RAMMEAVTALE: LEGEMIDLER Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 9 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG

Transkript

1 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 9 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG

2 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 2 av 9 Innholdsfortegnelse 1 Generelt Materiell Generelt Brukerprofil Avtalesortiment, produkter Produktkvalitet Holdbarhet Lagring Styring av avtalesortiment Styring av Sortiment til Forsvarets brukere Substitutter, nye varer mv Substitutter Endring og innføring av nye produkter i avtalesortiment Prosedyre Tjenester Support Rådgivning Materiellstyring Mottak av legemidler for destruksjon Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet Lagerhotell (opsjon) Beredskap og varetilgjengelighet Informasjon om produkter for NATO kodifisering E-handel Kunderegister Statistikk og rapportering... 9

3 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 3 av 9 1 Generelt Leveransen skal dekke Forsvarets funksjonelle behov for varer og tjenester (som definert nedenfor) innenfor følgende leveranseområder: Forsyne Forsvaret, inkludert (men ikke begrenset til): o sykestuer, lege- og tannlegekontor o operative avdelinger o fartøyer o apotek Forsyne Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) Forsyne Forsvarsdepartementet Sikre tilgjengelighet på varer og tjenester for fred, økt beredskap, krise og krig Kontrakten omfatter følgende vare- og tjenesteleveranser: Produkter: Legemidler Handelsvarer Tjenester: Support og rådgivning Produktsøk og fremskaffelse av legemidler mv Lagerhotell (opsjon) Beredskap og varetilgjengelighet Mottak av legemidler for destruksjon Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet Informasjon om produkter for NATO kodifisering 2 Materiell 2.1 Generelt Rammeavtalen skal dekke Kjøpers behov for legemidler, samt produktrelaterte varer og tjenester. Leverandøren skal søke å fremskaffe det for Kjøper beste produkt ut fra hensynet til pris og kvalitet fra det totale leverandørmarked og med lavest mulige transaksjonskostnader. Samtlige produkt må tilfredsstille krav til merking, lagring og distribusjon og øvrige relevante krav etter norske lover og forskrifter, herunder også (men ikke begrenset til) forskrift om grossistvirksomhet med legemidler og EUs retningslinjer for god distribusjonspraksis for legemidler.

4 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 4 av 9 Det er en forutsetning at Leverandøren er leveringsdyktig for tilbudte produkter Brukerprofil Forsvarets sanitetsarbeid utføres under svært forskjellige forhold, fra tilnærmet sivil allmenhelsetjeneste i fredstid til krise- og krigssituasjoner med svært vanskelige forhold. Dessuten vil klima (med store temperaturvariasjoner, fra -40 til + 60 C) og de fysiske påkjenninger produktene utsettes for (blant annet i form av vibrasjon og støt) være utfordrende. Ved valg av produkter, utstyr og løsninger skal Leverandøren søke å ta hensyn til dette. Eksempler på ulike brukerprofiler kan være: Primærlegevirksomhet (allmennlegevirksomhet, seleksjonsmedisin, legevakt, sårstue, medisindispensering) Prehospital virksomhet i operative sanitetsavdelinger og på fartøyer Mer avansert medisinsk behandling i feltsykehus, kirurgisk virksomhet Tannlegevirksomhet Laboratorievirksomhet (enklere klinisk/kjemisk, vannanalyser, næringsmiddelanalyser) Virksomhet der fremføring er komplisert og utfordrende kapasitetsmessig og klimatisk (holdbarhetsproblematikk) Tilgjengeligheten på varene må dekkes på en slik måte at de tilfredsstiller Kjøpers krav også ved beredskap. Kjøpers behov kan være akutt avhengig av både internasjonale og nasjonale oppdrag, terroranslag osv. 2.2 Avtalesortiment, produkter Avtalesortiment omfatter legemidler, samt relaterte tjenester og utstyr, i henhold til Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser med undervedlegg, og Vedlegg E Kravspesifikasjon med undervedlegg. Det må forventes en viss dynamikk i omfanget, da det grunnet løpende mindre endringer i Kjøpers behov, samt produktutvikling, vil være nødvendig med tilpasninger i avtalesortiment i avtaleperioden. 2.3 Produktkvalitet Gjennom sitt tilbud har Leverandøren bekreftet å tilfredsstille Kjøpers behov som spesifisert i Kontrakten, og den overordnede føringen om at produktene skal være egnet til formålet og Kjøpers brukerprofil, ref. punkt Brukerprofil. En kvalitetsmangel oppstår når produktet enten ikke fungerer tilfredsstillende til formålet og brukerprofilen, eller holder utilstrekkelig kvalitet. Dersom det i kontraktens løpetid fremkommer kvalitetsmangel i tilbudt eller levert sortiment, skal Leverandøren umiddelbart erstatte produktet med et annet produkt som tilfredsstiller kvalitetskravet. Pris reguleres i vedlegg B Pris og betalingsbestemmelser. 2.4 Holdbarhet Legemidler har for Avtalens brukere generelt en beredskapsmessig verdi. Holdbarhet på legemidlene utgjør en viktig verdi i forhold til transaksjonskostnader ved å bytte ut legemidler med utgått holdbarhet. Leverandøren skal tilstrebe å levere materiell med en gjenværende holdbarhet på minimum 12 måneder.

