Veileder for doktorgradsstudiet ved UiS

Transkript

1 Veileder for doktorgradsstudiet ved UiS

2 Veileder for doktorgradsstudiet ved UiS. Vedtatt av Det sentrale doktorgradsutvalget ved UiS den 10. februar Veilederen vil også foreligge i trykket utgave i løpet av mars Innholdsfortegnelse A Forord 4 B Organisering av doktorgradsutdanningen 5 1. Doktorgradsutvalgene 5 2. Faglig leder for doktorgradsprogrammene 6 3. Forskerutdanningssekretariatet 6 4. Stipendiatforum 6 5. Oversikt over studieløpet 7 C Doktorgradsløpet 8 1. OPPSTARTSFASE Søknad om opptak til ph.d.-studiet Finansiering Søknad Søknad behandles og opptaksvedtak fattes Formalisering av opptak Utarbeidelse av endelig utdanningsplan Endelig utdanningsplan behandles og godkjenningsvedtak fattes Huskelister i oppstartsfasen Huskeliste for doktorgradsstudenten Huskeliste for veiledere 12 2 UNDERVEIS I STUDIELØPET Fullstendig prosjektbeskrivelse Opplæringsdelen (ph.d.-emnene) Veiledning Publisering Formidling Utenlandsopphold Pliktarbeid Framdriftsrapportering Faste faglige og sosiale tilbud Universitetsbibliotekets tjenester Velkomstseminar Veiledningsseminar Kurs i Basic presentation techniques Ph.d.-forum % og 90 % seminar Årsfest med promosjon av årets doktorer Stipendordning for utenlandsopphold Huskelister underveis i studieløpet Huskeliste for doktorgradsstudenten Huskeliste for veiledere AVSLUTNINGSFASE Forslag til bedømmelseskomité Innlevering av avhandling Bedømmelseskomitéens rapport Trykking og offentliggjøring av avhandlingen Prøveforelesning Disputas Huskelister i avslutningsfasen Huskeliste for doktorgradsstudenten Huskeliste for veiledere Huskeliste for bedømmelseskomiteens administrator Huskeliste for disputasens ordstyrer 24 D Vedlegg 25 2

3 Endringer av betydning siden forrige versjon Gjeldende versjon Forrige versjon Endringer 3

4 A Forord Denne veilederen skal gi informasjon og praktiske tips til både doktorgradsstudenter, veiledere, medlemmer av bedømmelseskomiteer og andre som er involvert i ph.d.- utdanningen ved UiS. Veilederen gir en oversikt over regler og rutiner i forbindelse med gjennomføringen av doktorgradsstudiet og lenker til videre informasjon og skjema som doktorgradsstudenter eller veiledere skal bruke i ulike faser av doktorgradsutdanningen. Den oppdateres fortløpende, og gjeldende versjon finnes på forskerutdanningens nettsider. Veilederen tar utgangspunkt i forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS fastsatt av høgskolestyret den 31. mars Doktorgradsstudenter, veiledere, ansatte som administrerer doktorgradsutdanningen eller administrerer en bedømmelseskomité bør også lese selve forskriften. De fleste av våre doktorgradsstudenter er ansatt som stipendiater ved UiS eller ved eksterne institusjoner, og har dermed et ansettelsesforhold til UiS eller ekstern arbeidsgiver. I tillegg har alle doktorgradsstudenter, uavhengig av finansieringsform og arbeidsgiver, også et studieforhold til UiS. Det er plikter og rettigheter, avtaler og rapporteringsrutiner knyttet til begge disse forholdene. Studieforholdet reguleres i hovedsak av Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS fastsatt av høgskolestyret den 31. mars I tillegg omhandler denne veilederen regler og rutiner knyttet til doktorgradsstudentenes studieforhold til UiS. Disse rutinene kan utøves ulikt ved de forskjellige fakultetene, og variasjonene beskrives i fakultetets egne utfyllende retningslinjer. Informasjon om rutiner knyttet til ansettelsesforhold til UiS er i hovedsak ivaretatt av ansettelsesavtalen og Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat. I tillegg finnes en personaladministrativ håndbok, hvor styringsdokumenter relatert til ansettelsesforholdet er samlet. Doktorgradsstudentenes studieforhold reguleres av følgende dokument: Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS Veileder for doktorgradsstudiet ved UiS Fakultetenes utfyllende retningslinjer o Studieplan lesevitenskap o Sudieplan spesialpedagogikk o Dekanvedtak ang opptakskrav og opplæringsdelen (TN) Doktorgradsstudentenes ansettelsesforhold reguleres av følgende dokument: Ansettelsesavtalen Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat Personaladministrativ håndbok 4

5 B Organisering av doktorgradsutdanningen Figuren under beskriver den administrative organiseringen av forskerutdanningsmiljøet ved UiS. Rektor/Styret Det sentrale doktorgradsutvalget Utvalget består av rektor (leder), fakultetenes prodekaner for forskning og leder av Stipendiatforum. Utdanningsavdelingen sørger for sekretariat for utvalget. Det humanistiske fakultet Doktorgradsutvalg Ph.d.-program: Spesialpedagogikk Lesevitenskap Det samfunnsvitenskapelige fakultet Doktorgradsutvalg Ph.d.-program: Ledelse Risikostyring og samfunnssikkerhet Det teknisk-naturvit. fakultet Doktorgradsutvalg De fakultære utvalgene består av fakultetets prodekan for forskning (leder), 3-5 faste medlemmer og en representant for doktorgradsstudentene. Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator fungerer som sekretariat for utvalget. En faglig programansvarlig per program Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) En faglig programansvarlig per program Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) Ph.d.-program: Biologisk kjemi Informasjonsteknologi Offshoreteknologi Petroleumsteknologi Risikostyring og samfunnssikkerhet En faglig programansvarlig per program Sentrale administrative forskerutdanningskoordinatorer i Utdanningsavdelingen Forskerutdanningssekretariatet (FUS) Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) S T I P E N D I A T F O R U M 1. Doktorgradsutvalgene UiS har et sentralt og tre fakultære doktorgradsutvalg. Det sentrale doktorgradsutvalget ivaretar institusjonens behov for koordinering, forvaltning av felles regelverk og overordnet kvalitetssikring. Faglig og administrativt ansvar for programmene er delegert til fakultetene, hvor dette ivaretas av de fakultære doktorgradsutvalgene. Utvalgenes mandat ble fastsatt i 2004: 5

