosjektplan for prosjektet "Operativ administrasjon 2014" FS-70/11 Handlingsplan 2012 FS-71/11 Disponering av SAK-midler for :00 FS-72/11 Eventuelt

3 FS-64/11 Godkjenning av protokoll fra styremøte 12. oktober 2011 Det foreligger ikke merknader til protokollen fra høringsrunden. I orientering fra sekretariatet, 4. kulepunkt er ordlyden korrigert i tråd med innspill fra Yngvild Wasteson Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll fra fellesstyrets møte 12. oktober 2011.

4 FELLESSTYRET FOR NORGES VETERINÆRHØGSKOLE (NVH) OG UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP (UMB) Dato: 12. oktober 2011 Tid: 08: Sted: Hotel Gabelshus Utkast til PROTOKOLL 07/11 Til stede: Styremedlemmer: Finn Bergesen jr. (leder), Agneta Bladh (ved behandling av sakene FS- 59/11 og FS-60/11), Karen Johanne Baalsrud, Vincent Eijsink, Turid Hegerstrøm, Bente Hagem, Frida Holand, Tor Einar Horsberg, Jon Grønli Olafsen, David Persson og Camilla Røsjø. Observatører: Hans Fredrik Hoen (UMB), Yngvild Wasteson (NVH), Siri Løksa (UMB), Birger Kruse (NVH), Per Roar Nordby (Statsbygg), Harald Færgestad (Statsbygg) og Bjørn Næss (VI). Fra sekretariatet: Knut Moksnes, Halvor Hektoen, Terje Holsen, Finn Hugo Markussen, Jan Henrik Martinsen, Anne Lucie Poulsen, Andreas Stokseth, Paul Stray og Karina A. Vistven. Saksliste: FS-55/11 Godkjenning av innkalling og saksliste FS-56/11 Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. september 2011 FS-57/11 Orienteringssaker fra styreleder fra sekretariatet - samarbeid med Ås kommune - orientering om budsjett - akvariefunksjoner fra rektorene FS-58/11 Referat fra IDF-møte deles ut på møtet FS-59/11 Byggesaken presentasjon fra Statsbygg FS-60/11 Styring, organisering og ledelse av det nye universitetet FS-61/11 Senter for husdyrforsøk (etteranmeldt sak) FS-62/11 Eventuelt På grunn av varslet frafall i løpet av møtet, ble sakene FS-60/11, FS-59/11 og FS-61/11 behandlet først i nevnte rekkefølge. 1

5 1. FS-55/11 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Fellesstyret godkjenner innkalling og saksliste. 2. FS-56/11 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Det forelå ikke merknader fra høringsrunden. Vedtak: Fellesstyret godkjenner vedlagt utkast til protokoll fra fellesstyrets møte 6. september FS-57/11 Orienteringssaker Styreleder ingen orienteringer fra styreleder Sekretariatet viste til oppstart av felles utvalg for relasjonsbygging mellom Campus Ås og kommunale og fylkeskommunale myndigheter i Akershus. Oppstart neste måned med seminar om hybelsituasjonen. orienterte om budsjett 2011: ressursbruken ligger omtrent som budsjettert. Mulig overføring til 2012 av midler avsatt til USA- tur er ikke avklart. SAK-midler til institusjonene er ikke overført fra KD ennå. viste til arbeidsgrupppe for akvariefunksjoner: ferskvannsakvarier er på plass, og det arbeides videre med problemstillinger knyttet til saltvannsakvarier.fkd har fremmet ny nasjonal strategi, og nærhetsargumentet blir viktig. orienterte om Campus Ås-samarbeidet: Fra 2012 er LMD medfinansiør i prosjekt knyttet til nettverk, infrastruktur og forskersamling ( = Soria Moria, opprinnelig finansiert av NFR, UMB, NVH og VI) slik at samarbeidet kan utvides og instituttsektoren på Ås inkluderes som partnere. NVH, VI og dagens Campus Ås (UMB, NOFIMA, Skog og landskap og Bioforsk) vil avgi fellesuttalelse i forhold til NFR s nye bionæringsprogram som utlyses fra neste år. Nilf skal flyttes til Ås og inviteres med i Campus Ås-samarbeidet. Det arbeides med faglig begrunnelsesnotat for Campus Ås som et nasjonalt kunnskapssentrum for den nye bioøkonomien. Datoer i fellesstyrets møteplan for 2012 blir stående, men møtet 19. juni legges til UMB og Tromsø-møtet legges til 27. april. Rektor Yngvild Wasteson viste til vellykket gjennomføring av forskningsdagene i tråd med NVH s arbeid for mer synlighet i forskningen. orienterte om dyrepleierutdanningen som del av et europeisk nettverk og som arrangør av europeisk konferanse om dyrepleie. viste til arbeidet med et strammere budsjett for Rektor Hans Fredrik Hoen viste til arrangering av forskningsdagene/forskningstorget og samarbeidet med Ungforsk. Side 2 av 4

