Møteinnkalling. Utvalg: Roan Formannskap Møtested: Roan kommunehus - Ordførerens kontor Møtedato: Tid: 09:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Roan Formannskap Møtested: Roan kommunehus - Ordførerens kontor Møtedato: Tid: 09:00 Forfall meldes til kommunens sentralbord på telefon som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Einar Eian Ordfører RO-H Erik Jakobsen Varaordfører RO-AP Per Bremnes Medlem RO-KRF Hanne Skjæggestad Medlem RO-V Marianne Strøm Medlem RO-SP Synnøve Lauritsen Varamedlem RO-H Lars-Jøran Øverdal Varamedlem RO-H Bente Sandmo Varamedlem RO-AP Stian Skjærvik Hansen Varamedlem RO-AP Ola Håvard Krogfjord Varamedlem RO-SP Hanne Nilsdotter Hårstad Varamedlem RO-V Roy-Bjarne Hemmingsen Rådmann Harriet Larsen Sektorleder helse/sosial Kari Helmersen Sektorleder oppvekst/kultur Geir Ola Aune Sektorleder teknisk/landbruk Kontrollutvalget Eldrerådet Kommunalt råd for funksjonshemmede

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling PS 12/17 FSK - Godkjenning av protokoll PS 13/17 Økonomireglement fra PS 14/17 Reglement for finans- og gjeldsforvaltning PS 15/ Karin Viken - Næringsfond - Blomsterhjelpen Roan PS 16/ Øverdal og Bye Byggservise AS - Næringsfond - Kjøp av ny/brukt lastebilkran PS 17/ Terje Viken - Næringsfond - Ombygging - rigging for snurrevad torskefiske PS 18/ Kjøp av melkekvoter 2016 Etter møte vil det bli gjennomført medarbeidersamtale med rådmannen. Roan kommune, 7. mars 2017 Einar Eian/Sign. Ordfører Roy-Bjarne Hemmingsen/Sign. Rådmann

3

4 Saker til behandling PS 12/17 FSK - Godkjenning av protokoll

5 ROAN KOMMUNE Arkiv: 033 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 12/17 Roan Formannskap Saksbehandler: Åshild Irene Hauknes FSK - GODKJENNING AV PROTOKOLL Vedlegg 1 FSK - Protokoll fra møte Sakens bakgrunn og innhold: Protokoll følger vedlagt. Rådmannens innstilling: Roan Formannskap godkjenner protokoll fra møte

6 Møteprotokoll Utvalg: Roan Formannskap Møtested: Ordførerens kontor, Roan kommunehus Dato: Tid: 08:00 12:00 Faste medlemmer som møtte: Navn Funks'on Re resenterer Einar Eian Ordfører RO-H Erik Jakobsen Varaordfører RO-AP Per Bremnes Medlem RO-KRF Hanne Skjæggestad Medlem RO-V Marianne Strøm Medlem RO-SP Faste medlemmer som ikke motte: Nas n Funks on Re resenterer Varamedlemmer som møtte: Na in Møtte for Re resenterer Fra administrasjonen møtte: Navn Roy-Bjarne Hemmingsen Iren Aronsen Viken Stillin Rådmann Sekretær Merknader: Ingen merknader til innkalling og sakliste. PS 10/17 og PS 11/17 ble framlagt i møtet og satt på saklisten.

7 Saksnr Sakstittel Lukket Referatsaker RS 1/17 Beslutninger om endringer i lokal struktur - Trøndelag olitidistrikt Saker til behandlin PS 5/17 Skolelokaler Brandsf ord - vedlikehold av tak PS 6/17 Okonomire lement fra PS 7/17 Kompensasjon for kostnader vedr levering av vann KriFo Fisk AS PS 8/17 Avdra sutsettelse å utlån X PS 9/17 Utviklin s risen for Fosen forsla til kandidat X PS 10/17 Grunnborin å eiendom Måvika - Grunneier Per Gi lin PS 11/17 Roan kommunes 125-års 'ubileum PS 10/17 og PS 11/17 ble frarnlagt i møtet. Drøftingssaker: Formannskapet drøftet ny avtale mellom Roan kommune og Fosen Vind DA Byggekomite for oppgradering sykeheim Fra politisk side: Jan Birger Sandmo og Morgan Brandsø 1 repr fra råd for funkjsonshemmede 1 repr fra eldrerådet 1 repr fra pårørendeforeningen Verneombud verneområde PLO Sektorleder teknisk/landbruk Roan kommune Einar Eian/sign. Ordfører Roy-Bjarne Hemmingsen/sign. Rådmann

8 Referatsaker RS 1/17 Beslutninger om endringer i lokal struktur - Trøndelag politidistrikt

9 Saker til behandling PS 5/17 Skolelokaler Brandsfjord - vedlikehold av tak Rådmannens innstilling: Formannskapet bevilger kr fra konto Saksprotokoll i Roan Formannskap Behandling: Saken utsettes PS 6/17 Økonomireglement fra Rådmannens innstilling: økonomireglementet vedtas som fremlagt. Saksprotokoll i Roan Formannskap Behandling: Formannskapet sender saken tilbake til administrasjonen for gjennomarbeiding av påpekte punkter før saken fremmes på nytt. Enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Formannskapet sender saken tilbake til administrasjonen for gjennomarbeiding av påpekte punkter før saken fremmes på nytt. PS 7/17 Kompensasjon for kostnader vedr levering av vann KriFo Fisk AS Rådmannens innstilling: Roan kommune gir KriFo Fisk AS en erstatning på kr ,- for problemer med kvaliteten på tidligere vannleveranser fra Roan vannverk. Saksprotokoll i Roan Formannskap Behandling:

10 Rådmannens innstilling ble enstemmig vedtatt. Endelig vedtak: Roan kommune gir KriFo Fisk AS en erstatning på kr ,- for problemer med kvaliteten på tidligere vannleveranser fra Roan vannverk. PS 8/17 Avdragsutsettelse på utlån Lid off Rådmannens innstilling: PS 9/17 Utviklingsprisen for Fosen forslag til kandidat Rådmannens innstilling:

11 PS 10/17 Grunnboring på eiendom Måvika - Grunneier Per Gipling Rådmannens innsti1iing: Roan Kommune ser det ikke som sitt ansvar å bidra til at det blir foretatt grunnboringer ved Måvika på Fv-14, da dette etter vårt syn er Sør-Trøndelag Fylkeskommune sitt ansvar som veieier. Saksprotokoll i Roan Formannskap Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt Endelig vedtak: Roan Kommune ser det ikke som sitt ansvar å bidra til at det blir foretatt grunnboringer ved Måvika på Fv-14, da dette etter vårt syn er Sør-Trøndelag Fylkeskommune sitt ansvar som veieier. PS 11/17 Roan kommunes 125-års jubileum Rådmannens innstilling: Det opprettes en egen komite hvor to folkevalgte oppnevnes av Formannskapet og en fra administrasjonen oppnevnes av rådmannen, til å markere Roan Kommunes 125-års jubileum i Komiteen gis ,-kr. som en ramme for de ulike arrangement totalt sett. Evt. utgifter utover dette beløpet må først godkjennes av Formannskapet. Beløpet belastes Formannskapets tilleggsbevilgnings konto. Saksprotokoll 1Roan Formannskap Behandling: Formannskapets tillegg til rådmannens innstilling: Formannskapet anbefaler at hovedmarkeringen legges til I. juni 2017 Rådmannens innstilling med formannskapets tillegg ble enstemmig vedtatt.

12 Endelig vedtak: Det opprettes en egen komite hvor to folkevalgte oppnevnes av Formannskapet og en fra administrasjonen oppnevnes av rådmannen, til å markere Roan Kommunes 125-års jubileum i Komiteen gis ,-kr. som en ramme for de ulike arrangement totalt sett. Evt. utgifter utover dette beløpet må først godkjennes av Formannskapet. Beløpet belastes Formannskapets tilleggsbevilgnings konto. Formannskapet anbefaler at hovedmarkeringen legges til 1.juni 2017

13 ROAN KOMMUNE Arkiv: 040 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 6/17 Roan Formannskap /17 Roan Formannskap Saksbehandler: Silje Grønflaten ØKONOMIREGLEMENT FRA Vedlegg 1 Økonomireglement Sakens bakgrunn og innhold: Kommunene har selv ansvaret for god økonomistyring. Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter har et rammepreg som gjør det nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler og begrensninger i et eget økonomireglement. Formålet med reglementet er å gi overordnede prinsipper for økonomisk styring i kommunen. Reglementet skal bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning, og en bedre økonomistyring. Nytt økonomireglement for Roan kommune foreslås å tre i kraft fra og erstatte dagens økonomireglement fra 2003, samt andre tidligere vedtatte regler og instrukser på områder som berøres av det nye reglementet. Rådmannens innstilling: Økonomireglementet vedtas som fremlagt. Saksprotokoll i Roan Formannskap Behandling: Formannskapet sender saken tilbake til administrasjonen for gjennomarbeiding av påpekte punkter før saken fremmes på nytt. Enstemmig vedtatt.

14 Endelig vedtak: Formannskapet sender saken tilbake til administrasjonen for gjennomarbeiding av påpekte punkter før saken fremmes på nytt.

15 ØKONOMIREGLEMENT

16 ØKONOMIREGLEMENT Innhold 1. Generelt om økonomireglementet Kommunens plan- og økonomisystem Etikk Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk Internkontroll Reglement for økonomiplan Reglement for årsbudsjett Reglement for budsjettoppfølging og rapportering Reglement for delegering av budsjettmyndighet Reglement for årsavslutning Reglement for tap på fordringer Reglement for mer- og mindreforbruk Reglement for investeringsprosjekter Reglement for startlån Reglement for innkjøp Reglement for anvisning

17 ØKONOMIREGLEMENT 1. Generelt om økonomireglementet 1.1 Bakgrunn Kommunene har selv ansvaret for god økonomistyring. Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter har et rammepreg som gjør det nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler og begrensninger i et eget økonomireglement. Kommuner med sunn økonomi og et handlingsrom vil kunne møte innstramminger eller uforutsette hendelser ved å redusere driftsresultatet eller bruke av tidligere års avsetninger, uten at det får en direkte konsekvens for tjenestetilbudet. Kommuner uten handlingsrom må gå rett på tjenestekutt dersom de ikke har tilstrekkelig med fondsreserver fra tidligere positive driftsresultater. Konsekvenser av svake netto driftsresultater over tid er et mindre politisk handlingsrom gjennom lavere fondsreserver, økt gjeld og eventuelle inndekningskrav (avsetninger til dekning av merforbruk). 1.2 Formål og omfang Formålet med dette reglementet er å gi overordnede prinsipper for økonomisk styring i Roan kommune. Reglementet skal bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning, og en bedre økonomistyring. I reglementet angis ansvar og myndighet i økonomisammenheng, samt viktige økonomirutiner og dokumentering av disse. Dette skal sørge for at kommunen kan gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag. Dette reglementet er utarbeidet i henhold til gjeldende lover og regelverk, samt etter standarder utarbeidet av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Reglementet trer i kraft fra og med etter vedtak av kommunestyret i sak, og erstatter tidligere vedtatte regler og instrukser på områder som berøres i dette reglementet som kommunestyret eller annet politisk organ har vedtatt for Roan kommune. 1.3 Delreglementer Økonomireglementet er det overordnede reglementet for Roan kommunes økonomiområde. Følgende delreglementer inngår i økonomireglementet: - Reglement for økonomiplan kapittel 6 - Reglement for årsbudsjett kapittel 7 - Reglement for budsjettoppfølging og rapportering kapittel 8 - Reglement for delegering av budsjettmyndighet kapittel 9 - Reglement for årsavslutning kapittel 10 - Reglement for tap på fordringer kapittel 11 - Reglement for mer- og mindreforbruk kapittel 12 - Reglement for investeringsprosjekter kapittel 13 - Reglement for startlån kapittel 14 - Reglement for innkjøp kapittel 15 - Reglement for anvisning kapittel 16 I tillegg til disse delreglementene vil Delegeringsreglementet og Reglement for finans- og gjeldsforvaltning berøre og/eller bli berørt av økonomireglementet. 2

18 ØKONOMIREGLEMENT 2. Kommunens plan- og økonomisystem Økonomiplanlegging er et verktøy for utforming av politiske prioriteringer og fordeling av økonomiske ressurser innenfor tilgjengelige økonomiske rammer. Gjennom økonomiplanleggingen skal kommunen sørge for at begrensede ressurser blir anvendt så effektivt som mulig. God økonomiplanlegging bidrar til økt politisk handlingsrom og styrker muligheten for å utøve politikk og foreta prioriteringer i kommunen, og bidrar til gevinster i form av bedre ressursutnyttelse og et bedre tjenestetilbud. Langsiktig økonomiplanlegging er krevende, men nødvendig for å etablere et godt grunnlag for kontroll over verdiskapningen og kommunens fremtidige utvikling. 2.1 Kommuneplanen Kommuneplanen er det overordnede styringsdokumentet i kommunen der alle viktige mål og oppgaver i kommunen er beskrevet. Kommuneplanen er delt i en samfunnsdel med handlingsdel og en arealdel. Samfunnsdelen skal ta stilling til langsiktige utfordringer, mål og strategier for kommunesamfunnet som helhet og kommunen som organisasjon. Den skal være grunnlag for sektorenes planer og virksomhet i kommunen. Handlingsdelen skal angi hvordan kommuneplanen skal følges opp de fire påfølgende år (eller mer), og revideres årlig. Arealdelen skal ta stilling til forvaltning av arealer og andre naturressurser i kommunen. Det er rådmannen som har det administrative ansvaret for at det utarbeides en kommuneplan i henhold til plan- og bygningsloven. 2.2 Økonomiske plandokumenter Økonomiplan Økonomiplanen er en beskrivelse av kommunens forventede økonomiske utvikling og de prioriteringer kommunen står overfor de neste fire årene. Det er en operasjonalisering av kommuneplanens handlingsprogram. Planen inneholder både planlagte og vedtatte aktiviteter, samt de økonomiske konsekvensene av disse. Se eget delreglement for mer detaljer om økonomiplanen (kapittel 6) Årsbudsjett Årsbudsjettet er en detaljert plan for kommunens aktivitet, disponering og bruk av midler for kommende år, og er det første året i økonomiplanen. I årsbudsjettet synliggjøres de politiske prioriteringene og vedtakene. Se eget delreglement for mer detaljer om årsbudsjettet (kapittel 7) Årsregnskapet I årsregnskapet vises resultatet av kommunens aktiviteter, disponeringer og bruk av midler. Årsregnskapet danner et grunnlag for kontroll og etterprøving av om kommunen har fulgt de politisk vedtatte prioriteringene. For mer detaljer om årsregnskapet se delreglement om årsavslutning (kapittel 10). 3