6 Det sentrale doktorgradsutvalget skal a) innenfor regelverket treffe overordnede beslutninger som gjelder hele ph.d.- utdanningen b) gi råd og koordinere på tvers av fagområder og programmer c) overvåke, kvalitetssikre og rapportere d) utarbeide og forvalte overordnet regelverk, felles retningslinjer og rutiner e) utvikle faglige felleselementer i ph.d.-utdanningen De fakultære doktorgradsutvalgene skal a) foreta opptak av ph.d.-kandidater og sørge for at opptaksavtalen mellom fagmiljø og student inngås b) godkjenne veiledere, prosjektplan og studieprogram c) følge opp framdrift for ph.d.-kandidater som er tatt opp på egne programmer så vel som de på fakultetet som tar sikte på en grad ved annen gradsgivende institusjon d) vurdere søknader om fremstilling til graden dr.philos. på fakultetets fagområder, og på grunnlag av søkerens dokumentasjon av tidligere studier og vitenskapelige arbeider gi innstilling til rektor om eventuell adgang til framstilling e) oppnevne bedømmelseskomité for ph.d.- og dr.philos.-avhandlinger, f) avgjøre saker som angår den enkelte ph.d.- og dr.philos.-kandidat g) overvåke, kvalitetssikre og rapportere fra fakultetets forskerutdanning 2. Faglig leder for doktorgradsprogrammene En faglig leder for hvert av universitetets doktorgradsprogram fungerer som faglig kontaktperson, utvikler og koordinator for sitt program. Faglig leder er en 20% stilling, og ifølge stillingsbeskrivelsen skal stillingsinnehaver også bidra i koordinering av opplæringsdelen, utvikling av samarbeid med andre institusjoner med lignende programmer, og han/hun skal være delaktig i forberedelse av saker til doktorgradsutvalget, samtidig som han/hun skal være initiativtaker for fellesseminarer og workshops. Faglig leder er en faglig stilling som støtter seg på en forskerutdanningsadministrativ koordinator ved fakultetet. Denne koordinatoren inngår i forskerutdanningssekretariatet. 3. Forskerutdanningssekretariatet Forskerutdanningssekretariatet (FUS) består av de forskerutdanningsadministrative koordinatorene på fakultetene og i sentraladministrasjonen. Disse jobber tett sammen, og fungerer som administrative koordinatorer og kontaktpersoner, samtidig som de fungerer som sekretærer for doktorgradsutvalgene. Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator spiller en viktig rolle i gjennomføringen av et doktorgradsløp, og blir følgelig nevnt flere ganger i denne veilederen, heretter vil disse personene benevnes FFAK. 4. Stipendiatforum Stipendiatforum er en ideell organisasjon som er åpen for alle doktorgradsstudenter ved UiS, og som har som formål å sammenslutte deres faglige og sosiale interesser. Stipendiatforum har representanter både i det sentrale og de fakultære doktorgradsutvalgene, samt i Forskningsetisk utvalg og Sentralt forskningsutvalg ved UiS. Stipendiatforum jobber i mange saker tett med forskerutdanningssekretariatet. 6

7 5. Oversikt over studieløpet Figuren under viser en kronologisk kortversjon av doktorgradens studieløp (med fokus på doktorgradsstudentenes virksomhet i forkant av, i opptaksfasen, underveis og i avslutningsfasen av studiet). Kapittel C, Doktorgradsløpet, er bygget opp på samme måte, men gir utfyllende informasjon både til ph.d.-studenter og andre aktuelle parter. KRONOLOGISK LISTE OVER DOKTORGRADSLØPET FØR SØKNAD Tilsettingsprosess ferdigstilles eller annen finansiering avklares OPPSTARTSFASE Søknad om opptak til ph.d.-program, med utdanningsplan og prosjektskisse, sendes Søknad behandles og opptaksvedtak fattes av doktorgradsutvalget Opptak formaliseres i form av Avtale ved opptak til ph.d.-utdanningen Endelig utdanningsplan godkjennes UNDERVEIS I STUDIELØPET Opplæringsdel gjennomføres Publiseringsdel gjennomføres Formidlingsdel gjennomføres Utenlandsopphold gjennomføres Kontinuerlig deltakelse i aktive forskningsmiljø Pliktarbeid gjennomføres for dem med fireårig avtale Halvårlige fremdriftsrapporter leveres AVSLUTNINGSFASEN Forslag til bedømmelseskomité utarbeides, og komité oppnevnes Avhandlingen leveres Bedømmelseskomiteens rapport avgis Avhandlingen trykkes og offentliggjøres Tema for prøveforelesning offentliggjøres Prøveforelesning og disputas gjennomføres Doktoren kreeres i universitetesstyret Årsfest med promosjon av doktorer 7

8 C Doktorgradsløpet 1. OPPSTARTSFASE - søknad og opptak Prosessen fra søknad om opptak fram til en skriftlig avtale og en godkjent utdanningsplan er omhandlet i ph.d.-forskriftens 5 og 6. Denne prosessen består av følgende deler: 1. Etter at finansiering er avklart, sendes søknad om opptak til ph.d.-studiet 2. Søknad behandles og opptaksvedtak fattes 3. Opptaket formaliseres i form av en skriftlig avtale mellom doktorgradsstudent, veiledergruppe, institutt 1 og eventuell ekstern institusjon, Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning ved UiS, del A, B og C 4. Doktorgradsstudent og veileder(gruppe) utarbeider og sender inn endelig utdanningsplan 5. Endelig utdanningsplan behandles og godkjenningsvedtak fattes Denne veilederen omhandler som nevnt ph.d.-studentens studieforhold til UiS. Dette forholdet kan sies å starte ved innlevering av søknad om opptak på program, men i forkant av innlevering av søknad må det være klart hvordan studieløpet skal finansieres Søknad om opptak til ph.d.-studiet Finansiering De fleste av våre ph.d.-studenter finansieres gjennom stipendordninger som fører til at lønn og tilsettingsforhold administreres av UiS. For søkere med ekstern finansiering, hvor tilsettingsforholdet ikke administreres av UiS, skal alle økonomiske forhold knyttet til doktorgradsstudiet avklares mellom finansierende part og UiS før søknad kan godkjennes. UiS krever normalt at ekstern finansiering dekker et beløp tilsvarende Forskningsrådets rundsumbevilgning for finansiering av doktorgradsstipendiater. Dette inkluderer lønn, arbeidsgiveravgift, sosiale kostnader, driftsmidler og midler til utenlandsopphold. For alle søkere som ikke er fullfinansiert gjennom stipendordninger, kreves det dokumentasjon for at minst 50 % av arbeidstiden under doktorgradsstudiet kan benyttes til forskerutdanning og at minst ett år kan avsettes til fulltidsstudier. Vanlige regler om ansettelse gjelder for ph.d.-studenter tilsatt ved UiS eller ekstern part. Retningslinjer knyttet tilsettingsforhold ved UiS ivaretas i UiS sin personaladministrative håndbok Søknad Send søknad om opptak på program så snart som mulig etter at finansiering/tilsetting er avklart. Søknaden må, i tråd med Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat, leveres fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) senest innen to måneder etter oppstart. Med oppstart menes den datoen finansieringen starter og stipendiaten tiltrår i stillingen (universitetsstipendiater og prosjektansatte stipendiater). For eksternt finansierte ph.d.-studenter uten tilsettingsforhold ved UiS bør søknad sendes så snart veileder er kontaktet og skisse til prosjektbeskrivelse foreligger. 1 I veilederen vil ansvarlig grunnenhet omtales som institutt selv om dette i noen tilfeller også kan være et senter 8