6 kommenterte nedtur i forhold til statsbudjettet ved at det ikke er foreslått midler til rehabilitering av Urbygningen. Forøvrig budsjett som forutsatt, og årsplanlegging for 2012 er i gang. viste til markering for 61 ph.d-.grader studieåret 2010/2011. viste til minnemarkering for Mangaro Mathai ved å plante en eik orienterte om neste møte i Universitetsalliansen viste til handelshøgskolens rangerering midt på treet av 150 utdanningssteder. Vedtak: Fellesstyret tar orienteringene til etterretning. 4. FS-58/11 Referat fra IDF-møte På grunn av kort tidsfrist forelå det ikke skriftlig utkast til referat. Siri Løksa orienterte om behandling av sakene, spesielt sak FS-60/11 om styring, ledelse og organisering. I forhold til notatet i saken ønskes det konkrete forslag knyttet til faglig oppgaver og framdriftsplan samt avklaring av tjenestemannsorganisasjonenes rolle i prosessen, med henvisning til omstillingsavtalen. Vedtak: Fellesstyret tar referat fra IDF-møte til orientering. 5. FS-59/11 Byggesaken presentasjon fra Statsbygg SB redegjorde i møtet for status og videre arbeid. Skisseprosjektet skal leveres KD 1. november. Det arrangeres smitteseminar 8. november. Fellesstyret vil få komme tilbake til vurderinger på basis av analyse av driftskostnader inkl. kraftlevering, knyttet til forprosjektfasen. Styret ønsker å se funksjoner i fellesbygget i sammenheng med eksisterende bygninger (driftsbygning og sagabygg). Vedtak: Fellesstyret tar orienteringen fra Statsbygg til etterretning. Fellesstyret legger til grunn at det ikke er endringer i departementets framdriftsplan for prosjektet. 6. FS-60/11 Styring, organisering og ledelse av det nye universitetet Det forelå bakgrunnsnotat i saken med utgangspunkt i fellesstyrets drøfting 6. september 2011 av rapport fra arbeidsgruppe om styring, organisering og ledelse (Fægri-rapporten). Saken ble drøftet på grunnlag av styreseminar dagen før for de tre styrene og besluttes endelig på styremøtet 29. november Faglig organisering (tematisk eller disiplinært) i antall fakulteter med organiatorisk plassering av funksjoner/delegerte fullmakter var sentrale tema i styrets overveiinger. Informasjon om andres erfaringer fra ulike modeller er viktig her. Det var oppslutning om at en form for faglig matriseorganisering vil være nødvendig, og at det er en målsetting at forskningsmiljøene må styrkes og organiseres for økt slagkraft. Samfunnsoppdraget og de faglige visjoner må avspeiles og tydeliggjøres gjennom valg av faglig organisering, og institusjonen framstå som et nytt lærested. For styringsordning avklarer styreleder mulighetrom i forhold til lovens bestemmelser med KD, knyttet opp til eventuell ordning med ekstern styreleder. Vedtak: Fellesstyret ber sekretariatet forberede sak om faglig organisering til neste styremøte Side 3 av 4

7 29. november Et arbeidsutvalg bestående av styreleder, Agneta Bladh og de to rektorene vurderer mulighetsrommet og gir innspill om anbefalt forslag. Direktørene forutsettes å orientere om administrative tiltak og veien videre. 7. FS-61/11 Senter for husdyrforsøk Saken ble etteranmeldt som styresak på bakgrunn av behandling av saken i styret for SHF Fellesstyret har lagt tidligere utredninger til grunn for sin tilråding om nytt SHF. SHF-styret har imidlertid på bakgrunn av økning i nye kostnadsvurderinger nå vedtatt kutt både teknisk og på antall dyreslag med prioritering av produksjonsdyr. Fellesstyret er innstilt på å støtte SHF-styrets anbefalinger om dette til byggeprogrammet for nytt SHF, og anbefalingene ligger til grunn for forslaget til vedtak. Vedtak: Fellesstyret viser til sin tilrådning om dimensjonering av SHF i sak FS-07/11 og senere uttalelser i saken, bl.a. fra styret ved SHF, datert og ledelsen ved UMB, datert Fellesstyret viser videre til St.prp.nr. 30 ( ) hvor Regjeringen la vekt på følgende prioriteringer ved vurderingen av lokalisering til Ås: «Samlokaliseringa vil styrkje strategisk grunnforskning og anvendt forskning på produksjonsdyr. I tillegg får ein og moglegheit til ei heilskapsbetraktning av matvaretryggleik i heile matkjeda fra produsent til forbruker. Lokalisering til Ås vil vidare styrkje moglegheitane for meir førebyggande innsats innan dyrehelse» Fellesstyret utformet på dette grunnlag et samfunnsoppdrag for det nye universitetet hvor bl.a. bedre folke- og dyrehelse samt matproduksjon fra jord og fjord til bord er sentrale elementer. Fellesstyret vil på bakgrunn av dette få understreke betydningen av SHF, både for undervisning og forskning for å nå Regjeringens målsetting og universitetets samfunnsoppdrag. På denne bakgrunn vil fellesstyret anmode Kunnskapsdepartementet sammen med Landbruksog matdepartementet om å legge SHF-styrets anbefaling av , inklusive flytting av stoffskiftelaboratoriet, til grunn som en minimumsløsning for det framtidige SHF. 8. FS-62/11 Eventuelt Det ble fremmet to saker til eventuelt: a. Fra Vincent Eijsink om møteplan for 2012: Saken ble besvart som orienteringssak b. Fra Karen Johanne Baalsrud om markedeføring av fellesstyrets arbeid: Møtet viste til viktigheten av å synliggjøre på en god måte de resultater som fellesstyret har oppnådd. Rektorene ble i junimøtet bedt om å utarbeide oversikt, og det en viktig oppgave å bringe informasjonen videre ut. Vedtak: Fellesstyret viser til orientering om møteplan fra sekretariatet under sak FS-57/11. Arbeidet med markedsføring/synliggjøring av resultatene av fellesstyrets arbeid forankres hos institusjonenes info-medarbeidere i dialog med sekretariatsleder. Side 4 av 4

8 FS-67/11 Organisering, styring og ledelse av det nye universitetet. Tidligere behandling Fellesstyret drøftet på møtet 6. september i år alternative organiseringsmodeller på grunnlag av forslag fra en arbeidsgruppe ledet av professor Knut Fægri, Universitetet i Oslo. På fellesseminaret mellom fellesstyret og styrene for NVH og UMB den 11. oktober i år, ble de ulike modellene gjennomgått og drøftet. På fellesstyrets møte 12. oktober fattet styret dette vedtaket i sak FS-60/11 Styring, ledelse og organisering av det nye universitetet: "Fellesstyret ber sekretariatet forberede sak om faglig organisering til neste styremøte 29. november Et arbeidsutvalg bestående av styreleder, Agnetha Bladh og de to rektorene vurderer mulighetsrommet og gir innspill om anbefalt forslag. Direktørene forutsettes å orientere om administrative tiltak og veien videre" På grunnlag av innspillene på seminaret og styremøtet 12. oktober dette året, har sekretariatet utarbeidet et forslag til prinsipper for organisering, styring og ledelse. Arbeidsgruppen som fellesstyret oppnevnte for å komme frem til forslag om fakultetsinndeling, har anbefalt at det nye universitetet får syv fakulteter. Dette har sekretariatet lagt til grunn for sitt forslag. Forslag til vedtak Fellesstyret beslutter følgende modell for organisering, styring og ledelse av det nye universitetet (DnU) fra : - DnU skal ha enhetlig ledelse og ekstern styreleder i perioden med todelt campus fra 2014 til Fra samlokaliseringstidspunktet i 2018 skal DnU ha todelt ledelse og ordinær styresammensetning etter Universitets- og høgskolelovens 9-3 -Styret skal ha 11 medlemmer: -- To medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Disse velges av to valgforsamlinger, en på UMB og en på NVH. - To studenter som velges av to valgforsamlinger, en på UMB og en på NVH. - Et medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Et medlem valgt blant midlertidige vitenskapelige ansatte valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB - Fem eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. En av disse blir ekstern styreleder. -Rektor og prorektor velges av og blant ansatte og studenter ved NVH og UMB. Til dette valget er det en felles valgforsamling. -Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektor fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert.

