Møteinnkalling. Kommunestyret. Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Rådhuset. Dato: Tidspunkt: 17:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Kommunestyret Dato: Tidspunkt: 17:00 Kommunestyresalen, Rådhuset Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Terje Granmo ordfører Sissel Langås sekretær -1-

2 Saksliste Innhold Unn. Off. Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Side Saker til behandling PS 60/15 Valg Godkjenning av valget og protokollen for kommunestyre- og fylkestingsvalget PS 61/15 Søknad om fritak politiske verv for perioden Line Elisabeth Forbord PS 62/15 Søknad om fritak fra politiske verv for perioden Matthias Helgi Gardarsson PS 63/15 Valg av formannskap for perioden XX / / / / PS 64/15 Valg av ordfører for perioden / PS 65/15 Valg av varaordfører for perioden / PS 66/15 Valg av kontrollutvalg for perioden / PS 67/15 Valg av medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg i perioden / PS 68/15 Valg av klagenemd for perioden / PS 69/15 Valg av eldreråd for perioden / PS 70/15 Valg av fjellstyre for perioden / PS 71/15 Valg av politiske medlemmer - Byggekomité 2015/ PS 72/15 Valg av valgstyre for perioden / PS 73/15 Valg av administrasjonsutvalg for perioden PS 74/15 PS 75/15 PS 76/15 PS 77/15 PS 78/15 PS 79/15 PS 80/15 Valg av medlemmer til kommunal heimevernsnemd Valg av medlemmer til sakkyndig nemd og sakkyndig ankenemd for eiendomsskatt Valg av representanter til samarbeidsutvalgene i grunnskolene, barnehagene og kulturskolen i Malvik kommune Valg av representant til skoleutvalg ved Malvik videregående skole for perioden Valg av kommunens representant i Det kirkelig fellesråd for perioden Valg av representant til oppnevningsutvalget for konfliktrådsmeglere for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS 2015/ / / / / / / /

3 PS 81/15 PS 82/15 PS 83/15 PS 84/15 PS 85/15 PS 86/15 PS 87/15 PS 88/15 PS 89/15 PS 90/15 (KonSek) for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS og forslag på kandidater til styret i Revisjon Midt- Norge IKS Valg av representant til representantskapet i Trondheim Havn IKS for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i IKA Trøndelag for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Trøndelag brann- og redningstjeneste for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Innherred Renovasjon IKS for perioden Valg av medlem og varamedlem for Malvik kommune til regionrådet i Værnesregionen i perioden Valg av representanter fra Malvik kommune til Samarbeidsorganet mellom kommunene i Trondheimsregionene for perioden Valg av representanter fra Malvik kommune til Kommunenes Sentralforbund for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til styret i Jøssåsen Landsby for perioden Valg av representant fra Malvik kommune til Trondheimsregionens friluftsråd for perioden / / / / / / / / / / Agenda: 17:00 Fotografering av kommunestyrets representanter 18:00 Konstituerende møte i kommunestyret -3-

4 Sakertilbehandling -4-

5 Sakertilbehandling -5-

6 Arkiv: 014 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyret 10/ Kommunestyret 60/ Valg Godkjenning av valget og protokollen for kommunestyre- og fylkestingsvalget Vedlegg: Forslag til protokoll for valgstyret i Malvik for fylkestingsvalget 2015 Forslag til protokoll for valgstyret i Malvik for kommunestyrevalget 2015 Saksdokumenter (ikke vedlagt) Stemmestyreprotokoller fra de 5 valgkretsene Valglovens 10-7 Valgforskriftens 41 Saksopplysninger Etter valglovens 10-7 skal både stemmestyrene, valgstyret og fylkesvalgstyret føre protokoll i forbindelse med gjennomføringen av valg. Med hjemmel i valglovens 10-7, jfr. valgforskriftens 41, fastsetter departementet formularer for stemmestyrene, valgstyrene og fylkesvalgstyrene som skal benyttes ved protokollering. Hva som skal bokføres ved det enkelte valget, fremgår av formularet. Protokollen skal sikre etterprøvbarhet for at valget er skjedd i henhold til regelverket. Valgstyrets møtebok er også grunnlag for den kontrollen fylkesvalgstyret er ansvarlig for ved stortingsvalg og fylkestingsvalg. Før valgstyrets møtebok kan oversendes fylkesvalgstyret, legges den fram for godkjenning hos valgstyret. -6-

7 Rådmannens innstilling Forslag til valgprotokoll for valgstyret fylkestingsvalget og kommunestyrevalget i Malvik kommune 2015 godkjennes. Behandling i Valgstyret Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Innstilling til kommunestyret i Valgstyret Forslag til valgprotokoll for valgstyret fylkestingsvalget og kommunestyrevalget i Malvik kommune 2015 godkjennes. -7-

8 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Valgprotokoll for valgstyret - Fylkestingsvalget 2015 Kommune: Fylke: Malvik Sør-Trøndelag År: 2015 A Administrative forhold A1 Valgstyret Valgstyrets sekretær: Langås Sissel E-postadresse: sissel.langas@malvik.kommune.no Telefon: Medlemmer (inkl. møtende varamedlemmer): Navn Granmo Terje Bremnes Nilsen Kirsti Hamre Eikevik Randi Sjøvold Knut Skårslette Trondal Rakel Sørmo Eugen Tøndel Laila Funksjon Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem A2 Valgtinget Stemmekretser og tid: Navn på alle kretsene i kommunen Krets Åpningstid søndag Åpningstid mandag Vikhamar 09:00 21:00 Saksvik 09:00 21:00 Sveberg 09:00 21:00 Hommelvik 09:00 21:00 Sneisen 09:00 21: :41:26 Valgprotokoll for valgstyret Side 1-8-

9 B Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer B1 Behandling av mottatte forhåndsstemmer B1.1 Totalt mottatte forhåndsstemmer Antall stemmegivninger Antall forhåndsstemmegivninger innenriks fra 10. august Antall brevstemmer utenriks Antall øvrige forhåndsstemmegivninger utenriks og på Svalbard og Jan Mayen Antall i beredskapskonvolutt Sum mottatte forhåndsstemmer Forkastet Godkjente Totalt antall B1.2 Behandlede forhåndsstemmegivninger Forkastelser Innenriks Utenriks Velger ikke i manntall 10-1(1) a)( 10-1(1) a) Ikke mulig å identifisere velgeren 10-1(1) b)( 10-1(1) b) Stemmegivningen ikke avgitt i rett tid 10-1(1) c)( 10-1(1) c) Stemmegivningen var ikke levert rett stemmemottaker 10-1(1) d)( 10-1(1) d) Noe tyder på at omslagskonvolutten har vært åpnet 10-1(1) e)( 10-1(1) e) Velgeren har allerede fått godkjent en stemmegivning 10-1(1) f)( 10-1(1) f) Stemmegivningen kom for sent frem 10-1(1) g)( 10-1(1) g) Velgeren er ikke innført i manntallet i kommunen 10-1a (1) a( 10-1a (1) a) Velgeren har allerede avgitt godkjent stemmegivning 10-1a (1) c( 10-1a (1) c) Sum forkastede forhåndsstemmegivninger Godkjente forhåndsstemmegivninger (skal være lik sum av B2.1.1 og B2.2.1) Totalt antall forhåndsstemmegivninger B2 Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer B2.1 Startet senest 4 timer før valglokalene stenger B2.1.1 Behandlede forhåndsstemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall Ant. sedler :41:28 Valgprotokoll for valgstyret Side 2 Antall forhåndsstemmegivninger innenriks fra 1. juli til 9. august (tidligstemmegivning) -9-

10 B2.1.2 Partifordelte forhåndsstemmesedler Parti Antall Senterpartiet 86 Demokratene i Norge 0 Piratpartiet 5 Partiet De Kristne 3 Fremskrittspartiet 145 Venstre 73 Kristelig Folkeparti 36 Miljøpartiet De Grønne 97 Sosialistisk Venstreparti 68 Høyre 278 Pensjonistpartiet 47 Rødt 11 Arbeiderpartiet 610 Totalt antall partifordelte stemmesedler B2.1.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (B2.1.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Alle har ikke stemt på begge valg B2.2 Opptalt etter at valglokalet stengte (lagt til side og sent innkomne) B2.2.1 Behandlede forhåndsstemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 47 Ant. sedler :41:28 Valgprotokoll for valgstyret Side 3-10-

11 B2.2.2 Partifordelte forhåndsstemmesedler Parti Antall Senterpartiet 2 Demokratene i Norge 0 Piratpartiet 1 Partiet De Kristne 0 Fremskrittspartiet 5 Venstre 1 Kristelig Folkeparti 4 Miljøpartiet De Grønne 2 Sosialistisk Venstreparti 3 Høyre 7 Pensjonistpartiet 0 Rødt 0 Arbeiderpartiet 18 Totalt antall partifordelte stemmesedler 43 B2.2.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (B2.2.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Ikke stemt ved begge valg :41:28 Valgprotokoll for valgstyret Side 4-11-

12 C Foreløpig opptelling av valgtingsstemmer C1 Oversikt over stemmegivninger mottatt i alle kretser Stemmekrets Sted for foreløpig opptelling Kryss i manntall Søndag Mandag Stemmesedler i urne Opptalte stemmer I særskilt omslag Fremmede Vikhamar I kretsen Saksvik I kretsen Sveberg I kretsen Hommelvik I kretsen Sneisen I kretsen Sum Sum C1.1 Merknad Vikhamar Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Saksvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Sveberg Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt begge valg. Sneisen Valgtingsstemmer ordinære: Velgere har ikke stemt på begge valg. C2 Foreløpig opptelling hos stemmestyrene C2.1 Antall valgtingstemmesedler i urne Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall Ant. sedler :41:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 5-12-

13 C2.2 Partifordelte Valgtingstemmesedler Parti Antall Senterpartiet 282 Demokratene i Norge 1 Piratpartiet 13 Partiet De Kristne 4 Fremskrittspartiet 313 Venstre 225 Kristelig Folkeparti 105 Miljøpartiet De Grønne 239 Sosialistisk Venstreparti 185 Høyre 814 Pensjonistpartiet 101 Rødt 51 Arbeiderpartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler C2.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C2.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Vikhamar Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Saksvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Sveberg Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt begge valg. Sneisen Valgtingsstemmer ordinære: Velgere har ikke stemt på begge valg. C3 Stemmegivninger - Valgting C3.1 Stemmegivning i særskilt omslag Godkjente Forkastet Total :41:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 6-13-

14 C3.2 Forkastede stemmegivninger i særskilt omslag Velger ikke i kommunens manntall 10-2(1) a)( 10-2(1) a) Velger hadde forhåndsstemt/avgitt allerede godkjent stemme 10-2(1) c) 5 0 Total 5 C3.3 Fremmede stemmegivninger Godkjente Forkastet Total C3.4 Forkastede Fremmede stemmegivninger Velger ikke i kommunens manntall 10-2(1) a)( 10-2(1) a) Velger hadde forhåndsstemt/avgitt allerede godkjent stemme 10-2(1) c) 0 0 Total :41:33 Valgprotokoll for valgstyret Side 7-14-

15 C4 Foreløpig opptelling hos valgstyret C4.1 - C4.3 Valgtingstemmesedler i urne Foreløpig opptelling av valgtingsstemmesedler er foretatt hos stemmestyrene C4.4 Antall stemmesedler i særskilt omslag Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 0 Ant. sedler C4.5 Partifordelte stemmesedler i særskilt omslag Parti Antall Senterpartiet 0 Demokratene i Norge 0 Piratpartiet 0 Partiet De Kristne 0 Fremskrittspartiet 0 Venstre 0 Kristelig Folkeparti 0 Miljøpartiet De Grønne 0 Sosialistisk Venstreparti 0 Høyre 0 Pensjonistpartiet 0 Rødt 0 Arbeiderpartiet 0 Totalt antall partifordelte stemmesedler 0 C4.6 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C4.4) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) :41:33 Valgprotokoll for valgstyret Side 8-15-

16 C4.7 Antall Fremmede stemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 134 Ant. sedler C4.8 Partifordelte stemmesedler - Fremmede stemmesedler Parti Antall Senterpartiet 6 Demokratene i Norge 0 Piratpartiet 1 Partiet De Kristne 1 Fremskrittspartiet 14 Venstre 9 Kristelig Folkeparti 7 Miljøpartiet De Grønne 12 Sosialistisk Venstreparti 4 Høyre 27 Pensjonistpartiet 0 Rødt 1 Arbeiderpartiet 38 Totalt antall partifordelte stemmesedler 120 C4.9 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C4.7) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Ikke alle har stemt ved begge valgene. D Endelig opptelling D1 Forhåndsstemmer D1.1 Opptalte forhåndsstemmesedler Type Godkjente Blanke Forkastet Total Opptalt minst fire timer før valglokalet stenger: Opptalt etter at valglokalet stengte (lagt til side og sent innkomne) Total antall opptalte forhåndstemmesedler :41:33 Valgprotokoll for valgstyret Side 9-16-

17 D1.2 Forkastede stemmesedler Type forkastelse Seddelen manglet off. stempel 10-3(1) a) Det fremgår ikke hvilket valg stemmeseddelen gjelder 10-3(1) b) ( 10-3 Det fremgår ikke hvilket parti eller gruppe velgeren har stemt på 10-3(1) Partiet eller gruppen stiller ikke liste 10-3(1) d) ( 10-3(1) d) Startet senest 4 timer før valglokalene stenger Opptalt etter stenging Totalt antall forkastede stemmesedler :41:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

18 D1.3 Godkjente stemmesedler fordelt på parti Parti Endelig Senterpartiet 89 Demokratene i Norge 0 Piratpartiet 6 Partiet De Kristne 3 Fremskrittspartiet 150 Venstre 74 Kristelig Folkeparti 40 Miljøpartiet De Grønne 99 Sosialistisk Venstreparti 71 Høyre 285 Pensjonistpartiet 48 Rødt 15 Arbeiderpartiet 629 Totalt antall partifordelte stemmesedler :41:34 Valgprotokoll for valgstyret Side

19 D1.4 Avvik mellom foreløpig og endelig opptelling Parti Foreløpig Endelig Avvik Senterpartiet Demokratene i Norge Piratpartiet Partiet De Kristne Fremskrittspartiet Venstre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Høyre Pensjonistpartiet Rødt Arbeiderpartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler D1.5 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom foreløpig og endelig opptelling av forhåndsstemmer.) D2 Valgtingsstemmer D2.1 Opptalte valgtingstemmesedler Type Godkjente Blanke Forkastet Total Ordinære Særskilt Fremmede Total antall opptalte valgtingstemmesedler D2.2 Forkastede valgtingsstemmesedler Type forkastelse Ordinære Særskilt Fremmede Total Seddelen manglet off. stempel 10-3(1) a) Det fremgår ikke hvilket valg stemmeseddelen gjelder 10-3(1) b)( 10-3(1) b) Det fremgår ikke hvilket parti eller gruppe velgeren har stemt på 10-3(1) c) ( 10-3(1) c) Partiet eller gruppen stiller ikke liste 10-3(1) d)( 10-3(1) d) Totalt forkastede stemmesedler :41:34 Valgprotokoll for valgstyret Side

20 D2.3 Godkjente stemmesedler fordelt på parti Parti Endelig Senterpartiet 288 Demokratene i Norge 1 Piratpartiet 14 Partiet De Kristne 5 Fremskrittspartiet 327 Venstre 234 Kristelig Folkeparti 112 Miljøpartiet De Grønne 252 Sosialistisk Venstreparti 189 Høyre 841 Pensjonistpartiet 101 Rødt 52 Arbeiderpartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler :41:34 Valgprotokoll for valgstyret Side

21 D2.4 Avvik mellom foreløpig og endelig opptelling Parti Foreløpig Endelig Avvik Senterpartiet Demokratene i Norge Piratpartiet Partiet De Kristne Fremskrittspartiet Venstre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Høyre Pensjonistpartiet Rødt Arbeiderpartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler D2.5 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom foreløpig og endelig opptelling av valgtingsstemmer) Saksvik Valgtingsstemmer ordinære: Grovtelling Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Grovtelling :41:34 Valgprotokoll for valgstyret Side

22 D3 Total oversikt Parti Forhånd Valgting Total Senterpartiet Demokratene i Norge Piratpartiet Partiet De Kristne Fremskrittspartiet Venstre Kristelig Folkeparti Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Høyre Pensjonistpartiet Rødt Arbeiderpartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler Underskrifter: Dato: Leder: Øvrige medlemmer: :41:34 Valgprotokoll for valgstyret Side

23 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Valgprotokoll for valgstyret - Kommunestyrevalget 2015 Kommune: Fylke: Malvik Sør-Trøndelag År: 2015 A Administrative forhold A1 Valgstyret Valgstyrets sekretær: Langås Sissel E-postadresse: sissel.langas@malvik.kommune.no Telefon: Medlemmer (inkl. møtende varamedlemmer): Navn Granmo Terje Bremnes Nilsen Kirsti Hamre Eikevik Randi Sjøvold Knut Skårslette Trondal Rakel Sørmo Eugen Tøndel Laila Funksjon Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem A2 Valgtinget Stemmekretser og tid: Navn på alle kretsene i kommunen Krets Åpningstid søndag Åpningstid mandag Vikhamar 09:00 21:00 Saksvik 09:00 21:00 Sveberg 09:00 21:00 Hommelvik 09:00 21:00 Sneisen 09:00 21: :43:24 Valgprotokoll for valgstyret Side 1-23-

24 B Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer B1 Behandling av mottatte forhåndsstemmer B1.1 Totalt mottatte forhåndsstemmer Antall stemmegivninger Antall forhåndsstemmegivninger innenriks fra 10. august Antall brevstemmer utenriks Antall øvrige forhåndsstemmegivninger utenriks og på Svalbard og Jan Mayen Antall i beredskapskonvolutt Sum mottatte forhåndsstemmer Forkastet Godkjente Totalt antall B1.2 Behandlede forhåndsstemmegivninger Forkastelser Innenriks Utenriks Velger ikke i manntall 10-1(1) a)( 10-1(1) a) Ikke mulig å identifisere velgeren 10-1(1) b)( 10-1(1) b) Stemmegivningen ikke avgitt i rett tid 10-1(1) c)( 10-1(1) c) Stemmegivningen var ikke levert rett stemmemottaker 10-1(1) d)( 10-1(1) d) Noe tyder på at omslagskonvolutten har vært åpnet 10-1(1) e)( 10-1(1) e) Velgeren har allerede fått godkjent en stemmegivning 10-1(1) f)( 10-1(1) f) Stemmegivningen kom for sent frem 10-1(1) g)( 10-1(1) g) Velgeren er ikke innført i manntallet i kommunen 10-1a (1) a( 10-1a (1) a) Velgeren har allerede avgitt godkjent stemmegivning 10-1a (1) c( 10-1a (1) c) Sum forkastede forhåndsstemmegivninger Godkjente forhåndsstemmegivninger (skal være lik sum av B2.1.1 og B2.2.1) Totalt antall forhåndsstemmegivninger B2 Foreløpig opptelling av forhåndsstemmer B2.1 Startet senest 4 timer før valglokalene stenger B2.1.1 Behandlede forhåndsstemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall Ant. sedler :43:26 Valgprotokoll for valgstyret Side 2 Antall forhåndsstemmegivninger innenriks fra 1. juli til 9. august (tidligstemmegivning) -24-

25 B2.1.2 Partifordelte forhåndsstemmesedler Parti Antall Kristelig Folkeparti 38 Senterpartiet 114 Venstre 99 Arbeiderpartiet 663 Miljøpartiet De Grønne 94 Sosialistisk Venstreparti 61 Pensjonistpartiet 79 Fokus Malvik 48 Høyre 242 Fremskrittspartiet 159 Totalt antall partifordelte stemmesedler B2.1.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (B2.1.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Ustemplede stemmesedler urnen. B2.2 Opptalt etter at valglokalet stengte (lagt til side og sent innkomne) B2.2.1 Behandlede forhåndsstemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 47 Ant. sedler :43:27 Valgprotokoll for valgstyret Side 3-25-

26 B2.2.2 Partifordelte forhåndsstemmesedler Parti Antall Kristelig Folkeparti 3 Senterpartiet 2 Venstre 2 Arbeiderpartiet 18 Miljøpartiet De Grønne 4 Sosialistisk Venstreparti 3 Pensjonistpartiet 0 Fokus Malvik 0 Høyre 7 Fremskrittspartiet 4 Totalt antall partifordelte stemmesedler 43 B2.2.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (B2.2.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Ikke stemt ved begge valg :43:27 Valgprotokoll for valgstyret Side 4-26-

27 C Foreløpig opptelling av valgtingsstemmer C1 Oversikt over stemmegivninger mottatt i alle kretser Stemmekrets Sted for foreløpig opptelling Kryss i manntall Søndag Mandag Stemmesedler i urne Opptalte stemmer I særskilt omslag Fremmede Vikhamar I kretsen Saksvik I kretsen Sveberg I kretsen Hommelvik I kretsen Sneisen I kretsen Sum Sum C1.1 Merknad Saksvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt ved begge valg. Sveberg Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. C2 Foreløpig opptelling hos stemmestyrene C2.1 Antall valgtingstemmesedler i urne Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall Ant. sedler :43:31 Valgprotokoll for valgstyret Side 5-27-

28 C2.2 Partifordelte Valgtingstemmesedler Parti Antall Kristelig Folkeparti 95 Senterpartiet 375 Venstre 329 Arbeiderpartiet Miljøpartiet De Grønne 211 Sosialistisk Venstreparti 191 Pensjonistpartiet 150 Fokus Malvik 163 Høyre 739 Fremskrittspartiet 328 Totalt antall partifordelte stemmesedler C2.3 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C2.1) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) Saksvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt ved begge valg. Sveberg Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Ikke stemt på begge valg. C3 Stemmegivninger - Valgting C3.1 Stemmegivning i særskilt omslag Godkjente Forkastet Total C3.2 Forkastede stemmegivninger i særskilt omslag Velger ikke i kommunens manntall 10-2(1) a)( 10-2(1) a) Velger hadde forhåndsstemt/avgitt allerede godkjent stemme 10-2(1) c) 5 0 Total 5 C3.3 Fremmede stemmegivninger Godkjente Forkastet Total :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 6-28-

29 C3.4 Forkastede Fremmede stemmegivninger Velger ikke i kommunens manntall 10-2(1) a)( 10-2(1) a) Velger hadde forhåndsstemt/avgitt allerede godkjent stemme 10-2(1) c) 0 0 Total :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 7-29-

30 C4 Foreløpig opptelling hos valgstyret C4.1 - C4.3 Valgtingstemmesedler i urne Foreløpig opptelling av valgtingsstemmesedler er foretatt hos stemmestyrene C4.4 Antall stemmesedler i særskilt omslag Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 0 Ant. sedler C4.5 Partifordelte stemmesedler i særskilt omslag Parti Antall Kristelig Folkeparti 0 Senterpartiet 0 Venstre 0 Arbeiderpartiet 0 Miljøpartiet De Grønne 0 Sosialistisk Venstreparti 0 Pensjonistpartiet 0 Fokus Malvik 0 Høyre 0 Fremskrittspartiet 0 Totalt antall partifordelte stemmesedler 0 C4.6 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C4.4) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) C4.7 Antall Fremmede stemmesedler Godkjente Blanke Tvilsomme Total Kryss i manntall 134 Ant. sedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 8-30-

31 C4.8 Partifordelte stemmesedler - Fremmede stemmesedler Parti Antall Kristelig Folkeparti 9 Senterpartiet 5 Venstre 14 Arbeiderpartiet 45 Miljøpartiet De Grønne 12 Sosialistisk Venstreparti 4 Pensjonistpartiet 1 Fokus Malvik 4 Høyre 24 Fremskrittspartiet 16 Totalt antall partifordelte stemmesedler 134 C4.9 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom kryss i manntall (C4.7) og foreløpig opptelling og evt. andre forhold) D Endelig opptelling D1 Forhåndsstemmer D1.1 Opptalte forhåndsstemmesedler Type Godkjente Blanke Forkastet Total Opptalt minst fire timer før valglokalet stenger: Opptalt etter at valglokalet stengte (lagt til side og sent innkomne) Total antall opptalte forhåndstemmesedler D1.2 Forkastede stemmesedler Type forkastelse Seddelen manglet off. stempel 10-3(1) a) Det fremgår ikke hvilket valg stemmeseddelen gjelder 10-3(1) b) ( 10-3 Det fremgår ikke hvilket parti eller gruppe velgeren har stemt på 10-3(1) Partiet eller gruppen stiller ikke liste 10-3(1) d) ( 10-3(1) d) Startet senest 4 timer før valglokalene stenger Opptalt etter stenging Totalt antall forkastede stemmesedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side 9-31-

32 D1.3 Godkjente stemmesedler fordelt på parti Parti Endelig Kristelig Folkeparti 41 Senterpartiet 116 Venstre 102 Arbeiderpartiet 683 Miljøpartiet De Grønne 98 Sosialistisk Venstreparti 64 Pensjonistpartiet 79 Fokus Malvik 49 Høyre 250 Fremskrittspartiet 163 Totalt antall partifordelte stemmesedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

33 D1.4 Avvik mellom foreløpig og endelig opptelling Parti Foreløpig Endelig Avvik Kristelig Folkeparti Senterpartiet Venstre Arbeiderpartiet Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Pensjonistpartiet Fokus Malvik Høyre Fremskrittspartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler D1.5 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom foreløpig og endelig opptelling av forhåndsstemmer.) Hele kommunen Forhåndsstemmer ordinære: Sannsynligvis avglemt manntallsavkrysning. D2 Valgtingsstemmer D2.1 Opptalte valgtingstemmesedler Type Godkjente Blanke Forkastet Total Ordinære Særskilt Fremmede Total antall opptalte valgtingstemmesedler D2.2 Forkastede valgtingsstemmesedler Type forkastelse Ordinære Særskilt Fremmede Total Seddelen manglet off. stempel 10-3(1) a) Det fremgår ikke hvilket valg stemmeseddelen gjelder 10-3(1) b)( 10-3(1) b) Det fremgår ikke hvilket parti eller gruppe velgeren har stemt på 10-3(1) c) ( 10-3(1) c) Partiet eller gruppen stiller ikke liste 10-3(1) d)( 10-3(1) d) Totalt forkastede stemmesedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

34 D2.3 Godkjente stemmesedler fordelt på parti Parti Endelig Kristelig Folkeparti 104 Senterpartiet 379 Venstre 344 Arbeiderpartiet Miljøpartiet De Grønne 224 Sosialistisk Venstreparti 197 Pensjonistpartiet 151 Fokus Malvik 166 Høyre 765 Fremskrittspartiet 344 Totalt antall partifordelte stemmesedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

35 D2.4 Avvik mellom foreløpig og endelig opptelling Parti Foreløpig Endelig Avvik Kristelig Folkeparti Senterpartiet Venstre Arbeiderpartiet Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Pensjonistpartiet Fokus Malvik Høyre Fremskrittspartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler D2.5 Merknad (Årsak til evt. differanse mellom foreløpig og endelig opptelling av valgtingsstemmer) Sveberg Valgtingsstemmer ordinære: Grovtelling. Hommelvik Valgtingsstemmer ordinære: Grovtelling. D3 Total oversikt Parti Forhånd Valgting Total Kristelig Folkeparti Senterpartiet Venstre Arbeiderpartiet Miljøpartiet De Grønne Sosialistisk Venstreparti Pensjonistpartiet Fokus Malvik Høyre Fremskrittspartiet Totalt antall partifordelte stemmesedler :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

36 E Valgoppgjør ved kommunestyrevalget E1 Mandatfordeling E1.1 Beregning av listestemmetall og antall mandater til listene Kristelig Folkeparti Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 145 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Senterpartiet Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 495 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

37 19. div , div , div , Venstre Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 446 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Arbeiderpartiet Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 2444 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

38 5. div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Miljøpartiet De Grønne Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 322 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

39 15. div , div , Sosialistisk Venstreparti Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 261 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Pensjonistpartiet Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 230 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

40 12. div , Fokus Malvik Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 215 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Høyre Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 1015 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

41 13. div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , Fremskrittspartiet Antall stemmesedler x antall kst.repr.= 507 x 31 Mottatt: Slengere: Avgitt: Listestemmetall: div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , div , :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

42 Mandatene ble fordelt som følger: Mandat nr.: Parti: Kvotient: 1 Arbeiderpartiet , Arbeiderpartiet , Høyre , Arbeiderpartiet , Fremskrittspartiet , Senterpartiet , Arbeiderpartiet , Høyre , Venstre 9 873, Arbeiderpartiet 8 406, Miljøpartiet De Grønne 7 110, Arbeiderpartiet 6 878, Høyre 6 289, Arbeiderpartiet 5 819, Sosialistisk Venstreparti 5 802, Fremskrittspartiet 5 240, Senterpartiet 5 129, Pensjonistpartiet 5 108, Arbeiderpartiet 5 043, Fokus Malvik 4 794, Venstre 4 607, Høyre 4 492, Arbeiderpartiet 4 450, Arbeiderpartiet 3 982, Arbeiderpartiet 3 602, Høyre 3 494, Miljøpartiet De Grønne 3 318, Arbeiderpartiet 3 289, Kristelig Folkeparti 3 215, Fremskrittspartiet 3 144, Senterpartiet 3 077, :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

43 E2 Kandidatkåring E2.1 Beregning av stemmetillegg og personstemmer Valglistens navn: Kristelig Folkeparti Antall stemmesedler: 145 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Astrid Sofie Dalhaug ** 36,25 29,00 6,00 71, Arve Hepsø * 0,00 19,00 5,00 24, May Britt Eiken Svarstad * 0,00 9,00 2,00 11, Øivind Haugbro * 0,00 10,00 1,00 11, Paul Vikhammer * 0,00 9,00 0,00 9, Lars Terje Rotabakk 0,00 8,00 0,00 8, Knut Johan Rotabakk 0,00 7,00 1,00 8, Eva Haugbro 0,00 5,00 0,00 5, Mari Ann Berg 0,00 3,00 1,00 4, Olav André Hompland 0,00 3,00 0,00 3, Roger Arne Hansen 0,00 1,00 0,00 1,00 11 Valglistens navn: Senterpartiet Antall stemmesedler: 495 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Ole Herman Sveian ** 123,75 104,00 37,00 264, Knut Magne Sjøvold ** 123,75 42,00 11,00 176, Ketil Sivertsen ** 0,00 54,00 17,00 71, Ida Karen Vetleseter Bøe * 0,00 41,00 14,00 55, Kristin Hestenes * 0,00 37,00 4,00 41, Mari Bjørnstad * 0,00 20,00 3,00 23, Hans Olav Staven * 0,00 14,00 2,00 16, Kari Marie Saxevik * 0,00 13,00 3,00 16, Tonje Sjøvold * 0,00 14,00 0,00 14, Ellen Forseth 0,00 13,00 1,00 14, Knut Kvitvang Røflo 0,00 11,00 3,00 14, :43:32 Valgprotokoll for valgstyret Side

44 Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 21 Olav Vasseljen 0,00 13,00 0,00 13, Torkel Ystgaard 0,00 9,00 2,00 11, Magne Trondmo 0,00 11,00 0,00 11, Thorbjørn Norman 0,00 10,00 0,00 10, Armand Valstad 0,00 9,00 0,00 9, Bernt Folden Kvam 0,00 6,00 3,00 9, Ingrid Marie Kvarving 0,00 8,00 0,00 8, Marte Sjøvold 0,00 8,00 0,00 8, Lorents Øyvind Teigen 0,00 5,00 1,00 6, Brit Dahlberg 0,00 3,00 0,00 3,00 21 Valglistens navn: Venstre Antall stemmesedler: 446 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Torgeir Anda ** 111,50 97,00 19,00 227, Laila Tøndel ** 0,00 22,00 8,00 30, Kerstin Leistad * 0,00 20,00 6,00 26, Tor Dahl * 0,00 19,00 4,00 23, Even Ytterhus * 0,00 16,00 1,00 17, Kari Værnes Fiske * 0,00 10,00 1,00 11, Jens Erik Widén * 0,00 8,00 2,00 10, Knut Eirik Ballestad 0,00 6,00 3,00 9, Fredrik Øvergård 0,00 9,00 0,00 9, Marit Elisabeth Olsen 0,00 8,00 0,00 8, Øyvind Leistad 0,00 7,00 1,00 8, Olav Helge Bergemo 0,00 8,00 0,00 8, Asbjørg Mindnes 0,00 5,00 2,00 7, John Richard Hanssen 0,00 6,00 0,00 6, Helge Moan 0,00 6,00 0,00 6, Christian Thobroe Anda 0,00 6,00 0,00 6, Tore Austad 0,00 5,00 1,00 6, Astrid Sofie Øie 0,00 5,00 0,00 5, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

45 Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 16 Katrine Humbernes 0,00 4,00 1,00 5, Sigurd Vasseljen 0,00 3,00 0,00 3, Ronny Strømsnes 0,00 0,00 1,00 1, Aleksander Høiland 0,00 1,00 0,00 1, Mary Dahl 0,00 1,00 0,00 1, Kjell Reitan 0,00 0,00 0,00 0,00 24 Valglistens navn: Arbeiderpartiet Antall stemmesedler: 2444 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Ingrid Aune ** 611,00 520,00 37, , Bernt-Ole Ravlum ** 611,00 142,00 18,00 771, Matz Ulstad ** 611,00 122,00 7,00 740, Randi Hansen ** 611,00 114,00 12,00 737, Anne Synnøve Mostervik ** 611,00 96,00 2,00 709, Trond Hoseth ** 611,00 48,00 4,00 663, Aina Kristiansen ** 0,00 101,00 3,00 104, Liv Aksnes ** 0,00 67,00 1,00 68, Torstein Fosmo ** 0,00 67,00 1,00 68, Kristin Strandheim ** 0,00 64,00 2,00 66, Francis N.T. Chagula ** 0,00 40,00 2,00 42, Jan-Roar Saltvik ** 0,00 37,00 3,00 40, Maren Hammer Ness * 0,00 37,00 0,00 37, Terje Talsnes * 0,00 30,00 3,00 33, Jahn Harry Kristiansen * 0,00 31,00 1,00 32, Matthias Helgi Gardarsson * 0,00 30,00 0,00 30, Per-Arild Lyng * 0,00 27,00 1,00 28, Camilla Hansen Ingdal * 0,00 18,00 3,00 21, Karl-Tinus Votvik * 0,00 20,00 1,00 21, Ragnar Breivik * 0,00 19,00 0,00 19, Tor Olav Langjord * 0,00 18,00 0,00 18, Line Johnsen * 0,00 17,00 0,00 17, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

46 Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 16 Anita Furuvik * 0,00 17,00 0,00 17, Line Elisabeth Forbord * 0,00 12,00 0,00 12, Ailin Sponaas Petersen * 0,00 10,00 0,00 10, Marit Anita Jørstad * 0,00 8,00 1,00 9, Ellen Zirr Buaas * 0,00 7,00 0,00 7, Roald Marstad 0,00 5,00 0,00 5,00 28 Valglistens navn: Miljøpartiet De Grønne Antall stemmesedler: 322 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Knut Svisdahl ** 80,50 38,00 10,00 128, Heidi Steine ** 80,50 23,00 4,00 107, Stephen Barstow * 0,00 18,00 0,00 18, Kathrine Rein * 0,00 16,00 0,00 16, Frank Schmiemann * 0,00 13,00 2,00 15, Per Frost * 0,00 12,00 3,00 15, Morten Skogly * 0,00 9,00 1,00 10, Linda Bekken 0,00 7,00 0,00 7, Øystein Rune Størkersen 0,00 6,00 1,00 7, Gerd Jensen 0,00 5,00 0,00 5, Rose Marie Skogø 0,00 4,00 0,00 4, Even Brønner Johnsen 0,00 4,00 0,00 4, Tore Rønning Bordemann 0,00 3,00 0,00 3, Jørn Almberg 0,00 2,00 0,00 2, Matthew Burt 0,00 1,00 0,00 1, Steinar Skogø 0,00 0,00 0,00 0, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

47 Valglistens navn: Sosialistisk Venstreparti Antall stemmesedler: 261 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Rakel Therese Skårslette Trondal ** 65,25 67,00 44,00 176, Arild Øyan * 65,25 17,00 4,00 86, Lisa Kristiansen * 0,00 23,00 11,00 34, Randi Johansen Perreau * 0,00 15,00 4,00 19, Tone Husdal * 0,00 15,00 1,00 16, Anne-Lise Fagerheim 0,00 11,00 4,00 15, Lars Ivar Refseth Fridtjofsen 0,00 12,00 2,00 14, Are Oddvar Malvik 0,00 7,00 3,00 10, Kristin Haugan 0,00 7,00 3,00 10, Espen Andresen 0,00 9,00 1,00 10, Joralf Halgunset 0,00 7,00 2,00 9, Andreas Skaugerud Trondal 0,00 7,00 1,00 8, Bente Lise Brandtzæg 0,00 7,00 0,00 7, Geir Reberg 0,00 3,00 2,00 5, Liz Una Ford 0,00 4,00 1,00 5, Nina Frisnes Øyan 0,00 4,00 0,00 4, Ingvald Johannes Solbakken 0,00 1,00 2,00 3, Maj Olga Overvik 0,00 1,00 1,00 2,00 18 Valglistens navn: Pensjonistpartiet Antall stemmesedler: 230 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Per Walseth ** 57,50 40,00 4,00 101, Anne Grethe Thorstensen * 57,50 13,00 3,00 73, Robert Barø * 0,00 15,00 11,00 26, Arve Ørsjødal * 0,00 18,00 7,00 25, Kåre Normann Holm * 0,00 10,00 8,00 18, Ivar Christian Andersskog 0,00 14,00 3,00 17, Kirsti Hamre Nilsen 0,00 7,00 1,00 8, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