19 ØKONOMIREGLEMENT 2.3 Årsoppgjørsdokumenter Årsberetningen I årsberetningen presenteres regnskapet for siste regnskapsår sammen med en informasjonsrik analyse av viktige utviklingstrekk i kommunen. Året som har gått oppsummeres, og status for kommunens prioriteringsområder skal komme frem her Årsregnskapet I årsregnskapet inngår driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, statusrapport på investeringer og noter Finansrapporten I finansrapporten presenteres forvaltningen av kommunens likvide midler og gjeld. For mer om finansforvaltning, se Reglement for finans- og gjeldsforvaltning. For mer om årsoppgjørsdokumentene og årsavslutningen, se eget delreglement for årsavslutning (kapittel 10) Nasjonal rapportering KOSTRA Kommuner og fylkeskommuner plikter etter Kommuneloven 49 å gi departementet løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteyting til bruk i nasjonale informasjonssystemer. I Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner av er det gitt nærmere informasjon om hvordan denne informasjonen skal frembringes, stilles opp og avgis. Kommunalt rapporteringsregister gir en fullstendig oversikt over, og informasjon om, rapporteringsplikter rettet mot kommuner og fylkeskommuner som følge av lov eller vedtak truffet av statlige organer. Nasjonal rapportering omhandler elektronisk rapportering til SSB av regnskaps- og tjenestedata fra aktuelle fagsystemer. Rapporteringsfristene for kvartalsrapportering er henholdsvis 20. april, 5. august, 20. oktober og 20. januar påfølgende år. Firsten for den årlige tjeneste- og regnskapsrapporteringen er 15. februar påfølgende år. Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata med økonomidata på funksjonsnivå. Denne informasjonen gir en informasjonsrik sammenligning av kommuner vedrørende prioriteter, produktivitet, dekningsgrader og andre nøkkeltall. Rapporteringen skal tjene til bedre grunnlag for analyse, planlegging og styring, både sentralt og lokalt, herunder gi grunnlag for å vurdere om nasjonale mål oppnås. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner i henhold til KOSTRA-forskriften. Roan kommunes kontoplan er bygd opp med utgangspunkt i arts- og funksjonsbegrepene som KOSTRA-rapporteringen bygger på. 3. Etikk Som forvalter av samfunnets felles midler stilles det krav til redelighet, ærlighet og åpenhet i all kommunal virksomhet. Alle plikter å overholde gjeldende lover, forskrifter og reglementer, samt å forholde seg lojalt til vedtak som er gjort. Både ansatte og folkevalgte skal unngå personlige fordeler av en art som kan påvirke handlinger, saksforberedelser eller vedtak. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, som 4

20 ØKONOMIREGLEMENT reklamemateriell, blomster og lignende. Moderate former for gjestfrihet og representasjon er tillatt såfremt det ikke påvirker beslutningsprosessen eller gir andre grunn til å tro det. Dersom den ansatte er i tvil om tilbud går utover det som er tillatt, skal nærmeste overordnede kontaktes. Kommunens ansatte og folkevalgte skal til enhver tid unngå å komme i situasjoner som medfører konflikt mellom kommunens og personlige interesser. Inhabilitetsregelen skal til enhver tid følges. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen skal være korrekt og pålitelig. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker skal respekteres, og ikke benyttes til personlig vinning. 4. Grunnleggende regnskapsprinsipper og god kommunal regnskapsskikk 4.1 Tilgang og bruk av midler All tilgang og bruk av midler i løpet av året som vedrører kommunens virksomhet skal fremgå av drifts- eller investeringsregnskapet, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 7(1). Det er ikke adgang for registrering kun i balansen. 4.2 Bruttoføring Alle utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger skal regnskapsføres brutto, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 7(2). Dette gjelder også for de interne finansieringstransaksjonene. Det gis ikke adgang til å gjøre fradrag i utgiftene for tilhørende inntekter, og inntektene skal heller ikke fremstå med fradrag for eventuelle tilhørende utgifter. Alle beløp skal regnskapsføres i sin helhet. 4.3 Anordningsprinsippet Alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapene avsluttes, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 7(3). I den grad enkelte utgifter, utbetalinger, inntekter eller innbetalinger ikke kan fastsettes eksakt ved regnskapsavleggelse registreres et anslått beløp i årsregnskapet for vedkommende år etter beste estimat. Justering foretas i det påfølgende regnskapsåret så snart det eksakte beløpet er kjent. 4.4 Memoriapost For investeringer som er finansiert med låneopptak er det kun den delen av lånet som faktisk er brukt i løpet av året som føres i investeringsregnskapet. Den øvrige delen av lånet registreres som memoriapost, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 7(4). 4.5 God kommunal regnskapsskikk Årsregnskapet skal føres i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk, både når det gjelder selve regnskapsføringen og den økonomiske informasjonen årsregnskapet gir. Foreningen for 5

21 ØKONOMIREGLEMENT god kommunal regnskapsskikk utvikler standarder og normer innenfor regnskapsområdet, og god kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av disse. Kommunale regnskapsstandarder gitt av foreningen har rettslig virkning for kommunens regnskapsføring. En oversikt over standardene finnes på Vurderingsregler i balansen Vurderingsreglene i balansen er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 8. Anleggsmidler er eiendeler bestemt til varig eie eller bruk og vurderes til anskaffelseskost. Anleggsmidler som har begrenset økonomisk levetid skal gjøres gjenstand for lineær avskrivning. Avskrivningene gis ikke resultateffekt i driftsregnskapet. Ved varig verdifall skal nedskrivning gjennomføres. Omløpsmidler er alle andre eiendeler som ikke er anleggsmidler, og vurderes etter laveste verdis prinsipp laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Gjeld som er tatt opp til formål som nevnt i Kommuneloven 50, med unntak av nr. 5, er langsiktig gjeld. Annen gjeld er kortsiktig gjeld. Langsiktig gjeld vurderes til opptakskost og skal oppskrives ved varig økning i forpliktelsen, mens kortsiktig gjeld vurderes etter høyeste verdis prinsipp høyeste verdi av opptakskost og virkelig verdi. 4.7 Avgrensningen mellom investering og drift Hva som skal føres som drift og investering defineres av KRS 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. I investeringsregnskapet føres utgifter til investeringer, påkostninger og ikke-løpende inntekter. Alt annet føres i driftsregnskapet. Som investering regnes anskaffelser av eiendeler av vesentlig verdi som er bestemt til eget varig eie eller bruk. Det vil si eiendeler som har en økonomisk levetid på minst tre år og som har en anskaffelseskost på minst kr ,-. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard, fører eiendelen til en annen funksjonalitet eller endrer bruksområdet til eiendelen. Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet, jf. KRS 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Ikke-løpende inntekter er: - Inntekter ved salg av varige driftsmidler og immaterielle eiendeler, samt utgifter som kan henføres direkte til dette. - Inntekter ved salg av finansielle anleggsmidler (som hovedregel). - Inntekter mottatt som vederlag eller kompensasjon for tapte anleggsmidler. - Andre inntekter som er både uvanlige, uregelmessige og vesentlige. 5. Internkontroll Rådmannen skal i tråd med Kommunelovens 23 påse at kommunen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, samt at kommunen er gjenstand for betryggende kontroll. 6

22 ØKONOMIREGLEMENT Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomheten planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder sine aktiviteter i samsvar med gjeldende regelverk og mål for virksomheten. Internkontroll er et ledelsesverktøy som skal fungere som et hjelpemiddel for styring og utvikling av den daglige driften. 7

23 ØKONOMIREGLEMENT 6. Reglement for økonomiplan 6.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , som pålegger kommuner å en gang i året vedta en rullerende økonomiplan som skal benyttes ved budsjettarbeid og annen planleggingsvirksomhet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer og ansvar i tilknytning til økonomiplanarbeidet. 6.2 Formål Formålet med dette reglementet er å gi retningslinjer for å skape grunnlag for et effektivt og forsvarlig økonomiplanarbeid. Langsiktige mål og utfordringer kan ikke løses på ett år, men må planlegges, gjennomføres, evalueres og følges opp over tid. Samtidig må det planlegges for at tiltak som vedtas i årsbudsjettet ikke skal underminere den økonomiske balansen på lengre sikt. Derfor er en gjennomarbeidet og oppdatert økonomiplan vel så viktig som et godt årsbudsjett. Planlegging utover årsbudsjettet er en forutsetning for god økonomistyring. 6.3 Økonomiplanens funksjon Økonomiplanen er en beskrivelse av kommunens forventede økonomiske utvikling og de prioriteringer kommunen står overfor de neste fire årene, og inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Gjennom økonomiplanen skal kommunen sørge for å oppfylle de mål og strategier som er vedtatt i kommuneplanen, og den er på denne måten en operasjonalisering av kommuneplanens handlingsprogram. Økonomiplanlegging er et verktøy for utforming av politiske prioriteringer og fordeling av økonomiske ressurser innenfor de tilgjengelige økonomiske rammene. Økonomiplanen er derfor et viktig strategi- og styringsdokument for kommunen. Gjennom økonomiplanleggingen skal kommunen sørge for at begrensede ressurser blir anvendt så effektivt som mulig. God økonomiplanlegging bidrar til økt politisk handlingsrom og styrker muligheten for å utøve politikk og foreta prioriteringer i kommunen. 6.4 Utarbeidelse av økonomiplan Krav til økonomiplanen I henhold til Kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Økonomiplanen skal minst omfatte de fire neste budsjettår, og legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og den øvrige planleggingsvirksomheten. Den skal rulleres årlig og oppdateres etter nye vilkår som har økonomiske konsekvenser for kommunen. Planen tar utgangspunkt i dagens situasjon og skal videre angi et realistisk anslag på framtidige inntekter og utgifter. Som grunnlag for dette benyttes kommuneplanen, forutsetninger og økonomiske anslag som fremgår av statsbudsjettet og annen 8

24 ØKONOMIREGLEMENT nasjonal rapportering, samt vedtak fattet av kommunestyret. I tillegg benyttes fagplaner, årsregnskap, årsmelding og evaluering av drift og vedtatte mål. Økonomiplanen skal gi retning for økonomisk bærekraft, og skal sette gjeldsnivå, driftsresultat og disposisjonsfond i sammenheng med denne. Gjennom økonomisk bærekraft skal kommunen sikre at fremtidige generasjoner får minst de samme mulighetene som dagens innbyggere til å skape sitt samfunn Økonomiplanens innhold I økonomiplanen skal planlagt utvikling i tjenestene med økonomiske konsekvenser og analyse av kommunens fremtidige økonomi med finansiell utvikling komme fram. Det skal defineres både hoved- og delmål, og det skal innarbeides delplaner. Til hvert mål skal det tilknyttes tiltak for å nå disse. Talldelen av økonomiplanen skal vise sannsynlige inntekter, forventede utgifter og bruken av midler. For hvert enkelt år økonomiplanen omfatter skal det anvises dekning for de utgifter, planer og aktiviteter som er ført opp Ansvar Rådmannens ansvar Det er rådmannen som utarbeider forslag til økonomiplan og eventuelle endringer i denne. Rådmannens forslag skal være spesifisert på funksjonsnivå. Investeringsprosjekter skal fremkomme enkeltvis med brutto utgift. Forslaget fremmes til formannskapet. Formannskapets ansvar Formannskapet skal utarbeide fullstendig forslag til økonomiplan og innstille til dette. Formannskapet vedtar innstilling til kommunestyret i åpent møte. Innstillingen legges ut til alminnelig ettersyn i minst 14 dager før den behandles i kommunestyret. Kommunestyrets ansvar Kommunestyret vedtar økonomiplanen. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet Tidsplan Hvert år vedtar kommunestyret en rullerende økonomiplan, jf. Kommuneloven 44 nr.1. Økonomiplanen utarbeides sammen med neste års budsjett, og skal vedtas av kommunestyret innen utgangen av desember måned, senest i samme møte som neste års budsjett blir vedtatt. Ved vesentlige endringer i kommunens økonomi bør økonomiplanen revideres og fremlegges til ny behandling. 9