9 -Kandidatene som velges som rektor og prorektor av studenter og ansatte ved nåværende NVH og UMB, tilsettes av fellesstyret. De blir dermed hhv. ansatt rektor og ansatt prorektor. -Universitetsstyret fra 2018 velges av en felles valgforsamling etter normalordningen. -DnU skal organiseres i 7 fakulteter: 1. Fakultet for husdyrvitenskap, akvakultur og veterinærmedisin. Dette består av NVHs Institutt for basalfag og akvamedisin, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi, Institutt for produksjonsdyrmedisin og Institutt for sports- og familiedyrmedisin, og av UMBs Institutt for husdyrog akvakulturvitenskap (IHA). 2. Fakultet for kjemi, bioteknologi, mat- og plantevitenskap. Dette består av Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) sammen med nærliggende faggrupper ved Institutt for planteog miljøvitenskap (IPM). 3. Fakultet miljø og naturforvaltning. Dette består av Institutt for naturforvaltning (INA) og nærliggende faggrupper ved Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). 4. Fakultet for landskap og areal. Dette består av Institutt for landskapsplanlegging (ILP) og nærliggende faggrupper ved Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). 5. Fakultet for teknologi som består av Institutt for matematiske realfag og teknologi. 6. Fakultet for økonomi som består av Institutt for økonomi og ressursforvaltning (IØR - Handelshøyskolen). 7. Fakultet for utviklingsstudier som består av Institutt for internasjonale miljø- og utviklingsstudier (Noragric) -Fakultetene skal ledes av en dekan som tilsettes av universitetsstyret -Fakultetene skal ha egne fakultetsstyrer med 2 eksterne medlemmer hvorav en fra et annet fakultet og en fra virksomhet utenfor universitetet -Rektor, eller den rektor utpeker, skal være styreleder for fakultetsstyret -Fellesstyret godkjenner valgreglement og sammensetning av fakultetsstyrene -Fellesstyret beslutter navn på fakultetene Fellesstyret beslutter fordeling av studieprogrammer på fakultetene Delegasjon fra universitetsstyret til fakultetsstyret: -DnU skal ta utgangspunkt i nåværende delegasjonsstruktur ved UMB Opprettelse og nedleggelse av studieprogram, opptaksrammer, utstedelse av vitnemål m.m. delegeres ikke. Disse oppgavene fastsettes og vedtas av universitetsstyret etter forslag fra fakultetene. Endelig beslutning om delegasjon fattes i forbindelse med vedtak om organisering av de administrative funksjoner.

10 -Administrative funksjoner: -Fellesstyret etablerer prosjektet Operativ administrasjon Styringsgruppa for prosjektet, bestående av de to direktørene, leverer sin innstilling innen Fellesstyret vil etter planen bli forelagt gruppens innstilling til godkjenning på styremøtet i mars Fellesstyrets mandat utløper 31. juli Sekretariatet legger frem forslag høsten 2012 om styring og ledelse i overgangsperioden fra 31. juli til opprettelsen av DnU, Flere av punktene i dette vedtaket krever dialog og avklaring, og i noen tilfelle beslutning fra Kunnskapsdepartementet. Fellesstyret ber sekretariatet ta initiativ overfor KD for å avklare disse forholdene.

11 1 Vedlegg FS-67/11 V1 Organisering, styring og ledelse av det nye universitetet. Sammendrag Sekretariatet legger frem en prinsippskisse til modell for organisering, styring og ledelse av det nye universitetet. Skissen har disse hovedpunktene: 1. Det nye universitetet har enhetlig ledelse og ekstern styreleder i perioden med todelt campus fra 2014 til Det nye universitetet har fra 2018 todelt ledelse og ordinær styresammensetning etter Universitets- og høgskolelovens Det nye universitetet har syv fakulteter fra 1. januar Fellesstyrets tidligere drøftinger Fellesstyret drøftet på møtet 6. september i år alternative organiseringsmodeller på grunnlag av forslag fra en arbeidsgruppe ledet av professor Knut Fægri, Universitetet i Oslo. På fellesseminaret mellom fellesstyret og styrene for NVH og UMB den 11. oktober i år, ble de ulike modellene gjennomgått og drøftet. På fellesstyrets møte 12. oktober fattet styret dette vedtaket i sak FS-60/11 Styring, ledelse og organisering av det nye universitetet: "Fellesstyret ber sekretariatet forberede sak om faglig organisering til neste styremøte 29. november Et arbeidsutvalg bestående av styreleder, Agnetha Bladh og de to rektorene vurderer mulighetsrommet og gir innspill om anbefalt forslag. Direktørene forutsettes å orientere om administrative tiltak og veien videre". Fellesstyret ønsket at disse områdene ble omtalt i saksfremlegget til neste møte: - Samfunnsoppdraget skal være en ledertråd i utformingen av organisasjonsmodell for DnU. - Organiseringen må ha en klar faglig begrunnelse for inndeling i fakulteter, og antall fakulteter. - Det må redegjøres for funksjonsfordelingen mellom det sentrale ledd/nivå og fakultetene. - Alternative styringsmodeller må foreligge. Bakgrunn for sekretariatets saksfremlegg Sekretariatet har valgt å legge frem et samlet forslag til faglig organisering, styring og ledelse av det nye universitetet. Saksfremlegget bygger på den samlete anbefaling som arbeidsgruppen bestående av Finn Bergesen jr, Agnetha Bladh, Yngvild Wasteson og Hans Fredrik Hoen er kommet frem til når det gjelder opprettelse av fakulteter i det nye universitetet. Forslagene om styring og ledelse av det nye universitetet er basert på innspill og vurderinger fra fellesstyrets koordineringsgruppe som består av Finn Bergesen jr, Yngvild Wasteson, Hans Fredrik Hoen, Siri Margrethe Løksa, Birger Kruse og Knut Moksnes. På fellesstyrets møte 31. januar 2012 legger sekretariatet frem forslag til navn på fakultetene. Viktige politiske forutsetninger Fellesstyret har ønsket at samfunnsoppdraget skal være et viktig grunnlag for utformingen av