5 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 5 av 9 Leverandøren skal, etter særskilt avtale med Kjøper, levere materiell med lengst mulig holdbarhet (Last In First Out). Situasjoner hvor dette er aktuelt er ved operasjoner der fremføring av varer er spesielt utfordrende og kostnadskrevende, og ved oppbygging av beredskapsbeholdning. 2.5 Lagring Leverandøren må lagerføre de produkt som avtalen gjelder. Dette gjelder også produkter som tas inn i sortimentet under kontraktens løpetid. Det er Leverandørens oppgave å dimensjonere lagerbeholdninger for å kunne tilfredsstille leveransekravene i Kontrakten. Leverandøren er ansvarlig for at Forsvarets legemidler oppbevares etter betingelser som angitt fra produsent. Leverandøren skal overvåke lagringsbetingelser, og herunder temperatur, i sine lokaler. Legemidlene skal beskyttes mot lys, varme, kulde, fuktighet og andre eksterne påvirkninger. Kjøper skal på forespørsel kunne få innsyn i data fra temperaturovervåkning under lagring. Alle hendelser/avvik ved lagring som kan påvirke kvaliteten på materiellet skal rapporteres kvartalsvis. Narkotika skal oppbevares på eget narkotikalager som skal være i henhold til SLVs retningslinjer for innbruddssikring av slike lagre. Det skal være adgangskontroll ved narkotikalager. 2.6 Styring av avtalesortiment Forsvaret og Leverandøren skal vedlikeholde et sortiment som gjøres tilgjengelig i bestillingsliste. Alternativt også i Leverandørens nettbutikk eller Forsvarets e-handel. Andre brukere enn Forsvaret kan benytte seg av Forsvarets bestillingsliste, eller opprette egne lister i samarbeid med Leverandør. Bestillinger sendes elektronisk ved bruk av e-postmottak hos Leverandøren Styring av Sortiment til Forsvarets brukere Leverandørens rett til salg og leveranse til Forsvarets ulike virksomheter/avdelinger er til enhver tid begrenset til det sortiment (bestillingsliste) som Forsvaret definerer. Bestillingslistene skal være godkjent av Forsvarets eksplisitte kontraktspart jf. Avtalen. Leverandøren skal ikke fremby for salg eller effektuere bestilling/ordre/leveranse på varer eller tjenester som ikke er innenfor dette sortiment. Ved oppstart av Avtalen gjennomføres sortimentsutvalgsmøte mellom Forsvaret og Leverandøren. Godkjent bestillingsliste utarbeides av Leverandøren etter dette møtet, etter anvisninger fra Forsvaret. 2.7 Substitutter, nye varer mv Substitutter Substitutt er et produkt med tilsvarende eller bedre kvalitet, med tilsvarende eller lavere pris enn det produktet som er beskrevet i avtalesortimentet. Leverandøren skal arbeide aktivt med forbedring av Kjøpers sortiment igjennom å tilby substitutter som gir Kjøper økt verdi. Kjøper kan også fremme ønske om substitutter. Alle forslag om substitutter skal fremlegges Kjøpers kontaktpersoner, listet i vedlegg D Kontaktpersoner, for godkjennelse, og være godkjent før de innføres i avtalesortimentet.