25 ØKONOMIREGLEMENT 7. Reglement for årsbudsjett 7.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , samt Forskrift om årsbudsjett av Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer, ansvar og fullmakter i tilknytning til budsjetteringsarbeidet, samt fordeling og disponering av de bevilgninger som kommunestyret gir i sitt budsjettvedtak. Reglementet gjelder ikke ved omfordeling av budsjetterte bevilgninger dersom endringene kun er av prinsipiell betydning. 7.2 Formål Formålet med dette reglementet er å gi retningslinjer for å skape grunnlag for et effektivt og forsvarlig budsjetteringsarbeid. Årsbudsjettet er en detaljert plan for kommunens aktivitet, disponering og bruk av midler for kommende år, og er det første året i økonomiplanen. I årsbudsjettet synliggjøres de politiske prioriteringene og vedtakene. Budsjettet skal fungere som en rettesnor i kommende regnskapsår, og skal benyttes som evaluering ved rapportering rundt den økonomiske utviklingen gjennom det kommende året. 7.3 Utarbeidelse av årsbudsjett Krav til årsbudsjettet Årsbudsjettet skal være reelt, fullstendig, oversiktlig og i balanse. Det skal bygge på kommunestyrets prioriteringer, målsettinger og premisser, og er en bindende plan for kommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret. Økonomisk bærekraft skal være et grunnlag for budsjettet, der gjeldsnivå, driftsresultat og disposisjonsfond settes i sammenheng. Årsbudsjettet skal inndeles i et driftsbudsjett og et investeringsbudsjett. Oppstillingen skal være i samsvar med vedlegg 1 og 2 i Forskrift om årsbudsjett av Ytterligere inndeling av årsbudsjettet avgjøres av kommunestyret. For budsjettoppfølging og endring se eget delreglement: Reglement om budsjettoppfølging og rapportering (kapittel 8) Årsbudsjettets innhold Alle forventede inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, samt utgifter, utbetalinger og avsetninger i året skal tas med i årsbudsjettet, uavhengig av om de kan påregnes å være betalt eller ikke ved budsjettårets utgang. Midler som i medhold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål skal avsettes til fond reservert for nevnte formål. 10

26 ØKONOMIREGLEMENT Ansvar Rådmannens ansvar Med grunnlag i vedtatt økonomiplan, Regjeringens forslag til statsbudsjett og foregående års regnskap korrigert for forventede endringer, utarbeider rådmannen et forslag til årsbudsjett. Driftsbudsjettet fremstilles i nettobeløp på funksjonsnivå, og investeringsbudsjettet fremstilles på prosjektnivå med bruttobeløp og finansiering, jf. vedlegg 1 og 2 i Forskrift om årsbudsjett av Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva som ønskes oppnådd med bevilgningen. Rådmannens forslag legges frem for formannskapet skriftlig som egen sak. Formannskapets ansvar Formannskapet skal utarbeide fullstendig forslag til årsbudsjett og innstille til dette. Formannskapet vedtar innstilling til kommunestyret i åpent møte. Innstillingen legges ut til alminnelig ettersyn i 14 dager før den behandles i kommunestyret. Kommunestyrets ansvar Kommunestyret vedtar årsbudsjettet. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Kommunestyret skal gi mål og premisser i tilknytning til tildelingen jf. Kommuneloven 45 nr. 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen Tidsplan I august/september sender rådmannen ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av årsbudsjett. Videre utarbeider etatene sine forslag til årsbudsjett innenfor sine respektive områder etter gjeldene budsjettforskrifter, med frist ca. 25.oktober. Rådmannens forslag til årsbudsjett presenteres ca. 15.november, formannskapet innstiller til årsbudsjettet ca. 1.desember, og kommunestyret vedtar årsbudsjettet ca. 15.desember Økonomiske oversikter I årsbudsjettet skal det legges ved økonomiske oversikter for drifts- og investeringsbudsjettet. Oversiktene skal vise hele kommunens budsjett fordelt på typer av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger, samt utgifter, utbetalinger og avsetninger jf. Forskrift om årsbudsjett 12. De økonomiske oversiktene skal stilles opp i henhold til vedlegg 3 og 4 i samme forskrift, og skal bygge på samme forutsetninger som det vedtatte årsbudsjettet og de vedtatte særbudsjettene. 7.4 Fullmakter Fordelingsfullmakt Rådmannen har fullmakt til å foreta en videre fordeling av de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet og vedtatt av kommunestyret innenfor den enkelte funksjonen, og til å fordele fellesposter Disponeringsfullmakt Rådmannen har fullmakt til å disponere bevilgningene over vedtatt budsjett og har ansvaret for å iverksette kommunestyrets vedtak jf. Forskrift om årsbudsjett 9. Denne fullmakten kan delegeres. Med disponeringsfullmakt (anvisningsfullmakt) menes her myndighet til å disponere de bevilgninger som er ført opp i årsbudsjettet. Ved fravær skal rådmannen gi en av kommuneledelsens ansatte fullmakt til å anvise på vegne av seg. Fullmakten skal være tidsbegrenset og skriftlig. Ved fravær av den som er delegert anvisnings- 11

27 ØKONOMIREGLEMENT myndighet må vedkommende gi underordnede fullmakt til å anvise for seg. All videredelegering skal være skriftlig og tidsbegrenset. Kopi av videredelegering skal sendes rådmannen. Formannskapet gis fullmakt til å fordele midlene avsatt på konto Tilfeldige utgifter, til formannskapets disposisjon, med de begrensninger som følger av andre bestemmelser Andre fullmakter Formannskapet gis utvidet myndighet til å treffe vedtak i hastesaker i henhold til Kommuneloven 13. Dette gjelder i saker hvor kommunestyret er besluttende organ, men det er nødvendig at det treffes vedtak så raskt at det ikke er tid til å innkalle kommunestyret. Når slikt vedtak er truffet skal kommunestyret orienteres i neste møte Begrensninger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakter etter dette reglementet er begrenset til budsjettsaker. Dette omfatter ikke tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover årsbudsjettets og økonomiplanens rammer eller tiltak som strider med de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak. 12

28 ØKONOMIREGLEMENT 8. Reglement for budsjettoppfølging og rapportering 8.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , samt Forskrift om årsbudsjett av Reglementet dekker hele kommunens budsjettoppfølging og rapportering i henhold til vedtatt budsjett. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. 8.2 Formål Dette reglementet har som formål å gi retningslinjer for å skape grunnlag for et effektivt og forsvarlig budsjetteringsarbeid. Årsbudsjettet har en bindende virkning jf. Kommuneloven 47 nr. 1. Dersom det skjer endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som budsjettet bygger på, skal rådmannen informere kommunestyret. Kommunestyret skal så foreta nødvendige endringer i budsjettet. 8.3 Budsjettoppfølging Avviksvurderinger For å muliggjøre en effektiv budsjettoppfølging skal det i størst mulig grad foretas periodisering av budsjettets driftsdel etter at kommunestyret har vedtatt budsjettet. Rådmannen skal ved utgangen av hver måned gjøre nødvendige avviksvurderinger i forhold til budsjettet og eventuelt iverksette justeringer dersom nødvendig for å innarbeide avvikene. Ved fare for overskridelser skal det iverksettes tiltak for å gjenopprette budsjettbalanse. Dersom dette ikke lar seg gjøre må saken tas til kommunestyret Endring av budsjettet Det skal foretas endringer i årsbudsjettet når dette må anses påkrevd jf. Kommuneloven 47 nr.3 og Forskrift om årsbudsjett 11. Endringer i driftsbudsjettet anses påkrevd når det forventes at det kan oppstå vesentlige avvik på funksjonsnivå. Endringer i investeringsbudsjettet anses påkrevd når det forventes vesentlige avvik mellom en investerings regnskap og investeringens vedtatte budsjett. Det er rådmannen som vurderer hva som skal anses som vesentlig avvik. Budsjettkorrigeringer som medfører endringer i avdelingenes netto driftsbevilgninger samt endringer i investeringsbudsjettet vedtas av kommunestyret selv etter forslag fra rådmannen og innstilling fra formannskapet. Budsjettkorrigeringene på driftsnivå skal gjøres på samme detaljeringsnivå som det opprinnelige budsjettet. Av ethvert vedtak om budsjettendring skal det fremgå hvilke avdelinger som berøres av endringen. I dette ligger det at det skal angis dekning for merutgifter og mindreinntekter. Det kan ikke foretas endringer av årsbudsjettet etter utløpet av det året budsjettet gjelder for jf. Forskrift om årsregnskap 15(3). Rådmannen gis fullmakt til å foreta budsjettkorrigeringer vedrørende omdisponering innenfor samme funksjon og fordeling av avsatte midler til lønnsoppgjør. I tillegg har rådmannen øvrige fullmakter som følger av budsjettvedtaket. Det er en forutsetning at disse fullmaktene ikke benyttes 13

29 ØKONOMIREGLEMENT til å endre kommunestyrets prioriteringer og de forutsetningene som ligger til grunn for budsjettvedtaket Ansvar Rådmannen har overfor formannskapet og kommunestyret ansvar for at budsjettreglementet følges. Sektorsjefene har tilsvarende ansvar overfor rådmannen for at reglementet blir fulgt i egen sektor. 8.4 Rapportering Rådmannen skal gjennom budsjettåret legge fram tilstandsrapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger, samt utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte budsjettet jf. Forskrift om årsbudsjett 10. Det skal foreligge en tertialrapport pr. 30. april og pr. 31. august. Rapporteringen skal være skriftlig, skal omfatte drift og investering separat, og skal legges fram i kommunestyret som egen sak. Rapporteringen skal være oversiktlig og skal gi mottakeren mulighet til å foreta en samlet vurdering av kommunens økonomiske stilling. I rapporten bør det derfor inngå en samlet oversikt over drift og investeringer, samt prognoser for resten av året. Dersom det er rimelig å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett skal det i rapportene til kommunestyret foreslås nødvendige tiltak for å gjenvinne budsjettbalansen. I tillegg skal prognoser for resten av året beskrives. For investeringsprosjekter skal framdriften og økonomiske forhold kommenteres. Investeringsprosjekter som er avsluttet skal fremlegges for kommunestyret med økonomisk resultat. Se eget delreglement for mer om investeringsprosjekter (kapittel 13). 14

30 ØKONOMIREGLEMENT 9. Reglement for delegering av budsjettmyndighet 9.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , samt Forskrift om årsbudsjett av Reglementet dekker hele kommunens myndighet til å disponere budsjettet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. 9.2 Formål Dette reglementet skal ivareta grunnprinsippet i Kommuneloven 47 nr. 1 om at bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. 9.3 Retningslinjer for delegering av budsjettmyndighet i driftsbudsjettet Kommunestyret fastsetter driftsbudsjettet med nettobeløp på funksjonsnivå, og det er dette vedtatte nettobudsjettet som er bindende for underordnede organer etter kommunelovens bestemmelser. Den delegerte myndigheten i budsjettsaker må ikke anvendes slik at kommunestyrets forutsetninger og premisser i årsbudsjettet undergraves, jf. punkt i Reglement for årsbudsjett. Omdisponeringer må skje med dekning innenfor de bevilgningene som er fastsatt av kommunestyret. Det er kun kommunestyret som har myndighet til å vedta årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet jf. Kommuneloven 45 nr. 2. Med endringer menes her endring i budsjetterte beløp som er bevilget eller omfordeling på tvers av funksjonsområdene. Når bevilgningene gis som nettobeløp er det først ved netto budsjettavvik at eventuelle budsjettendringer må til kommunestyret for behandling. 9.4 Retningslinjer for delegering av budsjettmyndighet i investeringsbudsjettet Investeringsbudsjettet vedtas av kommunestyret selv med en samlet bruttobevilgning med finansiering og bevilgning pr. investeringsprosjekt. Utover bevilgninger til prosjekter vedtas utlån og mottatte avdrag på utlån, kjøp og salg av aksjer, og salg av eiendommer, bygg og anlegg. Eventuelle endringer av investeringsbudsjettet foretas av kommunestyret etter innstilling fra formannskapet. Se punkt i Reglement for årsbudsjett samt kapittel 13 Reglement for investeringsprosjekter. 9.5 Overskridelser Bevilgningene i drifts- og investeringsbudsjettet skal ikke overskrides før det eventuelt er gitt tilleggsbevilgning. Dette gjelder ikke dersom kommunen er rettslig forpliktet til å foreta en utbetaling, jf. Kommuneloven 46 nr. 1. Rådmannen skal gjennomføre budsjettkontroll, herunder holde slikt tilsyn at budsjettoverskridelser unngås. Den som har myndighet til å disponere over en bevilgning står ansvarlig i forhold til overordnet myndighet. 15

31 ØKONOMIREGLEMENT 9.6 Tilleggsbevilgninger og omdisponeringer Forslag om tilleggsbevilgninger og omdisponeringer på budsjettet skal fremmes i så god tid at de som skal behandle forslaget får tilstrekkelig og rimelig tid til å vurdere nødvendigheten av den foreslåtte bevilgningen, og hvilke muligheter som finnes for å dekke den. Når det er nødvendig med tilleggsbevilgninger skal forslagene som fremmes omfatte hvilke muligheter som finnes for at bevilgningen kan dekkes enten ved nedsettelse av andre bevilgninger eller forhøyelse av inntektsanslaget. 9.7 Investeringer som finansieres med låneopptak I den utstrekningen bevilgningene til nybygg og nyanlegg mv. finansieres med låneopptak, kan ikke bevilgningene brukes før slikt låneopptak er formelt godkjent. 16

32 ØKONOMIREGLEMENT 10. Reglement for årsavslutning 10.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning av Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt Formål Formålet med dette reglementet er å sikre at årsavslutningen gjennomføres på en effektiv og forsvarlig måte. Dette innebærer at strykninger ved et merforbruk i driftsregnskapet og reduseringer i netto merutgifter i investeringsregnskapet foretas av de med riktig kompetanse Årsoppgjørsdokumenter Ved årsoppgjøret er det tre dokumenter som skal produseres årsregnskapet, årsberetningen og finansrapporten. Gjennom disse dokumentene skal kommunen legge fram utviklingen gjennom året som har gått og analyser av kommunens økonomiske stilling Årsregnskapet Årsregnskapet omfatter alle økonomiske midler som disponeres for året og anvendelsen av midlene. Alle kjente utgifter og inntekter i året skal tas med i årsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når årsregnskapet avsluttes. I årsregnskapet inngår driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, statusrapport på investeringer og noter. Disse skal utarbeides etter minstekravene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning. Økonomisjefen har ansvar for at årsregnskapet avlegges i henhold til regelverket. Årsregnskapet skal avlegges senest 15. februar året etter regnskapsåret. Kommunestyret vedtar årsregnskapet på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig mindreforbruk eller dekning av regnskapsmessig merforbruk. Kommuneloven 48 nr. 4 gir begrensninger for inndekning av regnskapsmessig merforbruk. Årsregnskapet skal vedtas senest seks måneder etter regnskapsårets slutt Årsberetningen I årsberetningen presenteres regnskapet for siste regnskapsår sammen med en informasjonsrik analyse av viktige utviklingstrekk i kommunen. Året som har gått oppsummeres, og status for kommunens prioriteringsområder skal komme frem her. Det skal gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven. Rådmannen har ansvar for utarbeidelse av årsberetningen. Årsberetningen skal avigs uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. 17