12 2 organisasjonsmodell for det nye universitetet. Samfunnsoppdraget legger en klar forpliktelse på det nye universitetet: Det nye universitetet skal ha et spesielt ansvar for: - forskning som kan møte de store globale spørsmålene om miljø, bærekraftig utvikling, bedre folke- og dyrehelse, klimautfordring, fornybare energikilder, matproduksjon fra jord og fjord til bord og areal- og ressursforvaltning, - utdanning av kandidater i miljø-og biovitenskapene, veterinærmedisin og nye tverrfaglige utdanningstilbud som gir samfunnet nye muligheter til å skape en bærekraftig utvikling til beste for nåværende og kommende generasjoner, - innovasjon og verdiskaping, kunnskapsformidling og deltakelse i den globale innsatsen for en bærekraftig utvikling på områdene hvor det nye universitetet er ledende.". Det nye universitetet er blitt definert på denne måten av regjeringen i St.prp. nr 30: "Lokalisering til Ås og samorganisering med UMB vil innebere ei styrking av eit relativt lite universitet og ein sjanse til å byggje ein heilt ny forsknings- og utdanningsinstitusjon med vekt på bioproduksjon og matvitskap, inkludert akvakultur". Stortinget la vekt på en ny, integrert modell i Innst. S.nr : "de to institusjonene skal utvikle et nytt integrert universitet som ivaretar begge institusjonenes eksisterende fagmiljøer og utviklingsbehov, og som legger til rette for å utvikle både nye og etablerte tverrvitenskapelige fagområder". "Det nye universitetet" betyr dermed de nye faglige, tekniske og administrative mulighetene NVH og UMB til sammen kan skape. Disse mulighetene er formulert i samfunnsoppdraget. Det har vært en spesiell utfordring å finne frem til en integrert modell for det nye universitetet. Med integrasjon menes i denne sammenheng at alle fagmiljøer ved NVH og UMB skal bli organisert innenfor en og samme organisasjonsmodell, og underlagt et felles styre og en felles ledelse. Integrert universitet betyr at ingen av fagmiljøene har fått en egen, selvstendig plass i organisasjonsmodellen, men at alle faglige enheter er likebehandlet når det gjelder styring og ledelse. Viktige organisatoriske forutsetninger Det nye universitetet vil ha et styre som har dette ansvaret etter 9-1 i universitets- og høgskoleloven: (1) Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. (2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.

13 3 Dette styret har alle fullmakter, men fullmakter og oppgaver delegeres. Delegasjon skjer enten til oppnevnte styrer eller til ansatte ledere som får beslutningsfullmakter. Det øverste styret utgjør nivå 1, mens det underliggende styret utgjør nivå 2. Fellesstyret har vedtatt at DnU skal ha to beslutningsnivåer med oppnevnte styrer. Dette kalles "to nivå modell", og innebærer at det er ett universitetsstyre og flere fakultetsstyrer. Fakultetsstyrene skal vedta rammer og retningslinjer for at enheten kan utføre oppgavene som universitetsstyret har vedtatt. I tillegg til to nivåer med egne styrer, vil DnU ha mange beslutningsnivåer (seksjoner, avdelinger og lignende) uten egne styrer. Disse forutsetningene er lagt til grunn i dette saksfremlegget. Faglig organisering av det nye universitetet Linje- og prosjektorganisering Organisering av de norske universitetene og høgskolene bygger på linjeorganisering. Med dette menes organisering med entydige, faste styringslinjer. I denne organisasjonsformen vet alle ansatte hvem som er overordnet. Denne modellen omtales gjerne som hierarkisk. Både NVH og UMB har denne organiseringsformen. Dette er en modell som er godt egnet for oppgaver som ikke endres vesentlig over tid, slik som utdanningsvirksomheten, infrastruktur, vedlikehold og forvaltning. Organisasjonskartet viser linjeorganiseringen av institusjonene. Antallet enheter i linjeorganisasjonen må gi ansatte og studenter en klar faglig identitet. De må være utgangspunktet for kontinuerlig tverrfaglig innsats, og de må være drivkraft i rekruttering av nye studenter. Sammen med denne linjeorganiseringen har universitetene en tverrfaglig prosjektorganisering på tvers av institutter og fakulteter. Universitetene oppretter tverrfaglige prosjektgrupper for å håndtere, utforme og gjennomføre større forskningsprosjekter. Finansiering av større forskningsprosjekter fra NFR og EU forutsetter i de fleste tilfeller at flere institusjoner går sammen. Det nye universitetet må ha forsvarlig og gjennomtenkt prosjektorganisering av sin forskningsvirksomhet. De fleste universiteter har store utviklingsmuligheter når det gjelder å skape ny, moderne organisasjonsramme for forskningsvirksomheten. Ved å tilpasse forskningen til spillereglene som NFR, EU og de internasjonale oppdragsinstitusjonene har definert, kan DnU etablere forskergrupper som kan være ledende internasjonalt. Arbeidsgruppens anbefaling om faglig organisering på grunnlag av samfunnsoppdraget Enhetene i linjen, fakultetene ved DnU, bør ha tematiske betegnelser som viser til faglig konsentrasjon. DnU har i samfunnsoppdraget disse hovedområder som bør gjøres synlige og profileres: miljø, bærekraftig utvikling, folke- og dyrehelse, klima, fornybar energi, matproduksjon og areal- og eiendomsforvaltning. Arbeidsgruppen er kommet frem til at faggruppene ved NVH og UMB bør organiseres i syv fakulteter: 1. Fakultet for husdyrvitenskap, akvakultur og veterinærmedisin. Dette består av NVHs Institutt for basalfag og akvamedisin, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi, Institutt