9 Ved UiS og samarbeidende institusjoner er det ofte slik at tilsettingsprosessen for en stipendiat er skilt fra behandlingen av søknad om opptak på ph.d.-program. De kandidatene som blir tilsatt i en stipendiatstilling ved UiS må, av hensyn til kvalitetssikring og registrering, i etterkant av tilsettingen også søke om opptak på det doktorgradsprogrammet de skal følge. Ved ansettelse skal påtenkt veileder og tilknytning til fagmiljø være klart. Søknaden skal skrives på fastsatt skjema, og skal ifølge ph.d.-forskriftens 5.2 blant annet inneholde: Dokumentasjon av utdanningen som skal ligge til grunn for opptaket For å bli tatt opp på et doktorgradsprogram må søkeren normalt ha femårig mastergrad eller tilsvarende utdanning som fakultetet har godkjent som grunnlag for opptak til det aktuelle doktorgradsprogrammet. Søkeren skal ha en sterk faglig bakgrunn, med veid gjennomsnittskarakter B eller bedre på masterstudiet (ph.d.- forskriftens 5 Opptak). Utdanningsplan med prosjektbeskrivelse Planen skal inneholde: o Prosjektbeskrivelse (skisse eller fullstendig) o Plan for opplæringsdelen o Plan for formidling o Plan for utenlandsopphold o Forslag om hovedveileder og evt. medveileder. Hovedveileder skal normalt være tilknyttet UiS (ph.d.-forskriftens 10). o Finansieringsplan, hvem finansierer lønn, arbeidssted, driftsmidler, labutgifter, eventuelle utenlandsopphold, og andre kostnader som vil kunne påløpe i løpet av studiet Opplysninger om eventuelle opphavsrettslige restriksjoner for å beskytte andres rettigheter - Opphavsrett er en del av immaterialretten og reguleres av Åndsverkloven. Det kan ikke foreligge avtaler som kan forhindre publisering av resultater eller åpen disputas. Når doktorgradsutdanningen er helt eller delvis finansiert av ekstern part kan det imidlertid avtales at publisering/offentliggjøring kan utsettes i maksimalt tre måneder slik at den eksterne parten, i de tilfeller der denne har utnyttelsesrettigheter, skal kunne ta stilling til patentering/kommersialisering. Når doktorgradsutdanningen er helt eller delvis finansiert av eksterne parter bør disse inngå en avtale med UiS (ved aktuelt institutt) som regulerer retten til utnyttelse av resultatene og som legges ved søknaden om opptak. En slik avtale må være i samsvar med den generelle avtalen som skal inngås mellom institutt, veiledere, doktorgradsstudent og eksterne institusjoner. Søknaden skal signeres av foreslått hovedveileder og instituttleder ved hovedveileders institutt før den sendes til FFAK som sørger for videresending til fakultetets doktorgradsutvalg Søknad behandles og opptaksvedtak fattes Søknad om opptak til ph.d.-studiet behandles av fakultetets doktorgradsutvalg. Et opptak kan være endelig eller det kan skje med forbehold om avklaring i forhold til enkelte punkter i utdanningsplanen, som plan for finansiering, opplæring eller formidling, eller utvikling av fullstendig prosjektbeskrivelse. Opptaket kan også skje med forbehold om tilleggsutdanning eller immaterialrettslige avtaler. Grunnlaget for avgjørelse om opptak og opptaksvedtakets innhold er beskrevet nærmere i forskriftens 5-3. Dersom man får avslag på søknad om opptak har man anledning til å klage, i henhold til ph.d.- forskriftens 21. 9

10 Etter behandling sender FFAK opptaksbrev til ph.d.-studenten sammen med forskriftene for ph.d.-studiet, etiske retningslinjer for veiledning og Avtale om opptak til forskerutdanningen. Dersom opptaket har skjedd med forbehold gir doktorgradsutvalget i opptaksbrevet en frist for utarbeiding og innlevering av endelig studieplan Formalisering av opptak Dersom søknaden fører til opptak, formaliseres dette i form av en skriftlig avtale om opptak til doktorgradsutdanningen. Avtalen er delt inn i del A, B og C: Del A er en generell del som skal fylles ut for alle ph.d.-studenter som er tatt opp på et doktorgradsprogram. Avtaleparter i del A er doktorgradsstudenten og institusjonen (ved involverte fakultet og institutt). Del B er en avtale om faglig veiledning i doktorgradsutdanningen som skal fylles ut for alle ph.d.-studenter som er tatt opp på et doktorgradsutdanningsprogram. Avtaleparter i Del B er doktorgradsstudent, veileder(e) og institusjonen (ved aktuelt institutt). Dersom en student har flere formelle veiledere, skal avtale Del B inngås for alle veilederforholdene. Del C er en avtale mellom ekstern institusjon og universitetet om gjennomføring av doktorgradsutdanning som kun fylles ut for de ph.d.-studenter som enten har ekstern finansiering, eller som har arbeidsplass ved annen institusjon enn den forskerutdanningsinstitusjonen studenten er tilknyttet. Avtalen kan også brukes for ph.d.-studenter som har arbeidsplass ved annet institutt/fakultet/senter ved institusjonen enn det studenten er tilknyttet gjennom opptaksavtalens Del A. Dersom en student er tilknyttet to eksterne institusjoner, (dvs. en ekstern finansieringsinstitusjon og en institusjon som tilbyr arbeidsplass), skal det inngås avtale for hver av de eksterne partene. Avtalen fylles ut og sendes tilbake til doktorgradsutvalget ved FFAK innen en måned etter at opptaksbrevet er mottatt. Sammen med avtalen sender ph.d.-studenten en elektronisk versjon av den korte populærvitenskapelige beskrivelsen av forskningsoppgaven (den som inngikk i søknaden). Denne publiseres på UiS sine nettsider, og ph.d.-studenten kan ved henvendelse til FFAK når som helst gjøre endringer/oppdateringer i den publiserte fremstillingen. Dersom det i løpet av studietiden er behov for endringer i avtalen skal endringene avklares i samarbeid med involverte instituttledere, og meldes om i fremdriftsrapporten. Ved permisjon eller avtalte deltidsstudier som godkjennes av instituttet kan avtalen forlenges av instituttleder. Som permisjon menes i denne sammenhengen en permisjon fra studiet, for eksempel en fødsels- eller velferdspermisjon, et lengre sykefravær eller en periode der ph.d.-studenten arbeider på et annet prosjekt. Deltidsstudium henviser til en situasjon der ph.d.-studenten har redusert doktorgradsstudiet ditt til et deltidsstudium, mens han/hun for eksempel jobber på et annet prosjekt ved siden av eller har en viss prosentandel omsorgspermisjon eller er delvis sykemeldt etc. Både permisjon eller deltidsstudier avtalt med instituttleder og andre forhold som fører til endringer i avtalen skal føres inn i de halvårlige framdriftsrapportene. Det er viktig for doktorgradsstudentene å rapportere lengre fravær for å få utvidet finansieringsperiode og for få registrert en korrekt gjennomføringstid på doktorgraden. Godkjente permisjoner, lengre sykefravær, pliktarbeid og avtalte deltidsstudier regnes 10

