PROSJEKT: D-MEDICA TILBYGG GENERALENTREPRISE K 201. NOTAT: SAMHANDLING i BYGGEFASEN

Transkript

1 PROSJEKT: D-MEDICA TILBYGG GENERALENTREPRISE K 201 NOTAT: SAMHANDLING i BYGGEFASEN Denne versjon: Kl. 12:00. Side 1 av 11

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Bakgrunn/Hensikt Hvorfor Trimmet Bygg (TB) på D-Medica tilbygg? 4 2 Mål Prosjektets overordnede mål (iht. prosjektets styringsdokument) Effektmål Resultatmål SHA- og Miljømål Mål for Trimmet Bygg: D-Medica Suksesskriterier (iht. prosjektets styringsdokument) 6 3 Elementene i Trimmet Bygg (TB) samarbeidsmodellen Samhandlingsfase 1 (SH 1) Samhandlingsfase 2 (SH 2) Incitament 11 Denne versjon: Kl. 12:00. Side 2 av 11

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn/Hensikt Statsbygg ønsker i D-Medica-prosjektet å legge til rette for en prosjektgjennomføring som fokuserer blant annet på: utstrakt samarbeid, positive holdninger, effektive arbeidsmetoder, gode kommunikasjonsformer, grundig planlegging som er lett å følge opp for alle, en smidig byggeprosess og.. gjensidig å hjelpe hverandre til en bedre arbeidsdag. Statsbygg føler seg trygg på at dette vil bidra til bedre kvalitet på det ferdige bygget, høy motivasjon for alle ansatte, bedre økonomisk resultat for alle involverte parter og generelt positiv omtale av prosjektet. Samarbeidsmodellen i D-Medica-prosjektet bygger på naturlige elementer fra kjente samarbeidsmodeller i tillegg til metodikken fra Lean Construction/Trimmet Bygg, og Statsbygg legger opp til at dette skal settes i system og benyttes. Det vil være et viktig suksesskriterium at det på et tidlig stadium etableres gode samarbeidsplattformer. Som et viktig samarbeidselement skal generalentreprenøren (representert ved den primære byggeplassledelsen og hvis mulig med sine viktigste UE tilstede) delta på to samhandlingsfaser sammen med de prosjekterende, byggeledelsen og byggherren for en nøye gjennomgang av prosjektet før selve byggefasen. Innholdet beskrives nærmere i pkt. 3 under. Det er intensjonen at resultatet fra disse fasene deretter benyttes konstruktivt videre gjennom hele byggeperioden frem til og med overtakelse. For å bygge opp under samarbeidstanken, er det ønske om å legge til grunn incitament utover det som følger av vanlige kontraktsstandarder. Disse beskrives særskilt, jfr. pkt. 3 under. Notatet spesifiserer nærmere innholdet av samarbeidsmetodikken som i det videre vil betegnes for Trimmet Bygg (med prinsipper hentet fra prosjektet St. Olavs Hospital i Trondheim). Denne versjon: Kl. 12:00. Side 3 av 11

4 1.2 Hvorfor Trimmet Bygg (TB) på D-Medica tilbygg? Byggebransjen arbeider stadig med å utvikle modeller for samarbeid, samhandling og partnering, noe som vitner om et behov for, og et ønske om, at prosessene må forbedres for at de skal kunne fungere best mulig. Resultatene fra slike prosjekter (som eksempel nevnes her fase 2 ved St. Olavs Hospital i Trondheim) tyder på at det også er godt mulig å forbedre gjennomføringen av byggesaker ved økt fokus på samarbeid og samhandling. Det er ikke bare kontraktsform, beskrivelse eller prosjektfase som er avgjørende, men også viljen, målsettingen og intensjonen til alle de involverte partene. Man må til enhver tid være positivt innstilt, være åpen for et tillitsfullt forhold, ha vilje til å arbeide under strukturerte forhold og til stadighet se de mulighetene som kan by seg for alles beste. Noen av utfordringene ved D-Medica ligger i dets komplekse struktur, med bl.a. radiofarmasi og laboratorier med strenge ventilasjons- og tetthetskrav, nærhet til omkringliggende bygg (slik det fremgår av beskrivelsen) og den trange atkomsten til selve byggeplassen. Positivt for prosjektet er at det etter PG sin vurdering fremstår som et godt gjennomdetaljert bygg. For at alle involverte parter skal kunne nå sine mål med et minimum av friksjoner og et maksimum av flyt, er det prosjektledelsens tro at dette kan oppnås ved et gjennomstrukturert samarbeide i form av elementer fra TB-metodikken tilpasset prosjektets entrepriseform. TB er et godt verktøy for å sikre fremdrift, hindre avvik, heve kvaliteten og øke mulighetene for inntjening. TB gir utvidet myndighet og ansvar til dem som utfører byggearbeidet (i form av delegert myndighet nedover i beslutningshierarkiet), og det virker også positivt på miljø, motivasjon, sikkerhet og trivsel. For å lykkes med TB er det nødvendig med fast struktur, sterk lojalitet til systemet og gjensidig respekt for alle involverte fag. TB er ment å optimalisere produksjonen for alle i byggeprosjektet. Videre: TB skal effektivisere fremdriften, redusere byggetiden (arbeider gjøres en gang, død-tid minimeres), redusere avvikene (feilfri bygging) og styrke kvaliteten. TB skal gi formenn og baser mer kontroll over planleggingen og produksjonen. TB skal drives i avgrensede områder i byggene, de såkalte kontrollområdene. TB skal bidra til at alle involverte kan dra i samme retning samtidig. Samarbeidsmodellen har til hensikt å etablere mekanismer som bedrer kvaliteten på gjennomføringsprosessene for både byggherre, de prosjekterende, byggeledelsen og de utførende og dermed det ferdige bygget. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 4 av 11