14 4 for produksjonsdyrmedisin og Institutt for sports- og familiedyrmedisin, og av UMBs Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap (IHA). 2. Fakultet for kjemi, bioteknologi, mat- og plantevitenskap. Dette består av Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap (IKBM) sammen med nærliggende faggrupper ved Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). 3. Fakultet miljø og naturforvaltning. Dette består av Institutt for naturforvaltning (INA) og nærliggende faggrupper ved Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). 4. Fakultet for landskap og areal. Dette består av Institutt for landskapsplanlegging (ILP) og nærliggende faggrupper ved Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM). 5. Fakultet for teknologi som består av Institutt for matematiske realfag og teknologi. 6. Fakultet for økonomi som består av Institutt for økonomi og ressursforvaltning (IØR - Handelshøyskolen). 7. Fakultet for utviklingsstudier som består av Institutt for internasjonale miljø- og utviklingsstudier (Noragric) Arbeidsgruppen har ikke foreslått navn på disse fakultetene. Det vil være viktig å få anbefalinger fra NVH og UMB om hvilke navn som kan være dekkende for virksomheten og som kan synliggjøre samfunnsoppdraget. Navn på fakultetene fastsettes av fellesstyret på møtet 31. Januar Styret for DnU Universitets- og høgskoleloven fastsetter at styret har disse oppgavene: 9-2. Styrets oppgaver (1) Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen. (2) Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak. (3) Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse. (4) Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt. (5) Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år. (6) Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. Sekretariatet legger frem forslag til oppnevning av et strategiutvalg i en egen sak. Universitets- og høgskoleloven har i 9-3 fastsatt en "normalmodell" for sammensetning av universitetsstyrene: (1) Styret har elleve medlemmer og består av styreleder, tre medlemmer valgt blant ansatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk og administrativt ansatte, to medlemmer valgt blant studentene og fire eksterne

15 5 medlemmer. Hvis rektor er valgt etter 10-1, er rektor styrets leder. Hvis rektor er ansatt etter 10-4, erstattes rektor av ett medlem valgt blant ansatte i undervisningsog forskerstilling, og departementet utpeker ett av de eksterne medlemmene til å være styrets leder. Dette er den modellen som benyttes av universitetene. Fellesstyret har imidlertid ønsket å vurdere andre sammensetninger av styret, og dette er hjemlet i U&H-loven: (2) Styret selv kan fastsette annen styresammensetning enn bestemt i første ledd. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Ansatte i undervisnings- og forskerstilling, teknisk og administrativt ansatte, studenter og eksterne skal være tilfredsstillende representert i styret. Ingen av disse gruppene skal ha flertall alene. 4-4 første ledd gjelder tilsvarende. Spørsmålet om eksternt flertall er blitt nevnt i drøftingene om hvilken rolle styret for DnU skal ha. Universitetsloven gir mulighet for et slikt flertall: (3) Styret selv kan fastsette at styret skal ha et flertall av eksterne medlemmer. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Ansatte i undervisnings- og forskerstilling, teknisk og administrativt ansatte og studenter skal være tilfredsstillende representert i styret. 4-4 første ledd gjelder tilsvarende. Fægriutvalget foreslo ingen endringer i sammensetning av styret. Høringssvarene viste en gjennomgående prinsipiell oppslutning om "normalmodellen" for universitetsstyrene med elleve medlemmer. Fellesstyret har også påpekt de ekstraordinære utfordringer som DnU vil ha i overgangsperioden fra 2014 til Perioden fra de to institusjonene er slått sammen til en institusjon i 2014 til denne nye institusjonen har fått samlokalisert alle enheter på Campus Ås, vil være krevende for styret og ledelsen av DnU. U&H-loven gir anledning til en styresammensetning for en avgrenset periode: (5) Departementet kan i særlige tilfeller fastsette annen styresammensetning eller styreordning enn bestemt i første ledd eller fastsatt etter andre eller tredje ledd. Sekretariatets forslag: Sekretariatet foreslår at DnUs styre fra 2018 har en sammensetning som følger "normalmodellen" slik det fremgår av U&H-lovens 9-1. Sekretariatet vil foreslå at det i overgangsperioden med todelt campus fra , blir en annen sammensetning av styret. Dette kan kun gjelde for denne spesielle perioden. Utfordringene med å etablere en ny organisasjon, gjennomføre en stor flytteprosess og legge et nytt grunnlag for faglig utvikling, krever et handlekraftig styre. I denne overgangsperioden vil sekretariatet derfor foreslå følgende sammensetning av universitetsstyret for perioden 2014 til 2018: - To medlemmer fra gruppen fast vitenskapelige ansatte. Disse velges av to valgforsamlinger, en på UMB og en på NVH.

