Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat

Transkript

1 Gloppen kontrollutval SEKOM-sekretariat Innkalling Utval: Gloppen kontrollutval Møtested: Gloppen heradshus, kommunestyresalen Dato: Tid: Kl. 10:00 Innkalling: Faste medlemar i utvalet, ordførar i sak 23/16, rådmannen i sakene 22-23/16, dagleg leiar i Trivselshagen i sak 22/16, revisor i sak 23/16. Dersom du ikkje kan møte meld frå på e-post: arva@sekom.no Audhild Ragni Vie Alme, telefon: mobil: Sakliste Sak nr. Sakstittel 20/16 Godkjenning av innkalling og sakliste 21/16 Skriv og meldingar /16 Tivselshagen - Dagleg leiar informerer om skade/reparasjon av basseng 23/16 Overordna analyse - ny drøfting 24/16 Oppfølgingsliste /16 Eventuelt Med helsing Frode Fagerli Leiar

2 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 20/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Godkjenning av innkalling og sakliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Innkalling og sakliste vert godkjent.

3 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 21/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Skriv og meldingar Vedlegg i saka: Kontrollutvalet i Gloppen kommune - Strategiplan for , datert Årsmelding SEKOM-sekretariat Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Skriv og meldingar vert teke til vitande.

4 Kontrollutvalet i Gloppen kommune STRATEGIPLAN FOR Gloppen, den 15. september 2008

5 Innhald HENSIKT MED STRATEGIPLANEN... 3 IDÉ FOR VERKSEMDA... 3 VISJON... 4 VERDIAR... 4 RESSURSAR... 4 OMDØME/PROFILERING...4 SAMSPEL/RELASJONSSTRATEGI... 5 AMBISJONSNIVÅ... 5 VERKEMIDDEL... 6 RISIKOVURDERINGAR/KRITISKE SUKSESSFAKTORAR... 6 PRIORITERINGAR/SATSINGSOMRÅDE/KONTROLLFOKUS... 7 MÅL FOR PERIODEN... 7 FRÅ STRATEGI TIL HANDLING - ÅRSPLAN... 7 EVALUERING

6 HENSIKT MED STRATEGIPLANEN Kontrollutvalet har gjennom kommunelova fått seg tillagt eit betydeleg ansvarsområde. På vegne av kommunestyret skal det førestå løpande tilsyn med kommunen si forvaltning og sjå til at revisjonsordninga er forsvarleg. Dette viser at kontrollutvalet har ei særstilling i høve dei andre folkevalde organa ved at det er overordna desse i kontroll- og tilsynssaker. Strategi handlar om å gjere dei riktige tinga, medan taktikk handlar om å gjere tinga riktig. Slik sett vil strategi alltid vere overordna taktikk, sidan ein aktivitet som blir utført på riktig måte aldri vil gi måloppnåing dersom aktiviteten bommer på målet. Gjennom dette strategidokumentet identifiserer kontrollutvalet dei lang- og kortsiktige måla som utvalet ønskjer å arbeide mot i inneverande valperiode. I figuren nedanfor har vi prøvd å illustrere hensikta med ein strategiplan. IDÉ FOR VERKSEMDA Idéen for verksemda fortel kva vi skal gjere og kven vi er til for. Kontrollutvalet i Gloppen kommune er kommunestyret sitt kontrollog tilsynsorgan. Vi vil arbeide for at Gloppen kommune driv si verksemd på ein målretta og kostnadseffektiv måte, legg fram påliteleg rekneskapsrapportar, og overheld dei lovar og reglar som gjeld. 3

