Møteinnkalling. Formannskapet. Medlemmene innkalles med dette til møtet. Varamedlemmer innkalles etter nærmere beskjed.

Transkript

1 Siljan kommune Møteinnkalling Formannskapet Dato: kl. 9:00 Sted: Møterommet, Kommunehuset. Arkivsak: 12/01004 Medlemmene innkalles med dette til møtet. Varamedlemmer innkalles etter nærmere beskjed. Eventuelle forfall bes snarest meldt til Servicekontoret på telefon eller e-post: Sakskart Side Referatsaker 3/12 12/ Protokoll Formannskapet Behandling av utvalgssak 60/12 12/ Søknad om tilskudd - Formannskapet /12 12/ /12 12/ Søknad om økonomisk støtte til å rive Thorsholtbakken Søknad om økonomisk støtte til å rive hoppanlegget i Søntvedtkollen /12 12/ Søknad om økonomisk støtte til skateanlegg 7 64/12 12/ Skien lufthavn - økonomisk bistand 9 65/12 12/ Igangsetting av prosjektet Jobbklubb /12 12/ Plan for barnefattigdom /12 12/ Avtale om interkommunalt samarbeid om IKTtjenester 12 68/12 12/ Avtale om Grenland landbrukskontor 14 1

2 69/12 12/ Utbygging av Gurholtåsen til boligområde - Økonomisk og teknisk vurdering 15 70/12 12/ Budsjettjustering investering og drift /12 12/ Budsjett /12 12/ Klage på avslag - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13, fvl Siljan den ordfører 2

3 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 3/12 12/ Protokoll Formannskapet

4 Siljan kommune Møteprotokoll Formannskapet Dato: kl. 13:00 Sted: Møterommet, Kommunehuset. Arkivsak: 12/01004 Tilstede: Gunn Berit Rygg Holmelid, Jan Olav Hagen, Dag Jøran Myrvang, Brynjar Rismyhr og Ole Arthur Austad. Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: NAV-leder Magne Haglund (sak 4/12), Teknisk sjef Kjell G. Borgeraas (sakene 56/12-57/12), Oppvekstsjef Torny Strand Moripen (sak 59/12) og Rådmann Jan Sæthre. Sakskart Side Referatsaker 2/12 12/ Protokoll Formannskapet Orienteringssaker 4/12 12/ Orientering om NAV-kontoret Behandling av utvalgssak 56/12 12/ Kjøp av flishugger 4 57/12 12/ Overdragelse av lærerbolig på Austad 4 58/12 12/ Strategisk Næringsplan for Grenland /12 12/ Klage på avslag av skolepenger og skoleskyss - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13, fvl Siljan den protokollunderskrift protokollunderskrift 1

5 Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 2/12 12/ Protokoll Formannskapet

6 Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 4/12 12/ Orientering om NAV-kontoret

7 Behandling av utvalgssak 56/12 Kjøp av flishugger Behandlet av Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Siljan kommune kjøper brukt flishugger type TP 270 med kran og fjernkontroll av Ole Løver for kr ,-. Følgende budsjettendringer gjøres: Kjøp av flishugger økes med kr , Bruk av disposisjonsfond øker med kr ,- Møtebehandling Votering Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak Siljan kommune kjøper brukt flishugger type TP 270 med kran og fjernkontroll av Ole Løver for kr ,-. Følgende budsjettendringer gjøres: Kjøp av flishugger økes med kr , Bruk av disposisjonsfond øker med kr ,- 57/12 Overdragelse av lærerbolig på Austad Behandlet av Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: 1. Siljan kommune overdrar, uten framtidige heftelser, lærerbolig på Austad til Siljan Historielag. 2. Siljan kommune gir kr ,- til Siljan Historielag i tilskudd til rehabilitering og dekning av kostnader i forbindelse med overdragelsen. 4

8 3. Rådmannen gis myndighet til å avsette nødvendig tomteareal rundt bygget. 4. Det forutsettes at Siljan kommune kan benytte boligen til oppbevaring av barnevogner fram til ny oppbevaringsordning er etablert. Møtebehandling Jan Olav Hagen (A) fremmet følgende forslag: Saken utsettes. Votering Forslaget fra Jan Olav Hagen (A) ble enstemmig vedtatt. Vedtak Saken utsettes. 58/12 Strategisk Næringsplan for Grenland Behandlet av Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Siljan kommune slutter seg til forslaget til Strategisk Næringsplan for Grenland (SNP) SNP for Grenland vedtas som overordnet næringsplan for Siljan kommune. Møtebehandling Votering Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak Siljan kommune slutter seg til forslaget til Strategisk Næringsplan for Grenland (SNP) SNP for Grenland vedtas som overordnet næringsplan for Siljan kommune. 5

9 59/12 Klage på avslag av skolepenger og skoleskyss Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13, fvl 13.1 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 6

10 Behandling av utvalgssak 60/12 Søknad om tilskudd - Formannskapet Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Kjersti Grave Næss Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Saksdokument: 1. Foreningen MERPOLITI, søknad om økonomisk støtte. Ikke oppgitt søknadsbeløp (vedlegg). 2. Rusmisbrukernes Interesseorganisasjon-RIO, søknad om støtte til brukermedvirkning med inntil kr ,- i 2013 (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: 1. Foreningen MERPOLITI ikke søkt tidligere. 2. Rusmisbrukernes Interesseorganisasjon-RIO, avslag hvert år fra Vurderinger: 4

