INNKALLING TIL FAKULTETSSTYREMØTE VED FAKULTET FOR HELSEFAG 16. JUNI 2015

Transkript

1 INNKALLING TIL FAKULTETSSTYREMØTE VED FAKULTET FOR HELSEFAG 16. JUNI 2015 Det innkalles med dette til fakultetsstyremøte 16. juni 2015, kl , rom V634, Pilestredet 44 Forslag til dagsorden Godkjenning av innkalling og dagsorden. Meldinger til fakultetsstyret: FSHF-sak 5/2015: Referatsaker: a) Godkjent møtebok fra fakultetsstyremøtet b) Referat fra IDF-møte ved Fak. HF og (det siste ettersendes). c) Møtebok fra møte i Studieutvalget d) Referater fra møte i FoU-utvalget , og Orienteringssaker: e) Sammenslåing SP HEL. Status i møtet. f) Fakultetsrådet på HF. Status i møtet. g) Oppsummering av styreperioden. Notat er vedlagt. Vedtakssaker: Type sak Saksnummer Sak Vedtak FSHF-sak 6/2015 Regnskapsrapport 1. tertial Vedtak FSHF-sak 7/2015 Prolongering av prodekanfunksjoner Vedtak FSHF-sak 8/2015 Prolongering av utvalg ved fakultetet Henvendelser vedrørende møtet kan rettes til ewelyn.jordal@hioa.no Vel møtt! Nina Waaler

2

3 Til fakultetsstyret Dato: VEDTAKSSAK Saksnr.: FSHF-sak 6/2015 Journalnr.: 2014/07945 Saksbehandler: Stefan Andre Johnsen ØKONOMI- OG AKTIVITETSRAPPORT FOR FØRSTE TERTIAL 2015 FAKULTET FOR HELSEFAG FORSLAG TIL VEDTAK Fakultetsstyret tar saken til etterretning SAKSFRAMSTILLING Rapporten består av to deler, regnskapsrapport og aktivitetsrapport. Samlet gir dette et bilde av hvordan fakultetets resultater er for perioden til , og prognoser for året som helhet. Regnskapsrapporten er vesentlig endret fra tidligere perioder. Fra og med 2015 vil den fokusere på fakultetet som helhet. Den løpende økonomistyringen og rapporteringen gjøres i form av månedsrapportering til institutt- og fakultetslederne. Denne endringen skal sørge for at relevant styringsinformasjon havner på rett styringsnivå. Del 1 - Regnskapsrapport Virksomheten er inndelt i to områder: Ordinær virksomhet - virksomhet finansiert av bevilgning fra KD BOA (Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet) og prosjekter med øremerket bevilgning. Herunder inkluderes virksomhet øremerket fra KD, samarbeidsmidler, bidragsfinansiert virksomhet (helt eller delvis er finansiert med bidrag eller bevilgning fra andre statlige etater, andre departement, kommunale og fylkeskommunale etater, EU, organisasjoner, næringsliv, private og Norges forskningsråd), og oppdragsfinansiert virksomhet.

4 Ordinær virksomhet Økonomisk situasjon og ressursstyring Den ordinære driften styres mot et planlagt merforbruk i To av fakultetets institutter, Sykepleie og Helse, ernæring og ledelse, har et aktivitetsnivå som på kort sikt er høyere enn inntektene. Dette dekkes i 2015 av ubrukte midler, men det påventes et moderat underskudd i Fakultetsledelsen følger situasjonen nøye for å sikre at økonomien er bærekraftig på lang sikt. I 2017 forventes det at aktivitets- og inntektsnivå balanserer. Fakultetets totale aktivitetsnivå er lagt forholdsvis høyt. Satsinger på FoU, økt førstestillingskompetanse samt foreløpig opprettholdelse av alle studietilbud samtidig som rammene kuttes er merkbart for de tilsatte. Lønnsoppgjøret i 2015 er vesentlig lavere enn det høgskolen har budsjettert, noe som motvirker deler av årets rammekutt. For å bedre fakultetets handlingsrom må studieporteføljen gjennomgås, spesielt på masternivå. Per nå utvides samkjøring av undervisning mellom masterprogrammer, samtidig som videreutdanninger legges på masternivå og integreres i undervisningen. Eventuell avvikling av studier som over tid ikke oppnår kritisk studentmasse vil tas stilling til i neste styreperiode. Avvik på ordinær virksomhet regnskapstabell og kommentarer Tabell 1 Regnskap ordinær virksomhet: Alle tall i hele kr Regnskap Budsjett Avvik Bevilgning fra KD Andre driftsinntekter Sum inntekter Lønnskostnader Utstyrsanskaffelser Andre driftskostnader Sum kostnader Resultat ordinær drift Fakultet for helsefag har et resultat på -2,6 millioner kr. pr , som er et merforbruk i forhold til budsjett på 0,4 millioner kr. Dette gir et prosentvis avvik mellom budsjett og regnskap på -0,3 %. Fakultetet har mottatt 1,2 millioner kr. mer enn forventet til strategi- og internasjonaliseringstiltak fra høgskolen sentralt. Dette vises som en et mindreforbruk da fagmiljøene ikke klarte å sette midlene i virksomhet innenfor tertialet. Fakultetet ser en større økning i kostnader enn forventet til timelærere og eksterne sensorer, med et merforbruk på henholdsvis 0,9 og 0,5 millioner kr. Økt faglig aktivitet og flere studenter innenfor eksisterende ramme løses ved økt bruk av timelærere. Høgskolens nye rutiner for utbetaling til timelærere Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

