Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører

Transkript

1

2 Forord I tråd med Kunnskapsdepartementets forskrift 1 om godkjenning etter fagskoleloven og NOKUTS 2 retningslinjer, har Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører utarbeidet et internt system for kvalitetssikring for å sikre kontinuerlige forbedringer og utdanningenes yrkesrelevans. Dette dokumentet som kalles fagskolens kvalitetshåndbok, er ment å gi en overordnet oversikt over hvordan fagskolen har bygd opp sitt kvalitetssystem. Kvalitetssystemet ved fagskolen er et helhetlig sett av elementer som skal sikre og utvikle studiekvaliteten ved fagskolen. Systemet omfatter alle prosesser som har betydning for studiekvaliteten, fra informasjon overfor mulige søkere til avsluttende studie og alumni. Systemet omfatter all utdanning ved fagskolen og vil gjennom ulike systemer, prosedyrer og veiledninger bidra til å sikre at alle tilknyttet fagskolen arbeider mot angitte mål og mulige forbedringer. Kvalitetssystemet skal bidra til å fremme en generell kvalitetsbevissthet og kultur hos både studenter/ elever og ansatte. Systemet skal bidra til å vedlikeholde og tilgjengeliggjøre dokumenter og informasjon som er nødvendige verktøy i kvalitetsarbeidet. Systemet skal også bidra til å organisere et systematisk kvalitetsarbeid gjennom konkrete roller og oppgaver for ulike personer for å kunne dokumentere kvalitetsarbeidet og utviklingen gjennom målbare resultater. Endringslogg Dato Endringsbeskrivelse Produsent Versjon Vedtatt i fagskolestyret HJ Ferdigstilling av revisjon Kvalitetsutvalget Vedtatt i fagskolestyret HJ Klargjøring til ny revisjon av dokumentet HN Ferdigstilt versjon for gjennomgang og HN godkjenning i kvalitetsutvalget Revisjon gjennomgått i kvalitetsutvalget SAA Versjon sendt til godkjenning i fagskolestyret SAA Versjon godkjent i fagskolestyret SAA FOR Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen Pr Versjon Side 2 av 80

3 Innholdsfortegnelse Forord... 2 Kvalitetssikring og utvikling i organisasjonen... 5 Opplæring, ansvarliggjøring og implementering... 5 Myndighet og ansvar... 6 Evaluering, dialog og rapportering... 7 Systembeskrivelse KSS dataprogram... 8 Kvalitetsprosessene... 9 Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig... 9 Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet Opptak av studenter/elever Informasjon til studenter/elever Markedsføring av studietilbud Oppstart av nytt studieår Eksamen og vitnemål Kvalitetsprosess 2 Studentens vurdering av utdanningstilbudet Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Læringsplattform IKT ressurser for studenter og ansatte Studentenes vurdering av faglærers undervisning Underveisvurdering gjennom dialog Midtveisevaluering for flerårige studier Sluttevaluering for studiet Internasjonal aktivitet Kurs og fagdagsevalueringer Innspillsordning Eksterne studiesteder Kvalitetsprosess 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet Sensors vurdering av eksamen Faglærers vurdering Utviklingssamtale Kvalitetsprosess 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet Bransjeundersøkelser Samarbeidspartnerundersøkelse Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter /alumni Kvalitetsprosess 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten Pr Versjon Side 3 av 80

4 5.1 Elev og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) KSS seminar Kvalitetsrapport Kvalitetsprosess 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten Kvalitetssikringsdag Kvalitetsprosess 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud Etablering av nye utdanningstilbud Pr Versjon Side 4 av 80

5 Kvalitetssikring og utvikling i organisasjonen Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører har utviklet en egen kvalitetshåndbok for å sikre at fagskolen ivaretar de forventede krav til kvalitet på utdanningen. a bygger på fagskolelovens krav til tilfredsstillende interne systemer for kvalitetssikring. Håndboka er forsøkt bygget opp som et logisk, enkelt og praktisk verktøy og skal ikke være til hinder for kontinuerlig revisjon, videreutvikling og endring. Dette innebærer at kvalitetssystemet må være fleksibelt, slik at det er mulig å definere inn nye kvalitetsområder Kvalitetsarbeidet vil foregå i ulike faser med ulike aktiviteter, rutiner og prosesser. Systemet skal frembringe dokumentasjon fra elever/studenter/alumni, de ansatte, sensorer, bransjen og øvrige eksterne interessenter. Dokumentasjonen skal benyttes til å evaluere gjennomførte aktiviteter. Evalueringen skal føre til en rapport som danner grunnlag for å vurdere kvaliteten i utdanningene, samt forbedre og videreutvikle fagskolen som institusjon og fagskolens utdanningstilbud. Kvalitetssystemet skal fokusere på virksomhetens arbeid med kvalitetssikring og kvalitetsutvikling. Kvalitetssystemet skal være en integrert og naturlig del av fagskolens daglige arbeid og alle ansatte skal holde seg informert om fagskolens kvalitetssystem og holde seg oppdatert ifm. revisjoner av denne. Slik sett har alle ansatte et ansvar for å bidra til kvalitetsforbedring. Systemet skal ta for seg ulike områder jf. fagskolestilsynsforskriften av Fagskolen ønsker å videreføre systemets oppbygning slik den var før denne forskriften ble vedtatt, og har valgt å ta inn de elementene som understrekes i forskriften i eksiterende oppbygning. Innledningsvis i KSS håndboken presenteres systembeskrivelsen. Deretter kommer følgende kvalitetsprosesser: 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 2 Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet 5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud KSS-håndboka og årlig kvalitetsrapport ligger tilgjengelig for alle, både for ansatte, studenter og eksterne interessenter på fagskolens internettside og læringsportal. Opplæring, ansvarliggjøring og implementering Hensikten med kvalitetssystemet er at det skal skapes en tydelig forståelse av interne oppgaver og ansvarsforhold, og at dette inngår i et helhetlig opplegg. Det er sentralt at både ansatte og studenter bidrar til å skape høy kvalitet. Alles bidrag skal ha til hensikt å skape gjensidig informasjon og samhandling til det beste for fagskolen virksomhet. For å skape god integrasjon på alle nivåer i organisasjonen er det av vesentlig betydning at alle i virksomheten: Forstår formålet med KSS Pr Versjon Side 5 av 80