11

12

13

14

15

16 61/12 Søknad om økonomisk støtte til å rive Thorsholtbakken Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til å rive Thorsholtbakken imøtekommes ikke. Saksdokument: Søknad. Saksutredning: Faktiske opplysninger: Siljan idrettslag har i søknad søkt om inntil kr i økonomisk støtte til å rive Thorsholtbakken. I søknaden framkommer at Anlegget har stått ubrukt, og har etter hvert forfalt. Anlegget var falleferdig, og det var svært farlig å oppholde seg i stillaset. Mye av materialene er behandlet med kreosot, så det må kjøres bort og leveres som spesialavfall. Derfor blir også kostnadene for rivning høye. Det er ikke framlagt budsjett for prosjektet. Vurderinger: Siljan kommune har ikke avsatt økonomiske midler til et slikt formål, og Siljan idrettsanlegg er dessuten ansvarlig for anlegget. Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til å rive Thorsholtbakken imøtekommes ikke. 5

17 62/12 Søknad om økonomisk støtte til å rive hoppanlegget i Søntvedtkollen Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til å rive hoppanlegget i Søntvedtkollen imøtekommes ikke. Saksdokument: Søknad Saksutredning: Faktiske opplysninger: Siljan idrettslag har i søknad søkt om inntil kr i økonomisk støtte til å rive hoppanlegget i Søntvedtkollen. I søknaden framkommer at Grunnet mange år med snøfattige vintre har anlegget stått ubrukt, og har etter hvert forfalt. I tillegg så er ikke bakken i nærheten av å tilfredsstille dagens krav til hoppbakker. Anlegget er i dag falleferdig, og det er svært farlig å oppholde seg i stillaset. Mye av materialene er behandlet med kreosot, så det må kjøres bort og leveres som spesialavfall. Derfor blir også kostnadene for rivning høye. Det er ikke framlagt budsjett for prosjektet. Vurderinger: Siljan kommune har ikke avsatt økonomiske midler til et slikt formål, og Siljan idrettslag er dessuten ansvarlig for anlegget. Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til å rive hoppanlegget i Søntvedtkollen imøtekommes ikke. 6

18 63/12 Søknad om økonomisk støtte til skateanlegg Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til skateanlegg ved Siljanhallen imøtekommes ikke. Saksdokument: Søknad Prosjektbeskrivelse (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Siljan idrettslag har igjen ved søknad søkt om kr i økonomisk støtte til skateanlegg ved Siljanhallen. Identisk sak ble behandlet av Siljan formannskap den i sak 40/12, og følgende vedtak ble fattet Det gis ikke tilskudd til prosjektet i Tilskudd vurderes i forbindelse med behandling av økonomiplan i I søknaden framkommer at Siljan Idrettslag søker herved kommunen om økonomisk støtte til bygge Skatepark ved Siljanhallen. Vi søker om støtte på kr Se vedlagt prosjekt beskrivelse. I behovsvurderingen i prosjektplanen beskrives Fram til i dag har den egenorganiserte skatingen foregått på uegnede steder. Det være seg ungdomsskolen, barneskolen og andre steder hvor noen mener skating gjør mer skade enn nytte. Det spørs hvem man spør. Man tolererer en masse slitasje på en rekke steder for at folkehelsa og trivselen skal være god. Antakelig er skatingen ikke ønsket på skolen. Skatingen kommer i konflikt med det man ønsker at skolen skal stimulere til, eller være en arena for. Det er mulig det blir konfliktsoner med utrygghet for brettleken, eller at støyen er plagsom for skolens virksomhet. Skatere bruker ofte arkitekturen på næringsbygg og plasser som ikke er tenkt, eller i eiers vurdering ikke ønsket som deres område. Siljan IL vil skape en plass der skaterne er velkommen og trygge, med god skatearkitektur. Det nye skateanlegget er lokalisert i forbindelse med idrettsanlegget til Siljan IL, nærmere bestemt Sørvest for Siljanhallen. Skateparken tiltrekker seg barn og unge som ikke nåes av tradisjonell idrett, men som ikke vil sitte stille! Skatemiljøet er egenorganisert og opportunistisk; man skater på steder det ser gøy ut å skate. I denne parken vil skatere drive aktiviteten helt uten trenere: aktiviteten er brukerstyrt og brukerdrevet. Like viktig som aktiviteten i seg selv er skateparken som sosial arena. Skating er spennende å se på, så en egnet plass for tilskuere og foreldre med benker, bord og belysning er implementert i parken. Med beliggenhet i nærheten av Siljanhallen med garderober og toaletter er møteplassen en kulturell dynamo for konkurranser og eventer med musikk og utstillinger. 7

19 Prosjektet er idrettsfunksjonelt godkjent, noe som gir anledning til å søke om spillemidler. Anlegget er et nærmiljøanlegg etter spilleordningens definisjoner, og det vil være mulig å oppnå inntil 50 % kostnadsdekning. Vurderinger: Siljan kommune har ikke avsatt økonomiske midler til et slikt formål, og ser det ikke som naturlig å prioritere et prosjekt som ikke er vedtatt i budsjettet. Søknad fra Siljan idrettslag om økonomisk støtte til skateanlegg ved Siljanhallen imøtekommes ikke. Vedlegg til sak Skatepark SILJAN IL.pdf 8