48 Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 5 Tone Wiig 0,00 5,00 0,00 5, May-Britt Olsen 0,00 4,00 0,00 4, Gunnar Lohse 0,00 3,00 0,00 3, Morten Brustad Wiig 0,00 2,00 0,00 2, Terje Normann Thun 0,00 1,00 0,00 1,00 12 Valglistens navn: Fokus Malvik Antall stemmesedler: 215 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Randi Johnsen Eikevik ** 53,75 46,00 24,00 123, Geir Roar Larsen * 53,75 44,00 20,00 117, Hilde Sundin * 53,75 10,00 2,00 65, Anne Lise Edvardsen * 53,75 6,00 3,00 62, Morten Vinje * 0,00 16,00 5,00 21, Franz Johansen 0,00 17,00 0,00 17, Trine Landsem Larsen 0,00 11,00 0,00 11, Rikke Caroline Eikevik 0,00 8,00 3,00 11, Rune Rønning 0,00 5,00 3,00 8, Line Pettersen Lund 0,00 7,00 0,00 7, Lars Strømmen 0,00 4,00 1,00 5, Geir Kroknes 0,00 3,00 2,00 5, Bodil Løvås 0,00 4,00 0,00 4, Jostein Engan 0,00 2,00 2,00 4, Morten Holdahl 0,00 4,00 0,00 4, Hannecke Glasø 0,00 3,00 0,00 3, Gunnar Andresen 0,00 1,00 0,00 1, Andreas Løvseth 0,00 0,00 1,00 1, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

49 Valglistens navn: Høyre Antall stemmesedler: 1015 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Eva Lundemo ** 253,75 127,00 11,00 391, Morten Olafsen ** 253,75 73,00 10,00 336, Vigdis Marthinsen ** 253,75 50,00 0,00 303, Brit Aune ** 253,75 35,00 1,00 289, Anders Frost Nordhaug ** 253,75 33,00 1,00 287, Kjell Dahle * 253,75 27,00 2,00 282, Gudmund Beitland * 0,00 37,00 2,00 39, Håvard Renanger * 0,00 26,00 3,00 29, Siri Frost Sterri * 0,00 27,00 0,00 27, Maja Berg * 0,00 21,00 2,00 23, Jon Berge Rasmussen * 0,00 21,00 0,00 21, Eivind Engan * 0,00 20,00 1,00 21, Erling Magne Foss * 0,00 19,00 0,00 19, Anita Fredriksen 0,00 9,00 1,00 10, Eugen Gravningen Sørmo 0,00 10,00 0,00 10, Ronny Farsund 0,00 9,00 0,00 9, Halvard Dahle 0,00 8,00 0,00 8, Trond Hanssen 0,00 7,00 1,00 8, Per Johan Høiseth 0,00 8,00 0,00 8, Eva Elisabeth Belboe 0,00 8,00 0,00 8, Espen Heiszter 0,00 5,00 0,00 5, Monica Lorentzen Dahlø 0,00 2,00 0,00 2, Torleif Halseth 0,00 2,00 0,00 2,00 23 Valglistens navn: Fremskrittspartiet Antall stemmesedler: 507 Stemmetillegg på 25% Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 1 Lill Harriet Sandaune ** 126,75 97,00 13,00 236, Terje Hansen ** 126,75 37,00 8,00 171, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

50 Nr.: Representantens navn: Stemmetillegg: Personstemmer: Slenger: Totalt antall stemmetillegg og personstemmer: Ny rangering: 3 Kato Vassdahl ** 126,75 16,00 0,00 142, Bjørn Kyllo * 126,75 13,00 2,00 141, Øyvind Sandaune * 0,00 11,00 2,00 13, Morten Sefanias Kobberrød * 0,00 7,00 0,00 7, Jan-Egil Pettersen * 0,00 7,00 0,00 7, Kjell Esten Solem * 0,00 7,00 0,00 7, Astrid Viken * 0,00 6,00 0,00 6, Kent Håvard Kråkmo 0,00 5,00 0,00 5, Roger Moe 0,00 4,00 0,00 4, Bjørn Arnesen 0,00 4,00 0,00 4, Wenche Berg 0,00 4,00 0,00 4, Kjell Erik Haugan 0,00 3,00 0,00 3, Rolf Arve Foss 0,00 3,00 0,00 3, Geir Johnny Selvåg 0,00 2,00 0,00 2, Kjell J. W. Nygård 0,00 2,00 0,00 2, Arne Mellingen 0,00 1,00 0,00 1, Jorun Zachariassen 0,00 1,00 0,00 1, John Bagøien 0,00 0,00 0,00 0, :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

51 E2.2 Valgte representanter og vararepresentanter Valglistens navn: Kristelig Folkeparti Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Astrid Sofie Dalhaug ** Arve Hepsø * May Britt Eiken Svarstad * Øivind Haugbro * Paul Vikhammer * Lars Terje Rotabakk Knut Johan Rotabakk Eva Haugbro Mari Ann Berg Olav André Hompland Roger Arne Hansen 1968 Valglistens navn: Senterpartiet Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Ole Herman Sveian ** Knut Magne Sjøvold ** Ketil Sivertsen ** Ida Karen Vetleseter Bøe * Kristin Hestenes * Mari Bjørnstad * Hans Olav Staven * Kari Marie Saxevik * Tonje Sjøvold * Ellen Forseth Knut Kvitvang Røflo Olav Vasseljen Torkel Ystgaard Magne Trondmo Thorbjørn Norman Armand Valstad Bernt Folden Kvam Ingrid Marie Kvarving Marte Sjøvold Lorents Øyvind Teigen :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

52 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 21 Brit Dahlberg 1946 Valglistens navn: Venstre Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Torgeir Anda ** Laila Tøndel ** Kerstin Leistad * Tor Dahl * Even Ytterhus * Kari Værnes Fiske * Jens Erik Widén * Knut Eirik Ballestad Fredrik Øvergård Marit Elisabeth Olsen Øyvind Leistad Olav Helge Bergemo Asbjørg Mindnes John Richard Hanssen Helge Moan Christian Thobroe Anda Tore Austad Astrid Sofie Øie Katrine Humbernes Sigurd Vasseljen Ronny Strømsnes Aleksander Høiland Mary Dahl Kjell Reitan 1936 Valglistens navn: Arbeiderpartiet Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Ingrid Aune ** Bernt-Ole Ravlum ** Matz Ulstad ** Randi Hansen ** :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

53 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 5 Anne Synnøve Mostervik ** Trond Hoseth ** Aina Kristiansen ** Liv Aksnes ** Torstein Fosmo ** Kristin Strandheim ** Francis N.T. Chagula ** Jan-Roar Saltvik ** Maren Hammer Ness * Terje Talsnes * Jahn Harry Kristiansen * Matthias Helgi Gardarsson * Per-Arild Lyng * Camilla Hansen Ingdal * Karl-Tinus Votvik * Ragnar Breivik * Tor Olav Langjord * Line Johnsen * Anita Furuvik * Line Elisabeth Forbord * Ailin Sponaas Petersen * Marit Anita Jørstad * Ellen Zirr Buaas * Roald Marstad 1959 Valglistens navn: Miljøpartiet De Grønne Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Knut Svisdahl ** Heidi Steine ** Stephen Barstow * Kathrine Rein * Frank Schmiemann * Per Frost * Morten Skogly * Linda Bekken Øystein Rune Størkersen Gerd Jensen :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

54 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 11 Rose Marie Skogø Even Brønner Johnsen Tore Rønning Bordemann Jørn Almberg Matthew Burt Steinar Skogø 1940 Valglistens navn: Sosialistisk Venstreparti Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Rakel Therese Skårslette Trondal ** Arild Øyan * Lisa Kristiansen * Randi Johansen Perreau * Tone Husdal * Anne-Lise Fagerheim Lars Ivar Refseth Fridtjofsen Are Oddvar Malvik Kristin Haugan Espen Andresen Joralf Halgunset Andreas Skaugerud Trondal Bente Lise Brandtzæg Geir Reberg Liz Una Ford Nina Frisnes Øyan Ingvald Johannes Solbakken Maj Olga Overvik 1956 Valglistens navn: Pensjonistpartiet Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Per Walseth ** Anne Grethe Thorstensen * Robert Barø * Arve Ørsjødal * Kåre Normann Holm * Ivar Christian Andersskog Kirsti Hamre Nilsen :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

55 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 8 Tone Wiig May-Britt Olsen Gunnar Lohse Morten Brustad Wiig Terje Normann Thun 1955 Valglistens navn: Fokus Malvik Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Randi Johnsen Eikevik ** Geir Roar Larsen * Hilde Sundin * Anne Lise Edvardsen * Morten Vinje * Franz Johansen Trine Landsem Larsen Rikke Caroline Eikevik Rune Rønning Line Pettersen Lund Lars Strømmen Geir Kroknes Bodil Løvås Jostein Engan Morten Holdahl Hannecke Glasø Gunnar Andresen Andreas Løvseth 1923 Valglistens navn: Høyre Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Eva Lundemo ** Morten Olafsen ** Vigdis Marthinsen ** Brit Aune ** Anders Frost Nordhaug ** Kjell Dahle * Gudmund Beitland * Håvard Renanger * :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

56 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 9 Siri Frost Sterri * Maja Berg * Jon Berge Rasmussen * Eivind Engan * Erling Magne Foss * Anita Fredriksen Eugen Gravningen Sørmo Ronny Farsund Halvard Dahle Trond Hanssen Per Johan Høiseth Eva Elisabeth Belboe Espen Heiszter Monica Lorentzen Dahlø Torleif Halseth 1935 Valglistens navn: Fremskrittspartiet Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 1 Lill Harriet Sandaune ** Terje Hansen ** Kato Vassdahl ** Bjørn Kyllo * Øyvind Sandaune * Morten Sefanias Kobberrød * Jan-Egil Pettersen * Kjell Esten Solem * Astrid Viken * Kent Håvard Kråkmo Roger Moe Bjørn Arnesen Wenche Berg Kjell Erik Haugan Rolf Arve Foss Geir Johnny Selvåg Kjell J. W. Nygård Arne Mellingen Jorun Zachariassen :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

57 Nr.: Representantens navn: Fødselsår: 20 John Bagøien 1963 Underskrifter: Dato: Leder: Øvrige medlemmer: :43:33 Valgprotokoll for valgstyret Side

58 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 61/ Søknad om fritak/permisjon fra politiske verv for perioden Line Elisabeth Forbord Saksopplysninger Line Elisabeth Forbord søker om permisjon fra sine polititske verv i Malvik kommune. Forbord står på varalisten til kommunestyret for Arbeiderpartiet, perioden Søknaden begrunnes med helsemessig og familiære utfordringer. Vurdering Rådmannen anser fritakskravet som oppfylt, og anbefaler at søknaden innvilges. Rådmannens innstilling Line Elisabeth Forbord innvilges permisjon fra politiske verv i Malvik kommune for perioden fram til

59 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 62/ Søknad om fritak fra politiske verv for perioden Matthias Helgi Gardarsson Vedlegg: Søknad om fritak fra verv i kommunestyre Saksopplysninger Matthias Helgi Gardarsson søker fritak fra politiske verv i Malvik kommune i perioden Gardarsson er valgt som vara til kommunestyret for Arbeiderpartiet. Søknaden er vedlagt saken. Vurdering Rådmannen anser fritakskrav som oppfylt, og anbefaler at søknaden innvilges. Rådmannens innstilling Matthias Helgi Gardarsson innvilges fritak fra politiske verv i Malvik kommune i perioden

60 -60- file:///c:/ephorte/pdfdocproc/ephorte/287403_fix.html Side 1 av Fra: Langås Sissel[sissel.langas@malvik.kommune.no] Dato: :29:26 Til: Postmottak.Malvik.kommune Tittel: VS: Fritak fra verv i kommunestyremøte Hei! Kan dere legge inn denne som egen sak i ephorte? Vennlig hilsen Malvik kommune Sissel Langås Fra: Matthias Helgi Gardarsson [mailto:mhgardarsson@gmail.com] Sendt: 29. september :25 Til: Langås Sissel <sissel.langas@malvik.kommune.no> Emne: Fritak fra verv i kommunestyremøte Hei! Jeg, Matthias Helgi Gardarsson, søker fritak fra mitt verv i kommunestyre i Malvik kommune som 4. vara for Malvik Arbeiderparti i perioden Dette grunnes at jeg studere bygg- og miljøteknikk ved NTNU og dette studie krever mye tid, noe som ikke lar seg kombinere med lokalpolitikk. I tillegg er planen å reise på utveksling fra høsten 2016 og jeg blir da borte helt til våren 2017 før jeg på høstparten skal begynne med prosjektoppgave. Våren 2018 skal jeg skrive master og etter det går jeg ut i arbeidslivet og vet derfor ikke hvor jeg ender opp. Jeg føler derfor at jeg ikke har tid eller mulighet til å sette meg inn i lokalpolitikken i Malvik og aktivt delta som folkevalgt på en tilfredstillende måte i de neste 4 årene. Med vennlig hilsen Matthias Helgi Gardarsson

61 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 63/ Valg av formannskap for perioden XX Vedlegg: Rundskriv H - 12/15 Valg av formannskap/fylkesutvalg, ordfører/fylkesordfører, varaordfører m.m. Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommunelovens 8 Saksopplysninger I kommunelovens 8 heter det bl.a.: 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv henholdsvis formannskap og fylkesutvalg på minimum 5 medlemmer. Dette gjelder likevel ikke kommuner og fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform. 2. Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. I Malvik kommune skal det velges 7 medlemmer til formannskapet. Hver foreslåtte liste skal tildeles så mange varamedlemmer som det får medlemmer, med et tillegg av to. Reglene om kjønnsmessig fordeling skal ivaretas. Saken fremmes uten innstilling. -61-

62 Rundskriv Kommuner Fylkeskommuner Fylkesmenn Nr. Vår ref Dato H-12/15 15/ Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m. INNLEIING Kommunar og fylkeskommunar skal i haust velje ei rekkje organ. Kommunelova 17 omhandlar det første møtet det konstituerande møtet - i dei nyvalde kommunestyre og fylkesting. Nokre val skal haldast i dette møtet. Andre kan haldast i dette møtet. Departementet vil i dette rundskrivet orientere om dei lovreglane som gjeld for val av folkevalde organ. I kapittel 1 er innhaldet i kommuneloven 17 nærare omtala. Val av formannskap og fylkesutval og reglane om framgangsmåten ved valet blir omtala i kapittel 2. I kapittel 3 blir reglane for val av (eventuelt) kommuneråd og fylkesråd omtala, saman med reglane om utpeiking av leiar og medlemmer av rådet. Kapittel 4 tar for seg val av ordførar eller fylkesordførar og va-raordførar. I kapittel 5 blir omtala val av kontrollutval. Kapittel 6 omtalar reglane for val av andre folkevalde organ. Kapittel 7 gjeld val av komitear på kommunalt og fylkeskommunalt nivå. I kapittel 8 vert reglane i kommunelova 80 a om val av styre for kommunale og fylkeskommunale aksjeselskap omtala. I dette kapittelet vert óg reglane om inhabilitet for styremed-lemmer omtala. Kapittel 9 omhandler spørsmålet om kva for verknader det får når eit vedtak er gjort av eit organ som ikkje er samansett i samsvar med reglane om kjønnskvotering i kom-munelova. Kapittel 10 innheld ei orientering om reglane i kommunelova som gjeld møteoffentlegheit. I kapittel 11 vert omtala føresegnene og Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefon: E-post: postmottak@kmd.dep.no -62-

63 delegeringsreglement og innstillingsrett. Kapittel 12 gir ei orientering om prosedyrene rundt val og konstituering av nytt kommunestyre ved samanslåing av kommunar. Val skal haldast som forholdstalsval dersom ein medlem av kommunestyret/fylkestinget krev det, og elles som avtaleval, jf. kommunelova 8 nr. 2 og 35 nr. 4. Dei nærare reglane om gjennomføringa av vala finn ein i kommunelova og 38a. Som vedlegg 1 i rundskrivet er det tatt inn kopi av dei føresegnene i kommunelova som gjeld val av folkevalde organ, saman med føresegnene om møteoffentlegheit og andre viktige føresegner i kommunelova. I vedlegg 2 er det tatt inn døme på valoppgjer ved forholdstalsval. Med helsing Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Steinar Dalbakk rådgjevar Side 2-63-

64 INNHALD Kapitel Tittel Side 1 Nærare om det konstituerande møtet 5 2 Val av formannskap/fylkesutval Aktuelle lovreglar Valtidspunkt Kven er valbare? Kven kan krevje seg fritatt? Forholdstalsval Avtaleval Opprykk og nyval Retting av feil ved valet Kva skjer dersom ein medlem/varamedlem melder seg ut av det partiet han/ho er vald for? 14 3 Parlamentarisme. Val av kommuneråd og fylkesråd. 15 Utpeiking av kommunerådsleiar/fylkerådsleiar og medlemmer av rådet 3.1 Aktuelle lovreglar Val av kommuneråd/fylkesråd Valtidspunkt Kven er valbare? Kven kan krevje seg fritatt? Kven er utelukka? Fleirtalsval Skifte av råd i valperioden Uttreden frå andre verv medan ein er medlem av rådet Retting av feil ved valet Utpeiking av kommunerådsleiar/fylkesrådsleiar og medlemmer av rådet 17 4 Val av ordførar/fylkesordførar og varaordførar Aktuelle lovreglar Valperiode Kven er valbare? Kven kan krevje seg fritatt? Framgangsmåten ved valet Retting av feil ved valet 20 5 Val av kontrollutval Aktuelle lovreglar Valtidspunkt Kven er utelukka? Kan eit fleirtal i kommunestyret/fylkestinget fastsetje kven 22 som skal vere mindretalet sin representant i utvalet? 5.5 Opne møte i kontrollutvalet 23 Side 3-64-

65 6 Val av faste utval m.m Aktuelle lovreglar Valtidspunkt Valperiode Kven er valbare? Kven er utelukka? Kven kan krevje seg fritatt? Framgangsmåten ved valet Suppleringsval Retting av feil ved valet 30 7 Komitear på kommunalt og fylkeskommunalt nivå Kommunestyrekomitear og fylkestingskomitear Ad-hoc komitear 32 8 Val av styre for kommunalt/fylkeskommunalt åtte 33 aksjeselskap 8.1 Valreglane Om inhabilitet for styremedlemmer 33 9 Verknader av at eit organ som ikkje er samansett i samsvar med reglane om kjønnskvotering treffer vedtak Møteoffentlegheit i folkevalde organ Innleiing Hovudinnhaldet i lovreglane Møteprinsippet ( 30 nr. 1) Prinsippet om møteoffentlegheit ( 31 nr. 1) Teieplikt som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 2) Personalsaker som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 3) Personvern som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 4) Tungtvegande offentleg interesser som lukkingsgrunnlag 37 ( 31 nr. 5) 10.9 Prosedyrereglar mv Vedtak om delegeringsreglement og innstillingsrett Val og konstituering av nytt kommunestyre ved samanslåing av kommunar 40 Vedlegg 1. Oversyn over aktuelle føresegner i kommunelova og 42 forvaltningslova Kommunelova 42 Forvaltningslova ( 6. Habilitetskrav) 50 2 Døme på valoppgjer ved forholdstalsval 51 Side 4-65-

66 1 NÆRARE OM DET KOSTITUERANDE MØTET Dei nyvalde kommunestyra og fylkestinga skal kome saman til konstituerande møte innan utgangen av oktober. Som første sak skal kommunestyret avgjere om kommunestyrevalet er gyldig. Har kommunen halde direkte val til kommunedelsutval, avgjer kommunestyret om dette er gyldig før ein gjer andre val. Fylkestinget si første sak er å ta stilling til om fylkestingsvalet er gyldig. Kommunestyret skal velje formannskap, ordførar og varaordførar kontrollutval i det konstituerande møtet Val av eventuelt kommuneråd skal óg finne stad i det konstituerande møtet ved vidareføring av parlamentarisk styringsform. Vedtak om innføring av parlamentarisme kan tidlegast bli fatta på det nyvalde kommunestyret eller fylkestinget sitt konstituerande møte, jf. kommunelova 18 nr. 2. Val av andre folkevalde organ bør i fylgje lova 17 óg haldast i det konstituerande møtet. Det er imidlertid ikkje noko absolutt krav at så skjer. Fylkestinget skal velje fylkesutval fylkesordførar og varaordførar kontrollutval Val av eventuelt fylkesråd skal óg finne stad i det konstituerande møtet ved vidareføring av parlamentarisk styringsform. Vedtak om innføring av parlamentarisme kan tidlegast bli fatta på det nyvalde fylkestinget sitt konstituerande møte, jf. kommunelova 18 nr. 2. Val av andre folkevalde organ bør i fylgje lova 17 óg haldast i det konstituerande møtet. Det er imidlertid ikkje noko absolutt krav at så skjer. Side 5-66-

67 2 VAL AV FORMANNSKAP/FYLKESUTVAL 2.1. Aktuelle lovreglar Kommunelova 8 nr. 1 inneheld regler om medlemstal i formannskapet/fylkesutvalet. Kven som er utelukka frå val, og kven som kan krevje seg fritatt, går fram av 14. Lova 8 nr. 2 fastset at valet skal haldast som forholdstalsval når minst eitt medlem krev det, og elles som avtaleval. Føresegnene om gjennomføringa av valet er tatt inn i kommunelova (forholdstalsval) og 38a (avtaleval). 2.2 Valtidspunkt Val av formannskap/fylkesutval skal skje i kommunestyret/fylkestinget sitt konstituerande møte, som skal haldast innan utgangen av oktober månad, jf. kommunelova 17 nr. 1 og 2. Vallova 13-4 (1) fastset at det nyvalde kommunestyret/fylkestinget avgjer om valet er gyldig. Kommunelova 17 nr. 2 slår fast at kommunestyret/fylkestinget som første sak i det konstituerande møtet skal ta stilling til om valet er gyldig. Dersom kommunen har halde direkte val til kommunedelsutval, avgjer kommunestyret òg om dette valet er gyldig før det blir gjort andre val. 2.3 Kven er valbare? Det er berre dei faste medlemmene i kommunestyret/fylkestinget som kan veljast til formannskapet/fylkesutvalet, jf. kommunelova 8 nr. 1. Varamedlemmene er ikkje valbare. 2.4 Kven kan krevje seg fritatt? Følgjande personar kan krevje seg fritatt frå val til formannskapet/fylkesutvalet, jf. kommunelova 14 nr. 1 bokstav c: Personar som har gjort teneste som medlem av vedkomande organ dei siste fire åra. Føresegna må bli forstått slik at varamedlem som har rykt opp som fast medlem av formannskap/fylkesutval i løpet av valperioden, ikkje kan krevje seg fritatt. Personar som er medlem av eit parti som er registrert etter partilova kapittel 5, dersom listeframlegget ikkje er satt fram av dette partiet. Kommunelova 36 nr. 3 pålegg det partiet eller den grupperinga som set fram listeframlegget å innhente samtykke frå kandidatar som kan krevje seg fritatt frå val. Departementet antar at ein kandidat kan krevje fritak etter valet, dersom vedkomande ikkje har gitt eit slikt samtykke som fastsett i 36 nr Forholdstalsval Valet skal haldast som forholdstalval når det blir kravd av minst ein medlem, jf. kommunelova 8 nr. 2. Føresegner om forholdstalsval finn ein i kommunelova 36 (listeframlegg) og 37 (valoppgjer). Innlevering av listeframlegg Side 6-67-

68 Valet skjer på grunnlag av lister med framlegg til kandidatar, jf. kommunelova 36 nr. 1. Lova set ingen frist for innlevering av listeframlegg. Dette inneber at listeframlegg kan leggjast fram heilt til det tidspunkt møteleiaren seier ifrå at ein skal gå til røysting. Det er berre dei partia eller grupperingane som er representerte i det veljande organet (kommunestyret/fylkestinget) som har rett til å stille liste. Eit parti eller ei gruppering kan berre levere inn eitt listeframlegg. Dersom det blir sett fram to ulike listeframlegg som begge inneheld kandidatar frå same parti/gruppering, kan berre eitt av dei bli godkjent. Det er det einskilde parti/den einskilde grupperinga som sjølv må ta stilling til kva for eit framlegg som skal gjelde. Ved intern usemje vil det vere det alternativet som får størst oppslutning i partiet/gruppa som blir partiet/gruppa sitt offisielle listeframlegg. I utgangspunktet har alle representantar som er valde inn på lista, rett til å ta del i avgjerda om korleis partiet/grupperinga sitt listeframlegg skal se ut. Personar som har meldt seg ut av partiet eller som er blitt ekskludert, vil likevel ikkje ha rett til å ta del i denne prosessen. Medlemmer av organet som ikkje lenger representerer eit parti eller ei gruppering, vil i høve til desse føresegnene må bli sett på som ei ny gruppering (eventuelt fleire grupperingar), og kan difor stille eigne listeframlegg. Kandidatar frå eit parti eller ei gruppering kan berre bli ført opp på listeframlegg som blir levert inn av dette partiet eller denne grupperinga, eventuelt på ei fellesliste som blir levert inn av fleire parti eller grupperingar. Overskrift Kommunelova inneheld ikkje noko krav om overskrift på listeframlegget. Etter departementet si oppfatning bør likevel lista ha ei overskrift som viser kva for gruppering(ar) som står bak framlegget. Talet på kandidatnamn Kvar liste kan innehalde inntil dobbelt så mange forskjellige namn som det skal veljast medlemmer til organet. Dette inneber at det ikkje er høve til å kumulere kandidatar. Kjønnsmessig representasjon Kommunelova 36 nr. 2 fastset følgjande krav til listeframlegga når det gjeld fordeling av kvinner og menn: Skal det veljast to eller tre medlemmer, skal kvart kjønn vere representert på den einskilde liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det veljast seks til åtte medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst tre. Skal det veljast ni medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst fire. Skal det veljast fleire enn ni medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst 40 prosent. Ved val til folkevalde organ som etter lov berre består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved val av arbeidsutval for folkevalde organ, skal desse reglane følgjast så langt det er mogeleg. Formannskapet/fylkesutvalet skal bestå av minimum fem medlemmer. Det vil vere talet på medlemmene i det einskilde organ som avgjer kor mange representantar frå kvart kjønn som skal førast opp på listeframlegga. Ved val av formannskap og fylkesutval, som etter lov berre Side 7-68-

69 skal bestå av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, skal reglane om kjønnsmessig representasjon følgjast så langt det er mogeleg. Kravet til kjønnsmessig representasjon på listeframlegga gjeld soleis ikkje absolutt ved val til formannskap og fylkesutval. Dei som set fram listeframlegga plikter likevel å oppfylle kravet om kjønnsrepresentasjon så langt det er mogeleg også ved desse vala. Krava i lova om at begge kjønn skal vere representert gjeld i dei tilfella der det finst både mannlege og kvinnelege kandidatar. Dersom det skal veljast 7 medlemmer, må listeforslaget innehalde minst 3 menn og 3 kvinner blant kandidatane. Dette vil ikkje vere mogeleg dersom partiet/gruppa består av 8 menn og 2 kvinner. I og med at føresegna skal følgjast så langt det er mogeleg, vil listeframlegget måtte innehalde 5 menn og 2 kvinner. Det er ikke fastsett krav til plassering av kandidatane på lista. Eventuell kvotering finn stad ved valoppgjeret etter føresegnene i kommunelova 37 nr. 3. Sjå vidare om kjønnsmessig representasjon under pkt. 1.7 om val av varamedlemmer og utskifting av medlemmer i formannskap/fylkesutval i løpet av valperioden. Underskrift på listeframlegg Listeframlegget skal vere underskrive av minst ein medlem av det partiet eller den grupperinga som står bak listeframlegget. Ved ei fellesliste må listefamlegget vere underskrive av minst éin representant for kvart parti/kvar gruppering som står bak listeframlegget. Den eller dei som skriv under må vere medlem av det veljande organet. Det er berre høve til å skrive under på eitt listeframlegg, og ingen kan vere kandidat på meir enn éi liste. Møteleiaren sin funksjon - godkjenning av listene Departementet meiner at møteleiaren uoppfordra bør informere om dei føresegnene som gjeld for valet. Dersom eit medlem av forsamlinga ber om at det blir gitt slik informasjon, har møteleiaren plikt til å etterkome oppmodinga. Departementet meiner dette må følgje av dei vanlege prinsippa for møteleiing. Møteleiaren har ansvaret for at listene er i samsvar med lova og skal gjere dei som står bak framlegga oppmerksame på eventuelle manglar ved framlegga. Blir desse ikkje retta, må ein avvise framlegget. Dersom nokon reiser protest mot avgjerdene til møteleiaren, skal forsamlinga avgjere spørsmålet med alminneleg fleirtal. Røystinga Røystinga skal skje skriftleg og med bruk av røystesetlar. Det er høve til å røyste blankt, jf.kommunelova 40 nr. 2. Ein kan gjere følgjande endringar på røystesetlane: stryke kandidatnamn endre rekkefølgja på kandidatane Side 8-69-

70 Det er ikkje høve til å føre opp kandidatar frå andre lister. Det er heller ikkje høve til å føre opp kandidatar som ikkje står på noko listeframlegg, jf. kommunelova 37 nr. 2 siste ledd. Det fører likevel ikkje til at det er ugyldig. Ein ser berre bort frå desse namna ved oppteljinga. Valoppgjer Valgoppgjeret blir gjort av av den veljande forsamlinga. Det vil seie av kommunestyret ved val av formannskapet og av fylkestinget ved val av fylkesutvalet, etter føresegnene i kommunelova 37. Oppteljing Oppteljinga går føre seg ved at ein registrerer kor mange røyster (røystesetlar, ikkje listerøyster) den einskilde lista har fått. Mandatberekning Mandatberekninga går føre seg på denne måten: Ein skal dividere røystetala for kvar liste med delingstala 1, 2, 3, 4, 5 osv. (den såkalla d Hondts metode). Representantplassane blir deretter fordelt til dei listene som har dei største kvotientane. Har fleire lister same kvotient, går plassen til den lista som har det største røystetalet. Har fleire lister det same røystetalet, blir valet avgjort ved loddtrekking. Ein må gjere så mange divisjonar at ein er sikker på at ein har funne fram til dei største kvotientane. Nokre døme på valoppgjer er tatt inn som vedlegg II til rundskrivet. Kandidatkåring Føresegnene om kandidatkåringa er tatt inn i kommunelova 37 nr. 2 og går føre seg slik: Når det er avgjort kor mange representantplassar ei liste vil få, skal ein foreta ei ny røysteoppteljing for kandidatane på lista. Først tel ein dei namna som står som nr. 1 på røystesetlane. Den kandidaten som får flest røyster ved denne oppteljinga er vald. Skal lista ha meir enn ein plass, tel ein deretter opp dei namna som står som nr. 2 på røystesetlane. Den kandidaten er vald som får flest røyster ved dei to oppteljingane, når ein ser bort frå den allereie valde. På same måten held ein fram til alle plassar lista skal ha, er fordelt, med dei modifikasjonane som følgjer av føresegnene om kjønnsmessig representasjon og kvotering i 37 nr. 3, sjå nedanfor. Dersom fleire kandidatar har fått like mange røyster, er den vald som står først i rekkjefølgja på lista. Så langt det er mogeleg, skal kvar liste bli tildelt så mange varamedlemmer som ho får medlemmer, med tillegg av to, jf. 37 nr. 4. Varamedlemsplassane blir fordelte ved at ein held fram oppteljinga på same måten som for medlemmene. Kjønnsmessig representasjon Det følgjer av føresegnene om kjønnskvotering i 37 nr. 3, jf. 36 nr. 2, at ein må foreta kjønnskvotering dersom krava i lova ikkje er oppfylde. Ein må her sjå på den gruppa den einskilde lista har fått vald inn, og ikkje på organet samla. Dette inneber følgjande: Har lista fått to eller tre medlemmer, skal kvart kjønn vere representert. Har lista fått fire eller fem medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst to. Har lista fått seks til åtte Side 9-70-

71 medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst tre. Har lista fått ni medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst fire, og har lista fått fleire enn ni medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst 40 prosent. Sidan formannskapet/fylkesutvalet berre skal bestå av medlemmer frå kommunestyre eller fylkesting, skal desse føresegnene følgjast så langt det er mogeleg. Dersom det står kandidatar frå det underrepresenterte kjønnet lenger ned på lista, skal desse rykke opp i det omfang det er naudsynt for å tilfredsstille krava til kjønnsmessig balanse. 2.6 Avtaleval Dersom formannskap/fylkesutval ikkje veljast ved forholdstalsval, blir valet halde som avtaleval etter føresegnene i kommunelova 38a, jf. pkt. 2.1 foran. Reglane inneber ei lovfesting av den ordninga som tidligare blei kalla fleirtalsval som forholdstalsval. Ved avtaleval gjeld følgjande reglar: Samrøystes vedtak Framgangsmåten er avhengig av oppslutnad frå ei samrøystes forsamling. Dersom ein medlem krev forholdstalsval, må valet haldast etter dei reglane som er omtalt foran i punkt 2.5. Fleirtalet kan ikkje avvise eit krav om forholdstalsval. Innstilling Det blir lagt fram ei innstilling med forslag på kandidatar. Dette kan til dømes gjennomførast på den måten at ei valnemnd som er sett ned av kommunestyret eller fylkestinget legg fram eit forslag til personsamansetjing i formannskapet eller fylkesutvalet. Forslaget er laga på bakgrunn av ein avtale mellom gruppene i kommunestyret eller fylkestinget, der ein legg til grunn at ei gruppe får ein representasjon som svarar til forholdstalsprinsippet eventuelt sett i samanheng med fordelinga av medlemsplassar i øvrige folkevalde organ. Innstillinga frå valnemnda skal splittast opp, slik at ein nemner medlemmer og varamedlemmer frå kvar gruppe, med parti- eller gruppenemning. Varamedlemmene blir dermed ikkje varamedlemmer for andre enn dei faste medlemmene frå vedkomande gruppe. Røysting og valoppgjer. Kjønnsbalanse Innstillinga må vedtakast samrøystes. Ved forholdstalval stiller kommunelova krav om kjønnsmessig balanse mellom kandidatane på listeforslaga, jf. 36 nr. 2, og mellom dei som blir valde inn som representantar for kvar liste, jf. 37 nr. 3. Ved avtaleval stiller kommunelova 38a nr. 3 krav om at det skal vere kjønnsmessig balanse mellomt dei medlemmene som blir valde, når ein ser på organet under eitt. Dette inneber følgjande: Der formannskapet/fylkesutvalget har fem medlemmer, skal kvart kjønn i utgangspunktet vere representert med minst to. Der formannskapet/fylkesutvalget har sju medlemmer, skal kvart kjønn i utgangspunktet vere representert med minst tre. Der formannskapet/fylkesutvalget har ni medlemmer, skal kvart kjønn i utgangspunktet vere representert med minst fire. Der Side

72 formannskapet/fylkesutvalget har fleire enn ni medlemmer, skal kvart kjønn i utgangspunktet vere representert med minst 40 %. Formannskapet/fylkesutvalet skal ifølgje lova berre ha medlemmer frå kommunestyret/ fylkestinget. Difor fastset kommunelova 38a nr. 3, siste punktum, at reglane om kjønnsmessig samansetjing skal føljast så langt det er mogeleg. Dette inneber at krava om representasjon frå begge kjønn ikkje gjeld absolutt ved val til formannskap og fylkesutval. At kravet likevel gjeld så langt det er mogeleg medfører at ein må kvotere inn personar frå det underrepresenterte kjønn, såframt det er nokon som kan veljast, uavhengig av kva for parti eller gruppering dei representerer. Vi viser til pkt om utskifting av medlemmer til formannskap/fylkesutvalg etter kommuneloven 16 nr. 2. Reglane om kjønnsmessig balanse mellom dei som blir valde som medlemmer av formannskapet/ fylkesutvalet gjeld tilsvarande for varamedlemmene. Innstillinga kan til dømes se ut slik når det skal veljast eit formannskap med sju medlemmer: Medlemmer Hans Olsen, Arbeiderpartiet Liv Pedersen, Arbeiderpartiet Karl Nilsen, Arbeiderpartiet Fredrik Lange, Høyre Kristine Lund, Høyre Knut Fredriksen, Fremskrittspartiet Berit Holm, Sosialistisk Venstreparti Varamedlemmer: Trine Vik, Arbeiderpartiet Ole Andresen, Arbeiderpartiet Hjalmar Lunde, Arbeiderpartiet Kari Olsen, Arbeiderpartiet Eva Nilsen, Arbeiderpartiet Iver Ramm, Høyre Hanne Svendsen, Høyre Richard Os, Høyre Anne Bergli, Høyre Per Strøm, Fremskrittspartiet Frank Aakre, Fremskrittspartiet Stein Lind, Fremskrittspartiet Tone Green, Sosialistisk Venstreparti Liv Pedersen, Sosialistisk Venstreparti Hanne Aall, Sosialistisk Venstreparti Her er det fire menn og tre kvinner blant medlemmene. Kravet i lova om minst tre av kvart kjønn er oppfylt. Av dei 15 varamedlemmene er det sju menn og åtte kvinner. Det følgjer av lova at det av vararepresentantane skal vere minst 40 % av kvart kjønn, av di det er 15 vararepresentantar i alt. Dette kravet er oppfylt (det er ikkje i strid med lova at eit parti har berre menn, og eit anna har berre kvinner, i gruppa av varamedlemmer). Kan ein velje felles vararepresentantar for heile organet, når valet blir gjort som avtaleval? Det følgjer av lova 38a nr. 2 at innstillinga til val av folkevalde organ skal innehalde så mange namn som svarar til talet på medlemmer i organet, med nemning av den gruppa Side

