TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I ETNE KOMMUNE SINE SKOLEBYGG

Transkript

1 VÅR DATO VÅR REFERANSE /18391 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Thor-Egil Mølstre tlf Etne kommune v/rådmann Elling Hetland Postboks Etne TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG VEDRØRENDE SIKRING AV VEDLIKEHOLD OG ET TILFREDSTILLENDE INNEKLIMA I ETNE KOMMUNE SINE SKOLEBYGG Vi viser til tilsyn gjennomført hos Etne kommune den , , og hvor følgende deltok: 1. Tilsyn med kommunens overordnede systemer den der følgende var til stede: Nils Moe Fagansvarlig Teknisk avdeling Hilde Aartun Haraldseide Kommunalsjef Morten Odéen Rektor Enge skule Jon Nielsen Rektor Rygg skule Linn Kallestadbakken Leder lønn og personal Ronny Hagen Seniorinspektør Arbeidstilsynet Thor Egil Mølstre Seniorinspektør Arbeidstilsynet Ikke til stede: Hildegunn Mæhlen Hovedverneombud 2. Tilsyn ved Enge skule den der følgende var til stede: Jorunn Grindheim Verneombud Enge skule Morten Odéen Rektor Enge skule Nils Moe Fagansvarlig Teknisk avdeling Ronny Hagen Seniorinspektør Arbeidstilsynet Thor Egil Mølstre Seniorinspektør Arbeidstilsynet 3. Tilsyn ved Rygg skule der følgende var til stede: Aslaug K. Rygg Verneombud Rygg skule Jon Nielsen Rektor Rygg skule Nils Moe Fagansvarlig Teknisk avdeling Ronny Hagen Seniorinspektør Arbeidstilsynet Thor Egil Mølstre Seniorinspektør Arbeidstilsynet POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no TRONDHEIM INTERNETT TELEFAKS Norge

2 VÅR REFERANSE 2 4. Sluttmøte den der følgende var til stede: Jon Nielsen Rektor Rygg skule Nils Moe Fagansvarlig Teknisk avdeling Elling Hetland Rådmann Morten Odéen Rektor Enge skule Annbjørg Flåte Hovedtillitsvalgt Fagforbundet Hilde Aartun Haraldseide Kommunalsjef Øyvind Jacobsen Hovedtillitsvalgt Delta Thor Egil Mølstre Seniorinspektør Arbeidstilsynet Hensikten med tilsynet I tilsynssatsningen Inneklima i offentlige bygg setter Arbeidstilsynet fokus på hvordan kommunen (skoleeierne), skoleledelsen og de ansatte arbeider sammen for å skape et godt inneklima. Mangelfullt vedlikehold og dårlig inneklima kan skade helsen til både ansatte og elever og gi helseproblemer eller sykefravær. Godt inneklima bidrar til god helse og bedre læring. Derfor samarbeider Arbeidstilsynet med helse- og undervisningsmyndighetene i dette prosjektet. Arbeidstilsynet har ansvar for å følge opp arbeidstakere i henhold til arbeidsmiljøloven og de forskrifter som hører inn under den. Kommunen har gjennom Helsevernetaten sammen med utdanningsavdelingen ved Fylkesmannen et ansvar for å påse at forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler blir fulgt. Formålsparagrafen i denne forskrift 1 sier: "Forskriftens formål er å bidra til at miljøet i barnehager, skoler og andre virksomheter nevnt i 2 fremmer helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold samt forebygger sykdom og skade". Et av kommunens viktigste redskap for å sørge for godt inneklima er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet) og det systematiske arbeidet med forvaltning, drift og vedlikehold (FDV). Systemene skal bestå av gode verktøy som avdekker, forbedrer og reduserer risikoforhold som kan forebygge helseproblemer og sykefravær. Arbeidstilsynet viser til NOU 2004:22 hvor det i Finansielle tiltak står at det må til en målrettet innsats for å bringe den kommunale og den fylkeskommunale bygningsmassen i tilfredsstillende stand i henhold til lover og forskrifter og slik at et videre systematisk forebyggende vedlikehold vil være tilstrekkelig til å opprettholde bygningenes tekniske og bruksmessige kvaliteter. Å utvikle eiendomsforvaltningen i kommunene slik at det vil ligge til rette for en god og effektiv forvaltning av eiendommene er i samsvar med de kriteriene utvalget har anbefalt. Beskrivelse av tema for tilsynet med kommunen Under tilsynet etterspurte Arbeidstilsynet redegjørelser og skriftlig dokumentasjon i forhold til følgende: Kommunens system for kartlegging, risikovurdering og oppfølging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima i kommunens skoler (fordeling av roller og ansvar mellom skolene og kommunen). Kommunens overordnede vedlikeholdsstrategi med tilhørende vedlikeholdsplan som skal følges opp gjennom de enkelte skolenes vedlikeholdsplaner.