20 64/12 Skien lufthavn - økonomisk bistand Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 223 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Anmodning om økonomisk bistand fra Skien kommune til Skien Lufthavn imøtekommes ikke. Saksdokument: Brev fra Skien kommune (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Skien bystyre har anmodet Ordføreren i Skien om å kontakte fylkeskommunen og aktuelle kommuner med sikte på å be om økonomisk støtte i en tre-års-periode. Siljan kommune er bedt om å bidra årlig med kr. 10 per innbygger, som tilsvarer årlig kr Skien kommune skriver i sitt brev at I perioden har Skien kommune hatt ca. 60 mill. i kostnader i forbindelse med Skien Lufthavn AS. Dette beløpet omfatter dekning av drifts-underskudd og annen kapitaltilførsel, investeringer og leasing av brannbil. Inntil Eidangerparsellen er ferdigstilt, mener Skien bystyre at flyplassen er en viktig del av regionens infrastruktur. Skien kommune er fortsatt innstilt på å dekke deler av lufthavnas underskudd, men har satt en grense på ca. 2 mill, kr. årlig. I tillegg disponerer lufthavna området gratis. Vurderinger: Rådmannen vurderer Torp Lufthavn i Sandefjord som viktigere for regionen enn Skien lufthavn, med bakgrunn i et betydelig større rutetilbud og kort avstand til denne internasjonale flyplassen. Siljan kommune ser det ikke naturlig å bidra økonomisk til Skien Lufthavn når en annen flyplass på en god måte ivaretar våre innbyggeres behov. Anmodning om økonomisk bistand fra Skien kommune til Skien Lufthavn imøtekommes ikke. 9

21

22

23 65/12 Igangsetting av prosjektet Jobbklubb 2013 Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Rådmannens innstilling: Prosjektet Jobbklubb 2013 godkjennes, og blir innarbeidet i endelig vedtatt budsjett Saksdokument: Prosjektbeskrivelse (vedlegg) Prosjektbudsjett (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: «Jobbklubb 2013» er et prosjekt som Siljan kommune ved Nav ønsker skal starte opp januar Prosjektet skal ha som hovedfokus å få arbeidsledige ut i jobb. Hoved målgruppen for prosjektet vil være unge arbeidssøkere i alderen år, langtidsledige, flyktninger og de med forsørgeransvar som lever under lavinntektsgrensen. Base for prosjektet vil være på Siljansenteret vis a vis Nav. Økonomisk vil prosjektet i sin helhet finansieres gjennom Nav. Vurderinger: Prosjektet «Jobbklubb 2013» vil være et godt verktøy i arbeidet med å få flere arbeidsledige i Siljan i jobb. Dette gjelder uansett hvilke økonomisk ytelse deltagerne har. Prosjektet er en viktig del av satsningen mot barnefattigdom i Siljan i Vedlegg til sak Prosjektskisse Jobbklubb 2013.docx Budsjett Jobbklubb 2013.xlsx 10

24

25

26

27 66/12 Plan for barnefattigdom 2012 Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Plan for barnefattigdom 2012 godkjennes. Saksdokument: Plan (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Siljan kommune ved Nav har utarbeidet Plan for barnefattigdom Dette er et ledd i regjeringens satsning for fattigdomsbekjempelse. Arbeidet er finansiert med prosjektmidler fra Fylkesmannen med kr 100 tusen. Utarbeidelsen av planen har vært et samarbeid mellom oppvekst (skole, barnehage og barnevernet), helsesøster, kulturkonsulent og Nav Siljan. Vurderinger: Plan for barnefattigdom 2012 er godt utgangspunkt og verktøy for det kommende arbeidet innen dette feltet. 11

28 67/12 Avtale om interkommunalt samarbeid om IKT-tjenester Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 026 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Siljan kommune vedtar fremlagte avtale om interkommunalt samarbeid om felles IKTtjenester mellom kommunene i Bamble, Siljan og Skien og vedtekter for samarbeidets styre. Samarbeidet er organisert i henhold til bestemmelsene i kommunelovens Avtalen gjøres gjeldende fra Fra samme tidspunkt utgår avtale inngått mellom Skien kommune og Bamble kommune om felles IKT-tjenester med virkning fra 1. september 2006 og samarbeidsavtale om IKT drift mellom Skien kommune og Siljan kommune inngått 24. februar Saksdokument: Avtale (vedlegg) Vedtekter (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Avtalen er fellesavtale mellom de tre kommunene og avløser to separate avtaler mellom hhv. Skien og Bamble (gjeldende fra ) og mellom Skien og Siljan (gjeldende fra ). Rådmannskollegiet i Grenlandssamarbeidet initierte i 2011 en gjennomgang av gjeldende samarbeidsavtaler. Bakgrunnen var at kommunerevisjonen hadde påpekt at enkelte avtaler ikke var i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven samt om dette var virksomhet som var å anse som egenregi, som har momsfritak og som ikke behøver å konkurranseutsettes. Kommunerevisjonens merknader til denne konkrete avtalen (IKT-samarbeidet) knytter seg til prissettingen av tjenestene mellom kommunene slik at man unngår å komme i konflikt med lov om offentlige anskaffelser. På bakgrunn av dette er ble det utarbeidet ny avtale. Avtalen omfatter driftssamarbeid mellom tre kommuner på IKT gjennom felles driftssenter Avtalen gjelder utføring av tjenester innad i kommunene, men åpner også for salg av tjenester til andre kommuner eller andre mulige kunder (avtalens pkt.7) Avtalen gjelder ikke utad mot publikum Avtalen innebærer ikke myndighetsutøvelse 12

