OSLOSPEIDERNES ARRANGEMENTER STYRINGSDOKUMENT FOR OSLOSPEIDERNE. Oslospeiderne for dummies av Kretsstyret i Oslospeiderne sist endret

Transkript

1 OSLOSPEIDERNES ARRANGEMENTER STYRINGSDOKUMENT FOR OSLOSPEIDERNE ARRANGEMENTER I KRETSEN Denne listen er både ufullstendig og tentativ. Det er mye arbeid som gjenstår både når det gjelder å velge arrangementer og å lage en mal for å gjennomføre dem. Målet med å lage maler er å bli enige om innholdet i arrangementet, uten å begrense de som gjennomfører. side 1 av 15

2 ARRANGEMENTER KRET SKONK UR RANSE ( TROPP) Se vedtatt reglement. Det finnes en halvferdig mal og Marthe Schrøder & Co var flinke til å dokumentere konk2012. Denne kan med hell brukes i malen (Ligger på kretskontoret). Oppgver må nødvendigvis være nye hvert år, men om man har eksempler fra tidligere år, vil det være lettere å planlegge. STORARR AN GEMENT (TROPP O G FLOKK) Plan kommer etter 2012 gjennomføring. Varighet: 1 helg. Småspeiderne inviteres til dagsbesøk om praktisk mulig. SMÅSP EI DER KONK UR RANSE (FLOKK) Finnes ingen mal på kretskontoret, men det finnes flere sett med gode oppgaver som har vært brukt rullerende. Ønsker vi å ha denne på rulleringslisten? Kan/vil vi kjøre dette samtidig med kretskonkurranse for tropp? Kan vi ha felles start/stop? begge deler? Kan postmannskap håndtere både tropp og flokk?' NISSEFEST (FLOKK) Finnes ingen mal på kretskontoret. Ønsker vi å ha denne på rulleringslisten? VINT ERTUR/AK EDAG (FLOKK) Finnes ingen mal på kretskontoret. Ønsker vi å ha denne på rulleringslisten? LEIRBESØK (SMÅSP EI DER) Hadde det vært en idè å ha en halv dag + overnatting + halv dag på kretsleir for småspeiderne? BILREBUSLØP (ROV ER/ LEDER) Det finnes ingen sentral mal, men flere lag har gjennomført før. Oppgavene bør ikke gjenbrukes uten endring. PAINT BALL (ROV ER) Det finnes ingen sentral mal, men flere roverlag har gjennomført før. Manglerud har en plan. Kjelsås har drakter. KANOTUR (RO VER/LEDER) En tidligere tradisjon for rovere og ledere. Mal er under utarbeidelse og ligger på kretskontoret. DONSAFT EN (ROV ER/LEDER) En tradisjon fra år tilbake i tid. Se vedlegg med mal for gjennomføring og invitasjon. Ønsker vi å ha denne på rulleringslisten? KRET SLEI R Det finnes et utkast til mal fra 2011 som kan brukes igjen. Denne blir flikket på fra tid til annen og blir gjort ferdig ved anledning. Kris Skappel har denne og kretskontoret har en oppdatert kopi. ÅR S MØTE (VÅR) Årsmøtet 2012 ble holdt mer uformelt og lett. Vi fikk gode tilbakemeldinger og vi ønsker å fortsette med denne stilen på årsmøtene. Vi har begynt på en gjennomførings-mal for å ha et sted å samle erfaringer om møtene og kunne forbedre dem. HALVÅRS MØ TE (HØST) Årsmøter er formelle møter med valg, avstemminger mm. Det finnes en gjennomføringsplan for Vi ønsker oss en gjennomførings-mal for å ha et sted å samle erfaringer om møtene og kunne forbedre dem. side 2 av 15