5 2 Mål 2.1 Prosjektets overordnede mål (iht. prosjektets styringsdokument) Effektmål Tiltaket utføres for å skaffe lokaler for: Økt opptak av studenter ved Det medisinske fakultet. Senter for fremragende forskning (SFF). Propedeutikk-delen av Det odontologiske fakultet i Geitmyrsveien 69 slik at andre avdelinger der kan utvides. Utvidelse av dyreavdelingen for medisinforskning. Ny medisinforskerlinje. (Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge.) Resultatmål Rekkefølgen i prioriteringen mellom kostnad, kvalitet og fremdrift, er i samarbeid med UiO avtalt som følger: 1) Kostnad Gjennomføre prosjektet innenfor angitte økonomiske rammer. 2) Kvalitet og funksjonalitet Gjennomføre prosjektet med den kvalitet som går frem av byggeprogram. Skape funksjonelle lokaler. 3) Fremdrift/Tid Gjennomføre prosjektet innenfor avtalt tidsramme. Fremdriften vil i detalj fastlegges etter at kontraheringen er gjennomført, i samarbeide med valgt entreprenør og i henhold til dette notatet. (Se punkt om SH 2.) (Jfr. også Tilbudsinvitasjonen og Bok 0.) Forventet byggetid er 24 mnd (fra byggestart til overtakelse) SHA- og Miljømål Statsbygg har definert prosjektet i miljøklasse 2 hvilket betyr at det vil bli stilt minst to miljømål til prosjektet utover forskriftskravene. D-Medica har angitt tre punkter: En ressurseffektiv bygning der areal, energi og materialer utnyttes effektivt gjennom bygningens livsløp. En bygning som gjennom hele sitt livsløp fører til minst mulig utslipp av helseog miljøskadelige stoffer. En bygning som ikke gir helseplager for mennesker som skal oppføre, bruke, drive, og vedlikeholde bygningen i hele dens livssyklus. (Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge.) Prosjektets SHA-mål er 0 ulykker, dvs. skader av alvorlig art eller dødsfall. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 5 av 11