33 ØKONOMIREGLEMENT Kommunestyret vedtar årsberetningen. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret samtidig med at årsregnskapet skal behandles Finansrapporten I finansrapporten presenteres forvaltningen av kommunens likvide midler og gjeld. For mer om finansforvaltning se eget reglement: Reglement for finans- og gjeldsforvaltning Merforbruk Strykninger i driftsregnskapet Rådmannen gis fullmakt til å foreta strykninger dersom det totale driftsregnskapet gir et merforbruk ved regnskapsavslutningen. Strykninger skal foretas etter reglene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9 (1)-(3). Delvise strykninger skal foretas etter følgende prioritering: 1. Stryke eventuelle budsjetterte overføringer fra driftsregnskapet til finansiering av utgifter i årets investeringsregnskap vedtatt av kommunestyret selv. 2. Stryke eventuelle avsetninger til fond når disse har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger. 3. Stryke budsjettert inndekning av tidligere års regnskapsmessige merforbruk når dette har vært forutsatt finansiert av årets eller tidligere års løpende inntekter eller innbetalinger. Avsetninger som er begrunnet i at midlene i medhold av lov, forskrift eller avtale er reservert særskilte formål er unntatt fra bestemmelsene om strykninger, jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9 (3) Manglende dekning i investeringsregnskapet Dersom utgifter, utbetalinger og avsetninger i investeringsregnskapet ikke fullt ut kan finansieres av inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger i investeringsregnskapet, skal det udekkede beløpet føres opp til dekning på investeringsbudsjettet i det året regnskapet legges frem. Før dette skjer skal netto merutgift reduseres jf. Forskrift om årsregnskap og årsberetning 9 (4). Rådmannen gis fullmakt til å foreta slike reduseringer etter følgende prioritering: 1. Redusere budsjetterte avsetninger finansiert av inntekter i investeringsregnskapet (ubundne investeringsfond). 2. Overføre budsjettert, ikke disponert bruk av ubundne investeringsfond til prosjekter med manglende finansiell dekning Mindreforbruk Hovedregelen for avsetning av ubrukte midler er at det kun er eksterne øremerkede midler som avsettes til fond. Det er likevel åpning for å avsette på ubundne disposisjonsfond. Dette forutsetter likevel at det foreligger et mindreforbruk og at strykningsreglene ikke kommer til anvendelse. Ved mindreforbruk kan det dermed avsettes til disposisjonsfond for bruk i senere regnskapsår. Disposisjonsfond kan også brukes for å avsette kommunale bevilgninger når det er hensiktsmessig i forhold til vedtatte prosjekter som ikke kan sluttføres ved regnskapsavslutningen. 18

34 ØKONOMIREGLEMENT 11. Reglement for tap på fordringer 11.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning av , samt GKRS Rammeverk for tidspunkt for regnskapsføring av utgift, utbetaling og tap i kommuneregnskapet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. Reglementet dekker hvem som har fullmakt til å utgiftsføre tap på fordringer. Reglementet gjelder likevel ikke for tap som knytter seg til sosiallån og skattekrav. Dette reguleres av Sosialtjenesteloven av og av Skattebetalingsloven av Formål Formålet med dette reglementet er å gi retningslinjer for behandling av tap på fordringer og å gi føringer for når kommunen skal avsette til tap på fordringer og konstatere tap Avsetning til tap Urealiserte tap regnskapsføres når verdireduksjon inntreffer, og representerer en fremskutt utgiftsføring i forhold til transaksjonstidspunktet. Dette følger av forsiktighetsprinsippet, som overstyrer anordningsprinsippet, jf. GKRS Rammeverk for tidspunkt for regnskapsføring av utgift, utbetaling og tap i kommuneregnskapet. Rådmannen skal minst ved hvert årsoppgjør vurdere om det bør gjennomføres regnskapsmessige avsetninger for å møte eventuelle forventede tap på fordringer. Fordringer som har forfalt med 180 dager eller mer ved regnskapsårets slutt skal avsettes til tap Konstatering av tap Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: 1. Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. 2. Utleggsforretning har ikke ført frem («intet til utlegg»). 3. Eventuelle sikkerheter er realisert og debitor har ikke økonomisk evne til å betjene restkravet. 4. Eventuell kausjonist er krevd, men hverken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. 5. Debitors adresse er ukjent i mer enn 1 år. 6. Debitor har utvandret til et land Norge ikke har avtale med. 7. Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordningstiltak vil gi negativt resultat. 8. Kommunen har ettergitt gjeld ved avtale, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs, eller gjeldsordning etter gjeldsordningsloven. 9. Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. 10. Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. 11. Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. 19

35 ØKONOMIREGLEMENT 12. Kravet er foreldet. 13. Kravet er prekludert (bortfalt). Som hovedregel skal tapet føres på det budsjettansvarsområdet hvor inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstaterte tap føres som inntekt på det ansvarsområdet hvor tapet tidligere er ført. Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåkning. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endre seg over tid. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt skal slettes. Dette gjelder konstaterte tap i punkt 8. til 13. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet stoppes Fullmakter Rådmannen har myndighet til å avskrive inntil kr ,- pr. fordring. For fordringer over kr ,- skal behandling opp i formannskapet. Ved rettskraftig bortfall av krav har rådmannen myndighet til å avskrive fordringen i regnskapet. 20

36 ØKONOMIREGLEMENT 12. Reglement for mer- og mindreforbruk 12.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , samt Forskrift om årsbudsjett av Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen, og gjelder for alle områder med unntak av selvkostområdene. I dette reglementet foreligger retningslinjer og ansvar i tilknytning til økonomiplanarbeidet, samt konsekvenser for budsjettet som følge av tidligere års mer- og mindreforbruk Formål Formålet med dette reglementet er å gi retningslinjer for behandling av mer- og mindreforbruk, og å legge til rette for en bedre samlet ressursutnyttelse ved å gi mulighet til økt langsiktighet i disponeringen av avsatte ressurser til formål vedtatt av kommunestyret. Videre skal reglementet sikre at vedtatte, ikke-disponerte budsjetterte beløp opprettholdes til opprinnelig formål påfølgende år. Tilsvarende er formålet å sikre at overskridelser av budsjetterte beløp det enkelte året dras inn påfølgende år slik at kommunens samlede ressursbruk ikke blir større enn forutsatt i kommunestyrets budsjettvedtak Prinsipper Mer- og mindreforbruk skal disponeres som fastsatt av kommunestyret i budsjettreguleringsvedtaket. Merforbruk kan akkumuleres i inntil 3 år, jf. Kommuneloven 48 nr. 4. Mindreforbruk skal primært benyttes til tiltak som styrker den langsiktige driften Gjennomføring Budsjettregulering Rådmannen skal etter at årsregnskapet er godkjent og første tertialrapport er avgitt fremme forslag om budsjettregulering i tråd med dette reglementet. Forslaget skal inneholde plan for anvendelse av eventuelt mindreforbruk og dekning av eventuelt merforbruk. Merforbruk som skyldes forhold som man ikke kan sies å ha reell påvirkningsmulighet til å endre må hensyntas og vurderes i hvert enkelt tilfelle. Tilsvarende gjelder for mindreforbruk. Rådmannen gis myndighet til å avgjøre slike tilfeller Avsetning til fond I henhold til regnskapsforskriften opererer kommunen med følgende typer fond: - Disposisjonsfond kan benyttes fritt til både drifts- og investeringsformål. - Bundne driftsfond skal benyttes for avsetning av midler øremerket til driftsformål. - Ubundne investeringsfond kan fritt benyttes til investeringsformål. - Bundne investeringsfond skal benyttes for avsetning av midler øremerket til investeringsformål. 21

37 ØKONOMIREGLEMENT Vedtak om overføring av midler til senere år og avsetning til fond fra driftsregnskapet skal være i tråd med gjeldende lover og forskrifter. Dersom kommunen har midler som i medhold av lov, forskrifter eller avtale er reservert særskilte formål skal disse avsettes til bundne fond for å sikre at midlene benyttes som forutsatt Driftsmessig mindreforbruk på VAR-områdene Kostander forbundet med aktivitetene vann, avløp, slam, renovasjon og feiing dekkes gjennom kommunale avgifter. Dersom regnskapsresultatet etter årsoppgjøret viser mindreforbruk for en eller flere av disse aktivitetene, skal mindreforbruket avsettes til bundne driftsfond. Merforbruk skal om mulig dekkes av tidligere fondsavsetninger. Dersom dette ikke er mulig skal merforbruket dekkes av avgifter på senere års budsjetter. 22

38 ØKONOMIREGLEMENT 13. Reglement for investeringsprosjekter 13.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av nr. 1 og 2, samt Forskrift om årsregnskap og årsberetning av I tillegg følger reglementet retningslinjer gitt i KRS 4 Avgrensningen mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet, samt veileder utgitt av KRD oktober 2011: Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskapet. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer og presiseringer vedrørende investeringsprosjekter, herunder utgifter til påkostning Formål Formålet med dette reglementet er å gi retningslinjer for å sørge for at alle investeringsprosjekter blir behandlet likt og i henhold til gjeldende regelverk. Videre skal reglementet bidra til å skaffe et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag, effektiv planlegging og gjennomføring, samt effektiv kostnadsog kvalitetskontroll Definisjon Med investeringsprosjekter menes anskaffelser som er av en slik art at de skal regnskapsføres i investeringsregnskapet og avskrives. Dette gjelder anskaffelse av varige driftsmidler som fast eiendom, bygninger, anlegg, inventar, utstyr, transportmidler, maskiner mv. som forventes brukt mer enn en regnskapsperiode (1 år), har en anskaffelseskost på minimum kr ,- og en økonomisk levetid på minst 3 år regnet fra anskaffelsestidspunktet. Reglementet gjelder også for utgifter til påkostning. Som påkostning regnes tiltak som fører eiendelen til en høyere standard, fører eiendelen til en annen funksjonalitet eller endrer bruksområdet til eiendelen. Ved klassifisering av en utgift som påkostning skal det derfor vurderes hvorvidt utgiften bidrar til å øke eiendelens økonomiske levetid i forhold til det som ble lagt til grunn ved anskaffelsen og/eller bidrar til å øke eiendelens kapasitet og funksjonalitet, jf. KRS 4 Avgrensning mellom driftsregnskapet og investeringsregnskapet. Ved større skader, havari o.l. av/på en investering innenfor normal levetid vil reparasjon/erstatning opp til dagens standard vanligvis regnes som vedlikehold og skal finansieres over driftsbudsjettet. Gjenanskaffelse av investeringer som på vanlig vis er utslitt blir å regne som en investering dersom anskaffelsen for øvrig tilfredsstiller overnevnte kriterier Krav til investeringsprosjekter I økonomiplanen er det et eget kapittel knyttet til periodens investeringer. For investeringsplanen gjelder det samme som for økonomiplanen for øvrig. Alle investeringer hvor det kreves ekstern finansiering eller som er av en kompleksitet som krever det, skal legges fram for kommunestyret slik at det fattes vedtak på det respektive prosjektet. Det 23

39 ØKONOMIREGLEMENT skal da legges fram prosjektkalkyler. I prosjektkalkylen skal alle kjente og estimerte kostnader tas med. Dette inkluderer blant annet: - Kostnader til forprosjekt - Erverv og opparbeiding av grunn - Byggerelaterte kostnader - Kostnader til IKT - Kostnader til inventar og utstyr - Finansielle kostnader - Øvrige kostnader som behøves for sluttføring I byggeprosessen skal det løpende rapporteres til formannskap og kommunestyre i forhold til kostnadsforbruk og framdriftsmessige utfordringer. Når enkeltprosjekter overskrider de enkelte bevilgningene som er vedtatt i årsbudsjettet skal det foretas budsjettreguleringer. Dette gjøres av kommunestyret jf. punkt 9.4 i Reglement for delegering av budsjettmyndighet. Ved årets slutt skal det legges fram en sak for formannskapet over status på de ulike investeringsprosjektene. Mindreforbruk disponeres i kommende års budsjett, mens merforbruk føres opp til dekning i kommende års budsjett. Prosjektets totalbudsjett kan ikke endres. Dersom det er nødvendig å endre totalbudsjettet skal dette gjøres gjennom egen sak til formannskapet når dette er blitt kjent. Avslutning av investeringsregnskapet skal skje innen 12 måneder etter fullført prosjekt Faser i gjennomføring av større investeringsprosjekter Større investeringsprosjekter skal i hovedsak utføres i henhold til interne rutiner for investeringsprosjekter med følgende faser: Fase 0: Behovsutredning Fase 1: Programmering, rammefastsetting og igangsetting Fase 2: Skisse/forprosjekt Fase 3: Detaljprosjektering og anbudsrunde Fase 4: Bygging Fase 5: Drift, reklamasjon og evaluering Behovsutredning Rådmannen har ansvaret for å ta initiativ til investeringer. Det skal foreligge en utredning som inneholder analyse av behov, vurdering av alternativer med driftsmessige og brutto finansielle konsekvenser, og vurdering av risiko og usikkerhet i alternativene Politisk vedtak Alle investeringer må vedtas av kommunestyret. Investeringer som bare er oppført i økonomiplanen har ikke bevilgning. Det er kun investeringer som inngår i vedtatt årsbudsjett som har bevilgning. Utgifter til investeringsprosjekter skal tas med ved rullering av økonomiplan. Bare i unntakstilfeller kan utgifter til investeringsprosjekter fremmes som en enkeltsak. I slike tilfeller kreves en utredning av konsekvenser for økonomiplanen. Før investeringsprosjektet kan igangsettes må finansieringen være i orden. Hvis det gjennomføres forprosjekter beslutter formannskapet igangsetting av hovedprosjektet når dette er avsluttet. 24