3 KRETSKONKURRANSEN Grunnlaget for gjennomføringen av kretskonkurransen er reglementet slik det er vedtatt av Oslospeidernes årsmøte. Tidsplan: November året før Februar Mars Dato vedtas i på kretsting Første planleggingsmøte Andre planleggingsmøte 6 uker før konkurransen Informasjon sendes 2 Uker før konkurransen Postene skal være ferdig planlagt Planer for gjennomføring av posten, poengskjema/kriterier for bedømming skal sendes hoveddommer. AGENDA PLANLEGGINGSMØTE NR. 1 (FØRSTE DELEN AV FEBR UAR): 1. Hvor konkurransen skal holdes a. Oppmøtested b. Leirsted c. Avslutningsted 2. Hvordan skal oppgavene fordeles mellom arrangørgruppene. a. Hvem tar hvilke poster b. Hvem fikser kart over området c. Legge opp tentativ rute for lørdag og søndag i. Skal vi legge det opp som en tur (alle har med seg alt utstyr på vei til leirsted/ avslutningsted) eller ha base et sted og så komme seg rundt til postene kun med dagstursekk? 3. Oppnevne en prosjektansvarlig. a. Ansvarsområde: følge opp resten av arrangørene, dialog med kretskontor/ kretsstyre, hovedansvarlig for at informasjon blir skrevet og sendt kretskontor. Ang pkt. 2 a) Etter reglementet pkt. 10 skal konkurransen inneholde minimum 6 poster. Pionering, orientering (som i o-løp) og førstehjelp SKAL være blant postene. side 3 av 15

4 AGENDA PLANLEGGINGSMØTE NR. 2 (SLUTTEN AV MARS) 1. Status for planleggingen av postene 2. Status for annet som gruppene/personene har påtatt seg ansvaret for a. Kart over området b. Er det utstyr man trenger som må skaffes fra andre c. Har man nok lederressurser til å få gjennomført alt? 3. Finne ansvarlig for start altså person(er) som ønsker patruljene velkommen, kommer med kort informasjon og noterer oppmøte. 4. Har man fått beskjed fra kretsstyret om oppnevnelse av hoveddommer? a. Dette er kretsstyrets ansvar. Men de skal gi beskjed til arrangørene. 5. Vedta hvem som skal være sekretariat/ poengansvarlig. i. Poengskjema finnes hos kretsen; men føringen av poeng må man selv fikse. FORSLAG TIL TIDSSKJEMA OG BEDØMMI NG: Lørdag: kl Åpning ved startpunkt med påfølgende start første patrulje kl. 18:00 Seneste slutt konkurransen kl Leirbål Bedømming: Søndag: kl Revelje kl. 09:00 Flaggheis med informasjon om dagen. kl Start dagens poster kl Dagens poster slutt kl. 14:30 Avslutning og premieutdeling kl Klar for avreise. Det skal tilstrebes at bedømmingen er så nøytral som overhodet mulig. I dette ligger at posten er differensiert slik at det er mulig å oppnå noen poeng selv om deler av posten ikke er oppfylt, jf. pkt. 11 i reglementet. Med nøytralt ligger også at noe ikke er så spesielt at kun enkelte grupper/mennesker får en vesentlig fordel. (eksempel på dette: hva heter gruppelederen i XX). Det anbefales at man setter opp et skjema for posten som er inndelt i de forskjellige kriteriene. Skjemaet skal godkjennes av hoveddommer før konkurransen. Tidligere benyttede poster og poengbedømming finnes i eget pdf-dokument. side 4 av 15

5 EKSEMPEL LAPP MED INF ORMASJON: Kretskonkurranse 20XX XX.-XX. mai. Kretskonkurransen 20XX avholdes dato til dato. Sted: Lørdag DATO Oppmøte v/ Går herfra til XX. På søndag er det poster rundt XX / på søndag går patruljene til XX med innlagte poster underveis Patruljene må ha med: - Telt/ utstyr for huk - 1.hjelpsutstyr - Øks og sag - Primus, stormkjøkken eller lignende - Penn og papir - Kart over Østmarka 1: Alle speidere må ha med - Vanlig turutstyr - Speiderskjorte og skjerf - Klær som kan benyttes i orienteringsløp - Middag (det blir satt ut griller) Konkurransen avsluttes ved/på XX søndagen kl. XX Man vil få beskjed nærmere konkurransen om oppmøtetid ved For å kunne gjøre dette trenger vi påmeldinger innen XX.XX.20XX Påmeldinger gjøres via medlemssystemet! Vi minner om reglementet for kretskonkurransen. Det finner dere på kretsens nettside. Vi minner om følgende: Alle deltagere skal ha betalt forfalt forbundskontingent innen kretskonkurransen starter. Hver gruppe må stille med en leder over 17 år som er tilstede under hele konkurransen. I tillegg må alle grupper som er med i konkurransen ved behov påta seg en post på en av dagene. Speiderhilsen Arrangørene side 5 av 15

