kl Formannskapsalen

Transkript

1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i Formannskapsalen Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Roald Breistein, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Roald Breistein møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Georg Lønning (s) kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Vara medlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 01/11 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 02/11 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 03/11 Rådmannen orienterer 04/11 Bestilling av forvaltningsrevisjon 05/11 Møteplan 2011 for kontrollutvalet 06/11 Orienteringssaker 07/11 Meldingar Eige vedlegg 08/11 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside 09/11 Val av revisor Ymse 2

3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Formannskapsalen Saknr.: 42/10 50/10 MØTELEIAR Georg Lønning (FrP) DESSE MØTTE Kåre Habbestad (SP) Sonja Hellen Sele ( H ) Marlen Hellen (Ap) John-Kåre Torkelsen (KrF) FORFALL DESSUTAN MØTTE Kommunalsjef Geir Aga, sak 43/10 Kommunalsjef Rigmor Svanberg, sak 43/10 Teknisk sjef Toralf Meling, sak 43/10 Deloitte AS v/ Else Holst-Larsen, t.o.m. sak 49/50 Deloitte AS v/ Line Margrete Johansen, t.o.m. 49/50 Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/roald Breistein Sakliste: Saknr. Sak 42/10 Godkjenning av innkalling og sakliste 43/10 Godkjenning av protokoll frå møte /10 Rådmannen orienterer 45/10 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve Bømlo kommune 46/10 Forvaltningsrevisjon innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune Rapport 47/10 Orienteringssaker 48/10 Meldingar 49/10 Gjennomgang av møteprotokollar 50/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode godkjenning av konkurransegrunnlag Ymse 1

4 42/10 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 43/10 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend. 44/10 RÅDMANNEN ORIENTERER Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTET Kommunalsjefane Geir Aga og Rigmor Svanberg presenterte kva tiltak som vert sett i verk med omsyn til budsjettbalansen og svarte på spørsmål frå utvalet. Teknisk sjef Toralf Meling gjorde greie for kommunen sitt syn i sakene PS 70/10, PS 71/10, PS 09/09, i høve likebehandling og om alle klagemoglegheiter er nytta og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kopi av brev frå Bømlo kommune /1134 til fylkesmannen i Sogn og Fjordane, som settefylkesmann, med spørsmål om ny vurdering av tidlegare vedtak i dispensasjonssøknad for naust 27/3 vart delt ut i møtet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. 45/10 VURDERING AV OM DELOITTE ER UAVHENGIG I HØVE BØMLO KOMMUNE Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. HANDSAMING I MØTET Else Holst-Larsen frå Deloitte AS presenterte uavhengighetserklæringa i høve Bømlo kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst- Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Bømlo kommune, til etterretning. 2

5 46/10 FORVALTNINGSREVISJON AV PSYKISK HELSEARBEID I BØMLO KOMMUNE - REVISJONSRAPPORT FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at det i forvaltningsrevisjonsrapporten er mange funn på område der det er trong for forbetring innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Tilrådingane i punkt 5 i rapporten vert følgt opp 2. Det på bakgrunn av forslag til tiltak vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som er/skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka er/skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. HANDSAMING I MØTET Line Margrete Johansen frå Deloitte AS presenterte resultatet av den gjennomførte forvaltningsrevisjonen innan psykisk helsearbeid og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING Kommunestyret ser med uro på at det i forvaltningsrevisjonsrapporten er mange funn på område der det er trong for forbetring innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune. Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Tilrådingane i punkt 5 i rapporten vert følgt opp 2. Det på bakgrunn av forslag til tiltak vert laga ein handlingsplan innan som viser kva tiltak som er/skal setjast i verk for å rette opp situasjonen, når tiltaka er/skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3. At rådmannen kjem på møte i kontrollutvalet før sumarferien 2011 og informerer om status i høve dei tiltak som er sett i verk for å betre rutinane. 47/10 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen 2 Sekretariatet KS har opna ein nettstad med adressa På denne heimesida kan ein m.a. finne informasjon om varsling, etikk, korrupsjon osv. 3 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen ligg ved 4 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i Ymse Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. 3