11 ikke med i gjennomføringstiden, når UiS rapporterer om gjennomstrømning 2 til departementet Utarbeidelse av endelig utdanningsplan Utdanningsplanen er planen for hele ph.d.-studiet, og skal inneholde følgende: Prosjektbeskrivelse Plan for opplæringsdelen Plan for publisering og formidling Plan for utenlandsopphold Finansieringsplan Dersom utdanningsplanen i søknad om opptak til ph.d.-studiet ble godkjent i sin helhet, og opptak ble gjort uten forbehold, skal ph.d.-student og veileder kun melde om endringer i planen i forbindelse med fremdriftsrapportering. Dersom opptaket ble fattet med forbehold om utarbeiding av fullstendig prosjektbeskrivelse, eller avklaring i forhold til andre deler av utdanningsplanen skal den endelige utdanningsplanen utarbeides og leveres til doktorgradsutvalget innen den frist utvalget har satt i opptaksvedtaket. Også underveis i studiet er det viktig å ha en oppdatert utdanningsplan, og vesentlige endringer i planen skal føres inn i de halvårlige framdriftsrapportene, etter at endringene er godtatt av aktuell instans. Planen er et viktig verktøy for å få et godt og realistisk opplegg for gjennomføringen av ph.d.-studiet, og doktorgradsstudent i samarbeid med veiledere skal sørge for at den til enhver tid er oppdatert Endelig utdanningsplan behandles og godkjenningsvedtak fattes Endelig utdanningsplan godkjennes enten i forbindelse med søknad om opptak til ph.d.- studiet eller etter at student og veileder har levert den reviderte utgaven som doktorgradsutvalget etterspurte i opptaksvedtaket, ref. veilederens foregående kapittel Huskelister i oppstartsfasen En oppsummerende huskeliste blir i veilederen presentert i avslutningen av hver fase. I oppstartsfasen og underveis i studieløpet presenteres lister for doktorgradsstudent og veileder, mens det i avslutningsfasen også blir presentert lister for bedømmelseskomitéens administrator og disputasens ordstyrer. Huskelistene er veiledende og kan ikke brukes som utfyllende lister over oppgaver Huskeliste for doktorgradsstudenten 1. Tilsettingsprosessen skal ferdigstilles eller annen finansiering skal avklares før søknad om opptak på ph.d.-program kan sendes. 2. Du bør sørge for å ha god kjenneskap til UiS sin ph.d.-forskrift, samt gjøre deg kjent med forskerutdanningens nettsider. 3. Send søknad så snart som mulig etter at finansiering/tilsetting er avklart, og påse at alle påkrevde dokument er vedlagt. Søknaden må leveres fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) senest innen to måneder etter tilsetting. 4. Signert versjon av Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning ved UiS, del A, B og eventuelt C skal sendes doktorgradsutvalget innen en måned etter at opptaksbrevet er mottatt. 2 KD krever at universitetene rapporterer om gjennomstrømming for sine doktorgradsstudenter. Gjennomstrømming måler tidsforbruk i ph.d.-studiet fra startdato (finansieringsadto) til leveringsdato. Netto tidsforbruk, er bruttotid minus godkjente permisjoner og sykdomsfravær. 11

12 5. Sammen med avtalen sender du en elektronisk versjon av den korte populærvitenskapelige beskrivelsen av forskningsoppgaven (den som inngikk i søknaden). 6. Dersom doktorgradsutvalget ikke allerede har godkjent fullstendig prosjektbeskrivelse skal du sammen med veileder utarbeide og levere denne til doktorgradsutvalget for godkjenning snarest mulig. 7. Dersom opptaksvedtaket ble fattet med forbehold om avklaringer i utdanningsplanen skal endelig utdanningsplan utarbeides og leveres til doktorgradsutvalget innen den frist utvalget satt i opptaksvedtaket. 8. Dersom det i løpet av studiet skjer andre vesentlige endringer i forhold til utdanningsplanen skal dette føres inn i de halvårlige framdriftsrapportene, etter at endringene er godtatt av aktuell instans. 9. Dersom du har en avtale om pliktarbeid bør dette planlegges i samarbeid med veileder og arbeidsgiver før utfylling av del A av Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning Huskeliste for veiledere 1. Sjekke ph.d.-forskriften. 2. Dersom veiledningsforholdet er avklart før søknad om opptak på program utformes; utforme denne i samarbeid mellom deg og ph.d.-studenten. Utdanningsplanen, herunder prosjektbeskrivelse og plan for opplæringsdel, formidling, utenlandsopphold og finansiering, kan med fordel være så endelig som mulig. 3. Signere del B av Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning ved UiS. 4. Dersom doktorgradsutvalget ikke allerede har godkjent fullstendig prosjektbeskrivelse; utarbeide prosjektbeskrivelse sammen med ph.d.-studenten som leverer denne til doktorgradsutvalget for godkjenning snarest mulig, normalt innen seks måneder etter opptak på program. 5. Dersom opptaksvedtaket ble fattet med forbehold om avklaringer i utdanningsplanen skal endelig utdanningsplan utarbeides og leveres til doktorgradsutvalget innen den frist utvalget satt i opptaksvedtaket. 6. Dersom det i løpet av studiet skjer andre vesentlige endringer i forhold til utdanningsplanen; føre dette inn i de halvårlige framdriftsrapportene etter at endringene er godtatt av aktuell instans. 7. Sørge for at ph.d.-studenten så tidlig som mulig blir involvert relevante, aktive vitenskapelige miljø ved UiS og eksternt. 8. Sørge for at ph.d.-studenten kjenner regelverket som gjelder ph.d.-utdanningen. 9. Sørge for å gjøre ph.d.-studenten kjent med de forskningsetiske regler som er gjeldende ved institusjonen og i fagmiljøet for øvrig. 2 UNDERVEIS I STUDIELØPET Dersom doktorgradsstudenten underveis i studiet, har behov for informasjon ut over det denne veilederen gir, anbefales det i første omgang å ta kontakt med veileder, alternativt med arbeidsgiver/instituttleder eller med FFAK Fullstendig prosjektbeskrivelse Ph.d.-student og veileder skal snarets mulig, normalt innen seks måneder etter opptak på program, levere fullstendig prosjektbeskrivelse. Den reviderte prosjektbeskrivelsen skal lages av doktorgradsstudent i samarbeid med veiledere, og skal ta utgangspunkt i den foreløpige prosjektskissen som ble presentert i søknad om opptak på doktorgradsprogram. Den fullstendige prosjektbeskrivelsen skal beskrive bakgrunn, klart 12

