Prosjektplan. Prosjektnavn Arbeidsmiljøprosjektet i Rissa kommune Foreløpig arbeidstittel: Samse tak sterkere sammen

Transkript

1 Prosjektplan Prosjektnavn Arbeidsmiljøprosjektet i Rissa kommune Foreløpig arbeidstittel: Samse tak sterkere sammen Tidsramme for prosjektet Prosjektstart og prosjektslutt Godkjent av styringsgruppen, Rissa og 31. mars 2015 Navn 1: Vigdis Bolås, rådmann leder i styringsgruppen og prosjekteier Navn 2: Ola Andreas Stavne, personalsjef prosjektleder Navn 3: Kine Larsen Kimo, kultursjef Navn 4: Hilde Anhanger Karlsen, helse- og omsorgssjef Navn 5: Finn Yngvar Benestad, oppvekstsjef Navn 6: Kurt Rønning, hovedtillitsvalgt Navn 7: Stefan Hansen, hovedverneombud Navn 8: Ove Vollan, ordfører Navn 9: Anita Nesset Kristiansen, varaordfører 1

2 Prosjektleder Personalsjef, Ola Andreas Stavne Epost: Tlf.: Bakgrunn for prosjektet Kommunestyret i Rissa kommune har gjort vedtak på at organisasjonen skal jobbe systematisk med arbeidsmiljøet, blant annet for å øke jobbnærværet for våre medarbeidere. I 2014 var nærværet for hele organisasjonen 3% lavere enn måltallet på 92%. Arbeidsmiljø og nærvær er nå et fast punkt på agendaen for møtene i Formannskapet. Tilbake i 2010 ble det for en periode ansatt en prosjektleder på heltid, og gjennomført en satsning på «Nærvær». Systematisk sykefraværsoppfølging med bruk av IKT-verktøy, og temadager for ledere, verneombud og tillitsvalgte var hovedfokus. Nærværssatsningen ga gode resultater en periode, men etter hvert har sykefraværet sakte men sikkert økt til et nivå som ikke er bærekraftig for kommunen på lang sikt. Siden 2013 har vi i samarbeid med Rissa legekontor og NAV Arbeidslivssenter gjennomført et forsøk ved Fembøringen barnehage. I dialog med fastlegene, ledere og tillitsvalgte har vi prøvd ut en praksis hvor de ansatte skal skrive oppfølgingsplan sammen med sin leder før en sykemelding vurderes. Målet er å opprette tidlig dialog mellom leder og den ansatte for å ha mulighet til å vurdere tilrettelegging og endring av arbeidsoppgaver o.l. før den ansatte går ut i sykemelding. Ledere og ansatte har, etter litt innledende skepsis og usikkerhet, gitt uttrykk for å være tilfreds med den nye ordningen. Og vi har grunn til å tro at tidlig oppfølgingsplan har bidratt til redusert sykefraværet ved barnehagen. Vi har i 2013/2014 gjennomført to temadager for ledere og tillitsvalgte med temaet «Skikk og uskikk på arbeidsplassen». Dette ble godt mottatt blant deltakerne, og avdekket samtidig et behov for større fokus på hvilke plikter og rettigheter som er knyttet til rollene arbeidstaker og arbeidsgiver. I januar 2015 gikk startskuddet for FoU-prosjektet RissaMat matinnovasjon i offentlig sektor. RissaMat er et treårig prosjekt finansiert av midler fra Norges forskningsråd, og er et samarbeid mellom Rissa kommune, NOFIMA og NTNU. Hovedmålgruppen for prosjektet er barn og unge i barnehagene og grunnskolene i Rissa. RissaMat vil samtidig bidra til generelt økt fokus på matkultur i hele organisasjonen, og er en ressurs vi ønsker å hente inspirasjon fra. Ny personalsjef, med bakgrunn blant annet fra masterstudiet i arbeids- og organisasjonspsykologi ved NTNU, tiltrådte i midten av januar I tillegg består personalavdelingen av 150% personalkonsulent med god kompetanse på de ulike sidene av personalarbeidet. For å få mer kjennskap til hvor organisasjonen står i dag, har vi gjennomført en kort spørreundersøkelse blant ledere, tillitsvalgte og verneombud om hva de opplever som effektive arbeidsmiljøtiltak, hvilken kompetanse de ønsker mer av og hvilke formelle møter de har i enheten. Svarene fra undersøkelsen er sett i lys av tidligere tiltak og lagt til grunn for det vi ønsker å fokusere på i denne søknaden: 1. Intern møteplass for ansatte og ledere for å styrke og videreutvikle felleskompetanse som har betydning for arbeidsmiljøet. 2. Oppfølgingsplan før sykemelding. 3. Det gode møtet 2