5 fører til økte kostnader utbetalingene skjer hurtigere og mer korrekt enn tidligere. Bruk av eksterne sensorer øker grunnet økt antall studenter samt økt bruk av dobbeltsensurering. Investeringer i utstyr øker i forhold til 2014, men fakultetet kjøper likevel inn mindre forventet. Per 1. tertial vises dette som et mindreforbruk tilsvarende 0,7 millioner kr. Utvikling for ordinær virksomhet Fakultetet har i 2015 planlagt aktiviteter som gir et budsjettert resultat på -8,3 millioner kr. Dette finansieres av tidligere års ubrukte midler. Per 1. tertial er det lite som tyder på at det vil bli vesentlige avvik i løpet av året. Prognosen er basert på forventet kostnadsutvikling, inkludert årets lave lønnsoppgjør i forhold til høgskolens estimat, og gir et avvik fra budsjettert resultat i intervallet 0,0 til +3,0 millioner kr. Dette medfører et forventet årsresultat mellom -5,3 og -8,3 millioner kr. Ubrukte midler ordinær drift tabell og kommentarer Tabell 2- ubrukte midler ordinær drift fakultetet samlet Tiltak (Alle tall i hele kr) Bundet/avsatt pr Bundet/avsatt pr Endring i perioden Rekrutteringsstillinger Postdoktorstillinger Strategiske tiltak Samarbeidsmidler - fordelte Andre bundne midler Estimert underskudd oppstart Bachelor paramedics Estimert underskudd studiested Sandvika Avsatt til investeringer SUM Fakultetet har 30,3 millioner kr. i ubrukte midler pr Dette er en reduksjon på 2,6 millioner kr. i perioden, og tilsvarer regnskapsresultatet. Av de ubrukte midlene er 29,7 millioner bundne midler, og ytterligere 6,5 millioner er vedtatt disponert av fakultetet. Dette medfører at forpliktelsene er større enn summen av de ubrukte midlene. Fakultetet anser dette som god likviditetsstyring, og presiserer at det føres løpende kontroll og arbeides tett med dette. Det presiseres at forpliktelsene er langsiktige, og at de forfaller gradvis, slik at det ikke er risiko for at de ubrukte midlene totalt sett blir negative. Høgskolen i Oslo og Akershus side 3

6 Den største posten innenfor ubrukte midler er rekrutteringsstillinger med 12,0 millioner kr. Fakultetet har tilsatt stipendiater til alle stipend gitt tidligere år, og forventer at de siste stipendiatene finansiert av årets tildelinger vil starte i stillingene innen utgangen av august. BOA (Bidrags- og Oppdragsfinansiert Aktivitet) og prosjekter med øremerket bevilgning. Avvik på BOA og prosjekter med øremerket bevilgning regnskapstabell og kommentarer Tabell 3 Regnskap BOA og prosjekter med øremerket finansiering Tall i hele Regnskap Budsjett Avvik Bevilgning fra KD Tilskudd fra NFR Tilskudd fra EU Andre bidrag Oppdragsinntekter Andre driftsinntekter Sum inntekter Lønnskostnader Andre driftskostnader Sum kostnader Resultat BOA Den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten(boa) viser ingen vesentlige avvik i forhold til planer. Det forventes at målene for 2015 nås, noe som i utgangspunktet ikke innebærer noen vesentlig endring i aktiviteten fra tidligere år. Høgskolen i Oslo og Akershus side 4

7 Ubrukte midler BOA og prosjekter med øremerket bevilgning tabell og kommentarer Kilde Alle tall i hele kr Bundet/avsatt pr Bundet/avsatt pr Endring i perioden Norges Forskningsråd Andre statlige forvaltningsorganer EU Kommuner og fylker Organisasjoner og stiftelser Næringsliv og private Andre Stipender til internasjonalisering SUM BOA Samarbeidsmidler ufordelte Interne tilskudd til BOA SUM Øremerket SUM Fakultetet har i tillegg opptjent virksomhetskapital fra oppdragsprosjekter på 1,4 millioner kr. Ubrukte midler innenfor BOA er i hovedsak et resultat av forskuddsbetaling fra bidragsytere. Ubrukte midler innenfor prosjekter med øremerket finansiering er i hovedsak tildelte, ikke utbetalte samarbeidsmidler. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5