6 Kjenner til og er informert om KSS som system Kjenner til hvilke prosesser KSS omfatter Kjenner til rutiner og prosedyrer for evaluering og rapportering Forstår betydningen av de handlinger som iverksettes Ansatte: Alle nivåer i organisasjonen skal være INFORMERT om systemet for kvalitetssikring Alle med personalansvar skal gis OPPLÆRING I SYSTEMET Alle nyansatte skal informeres om, og læres opp i, KSS. Dette er nærmeste leders ansvar. Studenter: Skal informeres om at fagskolen har KSS og hensikten med dette Skal delta i undersøkelser Skal delta i KSS seminar for å evaluere systemet og bidra til videreutvikling Myndighet og ansvar Rektor har det overordnede ansvar for kvalitetssystemet. Avdelingslederne har ansvar for at systemet ajourføres, etterleves og implementeres. Oppfølging av kvalitetsarbeidet er en naturlig del av utviklingssamtalen mellom medarbeider og nærmeste leder Beskrivelse av ansvar og myndighet innenfor evaluerings og rapporteringsveier. Figur 1: Ansvars og myndighetsmodell for evaluerings og rapporteringsveier. Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser rapporteringsretningen. Pr Versjon Side 6 av 80

7 Evaluering, dialog og rapportering Systemet skal legge til rette for evaluering og dialog som samler kvalitative og kvantitative data som grunnlag for vurderingen av undervisning og læringsmiljø. Det handler om faste evalueringsordninger og møtepunkter mellom ledelse, administrasjon 3, lærere, studenter/elever og andre interessenter. Hvordan dialogen mellom de respektive parter i systemet gjennomføres er definert i kvalitetsprosessene. Noen dialogområder kan være faste møtefora, mens andre kan være undersøkelser som gjennomføres elektronisk. De evalueringsformene som ikke bygger på dialog er av mer statistisk karakter. Hver høst benyttes en av planleggingsdagene ved skolen til å jobbe med kvalitetssikringssystemet og de ulike prosessene i dette. Fagskolen er kjent med at høy grad av evalueringsfrekvens (mange undersøkelser) kan medføre evalueringstretthet, og vil derfor legge til rette for at undersøkelsene kan gjennomføres i organisert form i undervisningstiden, slik at dette ikke oppleves som merarbeid. Forebygging av evalueringstretthet er også blant annet ivaretatt ved at noen prosesser som omhandler evaluering av fag tar høyde for små fag, og at frekvensen for evaluering av disse er lavere enn for de store og tyngre fagene. Det vil også iverksettes ytterligere tiltak om det viser seg at tretthet oppstår. Evalueringene og dialogene skal føre til rapporter som måles opp mot de prosessbeskrivelsene som er definert for evalueringsområdet. I hver rapport skal det framkomme hvilke områder organisasjonen arbeider bra med for å ivareta den kvaliteten som kan forventes. Det skal også rapporteres på de avvik og forbedringsområder som avdekkes. Ethvert avvik eller forbedringsområde skal generere en avviksmelding. Denne skal følges opp med forslag til tiltak. Avvikene og de foreslåtte tiltakene skal arbeides med i alle organisasjonens fora hvor dette naturlig er forankret. Når tiltakene er iverksatt og fungerer etter intensjonen, anses avviket som avsluttet, og lukkes i systemet. Fagskolen ser det som svært viktig å sikre at utdanningstilbudene ikke bare gir kortsiktige gevinster, men også skaper kvalitet over tid. Dette innebærer at det skal arbeides med evalueringssystemer som ivaretar både kortsiktige og langsiktige perspektiver. I sum danner dette utgangspunktet for å justere og forbedre neste utdanningsperiode. Hensikten er å sikre at vi hele tiden har et utdanningstilbud som oppleves som nyttig og yrkesrelevant og som er forankret i bransjen. 3 Her forstått som alle administrativt ansatte i ikke pedagogiske stillinger. Pr Versjon Side 7 av 80

8 Systembeskrivelse KSS dataprogram Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører benytter et egenutviklet dataprogram, som bidrar til å ivareta oppfølging og rapportering av kvalitetsindikatorene. Kort fortalt fungerer programmet på følgende måte: 1. Alle kvalitetssikringsområder jf. fagskolestilsynsforskriften legges inn i systemet 2. Alle kvalitetsprosesser (jf. denne kvalitetshåndbok) legges inn i den kategori de hører inn under 3. Alle oppgaver relatert til kvalitetssikringsarbeidet registreres i systemet 4. Alle undersøkelser, måleparameter og resultater registreres i systemet 5. Alle faste og løpende oppgaver som registreres i systemet danner grunnlaget for systemets årshjul Alle handlinger som skal utføres er registrert i systemet. Systemet gir således informasjon om hvem som er ansvarlig, tilhørende rapporteringslinjer og historikk. Alle handlinger registreres med tilhørende handlingsfrister (datoer). Når en handling skal utføres varsles den ansvarlige pr e post. Om handlingen ikke følges opp vil den som er oppfølgingsansvarlig i systemet motta melding om dette, slik at tiltak og oppgaver kan iverksettes. Den som er definert som ansvarlig skal sørge for at oppgaven gjennomføres. Dette innebærer nødvendigvis ikke at vedkommende skal utføre alt arbeidet selv, men igangsette nødvendig samhandling i organisasjonen for å løse oppgaven innen fastsatt frist. Når en handling er utført skal det utarbeides en rapport som sier noe om funnene i handlingen. Funnene kan være av positiv eller negativ karakter (avvik). Alle avvik registreres med forslag til forbedring, tiltaksrekkefølge og oppfølgingsansvarlig med datoer. Om et avvik ikke lukkes i henhold til fristen, vil den som er ansvarlig og oppfølgingsansvarlig bli varslet om dette på e post. Alle elektroniske rapporter, etter gjennomførte undersøkelser, utarbeides av KSS ansvarlig Systemet genererer oversikter på ulike nivå. Denne oversikten er brukertilpasset i form forhåndsdefinerte filter og hvilken bruker som er innlogget i systemet. De viktigste oversiktene er: Brukers egne oppgaver og oppfølgingsoppgaver Avvik bruker har ansvaret eller oppfølgingsansvaret for Alle oppgaver Alle avvik Oversikt over evalueringer med tilhørende krav og innrapportert resultat Samlet grafisk fremstilling av evalueringsresultater på ulike nivå i form av kvalitetsbarometer. Årshjul med faste og fortløpende oppgaver Fastsettelse av nye mål, indikatorer og krav i alle kvalitetsprosessene gjøres i kvalitetsseminaret og legges fram for fagskolestyret i forbindelse med behandling av den årlige kvalitetsrapporten. Pr Versjon Side 8 av 80