13 definere problemstillingene i prosjektet og begrunne valg av metode. Prosjektbeskrivelsen skal behandles og godkjennes av doktorgradsutvalget Opplæringsdelen (ph.d.-emnene) Opplæringsdelen skal inneholde emner tilsvarende studiepoeng (ECTS). Krav til opplæringsdelens omfang vil kunne variere mellom ulike doktorgradsprogram. Felles for programmene er krav om minimum ti studiepoengs opplæring i vitenskapsteori og etikk på relevant nivå. De resterende studiepoengene representerer metodekurs og regulære kurs på doktorgradsnivå (ph.d.-forskriften, 7.2). En oversikt over de emnene som UiS tilbyr, både obligatoriske og valgfrie, finnes på forskerutdanningens nettside, under doktorgradsemner ved UiS. Kurs fra andre institusjoner skal godkjennes av doktorgradsutvalget for å inngå i opplæringsdelen. Innenfor den forskriftsfestede rammen for opplæringsdelen bestemmer fakultetene selv hvilke elementer som inngår i opplæringsdelen i de forskjellige programmene. De programspesifikke kravene til opplæringsdelen blir beskrevet på UiS sin hjemmeside for det enkelte programmene. Veileder skal involveres i utvelgelsen av emner, for å foreslå emner og diskutere hva som er mest nyttig og praktisk mulig. Før et emne påbegynnes er det viktig å få klarhet i om doktorgradsutvalget kan godkjenne kurset som del av opplæringsdelen. Tips til doktorgradsstudenten: På Vestnorsk Nettverk Forskerutdanningens nettside finner du lenker til ph.d.-kurs gitt ved medlemsinstitusjonene. Nasjonal forskerkursportal i samfunnsfag finnes på UiO sine nettsider Veiledning Ph.d.-graden er en veiledet forskerutdanning. Studenten skal derfor ha jevnlig kontakt med sin(e) veileder(e) og skal inngå i et aktivt forskningsmiljø. Doktorgradsstudenten skal ifølge ph.d.-forskriften normalt ha to veiledere, hvorav den ene skal oppnevnes som hovedveileder med hovedansvar for faglige oppfølging. Minst én av veilederne skal være ansatt ved UiS. I Avtale ved opptak til doktorgradsutdanningen ved UiS, del B, heter det at veileder skal: gi råd om formulering og avgrensing av tema og problemstilling og sørge for at hypoteser og metoder blir drøftet gi hjelp til orientering i faglitteratur og datagrunnlag (bibliotek, arkiv, etc.) drøfte opplegg og gjennomføring av fremstillingen (disposisjon, språklig form, dokumentasjon m.v.) holde seg orientert om fremdriften i kandidatens arbeid og vurdere den i forhold til arbeidsplanen hjelpe med å føre kandidaten inn i relevante vitenskapelige miljøer drøfte resultater og tolkningen av disse gi kandidaten veiledning i forskningsetiske spørsmål knyttet til avhandlingen Veileders overordnede ansvar er å sikre at kvaliteten på det faglige produktet blir best mulig, innenfor den tidsrammen som er satt for ph.d.-studiet. I tillegg skal veileder holde studenten løpende informert om forhold av betydning for gjennomføring av studiet, og han/hun skal bidra til å legge til rette for et utenlandsopphold ved en institusjon som kan bidra faglig til aktuelt prosjekt. Både veileder og student skal levere fremdriftsrapport på fastsatt skjema hvert halvår. 13

14 Ved langvarig sykdom har instituttleder, i samarbeid med faglig leder for doktorgradsprogrammet ansvar for å etablere et midlertidig veiledningsforhold. Avslutning av veiledningsforhold Doktorgradsstudent og veileder kan ved enighet be doktorgradsutvalget om å oppnevne ny veileder for studenten. Veileder kan ikke fratre før ny veileder er oppnevnt. Dersom student eller veileder finner at den annen part ikke overholder sine forpliktelser, skal dette tas opp med den annen part. Partene skal i fellesskap søke å finne en løsning på den situasjonen som er oppstått. Dersom partene etter drøfting ikke er kommet fram til enighet om hvordan situasjonen skal løses, kan kandidat eller veileder be om å bli løst fra veiledningsavtalen. En anmodning om å bli løst fra veiledningsavtalen skal sendes til doktorgradsutvalget som eventuelt fatter vedtak. Forhold rundt endring av veileder er nærmere beskrevet i Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning ved UiS, del B Publisering En doktorgradsavhandling skal inneholde resultater på høyt vitenskapelig nivå, og bidra med ny kunnskap. Nivået på en avhandling skal være det samme enten det er en monografi eller den består av flere mindre arbeider, en såkalt artikkelbasert avhandling. Enkelte emner vil kunne tjene på å bli behandlet med den sammenhengende fremstillingen som bare en monografi gir anledning til, men monografiformen kan begrense mulighetene for tilbakemeldinger fra fagfeller underveis i arbeidet. Innen enkelte fagområder er det imidlertid vanlig å levere monografier som er basert på publikasjoner gjort i løpet av studiet. I en avhandling som baserer seg på vitenskapelige artikler, vil doktorgradsstudenten dra fordel av uavhengige fagfellevurderinger og redaksjonell kontroll. Artikkelarbeidet vil også fremtvinge arbeid i etapper, som kan virke positivt for fremdriften i arbeidet. I Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader heter det om artikkelbaserte avhandlinger: Hvis avhandlingen er satt sammen av flere enkeltarbeider, må det dokumenteres og vurderes om de etter sitt innhold utgjør et hele. I slike tilfeller skal doktoranden i en egen del av avhandlingen ikke bare sammenfatte, men også sammenstille, de problemstillinger og konklusjoner som legges frem i delarbeidene i et helhetlig perspektiv og på den måten dokumentere sammenhengen i avhandlingen. Denne delen av avhandlingen er derfor meget viktig både for doktoranden og for komitéen i dens vurdering. Hvis avhandlingen omfatter fellesarbeid, skal doktoranden innhente erklæringer fra medforfatter(e) og herunder eventuelt hans/hennes/deres samtykke i at arbeidet benyttes som del av doktorgradsavhandlingen. Komitéen skal vurdere om doktorandens innsats i det/de aktuelle arbeidet/arbeider kan identifiseres og om doktoranden står som eneansvarlig for en tilstrekkelig stor del av avhandlingen. Avhandlingens sammenfattende del skal være utformet av doktoranden alene. Artiklene skal ligge på det nivået som kreves for publisering i fagtidsskrifter med fagfellevurdering, men det er ikke et krav at avhandlingen, eller deler av den, skal være publisert på forhånd. Dersom avhandlingen omfatter fellesarbeid, skal ph.d.-studenten innhente erklæringer fra medforfatter(e) og herunder eventuelt deres samtykke i at arbeidet benyttes som del av doktorgradsavhandlingen. Medforfattererklæringer skal følge kandidatens søknad om å få avhandlingen bedømt, når denne rettes til fakultetet.det sentrale forskningsutvalget har vedtatt Retningslinjer for medforfatterskap basert på Vancouverreglene og generell forskningsetikk. Veiledere skal også fylle ut medforfattererklæring, dersom disse etter 14