7 VISJON Visjonen uttrykker eit ambisjonsnivå for korleis vi ønskjer å bli oppfatta. Samstundes skal visjonen gi retning og tru på dei måla vi set for verksemda. Det er altså visjonen som fortel oss kvar vi skal. Kommunestyret sine krav og forventningar skal prege vår måte å tenke på og alle våre handlingar. Visjonen skal vere inspirerande, felles, forpliktande og tydeleg. Kontrollutvalet vil: vere med på å auke innbyggarane sin tillit til kommunen si verksemd gjennom sitt arbeid som uavhengig kontrollinstans. VERDIAR Verdiane fortel oss korleis vi skal opptre for å levere vårt produkt. Dei fortel noko om dei eigenskapane, haldningane og åtferda som skal kjenneteikne vår opptreden ved utøving av vervet vårt. Kontrollutvalet vil: bygge sitt kontroll- og tilsynsarbeid på eit etisk verdigrunnlag. Dette er ein føresetnad for at utvalet skal oppnå naudsynt tillit og legitimitet i lokalsamfunnet. RESSURSAR Kontrollutvalet utfører si verksemd gjennom bruk av revisjon og eventuelt eksterne konsulentar. Tildelte personelle og økonomiske ressursar utgjer saman med den lovbaserte reguleringa dei rammevilkåra som styrer kontrollutvalet si Kontrollutvalet vil: prioritere bruk av kommunerevisjonen si kompetanse for å nå sine mål. OMDØME/PROFILERING Eit godt omdøme er basert på opparbeidd tillit. Der er kva andre meiner om kontrollutvalet, uavhengig av kva du sjølv seier, profilerer eller meiner er fortent. Kor viktige omdømme er ser ein best når dette er dårleg og ved negativ fokus. Kva omgjevnaden meiner om utvalet blir i høg grad avgjort av kva dei veit om utvalet og korleis dei opplever utvalet. 4

8 Kontrollutvalet vil: bygge og styrke sitt omdømme og identitet gjennom ein langsiktig og kontinuerlig prosess der omgrepet kontroll blir gitt følgjande meiningsinnhald: Alle dei kvalitetssikringstiltak som utvalet finn nødvendig for at Gloppen kommune skal nå sine mål. Kontrollutvalet vil posisjonere seg internt og profilere seg eksternt som ein aktiv og sentral aktør i kommunen sitt kvalitetssikringsarbeid. SAMSPEL/RELASJONSSTRATEGI Dersom kontrollutvalet skal oppnå eit positiv omdøme internt i kommunen og blant kommunen sine innbyggarar, er det viktig at kontrollutvalet baserer sitt arbeid på ein heilskapeleg kommunikasjon med interne og eksterne aktørar. Kontrollutvalet vil: forankre sitt arbeid i eit konstruktivt og effektivt samspel med det politiske og administrative styringsnivå for å sikre maksimal forståing for kvarandre sine roller og ansvar i arbeidet mot ei felles målsetting. Kontrollutvalet vil bygge strategiske alliansar med regionale og nasjonale kontrollmiljø innan offentleg sektor for å prege og bli prega av den utviklingstendensane som AMBISJONSNIVÅ Ambisjonsnivået representerer nivået for hovudmåla i strategiplanen. Nivået blir fastsett ut frå dei utfordringane som utvalet står overfor i spenningsfeltet mellom krav, forventningar og rammevilkår. Kontrollutvalet vil: framstå som ein instans som gjennom sitt arbeid skaper allmenn tillit til at kommunen som tenesteytar og ressursforvaltar driv si verksemd på ein kostnads- og måleffektiv måte og i samsvar med vedtak, lov og retningsliner. 5

