ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Årsmelding 2015 ENHET FOR EIENDOM OG TEKNISK Versjon 1.2 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 2 1) HOVEDMÅLSETTING, SATSINGSOMRÅDER OG MÅL ) RISØR KOMMUNES VERDIER TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE ) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING ANSVARSOMRÅDE ORGANISERING ) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I KUNNSKAP REGIONAL UTVIKLING ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Vi skal ha mer besøk ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Område helse og omsorg Område plan, teknisk, kultur og støtte FOLKEHELSE OG LEVEKÅR KLIMA OG MILJØ ) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET ) TJENESTEPRODUKSJON ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Vurdering av avviksrapportering siste år Tiltak for å redusere avvik ) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR Satse på ledere Utvikle en lærende organisasjon Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Likestillingstiltak SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Eksternt med andre kommuner eller nettverk Samarbeid med frivillig sektor MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Tiltak som følge av siste undersøkelse INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Vurdering av avviksrapportering Tiltak for å redusere avvik Forebygge og håndtere uønskede hendelser ) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER ) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 19

3 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten tilstreber halvårlige dagssamlinger for alle ansatte for å gjennomgå utvalgte temaer fra verdidokumentet. Disse samlingene (kalles verdidag ) oppfattes positivt for å sette søkelys på aktuelle psykososiale forhold i arbeidslivet. Typisk opplegg er foredrag kombinert med gruppeoppgaver. I 2015 fikk vi kun gjennomført ett arrangement med tema «Stressmestring» - foredrag fra NAV med etterfølgende gruppearbeid.

5 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten er delt opp i flere tjenesteområder: 082 Tjenestene som omfatter vann, avløp, feier og renovasjon er selvfinansierende. 091/092 Forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av kommunale bygg og grunneiendommer. Eiendomsskattekontoret er tillagt enheten. 093 Renholdstjenester 094 Tekniske driftsoppgaver for vei, parkering, parker/grøntanlegg, friluftsområder, havn, båtplasser. Det faktureres årlig ut betydelig beløp for vann, avløp, feier, båtplasser, husleier, eiendomsskatt m.v. 3.2 ORGANISERING Flere av oppgavene er løst gjennom interkommunalt samarbeid og omfatter renovasjon (RTA), brann- og redningstjeneste (ØABV), forebyggende brannarbeid (ØABV), feiertjeneste (ØABV), 110-alarmsentral (Arendal kommune) og akutt forurensningsutvalg (IUA). Fra 2011 faktureres renovasjonstjenestene direkte fra RTA. Enhetsleder Kom.avgifter Tilskuddssøknader Miljøfyrtårn Eiendomsskatt Husleie Båtplasser Renhold Bygg/eiendom Tekniske tjenester Det er pr totalt 49 ansatte med ulik kompetanse fordelt på 46 årsverk Administrasjonen består av 10 ansatte/årsverk, hvorav 5 er kvinner. Uteseksjonen /vaktmestre har 19 fast ansatte (hvorav 1 kvinne), fordelt på 18 årsverk. Renholdere har 20 fast ansatte, fordelt på 18 årsverk. Enheten har tidligere hatt problemer med rekruttering av personell til stillinger på ingeniørnivå. Markedet er i endring og enheten har i 2015 besatt 2 ledige ingeniørstillinger.