15 retningslinjene er å regne som medforfattere. Skjema for medforfattererklæring fås fra FFAK. Det kan ikke legges restriksjoner på offentliggjøring og publisering av en doktorgradsavhandling, med unntak av en på forhånd avtalt utsettelse av datoen for offentliggjøring/publisering, se ph.d.-forskriftens 9.4. Eventuelle utsettelser må framgå i egen avtale som skal legges ved søknaden om opptak. Tips til doktorgradsstudenten: Vær realistisk med hensyn til tidsplan og budsjett for prosjektet. Gi rom for at f.eks. forsøk/analysearbeide må gjøres om igjen, og at eventuelt publiseringsarbeid ofte tar mye lengre tid enn først antatt. Når du skal foreta litteratursøk og finne frem til fagbøker og review-artikler som gir oversikt over dagsaktuell forsking og hva som er de viktigste problemstillingene, skal veileder være behjelpelig. Han/hun vil i de fleste tilfeller ha god oversikt over temaområdet og sentral litteratur. I tillegg vil Universitetsbibliotekets tjenester og nettsider være nyttige. Arbeid målrettet mot avhandling og andre publikasjoner. Begynn skrivingen så tidlig som mulig i forskningsprosessen. Ved eksperimentelt arbeid, start skrivingen allerede ved forsøksplanlegging og gjennomføring av forsøk, og gjør arbeidet ferdig med en gang du har forskningsresultatene. Hvis du venter for lenge, vil det være vanskeligere å arbeide med resultatene, og du vil ofte ha for dårlig tid på slutten. Det er en fordel at en størst mulig del av arbeidet er akseptert i vitenskapelige tidsskrifter. Det vil da som oftest være mindre for opponentene å kritisere deg for, ettersom du allerede har gjennomgått tung faglig kritikk gjennom fagfellevurderingen Formidling Et av hovedelementene i doktorgradsutdanningen er faglig formidling som er nært relatert til det pågående doktorgradsarbeidet. Alle ph.d.-studenter skal i løpet av studiet levere et bidrag i forskningsformidling, og formidlingsform skal vurderes og velges i samarbeid med veiledere. Bidraget kan ha mange forskjellige former, som for eksempel: Undervisning på bachelor- eller masternivå Foredrag Kronikker Populærvitenskapelige arbeider Framlegging av paper på konferanse, forskningsseminar og lignende Utenlandsopphold Normalt skal en doktorgradsstudent ha et utenlandsopphold ( 7.3), og studentene oppfordres til å få dette inn i utdanningsplanen. Et forskningsopphold i utlandet skal i første rekke bidra til å etablere og videreutvikle internasjonalt forskningssamarbeid, og det skal gi nye impulser til arbeidet med avhandlingen. Det er derfor viktig at besøksinstitusjon og aktuelt forskningsmiljø velges med omhu, og i samarbeid med veileder. For å øke sannsynligheten for at oppholdet blir faglig nyttig og relevant, skal det fortrinnsvis skje ved en institusjon hvor student, veileder eller fagmiljø ved UiS allerede har etablerte samarbeidskontakter. Nyttig informasjon om bl.a. praktiske forhold ved et utenlandsopphold finnes blant annet på forskermobilitetsportalen EURAXESS (tidligere ERA MORE). 15

16 Det finnes mange måter å finansiere et utenlandsopphold på. Noen av de vanligste er gjennom Norges Forskningsråds stipendordninger, med midler fra forskningsprosjektet eller med midler fra arbeidsgiver. UiS har i tillegg en egen stipendordning for utenlandsopphold. Tips til doktorgradsstudenten: Et utenlandsopphold vil ofte kreve en del ekstraarbeid, men det blir likevel sterkt anbefalt. Et forskningsopphold i utlandet vil kunne gi deg impulser som du ikke får hjemme, og i tillegg til den faglige nytten vil du kunne ha stor personlig nytte av et slikt opphold, både i forhold til nettverksbygging, språk, kultur og sosial omgang. Mange opplever også at et utenlandsopphold gir bedre muligheter for sammenhengende tid til forskning. Du vil også kunne tilføre instituttet nye impulser etter et slikt opphold. Hvis du planlegger tur til engelskspråklige land får du også nyttige engelskkunnskaper med deg, noe som vil kunne lette publiseringsarbeidet. Dersom du ikke allerede har en avtale om finansiering av utenlandsopphold, finner du informasjon om Forskningsrådets ordninger og søknadsfrister på deres hjemmeside, eller ved å henvende deg til kontaktpersonen for det programmet du er interessert i. Sjekk også hvorvidt midler til utenlandsopphold allerede ligger i ditt prosjekt. Dersom du ikke har mulighet til å få midler fra eksterne aktører, kan du søke om støtte, gjennom UiS sin egen stipendordning for utenlandsopphold. Når det gjelder stipendordninger for forskermobilitet må du som regel søke året før du har tenkt å dra. I tillegg er det verdt å merke seg at det er mulighet for skattefritak på lønn hvis du reiser til enkelte land, for eksempel USA Pliktarbeid Doktorgradsstudenter som ansettes ved UiS blir enten ansatt for tre eller fire år. Selve studiet er normert til tre år, og noen doktorgradsstudenter blir ansatt for et ekstra år med pliktarbeid. 25 % av arbeidstiden i de fire årene går da normalt med til pliktarbeid for instituttet. Arbeidsgiver, som normalt vil være instituttleder, råder over den tiden som er satt av til pliktarbeid, men har arbeidsgiveransvar i hele studieperioden. Pliktarbeidet skal planlegges i samarbeid mellom student, veileder og arbeidsgiver før utfylling av del A av Avtale ved opptak til doktorgradsutdanning. Det skal være klart definert hvilket arbeid som er ment å inngå i pliktarbeidet. Arbeidet bør så vidt mulig ha relevans for doktorgradsutdanningen og være meritterende arbeid som undervisning, utføring av forskningsoppdrag, administrativt arbeid på prosjekter, eller deltakelse i instituttets/institusjonens utvalg. Administrative plikter bør begrenses i størst mulig grad og bør normalt ikke utgjøre mer enn ti prosent av den samlede arbeidstid på årsbasis. Arbeidsgiver må påse at arbeidsoppgavene ikke går utover den fastsatte rammen. Tips til doktorgradsstudenten: Det er viktig at du fører tidsregnskap og registrerer alle utførte arbeidsoppgaver. Veileder og instituttleder skal informeres om omfanget av utført pliktarbeid. Dersom arbeidsoppgavene i omfang går ut over avtalt arbeidsmengde, bør du gjøre en avtale om ekstra finansieringstid, eller annen godtgjørelse med instituttleder Framdriftsrapportering Hvert halvår skal doktorgradsstudent og hovedveileder rapportere til doktorgradsutvalget om fremdrift i forhold til utdanningsplan og om eventuelle endringer (ph.d.-forskriften 16

