Forslag til fylkesrådets oppdragsbrev Hedmark Trafikk FKF

Transkript

1 Saknr. 15/ Saksbehandler: Øystein Sjølie Forslag til fylkesrådets oppdragsbrev Hedmark Trafikk FKF Innstilling til vedtak: Fylkesrådet vedtar vedlagte forslag av som forslag til fylkesrådets oppdragsbrev 2016 Hedmark Trafikk FKF. Endelig oppdragsbrev 2016 utformes og vedtas etter at Økonomiplan / Årsbudsjett 2016 er vedtatt. Vedlegg: - Forslag av 24. august 2015 til Fylkesrådets oppdragsbrev 2016 Hedmark Trafikk FKF Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

2 Saksutredning Forslag til fylkesrådets oppdragsbrev Hedmark Trafikk FKF Hjemmel/referanse for saken Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 95/11. Innledning og bakgrunn Fylkesrådet skal i henhold til vedtak i fylkestinget i sak 26/10 utarbeide et årlig oppdragsbrev til Hedmark Trafikk FKF. Oppdragsbrevet skal i henhold til vedtaket blant annet inneholde følgende: Økonomiske rammer, herunder rabattordninger Leveranser av kollektivtilbud Prioriterte satsingsområder, herunder miljø- og trafikksikkerhetshensyn Rapporteringsrutiner og omfang Møtefrekvens og dialog Det første oppdragsbrevet ble innført for 2012, slik at oppdragsbrev for 2016 blir det femte i rekken. Saksopplysninger fakta Forslag til oppdragsbrev skal utarbeides som en del av prosessen før endelig oppdragsbrev skal vedtas. Dette gjøres for å skape forutsigbarhet for foretaket, og gir muligheter for innspill til budsjettbehandling. Endelig oppdragsbrev 2016 skal vedtas etter at fylkestinget har vedtatt Økonomiplan / Årsbudsjett 2016 er i desember Forslaget til oppdragsbrev 2016 er utarbeidet i dialog mellom fylkeskommunen og foretaket. Prosessen for arbeidet med brevet har innholdsmessig tatt utgangspunkt i oppdragsbrev 2015, men noen innholdsmessige endringer har blitt gjort. Brevforslagets form er annerledes sammenlignet med tidligere brev. Begrunnelsen for å endre brevets form og formuleringer er at brevet skal ligne mer på andre dokumenter i fylkeskommunens styringssystem. Dette er tydeligst i kapittelet om mål for virksomheten. Der det i tidligere brev ble definert årlige resultatmål, er målene i forslaget for 2016 framstilt som i fylkeskommunens målhierarki. Det vil si som hovedmål, delmål kollektivtrafikk og resultatindikatorer med tilhørende resultatkrav. Følgende rekkefølge for kapitlene er foreslått: 1. Innledning 2. Styringsdokumenter 3. Mål for virksomheten 4. Foretakets oppdrag 5. Foretakets tildelte ramme 6. Delegering 7. Foretaksmøter og styremøter 8. Rapportering Nedenfor redegjøres det for innholdet i hvert kapittel.