3 VÅR REFERANSE 3 Tidfestet plan for mer omfattende rehabiliteringer med konkrete tiltak og grunnlaget for prioritering mellom de skolene som kommunen har ansvar for. Midlertidige tiltak som må iverksettes der det er konstatert /kartlagt belastninger på grunn av utilfredsstillende inneklima. Rådmannens vurdering av om vedlikehold på planlagt nivå er tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ. Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. Beskrivelse av tema for tilsynet på skolene Kartlegging av inneklima Risikovurdering og oppfølging System for melding og håndtering av avvik Renholdsrutiner Vedlikeholdsrutiner Rolleavklaring/medvirkning Tilknytning og bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) Godkjenning etter forskrift om Miljørettet helsevern for barnehager og skoler mv. I denne tilsynsprosessen har det systematiske arbeidet med å forebygge et helseskadelig inneklima vært et sentralt tema. Arbeidstilsynet har satt fokus på hvorvidt kommunen og skolene arbeider systematisk med inneklima og vedlikehold av skolene. Arbeidstilsynet presiserer at tilsynet mot kommunens arbeid med inneklima på skolene som offentlige bygg har et minimalt utvalg på to skoler, Enge og Rygg, slik at det som fremkommer i tilsynsrapporten må sees i en større sammenheng for alle skolene hvor kommunen står som eier. I tilsynene fremkom det blant annet at: Kommunen er tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste, og Arbeidstilsynet minnet under tilsynene om dennes rolle som medspiller i arbeidet med et systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i kommunen. Kommunen viser under tilsynene forståelse for de temaene som tas opp og er løsningsorientert i sin tilnærming til problemstillingene. Ut fra dokumentasjon tilsendt Arbeidstilsynet kommer det frem at kommunen ikke er godkjent i henhold til forskrift om miljørettet helsevern, men det opplyses i sluttilsynet at søknadsprosessen for godkjenning er igangsatt. Videre kom det frem at kommunen har bedt om forslag til periodevis plan for bedriftshelsetjenestens (BHT s) arbeid i kommunen, dette er til utarbeidelse hos BHT.