8 Del 2 - Aktivitetsrapport Strategiområde 1: Utdanning Aktiviteter/tiltak Konsolidering og videreutvikling av studieporteføljen, spesielt knyttet til masterporteføljen Videreutvikling av kvalitet og relevans i utdanningene Implementering og oppfølging av systemet for kvalitetssikring og kvalitetsutvikling Utviklingsprosjekter for sykepleierutdanningene Foreløpig måloppnåelse Kort kommentar over status, tiltak gjennomført for å korrigere avviket og eventuell videre oppfølging og risikoomtale for tiltak som har avvik fra langtidsplanen Intern utvikling av videreutdannings/masterportefølje er i rute. Utfordringer knyttet til antallet masterprogrammer og fordeling av studieplasser. I rute I hovedsak i rute. Litt sent ute med å få på plass tilsynssensorer for enkelte utdanninger, men forventes å være på plass fra semesterstart. Kvantitativ analyse fra SPS under ferdigstilling. Kvalitativ analyse forventes ferdigstilt før sommeren. Prosjektets mål er å heve kvaliteten på sykepleieutdanningene. Strategiområde 2: Forskning og utviklingsarbeid Resultatindikator Mål 2015 Forskningsrådets tildeling per uff-årsverk (i 1000 kroner) 10,5 6,5 Resultat per 1. tertial Foreløpig måloppnåelse Kort kommentar og videre oppfølging (eventuell prognose for året), omtale av tiltak for å korrigere avviket og risikoomtale Lav sannsynlighet for ikke å nå mål, lav konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Fakultetet er i rute for å nå årets mål, som er satt på bakgrunn av forventede inntekter på eksisterende prosjekter. EU-tildeling per uffårsverk (i 1000 kroner) Det er ikke tilkommet prosjekter av vesentlig størrelse så langt i år. 0,0 0,4 Det er ikke hensiktsmessig å risikovurdere denne resultatindikatoren, da den er målsatt til 0,0. Det er kommet et mindre beløp som sluttinnbetaling på et prosjekt som ble avsluttet en stund tilbake. Det forventes ikke flere innbetalinger fra EUs rammeprogram i Høgskolen i Oslo og Akershus side 6

9 Antall avlagte doktorgrader på enhetens egne doktorgradsprogrammer Antall avlagte doktorgrader på andre institusjoner Ny: Antall innsendte søknader til Forskningsrådet Ny: Antall innsendte søknader til EU Horisont 2020 Ny: Antall mottatte forretningsideer KIEområdet Høy sannsynlighet for å ikke nå mål, lav konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Forventet resultat for 2015 er 4. De 3 resterende har fått innvilget utsettelse til Høy sannsynlighet for å ikke nå mål, lav konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Forventet resultat for 2015 er 18. De resterende 8 forventes å ferdigstille i (4) Inkludert søknader vi er partnere på. Tallet i parentes viser søknader der vi er prosjektleder. 5 (1) Inkludert søknader vi er partnere på. Tallet i parentes viser søknader der vi er prosjektleder. 0 Aktiviteter/tiltak Målrettet satsing på å styrke forskningsgrupper, med særlig vekt på vitenskapelige publiseringer og økt tilslag på eksternfinansierte forskningsprosjekter. Utvikle robuste doktorgradsprogrammer. Innføre mulighet for forskningstermin Foreløpig måloppnåelse Kort kommentar over status, tiltak gjennomført for å korrigere avviket og eventuell videre oppfølging og risikoomtale for tiltak som har avvik fra langtidsplanen I rute I rute I rute Strategiområde 3: Samfunnsrettet virksomhet og formidling Resultatindikator Mål 2015 Andel inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA) utenom forskningsfinansiering Resultat per 1. tertial 3,0 % 3,0 % Foreløpig måloppnåelse Kort kommentar og videre oppfølging (eventuell prognose for året), omtale av tiltak for å korrigere avviket og risikoomtale Moderat til lav sannsynlighet for å ikke nå mål, moderat til lav konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Høgskolen i Oslo og Akershus side 7

10 fra EU og Forskningsrådet Fakultetet opplever moderat tilgang på nye midler, og er i rute til å nå årets mål. Det bør nevnes at flere av bidragsyterne ikke dekker alle kostnader, slik at fakultetet i flere tilfeller påtar seg forpliktelser ved å takke ja til prosjektmidlene. Strategiområde 4: Menneskelige og økonomiske ressurser Resultatindikator Mål 2015 Andel førstestillingsårsverk av totalt antall uff-årsverk Resultat per 1. tertial Foreløpig måloppnåelse Kort kommentar og videre oppfølging (eventuell prognose for året), omtale av tiltak for å korrigere avviket og risikoomtale 45% 42,9 % Lav sannsynlighet for å ikke nå mål, moderat konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Prosentvis avvik mellom budsjett og regnskap <+/- 2% Fakultetet ligger godt an til å nå årets mål. Det tilsettes kun på førstestillingsnivå med mindre det foreligger helt spesielle årsaker. -0,3 % Lav sannsynlighet for å ikke nå mål, moderat konsekvens for fakultetet hvis mål ikke nås. Prognose for 2015 viser et avvik som er innenfor målet, mindre enn +/- 2 prosent avvik. Nina Waaler dekan Kristin Nordseth fakultetsdirektør Vedlegg: 1 vedlegg Resultatoversikt pr institutt (ordinær virksomhet) Høgskolen i Oslo og Akershus side 8