9 VERKEMIDDEL For å nå måla vil bruk av gode strategiske verkemiddel vere ein viktig suksessfaktor. - Finansielle ressursar - Tilstrekkeleg kapasitet - Naudsynt kompetanse - Val av innsatsområde - Samarbeid og relasjonar - Informasjon og kommunikasjon Kontrollutvalet vil: utføre sine oppgåver så effektivt og med så høg kvalitet som mogleg innanfor dei rammene som blir tildelt kontroll- og tilsynsapparatet i kommunen. Kontrollutvalet ser på følgjande verkemiddel som viktige innsatsfaktorar for å nå måla sine: - informasjon og kommunikasjon - kapasitet og kompetanse - val av innsatsområde - samarbeid og relasjonar RISIKOVURDERINGAR/KRITISKE SUKSESSFAKTORAR Kritiske suksessfaktorar er ein faktor som, dersom han inntreff, representerer ein høg risiko for at målsettinga ikkje blir nådd. Slike suksessfaktorar bør derfor identifiserast og inngå i ei risikovurdering. I denne fasen er det viktig å vurdere kor sannsynleg det er at dei einskilde faktorane vil inntreffe og kva for konsekvensar dette vil gi. It s likely that something unlikely will happen Aristoteles, f.kr. Kontrollutvalet vil: utøve eit risikobasert tilsyn med forvaltninga. Gjennom risikoanalysa vil kontrollutvalet identifisere dei forvaltningsområda der risikoen for ikkje å nå måla er størst og konsekvensen av dette er vesentleg for kommunen. 6

10 PRIORITERINGAR/SATSINGSOMRÅDE/KONTROLLFOKUS For kvart strategisk satsingsområde skal det formulerast eit mål. Grunngjeving for dei prioriteringane som blir gjort og realiseringshorisont vil ligge i det plandokumentet som kommunerevisjonen legg fram kvart år. Kontrollutvalet vil: at risiko- og konsekvensevaluering skal ligge til grunn for val av kontrollfokus og dei prioriteringane som blir gjort. MÅL FOR PERIODEN Dei strategiske hovudmåla, måla for satsingsområda og prosjektmåla skal inngå i eit integrert og heilskapeleg målhierarki. Kontrollutvalet vil: - sjå til at kommunen sin økonomiske informasjon blir revidert på forsvarleg vis. - sørgje for at det blir gjennomført ein forvaltningsrevisjon årleg. - sørgje for at det blir gjennomført selskapskontroll. FRÅ STRATEGI TIL HANDLING - ÅRSPLAN Årsplanen inneheld konkrete kontroll- og tilsynsprosjekt som er forankra i dei satsingsområda som strategiplanen legg opp til. Kontrollutvalet vil: legge fram ein årsplan kvart år. Denne skal vere basert på revisjonsplanen og grunnleggjande risikoanalysar. EVALUERING Gjennom evalueringa er hensikta å sikre at arbeidsprosessane fungerar med minst mogleg feil og avvik i høve måloppnåing. Kontrollutvalet vil: gjennom ei kontinuerleg evaluering av eige arbeid forsøke å auke kvaliteten på og nytta av aktivitetane sine, slik at utvalet kan representere høg verdi for kommunestyret og kommuneadministrasjonen 7

11 Det er viktig at resultatforventningane ikkje overstig dei ressursane som blir stilt til rådvelde for å løyse oppgåvene 8

12 SEKOM-sekretariat SEKOM-sekretariat Årsmelding 2015 Kontrollutvalet si handsaming Dato: Saksnummer: 08/16 Referanse: 16/402

13

14

15

16

17

18 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 22/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Tivselshagen - Dagleg leiar informerer om skade/reparasjon av basseng Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tek informasjonen om skade/reparasjon av basseng i Trivselshagen til vitande. Saksutgreiing: Gloppen kontrollutval fekk i møte under sak 10/16 Skriv og meldingar framlagt sak 11/16 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 3. mars 2016, frå kontrollutvalet i Sogn og Fjordane Fylkeskommune. Der dei hadde kome fram til fylgjande: Gloppen kontrollutval gjorde følgjande vedtak i sak 19/16 Eventuelt punkt 3: Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar i Trivselshagen til å informere om skade, prosessen og ansvarstilhøva for reperasjon av basseng i Trivselshagen. SEKOM-sekretariat kontaktar sekretariatet for Fylkeskommunen og forhøyrer seg om vidare handsaming i kontrollutvalet hos Fylkeskommunen. SEKOM-sekretariat sende vedtaket i e-post datert , til dagleg leiar i Trivselshagen Anniken Rygg, med førespurnad om ho kunne komme å informere kontrollutvalet i møte 2. mai. Vi har fått tilbakemelding om at ho har høve til det. SEKOM-sekretariat sende vedtaket i e-post datert , til Einar Ulla sekretariatsleiar for kontrollutvalet til Fylkeskommunen, der vi bad om informasjon dersom kontrollutvalet hadde ny handsaming før 2. mai (neste møte i Gloppen kontrollutval). Kontrollutvalet til Sogn og Fjordane fylkeskommune handsama saka på nytt i sak 20/16