6 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i KUNNSKAP 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.3 ATTRAKTIVITET Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Båthavn Søndeled/Jeppestrand (U) - punkt i HP/ØP Tiltaket vil øke båtplasskapasiteten i området og medvirke til økt attraktivitet for boligog fritidsbebyggelse. Ikke prioritert i forhold til andre oppgaver. Oppgradering av kommunale veier fast dekke (T) punkt i HP/ØP Deler av kommunens veinett trenger en oppgradering i hovedsak asfaltering og utbedring av grusveier. Prioritering etter egen tiltaksplan. Fullført planlagt oppgradering av Øyaveien. Hovedplan vann og avløp punkt i HP/ØP Tiltak fra handlingsplan i hovedplan for vann og avløp. Sanering av gamle vann- og avløpsledninger i sentrumsområdet samt utbedringer av ulike installasjoner, blant annet Røed renseanlegg. Fullført Røed renseanlegg, sanering vann og avløp på Moen og Tjenng./Carstensensgate. Påbegynt sanering i Tangenområdet. Vann og avløp Gjernes punkt i HP/ØP Prosjektet er forsinket og kommer til avslutning i Viktig tiltak for å gjøre Gjernesområdet mer attraktivt for fritidsbebyggelse. Ferdigstilt. Buvikveien og fiskerihavn (T) punkt i HP/ØP Tiltaket avventes i forhold til utbygging på Holmen. Avventes. Utvikling av næringsarealer (U) punkt og i HP/ØP

7 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 7 Moland Øst må ferdigstilles og planlegges i sammenheng med videre utvikling på Moland Vest. I tillegg vurderes utnyttelse av et friområde inne i Moland Øst. Utnyttelsen må veies opp mot kostnader og hvordan både Øst og Vest kan utnyttes. Under utredning Vi skal ha mer besøk Stangholmen (T) punkt i HP/ØP Stangholmen har blitt en viktig bidragsyter for å skape vekst i sommerturismen. Kommende tiltak er fullførelse av ny strømforsyning og oppstart på fylling til molo. Sistnevnte er avhengig av tilgjengelighet på steinmasser. Under utførelse. Kommunale kaier (T) punkt i HP/ØP To mindre brygger ble utbedret i Neste prosjekt er utbedring av blant annet Dampskipsbrygga. Tiltakene prioriteres etter egen handlingsplan, se vedlegg i HP. Midlene omdisponert til hastetiltak for flytemolo i Buvika. Utføres i Moen (T) punkt i HP/ØP Båtbyggeriene på Moen skal utvikles til opplevelsessenter for kystkultur. I første omgang skal det etableres veilys på adkomstveien fra Risørveien. Veilys utsatt i påvente av avklaringer i reguleringsplanen. Utføres i Steinmolo i Strandgata (U/T) punkt i HP/ØP Prosjektet omfatter en ny steinmolo som vil øke antall båtplasser og samtidig gi en bedre beskyttelse for gjestehavna. Foreløpig er tiltaket under utredning. I utgangspunktet var tiltaket basert på fylling med stein fra masseoverskudd fra pågående arbeid med ny gang- og sykkelvei langs fv 416. Denne tilføring av masser ble ikke aktuelt. Tiltaket er foreløpig redusert til utvikling av en reguleringsplan for området. Molo i Mindalen (T) punkt i HP/ØP Eksisterende molo må utbedres. Tiltaket er avhengig av tilgjengelighet på steinmasser. Under utførelse.

