Kvalitetskontrollsystem

Transkript

1 Kvalitetskontrollsystem Fylkesrevisjonen i Nordland August 2017 Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 0 av 16

2 Innhold 1. Innledning Fokus på kvalitet Fylkesrevisjonens verdier Målet med kvalitetskontrollsystemet Elementer i kvalitetskontrollsystemet Juridisk struktur, eierskap og ansvar for styring og kontroll Lederansvar for kvalitetssikring Uavhengighet og etiske krav Uavhengighet Etiske krav Varsling Aksept og fortsettelse av klientforhold og enkeltoppdrag Personalressurser Gjennomføring av regnskapsrevisjonsoppdrag Revisjonsmetodikk Revisjonsverktøy Revisjonsteam Kontroll og konsultasjoner Krav til konsultasjon Oppdragskontroll Prosess for å løse uenighet i revisjonsteamet Oppdragsdokumentasjon Gjennomføring av forvaltningsrevisjonsoppdrag Forvaltningsrevisjonsmetodikk Revisjonsverktøy Revisjonsteam Kontroll og konsultasjoner Oppdragskontroll Prosess for å løse uenighet i forvaltningsrevisjonsteamet Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 1 av 16

3 13.7. Oppdragsdokumentasjon Overvåking Intern kvalitetskontroll Ekstern kvalitetskontroll Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 2 av 16

4 1. Innledning For å overholde kravene i den internasjonale standarden for kvalitetskontroll ISQC1, må fylkesrevisjonen ha et internt kvalitetskontrollsystem for regnskapsrevisjon og andre relaterte tjenester. Dette er en forutsetning for at regnskapsrevisjonen skal kunne gjennomføres i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. ISA-ene utfyller innholdet i god kommunal revisjonsskikk. Veileder i forvaltningsrevisjon kapittel 14 og 15 krever at fylkesrevisjonen skal dokumentere et system for kvalitetskontroll. Fylkesrevisjonen har valgt å følge ISQC1 for forvaltningsrevisjon så langt den passer, for å sikre at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller gjennomføres i samsvar med gjeldende kvalitetskrav. RSK 001 er standard for forvaltningsrevisjon, og praktisk veileder for selskapskontroll angir retningslinjer for selskapskontroll. Formålet med dette dokumentet er å dokumentere et internt kvalitetskontrollsystem utarbeidet for å oppfylle de mål som er angitt under. Videre gir dokumentet en oversikt over viktige retningslinjer og rutiner som gjelder for de ulike elementene i et kvalitetskontrollsystem. Dette dokumentet skal som et minimum oppdateres ved starten av hver valgperiode. 2. Fokus på kvalitet Fylkesrevisjonens kvalitetskontrollsystem skal gjenspeile fylkesrevisjonens visjon, som er: Å være en katalysator for utvikling og kvalitetsforbedring i fylkeskommunen Visjonen som definerer fylkesrevisjonens mål og strategi, angir at fylkesrevisjonens medarbeidere skal levere eksepsjonell kvalitet til alle etater i fylkeskommunen. Dette gjøres mulig av et urokkelig engasjement for kvalitet og service som er både profesjonelt og konsistent og innebærer at tjenestene er basert på objektivitet, profesjonelt skeptisk holdning og etterlevelse av fylkesrevisjonens retningslinjer, grunnleggende prinsipper for yrkesetikk og profesjonelle standarder. Vi er innenfor våre tjenesteområder (regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og undersøkelser) ansvarlige for å levere kvalitetstjenester, inklusiv håndtering av kvalitetskontroller og løpende gjennomgang som måler etterlevelse av profesjonelle standarder og våre retningslinjer. Visjonen har forsterket eierskapet for kvalitet i alle våre tjenesteområder. 3. Fylkesrevisjonens verdier Vi ønsker å fremme en kultur av integritet blant fylkesrevisjonens medarbeidere. Fylkesrevisjonens fire verdier skal veilede oss i våre handlinger og måten vi forvalter våre ressurser på: Ambisjon være et ettertraktet kompetansemiljø innen offentlig revisjon Engasjement være en organisasjon med dedikerte og initiativrike medarbeidere Verdighet være et revisjonsmiljø som oppnår respekt på grunn av kvaliteten på det vi leverer Samhold være åpen og ærlig i all kommunikasjon og med bred involvering i viktige saker Gjennom hyppig kommunikasjon anstrenger vi oss for å skape et miljø som oppfordrer alle medarbeidere til å oppføre seg ansvarlig og til å rapportere eventuelle avvik uten frykt for represalier. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 3 av 16