4 VÅR REFERANSE 4 Kommunen har ikke en overordnet strategi og rutine for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima på skoler. Det blir gjennomført årlige vernerunder på skolene, men slik Arbeidstilsynet ser det dekker ikke disse fullt ut de krav som stilles i lovverket når det gjelder inneklima med blant annet målinger. På tilsynsdagen er det ikke utarbeidet en overordnet vedlikeholdsstrategi for skolebyggene i kommunen, men det opplyses under tilsynet om at det arbeides med en slik strategi. Arbeidet med å gjennomføre radonmålinger i kommunens skoler er påbegynt, men ikke sluttført. Slik Arbeidstilsynet forstår det har kommunen hatt et avvikssystem, men har erkjent at dette ikke har fungert tilfredsstillende. Det er lagt plan for innføring av og opplæring i et nytt avvikssystem. Det kom videre frem at de besøkte skolene fører avvik manuelt, og at de avvikene som enkelt lar seg løse av representanter for teknisk avdeling blir forsøkt løst fortløpende. Det uttrykkes usikkerhet om hvordan større saker skal meldes. Videre kom det frem at begge de besøkte skolene har uavklarte behov for solavskjerming. På Enge skule har deler av den eksisterende solavskjermingen falt ned, og deler av den gjenværende avskjermingen er kun provisorisk festet til bygget. Under tilsynet kan det ikke forsikres om at dette er forsvarlig gjort. Slik Arbeidstilsynet forstår det kan det ikke dokumenteres at operatørene av de tekniske anleggene som skal sikre forsvarlig inneklima på skolene og ved badeanlegget har gjennomgått tilstrekkelig opplæring for å styre disse. Kommunen har stoffkartotek med aktuelle sikkerhetsdatablader i teknisk rom for badebassenget, men enkelte av disse var utdatert eller manglende. Det kom også frem at en rektor ikke har gjennomgått HMS-opplæring for ledere. Anmerkninger: Noen rom på skolene har vist seg å være vanskelige å kontrollere inneklimaet i grunnet plassering i byggene i forhold til for eksempel fyrrom. Skolene har gjennom årene vært gjenstand for om- og påbygninger. Det er uklart i hvilken grad disse endringene påvirker inneklimaet, men som et eksempel nevnes at det på en vegg innendørs i et tilbygg på Enge skule er montert noe som antakelig er en utlufting for kloakk. Det kan også virke som om ventilasjonsanleggene på enkelte av rommene på skolene kun har inn- eller utluft, og at de derfor ikke har tilstrekkelig balansert ventilasjon. At noen områder på skolene som er tiltenkt undervisning også benyttes til garderobe kan også gi enkelte utfordringer, for eksempel i regnvær når yttertøyet er vått. Det er gjennomført enkelte målinger av inneklimaet på skolene, men da av en sporadisk karakter og ikke med utgangspunkt i noen overordnet plan. Begrunnelse for varsel om pålegg: 1. Kommunen har ikke dokumentert tilfredsstillende kartlegging og vurdering av risiko knyttet til inneklima og forhold som innvirker på inneklima i de skolene som kommunen har ansvar for. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) (best.nr. 544) 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den

5 VÅR REFERANSE 5 bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade forårsaket av uheldige inneklimaforhold. 2. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter tilpasset virksomhetens risikoforhold. Arbeidstilsynet har ikke blitt forelagt dokumentasjon som viser at kommunen har skriftlige rutiner for kartlegging og risikovurdering av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever. 3. Virksomheter skal i samarbeid mellom arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Det ble bekreftet under tilsynene at kommunen ikke har en slik overordnet vedlikeholdsstrategi. 4. I internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 står det at virksomheten skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Kommunen har tidligere hatt et slikt avvikssystem, men har erkjent at dette ikke har fungert tilfredsstillende. Det er lagt plan for innføring av og opplæring i et nytt avvikssystem. Det kom videre frem at de besøkte skolene fører avvik manuelt, og at de avvikene som enkelt lar seg løse av representanter for teknisk avdeling blir forsøkt løst fortløpende. Det uttrykkes usikkerhet om hvordan større saker skal meldes. 5. I følge stoffkartotekforskriften (best. nr. 565) 5 skal kommunen sørge for at det foreligger stoffkartotek med aktuelle sikkerhetsdatablader for de stoffene som kan medføre helsefare. Tilsynet avdekket at dette kartoteket ikke var oppdatert ved svømmehallen på Enge skule. 6. Det kunne ikke dokumenteres at en av rektorene hadde gjennomgått HMS-opplæring. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-2 (1) (b) skal arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere ha nødvendig kompetanse for å sikre at arbeidet blir utført på en helseog sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Opplæringen skal gi arbeidsgiver kunnskap om hvordan de organisatoriske, fysiske og psykososiale forhold i virksomheten virker inn på arbeidsmiljøet, samt hvilke positive og negative helsemessige konsekvenser dette kan ha, se veiledning om arbeidsgivers plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) (best. nr. 588).