8 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Område helse og omsorg Garasjer til beboere ved Orreveien ressurssenter (T) - punkt i HP/ØP Tiltaket vil være et bedre tilbud til beboerne og fører til økt tilgjengelighet med persontransport for disse gruppene. Tiltaket er utsatt og vil bli innarbeidet i en ombygging av bygningsmassen i Område plan, teknisk, kultur og støtte Etterslep fornying biler/maskiner (T) - punkt i HP/ØP Utskifting av biler og maskiner følger egen plan som rulleres årlig. I hovedsak skal to varebiler og en liten traktor anskaffes i Fullført etter planen. Økt bemanning av vaktmester- og tekniske driftstjenester (T) - punkt i HP/ØP Driften av vann- og avløpsanleggene sliter med lav bemanning. Ny driftsoperatør vil belaste de selvfinansierende områdene og ikke det ordinære driftsbudsjettet. Ny driftsoperatør ansatt ved intern overføring. Erstattet med ny vaktmester. Nytt verksted / brannstasjon (T) - punkt i HP/ØP Utredning om aktuelle tiltak for å bedre arbeidsmiljø og tilfredsstille forskriftskrav forventes ferdigstilt i Framdriften for aktuelle tiltak avventes i forhold til avklaringer i utredningen. Vedtak på ombygging av brannstasjonen og bygging av nytt verksted. Under prosjektering med utførelse i 2016/2017. Utvidelse av kirkegård / minnelund (T) - punkt i HP/ØP Tiltakene er planlagt over en 4-års periode med utvidelse av Risør og Frydendal kirkegårder samt etablering av minnelund på Risør kirkegård. I 2015 etableres minnelund og utvidelse av deler av Risør kirkegård. Tiltakene forsinket grunnet behov for undersøkelse av grunnforhold samt nødvendig saksbehandling. Forutsatt utførelse av minnelund på Risør kirkegård og utvidelse av Frydendal kirkegård. Vedlikehold av kommunale bygg (T) - punkt i HP/ØP Vedlikeholdet har stort etterslep. Foreslått ramme er ikke tilstrekkelig til å oppnå en tilfredsstillende standard på vedlikeholdet. Vedlikeholdstiltakene er beskrevet i egen vedlikeholdsplan der behovet er 5 mill. kr. i 2015, men foreslått budsjett er 0,5 mill. kr.

9 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 9 Vedlikehold utført etter budsjett «så langt lageret rakk». Av større tiltak takreparasjoner på Sandnes ressurssenter og Linken. Trafikksikringstiltak i Tjenngata (T) - punkt i HP/ØP Øvre del av Tjenngata er bratt og smal. Aktuelle trafikksikringstiltak vil i første omgang bli utredet. Utredningen omgjort til praktiske tiltak. Utvidet veibanen og foretatt forberedelse til montering av gatelys i SD-anlegg i kommunale bygg (T) - punkt i HP/ØP Kommuneplanen legger stor vekt på klima og miljø. Optimalisering og styring av strømforbruket i kommunale bygg har et stort potensiale for besparelser. Tiltaket er en utvidelse av eksisterende utstyr og programvare for drift og styring (SD). Noe utført i 2015 (Sandnes-Linken-ungdomsskolen) resten til utførelse i Flytebrygge i Mindalen (T) - punkt i HP/ØP En av flytebryggene er i dårlig forfatning og må skiftes. Leietakerne av kommunale båtplasser må sikres en tilfredsstillende standard og sikkerhet. Utført. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Eiendom og tekniske tjenester har ansvar for tilrettelegging for friluftsliv og idrett. I dette segmentet ligger oppgaver innen skjærgårdstjenesten, skjøtsel av friluftsområder og idrettsanlegg. Skjærgårdstjenesten utført på tradisjonell måte. I forhold til tilgjengelige ressurser er øvrig skjøtsel utført tilfredsstillende blant annet ble det utført en større oppgradering av badestranden på Østre Randvik. 4.6 KLIMA OG MILJØ For tiden pågår en prosess med Miljøfyrtårnsertifisering av kommunale virksomheter. I første omgang skal Kommunehuset sertifiseres, deretter skolene og senere øvrige virksomheter. Enheten er opptatt av energibesparelser og har utvidet installering av elektronisk styringssystem for varme og ventilasjon i bygg (SD-anlegg). Deler av ledningsnettet for avløp i sentrumsområdene er i dårlig forfatning og blir sanert etter en prioritering i handlingsplanen for Hovedplan vann og avløp, se vedlegg i HP. Slike tiltak er forebyggende mht utlekking og forurensning fra kloakk. I september oppsto en alvorlig flomsituasjon i Gjerstadvassdraget etter en periode med ekstremt mye nedbør. Spesielt var det problematisk for dammen ved Brøbervann ved Søndeled som medførte skader på Fv 418 og evakuering av beboere nedstrøms dammen.