5 4. Målet med kvalitetskontrollsystemet Hensikten med å etablere og vedlikeholde kvalitetskontrollsystemet er å gi fylkesrevisjonen i Nordland rimelig sikkerhet for at: Daglig leder / fylkesrevisor og de ansatte etterlever faglige standarder og relevante lovmessige og regulatoriske krav; og Uttalelser som avgis av daglig leder / fylkesrevisor er hensiktsmessige ut fra omstendighetene 5. Elementer i kvalitetskontrollsystemet Kvalitetskontrollsystemet består av retningslinjer og rutiner for: lederansvar for kvalitetssikring i revisjonsenheten relevante etiske krav aksept og fortsettelse av klientforhold og enkeltoppdrag menneskelige ressurser gjennomføring av oppdraget overvåkning Alle ansatte har et personlig ansvar for kvalitet og etterlevelse av retningslinjer og rutiner knyttet til kvalitetskontroll. Videre oppfordres alle ansatte til å gi tilbakemelding på fylkesrevisjonens kvalitetskontrollsystem. 6. Juridisk struktur, eierskap og ansvar for styring og kontroll Fylkesrevisjonen har seks ansatte og er organisert som en avdeling i Nordland fylkeskommune, men er ikke underlagt fylkesrådet, som er fylkeskommunens øverste administrative ledelse. Det er fylkestingets kontrollutvalg som, i samsvar med kommunelovens 77 nr. 4, har ansvaret for å påse at fylkeskommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte. Fylkesrevisjonen i Nordland har dermed, på samme måte som øvrige kommunale/fylkeskommunale revisjonsenheter, en fri og uavhengig stilling ved at vi står organisatorisk utenfor og på siden av fylkeskommunens øvrige organisering. Fylkesrevisjonen har seks ansatte, med en variert og godt tilpasset kompetanse til de oppgaver som skal utføres. Fylkesrevisjonens kompetanse er hovedsakelig innenfor følgende områder: revisjon, offentlig regnskap og økonomiforvaltning, lønns- og personalområder, skatt og merverdiavgift, jus og samfunnsvitenskap. Fylkesrevisjonen i Nordland er organisert med daglig leder/fylkesrevisor, en nestleder/hovedrevisor, en forvaltningsrevisor og tre regnskapsrevisorer. Fylkesrevisor er tilsatt av fylkestinget, og er fylkesrevisjonens øverste faglige og administrative leder. 7. Lederansvar for kvalitetssikring Daglig leder/fylkesrevisor har det overordnede ansvar for kvalitetssikring i revisjonsenheten. Daglig leder har i samråd med nestleder og forvaltningsrevisor det operasjonelle ansvaret for å utvikle og vedlikeholde kvalitetskontrollsystemet for hhv. regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Fylkesrevisjonen har fordelt fagansvar på ulike medarbeidere for å ivareta gjeldende regelverk og fylkesrevisjonens behov for risikostyring og kvalitetssikring. Daglig leder/fylkesrevisor har, sammen Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 4 av 16

6 med de fagansvarlige, ansvar for kvalitet og risikostyring, kvalitetskontroller, regulatoriske forhold, kontakt med departementet (KMD) og medlemsorganisasjonen (NKRF), samt oppdragsspesifikke problemstillinger m.v. Daglig leder/fylkesrevisor er ansvarlig for å sette den rette «tonen fra toppen», og for gjennom sine handlinger og væremåte å demonstrere sin etterlevelse av fylkesrevisjonens visjon om å være en katalysator for utvikling og kvalitetsforbedring i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonens medarbeidere er bevisste på at kvalitet og profesjonelt ansvar starter med dem, og at det skal være styrende for det daglige arbeidet. Videre har fylkesrevisjonen etablert en løpende prosess for forbedring av revisjonsutførelsen. Denne omfatter daglig leders/fylkesrevisors fokus på kvalitet, kvalitetsstøtte og oppfølging, videreutvikling og forenkling, hjelpemidler, og ansvar. Utvikling av en kvalitetsorientert bedriftskultur skjer gjennom seminarer, møter og dialog, samt at det skal inngå som en del av opplæringen av nyansatte. 8. Uavhengighet og etiske krav Daglig leder og øvrige ansatte i revisjonsenheten skal følge kommunelovens krav til uavhengighet og forvaltningslovens krav til taushetsplikt, jf. kommuneloven 79 og 78 nr Uavhengighet Samtlige ansatte har ansvar for løpende å vurdere trusler mot egen uavhengighet. Alle trusler mot uavhengigheten skal straks tas opp med fylkesrevisor. Trusler mot de grunnleggende prinsipper for revisors yrkesetikk inkluderer: egeninteressetrusler, egenkontrolltrusler, partsrepresentantstrusler, fortrolighetstrusler og presstrusler. Dersom ansatte identifiserer slike trusler, skal det i samarbeid med fylkesrevisor tas forholdsregler som kan eliminere eller redusere aktuelle trusler til et akseptabelt nivå. Ved oppstarten av revisjonen hvert år skal alle medarbeidere avgi en skriftlig bekreftelse på at han/hun er kjent med og i sine arbeidsoppgaver etterlever kravet til uavhengighet og de etiske retningslinjene. Videre skal det, i forbindelse med de enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt, selskapskontroller og andre undersøkelser, gjennomføres og dokumenteres en vurdering av prosjektteamets uavhengighet. I samsvar med revisjonsforskriften 15 avlegger fylkesrevisor minst en gang årlig skriftlig egenvurdering om uavhengighet, som legges fram for kontrollutvalget. Egenvurderingen gjelder både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Som hovedregel skal ingen ha oppdragsansvar for samme regnskapsrevisjonsoppdrag i mer enn 7 år. Siden dette ikke er mulig å etterleve i fylkesrevisjonen, gjennomføres det istedenfor en rotasjon av ledende medarbeidere på de ulike oppdragene/revisjonsområdene Etiske krav Samtlige ansatte har ansvar for gjøre seg kjent med NKRFs etiske retningslinjer. Disse retningslinjene gjelder for NKRFs medlemmer, og anses dekkende når det gjelder oppfyllelse av relevante etiske krav. Retningslinjene omfatter de grunnleggende prinsipper for yrkesetikk: integritet, objektivitet, faglig kompetanse og tilbørlig aktsomhet, konfidensialitet og profesjonell adferd. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 5 av 16