9 Kvalitetsprosessene Tilbyder av fagskoleutdanning er selv ansvarlig for å sikre at den (de) utdanningstilbud som den tilbyr holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans. Tilbyder må derfor alltid ha oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i utdanningstilbudet som tilbys eller planlegges. Enhver kvalitetskritisk prosess er forfattet i hvert sitt prosessdokument. Fagskolen opererer med 7 dokumentasjonsområder som skal oppfylles. Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører har lagt de ulike dokumentasjonsområdene til grunn for de prosessene som skal fremskaffe målbare data i kvalitetsarbeidet. Hvordan prosessene følges opp er beskrevet under systembeskrivelsen. Alle de prosesser fagskolen skal måles etter er detaljert beskrevet i hvert sitt prosessdokument som er gjengitt under det dokumentasjonsområde de har en naturlig tilhørighet til. Saker som er unntatt offentlighet vil ikke bli registret i kvalitetssystemet, men behandles i henhold til gjeldende rutiner og forskrifter for dette. Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig Prosessdokument i Kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 1.1 Opptak av studenter/elever Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor Avdelingsleder gartnerfagene Arkivleder 1.2 Informasjon til studenter/elever Markeds og informasjonsrådgiver Rektor Arkivleder Bibliotekar Rådgiver IKT Avdelingsledere 1.3 Markedsføring av studietilbud Markeds og informasjonsrådgiver Rektor 1.4 Oppstart av nytt studieår Studieadministrasjon Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Administrativ leder 1.5 Eksamen og vitnemål Studieadministrasjon Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 2 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 2.1 Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Rådgiver IKT Administrativ leder 2.2 Læringsplattform Rådgiver IKT Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene 2.3 IKT ressurser for studenter og ansatte Rådgiver IKT Administrativ leder 2.4 Studentenes vurdering av faglærers Avdelingsleder gartnerfag Rektor undervisning Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.5 Underveisvurdering gjennom dialog Den enkelte studiekoordinator Pedagogisk ansvarlig Pr Versjon Side 9 av 80

10 2.6 Midtveisevaluering for flerårige studier Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.7 Sluttevaluering for studiet Avdelingsleder gartnerfagene Rektor Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.8 Internasjonal aktivitet Internasjonal ansvarlig Rektor Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 2.9 Kurs og fagdagsevalueringer Markeds- og informasjonsrådgiver Rektor 2.10 Innspillsordning Rådgiver IKT Rektor 2.11 Eksterne studiesteder Avdelingsleder gartner Avdelingsleder blomsterdekoratør Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 3.1 Sensors vurdering Studieadministrasjon Rektor 3.2 Faglærers vurdering Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor 3.3 Utviklingssamtale Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Avdelingsleder gartnerfagene Administrativ leder Rektor Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 4 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 4.1 Bransjeundersøkelser Markeds og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratør 4.2 Samarbeidspartnerundersøkelse Markeds og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratør Avdelingsleder gartnerfag 4.3 Oppfølgingsundersøkelse uteksaminerte studenter/alumni Markeds og informasjonsrådgiver Avdelingsleder blomsterdekoratør Avdelingsleder gartnerfag Prosessdokument i Kvalitetsprosess 5 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 5.1 Elev og studentdemokratiet ved Vea (ESDV) Leder i elev og studentdemokratiet Rektor 5.2 KSS seminar Rådgiver IKT Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 6 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 6.1 Kvalitetssikringsdag Ledergruppa Rektor Prosessdokument i Kvalitetsprosess 7 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 7.1 Etablering av nye utdanningstilbud Avdelingsleder gartnerfagene Avdelingsleder blomsterdekoratør Rektor Pr Versjon Side 10 av 80

11 Kvalitetsprosess 1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 1 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5 1 (2) sier at: «Tilbyder skal sette mål for kvaliteten i utdanningene. Kvantitativ informasjon skal indikere om målene er nådd». Fagskolens ledergruppe utarbeider forslag til kvalitetsindikatorer og mål i denne kvalitetsprosessen. Kvalitetsutvalget behandler forslaget i kvalitetsseminaret, mens endelig vedtak fattes i fagskolens styre. Hvert år skal det rapporteres på følgende indikatorer, som et ledd i å påvise kvalitet i utdanningen: Indikator Mål Rapporteringsansvarlig Antall mottatte søknader pr. studieplass 1,5 Arkivleder Frafall (de som avbryter Maks 5 % Arkivleder fagskoleutdanningen) Stryk på eksamen (kun de som faktisk går Maks 5 % Arkivleder opp til eksamen) Antall uteksaminerte fagskolestudenter som 75 % Markeds og informasjonsrådgiver skal være i relevant arbeid knyttet til læringsutbyttet 1 år etter endt utdanning Bruk av tildelt markedsressurs jfr arbeidsplaner 100 % Markeds og informasjonsrådgiver Kvalitetsprosessene det rapporteres på: 1.1 Opptak av studenter/elever 1.2 Informasjon til studenter 1.3 Markedsføring av studietilbud 1.4 Oppstart av nytt studieår 1.5 Eksamen og vitnemål Pr Versjon Side 11 av 80

12 Prosessdokument 1.1 Opptak av studenter/elever Systemplassering 1.1. Hva prosessen omfatter: Opptak av studenter/elever til alle typer studier ved fagskolen. Mål: At opptak av studenter/elever skjer raskt og riktig. At kommunikasjon med søkere/potensielle søkere samt andre partnere oppleves som tydelig og profesjonell. Styrende dokumenter: Eksterne dokumenter: 1. FOR Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. Forskrift om godkjenning av annen utdanning og arbeidspraksis (realkompetanse) i stedet for mestereksamener. ( ) 2. Norsk Lovtidend FOR Forskrift om godkjenning av realkompetanse. ( ) 3. Norsk Lovtidend FOR Forskrift om realkompetanse som mestereksamen. ( ) 4. LOV Fagskoleloven fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) ( ) 5. LOV Opplæringslova oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). ( ) med forskrifter 6. Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) 7. Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) 8. Statsbudsjettet og årlige tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) Interne dokumenter: 1. Fagskolens retningslinjer for realkompetansevurdering 2. Opptaksreglement jfr reglement for fagskolestudenter 3. Klagereglement jfr reglement for fagskolestudenter Aktuelle rutiner: 1. Opptaksrutiner 2. Klagerutine 3. Faktureringsrutiner 4. Loggføringsrutiner 5. Resultater etter gjennomførte undersøkelser ifbm forrige års opptak Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder (opptaksleder og sekretær) Rektor Innledning Hovedregelen er at man søker opptak til utdanningene til fagskolen og voksenopplæringsstudiene gjennom elektronisk søknadsskjema på nettsidene til fagskolen ( fs.no). Oversikt over alle studietilbudene og søknadsfrister finnes på fs.no På videregående nivå er det sentralt opptak gjennom Etter søknadsfrist og første opptak, gjennomføres forløpende opptak på alle studier med ledige studieplasser. Aktiviteter / momenter 1 Informasjon om søknadsprosessen Pr Versjon Side 12 av 80