40 ØKONOMIREGLEMENT Der kommunestyret vedtar et investeringsprosjekt som innebærer stor grad av usikkerhet, skal rådmannen rapportere fortløpende til kommunestyret. Investeringsprosjektet skal som hovedregel igangsettes i det året det er budsjettert. Økte tilskudd eller inntekter kan ikke brukes til å øke investeringsrammen uten at kommunestyret godkjenner dette. Det politiske vedtaket skal inneholde: - Utgifter til forprosjektering der dette er påkrevd. - Utgiftsramme for hele investeringsprosjektet basert på et realistisk utgiftsoveslag, herunder konsekvenser for driftsbudsjettet inklusiv fremtidige forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdsutgifter. Total utgiftsramme skal fremgå. I tilfeller der det er nødvendig å gjennomføre en investering for å sikre daglig drift og kommunale verdier kan rådmannen starte opp/gjennomføre en investering. I slike tilfeller bør rådmannen rådføre seg med formannskapet. Kommunestyret skal få saken forelagt på førstkommende kommunestyremøte Prosjektansvarlig Rådmannen utpeker en prosjektansvarlig for hvert prosjekt. Den prosjektansvarlige er ansvarlig for framdriftsplan, økonomisk styring, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap Forprosjekt Med bakgrunn i utarbeidet byggeprogram blir det engasjert en arkitekt og/eller konsulent dersom man ikke benytter egenkompetanse. Alternativt kan det tillyses en arkitektkonkurranse, prosjektkonkurranse eller lignende. I tillegg skal det opprettes en prosjektgruppe som består av representanter fra enheter som er involvert, samt representant fra brukerne av den tjenesten som prosjektet berører. Det endelige materialet til forprosjektet skal inneholde: - Orienterende tekstkapittel - Forprosjekttegninger - Beskrivelse av bygningsmessig standard og tekniske installasjoner - Anslag over utgifter på grunnlag av erfaringstall framlagt i samsvar med kommunens gjeldende kontoplan. - Vurdering av risiko for uforutsette utgifter - Konsekvens for forvaltning, drift og vedlikehold etter ferdigstilling med forventede driftsmessige endringer - Forventet framdriftsplan for den videre prosjekteringen og byggingen Detaljprosjekt Detaljprosjektering igangsettes når forprosjektet er vedtatt realisert av formannskapet. Dersom detaljprosjektet eller anbudsrunden viser at utgiftsrammen for hovedprosjektet er for lavt, må saken legges fram for kommunestyret for ny politisk behandling før prosjektet igangsettes. Før saken legges frem for kommunestyret skal man forsøke å finne løsninger slik at man kan gjennomføre investeringsprosjektet innenfor den opprinnelige utgiftsrammen. Ved detaljprosjektering må man påse at det blir innhentet rammetillatelse, herunder alle godkjenninger fra offentlige instanser, og at det innhentes anbud/tilbud på det pålagte arbeidet innenfor gjeldende regelverk og retningslinjer. 25

41 ØKONOMIREGLEMENT Igangsetting Før investeringsprosjektet igangsettes skal kontrakt med entreprenør(er) og leverandør(er) være inngått. Ved behov engasjeres byggeleder. Anbud skal kontrolleres mot vedtatt bevilgning. Der skal da foreligge en oversikt som dokumenterer at det er sannsynlig at investeringen kan gjennomføres som forutsatt i budsjettet. Dette gjelder både for utgifter og inntekter. Overskrides bevilgningen skal det umiddelbart utarbeides en sak om tilleggsbevilgning for kommunestyret. Orienterende framdrifts- og betalingsplan skal oversendes til økonomiavdelingen. For kommuner som står på ROBEK kan ikke investeringsprosjekter igangsettes før fylkesmannen har gitt godkjenning Oppfølging Det skal påses at byggearbeidet blir utført innenfor gjeldende regelverk og budsjettbevilgning, samt at byggeregnskapet innrettes på en slik måte at man til enhver tid har full oversikt over prosjektet. Gjennom året skal det gjennomføres prosjektmøter mellom rådmannen og prosjektansvarlige. For investeringsprosjekter som går over flere budsjettår gjelder opprinnelig vedtak avhengig av årstall. Budsjettet skal for slike prosjekter justeres for det som gjenstår som ubrukt. Investeringer som ikke blir igangsatt i løpet av budsjettåret, eller som drar uforholdsmessig langt ut i tid, skal vurderes på nytt i økonomiplan- og budsjettsammenheng. Ved rullering av økonomiplanen skal det hvert år foretas en ny vurdering av det enkelte investeringsprosjektet med hensyn på lønns- og prisvekst samt konsekvenser for driftsbudsjettet med hensyn på forvaltning, drift og vedlikehold Prosjektregnskap Det skal utarbeides prosjektregnskap for alle investeringsprosjekter. Dersom et budsjettvedtak skal dekke flere investeringer skal det føres med ulike prosjektnummer. Det skal budsjetteres på lavest mulig nivå med brutto utgifter og inntekter, slik at det er mulig å hente ut prosjektrapporter som gjør det mulig å analysere avvik mellom budsjett og regnskap. Prosjektregnskapet bør vise hva som er opprinnelig bevilgning og hva som er tilleggsbevilget, samt hvordan prosjektet er finansiert. Det skal rapporteres på investeringsprosjekt i forbindelse med den periodiske rapporteringen i kommunen Tilleggsbevilgninger Dersom et investeringsprosjekt trenger tilleggsbevilgning skal det legges fram som sak for kommunestyret snarest med forslag til finansiering, og før budsjettet er brukt opp. Rådmannen gis fullmakt til å stoppe et investeringsprosjekt om nødvendig inntil politisk behandling er sluttført Overtakelse Investeringsprosjektet overtas når man har skrevet under overtakelsesforretningen, eller når kjøper har overtatt det fulle ansvaret (overgang av kontroll og risiko). Det skal utarbeides byggedokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold for byggeprosjektet før overtakelsesforretning gjøres. Garantitid skal være i henhold til norsk standard og kontrakt Sluttregnskap Det skal utarbeides et sluttregnskap for ethvert investeringsprosjekt. Sluttregnskapet legges fram for kommunestyret senest 1 år etter overtakelse. Sluttregnskapet skal fremlegges som en del av årsberetningen eller som en egen sak. Det bør komme fram hva som er opprinnelig bevilgning og hva som er tilleggsbevilget, samt hvordan prosjektet er finansiert. 26

42 ØKONOMIREGLEMENT 14. Reglement for startlån 14.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av samt Forskrift om årsbudsjett av Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer og vilkår vedrørende behandling av startlån Formål Dette reglementet skal gi retningslinjer og vilkår for utbetaling og innkreving av startlån. Startlån skal bidra til at husstander med etableringsproblemer gis mulighet til å skaffe seg, og bli boende i, nøkterne og gode boliger. Som etableringsproblemer anses at husstanden har behov for hel eller delvis finansiering av kommunen. Startlån skal være et finansieringstilbud for boligtiltak som det vanligvis ikke gis lån til i ordinære kredittinstitusjoner Vilkår 1. Søker må være fylt 18 år. 2. Lånesøker skal dokumentere at husstandens fremtidige inntekter og eventuelle stønader er tilstrekkelig til å betale renter og avdrag på lånet i tillegg til andre leveutgifter. 3. Minimum en av husstandens søkere skal som hovedregel ha fast inntekt, varig trygd eller utsikt til varig trygd. 4. Søkers gjeldsforhold må være oversiktlig og avklart. Dersom søker har ubetalt gjeld til kommunen eller er under gjeldsordning vil søknaden om startlån bli behandlet særskilt med hensyn til type gjeld og graden av mislighold. 5. Søker må ha problemer med å få lån i det private kredittmarkedet. 6. Søker må ha varig oppholdstillatelse i Norge. 7. Toppfinansiering kan ytes til arbeidsinnvandrere så fremt de kan levere norsk selvangivelse. Hovedfinansiering skal være gitt av norsk bank. 8. Lån gis kun til den eller de som er eller blir eier(e) av pantet. 9. Startlån gis som gjeldsbrevlån og sikres med pant i eiendom eller i andelsleilighet Målgruppe Startlån er behovsprøvd og kan omfatte barnefamilier, enslige forsørgere, funksjonshemmede, flyktninger, personer med oppholdstillatelse på humanitært grunnlag, samt andre husstander som har kommen i en vanskelig økonomisk situasjon. Som hovedregel gis det ikke startlån til studenter eller ungdom i etableringsfasen. Ved begrensede utlånsmidler skal de mest vanskeligstilte prioriteres Hva det kan lånes til Kjøp av bosted. Dette gjelder helårsbolig, herunder selveierbolig. Boligen må ligge i Roan kommune og skal være rimelig og nøkternt i forhold til pris og størrelse på husholdet. Det gis ikke startlån for kjøpesum som overstiger boligens verdi med tillegg av 10%. Som boligens verdi regnes verditakst eller verdivurdering som ikke er eldre enn 6 måneder. 27

43 ØKONOMIREGLEMENT Utbedring/tilpasning av bolig. Startlån kan benyttes til utbedring og tilpasning av bolig når dette anses nødvendig. Oppføring av bosted. Startlån kan benyttes til toppfinansiering sammen med grunnfinansiering fra Husbanken eller andre finansieringsinstitusjoner. Refinansiering. Dette gjelder for dyre lån, og for å unngå at søkeren må flytte fra hjemmet sitt Lånesum Lånerammen fastsettes innenfor 100% av kjøpesum, nybyggings- eller utbedringskostnader med tillegg for eventuelle omkostninger. Størrelsen på lånet vil også bli vurdert ut fra den enkelte søkers økonomi og andre långiveres lånetildelinger. Ved vurdering av lånetakers betjeningsevne legges SIFO-satser og individuelt skjønn til grunn. For enslige og par uten barn gis det som hovedregel ikke startlån når kjøpesummen overstiger kr. 1,5 mill. med tillegg av kjøpsomkostninger. For familier med barn gis det som hovedregel ikke startlån når kjøpesummen overstiger kr. 2 mill. med tillegg av kjøpsomkostninger. For særlig vanskeligstilte husstander kan startlånet brukes i kombinasjon med boligtilskudd. Det finnes egne retningslinjer for slike ordninger Finansiering Toppfinansiering gis i kombinasjon med lån i det ordinære kredittmarkedet. Kommunen kan også finansiere kjøpsomkostninger. Det er adgang for å få full-finansiering av bolig med startlån. Dette vil hovedsakelig omfatte søkere med varige lave inntekter og de som ikke oppnår finansiering i det ordinære kredittmarkedet. Finansiering i bank må være prøvd før det kan ytes lån fra kommunen. Søkers egenkapital skal som hovedregel benyttes til det formål det søkes finansiering for. Dersom deler av egenkapitalen holdes utenfor skal dette være begrunnet og godkjent av kommunen Forhåndsgodkjenning Kommunen gir skriftlig samtykke på at lånesøkeren vil få startlån så lenge søker finner en egnet bolig med kjøpesum som er innenfor forhåndsavtalt sum og avtalte forutsetninger. Forhåndsgodkjenningen gjelder for fire måneder. Ytterligere godkjennelse vil bli vurdert ved henvendelse til kommunen Rente- og avdragsvilkår Lånetaker vil til enhver tid bli tilbudt gjeldende rente- og avdragsvilkår som gjelder for Husbanken sine utlån med et påslag til dekning av administrative kostnader. Lånetaker kan velge mellom fast og flytende rente. Fastrenteavtaler kan inngås for 3½, 10 eller 20 år. Man kan når som helst søke om fastrente. Startlån har en nedbetalingstid på inntil 30 år. I særlige tilfeller kan kommunen innvilge en nedbetalingstid på inntil 50 år. Lån tilbakebetales med månedlige innbetalinger. Avdragsfrihet kan gis på startlån når søker får et midlertidig bortfall av inntekt eller en midlertidig utgiftsøkning. Det kan maksimalt gis 8 år med avdragsfrihet. 28

44 ØKONOMIREGLEMENT 14.4 Utbetaling Utbetaling av lån kan først skje når lånedokumentene er sikret og det er tatt pant i bostedet. Ved refinansiering skal kommunen sørge for at lånet får best mulig prioritet. Dersom lånetaker selger, leier bort eller på annen måte disponerer bostedet på en slik måte at forutsetningene for lånet blir vesentlig endret kan kommunen kreve at lånet blir innbetalt straks eller med kortere avdragstid Klage Det kan klages på kommunens vedtak om tildeling, utmåling, avvisning og avslag på lån. Klagefristen er tre uker fra den dagen melding om vedtak har kommet fram. Klagen må fremsettes skriftlig og grunngis. Det skal gå klart fram hvilken endring klageren ønsker. Dersom klageren ikke får medhold oversendes klagen til kommunens klagenemd. Klagenemdas vedtak er endelig og kan ikke påklages. For Roan kommune er klageinstans formannskapet. 29