29 I samarbeidsavtalen mellom de tre kommunen er det presisert at dette er organisert som et 27-samarbeide med eget styre og er i hovedsak svært lik tidligere avtale mellom Skien og Bamble. Avtalen er dels en regulering av samarbeidet/prisfastsetting for utveksling av tjenester mellom de tre kommunene og dels vedtekter for opprettet styre. Vurderinger: Den nye avtalen gir et godt grunnlag for videreutvikling av IKT-samarbeidet mellom Bamble, Siljan og Skien og tar hensyn til kommunerevisjonens merknader. Vedlegg til sak Avtale om Vedtekter for interkom m unalt IKT-sa interkom m unalt IKT-sa 13

30 AVTALE OM INTERKOMMUNALT SAMARBEIDE OM FELLES IKT TJENESTER MELLOM KOMMUNENE I BAMBLE, SILJAN OG SKIEN 1. Formål Kommunene i Bamble, Siljan og Skien inngår samarbeid om felles IKT-driftsenter (Driftssenteret) og forplikter seg til å opptre samordnet ved valg av fagsystemer, utstyr, infrastruktur slik at viktige IKT-funksjoner ivaretas på en kostnadseffektiv og kvalitetsmessig god måte. Det inngås samtidig en avtale om servicenivå (SNA) mellom samarbeidende kommuner og Driftssenteret. 2. Organisering Samarbeidet organiseres etter kommuneloven 27 hvor Skien kommune er kontorkommunen. Skien kommune har personalmessige ansvaret for Driftssenteret, som en selvstendig driftsenhet i Skien kommune. Kommunene i Bamble, Siljan og Skien utnevner hver sin kontaktperson som er ansvarlig for kontakten med Driftssenteret. Det etableres et styre (Styret) for å ivareta operasjonelle, strategiske, økonomiske og andre forhold knyttet til Driftssenteret. Styrets sammensetninger og oppgaver fremgår av egne vedtekter. Styret har ansvaret for å sikre at deltakerkommunene etablerer samarbeidsfora. IT-sjefen skal ta initiativ til at deltakerkommunene etablerer Brukerforum innen viktige fagområder. Hvert Brukerforum velger seg selv med egen leder og skal sørge for at kommunene opptre samordnet i utredning, valg og installasjon av nye programprodukter, utstyr og infrastruktur. Deltakerkommunene etablerer hvert sitt brukerstøtteapparat som bindeledd mellom brukerne og Driftssenteret. 3. Økonomi Prosentvis kostnadsfordeling for IKT- samarbeidet mellom deltakerkommunene: Bamble kommune 30,8 Skien kommune 66,5 Siljan kommune 2,7 Deltakerkommunenes årlige faste andel beregnes i henhold til ovennevnte kostnadsdeling. Eventuelle ekstra kostnader utover det forhåndsavtalte, skal også fordeles som ovenfor. Dersom en kommune iverksetter tiltak som går utover det som følger av det avtalte tjenestenivået, må disse ekstrakostnadene dekkes av den respektive kommune, i tillegg til kommunens årlige faste andel. Dersom det oppstår varige kostnadsøkninger må fordelingsnøkkelen endres tilsvarende. Styret vedtar endringer av fordelingsnøkkelen. Årlig kostnadsfordeling innbetales som et a konto beløp innen utgangen av 1. kvartal, men med en årsavregning på slutten av året basert på regnskap godkjent av Styret. Fordelingsnøkkel justeres ved slutten av året. Hver kommune er ansvarlig for å dekke utgifter knyttet til bruken av sine egne fagsystemer. 1

31 4. Budsjett Driftssenteret utarbeider budsjett for det kommende år og handlingsplan for de 3 neste år. Budsjettet fremlegges for Styret for godkjenning innen den 1. oktober hvert år. Godkjent budsjett innarbeides i de enkelte deltakerkommuners budsjettforslag for endelig godkjenning i respektive kommune/by-styrer. Endelig budsjett fastsetter etter budsettbehandling i kommune/by-styrer. 5. Årsrapport og regnskap Skien kommune fører regnskap for Driftssenteret som fremlegges Styret hvert tertial. Regnskapet revideres av Telemark kommunerevisjon eller annet revisjonsselskap. Skien kommune utarbeider årsrapport. Styret godkjenner årsrapport og årsregnskapet. 6. Driftsenterets oppgaver Driftssenteret er ansvarlig for daglig drift, vedlikehold og oppgradering av kommunikasjons - nettverk, fast-telefoni, driftsapplikasjoner, avtalte fagsystemer og utstyr, datasikkerhet og andre avtalte forhold hos deltakerkommunene. Driftssenteret stiller til rådighet, implementerer og monterer avtalt utstyr; herunder også ved fornyelse og utskifting. Utplassert utstyr faktureres kvartalsvis i henhold til avtale om leie, service og vedlikehold av utstyr. Samarbeidet mellom deltakerkommunene følger av det avtalte tjenestenivået. Driftsproblemer håndteres ved kontakt mellom deltakerkommunenes brukerstøtter og Driftssenteret. 7. Salg av tjenester Driftssenteret kan inngå avtaler om salg av tjenester til andre kommuner eller eksterne kunder. Eksternt salg utgjør marginale verdier av driftssenterets omsetning. 8.Oppsigelse Avtalen kan sies opp med 2 års varsel. Ved uttreden eller oppløsning reguleres det økonomiske mellomværende av vedtektenes punkt Annet Tvister forutsettes løst i minnelighet. Avtalen får virkning fra og utskrives i tre eksemplar hvorav hver deltakerkommune mottar et eksemplar. Ved inngåelse av denne avtale utgår avtale inngått mellom Skien kommune og Bamble kommune om felles IKT-tjenester med virkning fra 1. september 2006 og samarbeidsavtale om IKT drift mellom Skien kommune og Siljan kommune inngått 24. februar Bamble kommune Skien kommune Siljan kommune 2