13 Fagskolen har informasjon om søknad og opptak på fagskolens hjemmeside ( fs.no). 2 Statistiske data Det skal utarbeides statistiske data på: Antall mottatte søknader pr studieplass Antall tatt opp ved skolestart Antall aktive studenter ved telledato (01.10) Opptaksgrunnlag (Formal/realkompetanse) Alder Kjønn Geografi (fylkestilhørighet) Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 13 av 80

14 Prosessdokument 1.2 Informasjon til studenter/elever Systemplassering 1.2 Hva prosessen omfatter: Arbeidet som gjøres på fagskolens ulike nivåer, for å gi studenter/elever den informasjon de til en hver tid trenger. Mål: Alle studenter/elever skal være godt informert eller ha god tilgang på tydelig og relevant informasjon. Styrende dokumenter: Eksterne dokumenter: 1 LOV Fagskoleloven fgskol. Lov om fagskoleutdanning (fagskoleloven) ( ) 2 LOV Opplæringslova oppll. Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova). ( ) med forskrifter 3 Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) 4 Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Interne dokumenter: Aktuell studieplan Fagskolens kommunikasjonsplan Studentguide Reglement for fagskolestudenter Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside ( fs.no) Elektronisk Læringsplattform Aktuelle rutiner: Markedsplan Fagskolens kommunikasjonsplan Opptaksrutine Oppstartsrutine Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Markeds og informasjonsrådgiver Rektor Innledning Fagskolens brukere har både heltid og deltidsstudenter. Derfor er det viktig at all nødvendig informasjon ligger lett tilgjengelig på et medium alle kjenner og behersker. Den elektroniske læringsplattformen er informasjonskanalen som benyttes ovenfor studentene, mens fs.no i all hovedsak formidler informasjon til søkere. Aktiviteter / momenter 1 Hjemmeside fs.no er fagskolens utstillingsvindu rettet mot søkere, potensielle søkere og andre interesserte, og skal til enhver tid inneholde korrekt og tidsriktig informasjon. Dette nettområdet inneholder oppdatert og gjeldende informasjon om alle våre studietilbud med studieomtale og studieplaner. I tillegg finnes informasjon om søknad og opptak, mobilitet, korte kurs, arrangementer og aktuelle artikler knyttet til fagskolens fagfelt. Det er ledelsens og markeds og kommunikasjonsrådgivers ansvar at nettredaktør får oppdatert informasjon til publisering på fs.no 2 Elektronisk læringsplattform Den elektroniske læringsplattformen inneholder viktige områder med informasjon for egne studenter. Pr Versjon Side 14 av 80

15 Plattformen er en nettbasert informasjons og kommunikasjonskanal for alt som knytter seg til undervisningen. Dette er de ansattes informasjonskanal mot studentene, men også stedet for kommunikasjon og samarbeid mellom studenter og lærerne. Informasjon fra studieadministrasjonen/administrasjonen til grupper av studenter skal også legges i den elektroniske læringsplasttformen. Informasjon lagt ut til studentene på den elektroniske læringsplattformen regnes som gitt fra fagskolens side. Det er derfor studentenes ansvar fortløpende å holde seg oppdatert om innholdet. 3 E post Fagskolen oppfordrer alle studenter/elever til å opplyse om private e post adresser til fagskolen. Den e postadressen fagskolen har registrert på studenten/eleven, er den adressen fagskolen benytter hvis det skal sendes e post. Denne e postadressen er også registrert i den elektroniske læringsplattformen. Samtlige studentundersøkelser sendes via digitalt til studentens oppgitte e postadresse. 4 Kartlegging av informasjon gitt om studietilbud, evaluering av søknadsskjema Alle søkere vil motta en elektronisk undersøkelse umiddelbart etter at søknad er sendt. Undersøkelsen fokuserer blant annet på: Hvor har søker funnet informasjon? Erfaringer ved kontakt med fagskolen responstid, relevant informasjon Mangler i informasjon? Evaluering av søknadsskjema Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 15 av 80