6 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 6 av Endring og innføring av nye produkter i avtalesortiment Omfang og innhold av avtalesortimenter skal være dynamisk for å sikre Kjøper tidsmessige riktige produkter og dekke det til enhver tid gjeldende behov. Alle endringer i produkter i avtalesortimentet skal skje etter godkjennelse av Kjøper. Begge parter kan ta initiativ til endring Prosedyre 1. Partene avklarer tekniske krav til produkt 2. Forslag til substitutt, nytt produkt etc. fremmes Kjøpers kontaktpersoner nevnt i Vedlegg D Kontaktpersoner. Oversikt over inntakskost og påslagsprosent, jf. Vedlegg B punkt 1.3.1, skal følge forslaget. 3. Kjøper evaluerer produkt og pris 4. Produktet avvises/inntas i avtalesortiment med avtalt pris. Oppdatering av avtalesortiment/bestillingsliste gjøres av Leverandøren og utveksles elektronisk mellom partene. Det skal i kontraktsperioden tilstrebes å finne en god elektronisk løsning for styring av avtalesortiment/bestillingsliste. Kjøper vil fravike betalingsplikt for produkter som leverandør inntar i avtalesortiment uten at dette produktet er akseptert av noen av kjøpers kontaktpersoner i Vedlegg D. 3 Tjenester 3.1 Support Leverandøren skal ha kostnadsfri brukersupport tilgjengelig for brukerne av Avtalen i forbindelse med blant annet materiellkompetanse, problemløsning og brukerveiledning. Leverandøren skal også håndtere henvendelser vedrørende sporing, reklamasjoner etc. Supportfunksjonen skal motta og raskt behandle henvendelser som krever mindre innsats. For øvrige saker forventes det at supportfunksjonen administrerer og eier saken inntil den kan lukkes etter en videre saksbehandling. Supportfunksjonen vil kreve samhandling med Forsvarets Fagmyndighet, samt koordinerende instanser hos øvrige kontraktsparter. Supportfunksjonen skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-16:00. Telefonnummer: E-post: 3.2 Rådgivning Leverandør skal tilby rådgivning for det produktspekter Leverandøren har leveranseavtale på i henhold til Avtalen. Rådgivningen vil i hovedsak omhandle håndtering av materiell, og bruken av denne type tjeneste vil være liten i omfang. Der leverandøren selv ikke besitter nødvendig kompetanse kan det benyttes innleid tredjepart. Gjennomføring av rådgivning skjer etter skriftlig avrop fra Kjøper i henhold til vanlige avropsrutiner etter Avtalen.