45 ØKONOMIREGLEMENT 15. Reglement for innkjøp 15.1 Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Anskaffelsesloven av , samt Forskrift om offentlige anskaffelser av Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer og ansvar i tilknytning til innkjøp for, eller på vegne av, kommunens virksomheter og seksjoner. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider tilknyttet kommunen Formål Formålet med dette reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Roan kommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer, samt inngåtte avtaler, slik at alle anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte basert på forretningsmessighet og likebehandling Ansvar Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Rådmannen har ansvaret for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner innenfor kommuneområdene som ivaretar reglementet Generelle krav til innkjøpsarbeidet Roan kommune skal gjennom hele anskaffelsesprosessen opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet, jf. Anskaffelsesloven 4. Innkjøp skal dokumenteres, og for anskaffelser over kr ,- skal det utfylles protokoll. Det skilles mellom anskaffelser under nasjonal terskelverdi og over og under EØS-terskelverdier. Nasjonal terskelverdi er på kr. 1,1 mill. EØS-terskelverdi avhenger av type anskaffelse. For anskaffelser under nasjonal terskelverdi gjelder de generelle innkjøpskravene, mens det er særskilte krav for anskaffelser både over og under EØS-terskelverdiene Konkurransegjennomføring Kravet til konkurransegjennomføring gjelder for vare-, tjeneste- eller bygge- og anleggskontrakter, herunder konsesjonskontrakter, eller gjennomfører plan- og designkonkurranser, med en anslått verdi som er lik eller overstiger kr ,- ekskl. mva. For anskaffelser over EØS-terskelverdier foreligger det krav om gratis, direkte og ubegrenset elektronisk tilgang til konkurransegrunnlag, samt krav om elektronisk kommunikasjon i tilbudsfasen. Sistnevnte gjelder også for anskaffelser under EØS-terskelverdier og særlige tjenester. Tilstrekkelig dokumentert muntlig kommunikasjon kan likevel benyttes i stedet for elektronisk kommunikasjon 30

46 ØKONOMIREGLEMENT unntatt ved utveksling av anskaffelsesdokumentene, forespørsler om å delta i konkurransen, bekreftelser av interesse og tilbud, jf. Anskaffelsesforskriften 22-1(2). Den nasjonale terskelverdien innebærer at anskaffelser mellom kr ,- og kr. 1,1 mill. ikke er kunngjøringspliktige. Konkurranse skal da gjennomføres i samsvar med anskaffelsesloven, samt forskriftens del I. For Roan kommune vil i all hovedsak den nasjonale delen av regelverket gjelde. Den nasjonale terskelverdien vil gjelde også for «særlige tjenester» Krav til samfunnsansvar Anskaffelsesloven 5 pålegger offentlige virksomheter å innrette sin anskaffelsespraksis slik at den ivaretar miljø, menneskerettigheter og andre samfunnshensyn. Dette innebærer at offentlige oppdragsgivere må innrette sin anskaffelsespraksis slik at den - bidrar til å redusere skadelig miljøpåvirkning - fremmer respekt for grunnleggende menneskerettigheter - ivaretar krav til lønns- og arbeidsvilkår - ivaretar krav til universell utforming - ivaretar krav til lærlinger i bransjer der det er særlig behov - begrenser antall ledd i leverandørkjeden i bransjer der det er særlige utfordringer knyttet til arbeidslivskriminalitet Alle tilbydere skal kunne framlegge Egenerklæring om ansattes arbeidsavtaler for å motvirke sosial dumping samt godkjent firmaattest som minimumsdokumentasjon på egen virksomhet. For anskaffelser over EØS-terskelverdier skal egenerklæringsskjema framlegges elektronisk Avtaler Roan kommune har sluttet seg til Sør-Trøndelag fylkes innkjøpsordning. Alle innkjøp som det er mulig å gjennomføre innen fylkets innkjøpsordning skal gjennomføres der Kjøp utenfor avtale Kjøp utenfor avtale skal kun skje dersom gjeldende avtaler ikke dekker det behov innkjøpet skal dekke. Dersom det handles utenfor avtaler vil den enkelte attestant holdes ansvarlig for innkjøpet Varemottak Ved varemottak skal følgende kontrolleres: - Signatur på ordreseddel/faktura - Kravspesifikasjon og kvantitet (at levering stemmer med bestilling) - Faktura: levert til rett tid og rett sted, pris i henhold til avtale, korrekt rabatt, betalingsdato, fakturadato, betalingsbetingelser, spesifikasjon av mva-nivå Dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette. 31

47 ØKONOMIREGLEMENT 15.7 Postering/Kontering Kun originalfakturaer skal benyttes som regnskapsbilag. Dersom det er umulig å bruke originalfaktura kan kopi benyttes med påskrift om at denne erstatter originalen, samt årsaken til at kopi må benyttes. Faktura kontrolleres mot følgeseddel, eller annen beskrivende dokumentasjon når dette foreligger. Dersom faktura mangler spesifikasjon må ordreseddel alltid heftes ved fakturaen. I de tilfeller hvor det foreligger avtale om kjøp, skal det foretas priskontroll og utregningskontroll, samt kontroll av at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtale. I tilfeller hvor særskilt avtale om kjøp ikke foreligger skal det foretas priskontroll og utregningskontroll, samt vurderes om pris, rabatt, betalingstid mv. synes rimelige og innenfor de vanlige betingelser kommunen stiller ved kjøp av varer. Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura Attestasjon og anvisning Se Reglement for anvisning (kapittel 16) for retningslinjer og krav vedrørende attestasjon og anvisning av faktura. 32

48 ØKONOMIREGLEMENT 16. Reglement for anvisning 16.1 Overordnede rammer Dette reglementet er en del av den interne kontrollen i Roan kommune. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet foreligger retningslinjer og krav for attestasjon og anvisning før utbetaling skjer Formål Formålet med dette reglementet er å skape en effektiv rutine for internkontroll av kommunens utbetalinger Retningslinjer Utbetalinger foretas av økonomiavdelingen i Roan kommune. Før utbetaling skal det foreligge en utbetalingsordre fra anvisende myndighet. Utbetalingsordren skal gjelde utbetaling til en person/et firma med angivelse av hvilken konto, ansvar, funksjon og evt. prosjekt beløpet skal belastes, samt merverdiavgiftskode og skal være både attestert og anvist. Så langt det er praktisk mulig skal det gjennom den interne kontrollen skilles mellom person med bestillings- og/eller attestasjonsmyndighet og person med anvisningsmyndighet. Anvisende myndighet har ansvar for å etablere en tilfredsstillende internkontroll. Det skal foreligge en samlet ajourført oversikt over hvem som har myndighet til anvisning for hver enhet. Denne oversikten sendes til revisjonen ved forespørsel Anvisningsmyndighet Rådmannen tillegges anvisningsmyndighet på vegne av kommunen. Denne myndigheten kan delegeres til andre internt med begrensninger som følger av forskrifter. Delegeringen kan gjøres fast eller for et avgrenset tidsrom. Melding om delegering av anvisningsmyndighet skal gis skriftlig til revisor og økonomiavdelingen. Det samme gjelder opphør av anvisningsmyndighet. Den som er delegert anvisningsmyndighet kan videredelegere denne ett ledd. Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder i ferie og ved fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt. Anvisningsmyndighet gjelder ikke for egne regninger, andre utbetalinger til seg selv eller hvor inhabilitet kan bli gjort gjeldende. I slike tilfeller skal anvisningen foretas av nærmeste overordnede. Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Rådmannens regninger anvises av ordføreren, og ordførerens regninger av rådmannen. Anvisning og regnskaps-/lønnsregistrering skal ikke foretas av samme person. Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling. Leder med anvisningsmyndighet avgjør hvem som har rett til å foreta bestillinger/innkjøp innen sitt virkeområde. Bestillingsmyndighet og attestasjonsmyndighet kan gis til samme person. 33

49 ØKONOMIREGLEMENT Anvisning Den som anviser skal påse at: - Disponeringen av budsjettmidlene er formelt, reelt og økonomisk i orden - Attestasjon og kontroll er foretatt av personer som er tillagt denne oppgaven - Det er budsjettmessig dekning for utgiftene innenfor funksjonen - Forskriftene for regnskapsføring følges - Det foreligger fullstendig oversikt over hvilke kontrakter som legger bindinger på budsjettbevilgningene ut driftsåret Dersom utgiftsposter allerede er overskredet på budsjettet må spørsmålet om anvisning tas opp med rådmannen Attestasjonsfullmakt Den som har attestasjonsfullmakt skal påse at varer/tjenester er mottatt og at det er overensstemmelse mellom faktura og avtalte vilkår, samt at kontonummer og andre data er riktig påført. Videre har den som har attestasjonsfullmakt ansvar for at timelister og lignende er kontrollregnet samt i henhold til utført arbeid og i samsvar med gjeldende tariffavtale Attestasjon Den som attesterer skal påse at: - Levering er i samsvar med bestilling - Varemottak/utført tjeneste stemmer med fakturaen - Pris og betalingsbetingelser er i henhold til avtale - Arbeidet er utført og timetall er korrekt - Anvisningsblanketten er utfylt - Varer er inventarført der dette er aktuelt 34

50 ROAN KOMMUNE Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 14/17 Roan Formannskap Saksbehandler: Silje Grønflaten REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING FRA Vedlegg 1 Reglement for finans- og gjeldsforvaltning 2 Uavhengig uttalelse Sakens bakgrunn og innhold: Kommunestyret er ansvarlig for at finans- og gjeldsforvaltningen er underlagt reglement fastsatt i samsvar med kommunelovens 52 og forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning. I forbindelse med endringer i finansforskriften med virkning fra er det behov for å oppdatere kommunens finansreglement. Formålet med reglementet er å gi overordnede prinsipper og begrensninger vedrørende kommunens forvaltning av passiva og aktiva for å sikre en forsvarlig forvaltning, rimelig avkastning, samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Det primære målet skal være å sikre at kommunen til enhver tid er likvid, betalingsdyktig og lite eksponert for risiko. Forskrift om kommuners finans- og gjeldsforvaltning av pålegger kommunestyret å la en uavhengig part med kompetanse om finansiell risiko vurdere kommunens reglement for finans- og gjeldsforvaltning. Det er innhentet en uavhengig uttalelse fra Fosen Kommunerevisjon om fremlagt forslag til nytt reglement for finans- og gjeldsforvaltning. Nytt finansreglement for Roan kommune foreslås å tre i kraft fra og erstatte dagens finansreglement fra 2011, samt andre tidligere vedtatte regler og instrukser på områder som berøres av det nye reglementet. Rådmannens innstilling: Reglement for finans- og gjeldsforvaltning vedtas som fremlagt.

51 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING

52 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING Innhold 1. Overordnede rammer Formål Generelle rammer og betingelser Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Begrensninger Fullmakt Rapportering Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler Vedtak om opptak av lån Valg av låneinstrumenter Opptak av lån Avdragstid Låneporteføljen Rentebinding Sikringsinstrumenter Fullmakt Rapportering Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva Langsiktige investeringer av strategisk karakter Etiske retningslinjer Overordnet rapportering Konstatering av avvik samt vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko Konstatering av avvik Risikovurdering Oppfølging og kvalitetssikring

53 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING 1. Overordnede rammer Dette reglementet er utarbeidet i henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner av , Forskrift om kommuners finans- og gjeldsforvaltning av , samt KRS 3 Lån Opptak, avdrag og refinansiering. Reglementet gjelder for folkevalgte organer, administrasjonen, kommunale foretak etter Kommunelovens kapittel 11, samt interkommunale samarbeid etter Kommunelovens 27 dersom annet ikke er bestemt. I dette reglementet beskrives målsettinger, strategier, rammer og begrensninger for forvaltningen av finansielle aktiva og passiva i kommunen, samt rapporteringsrutiner. Reglementet trer i kraft fra og med etter vedtak av kommunestyret i sak, og erstatter tidligere vedtatte regler og instrukser på områder som berøres i dette reglementet som kommunestyret eller annet politisk organ har vedtatt for Roan kommune. 2. Formål Formålet med dette reglementet er å gi rammer og retningslinjer for å skape grunnlag for en forsvarlig økonomiforvaltning og å sikre et grunnlag for å kunne dekke kommunens løpende betalingsforpliktelser. Reglementet definerer det avkastnings- og risikonivået som er akseptabelt for plassering av likvide midler og låneopptak, og skal hindre kommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko i finans- og gjeldsforvaltningen. Reglementet omfatter plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler, samt plassering og forvaltning av langsiktige finansielle aktiva atskilt fra kommunens midler beregnet for driftsformål. Det overordnede formålet med finans- og gjeldsforvaltning er å sikre en rimelig avkastning samt stabile og lave netto finansieringskostnader for kommunens aktiviteter innenfor definerte risikorammer. Det primære målet skal være å sikre at kommunen til enhver tid er likvid, betalingsdyktig og lite eksponert for risiko. Dette søkes oppnådd gjennom fire delmål: 1. Kommunen skal til enhver tid ha likviditet (herunder trekkrettigheter) til å dekke løpende forpliktelser. 2. Plassert overskuddslikviditet skal over tid gi en god og konkurransedyktig avkastning innenfor definerte krav til likviditet og risiko, hensyntatt tidsperspektiv på plasseringene. 3. Lånte midler skal over tid gi lavest mulig totalkostnad innenfor definerte krav til refinansierings- og renterisiko, hensyntatt behov for forutsigbarhet i lånekostnader. 4. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva skal gi en god langsiktig avkastning til akseptabel risiko som over tid skal bidra til å gi kommunens innbyggere et best mulig tjenestetilbud. 3. Generelle rammer og betingelser Kommunestyret skal selv, gjennom fastsettelse av dette finansreglementet, ta stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansiell risiko, jf. Kommuneloven 52. Kommunestyret skal ta stilling til prinsipielle spørsmål om finans- og gjeldsforvaltningen, herunder hva som regnes som langsiktige finansielle aktiva. Det påligger rådmannen en selvstendig plikt til å utrede og legge frem saker for kommunestyret som anses som prinsipielle. 2