16 Prosessdokument 1.3 Markedsføring av studietilbud Systemplassering 1.3 Hva prosessen omfatter: Tilrettelegging og koordinering av profilerings, rekrutterings og markedsføringsaktivitet for fagskolen Mål: Målrettede, rasjonelle og godt koordinerte profilerings og markedsføringsaktiviteter som gir økt søkerinteresse for fagskolens studietilbud Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Kommunikasjonsplattform Markedsplan Informasjonsstrategi Studentguide Visuell profil Alle fagskolens studieplaner Interne ressurser: Fagskolens hjemmeside ( fs.no) Relevante elektroniske undersøkelser fra tidligere år Aktuelle rutiner: Markedsplan Opptaksrutine Ansvarlig: Markeds og informasjonsrådgiver Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Selv om Markeds og informasjonsrådgiver har det overordnede faglige ansvaret for profilering og markedsføring av fagskolen og studietilbudene, er dette aktiviteter som må løses av en hel rekke mennesker i det daglige. Fornøyde studenter er kanskje den viktigste suksessfaktoren for å rekruttere nye studenter og da er all aktivitet som er med på sikre studiekvalitet, trivsel og god service overfor våre studenter/elever av stor betydning. Markeds og informasjonsrådgiver har rollen som koordinerende ansvarlig og tilrettelegger for tiltak ifm studentrekruttering, og tar seg av tiltak som omfavner fagskolen som en helhet, blant annet produksjon av studentguide, gode nettsider og fagskolens deltakelse på messer, skolebesøk og andre aktuelle markedsføringsarenaer, samt kommunikasjon med aktuelle søkere. All planlegging og tilrettelegging skjer i nært samarbeid med de ulike avdelingene gjennom markedsteamet, med avdelingslederne og i ledermøter. Fagskolen satser mye på å gjøre seg synlig og tilgjengelig overfor kommende studenter/elever. Skolebesøk, utdanningsmesser, fagdager og kontakt med bransjen er viktige arenaer for å komme i kontakt med potensielle studenter/elever, markedsføre tilbudet og svare på spørsmål om hvordan det er å være student/elev. Denne formen for relasjonsbygging er en viktig del av vår rekrutteringsstrategi. Aktiviteter / momenter 1 Fagskolens hjemmeside fs.no er den viktigste kanalen for profilering og markedsføring av fagskolens studietilbud og aktivitet. Markeds og informasjonsrådgiver sørger for at informasjonen opprettes og vedlikeholdes. Markeds og informasjonsrådgiver med avdelingsledere sørger for at det utvikles informative tekster med studieomtaler og at disse publiseres på fs.no, og holdes oppdatert. 2 Personlig kontakt Alle som henvender seg til fagskolen på telefon eller via e post skal få nødvendige svar og veiledning i forhold til det de etterspør. 3 Markedsteam Fagskolens markedsteam består av representanter fra begge fagavdelinger, under ledelse av Markedsog informasjonsrådgiver. Markedsteamets primære funksjon er å planlegge, bidra og gjennomføre de tiltakene som skal iverksettes i henhold til markedsplanen. I tillegg er markedsteamet en viktig arena Pr Versjon Side 16 av 80

17 for koordinering av utadrettet markedsarbeid på tvers av avdelingene. Avdelingenes representanter skal bistå med informasjon som er nødvendig for å utforme og sy sammen markedsføringstiltak på fellesnivået til en helhetlig markedsføring. 4 Studentguide Det er en avgjørende faktor at fagskolen bidrar med nødvendig informasjon til alle nye og gamle studenter ved skolestart. Studentguiden skal være informativ og gi relevant praktisk informasjon om fagskolen, slik at de avdelingene som er spesielt utsatt for spørsmål kan avlastes av denne håndboka. All nød informasjon vil også være presentert her. Markeds og informasjonsrådgiver står for produksjonen av studentguiden. Studieadministrasjonen og avdelingsledere, bidrar med aktuell informasjon fra de respektive avdelingene. Arbeidet med håndboka skal være ferdig til 10. juni og være utarbeidet i henhold til fagskolens visuelle profil. Studentguiden trykkes i juni hvert år. 5 Brosjyrer Markeds og informasjonsrådgiver utvikler brosjyrer for de ulike studieprogrammene for direkteprofilering mot differensierte målgrupper jfr. markedsplanen. 6 Annonsering Markeds og informasjonsrådgiver skal avsette midler i eget budsjett til å markedsføre fagskolens studietilbud gjennom tradisjonell avis /tidsskriftannonsering, betalt reklame i etermedier, katalogoppføringer og ulike former for nettannonsering. Markeds og informasjonsrådgiver utarbeider en plan for dette i markedsplanen. Den sentrale annonseplanen i strategien er hovedsakelig rettet inn mot perioden fra årsskiftet til søknadsfrist, og mot restetorg annonseringen etter hovedopptaket. 7 Oppfølging av interesserte potensielle søkere For å ivareta relasjonen til potensielle søkere som har vist interesse for våre studier gjennom året sender Markeds og informasjonsrådgiver informasjon med søknadsskjema til disse i januar. 8 Profileringsmateriell/Profilartikler Fagskolen har utviklet en egen visuell profil som skal benyttes på alle typer profileringsmateriell og artikler. Markeds og informasjonsrådgiver har ansvaret for å utvikle og tilby et gitt sortiment med profilartikler som kan benyttes i fagskolens arbeid med profilering og rekruttering. Utvikling av sortimentet skjer gjennom markedsteamet og godkjennes i ledergruppa. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 17 av 80

18 Prosessdokument 1.4 Oppstart av nytt studieår Systemplassering 1.4 Hva prosessen omfatter: Aktiviteter som gjennomføres på fagskolen ved oppstart av nytt studieår Mål: At alle nye studenter skal føle seg velkommen og sett, og kommer godt i gang med studiene. At alle mottar all nødvendig informasjon. At alle eksisterende studenter kommer godt i gang med et nytt studieår. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Informasjonsstrategi Studentguide Reglement for fagskolestudenter Alle fagskolens studieplaner Ressursplaner (faglærere) Kontrakter Rutine for informasjon og kontakt med studenter før studiestart Interne ressurser: Elektronisk læringsplatform Studieadministrativt system Aktuelle rutiner: Studiestartsrutiner Faktureringsrutine Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder Rektor Innledning Det er viktig at samtlige studenter/elever er forberedt til de første dagene på fagskolen. Dette for å sikre at de faglige aktivitetene kommer raskt i gang, samt at all nødvendig praktisk informasjon og aktivitet skjer effektiv og til rett tid. De første skoledagene er viktige for en god opplevelse av hele studieåret, noe som setter krav til at alle fagskolens ansatte skal fremstå som gode representanter, være imøtekommende, forberedt og løsningsorienterte. Det er det faglige som skal stå i fokus, og alle fagskolens støttefunksjoner og infrastruktur må derfor være godt organisert og tilstrekkelig testet og koordinert i forkant. Aktiviteter / momenter 1 Forberedelser Søkere som får tilbud om studieplass skal få tilsendt all nødvendig informasjon. Praktiske forhold En rekke praktiske forhold må planlegges og klargjøres før studiestart. Arbeidet koordineres av arkivleder. Infrastruktur All infrastruktur skal testes og være i god funksjon før første skoledag. Arbeidene koordineres av administrativ leder. 2 Aktiviteter for nye studenter første skoledag Første skoledag er det en rekke aktiviteter som organisasjonen gjennomfører for nye studenter/elever eller som de nye studentene/elevene selv må gjennomføre. Registrering av fremmøte med inngåelse av ulike kontrakter (ansvarlig: studieadministrasjon) Fotografering (ansvarlig: studieadministrasjon) Pr Versjon Side 18 av 80