7 9. Varsling Fylkesrevisjonen er også omfattet av fylkeskommunens varslingsordning. Dersom varselet gjelder fylkesrevisoren eller en ansatt i fylkesrevisjonen, skal varselet sendes til det eksterne varslingssekretariatet. Varslingstjenesten gir fylkesrevisjonens klienter, ansatte og andre utenfor organisasjonen mulighet til på en konfidensiell måte å rapportere aktivitet som kan være uetisk, upassende eller i strid med profesjonelle standarder. 10. Aksept og fortsettelse av klientforhold og enkeltoppdrag Fylkesrevisjonen foretar en konkret vurdering av hvorvidt vi skal akseptere en ny klient eller et nytt oppdrag innenfor våre tjenesteområder, eller å fortsette engasjementet med en eksisterende klient. Disse vurderingene gjelder for alle våre tjenesteområder og er fundamentale for at vi skal kunne opprettholde kvalitet, håndtere risiko, beskytte vårt personale og oppfylle lovkrav. Formålet med akseptprosessen er å: Tilfredsstille relevante uavhengighetskrav Identifisere og håndtere eventuelle interessekonflikter Identifisere og ikke akseptere oppdrag som medfører for høy risiko Konsultere utpekte fagpersoner for ytterligere undersøkelser av spesifikke høyrisikofaktorer Overholde lovkrav og faglige standarder. Akseptprosessen innebærer en grundig vurdering av risikoene forbundet med et mulig nytt oppdrag, samt øvrige obligatoriske undersøkelser. Før vi tar på oss et nytt oppdrag, vurderer vi om vi har nok ressurser til å levere kvalitetstjenester, spesielt på faglig avanserte områder, og hvorvidt vi kan levere de tjenestene som etterspørres. Ingen nye oppdrag kan aksepteres uten at daglig leder/fylkesrevisor har godkjent det. For større oppdrag kreves i tillegg en formell godkjenning av kontrollutvalget. Påtar fylkesrevisjonen seg et oppdrag der det er identifisert problematiske forhold, skal det dokumenteres hvordan disse forholdene er avklart. Ved starten av hver valgperiode skal det sendes nytt engasjementsbrev til fylkeskommunens kontrollutvalg som regulerer fylkesrevisjonens regnskapsrevisjon. For øvrige regnskapsrevisjonsoppdrag skal det sendes engasjementsbrev til klientene ved oppstart. Det skal også sendes nytt engasjementsbrev dersom det er vesentlige endringer i et revisjonsoppdrag. Engasjementsbrevet skal beskrive vår forståelse av revisjonsoppdraget. Hensikten er at klientene skal få en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av fylkesrevisjonen. Dersom det mottas informasjon som ville ha ført til at fylkesrevisjonen ville ha sagt fra seg oppdrag dersom informasjonen hadde vært tilgjengelig tidligere, skal det gjøres en egen vurdering av hvilket ansvar dette medfører for fylkesrevisjonen, herunder ansvar for å rapportere til den eller dem som valgte revisor eller eventuelt til myndighetene, muligheten for å tre tilbake fra oppdraget eller både oppdraget og klientforholdet Beslutninger om både å akseptere og fortsette oppdrag tar hensyn til teamets vurdering av om det foreligger noe press fra klientens ledelse om å akseptere feilaktige regnskapsprinsipper eller til å underminere revisjonskvaliteten. Grundige overveielser og konklusjoner mht. ledelsens integritet er avgjørende for beslutningene om aksept og fortsettelse. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 6 av 16