54 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING Rådmannen skal fortløpende vurdere egnetheten av reglementets ulike rammer og begrensninger, og om disse på en klar og tydelig måte sikrer at kapitalforvaltningen utøves forsvarlig i forhold til de risikoer kommunen er eksponert for. Det tilligger rådmannen å inngå avtaler i overenstemmelse med dette reglementet. Med hjemmel i dette reglementet tilligger det rådmannen å utarbeide nødvendige fullmakter, instrukser og rutiner for de enkelte forvaltningsformene som er i overenstemmelse med kommunens overordnede økonomibestemmelser. Finansielle instrumenter og/eller produkter som ikke er eksplisitt tillatt brukt gjennom dette reglementet kan ikke benyttes i kommunens finans- og gjeldsforvaltning. Kommunen kan i sin finansforvalting benytte seg av andre finansielle instrumenter, såkalte avledede instrumenter/derivater. Slike instrumenter skal være konkret angitt under de enkelte forvaltningsformer og må benyttes innenfor risikorammene for underliggende aktiva eller gjeld og skal inngå ved beregning av finansiell risiko. Konkrete rammer for forvaltning av kommunens midler til driftsformål (herunder ledig likviditet), gjeldporteføljen og langsiktige finansielle aktiva omtales under hver for seg. 4. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål Det skal foreligge en løpende prognose for utviklingen i kommunens likviditetsbehov for de neste 12 månedene. Forvaltningen av kommunens likvide midler skal baseres på denne prognosen. Ved plassering og forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Kommunens midler skal av denne grunn plasseres i bankinnskudd eller benyttes til nedbetaling av lån. Alle plasseringer skal gjøres i norske kroner. Kommunen kan inngå rammeavtale for å ivareta det løpende behovet for banktjenester. Ved valg av hovedbankforbindelse stilles det krav til minimum internasjonal kredittrating BBB+, eller tilsvarende kredittvurdering. Det kan gjøres avtale om trekkrettighet. Kommunens driftslikviditet skal plasseres i kommunens hovedbank, og kan eventuelt suppleres med innskudd i andre spare- eller forretningsbanker med en forvaltningskapital som overstiger kr. 0,5 mrd. Plasseringer benchmarkes mot 3 måneders NIBOR-rente (Norwegian Interbank Offered Rate, referanserente i valutabyttemarkedet). 4.1 Begrensninger Ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål, utover hva som trengs til dekning av kommunens løpende forpliktelser, fratrukket estimerte innbetalinger, de nærmeste tre månedene kan plasseres som innskudd i bank med følgende begrensninger: a) Tidsbinding kan ikke avtales for en periode på mer enn 12 måneder. b) Et enkelt innskudd med tidsbinding kan ikke utgjøre mer enn kr. 10 mill. c) Kommunens samlede innskudd skal ikke overstige 2% av institusjonens forvaltningskapital. 4.2 Fullmakt Rådmannen gis fullmakt til å forvalte den kortsiktige overskuddslikviditeten etter retningslinjer gitt i dette reglementet. 3

55 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING 4.3 Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med tertialrapportering legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for forvaltningen av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapporten skal minimum angi: - Fordeling av de ulike plasseringsalternativene i kroner (markedsverdi) og i prosent av de samlede midlene til driftsformål - Egne rentebetingelser sammenlignet med markedsrenter - Rådmannens kommentarer knyttet til sammensetning, rentebetingelser/avkastning, vesentlige markedsendringer og endring i risikoeksponering. - Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet 5. Forvaltning av gjeldsporteføljen og øvrige finansieringsavtaler 5.1 Vedtak om opptak av lån Kommunestyret fatter vedtak om opptak av nye lån i budsjettåret. Med utgangspunkt i kommunestyrets vedtak skal det gjennomføres låneopptak, herunder godkjenning av avdrags- og rentebetingelser. Kommunens innlån skal for øvrig forvaltes etter de retningslinjer som fremgår av dette reglementet og i tråd med bestemmelsene i Kommunelovens 50 om låneopptak. Det kan også tas opp lån til refinansiering av eksisterende gjeld. 5.2 Valg av låneinstrumenter Lån kan tas opp som direkte lån i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i livselskaper. Det er også adgang til å legge ut lån i sertifikat- og obligasjonsmarkedet. Lån kan tas opp som åpne serier (rammelån) og uten avdrag (bulletlån). Det kan kun tas opp lån i norske kroner. Finansiering kan også skje gjennom finansiell leasing. 5.3 Opptak av lån Kommuneloven 50 gir adgang til å kun ta opp lån i følgende situasjoner: - Til investeringsformål - Til konvertering av eldre gjeld - Til likviditetsformål - I forbindelse med regnskapsmessig underskudd Låneopptakene skal vurderes opp mot likviditetsbehov, vedtatt investeringsbudsjett, samt forventinger om fremtidig renteutvikling og generelle markedsforhold. Låneopptak skal søkes gjennomført til markedets beste betingelser. Det skal innhentes minst to konkurrerende tilbud fra aktuelle långivere. Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere långivere. Låneopptak tas opp i tråd med kommunens innkjøpsreglement, økonomireglement og Lov om offentlige anskaffelser av Avdragstid Ved store prosjekter bør det tas opp et lån til kun dette formålet. Avdragstiden bør da tilsvare avskrivningstiden til prosjektet så langt dette er mulig. For mindre prosjekter bør det tas opp samlelån. For slike lån og lån til andre formål bør avdragstiden vurderes ut fra det enkelte tilfellet og 4

56 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING sammensetningen av den øvrige låneporteføljen. Formannskapet gis fullmakt til å avgjøre lånets avdragsbetingelser utover de kravene som stilles i Kommuneloven 50 nr Låneporteføljen Styringen av låneporteføljen skal primært gjennomføres slik at den ønskede utviklingen for kommunens finansutgifter oppnås. På kort sikt vektlegges forutsigbarhet i renteutgiftene og på lang sikt vektlegges lavest mulig rentekostnad. Følgende kriterier gjelder for låneporteføljen: - Låneporteføljen skal bestå av færrest mulig lån, men likevel sammensatt slik at refinansieringsrisikoen ved ordinære låneforfall begrenses. - Ett enkelt lån skal ikke utgjøre mer enn 35% av den samlede låneporteføljen, og ikke mer enn 25% av den samlede låneporteføljen kan ha låneforfall innenfor en rullerende 12 måneders periode. - Gjeldsnivået i kommunen skal ikke føre til at renter og avdrag overstiger 10% av de frie disponible inntektene. - Under ellers like forhold vil det være formålstjenlig at kommunen fordeler låneopptakene på flere lånegivere. 5.6 Rentebinding Styringen av kommunens låneportefølje skal skje ved å optimalisere låneopptak og rentebindingsperiode i forhold til oppfatninger om fremtidig renteutvikling og innenfor et akseptabelt risikonivå gitt et overordnet ønske om forutsigbarhet og stabilitet i lånekostnader. Forvaltningen skal legges opp i henhold til følgende bestemmelser: - Refinansieringsrisikoen skal reduseres ved å spre tidspunkt for renteregulering/forfall. Lån med forfall/renteregulering inntil 1 år frem i tid skal maksimalt utgjøre 40% av den samlede låneporteføljen. - Gjennomsnittlig varighet/rentebinding (vektet rentebinding, durasjon) på låneporteføljen skal være mellom 1 og 5 år. - Andelen lån med flytende rente skal minimum være 1/3. Andelen lån med fast rente skal minimum være 1/3. Vurderingen av markedsforhold og forventede endringer i disse legges til grunn for valg av andel fast og flytende rente. - Andelen av låneporteføljen som har fast rente bør fordeles på en slik måte at kommunen får lavest mulig finansieringsrisiko. Som benchmark brukes en referanserente som er vektet 1/3 med 3 måneders NIBOR-rente og 2/3 med 4 års fastrente. 5.7 Sikringsinstrumenter Følgende rentesikringsinstrumenter er tillatt tatt i bruk i finans- og gjeldsforvaltningen: - Fremtidige renteavtaler (FRA) - Rentebytteavtaler (SWAP) - Renteopsjoner Rentesikringsinstrumentene kan benyttes i den hensikt å endre renteeksponeringen for kommunens lånegjeld. Forutsetningen for å gå inn i slike kontrakter skal være at en totalvurdering av renteforventinger og risikoprofil på et gitt tidspunkt tilsier at slik endring er ønskelig. Instrumentene skal kun benyttes i sikringsøyemed. 5

57 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING Det er ikke tillatt å løsrive disse instrumentene fra den øvrige finans- og gjeldsforvaltningen. Kontraktene skal inngå ved beregning av durasjon. Hensikten bak hver kontrakt skal dokumenteres, og kontraktene skal knyttes til underliggende lån eller låneportefølje. Eksponeringen kan ikke overstige de underliggende plasseringene. Det skal kun benyttes større banker med bred dokumentert erfaring innenfor dette området som motpart ved slike kontrakter. 5.8 Fullmakt Rådmannen gis følgende fullmakter innenfor de generelle retningslinjer som følger av dette reglementet. - Gjennomføre opptak av lån etter lovlig fattet vedtak av kommunestyret - Gjennomføre refinansiering av eksisterende gjeld - Godkjenning av rentebetingelser på lån - Forestå den løpende forvaltningen av kommunens likvide midler - Inngå nødvendige avtaler om ekstern bistand til nødvendig styrking av kommunens finanskompetanse, herunder o Avtaler om finansiell rådgivning o Avtaler om bruk av rentesikringsinstrumenter Finans- og gjeldsforvaltning som krever kompetanse utover det kommunen selv har, er ikke tillatt. Disse fullmaktene kan delegeres videre. Formannskapet skal være informert om rådmannens videredelegering. 5.9 Rapportering Rådmannen skal i forbindelse med tertialrapportering legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for gjeldsforvaltningen. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. Rapporten skal ta utgangspunkt i følgende tabell: x x x x Mill NOK % Dur. Mill NOK % Dur. Mill NOK % Dur. Mill NOK % Dur. Lån med pt rente Lån med NIBOR basert rente Lån med fast rente Rentebytteavtaler: Avtaler med mottatte renter - Avtaler med avgitte renter + Finansielle leasing Samlet langsiktig gjeld 100 % 100 % 100 % 100 % Effektiv rentekostnad siden x-1??? 6

58 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING Avkastning (kostnad)??? benchmark (ST4X) Antall løpende enkeltlån Største enkeltlån NOK? mill NOK? mill NOK? mill NOK? mill Verdien av lån som forfaller og må refinansieres innen 12 måneder For gjeldsforvaltningen skal det i tillegg rapporteres om følgende: - Opptak av nye lån (inkl. avtaler om finansiell leasing) - Refinansiering av eldre lån - Bruk av sikringsinstrumenter - Rådmannens kommentarer knyttet til endring i risikoeksponering, gjenværende rentebinding og rentebetingelser i forhold til kommunens økonomiske situasjon og situasjonen i lånemarkedet, samt forestående finansierings-/refinansieringsbehov - Rådmannens beskrivelse og vurdering av avvik mellom faktisk forvaltning og risikorammene i finansreglementet 6. Forvaltning av langsiktige finansielle aktiva Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva skal til enhver tid skje etter kriterier om sikkerhet, risikospredning, likviditet og avkastning, samt etiske forhold. Med langsiktige finansielle aktiva menes midler som ikke er planlagt til driftsformål og/eller ikke kan regnes som ledige likvider. Slike midler kan regnes som forsvarlig å forvalte med en lang tidshorisont og med noe mindre fokus på kortsiktige svingninger. Langsiktige plasseringer skal ikke ha innvirkning på kommunens betalingsevne på kort sikt. Roan kommune har for tiden ikke rammer for plasseringer av langsiktige finansielle aktiva. Dersom kommunen på et fremtidig tidspunkt har til hensikt å etablere forvaltning av langsiktige finansielle aktiva, vil dette finansreglement bli oppjustert med nødvendige og tilstrekkelige rammer og retningslinjer for slik forvaltning. Endret finansreglement vil bli vedtatt av kommunestyret før oppstart av forvaltning av langsiktige finansielle aktiva. 6.1 Langsiktige investeringer av strategisk karakter Roan kommune eier aksjeposter i flere selskaper der formålet med eierskapet i første rekke er av strategiske hensyn, og ikke finansielle hensyn. Disse aksjepostene inngår ikke i porteføljen av finansielle investeringer, der kjøp og salg gjøres utelukkende ut fra hensynet til avkastning. Kjøp og salg av aksjeposter i disse selskapene må godkjennes av kommunestyret før transaksjonen er gyldig. 6.2 Etiske retningslinjer De etiske retningslinjene som til enhver tid er gjeldende for Statens Pensjonsfond Utland skal være retningsgivende for Roan kommunes etiske håndtering av kapitalforvaltningen. Disse retningslinjene innebærer blant annet at selskaper som produserer særlig inhumane våpen skal utelukkes fra porteføljen. Videre skal selskaper utelukkes dersom det er en åpenbar uakseptabel risiko for at kommunen gjennom sine investeringer medvirker til: 7

59 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING - Grove eller systematiske krenkelser av menneskerettigheter, som for eksempel drap, tortur, frihetsberøvelse, tvangsarbeid, utnyttelse og annen utnytting av barn. - Alvorlig krenkelse av individers rettigheter i krig eller konfliktsituasjoner, alvorlig miljøskade, grov korrupsjon og andre særlige grove brudd på grunnleggende etiske normer. Roan kommune vil påse at samarbeidende forvaltere er informert om både forvaltningsrammer og etiske retningslinjer i kommunens Reglement for finans- og gjeldsforvaltning. Det er Roan kommunes mål at kapital ikke plasseres i selskaper med en uakseptabel etisk profil, og at det derfor velges forvaltere som hensyntar de etiske sidene ved utvelgelsen av sine investeringer. Dersom kommunen blir gjort oppmerksom på at det hos en forvalter er plasseringer i selskaper med en uakseptabel etisk profil, skal dette tas opp til diskusjon med forvalteren med sikte på at nevnte plasseringer gjort av forvalteren opphører, eller at kommunen trekker seg ut av det aktuelle produkt hos forvalteren. 7. Overordnet rapportering I merknader til Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finans- og gjeldsforvaltning av settes det krav til at kommunen gjennom Reglement for finans- og gjeldsforvaltning skal ha en helhetlig tilnærming til den finansielle risikoen kommunen står overfor. I rapporteringen til kommunestyret skal det derfor gis en overordnet beskrivelse og gjøres en overordnet vurdering av kommunens samlede finansielle risiko, herunder vesentlige markedsendringer, i tillegg til den detaljerte statusen og utviklingen for kommunens aktiva og passiva. Denne oversiktsrapporteringen bør gis som en introduksjon før den detaljerte statusen legges frem. 8. Konstatering av avvik samt vurdering og kvalitetssikring av finansiell risiko 8.1 Konstatering av avvik Ved konstatering av avvik mellom faktisk finans- og gjeldsforvaltning og finansreglementets rammer skal slikt avvik umiddelbart lukkes. Avviket slik det har fremstått og evt. økonomisk konsekvens av avviket dersom dette er av vesentlig størrelse, skal uten ugrunnet opphold rapporteres til kommunestyret sammen med forslag til rutineendringer som vil redusere sannsynligheten for slikt avvik i fremtiden. Det tilligger rådmannen å vurdere vesentligheten av eventuelle avvik. Dersom den konstaterte økonomiske konsekvensen av avviket er av mindre omfang kan slik rapportering utestå til neste ordinære finansrapportering til kommunestyret. 8.2 Risikovurdering Det skal til hver rapportering til kommunestyret gjøres følgende atskilte risikovurderinger: a) Renterisikoen for plasseringer av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål og gjeldsporteføljen sett i sammenheng. o En «netto» gjeldsbetraktning som viser kommunens renterisiko angitt i NOK ved en 1%-andel generell endring i rentekurven. b) Den absolutte risikoen i forvaltningen av langsiktige finansielle aktiva c) Den relative risikoen i forvaltningen av langsiktige finansielle aktiva 8

