Vedlegg D VEDLEGG D ADMINISTRATIVE FØRESEGNER

Transkript

1 VEDLEGG D ADMINISTRATIVE FØRESEGNER 1

2 1. GENERELT Ved utføringa av Leveransen som er definert i Kontrakten gjeld dei administrative føresegner gjevne i dette Vedlegg D. 2. PARTANE SINE REPRESENTANTAR Hovudkontakt: Namn : Tittel : Telefon: Mobil : E-post : Hovudkontakt: Namn : Tittel : Telefon: Mobil : E-post : Kunden sine representantar: Leverandøren sine representantar: 3. KVALITETSSIKRING Kvalitetsplan Med basis i kvalitetssystemet skal det på førespurnad utarbeidast og dokumenterast en kvalitetsplan for gjennomføring av Leveransen. Planen skal som et minimum innehalde: Oppdatert skildring av Leveransen med nødvendige presiseringar Organisasjonsplan Framdrifts- og ressursplanar for gjennomføring av de enkelte deler av Leveransen Dokumentstyringssystem som sikrar kontroll, status og sporbarheit for dokumenter Skildringar som viser korleis dei enkelte arbeidsoppgåver/aktivitetar vil bli styrt, utført og kontrollert Alle kostnadar forbunde med utarbeiding og revisjon av kvalitetssystemet og kvalitetsplan skal bærast av Leverandøren. 2

3 4. BESTILLING/AVROP Generelt Alle leveransar skal vere fritt levert brukarane. Ved vareknappleik skal Leverandøren gje leveringar til Kunden høgaste prioritet. Om Leverandøren er tom for varer i standardsortiment skal Kunden gjevast tilsvarande eller betre vare til same pris. Alle sendingar skal vere godt merka med leveringsstad hjå den einskilde brukar. Varene skal transporterast slik at kvaliteten på produkta ikkje minkar. Om Leverandøren ikkje kan levere i samsvar med leveringstid fastsett i avtalen, skal Kunden ha retten til å bestille/ kjøpe varer hos andre. Varekatalog/Innkjøpssystem Kunden har implementert eit elektronisk innkjøpssystem som blir nytta ved bestilling av varer og tenester. Det vert difor stilt krav til at Leverandøren legg forholda til rette slik at elektronisk samhandling kan skje. I tilknyting til innkjøpssystemet skal Leverandøren leggje til rette for at brukarane finn dei varene som er omfatta av avtalen slik det er skildra i punkta nedanfor. Leverandøren skal berre akseptere bestillingar frå Kunden sitt innkjøpssystem, og faktura på andre bestillingar vert ikkje godtekne. Hordaland fylkeskommune, HFK, nyttar tenester og teknologi frå Amesto Solutions Purchasing AS (ASP) i forbindelse med innkjøpssystem, ordre- og katalogflyt. Mens dei samarbeidande kommunane nyttar Den offentlege e-handelsplatforma (EHP). Amesto Solutions Purchasing AS (ASP) HFK nyttar tenester og teknologi frå Amesto Solutions Purchasing AS (ASP) i forbindelse med innkjøpssystem, ordre- og katalogflyt. Leverandøren må i samarbeid med ASP etablere eit grensesnitt for eksponering av produktsortiment og prisar, samt ein elektronisk kanal for utveksling av ordre/ordresvar. Det finst to metodar for avrop: 1. Katalogbasert avrop 2. Tenesteavrop Det finnes to metodar for handtering av ordre og ordresvar: 1. Web-basert ordre via Amesto Order Manager 2. Direkte ordreintegrasjon mot leverandørens interne ordrehandteringssystem 3

