REFERAT Styremøte i Arktisk Maritim Klynge (AMK)

Transkript

1 REFERAT Styremøte i Arktisk Maritim Klynge (AMK) Dato: 9. og 10. desember : desember fra kl. kl. 18:00 til kl. 20:00 og 10. desember fra kl. 09:00 til kl. 12:00 Sted: Bodø, Innovasjon Norge - Torvgata 2, 8006 Bodø Tilstede: Styreleder Østen Mortvedt Nestleder Arne Markussen, Polarkonsult Styremedlem Annette Meidell, HiN Styremedlem Roger Abrahamsen, Ballstad Slip Styremedlem Hilde Kjerstad, Troms Offshore Management Øvrige: Bjarte Vedvik, Innovasjon Norge Nordland Eivind Sommerseth, Forskningsrådet Tor Husjord, Maritimt Forum Nord, Prosjekteier AMK Ole Kolstad, Maritim Forum Nord, Prosjekteier AMK

2 Sak 53/14 Referat fra styremøte den 7.oktober 2014 Referatet fra 7. oktober 2014 ble forelagt styret. Det var ingen merknader til referatet. Sak 54/14 Søknad om partnerskap Det var kommet inn en søknad om partnerskap fra Nord-Norsk Spedisjon. Søknaden har vært på høring og ingen merknader er registrert. Styret i AMK godkjente søknaden. Sak 55/14 Møtekalender Nytt forslag til møtekalender for 2. driftsår ble framlagt (ref. styresak 46/14). Styret fastsatte følgende møteplan for 2. driftsår: 2. september 2014 Svolvær (gjennomført) 9. og 10. desember 2014 Bodø (gjennomført) 18. februar 2015 i forbindelse med AMK-samling på Hurtigruten fra Bodø til Tromsø Juni 2015 i forbindelse med Nor-Shipping 25. august Ballstad Telefonmøter ved behov

3 Sak 56/14 Regnskap for driftsår 1 og 1. «kvartal» for driftsår 2. Regnskap for første driftsår er ennå ikke revidert (ref. styresak 47/14). Regnskapet kan ikke legges fram før en del mva-relaterte forhold er avklart. Regnskapsrapport for første «kvartal» (september november) for 2. driftsår er ikke utarbeidet. Dette skyldes samme forhold vedr. mva som for driftsår 1. Styret i AMK får tilsendt oppdatert revidert regnskap for driftsår 1 og regnskapsrapport for 1. «kvartal» når det foreligger. Sak 57/14 Aktivitetsplan og budsjett for driftsår 2 Innovasjon Norge har skriftlig godkjent AMK s aktivitetsplan og budsjett for driftsår 2 (ref. styresak 48/14) Styret i AMK har ingen merknader til vilkår for godkjennelsen for driftsår 2. Prosjektledelsen pålegges å utarbeide et forslag til endret aktivitetsplan og budsjett for 2. driftsår i tilfelle AMK må betale mva. Eventuelle endringer legges fram for styret for godkjenning. 58/14 Orienteringssaker. 1. Prosessledelse: a. Programveileder Administrative prinsipper og prosedyrer er nå endret ettersom Innovasjon Norge har utarbeidet ny programveileder, datert 20. oktober Veilederen er sendt styremedlemmene pr. e-post. Veilederen avviker ikke mye fra tidligere versjoner. Imidlertid er denne versjonen benevnt «veileder» (tidligere «Håndbok») og gir således større mulighet innenfor de ulike områdene til å benytte skjønn og bedre tilpasninger til driften av en klynge. Veilederen gir også retningslinjer for nye rapporteringsprosedyrer. b. Prosjektleder har deltatt på to samlinger i regi av Innovasjon Norge Arenaprogram, den første i Oslo den 26. august 2014 og den andre i Møre og Romsdal den 1. og 2. oktober c. Innovasjon Norge har bevilget 50 timer til ekstern konsulenthjelp til klyngeledelsen for driftsår 2. Tor Arne Ballika er oppnevnt som rådgiver. Det ble gjennomført telefonmøte med Ballika den 19. november d. Styremøter: Det er avholdt to styremøter i driftsår 2,- ett i Svolvær 2. september 2014 og ett e-postmøte den 7. oktober 2014.