6 KRET SKONK UR RANSEREGLE MEN T FO R OSLOSPEI DERN E AV NSF Vedtatt på Oslospeidernes stiftelsesmøte Kretskonkurransen for speidere finner sted en gang i året, på den tid kretstinget bestemmer ved fastsettelse av terminlisten. Den består av to delkonkurranser; henholdsvis patruljekonkurranse og troppskonkurranse. Den er åpen for alle kretsens patruljer som tilfredsstiller nedenstående krav. Patruljer fra andre kretser kan ev. delta som gjester utenom konkurranse. 2. Teknisk arrangør er en komité nedsatt på kretsting, eventuelt av kretsstyret. Kretsstyret har ansvaret for at arrangementet skal fordeles mest mulig rettferdig og at ansvaret skal følge en oppsatt rulleringsplan. Informasjon om arrangementet skal sendes ut minst 6 uker før, og som minimum inneholde opplysninger om start/mål og overnattingssted. Det skal avholdes planleggingsmøte for grupper som skal bidra med post både for nødvendig informasjon og kvalitetssikring av oppgaver. Teknisk arrangør skal av sikkerhetsmessige grunner innkreve deltakerliste med nødvendige personopplysninger og bemanne nødtelefon. 3. Kretsstyret oppnevner hoveddommer senest 3 uker før konkurransens start. Hvem som er hoveddommer skal så langt som mulig gjøres kjent for deltagerne i forkant av konkurransen. Det skal også opplyses hvem som er hoveddommer ved konkurransens start. 4. Patruljen skal bestå av de som til vanlig tilhører patruljen for at de skal være med i den offisielle patruljekonkurransen. Det er således ikke anledning til å slå sammen patruljer. Øverste alder ved deltagelse er 16 år. Patruljen skal kun ha en patruljefører. Førerpatrulje, aspirantpatruljer o.l. regnes ikke som patruljer. Minste deltagerantall i hver patrulje skal ligge på tre (3) speidere. Dette forhindrer ikke patruljer med lavere antall å delta. Disse teller ikke i patruljekonkurransen, men teller i troppskonkurransen. Resultatet for disse patruljene føres separat. 5. Kretsens banner utdeles til den patrulje som vinner konkurransen og som fyller vilkårene for deltagelse innenfor konkurranse. 6. Kretsens flagg deles ut til den tropp som har best resultat i kretskonkurransen etter følgende utregningsmåte: Poengsummene troppens deltagende patruljer oppnår under kretskonkurransen legges sammen og deles på antall patruljer troppen har til vanlig. Aspirantpatruljer, førerpatruljer o.l. regnes ikke som patruljer. Dette er til fordel for de tropper som deltar på kretskonkurransen med alle sine patruljer. Divisor skal være minimum Alle deltagere skal ha betalt forfalt forbundskontingent innen kretskonkurransen starter. 8. Hver gruppe må stille med en leder over 17 år som er tilstede under hele konkurransen. Alle grupper som er med i konkurransen må ved behov påta seg å delta i planlegging og gjennomføringen av en post. 9. Konkurransen holdes til slik tid at resultatet foreligger minst 10 dager før NM i speiding. 10. Patruljene skal prøves i varierte speiderferdigheter tilpasset årstid og konkurransested. Konkurransen bør inneholde minst 6 poster, hvorav pionering, orientering og førstehjelp skal være 3 av dem. 11. Poengfordelingen for hver enkelt post skal foregå på følgende måte: Hver post gir maks 20 poeng for utførelse av oppgaven. Det oppfordres til at posten, der hvor det er naturlig, favoriserer samarbeid i patruljen. Posten skal legges opp slik at det er mulig å klare side 6 av 15