6 HANDSAMING I MØTET Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Deloitte Presentasjon av interimsrevisjon 2010 og risikovurdering som er gjort i høve rekneskapsrevisjonen Interimsrevisjonsrapport vart ettersend på e-post til dei faste medlemmene i kontrollutvalet, men også delt ut i møtet på papir Else Holst-Larsen frå Deloitte presenterte den gjennomførte interimsrevisjonen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet 3 Sekretariatet Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse på Gardermoen låg ved innkallinga Sekretariatet gjorde merksam på at Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin konferanse i år skal haldast Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen må melde frå til kontrollutvalsleiar 4 Sekretariatet Første møte i kontrollutvalet i 2011 Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke. VEDTAK Første møte i kontrollutvalet i Bømlo kommune i 2011 vert fastsett til Orienteringssak nr. 3 Invitasjon til Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalskonferanse på Gardermoen: Dei som ønskjer å delta på NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen må melde frå til kontrollutvalsleiar. Orienteringssak nr. 4 Første møte i kontrollutvalet i 2011: Første møte i kontrollutvalet i Bømlo kommune i 2011 vert fastsett til Informasjonen vart elles teke til orientering. 48/10 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 29 Kommunestyret Vedtak i sak 78/10 i KST Selskapskontroll Sentralidrettsanlegget - Revisjonsrapport 30 Kommunestyret Vedtak i sak 80/10 i KST Nytt finansreglement i tråd med ny forskrift 31 Deloitte Forlengelse av revisjonsavtale 32 Fylkesmannen Tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune 33 Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 2 / 2010 Tilsyn (FKT) 34 Formannskapet Sak 78/10 til FSK Slab AS Kjøp av eigne aksjar Meldingane vert tekne til orientering. 4

7 HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 32 Fylkesmannen Tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune Kontrollutvalet ber rådmannen kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å betre situasjonen i høve merknadene som framkom i tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet ber rådmannen kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å betre situasjonen i høve merknadene som framkom i tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. 2. Meldingane vert tekne til orientering. 49/10 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 50/10 KONKURRANSEUTSETTING AV REVISJONSTENESTER FOR NY AVTALEPERIODE GODKJENNING AV KONKURRANSEGRUNNLAG 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. HANDSAMING I MØTET Forslag til konkurransegrunnlag, som er unnateke offentlegheit etter 23, 3. avsnitt, vart delt ut i møtet. Det vart gjort vedtak om å lukka møtet med heimel i Kommunelova Innhaldet vart gjennomgått av sekretariatet som og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Det kom ikkje fram forslag om endringar til forslaget. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 5

8 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. YMSE På bakgrunn av oppslag i BØMLO-nytt ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for rutinane rundt søknad om tippemidlar. Det vert også vist til rådmannen sitt budsjettforslag for investeringar for 2011 nedst på side 48 og øvst på side 49. Dette gjeld uttale frå Deloitte AS på rekneskapen for 2009 og vedtak frå kontrollutvalet om same sak. Det kom elles ikkje fram noko under dette punktet. Georg Lønning Leiar Roald Breistein Sekretær 6

9 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 03/11 03/11 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Søknad om tippemidlar: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte : På bakgrunn av oppslag i BØMLO-nytt ber kontrollutvalet om at rådmannen kjem i neste møte for å gjera greie for rutinane rundt søknad om tippemidlar. Det vert også vist til rådmannen sitt budsjettforslag for investeringar for 2011 nedst på side 48 og øvst på side 49. Dette gjeld uttale frå Deloitte AS på rekneskapen for 2009 og vedtak frå kontrollutvalet om same sak. 2. Tilsynsrapport samfunnstryggleik og beredskap: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 48/10 (Melding 32): Kontrollutvalet ber rådmannen kome i neste møte for å gjera greie for kva tiltak som er sett i verk for å betre situasjonen i høve merknadene som framkom i tilsynsrapport etter tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i Bømlo kommune. På bakgrunn av dette har vi bede om at rådmann, og/eller andre frå administrasjonen kjem for å orientere om desse sakene i dette møte i kontrollutvalet. Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

10 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 04/11 04/11 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON 2010 Bakgrunn for saka: I godkjent plan for forvaltningsrevisjon er det føreteke ei prioritering blant fleire alternative prosjekt, som er aktuelle for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon i sitt møte og det vart m.a. gjort slikt vedtak: Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. På bakgrunn av dette gjennomførte kontrollutvalet ei evaluering våren 2010 og det vart gjort slikt vedtak i sak 28/10 i møte : Kontrollutvalet godkjenner forslag til revidert Plan for forvaltningsrevisjon med tilhøyrande analyse. I den evaluerte planen er det desse 10 prosjekta som er sett opp i gruppe 1, prioritert gruppe: 1. Psykiatri Psykisk helsearbeid 2. Internkontroll 3. Institusjonstenesta 4. Plan og bygg 5. Brannvern og ulykker 6. Heimetenester 7. Prosjektstyring (nybygg) 8. Drift og vedlikehald 9. Innkjøp 10. IKT Prosjekt nr. 1 Psykiatri Psykisk helsearbeid vart som kjent gjennomført i Drøfting: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den evaluerte planen vurdera kva prosjekt som skal setjast i bestilling no. Sekretariatet finn det mest naturleg å gå for det andre prosjektet på prioriteringslista, altså prosjekt 2 Internkontroll. Kontrollutvalet kan også gå for ein av dei andre prosjekta, men det bør grunngjevast med ny aktualitet, ny informasjon eller anna. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