8 11. Personalressurser Fylkesrevisjonen skal ha tilstrekkelig personale med ferdighet, kompetanse og vilje til å etterleve etiske prinsipper som er nødvendig for å utføre oppdrag i samsvar med lover, forskrifter og relevante faglige standarder. Arbeidet på det enkelte revisjonsområde er organisert som et revisjonsteam. Ved at flere bygger kjennskap og kompetanse på området, vil sårbarheten reduseres ved fravær hos den som har den løpende revisjon av oppdraget. Den ledende revisormedarbeideren på hvert oppdrag har sammen med daglig leder ansvar for utvikling og vedlikehold av metodikk og for løpende kvalitetssikring på oppdragsnivå. Engasjement av ekstern bistand utenfor revisjonsenheten skal skje når dette anses nødvendig. Daglig leder er ansvarlig for anskaffelse av slik bistand. Når det gjelder regler om taushetsplikt for eksterne og unntak fra denne vises til revisjonsforskriften 21, jfr. kommuneloven 78, nr. 7. Kvalitet er essensen i vårt revisjonsarbeid og en hovedkomponent i våre evalueringer av fylkesrevisjonens medarbeidere. Medarbeiderne blir evaluert og avlønnet på grunnlag av kriterier som omfatter kvalitet og risikohåndtering og dekker både handlinger og resultater. Prestasjonsmål innen kvalitet og risikohåndtering omfatter følgende områder: Fagkompetanse Det å demonstrere fylkesrevisjonens verdier ved oppførsel og holdninger Kunnskap om og lederskap innen kvalitet og risikohåndtering Overholdelse av lover, regler og profesjonelle plikter Bidrag til å beskytte og forbedre fylkesrevisjonens omdømme Daglig leder/fylkesrevisor blir årlig vurdert ut fra sine prestasjoner i kvalitet av leveranser, ledelse av medarbeidere, effektiv drift og bidrag til faglig utvikling. Vurderingen utføres av dem som har ansvar for styring og kontroll, dvs. kontrollutvalgsleder i samarbeid med fylkesordfører. Fylkesrevisjonens opplæringsprogram oppfyller kravene som er fastsatt i NKRFs vedtekter. Innenfor en 3-års periode er fylkesrevisor forpliktet til å gjennomføre nødvendig etter- og videreutdanning innenfor relevante fagområder med til sammen 105 kurstimer. Fylkesrevisjonens øvrige ansatte er forpliktet til å gjennomføre etter- og videreutdanning med til sammen 63 timer innenfor en 3-års periode. Det godskrives maksimum 70 timer pr år for fylkesrevisor og 42 timer pr år for de øvrige ansatte og kreves minimum 14 timer pr. år for alle. Fylkesrevisjonen har etablert et system for å registrere gjennomførte kurs for den enkelte ansatte. Det er den ansattes ansvar å registrere sine kurs i systemet. I tillegg til formell opplæring utvikles den enkelte medarbeider ved coaching og erfaringer fra praktisk arbeid. Coaching bidrar til å omdanne kunnskap og erfaring til praksis. Erfarne medarbeidere forventes å hjelpe og utvikle mindre erfarent personale og derved bidra til et kontinuerlig pågående læringsmiljø. Vi fordeler også medarbeidere til oppdrag på en måte som bidrar til utviklingen gjennom bred og variert erfaring. 12. Gjennomføring av regnskapsrevisjonsoppdrag Fylkesrevisjonen er for tiden valgt regnskapsrevisor for følgende organisasjoner: Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 7 av 16

9 Nordland fylkeskommune Stiftelsen Nordnorsk Jazzsenter Stiftelsen Andrea Thanches Legat Salten kommunerevisjon IKS Revisjonsmetodikk Fylkesrevisjonen har over de siste årene investert tid og ressurser til å videreutvikle revisjonsmetodikken for å sikre en mer risikodrevet revisjon. Dette omfatter handlinger for å kartlegge revisjonsklientens prosesser og interkontroll, samt sentrale forhold ved revisjonen. De sentrale forholdene er de som, etter vårt profesjonelle skjønn, er av størst betydning ved revisjonen. Dette er også de forhold som er særlig aktuelle å omtale i vår kommunikasjon med både øverste administrative ledelse (fylkesrådet) og med dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll (kontrollutvalget og fylkestinget). Fylkesrevisjonens arbeid med revisjonsmetodikk og kompetansebygging er forankret i fylkesrevisjonens visjon. Vi ønsker å være en ledende aktør innen kommunal revisjon. Målet er å utføre revisjon med profesjonens høyeste kvalitet, og derigjennom øke tilliten til kommunale regnskap og offentlig forvaltning. Fylkesrevisjonens revisjonsmetodikk er et rammeverk for å levere revisjonstjenester av høy kvalitet gjennom konsistent bruk av tankeprosesser, vurderinger og prosedyrer i alle revisjonsoppdrag. Å utføre risikovurderinger, revurdere og endre dem når hensiktsmessig eller nødvendig, og bruke disse vurderingene for å bestemme typen, tidspunktet og omfanget av revisjonshandlinger er grunnleggende for vår metodikk. Metodikken legger også vekt på å bruke profesjonell skepsis i utførelsen av revisjonshandlingene. Metodikken er basert på de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene) og er i Norge supplert med det som er påkrevd for å følge norske lover og regler. Metodikken er designet for å fokusere vår revisjonsstrategi mot risiko for feil i årsregnskapet og utforming og gjennomføring av revisjonshandlinger for å svare på disse risikoene. Forbedringer i revisjonsmetodikk gjøres regelmessig som følge av nye standarder, nye revisjonsspørsmål, og resultater fra kvalitetskontroller. Vår metodikk ble i 2016/2017 oppdatert med nye og reviderte ISA-er for revisors rapportering, annen informasjon i årsrapporten og noteopplysninger i årsregnskapet. I tillegg følger vi løpende med på vedtatte og foreslåtte endringer av relevans for revisjonsarbeidet. Fylkesrevisjonen har prosedyrer for å sikre etterlevelse av etiske retningslinjer, herunder uavhengighet til revisjonsklienten Revisjonsverktøy Fra og med revisjonsåret 2006 tok vi i bruk revisjonsverktøyet Descartes. Dette er et anerkjent revisjonsverktøy utviklet av Den norske Revisorforening, og mye benyttet både i privat- og i kommunal revisjon. Verktøyet ivaretar det vesentlige av vår metodikk, og er tilpasset gjeldende revisjonsstandarder som revisororganisasjonene både nasjonalt og internasjonalt har implementert som grunnlag for begrepet «god revisjonsskikk» (privat sektor) og «god kommunal revisjonsskikk» (kommunal- og fylkeskommunal virksomhet). Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 8 av 16