19 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet 12. april 2016, punkt 2 b, der dei kom fram til fylgjande:

20 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 23/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Overordna analyse - ny drøfting Vedlegg i saka: Sak 16/16 Overordna analyse Mogelege forvaltningsrevisjonar Gloppen - notert i møte Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). SEKOM-sekretariat arbeider vidare med det som har kome fram i diskusjonen, og dette vert grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Saksutgreiing: Viser til handsaming av sak 16/16 Overordna analyse i møte , der revisor presenterte overordna analyse for Gloppen kommune , og saka vart drøfta. Konklusjonen vart at saka vert drøfta vidare i neste møte, og at kvar enkelt medlem skulle lage sine eigne lister med prosjekt til møte 2. mai. SEKOM-sekretariat noterte det som kom fram som mogelege prosjekt i møte , og det følgjer vedlagt. Vi viser til framdriftsplan som var med i utgreiing til sak 16/16 i førre møte. Sekretariatet legg opp til at kontrollutvalet i dette møtet peikar ut 8 12 prosjekt /område. Deretter vil sekretariatet greie kort ut om kvart av desse prosjekta til møte i kontrollutvalet 2. juni, og dette vert grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som skal til endeleg handsaming på første kommunestyremøte hausten 2016.

21 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 16/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Overordna analyse Vedlegg i saka: Kommunerevisjonen i Nordfjord: Overordna analyse for Gloppen kommune , datert Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Saka vert lagt fram til drøfting Gloppen kontrollutval Handsaming: Kommunerevisjonen i Nordfjord v/markvard Sunde og Gunnar Ryste møtte, og gjekk gjennom overordna analyse for Gloppen kommune. Ordførar Leidulf Gloppestad og rådmann Jan Kåre Fure møtte i saka. Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i ekstra møte 2. mai. Framlegget vart samrøystes vedteke. GLO-16/16 Vedtak i: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i ekstra møte 2. mai. Saksutgreiing: Vi viser til det vedlagde dokumentet om overordna analyse frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Sekretariatet legg opp til at revisor går gjennom analysen og dei vurderingane som dei har gjort. Det er ønskjeleg at dette gir grunnlag for ein brei debatt i kontrollutvalet og risikoområde i kommunen. Drøftinga om overordna analyse er også starten på arbeidet med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet ønskjer at utvalet i løpet av møtet

22 peikar ut 8 12 aktuelle område for forvaltningsrevisjon. Ut frå dette, vil vi lage ei lita utgreiing om kvart område som så gir grunnlag for prioritering i neste møte. Nokre presentasjonar frå fylkessamling den 25. januar om overordna analyse og planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

23

24 Framdriftsplan Vi ser føre oss denne framdrifta frå overordna analyse til vedtekne planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll:

25

26 Gloppen kontrollutval Mogelege forvaltningsrevisjonar / selskapskontrollar Notat frå handsaming av overordna analyse, (Arnar Helgheim) Framlegg i møtet...(1) Dra vekslar på planstrategiarbeidet i kommunen. Ordførar/rådmann går gjennom dei prosjekta som er nemnde frå revisor og kommenterer kva kommunen arbeider med. Også innspel til eventuelt andre område. Innspel til neste møte Berekraftig utvikling Miljøtiltak Forureining 1