17 11). Rapporten skal opplyse om alle avvik fra studieplanen, blant annet i forhold til finansiering, opplæringsdel, publisering og utenlandsopphold. Doktorgradsstudent og hovedveileder rapporterer separat, på fastsatt skjema, og sender rapporten pr. e- post (evt. pr. post) til Dokumentsenteret ved UiS (doksen@uis.no). Fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK) sørger for at ph.d.- studentens og veileders instituttleder får kopi av rapportene før de tas opp i doktorgradsutvalget. Doktorgradsstudenten og veileder har sammen ansvar for at det blir rapportert. De to årlige fristene for rapportering, er den 31. januar og den 31. august. Første rapportering skjer tidligst fire måneder etter opptak, og senest etter ni måneder. Utvalget behandler innkomne rapporter og etterlyser manglende rapporter. Manglende rapportering fra ph.d.-student kan føre til tap av studierett og oppsigelse av stipendiatstilling. I tilfeller der framdriften er for langsom i forhold til utdanningsplanen, uten at dette skyldes noen form for permisjon fra studiet, vil doktorgradsutvalget i samarbeid med instituttleder søke å finne frem til tiltak som kan bedre framdriften. Dette vil skje i samarbeid med ph.d.-student, instituttleder og/eller veileder. Doktorgradsstudenter med tilsettingsforhold til UiS eller ekstern part, skal i tillegg ha medarbeidersamtaler på lik linje med andre ansatte Faste faglige og sosiale tilbud Ved UiS finnes det faglige og sosiale tilbud og arrangement for doktorgradsstudenter og veiledere, både på institusjonelt nivå og på fakultets- og instituttnivå. Noen arrangement og tilbud er midlertidige, og annonseres på internett, kun de faste ordningene presenteres her Universitetsbibliotekets tjenester På nettsidene til Universitetsbiblioteket kan du finne mye viktig informasjon og nyttige lenker. Her kan du søke i databaser over bøker og vitenskapelige tidsskrifter, elektroniske oppslagsverk og ordbøker, offentlig informasjon, statistikker, standarder, m.m. På nettsidene finner du også informasjon om skriving, publisering og litteraturovervåking. For å holde orden på referansene dine og for å lage gode litteraturlister tilbyr biblioteket referansehåndteringsprogrammet EndNote. Biblioteket holder kurs og gir veiledning i litteratursøk og EndNote, se kursoversikt eller kontakt Anne Beth Våga (anne.b.vaga@uis.no). Universitetsbiblioteket skaffer også raskt artikler og bøker vi ikke eier selv gjennom det internasjonale biblioteknettverket. Les mer om bibliotekets forskningshjelp Velkomstseminar To ganger i året arrangerer Utdanningsavdelingen et halvdagsseminar for nye ph.d.- studenter. Seminarets målsetning er å gjøre ph.d.-studentene kjent med organisering, tilbud, plikter og rettigheter i forbindelse med ph.d.-utdanningen ved UiS. Både vitenskapelig og administrativt ansatte, samt representanter for ph.d.-studentene ved de forskjellige fakultetene er til stede for å svare på spørsmål fra de nye ph.d.-studentene Veiledningsseminar En gang i året inviterer Utdanningsavdelingen alle studenter og veileder ved hele institusjonen til et dagsseminar om veiledning. Interne og eksterne foredragsholdere fokuserer på etikk og utvikling innen doktorgradsveiledning, og seminaret gir god mulighet for nettverksbygging innad i og på tvers av faggrupper. 17

18 Kurs i Basic presentation techniques Utdanningsavdelingen arrangerer hvert semester et tre dagers kurs i Basic Presentation Techniques. Kurset beskrives på forskerutdanningens nettsider og lyses ut i god tid før kursstart Ph.d.-forum Ved det humanistiske fakultet arrangeres det månedlige ph.d.-forum. Forumet representerer en faglig-sosial møteplass på tvers av institutt/senter. Formålet med samlingene er å ta opp emner som kan være nyttige og interessante for studenter på fakultetets ph.d.-programmer. Samlingene arrangeres som en-times lunsjmøter % og 90 % seminar Ved Det humanistiske fakultet anbefales alle ph.d.-studenter å gjennomføre et 90 % seminar. Seminaret arrangeres når det er om lag ett semester igjen av arbeidet, og det er et åpent seminar der kandidaten presenterer avhandlingen sin og svarer på spørsmål fra opponent/ekstern leser. Det kan også i tillegg inneholde et møte mellom kandidat, opponent og veileder(e) uten tilhørere. Det er veileder og kandidat selv som står for arrangementet i forhold til program, finne ekstern leser, booking av lokaler etc., mens utgiftene til ekstern leser dekkes av fakultetet Årsfest med promosjon av årets doktorer Hvert år i oktober feirer UiS sin overgang fra høgskole til universitet. Årsfesten feires i en høytidelig ramme med anerkjente festtalere, utdeling av forskningspris og promosjon av årets doktorer. Som et formelt uttrykk for at utdanning og forskning har båret frukter, og for å hedre de nye doktorene, deles diplomene til de doktorene som har disputert i løpet av året ut undrer denne festen Stipendordning for utenlandsopphold UiS har en egen stipendordning for utenlandsopphold. Mobilitetsordningen omfatter alle fagområder, og stipendene bevilges i form av et månedlig tilskudd i henhold til NFRs gjeldene satser for utenlandsopphold. Ordningen er nærmere beskrevet i Retningslinjer for tildeling og bruk av mobilitetsmidler. Søknad om midler skal fylles ut på eget skjema, som fås ved henvendelse til forskerutdanningskoordinatorene i Utdanningsavdelingen Huskelister underveis i studieløpet Huskeliste for doktorgradsstudenten 1. Ta kontakt med veileder, alternativt med arbeidsgiver/instituttleder eller med FFAK dersom du har behov for informasjon ut over det denne veilederen gir. 2. Avklar, i samarbeid med veileder, hvilke kurs som skal inngå i opplæringsdelen, og gjennomfør disse så tidlig som mulig i løpet av studiet. Opplæringsdelen skal godkjennes av doktorgradsutvalget. 3. Dersom du skal på utenlandsopphold, og ønsker å søke om stipend, må du regne med at mange stipendordninger kan ha søknadsfrist mer enn et år før avreise. 4. Fremdriftsrapport skal leveres på fastsatt skjema to ganger i året, innen den 31. januar og den 31. august Huskeliste for veiledere 1. Doktorgradsutvalget skal godkjenne kursene som inngår i opplæringsdelen. Veileder rådgir ph.d.-studenten når det gjelder forslag til kurs, både kurs tilbudt 18