7 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 7 av Materiellstyring Leverandør skal ivareta rekvisisjonskontroll Leverandøren skal ivareta rekvisisjonskontroll og kun levere anvist materiell til de avdelinger som er gitt tillatelse for å tilegne seg dette. Forsvaret vil fremlegge nødvendig kontrollgrunnlag. Ved rekvisisjon skal Leverandør kontrollere: 1. Rekvirentens identitet og validitet, 2. Klarlegge rekvirentens rettigheter til å avrope på definert sortiment, og 3. Avklare eventuell usikkerhet ved identitet eller sortimentstilgang. Ved rekvirering av legemidler skal alltid ansvarlig rekvirents underskrift være påført bestillingen. Ved rekvirering av narkotika skal leges originale underskrift fremsendes. Krav om rekvirents originale underskrift kan fravikes ved rekvisisjon fra internasjonale operasjoner. Leverandøren skal følge opp og sikre at det etterskuddsvis foreligger leges underskrift for samtlige rekvisisjoner. Forsvaret vurderer iht. myndighetskrav og definerer sortiment av legemidler som skal kunne avropes av sykepleier fra definerte avdelinger. Forsvaret vil definere hvilke produkter/artikler dette skal gjelde for. 3.4 Mottak av legemidler for destruksjon Leverandøren skal ivareta retur av legemidler mv fra Avtalens brukere. Returhåndteringen skal omfatte emballasje og markering av legemidler for destruksjon ute ved avdeling i Forsvaret og anvisning av hvorledes legemidlene skal fremsendes leverandør. Avtalens brukere kan vederlagsfritt levere til destruksjon mindre mengder legemidler ved Leverandørens lokale apotek eller ved de regionale lagre. 3.5 Mottakskontroll på narkotika og psykotrope legemidler Leverandøren skal telle opp og dokumentere innleverte legemidler klassifisert som narkotika eller psykotrop, samt andre legemidler ved behov. Dokumentasjon skal sendes som en avlevert enhet, og skal kunne fremlegges for Forsvarets fagmyndighet på forespørsel. Ved retur av denne type legemidler skal særskilt skjema følge med forsendelsen til Leverandøren som dokumenterer legemiddeltype og mengde. Leverandør rapporterer tilbake til avsender på samme skjema. 3.6 Levere legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet Kjøper vil til særskilte operasjoner ha behov for legemidler med lengst mulig gjenværende holdbarhet. Leverandøren skal kunne organisere dette gjennom å hente legemidler med best mulig holdbarhet tilbake i forsyningskjeden. Avrop på slike leveranser vil spesifiseres, behandles og prises særskilt. 3.7 Lagerhotell (opsjon) Lagerhotell er omtalt i et eget vedlegg, Vedlegg K-1 Lagerhotell. Bruk av lagerhotell vil kun være aktuelt ved utløsning av opsjon etter Vedlegg K.