32 VEDTEKTER FOR STYRET FOR INTERKOMMUNALT IKT-SAMARBEIDE MELLOM KOMMUNENE I SKIEN, SILJAN OG BAMBLE 1. Valg av styre og sammensetning Styret består av 6 medlemmer, to fra hver kommune. Kommunens to representanter er rådmann og kommunens kontaktperson med Driftsenteret. Daglig leder møter i styret med forslags og talerett. 2. Område for styrets virksomhet Styrets oppgaver er 1. Utarbeide budsjett og handlingsplaner for kommende år, samt godkjenne kostnader for de enkelte tjenester og kostnadsfordeling mellom samarbeidskommunene 2. Samkjøre den strategiske utviklingen i de deltagende kommunene. 3. Godkjenne tertialrapporter om økonomi og status for Driftssenteret 4. Godkjenne regnskap med årsrapport, inklusiv endelig avregning mellom de deltagende kommunene. 5. Holdes orientert om vesentlig forhold knyttet til Driftssenteret såsom fremdrift i prosjekter og valg av utstyr. Styret møtes 3 ganger årlig, deretter ved behov. IT-sjefen i Skien kommune innkaller styret og administrer styrearbeidet; herunder utarbeider agenda og møtereferat. 3. Deltakerkommunenes innskudd i virksomheten Deltakerkommunenes skal ikke yte innskudd i virksomheten utover den økonomiske dekning som fremgår av samarbeidsavtalens pkt. 3 Økonomi. 4. Styrets myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser Styret har ingen myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser utover det som fremgår av vedtektenes punkt Uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet Hver av kommunene kan si opp avtalen med 2 års varsel. Dersom en eller flere kommuner ønsker å trekke seg ut av samarbeidet, eller samarbeidet vedtas å avsluttes for alle kommunene, skal fordeling av verdier og eiendeler skje ved forhandlinger, men med utgangspunkt i kommunenes prosentvise andel i samarbeidet som beskrevet i punkt 3. Verdi av investeringer foretatt av en eller flere kommuner skal fordeling av verdier fordeles ihht prosentvis fordeling. Uttredende kommune må påregne å kompensere økonomisk for pågående avtaler for å sikre at ikke gjenværende kommune påføres en økonomisk merbelastning... Bamble kommune Skien kommune Siljan kommune 1

33 68/12 Avtale om Grenland landbrukskontor Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 026 Saksbehandler Jan Sæthre Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Avtale om felleslandbrukskontor for Skien, Porsgrunn og Siljan hjemlet som etter interkommunalt samarbeid etter kommunelovens 28b godkjennes. Saksdokument: Avtale (vedlegg). Saksutredning: Faktiske opplysninger: Grenland landbrukskontor har utarbeidet ny avtale for det interkommunale landbrukssamarbeidet. Avtalen hjemler samarbeidet etter kommunelovens 28b, og vil erstatte den eksisterende avtalen fra Grenland landbrukskontor vil fortsette å utføre de nåværende tjenester overfor Siljan kommune, og kostnadsfordelingen skjer etter forbruk. For Siljan kommune medfører det en økning i årlige kostnader på i overkant av kr til budsjettert beløp med kr i Vurderinger: Samarbeidet med Grenland landbrukskontor vurderes som hensiktsmessig, og rådmannen anbefaler at den nye avtale godkjennes. Selv om kostnadene øker, vurderes situasjonen slik at alternative løsninger ikke er aktuelle på dette tidspunkt. Vedlegg til sak Avtale om Grenland landbrukskontor