7 deler av posten, selv om en ikke klarer andre deler. Det er således ikke tillatt å ha en post hvor en begrenset feil umuliggjør løsning av andre deloppgaver. Det bemerkes at postmannskap i situasjoner hvor dette er naturlig tar høyde for at det ved enkelte oppgaver kan finnes alternative løsninger. Mens riktig svar gir maks uttelling, skal svar som er relativt riktig gis en begrenset uttelling. Ved praktiske oppgaver skal det være gradert mål ; eksempelvis ved livlinepost. Det gis i tillegg inntil 5 poeng per post for stil og sveis, dvs. inn- og avmelding, språkbruk og generell oppførsel. Hjelpemidler utover det som er spesifisert av postpersonalet er ikke tillatt. Ved tidsfrister skal det ved overskridelse trekkes poeng avhengig av lengde, f.eks. 1 poeng per påbegynte minutt. 12. Patruljer som blir tatt for fusk eller forsøk på fusk vil bli diskvalifisert. 13. Arrangørene offentliggjør detaljert resultatliste så snart som mulig, og slik at den er tilgjengelig ved konkurransens slutt. 14. Klage på resultat eller på gjennomføring av konkurransen leveres skriftlig til hoveddommer innen 1 time etter offentliggjøring av resultatene for konkurransen. 15. Klage på enkeltposter skal leveres skriftlig innen en time etter målgang til hoveddommer. 16. Hoveddommer avgjør alle klager endelig. 17. Hoveddommer er en klageinstans og skal ikke inngå i konkurransestaben. 18. Teknisk arrangør og postansvarlige forplikter seg til å lage en gjennomarbeidet og rettferdig konkurranse for at den beste patrulje skal vinne. 19. Budsjett for konkurransen skal a) enten godkjennes av kretsstyret før konkurransen. Ansvar for innmelding før kretsstyremøte påhviler teknisk arrangør eller b) som alternativ kan arrangøren forholde seg til et på forhånd av kretstinget eller kretsstyret klarert beløp, og hvor øverste leder for teknisk arrangør er ansvarlig for at dette overholdes. Postansvarlig må selv klarere økonomisk ramme for posten med teknisk arrangør der posten medfører utgifter som ønskes refundert. 20. Arrangørene skal levere rapport, regnskap og resultatliste til kretsstyret innen to måneder etter konkurransen er avsluttet. 21. Kretsstyret oppbevarer rapporter og resultatlister på en slik måte at de kan være til hjelp for senere års arrangører. 22. Kretsen dekker deltakeravgift og transportutgiftene til NM i speiding med billigste offentlige kommunikasjon. Fly kan benyttes, men kretsen dekker kun kostnadene tilsvarende billigste reisemåte. Det er kretsstyrets oppgave å undersøke prisen for reise med billigste offentlige tilgjengelige kommunikasjon og informere deltakende patruljer i god tid om pris og foreslått reiserute. Kretsstyret er ansvarlig for at foreslått reisemetode ikke påvirker skolegang el. i nevneverdig grad. Kretsstyret kan i spesielle tilfeller avvike fra regelen om billigste kommunikasjon. side 7 av 15