19 ved UiS og eksternt, og diskuterer hva som er mest nyttig og praktisk gjennomførbart. 2. Begynne planleggingen av et utenlandsopphold så tidlig som mulig, og rådgi ph.d.-studenten i valg av institusjon og fagmiljø, slik at utenlandsoppholdet gir størst mulig faglig utbytte og bidrar til aktuelt prosjekt. 3. Levere fremdriftsrapport på fastsatt skjema to ganger i året, innen den 31. januar og den 31. august. 3. AVSLUTNINGSFASE - avslutning, innlevering og disputas 3.1. Forslag til bedømmelseskomité Før innlevering av avhandling skal hovedveileder sørge for at fagmiljøet utarbeider et begrunnet forslag til bedømmelseskomité og, via aktuell instituttleder, sender dette til doktorgradsutvalget. Komitéen skal bestå av minst tre medlemmer og skal settes sammen slik at begge kjønn, såfremt mulig, er representert minst ett av medlemmene er uten tilknytning til UiS minst ett av medlemmene bør komme fra en utenlandsk institusjon alle medlemmene har doktorgrad eller tilsvarende kompetanse Forslaget skal inneholde en begrunnelse for valg av medlemmer. Det skal vises til hvordan komiteen dekker avhandlingens fagfelt. Alle parter i saken plikter å klargjøre relasjoner til de foreslåtte komitémedlemmer, som kan ha betydning ved vurderingen av habilitet. Dette gjelder både faglige og familiære forhold. Denne plikten påhviler ikke bare kandidaten og potensielle komitémedlemmer, men også veiledere, medveiledere og instituttleder/senterleder. Doktoranden kan gi merknader til sammensetningen slik at doktorgradsutvalget i sin behandling er best mulig informert om mulig inhabilitet eller andre avgjørende forhold også gjennom informasjon fra kandidaten. I forslaget skal det også utpekes en administrator blant komitéens medlemmer eller i tilegg til komitéens medlemmer. Komitéens administrator har ansvaret for å organisere komitéens arbeid, herunder sørge for at arbeidet kommer raskt i gang og at tidsrammen for komitéarbeidet overholdes. Administratoren skal bidra til å samordne komitéens innstilling om avhandlingen og avklare arbeidsdelingen mellom komitémedlemmene under disputasen. Administratoren skal også sikre at komitéens arbeid skjer i samsvar med både Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS og Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader. Forslag til bedømmelseskomité skal være klar før, eller samtidig med innlevering av avhandlingen. Fagmiljøet skal ha avklart med de foreslåtte personene hvorvidt de ønsker og har mulighet til å delta i komitéen før forslaget sendes til doktorgradsutvalget for behandling og endelig fastsetting av bedømmelseskomité på vegne av rektor. Doktorgradsutvalget har ansvar for å påse at de foreslåtte medlemmene ikke er inhabile eller har for tette relasjoner til noen av partene i doktorgradsavhandlingen. Dersom doktorgradsutvalget anbefaler komiteen, får doktorgradsstudenten anledning til å gi skriftlige merknader til komiteens sammensetning innen én uke (ph.d.-forskriftens 15). Hvis det ikke foreligger merknader sendes avhandlingen til komitéen, sammen med oversikt over hvor arbeidet er utført, navn på veileder(e), dokumentasjon på godkjent 19

20 opplæringsdel og eventuelle medforfattererklæringer. Forskrift for graden philosophiae doctor ved UiS og Veiledning om bedømmelse av norske doktorgrader skal legges ved. I praksis er det ofte slik at veiledere, medlemmer av bedømmelseskomiteen og disputasens ordstyrer i forbindelse med oppnevning av komité avtaler dato for eventuell disputas. Disputasdato skal normalt settes til senest tre måneder etter at avhandlingen er innlevert Innlevering av avhandling Før innlevering av avhandlingen skal opplæringsdelen være godkjent, og forslag til bedømmelseskomité skal være sendt til det fakultære doktorgradsutvalget. Ph.d.-studenten leverer deretter følgende til fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK): Søknad på fastsatt skjema om å få avhandlingen bedømt Syv eksemplarer av avhandlingen Medforfattererklæring på fastsatt skjema. Dersom avhandlingen inneholder fellesarbeid skal det innhentes erklæringer fra øvrige forfattere, som klargjør medforfatterskapet i de enkelte arbeidene. Kortfattet omtale av avhandlingen på norsk og engelsk, som kan tjene som pressemelding Erklæring om at avhandl. leveres til bedømmelse for første gang (ved UiS eller annen institusjon) FFAK kan være behjelpelig med ytterligere informasjon i denne prosessen. Normalt vil de syv innleverte eksemplarene være vanlige utskrifter. Disse skal være sammenheftet eller innbundet på en enkel måte. Den ferdige varianten trykkes opp på et trykkeri, først etter at avhandlingen er godkjent. Ta kontakt med FFAK for å få tildelt avhandlingens løpenummer, ISSN-nummer og ISBN-nummer. Disse numrene skal påføres avhandlingens omslag. Etter innlevering har doktorgradsstudenten kun anledning til å gjøre rettelser av formell art, det vil si som ikke endrer meningsinnholdet i avhandlingen. Erratalisten over hvilke endringer som er foretatt skal forelegges FFAK senest fire uker før disputas. Fakultetet kan tillate omarbeiding av avhandlingen på grunnlag av bedømmelseskomiteens foreløpige kommentarer i henhold til ph.d.-forskriftens Hvis avhandlingen ikke godkjennes, kan ny innlevering først finne sted etter seks måneder. Dersom avhandlingen godkjennes for disputas, leveres 50 eksemplarer av den ferdige avhandlingen til FFAK Bedømmelseskomitéens rapport Senest 25 virkedager før planlagt disputas skal komiteen avgi en begrunnet innstilling om hvorvidt arbeidet er verdig til å forsvares for doktorgraden eller ikke. Innstillingen sendes til fakultetets forskerutdanningsadministrative koordinator (FFAK), og godkjennes av fakultetet. FFAK sørger for at doktorgradsstudent, veiledere og institutt får kopi av innstillingen. Doktorgradsstudenten gis en frist på 10 virkedager til å fremme skriftlige merknader til innstillingen. 20