19 Utkvittering av nøkler og nøkkelkort (ansvarlig: studieadministrasjon) Åpningsseremoni (ansvarlig: rektor) Omvisning (ansvarlig: Avdelingslederne for gartnerfagene og blomsterdekoratørfag) IKT introduksjon (ansvarlig: IKT ansvarlig) HMS, brannrutiner og miljøfyrtårn (ansvarlig: teknisk driftsleder og hovedverneombud) Sosial aktivitet (ansvarlig: Studiekoordinator) 3 Aktiviteter for nye studenter i oppstartsperioden Det kan være at noen aktiviteter ikke har blitt gjennomgått første skoledag og at studentene/elevene må gjennomføre deler av aktiviteten ut over oppstartsperioden som er definert til å være de første to ukene. Det kan være aktiviteter knyttet til: Omvisning (ansvarlig: studiekoordinator og arkivleder). IKT introduksjon (ansvarlig: IKT ansvarlig) HMS, brannrutiner og miljøfyrtårn (ansvarlig: teknisk driftsleder og hovedverneombud) Informasjon til hybelboere (ansvarlig: teknisk driftsleder) Opplæring i bruk av biblioteket (ansvarlig: bibliotekar) 4 Informasjon til nye studenter/elever i oppstartsperioden Generell informasjon om fagskolen og om det å være student på Vea Studieadministrative forhold Informasjon om fagskolens sosiale og psykososiale tilbud (student /elevvelferd) Student og elevdemokrati etter gjeldende rutiner for dette. Hvor skal en spørre når en lurer på noe? 5 Valg Avdelingslederne på fagavdelingene gjennomfører valg etter gjeldende retningslinjer for dette og i dialog med rektor. Valg gjennomføres i løpet av første samlingsuke for den enkelte klasse. 6 Faglig aktivitet i oppstartsperioden Introduksjon av innhold og organisering av studiet ved studiekoordinator. Tilstedeværelsesplan og timeplaner presenteres Presentasjon av faglærerne i studiet Forelesninger og andre faglige aktiviteter ved faglærere. 7 Evaluering av oppstart av nytt studieår Erfaringer fra studiestart oppsummeres medio september til medio oktober med tanke på justeringer til neste studiestart. Ansatte: Studieadministrasjonen tar initiativ til innhenting av erfaringer fra de ansatte. Elever/studenter: Studentdemokratiet gjennomfører evaluering av oppstart av nytt studieår. Det er den ansatte med ansvar for studentdemokratiet som tar initiativ for at dette blir gjennomført. Tilbakemeldingene gjennomgås og eventuelle avvik registreres i KS datasystemet. 8 Oppstart for eksisterende studenter/elever Sikre at studenter som går over flere år også gis relevant informasjon og opplæring jfr. egne rutiner for dette. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 19 av 80

20 Prosessdokument 1.5 Eksamen og vitnemål Systemplassering 1.5 Hva prosessen omfatter: Hovedtrekkene i studentenes gjennomføring av eksamen og utskriving av vitnemål. Mål: At alle parter skal være godt informert og forberedt, studentene skal få ta eksamen under optimale forhold, og alle prosesser rundt eksamen foregår i henhold til gjeldende rutine. Styrende dokumenter: Interne dokumenter Eksamensreglement jf Reglement for fagskolestudenter Retningslinjer for behandling av klagesaker jf Reglement for fagskolestudenter Studieplaner Interne ressurser Elektronisk læringsplattform TP (Studieadministrativt system) Eksterne ressurser Karakterskala fastsatt av universitets og høyskolerådet 6. august ( Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Statens lånekasse for utdanning arbeidsflate for lærestedene ( laresteder/) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Eksamensavviklingsrutine Eksamensvaktinstruks Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Arkivleder Rektor Innledning Alle fagskolens studietilbud har avsluttende eksamen i en eller annen form. Eksamen skal avvikles i henhold til de beskrivelser som foreligger for faget eller studiet og jf bestemmelsene i Reglement for fagskolestudenter Aktiviteter / momenter 1 Fastsettelse av eksamensdato og eksamensform Det skal innen 15. august hvert år foreligge en eksamensplan for samtlige eksamener som skal avvikles i løpet av skoleåret. Eksamensplanen utarbeides av Avdelingsleder gartnerfagene og Avdelingsleder blomsterdekoratørfag og drøftes på de respektive fagteamene. Det er teamene som vedtar eksamensplanen. Offentliggjøring av planen gjøres av avdelingsledere i pedagogiske avdelinger på den elektronisker læringsplattformen og oversendes eksamensansvarlig. 2 Oppmelding til eksamen Samtlige studenter/elever meldes automatisk opp til alle eksamener ved studiestart. Se for øvrig eksamensrutiner. 3 Organisering og gjennomføring Pedagogisk ansvarlig for organisering og gjennomføring: Avdelingsleder gartnerfagene og Avdelingsleder blomsterdekoratørfag. Faglig ansvarlig for organisering og gjennomføring: Studiekoordinator Pr Versjon Side 20 av 80

21 Praktisk ansvarlig for organisering og gjennomføring: Eksamensansvarlig 4 Vitnemål / karakterutskrift / kompetansebevis Vitnemålet eller kompetansebevisene som utstedes på Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører skal undertegnes av rektor og ansvarlig avdelingsleder. Vitnemålet skal inneholde Vea Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratørers logo. Enhver student som har bestått samtlige fag/moduler og eksamener vil få utstedt vitnemål som inneholder opplysninger om: Det overordnede læringsutbytte Emner og eventuell praksis NKR nivå og kvalifikasjonen som oppnås (fagskole 1 eller fagskole 2) Karaktersystemet som benyttes (A F eller bestått/ikke bestått) Antall fagskolepoeng Karakter/vurdering for hvert emne som inngår i studiet Enhver student som har bestått enkelte emner vil få utstedt kompetansebevis i de emner som er bestått. Det utstedes normalt 2 (to) vitnemål. Ett til kandidaten og ett til fagskolens arkiv. I de tilfeller hvor kandidaten forbedrer karakterer som inngår i vitnemålet, dokumenteres dette gjennom karakterutskrift. Attestert kopi av vitnemål kan bestilles av fagskolens studieadministrasjon mot et gebyr angitt i studiekontrakten. Vitnemålet sendes som rekommandert postoppkrav. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 21 av 80