10 Fylkesrevisjonen benytter i tillegg dib ("det intelligente bibliotek"), som er det mest komplette norske kunnskapsverktøy innen revisjon, regnskap, økonomi og selskapsrett. Gjennom å benytte dib har fylkesrevisjonen rask tilgang til å gjøre oppslag i relevant regelverk, og får løpende oppdatering når det skjer endringer i regelverket Revisjonsteam Revisjonsteamene settes sammen ut fra fylkesrevisors vurderinger. De faktorene som vurderes i denne sammenhengen er kompetanse, størrelse og kompleksitet på oppdraget/revisjonsområdet, behov for spesialistkompetanse innenfor bransjen/virksomhetsområdet og erfaring, samt tidspunkt for når arbeidet skal gjennomføres, kontinuitet og muligheten for opplæring. I mange situasjoner blir interne spesialister tatt med i teamet for å hjelpe til med revisjonen og innhente tilstrekkelig revisjonsbevis, f.eks. innen IT, verdsettelse og aktuaranalyser Kontroll og konsultasjoner Daglig leder/fylkesrevisor er ansvarlig for å sikre konsistent kvalitet på gjennomføringen av revisjonsoppdragene og andre oppdrag revisjonsenheten påtar seg. I dette ligger også at uttalelser/attestasjoner skal avgis i henhold til de maler som er anbefalt av IAASB og NKRF, og som er implementert i fylkesrevisjonens revisjonsmetodikk. Uttalelser og attestasjoner skal avgis innenfor de frister som følger av lov, forskrift eller avtale. Hver enkelt regnskapsrevisor har ansvar for at de revisjonsoppgaver vedkommende til enhver tid er tildelt gjennomføres i samsvar med fylkesrevisjonens metodikk. Den enkelte skal holde seg oppdatert på sine tildelte oppdrag og revisjonsområder. Gjennomføring av revisjonen dokumenteres skriftlig i henhold til metodikken. Fylkesrevisjonen legger til grunn at oppdragsansvarlig revisor/fylkesrevisor og andre særlig erfarne medlemmer av revisjonsteamet deltar i tilstrekkelig grad og til rett tid i gjennomføringen av revisjonen og kontroll av arbeidet som utføres. Medlemmer av teamet foretar en detaljert gjennomgåelse av dokumentasjonen, mens fylkesrevisor kontrollerer på et mer overordnet nivå. Vår skatte- og avgiftsspesialist inngår som en integrert del av revisjonsteamene og ser på vesentlige skatte- og avgiftsmessige forhold der dette er aktuelt. Type, tidspunkt og omfang av gjennomgåelser av arbeidspapirer er avhengig av blant annet: Problemstillingens risiko, vesentlighet, subjektivitet og kompleksitet Kompetanse og erfaring hos de på revisjonsteamet som har utført og dokumentert arbeidet I hvilket omfang den som skal gjennomgå arbeidet selv har deltatt i utførelsen I hvilket omfang teamet har konsultert med andre Krav til konsultasjon Våre konsultasjonskrav er bygget på en kultur med samarbeid hvor fylkesrevisor og medarbeider oppmuntres til å dele perspektiver på komplekse regnskaps-, revisjons- og rapporteringsspørsmål. Fylkesrevisjonen legger til grunn at det skal gjennomføres hensiktsmessig konsultasjon ved vanskelige eller omstridte spørsmål. Dette kravet skal sikre at de rette ressursene blir involvert, slik at revisjonsteamene kan trekke de riktige konklusjonene. Konsultasjoner er en del av beslutningsprosessen, ikke bare en prosess for å gi råd. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 9 av 16