10 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 10 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Pkt. 1 h: Bystyret øker posten vedlikehold av kommunale bygg med kr. Inndekning: Friske midler. Vedlikehold av kommunale bygg er økt med 200 kr. Økningen implementeres i Vedlikeholdsplan for kommunale bygg. Til sammen er det tilført 650 kr. i økte vedlikeholdsmidler ift budsjett Avsettingen til vedlikehold er likevel for liten for å opprettholde en forsvarlig vedlikeholdsstandard. Til sammenligning er det i vedlikeholdsplanen påvist et vedlikeholdsbehov på 4,6 kr. i Utført takreparasjoner på Sandnes og på Linken. Øvrige midler på ordinært vedlikeholdsbudsjett dekker kun akutt vedlikehold. Pkt. 6: Lys i Tjenngaten fra Ebenezer til toppen av bakken. Rådmannen legger fram egen sak om tiltaket med kostnadsvurdering. I Handlingsprogram og økonomiplan er den samme strekningen forutsatt utredet for aktuelle trafikksikkerhetstiltak (fortau og gatelys) med 125 kr. (pkt ). Utredningen er erstattet av praktisk utførelse. Se for øvrig omtale i virksomhetsplanens pkt ovenfor. Pkt. 8: Det utarbeides en handlingsregel for vedlikehold av kommunale bygg. Det skal være et mål å øke vedlikeholdsbudsjettet fra dagens nivå til på kort sikt nærme seg halvparten av anbefalt nivå og på lang sikt nærme seg anbefalt nivå for sammenlignbare kommuner. Handlingsregelen vil naturlig inngå i en vedlikeholdsplan som i tillegg til dagens plan som beskriver kjente feil og mangler også hensyntar behovet for en avsetning til systematisk årlig vedlikehold. Årlig behov kalkulert til 3,9 mill eksklusiv etterslep. Vedtatt «tiltaksbudsjett» for 2016 er 1 mill. kr. i tillegg til «ordinært» 1,4 mill. Det mangler således 1,5 mill for å komme opp på anbefalt nivå. Pkt. 9: El-biler tilpasses kommunens bilpark. El-biler skal fases inn etter hvert som nye biler skal kjøpes for kommunalt bruk. Miljøhensyn skal innarbeides som viktig kriterie ved bilkjøp i tillegg til pris på drift, sikkerhet og egnethet. Foreløpig er det (med enkelte unntak) personbiler som tilbys med elektrisk drift. Eiendom og tekniske tjenesters bilpark består av vare- og lastebiler. Det kan imidlertid

11 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 11 være aktuelt å bytte ut en av administrasjonsbilene med en el-bil i Utvalget av varebiler antas å være i utvikling. Utskifting av adm.bil til el-bil planlagt i Utskifting av varebiler med el-drift vurderes ift utvalg og behov for beredskap. Pkt. 10: Kommunen vil arbeide for å få til en kartlegging og verdsetting av alle friluftsområder i kommunen i samarbeid med Friluftsrådet Sør. Kommunen følger opp et tilbud fra Friluftsrådet Sør om finansiering og gjennomføring av prosjektet. Prosjektet er i gang i regi av Friluftsrådet Sør som vil legge fram en statusrapport i mai Pkt. 11: Barneskolene og ungdomsskolen skal søke om å bli Miljøfyrtårn i løpet av første halvår Skolene ligger allerede inne i handlingsplanen for sertifisering som Miljøfyrtårn. Prosjektet har av ulike årsaker blitt forsinket, men er nå under arbeid. I løpet av vinteren skal Kommunehuset sertifiseres, deretter Risør barneskole og de øvrige skolene. Sertifisering av kommunehuset er pilotprosjektet i Risør og vil ventelig bli ferdig våren De neste sertifiseringsobjektene er Risør barneskole og Trollstua barnehage som er påbegynt. De øvrige skolene vil følge senere. Pkt. 12: Kvernvikveien oppgraderes fra Rv 418 til innkjøringen ved skytebanen. Oppgraderingen skal bestå av utvidelse av kjørebanen, gang- og sykkelsti samt lys. Risør kommune tar initiativ til et møte med veieier. Risør kommune betaler rentene av lån til oppgradering. Inndekning fra disposisjonsfond i Senere skal dette innarbeides i budsjettene. Administrasjonen tar i første omgang en ny kontakt med Aust-Agder Fylkeskommune som veieier for å avklare omfang, muligheter og konsekvenser knyttet til vedtaket. Gjennomført møte og befaring med Fylkeskommunen/Statens vegvesen. Foreslått løsning ikke godtatt av Fylkeskommunen. Saken tas opp med de nevnte parter på nytt i blant annet pga vedtak i budsjettbehandling 2016, pkt. 7 og 9. Pkt. 14: Rådmannen kommer tilbake til bystyret med en kostnadsramme for å fjerne øy ved Moland Øst. Tiltaket er allerede vedtatt i Handlingsprogram og økonomiplan for med en investering til utredning på 310 kr. Se for øvrig omtale under virksomhetsplanens pkt ovenfor.