11 Når utvalet har bestemt kva prosjekt dei vil bestilla, bør dei formulera eit føremål med prosjektet. Vidare bør utvalet definera og avgrensa prosjektet nærare, t.d. ved å formulere problemstillingar som ein vil at revisor skal finna svar på. Dette bør gjerast i ein prosess i kontrollutvalsmøtet. I dette arbeidet kan utvalet dra veksel på omtale av dei tre neste prosjekta, slik det kjem fram i godkjend plan for forvaltningsrevisjon punkt 2.1: Prioritet Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2 Internkontroll Korleis sikrar administrasjonssjefen ei heilskapleg tilnærming til styring og kontroll i kommunen? 3 Institusjonstenesta Kapasitet Organisering og rutinar Økonomi Regeletterleving 4 Plan og bygg Regeletterleving (strandsone, areal m.m.) Kapasitet Organisering Konklusjon: Det vert invitert til val av prosjekt i møtet, samt drøfting knytt til formulering av føremål, problemstillingar, definering og avgrensing av prosjekt. Utvalet bør be Deloitte levere forslag til prosjektplan, som inneheld m.a. føremål med den valde forvaltningsrevisjonen og dei problemstillingar utvalet vil ha svar på. Vidare bør utvalet be Deloitte skissere kor mange timar dei reknar med det vil gå med til forvaltningsrevisjonen og når utvalet kan forvente at rapport ligg føre. : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon om 2. Deloitte vert innan beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2

12 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 05/11 05/11 MØTEPLAN 2011 FOR KONTROLLUTVALET Drøfting: Det er praktisk at møtetider i kontrollutvalet er tilpassa saker som ev. skal vidare til formannskapet og kommunestyret. Møteplanen for Bømlo kommune for 2011 er lagt inn i tabellen nedanfor. Utkast til møteplan for kontrollutvalet: Merknad: Under avvikling Konk.uts. av revisjonstenester Bestilling av forvaltningsrevisjon Uttale rekneskap kulturhuset Uttale til kommunerekneskapen Bestilling av selskapskontroll Årsmelding for KU Budsjett 2012 for KU Rapport forvaltningsrevisjon Rapport selskapskontroll Siste møte i denne perioden Nytt kontrollutval Bestilling av forvaltningsrevisjon 2012 Aktuelle møter, dersom saker skal vidare til: Formannskapet Kommunestyret (tysdag) (måndag) (Siste) (kst.) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

13 Kontrollutvalet legg opp til denne møteaktiviteten i 2011: Dato: Merknad: Under avvikling Nytt kontrollutval Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2

14 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 06/11 06/11 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Rekneskapsresultat 2010 for KU 2 Sekretariatet Vedteke budsjett for KU for Sekretariatet Byggesaksgebyr i kommunen 4 Sekretariatet Oppfølging av 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunen 5 Ymse Kontrollutvalet tar orienteringa til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

15 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 07/11 07/11 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: Side 01 Kommunestyret Vedtak i sak 94/10 i KST Forvaltningsrevisjon 1 innan psykisk helsearbeid i Bømlo kommune - Revisjonsrapport 02 Kommunestyret Vedtak i sak 109/10 i KST Årsbudsjett Velferdsplan Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan 31 barnevernstenesta 04 Rådmannen Svar på oppfølging av forvaltningsrevisjon innan 37 regeletterleving i grunnskulen 05 Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll 2009 Eigarstyring Rådmannen Svar på oppfølging av selskapskontroll av Moster Amfi og 65 Kyrkjehistoriske senter AS 07 Rådmannen Svar på oppfølging av prosjektrekneskap Forum for Kontroll og Medlemsbrev nr. 1 / Tilsyn (FKT) 09 Kommunestyret Sak til kommunestyret Tilstandsrapport for 83 grunnskulen i Bømlo kommune Sjølve rapporten ligg ved som eige vedlegg 10 Fylkesmannen Tilsynsrapport om tiltak for å førebyggje og behandle underernæring i heimetenesta ved Moster omsorgsområde 87 Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Meldingane ligg ved som eige vedlegg Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