11 I komplekse og sensitive forhold krever vi konsultasjoner utenfor revisjonsteamet, hos personer som har mer erfaring eller spesialistkunnskap (ofte NKRF, KMD og skatteetaten). Fylkesrevisjonen har en etablert kultur for å sikre at konsultasjoner gjennomføres på en slik måte at objektivitet og profesjonell skepsis ivaretas. Fylkesrevisjonens konsultasjonskrav inkluderer krav til å dokumentere gjennomførte konsultasjoner, herunder dokumentere hvordan revisor har fulgt opp konsultasjonene Oppdragskontroll Oppdragskontroll er en prosess utformet for å gi en objektiv evaluering, på eller før datoen for revisjonsberetningen, av de vesentlige skjønnsmessige vurderingene som revisjonsteamet har foretatt og konklusjonene de har trukket ved utarbeidelsen av revisjonsberetningen. Oppdragskontrollprosessen gjelder ved revisjon av oppdrag hvor fylkesrevisjonen finner det påkrevd med oppdragskontroll. Oppdragskontrollørene er normalt erfarne oppdragsansvarlige revisorer med kunnskap om kommunal sektor, som er uavhengige av revisjonsteamet og som er i stand til å vurdere vesentlige forhold innen revisjon, regnskap og rapportering på en objektiv måte. Oppdragskontrollen er en aktivitet som vanligvis foregår gjennom hele revisjonsprosessen, og er ikke begrenset til en gjennomgåelse av regnskapet i det revisjonsberetningen skal avgis. Det anses som hovedregel ikke nødvendig å gjennomføre oppdragskontroll av våre regnskapsrevisjonsoppdrag. Fylkesrevisjonen foretar imidlertid en vurdering hvert år om det foreligger forhold som krever spesielt vanskelige eller skjønnsmessige vurderinger. I slike tilfeller skal det legges opp til gjennomføring av oppdragskontroll. Fylkesrevisjonen kan ikke gjennomføre oppdragskontroll internt. Det er derfor inngått avtale med Salten kommunerevisjon IKS om gjensidig leveranse av oppdragskontroll når dette er aktuelt Prosess for å løse uenighet i revisjonsteamet Vår kultur er preget av samarbeid, og våre medarbeidere oppmuntres til å si fra dersom det oppstår en faglig uenighet eller de er ukomfortable med noe som har med revisjonsoppdraget å gjøre. Fylkesrevisjonen legger til grunn at medlemmer av revisjonsteamet skal ta opp uenigheter som vurderes som vesentlige, eller som kan påvirke våre konklusjoner på det regnskapet som revideres. Dersom det foreligger faglige uenigheter skal det gjennomføres en ansvarlig vurdering og gjennomgåelse av problemstillingene. Uenigheten skal være avklart før uttalelse/beretning/rapport skrives og konklusjonene skal dokumenteres Oppdragsdokumentasjon Gjennomføringen av revisjonsoppdrag skal dokumenteres i samsvar med aktuell metodikk. Alle revisjonsbevis skal foreligge før avgivelse av revisjonsberetningen, mens endelig oppdragsarkiv skal være sammenstilt innen 60 dager etter at uttalelse/beretning/rapport er avgitt. Oppdragsdokumentasjon skal oppbevares på en forsvarlig måte i 10 år etter avgivelse av uttalelse/beretning/rapport. 13. Gjennomføring av forvaltningsrevisjonsoppdrag Fylkesrevisjonen utfører følgende oppdrag på bestilling fra kontrollutvalget: Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 10 av 16