27 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 24/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Oppfølgingsliste Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak). Kontrollutvalet tar gjennomgangen av oppfølgingslista til orientering. Saksutgreiing: Status over saker som er handsama i kontrollutvalet og som utvalet skal følgje opp eller sjekke ut seinare. Sak Dato Status Rutinar for avslutta investeringsprosjekt Sak 018/10 Tilråding til kommunestyret Saka sendt Gloppen kommune. Vedtak kommunestyre sak 057/10: Gloppen kommune bør utarbeide økonomireglement eller rutinar der det går fram at avslutta prosjektrekneskapar med bruttokostand over kr ,- skal leggjast fram for kontrollutvalet for uttale før det vert sendt over til formannskapet for tilråding og kommunestyret for endeleg vedtak. Orientering om rutinar for avslutning av investeringsprosjekt, og framdrift i arbeidet med økonomireglementet Det bør leggjast fram sluttrapport og rekneskapar for avslutta prosjekt snarast. I samband med kontrollutvalsmøte og gjennomgang av årsrekneskapen for 2011 vart det stadfesta at dette ikkje ereffektuert. Sak 025/12 vedtak: Kontrollutvalet kallar inn rådmann for å orientere om status i arbeidet med økonomireglement og rutinar rundt avslutta prosjektrekneskap i Gloppen kommune. Brev til Gloppen kommune. Sak 032/12 Orientering. Administrasjonen jobbar med økonomireglementet. Rådmann vil forsøke å legge fram sak til neste kommunetyremøtet i desember. Sak 05/14 vedtak: Kontrollutvalet tek orienteringa om arbeidet med økonomireglement til vitande. Sak 019/14 vedtak: Kontrollutvalet har ikkje merknader til orienteringa frå rådmannen. Økonomireglementet skal vere klart til 1. mars Vedtak sendt til Gloppen kommune/rådmannen. E-post til Gloppen kommune/rådmannen med spørsmål

28 Forvaltningsrevisjon Kommunal saksgang og dokumenthandtering om økonomireglementet for Gloppen er ferdig. Svarfrist Svarbrev frå rådmannen. Sak 018/14 Tinging vedteken. Sendt til kommunerevisjonen i Nordfjord. Fått plan frå revisjonen. Sak 028/14 Prosjektplan godkjent. Fått rapporten frå revisjonen. Sak 011/15 vedtak: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapport «Kommunal saksgang og dokumenthandtering i Gloppen», frå Kommunerevisjonen i Nordfjord, datert Kommunestyret ber administrasjonen følgje opp tilrådingane på side 5 og 6 i rapporten, og at sakshandsamingsreglementet og arkivinstruks vert oppdatert. Kommunestyret ber også administrasjonen følgje miljøverndepartementet si anbefaling for saksgang i dispensasjonssaker jfr. side 22 og 23 i rapporten. Saksbehandlingskapasitet må vurderast i samband med årsbudsjettet for Gloppen kommune. Rådmannen informerer kontrollutvalet innan om kva som er gjort i forhold til oppfølging av tilrådingane i rapporten. Sendt Gloppen kommune/kommunestyret. Handsama i kommunestyret sak 032/15. E-post til Gloppen kommune/rådmannen med spørsmål om informasjon på møte Svarfrist Rådmannen ber om å få informere i møte Sak 12/16 Rådmannen orienterte om oppfølging etter rapporten, og vil sende skriftleg dokumentasjon til kontrollutvalet/ kommunestyret på oppfølging av funna i rapporten. Overordna analyse Forvaltningsrevisjon: Samhandlingsreforma - erfaringar Sak 017/15 vedtak: Kontrollutvalet tingar overordna analyse for Gloppen kommune frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Sendt til Kommunerevisjonen i Nordfjord Infobrev frå SEKOM-sekretariat om spørjeundersøking om overordna analyse til kommunestyret og kontrollutvalet vart referert i kommunestyret sak 026/15. Kommunerevisjonen i Nordfjord leverte overordna analyse. Sak 16/16 vedtak: Kontrollutvalet drøftar saka vidare i ekstra møte 2. mai. Sak 025/15 vedtak: Gloppen kontrollutval tingar forvaltningsrevisjonsprosjekt, Samhandlingsreforma erfaringar, frå Kommunerevisjonen i Nordfjord. Sendt kommunerevisjonen i Nordfjord Revisor sende rapporten til kommunen for uttale, høyringsfrist Kommunerevisjonen i Nordfjord leverte rapporten Sak 17/16 vedtak: Forvaltningsrevisjonsrapport frå Kommunerevisjonen i Nordfjord datert , om samhandlingsreforma, vert teken til orientering. Innhaldet vert teke med som grunnlag for vidare folkehelsearbeid i kommunen. Sendt til Gloppen kommune/kommunestyret. Sak 037/16 handsama i kommunestyret.