8 DONSAFTEN FOR ROVERE OG LEDERE I N T R O D U K S J O N Donsaften foregår på første fullmåne i oktober ved Sarabråten. På stien mellom Sarabråten og Hauktjern står det en bauta til minne om stiftelsen av 1. Christiania tropp. Oppsal speidergruppe begynte i 1956 å samles ved bautaen for opptakelse av ulvunger. Siden ca 1960 har Oslo Østmarka krets hatt lederopptakelse, og siden 2005 har arrangementet blitt holdt av Oslospeiderne. I dag er arrangementet en uformell samling av ledere og rovere for å minnes stiftelsen av 1. Christiania tropp, Christian Dons og Hans Møller Gasmann F O R B E R E D E L S E R Sende invitasjoner Ringe rundt til gruppelederne og følge opp invitasjonen Innkjøp av mat/drikke Fakler (20-30stk) Ved til bål Primuser/drivstoff Presenning Boka Hederstegn, Mat og drikke. N Ø D V E N D I G U T S T Y R M I L E P Æ L E R 15 S E P T E M B E R Sende invitasjon 2 U K E R F Ø R Sende SMS til alle GL. Påmeldingsfrist F Ø R S T E F U L L M Å N E I O K T Gjennomføre G J E N N O M F ØR I N GT I D L I G E R E A R R A N G Ø RE R : 2011 Bøler v/ Kjetil 2010 Manglerud v/kris G J E N N O M F ØR I N G Innkjøp av fakler og bevertning, Sette ut fakler fra parkeringsplass og frem til bautaen og i ruinene på Sarabråten. Tenne bål og varme vann til kaffe/te. Ved dårlig vær: sette opp presenning ved bålplassen i ruinene på Sarabråten. Deltakerne møter på parkeringsplassen ved Østmarksetra for å gå samlet opp til bautaen. Ved bautaen leses opp historien om stiftelsen fra Donsaften- Boka. Hederstegn deles ut hvis det er planlagt. Etter seremonien går forsamlingen ned til ruinene og fortsetter kvelden rundt bålet med kaffe og snacks. Alle deltakerne underskrive i boka, og trekning av neste års arrangør velges. Dette har blitt gjort ved å føre en penn opp og ned på navnelista til en sier stopp. Deltakerens gruppe har da blitt valgt til arrangør. A V R U N D I N G Alt av fakler og søppel skal samles sammen og kastes. Turutstyr pakkes sammen og tas med tilbake. side 8 av 15

9 INVITASJON, DONSAFTEN Hei alle speidervenner, ledere og rovere i Oslospeiderne! Donsaften, en hyggelig samling i skogen i høstmørket, er en tradisjon fra gamle dager. Nå ønsker vi alle Oslospeidernes gamle og nye ledere/rovere velkommen til en tradisjonsrik opplevelse i Østmarka, til bål, varmt drikke og gode speiderhistorier. Donsaften er kvelden lederne i Oslospeiderne markerer stiftelsen av 1. Christiania tropp og hedrer Christian Dons. Denne kvelden blir også brukt til å ta opp nye ledere, og til å dele ut hederstegn. Vi følger stien fra Ulsrudvann til Sarabråten og videre opp til Donsbautaen ved Hauktjern. ved bautaen holdes en kort seremoni til minne om speidingens start i Norge, før vi går ned til ruinene for å kose oss rundt bålet med varm drikke og snop. Vi sitter noen timer og prater til vi går hjemover. Donsaften arrangeres ved fullmåne i oktober. Det vil i år si UKEDAG DD/MM. Oppmøte blir på parkeringsplassen ved Østmarkssetra, ved ullsrudvann, vi går derfra kl Ta med kopp og noe å sitte på. Veibeskrivelse med google maps Dersom noen grupper har nye ledere som skal tas opp eller ledere som skal ha 10-årsknappen, må de melde fra til Kretskontoret på forhånd. Send en melding med ca hvor mange dere kommer fra gruppa, så vi kan beregne kaffe og kakao til alle. Arrangør åååå er GRUPPE v PERSON (TELEFON) Vi sees! Speiderhilsen Organisator side 9 av 15