16 6 - To studenter som velges av to valgforsamlinger, en på UMB og en på NVH. - Ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB. - Ett medlem valgt blant midlertidige vitenskapelige ansatte valgt av en felles valgforsamling for NVH og UMB - Fem eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra fellesstyret. Denne ordningen er avgrenset til valgperioden og er begrunnet som en overgangsordning. Det må lages et spesielt valgreglement for denne overgangsperioden som omhandler representasjonen for midlertidig vitenskapelige ansatte og teknisk-administrativt ansatte. Det er viktig at en av institusjonene ikke blir representert med begge medlemmene fra disse to gruppene. Ledelse av DnU Universiteter og høgskole kan velge mellom å ha "todelt ledelse" eller "enhetlig ledelse. Sekretariatet vil gi en kort redegjørelse for hva som ligger i disse begrepene. Todelt ledelse Universitets- og høgskoleloven har som normalordning at institusjonene har todelt ledelse. Med todelt ledelse menes at rektor er styreleder og er øverste faglige leder av universitetet, og administrerende direktør er leder for administrasjon, eiendom, forvaltning og lignende. I U&H-lovens 10-1 er dette formulert slik når det gjelder rektors to roller: "Rektor er styrets leder. Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne. Universitetsdirektørens rolle og funksjon er formulert slik: "Direktøren er øverste leder for den samlede administrative virksomhet ved institusjonene, innenfor de rammer styret fastsetter.(3) Direktøren er sekretær for styret og skal, etter samråd med rektor, forberede og gi tilrådning i de saker som legges fram for dette. Direktøren er også, personlig eller ved en av sine underordnede, sekretær for de øvrige styringsorganer ved institusjonen.(4) Direktøren er ansvarlig for iverksetting av de vedtak som treffes i institusjonens styringsorganer, og for disponering av ressurser og eiendom i samsvar med de vedtak som er gjort av styret.(5) Direktøren er ansvarlig for at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger. Direktøren utarbeider og legger fram for styret budsjettforlag 1 og årsregnskap, og holder rektor løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og om andre forhold av betydning for institusjonenes virksomhet". Enhetlig ledelse Med enhetlig ledelse menes at rektor tilsettes av universitetsstyret. Rektor er dermed både faglig og administrativ leder av universitetet og overtar også rollen som administrerende direktør. Rektor utpeker administrativ leder i linjeorganisering. Tilsvarende enhetlig ledelse

17 7 kan etableres på styringsnivåene under universitetsstyret. NVH og UMB har tilsatt instituttledere som er både faglig og administrativt leder av sine enheter. U&H-lovens 10-4 slår fast: Styret kan vedta at rektor skal ansettes på åremål. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Styret selv foretar utlysing og ansettelse av rektor. Ansettelsesprosessen må sikre at rektor har faglig og ledelsesmessig legitimitet, og at studentene og de ansatte blir hørt. Styret bestemmer om det skal foretas innstilling og hvem som skal innstille. Vedtak om at rektor skal ansettes på åremål kan omgjøres gjennom vedtak med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer. Dersom rektor ansettes, vil U&H-lovens 9 gjøres gjeldende. Her heter det: Hvis rektor er ansatt etter 10-4, erstattes rektor av ett medlem valgt blant ansatte i undervisnings- og forskerstilling, og departementet utpeker ett av de eksterne medlemmene til å være styrets leder. Mulige styringsmodeller Det er disse styringsmodellene som er aktuelle for DnU: A: Todelt ledelse: Valgt rektor som styreleder og øverste faglige leder av institusjonen. Administrerende direktør har ansvar for administrasjonen. B: Enhetlig ledelse: Tilsatt rektor som øverste faglig og administrativ leder av institusjonen, og med eksternt medlem som styreleder. C: Valgt rektor blir ansatt av universitetsstyret som rektor, og overtar administrerende direktørs rolle som sekretær for styret. Sekretariatet har fått en vurdering fra KD om det er mulig å bruke modell C som en mulig ordning i en overgangsperiode. I en mail skriver departementet: "En slik overgangsordning må ha en særlig begrunnelse og må være tidsavgrenset". KD åpner derfor for denne modellen i første valgperiode fra 2014 til En modell med ansatt rektor og ansatt administrerende direktør, er også drøftet i fellesstyret. Det samme gjelder en modell med tilsatt rektor som er medlem i styret, men ikke styreleder. Kunnskapsdepartementet har underhånden signalisert at slike modeller ikke er gjennomførbare. Spørsmålet om ansatt rektor og ekstern styreleder er drøftet ved begge institusjoner og i fellesstyret. Sekretariatets anbefaling Sekretariatet vil anbefale at perioden blir vurdert som en overgangsperiode, slik det er påpekt i avsnittet ovenfor. Dette innebærer et skille mellom en prinsipiell vurdering av DnUs modell for styring og ledelse på den ene side, og en tidsbegrenset, pragmatisk vurdering som kun skal gjelder for en valgperiode. For perioden foreslår sekretariatet følgende overgangsordning: 1. Rektor og prorektor velges av og blant ansatte og studenter ved NVH og UMB. Til dette valget er det en felles valgforsamling.

18 8 2. Rektorkandidaten fra en institusjon må gå til valg i felleskap med en prorektor fra den andre institusjonen. Dermed sikrer man et lederteam hvor begge institusjoner er representert. 3. Kandidatene som velges som rektor og prorektor av studenter og ansatte ved nåværende NVH og UMB, tilsettes av fellesstyret. 4. Fellesstyret foreslår eksterne styremedlemmer i overgangsperioden. En av disse blir ekstern styreleder. Universitetsstyret fra 2018 velges av en felles valgforsamling etter normalordningen. Ledelse av fakulteter (nivå 2) UMB har oppnevnte styrer for sine 8 institutter. Instituttene har enhetlig ledelse idet universitetsstyret har tilsatt instituttleder. Instituttleder leder instituttstyret. Instituttyret skal påse at instituttets ressurser er effektivt organisert, kvalitetssikre undervisningen og forskningen, og utvikle interne og eksterne samarbeidskonstellasjoner. Sammensetningen av instituttstyret er tilnærmet lik universitetsstyrets med unntak av styreleder og antall eksterne medlemmer. NVH har ikke oppnevne styrer for sine fire institutter, men har enhetlig ledelse med tilsatt instituttledere. Fægriutvalget går i hovedsak inn for enhetlig ledelse av de nye fakultetene. Høringssvarene viser tilslutning til enhetlig ledelse av fakultetene. Koordineringsgruppen foreslår at dekan tilsettes av universitetsstyret (nåværende ordning med instituttlederne). Sekretariatets anbefaling Sekretariatet foreslår at DnU får fakulteter med egne fakultetsstyrer. Styret ledes av rektor, eller den rektor utpeker. Dekan ansettes av fellesstyret. Fellesstyret godkjenner valgreglementet for fakultetsstyrene. Fellesstyret vil på sitt møte fastsette navn på fakultetene og fordele studieprogrammer. Delegasjon fra universitetsstyret til fakultetsstyret. UMB har samme modell som de øvrige universitetene når det gjelder delegasjon av myndighet og fullmakter fra universitetsstyret til instituttstyrene. Instituttlederne og instituttstyrene har de nødvendige fullmakter til å nå resultatmålene som settes av universitetsstyret når det gjelder utdanning, forskning og innovasjon. Instituttlederne tilsetter alle stillinger som instituttet har ansvaret for. Delegasjon bygger på vedtatte styringsdokumenter som universitetsstyret har godkjent. UMB har sist gjennomgått alle fullmakter i Sammenlignet med de øvrige universitetene skal opprettelse og nedlegges av studieprogram, opptaksrammer, utstedelse av vitnemål, m.m. ikke delegeres. Disse oppgavene fastsettes og vedtas av universitetsstyret etter forslag fra fakultetene.