73 medlemmene høyrer til. I tillegg kan innstillinga innehalde så mange vararepresentantar for kvar gruppe, som svarar til det talet medlemmer gruppa skal ha, med tillegg av to. Departementet har fått spørsmål om det er høve til å ha ei felles vararepresentantliste for heile utvalet. Vararepresentantane vil då ikkje bli knytta til ei gruppe, men vere vararepresentantar for heile organet. Ved forfall vil då den vararepresentanten som står først på lista bli kalla inn, utan omsyn til kva for gruppe som har forfall. Bakgrunnen for ei slik ordning kan vere at vil sikre større stabilitet ved at ein vararepresentant i realiteten blir fast møtande ved forfall. Den ordninga som er omtala i avsnittet over svarar i realiteten til ordninga med fleirtalsval som blei oppheva i 2006, samstundes med vedtakinga av reglane om avtaleval. I forarbeida til lovendringane Ot.prp. nr. 96 ( ) side 60 uttalar departementet: I høringsnotatet uttalte departementet: «Dersom det blir lovfestet regler om avtalevalg, vil det etter departementets syn være lite behov for regler om tradisjonelt flertallsvalg av nemnder. Departementet foreslår ikke noen endring av bestemmelsene i kommuneloven 35 nr. 4 og 38 i dette høringsnotatet. Med mindre det kommer innvendinger i høringsrunden, vil imidlertid departementet vurdere å foreslå at adgangen til å velge nemnder ved «rent» flertallsvalg oppheves når odelstingsproposisjonen om endringer i kommuneloven blir lagt frem.» Det er ikke kommet noen høringsuttalelser som går inn for å opprettholde prinsippet om flertallsvalg til folkevalgte organ. Departementet vil derfor fremme forslag om at denne valgformen oppheves som et alternativ ved valg til folkevalgte organ. Flertallsvalg som valgform skal opprettholdes når det gjelder valg av leder/nestleder til folkevalgte organer og ansettelser, jf. loven 35 nr. 3. Denne valgformen vil være aktuell også i andre situasjoner der det er snakk om å velge enkeltrepresentanter, for eksempel som kommunens representant i et organ utenfor kommunen eller ved suppleringsvalg til folkevalgte. Gjeldende 38 endres i samsvar med dette. Departementet foreslår at loven 35 nr. 4 endres, slik at valg av folkevalgte organ holdes som avtalevalg dersom ikke noe medlem av den velgende forsamlingen krever forholdsvalg. Reglene om avtalevalg foreslås tatt inn i en ny 38 a i loven. I denne paragrafen foreslås tatt inn bestemmelsene i gjeldende 38 nr. 2 og 3, om kjønnskvotering. Departementet viser til dette. Vi finn at ei ordning der ein gjennomførar avtaleval med ei felles vararepresentantliste for heile organet ikkje vil vere i samsvar med reglane i lova 38a. 2.7 Opprykk og nyval Etter kommunelova 16 nr. 1 skal varamedlem innkallast når eit medlem av formannskap eller fylkesutval har forfall til eit møte. Dersom organer er vald ved forholdstalsval, kallar ein inn varamedlem frå den gruppa der det er forfall. Dersom eit medlem av formannskapet/fylkesutvalget går ut eller får varig forfall, skal det veljast nytt medlem, sjølv om det er velt varamedlem. Suppleringsval skal skje frå den same gruppa som den som trer ut, jf. lova 16 nr. 3. Med gruppe meiner ein den gruppa som stiller til val av formannskap, ikke gruppe ved kommunestyrevalet. Dette gjer det mogeleg dersom den som trer ut høyrer til ei gruppe som er basert på samarbeid mellom fleire parti ved forholdstalsval å velje eitt nytt medlem frå det same partiet som den som går ut. Side

74 Prinsippet om kjønnsmessig representasjon gjeld óg ved utskifting av medlemmer av formannskapet/fylkesutvalet i valperioden. Føresegner om dette er tatt inn i kommunelova 16 nr. 3. Den nye medlemmet skal kome frå det kjønn som er underrepresentert, dersom ikkje begge kjønn vil vere representert med minst 40 % etter utskiftinga. (Lovteksten sine krav til den kjønnsmessige samansetjnga er her utforma noko annleis enn det som gjeld ved det opphavlege valet, jf. 37 nr. 3 og punkt 1.5 ovanfor.) Krava om representasjon av begge kjønn gjeld her i høve til heile organet, ikkje i høve til den einskilde gruppa. Dette dømet kan illustrere føresegna: Det er ni medlemmer i formannskapet: tre kvinner og seks menn. Ein mannleg representant får varig forfall, og det må haldast eit suppleringsval. Det følgjer av 16 nr. 3 siste punktum at ein, dersom det er mogeleg, skal velje ei kvinne (frå den same gruppa som den som går ut), som blir den som går inn i formannskapet. Etter utskiftinga vil dermed formannskapet bestå av fire kvinner og fem menn. Det følgjer av føresegna at ein representant for det underrepresenterte kjønn skal tre inn så langt det er mulig. Reservasjonen er naudsynt fordi val av medlemmer til formannskap og fylkesutval skjer på grunnlag av lovfastsett gjennomgåande representasjon. Det vil difor kunne oppstå tilfelle der det ikke finst nokre representantar for det underrepresenterte kjønn frå den aktuelle gruppa som kan erstatte medlemmet som går ut. Føresegnene om representasjon frå begge kjønn gjeld óg ved suppleringsval av varamedlemmer, jf. kommunelova 16 nr Retting av feil ved valet Val av formannskap kan førast inn for fylkesmannen og val av fylkesutval kan førast inn for departementet etter reglane i kommunelova 59. Ved ei slik lovlegheitsklage skal fylkesmannen/departementet oppheve vedtaket hvis det er gjort slike feil at det er ugyldig. Det vil seie at det er gjort feil som kan ha hatt innverknad på resultatet av valet. Dersom det er på det reine at valet er ugyldig, må kommunestyret/fylkestinget på eiga hand kunne erklære valet ugyldig og halde nytt val eller valoppgjer. Det er då ikkje naudsynt å vente på avgjerda frå fylkesmannen/departementet. Det er likevel eit vilkår at valet må reknast for heilt eller delvis ugyldig. Forsamlinga kan ikkje fritt gjere om eit gyldig val, til dømes fordi nokon er misnøgd med resultatet. Eit feilaktig val skal berre kjennast ugyldig så langt det er naudsynt for å rette den feilen som er gjort, i tråd med prinsippet i vallova 13-2 (4). Dette inneber ved forholdstalsval at ikkje heile valet er ugyldig, dersom listeframlegga oppfyller krava i lova til representasjon av båe kjønn, men plasseringa av kandidatane på listene har ført til at samansetjinga ikke fyller krava i kommunelova 37 nr. 3 og 4. Valoppgjeret skal gjennomførast på nytt berre så langt det er naudsynt for å rette opp ei ulovleg kjønnssamansetjing. Dette skjer ved at ein bytter ut overtallige representantar for det kjønnet som er overrepresentert med representantar for det andre kjønnet. Dei øvrige representantane må vere lovleg valde. Dersom eitt eller fleire Side

75 listeframlegg ikkje oppfyller kravet i kommunelova 36 nr. 2 første og andre punktum, er heile valet ugyldig og det må haldast nytt val med lovlege lister. Ved valoppgjeret må ein sjå til at gruppene får ei samansetjing som oppfyller krava i lova. Dersom eit val blir gjennomført som avtaleval, vil det vere ugyldig dersom kjønnssamansetjinga ikke er i samsvar med krava i lova 38a. 2.9 Kva skjer dersom eit medlem/varamedlem melder seg ut av det partiet han/ho er vald for? Det hender at eit medlem eller varamedlem til formannskapet (eller eit anna folkevald) organ melder seg ut av partiet, og inn i eit anna parti, eller vel å vere uavhengig. Departementet får spørsmål om kva konsekvensar dette får når det gjeld rett og plikt for vedkomande til å delta i møte, innkalling av varamedlem m.m. Den som er vald inn i formannskapet har både rett og plikt til å delta i møte, uavhengig av partitilknyting, så lenge vedkomande ikkje misser valbarheita eller får fritak etter søknad. Dette følgjer av kommunelova 40 nr. 1. Dersom vedkomande har forfall, skal vararepresentant kallast inn frå det partiet han/ho blei vald inn for, ikkje det partiet vedkomande har meldt seg inn i. Dette følgjer av kommunelova 16 nr. 1. Dersom ein vararepresentant har skifta parti, skal vedkomande kallast inn når det er forfall frå det partiet han/ho blei vald inn for, ikkje det partiet vedkomande no representerer. Døme: 1. A er medlem i formannskapet i Lillevik kommune, vald inn for parti X. Han melder seg ut av X og inn i parti Y. Dersom A har forfall til eit møte, skal vararepresentant frå X kallast inn. 2. B er første varamedlem til formannskapet i Lillevik kommune, for parti X. Ho melder seg ut av X og inn i parti Y. Dersom ein av X sine representantar har forfall til eit møte, skal B kallast inn. Reglane om møterett og plikt, og innkalinng av vararepresentantar er det same som for andre folkevalde organ. Lova har ikkje føresegner om korleis ein skal nemne ein medlem/varamedlem som har skifta parti, når det gjeld innkalling til møte, protollering m.m. Dette er det opp til kvar kommune å fastsetje. Side

76 3 PARLAMENTARISME. VAL AV KOMMUNERÅD OG FYLKESRÅD. UTPEIKING AV KOMMUNERÅDSLEIAR/FYLKESRÅDSLEIAR OG MEDLEMMER AV RÅDET 3.1 Aktuelle lovreglar Kommunelova har i kapittel 3 reglar om kommunal og fylkeskommunal parlamentarisme. Det er i tillegg tatt inn føresegner om parlamentarisme i flere einskildparagrafar i lova. For dei kommunar og fylkeskommunar som har innført parlamentarisk styreform skal eit kommuneråd/ fylkesråd erstatte formannskapet/ fylkesutvalet. Rådet er óg den øvste administrative leiinga i kommunen/fylkeskommunen. Kommunelova 18 nr. 4 fastset at danning av kommuneråd/fylkesråd kan skje på ein av to måtar. Det haldast val av råd i medhald av 19 i lova Ordføraren/fylkesordføraren utpeiker ein kandidat til å leie kommunerådet eller fylkesrådet. Denne får i oppdrag å danne råd. Dette går fram av 19a i lova, som trådte i kraft 1. juli Kommunestyret/fylkestinget avgjer sjølv om danning av rådet skal skje ved val, eller ved utpeiking frå leiaren av rådet. 3.2 Val av kommuneråd/fylkesråd Valtidspunkt Ved vidareføring av parlamentarisk styreform skal det veljast eit kommuneråd/ fylkesråd i det konstituerande møtet etter kommunestyre- og fylkestingsvalet, jf. kommunelova 19 nr. 3. Innføring av parlamentarisk styreform kan tidlegast bli vedteke på det nyvalde kommunestyret/fylkestinget sitt konstituerande møte, jf. kommunelova 18 nr. 2. Vedtaket om parlamentarisk styre må vere gjort og sett i verk innan det andre året i valperioden. Departementet har lagt til grunn at tidspunktet for vedtak og iverksetjing er 31. desember året etter valet. Det vil seie at den einskilde kommune/ fylkeskommune må ha innført styreformen pr. 1. januar Ved ønske om utskifting av heile rådet eller leiaren av rådet, må det veljast eit nytt råd. Val av nytt råd skal seinast skje i det neste møtet. Dersom eit medlem av rådet fratrer etter vedtak eller eige ønskje, skal det veljast eit nytt medlem etter framlegg frå rådet, jf. kommunelova 19 nr. 5 og Kven er valbare? Det er ikkje særskilde valbarheitsreglar for val av rådet. Dette inneber at dei vanlege reglane i kommunelova 14 gjeld. I tillegg gjeld det ein regel om at tilsette i rådet ikkje er valbare dersom dei har fått mynde delegert frå rådet, jf. lova 14 nr. 1 b siste punktum, og punkt 3.5 nedanfor. Side

77 3.2.3 Kven kan krevje seg fritatt? Kommunelova 14 nr. 1 bokstav c omtalar kven som har rett til å krevje fritak, jf. pkt I 15 er det reglar om uttreden i valperioden Kven er utelukka? I 14 nr. 1 bokstav b er det ei oversikt over dei som er utelukka frå val. Denne paragrafen gjeld òg ved val av råd. I den siste setninga er det ein særregel om valbarheit i kommunar og fylkeskommunar med parlamentarisk styreform. Etter denne føresegna er tilsette i sekretariatet til rådet som dei har fått myndighet delegert frå, ikkje valbare. Tolking av omgrepet rådets sekretariat vil ligge til kommunestyret eller fylkestinget som skal foreta val til dei organa som er nemnde i 14 nr. 1 første ledd. Kva for personar i rådet sitt sekretariat som kan utøve delegert myndigheit, vil framgå av interne instrukser og reglement. Slik myndigheitstildeling bør skje skriftleg for å sikre notoritet ved bruk av valbarheitsreglane. Det følgjer av kommunelova 14 nr. 5 at ein kandidat som elles ville vore utelukka frå val pga. si stilling, likevel kan veljast dersom vedkomande har fratrådt stillinga når organet trer i funksjon Fleirtalsval Val av råd skjer som fleirtalsval. Rådet utgår frå den delen av kommunestyret/ fylkestinget som klarer å mønstre størst støtte for alternativet sitt. Kommunelova 19 har føresegner om val av kommuneråd/fylkesråd. Etter 19 nr. 4 vil forslagsstillarane ha rådvelde over størrelsen på og samansetjinga av rådet, slik som kven som skal vere leiar og nestleiar for rådet. Eit forslag til råd skal innehalde namna på dei personane som ein ønskjer i rådet. Retten til å foreslå medlemmer vil ligge til det partiet/dei partia som ønskjer å danne råd. Lova fastet at reglane i 38 nr.3 gjeld for den kjønnsmessige samansetjinga av rådet. Dette inneber: Skal rådet ha to eller tre medlemmer, skal kvart kjønn vere representert. Skal rådet ha fire eller fem medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst to. Skal rådet ha seks til åtte medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst tre. Skal rådet ha ni medlemmer, skal kvart kjønn være representert med minst fire. Skal rådet ha fleire enn no medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst 40 prosent. Reglane i nr. 4 fastset framgangsmåten ved røystinga. Desse reglene er meint å vere uttømmande ved val til kommuneråd og fylkesråd. Det er høve til å røyste blankt, jf. også kommunelova 40 nr. 2 andre punktum. For øvrig røyster ein under eitt på heile rådet, ikkje over forslaga på kvart medlem for seg. Det framlegget som får flest røyster er vald. Ligg det føre meir enn to framlegg, må eit framlegg likevel ha tilslutnad frå fleitalet av røystene. Får ingen av framlegga slik tilslutnad, må det haldast ei ny røysting over dei to framlegga som fekk flest røyster. Ved denne røystinga er det framlegget vald som har fått flest røyster. Side

78 3.2.6 Skifte av råd i valperioden Kommunelova 19 nr. 3 inneheld ei føresegn om skifte av råd i valperioden. Denne regelen må sjåast i samanhang med nr. 5, der det blir slått fast at val til nytt råd som hovudregel ikkje skal haldast i det same møtet som der det blir reist mistillitsframlegg, med mindre saka er førebudd og står på dagsorden til vedkomande møte i kommunestyret eller fylkestinget. Siste punktum i nr. 3 om rådet si tiltreding vil gjelde både ved skifte av råd og ved val til råd fyrste gang. Indirekte fastset denne føresegna óg at eit sitjande råd som skal fråtre etter mistillitsvedtak/forslag eller av eige ønskje, plikter å halde fram som forretningsministerium til det blir vald eit nytt råd. Valreglane i 19 nr. 4, jf. pkt. 2.6, gjeld óg ved skifte av råd i perioden. Regelen i 19 nr. 5 må bli sett i samanhang med føresegna i nr. 3 og 34 nr. 1 og inneber at mistillitsforslag mot eit råd, som blir sett fram i møtet utan at dette står på møtekartet, ikkje kan realitetshandsamast, med mindre to tredjedelar av dei som er til stades røyster for realitetshandsaming. Hovudregelen vil dermed vere at votering over eit mistillitsforslag skjer i det neste møtet i kommunestyret eller fylkestinget Uttreden frå andre verv medan ein er medlem av rådet Etter kommunelova 19 nr. 7 fråtrer eit rådsmedlem sine øvrige kommunale og fylkeskommunale verv i funksjonsperioden. Det er opp til den einskilde kommune eller fylkeskommune om ein vil bruke settemedlemmer for dei valde eller velje nye faste medlemmer til dei verva kommunerådane eller fylkesrådane fråtrer. For vervet som kommunestyremedlem eller fylkestingsmedlem skal ein følgje dei vanlege reglane i kommunelova 16 om opprykk av varamedlem for den tida ein fast representant er medlem av et kommuneråd eller fylkesråd. Føresegna om uttreden må bli forstått slik at kravet berre gjeld det forvaltningsnivået der rådet har mynde. Eit medlem av kommunerådet treng soleis ikkje fråtre dei fylkeskommunale verva vedkomande har, og eit medlem av fylkesrådet treng ikkje fråtre sine kommunale verv Retting av feil ved valet Når det gjeld spørsmål om ugyldig val og klage, viser vi til det som er sagt tidligere under pkt. 2.8 om val av formannskap/fylkesutval, som også gjeld for val av kommuneråd og fylkesråd. 3.3 Utpeiking av kommunerådsleiar/fylkesrådsleiar og medlemmer av rådet Lova 19a opnar for ein alternativ måte for danning av kommuneråd/fylkesråd. Vilkåret er at kommunestyret/fylkestinget gjer vedtak om å nytte denne framgangsmåten. Når det ligg føre eit slikt vedtak, har ordføraren plikt til å gi ein rådsleiarkandidat i oppdrag å danne nytt råd. Denne plikta trer inn når den parlamentariske situasjonen tilseier det. Det er såleis ordføraren/ fylkesordføraren som må vurdere om det har oppstått ein parlamentarisk situasjon. Døme på kva som kan reknast som ein parlamentarisk situasjon kan vere at rådsleiaren varslar at rådet går av, eller at rådet blir felt ved mistillit eller går på eit avrøystingsnederlag i kommunestyret/fylkestinget etter at rådsleiaren har stilt kabinettspørsmål. Det er på vegne av kommunestyret/fylkestinget ordføraren/fylkesordføraren skal peike ut ein kandidat. Side

79 Ordføraren/fylkesordførareen skal peike ut den kandidaten han eller ho etter politiske sonderingar trur kan samle størst oppslutning for rådet sitt. Viss eit skifte av råd er ei følgje av eit kommunestyre-/fylkestingsval, skal den personen som til kvar tid formellt har ordførar-/fylkesordførarvervet peike ut ein kandidat til vervet som rådsleiar. Den leiarkandidaten som er peika ut set sjølv saman rådet sitt, og det nye rådet konstituerer seg sjølv. Rådet skal ikkje veljast av kommunestyret/ fylkestinget. Leiarkandidaten bestemmer kor mange medlemmer det skal vere i rådet og kven dette skal vere. Når leiaren set saman rådet sitt, er han/ho likevel bunden av reglane i kommunelova om kjønnsbalanse, jf. tilvisinga til 38 a nr. 3. Leiaren kan når som helst skifte ut medlemmer av rådet, og bestemme samansetninga av rådet. Det inneber at rådsleiaren kan auke eller redusere talet på rådsmedlemmer også etter at rådet er konstituert. Rådet skal sende melding til kommunestyret/fylkestinget om samansetninga av rådet straks det har konstituert seg og straks det har skjedd endringar i samansetninga av rådet. Funksjonstida til kommunerådet er uavhengig av valperioden for kommunestyret/ fylkestinget. At det har vore eit val vil derfor i seg sjølv ikkje kunne reknast som ein parlamentarisk situasjon etter kommunelova 19a nr. 1. Ved skifte av råd blir rådet som fråtrer sitjande inntil eit nytt råd har konstituert seg. Eit forslag om at rådet skal fråtre (mistillitsforslag) må setjast fram i møte i kommunestyret/ fylkestinget. Forslaget skal behandlast i neste møte, med mindre to tredelar av dei som er på møtet, krev avrøysting straks. Dersom rådet sjølv ønskjer å fråtre, skal rådet gi beskjed om det i møte i kommunestyret/fylkestinget. Dersom rådsleiaren fråtrer, skal heile rådet fråtre. Eit medlem av rådet fråtrer etter vedtak av kommunestyret/fylkestinget. I tillegg til mistillitsforslag mot sjølve rådet kan kommunestyret/fylkestinget òg reise mistillitsforslag mot enkeltpersonar i rådet. Lova heimlar ein rett for medlemmer av rådet til å fråtre etter eige ønske. Side

80 4 VAL AV ORDFØRAR/FYLKESORDFØRAR OG VARAORDFØRAR 4.1 Aktuelle lovreglar Val av ordførar/fylkesordførar og varaordførar blir regulert av kommunelova 9 og 38, jf. 35 nr. 3. Kommunestyret/fylkestinget vel sjølv ordførar/fylkesordførar og varaordførar i det konstituerande møtet, jf. 17 nr. 2 i kommunelova. 4.2 Valperiode Ordførar/fylkesordførar og varaordførar skal veljast for heile valperioden, jf. kommunelova 9 nr. 1. Det er altså ikkje lov at to kandidatar deler på vervet med ein toårsperiode på kvar. 4.3 Kven er valbare? Valbare til verva som ordførar/fylkesordførar og varaordførar er dei faste medlemmene av formannskapet/fylkesutvalet. Varamedlemmer til formannskapet/fylkesutvalet er ikkje valbare. I kommunar og fylkeskommunar med parlamentarisk styreform, er kravet at ein er fast medlem av kommunestyret/fylkestinget. 4.4 Kven kan krevje seg fritatt? Den som har vore ordførar/fylkesordførar eller varaordførar dei siste fire åra kan nekte val til det same vervet, jf. kommunelova 9 nr. 1. Retten til fritak er avhengig av at ein har hatt vervet i heile den førre valperioden. Den som har vore ordførar eller varaordførar i ein kommune kan ikkje nekte å ta i mot verv som ordførar eller varaordførar i fylkeskommunen, og omvendt. Krav om fritak må setjast fram før valet. 4.5 Framgangsmåten ved valet Valreglane framgår av kommunelova 38 nr. 1 og 40 nr. 2, jf. 35 nr. 3. Den som skal veljast etter berre éi røysting, må ha fått fleirtal, dvs. meir enn 50 prosent av røystene i første runde. Blanke røyster skal òg reknast med når ein skal avgjere om fleirtalskravet er oppfylt. Dersom ingen får tilstrekkjeleg røystetal, må det haldast ei ny røysting i same møte (det konstituerande møtet). Alle kandidatar, også dei som ikkje fekk røyster ved den første røystinga, er med i den nye røystinga. Kommunestyret/fylkestinget kan ikkje vedta at den andre røystinga skal haldast berre mellom to eller fleire av dei som fekk flest røyster ved den første røystinga. Ved andre gongs røysting er den som får enkelt fleirtal, vald. Det vil seie flest røyster. Det er altså ikkje eit krav om 50 prosent eller meir av røystene i denne omgongen. Dersom det blir gitt i same følgd 12, 11 og 10 røyster for ordførarkandidatane A, B og C, vil A vere vald. Har Side

81 to eller fleire kandidatar fått like mange røyster ved denne avstemminga må valet bli avgjort ved loddtrekking mellom desse. Departementet har tolka reglane om val av ordførar/fylkesordførar og varaordførar slik at det er høve til å halde uforpliktande prøverøystingar, og at det er høve til å trekkje kandidatar før ein går til formelt val. Prøverøysting kan likevel ikkje reknast som ei gyldig første røysting etter reglane i lova. 4.6 Retting av feil ved valet Når det gjeld spørsmål om ugyldig val og klage, viser vi til det som er sagt tidligare under pkt. 1.8 om val av formannskap/fylkesutval. Prinsippa der gjeld det same for val av ordførar/fylkesordførar og varaordførar. Side

82 5. VAL AV KONTROLLUTVAL 5.1 Aktuelle lovreglar Etter kommunelova 77 nr. 1 vel kommunestyret/fylkestinget sjølv eit kontrollutval som på vegne av kommunestyret/fylkestinget har det løpande tilsynet med forvaltninga i kommunen/ fylkeskommunen. Utvalet sine oppgåver er nærare omhandla i forskrift om kontrollutval, fastsett av departementet 15. juni Etter 2 i forskrifta skal kontrollutvalet ha minst tre medlemmer. Minst eit av medlemmene i utvalet skal veljast mellom medlemmene av kommunestyret/fylkestinget. Kommunestyret/ fylkestinget vel medlemmer og varamedlemmer til utvalet, og leiar og nestleiar mellom medlemmene. Kommunestyret/fylkestinget kan når som helst halde nyval av medlemmene i kontrollutvalet, jf. kommunelova 77 nr. 3. I motsetnad til det som gjeld for faste utval - jf. lova 10 nr. 6 kan kommunestyret/fylkestinget ikkje vedta å leggje ned kontrollutvalet i valperioden. Møta i kontrollutvalet skal som hovudregel haldast for opne dører til liks med andre folkevalde organ, jf. pkt. 5.5 nedanfor. 5.2 Valtidspunkt Kommunelova 17 nr 2 tredje punktum vart endra ved lov av 8. februar 2013, og fastset no at kontrollutvalet skal veljast i det konstituerande møtet, etter val av formannskap/ordførar, men før ein vel andre folkevalde organ. Regelen vart endra for å sikre at kravet om minst eit medlem av kommunestyret i kontrollutvalet vert oppfylt. Bakgrunnen for lovendringa Erfaring frå konstitueringa etter valet i 2007 viste at nokre kommunar hadde problem med å oppfylle kravet i kommunelova 77 om at minst eit medlem av kommunestyret skal vere med i kontrollutvalet. Årsaka til dette var m.a. at kommunestyret valde kontrollutvalet etter at dei hadde valgt nemnder og utval, og at alle kommunestyrerepresentane var brukt opp som medlem av desse organa. Kommunestyra ynskte ikkje å gjere om på dei vala som var gjort. Dette førte til at fylkesmannen i nokre tilfelle måtte erklære vala av kontrollutval ulovleg. Arbeidsgruppa som departementet sette ned for å føreslå tiltak som kan styrkje eigenkontrollen i kommunar og fylkeskommunar tok i sin rapport 85 tilrådingar for styrka eigenkontroll i kommunane opp spørsmålet om når kontrollutvalet bør veljast. Arbeidsgruppa sa: For at ein skal sikre rett samansetjing av kontrollutvalet og andre folkevalde organ, bør kontrollutvalet veljast før andre utval og nemnder. og tilrår: Kontrollutvalet bør veljast på det konstituerande møtet, saman med formannskap og ordførar. På dette punktet bør kommunelova 17 nr. 2 og 3 endrast. I Prop. 119 L ( ) Endringar i kommunelova m.m (eigenkontroll m.v.) følgde departementet opp framlegga frå arbeidsgruppa, noko som fekk støtte i Stortinget. Side

83 Endringa i 17 nr. 3 inneber at kontrollutvalet skal tre i funksjon frå det konstituerande møtet. 5.3 Kven er utelukka? Kven som er utelukka frå val til kontrollutvalet, går fram av 14 og 77 nr. 2 i kommunelova. Dei vanlege reglane om kven som er utelukka frå val, gjeld óg for val til kontrollutvalet. Dette omfattar følgjande grupper: Fylkesmannen og assisterande fylkesmann Administrasjonssjefen i kommunen/fylkeskommunen og assisterande administrasjonssjef Sekretæren for kommunestyret/fylkestinget Leiar av forvaltningsgrein i kommunen/fylkeskommunen Den som er ansvarleg for rekneskapsfunksjonen i kommunen/fylkeskommunen Den som foretar revisjon for kommunen/fylkeskommunen Vi viser elles til det som er sagt under punkt om val til faste utval nedanfor. Etter 77 nr. 2 er dessutan følgjande personar i tillegg utelukka frå val til kontrollutvalet: Ordførar/fylkesordførar og varaordførar Medlem og varamedlem av formannskapet/fylkesutvalet Medlem og varamedlem av kommunal/fylkeskommunal nemnd med avgjerdsmynde Medlem av kommuneråd/fylkesråd i kommunar og fylkeskommunar med parlamentarisk styreform. Dei tilsette i sekretariatet til rådet er heller ikkje valbare, dersom dei har fått mynde delegert frå rådet Medlem og varamedlem av kommunestyrekomite og fylkestingskomite etter 10a (Ikraft frå 1. november 2015) Tilsette i kommunen/fylkeskommunen Når det gjeld den sistnemnde gruppa har departementet fått spørsmål om det gjeld ei nedre grense for dei som er tilsette i ein stillingsbrøk i kommunen, slik at dei likevel kan veljast inn i kontrollutvalet. Departementet si haldning er at det ikkje finst ei slik grense. Dei som har eit tilsettingsforhold til kommunen/fylkeskommunen er utelukka frå val til kontrollutvalet, same kor liten stillingsbrøk det er tale om. Bakgrunnen for dette standpunktet er omsynet til å sikre at kontrollutvalet og medlemmene skal vere 100 % uavhengig og utan bindingar til kommunen. Dessutan vil ein hindre at medlemmer av kontrolutvalet får saker til handsaming som gjeld dei sjølve eller etaten/verksemda der dei er tilsette. 5.4 Kan eit fleirtal i kommunestyret/fylkestinget fastsetje kven som skal vere mindretalet sin representant i utvalet? Fire stortingsrepresentantar fremja i Dok. 8:4 ( ) framlegg om å styrke mindretalsrettar i kommunale og fylkeskommunale kontrollutval. Mellom anna vart det fremja følgjande: Stortinget ber Regjeringen om å endre kommuneloven slik flertall i et kommunestyre ikke kan plassere et partis eneste representant i kontrollutvalget mot denne representantens vilje. Side

84 Stortinget handsama framlegga våren Framlegget om å endre kommunelova fekk ikkje støtte frå fleirtalet i Stortinget, jf. Innst. S. nr. 192 ( )frå Stortingets kommunal- og forvaltningskomite. Departementet har følgjande kommentarar til denne problemstillinga: Dersom eit parti, A, berre har ein representant, X, i kommunestyret, og fleirtalet vil velje X inn i kontrollutvalet mot hans/hennar vilje, kan X krevje forholdstalsval, jf. kommunelova 35 nr. 4. Valet må då gå føre seg på den måten kommunelova 36 føreskriv. Dersom parti A lét vere å levere inn listeframlegg, kan X ikkje veljast inn kontrollutvalet, jf. kommunelova 36 nr. 1 siste punktum. 5.5 Opne møte i kontrollutvalet Kommunelova 77 nr. 8 fastsette tidlegare at møte i kontrollutvalet skulle haldast for lukka dører dersom ikkje utvalet sjølv hadde bestemt noko anna. Føresegna vart oppheva ved lov av 8. februar Lovendringa trådte i kraft 1. juli Dette inneber at reglane om opne møte i folkevalde organ i mellom anna kommunelova 31 31a vil gjelde for kontrollutvalet. Vi viser til det som er sagt om desse føresegnene i kapittel 10 nedanfor. Kontrollomsyn som grunnlag for å lukke møte i kontrollutvalet? I samband med framlegget om å oppheve 77 nr. 8 (Prop.119 L ( )) drøfta depatementet om det var behov for å innføre kontrollomsyn som særskilt grunnlag for å kunne lukke møta i kontrollutvalet. Bakgrunnen var at nokre høyringsinstansar i samband med høyringa om lovframlegget meinte at høvet til å drive kontrollarbeid ville bli svekka dersom møta skulle gå for opne dører. Departementet uttalte Kontrollutvalet vil alltid ha plikt til å lukke møte når det ligg føre lovbestemt teieplikt, eller når det skal handsame ei sak som gjeld tenestlege tilhøve for ein arbeidstakar. I tillegg kjem dei sakene der kommunelova 31 gjev høve til å lukke møte på grunnlag av personvern og tungtvegande offentlege interesser. Heimelen til å lukke møte i desse sakene gjev kontrollutvalet framleis høve til å diskutere ulike typar saker bak lukka dører. At fleire kontrollutval allereie i dag praktiserer ei ordning med opne møte, illustrerer at det neppe er behov for ei lovføresegn som gjev kontrollutvala høve til å halde alle møte lukka. Departementet meiner at ei føresegn som gjev heimel til å lukke møte av kontrollomsyn eller liknande, ikkje vil vere føremålstenleg. Dei aller fleste saker kontrollutvalet handsamar, vil ha kontrollmessige sider. Ei føresegn om til dømes kontrollomsyn vil kunne bli svært vidtgåande og dermed undergrave ein hovudregel om opne møte. Handsaminga av rapportar i samband med rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vil nok for dei fleste kontrollutval utgjere hovuddelen av saksporteføljen. Departementet har vurdert om det er sider ved desse sakene som gjer at det på generelt grunnlag bør vere høve til å lukke møtet under handsaminga i kontrollutvalet. Vurderinga til departementet er at desse sakene på generelt grunnlag neppe inneheld opplysningar som tilseier at handsaminga bør skje bak lukka dører. Departementet kan heller ikkje sjå at det Side

85 ligg føre andre omsyn som tilseier at utvalet bør ha fleire unntaksheimlar enn dei som ligg i kommunelova 31. (Proposisjonen side 9) Side

86 6 VAL AV FASTE UTVAL M.M. 6.1 Aktuelle lovreglar Uttrykket "nemnd" i kommunelova er ei fellesnemning som omfattar: Faste utval Styre og råd for kommunale/fylkeskommunale institusjonar Inter(fylkes)kommunale samarbeidsorgan Kontrollutval Kommunedelsutval Styre for kommunale og fylkeskommunale foretak Reglane om oppretting og val av kommunale/fylkeskommunale nemnder finn ein i kommunelova 10 12, 14, 27 og 35 38a. Når det gjeld oppretting av folkevalde organ, gir lovgjevinga stor fridom til den einskilde kommune/fylkeskommune til å organisere strukturen slik ein finn det passande ut frå lokale tilhøve. Lovpålagte nemnder Nokre nemnder er pålagt i særlov. Desse nemndene kan vere kommunale, fylkeskommunale eller statlege. Lovpålagte kommunale nemnder: råd (eller anna representasjonsordning) for menneske med nedsett funksjonsevne. (Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m.) eldreråd (Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd) valstyre og røystestyre (vallova) Lovpålagte fylkeskommunale nemnder: råd (eller annen representasjonsordning) for menneske med nedsett funksjonsevne (Lov om råd eller anna representasjonsordning i kommunar og fylkeskommunar for menneske med nedsett funksjonsevne m.m.) eldreråd (Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd) fylkesvalstyre (vallova) yrkesopplæringsnemnda (opplæringslova) Lovpålagte statlege nemnder på kommunenivå: heimevernsnemnd (heimevernlova) fjellstyre i kommuner der det er statsalmenning (fjellova) Kommunale/fylkeskommunale nemnder Med unntak av dei lovpålagte nemndene er det kommunestyret/fylkestinget som fastset kva for nemnder det skal vere i kommunen/fylkeskommunen. Når det gjeld komitear etter kommunelova 10 nr. 5 kan ein delegere til andre folkevalde organ å opprette desse. Det er lagt til kommunestyret/fylkestinget å fastsetje kva for oppgåver den enkelte nemnd skal ha Side

87 fastsetje talet på medlemmer (det er likevel ofte lovfesta ei nedre grense, jf. t.d. kommunelova 10 11, 65 nr. 1 og 77 nr. 1) foreta val av medlemmer/varamedlemmer, leiar og nestleiar. Denne kompetansen kan i visse høve bli delegert. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har tidlegare vore i kontakt med Lovavdelinga i Justisdepartementet med spørsmål om kommunelova gjeld når kommunestyret/fylkestinget oppretter statlege nemnder på kommunenivå/fylkesnivå. Lovavdelinga konkluderte under ein viss tvil med at reglane i kommunelova eller likestillingslova ikkje gjeld direkte når kommunane vel medlemmer til statlege nemnder på kommunalt nivå, med mindre det følgjer av regelverket for vedkomande organ at reglane skal gjelde slik. Derimot taler reelle omsyn for at både reglane om kjønnsfordeling og dei andre reglane om personval i kommunelova blir brukte likt på desse organa, i den grad dette ikkje er i strid med reglane i særlovgivinga. Kommunal- og moderniseringsdepartementet tilrår at reglane i kommunelova blir lagde til grunn også ved val av medlemmer til statlege nemnder. 6.2 Valtidspunkt Kommunelova 17 nr 1 fastset at val av nemnder bør haldast i kommunestyret/fylkestinget sitt konstituerande møte. Det er altså ikkje noko absolutt krav om at nemndene blir valde samstundes med at kommunestyret/fylkestinget vel formannskap/fylkesutval, men det er ein fordel at flest mogeleg folkevalde trer i funksjon nokonlunde samstundes. 6.3 Valperiode Valperioden for nemndene følgjer valperioden for kommunestyret/fylkestinget, med unnatak av komitéar, jf. 10 nr. 5, som kan opprettast for eit kortere tidsrom. Dersom nyval ikkje blir halde i det konstituerande møtet, blir funksjonstida for dei sitjande nemndsmedlemmene automatisk forlenga fram til nyval er halde. Reglane om valperiode er ikkje til hinder for at ein legg ned eller omorganiserar nemndene i perioden, (med mindre desse er lovpålagde). 6.4 Kven er valbare? Valbare, og pliktige til å ta imot val, er alle som oppfyller følgjande vilkår, kommunelova 14 nr. 1: har røysterett ved val til kommunestyre/fylkesting står innført i folkeregisteret som busett i vedkomande kommune/ein av kommunane i fylket på det tidspunkt valet finn stad ikkje er utelukka eller fritatt Det følgjer av det andre kulepunktet at det er folkeregisterføring på tidspunktet for val av nemnda som er avgjerende for valbarheita. Det er ikkje eit krav at vedkomande har hatt røysterett i kommunen/fylkeskommunen ved kommunestyrevalet/fylkestingsvalet. Dette Side

