MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET HAR MØTE PÅ RÅDHUSET FREDAG 20. MAI 2016 KL

Transkript

1 J nr: KU Ø 13/16 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET HAR MØTE PÅ RÅDHUSET FREDAG 20. MAI 2016 KL ÅPENT MØTE Eventuelle forfall meldes snarest til Servicekontoret Ørland kommune tlf Varamann møter kun ved spesiell innkalling. Saksliste: 10/16 OFFENTLIG ANSKAFFELSER I ØRLAND KOMMUNE MERKNAD 11/16 MANGLENDE KOSTNADSBEREGNING SKOLE 12/16 OPPFØLGING POLITISKE VEDTAK Orienteringer/Drøftinger Orientering: Administrasjon innkalles for å orientere om følgende saker: Prosjekt i Forsvarsutviklingsprosjektet Ørland og Bjugn. Pnr Security og helsevurdering ved kampflybase Ørland, ref tilbudsaksept i mail "Utredning av sikkerhetskonsekvenser" Analyse eiendom nær ØHF jfr vedtak i prosjektstyret Utredningen er levert av SAFETEC NORDIC AS Prosjektstyrets behandling? Kostnad? I KST sak 15/108 Budsjett 2016 og økonomiplan ble det fattet følgende vedtak:..tilbud om helårsåpen barnehage og SFO Kontrollutvalget ber om administrasjonen sin tolkning av vedtaket hva gjelder krav om betaling av egenandel, spesielt hva gjelder barnehage, sett opp mot lovverk om egenbetaling. Drøftinger: Eventuelt. Til forretningsorden: Orientering fra administrasjon

2 Saksbehandling Drøftinger Jens Maseng (sign) leder Arvid Lund sekretær Kopi: Ordfører Rådmann 10/16 OFFENTLIG ANSKAFFELSER I ØRLAND KOMMUNE MERKNAD Saksopplysninger Innledning Kontrollutvalget har i løpet av det siste halve året vært i berøring med flere saker hvor offentlig anskaffelser har vært berørt.

3 1. Orienteringer i møte 15. april a. Kjøp av tjenester; ROS analyse Ørland kommune. Leverandør Safetec. b. Kjøp av tjenester; Beredskapsarbeid Leverandør Austrått AS c. Kjøp av tjenester; Forsvarskoordinator Leverandør Fosen innovasjon AS Gjennomgang - vurdering Rammer for offentlig anskaffelser: Anskaffelsesloven offentlig anskaffelser Forskrift om offentlig anskaffelser. Ørland kommune sitt reglement for offentlig anskaffelses. Observerte avvik på ovennevnte anskaffelser: Kommunen har ikke rammeavtale med noen av leverandørene som er nevnt ovenfor. Rammeavtale som tilsier at en kan gå til direkte anskaffelse. Kostnadene ved anskaffelsene var så store at grenseverdien som er satt i lovens forskrift krever anbudsrunde. Det innebærer at det må innhentes minimum tre tilbud og det skal føres anskaffelsesprotokoll. Protokoller ikke funnet. Andre forhold: Ved offentlig anskaffer må innkjøper også ta stilling til om tjenesten/varen er en drifts eller investerings kostnad. Reglene for hva som er drift og hva som er investering må følges. Spesielle forhold Forsvarskoordinator: Innhentet informasjon fra Sør-Trøndelag fylkeskommune har de slått fast at Forsvarskoordinator stillingen / prosjektet er fra deres side behandlet etter unntaks regler gitt i Forskrift for offentlig anskaffelse 1-3. Har den informasjon vært tilgjengelig når stillingen ble omtalt og lyst ut, har det blitt noe mindre støy og færre spørsmål. Behandling i kontrollutvalget: Kontrollutvalget går gjennom de sakene som er listet og fatter vedtak. Flere avvik i forhold til lover og forskrift hva gjelder offentlig anskaffelser er registrert. Forslag til vedtak: Ved kjøp av varer og tjenester skal Ørland kommune følge Anskaffelsesloven, Forskrift om offentlig anskaffelse og Ørland kommune sitt anskaffelsesreglement. Reglene for hva som er drift og hva som er investering skal følges. Saken sendes fram til kommunestyret med innstilling. Innstilling til kommunestyret:

4 11/16 MANGLENDE KOSTNADSBEREGNING SKOLE Kommunestyret sin sak 16/2 Alternative løsninger for bygging av ny barneskole. Brev til Ordfører svar fra Ordfører. Brev fra kontrollutvalget og svar fra ordfører sendes ut i egen ekspedisjon. Forslag vedtak: Innholdet i brev sendt ordfører sendes som orienteringssak til KMST

5 12/16 OPPFØLGING POLITISKE VEDTAK Saksopplysninger: Møtebøker tom 17. mars 2016 (KST) og tom 14. april 2016 (FMSK) er behandlet. Behandling i kontrollutvalget: Utvalgets medlemmer tar opp aktuelle saker med bakgrunn i egen gjenomgang. Forslag til vedtak: Ingen innstilling

6