19 9 Sekretariatets anbefaling DnU bygger på nåværende delegasjonsstruktur ved UMB. Dette er langt på vei lik delegasjonsfullmaktene ved de øvrige universitetene. Ledelse av administrasjon og tekniske funksjoner Ved tilsatt rektor vil funksjonen som administrerende direktør etter 10 i U&H-loven bortfalle. DnU må imidlertid ha en operativ leder av administrasjonen som er underlagt den tilsatte rektor. NVH og UMB har begge sentraladministrative avdelinger som Studieavdelingen, Personalavdelingen, Økonomiavdeling og flere. Begge institusjoner benytter sentraladministrasjon som sekretariat for universitetsdirektørens/administrerende direktørs saksforberedelse og saksfremlegg til universitetsstyret/høgskolestyret. Begge institusjoner har delegert tjenesteytende administrative og tekniske tjenester til instituttene som er resultatenhetene. Dette er tilsvarende delegasjon som ved fakultetene ved de andre universitetene. Sekretariatets anbefaling I FS 69/11 Prosjektplan for operativ administrasjon 2014 legger sekretariatet frem forslag til mandat og prosjektplan for et administrasjonsprosjekt. Fellesstyrets mandatperiode Fra 1. januar 2014 skal det nye universitetet være i funksjon. Det nye styret, rektoratet og administrasjonen skal fra dette tidspunkt være i virksomhet i en krevende og utfordrende periode. Fellesstyrets mandat utløper imidlertid 31. juli Sekretariatet legger frem forslag høsten 2012 om styring og ledelse i overgangsperioden fra 31. juli til 31. desember 2013.

20 FS-68/11 Innspill til strategisk plan for det nye universitetet Fellesstyret skal høsten 2012 vedta den første strategiske planen for det nye universitetet. Sekretariatet foreslår at NVH og UMB blir bedt om innspill til hvilke mål og virkemidler som må prioriteres av det nye universitetet i perioden fra 2014 til På fellesstyrets møte 31. januar 2012 legges det frem forslag til mandat og sammensetning av en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til strategi. Dette forslaget skal foreligge til fellesstyrets seminar 16. og 17. oktober Sekretariatet foreslår at en tilsvarende henvendelse rettes til Veterinærinstituttet, Nofima, Bioforsk, Institutt for skog og landskap og Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning. Forslag til vedtak Fellesstyret ber NVH, UMB, Veterinærinstituttet og instituttene på Campus Ås om innspill til prioriterte mål og tiltak for det nye universitetet innen tirsdag 17. januar Vedlegg

21 Vedlegg FS 68/11V1 Innspill til strategisk plan for det nye universitetet Bakgrunn for saken Fellesstyret skal høsten 2012 vedta den første strategiske planen for det nye universitetet. Grunnlaget for denne planen er det vedtatte samfunnsoppdraget som skal gi føringer for det nye universitetets satsinger. Denne planen skal sette mål for den faglige og administrative virksomheten ved det nye universitetet. denne planen må også omfatte en ny målstruktur som bygger på virksomhetsog resultatmålene som Kunnskapsdepartementet har formulert for sektoren. Sekretariatet foreslår at NVH og UMB blir bedt om innspill til hvilke mål og virkemidler som må prioriteres av det nye universitetet i perioden fra 2014 til det vil også være naturlig å be de nærmeste samarbeidspartnere på Campus Ås, Nofima, Bioforsk, Institutt for skog og landskap sammen med Veterinærinstituttet og Norsk institutt for landbruksøkonomisk forskning om hvilke strategiske mål disse institusjonene ønsker at det nye universitetet skal arbeide mot i perioden. Behovet for ny strategi og felles målstruktur De nåværende strategiske planene for NVH og UMB utløper i Fra 1. januar 2014 må det nye universitetsstyret ha en strategi for perioden 2014 til Det nye universitetet møter helt spesielle utfordringer i denne perioden. Et omfattende byggeprosjekt skal gjennomføres, flytting av ansatte og studenter fra Adamstuen til Ås skal forberedes, planlegging av brukerutstyr og vitenskapelig infrastruktur skal gjennomføres i tillegg til omfattende organisatoriske og personalpolitiske omstillinger. Parallelt med disse omfattende oppgavene skal den faglige og administrative virksomheten ved de to institusjonene videreføres og videreutvikles. Mulighetene for faglig synergi i forskning, utdanning og formidling skal utvikles og styrkes i denne perioden. Det er disse mulighetene som den nye strategiske planen skal ha som sitt utgangspunkt. Målstruktur som spesiell utfordring Kunnskapsdepartementet har bedt alle institusjoner i U&H-sektoren om å utarbeide en ny målstruktur. KD har formulert oppgaven slik: 1. "Institusjonene anmodes om så snart som mulig å starte arbeidet med å utvikle virksomhetsmål for 2012." 2. "Innføringen av ny målstruktur vil være et utviklingsarbeid i sektoren der det må vinnes erfaringer over tid. Departementet vil derfor se 2012 som en innføringsfase for både institusjonene og departementet." 3. Institusjonenes egne virksomhetsmål og egne styringsparametre skal presenteres i rapport og planer ". 4. I etatsstyringsmøtet i 2012 med den enkelte institusjon vil departementet ha dialog om virksomhetsmålene og styringsparametrene. I etterkant av etatstyringsmøtene og dialog med departementet vil styrene på nytt behandle virksomhetsmålene med tilhørende styringsparametre". I stedet for at NVH og UMB hver for seg utarbeider en slik ny målstruktur for perioden frem til 1. januar 2014, vil det være mest hensiktsmessig at det lages en felles målstruktur som kan videreføres av det nye universitetet fra 1. januar 2014.