12 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon (hvert fjerde år) Forvaltningsrevisjonsprosjekter Overordnet analyse for selskapskontroll (hvert fjerde år) Selskapskontroller Undersøkelser Forvaltningsrevisjonsmetodikk Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er ansvarlig for å sørge for at forvaltningsrevisjonen gjennomføres med tilstrekkelig kunnskap om og ferdigheter i relevant metodikk, og med tilstrekkelig kunnskap om temaet som revisjonen omhandler. Videre skal oppdragsansvarlig sikre at forvaltningsrevisjonsrapporter gjennomføres og avgis i henhold til RSK 001. Rapportene skal avgis innenfor de frister som er avtalt med kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor, eller fagansvarlig, foretar intern kvalitetskontroll av forvaltningsrevisjon. Det skal gjennomføres intern kvalitetskontroll ved følgende milepæler i en forvaltningsrevisjon: prosjektplanen, utledningen av revisjonskriteriene, metodevalg før selve gjennomføringen og rapporten før og etter høring. Kvalitetskontrollen skal dokumenteres. For forvaltningsrevisjon er det utarbeidet et eget skjema for intern kvalitetskontroll. Skjemaet skal benyttes for hvert prosjekt og fylles ut fortløpende gjennom prosjektet. Den prosjektansvarlige har ansvar for at skjemaet fylles ut og arkiveres i oppdragsmappen. Den enkelte forvaltningsrevisor har ansvar for at forvaltningsrevisjonsoppdraget vedkommende er tildelt, gjennomføres i samsvar med RSK 001 og fylkesrevisjonens metodikk Revisjonsverktøy For forvaltningsrevisjon benyttes maler utarbeidet i tråd med RSK 001 og veileder i forvaltningsrevisjon, noe som er med på å sikre kvalitet gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. For de forvaltningsrevisjonsprosjekter hvor det benyttes spørreskjema, bruker fylkesrevisjonen Easyfact. Dette nettbaserte dataverktøyet brukes til utarbeidelse av elektroniske spørreskjema, utsendelse, innsamling og analyse av mottatte data, samt support gjennom prosessen. For selskapskontroll og andre undersøkelser følges de maler som er utarbeidet for forvaltningsrevisjon så langt det passer Revisjonsteam Revisjonsteamene settes sammen ut fra fylkesrevisors vurderinger. De faktorene som vurderes i denne sammenhengen er kompetanse, størrelse og kompleksitet på prosjektet, behov for spesialistkompetanse innenfor området og erfaring, samt tidspunkt for når arbeidet skal gjennomføres, kontinuitet og muligheten for opplæring. I tillegg til de som skal gjennomføre prosjektet, brukes fylkesrevisjonens øvrige medarbeidere som interne kvalitetssikrere for å gi innspill til revisjonsteamet i undersøkelsens ulike faser Kontroll og konsultasjoner Dersom fylkesrevisjonen får henvendelse fra andre revisjonsenheter om å gi råd, eller kvalitetssikre deres arbeid innenfor forvaltningsrevisjon, avklarer vi først med kontrollutvalget om dette er noe de ønsker at fylkesrevisjonen skal utføre. I tillegg må vi vurdere om vi har kapasitet og den nødvendige Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 11 av 16

13 kompetansen for å kunne gi råd i de aktuelle tilfellene. Fylkesrevisjonens råd og kvalitetssikring skal alltid gis og utføres i henhold til RSK 001 og veileder i forvaltningsrevisjon. I vårt arbeid med forvaltningsrevisjon vil det også i enkelte tilfelle være aktuelt for oss å konsultere andre eksterne aktører. Fylkesrevisjonen legger til grunn at det skal gjennomføres hensiktsmessig konsultasjon ved vanskelige eller omstridte spørsmål. Dette kravet skal sikre at de rette ressursene blir involvert, slik at revisjonsteamene kan trekke de riktige konklusjonene. Konsultasjoner er en del av beslutningsprosessen, ikke bare en prosess for å gi råd. Ved komplekse eller sensitive forhold krever vi konsultasjoner utenfor revisjonsteamet, hos personer som har mer erfaring eller spesialistkunnskap (ofte NKRF, KMD, forskningsinstitusjoner og skatteetaten). Fylkesrevisjonen har en etablert kultur for å sikre at konsultasjoner gjennomføres på en slik måte at objektivitet og profesjonell skepsis ivaretas. Fylkesrevisjonens konsultasjonskrav inkluderer krav til å dokumentere gjennomførte konsultasjoner, herunder dokumentere hvordan revisor har fulgt opp konsultasjonene Oppdragskontroll Det anses som hovedregel ikke nødvendig å gjennomføre oppdragskontroll av forvaltningsrevisjon. Dersom det foreligger forhold som krever spesielt vanskelige eller skjønnsmessige vurderinger, gjennomføres en konsultasjon, som nevnt foran. RSK 001 krever kvalitetssikring gjennom hele utførelsen av hvert enkelt forvaltningsrevisjonsoppdrag. Dette er lagt til grunn i fylkesrevisjonens kvalitetskontrollsystem. De forhold som skal ivaretas gjennom en oppdragskontroll, er i utgangspunktet ivaretatt gjennom kvalitetssikringen av hver forvaltningsrevisjon fra planlegging og oppstart, helt fram til rapporten oversendes kontrollutvalget, jf. veilederen i forvaltningsrevisjon. Gjennom å følge veilederens anvisninger om kvalitetskontroll legger fylkesrevisjonen til grunn at kravene i RSK 001 oppfylt Prosess for å løse uenighet i forvaltningsrevisjonsteamet Vår kultur er preget av samarbeid, og våre medarbeidere oppmuntres til å si klart fra til oppdragsansvarlig og andre kolleger dersom det oppstår en faglig uenighet eller de er ukomfortable med noe som har med prosjektet å gjøre. Fylkesrevisjonens månedlige kontormøter er et fast møtepunkt hvor uenighet knyttet til prosess eller faglige spørsmål kan drøftes og avklares. Fylkesrevisjonen legger til grunn at medlemmer av revisjonsteamet tar opp uenigheter som vurderes som vesentlige, eller som kan påvirke våre konklusjoner og anbefalinger i rapportene. Uenighet skal være avklart før rapport skrives og konklusjonene skal dokumenteres Oppdragsdokumentasjon Fylkesrevisjonen skal følge de krav som stilles i forskrift om revisjon, RSD 001 og veileder i forvaltningsrevisjon, om dokumentasjon av hvordan forvaltningsrevisjonen er gjennomført. Et forvaltningsrevisjonsoppdrag skal dokumenteres på en måte som er tilstrekkelig til å gi en totalforståelse av utførelsen av prosjektet, og til å kunne etterprøve revisors vurderinger og konklusjoner. Endelig oppdragsarkiv skal være sammenstilt innen 60 dager etter at rapport/undersøkelse er avgitt. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 12 av 16

