Nettverkssamling 14. mars 2013

Transkript

1 Nettverkssamling 14. mars 2013

2 Personalnytt fra økonomiseksjonen: Egil Bjørn Berglund gikk av med pensjon Siv Talstad Hansen overtar rådgiverstillingen etter Egil Bjørn Vi har gjort litt interne rokkeringer når det gjelder arbeidsoppgaver for Mary Vatneødegård og Siv sin tidligere stilling Mary har nå ansvar for purring, oppfølging og inkasso når det gjelder utestående krav i Fakturering Den ledige konsulentstillingen er lyst ut - 43 søkere Monica Solheimdal er ute i svangerskapspermisjon, og kommer tilbake i 40% stilling fra Venke Solem går ut i svangerskapspermisjon i midten av juli 2013, vikar blir tilsatt

3 HOSPITERINGSDAG - ØKONOMISEKSJONEN Økonomiseksjonen tilbyr hospiteringsdag for nytilsatte (eller andre som ønsker det) på merkantilt område Opplæring/gjennomgang av system og fag avhengig av den enkeltes behov og ønske Ta kontakt med Siv Talstad Hansen/Gunnar Malme for å avtale dag

4 PÅMINNELSE: Firmatjenesten - Katalogfirma 2 skoler annonserte gjennom firmaet i skole annonserte gjennom firmaet i 2012 Ingen skoler har hittil betalt faktura til firmaet i 2013 VELDIG BRA!!!!!!!!!

5 KOSTRA KOSTRA rapportering frå og med 2001 Målsetting: Forenkle, data rapportert en gang, brukes til ulike formål Elektronisk innrapportering til SSB Regnskapsrapportering skjer pr. kvartal i tillegg til en samlet innrapportering for regnskapsåret. Frist: Tjenesterapportering skjer en gang for året samlet. Frist: Link til KRD-KOSTRA: KOSTRA@regjeringen.no

6 Regnskapet innrapporteres på: Funksjoner koblet mot våre tjenester Arter koblet mot våre internarter

7 Funksjon: 560 Spesialundervisning og særskilt tilpasset opplæring Drift tilrettelagt videregåande opplæring 5601 Integrerte elever og framandspråklege 5602 Spesialklasser og smågrupper 5603 Kjøp av tenester 5604 Syns- og audiopedagogteneste 5605 Pedagogisk psykologisk teneste 5606 Oppfølgingstenesta 5607 Undervisning v/helse og sosialinstitusjonar 5608 Tyngdepunktstillinger PPT

8 Kostraart: Lønn til vikarer Vikarløn Ferievikarar Vikarar svangerskapspermisjon Anna vikarløn Vikar t.trinn(søn- og nattillegg. Helligdag til

9 Operasjonell - finansiell leasing Vårt Finansreglement gir ikke mulighet for å inngå avtaler om finansiell lesing

10 GKRS nr. 8 Indikatorer på Finansielle leieavtaler 6. Det kan være flere forhold som kan indikere at det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll er overført til leietaker. Dersom ett av følgende kriterier er til stede skal det regnskapsmessig legges til grunn at leieforholdet er å anse som en finansiell leieavtale: - Leietaker har rett til kjøp av eiendelen til en pris som forventes å være vesentlig lavere enn markedsverdi på det tidspunkt retten kan benyttes. På tidspunkt for inngåelse av leieavtalen er det derfor rimelig sikkert at leietaker vil kjøpe eiendelen. - Estimert leieperiode går over det vesentligste av eiendelens økonomiske levetid. Ved vurdering av økonomisk levetid kan avskrivingsperiodene i regnskapsforskriften 8 som hovedregel legges til grunn. - Nåverdien av estimerte leiebetalinger tilsvarer i hovedsak markedsverdien av eiendelen ved inngåelse av leieavtalen - Eiendelen er av så spesiell karakter at den ikke kan brukes av andre enn leietaker, uten vesentlige endringer eller modifikasjoner

11 7. Andre indikasjoner som alene eller kombinert kan medføre at leieavtalen skal klassifiseres som en finansiell leieavtale er: - At leietaker ved å si opp leieavtalen står ansvarlig for et eventuelt tap for utleier - Det vesentligste av gevinst og tap som følge av variasjoner i markedsverdien på eiendelen tilfaller leietaker - Leietaker har etter utløpet av den opprinnelige avtalen rett til å fornye denne for en tidsbegrenset periode, til en leie som ligger vesentlig under markedsleie for en tilsvarende eiendel - Dersom det foreligger andre forhold som gjør det rimelig sikkert at leietaker vil overta leieobjektet i løpet av avtaleperioden eller senere