10 BILREBUSLØP (UTKAST) FOR ROVERE OG LEDERE I N T R O D U K S J O N Rovere og ledere i Oslospeiderne samles til Bilrebusløp en gang i året for kos og samvær. Det skal være enkel servering i målområdet hvor svar og poengutdeling foregår. Eksempelvis boller, kaffe, saft, pølser Lage rebuser, reise ut å gjøre klart kontrollspørsmål, kjøpe inn mat, lage resultatskjema som gir en rask resultatservice. Dette bør lages en gang for så å gis videre til hver arrangør. Kan med hell ligge med denne malen. N Ø D V E N D I G U T S T Y R M I L E P Æ L E R 15. S E P T E M B E R Gjennomføre T I D L I G E R E A R R A N G Ø R E R : Oslo De som kommer på 2. plass arrangerer neste års rebusløp. Vinneren får vandrepokalen som skal tilføres en ny del. Det skal sendes ut invitasjon til alle roverlag/ledere ved oppstart etter sommerferie (midten av august) i tillegg til at dette er et arrangement som skal stå på terminlista. Hvert års arrangør bør ha kontakt med rover/lederombudet for at man skal vite at planlegginga er i rute, og eventuelt få oppfølging og hjelp hvis dette er nødvendig. F O R B E R E D E L S E R Opprette arrangement i medlemssystemet og invitere. Lage rebus Velge start og stoppsted Kjøpe mat til stoppsted Hente vandrepokalen G J E N N O M F ØR I N G Ha det gøy. A V R U N D I N G side 10 av 15

11 NISSEFEST FOR ALLE FLOKKER I OSLO I N T R O D U K S J O N N Ø D V E N D I G U T S T Y R M I L E P Æ L E R K R E T S T I N G F O R B E R E D E L S E R Sende Invitasjon Anskaffelse av grøt Forberede varming av grøt G J E N N O M F ØR I N G Innkjøp av fakler og bevertning, A V R U N D I N G Informere og invitere D E S E M B E R gjennomføre G J E N N O M F ØR I N GT I D L I G E R E A R R A N G Ø RE R : 2012 Småspeiderombudet & KP 2011 Småspeiderombudet 2010 Småspeiderombudet side 11 av 15

12 NISSEFEST FOR ALLE FLOKKER I OSLO I N T R O D U K S J O N N Ø D V E N D I G U T S T Y R M I L E P Æ L E R K R E T S T I N G F O R B E R E D E L S E R Sende Invitasjon Anskaffelse av grøt Forberede varming av grøt G J E N N O M F ØR I N G Innkjøp av fakler og bevertning, A V R U N D I N G Informere og invitere D E S E M B E R gjennomføre G J E N N O M F ØR I N GT I D L I G E R E A R R A N G Ø RE R : 2012 Småspeiderombudet & KP 2011 Småspeiderombudet 2010 Småspeiderombudet side 12 av 15

13 KRETSLEIR I dette dokumentet gir vi en oversikt over hvordan man planlegger en leir eller annet stort kretsarrangement. Dette er en grov kladd, ment for videre arbeid. De som har avholdt kretsleir eller annet stort arrangement inviteres til å kommentere og/eller utbedre fortløpende. 1 - RAMME (KRETSSTYRET ELLER KRETSTING) Kretsstyret eller kretsting legger opp de generelle rammene for arrangementet. TID O G S TED Når arrangementet skal holdes må bestemmes tidlig og det må inn på terminlisten til kretsen. Leirplass og lokaler må holdes av. ANT ALL Man må ikke ha noe minimums eller maksimumsantall for arrangementet, men det kan være greit å ha for videre planlegging. 2 - PLANLEGGING (LEIRKOMITÈ) Den eller de som tar på seg ansvaret for leiren, gjør grovplanlegging før de aktivt går ut for å rekruttere stab til leiren. Det er lettere å si ja til et delvis definert prosjekt enn til en idè om at noe skal gjøres. TEMA Om man skal ha et tema for arrangementet, bør dette bestemmes tidlig. Et tema kan binde sammen ellers urelaterte aktiviteter. Temaet kan endres om man ser behovet etterpå. TIDSP LAN FOR INFORMAS JON Man bør tidlig lage en plan for når informasjon skal ut og inn. Hvert punkt bør ha en dato, leveringsform (sms/epost/etc) og en grunn til hvorfor det sendes ut. PÅMELDINGSR UTINER Påmelding bør klargjøres tidligst mulig, slik at det praktiske er på plass. Påmeldingsrutinene bør kunne ta høyde for allergier og andre spesielle behov. PROGRAM Det bør lages en grov timeplan for prosjektet allerede nå, selv om man ikke har innhold til denne. Dette for å vite hva man bygger arrangementet rundt og hva man evt blir rekruttert til som stab. Denne vil nok endre seg i forarbeidet, men det er lettere å ha noe å jobbe med. side 13 av 15