12 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 12 Saken er under utredning fra konsulent. Kommer tilbake med sak til bystyret. Pkt. 15: Rådmannen bes om å utarbeide en plan for nødvendig utbedringstiltak på Mindalen båthavn. Planen, med oversikt over nødvendig arbeid og kostnad sendes bystyret i løpet av vårsemesteret Tiltaket ligger allerede inne i Handlingsprogram og økonomiplan , pkt men er i stor grad avhengig av tilgang på steinmasser. Utredes videre for avklaring av aktuelle tiltak. Utbedringstiltak gjennomført som del av disponering av overskuddsmasser fra ny gang/sykkelvei langs Fv 416 fra Frydendal til Østebø. Finansiert i 2. tertialrapport 2015 i bystyret i desember kr. 125.

13 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 13 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Resultat av siste brukerundersøkelse Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Energikostnader i Risør kommune Kommunale energikostnader per innbygger Energikostnader til administrasjonslokaler Energikostnader til skolelokaler Kilde: SSB. Kostnader i 1000 kroner Miljøfyrtårnsertifiserte bygg Det er foreløpig ingen miljøfyrtårnsertifiserte bygg i Risør kommune og tidsrammene er forskjøvet. Arbeidet skjer etter en prioritert liste. Mål for perioden Administrasjonsbygg 1*) 1*) Skoler 3**) 3**) Kilde: Risør kommune. *) Kommunehuset **) Risør barneskole, Hope oppvekstsenter, Søndeled skole og Trollstua barnehage Besøk i gjestehavn Båter totalt Inntekter totalt, kr Kilde: Risør kommune. Besøk i gjestehavna har i 2015 hatt en liten økning (9%).

14 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Brukerundersøkelse for abonnenter i vann og avløp utsatt av praktiske årsaker. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak Vurdering av avviksrapportering siste år Avviksrapporteringen initieres både av egne medarbeidere og andre brukere i kommunen spesielt relatert til bygningsmessige mangler. En gjennomgående problemstilling er at melderen ofte klassifiserer avviket som alvorlig basert på en subjektiv oppfatning. Bedre rutiner for å klassifisere avvikene etterstrebes. Ca. halvparten av avvikene er arbeidsseddel til vaktmester eller observasjonskort eiendom. Avvikene forsøkes løst fortløpende Tiltak for å redusere avvik Alle medarbeidere må ha kjennskap til rutinene for rapportering. Læringseffekten av utbedring av avvikene er viktig som forebyggende tiltak. Enheten må også ha fokus på forbedrede rutiner. For tiden pågår en revisjon av internkontrollen for vannverket som forventes ferdig i løpet av våren 2016.