11 Oversikt ordinær drift pr 30. april 2015 ALLE BELØP OG PROSENTER HAR NATURLIGE FORTEGN (+ ER POSITIVT, - ER NEGATIVT) REGNSKAP OG AVVIK - ORDINÆR DRIFT PR 30.April 2015 Avviksprosent Faktisk resultat Budsjettert resultat Avvik budsjett - faktisk HF TOTALT -0,3 % DEKANAT M.V. -18,0 % REKR. STILL. FELLES 0,0 % STRATEGI -110,1 % INVESTERINGER 76,0 % ANDRE FELLESKOST 90,8 % PHD HV 44,5 % ADM -2,0 % SP 0,4 % HEL -2,0 % FYS 0,2 % EO 4,7 % NVH 0,9 % AV -3,4 % Avviksprosent Avviksprosenten er forskjellen mellom regnskapført og budsjettert resultat delt på budsjetterte inntekter Fakultetets mål for 2015 er mindre enn eller lik 2 % Alt innenfor fakultetets mål merkes grønt. Mellom 2% og 5% merkes gult Alt over 5 % merkes rødt, da 5 % er fakultetets grense for særskilt rapportering oppover i systemet. Faktisk resultat er periodens faktiske inntekter minus periodens faktiske kostnader Budsjettert resultat er periodens budsjetterte inntekter minus periodens budsjetterte kostnader

12 UBRUKTE MIDLER ORDINÆR DRIFT PR 30. April 2015 Ubrukte midler pr Endring i perioden (periodens resultat) Ubrukte midler pr HF TOTALT FELLES GAMLE HF* DEK REKR.STILL STRAT INV FELLESKOST PHD HV ADM SP HEL FYS EO NVH AV * Dekkes av opptjent virksomhetskapital Ubrukte midler ordinær drift Fakultetets ubrukte midler er i all hovedsak disponert og eller bundet til konkrete tiltak. Hva de er bundet til går ikke fram av denne tabellen. Ubrukte midler pr viser akkumulerte ubrukte midler pr Endring i perioden viser om ubrukte midler har økt eller minket så langt i år. Endring i perioden vil alltid være lik periodens resultat (faktiske inntekter minus faktiske kostnader).

13 Til fakultetsstyret HF Dato: 5. juni 2015 VEDTAKSSAK Saksnr.: FSHF-sak 7/2015 Journalnr.: 2015/04628 Saksbehandler: Sissel Lad PROLONGERING AV PRODEKANFUNKSJONENE VED FAKULTET FOR HELSEFAG FOR PERIODEN I. FORSLAG TIL VEDTAK Fakultetsstyret vedtar å prolongere funksjonstiden for prodekan for forskning Trine B. Haugen og for prodekan for utdanning Ingrid Narum og fram til Dette er under forutsetning at Høgskolestyret vedtar at prodekanfunksjonene ved fakultetene forlenges for perioden II. SAKSFRAMSTILLING Høgskolestyret vedtok 3. mai 2011 (S-sak 37/2011) å etablere funksjoner som prodekan for styreperioden , for å styrke den faglige ledelsen ved fakultetene. Fakultetsstyret ved Fakultet for helsefag gjorde fattet i møte (FSHF-sak 2/2011) følgende vedtak: "Ingrid Narum gis funksjon som prodekan for utdanning for styreperioden , og Trine B. Haugen gis funksjon som prodekan for FoU for samme periode." I påvente av at endelig organisering av fakultetene skal fremmes som sak for styret høsten 2015, er det hensiktsmessig at disse funksjonene forlenges for å sikre kontinuitet i den faglige ledelsen ved fakultetene. Høgskoledirektøren legger derfor frem sak for møte i høgskolestyret med følgende forslag til vedtak: "Funksjon som prodekan ved alle fakultetene forlenges for perioden " Fakultet for helsefag følger opp dette ved å fremme vedtak om at sittende prodekaner får forlenget sin funksjonstid til Nina Waaler Kristin Nordseth Vedlegg: Forslag til vedtak i Høgskolestyret

14 P360 -dokument 15/ Saksbehandler Cecilie Haugen Horn Saksgang Høgskolestyret Møtedato PROLONGERING AV PRODEKANFUNKSJONENE FOR PERIODEN Forslag til vedtak: Funksjon som prodekan ved alle fakultetene forlenges for perioden Sammendrag Høgskolestyret vedtok 3. mai 2011 (S-sak 37/2011) å etablere funksjoner som prodekan for styreperioden for å styrke den faglige ledelsen ved fakultetene. I påvente av at endelig organisering av fakultetene skal fremmes som sak for styret høsten 2015, er det hensiktsmessig at disse funksjonene forlenges for å sikre kontinuitet i den faglige ledelsen ved fakultetene. Høgskoledirektørens tilråding Høgskoledirektøren anbefaler styret å slutte seg til forslaget til vedtak. Vedlegg: Styresak 37/2011 fra 3. mai