3 Status sykefravær Sykefravær i 2014 for Rissa kommune: Totalt sykefravær: 9,53% Korttidsfravær, dvs fravær til og med 16 dager (egenmeldt/sykemeldt): 1,75% Langtidsfravær, dvs fravær over 16 dager: 7,79% Mål for prosjektet Hovedmålet for prosjektet er at ledere og ansatte i Rissa kommune i fellesskap vil utvikle gode arbeidsmiljø, som bidrar til at enhetene i kommunen når sine mål for sykefravær. Delmål: Vi vil sammen: 1. utvikle og gjennomføre ti kompetansetiltak per år for ansatte og ledere. Tiltakene skal ha positiv effekt på arbeidsmiljøet. 2. utvikle og gjennomføre gode planer for oppfølging før sykemelding. 3. utvikle oppskrifter på de gode møtene. 4. utvikle og gjennomføre et introduksjonsprogram for nyansatte. Målgruppe for prosjektet Målgruppen for prosjektet er ledere og ansatte i Rissa kommune. 3

4 Omfang og avgrensning Det tas sikte på å gjennomføre prosjektet i samsvar med PLP-metodikk (prosjektlederprosessen). Dette er en velutprøvd og anerkjent måte å strukturere og gjennomføre prosjekt på. Metodikken gir en klar struktur for prosjektet, sikrer at roller og ansvar er klart fordelt og at prosjektet gjennomføres som planlagt innen gitte tidsfrister. Enhetenes opplevde behov og objektive mål på sykefravær skal ligge til grunn for prioriteringer innenfor de fire delmålene. Ansatte og ledere i Rissa kommune er den viktigste ressursen i prosjektet, og forankringen i trepartssamarbeidet mellom tillitsvalgte, politikere og administrasjon står sentralt. For å sikre god involvering av ansatte og ledere og erfaringsdeling mellom enhetene, vil vi kombinere tiltak i den enkelte enhet med fellestiltak for alle enhetene. I løpet av prosjektperioden på 2 år skal alle enhetene i kommunen ha innført tiltak knyttet til hvert enkelt delmål. Spesifisering av omfang og avgrensning for hvert enkelt delmål: 1. Å sammen utvikle og gjennomføre ti kompetansetiltak for ansatte og ledere. Tiltakene skal ha positiv effekt på arbeidsmiljøet. Forslag til tiltak: o Månedlig felles «internundervisning». Tema skal være basert på ønsker fra ansatte og ledere. Tillitsvalgte, verneombud og ledere forplikter seg til å delta på minst tre samlinger per år. For å skape en kultur for deling på tvers av enhetene benyttes i hovedsak interne ressurser til å lede disse samlingen. 2. Å sammen utvikle og gjennomføre gode planer for oppfølging før sykemelding. Forslag til tiltak: o Dele praksis og erfaringer fra Fembøringen barnehage med alle enhetene i Rissa kommune. o Involvere ansatte og ledere i arbeidet med å tilpasse tiltaket til deres enhet. o Tidlig implementering i de enhetene som har størst sykefravær. 3. Å sammen utvikle oppskrifter på de gode møtene. Forslag til tiltak: o Sammen med alle aktørene i prosjektet ønsker vi å lage en «gullstandard» for møter i Rissa kommune. o Fokus i personalmøter og ledermøter på ansatte og ledernes egen opplevelse av hva som kjennetegner det gode møtet? Hvordan kan møtene i Rissa kommune legge grunnlaget for medskaping, det å bli sett, god selvtillit og gjøre det enklere å etablere gode holdninger? o RissaMat-prosjektet som utgangspunkt for helsefremmende møtemat og matlaging som arena for lagbygging. 4. Å sammen utvikle og gjennomføre et introduksjonsprogram for nyansatte. Forslag til tiltak: o Refleksjon blant ansatte og ledere om egen erfaring knyttet til å være nyansatt i Rissa kommune. o Etablere mentorordning hvor ansatte med gode jobbholdninger og god kjennskap til enheten og kommunen får ansvar for å introdusere nyansatte til organisasjonen. 4