88 inneber at ein person som har flytta frå ein kommune til ein annan etter valdagen 14. september i år, kan veljast som medlem av ei nemnd i innflyttingskommunen, dersom vedkomande er blitt registrert som innflytta før kommunestyret foretar valet. Personar som ikkje har nådd røysterettsalderen kan veljast, såframt dei fyller dei øvrige vilkåra for valbarheit, jf. kommunelova 14 nr. 1 bokstav a andre leddet. Det er inga nedre aldersgrense her. Den som ikkje har nådd røysterettsalderen, er imidlertid ikkje pliktig til å ta imot val. Dei treng ikkje vise til anna fritaksgrunn enn den unge alderen. Ut fra samanhangen må denne føresegna bli forstått slik at ho ikkje omfattar dei som fyller 18 år i løpet av valåret. Dei er røysteføre ved valet og dermed óg pliktige til å motta val til nemndene. Det er berre val til faste utval, kommunedelsutval, kontrollutval, kommune- og fylkesråd og kommunale eller fylkeskommunale nemnder oppretta i medhald av andre lover, at ein er pliktig til å motta vervet, jf. 14 nr. 1. Ved val til komitéar, styre for kommunale og fylkeskommunale foretak eller styre for inter(fylkes)kommunale samanslutningar, ligg det soleis ikkje føre plikt til å la seg velje/oppnemne. Ved val til kommunestyrekomitear/ fylkestingskomitear etter kommunelova 10a er det berre medlemmene av kommunestyret/fylkestinget (med unnatak av den som er medlem av kontrollutvalet) som er valbare. Dei er og pliktige til å ta imot valet. 6.5 Kven er utelukka? Ved val av faste utval, kommunedelsutval, kontrollutval, kommune- og fylkesråd, kommunale eller fylkeskommunale nemnder oppretta i medhald av andre lover er følgjande utelukka frå val etter kommunelova 14 nr. 1 bokstav b: Fylkesmannen og assisterande fylkesmann Administrasjonssjefen i kommunen/fylkeskommunen og assisterande administrasjonssjef Sekretæren for kommunestyret/fylkestinget Leiar av forvaltningsgrein i kommunen/fylkeskommunen Den som er ansvarleg for rekneskapsfunksjonen i kommunen/fylkeskommunen Den som foretar revisjon for kommunen/fylkeskommunen Når det gjeld val til kontrollutval er fleire grupper utelukka frå val. Vi viser til kapittel 5 foran. Det kan oppstå tvil om korleis uttrykket leiar av forvaltningsgrein skal tolkast. I utgangspunktet må kommunen/fylkeskommunen sjølv ta stilling til dette ut frå korleis administrasjonen er organisert i den aktuelle kommunen/fylkeskommunen. Eit viktig utgangspunkt i vurderinga er at færrest mogeleg skal utelukkast frå val til kommunale/fylkeskommunale organ. Ein bør difor i tilfelle av grunngitt tvil leggje til grunn at ein stillingsinnehaver er valbar. Med uttrykket forvaltningsgrein blir det sikta til eit større, avgrensa og utadretta funksjonsområde i den kommunale/fylkeskommunale forvaltninga. For å kunne bli rekna som "leiar av forvaltningsgrein", må ein vere i ein kvalifisert leiarfunksjon der ein er tillagt eit sjølvstendig ansvar. Stillinger som har leiarfunksjonar i ein sentral del av Side

89 kommunen/fylkeskommunen sin administrasjon, må etter departementet si oppfatning bli omfatta av uttrykket. Andre moment kan vere om etaten har eige kontorbudsjett, og tittelen og avlønninga til vedkomande. Omorganiseringar i kommunesektoren, med mellom anna utstrekt bruk av resultateiningar som inneber at ein mange stader ikkje lenger har tradisjonell leiar førte til at fleire personar enn tidligare blei rekna å vere leiar av forvaltningsgrein, og difor ikkje var valbare. Stortinget ønskte ikkje ei slik utvikling. Stortinget vedtok difor ein regel i den nye vallova i 2002, og i kommunelova, om at leiar av forvaltningsgrein framleis ikkje skal vere valbar, men at dette ikkje gjeld leiar av einskildståande verksemder. I ein kommune med ein tradisjonell organisasjon i etatar vil etatsjefane (skulesjef, teknisk sjef osv.) vere utelukka frå val. Tilsette på eit lågare ledd i organisasjonen, som leiar av dei einskilde verksemdene innan etatane, er som før valbare. I ein kommune som er organisert etter to-nivåmodellen, vil likevel leiarane av dei einskildståande verksemdene vere valbare i og med at det er presisert i lova at leiarar av slike verksemder er valbare. Dette fører til at rektorar, barnehagestyrarar og liknande vil vere valbare. Uttrykket leiar av einskildståande verksemd må etter departementet si meining innebere at det óg omfattar personar som er leiar, ikkje berre av éin, men óg to av fleire verksemder i ein særskilt type i kommunen/fylkeskommunen. I ein kommune som er organisert slik at administrasjonen er delt opp i ei rekkje likestilte resultateiningar/verksemder, vil utgangspunktet vere at leiarane er valbare, sjølv om dei og må reknast som leiar av forvaltningsgrein. Døme her kan vare rektorar, barnehagestyrarar og styrar ved institusjonar som t.d sjukeheim. Valbarheit må avgjerast konkret ut frå skjønn og ei konkret vudering i kvart einskild høve, og etter korleis administrasjonen er organisert i kommunen. Det avgjerande vil vere det reelle innhaldet i stillinga, ikkje stillingsnemninga. Det at kommunen nemner stillinga som virksomhetsleder er ikkje avgjerande. Spørsmålet må vurderast ut frå den funksjonen vedkomande har i den aktuelle stillinga. Dersom kommunen er organisert slik at ein person leiar alle verksemdene innan ein sektor t.d. at alle skulane i kommunen har same rektor er det mest nærliggjande å sjå på vedkomande som leiar av ei forvaltningsgrein, og dermed ikkje valbar. Dersom ein person i tillegg til å vere leiar av ei verksemd har andre leiaroppgåver som det ikkje er naturleg å knytte til verksemda, kan dette føre til at vedkomande vil vere utelukka frå val. Det er viktig å presisere at grensa for når ein går frå å vere leiar av einskildståande verksemd til leiar av forvaltningsgrein vil måtte avgjerast konkret ut frå ei skjønnsmessig heilhetsvurdering i kvart einskilt høve. Kommunen må sjølv ta denne avgjerda. Det er tilsettingshøvet når organet trer i funksjon, det vil seie den dagen det har det første møtet sitt, som er avgjerande for valbarheita, jf. kommunelova 14 nr. 5. Ein person som på grunn av stillinga ikkje er valbar, kan veljast som medlem av organet dersom vedkomande fråtrer stillinga før organet trer i funksjon. Der ikkje tilstrekkjeleg med permisjon. Dersom Side

90 vedkomande ikkje har tiltrådt stillinga, og har fått innvilga permisjon for heile valperioden, meiner departementet at han/ho likevel er valbar. Kommunelova 14 nr. 2 fastset at den som foretar revisjon for ein kommune/fylkeskommune er utelukka frå val også til andre folkevalde organ enn dei som er nemnde i kommunelova 14 nr. 1. Kommunelova 14 nr. 3 inneheld følgjande regler når det gjeld valbarheit: Den som er ansvarleg for rekneskapet for eit (fylkes)kommunalt foretak eller ei verksemde etter kommunelova 27, er utelukka fra val til styret for foretaket eller verksemda. Den som foretar revisjon for ei interkommunal/interfylkeskommunal verksemd etter kommunelova 27, kan ikkje veljast til styret for verksemda. Personer som på grunn av si stilling i kommunen er utelukka frå val til kommunale nemnder, er likevel valbare til fylkeskommunale nemnder. Det same gjeld for personar som på grunn av si stilling i fylkeskommunen er utelukka frå val til fylkeskommunale nemnder. Disse er altså valbare til kommunale nemnder. Departementet presiserer at statleg tilsette (med unnatak av fylkesmann og assisterande fylkesmann) ikkje vil vere utelukka for val til kommunale/fylkeskommunale nemnder. 6.6 Kven kan krevje seg fritatt? Ved val til faste utval, kommunedelsutval, kontrollutval, kommuneråd og fylkesråd, kommunale eller fylkeskommunale nemnder oppretta i medhald av andre lover gjeld dei same fritaksgrunnene som for val til formannskap/fylkesutval, sjå pkt. 2.4 foran. Ved val til komitear, styre for (fylkes)kommunale bedrifter, (fylkes)kommunale foretak og styre for inter(fylkes)kommunale samanslutningar finst det inga plikt til å la seg velje som medlem av denne type organ. Ein treng difor ingen spesiell fritaksgrunn for å sleppe å bli vald inn i eit slikt organ. Det er nok at ein ikkje vil. Ved val til kommunestyrekomitear og fylkestingskomitear kan ordføreren/fylkesordføreren bli gitt fritak av kommunestyret/fylkestinget, jf. kommunelova 10a nr Framgangsnåten ved valet Kommunestyret/fylkestinget fastset medlemstalet i nemndene og vel medlemmer, varamedlemmer, leiar og nestleiar, men nemndene skal minst tre medlemmer, jf. kommunelova 10 nr. 1 Kommunelova 35 nr. 4 fastset at val av medlemmer til folkevalde organ går føre seg som forholdstalsval etter føresegnene i kommunelova 36, dersom minst ein medlem av den veljande forsamlinga krev det. Viss ikkje, haldast valet som avtaleval etter føresegnene i kommunelova 38a. Vi viser til det som er sagt om forholdstalsval og avtaleval, samt kjønnsrepresentasjon og kjønnsmessig balanse tidligere. Side

91 Når det gjeld val av kommunestyrekomitear og fylkestingsvkomitear, viser vi til punkt 7.1 nedanfor. 6.8 Suppleringsval Etter kommunelova 16 nr. 3 skal det, dersom eit medlem trer endeleg ut elle får varig forfall, veljast eit nytt medlem. Føresegna gjeld óg for formannskapet/fylkesutvalet. Er organet vald ved forholdstalsval, skal nytt medlem kome frå den same gruppa som medlemmet som trer ut. Fører suppleringsvalet til at eit kjønn blir representert med mindre enn 40 prosent av medlemmene i organet, skal det veljast eit nytt medlem frå det kjønnet som er underrepresentert. Det følgjer av kommunelova 16 nr. 5 at desse reglane gjeld nyval av varamedlemmer. Kommunelova 16 nr 6 inneheld føresegner om korleis eit suppleringsval skal gjennomførsat: Den gruppa som har ein ledig plass, peikar sjølv ut kandidaten til plassen. Kommunestyret/fylkestinget eller formannskapet/fylkesutvalet etter delegert mynde, jf. 16 nr. 5 vel deretter vedkomande dersom dei formelle vilkåra for val er oppfylde. Departementet meiner at uttrykket den ledige plassen må ha ei slik forståing: at dersom ein plass i ei rekkjefølgje av vararepresentanter t.d. nr. 3 - er blitt ledig, skal den nyvalde ikkje gå inn på denne plassen. Vedkomande vil då måtte bli plassert sist i rekkjefølgja. 6.9 Retting av feil ved valet Når det gjeld spørsmål om ugyldig val og klage, viser vi til det som er sagt ovanfor under pkt. 2.8 om val av formannskap/fylkesutval. Prinsippa der gjeld som for val av faste utval m.m. Side

92 7 KOMITEAR PÅ KOMMUNALT OG FYLKESKOMMUNALT NIVÅ 7.1 Kommunestyrekomitear og fylkestingskomitear Det har etter kvart blitt ganske vanleg å dele kommunestyret eller fylkestinget inn i komitear som førebur saker og innstiller til det øvste organet. Slike reine komitear utan avgjerdsmynde og utan kompetanse til å sende ei sak tilbake til administrasjonen er regulert i kommunelova 10a om kommunestyrekomitear og fylkestingskomitear. Kommunestyret/fylkestinget avgjer sjølv om slike komitear skal opprettast, og fastset kor mange medlemmer den einskilde komiteen skal ha. Komiteane kan ikkje ha avgjerdsmynde, men berre ha mynde til å gi innstilling i saker som skal avgjerast av kommunestyret eller fylkestinget. I utgangspunktet er alle medlemmene av kommunestyret/fylkestinget valbare til komiteane. Kommunestyremedlem/fylkestingsmedlem som óg er medlem av kontrollutvalet er likevel utelukka frå val, jf. kommunelova 10a nr. 2. Kommunestyret/fylkestinget kan sjølv vedta at ordføraren/fylkesordføraren skal vere fritatt frå val. Val til komiteane skjer på grunnlag av ei innstilling frå ei valnemnd, jf. 10 nr. 3. I motsetnad til det som gjeld elles ved avtaleval, er det nok med vanleg fleirtal for å rekne valet som gjennomført, jf. 10a nr. 3 siste setning. Det er soleis ikkje noko krav om samrøystes oppslutning frå den veljande forsamlinga. Vi viser her til grunngivinga som er gitt i forarbeida til kommunelova 10a, sjå Ot.prp. nr. 96 ( ) kapittel 3.9. Innstillinga frå valnemnda skal innehalde så mange namn som svarar til talet på medlemmer i den einskilde komiteen, med opplysning om kva for gruppe medlemmet representerer. I tillegg kan innstillinga innehalde så mange vararepresentantar som tilsvarar talet på representantar kvar gruppe skal ha, med tillegg av to. Det er berre varamedlemmer til kommunestyret/fylkestinget som er valbare som varamedlemmer til komiteane. Når det gjeld krav til kjønnsbalanse, fastset kommunelova i 10a nr. 4 at komiteane kvar for seg skal ha den same kjønnsmessige samansetjinga som det veljande organet har. Val til alle komitear må difor skje samla. Regelen inneber at dersom det til dømes er 40 prosent kvinner og 60 prosent menn blant dei som skal veljast til komiteane, skal dette fordelingstalet leggjast til grunn ved valet til den einskilde komiteen. Den same fordelinga skal leggjast til grunn når det gjeld val av varamedlemmer. Dersom eit medlem av kommunestyret/fylkestinget trer endeleg ut, skal vedkomande varamedlem tre inn, ikkje berre i den ledige plassen i kommunestyret/fylkestinget, men óg i den komiteen der han/ho som trer ut var medlem. Regelen om at det skal haldast nyval når eit medlem trer ut av eit fast utval, gjeld dermed ikkje for kommunestyrekomiteane/ fylkestingskomiteane. Side

93 7.2 Ad-hoc komitear Reglane i kommunelova omhandlar óg ein annan type komitear, jf. 10 nr. 5. Slike komitear er ofte meint å vere meir ad-hoc-prega og av mellombels karakter. Dette blir gjort tydeleg mellom anna av at retten til å opprette slike komitear kan delegerast frå kommunestyret/ fylkestinget. Komiteane er ikkje omfatta av reglane om valbarheit i kommunelova 14, med unnatak av forbodet mot å velje revisor, jf. 14 nr. 2. Dette inneber til dømes at personar som er busett utanfor kommunen/fylkekommunen kan veljast som medlem av ein komite. Det er inga plikt til å ta imot val til ein komite. Reglane om framgangsmåten ved val kommunelova 36-38a vi likevel alltid gjelde, jf. 29 nr. 3 siste setning. Side

94 8 VAL AV STYRE FOR KOMMUNALT/FYLKESKOMMUNALT ÅTTE AKSJESELSKAP 8.1 Valreglane Kommunelova 80a fastset: 1. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Departementet kan gi forskrifter om at reglene i første punktum også skal gjelde for aksjeselskaper som eies av kommuner eller fylkeskommuner med under to tredeler, når resten av selskapet er eid av staten eller selskaper som direkte eller indirekte, er heleid av staten. 2. For å legge til rette for at valget oppfyller kravene i nr. 1 kan departementet gi forskrift om den nærmere gjennomføringen av valget av styremedlemmer som velges av og blant de ansatte, jf. aksjeloven 6-4, herunder også eventuelt i selskaper som nevnt i nr. 1 annet punktum. Reglane gjeld alle aksjeselskap der minst to tredelar av aksjene blir åtte av kommunar/fylkeskommunar. Dei er ikkje avgrensa til å gjelde selskap som driv tradisjonell forvaltningsverksemd. Det følgjer av tilvisinga til aksjelova sine reglar at krava til kjønnsrepresentasjon óg gjeld for selskap som er heileigde datterselskap, i eitt eller fleire ledd, til selskap som blir omfatta av 80a. Reglane i aksjelova 20-6 om representasjon av begge kjønn som det blir vist til i lovteksten tilsvarar reglane i kommunelova 36 nr. 2, 37 nr. 3 og 38a nr. 3 om kjønnsrepresentasjon i folkevalde organ. Dette inneber: Har styret to eller tre medlemmer, skal kvart kjønn vere representert. Har styret fire eller fem medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst to. Har styret seks til åtte medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst tre. Har styret ni medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst fire, Har styret fleire medlemmer, skal kvart kjønn vere representert med minst 40 prosent. Reglane i kommunelova gjeld berre dei styremedlemmene som blir valgt frå kommunane eller fylkeskommunane. Val av dei tilsette sine representantar blir regulert av representasjonsforskrifta (forskrift av 20. juni 2014 nr. 850, gitt av Arbeids- og sosialdepartementet). Vi viser elles til Ot.prp. nr. 57 ( ) og rundskriv H-11/09 når det gjeld nærare omtale av reglane i kommunelova 80a. 8.2 Om inhabilitet for styremedlemmer Stortinget vedtok våren 2009 nye og skjerpa føresegner om inhabilitet for offentlege tenestemenn og folkevalde som óg er leiar eller medlem av styre eller bedriftsforsamling i offentleg heilåtte selskap. Endringane trådte i kraft 1. november Side

95 Forvaltningslova 6 første ledd bokstav e fastset no at inhabilitet inntrer automatisk for ein tenestemann eller folkevald, som óg er leiar eller medlem av styre eller bedriftsforsamling i offentleg heileigd selskap, når saker der selskapet er part skal handsamast i folkevalde organ eller administrasjonen i kommunen. Hovudgrunngivinga for lovregelen er å medverke til større klarheit om kva for roller ein tenestemann og folkevald har i ein gitt situasjon, når vedkomande óg er leiar, styremedlem eller medlem av bedriftsforsamlinga i eit offentleg heileigd selskap. Klarheit med omsyn til kva for interesser ein person representerer i ein gitt situasjon vil medverke til å redusere risikoen for uheldige rollekombinasjonar. Regelen skal ikkje berre hindre interessekonfliktar, men óg medverke til å vise omverda at det er ryddige og klare ansvarstilhøve internt. Lovendringa kan på den måten medverke til å oppretthalde den tilliten ålmenta har til forvaltninga. Side

96 9 VERKNADER AV AT EIT ORGAN SOM IKKJE ER SAMANSETT I SAMSVAR MED REGLANE OM KJØNNSKVOTERING TREFFER VEDTAK Spørsmålet om eit folkevalt organ er samansett i samsvar med reglane om kjønnskvotering, og kva følgjer eventuelle feil i samansetjinga kan få for dei vedtaka organet har gjort, kan det dukke opp i to samanhanger. For det fyrste kan det vere sett fram krav om lovlegheitskontroll etter kommunelova 59. For det andre kan det vere klaga på eit vedtak etter føresegnene i forvaltningslova 28 andre ledd Departementet meiner at feil med omsyn til kjønnsmessig samansetjing ikkje automatisk fører til at alle dei vedtaka organet har gjort blir ugyldige. Ein må gjere ei konkret vurdering av kvart enkelt vedtak. Dersom det er grunn til å rekne med at ei feilaktig samansetjing av utvalet ikke har hatt noko å seie for innhaldet i vedtaket, vil det vere gyldig, jf. prinsippet i forvaltningslova 41. Side

97 10 MØTEOFFENTLEGHEIT I FOLKEVALDE ORGAN 10.1 Innleiing Føremålet med dette kapitlet er å orientere om møteoffentlegheit i kommunelova. Sjølv om desse reglane ikkje er nye i år finn departementet at det kan vere grunn til å informere nærare om dei. Departementet arbeider med ferdigstilling av ein rettleiar i møteoffentlegheit for kommunane. Ein tar sikte på at den vil kome ut like etter sommaren. Lovreglane byggjer på Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit). Departementet fremja proposisjonen for Stortinget i juni Lovendringane blei vedteke av Stortinget i desember 2010, på bakgrunn av innstillinga frå Kommunal- og forvaltningskomiteen, jf. Innst. 118 L ( ). Lovvedtaket blei sanksjonert av Kongen i statsråd 14. januar 2011, og lovendringane blei sette i kraft frå 1. juli Hovudinnhaldet i lovreglane Eit sentralt føremål med lovendringane i 2011 var å gjere reglane om møteoffentlegheit meir presise og enklare å praktisere for kommunane. Det vart gjort fleire endringar i kommunelova 31, som inneheld reglar om opne/lukka møter i kommunane. Nokre av endringane var av teknisk og redaksjonell karakter, medan andre innebar realitetsendringar. I samband med lovrevideringa vart det vedteke ein ny paragraf ( 31 a). Lova 31 fastset hovudregelen om opne møte og på kva grunnlag det kan gjerast unntak frå dette, medan 31 a inneheld prosedyrereglar mv. På eitt område innebar lovendringane ei mulig innstramming når det gjaldt høve til å lukke møte. Retten kommunestyret hadde til å lukke møte i andre organ når organet ikkje skulle gjere vedtak i saka, vart oppheva. Denne endringa medverker til større openheit om den førebuande handsaminga av viktige saker i kommunen. Departementet vil i det følgjande gjere kort greie for innhaldet i 30 nr. 1, 31 og 31 a etter lovendringa Møteprinsippet ( 30 nr. 1) Det er presisert at folkevalde organ, i tillegg til å gjere vedtak, skal handsame sakene sine i møte. Denne presiseringa er ei lovfesting av gjeldande rett, men departementet vil understreke viktigheita av at også handsaminga av sakene skjer i møte. Eit samkome i eit folkevalt organ vil vere eit møte når det er fastsett på førehand at medlemmene skal tre saman som folkevalt organ for å forhandle, drøfte, gjere vedtak eller på annan måte handsame saker og spørsmål som det etter lov, forskrift eller delegert avgjerdsmakt har som oppgåve å handsame. Side

98 10.4 Prinsippet om møteoffentlegheit ( 31 nr. 1) I 31 nr. 1 er prinsippet om møteoffentlegheit slått fast. Føresegna framhevar at prinsippet om møteoffentlegheit er ei føresegn som gjev allmenta rettigheitar. Det inneber at alle som ynskjer det, har rett til å vere til stades på møte i folkevalde organ, så lenge ikkje organet med heimel i lov har vedteke noko anna. Lukking av møte skal eller kan skje med heimel i 31 nr. 2-5 og 31 a nr Teieplikt som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 2) Når organet skal handsame opplysningar som er underlagde teieplikt i lov, pliktar organet å lukke møtet. Føresegna presiserar at det må gjerast eit vedtak om at møtet skal lukkast Personalsaker som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 3) Når eit folkevald organ skal handsame personalsaker skal dette skje i eit lukka møte. Dette er ei vidareføring av gjeldande rett, men det vart gjort nokre justeringar i ordlyden. Føresegna omhandlar sak som angår ein arbeidstaker sitt tjenstlige forhold. Som i nr. 2 er det presisert at lukking av møte skal skje på grunnlag av eit vedtak. Uttrykket tjenstlige forhold omfattar saker om tilsetjing, oppseiing, lønnsvilkår, permisjonar osv. Saker av meir overordna, generell og arbeidsgivarpolitisk karakter vil derimot falle utanfor denne føresegna. Slike saker kan til dømes vere generelle saker om lønnspolitikken i kommunen, organisasjonsmessige tilhøve eller sakshandsamingsrutiner Personvern som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 4) Også personvern blei vidareført som eit lukkingsgrunnlag, men ordlyden blei innskjerpa. For å vedta lukking etter føresegna, er det teke inn eit vilkår om at omsynet til personvern krev det. Dette signaliserar at terskelen for å lukke møte av omsyn til personvern skal vere høg. I motsetnad til lukkingsgrunnlaga i nr. 2 og nr. 3, er dette ei kan-føresegn. Det inneber at organet ikkje pliktar å lukke møte sjølv om omsynet til personvern krev det, men det har rettsleg høve til å gjere det. Døme på opplysningar som kan danne grunnlag for å lukke møtet etter denne føresegna, er opplysningar som det ikkje er knytt teieplikt til, men som likevel er av personleg og sensitiv karakter, slik at personen som opplysningane gjeld, bør skjermast mot at dei blir offentleg kjende Tungtvegande offentlege interesser som lukkingsgrunnlag ( 31 nr. 5) Også tungtvegande offentlege interesser kan gi grunnlag for å lukke eit møte. Det er to vilkår som må vere oppfylte. For det første må tungtvegande offentlege omsyn tilseie lukking. For det andre må det i offentleglova vere ein heimel om unntak frå innsyn dersom opplysningane hadde stått i eit dokument. Det folkevalde organet må altså finne at begge vilkåra er oppfylte, før det kan vedta å lukke møtet. I vilkåret som omhandlar offentleglova ligg det at organet, dersom det kjem til at tungtvegande offentlege interesser tilseier lukking, må identifisere kva for ein unntaksheimel i offentleglova som gjer at vilkåret er oppfylt. Her vil dei mest aktuelle heimlane vere dei som Side

99 er gitt av omsyn til offentlege interesser. Som særleg praktiske unntaksgrunnlag i offentleglova kan det peikast på 23 (omsynet til dei økonomiske interessene det offentlege har i forhandlingar), 18 (omsynet til partsinteressa det offentlege har i sivile søksmål) og 24 (omsynet til gjennomføringa av lovpålagde kontroll- eller reguleringstiltak). Denne føresegna er ei kan-føresegn på same måte som lukkingsgrunnlaget i kommunelova 31 nr. 4. Organet pliktar altså ikkje å lukke møtet sjølv om vilkåra for lukking er til stades Prosedyrereglar mv. Debatt om lukking av møte ( 31 a nr. 1) Regelen om at debatt om lukking av eit møte skal haldast i eit lukka møte dersom møteleiaren eller organet krev det, er vidareført. Samstundes er det teke inn ei ny føresegn som slår fast at sjølve avrøystinga skal skje i ope møte. Eit organ som har debattert om eit møte skal lukkast, pliktar såleis å opne møtet før avrøystinga skjer. Føring av møtebok ( 30 nr. 4) Når eit folkevald organ har vedteke å lukke møte skal ein føre avgjerda inn i møteboka og heimelen skal nemnast. Dersom møtet lukkast etter 31 nr. 5 skal også den aktuelle føresegna i offentleglova nemnast. Opptak og overføring av møte Møteleiaren skal, på oppmoding, gi samtykke til opptak av eller overføring av lyd eller bilde frå eit ope møte, med mindre dette vil virke forstyrrande på gjennomføringa av møtet. Møte i kommuneråd Regelen om at møte i kommunerådet i utgangspunktet er lukka, er vidareført. Rådet kan sjølv bestemme om møta deira skal vere opne. Til liks med andre folkevalde organ er rådet pålagt å lukke møtet når det ligg føre teieplikt fastsett ved lov, eller når det skal handsame ei sak som gjeld tenestlege tilhøve hos ein arbeidstakar. Teieplikt for folkevalde ved lukking av møte. Det er ikkje eigne reglar om teieplikt om drøftingar i lukka møte. Om ei sak blir handsama for stengde dører etter kommunelova 31 har dei folkevalde berre teieplikt om dei opplysningane som er under teieplikt etter love. Kommunanane har ikkje høve til å påleggje dei folkevalde ei generell teieplikt om opplysningar som er unnateke offentlegheit eller drøfta i eit lukka møte. Side

100 11 VEDTAK OM DELEGERINGSREGLEMENT OG INNSTILLINGSRETT Ved lov av 25. mai 2012 vart det vedteke eit nytt nr. 2 i kommunelova 39. Føresegna fastset: Kommunestyret og fylkestinget skal selv vedta reglement for delegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. Føresegna trådte i kraft 1. juli 2012 Kommunestyret/fylkestinget plikter å vedta reglement som skal innehalde ei oversikt over kva slags avgjerdsmyndigheit som blir delegert til administrasjonen og til folkevalde organ. Vedtaket skal gjerast innan 31. desember året etter konstitueringa, dvs innan 31. desember 2016 for komande valperiode. Føresegna er ei minimumsføresegn i den forstand at ho stiller krav om at delegeringsreglement blir behandla og vedteke minst éin gong i kvar valperiode. Føresegna stiller ikkje som krav at alle delegeringar blir samla i eitt reglement. Kommunestyret/ fylkestinget står fritt til både å endre sjølve reglementet (eller reglementa) og til å gjere vedtak om delegering i enkeltsaker også etter at ein har behandla reglementet i tråd med føresegna. Føresegna pålegg òg kommunestyret/fylkestinget plikt til å ta stilling til korleis innstillingsinstituttet skal praktiserast. I det ligg det at ein må ta stilling til om det skal vere innstilling i saker som blir behandla av kommunestyret/fylkestinget og andre folkevalde organ, og i så fall kven det er som skal stå for innstillinga. Ei innstilling er eit forslag til vedtak som organet skal votere over. Føresegna stiller likevel ikkje krav om at kommunestyret/fylkestinget handsamar delegeringsreglementet og innstillingsinstituttet samtidig, så lenge fristen blir holdt. Inntil eit nytt delegeringsreglement er vedtatt i tråd med føresegna, gjeld det sist vedtatte reglementet og eventuelle andre enkeltståande delegeringsvedtak. Det inneber at avgjerder som blir tatt på grunnlag av eit gammalt delegeringsreglement eller andre delegeringsvedtak, ikkje fører til at avgjerdene blir ugyldige av den grunn. Det same vil gjelde for eventuelle avgjerder som blir tekne på grunnlag av eit gammalt reglement eller andre vedtak om innstilling. Side

101 12 VAL OG KONSTITUERING AV NYTT KOMMUNESTYRE VED SAMANSLÅING AV KOMMUNAR Ordinært kommunestyreval blir halde i 2015, 2019, 2023 osb. I samband med samanslåing av kommunar har Kongen heimel i inndelingslova 17 til å forkorte, men ikkje forlengje, kommunestyrevalperioden. Ei samanslåing vil gjelde frå eit årsskifte. Dersom ei samanslåing gjeld frå 1. januar året etter eit ordinært kommuneval, kan Kongen gjere dei naudsynte unntaka frå vallovgjevinga slik at innbyggjarnane vel kommunestyret for den nye kommunen ved ordinært val (sjølv om kommunane ikkje er samanslått på valdagen). Ved samanslåing frå andre årsskifte i kommunestyreperioden, kan det anten gjennomførast ekstraordinært val hausten før eller det nye kommunestyret kan veljast av og mellom medlemmene i kommunestyra som blei valde ved førre ordinære kommunestyreval. Kongen har fullmakt til å forkorte kommunestyreperioden i samband med samanslåing av kommunar. Det kan skje for heile kommunestyret ved gjennomføring av ekstraordinært kommunestyreval, eller for delar av kommunestyret dersom det nye kommunestyret skal veljast av og mellom medlemmene i kommunestyra som blei valde ved førre ordinære kommunestyreval. Det er ikkje noko formelt i vegen for at ein ny kommune kan fungere med alle dei valde representantane i eit nytt kommunestyre. Kommunelova 7 nr. 2 inneheld berre eit minstetal på medlemmer i kommunestyret. Det enaste kravet er at medlemstalet skal vere eit oddetal. Samanslåingane av Bodø og Skjerstad (vedteken i 2003, gjeldande frå 2005) og av Bjarkøy og Harstad (vedteken i 2011, gjeldande frå 2013) skjedde utan føregåande kommunestyreval. I tråd med ønska lokalt blei heimelen i inndelingslova 17 annet ledd nytta til å forkorte valperioden for enkelte kommunestyremedlemmer slik at det nye kommunestyret blei samansett av medlemmene frå den eine (større) kommunen, supplert med nokre medlemmer valde av og mellom kommunestyret i den andre (mindre) kommunen. (Til dømes blei det ved valet i 2011 valt 13 medlemmer til Bjarkøy kommunestyre og 35 medlemmer til Harstad kommunestyre. Kommunane var samde om at kommunestyret i nye Harstad skulle vere samansett av kommunestyret i tidligare Harstad supplert med to medlemmer frå kommunestyret i Bjarkøy.) For å gjennomføre ei samanslåing etter ein slik modell må ein gjere unntak frå vallova 9-1 (2) om lengda på kommunestyreperioden. Unntak kan gjerast med heimel i inndelingslova 17. Ein føresetnad for å korte ned kommunestyreperioden og velje nytt kommunestyre av og mellom dei valde kommunestyra, er at kommunane ønskjer det. (For meir utfyllande informasjon, sjå brev frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet til Fylkesmannen i Vestfold ) I kommunereformperioden kan grunnlaget for det nye kommunestyret ordnast etter følgjande alternativ: Samanslåing frå 1. januar 2017: forkorta kommunestyreperiode og val av nytt kommunestyre av og mellom dei valde kommunestyra. Kommunar som ønskjer det, kan også halde ekstraordinært kommunestyreval hausten Side

102 Samanslåing frå 1. januar 2018: ekstraordinært kommunestyreval saman med stortingsvalget i Kommunane kan også velje ei forkorta kommunestyreperiode og val av nytt kommunestyre av og mellom dei valde kommunestyra. Samanslåing frå 1. januar 2019: forkorta kommunestyreperiode og val av nytt kommunestyre av og mellom dei valde kommunestyra. Kommunar som ønskjer det, kan også halde ekstraordinært kommunestyreval hausten Samanslåing frå 1. januar 2020: ordinært kommunestyreval i Kommunestyret i ein samanslått kommune blir konstituert før samanslåinga på same måte som nyvalde kommunestyrer, jf. kommunelova 17. Inndelingslova 27 seier at det nyvalte kommunestyret eller fylkestinget kallast saman til konstituerande møte innan utgangen av oktober månad. Leiaren av fellesnemnda kallar saman og leier møtet inntil ny ordførar er valt. Elles gjeld reglane i kommunelova 17 nr. 1 til 3 om konstituerande møte o.a. i kommunestyre og fylkesting. Inndelingslova 27 fastset at funksjonsperioden og rolla for dei opphavlege kommunestyra varer inntil tidspunktet for iverksetjing av samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b. Deira ansvar og fullmakter er likevel avgrensa til det som er nødvendig for å avslutte verksemda i dei eksisterande einingane. Departementet vil gjere desse føringane gjeldande også ved samanslåingar der kommunestyreperioden blir forkorta og det nye kommunestyret blir vald av og mellom dei valde kommunestyra hausten før ein samanslåing. Side

103 VEDLEGG 1 Oversyn over aktuelle føresegner i kommunelova og forvaltningslova Kommunelova 8. Formannskap. Fylkesutvalg. 1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv henholdsvis formannskap og fylkesutvalg på minimum 5 medlemmer. Dette gjelder likevel ikke kommuner og fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform. 2. Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire år av og blant medlemmene av kommunestyret eller fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. 3. Formannskapet og fylkesutvalget behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. For øvrig fastsetter kommunestyret og fylkestinget selv området for formannskapets og fylkesutvalgets virksomhet. Formannskapet og fylkesutvalget kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. 9. Ordfører. Fylkesordfører. Varaordfører. 1. Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. Fylkestinget velger selv blant fylkesutvalgets medlemmer fylkesordfører og varaordfører. Valget foretas for hele valgperioden. Den som har vært ordfører eller varaordfører de siste fire år, kan nekte valg til begge verv. Tilsvarende gjelder for den som har vært fylkesordfører eller fylkesvaraordfører de siste fire år. Krav om fritak må fremsettes før valget foretas. I kommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges ordfører og varaordfører blant kommunestyrets medlemmer. I fylkeskommuner som har innført parlamentarisk styringsform velges fylkesordfører og varaordfører blant fylkestingets medlemmer. 2. Trer ordføreren eller fylkesordføreren midlertidig ut av sitt verv, rykker varaordføreren opp som ordfører eller fylkesordfører, og det velges midlertidig ny varaordfører. Trer ordfører eller fylkesordfører endelig ut av sitt verv, foretas nyvalg. 3. Ordfører og fylkesordfører leder møtene i kommunestyret og fylkestinget, formannskapet og fylkesutvalget. Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. 4. Ordfører og fylkesordfører har møte- og talerett i alle andre kommunale eller fylkeskommunale organer unntatt kommune- og fylkesråd og organer under disse, men har bare stemmerett og forslagsrett hvis han eller hun er valgt medlem. Ordfører og fylkesordfører kan la seg representere ved annet medlem av kommunestyret eller fylkestinget i organer hvor han eller hun ikke er medlem. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan gi ordfører og fylkesordfører myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning. 10. Faste utvalg. Komiteer. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette faste utvalg for kommunale og fylkeskommunale formål eller for deler av den kommunale eller fylkeskommunale virksomhet. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv området for de faste utvalgs virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor ikke annet følger av lov. 3. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Side