15 høgskolen i oslo Til: Styret Saksnr : Journalnr: 1 I/ C44. a- Saksframleggmedforslag til vedtak Saksbeh: Dato : MSL/ ÅFR 3.mai2011 PRODEKAN - FUNKSJON OG REKRUTTERING Bakgrunn Styret har i S-sak 56/2010 om fusjon, faglig organisering og ledelseunder institusjonsnivå vedtatt at det i den nye institusjonen opprettes fire fakulteter med fakultetsstyrer, og 21 institutter. På fakultetsnivå skal virksomheten ledesav en dekan, tilsatt på åremål for fire år, som fagligadministrativ leder. Videre åpnet styret for at: Denfagligeledelsenav fakultetenekan styrkesved funksjon/stillingav en eller flere grodekaneri heleller deltidsfunksjon,etablertfor styreperioden.funksjon/stillingsomgrodekanskaldekke faglige oppgaversom er knyttet til studievirksomheten,foqinternasjonaliseringmv.,etternærmerebeslutningi styret.forslagtil funksjon/stillingsom grodekanerfor det enkeltefakultetutredesog fremmes for styrebehandlingså raskt sommuligetter at dekanen har tiltrådt stillingeni det aktuellefakultetet Utredningsgruppen som la fram rapporten "Styring og ledelse under institusjonsnivå" som grunnlag for styresakenom fusjon, har i sin oppsummering anbefalt at det opprettes en funksjon som prodekan som dekanensstedfortreder ved fakultetet, og at ansvar for FoU-virksomheten, utdanningsvirksomhetenog/eller internasjonalisering kan tillegges dennefunksjonen. Utvalget konkluderer dessutenmed at prodekanen bør rekrutteres blant tilsatte ved fakultetet gjennom intern utlysing og tilsetting i høgskolestyret. et notat til høringsinstansenei forbindelse med høringsarbeidet rundt den kommende styresaken, skrev høgskoledirektør ved Hi0 og rektor ved HiAk følgende: Vedstorefakultetmå denfagligeledelsenstyrkes ved at det etableresminsten stillingsomgrodekani hel stilling.stillingenbørgis ett eller flere klart definerte ansvarsområderut fra behoveneveddet enkelte fakultet Nærmere vurdering og tilråding Spørsmåletom etablering av stilling eller funksjon som prodekan har utgangspunkt i modellen med prorektorer som støttespillere for rektor. I den ordningen med funksjonsdelt ledelse som Hi0A skal ha, er prorektorene på samme måte som rektor faglige ledere med spesielle oppgaver og ansvar knyttet til FoU- og studieområdeneog bl.a. ledelse av sentrale utvalg på disse områdene. Administrerende direktør har administrativt ansvar og leder institusjonens samlede administrasjon. Ved fakultetene er dekanenfaglig og administrativ leder. Det er vedtatt at dekanenskal ha fakultetsdirektør som nærmestemedarbeider i den administrative ledelsen av fakultetet. Det synesnaturlig at prodekan skal ha utelukkende faglig ansvar - på linje med prorektor, og være dekanensstedfortreder i faglige spørsmål. Det ligger formelt til dekan å utpeke stedfortreder

16 2 med mindre annet er fastsatt av høgskolens styre. Høgskoledirektøren tilrår at dekan har denne myndigheten. For at prodekan skal kunne fungere etter hensikten, må vedkommende ha klart definerte oppgaver og myndighet, enten ved beslutning i høgskolestyret eller fakultetsstyret, f. eks. knyttet til ledelse av utvalg, samt klart delegerte oppgaver fra dekan, slik at det arbeidsomfanget som er avtalt, kan fylles. Det forutsetter at prodekan har koordineringsoppgaver for hele fakultetet, evt. spesielle oppgaver i samarbeidsrelasjonermed andre fakultet eller samarbeidendeinstitusjoner. Det forutsetter videre at prodekanfunksjonen formelt er definert som en lederfunksjon og at prodekanenedeltar i ledermøter og -samlinger. I all hovedsak skal oppgaver for prodekan tillegges etter delegasjon fra dekan. Det er såledesen viktig forutsetning for at prodekanfunksjonen skal fungere etter intensjonen, at dekan har avgjørende innflytelse på utvelgelsen av prodekaner. Dette er sammenlignbart med rektors forhold til prorektorene. Prodekan er ikke formelt en stilling på statenslønnsplaner. Etter tidligere ordning var denne funksjonen et valgt verv, noe det fortsatt kan være, men ikke synesnaturlig å gå inn på. Høgskoledirektøren tilrår at prodekan defineres som en funksjon med avsatt tid til å utføre lederoppgavenesom prodekan og med midlertidig tilsetting for normalt 4 år, dvs parallelt med dekanenstilsettingsperiode. Det gis særskilt lønnsplasseringfor funksjonsperioden på linje med tilsvarende ordning for prorektorene. Høgskoledirektøren tilrår at funksjon som prodekan som vanlig ordning lyses ut internt ved fakultetet med nærmeredefinerte oppgaver, kompetansekrav og vilkår. Videre tilrås det at utvelgelsen foretas av dekan, og at dekanensforslag leggesfram for fakultetsstyret til godkjenning. Funksjonen som prodekan kan evt. knyttes midlertidig for en angitt periode til en fast undervisnings- og forskerstilling som utlysespå vanlig måte. I de innspill som er kommet bl.a. i høringer og i ledermøter, er det stor enighet om at det er behov for prodekaner for å bidra til å lede og koordinere den omfattende faglige virksomheten ved de fakultene HiOA nå får. Det er viktig å få styrket den faglige ledelsen ved fakultetene, spesielt på FoU-området. Det er noe mer delte meninger om behovet for en egen prodekan for studieområdet i tillegg. Ved fakultet med svært sammensattfagportefølje, mener noen at det vil kunne være en fordel om dekan og prodekan kommer fra ulike fagmiljøer, eller kanskje også ulike studiesteder.det pekesellers på at det er viktig at det legges konkrete faglige oppgaver til prodekan,som for eksempeloppfølgingsansvarfor FoU, ledelseav FoU-utvalg på fakultetsnivå, oppdragsvirksomhet,internasjonalisering, oppfølging og ledelseav studieutvalg og ledelseav arbeidet med kvalitetssikring og utdanningskvalitet. Høgskoledirektøren har i samråd med de nye dekanenesom nå er tilsatt ved de fire fakultetene, funnet grunn til å fremme sak om prodekanfunksjon nå og ikke vente til dekaneneformelt har tiltrådt. Dette for at det skal være mulig for fakultetsledelsen å ha styrket bemanning allerede ved studiestart. Både Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus har tidligere hatt valgte prodekaner i en prosentandelav hel stilling. Beggeinstitusjonene hadde generelt sett dårlig erfaring med 2