4 2. Analyse og strategiprosesser: a. Forsight prosess er diskutert med programledelsen i Innovasjon Norge. Programledelsen anbefaler en «forenklet» forsight prosess. b. Analyse av relevante kunnskaps- og næringsmiljøer er i en forundersøkelse utført av UIN, HiN, UiT og Norut og benevnt «Analyse av/ kontakt med relevante miljøer». Dette arbeidet ligger tilgjengelig på intranett under prosjekter. 3. Nettverk og møteplasser: a. Lokale møter og forankring av AMK hos partnerne er kommet godt i gang. Det har vært noen bedriftsbesøk og telefonisk kontakt, i tillegg til e-post. Imidlertid må denne aktiviteten, spesielt besøk av partnerne, intensiveres utover vinteren. b. Partnerskapsmøter, workshop og faglige seminarer er under planlegging. Det første partnerskapsmøte som er planlagt blir om bord på Hurtigruten fra Bodø 18. februar 2015 til Tromsø. Det arbeides nå med en workshop i regi av kunnskapsinstitusjoner, - rettet mot bedrifter,- på initiativ fra Marintek. c. Studietur til Russland ble gjennomført i tidsrommet 24. november til 26. november Det var god oppslutning (10 partnere) med bl.a. tre rederier, skipskonsulent, mek. verksted, skipsverft, FoU-institusjon og Maritimt Forum Nord. Innovasjon Norge deltok med representanter fra både Russland og Oslo. I tillegg stilte Den Norske Ambassade med Generalkonsulen og Consul Economic Relations. Trolig blir det videreført kontakt mellom russiske og norske bedrifter. d. Internasjonalisering er viktig for klyngen og AMK deltok aktivt på bedriftskonferansen EWA (Øst-Vest konferansen) i Narvik den 28. og 29. oktober Det var 167 deltakere og 108 bedrifter/organisasjoner tilstede. 68% av bedriftene var kommersielle foretak. Halvpartene av bedriftene kom fra Sverige, Finnland og Estland. Det var ca. 45 bedrifter som hadde stand under konferansen. AMK var en av disse. 4. Kommunikasjonstiltak: a. Synliggjøring gjennom relevante media har vært prioritert. AMK er gjort kjent gjennom: - Næring i Nord utgave i desember 2014 (lokalt, Nord-Norge) - Finansavisen innstikk og WEB utgave i desember 2014 (nasjonalt) - Nor-Shipping katalog 2015 (nasjonalt og internasjonalt) b. Utvikle prosjekt- og kompetansedatabase, KUPA har nå utført et forstudie, benevnt «Kompetansedatabase». KUPA og AMK ønsker å gå videre,- fra forstudie til et forprosjekt. Et forprosjekt, som følger opp forstudiet, vil være naturlig å søke delfinansiert gjennom Innovasjon Norge. c. Etablering av kontakter med relevante kunnskaps- og næringsaktører er godt i gang. Som nevnt under sak 58/14 pkt. 2 b, er det gjennomført kartlegging av relevante miljøer. d. Utvikling av Web-sider og Intranett er kommet godt i gang. For kort tid siden åpnet en tilgangen til Intranettet. Det vil pågå en del arbeid framover for å få både Web-sidene og Intranett opp på et akseptabelt nivå. e. Langsiktig markedsbygging utføres bl.a. med deltakelse og engasjement på ulike samlinger og konferanser. AMK har deltatt på bl.a. Svolværkonferansen, November konferansen, LNG seminar m.fl.