60 REGLEMENT FOR FINANS- OG GJELDSFORVALTNING 8.3 Oppfølging og kvalitetssikring Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finans- og gjeldsforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll og at utøvelsen skjer i tråd med finansreglementet, samt gjeldende lover og forskrifter. Finansreglementet skal vedtas minst én gang i hver kommunestyreperiode. Likevel bør reglementet gjennomgås med jevne mellomrom og oppdateres dersom man ved gjennomgang finner behov for endringer. Forskrift om kommuners finans- og gjeldsforvaltning av pålegger kommunestyret å la en uavhengig part med kompetanse om finansiell risiko vurdere kommunens reglement for finans- og gjeldsforvaltning. Det skal vurderes om reglementet legger rammer for en finans- og gjeldsforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i finansforskriften, samt vurdere rutinene for vurdering, håndtering og avdekking av avvik. Rådmannen pålegges ansvar for at slike vurderinger innhentes eksternt eller gjennom kommunerevisjonen. Kvalitetssikring av reglementet skal finne sted ved hver endring av reglementet, og før kommunestyret vedtar nytt, endret reglement. I denne sammenheng skal det også rapporteres på utført kvalitetssikring av rutinene. 9

61

62

63 ROAN KOMMUNE Arkiv: 223 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 15/17 Roan Formannskap Saksbehandler: Paul Arne Sørgård 1632 KARIN VIKEN - NÆRINGSFOND - BLOMSTERHJELPEN ROAN Vedlegg 1 Søknad om tilskudd fra næringsfond 2 Blomsterhjelpen Roan endelig versjon 3 Produkter Sakens bakgrunn og innhold: Blomsterhjelpen Roan v/karin Viken Sumstad søkte om tilskudd fra Næringsfondet til nødvendige investeringer i ny bedrift. Finansieringsplan: Totale kostnader Kr Søknad til næringsfondet Kr Vurdering: I retningslinjene for tildeling av midler står det bl.a.: Næringsfondet skal blant annet benyttes til å fremme etablering av ny næringsvirksomhet og til videreutvikling av eksisterende bedrifter. Prosjekter som bidrar til å bedre kvinners og ungdoms sysselsettingsmuligheter er høyt prioritert. Videre står: Roan kommunes næringsfond skal brukes til å fremme lønnsomme og konkurransedyktige arbeidsplasser i nye eller eksisterende bedrifter og til et levende og produktivt lokalsamfunn i Roan. Det er saksbehandlers vurdering at denne bedriften er med på å øke kvinners sysselsettingsmuligheter, og er med på skape nye arbeidsplasser i ny bedrift i Roan. Tidligere tilskudd fra Næringsfondet: Det er ikke gitt tilskudd til Blomsterhjelpen Roan v/karin Viken Sumstad før.

64 Rådmannens innstilling: Roan Formannskap som næringsfondsstyre bevilger Blomsterhjelpen Roan, 75 % eller inntil kr ,- til nødvendige investeringer i ny bedrift. Tilsagnet står ved lag i 12 måneder fra tilsagnsdato, men kan forlenges etter særskilt søknad. Tilsagnet utbetales etter dokumentasjon fra revisor eller regnskapsfører og etter godkjenning fra rådmannen. Tilsagnet forutsettes tilbakebetalt dersom virksomheten nedlegges, selges eller flyttes ut av kommunen innen 3 år fra tilsagnsdato.

65 Blomsterhjelpen Roan Blomsterhjelpen Roan Troningen Kråkfjordveien Roan Roan kommune Julie Næss vei 7180 Roan Søknad om tilskudd fra kommunens næringsfond. Vedlagt følger en Prosjektbeskrivelse for Blomsterhjelpen Roan. Det er et tilbud for dem som ønsker å betale for stell av gravsted på Roan Kirkegård. Planen er behandlet i Fellesrådet som har gitt følgende tilbakemelding: Hei Karin! Nå har fellesrådet behandlet saken din med positivt resultat. Jeg har i tiden etter møtet vært mye borte så derfor har jeg ikke fått meddelt dette før nå. Jeg har også ferie i uke 8 men i uke 9 kan vi prøve å få avtalt et møte, slik at vi kan begynne å planlegge hvordan dette rent formelt kan organiseres. Du kan vel også fortsette arbeidet med å utvikle forretningsideen. Ser veldig fram til at en slik tjeneste blir etablert. Med vennlig hilsen Tor Nilssen Kirkeverge/daglig leder Vi har avtalt møte 3. mars for å diskutere detaljer. Roan Blomsterfond er informert og det er viktig for oss å presisere at dette på ingen måte er et tilbud som skal konkurrere med blomsterfondets aktivitet. Det er et supplement.

66 Vi søker med dette om kr i støtte fra Roan Næringsfond til nødvendige investeringer. Jfr vedlagte Projektplan. Virksomheten er en del av flere aktiviteter ved Troningen gård og det vil bli en deltidsansatt som mottar lønn for utførte oppdrag. Foreløpig har vi stipulert omfanget til 0,2 årsverk, men dette avhenger selvfølgelig av etterspørselen. Årsaken til at vi søker Næringsfondet om støtte, er at vi anser virksomheten å ha en allmenn interesse. Kirkegården besøkes av tilreisende, og en fin kirkegård gir et positivt inntrykk av kommunen. Vennlig hilsen For Blomsterhjelpen Roan Karin Viken Sumstad Vedlegg: 1. Prosjektbeskrivelse 2. Oversikt over produkter [Skriv inn firmanavnet] 2

67 Blomsterhjelpen Roan Blomsterhjelpen Roan Org.nr Adresse: Troningen, Kråkfjordveien 29, 7180 ROAN Telefon /

68

69 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR OPPSTART ORGANISERING I VIRKSOMHETEN RAMMEBETINGELSER PRODUKTER MARKEDSFØRING GROV TIDSPLAN...4

70 1 BAKGRUNN OG BEGRUNNELSE FOR OPPSTART Blomsterhjelpen Roan etableres for å gi et tilbud om stell av gravplasser på Roan Kirkegård. Det er tenkt å være et tilbud til Blomsterfondet, privatpersoner, Roan menighet og andre som ønsker å kjøpe tjenester til stell av kirkegården og gravplasser. Planting vil bli gjort i henhold til oppdragsgivers ønsker. Blomsterhjelpen utarbeider pakkeløsninger med faste priser. 2 ORGANISERING I VIRKSOMHETEN Blomsterhjelpen Roan er et ansvarlig selskap som eies av Troningen gård, org.nr Selskapet vil inngå avtale om føring av regnskap for virksomheten. Karin Viken Sumstad og Solfrid Nittemark Viken utfører oppdrag for virksomheten. 3 RAMMEBETINGELSER Blomsterhjelpen Roan vil samarbeide tett med Roan Menighet og tilpasse driften til de føringer som gjelder for kirkegården. Blomster og annet utstyr kjøpes inn direkte fra grossist eller fra andre leverandører som f.eks. Åfjord Gartneri. Blomsterhjelpen Roan er i dialog med Blomsterfondet og er ment å bli et supplement og ikke en konkurrent til deres virksomhet. Kundene betaler for utførte tjenester. Betaling for blomster, jord, kranser, lys faktureres kunden. Blomsterhjelpen vil disponere lokaler til lagring av utstyr ved Troningen gård.

71 4 PRODUKTER Hovedprodukter Beskrivelse Pakke 1 I begynnelsen av mai ryddes graven, blomsterjord etterfylles og det gjøres klart til planting På plantedag henter Blomsterhjelpen ut blomster fra Blomsterfondet og planter på graven Luking og vanning gjennom sommeren mai - september I september ryddes graven og planting av en høstlyng er inklusive i pakkepris Pris: kr 1050,00 pr gravsted. Ved stell av flere gravsteder for samme oppdragsgiver koster det kr 1050, 00 for første grav og et tillegg på kr 600 for grav2, 3 osv. Ekstra planting i tillegg til det Blomsterfondet deler ut: kr 150,00 pr grav Pakke 2 I begynnelsen av mai ryddes graven, blomsterjord etterfylles og det gjøres klart til planting. På plantedag hentes blomster fra Blomsterfondet og planters på graven Luking og vanning gjennom sommeren mai - september I september ryddes graven og planting av en høstlyng er inklusive i pakkepris Det legges krans på graven og settes ut «batteri-lys» til Allehelgensdag og til jul. Pris: Kr 1350,00 pr gravsted. Ved stell av flere gravsteder for samme oppdragsgiver, koster det kr 1250,00 for første grav og et tillegg på kr 800 pr grav. Ekstra planting i tillegg til det Blomsterfondet deler ut, koster kr 150,00 pr grav Enkeltoppdrag Selvvanningskasse Betaling for blomster og annet utstyr Kr 150,00 pr oppdrag pr grav. Gjelder både planting og tenning av lys. Kostnad med jord / blomster / lys / krans kommer i tillegg. Pris for nedsetting av selvvanningskasse: Kr 400,00 + Kostnad for selvvanningskasse Rabatt på kr 200 ved kjøp av pakker for graver med selvvanningskasse. Blomster, lys, kranser, selvvanningskasser og blomsterjord må kunden betale i tillegg til betaling for utført arbeid 5 MARKEDSFØRING - Egen side på Facebook - Annonse i Menighetsbladet - Oppslag på butikker i Roan - Oppslag på Kirkegården (hvis mulig) - Samarbeid med Roan Menighet - Samarbeid med Roan Blomsterfond - Epost: blomsterhjelpenroan@gmail.com

72 6 INVESTERINGER Utstyr Beløp Uarbeide logo, plakater o.a. markedsføringsmateriell Kr 5 000,00 Arbeidstøy, sommer og høst kr Kr ,00 Div. redskaper, f.eks. spader, vannkanner, utstyr for luking Kr 2 500,00 Trillebår / vogn til transport Kr 2 500,00 SUM INVESTERING Kr ,00 Transport utføres med privatbiler. 7 FINANSIERING Oppstart av drift finansieres med egenkapital. Søknad om tilskudd til investeringer sendes Roan Næringsfond. 8 TIDSPLAN Dasto Aktivitet 15. januar Planen sendes til vurdering hos Roan Menighet 1. februar Kontakt etablert mede Roan Blomsterfond 15. februar Oppstart besluttes 1. mars Søknad om tilskudd til investeringer sendt Roan Næringsfond 1. april Facebookside er på plass, annonser og plakater er klare for utsending 1. april Blomsterhjelpen Roan er i drift og rydding av graver starter

73 Blomsterhjelpen Roan Gravstell Roan Kirkegård Pakke 1 I begynnelsen av mai ryddes graven, blomsterjord etterfylles og det gjøres klart til planting På plantedag henter Blomsterhjelpen ut blomster fra Blomsterfondet og planter på graven Luking og vanning gjennom sommeren mai - september I september ryddes graven og planting av en høstlyng er inklusive i pakkepris Pris: kr 1050,00 pr gravsted. Ved stell av flere gravsteder for samme oppdragsgiver koster det kr 1050, 00 for første grav og et tillegg på kr 600 for grav2, 3 osv. Ekstra planting i tillegg til det Blomsterfondet deler ut: kr 150,00 pr grav Pakke 2 I begynnelsen av mai ryddes graven, blomsterjord etterfylles og det gjøres klart til planting. På plantedag hentes blomster fra Blomsterfondet og planters på graven Luking og vanning gjennom sommeren mai - september I september ryddes graven og planting av en høstlyng er inklusive i pakkepris Det legges krans på graven og settes ut «batteri-lys» til Allehelgensdag eller til jul. Pris: Kr 1250,00 pr gravsted. Ved stell av flere gravsteder for samme oppdragsgiver, koster det kr 1250,00 for første grav og et tillegg på kr 800 pr grav. Ønskes det krans /lys til både Allehelgensdag og Jul blir det et tillegg på kr 200,00 pr grav. Ekstra planting i tillegg til det Blomsterfondet deler ut, koster kr 150,00 pr grav Enkeltoppdrag Selvvanningskasse Betaling for utstyr Kr 150,00 pr oppdrag pr grav. Gjelder både planting og tenning av lys. Kostnad med jord / blomster / lys / krans kommer i tillegg. Pris for nedsetting av selvvanningskasse: Kr 400,00 + Kostnad for selvvanningskasse Rabatt på kr 200 ved kjøp av pakker for graver med selvvanningskasse Blomster, lys, kranser, selvvanningskasser og blomsterjord må kunden betale i tillegg til betaling for utført arbeid Kontaktinformasjon Blomsterhjelpen Roan: Telefon: eller Epost: blomsterhjelpenroan@gmail.com Face book: Blomsterhjelpen Roan