17 3 ordningen. Først og fremst gjaldt dette i de tilfellene der funksjonen ikke ble tillagt særskilte, konkrete oppgaver. Dessuten var det en utfordring å måtte kombinere oppgaven som stedfortreder med undervisning og veiledning. En stedfortreder må være til stede i ledermøter, være oppdatert på virksomheten i enhetenog kunne være tilgjengelig. De nytilsatte dekanenemener det er ønskelig at fakultetene gis frihet til fleksible ordninger og tilpassing til fakultetenes behov, både når det gjelder ressursbruk,antall personerog faglige oppgaver. Av blant annet ovenfor nevnte grunner er det etter høgskoledirektørens vurdering av betydning at prodekaneneutpekes i minimum 50 % ressurstil lederoppgaven, men hun ser samtidig at det kan være behov for ulike løsninger. Å kombinere oppgaven som prodekan med enten FoUressurseller spesifiserte undervisningsoppgaver,vil kunne være en hensiktsmessigordning. Etter høgskoledirektørensvurdering vil det være mest hensiktsmessigat det legges opp til en lik modell på fakultetene, med to prodekaner med ansvar for hvert sitt fagfelt. Fakultetene bør da selv vurdere hvor stor ledelsesressurssom skal tillegges hver av prodekanene. Høgskoledirektøren er imidlertid åpen for at også valg av antall prodekaner kan legges til den enkelte dekan / det enkelte fakultet, om dette er sterkt ønskelig. Før 1. august 201 I vil det væreny dekan i samrådmed de avdelingene som utgjør de nye fakultetene som må få til en felles avklaring. Saken er drøftet med tjenestemannsorganisasjonenei møte 2. mai Det vises til referat fra møtet. Administrasjonen viser til dette og tilrår styret å gjøre følgende vedtak: 1. 'Tor å styrke den faglige ledelsen ved fakultetene, etableres det funksjoner som prodekan for styreperioden Fakultetene gis myndighet til å velge å ha en eller to prodekaner og fastsette omfanget av ressurser til disse lederfunksjonene. 2. Prodekanfunksjonen lyses normalt ut internt ved fakultetet og godkjennes av fakultetsstyret etter forslag fra dekan. Styret viser ellers til saksframlegget og slutter seg til dette perioden fram til 1. august 201 I legges eventuelle forslag til godkjenning av prodekan fram for felles tilsettingsutvalg for HiO og HiAk.".^^ f^^f Øie^^.^ Ann Elisabeth Wedø 3