12 200 Kjøp og finansiell leasing av driftsmidler Kjøp og finansiell leasing av inventar, utstyr og maskiner, inkludert innkjøpsutgifter. Kjøp eller finansiell leasing av transportmidler føres på art 210. Art 200 er gyldig både i drifts- og investeringsregnskapet. Eksempler på inventar, utstyr og maskiner: møbler, kontorutstyr, bøker, instrumenter, kunst, IKT-utstyr, kjøkkenutstyr, redskaper, verktøy, kontormaskiner, rengjøringsmaskiner, anleggsmaskiner og lignende. En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. I en del leieavtaler vil en så stor del av den økonomiske risiko og kontroll ved leieobjektet være gått over på leietaker at transaksjonen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel og må regnskapsmessig håndteres som sådan, selv om eiendomsretten formelt ikke er overført. - Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres, jf. Kommunal Regnskapsstandard nr Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. Det nærmere skillet mellom finansiell leasing og operasjonell leasing er Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 8 Leieavtaler, se

13 12001 Kjøp og finansiell leasing av inventar, møblar ol Kjøp og finansiell leasing av kontor-/edb-utstyr Kjøp og finansiering av maskinar, teknisk og elektrisk utstyr Kjøp og finansiell leasing av bøker og andre media til bibliotek Aviser og tidsskrifter til bibliotek Kjøp og finansiell leasing av ymse anna inventar og utstyr

14 Her er brukt art skulle vært Leige av driftsmidlar

15 220 Leie av driftsmidler Leie/operasjonell leasing av inventar, utstyr og maskiner. Leie/operasjonell leasing av transportmidler føres på art 210. Eksempler på inventar, utstyr og maskiner: se art 200. En leieavtale klassifiseres som finansiell eller operasjonell i samsvar med avtalens reelle innhold. I en del leieavtaler vil en så stor del av den økonomiske risiko og kontroll ved leieobjektet være gått over på leietaker at transaksjonen har nære likhetstrekk med kjøp av en eiendel og må regnskapsmessig håndteres som sådan, selv om eiendomsretten formelt ikke er overført. - Dersom det vesentligste av økonomisk risiko og kontroll knyttet til det underliggende leieobjekt er gått over på leietaker klassifiseres avtalen som finansiell og tilhørende eiendeler og forpliktelser balanseføres, jf. Kommunal Regnskapsstandard nr Andre leieavtaler klassifiseres som operasjonelle. Det nærmere skillet mellom finansiell leasing og operasjonell leasing er Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 8 Leieavtaler, se

16 12201 Leige av driftsmidlar ( inventar, møblar, utstyr, maskinar mv) Leasing/leige av utstyr Leasing/leige av elev-pc

17 230 Vedlikehold, byggetjenester og nybygg Art 230 skal kun omfatte innkjøp av varer/tjenester fra andre. Vedlikeholdsavtaler bygninger, innvendig og utvendig Innvendig vedlikehold og utvendig vedlikehold Vedlikehold av kummer og anlegg Vedlikehold av ytre anlegg Vedlikehold og nyanlegg av veier Utgifter vedrørende drift av veibommer Byggetjenester ifm påkostning eller nybygg (rivning, rigging, grunnarbeider, ombygging, utvikling mv) Under art 230 plasseres alle utgifter knyttet til kjøp av tjenester for vedlikehold av bygg og nybygg, inkl. eksempelvis installasjonstjenester, men ikke inventar og utstyr til nybygg (jf. art 200). Det kreves ingen oppsplitting av entreprenørfakturaer på eksempelvis arbeid og materialer. Utgiftene føres samlet. Art 230 omfatter ikke vedlikehold av utstyr som ikke er direkte byggrelatert, dette føres på art 240. Art 230 har ulik betydning i drifts- og investeringsregnskapet. I driftsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til vedlikehold. I investeringsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til byggetjenester ved påkostninger eller investering i nybygg. Skillet mellom vedlikeholdsutgifter og utgifter til påkostning/investering er beskrevet i Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, se

18 12311 Vedlikehald bygg - kjøp av tenester Vedlikehald uteområde-kjøp av tenester Vedlikehald tekn.drift/el.anlegg-kjøp av tenester Planlagt vedlikehald bygg-kjøp av tenester Planlagt vedlikehald uteområde-kjøp av tenester Planlagt vedlikehald tekn./elektr.anlegg-kjøp av tenester Ombygging/større utskiftingar bygg-kjøp av tenester Ombygging/større utskiftingar uteområde-kjøp av tenester Ombygging/større utskiftingar tekn./el.anlegg-kjøp av tenester

19 240 Serviceavtaler, reparasjoner og vaktmestertjenester Art 240 skal kun omfatte innkjøp av tjenester fra andre. Brannvarslingsanlegg Heiser Andre eiendeler Vedlikeholdsavtaler for teknisk infrastruktur, IT, og annet inventar/utstyr som ikke er direkte byggrelatert. Vedlikehold av bygg knyttes til art 230 og 250. Driftsavtaler med datasentraler/vedlikeholdsavtaler/supportavtaler dataprogrammer Kontormaskiner Forebygging av skadedyr og lignende Vaktmesteravtaler (kjøp fra andre). Kommunens lønnsutgifter til egne vaktmestere skal rapporteres på artsserie 0 i KOSTRA (art 070 skal benyttes for andelen som gjelder vedlikehold av bygg/eiendom). Snøbrøytingsavtaler (kjøp fra andre). Kommunens lønnsutgifter til egne brøytemannskaper skal rapporteres på artsserie 0 i KOSTRA. Kommunens utgifter til drift av eget brøytemateriell skal føres på art 170 for transportmateriell