104 4. Utvalget kan gi lederen eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 5. Kommunestyret og fylkestinget kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv. Slik komité kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. 6. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge faste utvalg og komiteer. En komité kan også omorganiseres eller nedlegges av det organ som har fått myndighet til å opprette vedkommende komité. 10 a. Kommunestyrekomiteer. Fylkestingskomiteer. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv opprette kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret og fylkestinget. Komiteene kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Slike komiteer skal ha minst tre medlemmer. 2. Kommunestyret og fylkestinget deler selv alle kommunestyrets og fylkestingets medlemmer inn i kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer, og velger leder og nestleder til komiteene. Medlemmer av kontrollutvalget som også sitter i kommunestyret eller fylkestinget, er utelukket fra valg til komiteene. Ordfører og fylkesordfører kan fritas fra valget dersom kommunestyret eller fylkestinget bestemmer det. 3. Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer til komiteene. Innstillingen skal inneholde et antall navn som tilsvarer antall medlemmer i hver komité med angivelse av den gruppe medlemmet representerer. I tillegg kan innstillingen inneholde et antall varamedlemmer for hver gruppe som tilsvarer antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Innstillingen vedtas med simpelt flertall. 4. Komiteene skal sammensettes forholdsmessig etter den kjønnsmessige fordeling blant de som skal velges. Varamedlemmer til komiteene velges på samme måte blant kommunestyrets og fylkestingets varamedlemmer. 5. Ved varig uttreden eller forfall til kommunestyret og fylkestinget etter 16 nr. 2 skal vedkommende varamedlem tre inn i den kommunestyrekomité eller fylkestingskomité som den uttredende tilhørte. 6. Komiteene kan opprette arbeidsutvalg hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet. 7. Kommunestyret og fylkestinget kan selv når som helst omorganisere eller nedlegge kommunestyrekomiteer og fylkestingskomiteer. 14. Valgbarhet. Plikt til å ta imot valg. 1. Ved valg til - formannskap og fylkesutvalg - faste utvalg - kommunedelsutvalg - kontrollutvalg - kommuneråd og fylkesråd - kommunale eller fylkeskommunale nemnder opprettet i medhold av andre lover gjelder følgende regler: a) Valgbar og pliktig til å ta imot valg er den som har stemmerett ved valg til kommunestyre og fylkesting, og som når valget finner sted står innført i folkeregisteret som bosatt i vedkommende kommune eller i en av kommunene i fylket. Ved valg til kommunedelsutvalg kan kommunestyret vedta at bare de som er innført i Side

105 folkeregisteret som bosatt i vedkommende kommunedel, er valgbare. Den som ikke har nådd stemmerettsalder, er valgbar, men ikke pliktig til å ta imot valg. b) Utelukket fra valg er fylkesmannen, assisterende fylkesmann, og den som i vedkommende kommune eller fylkeskommune er administrasjonssjef eller dennes stedfortreder, er sekretær for kommunestyret eller fylkestinget, er leder av forvaltningsgren, har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen, eller foretar revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Leder av enkeltstående virksomheter er likevel ikke utelukket fra valg. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform er ansatte i sekretariatet til rådet som har fått myndighet delegert fra rådet, ikke valgbare. c) Rett til å kreve seg fritatt fra valg har den som har gjort tjeneste som medlem av vedkommende organ de siste fire år. Den som er medlem av et parti som er registrert etter partiloven kapittel 2, kan nekte valg på grunnlag av listeforslag som ikke er framsatt av dette partiet. 2. Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for vedkommende kommune eller fylkeskommune, er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i nr Den som er ansvarlig for regnskapet i kommunalt eller fylkeskommunalt foretak eller for interkommunal eller interfylkeskommunal virksomhet som omhandlet i 27, er utelukket fra valg til styret for foretaket eller den interkommunale virksomheten. Den som foretar revisjon for interkommunal eller interfylkeskommunal virksomhet som omhandlet i 27, kan ikke velges til styret for virksomheten. 4. Kandidat som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem i vedkommende kommune. Kandidat som er oppført på valgliste ved stortingsvalget eller fylkestingsvalget, kan ikke velges til stemmestyremedlem i kommunene i vedkommende fylke. 5. En kandidat som ellers ville vært utelukket fra valg på grunn av sin stilling, er likevel valgbar, hvis han eller hun har fratrådt stillingen når organet trer i funksjon. 17 Konstituerende møte mv. i kommunestyre og fylkesting 1. Så snart valgoppgjøret er avsluttet, innkalles til konstituerende møte i det nyvalgte kommunestyre og fylkesting. Møtet kalles sammen av tjenestegjørende ordfører eller fylkesordfører med minst 14 dagers varsel, og holdes innen utgangen av oktober måned. Det er vedtaksført når minst 2/3 av medlemmene er til stede. 2. Som første sak i det konstituerende møtet tar kommunestyret og fylkestinget stilling til om kommunestyrevalget eller fylkestingsvalget er gyldig, jf. valgloven 13-4 første ledd. Dersom kommunen har avholdt direkte valg til kommunedelsutvalg, tar kommunestyret stilling til gyldigheten av dette valget før øvrige valg foretas. Når det er avgjort at valg som nevnt i første og annet punktum er gyldige, foretas valg av formannskap eller fylkesutvalg, ordfører eller fylkesordfører og varaordførere og kontrollutvalg for den nye valgperioden. I møtet bør det også velges medlemmer av kommunale eller fylkeskommunale nemnder, og ledere for disse, hvis det ikke er overlatt til vedkommende nemnd selv å foreta dette valget. 3. Kommunestyre og fylkesting, formannskap og fylkesutvalg, trer i funksjon fra det konstituerende møte. Ordfører, fylkesordfører, varaordfører og andre folkevalgte organer trer i funksjon fra det tidspunkt de er valgt. 4. For nemnder som ikke blir valgt i det konstituerende møtet, forlenges de sittende medlemmers funksjonstid inntil nyvalg foretas. Det nyvalgte kommunestyre eller fylkesting treffer selv vedtak om neste års budsjett. Side

106 18. Innføring og oppheving av kommunal eller fylkeskommunal parlamentarisme. 1. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv vedta å innføre parlamentarisk styringsform etter reglene i dette kapittel. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst halvdelen av kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. 2. Forslag om innføring av parlamentarisk styringsform må være fremmet og votert over i kommunestyret eller fylkestinget senest 31. desember i nest siste år av valgperioden. Det kreves ikke at forslaget oppnår flertall. Innføring av parlamentarisk styringsform kan tidligst vedtas på det nyvalgte kommunestyrets eller fylkestingets konstituerende møte. Styringsformen må være vedtatt og satt i verk når det andre året av den nye valgperioden tar til. 3. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv vedta å gå tilbake til ordinær styringsform etter reglene i denne paragraf. Slikt vedtak må treffes med tilslutning av minst halvdelen av kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. 4.Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om dannelse av kommuneråd eller fylkesråd skal skje etter 19 eller 19 a. 19. Kommuneråd. Fylkesråd. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal selv opprette et kommuneråd eller fylkesråd som øverste ledelse av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. 2. Når det innføres kommuneråd eller fylkesråd, bortfaller ordningen med administrasjonssjef. 3. Ved videreføring av parlamentarisk styreform velger kommunestyret eller fylkestinget selv et råd i det konstituerende møtet etter et kommunestyre- eller fylkestingsvalg. Når kommunestyret eller fylkestinget selv har vedtatt at det sittende rådet skal fratre eller er blitt meddelt at rådet vil fratre, skal valg av nytt råd foretas senest i det neste møtet. Rådet tiltrer straks det er valgt. 4. Et forslag til råd skal inneholde det antall navn som ønskes i rådet og skal angi hvem som skal være rådets leder og nestleder. Bestemmelsene om kjønnsmessig balanse i 38 a nr. 3 første og andre punktum gjelder tilsvarende. Det må enten stemmes for et av forslagene eller stemmes blankt. Det forslaget som får flest stemmer er valgt. Foreligger det flere enn to forslag, må et forslag likevel ha tilslutning fra flertallet av de avgitte stemmene for å være valgt. Får ingen av forslagene slik tilslutning, skal det stemmes på nytt over de to forslagene som fikk flest stemmer. Det forslaget som ved denne avstemningen får flest stemmer er valgt. 5. Et forslag om at rådet skal fratre må fremsettes i møte. Forslaget skal behandles i neste møte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. Meddelelse fra rådet om fratreden skal gis i møte. 6. Fratrer et medlem av rådet etter vedtak eller eget ønske, skal det velges et nytt medlem etter forslag fra rådet. Dersom lederen fratrer skal det velges nytt råd. 7. Den som velges som medlem av kommuneråd eller fylkesråd, fratrer sine øvrige kommunale eller fylkeskommunale verv i funksjonsperioden. Kommunestyret eller fylkestinget kan velge settemedlemmer for andre verv enn kommunestyre- eller fylkestingsmedlem for den tid vedkommende er medlem av kommunerådet eller fylkesrådet. 19 a Utpeking av kommunerådslederkandidat eller fylkesrådslederkandidat 1.Når den parlamentariske situasjonen i kommunestyret eller fylkestinget tilsier det, har ordføreren eller fylkesordføreren på kommunestyrets eller fylkestingets vegne plikt til å gi en kommunerådslederkandidat eller fylkesrådslederkandidat i oppdrag å danne nytt kommuneråd Side

107 eller fylkesråd. Den kandidaten som ordføreren eller fylkesordføreren etter politiske sonderinger antar kan samle størst oppslutning i kommunestyret eller fylkestinget for sitt kommuneråd eller fylkesråd, skal utpekes. 2. Er skifte av kommuneråd eller fylkesråd følge av et kommunestyrevalg eller fylkestingsvalg, skal den person som til enhver tid formelt innehar ordførervervet eller fylkesordførervervet, ha oppdraget som følger av nr Den utpekte kandidaten setter selv sammen sitt kollegium, og det nye kommunerådet eller fylkesrådet konstituerer seg selv. Bestemmelsene om kjønnsbalanse i 38 a nr. 3 første og annet punktum gjelder tilsvarende. Lederen av kommunerådet eller fylkesrådet kan selv når som helst skifte ut medlemmer av rådet og bestemme rådets sammensetning. 4. Kommunerådet og fylkesrådet sender, straks det har konstituert seg, melding til kommunestyret eller fylkestinget om rådets sammensetning. Tilsvarende gjelder ved endringer i rådets sammensetning. 5. Funksjonstiden til kommunerådet eller fylkesrådet er uavhengig av kommunestyrets og fylkestingets valgperiode. 6. Ved skifte av kommuneråd og fylkesråd blir fratredende råd sittende inntil nytt råd har konstituert seg. 7. Et forslag om at rådet skal fratre, må fremsettes i kommunestyremøte eller fylkestingsmøte. Forslaget skal behandles i neste kommunestyremøte eller fylkestingsmøte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. Meddelelse fra rådet om fratreden skal skje i kommunestyremøte eller fylkestingsmøte. 8. Et medlem av rådet fratrer, foruten i tilfeller nevnt i nr. 3 i denne paragrafen, etter vedtak eller etter eget ønske. Dersom rådslederen fratrer, skal hele rådet fratre. 30.Møteprinsippet. Møtebok 1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter. 2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. 3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok. 4. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt 31. Møteoffentlighet 1.Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer. 2.Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt. 3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold. 4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det. 5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt Side

108 offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument. 31a. Prosedyreregler mv. 1. Hvis møtelederen eller vedkommende organ krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte. 2. Møtelederen skal etter anmodning gi tillatelse til å gjøre opptak av eller overføre lyd eller bilde fra åpne møter, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Kommunerådet eller fylkesrådet bestemmer selv om deres møter skal være åpne, såfremt 31 ikke er til hinder for åpenhet. 35 nr. 4. Valgmåte Valg av medlemmer av nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. 36. Forholdsvalg listeforslag. Ved forholdsvalg følges denne framgangsmåten: 1. Valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister med forslag til kandidater. Partier eller grupperinger som er representert i det velgende organ, kan bare levere ett listeforslag hver. Listen kan inneholde inntil dobbelt så mange forskjellige navn som det skal velges medlemmer. Kandidater fra et parti eller en gruppering kan bare føres opp på partiets eller grupperingens listeforslag, eller på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger. 2. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal hvert kjønn være representert på den enkelte liste. Skal det velges fire eller fem medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst to. Skal det velges seks til åtte medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst tre. Skal det velges ni medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst fire, og skal det velges flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 prosent. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg av arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse reglene følges så langt det er mulig. Når det gjelder representasjon av begge kjønn i styret i selskaper som er eid av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap, vises til kapittel 12 A. 3. Listeforslaget skal være underskrevet av minst ett medlem av det parti eller den gruppering som framsetter forslaget. Den som underskriver må være medlem av det velgende organ. Foreslås kandidat som kan kreve seg fritatt fra valg, skal det være innhentet samtykke fra denne. 37. Forholdsvalg valgoppgjøret. 1. Ved valgoppgjøret fordeles medlemsplassene på listene i forhold til det antall stemmesedler hver liste har fått, ved bruk av delingstall 1, 2, 3, 4 osv. Har flere lister samme kvotient, tilfaller plassen den av listene som har størst stemmetall. Har de samme stemmetall, avgjøres valget ved loddtrekning. 2. Når det er avgjort hvor mange medlemsplasser en liste vil få, foretas en ny stemmeopptelling for listens kandidater. En går fram slik: Først telles de navn som står som nr. 1 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved denne opptellingen, er valgt. Skal listen ha mer enn én plass, teller en deretter opp de navn som står som nr. 2 på stemmesedlene. Den kandidat som får flest stemmer ved de to opptellingene, når en ser bort fra den allerede valgte, er valgt. På samme måte fortsetter en Side

109 inntil alle plasser listen skal ha er besatt, med de modifikasjoner som følger av bestemmelsen i denne paragrafs nr. 3. Hvis flere kandidater har fått like mange stemmer, anses den valgt som står først i rekkefølgen på listen. Ved opptellingen ses bort fra andre navn enn de som står på den innleverte valgliste. 3. Viser det seg at et kjønn etter denne fremgangsmåte vil bli representert med færre medlemmer fra en liste enn det som følger av kravene i 36 nr. 2, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn så langt mulig opp på listen i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. 4. Hver liste skal såvidt mulig tildeles så mange varamedlemmer som den får medlemmer, med et tillegg av to. Varamedlemsplassene fordeles ved fortsatt opptelling på samme måte som bestemt for medlemmene i pkt. 2 og 3 ovenfor. 38a. Avtalevalg. 1. Kommunestyret eller fylkestinget kan selv enstemmig vedta at valg til folkevalgte organer skal foregå som avtalevalg etter denne paragrafen. 2. Valget gjennomføres på grunnlag av innstilling med forslag til medlemmer og varamedlemmer til organet. Innstillingen skal inneholde et antall navn som tilsvarer antall medlemmer i organet med angivelse av den gruppe medlemmet representerer. I tillegg kan innstillingen inneholde et antall varamedlemmer for hver gruppe som tilsvarer antall medlemmer gruppen skal ha, med tillegg av to. Innstillingen vedtas enstemmig av kommunestyret eller fylkestinget. 3. Kravene til kjønnsbalanse i 36 nr. 2 gjelder tilsvarende. Viser det seg at et kjønn vil få færre medlemmer enn det som følger av første punktum, skal kandidater fra det underrepresenterte kjønn settes inn i det omfang som er nødvendig for å oppnå slik balanse. Ved valg til folkevalgte organer som etter lov bare består av medlemmer av kommunestyre eller fylkesting, og ved valg til arbeidsutvalg for folkevalgte organer, skal disse regler følges så langt det er mulig. 4. Ved valg av varamedlemmer gjelder nr. 3 tilsvarende. 39 nr. 2 Reglement for delegasjon. Innstillingsrett Kommunestyret og fylkestinget skal vedta reglement fordelegasjon av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen 31. desember året etter at kommunestyret og fylkestinget ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. 40. Rett og plikt til å delta i møter i kommunale og fylkeskommunale organer. Inhabilitet. Rett til dokumentinnsyn. 1. Den som er valgt som medlem av kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, plikter å delta i organets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Arbeidstaker har krav på fri fra arbeid i det omfang dette er nødvendig på grunn av møteplikt i kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer. Arbeidstaker har også rett til permisjon fra sitt arbeid i fire år eller for resten av valgperioden for å utføre heltids- eller deltids kommunalt eller fylkeskommunalt verv. 2. Medlem som er til stede i et kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ når en sak tas opp til avstemning, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt 3. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven kap. II, med følgende særregler: Side

110 a.inhabilitet inntrer ikke ved valg til offentlige tillitsverv eller ved fastsetting av godtgjøring o.l. for slike verv. b.kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan gjelder ikke første punktum. c.ved behandling av klager etter forvaltningsloven 28 andre ledd er ansatte eller folkevalgte som var med på å treffe det påklagede vedtak, eller som medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for dette, inhabile ved klageinstansens behandling av saken og ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen.er en overordnet ansatt inhabil i en sak, kan direkte underordnet ansatt ikke delta ved klageinstansens behandling av saken, eller ved tilretteleggelsen av saken for klageinstansen. 4. Vedkommende organ kan frita et medlem fra å delta ved behandlingen av en sak når han eller hun ber om det før saken tas opp til behandling, og vektige personlige grunner tilsier dette. 5. Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. 77 nr. 2. Utelukket fra valg til kontrollutvalget Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomite og fylkestingskomite etter 10a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. 80a. Representasjon av begge kjønn i styret for aksjeselskap der kommuner/ fylkeskommuner eier minst to tredeler av aksjene 1. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Departementet kan gi forskrifter om at reglene i første punktum også skal gjelde for aksjeselskaper som eies av kommuner eller fylkeskommuner med under to tredeler, når resten av selskapet er eid av staten eller selskaper som direkte eller indirekte, er heleid av staten. 2. For å legge til rette for at valget oppfyller kravene i nr. 1 kan departementet gi forskrift om den nærmere gjennomføringen av valget av styremedlemmer som velges av og blant de ansatte, jf. aksjeloven 6-4, herunder også eventuelt i selskaper som nevnt i nr. 1 annet punktum. Side

111 Forvaltningslova 6. Habilitetskrav En offentlig tjenestemann er ugild til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller til å treffe avgjørelse i en forvaltningssak a)når han selv er part i saken; b)når han er i slekt eller svogerskap med en part i opp- eller nedstigende eller i sidelinje så når som søsken; c)når han er eller har vært gift med eller er forlovet med eller er fosterfar, fostermor eller fosterbarn til en part; d)når han er verge eller fullmektig for en part eller har vært verge eller fullmektig for en part etter at saken begynte; e) når han leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for 1.et samvirkeforetak, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken, eller 2.et selskap som er part i saken. Dette gjelder likevel ikke for person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fullt ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan. Ugildhetsreglene får ikke anvendelse dersom det er åpenbart at tjenestemannens tilknytning til saken eller partene ikke vil kunne påvirke hans standpunkt og verken offentlige eller private interesser tilsier at han viker sete. Rekkevidden av annet og fjerde ledd kan fastlegges nærmere ved forskrifter som gis av Kongen. Side

112 VEDLEGG 2 Døme på valoppgjer ved forholdstalsval til formannskap/fylkesutval og nemnder Døme 1 Kommunestyret har 45 representantar. Det skal veljas ei nemnd med 13 medlemmer. 6 lister (A, B, C, D, E og F) stiller ved valet. Dei får i same følgd 18, 14, 7, 3, 2 og 1 røyst(er). Valgoppgjeret vil da bli slik: Divisjon med: A ,0 6,00 4,50 3,6 3,00 2,57 B ,0 4,66 3,50 2,8 2,33 2,00 C ,5 2,33 1,75 1,4 1,16 1,00 D ,5 1,00 0,75 0,6 0,50 E ,0 0,66 F ,5 0,33 Fordelinga i nemnda blir slik: A: 6 representantar B: 4 representantar C: 2 representantar D: 1 representant B er nærast til å ta eit mandat. D har sistemandatet på grunn av lågare røystetal enn A. Døme 2 Kommunestyret har 25 representantar. Det skal veljast ei nemnd med 7 medlemmer. 4 lister (A, B, C og D) stiller ved valet. Dei får i same følgd 13, 5, 4 og 3 røyster. Valgoppgjeret vil da bli slik: Divisjon med: A ,5 4,33 3,25 2,6 2,16 B ,5 1,66 1,25 1,0 0,83 C ,0 1,33 1,00 0,8 0,66 D ,5 1,00 0,75 0,6 0,50 Fordelingen i nemnda blir slik: A: 4 representantar B: 1 representant C: 1 representant D: 1 representant D har sistemandatet. A er nærast til å ta mandat. Side

113 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 64/ Valg av ordfører for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommuneloven Rundskriv H 12/15 Saksopplysninger I kommunelovens 9-1 heter det blant annet: Kommunestyret velger selv blant formannskapets medlemmer ordfører og varaordfører. ( ) Valget foretas for hele valgperioden. Valgreglene for valg av ordfører er gjengitt i rundskriv H 12/15 avsnitt 4. Saken fremmes uten innstilling -113-

114 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 65/ Valg av varaordfører for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommuneloven Rundskriv H 12/15 Saksopplysninger Valg av ordfører følger i likhet med valg av ordfører reglene i kommunelovens 9. Valgreglene for valg av varaordfører er gjengitt i rundskriv H 12/15 avsnitt 4. Saken fremmes uten innstilling

115 Arkiv: Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 66/ Valg av kontrollutvalg for perioden Vedlegg: Brev av fra Forum for kontroll og tilsyn ang. valg av kontrollutvalg for perioden Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommuneloven Rundskriv H 12/15 Saksopplysninger I kommunelovens 76 heter det: Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. De kan omgjøre vedtak av andre folkevalgte organer eller administrasjonen i samme utstrekning som disse kunne omgjøre vedtaket selv. Kommunestyret og fylkestinget skal påse at de kommunale og fylkeskommunale regnskaper revideres på betryggende måte. Videre heter det i 77-1: Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kommunestyret og fylkestinget velger selv medlemmer og varamedlemmer til utvalget, og blant medlemmene leder og nestleder. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer. Utvalgets leder har møte- og talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles. Kommunelovens 77-2 regulerer hvem som ikke kan velges inn i kontrollutvalget: Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen. Kommunelovens 10 a 2 sier i tillegg: -115-

116 Medlemmer av kontrollutvalget som også sitter i kommunestyret eller fylkestinget, er utelukket fra valg til komiteene. Jf. 2 i Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune skal det velges 5 eller 7 medlemmer til kontrollutvalget. Kontrollutvalget blir valgt for 4 år, og følger kommunestyrets funksjonstid. Rådmannens innstilling Følgende velges til kontrollutvalg for Malvik kommune i perioden : Som medlemmer velges: Som varamedlemmer velges: Som leder velges: Som nestleder velges: -116-

117 Til - Kommunene - Fylkeskommunene Att.: Ordfører / fylkesordfører Rådmann / fylkesrådmann Kontrollutvalget Saksansvarlig valgteknisk forberedelse Ev. videresending til representanter for valglister til kommune- og fylkestingsvalget Valg av kontrollutvalg for perioden Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er en interesseorganisasjon for kontrollutvalgene i norske kommuner og fylkeskommuner og sekretariatene deres. (Kontaktinformasjon: fkt@fkt.no ) Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er en interesseorganisasjon for alle som arbeider med revisjon av kommunal virksomhet og sekretærfunksjonen for kontrollutvalg. (Kontaktinformasjon: post@nkrf.no ) Kontrollutvalget er ett av de få lovfestede utvalgene i kommunen/fylkeskommunen. Kontrollutvalget er blitt et stadig mer sentralt utvalg, ikke minst på grunn av økt fokus på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som tillegg til finansiell revisjon. Det gjør også at kommunestyrene prioriterer utvalget høyere nå enn før. FKT og NKRF ser det som en naturlig og gledelig utvikling. Utvalget er ellers spesielt mht. hvem som kan velges. Vi fikk både i 2007 og i 2011 mange meldinger om feil ved valg av kontrollutvalg, og vi vil derfor gi noen råd og innspill før nytt utvalg skal velges i Vi vil også peke på noen aktuelle lovkilder og dokumenter: Kommuneloven Forskrift om kontrollutvalg KRD, rapport: 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane, av des Kontrollutvalgsboken, om kontrollutvalgets rolle og oppgaver, av febr (en oppdatert utgave kommer senere i høst) Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat», KMD desember 2014 Valg av kontrollutvalg i det konstituerende møtet Minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal være medlem av kommunestyret eller fylkestinget. Vi minner om at det nå er lovfestet at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet, etter valg av formannskap/fylkesutvalg, ordfører/fylkesordfører og varaordfører/fylkesvaraordfører, jf. koml. 17 nr. 2 (og nr. 3). Antall medlemmer i kontrollutvalget Lovkravet er at det skal være minst 3 medlemmer i kontrollutvalget. Vi anbefaler at kommunene velger minst 5 medlemmer inn i kontrollutvalget. Det er vår oppfatning at det er en helt annen -117-

118 dynamikk i kontrollutvalg med 5 fremfor 3 medlemmer. Fem medlemmer i utvalget bidrar til bedre debatt og bredere kompetanse i utvalget. Med 3 medlemmer vil utvalget dessuten være svært sårbart ved forfall til møter. Hvem kan ikke velges inn i kontrollutvalget? Kommuneloven 77 nr. 2 viser hvem som ikke kan velges inn i kontrollutvalget: "2. Utelukket fra valg er ordfører, fylkesordfører, varaordfører, medlem og varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet, medlem av kommuneråd eller fylkesråd, medlem og varamedlem av kommunestyrekomité og fylkestingskomité etter 10 a og ansatte i kommunen eller fylkeskommunen." Videre er det i 14 nr. 1 b sagt dette om hvem som er utelukket til å kunne velges inn i kontrollutvalget: «b) Utelukket fra valg er fylkesmannen, assisterende fylkesmann, og den som i vedkommende kommune eller fylkeskommune er administrasjonssjef eller dennes stedfortreder, er sekretær for kommunestyret eller fylkestinget, er leder av forvaltningsgren, har ansvaret for regnskapsfunksjonen i kommunen eller fylkeskommunen, eller foretar revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Leder av enkeltstående virksomheter er likevel ikke utelukket fra valg. I kommuner og fylkeskommuner med parlamentarisk styreform er ansatte i sekretariatet til rådet som har fått myndighet delegert fra rådet, ikke valgbare.» Noen det er uheldig å velge inn i kontrollutvalget? Vi vil peke på noen uheldige rollekombinasjoner som kommunene og fylkeskommunene kan styre klar ved å velge andre personer til kontrollutvalget: Kontrollutvalget har et påse-ansvar overfor revisjonen, jf. koml. 77 nr. 4. Vi synes således det er uheldig om kontrollutvalgsmedlemmer samtidig sitter i styret for interkommunale revisjonssamarbeid. Kontrollutvalget innstiller i plan for selskapskontroll, og påvirker i stor grad hvilke selskap det skal gjennomføres selskapskontroll i. Kontrollutvalgsmedlemmer som har styreverv i eller har ledende stilling i et av de samme selskapene, er inhabile og skal fratre når utvalget behandler saker vedrørende det aktuelle selskapet, jf. fvl. 6 første ledd e). Vi mener kommunen unngår rollekonflikter ved å velge andre enn medlemmer av kontrollutvalget inn i selskapsstyret. Dette er et råd for alle selskap der kommunen har eierandeler, men er viktigere jo større det kommunale eierskapet er. Skal «opposisjonen» ha lederen i kontrollutvalget? Det er ikke noe lovkrav at opposisjonen skal ha lederen i kontrollutvalget, men det er mange kommuner som har valgt å ta det inn i kommunalt reglement. I KMD sin «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat» fra 2014 går det frem at 74 % av kontrollutvalgslederne kom fra opposisjonen i 2012 mens det tilsvarende tallet for fylkeskommunene var 94 %. For å ivareta kontrollutvalgets legitimitet anbefaler vi at lederen av utvalget velges fra et parti som tilhører «opposisjonen» i kommunestyret. Varaordning Ved valg av vararepresentanter til kontrollutvalget er det vanlig å benytte forholdsvalg, jf. bl.a. kommuneloven 37 om forholdsvalg

119 En bør være oppmerksom på at en felles varamannsliste vil gjøre kontrollutvalget mindre sårbart ved forfall. Da vil det som regel være samme person som stiller i de møtene det er behov for vara. Det er i tilfelle en forutsetning at kommunestyret/fylkestinget gjør enstemmig vedtak. Reglene for dette går fram av kommuneloven 38a Avtalevalg. Kjønnsmessig sammensetting Kommunelovens regler om kjønnsmessig balanse gjelder også for kontrollutvalget. Anbefalinger / oppsummering 1. Husk at kontrollutvalget skal velges på konstituerende møte som første utvalg etter formannskap/fylkesutvalg 2. Sats på et kontrollutvalg med minst 5 medlemmer 3. Husk at minst ett av medlemmene i kontrollutvalget skal velges blant kommunestyre-/ fylkestingsmedlemmene 4. Kommunens egne ansatte (uavhengig av stillingsbrøk) er ikke valgbare til kontrollutvalget. Dette gjelder også som varamedlem. 5. Unngå å velge kontrollutvalget sine medlemmer inn i styret i revisjonsselskap 6. Unngå å velge ledere eller styremedlemmer i selskap der kommunen har eierdeler inn i kontrollutvalget 7. Vurder å innføre varaordning i rekkefølge Til orientering viser vi også til rundskriv H-12/15 Val av formannskap/fylkesutval, ordførar/fylkesordførar, varaordførar m.m. av 3. september 2015 fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Godt valg! FKT og NKRF ønsker kommuner og fylkeskommuner lykke til med valg av kontrollutvalg for perioden Kontrollutvalget er et lovfestet og viktig utvalg i kommunen, som fortjener dyktige medlemmer. Vi er tilgjengelige for spørsmål som måtte dukke opp i forbindelse med valg av kontrollutvalg. Med hilsen Per Rune Vereide (s) Styreleder FKT Per Olav Nilsen (s) Styreleder NKRF Kopi: Kommunal- og moderniseringsdepartementet og KS

120 Side 1 av 3 Retningslinjer for kontrollutvalget i Malvik kommune 1 Formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Gjennom sitt arbeid skal kontrollutvalget bidra til at Malvik kommune ivaretar sine oppgaver overfor innbyggerne i Malvik på en best mulig måte ut fra hensynet til likebehandling, rettssikkerhet og en effektiv ressursutnyttelse sett i lys av brukernes særskilte behov. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Malvik kommune, og at kommunen leverer sine tjenester på en effektiv og målrettet måte i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og i tråd med kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2 Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Malvik kommune består av 5 eller 7 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst et av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3 Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven, men kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon; som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors- og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon; som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet skal kontrollutvalget utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som identifiserer behovet for og prioriterer forvaltningsrevisjonsarbeidet i kommunen. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos Malvik kommune Kontrollutvalget -120-

121 Side 2 av 3 revisor. Kontrollutvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll; som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider en plan for gjennomføring av selskapskontroll og bestiller selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomført selskapskontroll. Granskninger eller undersøkelser; kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. En granskning er en undersøkelsesform som kontrollutvalg kan iverksette i ekstraordinære situasjoner, som for eksempel i forbindelse med mistanke om korrupsjon, trakassering og andre alvorlige forhold. Høring: Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: Kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Kommunestyret vedtar retningslinjer for gjennomføring av møter som kontrollutvalget gjennomfører som høringer. 4 Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynvirksomheten i Malvik kommune til kommunestyret. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til en revisjonsordning som er tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behovet for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5 Saksbehandlingen i kontrollutvalget Kontrollutvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Malvik kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte Malvik kommune Kontrollutvalget -121-

122 Side 3 av 3 vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at kommunen blir drevet i tråd med lover og forskrifter å sikre at politiske vedtak i Malvik kommune følges opp 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8 Ikrafttredelse Retningslinjene for kontrollutvalget i Malvik kommune trer i kraft etter vedtak i Malvik kommunestyre i sak 22/06 den Endringer vedtatt i Malvik kommunestyret den i sak 81/11 og siste gang i kommunestyret den , sak 1/14. Malvik kommune Kontrollutvalget -122-

123 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 67/ Valg av medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg i perioden Saksopplysninger Det skal velges medlemmer og varamedlemmer til følgende utvalg: Utvalg for areal- og samfunnsplanlegging Utvalg for helse og velferd Utvalg for oppvekst og kultur Hvert utvalg skal bestå av 7 medlemmer. Rådmannens innstilling Saken legges frem uten innstilling

124 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 68/ Valg av klagenemd for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Forvaltningsloven Saksopplysninger I henhold til forvaltningslovens 28 kan enkeltvedtak påklages av parter i saken. Klagen skal behandles av et organ som er overordnet det organ som har truffet vedtaket. Kommunestyret vedtar hvem som er klageinstans i kommunen for saker som er delegert fra kommunestyret. For saker som er delegert fra statlig instanser er vedkommende statlige organ klageinstans. For særskilte saksområder kan kongen fastsette klageregler som fraviker fra dette. I forrige valgperiode var det formannskapet som fungerte som klagenemd. Vurdering Saken legges frem uten innstilling

125 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 69/ Valg av eldreråd for perioden Vedlegg: Lov om kommunale og fylkeskommunale eldreråd (eldrerådsloven) Saksdokumenter (ikke vedlagt) Lov om råd eller annen representasjonsordning i kommuner og fylkeskommuner for mennesker med funksjonsnedsettelse. Saksopplysninger I eldrerådslovens 1 heter det: I kvar kommune skal det vere eit eldreråd som skal veljast av kommunestyret for valperioden. Videre heter det i 3: Eldrerådet er eit rådgjevande organ for kommunen. ( ) Eldrerådet skal ha til handsaming alle saker som gjeld levekåra for eldre. ( ) Alderspensjonister skal utgjøre flertallet i rådet. Leder og nestleder velges av rådet selv. Disse skal velges av alderspensjonistene. Pensjonistforeningene har rett til å komme med forslag til medlemmer og varamedlemmer. Malvik kommunestyre vedtok 27.august 2007 at representasjonsordningene i eldrerådet og brukerutvalget harmoniserer på følgende måte: Valg og sammensetning: Begge organene følger valgperioden, og kan bestå av inntil 5 medlemmer fra aktuelle interesseorganisasjoner (+varamedlemmer). De konstituerer seg selv. I forhold til likestilling, forutsettes det at begge kjønn skal være representert (minst 40% når utvalget har 4 eller flere medlemmer). For brukerutvalgets del bør det gjenspeile mangfoldet av de ulike organisasjonene

126 Samarbeid mellom rådene: Møteplanene samkjøres, slik at eldrerådet og brukerutvalget har minst fire fast møter hvert år (to på våren og to på høsten). Det gjøres ingen endringer i organenes gjeldende mandat. I tillegg ble følgende vedtatt i konstituerende møte i Malvik kommunestyre, : I overenstemmelse med eldrerådet i Malvik kommune velges en aktiv politisk representant til eldrerådet, slik det har vært gjort ved tidligere valg. Fra Malvik pensjonistforening er følgende foreslått: Medlemmer: Karin Bestvold, vara: Ellinor Nilsen Jan Henrik Dahle, vara: Joralf Halgunset Fra Hommelvik pensjonistforening er følgende foreslått: Medlemmer: Harald Kullbotn, vara: Håkon Renanger Jorunn Lundemo, vara: Brit Ragna Renanger Rådmannens innstilling Til Malvik eldreråd i perioden velges: Medlemmer: Personlig varamedlemmer: Karin Bestvold Ellinor Nilsen Jan Henrik Dahle Joralf Halgunset Harald Kullbotn Håkon Renanger Jorunn Lundemo Brit Ragna Renanger Som politisk valgt representant: Personlig varamedlem:

127 -127-

128 -128-

129 -129-

130 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 70/ Valg av fjellstyre for perioden Vedlegg: Valg av nye fjellstyrer - Brev fra Norges Fjellstyresamband Uttale frå adv Tor Gresseth vedr forholdet mellom kommune og fjellstyre Interesserepresentasjon i fjellstyrene - Fjellovens 3 - Brev fra LMD Saksdokumenter (ikke vedlagt) Fjelloven Saksopplysninger I fjellovens 3 heter det bl.a.: I kvar kommune der det er statsallmenning skal det være fjellstyre. Fjellstyret skal administrere bruken og utnyttinga av rettar og lunnende i statsallmenningen så langt ikkje anna er fastsett i eller i medhald av lov. Det skal arbeide for å sikre at allmenningen vert brukt på ein måte som fremjar næringslivet i bygda og tek vare på naturvern- og friluftsinteressene. Fjellstyret skal ha fem medlemer med personlege varamedlemer. Dei vert valde av kommunestyret, eitt medlem som leiar og eitt som nestleiar. Fleirtalet av medlemene med varamedlemer skal veljast blant personar som siste året har vore og framleis er fast busette i området der allmenningen ligg - og som Kongen fastset grensene for - eller i bygd eller grend der innbuarane frå gamal tid har utøvd allmenningsbruk i allmenningen. Funksjonstida er fire år og følgjer kommunevalperioden. Kommunestyret skal syte for at jakt-, fiske- og friluftsinteressene vert representerte i fjellstyret og at minst to medlemer med varamedlemer vert valde blant dei som har rett til allmenningsbruk i allmenningen som jordbrukarar