34 GRENLAND LANDBRUKSKONTOR Skien Porsgrunn Siljan Avtale om felles landbrukskontor for Skien, Porsgrunn og Siljan. 1. Grenland landbrukskontor er et interkommunalt samarbeid hjemlet i kommunelovens 28b. 2. Landbrukskontoret for Skien, Porsgrunn og Siljan er lokalisert i Kaffehuset i Skien. Dersom det blir aktuelt å flytte til andre lokaler, skal dette skje i forståelse med Porsgrunn og Siljan kommuner. 3. Skien kommune skal ha arbeidsgiveransvar for kontorets ansatte. 4. Landbrukskontorets leder har budsjett- og driftsansvar for kontoret. 5. Landbrukskontoret skal utføre de lovpålagte oppgaver innen landbruket i de tre kommunene, og gi uttalelser og bistå kommunene i landbruksspørsmål. 6. Landbrukskontoret skal behandle saker etter landbrukets særlover (jordloven, skogloven, konsesjonsloven m.m.). Kommunenes delegasjonsreglement legges til grunn for organiseringen av arbeidet. 7. Kontoret skal utføre saksbehandling i landbruksbasert næringsutvikling, og skal i enkeltsaker samarbeide med næringsetaten i de tre kommunene etter behov. 8. Kontoret skal gi uttalelser i plansaker og delta i kommuneplanarbeidet. 9. Landbrukskontoret skal utføre lovpålagte oppgaver i vilt- og fiskeforvaltningssaker i Skien og Porsgrunn. Landbrukskontoret har sekretariatsfunksjonen for viltnemnda i Porsgrunn og Fagnemnd for utmark i Skien. 10. Kontoret skal ha bestyreransvar for de kommunale skogene i Skien og Porsgrunn. 11. Landbrukskontoret organiserer klinisk veterinærvakt. 12. Det føres eget regnskap for Grenland landbrukskontor. I regnskapet inngår kostnader til lønninger til ansatte og drift av kontoret, herunder husleie, strøm etc. Gebyrer som innkreves for landbrukskontorets tjenester skal inngå i kontorets regnskap. 13. Drifts- og investeringskostnader for landbrukskontoret fordeles mellom Skien, Porsgrunn og Siljan etter følgende fordelingsnøkkel: Skien kommune 65 % av samlet kostnad Porsgrunn kommune 25 % av samlet kostnad Siljan kommune 10 % av samlet kostnad Fakturering av kostnadene beregnes på grunnlag av siste års regnskap. Det faktureres et beløp a konto i september tilsvarende om lag halve kostnaden for året, resten faktureres etter avregning i januar. Ved vesentlige endringer i fordelingen av arbeidsmengden mellom kommunene kan fordelingsnøkkelen tas opp til vurdering. 14. Inntekter og kostnader knyttet til den enkelte kommune holdes utenom ved beregning av kommunenes bidrag (f.eks. kommuneskogene, fellingsavgifter for storvilt, og salg av fiskekort). 1

35 15. Kostnader som påløper som følge av forhold knyttet til enkeltkommuner dekkes av de kommuner dette gjelder. 16. Denne avtale kan sies opp av kommunene hver for seg med en gjensidig oppsigelsesfrist på minst 1 ett år, dog slik at oppsigelsen alltid utløper ved årsskiftet året etter at oppsigelsen har funnet sted Skien kommune Porsgrunn kommune Siljan kommune Rådmann Rådmann Rådmann 2

36 69/12 Utbygging av Gurholtåsen til boligområde - Økonomisk og teknisk vurdering Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Kjell G Borgeraas Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: Gurholtåsen anbefales ikke utbygd til boligområde. Saksdokument: Saksutredning: Faktiske opplysninger: Siljan kommunestyre har bedt rådmannen om å gjøre en vurdering av de tekniske og økonomiske konsekvensene av å bygge ut Gurholtåsen til boligtomter. Området som er avsatt til utbyggingsområde i kommuneplanen i Gurholtåsen er på ca m2. Av dette er ca m2 avsatt til byggeforbudssone langs Øverbøtjenn. Tilgjengelig areal til boligbygging vil da være ca m2. I umiddelbar nærhet til området ligger skytebaneanlegget til Siljan skytterlag. Det er foretatt støyberegninger som viser at ca m2 av området ikke bør utbygges med boliger. Støyberegningene viser et rødt område - her bør kommunen ikke tillate etablering av boliger og et gult område som er en vurderingssone hvor kommunene bør vise varsomhet med å tillate etablering av nye boliger. Det vil kun være ca m2 igjen til boligbygging dersom det ikke bygges på de støyutsatte områdene. I vurderingene og kostnadsberegningene som er foretatt er det derfor forutsatt at skytebanen flyttes før utbygging finner sted, slik at hele det avsatte området kan bygges ut med boliger. Det er i kostnadsanslaget forutsatt at det ikke oppnås enighet med grunneier om frivillig kjøp av arealet. Ved en ekspropriasjon vil prisen bli fastsatt av retten. Hvilken pris retten vil komme fram til er det svært vanskelig å beregne. Generelt vil prisen på areal som kommunen vil ekspropriere bli oppfattet som attraktiv og vil derfor høyst sannsynlig oppnå høyere pris ved tvangssalg enn ved frivillige forhandlinger. I kostnadsanslaget er det lagt til grunn at grunneier ved tvangssalg vil oppnå en pris mellom kr 100,- og kr.300,- pr m2. Det er forutsatt at skjønnsretten kommer fram til at det totale arealet må erverves og at alt areal oppnår samme pris. I kostnadsanslaget er det også forutsatt at det anlegges gs veg fra oppkjøring til boligfeltet og fram til Sentrumsveien. Vann- og avløpsanlegget er forutsatt ført fram i samme trase som gsvegen. 15