8 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 8 av Beredskap og varetilgjengelighet Leverandøren skal stille og opprettholde organisatorisk og materiellmessig beredskap for å imøtekomme Kjøpers krav til leveranser i henhold til denne kontrakt. Overordnet for Leverandøren er at Kjøper skal være sikret tilgjengelighet på materiell og tjenester for fred, økt nasjonal beredskap, krise og krig. Leverandøren skal understøtte Kjøpers operative virksomhet nasjonalt og internasjonalt. Svikt i tilgjengelighet vil således kunne få konsekvenser av både militær og politisk karakter. Robusthet, utholdenhet, elastisitet og fleksibilitet fra Leverandøren er av avgjørende viktighet for å sikre Kjøpers operative evne innenfor helse og sanitet. Dette innebærer at Leverandøren skal ha oversikt og styring med den risiko som kan true Leverandørens leveringsevne. Leverandøren skal som en del av sitt internkontroll- eller kvalitetssystem kartlegge de risikoer som kan true leveransesikkerheten. På bakgrunn av den kartlagte risiko skal leverandøren ha vurdert og implementert sårbarhetsreduserende tiltak. Leverandøren skal ha en plan for krisehåndtering og hvorledes normal drift raskt gjenskapes ved driftsforstyrrelser. Leverandøren skal systematisk planlegge sin virksomhet. Herunder kommer at det skal være ressurser avstemt til de løpende og oppdukkende behov. Leverandøren skal ha en produksjonsplanlegging som sikrer at personell- og materiellressurser er representert eller kan tilveiebringes ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig. Kjøpers krav ved krise, økt nasjonal beredskap, katastrofe eller krig skal imøtekommes uavhengig av Leverandørens leveranser til øvrige markeder. Den økonomiske rammen for kontrakten vil ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig være ubegrenset. Leverandøren skal ha et driftslager for materiell i Norge av beredskapsmessige hensyn. Leverandøren skal ha en 24/7 varslingstilgjengelighet for å kunne ivareta Kjøpers plutselig oppdukkende behov for varer og tjenester ved katastrofe, økt nasjonal beredskap, krise eller krig. Leverandøren skal etter henvendelse kunne opprette vare- og tjenesteleveranser innen 12 timer, gjeldende fra Leverandøren mottatt varsel fra Kjøper til varene er klare for transport fra Leverandørens lokasjon i Norge. Øvrige krav er beskrevet i kontraktens Vedlegg A-1 Materielltilgjengelighet og beredskap. 3.9 Informasjon om produkter for NATO kodifisering Leverandør skal på Kjøpers anmodning levere nødvendig informasjon for at produktet kan kodifiseres og tildeles NATO kodifiseringsnummer. Dette gjelder informasjon som eksempelvis; teknisk produktdata, fabrikant og partnummer. Nærmere instruks gis på forespørsel eller når det er nødvendig under kontraktsperioden E-handel Kjøper arbeider kontinuerlig for å forbedre og effektivisere sin innkjøpsorganisasjon, og som et ledd i dette arbeidet er det initiert et prosjekt for å innføre e-handel. Med e-handel menes at Forsvarets brukere kan bestille produkter fra leverandørenes elektroniske varekatalog gjennom Forsvarets Forsyningsportal og at leverandørene er i stand til å fremsende elektroniske fakturaer. Leverandøren skal på Forsvarets anmodning bidra til prosjektet kostnadsfritt. Omfanget av arbeidet Leverandøren må utføre dersom Leverandøren blir valgt ut til prosjektet anses ikke å være uforholdsmessig tyngende ut fra kontraktens omfang. Innføringen av e-handel vil effektivisere driften for den utvalgte leverandøren og Forsvaret, og er således ressursbesparende for begge parter.

9 Del 2 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 9 av Kunderegister Leverandøren skal administrere et kunderegister som omfatter registrering og vedlikehold av kundeinformasjonen. Leverandøren skal: Sikre enhetlig kunderegistrering i henhold til Kjøpers inndeling/klassifikasjon. (Hver avdeling/enhet skal ha eget kundenummer. Kjøper vil anvise dette nærmere.) Registrering av nye kunder Endring av kunder Rapportere kunderegister All samhandling mellom partene forutsetter at Kjøpers avropere på varer eller tjenester har opprettet kundeforhold hos Leverandøren. Ved opprettelse av kundeforhold skal Kjøper alltid oppgi: Entydig identitet på avroper (avdeling, enhet mv)leveringsadresse Leveringsadresse Fakturadresse Signaturprøve samt ID-nr på ansvarlig(e) leger som rekvirerer legemidler eller satser med legemidler Kontaktinformasjon på kontaktpunkt i avdeling 3.12 Statistikk og rapportering Senest 14 dager etter hvert kvartal skal Leverandøren ha utarbeidet og oversendt Kjøper en rapport over aktivitetene for forrige kvartal ("kvartalsrapport"). Rapporten skal minimum inneholde: 1. Samlet omsetning under denne Kontrakten, brukket ned på hensiktsmessige nivåer. 2. En gjennomgang av egen kontraktsoppfyllelse, herunder rapport på KPI. 3. Lagerbevegelser fra alle Forsvarets lager, herunder også fra beredskapslager. 4. Oversikt og status på avvik i perioden (inkludert, men ikke begrenset til, hendelser/avvik ved lagring og transport som kan påvirke kvaliteten på materiellet). Leverandør skal innen 1.februar legge frem en sammenstilt årsrapport med samme innhold. Leverandør skal på forespørsel kunne fremlegge oversikt over transaksjoner. De ulike etater/kontraktsparter kan i samråd med Leverandøren avtale annen rapporteringsrutine.