15 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 15 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på Satse på ledere Enheten gjennomførte en omorganisering i 2014 med endringer for ledernivåene innen bygg/eiendom og tekniske tjenester. Det er fortsatt et potensiale for oppgradering av lederne i personalbehandling og økonomi. Stressmestringskurs gjennomført i Utvikle en lærende organisasjon Kompetanse er et bærende element i enheten. Noe begrenset av prioritering av de faktiske ressursene, forsøkes deltakelse på aktuelle faglige kurs og konferanser. Deltakelse gjennomført for deler av medarbeiderne Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten tilstreber et teknisk samarbeid innen Østre Agder kommunene. I tillegg til teknisk forum innen kommunalteknikk, er det etablert et samarbeid for innkjøp av programvare for forvaltning, drift og vedlikehold (FDV) av kommunale bygg. Nettverksbygging også gjennom OFA (Offentlig Fellesinnkjøp på Agder) blant annet for anskaffelse av varmedeteksjonskameraer for brannsikring i sentrum (samarbeid med Kristiansand og Mandal) Likestillingstiltak Enheten har benyttet seg av tilbud fra NAV om utplassering av personer på arbeidsmarkedstiltak. Disse bidrar positivt som supplement til den øvrige driften. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Fagområdene for eiendom og tekniske tjenester berører de aller fleste av de øvrige driftsenhetene i kommunen. Det er viktig med en god dialog og samarbeid på tvers av enhetene for å skape en felles forståelse for hverandres utfordringer Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er nært samarbeid med eksterne aktører for drift som: Risør- og Tvedestrandregionens Avfallsselskap A/S (RTA) Østre Agder Brannvesen (Arendal kommune) Regionalt akutt forurensningsutvalg Fylkesmannen i Aust-Agder Aust-Agder Fylkeskommune Statens Naturoppsyn (direktoratet for naturforvaltning) Driftsassistansen i Aust-Agder Mattilsynet Norpark Husbanken OFA (Offentlig Fellesinnkj. Agder)

16 RISØR KOMMUNE Årsmelding Samarbeid med frivillig sektor Enheten har hatt et tett samarbeid med velforeninger i forbindelse med opparbeidelse av lekeplasser på Sagjordet, Hasdalen og Kjempesteinsmyra. Samarbeidet er viktig framover for vedlikehold og drift av lekeplassene. Lekeplassene fullført. Samarbeid er også viktig for vedlikehold av idrettsanlegg. Risør fotballklubb har etter avtale overtatt vedlikeholdet av idrettsanlegget på Kjempesteinsmyra. For tiden foregår et samarbeid med fotballklubben om opparbeidelse av kunstgress med undervarme og rehabilitering av løpebanen. Anleggene på Finnøya og Risøya driftes etter avtale med henholdsvis Risør Seilforening og Risør Motorbåtforening. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Siste medarbeiderundersøkelser Enhetsleders kommentar Ny medarbeiderundersøkelse skal gjennomføres i Enheten betrakter slike undersøkelser som en indikasjon på de psykososiale forholdene og tilstreber halvårlige samlinger for å diskutere aktuelle temaer Tiltak som følge av siste undersøkelse 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet Vurdering av avviksrapportering På samme måte som for internkontroll for tjenestekvalitet, rapporteres avvik for HMS gjennom rapporteringsmodulen QM Tiltak for å redusere avvik Som for internkontroll tjenestekvalitet Forebygge og håndtere uønskede hendelser Som for internkontroll tjenestekvalitet.