3 1. Innledning Innledningskapitlet beskriver hva oppdragsbrevet er. Henvisningen til Hedmark Trafikks ansvarsområder i foretakets vedtekter 3, samt hjemmelen for oppdragsbrevet i vedtak fra fylkestinget, er tatt inn i kapitlet. Det tidligere kapitlet om rollene til fylkestinget, fylkesrådet, foretaket og fylkessjefen for samferdsel, kulturminner og plan, er kortet ned og integrert i innledningskapitlet, samtidig som det vesentlige av innholdet skal være ivaretatt. Noen av foretakets ansvarsområder og hovedoppgaver stod tidligere i rollekapitlet, men er flyttet til kapitlet om foretakets oppgaver under overskriften «hovedoppgaver». Dette er blitt gjort fordi innholdet bærer mer preg av å være oppdrag enn roller, og fordi det er forsøkt å lage et oppdragskapittel (kapittel 4) som i seg selv skal ha en struktur som skiller bedre mellom hovedoppdrag, oppdrag spesielt for året 2016 og mer generelle, kontinuerlige oppdrag. 2. Styringsdokumenter De viktigste styringsdokumentene for oppdragsbrevet er regional planstrategi, regional samferdselsplan og tiltaksplan for Hedmark Trafikk. Disse dokumentene gir føringer for utviklingen av kollektivtrafikken, og det er dermed logisk at kapitlet om styringsdokumenter kommer før målkapitlet. Teksten om styringsdokumentene er sterkt nedkortet sammenlignet med tidligere brev. Dette er gjort for at oppdragsbrevet generelt bør være kortest mulig, samt at det vil være mulig å søke opp de nevnte dokumentene for fordypning. Kun få setninger som sier noe om styringsdokumentenes innhold er beholdt. 3. Mål for virksomheten Målene for 2016 er framstilt som i fylkeskommunens målhierarki elles, slik at det blant annet forenkler rapportering. Det vil si at det skilles mellom hovedmål, delmål kollektivtrafikk og resultatindikatorer med tilhørende resultatkrav. Hovedmål for samferdselsområdet og delmål kollektivtrafikk følger av økonomiplanen. Resultatindikatorer med tilhørende resultatkrav for 2016 settes i oppdragsbrevet. Følgende fire resultatindikatorer foreslås: - Antall ordinære reisende skal økes med minst 3 % i 2016 forhold til % av bussene skal ha betalingsterminal i løpet av Rutetilbudet skal holdes på 2014-nivå eller bedre - Foretaket skal bidra til arbeidet for å redusere utslipp av klimagasser De siste årene har det vært et mål å øke antall ordinære reisende med 3 % årlig. Det har blitt vurdert å senke denne ambisjonen til en vekst på 2 % for 2016, i forbindelse med forventet reduksjon i den reelle tilskuddsrammen. Begrunnelsen for at tallet er satt til 3 %, er at en fortsatt økning på 3 prosent vil gi en fordobling i antall kollektivreisende i 2035 sammenlignet med 2011-nivå, og vil tilsi et antall på ca. 3,5 millioner betalende reisende i 2035 mot 1,75 millioner i Dette bør fremdeles være en ambisjon, og målet om 3 % økning bør bli stående selv om det kan være tøffere enn før å nå dette målet. Samtidig må det tas i betraktning at anbud Østerdalen får helårsvirkning i 2016 (halvårsvirkning i 2015), mens anbud Sør settes i gang medio 2016 og får halvårsvirkning. Det bør være ambisjoner om at de nye anbudene skal føre til flere reisende. Det er også et mål at 100 % av bussene skal ha betalingsterminal i løpet av 2016, og dette målet nås når anbudsoppstart er gjennomført i hele fylket. Det kan være en utfordring å opprettholde minst like godt rutetilbud med lavere reelle tilskudd, men dette bør likevel være et mål.