29 Eigarskapskontroll /15 Møteplan 2016 for Gloppen kontrollutval 005/16 Saker og oppgåver for kontrollutvalet 19/16 Eventuelt Sak 026/15 vedtak: Kontrollutvalet er gjort kjent med at Gloppen kommune ikkje har noko formulert dokument for eigarskapsstrategi. Kontrollutvalet oppmodar rådmannen om å få utarbeidd eigarskapsstrategi nedfelt i eit dokument Sendt Gloppen kommune v/rådmannen Vedtak: Møteplan 2016 for Gloppen kontrollutval vert godkjent med følgjande datoar og møtestart kl : 1. februar 18. mars 2. mai (ekstra møte) 2. juni 19. september 23. november 25. januar deltek kontrollutvalet på felles opplæring for alle kontrollutvala i fylket Aktuelle skriv og meldingar: Tilsynsrapportar frå Fylkesmannen Tertialrapportar/kvartalsrapportar Skatterekneskapen Årsrapport SEKOM-sekretariat Årsrapport revisjonsselskap Orientering frå revisor: vår rekneskap/haust revisjonsplan Vedtak: 1. Kontrollutvalet ynkjer å delta på FKT sin fagkonferanse med Bjarne Bø, og Frode Fagerli som vara. SEKOM-sekretær sender påmelding til FKT. Påmelding av Bjarne Bø SEKOM-sekretariat sender ut dokumentet: Kommuneutvalet i Gloppen kommune - Strategiplan for , som meldingssak til neste møte. Førespurnad til kontrollutvalsleiar om dokumentet Kontrollutvalet inviterer dagleg leiar i Trivselshagen til å informere om skade, prosessen og ansvarstilhøva for reperasjon av basseng i Trivselshagen. SEKOMsekretariat kontaktar sekretariatet for Fylkeskommunen og forhøyrer seg om vidare handsaming i kontrollutvalet hos Fylkeskommunen. Sendt e-post til dagleg leiar I Trivselshagen Anniken Rygg Fekk svar attende om at dagleg leiar kan møte mai. Sendt e-post til sekretariatsleiar for kontrollutvalet til Fylkeskommunen. Sak 20/16 Skriv, meldingar og orienteringar kontrollutvalet Sogn og Fjordane Fylkeskommune. 2. b. Trivselshagen IKS problem med lause fliser i basseng. Orientering v/bygg- og eigedomssjef Jan Tore Rosenlund.

30 SEKOM-sekretariat Saksnr. utval Utval Møtedato 25/16 Gloppen kontrollutval Arkiv FE Sakshandsamar Audhild Ragni Vie Alme Eventuelt Tilråding frå SEKOM-sekretariat: (Kontrollutvalet gjer endeleg vedtak).