17 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 17 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Nr Tjeneste Regnskap 2015 Rev. budsjett Avvik Budsjett 2015 Regnskap Kantine kommunehuset Eiendomsforvaltning Drift av adm bygg Drift av barnehagelokaler Drift av skolelokaler Drift av institusjoner Utleieboliger Kommunale festetomter Utleie næringsbygg/arel Tilskudd til Øysangfergen Kommunale veier Parkering Miljø og trafikksikkerhetstiltak Parker og lekeplasser Forebyggende arbeid Brannvesen Oljevernberedskap Naturforvaltning Skjærgårdstjenesten Risør Havnevesen Drift av idrettsanlegg Idrettslokaler Idrettsbygget Idrettshallen Kommunale kulturbygg Presteboliger Invest. I kirkegårder mm Eie ndom & te kniske tje ne ste r Kommentar: Enheten avslutter 2015 med et mindreforbruk på ca. 2,41 mill som følge av mange innvirkende årsaker. Lønnskostnadene i enheten har et mindreforbruk på ca. 1,46 mill som følge av vakanser hovedsakelig innenfor renhold, vaktmestre og byggforvaltning. På inntektssiden gir salgsinntektene på utleie merinntekter på totalt ca.510 hvor utleieboliger er hovedposten, som skyldes at enheten har fått flere utleieenheter som følge av anskaffelser av boenheter i Boligkoordinerende Enhet (BKE). På kostnadssiden har enheten brukt ca. 5,45 mill på energi mot budsjettert 6,66 mill og spart ca. 1,2 mill som følge av lave strømpriser og mer energieffektive bygg. Kostnaden er ca. 700 lavere enn i 2014 regnskapet. Som en følge av krav til kontroll og dokumentasjon, har utgiftene til serviceavtaler økt kraftig de senere år og har ført til et overforbruk på ca. 650 Innenfor eiendomsforvaltning har enheten brukt ca. 1 mill mer enn budsjett på vedlikehold av kommunale bygg, med hovedvekt på utleieboliger og institusjoner. Totalt er det brukt ca. 2,9 mill på vedlikehold som fordelt på m2 kommunal eiendomsmasse utgjør ca. 53,- kr/m2. Til sammenligning har enheten laget en kalkyle på erfaringer fra andre kommuner der vedlikeholdsbehovet ligger på ca. 70,- kr/m2 som tilsvarer 3,85 mill. I tillegg ligger et betydelig etterslep fra tidligere år.

18 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 18 Innenfor tekniske tjenester har enheten hatt besparelser på ca 670 knyttet til Østre Agder Brannvesen, men samtidig brukt noe mer enn budsjett på vedlikehold av kommunale veier og brøyting med ca. 340.

19 Årsmelding - Enhet for eiendom og teknisk 2015 side 19 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten har store utfordringer med hensyn til vedlikehold grunnet begrensede driftsrammer, som gir seg utslag i et stadig større etterslep. I stor grad håndteres strakstiltak på bekostning av systematisk vedlikehold. Av utfordringer nevnes: Medarbeiderne er en ressurs som skal videreutvikles til beste for den enkelte og for kommunens innbyggere Spesialisering innenfor offentlige tilskudds- og finansieringsordninger m.m. Øke kompetansen generelt innenfor enhetens fagområder, men spesielt oppdatering innenfor områder som er berørt av endrede forutsetninger i lover/forskrifter. Fullføre kompetanseplan. Fremskaffe gode finansieringsløsninger med økt kompetanse i forbindelse med prosjekter. Rekruttering spesielt innen ingeniørstillingene. Tilpasse aktiviteten til de tildelte rammene, og være bevisst på dette forholdet innenfor egen organisasjon og ut til brukerne. Byggeprosjekter skal gjennomføres i henhold til gitte tidsfrister og ferdigstilles innenfor vedtatte økonomiske rammer. Ny prosjektmanual innført i Gi brukerne av kommunale bygg lokaler og tjenester som er best mulig tilpasset virksomhetenes behov. Tilby behovstilpasset bolig til rett tid. Flere boliger anskaffet i 2015 spesielt rettet mot flyktninger. Fremlegge saker slik at politiske beslutninger kan tas på et best mulig grunnlag. Føre tett dialog med brukerne av kommunale bygg for å kartlegge deres behov for arealer og tjenester. Synliggjøre etterslep på vedlikeholdet og dokumentere konsekvensene. Samarbeid på tvers i organisasjonen.