20 12401 Serviceavtalar - vedlikehald av inventar Serviceavtalar - Vedlikehald av EDB-/kontorutstyr Serviceavtalar - Vedlikehald av tekn.-/elektr. utstyr Serviceavtalar - Vedlikehald av med. dentalt utstyr Serviceavtalar - Andre Vedlikehald av læremidlar Databehandling, driftsavtalar med datasentralar Ymse anna vedlikehald

21 250 Materialer til vedlikehold, påkostning og nybygg Utgifter til materialer ved vedlikehold av bygninger/anlegg og materiell ved påkostning/investeringer i kommunal regi. - Eksempelvis maling, betong, trevirke, ledninger mv. Vedlikeholdsmateriell til utstyr som ikke er del av bygningen føres på art 120. Driftsmateriell som ikke er vedlikeholdsmateriell førest på art 120. Arten har ulik betydning i drifts- og investeringsregnskapet. - I driftsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til vedlikeholdsmateriell. - I investeringsregnskapet gir arten uttrykk for utgifter til materiell benyttet til påkostning eller investering i nybygg. Skillet mellom vedlikeholdsutgifter og utgifter til påkostning/investering er beskrevet i Kommunal regnskapsstandard (F) nr. 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, se

22 12511 Materialar vedlikehald bygg Materialar vedlikehald uteområde Materialar vedlikehald tekn./el. anlegg Materialar planlagd vedlikehald - bygg Materialar planlagd vedlikehald - uteområde Materialar planlagd vedlikehald - tekn./el. anlegg Materialar ombyggingar/større utskiftingar-bygg Materialar ombyggingar/større utskiftingar-uteområde Materialar ombyggingar/større utskiftingar-tekn./el. anlegg

23 ANSLAGSPOSTERINGAR Pr Økonomihåndboka Bruk av anslagsposteringar Alle kjente utgifter og inntekter som vedkjem rekneskapsåret skal vere rekneskapsført Normalt skal ei vare/teneste vere levert og eit bokføringsgrunnlag i form av faktura el. ligge føre før bokføring kan skje. Ved årsskiftet kan det tenkjast at eit slikt bokføringsgrunnlag ikkje ligg føre i rimeleg tid før rekneskapsavslutninga. Det må da vurderast om det skal gjerast ei anslagspostering (dette vil og gjelde for inntekter). 12 månedars forbruk Vesentleg - utan uforholdsmessig mykje meirarbeid Eigne balansekonti til bruk for anslagsposteringar, og utgifter og inntekter skal skiljast på kvar sine konti

24 RUTINE VED ANSLAGSPOSTERING 1. Ved rekneskapsavslutninga. Utgifts-/inntektsføring av overslaget med motpost på balansekonto. Det må følgje med ei oversikt som klart viser kva anslagsposteringa gjeld. Overslaget på utgifter skal førast til utgift i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære utgiftspostar utan mva-kode og krediterast i balansen på kapittel (kortsiktig gjeld). Overslaget på inntekter skal førast til inntekt i driftsrekneskapen ekskl. mva på ordinære inntektspostar utan mva-kode og debiterast i balansen på kapittel (kortsiktig fordring). 2. Påfølgjande rekneskapsår Anslagsposteringa førast tilbake på dei same kontoane straks rekneskapen for påfølgjande rekneskapsår er opna for postering. Når så dei reelle utgiftene eller inntektene er kjent følgjer ein dei ordinære tilvisningsrutinane

25

26

27 UTENLANDSREISER Ansatte/elever Hvordan organisere dette? Skal det inn i fylkeskommunen sitt regnskap? Hva med innbetaling av egenandeler elever/ansatte? Hva med dugnadsarbeid for å redusere egenandel for elever? Hva med betaling av reise og opphold for elever/ansatte? Hva med betaling av reise og opphold for lærer som er med elever? Hva med betaling av inngangsbilletter o.l.?

28 170 arter Transportutg. elevar Billetter med 8 % mva Andre reiseutlegg med 25% mva Ymse reiseutgifter utan mva-refusjon Ymse transportutg. - utanom reiserekning

29 Egenandel - ansatte Dersom egenandelen er generell og en forutsetning for å få gjennomført turen, som i sin helhet er en tjenestereise, refusjon: Dersom deler av turen har karakter av å ikke være en tjenestereise og det er denne delen egenandelen omfatter, f.eks. billetter til fotballkamp eller en overnatting ekstra mv., skal egenandelen føres som reduksjon av utgiftsposten

30 RAPPORT OVER BALANSEKONTI Det skal sendes inn avstemming pr og hvert år Viktig å sjekke om det er kommet til nye konti

31

32

33 BALANSEKONTOPLAN-SJEKK OM NYE KONTI

34 Investeringer som skal finansieres fra drift? Lag en investeringsrapport Kjør denne ved hver rapportering Trenger bare regnskapskolonne Sørg for føring fra drift til investering snarest mulig

35

36 Føringseksempel Kjøp av Caravelle på Gjermundnes VGS Faktura til leverandør føres slik: A51 Overføring fra drift til investering føres slik: A