14 3 - FORARBEID (LEIRKOMITÈ OG LEIRSTAB) Info, Transport, Forsyning, Program, Underholdning og Teknisk er de vanligste måtene å dele opp en leir på. Om det er mulig er det ønskelig med en person som leder for hver del som planlegger sammen med en liten gruppe mennesker. Når leiren nærmer seg, bør disse gruppene forsterkes med de som skal gjennomføre. Info kan med fordel ha flere personer i forkant av leiren. INFO Info er den delen av staben som gir, tar imot og behandler informasjon mellom grupper og arrangement. DESI GNP RO FIL (IN FO) Ut i fra temaet man har bestemt seg for, må man få laget en designprofil for leiren. For å få laget en designprofil, beskriver man hva man ønsker i et dokument som kan leveres til designer. Om man har eksempler på hva man ønsker, tar man med dette. Det er viktig å få med alt man ønsker å få levert, slik at man kan få en fastpris på oppdraget. Elementer Leirlogo Leirmerke (bør likne logo) Stil på skriv som sendes ut (en word mal kan kanskje lages?) Hjemmeside-grafikk (for å spare penger kan man tilpasse et eksisterende design?) HJEMMESIDE Mest mulig informasjon bør samles på ett sted og da er en hjemmeside et egnet verktøy. Denne kan evt fungere som leiravis også. UTSEN DINGER (IN FO) Man bør allerede nå lage utkast til det som skal sendes ut i henhold til tidsplanen, selv om man bare har en overskrift. 1. Lansering - 10 mnd før o Skal skape interesse o Inneholder tidsplanen (når kan man vente info og frister) info fra Rammen og litt mer (tema? ) Hvordan melder man seg på (bør være åpen allerede nå) 2. Invitasjon - 8 mnd før o Skal motivere til påmelding o Innhold Oppsummering av tidligere info Mer info Klar frist for påmelding Incentiver til å melde seg på tidlig (billigere, bedre plasser, etc) 3. Gruppeinfo 1-6mnd før o Skal skape entusiasme for arrangmentet og gi gruppene mulighet til å forberede seg. 4. Gruppeinfo 2-2 mnd før o Rutiner på leir 5. Velkommen til leir - leveres ut ved ankomst o Flere rutiner og informasjon som trengs. 6. Takk for leir o Deltakerliste side 14 av 15

15 TRANSPORT I de fleste tilfeller blir det langt billigere å transportere alle samlet enn det blir om gruppene selv Transport flere oppgaver: Organisere felles transport til leir Organisere felles transport fra leir Om nødvendig: organisere transport for Program i løpet av leiren FORSYNING Forsyning skal planlegge og gjennomføre innkjøp og utlevering av mat på leiren. PROGRAM GR UPP EBIDRAG Organisering av gruppebidrag burde prioriteres. *gruppebidrag bør forklares HAIK Haik er en viktig del av leir. *Forklares UNDERHOLDNING ÅPNINGSLEI R BÅL AVSLUTT NINGS LEIRBÅL "HV ERDAGSUN DER HO LDNIN G" HJELP TI L SELV HJELP FOR P AT R ULJER, GR UP PER, ETC. TEKNISK FOREBYGGE Risikoanalyser SIKKERHET (TEK NISK) GJENNOMFØRING * KOMMER * - Tips/triks ETTERARBEID * KOMMER * Krav, ønsker, etc. side 15 av 15