6 2.2 Mål for Trimmet Bygg: D-Medica Å skape et økonomisk optimalt resultat for de utførende og samtidig overholde de økonomiske rammene for byggherren. Å liste identifiserte forenklinger, forbedringer, besparelser og eventuelle behov for kompletteringer av tegninger som både utførende, prosjekterende og byggherren kan nyttiggjøre seg av. Å utarbeide en detaljert fungerende og omforent fremdriftsplan som kan overholdes, forstås og følges av alle (herunder også å definere kontrollområder og rekkefølgen av leveransene). Å utarbeide endelig versjon av PA-boka, inkl. møteformer og møterutiner. Å utarbeide en kommunikasjons- og beslutningsstruktur som best mulig sikrer samhandling. Å utarbeide en detaljert milepælsplan som inkluderer rutiner, kriterier, frister og bonus/malus. (Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge.) 2.3 Suksesskriterier (iht. prosjektets styringsdokument) Riktig og fornuftig organisering, tilstrekkelig bemanning og god kompetanse i alle ledd. Kontinuitet må sikres frem til overlevering og sluttoppgjør. Klare ansvars- og fullmaktsforhold for å sikre godt forankrede og rettidige beslutninger. Fremdriftsplanleggingen og koordineringen skal være gjennomarbeidet, utført god tid i forveien og godt kommunisert. Avvik skal dokumenteres. Tilstrebe færrest mulig og tydeligst mulig grensesnitt for å forenkle prosessene. Tydelig endringsledelse og gode KS-rutiner som er gjennomarbeidede og godt kommuniserte. Prosessene skal være ryddige, tydelige, sporbare og til enhver tid oppdaterte. Tydelig, ryddig og samstemt kommunikasjon i og mellom alle ledd og parter. Mest mulig kommunikasjon på jevnbyrdige nivåer. God kommunikasjon ift. kontraktsparter, naboer og myndigheter som sikrer en vedvarende positiv holdning til prosjektet og en konstruktiv innstilling for å finne løsninger. At arbeidstegningene er byggeplassen i hende i rimelig og avtalt tid, at leveransene er planlagte, koordinerte og kommuniserte og at evt. feil er oppdaget før oversendelse. God dokumentasjon og sporbarhet av beslutninger, aktiviteter, avtaler og pålegg og konsekvensene av disse. Fortløpende og godt kommuniserte SHA-planer for å unngå ulykker, skader eller dødsfall på personer og unngå at miljøet utsettes for forurensninger. Samarbeide med UiO s representanter for å sikre bruk av deres kompetanse og sørge for en kontinuerlig forankring. Ha mulighet for realistiske vurderinger. Endringer gjennomføres bare hvor nytten overstiger endringskostnadene. (Punkter er angitt i uprioritert rekkefølge.) Det vil være alle aktørers plikt å bidra til at dette lykkes, og det vil være i alle aktørers interesse at dette lykkes. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 6 av 11

7 3 Elementene i Trimmet Bygg (TB) samarbeidsmodellen Entrepriseformen byggherrestyrt generalentreprise på D-Medica tilsier at ansvaret for detaljprosjekteringen fortsatt beholdes hos byggherren i hele byggeprosjektet. Detaljprosjekteringen er stort sett ferdigstilt ved kontraktsinngåelse med entreprenørene. Prosjektgjennomføringen skal bygge på et uttalt og beskrevet ønske om samarbeid fra både entreprenører og byggherre. TB-modellen for D-Medica sin del bygger, med start rett etter kontraktsinngåelsen, på følgende hovedpunkter: 1) Samhandlingsfase 1 (SH 1) 2) Samhandlingsfase 2 (SH 2) Inkl. organisering/logistikk/møtestruktur mm. Inkl. renhet/ryddighet/oversikt. 3) Incitament Kontrakt SH 1 SH 2 Byggefase Incitament Organisering/Logistikk/Møtestruktur Renhet/Ryddighet/Oversikt Innholdet i disse hovedpunktene skal legge til rette for at både entreprenør, prosjekterende, byggeledelse og byggherre gis arbeidsforhold og rammebetingelser som balanserer rettigheter, forpliktelser, samarbeide, motivasjon og incitament, og som skal sikre sannsynligheten for et vellykket, mest mulig feilfritt, raskt og smidig prosjekt. Innholdet i punktene beskrives i det følgende, og de er strukturert etter mønstret hva / hensikt / stikkord / hvordan / når / varighet. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 7 av 11