131 Rådmannens innstilling Som fjellstyre i Malvik for perioden velges følgende: Medlemmer: Personlig varamedlem: Leder: Nestleder: -131-

132 Til kommunar som har fjeilstyre Oslo, 31. august 2015 KOMMUNEVALET VAL AV NYE FJELLSTYRE Norges Fjelistyresamband har ved tidlegare kommuneval erfart at det har vore noko uvisse kring oppnemning av fjelistyre, samt forholdet mellom kommune og fjelistyre. Vi finn det difor rett å gje ein kort informasjon i framkant av komrnunevalet i Bestemmingar om oppnemning av fjeilstyre går fram av Fjellova, kap. III. Oppnemning av fjelistyre er også omtala i Håndbok for fjeilstyrer Denne er tidlegare sendt til kommunar som har fjellstyre. Forholdet mellom kommunane og fjeilstyra: Etter innføringa av den nye kommunelova, der fleire statlege nemnder vart kommunale, har vi tidlegare fått spørsmål om fjeilstyra si stilling. På denne bakgrunnen har vi bedt advokat Tor Gresseth om å utarbeide ei juridisk utgreiing som beskriv forholdet mellom kommune og fjelistyre nærmare. Utgreiinga konkluderar med at fjeilstyra ikkje er ei kommunal nemnd. Utgreiinga har vore til vurdering i Landbruks- og matdepartementet og Statskog SF, som har anbefalt at denne blir lagt fram for kommunane. Den juridiske utgreiinga ligg ved. Vi har også lagt ved eit skriv frå Landbruks- og matdepartementet som tek opp temaet interesserepresentasjon i fjeilstyra, og som viser kva kritereie som skal leggast til grunn etter LMD si meining Tidspunkt for innsetjing av nytt fjelistyre: I følgje den nye kommunelova skal utval som ein hovudregel veljast og settast inn kort tid etter kommunevalet. For enkelte fjellstyre kan dette vere lite høveleg. På bakgrunn av dette, ber vi kommuriane vurdere tidspunktet for innsetjing av nytt fjelistyre i sarnråd med det sitjande fjeilstyret. Oversikt over dei nye fjelistyra: Vi ber samtidig om ein oversikt for dei nye fjeilstyremedlemmane, med adresser og telefonnummer, så fort som råd etter oppnemninga av fjeilstyret. Vi vil formidle denne oversikten til Statskog SF og Direktoratet for Naturforvaltning. Oversikten sendast til: Norges Fjelistyresamband, Stortingsgt. 30, 0161 OSLO eller Epost; nfs@fjellstyrene.no ed lsing Nor 5tyre5am11(1 \Dag leiar Kopi: Fjeilstyra Statskog SF Perly Berge Rådgj evar

133 BANKGIRO KLIENTKONTO ADVOKATFI RMAET BRYN, BJERKNES, WAHL-LARSEN & CO. ANS MEDLEMMER AV DEN NORSKE ADVOKATFORENING Norges Fjellstyresamband v/kirsten Andersen Tollef Bredals vei RØROS ERIK BRYN (H) ROAR BJERKNES (1-4) KARL WAHL-LARSEN (H) ANNÆUS KR. SCHJØDT TOR GRESSETH ØYVIND KRAFT NILS IHLEN RAMM (H) (I-I) = hyeslerottsadvokat/nterett for I-Iøyesterett FORVÆRELSE TELEFAKS Oslo, den 27. april 1995 TG:GHS tg\nfs.brv FORHOLDET MELLOM KOMMUNE OG FJELLSTYRE Jeg viser til Fjelistyresambandets brev, datert 3. april d.å., vedlagt brev, datert 24. oktober 1994, fra Odda kommune til fylkesmannen i Hordaland I Brevet fra Odda kommune tar på generelt grunnlag opp det rettslige forhold mellom kommune og fjelistyre. Sentralt i brevet står spørsmålet om kommunens mulige instruksjons myndighet overfor fjelistyrene. Brevets konklusjon er i hovedsak at Odda kommune mener at kommuner har instruksjons myndighet overfor fjeilstyrene, hva angår det som blir benevnt prosessuelle instruksar. Konkret er konklusjonen at Odda kommune mener at kommunestyret kan vedta: 1. At arkivfunksjonen skal leggjast til rådmannen. 2. Reglement som gjeld generell sakshandsaming, og som ikkje er i strid med sakshandsamingsreglane i fjellova, forvaltningslova og kommunelova. KRONPRINSENS GATE 5v OSLO - - FORETAKSNR POSTGIRO

134 til Det rettslige grunnlaget for kommunens oppfatning synes å være nemnder opprettet i medhold av særskilte lover. I dette misforståelse at fjellstyrene må anses som ordinære kommunale at kommunestyret oppfattes å ha generell instruksjonsmyndighet II Jeg skal i det følgende gi mitt syn pi saken. anses å ha full instruksjonsmyndighet overfor fjelistyrene hva angår såkalte prosessuelle instruksar. overfor fj]1styrnt. og at så 1enge noe annet ikke fø]ger av 3. At møta i fjeilstyret skal være åpne. 4. At sekretærfunksjonen vert lagd til rådmannen. ADVOKATFIRMAET BRYN, BJERKNES, WAHL-L4RSEN & CO. ANS M.N.A. 2 sambrndnt vedrerend.e ny kcntinunelov forholdet Som det fremgår av uttalelsen, har det en rekke ganger vært kommunens rettigheter, men kun representerer de bruks må være nokså sikkert at fjeilstyrene ikke kan anses som konklusjonen i min uttalelse er ut fra dette at det iallfall berettigedes rettigheter i en statsallmenning. Hoved alltid lagt til grunn at fjeilstyrene ikke representerer eventuelt helt frittstående organer. Det er i den forbindelse drøftet om fjellstyrene må anses som kommunale, statlige eller fjelistyrene. til min uttalelse, datert 19. januar 1993, til Fjelistyre ikke korrekt, og jeg viser i den forbindelse i første rekke tilfellet er det da tale om fjelloven. Dette er nokså klart Hordaland bygger, etter min oppfatning, på den grunnleggende Brevet av 24. oktober 1994 fra Odda kommune til fylkesmannen i forvaltningslov, kommunelov og offentlighetslov, må kommunen rekrutterast frå kommunestyret. 5. At tre av fjelistyret sine medlemmer skal -134-

135 ADVOKATFIRMAET BRYN, BJERKNES, WAHL-LARSEN & CO. ANS M.N.A. 3 kommunale organer. Om de likevel eventuelt må anses som statlige organer, er det heller ikke i denne sammenheng nødvendig å komme inn på. Det er tilstrekkelig å slå fast at fjelistyrene iallfall ikke er kommunale organer (nemnder, utvalg e.l.). Det følger av dette at kommunene ikke vil ha noen som helst instruksjonsmyndighet overfor fjeilstyrene. Dette gjelder åpenbart for det som i Odda kommunes brev er benevnt som materielle eller innhaldsmessige instruksar, men det gjelder også for hu som or hnevnt nrosessi elle nstruksar. Kommunen herunder kommunestyret har således ingen hjemmel til å gi noe pålegg av noen art overfor et fjelistyre. Like lite som fjelistyret har instruksjonsmyndighet overfor en kommune, har kommunen instruksjonsmyndighet overfor fjeilstyret. Fjelistyrenes kompetanse fremgår av fjelloven. Reglene om fjelistyrenes saksbehandling fremgår særlig av forvaltningsloven. Viktigst i denne sammenheng er at kommune loven ikke får anvendelse på fjeilstyrenes virksomhet. Dette fordi slik det fremgår av min uttalelse av 19. januar 1993 fjelistyrene ikke er å anse som kommunale nemnder, utvalg e.l Jeg nevner ellers for ordens skyld det generelle prinsipp om at instruksjonsmyndighet særlig følger av to forhold. Det ene er uttrykkelig hjemmel for instruksjonsmyndighet i lov, og det annet er instruksjonsiyidiyiie som føiger av et organs underordenhet i det offentlige hierarki. Hva angår det første, er det på det rene at ingen lov gir kommunen kommunestyret instruksjonsmyndighet overfor fjelistyrene. Hva angår det annet, er det like klart at fjeilstyret i kraft av ikke å være et kommunalt organ ikke er underordnet kommunestyret. Jeg tilføyer for ordens skyld at fjeilstyrene naturlig nok er bundet av alle de lover som regulerer fjelistyrenes

136 til rådmannen. fjellsty naturlig nok, må ha et tilfredsstillende behandlingsregi saks virksomhet ikke kan 50 og andre rettsregler kommer til anvendelse, fjellstyr som kommer til anvendelse Jeg kan ikke se at det vil være i 5 3 i fjello kommunestyret KOnklusj der er at fjelistyrene ikke har plikt til å arkivsystem at de saksbehafld1iflg reguler den offentlige forvaltning være seg kommunal være åpne, Viser jeg til min Uttalelse av 19. januar l993 Når det særskilt gjelder spørsmålet om skal fjel1styr 5Q offentlig forva1tning statlig eller frittstående orgafle Dette vil innebære at forva1tning 5J0 og andre lover Som 5g1 Som følger av Dette gjelder særlig fje11ov men også bl.a. som er 4 M.N.A. BRYN, BJERKNES WAF-IL- L4IRSEN & CD. ANS ADVOKATFIRMAET kan gi Pålegg om at fjellsty 5 sekretærfuflksj skal legges for fjeljsty og kommunesy heller ikke kommunesty heller ikke kan gi Pålegg om genere pålegge fjel1styr å legge arkivfuflk 5j0 til rådmannen, at For øvrig må det være nokså klart at kommunesy medlemmene i kommunestyret. PPStilles i 3 til å velge fje11styr 5 medlemmer fra kommunesty vil således Stå fritt innenfor de grenser som kommunety Som velger fjel1sty 5 medlemmer fra kommunesy 5 medlemmer, og 5 medlemmer Det er strid med 3 om kommunestyret Skulle velge tre av kan vedta at tre av fjel1styr 5 medlemmer skal rekrutteres fra kommunesy er det særlig fjel1o avholde åpne møter. Når det videre gjelder spørsmålet om 5 sekretærfuflksjo må ivaret 5 på forsvarlig måte må vurderes ut fra det lovverk Som foreligger, at at spørsmålet om hvorvidt fjelistyrenes møter skal være åpne, o at V]a 1 fj1 7 m skje p -136-

137 Norges Fjellstyresamband Stortingsgata OSLO Deres ref Vår ref Dato Jan Borgnes /TSA INTERESSEREPRESENTASJON I FJELLSTYRENE FJELLOVENS 3 Det vises til Norges Fjellstyresambands brev av 28. februar Sambandet reiser i brevet spørsmål om tolkningen av fjellovens 3, nærmere bestemt hvem som etter 3 sjette ledd første punktum kan representere jakt-, fiske- og friluftsinteressene i fjellstyret, og hvem som kan oppfattes å være blant dei som har rett til allmenningsbruk i allmenningen som jordbrukar, og som på denne bakgrunn kan velges inn i fjellstyret. Når et gjelder spørsmålet om representasjon for jakt- fiske- og friluftsinteressene i fjellstyrene, mener departementet det vil være nærliggende å velge inn personer som er aktive i jakt-, fiske- og friluftsorganisasjoner i distriktet. Det er likevel ikke slik at organisasjoner knyttet til jakt- fiske- og friluftsinteressene er gitt noe krav på representasjon etter denne bestemmelsen. Regelen kan heller ikke oppfattes slik at disse interessene skal ha en representant hver i fjellstyret. Departementet legger til grunn at kommunestyret nok må anses å stå relativt fritt i sin vurdering av vilkåret om representasjon for jakt- fiske- og friluftsinteressene. Det er likevel viktig at kommunestyret sørger for at fjellstyret faktisk får slik representasjon, slik landbrukskomiteen understreket i Innst. O. nr. 39 ( ). Når det gjelder hvem som skal oppfattes å være blant dei som har rett til allmenningsbruk i allmenningen som jordbrukar, legger departementet til grunn at dette må være den som eier og driver en eiendom med bruksrett i allmenningen. Bruksretten ligger til eiendommen, men må i praksis utøves av en fysisk person, og eieren må i utgangspunktet være den rette til å gjøre dette. Der det for eksempel er opprettet en føderådsavtale må det være den nye eieren, som utøver bruksretten og som er jordbrukar i forhold til fjelloven, og dermed valgbar til fjellstyret. I forhold til ektefeller må løsningen trolig også bli at det er eieren som er valgbar. Er ektefellene sameiere bør de begge være valgbare som jordbrukarar. Postadresse Postboks 8007 Dep Kontoradresse Akersgt. 59 Telefon Avdeling for skog- og ressurspolitikk 0030 Oslo Org no. Telefaks Saksbehandler Tom Saugnes

138 For de tilfellene der eiendommen er forpaktet, synes løsningen å være mindre opplagt. Det er gitt regler i bygdeallmenningsloven og statsallmenningsloven om forpakteres valgbarhet, men tilsvarende regler er ikke gjort gjeldene for valg av fjellstyrene. Når slike regler ikke er gitt i fjelloven, antar departementet at en også i disse tilfellene bør legge til grunn at det er eieren som er "jordbrukaren" i forhold til representasjon i fjellstyret. Med hilsen Ivar Ekanger (e.f.) avdelingsdirektør Tom Saugnes seniorrådgiver Side

139 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 71/ Valg av politiske medlemmer - Byggekomité Saksopplysninger Kommunestyret fattet i sak 81/14 følgende vedtak: 1. Det opprettes en fast byggekomité for valgperioden. 2. Byggekomitéen skal behandle prosjekt som overstiger 10 millioner kroner. 3. Komitéen består av 5 medlemmer, hvorav posisjon og opposisjon oppnevner hvert sitt medlem med personlig varamedlem blant kommunestyrets medlemmer. Rådmannen oppnevner tre medlemmer hvor leder for Virksomhet for areal- og samfunnsplanlegging er prosjektansvarlig og leder møtene i byggekomitéen, mens en representant fra Eiendomsservice og en fra den berørte etaten utpekes for hvert prosjekt. 4. ( ) Rådmannens innstilling Som politisk valgte medlemmer i byggekomitéen velges: - -(personlig vara) - -(personlig vara) -139-

140 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 72/ Valg av valgstyre for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Valgloven Saksopplysninger I valglovens 4-1 heter det: I hver kommune skal det være et valgstyre som velges av kommunestyret selv. Videre sier 4-2: Foregår stemmegivningen på flere steder i kommunen, skal et stemmestyre med minst 3 medlemmer administrere stemmegivningen på hvert sted. Kommunestyret kan delegere oppnevningen av stemmestyrer til valgstyret. Rådmannens innstilling Som valgstyre velges: Som leder av valgstyret velges: Som nestleder av valgstyret velges: Kommunestyret delegerer til valgstyret å oppnevne stemmestyrer

141 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 73/ Valg av administrasjonsutvalg for perioden Vedlegg: Reglement for administrasjonsutvalget i Malvik kommune Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommuneloven Saksopplysninger Opprettelse av administrasjonsutvalg er hjemlet i kommunelovens 25: 1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg - administrasjonsutvalg - for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. 2. Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. 3. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. 4. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for andre faste utvalg. I reglement for utvalg for administrasjon (administrasjonsutvalget) i Malvik kommune, heter det: 1 Valg og sammensetning: Administrasjonsutvalget består av 9 medlemmer med varamedlemmer, hvorav 7 velges av kommunestyret og 2 utpekes etter forholdstallsprinsippet av og blant de ansatte. Minst halvparten av arbeidsgivers medlemmer skal være medlemmer av kommunestyret. Kommunale arbeidstakere bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Kommunestyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene

142 Etter kommunelovens regler foregår valget som forholdsvalg dersom minst ett medlem krever det. Hvis ikke holdes valget som rent flertallsvalg. Reglene om kjønnsmessig fordeling skal ivaretas. I forrige valgperiode ble formannskapet valgt som politiske representanter i administrasjonsutvalget. Rådmannens innstilling Som medlemmer i administrasjonsutvalget velges: Som leder velges: Som nestleder velges: Som varamedlemmer velges: -142-

143 REGLEMENT FOR UTVALG FOR ADMINISTRASJON (VEDTATT I K. SAK 31/95, ENDRET I K. SAK 67/95 og 95/03) 1 Valg og sammensetning 2 Arbeidsområde 3 Oppgaver og myndighet 4 Arbeidstakerrepresentantenes kompetanse og habilitet. 5 Administrasjonsutvalgets møter. 6 Administrasjonens oppgaver. 7 Forhandlingsutvalg 1 Valg og sammensetning Administrasjonsutvalget består av 9 medlemmer med varamedlemmer, hvorav 7 velges av kommunestyret og 2 utpekes etter forholdstallsprinsippet av og blant de ansatte. Minst halvparten av arbeidsgivers medlemmer skal være medlemmer av kommunestyret. Kommunale arbeidstakere bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Kommunestyret velger leder og nestleder blant de politisk valgte medlemmene. Det vises til kommunelovens 10 og 16 når det gjelder valg og suppleringsvalg. Valget gjelder for den kommunale valgperiode. 2 Arbeidsområde Administrasjonsutvalget har som arbeidsområde de oppgaver som har tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon, og har ansvar for en planmessig, rasjonell og økonomisk organisering og bemanning bl.a. ved: -arbeidet med personalpolitiske retningslinjer og evaluering av disse, -reglement og retningslinjer som berører personalet, samt evalueringsarbeidet, -ansvar for tolkning av gjeldende avtaler som berører personalet, -143-

144 -være ankeinstans i ansettelser og andre vedtak i personalsaker som er fattet av rådmannen etter delegert myndighet, -uttalelsesinstans til budsjett og økonomiplan. 3 Oppgaver og myndighet AVGJØRELSESMYNDIGHET Administrasjonsutvalget treffer vedtak innenfor de rammer og etter de retningslinjer som er fastsatt i lov og tariffavtale, i medhold av lov eller vedtatt av kommunestyre/formannskap, herunder -forvalte bevilgede midler innenfor budsjettets rammer og forutsetninger, -avgjøre personalsaker etter delegert myndighet. Et vedtak i administrasjonsutvalget kan ankes inn for formannskapet når et mindretall av medlemmene eller ordføreren krever det. Slikt krav må i tilfelle fremmes før møtets slutt. RÅDGIVENDE MYNDIGHET Administrasjonsutvalget har uttalerett når saker i tilknytning til kommunens arbeidsgiverfunksjon skal avgjøres av overordnet organ. 4 Arbeidstakerrepresentantenes kompetanse og habilitet. De tilsattes representanter blir medlemmer av utvalget med samme rettigheter, plikter og ansvar som de politisk valgte. De ansattes representanter kan imidlertid ikke velges til, eller delta i det spesielt nedsatte forhandlingsutvalg, eller ved forberedelse av forhandlinger. Inhabilitet vurderes på samme måte som for utvalgets øvrige medlemmer, jfr. forvaltningslovens bestemmelser. 5 Administrasjonsutvalgets møter. Møteplaner utarbeides i samsvar med bestemmelser i pkt. 1.1 i reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår. Utvalget skal utover dette ha møter når lederen finner det påkrevet, eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Utvalget innkalles normalt skriftlig med minst 6 dagers varsel. Saksdokumentene sendes til medlemmer og varamedlemmer og alle andre med møterett

145 Utvalget er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Det skal føres møtebok. Møteboka skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, hvem som møtte og hvem som var fraværende, hvilke saker som ble behandlet, hvilke forslag som ble satt fram og avstemningsresultatet. Møteboka for det enkelte møte skal godkjennes av nemndas medlemmer. Utskrift av møteboka sendes innen en uke til medlemmene av utvalget og andre med møterett og refereres i formannskapet. 6 Administrasjonens oppgaver. Rådmannen eller den han bemyndiger har sekretariatfunksjonen for administrasjonsutvalget. Dette innebærer innstillingsrett, møterett og plikt, samt talerett i utvalget. 7 Forhandlingsutvalg Tre av arbeidsgivers medlemmer i administrasjonsutvalget skal utgjøre kommunes forhandlingsutvalg. Forhandlingsutvalget forbereder og gjennomfører forhandlingene med arbeidstakerorganisasjonene. Administrasjonsutvalgets leder er leder av forhandlingsutvalget

146 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 74/ Valg av medlemmer til kommunal heimevernsnemd Saksopplysninger Etter forskrift om love til Heimevernet skal det i hver kommune være en heimevernsnemd med rådgivende myndighet. Nemda skal ha to medlemmer oppnevnt av kommunestyret og ett medlem fra den lokale politimyndighet. Funksjonstiden er fra Rådmannens innstilling Som kommunalt oppnevnte medlemmer til Malvik heimevernsnemd i perioden velges:

147 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 75/ Valg av medlemmer til sakkyndig nemd og sakkyndig ankenemd for eiendomsskatt Saksopplysninger I forbindelse med innføring av eiendomsskatt ble det opprettet en egen sakkyndig nemd på 3 medlemmer (leder, nestleder og medlem) som har ansvar for all taksering ifm eiendomsskatt. På grunnlag av dokumentasjon og innberetninger fra besiktigelsesmenn skal takstnemda foreta taksering. Videre skal det oppnevnes sakkyndig ankenemd. I medhold av eiendomsskattelovens 8 A-3 (4) velger kommunestyret en sakkyndig nemd til å vedsette eiendommer i Malvik kommune på bakgrunn av forslag fra tilsatte befaringsmenn. I dag har sakkyndig nemd følgende sammensetning: -Per Olav Nilsen, leder 1.vara Jens Nikolai Jensen -Geir Kroknes, nestleder 2.vara Inge Wengstad -Nils Kvarvin, medlem 3.vara Per Johan Høiseth Sakkyndig ankenemd har følgende sammensetning: -Bernt Folden Kvam, leder 1.vara Halvard Dahle -Bjørn Wannebo, nestleder 2.vara Heidi Sivertsen -Line Elisabeth Forbord, medlem 3.vara Marianne Lundberg Rådmannens innstilling Følgende velges som medlemmer til sakkyndig nemd for eiendomsskatt for perioden (m/rekkevara): Som leder velges: Som nestleder velges: -147-

148 Følgende velges som medlemmer til sakkyndig ankenemd for eiendomsskatt for perioden (m/rekkevara): Som leder velges: Som nestleder velges: -148-

149 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 76/ Valg av representanter til samarbeidsutvalgene i grunnskolene, barnehagene og kulturskolen i Malvik kommune Saksopplysninger Opplæringslovas 11 1: Samarbeidsutval ved grunnskolar Ved kvar grunnskole skal det vere eit samarbeidsutval med to representantar for undervisningspersonalet, ein for andre tilsette, to for foreldrerådet, to for elevane og to for kommunen. Den eine av representantane for kommunen skal vere rektor ved skolen. Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av teieplikt etter lover eller forskrifter, blir behandla i samarbeidsutvalet. Samarbeidsutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen. Dersom samarbeidsutvalet får delegert styringsoppgåver frå kommunen, kan kommunen nemne opp fleire representantar til utvalet. Kommunen kan nemne opp samarbeidsutvalet som styre for skolen etter 11 og 20 nr. 4 i kommunelova. Dersom kommunen nemner opp eit anna styre for skolen enn samarbeidsutvalet, skal minst to representantar for foreldrerådet vere med i styret. Inga av gruppene elevar, tilsette eller foreldre kan ha fleirtal i styret aleine. Rektor har rett til å møte, tale og komme med framlegg. Kommunen kan skipe eit felles samarbeidsutval for grunnskole og kommunal barnehage. Etter avtale kan ei tilsvarande ordning etablerast mellom privat barnehage og kommunal skole. Utvalet skal ha to representantar for elevane, ein representant for undervisningspersonalet, ein representant for andre tilsette i skolen, to representantar for dei tilsette i barnehagen, to representantar for foreldrerådet i skolen og to representantar for foreldrerådet i barnehagen. I tillegg til dei representantane for kommunen som følgjer av første og tredje leddet, kan eigaren av barnehagen nemne opp inntil to medlemmer. Videre i 11 1a: Skolemiljøutval ved grunnskolar Ved kvar grunnskole skal det vere eit skolemiljøutval. I skolemiljøutvalet skal elevane, foreldrerådet, dei tilsette, skoleleiinga og kommunen vere representerte. Skolemiljøutvalet skal vere sett saman slik at representantane for elevane og foreldra til saman er i fleirtal

150 Samarbeidsutvalet kan sjølv vere skolemiljøutval. Når samarbeidsutvalet fungerer som skolemiljøutval, må det oppnemnast tilleggsrepresentantar for elevane og foreldra, slik at dei samla får fleirtal. Elevrepresentantane skal ikkje vere til stades når saker som er omfatta av lovfesta teieplikt blir behandla i skolemiljøutvalet. Når elevane ikkje er til stades, skal foreldrerepresentantane ha dobbeltstemme tilsvarande bortfallet av elevrepresentantane sine stemmer, eller talet på foreldrerepresentantar aukast tilsvarande. Skolemiljøutvalet skal medverke til at skolen, dei tilsette, elevane og foreldra tek aktivt del i arbeidet for å skape eit godt skolemiljø. Skolemiljøutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolemiljøet, jf. kapittel 9a. Barnehagelovens 4 har bestemmelser om foreldreråd og samarbeidsutvalg i barnehagene: For å sikre samarbeidet med barnas hjem, skal hver barnehage ha et foreldreråd og et samarbeidsutvalg. Foreldrerådet består av foreldrene/de foresatte til alle barna og skal fremme deres fellesinteresser og bidra til at samarbeidet mellom barnehagen og foreldregruppen skaper et godt barnehagemiljø. Er det i forskrift etter 15 satt maksimalgrense for foreldrebetaling, kan bare foreldrerådet samtykke i foreldrebetaling ut over dette. Samarbeidsutvalget skal være et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ. Samarbeidsutvalget består av foreldre/foresatte og ansatte i barnehagen, slik at hver gruppe er likt representert. Barnehagens eier kan delta etter eget ønske, men ikke med flere representanter enn hver av de andre gruppene. Barnehageeieren skal sørge for at saker av viktighet forelegges foreldrerådet og samarbeidsutvalget. Kommunen er representert med en representant, i tillegg til styrer, i samarbeidsutvalget ved hver barnehage. Samarbeidsutvalget for Kulturskolen har etter vedtektene følgende sammensetning: 1 representant utpekt av Malvik kulturråd 1 representant fra foreldrerådets arbeidsutvalg (FAU) 1 representant fra de ansatte i kulturskolen 3 politisk valgte representanter De politisk valgte representantene velges for 4 år. De øvrige velges for 2 år. Rådmannens innstilling Følgende velges som medlem og varamedlem til samarbeidsutvalget ved: Grønberg barnehage Hommelvik barnehage Mostadmark barnehage Planetringen barnehage Medlem: Varamedlem: -150-

151 Saksvik barnehage Solstrand barnehage Vidhaugen barnehage Vikhammer Vestre barnehage Vikhammeråsen barnehage Hommelvik skole Saksvik skole Sveberg skole Vikhammer skole Vikhammeråsen grendaskole Hommelvik ungdomsskole Vikhammer ungdomsskole Malvik kulturskole

152 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 77/ Valg av representant til skoleutvalg ved Malvik videregående skole for perioden Saksopplysninger Fylkestinget har vedtatt at det i skoleutvalgene skal delta 1 representant fra det lokale politiske system. Den valgte representanten velges for en 4 års periode, og følger valgperioden. Rådmannens innstilling Som representant for det lokale politiske system i skoleutvalget for Malvik vgs. for perioden velges: Som vararepresentant velges: -152-

153 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 78/ Valg av kommunens representant i Det kirkelig fellesråd for perioden Saksopplysninger Det kirkelige fellesråd i kommunen skal bestå av 2 menighetsrådsmedlemmer fra hvert menighetsråd. En prest oppnevnt av biskopen og en representant valgt av kommunen. Det anbefales at kommunens representant velges blant formannskapets medlemmer. I tillegg velges en vararepresentant. Det kirkelige fellesråd skal ivareta administrative og økonomiske oppgaver på vegne av soknene, utarbeide mål og planer for den kirkelige virksomhet i kommunen, fremme samarbeid mellom menighetsrådene og ivareta soknenes interesse i forhold til kommunen. Rådmannens innstilling Som representant i Det kirkelige fellesråd i Malvik for perioden velges: Som vararepresentant velges: -153-

154 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 79/ Valg av representant til oppnevningsutvalget for konfliktrådsmeglere for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Lov om megling i konfliktråd Forskrift om megling i konfliktråd Saksopplysninger Konfliktrådet organiserer en meglertjeneste som er gratis og som har til formål å løse tvister mellom private parter eller mellom individ og samfunn. Tjenesten tilbys i alle kommuner. Hvert konfliktråd skal ledes av en konfliktrådsleder. Vervet som konfliktrådsmegler blir utlyst i avisene. Meglerne blir vurdert og oppnevnt av en representant fra kommunen, en fra politiet og konfliktrådslederen. I følge konfliktrådslovens 3 skal kommunestyret utpeke en representant til å sitte i oppnevningsutvalget for konfliktrådsmeglere. Kommunen har tidligere stilt seg positivt til å være behjelpelig med møterom. Rådmannens innstilling Som Malvik kommunes representant til oppnevningsutvalget for konfliktrådsmeglere velges: Malvik kommune stiller seg positivt til å legge til rette forholdene for meklingsmøter ved å stille vederlagsfrie lokaler til disposisjon

155 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 80/ Valg av representant fra Malvik kommune til Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Selskapsavtale for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Saksopplysninger Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (KonSek) er et interkommunalt selskap som ivaretar sekretariatfunksjonen for kontrollutvalgene i fylkeskommunen og 14 kommuner i Sør- Trøndelag. I kommunelovens forskrift om kontrollutvalg, 20 sekretariat, heter det: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredsstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller de som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunen. Sekretariatsfunksjonen kan ikke legges til kommunens eller fylkeskommunens administrasjon. Den som utfører revisjonsoppgaver for den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen kan ikke utøve sekretariatsfunksjoner for kontrollutvalget. Det samme gjelder medlemmer av kontrollutvalget eller kommunestyret eller fylkestinget i den aktuelle kommunen eller fylkeskommunen. Den som utfører sekretariatsfunksjon for kontrollutvalget er direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir. Administrasjonssjefen har innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde ikke instruksjons- eller avgjørelsesmyndighet overfor sekretariatet. I følge selskapsavtalens 7 skal hver kommune velges in representant med personlig varamedlem. Oppnevning av representanter til representantskapet følger kommunevalgperioden

156 Rådmannens innstilling Følgende velges som representant for Malvik kommune til Kontrollutvalgssekretariat Midt- Norge IKS i perioden : Som vararepresentant velges: -156-

157 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 81/ Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS og forslag på kandidater til styret i Revisjon Midt-Norge IKS Vedlegg: Ang. valg til representantskapet Revisjon Midt Norge IKS, brev av Selskapsavtale for Revisjon Midt-Norge IKS Saksopplysninger Revisjon Midt-Norge IKS er en interkommunal virksomhet som: har som formål og oppgave å utføre revisjon i og ha tilsyn med de deltagende kommuner i henhold til gjeldende lovverk. kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne etter særskilt hjemmel, eller innenfor rammen av det til enhver tid gjeldende lovverk. kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper/ virksomheter. kan gå inn i revisjonsselskap når dette fremmer selskapets formål og kompetanse, jf. selskapsavtalens 8. I følge selskapsavtalens 7 skal hver kommune velge hver sin representant med personlig varamedlem. Oppnevning av representanter til representantskapet følger kommunevalgperioden. Jf. vedlagte brev av er det også ønskelig at de deltakende kommunene kommer med forslag til kandidater til styret i Revisjon Midt-Norge IKS. Det bes om at det fremmes forslag om en kvinne og mann. Rådmannens innstilling Fra Malvik kommune velges følgende representant til representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS for perioden : -157-

158 Som vararepresentant velges: Malvik kommune foreslår følgende kandidater til styret i Revisjon Midt-Norge IKS: -158-

159 -159-

160 -160-

161 Selskapsavtale for Revisjon Midt-Norge IKS 1 Selskapet Revisjon Midt-Norge IKS er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper. Selskapet har følgende deltakere: Agdenes kommune Frøya kommune Hemne kommune Hitra kommune Klæbu kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Midtre Gauldal kommune Orkdal kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Tydal kommune 2 Rettslig status Revisjon Midt-Norge IKS er et eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. 3 Hovedkontor Revisjon Midt-Norge IKS har hovedkontor i Orkdal kommune. 4 Formål og ansvarsområde Revisjon Midt-Norge IKS: har som formål og oppgave å utføre revisjon i og ha tilsyn med de deltagende kommuner i henhold til gjeldende lovverk. kan utføre andre revisjonsoppdrag og rådgivning for deltakerne etter særskilt hjemmel, eller innenfor rammen av det til enhver tid gjeldende lovverk. kan utføre revisjonsoppdrag og rådgivning for andre selskaper/virksomheter. kan gå inn i revisjonsselskap når dette fremmer selskapets formål og kompetanse, jf. selskapsavtalen

162 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakernes eierandel og ansvarsdel samsvarer med deltakernes innskudd til selskapets frie egenkapital etter følgende fordeling på grunnlag av folketall 01. januar 2003: Agdenes kommune eier 1,60 av selskapet Frøya kommune eier 3,80 av selskapet Hemne kommune eier 4,00 av selskapet Hitra kommune eier 3,60 av selskapet Klæbu kommune eier 4,80 av selskapet Malvik kommune eier 10,60 av selskapet Meldal kommune eier 3,60 av selskapet Melhus kommune eier 12,40 av selskapet Midtre Gauldal kommune eier 5,40 av selskapet Orkdal kommune eier 9,40 av selskapet Selbu kommune eier 3,60 av selskapet Skaun kommune eier 5,40 av selskapet Snillfjord kommune eier 1,00 av selskapet Sør-Trøndelag fylkeskommune eier 30,00 av selskapet Tydal kommune eier 0,80 av selskapet Deltakernes eierandel kan endres med bakgrunn i endringer i folketall, første gang fra Endringer i eierandeler kan også skje ved inn- og uttreden av deltakere i selskapet. 6 Organisering av selskapet Organer til løsning av felles oppgaver har tre nivå: Representantskapet Styret Daglig leder 7 Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste myndighet. Samtlige deltakerkommuner og fylkeskommunen velger hver sin(e) representant(er) med personlig vararepresentant. Den enkelte deltaker kan være representert i representantskapets møter gjennom andre ved bruk av fullmakt. Ved votering i representantskapet skal representantenes stemme telle i forhold til deltakernes eierandel. Representantskapet velger selv leder og nestleder. Oppnevning av representantskapet følger kommunevalgperioden. Revisjon Midt-Norge IKS side 2 av 5 Selskapsavtale -162-

163 8 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig og minst fire uker før møtet. Tilsvarende frist gjelder for varsling av deltakerne i selskapet. Innkallingen skal inneholde en saksliste. Ordinært representantskapsmøte skal behandle: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg til styret 3. Valg av revisor 4. Overordnede mål og retningslinjer for driften 5. Budsjettforutsetninger og - rammer 6. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 7. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer som velges ved møtets begynnelse. Spørsmål om kjøp av aksjer i andre selskap og inngåelse av langsiktige samarbeidsavtaler avgjøres av representantskapet. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller 1/3 av representantskapets medlemmer ber om det eller om representantskapets leder finner behov for dette. Daglig leder og styrets leder har møteplikt i representantskapet, og alle styremedlemmene og daglig leder har møte og talerett. Representantskapets leder og nestleder er valgkomité til styret. Vedtak gjøres ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende. Stemmelikhet ved valg avgjøres ved loddtrekning. 9 Styret Styret i selskapet består av 5 medlemmer med personlige varamedlemmer. 4 styremedlemmer og 4 varamedlemmer velges av representantskapet og en representant med vararepresentant for de ansatte velges av og blant de fast ansatte. Valget gjelder for kommunevalgperioden. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. Representantskapet velger styreleder og nestleder. 10 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. De ansattes representant i styret har ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. Revisjon Midt-Norge IKS side 3 av 5 Selskapsavtale -163-

164 11 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret og representantskapet. Daglig leder er representantskapets og styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 12 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 13 Personvern og offentlighetsloven De lovbestemte rutiner og saksbehandlingsregler som er etablert for ivaretakelse av personvern skal gjelde for selskapet. 14 Låneopptak og garantistillelse Representantskapet vedtar rammer for virksomhetens låneopptak - begrenset til kr Låneopptak skal godkjennes av departementet; jf. kommuneloven 50 nr. 1. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. 15 Arbeidsgiveransvar Styret har arbeidsgiveransvaret for de personer som til enhver tid er ansatt i virksomheten. Arbeidstakernes rettigheter etter lov og avtaleverk skal i sin helhet ivaretas av styret. Selskapet er medlem av pensjonsordning. Styrets leder sammen med daglig leder utgjør forhandlingsutvalget ved lokale lønnsforhandlinger og ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar selv forhandlingsresultatet. Styret har delegasjonsmyndighet i disse sakene. Styret fastsetter rammene og lønn til daglig leder. 16 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter mv. til medlemmer av styret og representantskapet utbetales i henhold til de til enhver tid gjeldende satser og reglement for virksomheten. 17 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å se etter at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Revisjon Midt-Norge IKS side 4 av 5 Selskapsavtale Regnskap skal føres etter regnskapsloven, og fastsettes av representantskapet. Selskapets regnskap skal revideres av statsautorisert, registrert revisor eller av kommunal revisor. Revisor velges av representantskapet