4 Foretaket skal bidra til reduksjon av klimagassutslipp, da transportsektoren står for en stor andel av utslippene i hedmark. Målet er foreslått formulert som et bidrag til arbeidet, istedenfor å fastsette tall. Det er vanskelig å fastsette tall på nåværende tidspunkt, både fordi klima og energiplanen er under revisjon, og fordi økning i andelen kollektivreisende i seg selv vil være et miljøtiltak dersom økningen skyldes valg av buss framfor privatbil. Foretaket har selv foreslått at temaene skoleskyss, kundetilfredshet og krav om positivt økonomisk resultat på minimum 0,5 % av omsetningen, kan tas inn som resultatindikatorer. Det er imidlertid ikke foreslått noen formuleringer av resultatkrav for skoleskyss og kundetilfredshet. Det bør diskuteres om disse temaene skal inn som resultatindikatorer i framtidige oppdragsbrev. Et annet innspill fra foretaket er å differensiere målet om økning av antall ordinære reisende mellom ulike geografiske områder, da noen områder kan ha større vekstpotensiale enn andre. 4. Foretakets oppdrag I dette kapitlet er det søkt å lage en struktur som skiller bedre mellom hovedoppdrag, oppdrag spesielt for året 2016 og mer generelle, kontinuerlige oppdrag. Foretakets hovedoppdrag er knyttet til kollektivtilbudet for ordinære reisende og til skoleskyss. Administrering av TT-ordningen kan også sees som et så stort oppdrag at det foreslås lagt inn under samme avsnitt. Oppdrag som tidligere var listet opp i egne punkter, men som kan høre hjemme under disse tre hovedoppdragene, er nå skrevet inn under disse tre. Under oppdraget knyttet til ordinære personruter er det tatt inn at dialog mellom Statens Vegvesen, fylkeskommunen og Hedmark Trafikk skal videreutvikles, da det pr. i dag ikke eksisterer noen fast møtearena mellom disse aktørene, slik som for eksempel dialogmøte mellom Statens Vegvesen og fylkeskommunen. Tidligere underpunkter vedrørende dialog om skoleskyss, er tatt inn direkte under skoleskyss som hovedoppdrag. Det er vedtatt ny TT-forskrift sommeren 2015, og foretaket skal fremdeles administrere TT-ordningen. Det har blitt foreslått å ta ut punktet om at sekretariatsfunksjoner skal bestilles fra Kjørekontoret, fordi denne bestillingen er gjennomført. Det foreslås likevel å la setningen stå for å vise at sekretariatsfunksjoner fremdeles skal utføres av Kjørekontoret. Både hovedoppdrag og flere øvrige oppdrag kan anses som kontinuerlige som gjentas hvert år i oppdragsbrevet. Noen oppdrag vil likevel være særegne for enkeltåret som oppdragsbrevet gjelder for. I foreslått struktur for oppdragskapitlet er det et avsnitt om spesifikke oppdrag for året Følgende oppdrag foreslås: - evaluering av tiltaksplanen for bidra til arbeidet med ny tiltaksplan er tredje virkningsår for tiltaksplanen, og det vil være hensiktsmessig å evaluere effekter, resultater og måloppnåelse så langt. Foretaket bør vurdere om Kollektivforum kan brukes som arena i evalueringsøyemed. Det skal utarbeides en ny tiltaksplan for Hedmark Trafikk FKF for perioden Her bør kunnskaper fra evalueringen kunne brukes. Foretaket må bidra til dette arbeidet, som skal koordineres av fylkeskommunen. Arbeidet skal følge prosessen for handlingsprogram for fylkesveger