37 Vannledning fra Thorshaug til Sentrum må oppgraderes før utbygging av området. Kostnader til dette er ikke medregnet. Det går en høyspentledning tvers gjennom området. Det er forutsatt at denne legges i bakken. Det er ikke tatt med kostnader til opparbeiding av hver tomt. Vurderinger: Kostnadsanslag for opparbeidelse av boligtomter på Gurholtåsen: Veger: Antatt kostnad Interne veger kr ,- GS veg langs Gurholtvegen kr ,- Vann- og avløpsanlegg Hovedledning VA kr ,- Interne grøfter kr ,- Ekstra boring under veg Kr ,- OV vannbehandling Pumpestasjon avløp Kr ,- Strøm Kabelomlegging høyspent Kr ,- 2 stk trafostasjoner Kr ,- Lavspent Kr ,- Opparbeiding grøntareal Kr ,- Skytebane Flytting av skytebane Kr ,- Sum Kr ,- Uforutsett Kr ,- Totalt Kr ,- eks mva Ekspropriasjonskostnader ved erverv av areal: m2 x kr. 100 / m2 = kr , m2 x kr. 300 / m2 = kr ,- Ved å utnytte området til eneboligtomter vil området kunne benyttes til mellom 80 og 100 tomter med en størrelse på ca 800 m2. Opparbeidelsespris pr tomt dersom en forutsetter 100 tomter vil da variere fra kr ,- til kr ,- 16

38 70/12 Budsjettjustering investering og drift 2012 Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. --- Saksbehandler Hanne Winberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 2 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Prosjekt 007, 107, 113, 1203, 1208, 1209, 1211, 1215 overføres til investeringsbudsjett 2013 i tråd med tabell under. Finansieringen går frem av samme tabell. Investeringsbudsjett 2012 reduseres tilsvarende. Prosjekt 1211 justeres opp med kr ,- i investeringsbudsjett 2013 og finansieres ved bruk av økt låneopptak. 2. I investeringsbudsjettet for 2012 justeres prosjekt 109, 1200, 1201, 1202 ned til kr 0,-. Prosjekt 114 får en tilleggsbevilgning på kr ,- som finansieres ved bruk av disposisjonsfond. 3. Låneopptak i budsjett 2012 reduseres til kr 0,- 4. Som følge av at prosjekt 1200 og 1201 justeres til kr 0,-, flyttes totalt kr ,- som er regnskapsført i investeringsregnskapet over til driftsregnskapet. Driftsbudsjettet funksjon 1202 og 1204 styrkes tilsvarende ved bruk av disposisjonsfond. 5. Inntekt fra salg av Rødveien 3, kr ,- avsettes til ubundet investeringsfond. 6. Opptak av startlån i 2012 reduseres ned med kr ,- til kr ,-. 7. I driftsbudsjett 2012 er det lagt inn kr ,- til rivning av lærerbolig på Austad. Formannskapet utsatte denne saken (F-sak 57/12). Driftsbudsjettet funksjon 2110 blir justert ned med kr som avsettes til disposisjonsfond. Saksdokument: Saksutredning: Faktiske opplysninger: En gjennomgang av investeringsbudsjettet for 2012 viser at det er behov for å justere budsjettet på flere prosjekter. Enkelte prosjekter er ikke ferdigstilt eller påbegynt og foreslås overført til budsjett 2013 i tråd med tabellen under. I tillegg bes det om tilleggsbevilgning til prosjekt 114 Ressursstyringssystem, som avsluttes i

39 Prosjekt nr Prosjektnavn Budsjett 2012 Regnskap 2012 Justert Budsjett 2012 Overføres Budsjett 2013 Finansiering SUS Lån og egenkapital 102 Sak og Arkivsystem Bredbånd Kh- 107 Loppedåpan Disposisjonsfond 109 Rehab. av ledningsnett Slamdeponi Lån 1200 IT felles e-siljan Personalsystem SD anlegg kommunehus Disposisjonsfond SD anlegg Midtbygda 1208 skole Disposisjonsfond 1209 SD anlegg sykehjemmet Disposisjonsfond 1211 Ombygging vannverk Lån 1215 Heiveien Lån 114 Ressursstyringssystem Prosjekt 1211 Ombygging av vannverk, ser ut til å bli dyrere enn først antatt. Det foreslås å styrke den totale prosjektutgiften med kr ,-. Kommunestyrets vedtak om salg av fast eiendom i K-sak 58/12 må regnskapsføres i investeringsregnskapet for Budsjettet justeres for inntekten på kr ,-. Beløpet foreslås avsatt til ubundet investeringsfond. Kommunestyret gjorde i K-sak 57/12 vedtak om økning av opptak av startlån. Behovet ser ikke ut til å bli så stort som forutsatt og budsjettet justeres ned med kr ,- til kr ,-. Som følge av at prosjekt 1200 og 1201 justeres til kr 0,-, flyttes totalt kr ,- som er regnskapsført i investeringsregnskapet over til driftsregnskapet. Driftsbudsjettet styrkes tilsvarende ved bruk av disposisjonsfond. I driftsbudsjett 2012 er det lagt inn kr ,- til rivning av lærerbolig på Austad. Denne saken var til behandling i F-sak 57/12 og ble utsatt. Driftsbudsjettet blir justert ned med kr som avsettes til disposisjonsfond. Det vil ikke bli tatt opp nye lån i Nødvendig lånefinansiering i investeringsbudsjettet dekkes av ubrukte lånemidler. 18