165 Eventuelt overskudd i regnskapet avsettes til disposisjonsfond, mens eventuelt underskudd med fradrag av bruk av disposisjonsfond dekkes av deltakerne. 18 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres. Ved avstemning gjelder reglene i 4 i lov om interkommunale selskaper av nr Uttreden Den enkelte deltaker kan ensidig si opp sin deltakelse. Oppsigelse må varsles av deltakeren minimum ett år før uttredelse. Tidligste uttredelse er 3 år etter inngåelse av avtalen. Ved uttreden fra selskapet skal deltakeren tilbakebetales sin andel av egenkapitalen på uttredelsestidspunktet jf Oppløsning Selskapet kan oppløses dersom deltakerne er enige om det. Det enkelte kommunestyre treffer selv vedtak i saken. Den enkelte deltaker kan kreve selskapet oppløst etter reglene om oppløsning i lov om interkommunale selskaper. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Forslag til oppløsning av selskapet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Jf Lov om interkommunale selskaper 30 og Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. 22 Øvrige bestemmelser For øvrig gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. Selskapsavtalen er fastsatt av kommunestyrene i vedtak: Agdenes kommune /04 Frøya kommune /04 Hemne kommune /04 Hitra kommune /04 Klæbu kommune /04 Malvik kommune /04 Meldal kommune /04 Melhus kommune /04 Midtre Gauldal kommune /04 Orkdal kommune /04 Skaun kommune /04 Selbu kommune /05 Snillfjord kommune /04 Sør-Trøndelag Fylkeskommune /05 Tydal kommune /04 Revisjon Midt-Norge IKS side 5 av 5 Selskapsavtale -165-

166 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 82/ Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Trondheim Havn IKS for perioden Vedlegg: Selskapsavtale Trondheim Havn IKS Saksopplysninger Trondheim Havn IKS er et interkommunalt selskap som har som formål å: Samordne og utvikle en effektiv, sikker og rasjonell havnevirksomhet innenfor samarbeidsområdet som skaper forutsetninger for en effektiv og konkurransedyktig sjøtransport i Midt-Norge. Sørge for sikkerhet og fremkommelighet i selskapets havner og deltakerkommunenes sjøområder. Ivareta alle forvaltningsmessige og administrative oppgaver som etter lov om havner- og farvann påligger kommunene, samt håndheve de bestemmelser som etter samme lov med tilhørende forskrifter gjelder innenfor kommunenes sjøområder. Målsetningen for TH s virksomhet er at de samlede havneressurser til enhver tid skal utgjøre et konkurransedyktig havnetilbud for brukerne. For at havnene skal kunne opprettholde og videreutvikle trafikkgrunnlaget, skal TH engasjere seg i alle former for havnetilknyttet virksomhet, herunder samferdselsspørsmål og næringsutvikling som innenfor samarbeidsområdet finnes hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig for havneselskapet og det næringsliv havnene skal betjene. I henhold til selskapsavtalens pkt.2 skal det oppnevnes en representant, m/ personlig vara, til representantskapet. Rådmannens innstilling Fra Malvik kommune velges følgende representant til representantskapet i Trondheim Havn IKS for perioden : Som personlig vara velges: -166-

167 -167-

168 Selskapsavtale Trondheim Havn IKS -168-

169 SELSKAPSAVTALE FOR TRONDHEIM HAVN IKS Vedtatt i representantskapet 18. juni 2012 l ETABLERING, RETTIGHETER OG PLIKTER 1-1 Selskapets organisasjonsform og deltakere Trondheim Havn IKS (TH)er et interkommunalt selskap opprettet i henhold til lov om interkommunale selskaper av nr. 6. Selskapets deltakere er kommunene Orkdal, Trondheim, Malvik, Stjørdal, Levanger, Verdal, Steinkjer, Frosta, Inderøy, Verran og Leksvik. 1-2 Formål TH har som formål å: - Samordne og utvikle en effektiv, sikker og rasjonell havnevirksomhet innenfor samarbeidsområdet som skaper forutsetninger for en effektiv og konkurransedyktig sjøtransport i Midt-Norge. - Sørge for sikkerhet og fremkommelighet i selskapets havner og deltagerkommunenes sjøområder - ivareta alle forvaltningsmessige og administrative oppgaver som etter lov om havner- og farvann påligger kommunene, samt håndheve de bestemmelser som etter samme lov med tilhørende forskrifter gjelder innenfor kommunenes sjøområder. Målsettingen for TH's virksomhet er at de samlede havneressurser til enhver tid skal utgjøre et konkurransedyktig havnetilbud for brukerne. For at havnene skal kunne opprettholde og videreutvikle trafikkgrunnlaget, skal TH kunne engasjere seg i alle former for havnetilknyttet virksomhet, herunder samferdselsspørsmål og næringsutvikling som innenfor samarbeidsområdet finnes hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig for havneselskapet og det næringsliv havnene skal betjene. 1-3 Hovedkontor a) TH har sitt hovedkontor i Trondheim. b) Kontoret på Verdal skal være et knutepunkt mot brukerne i det opprinnelige ITH-Området. Videre skal kontoret ha det daglige ansvaret for selskapets -169-

170 virksomhet i området. Kontoret kan tillegges sentrale fellesfunksjoner. Selskapets samlede kompetanse kan benyttes. Leder av Verdalskontoret er medlem av selskapets ledergruppe. 1-4 Deltakernes innskuddsplikt Ved etablering og senere inntreden i TH overfører deltakerkommunene eiendomsretten til havnekapitalen til TH. Til havnekapitalen hører: a) formuesmassen som hører til havnekassen b) inntekter fra tjenester og ytelser knyttet til havnedrift og anløpsavgift, c) verdier som trer i stedet for verdier som omfattes av bokstav a eller b og d) inntekter og avkastning for øvrig fra verdier som nevnt i bokstav a, b eller c. Ved inntreden legges til grunn verdiansettelse for den havnekapital hver deltagerkommune skyter inn i selskapet. Disse verdiene fremgår av eget vedlegg til selskapsavtalen, og er en del av denne avtalen. TH overtar alle ressurser og forpliktelser som den enkelte deltagerkommunes havnekapital har ved etablering/inntreden i selskapet 1-5 Rettslig status Selskapet er et eget rettssubjekt. 1-6 Deltakernes eierandel og ansvar Kommunenes eierandeler er basert på enighet mellom deltakerne ved sammenslåingstidspunktet, og fordeler seg slik: Orkdal kommune 4,25% Trondheim kommune 77,87% Malvik kommune 0,01% Stjørdal kommune 1,87% Levanger kommune 5,40%.Verdal kommune 8,17% Steinkjer kommune 2,10% Leksvik kommune 0,30% Verran kommune 0,01% Frosta kommune 0,01% Inderøy kommune 0,01% Minste andel er satt til 0,01 %. Eierkommunene hefter for selskapets forpliktelser i henhold til sin eierandel

171 2 REPRESENTANTSKAP 2-1 Oppnevning og sammensetning Representantskapet skal ha flg. sammensetning: Orkdal kommune 1 representant m/vara Trondheim kommune 8 representanter m/vara Stjørdal kommune 1 representant m/vara Levanger kommune 1 representant m/vara Verdal kommune 1 representant m/vara Steinkjer kommune 1 representant m/vara Malvik kommune 1 representant m/vara Leksvik k ommune 1 representant m/vara Verran kommune 1 representant m/vara Frosta kommune 1 representant m/vara Inderøy kommune 1 representant m/vara Observatører med møte- og talerett: Sør-Trøndelag fylkeskommune 1 representant m/vara Nord-Trøndelag fylkeskommune 1 representant m/vara Kystverket 1 representant m/vara Brukerrepresentanter 7 representanter m/vara De kommunale representantene oppnevnes av de respektive kommunestyrer, mens fylkeskommunenes representanter oppnevnes av fylkestingene. Brukerrepresentantene oppnevnes etter forslag fra de regionale/lokale næringsorganisasjonene, med 3 fra det gamle ITH-området og 4 fra det gamle TIHområdet. TH vil vie sine brukere og kunder stor oppmerksomhet, for å sikre engasjement, involvering og utvikling, og anser en slik kontakt som avgjørende for selskapets utvikling. TH skal medvirke til etablering av egnede fora for dialog og samhandling. Hyppighet, form og innhold drøftes og videreutvikles sammen med brukere og kunder. 2-2 Representantskapets saksbehandling Hver representant har én stemme. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvdelen av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Representantskapets beslutninger fattes med alminnelig flertall, dersom det ikke kreves 2/3 flertall etter selskapsavtalens 8. Står stemmetallene likt, gjelder det som møteleder slutter seg til. Representantskapets leder innkaller til møte i representantskapet når det er nødvendig for behandling av en sak som etter IKS-loven eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet, og når det ellers er nødvendig for behandling av en -171-

172 bestemt sak. Representantskapets leder plikter å innkalle representantskapet til møte når styret, revisor, minst en av deltakerne eller minst en tredel av representanskapets medlemmer krever det for behandling av en bestemt angitt sak. Innkalling til representantskapsmøte skal skje med minst fire ukers varsel og skal inneholde sakliste. Representantskapets leder kan innkalle representantskapet med kortere frist i tilfeller hvor dette er påtrengende nødvendig. Representantskapets leder skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. I protokollen skal representantskapets beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Protokollen skal undertegnes av møteleder samt to andre personer som utpekes av representantskapet. Styrets leder og selskapets daglige leder har møteplikt og talerett på representantskapets møter. 2-3 Representantskapets oppgaver og myndighet Kommunene utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet som er selskapets øverste myndighet. Representantskapets oppgave og myndighet omfatter: l Behandle selskapets årsregnskap med årsberetning 2 Behandle styrets forslag til budsjett og økonomiplan 4 Velge styre med leder og nestleder 5 Velge revisor 6 Velge leder og medlemmer til valgkomite 7 Fastsette instruks for styre og godtgjørelse til styre og revisor 9 Fastsette kommunale forskrifter etter lov om havner og farvann 10 Fatte beslutning om opptak av lån innenfor den ramme som følger av selskapsavtalens pkt Påse at selskapets formål fremmes i overensstemmelse med denne selskapsavtale, vedtatte beslutninger og bestemmelsene i lov om havner og farvann 12 Behandle andre saker som etter lov, forskrift eller selskapsavtalen skal behandles av representantskapet 13 Behandle andre saker som legges frem av styret 14 Treffe vedtak om å avhende eller pantsette fast eiendom eller andre større kapitalgjenstander eller foreta investeringer som er av vesentlig betydning for selskapet eller en eller flere av deltakerne Blant eiervalgte medlemmer av representantskapet skal det oppnevnes en valgkomite på 3 personer. Representantskapet fastsetter instruks for valgkomiteen

173 3 STYRET OG STYRETS SAMMENSETNING 3-1 Sammensetning Til å lede TH's virksomhet skal det velges et styre som skal bestå av 8 medlemmer med personlige varamedlemmer. 4 av medlemmene skal komme fra Trondheim, Orkdal, Stjørdal eller Malvik kommuner, 2 av medlemmene fra Levanger, Verdal, Steinkjer, Leksvik, Verran, Frosta eller Inderøy kommuner. I tillegg skal de ansatte ha anledning til å velge to styremedlemmer med varamedlemmer. Leder og nestleder i styret skal velges blant de styremedlemmer som velges av Representantskapet. Leder og nestleder skal ikke være fra samme kommune. TH's daglige leder (havnedirektør) har plikt til å møte i havnestyrets møter med forslagsog talerett. Styrets funksjonstid er to år. 3-2 Styrets saksbehandling Styrets leder skal innkalle til styremøte etter behov. Innkallingen skal normalt skje skriftlig med et varsel på fem dager og inneholde saksliste. Møteinnkalling og sakliste skal også sendes representantskapets leder. Medlem av styre og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Styremøtet ledes av lederen, eller i dennes fravær, av nestleder. Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet i styret har styrets leder dobbeltstemme. Det skal føres protokoll fra styrets møter. Ved uenighet om styrets beslutning kan styremedlem og selskapets daglige leder kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 3-3 Styrets myndighet Forvaltningen av selskapet hører under styret som har ansvar for en tilfredsstillende organisasjon av selskapets virksomhet. Styret har ansvar for å utarbeide selskapets strategiplan og orientere representantskapet om denne. Videre skal styret påse at virksomheten drives i samsvar med selskapets formål, selskapsavtalen, selskapets årsbudsjett og andre vedtak og retningslinjer fastsatt av representantskapet. Videre skal styret sørge for at bokføringen og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Styret skal føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styret skal særlig ha sin oppmerksomhet henvendt på at TH til enhver tid skal kunne gi brukerne et best mulig havnetilbud over et bredest mulig spekter, -173-

174 at havnens ressurser utnyttes på best mulig måte, samt at havnen til enhver tid er mest mulig konkurransedyktig. Styret utøver alle funksjoner som lov om havner og farvann til enhver tid fastsetter som styrets oppgaver. Styret utarbeider forslag om årsbudsjett og økonomiplan. Styret skal videre 1 Påse at selskapets formål fremmes i overensstemmelse med selskapsavtalen, vedtatte beslutninger og bestemmelser i lov om havner og farvann. 2 Påse at forskrifter etter lov om havner og farvann etterleves. 3 Avgjøre hvordan selskapets midler skal forvaltes, herunder treffe beslutninger om plassering av kapitalen. 4 Ansette, si opp og avskjedige daglig leder og fastsette dennes lønn og andre betingelser samt instruks for daglig leder. 4 DAGLIG LEDER (HAVNEDIREKTØR) Selskapet skal ha en daglig leder som forestår den daglige ledelse av selskapet og som skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan den daglige leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt daglig leder myndighet til det eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapets virksomhet. Daglig leder skal påse at selskapet utøver sin virksomhet i overensstemmelse med gjeldende lover og forskrifter og de pålegg og vedtak som er fattet av overordnet myndighet. Daglig leder treffer avgjørelse om videre delegasjon av myndighet til havnens øvrige ansatte. 5 REPRESENTASJON Styrets leder og daglige leder tegner TH hver for seg. Daglig leder representerer TH utad i saker som faller inn under dennes myndighet. 6 ØKONOMI OG LÅNEOPPTAK 6-1 Budsjett og økonomiplan Det skal hvert år settes opp et årsbudsjett som gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultat av driften. Det skal videre utarbeides en rullerende økonomiplan som grunnlag for budsjettarbeid og øvrig planleggings arbeid. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår

175 6-2 Regnskap Selskapet skal føre regnskap etter regnskapsloven. 6-3 Lån Selskapet skal ha adgang til å oppta lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld innenfor en samlet ramme på kr ,- Opptak av lån til havne investeringer og investering i eiendommer i overensstemmelse med økonomiplan og årsbudsjett kan vedtas av styret. Låneopptak skal godkjennes av departementet. 6-4 Garanti TH kan ikke stille garanti eller pantsette sine eierandeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. 7 SALG AV EIENDOM Dersom TH selger faste eiendommer eller faste havneinnretninger skal den kommune eiendommen/innretningen ligger i ha forkjøpsrett. Varsel om slik forkjøpsrett skal gis til vedkommende kommune innen l uke etter at bindende kontrakt er inngått og anvendelse av forkjøpsrett må meddeles skriftlig innen 1 måned etter at varsel er mottatt. 8 ENDRING AV SELSKAPSAVTALEN Endring av selskapsavtalen som omhandler selskapets navn, deltakere, formål, hovedkontor, antall styremedlemmer, deltakernes innskuddsplikt og plikt til andre ytelser, eierandel, ansvarsandel, antall representantskapsmedlemmer og hvor mange den enkelte kommune oppnevner, skal behandles av den enkelte kommune i kommunestyret og krever for å bli vedtatt tilslutning fra alle deltakere. Andre endringer vedtas i representantskapet med 2/3 flertall. 9 INNTREDEN I SELSKAPET Ved inntreden av nye deltakere i selskapet, skal prinsippene i denne selskapsavtale legges til grunn. Nye kommuner trer inn i selskapet gjennom vedtakelse av selskapsavtalen og overføring av havnekapitalen som innskudd i selskapet, jfr. selskapsavtalens pkt

176 Eierandelen til inntredende kommune fastsettes ut fra verdien av kommunens innskudd i forhold til selskapets totale verdi, samt eventuelle forhandlinger mellom partene. Verdsettelsen av innskuddet og selskapets totale verdi skal baseres på samme metode og prinsipper som ble lagt til grunn ved etableringen av det sammenslåtte selskapet pr Kompetansen til å innlemme nye deltakere ligger hos representantskapet og krever tilslutning fra samtlige deltakere, jfr. selskapsavtalens pkt UTTREDEN AV SELSKAPET Uttreden av selskapet skjer ved skriftlig oppsigelse av selskapsavtalen. Oppsigelse av avtalen kan ikke finne sted før det har gått 5 år fra kommunens inntreden i selskapet. Etter utløpet, kan avtalen sies opp med 1 års skriftlig varsel. Ved uttreden skal uttredende kommune ha ut sin nettoandel av selskapets verdi, utløsningsbeløpet, dog slik at utløsningsbeløpet begrenses oppad til verdien av det innskudd kommunen ydet ved sin inntreden i selskapet, justert for endring i konsumprisindeksen. Kommunen har rett og plikt til følgende naturaluttak: 1. De havneanlegg, jfr. havne- og farvannslovens 4, kommunen brakte inn i selskapet. 2. Annen fast eiendom kommunen brakte inn i selskapet. Den uttredende kommunen overtar samtlige rettigheter og forpliktelser knyttet til de eiendeler som tas ut. Dersom verdien av naturaluttaket overstiger utløsningsbeløpet, skal den uttredende kommunen yte kontantoppgjør svarende til differansen, til selskapet. Tilsvarende, skal selskapet yte kontantoppgjør svarende til differansen, dersom verdien av naturaluttaket er lavere enn utløsningsbeløpet. Verdien av naturaluttaket og av selskapets verdi skal baseres på samme metode og prinsipper som ble lagt til grunn ved etableringen av det sammenslåtte havneselskapet pr Disse verdiene fremgår av eget vedlegg til selskapsavtalen og er en del av denne avtalen

177 11 UTELUKKELSE Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine forpliktelser i selskapsforholdet, kan de øvrige deltakere enstemmig beslutte at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet i henhold til reglene i IKS-lovens 31. Ved utelukkelse skal det økonomiske oppgjør være som ved uttreden. 12 OPPLØSNING OG AVVIKLING Vedtak om oppløsning av TH krever enstemmighet i representantskapet. Oppløsning av TH må godkjennes av Kommunal- og regionaldepartementet. Dersom departementet godkjenner oppløsning av TH, kan departementet gi nærmere bestemmelser om gjennomføringen av avviklingen. Ved oppløsning av selskapet skal nettoverdien fordeles etter de verdier den enkelte kommune har brakt inn i selskapet. Kommunen har rett og plikt til å overta eiendommer og anlegg som er beliggende i kommunen og forpliktelser som er knyttet til disse. Verdiavvik justeres ved vederlag eller etter nærmere avtale. Verdsettelsen skal baseres på samme metode og prinsipper som ble lagt til grunn ved etableringen av det sammenslåtte havneselskapet. Dersom departementet samtykker i oppløsning av TH, oppnevner representantskapet straks et avviklingsstyre. Hvis det ikke oppnås enighet om valg av medlemmer i avviklingsstyret, kan den enkelte deltaker innen 14 dager kreve at departementet oppnevner avviklingsstyre. Når avviklingsstyret er valgt, trer det ordinære styret ut av funksjon. Avviklingsstyret velges med ubestemt tjenestetid, men med en oppsigelsestid på 3 måneder. 13 TVISTER Tvist mellom deltakerne angående forståelse og gjennomføring av denne avtale avgjøres ved voldgift, jfr. Lov om voldgift av 14. mai IKRAFTTREDELSE Denne selskapsavtale trer i kraft 1. januar 2013 med regnskapsmessig virkning fra 1. januar 2013 etter likelydende vedtak i kommunestyrene i samtlige deltakerkommuner. Samtidig oppheves tidligere vedtekter for Trondheimsfjorden Interkommunale Havn IKS

178 VEDLEGG TIL SELSKAPSAVTALE FOR TRONDHEIM HAVN IKS Ved uttreden eller oppløsning, anvendes verdifordeling basert på verdsettelse av innskudd ved selskapssammenslutningen, og ikke etter avtalte eierandeler. Det vises til rapport fra Deloitte, verdsettelse etter Egenkapitalverdi inkludert oppjustert leie og parkering. Samme prinsipp anvendes ved regulert fordeling pga. deltakere i tilgang eller avgang etter selskapssammenslutningen. Følgende innskuddsverdier er lagt til grunn: Kommune Verdsettelse av innskudd ved selskapssammenslutningen Mill.kr. Trondheim 731,5 Orkdal 39,9 Malvik 0,0 Stjørdal 17,6 Levanger 28,1 Verdal 42,5 Steinkjer 10,9 Leksvik 1,5 Verran 0,0 Frosta 0,0 Inderøy 0,0 Sum 872,0-178-

179 Orkdal 2 Trondheim 3 Malvik 4 Stjørdal 5 Frosta 6 Levanger 7 verdal 8 Inderøy 9 Steinkjer 10 Verran 11 Leksvik Trondheim Havn Postboks 1234 Sluppen N-7462 Trondheim Tlf: Faks: firmapost@trondheimhavn.no trondheimhavn.no

180 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 83/ Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i IKA Trøndelag for perioden Vedlegg: Forslag til ny selskapsavtale 2016 Saksopplysninger IKA Trøndelag står for Interkommunalt Arkiv Trøndelag og er en felles arkivfaglig, kompetanse, ordnings- og depoorganisasjon for kommunene i Trøndelag. I henhold til selskapsavtalen må det utnevnes en representant og en vararepresentant til representantskapet for de neste 4 år. Rådmannens innstilling Fra Malvik kommune velges følgende representant til representantskapet i IKA Trøndelag for perioden : Som vararepresentant velges: -180-

181 1 Selskapsavtale for Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS 1 Navn Interkommunalt arkiv Trøndelag Iks er en interkommunal virksomhet som er opprettet med hjemmel i lov om interkommunale selskaper av 29. januar Fylkeskommunene og kommuner i Nord- og Sør-Trøndelag og interkommunale selskap og foretak kan være deltakere i selskapet. Selskapets firma er IKA Trøndelag Iks. Selskapet har følgende eiere: 1. Agdenes kommune 2. Bjugn kommune 3. Frosta kommune 4. Frøya kommune 5. Grong kommune 6. Hemne kommune 7. Hitra kommune 8. Holtålen kommune 9. Høylandet kommune 10. Inderøy kommune 11. Klæbu kommune 12. Leksvik kommune 13. Levanger kommune 14. Lierne kommune 15. Malvik kommune 16. Meldal kommune 17. Melhus kommune 18. Meråker kommune 19. Midtre Gauldal kommune 20. Namsskogan kommune 21. Oppdal kommune 22. Orkdal kommune 23. Os kommune 24. Osen kommune 25. Rennebu kommune 26. Rissa kommune 27. Roan kommune 28. Røros kommune 29. Røyrvik kommune 30. Selbu kommune 31. Skaun kommune 32. Snillfjord kommune 33. Snåsa kommune 34. Steinkjer kommune 35. Stjørdal kommune 36. Tydal kommune 37. Verdal kommune 38. Verran kommune 39. Ørland kommune 40. Åfjord kommune 41. Nord-Trøndelag fylkeskommune 42. Sør-Trøndelag fylkeskommune 2 Rettslig status Virksomheten er et eget rettssubjekt, og arbeidsgiveransvaret tilligger styret. Virksomheten skal registreres i Foretaksregisteret. 3 Hovedkontor Selskapet har sitt hovedkontor i Trondheim kommune. 4 Formål og ansvarsområde Selskapsavtale IKA Trøndelag

182 2 Formålet med selskapet er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser. Selskapet skal kunne fungere som arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiver og sørge for at materialet blir gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative og kulturelle formål. Selskapet skal kunne fungere som fylkesarkiv for deltakende fylkeskommuner. Selskapet er koordinator for privatarkiver i Sør- og Nord-Trøndelag fylker og skal også kunne motta, oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiver fra eierkommunene. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle eierne, eller som eierne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor arkivets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom arkivets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom eierne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over arkivets hovedoppgaver 5 Innskuddsplikt og eierandel Deltakerne betaler årlig inn midler til driften av selskapet i samsvar med vedtak i representantskapet. Grunnlaget for beregning av driftstilskuddet skal være folketallet ved siste årsskifte og en fordelingsnøkkel som blir fastlagt av representantskapet. For nye deltakere og eksisterende som ikke kan legge folketallet til grunn, for eksempel Iks, fastsettes årlig innskudd av representantskapet. Oppgaver over kostnader og fordeling av disse på den enkelte deltaker skal ligge ved selskapsavtalen, og må vedtas særskilt av hver enkelt deltaker. Eierandelen er utreknet i prosent og gir slik fordeling: Deltakere/eierandel 1. Agdenes kommune 1, Os kommune 1,57 2. Bjugn kommune 2, Osen kommune 1,37 3. Frosta kommune 1, Rennebu kommune 1,69 4. Frøya kommune 2, Rissa kommune 2,29 5. Grong kommune 1, Roan kommune 1,36 6. Hemne kommune 2, Røros kommune 2,17 7. Hitra kommune 2, Røyrvik kommune 1,26 8. Holtålen kommune 1, Selbu kommune 2,00 9. Høylandet kommune 1, Skaun kommune 2, Inderøy kommune 2, Snillfjord kommune 1, Klæbu kommune 2, Snåsa kommune 1, Leksvik kommune 1, Steinkjer kommune 3, Levanger kommune 3, Stjørdal kommune 3, Lierne kommune 1, Tydal kommune 1, Malvik kommune 2, Verdal kommune 2, Meldal kommune 1, Verran kommune 1, Melhus kommune 3, Ørland kommune 2, Meråker kommune 1, Åfjord kommune 1, Midtre Gauldal kommune 2, Nord-Trøndelag fylkeskommune 6, Namsskogan kommune 1, Sør-Trøndelag fylkeskommune 12, Oppdal kommune 2, Orkdal kommune 2,76 100,00 Selskapsavtale IKA Trøndelag

183 3 Eierandel blir justert hvert 4. år ut i fra innbetaling, basert på folketall og oppgaver, første gang i Tilskudd pr. innbygger justeres årlig i tråd med beregnet lønns- og prisstigning i inneværende års statsbudsjett. Eierandelen skal likeens justeres ved inn- og utmelding. 6 Ansvarsfordeling De enkelte deltakerne hefter med hele sin formue for sin aktuelle andel av selskapets samlede forpliktelser, jf Selskapets organ Selskapet skal ha følgende tre organ: - Representantskapet - Styret - Daglig leder 8 Representantskapet Det øverste organ for virksomheten er representantskapet, der deltakerne oppnevner sine respektive representanter. Hver deltaker skal ha 1 en representant. Valget gjelder for den kommunale valgperioden. Representantskapet konstituerer seg selv og velger selv sin leder og nestleder. Deltakerne har instruksjonsmyndighet overfor sine representanter i representantskapet, mens representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret. 9 Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til representantskapsmøte innen utgangen av april måned. Innkalling til ordinært representantskapsmøte skal skje skriftlig med minst fire ukers varsel, og skal inneholde en saksliste. Med tilsvarende frist skal også deltakerne varsles. Ordinært representantskapsmøte behandler: 1. Årsmelding og regnskap 2. Valg til styret 3. Overordnede mål og retningslinjer for driften 4. Budsjettforutsetninger og -rammer 5. Rammer for låneopptak og tilskudd fra deltakerne 6. Andre saker som er forberedt ved innkallingen Representantskapets leder kaller inn representantskapet. Lederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes av representantskapets medlemmer ved møtets avslutning. Ekstraordinært representantskapsmøte til behandling av særskilt angitte spørsmål skal innkalles med to ukers varsel når to styremedlemmer eller ett/flere representantskapsmedlem(mer) ber om det eller om representantskapets leder finner behov for dette. Daglig leder og styrets leder har møteplikt i representantskapet, og alle styremedlemmene og daglig leder har møte- og talerett. Selskapsavtale IKA Trøndelag

184 4 Representantskapet er vedtaksfør når minst halvdelen av medlemmene er tilstede, og disse representerer minst to tredjedeler av stemmene. Ved votering har hvert medlem en stemme hver. 10 Budsjettbehandlingen Representantskapet vedtar budsjettforutsetninger og budsjettrammer for det påfølgende kalenderår. Styret forbereder representantskapets behandling av budsjettforutsetninger og budsjettrammer. Dersom styrets forslag går ut over tidligere forutsetning eller bærer i seg konsekvenser som går ut over rammene i deltakernes økonomiplan, skal representantskapet og deltakerne gjøres oppmerksom på dette. Det samme gjelder om styret må fremme forslag til endringer i vedtatt budsjett for virksomheten. Styret vedtar detaljert budsjett innenfor budsjettforutsetninger og budsjettrammer gitt av representantskapet. Ferdigbehandlet budsjett skal oversendes deltakerne innen 1. mars. Styret sørger også for utarbeidelse av økonomiplan som viser utvikling av kostnader og konsekvenser for driften i en fire årsperiode. Denne skal godkjennes av representantskapet og oversendes deltakerne som grunnlag for deltakernes økonomiplaner. Budsjett som forutsetter tilskudd fra deltakerne, er ikke endelig før deltakernes budsjett er behandlet etter kommunelovens 45, for så vidt gjelder tilskuddet. Styret skal utarbeide slike rapporter som representantskapet beslutter. 11 Styret Styret velges av representantskapet. Representantskapet velger en valgnemnd på 3 personer som forbereder valget. Styret skal ha 5 medlemmer. Styrets leder, nestleder, medlemmer og varamedlemmer skal velges av representantskapet for fire år. Halvparten av styret velges annethvert år. De ansatte skal være representert i styret. Styremedlemmer for øvrig skal ha 1., 2. og 3. vara. En representant for Statsarkivet skal ha møte- og talerett i styret. Daglig leder eller representantskapsmedlemmer kan ikke være medlemmer av styret. Spørsmål om fritak av styremedlem behandles av representantskapet. Ansattes representant trer ut av styret ved ansettelsesforholdets opphør. Ved endelig uttreden eller varig forfall, iverksettes suppleringsvalg for gjenværende del av funksjonstiden. Styrets oppgaver er å realisere de forventningene, bedriftsfilosofien og hovedmålene som eierne ved representantskapet har anvist. Styret skal sette opp delmål, legge opp strategier, fremskaffe det nødvendige materiale for representantskapet og utøve styring gjennom det enkelte driftsår. Styret skal føre løpende tilsyn med virksomheten og har ansvar for at pålagte oppgaver utføres i henhold til lov, forskrifter og eventuelle pålegg. Styret sørger for at saker som skal behandles i ordinært representantskapsmøte er tilstrekkelig forberedt. Styret iverksetter Selskapsavtale IKA Trøndelag

185 5 representantskapets vedtak, men kan kun ta opp lån eller påføre deltakerne forpliktelser i den utstrekning det foreligger særlig vedtak om dette i representantskapet. Styret tilsetter personalet. Styret ansetter daglig leder, og kan bestemme at vedkommende tilsettes på åremål. Styret kan delegere til daglig leder å ansette vikarer, ekstrahjelp og prosjektmedarbeidere for inntil 1 år. Styret har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor daglig leder. Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styreleder eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan fastsette at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. 12 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet teller møteleders stemme dobbelt. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, inkludert møtende varamedlemmer. Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen skal normalt leses opp og undertegnes ved styremøtets avslutning. Kommunelovens regler i 40 nr 3 om habilitet skal gjelde ved behandling av saker i styret og i representantskapet. De ansattes representant har ikke stemmerett i saker som gjelder forholdet mellom styret som arbeidsgiver og de ansatte. Vedkommende har heller ikke rett til å delta i behandlingen av saker som gjelder arbeidsgivers forberedelse til forhandlinger med arbeidstakerne, arbeidskonflikter, rettstvister med arbeidsgiverorganisasjoner eller oppsigelse av tariffavtaler. 13 Daglig leder Daglig leder administrerer virksomheten og har ansvaret for at enhver arbeidsoppgave utføres i overensstemmelse med gjeldende bestemmelser og i henhold til de vedtak som er fattet av styret. Daglig leder er styrets sekretær og saksbehandler. Vedkommende har tale- og forslagsrett i styrets møter, dersom ikke styret i enkeltsaker vedtar at vedkommende ikke skal kunne møte. 14 Organisering av tilsynsfunksjoner Daglig leder skal til enhver tid holde styret orientert om alle forhold av betydning for virksomheten og om økonomi og personalforhold. Vedkommende skal rapportere til styret på en slik måte og så ofte som situasjonen tilsier det og styret for øvrig måtte bestemme. Styret skal sørge for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner. Representantskapets møtebøker skal fortløpende sendes til deltakerne. 15 Personvern og bruk av forvaltningsloven/offentlighetsloven Det interkommunale selskap skal følge slike rutiner og saksbehandlingsregler som er vanlige til ivaretakelse av personvernet til privatpersoner. Selskapsavtale IKA Trøndelag

186 6 Reglene i forvaltningsloven skal gjelde for selskapet på samme måte som for organer opprettet i medhold av kommuneloven. Reglene i kommunelovens 31 om åpne eller lukkede møter skal gjelde for møtene i representantskapet. 16 Økonomiforvaltning Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og budsjett skal følge budsjettforskrifter for kommunale og fylkeskommunale budsjett; jf selskapsavtalen 24. Virksomheten skal følge et økonomireglement vedtatt av representantskapet. 17 Låneopptak og garantistillelse Selskapet kan ta opp lån innenfor en ramme på kr for selskapets samlede låneopptak. Selskapet kan bare ta opp lån til kapitalformål og til konvertering av eldre gjeld. Det kan og tas opp lån til likviditetsformål, men slike lån må gjøres opp før regnskapsavslutningen. Representantskapet vedtar nærmere rammer for virksomhetens låneopptak innenfor totalrammen vedtatt i selskapsavtalen. Låneopptak skal godkjennes av departementet; jf kommuneloven 50 nr. 1. Virksomheten kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. Virksomheten kan ikke selv låne ut penger. Dersom det blir krevd at deltakerne stiller garanti for låneopptak til virksomheten, må vedtak om dette gjøres av de respektive kommunestyrer/- fylkestinget. Den enkelte deltaker garanterer for sin andel av lånet som tilsvarer eierdelen. Det er en forutsetning at eventuelt garantitilsagn skjer i samsvar med reglene i kommunelovens 51 nr Arbeidsgivertilknytting Virksomheten kan være medlem av Kommunenes Sentralforbund. 19 Arbeidsgiveransvar Styret har det formelle arbeidsgiveransvaret. 20 Personalreglement Representantskapet kan vedta et eget personalreglement for virksomhetens ansatte. 21 Lokale lønnsforhandlinger Styrets leder eller daglig leder ivaretar selskapets interesser under lokale forhandlinger. Styret vedtar forhandlingsresultatet. 22 Møtegodtgjørelse Godtgjørelse for møter m.v. til leder og medlemmer av styret bli utbetalt etter reglement fastsatt av representantskapet. Medlemmene har rett til refusjon for tap i inntekt og utgiftsdekning tilsvarende reglene i kommunelovens Klage Klage på forhold som gjelder kommunale driftsoppgaver, ytelser eller tjenester som er utført av det interkommunale selskapet, skal rettes til selskapets styre. Finner en av deltakerne Selskapsavtale IKA Trøndelag

187 7 grunnlag for å forfølge saken, skal selskapet gis anledning til å avgi uttalelse og eventuelt rette det påklagede forhold. Klage som gjelder vedtak i personalsak, behandles av representantskapet dersom vedtaket er fattet av styret, eller av styret om vedtaket er fattet av daglig leder. 24 Regnskap og revisjon Styret har plikt til å etterse at det føres lovmessige regnskap og at det foretas revisjon av selskapet. Regnskap skal føres etter kommunale regnskapsprinsipper og fastsettes av representantskapet. Revisor velges også av representantskapet. 25 Endring av selskapsavtalen Selskapsavtalen må vedtas av samtlige deltakere. Kommunestyret/fylkestinget må selv vedta avtalen. For deltakere som er interkommunale selskap må vedtaket gjøres av representantskapet. Endring i selskapsavtalen som gjelder punktene som lov om interkommunale selskap 4 setter som minimumsinnhold i en selskapsavtale, kan bare skje ved at deltakerne gjør et likelydende vedtak om dette. Andre endringer kan vedtas av representantskapet med tilslutning fra minst to tredjedeler av de avgitte stemmene. Forslag til endringer av selskapsavtalen kan fremmes av styret, representantskapet eller en/flere av deltakerne. Styret skal i alle tilfelle få anledning til å uttale seg om forslag til endring av selskapsavtalen før disse fremmes for behandling hos deltakerne. Nye medlemmer taes opp etter nærmere bestemmelser i representantskapet. Søknad må foreligge innen 1. juli. 26 Utelukking, uttreden og oppløsning Dersom en deltaker vesentlig misligholder sine plikter i selskapsforholdet, kan de øvrige deltakerne enstemmig vedta at vedkommende deltaker skal utelukkes fra selskapet etter reglene i lov om interkommunale selskaper 31. Den enkelte deltaker kan med minimum 1 ½ års skriftlig varsel ensidig si opp sin deltakelse etter reglene i lov om interkommunale selskap 30. Oppsigelsen må være styret i hende senest 1. juli. Forslag til oppløsning av samarbeidet må vedtas enstemmig av representantskapet. Vedtak om oppløsning må godkjennes av samtlige deltakere og av departementet. Fordeling av aktiva og passiva ved eventuell uttreden eller oppløsning skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper 30. Gjennomføring og avvikling skal skje etter reglene i lov om interkommunale selskaper og eventuelle forskrifter fra departementet. Selskapsavtale IKA Trøndelag