22 Kvalitetsprosess 2 Studentens vurdering av utdanningstilbudet Kvalitetsprosessene til del 2 bygger på Forskrift om tilsyn med kvalitet i fagskoleutdanningen (fagskolestilsynsforskriften) som i 5 1 (3) a sier: «Tilbyder skal innhente tilbakemeldinger om kvaliteten fra studenter» Det er et grunnleggende element i kvalitetssikringen å gi studentene anledning til å vurdere utdanningstilbudet innhold, undervisning, arbeidsmetoder (inkludert eventuell praksis), utstyr og annen infrastruktur, samt det totale læringsmiljøet. Som et ledd i arbeidet med å sikre at utdanningene holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans vil det bli lagt til rette for at studentene skal evaluere opplæringen. Hyppige evalueringer vil kunne avdekke styrker og svakheter underveis og dermed gi mulighet for korrigerende tiltak umiddelbart. Det blir gjennomført underveisdialog og sluttevalueringer i alle studier. Evalueringene kan inneholde følgende forhold: - Tilfredshet med utdanningen som helhet - Tilrettelegging for å oppnå læringsutbytte for utdanningen - Samsvar mellom forventinger og egen innatts - Kvalitet på informasjonen i forkant av og underveis i studiet (mengde, innhold, relevans) - Innholdets samsvar med læringsutbyttet - Aktualitet og arbeidsrelevants - Kvalitet i undervisningen med hensyn til organisering, formidling, pedagogisk tilrettelegging, læringsaktiviteter og vurderingsformer. - Kommunikasjon og veiledning med tanke på innhold, form og frekvens - Støtte faglig, administrativt og menneskelig - Vurderingsform og metode, samsvar med innhold og læringsutbytte - Teknologi er den hensiktsmessig i forhold til formålet Evalueringene skal gjennomføres på grunnlag av standardiserte spørreskjema og er basert på elektronisk utsendelse og tilbakemelding via datainnsamlingsverktøy og gjennom underveisdialog med studentene. Lenker til undersøkelsene sendes til hver enkelt mottaker på privat e post og gjøres aktive i en gitt periode. Fagskolen har relativt få studenter og det er viktig å ha en så høy svarprosent som mulig for å skaffe et godt grunnlag for en reell kvalitetsvurdering. Evalueringen har derfor som mål å ha en deltagelse på minimum 60 %. Flere purrerunder foretas om nødvendig for å oppnå dette målet. Det vil også bli vurdert andre tiltak dersom dette viser seg nødvendig. Gjennom standardiserte evalueringer vil man sikre systematisk og sammenliknbar informasjon om studiesituasjonen over tid. Undersøkelsene er anonyme. Datainnsamlingsverktøyet gjør det likevel mulig å kommunisere anonymt med respondenter med tilbakemeldinger man vil følge opp videre. Dette med bakgrunn i ønske om å kunne innhente utfyllende opplysninger der hvor respondentene har påpekt vesentlige forbedringsområder. Man vil dermed få en dypere kjennskap til respondentenes oppfatning av studiet, og kunne ta hensyn til dette. Kvalitetsprosessene det rapporteres på er: Generelle undersøkelser 2.1 Læringsmiljøevaluering (Studenttilfredshet) 2.2 Læringsplattform 2.3 IKT ressurser for studenter og ansatte Evalueringer rettet mot fags, klasser eller studietilbud Pr Versjon Side 22 av 80

23 2.4 Studentens vurdering av faglærers undervisning 2.5 Underveisvurdering gjennom dialog 2.6 Midtveisevaluering for flerårige studier 2.7 Sluttevaluering for studiet Andre undersøkelser 2.8 Internasjonal aktivitet 2.9 Kurs og fagdagsevalueringer 2.10 Innspillsordning 2.11 Esterne studiesteder Pr Versjon Side 23 av 80

24 Prosessdokument 2.1 Læringsmiljøevaluering (studenttilfredshet) Systemplassering 2.1 Hva prosessen omfatter: Aktiviteter knyttet til kartlegging av studenttilfredshet både hva angår velferdstilbud, sosiale og psykososiale tilbud, infrastruktur og studentdemokrati. Mål: Gjennomføre, kartlegge og evaluere studenttilfredshetsundersøkelser etter hvert semester. Styrende dokumenter: Interne dokumenter: Læringsmiljøundersøkelsen (gjennom datainnsamlingsverktøyet) Strategisk plan Reglement for fagskolestudenter Fagskolens kvalitetsrapport Fagskolens etiske retningslinjer Rutiner for intern varsling Interne ressurser: Datainnsamlingsverktøy fs.no It`s learning Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Ansvarlig: Oppfølgingsansvarlig Rutiner for gjennomføring av spørreundersøkelser Fagskolens ledergruppe Rektor Innledning Jf. Lov om fagskoler har styret det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret har delegert dette ansvaret til rektor. Studieadministrasjonen skal i samarbeid med elev og studentdemokratiet ved Vea utvikle undersøkelser som kan generere statistikk på forhold knyttet til studiemiljø, elev og studentvelferden, læringsmiljø, herunder det fysiske og psykososiale arbeidsmiljø, infrastruktur og delaktighet (student og elev demokrati). Statistikken skal danne grunnlag for en prosess hvor fagskolens og studentenes representanter i fellesskap kan finne løsninger på de forbedringsområdene som avdekkes, samt sikre at forhold som viser seg godt fungerende videreføres. Høy student og elevtilfredshet er av stor betydning både for studenters/elevers læringsresultater og for fagskolens muligheter til rekruttering av nye studenter. Fagskolen ønsker at studenten/eleven lykkes i sine studier. Aktiviteter / momenter 1 Læringsmiljøundersøkelse Undersøkelsen er utviklet av studieadministrasjonen i samarbeid med Student og elevdemokratiet ved Vea. Undersøkelsen skal være lik hvert år for å sikre at data undersøkelsen måler blir sammenlignbare. Undersøkelsen skal være anonym, og gjennomføres gjennom elektronisk. Undersøkelsen måler følgende forhold: Trivsel Læringsmiljø i fagskolens lokaliteter, herunder: o Inneklima Pr Versjon Side 24 av 80