18

19 Til Fakultetsstyret HF Dato: 8. juni 2015 VEDTAKSSAK Saksnr.: FSHF-sak 8/2015 Journalnr.: 15/04627 Saksbehandler: Ewelyn Jordal PROLONGERING AV FUNKSJONSTID FOR UTVALG VED FAKULTET FOR HELSEFAG I. FORSLAG TIL VEDTAK Fakultetsstyret vedtar å prolongere funksjonstiden for følgende utvalg på fakultetsnivå fram til : Doktorgradsutvalget, FoU-utvalget, Studieutvalget og Utvalg for studentsaker. II. SAMMENDRAG På grunn av endringer i styringsstrukturen ved HiOA er det ikke pt. vedtatt hvilke råd og utvalg som skal videreføres på institusjonsnivå og fakultetsnivå for styreperioden Vi viser til saksframlegget til Høgskolestyret (S-sak 4/2015) hvor det redegjøres for status for utvalgs- og rådsstrukturen ved høgskolen. Det er det redegjort for at det er «ledelsen ved institusjonen, rektor og dekaner/senterledere, som beslutter høgskolens utvalgs- og rådsstruktur». Utvalgsstrukturen på institusjonsnivå vil bli besluttet etter at nytt rektorat har tiltrådt, og det forventes en avklaring på spørsmålet i løpet av Etter det vi kjenner til, vil Høgskolestyret vedta å prolongere sentralt FoU-utvalg og Studieutvalg. På fakultetsnivå er det dekanen som vil beslutte utvalgsstrukturen og Fakultet for helsefag har pt ikke tilsatt ny dekan f.o.m I styresak som nevnt over anbefales det at man «gjennomgår strukturen om fakultetsnivå med tanke på forenkling og tydeliggjøring. En slik gjennomgang blir da dekanens ansvar å gjennomføre, i tråd med hvert enkelt fakultets egenart og behov.» Det vil på bakgrunn av dette være nødvendig å forlenge utvalgenes funksjonstid slik at driften ved fakultetet går som normalt fram til ny ledelse er plass og vi vet mer om hvilke utvalg som foreslås for institusjonsnivået og fakultetsnivået. Funksjonstiden for dagens utvalg på fakultetsnivå bør derfor forlenges til

20 Ved Fakultet for helsefag er det per i dag følgende utvalg som omfattes av denne saken og hvor funksjonstiden utgår : Leder Opprettelse Doktorgradsutvalget Prodekan for FoU Høgskolestyret FoU-utvalget Prodekan for FoU Høgskolestyret Studieutvalget Prodekan for studier Høgskolestyret Utvalg for studentsaker Bjørg Brinch Fakultetsstyret For alle utvalg gjelder at dekan oppnevner representanter på fakultetsnivå og supplerer utvalget i perioden. Nina Waaler Kristin Nordseth Vedlegg: Saksframlegg til styrevedtak S-sak 4/2015 Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

21 Til styret Dato: VEDTAKSSAK Saksnr.: S-sak Journalnr.: 15/00887 Saksbehandler: Ann Elisabeth Wedø UTVALGSSTRUKTUREN VED HIOA OG DELEGASJON AV MYNDIGHET I. FORSLAG TIL VEDTAK Med virkning fra 1. august 2015: Styret delegerer til rektor å fastsette studieplaner for doktorgradsprogrammene. Styret delegerer til å rektor å fastsette emne- og programplaner på masterstudier for Fakultet for Teknologi, kunst- og designfag Styret tar det videre arbeidet med utvalgsstrukturen til orientering, og holdes orientert om arbeidet. Vedtaket omfatter ikke lovpålagte utvalg og råd slik som Læringsmiljøutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og Råd for samarbeid med arbeidslivet. II. SAMMENDRAG På bakgrunn av NIFUs Underveisevaluering, høringsinstansenes innspill, styrets vedtak i sak og på styremøtet 18. desember 2014, samt UH-lovens bestemmelser har rektor og dekaner/senterledere myndighet til å opprette de råd og utvalg de anser som hensiktsmessige for å sikre god samhandling og koordinering vertikalt og horisontalt i organisasjonen for henholdsvis institusjonsnivå og fakultets/institutt/senternivå. Videre delegasjon av myndighet til å fastsette emne- og programplaner gis til rektor. III. SAKSFRAMSTILLING I NIFUs rapport fra fase 1 i Underveisevalueringen ble det avdekket at mange oppfatter at styringslinjene er for lange og at beslutningsstrukturen er for komplisert. Sammen med uklare oppfatninger om rolle- og ansvarsfordeling fører dette til problemer med medvirkning på den ene siden og evne til gjennomføring på den andre siden. Videre ble det påpekt at rollefordeling mellom ulike organer ofte var uklar. På bakgrunn av dette anbefaler NIFU at man ved HiOA går inn for en tydeliggjøring av rollefordeling og ledelsesstruktur på sentralt nivå, et forenklet organisasjonskart og generell forenkling av utvalgsstruktur på fakultetsnivå. NIFU peker også på at man i fase 1 ofte fikk