8 3.1 Samhandlingsfase 1 (SH 1) Hva: Som en del av samarbeidsmodellen i D-Medica tilbygg skal entreprenørene (representert ved den primære byggeplassledelsen) delta i en styrt gjennomgang av alt prosjektert materiale i samarbeid med de prosjekterende, byggeledelsen og byggherren. Hensikten: Å ta seg tid til å gjennomgå hele kontrakten (alle dokumentene og deres innhold) for dermed: å bli godt kjent med materialet, bevisstgjøre seg dets innhold og kunne avklare evt. korrigeringer, uoverensstemmelser og uteglemmelser/ hull i beskrivelsen (dvs. minimalisere sannsynligheten for feil og misforståelser mellom utførende og prosjekterende), å tydeliggjøre grensesnitt mellom fag og områder (interne mellom fagene i generalentreprisen så vel som eksterne overfor evt. sideentrepriser), å kunne påpeke/implementere evt. bygningsmessige forbedringspotensial og skape grunnlag for flest mulig vinn-vinn-tiltak (god, effektiv og lønnsom byggbarhet). Ved å ta flest mulig avklaringer i denne fasen forventes det at man er trygg på det prosjekterte materialet og at man i gjennomføringsfasen kan konsentrere seg mest mulig på produksjonen. Tverrfaglige problemstillinger skal stå sentralt ved drøfting av alle ovenstående kulepunkter. Evt. kostnadsbesparelser, optimale tekniske løsninger, sikring av kvalitet og gode økonomiske løsninger skal søkes gjennom et nært samarbeid mellom partene, men under forutsetning av at byggherren opprettholder sitt kontraktsmessige ansvar for prosjekterte løsninger. Stikkord: Bevisstgjøring, samkjøring og trygghet. Hvordan: Det forventes at entreprenøren setter seg godt inn i det prosjekterte materialet i samarbeid med de prosjekterende, og at man sammen også kan identifisere evt. forenklinger, forbedringer, besparelser og eventuelle behov for kompletteringer av tegninger. Det forventes videre for denne fasen at entreprenøren benytter deltakere med bred erfaring og at det sikres kontinuitet ved at de innehar sentrale roller gjennom hele byggefasen. Det forventes også at de sentrale av valgte UE kan delta. Når/varighet: Fasen gjennomføres fra kontrakt er inngått men før SH 2. Den antas vare i ca 2-3 uker. Ressursbehovet anslås til å være 850 t for entreprenøren (sum av egne ressurser og evt. UE). Ressursbehovet godtgjøres etter medgått tid og er medtatt som prisbærende post. Timeprisen angis. (Jfr. Tilbudsskjemaet, pkt. 3.) Denne versjon: Kl. 12:00. Side 8 av 11

9 3.2 Samhandlingsfase 2 (SH 2) Hva: Som en del av TB-metodikken skal entreprenørene (representert ved den primære byggeplassledelsen) sammen med byggherren, de prosjekterende og byggeledelsen delta i en gjennomgang av temaer basert på naturlig rekkefølge i forhold til produksjonsframdrift. Hensikten med denne fasen er å ta seg god tid til grundig å planlegge fremdriften for byggefasen med hensyn til bl.a. organisering, tegningsleveranser, kvalitetssikringer, milepæler (inkl. bonus/malus-plan), møtestruktur, rutiner (f.eks. endringshåndtering, rydding, logistikk), kontrollområder, overtakelse mm. for dermed å skape grunnlag for gjensidig tillit, forståelse og respekt for hverandres ansvar og oppgaver. Mest mulig produktiv tid/minst mulig gjentakelse av uproduktive oppgaver. Kortest mulig kommunikasjonslinje ved tilrettelagt fysisk plassering. Rett leveranse til rett tid i rett mengde på rett plass! Raske, effektive, temaorienterte og beslutningsdyktige møteformer. Best mulig utnyttelse av prosjekterende og utførende ressurser. Rett beslutningsnivåer kommuniserer direkte med hverandre. Tydelighet for ansvarsplassering ved konfliktløsning. Tydeliggjøring av ansvar og produksjonsmessige grensesnitt. Vurdere og minimere produksjonsmessige usikkerheter. Til enhver tid å kunne ligge minst et steg i forkant. Fremme motivasjonen blant de ansatte. Å skape flest mulig vinn-vinn-situasjoner. Stikkord: Beslutningsdyktighet, tydelighet, bevissthet, produktivitet og tillit. Hvordan (generelt): Det forventes at entreprenøren setter seg godt inn i prosjektets omfang og kompleksitet og hva konsekvensene av byggets utfordringer og risiko er. I samarbeid med de prosjekterende, byggherren og byggeledelsen identifiserer og planlegger man temaer (nevnt under), og sammen utarbeides forpliktende metodebeskrivelser for prosjektet (herunder også den endelige utformingen av PA-boka som byggherren har ansvaret for). Det forventes videre for denne fasen at entreprenøren benytter deltakere med bred erfaring og at det sikres kontinuitet ved at de innehar sentrale roller gjennom hele byggefasen. Det forventes også at de sentrale av valgte UE kan delta. Evt. kostnadsbesparelser og godt utnyttede økonomiske løsninger skal i størst mulig grad tilfalle de utførende og for motivasjonens skyld med fordel tilfalle ansatte på lavest mulig nivå. Hvordan (organisering): For å oppnå en effektiv produksjon og drift, vil det være viktig at alle impliserte organiserer seg etter en felles beslutningsstruktur slik at delegering og koordinering kan forenkles og sikre best mulig samhandling. Strukturen må best mulig legge til rette for gode funksjoner, fysisk plassering (samlokalisering) og mellommenneskelige relasjoner. Hvordan (logistikk): Byggeplassens utforming og geografiske plassering, sammen med krav om effektivitet, ryddighet og renhet, tilsier at leveranser må planlegges Denne versjon: Kl. 12:00. Side 9 av 11