14 Oppdragsdokumentasjon skal oppbevares på en forsvarlig måte i 10 år etter avgivelse av rapport/undersøkelse. 14. Overvåking Fylkesrevisjonens evne til å yte profesjonelle revisjonstjenester på en uavhengig, objektiv og etisk måte er fundamental for vår suksess som uavhengig revisor. Vi fortsetter å fokusere på objektivitet, uavhengighet og profesjonell skeptisk holdning. Dette er grunnleggende for en revisjon av høy kvalitet. Vår rolle som revisor er å avgi bekreftelser på at fylkeskommunens og de øvrige klientenes finansielle rapportering gir en dekkende fremstilling av finansiell stilling og resultat. Vi setter sammen kvalifiserte team som skal betjene våre revisjonsklienter på tvers av våre tjenesteområder. Vi prøver hele tiden å forbedre våre prosesser for risikohåndtering og kvalitetssikring, slik at nivået på våre tjenesteleveranser hele tiden er høyt. Vi erkjenner at i dagens miljø kjennetegnet ved kontinuerlige og raske endringer er kvaliteten på våre revisjonstjenester viktigere enn noensinne. For å styrke vår forpliktelse til å levere kvalitet i alt vi gjør, og som ledd i vår visjon, bruker vi tid og ressurser på å videreutvikle vår revisjonsstrategi, vår anvendelse av ulike verktøy, samt våre planer for opplæring og faglig fordypning. Allmennheten og brukerne krever revisjon av høy kvalitet, men også i stadig økende grad at revisjonstjenestene utføres effektivt. I tillegg til det forannevnte søker fylkesrevisjonen kontinuerlig å finne nye metoder for å øke effektiviteten i revisjonsmetodikk og -prosesser, uten at det skal gå ut over kvaliteten. Vi søker å lære fra eksterne og interne kvalitetskontroller, og å identifisere årsaker til kvalitetsavvik for kontinuerlig å forbedre revisjonskvaliteten Intern kvalitetskontroll Som ledd i den løpende overvåkingen av kvaliteten på fylkesrevisjonens arbeid, skal det gjennomføres regelmessig inspeksjon av gjennomførte regnskapsrevisjonsoppdrag og forvaltningsrevisjonsoppdrag. Inspeksjonen skal organiseres slik at minst ett oppdrag blir inspisert i løpet av en periode på tre år. Fylkesrevisjonen har avtale med Salten kommunerevisjon IKS om gjensidig leveranse av slike inspeksjonstjenester. Inspeksjonen skal oppsummeres i en skriftlig rapport med erklæring fra den som har utført inspeksjonen om at inspeksjonen er foretatt, med en kort beskrivelse av resultatet. Svakheter og mangler som avdekkes gjennom inspeksjon eller på annen måte skal kommuniseres til fylkesrevisor og andre berørte revisorer. Svakheter og mangler skal vurderes av fylkesrevisor som tar stilling til behov for endringer i kvalitetskontrollsystem, revisjonsmetodikk osv., eller om det er behov for kompetansehevingstiltak e.l Ekstern kvalitetskontroll Fylkesrevisjonens arbeid er underlagt NKRFs forbundsbaserte kvalitetskontroll for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Formålet med kvalitetskontrollen er å: sikre at alle bedriftsmedlemmene som arbeider med revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet, holder en høy faglig standard ved at de utfører regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon i samsvar med lover, forskrifter og kommunal revisjonsskikk. gi de kontrollerte faglig rettledning i forbindelse med kontrollen Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 13 av 16

15 gi erfaringer til å danne grunnlag for justering av eksisterende standarder og veiledninger avdekke behov for etterutdanning Kontrollen utføres i perioder på 6 år, slik at alle bedriftsmedlemmene som er medlem av NKRF skal kontrolleres med en frekvens slik at det aldri skal gå mer enn 5 år mellom hver kontroll. Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 14 av 16

16 Kvalitetskontrollsystem fylkesrevisjonen i Nordland Side 15 av 16