5 Organisering Prosjekteier Rådmann Vigdis Bolås Styringsgruppe (SG) Rissa kommune har tradisjon for å jobbe med trepartssamarbeid. Det vil derfor være naturlig å ha en styringsgruppe hvor både administrasjonen, folkevalgte og tillitsvalgte er representert. I tillegg er vår erfaring at god forankring i toppledelsen er viktig. Styringsgruppen består av: Vigdis Bolås Kurt Rønning Ragnhild Askim Ove Vollan Liv Darell Torun Skjærvø Bakken Ola Andreas Stavne Veronika Aune rådmann, leder i styringsgruppen og prosjekteier hovedtillitsvalgt FF/Rissa kommune hovedtillitsvalgt UDF ordfører varaordfører opposisjon personalsjef, prosjektleder personalkonsulent, prosjektmedarbeider Prosjektleder (PL) Personalsjef, Ola Andreas Stavne Prosjektgruppe (PG) Prosjektgruppen består av: Ola Andreas Stavne Veronika Aune Kine Larsen Kimo Berit Kimo Øyvind Haugan Håvard Krokdal Elin Kvidal Marit Vaarheim Anne Kristin By Utseth Rosemarie Kristine Rein Lindberg Jon Ivar Øien personalsjef og prosjektleder personalkonsulent og prosjektmedarbeider kultursjef, leder omdømmeprosjektet avdelingsleder, Rissa sykehjem verneombud, Bygg og eiendom verneombud, Fosen Barneverntjeneste tillitsvalgt FF, Stadsbygd sone enhetsleder, Helse - Rissa helsetun styrer, Høgåsmyra barnehage saksbehandler, NAV Rissa IA-rådgiver NAV Arbeidslivssenter Referansegruppe (RG) Referansegruppen består av: Arnfinn Seim, kommuneoverlege Rissa kommune Endre Sjøvold, professor NTNU (Forslag) Klinikk5 bedriftshelsetjeneste 5

6 Oppfølging/møteplan Beskriv hvordan prosjektet skal følges opp i prosjektperioden. F.eks. hvor ofte skal det gjennomføres møter i de ulike gruppene. Hvor ofte skal PL rapportere til styringsgruppen og på hvilken måte. Aktivitet Hyppighet Dokumentasjon Styringsgruppemøte (SGM) 6 x år Møtemodul ephorte Prosjektgruppemøte (PGM) 10 x år Blogg Referansegruppemøte (RGM) 2 x år Møtemodul ephorte Rapportering fra PL til SGM 10 x år ABCD-rapport Milepæler Lag en detaljert oversikt over milepælene i prosjektet med dato for gjennomføring/oppnåelse. En milepæl er en tidsbestemt tilstand i prosjektet. Den beskriver at noe skal være oppnådd til en bestemt tid, en viktig beslutning er tatt eller at et delmål er nådd. Milepæler etableres for å sikre oppfølging av framdriften i prosjektet. Milepæl Ansvarlig Frist Involvering formannskap, ledere, tillitsvalgte og verneombud Rådmannen/Prosjektansvarlig Prosjektplanen er utarbeidet og godkjent av styringsgruppa Rådmannen/Prosjektleder Oppstart av prosjekt Prosjektleder Oppstart delmål 1: «Internundervisning» Prosjektleder Oppstart delmål 2: «Oppfølgingsplan før sykemelding» for første Prosjektleder enhet. Oppstart delmål 4: «Introduksjonsprogram for nyansatte» Prosjektleder Gjennomføring av innledende personalmøte i alle enheter med Prosjektleder fokus på delmål 3: «Det gode møtet». Innføring av «Oppfølgingsplan før sykemelding» på alle arbeidsplasser Prosjektleder Vurdering av risiko Faktorer som kan hindre framgang Sannsynlighet Konsekvens Risikofaktor Motstand mot prosjektet i organisasjonen Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen Informasjon om prosjektet er mangelfull Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder Fyll ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg Manglende engasjement i prosjektgruppen