22 beskrevet flere problemstillinger knyttet til hvordan dagens utvalg fungerer i praksis og utfordringene som oppstod i koordineringsprosesser på tvers av ulike nivåer og utvalg. Basert på disse funnene er det klart at det er behov for en revisjon av dagens utvalgsstruktur, samtidig som man i denne revisjonen må ta hensyn til NIFUs overordnede anbefaling om tydeligere beslutningslinjer og avklaring av myndighetsforhold. I hht. 9-2 i Universitets- og høgskoleloven er det styrets oppgave å fastsette virksomhetens interne organisering, hvilket det har gjort med styrings- og ledelsesmodell, fakulteter, institutter, sentra, og avdelinger, seksjoner osv. I definisjonen av organisasjonsdesign ligger organisasjonsstruktur opprettelse og nedleggelse av enheter (jf. Ot. Prp. Nr ), rollefordeling (oppgavefordeling og ansvars- og myndighetsfordeling) samt samhandlings- og koordineringsmekanismer. Utvalgene er ikke en del av den formelle organisasjonsstrukturen (linjeorganisasjonen) og er derfor noe ledelsen av institusjonen selv velger å etablere for å legge til rette for samhandling og koordinering vertikalt og horisontalt i virksomheten, slik NIFU rapporten oppfordrer til. Dette er i tråd med tolkningen av UH-loven slik den er gitt i kommentarutgaven: «På det faglige nivå må de organer som opprettes anses å ha betydelige fullmakter når det gjelder organiseringen av virksomheten på sitt område, så lenge det ikke er tale om opprettelse av nye selvstendige styringsorganer [ ]» (Bernt, 2005). Videre er det slik at utvalgene i dag er rådgivende overfor institusjonens ledelse. I tillegg har de blitt delegert en begrenset myndighet fra styret. Med tanke på NIFUs evaluering av uklar rolle- og ansvarsfordeling ved HiOA er dette problematisk siden utvalgene: a) er rådgivende overfor ledelsen og ikke styret b) samtidig har en vedtaksmyndighet som gitt direkte fra styret, utenom ledelsen. Dette omfatter eksempelvis delegasjon av myndighet til å fastsette studieplaner. For å tydeliggjøre rollefordeling og klargjøre beslutningsstrukturer, bør styret som prinsipp følge linjestrukturen og kun delegere myndighet til øverste nivå. Dette eksempelvis ble gjort i styresak der styret ga fakultetene ved dekan myndighet til å fastsette emne- og programplaner for masterutdanningene. Det innebærer at dekanene kan delegere dette slik de ønsker videre innen fakultetets ansvarsområde. Dekanene kan enten beholde beslutningsmyndigheten selv, delegere den til prodekan eller eventuelt til et utvalg. Samtidig påpeker NIFU at mer av det tekniske i slike saker også kan delegeres til administrasjonen, for å hindre at utvalgene blir såkalte rødpennsutvalg, og heller mer strategiske utvalg. På bakgrunn av dette er det ledelsen ved institusjonen, rektor og dekaner/senterledere, som beslutter høgskolens utvalgs- og rådsstruktur. En ytterligere delegering av myndighet bør da som en konsekvens av dette gis fra styret til rektor. På institusjonsnivå innebærer dette at eventuelle utvalg i utgangspunktet kun er rådgivende, men vil kunne ha en egen beslutningsmyndighet dersom denne blir delegert fra rektor. På fakultetsnivå Høgskolen i Oslo og Akershus side 2

23 vil det samme gjelde i relasjonen mellom dekan og eventuelle utvalg og råd. I NIFUs sluttrapport anbefales blant annet det man gjennomgår strukturen om fakultetsnivå med tanke på forenkling og tydeliggjøring. En slik gjennomgang blir da dekanens ansvar å gjennomføre, i tråd med hvert enkelt fakultets egenart og behov. Når det gjelder fakultetsstyrene er de i realiteten et råd. Hovedbegrunnelsen for å benevne dette som et styre og ikke et råd, var attraktiviteten blant eksterne medlemmer. Dekanenes erfaringer er at dette ikke er et gyldig argument. I hht UH-loven, har institusjonene ett styre; høgskolestyret. Høgskolen er ikke et konsern med datterselskaper som egne juridiske enheter. Da ville det ha vært legitimt å etablere egne styrer for datterselskapene. Fakultetene er en del av linjeorganisasjonen, og dekanene tilsettes av høgskolestyret. De rapporterer i ledelseslinjen til rektor og direktør, og i ny modell til rektor. De er med andre ord ikke ansatt av fakultetsstyret, og rapporterer formelt ikke til fakultetsstyret. Dekanene er dessuten resultatansvarlige for sin virksomhet. Dagens fakultetsstyrer innebærer dermed flere rolleuklarheter om rapporteringslinjer, og ansvars- og myndighetsfordeling, noe som også påpekes av NIFU. Det anbefales, etter diskusjoner i rektors ledermøte, å etablere fakultetsråd i stedet for fakultetsstyret med virkning fra 1. august. I tråd med NIFUs anbefalinger er det viktig med ekstern representasjon, gjerne internasjonalt rekruttert. Det ligger innenfor dekanenes/senterledernes myndighet å opprette slike råd. I styresak delegerte styret myndighet til å fastsette program- og emneplaner på masterstudier til tre av fakultetene: Fakultet HF, fakultet SAM og fakultet LUI fordi disse fakultetene har egne doktorgradsprogram. Det som ikke er delegert er tilsvarende for TKD samt emne- og programplaner for nye doktorgradsstudier. I tråd med det som er drøftet ovenfor bør denne delegasjonen gis til rektor som selv beslutter om myndigheten gis videre til et utvalg. Det anbefales at endringene trer i kraft fra og med 1. august 2014 slik at ansvar for oppfølging av styrets vedtak gis til ny ledelse på begge nivåer. Høgskoledirektørens tilråding Høgskoledirektøren anbefaler styret å slutte seg til forslaget til vedtak. Ann Elisabeth Wedø høgskoledirektør Høgskolen i Oslo og Akershus side 3