16 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 08/11 08/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Bakgrunn for saka: I denne saka vert møteprotokollar frå politiske organ lagt fram for kontrollutvalet. Møteprotokollane er send ut frå administrasjonen eller dei kan lastas ned frå Bømlo kommune si heimeside. Protokollane gjer primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. I møte i kontrollutvalet blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret, Formannskapet Utval for helse og omsorg Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Sonja Hellen Sele Marlen Hellen Kåre Habbestad John-Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret og Formannskapet , og og Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

17 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 21. februar 2011 Sakshandsamar: Breistein, Roald Kopi til: Sak: 09/11 09/11 VAL AV REVISOR Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet laga slik innstilling til kommunestyret i sak 21/10 Revisjonsavtalen med Deloitte AS, i møte : Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Forlenging av gjeldande avtale med Deloitte AS fram til og med b. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. c. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. d. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. Kommunestyret vedtok samrøystes innstillinga frå kontrollutvalet i sak 32/10 i møte Kontrollutvalet gjorde vidare slikt vedtak i sak 35/10 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for ny avtaleperiode, i møte : 1. Bømlo kommune ønskjer å samordna arbeid relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester med dei andre Sunnhordlandskommunane som skal konkurranseutsetja revisjonstenestene no. 2. Kontrollutvalet ber Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum om å stå for prosessen. 3. Bistand, jf. pt. 2, omfattar utarbeiding av utkast til kravspesifikasjon, utkast til konkurransegrunnlag, kunngjering, protokollføring, evaluering av innkomne tilbod, varsel om tildeling, utarbeiding av utkast til kontrakt og deltaking i naudsynte samrådingsmøte, samt aktuelle møte i kontrollutvalet og kommunestyret. I møte i kontrollutvalet i sak 50/10 presenterte sekretariatet forslag til konkurransegrunnlag for utvalet som då gjorde slikt vedtak: 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet, i samarbeid med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: roald.breistein@post.hfk.no eller sekretariat.kuv@post.hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

18 Konkurransegrunnlaget vart nytta i utlysing som open anbodskonkurranse på nokre dagar seinare vart det kunngjort innan heile EØS-området. Svarfristen vart sett til kl Når det vert brukt open anbodskonkurranse er det ikkje høve til å forhandle med tilbydarane. I konkurransegrunnlaget gjekk det fram at tilbodet m.a. skal innehalde tilbod om levering av rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i perioden til med opsjon for kommunen til å forlengje avtalen med 2 år. Vidare går det fram av konkurransegrunnlaget at det vert lagt til grunn at særskilte kvalifikasjonskriterium må vera oppfylte for at tilbydar skal verta vurdert som eigna. Konkurransegrunnlaget legg også til grunn at tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbodet, der ein tek omsyn til følgjande kriteria: 40 % Pris (fastpris og timeprisar) 30 % Løysing og forståing av oppdraget 20 % Kompetanse og erfaring 10 % Leveringsevne Drøfting: Ved utløpet av fristen var det kome inn tilbod frå 2 tilbydarar. Begge tilbydarane er kvalifiserte og evaluering av tilboda starta umiddelbart av Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum. Sekretariatet har no førebudd sak til kontrollutvalet der utvalet skal innstilla på val av revisor for Bømlo kommune frå overfor kommunestyret. Det er kommunestyret som skal gjera det endelege vedtaket. Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum har gjennomgått og evaluert dei innkomne tilboda. Representant frå dei vil i dette møtet presentere munnleg resultatet av evalueringa og kome med forslag til kven kommunen bør velgja som revisor. Det vil også verta presentert ei grunngjeving i høve dei 4 tildelingskriteria som ligg til grunn i konkurransegrunnlaget. Dei innkomne tilboda er unnateke offentlegheit etter 23, 3. avsnitt og vert berre presentert i møtet. Konklusjon: Kontrollutvalet føretek gjennomgang av tilboda i møtet og møtet må då lukkast med heimel i Kommunelova På bakgrunn av det som kjem fram i dette saksframlegget, og ut frå det som vert presentert i møtet, vert kontrollutvalet tilrådd å kome med innstilling til val av revisor for Bømlo kommune frå til med opsjon for kommune til å forlengje avtalen med 2 år. FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret vel.. som revisor frå til med opsjon for Bømlo kommune til å forlengje avtalen med 2 år. Hogne Haktorson kontrollsjef Roald Breistein seniorrådgjevar 2