7 Håndtering av risiko Faktorer som kan hindre framgang Risikofaktor Forebyggende tiltak Motstand mot prosjektet i organisasjonen 8 Tidlig involvering, god informasjon og å legge til rette for medskaping. Prosjektet får ikke innvilget eksterne prosjektmidler 9 Bruk av egne midler og å søke andre finansieringskilder. Tidspress i organisasjonen fører til at prosjektet blir nedprioritert 5 Realistisk tidsplan og avklarte arbeidsoppgaver. Prosjektet er ikke forankret i organisasjonen 8 Skape et bredt eierskap til prosjektet blant ansatte og ledere. Prosjektet skal være fast på agendaen for Formannskapet og Arbeidsmiljøutvalget Informasjon om prosjektet er mangelfull 8 Regelmessig tema i personalmøter, samarbeidsmøter, utvidet ledergruppe, HTV-møter og VO-møter. Blogg og nyhetsbrev. Nøkkelpersoner i prosjektet slutter f eks prosjektleder 6 Alle tre ansatte ved personalavdelingen i Rissa kommune skal være så tett på prosjektet at det kan videreføres uten opphold ved frafall. Fyll ut egne risikofaktorer som kommer i tillegg Manglende engasjement i prosjektgruppen 8 Deltakerne i prosjektgruppa er valgt, ikke bare på grunn av sin rolle, men også fordi de har et brennende engasjement for lavere sykefravær. Det at deltakerne har et engasjement i saken og er direkte involvert er helt avgjørende for å redusere denne risikoen. 7

8 Plan for evaluering Lag en plan for evaluering som inneholder: 1. En beskrivelse av hvordan målene skal evalueres a. Hovedmålet for prosjektet er at ledere og ansatte i Rissa kommune i fellesskap utvikler gode arbeidsmiljø, som bidrar til at enhetene i kommunen når sine mål for sykefravær. Evaluering: i. Månedlig rapportering av sykefravær til enhetene og tillitsvalgte. ii. Arbeidsmiljøundersøkelse med egne spørsmål om hvordan ansatte og ledere opplever de nye tiltakene. b. Delmål: i. Å sammen utvikle og gjennomføre ti kompetansetiltak per år for ansatte og ledere. Tiltakene skal ha positiv effekt på arbeidsmiljøet. Evaluering: 1. Dokumentere møtene med videoreferat som legges ut på prosjektbloggen. 2. Årlig spørreundersøkelse om hvilken nytteverdi ansatte og ledere opplever at tiltaket har for arbeidsmiljøet. ii. Å sammen utvikle og gjennomføre gode planer for oppfølging før sykemelding. Evaluering: 1. Registrere antall iverksatte oppfølgingsplaner i enhetene. 2. Årlig spørreundersøkelse om hvilken nytteverdi ansatte og ledere opplever at tiltaket har for sykefraværet. iii. Å sammen utvikle oppskrifter på de gode møtene. Evaluering: 1. «Gullstandard» for møter i Rissa kommune publiseres på prosjektbloggen. 2. Implementere møteevaluering som fast punkt på møteplanen for den enkelte enhet. iv. Å sammen utvikle og gjennomføre et introduksjonsprogram for nyansatte. Evaluering: 1. Spørreundersøkelse hvert halvår om hvilken nytteverdi nyansatte og mentorer opplever at tiltaket har for arbeidsmiljøet og jobbholdninger. 2. Prosessevalueringen skjer forløpende og som fast punkt i de respektive prosjektmøtene. ABCD-rapporten brukes som mal for evalueringen. 3. Tidspunkt og ansvar for evaluering: Frist Ansvar Ekstern ressurs Aktivitet Underveisevaluering Prosjektleder og prosjekteier Sluttevaluering Prosjektleder og prosjekteier NAV Arbeidslivssenter NAV Arbeidslivssenter Det er også naturlig at rådmannen gjør opp status for prosjektet i sine kommentarer til årsmeldingen for 2015 og

9 Økonomi Prosjektet vil bli finansiert ved prosjektmidler fra KLP (kr ,-), OU-midler fra KS (kr ,- (søkes)) og interne fonds- og driftsmidler som er avsatt til satsing på arbeidsmiljø og nærvær. For å sikre en god gjennomføring er det planlagt frikjøp av prosjektleder og prosjektmedarbeider i til sammen 50% stilling. 9