5 , hvor foretaket blant annet skal besøke regionrådene sammen med Statens Vegvesen og fylkeskommunen. Øvrige oppdrag som stort sett er av kontinuerlig art, men som antagelig ikke hører hjemme under foretakets hovedoppdrag, er listet opp i neste avsnitt. Flere av oppdragene i oppdragsbrevet for 2015 er løst, og derfor ikke listet opp som oppgaver i brevet for Dette dreier seg om oppdrag knyttet til anbud, hvor kollektivtransporten i hele fylket vil være anbudsutsatt fra sommeren 2016, samt prosjekter knyttet til KID-midler (midler til Kollektivtransport I Distriktene). Den statlige KID-ordningen er avviklet og prosjektene fortsetter ikke. Unntaket er Mjøsnett som vil fortsette som prosjekt. Oppdrag knyttet til markedsføring er også tatt ut av oppdragslisten, da måten dette arbeidet skal gjøres på i stor grad bør avgjøres av foretaket selv og/eller styret. Oppdrag som var spesifikke for 2015 er også tatt ut. Det er viktig at foretaket bidrar til reduksjon i utslipp av klimagasser, og formuleringer foreslått av foretaket selv er lagt inn under overskriften «miljøvennlige løsninger». Trafikksikkerhetsarbeidet skal fokusere på bruk av sikkerhetsbelter, og foretaket skal være representert i Hedmark Trafikksikkerhetsutvalg. Det nasjonale arbeidet med felles billettering går sin gang, og det er viktig at foretaket deltar aktivt i det arbeidet. Det foreslås ikke lenger å ha et eget avsnitt om universell utforming, da dette bør være en standard som ligger under andre punkter. Oppdrag knyttet til universell utforming er lagt inn under knutepunktutvikling og krav til materiell. Kollektivforum har blitt opprettet, og oppdragsbrevet for 2016 presiserer at foretaket fremdeles har ansvar for å gjennomføre det. Brukerundersøkelser om kundetilfredshet skal gjennomføres annethvert år. Det blir ikke gjennomført i 2015, og skal dermed gjennomføres i Foretakets tildelte ramme I tidligere brev har kapitlet blitt innledet med følgende tekst, som har kunnet bli stående uavhengig av fylkestingets vedtak: «Endelig driftstilskudd vedtas i forbindelse med fylkestingets behandling av fylkeskommunens årsbudsjett for 201X». Fordi faktisk tilskuddsramme er kjent på det tidspunktet endelig oppdragsbrev vedtas, forslås det at faktisk tilskuddsramme tas inn. For øvrig foreslås ingen endringer i dette kapitlet. 6. Delegering Myndighetsområder som delegeres til foretaket, stod tidligere under rollekapitlet, men er flyttet til et eget kapittel bak i brevet. Dette gjelder noen bestemmelser i yrkestransportforskriften som omhandler handlinger som i praksis utføres av foretaket. Disse delegeringene er ennå ikke delegert til foretaket gjennom fylkeskommunens ordinære delegasjonsreglement, og disse delegeres derfor til foretaket gjennom oppdragsbrevet. Kapittelet om delegering må bli stående i oppdragsbrevet hvert år til delegeringen eventuelt blir tatt inn i det ordinære delegasjonsreglementet. Kapitlet er flyttet lenger bak i brevet fordi det passer bedre i brevets struktur, og det er ikke nødvendig at det står tidlig i brevet hvor leseren «tidligst mulig» bør komme fram til kapitlene om målsettinger og oppdrag. 7. Foretaksmøter og styremøter Kapitlet slår fast møtefrekvens mellom eier og foretak, og hjemler fylkessjefen for samferdsel, kulturminner og plan sin anledning til å møte i styremøter. Det foreslås noen enkle omformuleringer i

6 kapittelet sammenlignet med brevet for inneværende år, hvor det står at «kun styreleder innkalles til foretaksmøtet på høsten». Nevnte formulering kan gi inntrykk av at ingen andre skal stille på møtet. 8. Rapportering Kapitlet viser helt konkret når foretaket skal rapportere til eier, hva som skal rapporteres og hvem som skal motta informasjon om styremøter og beredskapssituasjoner. Kapitlet foreslås å avslutte brevet, og er innholdsmessig lite endret fra brevet for Setningen om evaluering av måloppnåelse og gjennomføring av oppdrag, er tatt ut. Dette anses som ivaretatt gjennom direktørens redegjørelse i foretaksmøte. Vurderinger Fylkesrådet mener at det har blitt gjort et godt arbeid med forslag til oppdragsbrev Da dette vil bli det femte brevet i rekken etter at ordningen med oppdragsbrev ble innført, har man et godt erfaringsgrunnlag å bygge på. Grepet med å endre oppdragsbrevets form og formuleringer slik at det samsvarer bedre med fylkeskommunens styringssystem ellers, er et godt grep som gjør brevet mer ryddig og mer logisk oppbygd. Fylkesrådet gir sin tilslutning til de resultatindikatorene og oppdrag som foreslås. I denne omgang er det kun forslag til oppdragsbrev 2016 som skal vedtas, slik at det blir en forutsigbarhet for foretaket om hva som forventes av dem. Endelig oppdragsbrev 2016 vil bli ferdig utformet og vedtatt etter at budsjettvedtak for 2016 er gjort. Konklusjon Fylkesrådet mener at vedlagte forslag av skal vedtas som forslag til fylkesrådets oppdragsbrev 2016 Hedmark Trafikk FKF. Endelig oppdragsbrev 2016 utformes og vedtas etter at Økonomiplan / Årsbudsjett 2016 er vedtatt.