25 o Luftkvalitet o Lysforhold o Psykososiale arbeidsmiljø o Lokaler og utstyr o Uterommet Renhold IKT Administrasjonen Bibliotek Hybler/hybelhus Kantinetilbudet Student og elevmedvirkning Generelle forhold 2 Evaluering av resultater KSS ansvarlig forbereder en rapport på bakgrunn av de kvantitative dataene som leses av den elektroniske rapporten. Denne rapporten legges fram for studentforum som kommer med forslag til eventuelle tiltak. Rapporten og studentforms innspill behandles så i fagskolens ledergruppe som fordeler oppgavene ut i organisasjonen gjennom KS datasystem. Alle vedtatte tiltak får en tidsfrist. 3 Oppfølging av resultater Det er Rådgiver IKT som sørger for at alle tidsfrister overholdes, og rapporterer til ledergruppa om det foreligger mislighold i forhold til dette. Det er Rådgiver IKT som innvilger eventuelle utsettelser på inntil 1 måned. Utsettelse ut over 1 måned må behandles av ledergruppa. 4 Gjennomføringsintervall Det skal gjennomføres to undersøkelser pr. studieår til alle fagskolens studenter. Den første undersøkelsen skal avvikles i tidsrommet 1. desember til 20. desember. Den andre skal avvikles i tidsrommet 10. mai til 1. juni. 5 Avsluttende behandling Undersøkelsen og gjennomførte tiltak knyttet til læringsmiljøet, skal behandles av Kvalitetsutvalget og inngå i kvalitetsrapporten. Rapporten fra undersøkelsen skal også legges ut i sin helhet på fagskolens hjemmeside og læringsplattform. På fs.no skal rapporten ligge tilgjengelig fram til ny rapport legges ut. På læringsplattformen skal også de fire foregående rapportene ligge tilgjengelig for alle studenter og ansatte til enhver tid. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 25 av 80

26 Prosessdokument 2.2 Læringsplattform Systemplassering 2.2 Hva prosessen omfatter: Kvalitetssikre bruken av skolens læringsplattform Mål: At læringsplattformen skal være et nyttig og informativt verktøy: For studenter og faglige ansatte i undervisningssammenheng på fagskolen For studenter og alle ansatte som et nyttig informasjons og kommunikasjonsmedium At den elektroniske læringsplattformen brukes på en pedagogisk hensiktsmessig måte. Styrende dokumenter: Interne dokumenter Reglement for fagskolestudenter Veiledningshefte for elektronisk læringsplattform IKT strategi IKT undersøkelse (gjennom datainnsamlingsverktøy) Fagskolens kommunikasjonsplan Interne ressurser Datainnsamlingsverktøy Software, hardware og IKT infrastruktur Eksterne dokumenter: Lov om fagskole med forskrifter (LOV ) Lov om videregående opplæring med forskrifter (LOV ) Forskrift om tilsyn med kvaliteten i fagskoleutdanningen ( ) Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning ( ) Aktuelle rutiner: Oppstartsrutine (studenter) Rutine for introduksjon av nytilsatte Rutine for gjennomføring av spørreundersøkelser Ansvarlig: Rådgiver IKT Oppfølgingsansvarlig Rektor Innledning Den elektroniske læringsplattformen benyttes som kommunikasjonsmedium i undervisningen mellom studenter og faglige ansatte, og mellom studentene og alle ansatte i informasjonsøyemed. Aktiviteter / momenter 1 Administrasjon Den elektroniske læringsplattformen administreres av systemeier i samarbeid med avdelingslederne for de faglige avdelingene. Systemeier er fagskolens kontaktperson mot leverandøren av den elektroniske læringsplattformen. 2 Tilganger Alle studenter og fagpersonell har tilgang til den elektroniske læringsplattformen for sin klasse når de har registrert seg/er registrert. 3 Beskjeder Beskjeder fra lærere og fagskolen, gis som nyhetsoppslag i den elektroniske læringsplattformen. Dette er fagskolens primære kommunikasjonskanal mot studenten. Studentene har derfor et selvstendig ansvar for å følge med på disse meldingene. Beskjeder til klasser gis som nyhetsoppslag i de respektive fagene (digitale klasserom). Pr Versjon Side 26 av 80

27 Beskjeder til andre utvalg av studenter eller enkeltstudenter sendes som melding til de studentadressene som er registrert i den elektroniske læringsplattformen. 4 Dokumenter Dokumenter som skal formidles til studentgrupper lastes opp i en mappe i et fag, og er dermed tilgjengelig for studentene. Dokumenter skal være lagret i et dataformat som er mest mulig tilgjengelig for alle brukere. Dokumenter som ikke skal åpnes for redigering, men kun skal leses, skal derfor lastes opp som PDFfil. Dokumenter som er åpne for redigering (skrive, regne eller presentasjonsdokument) skal lastes opp som Office dokumenter. 5 Brukerferdigheter Det forventes av studenter og faglig ansatte at de behersker et minimum av følgende funksjoner i den elektroniske læringsplattformen: Lese nyhetsoppslag på Hovedsiden. Bruke meldingsfunksjonen for å lese og sende meldinger (egen fane) Kjenne til varslingsfunksjoner, innstillingsfunksjoner og bruk av kalender for eget bruk. Bruke fag rommet (digitalt klasserom) aktivt til o Å lese meldinger til klassen o Delta i klassediskusjoner o Gjennomføre tester i faget o Lese og levere oppgaver i faget o Laste opp filer i faget o Lese notater i faget o Laste opp bilder i faget o Lese av karakterer og tilbakemeldinger fra faglærer o Bruke arbeidsmappe og utvalgsmappe Ut over det som over er nevnt skal lærerne beherske bruken av den elektroniske læringsplattformen som digitalt interaktivt medium for å stimulere til økt deltakelse og forståelse i fagene. Den elektroniske læringsplattformen skal være like funksjonelt for fulltids og deltidsstudenter. Lærerne skal legge til rette for at alle skriftlige innleveringer gjennomføres i den elektroniske læringsplattformen, samt etablere gode metoder for gjennomføring av tester i undervisningen ved å benytte verktøy for dette i plattformen. Eksamensresultat skal legges ut tilgjengelig for den enkelte student. 6 Brukerveiledning og kurs Det gis tilbud om brukerveiledningskurs hver høst til alle nye studenter og ansatte. 7 IKT undersøkelse Det gjennomføres en IKT undersøkelse en gang per studieår. Forhold knyttet til den elektroniske læringsplattformen er en del av denne undersøkelsen. Detaljer om denne undersøkelsen er gitt i prosessdokument 2.3 Undersøkelsen skal behandles i KSS seminar, som avgjør hva som skal inngå i kvalitetsrapporten. Dokumentinformasjon Sist revidert dato: Revidert av: Stein Aarskog Pr Versjon Side 27 av 80