5 5. Læringstiltak: a. Ocean Talent Camp Nordland gikk av stabelen den 28. og 29. oktober 2014 i Bodø. Mer enn 2000 besøkende var innom campen i løpet av disse to dagene. Elever fra Brønnøysund i sør til Stokmarknes i nord var innom Bodin vgs og maritime fagskole hvor OTC Nordland fant sted. Arktisk Maritim Klynge var en av hovedsponsorene til OTC Nordland. b. Utvikling av kurs med teknisk maritim vinkling er ikke kommet i gang. Dette vil bli tatt opp med HiN med det første. 6. Ide- og prosjektutvikling: a. Prosektinitiering/- utvikling og oppfølging av søknader er kommet godt i gang. Flere ideutkast er avsluttet den senere tid og noen av disse er/vil bli fulgt opp for å vurdere om det kan være grunnlag for en fase to (forprosjekt). Ettersom AMK nå har fått godkjent budsjettet for 2. driftsår vil prosjektledelsen følge opp ulike ideer og bistå partnere med søknader. Det nevnes også at styreleder og prosjektleder har hatt møte med Troms Fylkeskommune i forbindelse med tilskuddsordningen VRI. Dette er orientert om på Intranett, sammen med andre mulige støtteordninger. 7. Diverse: a. Møte mellom Innovasjon Norges programledelse og AMK i Narvik den 30. oktober b. Møte med Sørafrikanske myndigheter i Bodø den 31. oktober Intensjonen med møtet var om AMK kan bidra med klyngearbeid, maritim opplæring m.m. i Sør-Afrika. I tilfelle AMK går inn på et slikt prosjekt blir det i tett samarbeid med Utenriksdepartementet og Innovasjon Norge. Styret i AMK har følgende merknader/innspill til orienteringen; Ad. 2a): Forsight prosess skal utføres på enklest mulig måte. Prosessen påbegynnes mot slutten av 2. driftsår. Prosjektledelsen må søke «profesjonell» bistand i forb. med gjennomføringen. Analyser og kartlegging for øvrig avventes til forsight prosess starter opp. Ad. 3b): En (av flere) workshop skal «eies» av verftene. Fokus er at verftene kan «selge» sine tjenester til rederier som er tilknyttet klyngen og rederier som ikke er tilknyttet klyngen. Prosjektledelsen vil være behjelpelig med å framskaffe oversikt over rederier i Nord-Norge. Det er fra IN åpnet for internasjonalt klyngesamarbeid. Styret er av den oppfatning at AMK ikke tar initiativ mht internasjonalt klyngesamarbeid for driftsår 2. Ad. 4: AMK vurderer å kunne benytte (unntaksvis) profesjonell hjelp (journalist) for å fremme synspunkter (leserinnlegg m.m.) eller delta i debatter. For øvrig bør partnere benytte media aktivt og markedsføre også klyngen. Gladnyheter og/eller viktig informasjon bør også formidles på AMK s hjemmeside.

6 Prosjektledelsen anmodes om å sende ut en kort informasjon en gang pr. mnd. (Intranett) og også minne partnerne om intranett med jevne mellomrom. Forum er et viktig middel for en åpen og uforpliktende kommunikasjon mellom partnerne. Ad. 5b): Eventuelle kurs må utformes og tilpasses relevant behov. HiN kan utføre dette hvis det er interesse tilstede. For øvrig opplyses det om at det er gode kurs innenfor maritime fagfelt på universitetene I Newcastle, Stathclyde, Southampton og UCL I England. Web.adresse er: mtec@work Ad. 6: Gjennomførte idè- og prosjektutvikling (forstudie) gjennomgås av prosjektledelsen og eier av forstudiet for å vurdere om det er mulig å fortsette til et forprosjekt. Prosjektledelse vil kunne bistå på enkelte områder (kontakt/møte mot IN, Forskningsrådet m.fl., andre samarbeidspartnere, arrangere/tilrettelegge møter m.m.) Styret er av den oppfatning at partnere, i enkelte tilfeller, som søker om økonomisk støtte fra AMK ikke nødvendigvis må ha andre AMK partnere med (dagens krav er minst to partnere) hvis det mangler «rette» kompetanse innenfor klyngen. Dette ble støttet av in. Prosjektledelsen tar initiativ ovenfor partnere for å minne om at det er mulig å søke AMK om midler til idê og prosjektutvikling. Sted Dato Styreleder Østen Mortvedt Styremedlem Annette Meidell Styremedlem Roger Abrahamsen Varamedlem Jon Edvard Sundnes Nestleder Arne Markussen Styremedlem Hilde Kjerstad