22 Arbeidet med slik målstruktur vil være en sentral del av arbeidet med å utforme en ny strategi. Kunnskapsdepartementet har lagt til grunn at den nye målstrukturen skal innføres allerede fra Sekretariatet be departementet om at NVH og UMB kan benytte sine nåværende målstrukturer også i 2012, og at ny målstruktur først implementeres fra budsjettåret Organisering av arbeidet Sekretariatet foreslår at arbeidet med en ny strategisk plan for perioden 2014 til 2018, organiseres på denne måten: - Frem til medio januar 2012 gir NVH, UMB og de nærmeste samarbeidspartnere innspill om hvilke mål, satsinger og prioriteringer som må innarbeides i den nye strategiske planen. - Til fellesstyrets møte 31. januar 2012 utarbeider sekretariatet et mandat for en arbeidsgruppe. Mandatet vil være å utforme et forslag til strategi på grunnlag av det vedtatte samfunnsoppdraget, innspillene fra institusjonene og institusjonenes plandokumenter. Sekretariatet legger også frem forslag til sammensetning av denne arbeidsgruppen. - Til fellesstyrets seminar 16. og 17. oktober 2012 skal det foreligge et forslag til en ny strategisk plan og ny målstruktur. På dette seminaret deltar de to institusjonsstyrene sammen med fellesstyret til felles drøfting av strategien. Representanter fra de samarbeidende institusjonene blir også invitert. - Fellesstyret må vedta ny målstruktur på møtet 17. oktober Til fellesstyrets møte 4. desember 2012 legges det frem et samlet forslag til strategi for det nye universitetet for perioden 2014 til Viktig forutsetning Finansieringssystemet er i hovedsak likt for alle institusjoner. Kunnskapsdepartementet skriver: "Institusjonene er forpliktet til å rapportere på utviklingen i indikatorene for utdanning og forskning for at departementet skal kunne beregne resultatbasert uttelling. Departementet vurderer derfor at indikatorene i finansieringssystemet ikke behøver å inngå i de felles nasjonale styringsparametrene". Kunnskapsdepartementet vil ikke endre på nåværende finansieringsmodell.

23 FS-69/11 Prosjektplan "Operativ administrasjon 2014" Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB, og administrerende direktør Birger Kruse, NVH, har utarbeidet forslag til mandat for og organisering av et felles prosjekt om administrasjon av det nye universitetet. Prosjektplanen følger som vedlegg. Direktørene ber om at prosjektplanen, mandat og mål for den administrative organiseringen godkjennes av fellesstyret. Koordineringsgruppen har endret på sluttdato for prosjektet fra 31. juli 2013 til 1. mars Budsjett for prosjektet skal utarbeides når detaljert milepælsplan foreligger i januar neste år. Forslag til vedtak: Fellesstyret godkjenner mandat, mål og prosjektplanen for den administrative organiseringen av det nye universitetet. Vedlegg

24 Vedlegg FS-69/11V1 Prosjektplan "Operativ administrasjon 2014" VÅR REF 2011/1747 DERES REF DATO SAKSBEHANDLER: ELIZABETH DE JONG (UMB) & CATHRINE CAILLÉ (NVH) Til: Leder for fellestyrets sekretariat Knut Moksnes Fra: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa og Administrerende direktør Birger Kruse Prosjektplan Operativ administrasjon 2014 Direktørene ved UMB og NVH har på oppdrag fra Fellesstyret utarbeidet en plan for å sikre at de administrative funksjonene skal være på plass pr Målet med prosjektet er å sikre gode og effektive administrative støttefunksjoner som støtter opp under DnUs kjernevirksomhet og utviklingsbehov. Administrasjonens ansvars- og oppgavefordeling skal være i samsvar med hovedprinsippene for DnUs organisasjonsmodell. Prosjektplanen er vedlagt. I arbeidet med prosjektet vil det bli lagt vekt på brukerorientering, helhetlige og tverrfaglige tilnærmingsmåter og fremtidsfokus. Et utkast til mandat og mål for den administrative organiseringen av DnU er blitt diskutert med de administrative ledere ved UMB og NVH på et seminar 8. og 9. november. Innspill fra dette seminaret er innarbeidet i direktørenes forslag til mandat og mål for den administrative organiseringen. Tjenestemannsorganisasjonene er informert om planen. Arbeidet med å få på plass en operativ administrasjon pr skal organiseres i et prosjekt, med start- og sluttdato Det jobbes med å få på plass en detaljert prosjektplan med milepæler og budsjett for dette arbeidet. Direktørene vil orientere fellesstyret om denne delen av prosjektplanen når disse forhold er blitt avklart. Direktørene ber om at prosjektplan, mandat og mål for den administrative organiseringen godkjennes av Fellesstyret. Med hilsen, Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør Birger Kruse administrerende direktør Vedlegg: Prosjektplan Operativ administrasjon 2014

25 PROSJEKTPLAN Operativ administrasjon 2014 Prosjektnavn: Operativ administrasjon Kortnavn: OPAD 2014 Startdato: Sluttdato: Oppdragsgiver: Fellesstyret Oppdragstaker: Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa og høgskoledirektør Birger Kruse Prosjektet er et delprosjekt og inngår i Fellesstyrets arbeid med samorganiserings- og samlokaliseringsprosesser av UMB og NVH (prosjekt Rubicon). Saksbehandlere: Elizabeth de Jong og Catherine Caillé Dato: Innhold i prosjektplanen 1. Bakgrunn for prosjektet 2. Mandat 3. Hensikt med prosjektet 4. Identifiserte prosjektoppgaver 5. Organisering 6. Beslutningsprosesser 7. Ressurser 8. Tidsplan