6 VÅR REFERANSE 6 7. Arbeidsmiljøloven stiller krav til det fysiske arbeidsmiljøet. Det skal være fullt forsvarlig ut fra hensyn til arbeidstakernes helse, miljø, sikkerhet og velferd, jf. Arbeidsmiljøloven 4-4 (1). Under tilsynet kom det frem at det var usikkerhet knyttet til innfestningen av den nåværende solavskjermingen ved Enge skule. Varsel om pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Kommunen skal i samarbeid med virksomhetsleder, BHT og ansatte kartlegge helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima på kommunens skoler, for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Kartleggingen og risikovurderingen må blant annet omhandle: Målinger av luftkvalitet Radonnivå i skolene Solavskjerming Ventilasjonsanlegg og inneklima, herunder konsekvenser av gjennomførte ombygninger Hvilke konsekvenser garderobeforholdene for elevene har for inneklimaet til de ansatte Eksisterende kompetanse og eventuelle behov for opplæring i bruk og vedlikehold av de enkelte tekniske installasjoner på skolene for teknisk personell I tillegg skal det utarbeides en handlingsplan med tiltak for å redusere de risikoforhold som er avdekket jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5, 2. ledd nr. 6. (internkontrollforskriften). Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av kartlegging og risikovurdering av relevante utfordringer, samt plan for tiltak. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring. 2. Kommunen skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre jevnlig og systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet til bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima. Dette for å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende, jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 3. Kommunen skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å

7 VÅR REFERANSE 7 sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Vedlikeholdsstrategien skal dokumenteres skriftlig og det skal lages vedlikeholdsplaner for den enkelte skole, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kommunens skriftlige vedlikeholdsstrategi. 4. Kommunen skal utarbeide rutiner for melding av avvik i tråd med kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7, samt sørge for opplæring for de ansatte i bruken av dette. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 5. Kommunen må oppdatere sitt stoffkartotek for helseskadelige kjemikalier tilknyttet svømmehallen på Enge skule med de sikkerhetsdatabladene som mangler eller er utdatert, jfr. stoffkartotekforskriften 5. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av innholdsfortegnelsen til det oppdaterte stoffkartoteket. 6. Arbeidsmiljøloven 3-2 (1) (b) pålegger arbeidsgiver eller arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere, plikt til å gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av kursbevis eller påmeldingsbekreftelse. 7. Kommunen skal sikre den gjenværende solavskjermingen ved Enge skule fra å falle ned, jf. Arbeidsmiljøloven 4-4 (1). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse for utførte tiltak. Frist for gjennomføring: En måned etter at et eventuelt vedtak om pålegg er

8 VÅR REFERANSE 8 Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen Hvis virksomheten ikke har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er varslet i dette brevet, så vedtar vi pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket om pålegg vil deretter bli sendt virksomheten. Vi ber om at dere oppgir vårt referansenummer 2011/18391 ved et eventuelt svar. Med hilsen Arbeidstilsynet Vestlandet Johs B Lægland tilsynsleder (sign.) Thor-Egil Mølstre seniorinspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Fylkesmannen (Utdanningsdirektør og Fylkeslegen) HTV til berørt arbeidstakerorganisasjon HVO i kommunen Kommunelege1/Miljørettet helsevern Lokalt verneombud ved skolene som er besøkt Ordfører Rektorer ved skolene som er besøkt Teknisk personell med hovedansvar for skoleeiers drift- og vedlikehold av skolebygninger HTV til berørt arbeidstakerorganisasjon Annbjørg Flåte Øyvind Jacobsen