40 71/12 Budsjett 2013 Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. 151 Saksbehandler Hanne Winberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Arbeidsmiljøutvalget /12 1 Eldrerådet /12 1 Råd for mennesker med nedsatt /12 funksjonsevne 1 Utvalg for helse /12 1 Utvalg for oppvekst /12 1 Utvalg for samfunn /12 2 Formannskapet /12 3 Kommunestyret Arbeidsmiljøutvalget har behandlet saken i møte sak 12/12 Møtebehandling Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse til budsjett Arbeidsmiljøutvalget ser med bekymring på reduksjonene i de sentrale kompetansemidlene, i stillingsressurser som er foreslått i helseavdelingen, samt ressursene i morsmålsopplæringen i grunnskolen. 2. Arbeidsmiljøutvalget ser at budsjettet utfordrer organisasjonen på å være løsningsorientert og ha spesielt fokus på å ivareta de ansatte. Votering Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse ble enstemmig vedtatt. Vedtak Arbeidsmiljøutvalgets uttalelse til budsjett Arbeidsmiljøutvalget ser med bekymring på reduksjonene i de sentrale kompetansemidlene, i stillingsressurser som er foreslått i helseavdelingen, samt ressursene i morsmålsopplæringen i grunnskolen. 2. Arbeidsmiljøutvalget ser at budsjettet utfordrer organisasjonen på å være løsningsorientert og ha spesielt fokus på å ivareta de ansatte. Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne har behandlet saken i møte sak 5/12 Møtebehandling Budsjettet tilrådes, men rådet er bekymret for de generelle nedskjæringene i budsjettet. 19

41 Votering Vedtaket var enstemmig. Vedtak Budsjettet tilrådes, men rådet er bekymret for de generelle nedskjæringene i budsjettet. Eldrerådet har behandlet saken i møte sak 18/12 Møtebehandling Eldrerådets uttalelse til budsjett 2013: Det er et uttalt ønske fra eldrerådet om å montere inn teleslynge i samfunnsalen og kommunestyresalen. Eldrerådet ønsker bedre strøing utenfor kommunale bygg og veier. Dette som et forbedringstiltak for å forhindre eventuelle bruddskader med påfølgende sykehusinnleggelse. Eldrerådet tar ellers budsjett 2013 til orientering. Votering Uttalelsene var enstemmig Vedtak Det er et uttalt ønske fra eldrerådet om å montere inn teleslynge i samfunnsalen og kommunestyresalen. Eldrerådet ønsker bedre strøing utenfor kommunale bygg og veier. Dette som et forbedringstiltak for å forhindre eventuelle bruddskader med påfølgende sykehusinnleggelse. Eldrerådet tar ellers budsjett 2013 til orientering. Utvalg for helse har behandlet saken i møte sak 13/12 Møtebehandling Utvalg helse tar budsjett 2013 til orientering. Utvalget ser konsekvensene av samhandlingsreformen og mener de foreslåtte 2,5 årsverkene innen helse er påkrevet. Utvalget mener videre at det bør finnes rom for styrking av fysioterapitjenesten i budsjettet. Votering Vedtaket var enstemmig. 20

42 Vedtak Utvalg helse tar budsjett 2013 til orientering. Utvalget ser konsekvensene av samhandlingsreformen og mener de foreslåtte 2,5 årsverkene innen helse er påkrevet. Utvalget mener videre at det bør finnes rom for styrking av fysioterapitjenesten i budsjettet. Utvalg for oppvekst har behandlet saken i møte sak 11/12 Møtebehandling Økonomisjefen orienterte om den økonomiske situasjonen i kommunen og rådmannens utkast til budsjett. Oppvekstsjef orienterte om konsekvenser av rådmannens utkast for oppvekstavdelingen. Møteleder oppsummerer og innleder til debatt. Forslag fra AP: Utvalget tar rådmannens utkast til budsjett til orientering. Utvalget ser med bekymring på kutt i forebyggende arbeid og at det ikke er funnet midler til morsmålsundervisning skole/barnehage eller styrking av Siljan ungdomsskole med ekstra stillingsressurs. Votering Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak Utvalget tar rådmannens utkast til budsjett til orientering. Utvalget ser med bekymring på kutt i forebyggende arbeid og at det ikke er funnet midler til morsmålsundervisning skole/barnehage eller styrking av Siljan ungdomsskole med ekstra stillingsressurs. Utvalg for samfunn har behandlet saken i møte sak 26/12 Møtebehandling Lars Vaagland foreslo følgende forslag til uttalelse til budsjettforslaget: Posten organisasjonstilskudd ( ) bør styrkes for Etterslepet i bygningsvedlikehold er bekymringsfullt. Votering Forslag til uttalelse fra Lars Vaagland ble enstemmig vedtatt. Vedtak 21

43 Utvalg for Samfunn har følgende uttalelse til budsjettforslaget for Posten organisasjonstilskudd ( ) bør styrkes i budsjettet for Etterslepet i bygningsvedlikehold er bekymringsfullt. Saksfremlegg Saksdokument: Budsjett 2013 (vedlegg) Budsjett 2013 Rådmannens kommentarer (vedlegg) Nov Gebyrregulativ for Samfunnsavdelingen 2013 Saksutredning: Faktiske opplysninger: Budsjett 2013 fremmes til behandling i henhold til kommunelovens Siljan formannskap fremmer innstilling i saken. Vurderinger: Det henvises til vedlegg utarbeidet av rådmannen. Vedlegg til sak Gebyrregulativ for sam funnsavdelingen 2 Budsjett 2013 Rådmannens utkast Budsjett 2013 Rådmannens kommentarer 22

44 72/12 Klage på avslag Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13, fvl 13.1 Arkivsak-dok. 12/ Arkivkode. Saksbehandler Torny Strand Moripen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /12 Saksdokumentet er unntatt offentlighet 23