188 8 Styret plikter å melde fra om avviklingen til Foretaksregisteret. 27 Voldgift Eventuell tvist om forståelsen av selskapsavtalen og om fordeling av utgifter eller i forbindelse med det økonomiske oppgjøret etter oppløsning, avgjøres endelig av en voldgiftsnemnd på tre medlemmer som oppnevnes av fylkesmannen, om ikke annen ordning følger av lov eller forskrift. Tvisten skal først forsøkes løst gjennom forhandlinger mellom partene. 28 Andre regler For område som ikke er direkte regulert gjennom stiftelsesavtalen, gjelder den til enhver tid gjeldende lov om interkommunale selskaper. 29 Ikrafttredelse Denne selskapsavtalen trer i kraft fra det tidspunkt den er vedtatt og underskrevet av samtlige deltakere Selskapsavtale IKA Trøndelag

189 9 Eiere/deltakere Dato Underskrift Agdenes kommune Bjugn kommune Frosta kommune Frøya kommune Grong kommune Hemne kommune Hitra kommune Holtålen kommune Høylandet kommune Inderøy kommune Klæbu kommune Leksvik kommune Levanger kommune Lierne kommune Malvik kommune Meldal kommune Melhus kommune Meråker kommune Midtre Gauldal kommune Namsskogan kommune Oppdal kommune Orkdal kommune Os kommune Osen kommune Rennebu kommune Rissa kommune Roan kommune Røros kommune Røyrvik kommune Selbu kommune Skaun kommune Snillfjord kommune Snåsa kommune Steinkjer kommune Stjørdal kommune Tydal kommune Verdal kommune Verran kommune Ørland kommune Selskapsavtale IKA Trøndelag

190 10 Åfjord kommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Selskapsavtale IKA Trøndelag

191 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 84/ Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Trøndelag brann- og redningstjeneste for perioden Vedlegg: NY selskapsavtale TBRT IKS Saksopplysninger Jf. selskapsavtalen i TBRT IKS velges det 1 representant (med vara), til representantskapet i selskapet. Rådmannens innstilling Som representant fra Malvik kommune til representantskapet i TBRT IKS for perioden velges: Som vararepresentant velges: -191-

192 Selskapsavtale Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS 1. Om selskapet 1.1. Selskapets navn og deltakere Trøndelag brann- og redningstjeneste IKS, heretter kalt selskapet, er et interkommunalt selskap, opprettet i medhold av lov om interkommunale selskaper. Denne selskapsavtalen trer i kraft med virkning fra Selskapet har følgende deltakere: Kommune Organisasjonsnummer Adresse Trondheim Munkegata 1, 7013 Trondheim Malvik Hommelvik Klæbu Vikingvegen 8, 7540 Klæbu Oppdal Inge Krokanns veg 2, 7340 Oppdal Rissa Rådhusveien 13, 7100 Rissa Leksvik Kommunehuset, 7120 Leksvik Rennebu Myrveien 1, 7391 Rennebu Deltakerne utgjør sammen en brannvernregion. Andre kommuner kan slutte seg til selskapet, men det krever endring av selskapsavtalen og behandles som dette Selskapets rettslige status Selskapet er et eget rettssubjekt, registrert i foretaksregisteret Hovedkontor Selskapets hovedkontor er i Trondheim kommune. 2. Selskapets formål og strategi 2.1. Formål Selskapets formål er å dekke deltakernes plikter, oppgaver og behov knyttet til brann- og eksplosjonsvern, feiing og tilsyn, ulykkes- og katastrofesituasjoner, jf brannloven med tilhørende forskrifter. Oppgavene er av forebyggende og innsatsmessig art. Dimensjonering av beredskap og innsats på området tar utgangspunkt i en gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse for brannvernregionen, og kommer til uttrykk i regionens brannvernordning

193 Det overordnede målet med felles brann- og redningstjeneste er å få bedre tjenester i hele regionen, med spesiell fokus på bedre beredskap, bedre forebyggende arbeid, felles nytte av spesialressurser og kompetanse. Det er videre et mål å ivareta de verdiene hver deltaker legger inn i fellesskapet, oppnå økonomiske stordriftsfordeler, holde tett kontakt med lokalsamfunnet, samt lokale- og sentrale myndigheter. Samarbeidet skal sikre et forsvarlig nivå på brannsikkerheten, tilstrekkelig slagkraft, samt kompetansedeling og annet relevant samarbeid mellom deltakerne. På brann- og eksplosjonsvernområdet utfører selskapet sine oppgaver på bakgrunn av beslutninger i de respektive kommunestyrer, som vedtar brannordning for brannvernregionen og bestiller tjenester av selskapet. Kommunenes beslutninger skal ha grunnlag i risiko- og sårbarhetsanalyser for brannvernregionen. Selskapets oppgaver er av forebyggende og innsatsmessig art. Kommunestyrene legger myndigheten til å treffe vedtak etter brann- og eksplosjonsvernloven med de til enhver tid gjeldende forskrifter til representantskapet, der loven selv ikke er til hinder for det. Fra og med 1. juli 2013 har samtlige deltakere lagt lovpålagte oppgaver knyttet til feiing og tilsyn med fyringsanlegg til selskapet. Detaljering av selskapets tjenester til kommunene skal så langt det er hensiktsmessig gå fram av konkrete avtaler mellom selskapet og deltakerne. Avtalene skal i utgangspunktet gi samme tjenestenivå hos alle deltakerne. Avtalene skal bygge på en årlig bestiller- og budsjettprosess mellom deltakerne og selskapet, og legges fram for deltakerne hvert år, som grunnlag for kommunenes budsjettbehandling av kjøp av tjenester fra selskapet. En deltaker skal i tillegg ha anledning til å få levert tjenester utover dette nivået, mot kostnadsdekkende godtgjørelse til selskapet. Innenfor de rammer som deltakerne setter kan selskapet påta seg andre arbeidsoppgaver deltakerne og selskapet måtte bli enige om utover det som fremgår av ovenstående. Selskapet kan inngå samarbeidsavtaler med kommuner og andre selskaper og virksomheter Strategi Selskapets oppgaver er av samfunnsmessig art. Dette er grunnlaget for kommunenes eierskap. Deltakerne utøver sin forpliktelse på brann- og redningsområdet gjennom selskapet, samtidig som det er lagt til grunn at selskapsformen gir muligheter for synergieffekter og effektivisering gjennom samdrift og kompetanseheving. Selskapet skal oppfylle deltakernes forpliktelser innenfor formålet og arbeide for å nå deltakernes målsettinger. Innenfor disse strategiske føringer er deltakerne av TBRT IKS i utgangspunktet positiv til videre utvidelse av selskapet med flere kommuner. Forutsetningen for utvidelse er at kommunene samlet oppnår en økonomisk, ressursmessig eller kvalitets/tjenestemessig fordel. Deltakerne vil -193-

194 ved en eventuell utvidelse legge tilgrunn at nye kommuner ved inntreden skal holde minst samme brannfaglige -og beredskapsmessige nivå som standarden i selskapet. 3. Deltakernes forpliktelser Deltakerne har plikt til å yte årlig tilskudd til driften av selskapet, basert på den til enhver tid godkjente brannordning og den ansvarsfordelingsnøkkelen som er beskrevet i pkt. 4. Feiing og tilsyn med fyringsanlegg er underlagt et selvkostregime. Selskapet vil fakturere deltakerne kostnader iht en egen fordelingsnøkkel når det gjelder feiing og tilsyn av fyringsanlegg som gjenspeiler aktiviteten hos den enkelte deltaker. Nye deltakere skal ved inntreden i selskapet gå inn i selskapet med en økonomisk ramme for tjenesten som minimum sikrer at det brannfaglige og beredskapsnivået i selskapet er til stede ved inntredelse. Nye deltakere overdrar vederlagsfritt til selskapet det materiell og utstyr som deres brann- og feiervesener har disponert. Feiing og tilsyn med fyringsanlegg er underlagt krav til selvkost og samtlige deltakere skal inntil noe annet blir bestemt selv bokføre selvkostfond for denne virksomheten. 4. Deltakernes eierandel og ansvar Deltakerne har følgende eierandeler og ansvar i selskapet: Trondheim 82,55 % Malvik 6,02 % Oppdal 3,06 % Rissa 2,98 % Klæbu 2,68 % Leksvik 1,56 % Rennebu 1,15 % Eierandeler og ansvar er beregnet ut fra folketallet per , og skal reguleres hvert 4. år, i henhold til representantskapets vedtak av Deltakernes respektive eierandeler skal legges til grunn for ansvarsfordelingen i selskapet, inkludert ansvaret for dekning av selskapets utgifter til løpende drift og fornyelse av materiell og utstyr. Selskapets utgifter til feie- og tilsynsvirksomhet, dekkes etter egne fordelingsprofiler. Endringer vedtas som endring av selskapsavtalen gjennom likelydende vedtak hos alle deltakerne. Deltakerne har ansvar for vannledningsnett og brannvannuttak innenfor egen kommune, inkludert merking og vedlikehold av dette

195 Deltakerne har - innenfor hver kommune - ansvar for å stille til disposisjon hensiktsmessige lokaler og arealer for selskapets virksomhet. Det skal utarbeides leieavtaler for drifts- og vedlikeholdsansvaret for leieforholdene. Husleie skal inngå i eierbrøk og baseres på kommunal selvkost, se vedlegg 1. Husleie for feiing og tilsyn skal inngå i selvkostregnskap for denne virksomheten. 5. Selskapets styrende organer Selskapets styrende organer er representantskapet styret daglig leder (brann- og redningssjef) 5.1 Representantskapet Representantskapets sammensetning Representantskapet velges for 4 år og er selskapets øverste organ. Representantskapet består av 15 medlemmer med personlige varamedlemmer slik: Trondheim 9 Malvik 1 Rissa 1 Oppdal 1 Klæbu 1 Leksvik 1 Rennebu 1 Hver representant har en stemme. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av representantene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Representantskapets leder velges blant representantene fra Trondheim kommune. Dersom det tas inn flere deltakere skal representantskapet utvides slik at hver deltaker har minst ett medlem. Trondheim kommune skal ha flertall i representantskapet Representantskapets oppgaver og myndighet Representantskapet skal: Velge selskapets revisor og fastsette revisors godtgjørelse Velge selskapets styre Fastsette godtgjørelse for representantskapets og styrets medlemmer Behandle styrets forslag til årsbudsjett og økonomiplan -195-

196 Behandle styrets årsberetning og fastsette årsregnskap og disponering av selskapets regnskapsresultat Gjøre vedtak om fullmakt til å ta opp lån og disponere fond innenfor de rammer selskapsavtalen setter Gjøre vedtak om deltakelse i andre foretak innenfor selskapets formål og økonomiske rammer Gjøre vedtak i andre saker som styret forelegger representantskapet Representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret. Representantskapet kan delegere til styret og daglig leder myndighet i de saker der loven eller denne selskapsavtalen ikke er til hinder for dette. Representantskapet er klageorgan for vedtak truffet av selskapet (brann- og redningssjef) i saker etter brannlovgivningen Representantskapets møter Representantskapets leder innkaller til møter når det er nødvendig og når styret eller minst en av deltakerne krever det. Innkallingen skal skje skriftlig og med minst 4 ukers varsel. Varsel sendes med samme frist både til representantskapets medlemmer og til deltakerne, og skal inneholde saksliste. Representantskapet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede, og disse representerer minst to tredeler av stemmene. Ved stemmelikhet har representantskapets leder dobbelstemme. Det skal avholdes to ordinære representantskapsmøter hvert år. Møtet som behandler årsmelding og regnskap skal avholdes innen utgangen av april. Representantskapet selv avgjør om møtene skal holdes for åpne dører. Styrets leder og daglig leder deltar i representantskapets møter. Møtelederen skal sørge for at det blir ført protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av møtelederen og to av representantskapets medlemmer valgt ved møtets begynnelse. Styrets leder og daglig leder har rett til å få sitt syn på en sak ført inn i protokollen. Representantskapets møtebok skal fortløpende sendes til deltakerne. 5.2 Styret Styrets sammensetning Styret velges av representantskapet og består av sju medlemmer med personlige varamedlemmer oppnevnt av deltakerne (herav skal minst tre utnevnes av Trondheim kommune), og det antall medlemmer fra de ansattes organisasjoner som følger av lov om interkommunale selskaper. De medlemmene som oppnevnes av deltakerne skal først og fremst velges ut fra at styret samlet skal ha relevant kompetanse (brannfaglig, jus, økonomi, annet). Styret velges for 4 år om gangen. Suppleringsvalg og utskifting av styremedlemmer kan foretas i valgperioden når representantskapet bestemmer det. Ansattes representanter trer ut av styret ved opphør av ansettelsesforholdet

197 Representantskapet velger styrets leder og nestleder. Styrets leder skal velges blant de som er oppnevnt av Trondheim kommune Styrets oppgaver og myndighet Styret skal avgi innstilling til representantskapet i saker som gjelder årsbudsjett, økonomiplan, årsberetning og regnskap, spørsmål om fullmakt til å ta opp lån eller disponere fond og andre saker som skal behandles i representantskapet. Styret er ansvarlig for å fremme saker som er av vesentlig art for selskapet til representantsakapet. Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret er ansvarlig for at selskapets drift til enhver tid er hensiktsmessig i henhold til gjeldende brannvernlovgivning med forskrifter. Styret er videre ansvarlig for at det skjer en løpende effektivisering av selskapets drift minst på lik linje med den effektivisering som skjer i deltakernes øvrige tjenesteproduksjon. Styret utøver all myndighet som ikke er tillagt representantskapet, herunder: ansette daglig leder føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten vedta selskapets organisasjonsplan innenfor rammer som følger av selskapsavtalen og eventuelle vedtak i representantskapet treffe vedtak om å ta opp lån og disponere fond innenfor fullmakter gitt av representantskapet økonomisk oppfølging De ansattes medlemmer i styret har de rettigheter som framgår av bestemmelsene om dette i lov om interkommunale selskaper Styrets møter Styrets leder innkaller til møter så ofte som nødvendig og når minst ett medlem av styret eller daglig leder krever det. Innkallingen skal skje med rimelig varsel og skal inneholde saksliste. Daglig leders saksutredning med innstilling til vedtak skal følge innkallingen i de saker der slik innstilling blir avgitt. Andre dokumenter i saker som skal behandles skal være tilgjengelige for styret til gjennomsyn. Kopi av møteinnkalling sendes ordførere hos alle deltakerne. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbelstemme. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtet. Protokollen skal underskrives av samtlige tilstedeværende styremedlemmer. Protokollen skal sendes til alle styremedlemmer og varamedlemmer, samt til representantskapet og deltakerne. 5.3 Daglig leder (brann- og redningssjef) Daglig leder ansettes av styret og er direkte ansvarlig overfor styret. Daglig leder forestår den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt for dette

198 Daglig leder har ansvar overfor styret for selskapets forvaltning og resultat, og for at forvaltningen er under betryggende kontroll. Daglig leder er automatisk videredelegert representantskapets myndighet etter brann- og eksplosjonsvernloven med de til enhver tid gjeldende forskrifter. Daglig leder har ikke myndighet i saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning, eller i saker som etter selskapsavtalen er tillagt styret eller representantskapet. Daglig leder representerer selskapet utad i saker som faller inn under daglig leders myndighet. Innenfor selskapets budsjettrammer og eventuelle retningslinjer vedtatt av styret eller representantskap har daglig leder myndighet til å opprette og legge ned stillinger, ansette personale, fastsette lønn og stillingsbeskrivelser og treffe avgjørelser i andre personalsaker. Daglig leder skal holde styret løpende orientert om alle forhold av betydning for virksomheten, herunder økonomi- og personalforhold. Styret bestemmer selv på hvilken måte og hvor ofte det skal ha slik informasjon. Daglig leder har møte- og talerett i alle organer i selskapet. Styret og representantskapet kan likevel vedta at daglig leder skal fratre møtet i enkeltsaker. Daglig leder har ansvar for en god dialog med deltakernes administrative representanter, herunder å kalle inn til og å gjennomføre inn til alle nødvendige møter. Videre er daglig leder ansvarlig for å stille ressurser til all nødvendig saksbehandling. 6. Økonomistyring og økonomiforvaltning 6.1. Regnskap Selskapet skal føre regnskap etter kommuneloven. Regnskap for feiing og tilsyn med fyringsanlegg skal følge de til enhver tid gjeldende retningslinjer for selvkostberegninger. 6.2 Budsjettbehandling Deltakerne sender et felles forventningsnotat til styret om kommende årsbudsjett innen 1.april. Styret sender sitt forslag til budsjettramme for neste år og rammeutviklingen i den kommende økonomiplanperioden innen utgangen av juni til representantskapet og deltakerne. Selskapets budsjettramme er endelig når det er vedtatt av representantskapet, men må revideres dersom det oppstår avvik mellom representantskapets vedtak og kommunestyrene vedtak. Selskapets adgang til årlig låneopptak inngår i representantskapets budsjettvedtak. Hvis selskapet ikke benytter den tildelte investeringsrammen i budsjettåret, kan midlene overføres til neste år hvis investeringen er forsinket. Hvis investering faller bort vil rammen bli trukket inn

199 Selskapet er ansvarlig for å etablere gode rutiner for kontakt mellom selskapet og deltakerne i arbeidet med budsjett, økonomiplan og andre store beslutninger. Deltakerne har ansvar for å samordne budsjettprosesser vedrørende tilskudd til selskapet. Økonomisk ramme for feie- og tilsynsvirksomheten skal følge de samme tidsfrister som for selskapets øvrige økonomiske ramme. Representantskapet vedtar en kostnadsramme, mens den enkelte deltaker bestemmer årlig feiegebyr. 6.3 Låneopptak Selskapet kan ta opp lån for å finansiere investeringer til virksomheten innenfor en ramme for de samlede låneforpliktelser på 70 millioner kroner jf vedlegg 2: Handlingsregel for TBRT IKS 6.4 Avgifter, gebyrer og salg av tjenester For feiing og tilsyn av fyringsanlegg kan det kreves inn lovhjemlet gebyr. Gebyr fastsettes av deltakerne med grunnlag i kostnader som er avtalt med selskapet og egne kostnader. Representantskapet skal foreslå kostnadsnivå og fordelingsstruktur for feiing og tilsyn, normalt i forbindelse med behandlingen av selskapets budsjett. En deltaker har anledning til å vedta et lavere gebyrnivå enn det selskapet foreslår, men må da selv dekke differansen ved en særskilt innbetaling til selskapet. For andre tjenester som det kan kreves betaling for, fastsettes prisene av styret. Inntekter fra salg av andre tjenester kan disponeres av selskapet innenfor årlige vedtatte budsjettrammer. 7. Tariffområde Selskapet skal høre inn under samme tariffområde som deltakerne. 8. Endringer i selskapets formelle forhold 8.1 Endringer i selskapsavtalen Selskapsavtalen kan endres ved at deltakerne gjør likelydende vedtak om dette. Forslag til slike endringer kan fremmes av styret, representantskapet eller en eller flere av deltakerne. Representantskapet kan foreslå en revisjon av fordelingen av eier- og ansvarsandeler dersom risiko- og sårbarhetssituasjonen tilsier en endring av brannordningen i regionen. 8.2 Uttreden og oppløsning -199-

200 Den enkelte deltaker kan gå ut av selskapsavtalen i henhold til bestemmelsene om dette i lov om interkommunale selskaper. Representantskapet eller hver av deltakerne kan bringe spørsmålet om uttreden inn for departementet innen én måned etter at selskapet har mottatt melding om uttreden. Vedtak om oppløsning av selskapet gjøres ved likelydende vedtak hos alle deltakerne. Ved eventuell oppløsning fordeles eiendeler og gjeld mellom deltakerne i samsvar med den eierandel som er fastsatt i selskapsavtalen. Selskapet kan ikke oppløses endelig før deltakerne har vedtatt og iverksatt en annen brannordning. 9. Tvister Eventuelle tvister om forståelsen av denne selskapsavtalen skal søkes løst gjennom forhandlinger mellom deltakerne. Oppnås ikke enighet, avgjøres tvisten med bindende virkning av en voldgiftsrett. Med mindre partene blir enige om annet, behandles tvisten da etter reglene i lov om voldgift

201 Vedlegg 1: Husleie etter selvkostprinsipp. Vedlegg 2: Handlingsregel for TBRT IKS -201-

202 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 85/ Valg av representant fra Malvik kommune til representantskapet i Innherred Renovasjon IKS for perioden Saksdokumenter (ikke vedlagt) Saksopplysninger Vurdering Rådmannens innstilling -202-

203 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 86/ Valg av medlem og varamedlem for Malvik kommune til regionrådet i Værnesregionen i perioden Vedlegg: Vedtekter for regionsamarbeidet i Værnesregionen Saksdokumenter (ikke vedlagt) Kommuneloven Saksopplysninger I oktober 2006 ble det opprettet regionråd for Værnesregionen med hjemmel i kommunelovens 27 «Interkommunalt og interfylkeskommunalt samarbeid». I vedtektene for regionrådet står det at rådet har en sammensetning på 6 medlemmer (de samarbeidende kommuner). Hver kommune er representert med 2 representanter: Ordfører (med personlig varamedlem) Opposisjonsleder/ annen rep. fra formannskapet (med personlig varamedlem) Opposisjonsleder/ annen representant fra formannskapet og varamedlemmer utpekes/ velges av den enkelte kommune. Regionrådets funksjonstid er 4 år og samsvarer med kommunevalgperioden. Leder og nestleder velges for en periode på 2 år og går på omgang mellom kommunene. Rådmannens innstilling Som medlem og varamedlem til regionrådet i Værnesregionen for perioden velges: -203-

204 Frosta Malvik Meråker Selbu Stjørdal Tydal Værnesregionen - fra fjord til fjell - Vedtekter for regionsamarbeidet et KL 27 Vedtatt: Frosta kommunestyre, sak 72/06 dato Stjørdal kommunestyre, sak 81/06 dato Meråker kommunestyre, sak 67/06 dato Tydal kommunestyre, sak 48/06 dato Selbu kommunestyre, sak 72/06 dato Malvik kommunestyre, sak 50/06 dato Formål: Værnesregionen er et samarbeidsorgan mellom kommunene Frosta, Meråker, Malvik, Selbu, Stjørdal og Tydal kommuner og er organisert iht kommunelovens 27. Formålet med samarbeidet: etter oppdrag og på vegne av de deltagende kommuner å ivareta deltagernes og regionens interesser for å bedre tjenestetilbudet til innbyggerne, styrke og ivareta eksisterende arbeidsplasser og initierer nye prosjekter som kan gi et bredere og mer variert sysselsettingstilbud i regionen bidra til at de kvalitative sider ved å bo i samarbeidsregionen styrkes. å utvikle en tjenesteregion hvor oppgavene også løses på tvers av kommunegrensene. å styrke og videreutvikle regionen gjennom konkrete samarbeidsprosjekter. å være et talerør overfor de regionale og sentrale myndigheter i saker av felles interesse. Områder hvor to eller flere deltakere gjennom effektiviserings- og rasjonaliseringstiltak kan få bedre ressursutnyttelse og lavere driftskostnad skal prioriteres. I den grad eksisterende samarbeidsprosjekter mellom partene kan koordineres gjennom foreliggende samarbeidsprosjekt bør det tilrettelegges for dette. Værnesregionen er det foretrukne regionsamarbeidet for de 6 kommunene i samarbeidet. 2. Sammensetning Regionrådet har 6 medlemmer (de samarbeidende kommuner). Hver kommune er representert med 2 representanter: Ordfører Opposisjonsleder/annen repr. fra formannskapet -204-

205 Når regionrådet behandler saker som angår de ansatte suppleres rådet i tråd med avtale om medbestemmelse med 2 representanter for de tillitsvalgte. Rådmennene i de deltagende kommuner møter med tale og forslagsrett, men ikke stemmerett. Fylkesmennene i hhv Nord- og Sør-Trøndelag og fylkeskommunene i hhv Nord- og Sør Trøndelag gis møterett i regionrådets møter som observatører. Opposisjonsleder/annen representant fra formannskapet og varamedlemmer utpekes/velges av den enkelte kommune. Regionrådets funksjonstid er 4 år og samsvarer med kommunevalgperioden. Leder og nestleder velges for en periode på 2 år og går på omgang mellom kommunene. 3. Oppgaver Regionrådet har minst 3 møter i løpet av året og har følgende oppgaver: Vedta budsjett, mål og arbeidsprogram Behandle regnskap og rapporter om virksomheten. Behandle større og prinsipielle saker 4. Arbeidsutvalg Så lenge hovedfokus i samarbeidet er utvikling av tjenestesamarbeid, utgjør rådmennene i regionsamarbeidet arbeidsutvalget. 2 tillitsvalgte tiltrer når arbeidsutvalget behandler saker som berører de ansatte i kommunene. Rådmennene utpeker selv sine varamedlemmer. Arbeidsutvalget forbereder saker for regionrådet i samarbeid med sekretariatsleder. Arbeidsutvalget velger selv leder for 2 år om gangen og dette vervet går på omgang blant kommunene. Fylkesmennene i hhv Nord- og Sør-Trøndelag gis møterett i regionrådets møter som observatører. 5. Protokoll Det føres protokoll over alle vedtak som fattes i arbeidsutvalget og Regionrådet. Utskrift av protokoll sendes møtedeltagerne inkl de tillitsvalgte som tiltrer hhv regionrådet og arbeidsutvalget, de deltakende kommuner og eventuelt andre samarbeidspartnere. 6. Stemmerett I Regionrådet har de folkevalgte medlemmer stemmerett. Minst 4 av kommunene må være tilstede for at Regionrådet skal være vedtaksført. I arbeidsutvalget har alle medlemmer stemmerett. Minst 4 av medlemmene må være tilstede for at arbeidsutvalget skal være vedtaksført. Vedtak i Regionrådet og arbeidsutvalget gjøres med alminnelig flertall. I saker hvor arbeidsutvalget har avgjørelsesmyndighet, kan et mindretall i møtet anke vedtaket inn for Regionrådet. 7. Sekretariatet Sekretariatsleder er den administrative leder for regionrådet og har anvisningsmyndighet på Regionrådets vegne. Sekretariatsleder rapporter til leder i -205-

206 arbeidsutvalget. Kontorsted er i Stjørdal. Kommunen har også arbeidsgiveransvar for sekretariatet og Stjørdal kommunes arbeids og ansettelsesreglement gjelder. Sekretariatets ansvar: Forberedelse av saker til arbeidsutvalget Forberede saker til regionrådet i i samarbeid med arbeidsutvalget. Ta initiativ til å bringe saker av felles interesse inn for regionrådet. Forestå utredninger. Effektuere vedtak som fattes. Prosjektledelse og utredningstjenester kan kjøpes/ansettes etter behov. Kompetanse kan også frikjøpes i kommunene etter behov. Vertskommunen har da arbeidsgiveransvaret. 8. Økonomi Budsjett for kommende år skal behandles innen 1. oktober. Kostnadene ved drift av Regionrådet finansieres ved tilskudd fra kommunene fordelt etter innbyggertall ved siste årsskifte. Større enkeltprosjekter finansieres særskilt. Vertskommunen fører regnskapet og dennes revisjonsdistrikt reviderer regnskapet. 9. Endring av vedtekter Endring av vedtektene krever minst 2/3 flertall i Regionrådet. Endringer skal godkjennes av kommunestyrene i medlemskommunene. 10. Uttreden og oppløsning Den enkelte kommune kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i Regionrådet og kreve seg løst fra dette. Oppsigelsestiden knyttes til budsjettår. Utløsingssummen fastsettes til kommunens forholdsmessige andel (gitt ved folketall ved siste årsskifte før oppsigelsesfristens utløp), men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn, jfr. kommunelovens 27 nr. 3. Oppløsning av Regionrådet kan bare skje dersom samtlige kommunestyrer har fattet prinsippvedtak om dette. Hver av de deltakende kommuner skal ved oppløsningen av Regionrådet være ansvarlig for sin del av forpliktelsene i forhold til folketallet ved siste årsskifte. 11. Tolking og tvister Tolking av disse vedtekter og tvister om hvordan de skal forstås kan ikke prøves ved de sivile domstoler. Saker av denne art forutsettes avgjort av arbeidsutvalget med ankeadgang til rådet som endelig avgjørende instans

207 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 87/ Valg av representanter fra Malvik kommune til Samarbeidsorganet mellom kommunene i Trondheimsregionene for perioden Saksopplysninger Samarbeidsutvalget for Trondheimsregionen består av kommunene Trondheim, Skaun, Klæbu, Melhus, Malvik, Stjørdal, Orkdal, Midtre Gauldal, Rissa, Leksvik og Sør-Trøndelag fylkeskommune. Utvalgets hovedoppgave er å ivareta regionens fellesinteresser som landsdelssenter for Midt- Norge, samt å medvirke til samarbeid om naturlige fellesoppgaver mellom kommunen og fylkeskommunen. Hver kommune skal ha tre medlemmer med personlige varamedlemmer i komitéen. To av medlemmene skal være politikere den ene av disse skal være ordføreren. Det tredje medlemmet skal være rådmannen. Rådmannens innstilling Som Malvik kommunes representanter i Samarbeidsutvalget mellom kommunene i Trondheimsregionen og fylkeskommunen for perioden velges: -Ordfører -(personlig vara) - -(personlig vara) -Rådmann - Det delegeres til rådmannen å oppnevne personlig varamedlem for seg

208 Arkiv: 033 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Sissel Langås Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 88/ Valg av representanter fra Malvik kommune til Kommunenes Sentralforbund for perioden Vedlegg: Brev ang valg til KS, datert Vedtekter KS Saksopplysninger I henhold til «Vedtekter i KS» skal valg til KS` organer foretas av de konstituerende møter i kommunestyrene. Fra Malvik kommune skal det velges 3 representanter til KS Fylkesmøte. Ordføreren bør være blant representantene. I følge lover for KS kan valg til KS sine organer kreves fremmet som forholdsvalg. Videre skal det tilstrebes at begge kjønn er representert. Rådmannens innstilling Følgende velges fra Malvik kommune til KS Fylkesmøte for perioden : - -vara - -vara - -vara -208-

209 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 13/ Kommuner og fylkeskommuner Arkivkode: Saksbehandler: Tor Magne Fredriksen Deres referanse: Dato: Valg til KS I henhold til Vedtekter i KS (vedlegg 1) skal valg til KS organer foretas av de konstituerende møter i kommunestyrer og fylkesting. Valg av tillitsvalgte til Landstinget, Landsstyret, Hovedstyret, Fylkesmøter og Fylkesstyrer i KS fra kommuner og fylkeskommuner skal velges blant folkevalgte i kommuner og fylkeskommuner. I kommuner og fylkeskommuner der det er parlamentarisk styre kan kommune-/by-/fylkesråder velges selv om de ikke er folkevalgt. 1. Valg til KS Fylkesmøte a) Slik gjør kommunene Kommunestyrets konstituerende møte velger representanter og vararepresentanter til KS Fylkesmøte. Om kommunenes valg av representanter til Fylkesmøte Fra KS vedtekter 12: Hver kommune velger representanter med varamedlemmer på bakgrunn av folketallet pr det år valg til kommunestyret avholdes, etter følgende skala: inntil innbyggere 1 representant til innbyggere 2 representanter til innbyggere 3 representanter til innbyggere 4 representanter til innbyggere 5 representanter til innbyggere 6 representanter til innbyggere 7 representanter og flere innbyggere 8 representanter Oslos representasjon er angitt i 4. Kommunens representanter velges blant de faste kommunestyrerepresentanter eller kommunalråder utgått fra disse i kommunestyrets konstituerende møte. Ordføreren bør være blant representantene. Om kommunenes valg av vararepresentanter til Fylkesmøte Det bør velges like mange vararepresentanter som representanter + 2 ekstra (for hvert parti/gruppering). Haakon VIIs gate 9 T: ks@ks.no Bankgiro Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo F: Org. nr Iban: NO

210 b) Slik gjør fylkeskommunene Konstituerende fylkesting velger representanter og vararepresentanter til KS Fylkesmøte. Om fylkeskommunenes valg av representanter til Fylkesmøte Fra KS vedtekter 12: Fylkeskommunens representanter til Fylkesmøtet består av fylkesordføreren og 12 fylkestingsmedlemmer/eller fylkesråder. Fylkeskommuner med parlamentarisk styringssystem velger selv om fylkesordfører eller fylkesrådsleder møter. Om fylkeskommunenes valg av vararepresentanter til Fylkesmøtet Det bør velges like mange vararepresentanter som representanter + 2 ekstra (for hvert parti/gruppering). 2. Valg til Landstinget a) Slik gjør kommunene Kommunenes representanter og vararepresentanter til KS Landsting velges på det konstituerende Fylkesmøtet i KS. Oversikt over datoer for disse møtene er vedlagt (vedlegg 3). Fylkesmøtets valg av delegater til Landstinget Fra KS vedtekter 4: Kommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for fire år på første fylkesmøte i perioden. Kommunenes representanter på Fylkesmøtet velger så mange landstingsdelegater som det samlede innbyggertall i fylket pr.1.1. i valgåret tilsier: Inntil innbyggere 5 delegater til innbyggere 6 delegater til innbyggere 7 delegater til innbyggere 8 delegater til innbyggere 9 delegater og flere innbyggere 10 delegater Fylkesmøtets valg av varadelegater til Landstinget Fra KS vedtekter 4: Det velges et antall varadelegater som tilsvarer hvert partis (grupperings) antall delegater med tillegg av to. Bare kommunene har stemmerett på kommunenes landstingsdelegater. Fylkeskommunene velger sine delegater med vara direkte, se pkt. 2b under. b) Slik gjør fylkeskommunene Om fylkeskommunens valg av delegater til Landstinget Fylkeskommunene må velge sine Landstingsdelegater (og varadelegater) før det konstituerende Fylkesmøtet i KS

211 Fra KS vedtekter 4: Fylkeskommunenes landstingsdelegater med varadelegater velges for fire år innen utgangen av oktober måned det år fylkestingsvalget er holdt, jfr. 17 nr. 1 i Kommuneloven. Hver fylkeskommune velger delegater etter nedenstående skala basert på folketall pr det år valg til fylkesting holdes. Inntil innbyggere 2 delegater til innbyggere 3 delegater og flere innbyggere 4 delegater Om fylkeskommunens valg av varadelegater til Landstinget Ved valg av varadelegater brukes samme skala som for delegater + at KS anbefaler 2 ekstra varadelegater for hvert parti/gruppering. Oslo velger delegater etter kommune- og fylkeskommuneskalaen. KS vedtekter regulerer valg til KS organer KS vedtekter er vedlagt i sin helhet (vedlegg 1). Det anbefales å lese disse hvis man er usikker på noen av valgene. Det gjelder en del særlige vilkår for Oslo og Longyearbyen. Disse er omtalt i vedtektene. I følge vedtekter for KS 3, fjerde avsnitt, kan valg til KS organer kreves fremmet som forholdstallsvalg. Ved alle valg til KS organer, lokalt og sentralt, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % av medlemmene. Generelt ved valg til KS organer Hvis en person er valgt som representant eller vararepresentant fra fylkeskommunen, bør ikke vedkommende velges som representant (eller vara) fra en kommune (eller motsatt). Konstituerende fylkesmøte i ditt fylke (= Fylkesmøte) Det konstituerende Fylkesmøtet i ditt fylke vil finne sted i henhold til vedlagte oversikt (vedlegg 2). Foruten valg av landstingsdelegater skal dette møtet i følge vedtektene, velge fylkesstyre. Innkalling til det konstituerende Fylkesmøtet vil bli sendt fra KS i fylket. Her gis nærmere informasjon om valg til fylkesstyret. KS Landsting KS 19. Landsting vil finne sted i Kristiansand februar Kommunal Politisk Toppmøte Det vil i 2016 bli arrangert Kommunal Politisk Toppmøte i tilknytning til Landstinget. Program og invitasjon sendes senere ut til medlemmene fra KS Agenda. Meld inn valgene til KS i eget fylke Beskjed om valgene til KS organer (med navn, privatadresse, partitilhørighet, e-postadresse og mobiltelefonnr.) sendes KS i ditt fylke/din region så snart valget er foretatt (se vedlagte skjema i vedlegg 3). Det er viktig at KS får vite hvem som er valgt til ordfører og varaordfører (oppgis også i skjemaet)

212 Spørsmål? Spørsmål om ovennevnte kan rettes til KS region-/fylkesadministrasjon (se vedlegg 2) eller KS sentralt ved Tor Magne Fredriksen tlf Epost: Lykke til med konstitueringen og valgene! Med vennlig hilsen Gunn Marit Helgesen Lasse Hansen Vedlegg: 1. Vedtekter KS. 2. Oversikt over KS i fylkene og konstituerende møter 3. Skjema for utfylling: Valg av representanter til KS fylkesmøte -212-

213

214 INNHOLD Sde: Vedtekter for KS 3 Vedtekter for arbeidsgivervirksomheten 13 2

215 3

216 4

217 5

218 o o o o 6

219 7

220 8

221 9

222 10

223 11

224 12

225 13

226 14

227 Mars Forsidebilde: scanstockphoto.com