10 nøye, og antallet unødvendige forflytninger inne på selve byggeplassen må minimeres (helst unngås). Entreprenøren utfordres, sammen med sine leverandører, til å benytte en egen logistisk planleggingsfunksjon (en egen ressurs) som koordinerer leveransene til/fra og effektivisere arbeidene på byggeplassen. Dette har til hensikt å resultere i målbare økonomiske gevinster (bl.a. mindre og kortere lagring på byggeplass, mindre tap/svinn), bedret oversikt, trygghet hos leverandører og rasjonalisert arbeidsmengde. Logistikkfunksjonen forventes brukt i utstrakt grad gjennom hele byggeperioden. Hvordan (møtestruktur): Byggherren utfordrer både seg selv og entreprenøren til å rendyrke en produksjonsmessig møtestruktur (jfr. utkast til PA-boka) og å finne hensiktsmessige og relevante navn som alle kan identifisere seg med og engasjere seg i. (Som referanse benyttes TB-håndboken utarbeidet ved St. Olavs Hospital.) Det forventes at man dermed kan fremme åpenhet og samarbeidsklima mellom alle involverte på en naturlig måte og at alle ansatte kan maksimere sin produktivitet. Videre er forventningen at planleggingen og utførelsen blir mer stabil og at tiden som benyttes i de tradisjonelle møteformene, kan reduseres betraktelig. Hvordan (renhet/ryddighet/oversikt): Statsbygg ved prosjektledelsen har et sterkt ønske om at byggeplassen til enhver tid holdes ren og ryddig og utfordrer entreprenørene å følge dette opp fortløpende. Dette punktet er ikke ment å skjerpe kravene til planen for SHA-/ytre miljø eller Rent-Tørt-Bygg, men er en ekstra henstilling til utførende om å yte sitt ytterste. Entreprenør og byggherre skal sammen etablere ordninger, kommunikasjonsformer og tiltak for å legge til rette for et godt, rent og effektivt arbeidsmiljø. Det forventes at dette vil kunne fremme både motivasjon, trivsel, arbeidseffektivitet og dermed også ha en positiv effekt på resultatene (økonomiske så vel som kvalitetsmessige). Når/varighet: Fasen tenkes gjennomført umiddelbart etter at SH 1 er avsluttet men før oppstart på byggeplass. Den antas vare i 2-3 uker. Ressursbehovet anslås til å være 850 t for entreprenøren (sum av egne ressurser og evt. UE). Ressursbehovet godtgjøres etter medgått tid og er medtatt som prisbærende post. Timeprisen angis. (Jfr. Tilbudsskjemaet, pkt. 3.) Denne versjon: Kl. 12:00. Side 10 av 11

11 3.3 Incitament Hva: TB/Samhandlingen har også som formål at entreprenør og byggherre samarbeider om konkrete incitament for å bidra til at byggeprosessene går godt, at beslutningene tas i tide og at valg gjøres som kan øke sannsynligheten for at entreprenørens økonomiske resultat optimaliseres. Hensikt (bl.a): Stimulere til gode prosesser i byggefasen. Stimulere til gode prosesser mot ferdigstillelsen. Stimulere til gode prosesser ved overtakelsen og idriftsettelsen. Stimulere til færrest mulig feil. Stimulere til høyest mulig medvirkning, innsats og motivasjon for alle involverte ansatte, herunder også sosiale arrangementer som styrker fellesskapet. Stimulere til flest mulig vinn-vinn-prosesser og -situasjoner. Stimulere til positiv kreativitet blant involverte ansatte. Stimulere til en mest mulig stabil kontraktspris. Stikkord: Motivasjon, åpenhet, interesse (på alle plan), engasjement. Hvordan: Med base i milepælsplanen (jfr. Tilbudsinvitasjonens pkt. 2.5, Bok 0 pkt /2.2.6 og Bok 3), skal det sammen utarbeides en detaljert plan med klare beskrivelser av incitamentene (bonus/malus) som knyttes til bl.a. undermilepæler, bedre byggbare løsninger, logistisk leveranseplan, ryddighet, antall feil/mangler mm. Det skal være skriftlig tydelighet kring incitamentenes rutiner, kriterier for oppnåelse/ innfrielse og tilhørende frister. Vanlige regler om varsel og krav iht. kontrakten (blåbok og NS 8405) settes med dette ikke til side. Når: Planlegges, utformes og avtales under SH 1 og 2. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Denne versjon: Kl. 12:00. Side 11 av 11