4 Leverandøren skal levere elektronisk varekatalog (e-katalog) i eit av tre format i samsvar med spesifikasjon frå ASP: 1. XLS 2. CSV 3. XML Leverandøren utarbeidar ein elektronisk varekatalog i samsvar med mal frå ASP. Katalogen skal sendast til Amesto Solutions for prosessering og opplasting i Kunden sitt innkjøpssystem. E-katalogen skal vere levert ferdig utfylt seinast 1 månad etter tildeling av kontrakten. Kontrakten vil ikkje bli gjort gjeldande før e-katalogen er godkjent av Kunden. Brukarane vil plukke varer frå e-katalogen til ordre. Leverandøren er ansvarleg for at alle prisar og produktsortiment er oppdatert til ei kvar tid, i samsvar med avtalen sitt punkt 8 Prisar. Leverandøren er ansvarleg for at datakvaliteten i e-katalogen er så god at Brukarane enkelt kan finne dei varene dei ønskjer å bestille. Kunden stiller følgjande minimumskrav til kvalitet: e-katalogen skal alltid vere oppdatert med omsyn til produkt og prisar. Endring i produktspekter og prisar skal handterast slik det er avtalt i kontraktvilkåra. e-katalogen skal avgrensast til dei vare-/tenestegruppene kontrakten gjeld for Ingen avkortingar i varenamn eller vareskildring Leverandøren pliktar å gje utfyllande informasjon om bestillingseiningar, innhaldseiningar og vekteiningar for varer der Kunden meiner dette er relevant Bilete skal alltid inkluderast der bilete vil vere av verdi i valprosessen for ein brukar (gjenkjenningsfaktor eller andre relevante opplysningar i bilete) Leverandøren sine varenummer skal vere dei same i e-katalog, web-butikk og i eventuell papirkatalog Det skal vere lenkjer til produktdatablad for dei produkt der det er krav til dette i lov og føresegner, eller det er føremålstenleg for produktet 4

5 Sjå rettleiaren i katalogmalen for meir informasjon Leverandøren skal dekke alle kostnader overfor ASP ved implementering og vedlikehald av elektronisk varekatalog (e-katalog), Dersom Leverandøren ønskjer bruk av proprietære format må Leverandøren sjølv dekke kostnaden for implementering og vedlikehald. Leverandøren vert beden om å kontakte ASP for informasjon om alternativ og prisar for katalogintegrasjon. Kunden tilbyr løysing med Amesto Order Manager utan kostnad for Leverandøren. Leverandøren mottar ei e-postvarsling frå Kunden sitt innkjøpssystem om at det finst ein ny ordre tilgjengeleg i Amesto Order Manager. Leverandøren følgjer ei lenkje i e-post til ei nettside og handsamar ordrane der. Det kan sendast ordresvar gjennom løysinga, med forskjellige typar status, kommentarar og vedlegg. Leverandøren skal dekke alle kostnadar dersom han ønskjer utvikling, implementering og vedlikehald av ordreintegrasjon. Kontakt ASP for informasjon om alternativ for ordreintegrasjon og prisar. Kunden vil påleggje dagsbot i samsvar med punkt om forseinking i kontrakten dersom avtalt e- katalog ikkje er levert til avtalt dato og/eller kvalitet, og dette skuldast Leverandøren. Elektronisk faktura: Leverandøren skal levere elektronisk faktura, via meldingsformidler/aksesspunkt. For generell info om elektronisk faktura, sjå Det er IKKJE mogleg å sende faktura som vedlegg til E-post (PDF). Format som kan nyttast er EHF. Hordaland fylkeskommune kan og akseptere E2B. Hordaland fylkeskommune: Format: E2B eller EHF. Sending via meldingsformidlar/aksesspunkt HORDALAND FYLKESKOMMUNE Efakturaadresse NO Feltbeskrivelse XML /InvoiceHeader/Buyer inneholde LocationId: <LocationId>NO </LocationId> Sending via banknett HORDALAND FYLKESKOMMUNE EfakturaId DNBANOKKNEX-NO

6 1. Når du skal sende første reelle efaktura, vennleg informer din kontaktperson hos Hordaland fylkeskommune først. Kontaktperson: Helge Flatebø, tlf e-post: Vedlegg D 2. Hordaland fylkeskommune nyttar ordrenummer/rekvisisjonsnummer for automatisk matching av dine fakturaer mot ordre/rekvisisjon. Det er derfor viktig at du inkluderer ordrenummeret/rekvisisjonsnummer på fakturaen. Dersom opplyst skal ordrenummeret leggast I følgjande XML-felt (jf. punkt 3) / Interchange / Invoice / InvoiceHeader / InvoiceReferences / BuyersOrderNumber Eksempel. <BuyersOrderNumber>IO </BuyersOrderNumber> Leverandøren skal sende ein faktura for kvar leverte ordre frå Bestillar, sjølv om leveransen er delt i delleveransar. Faktura skal samsvare med den aksepterte ordre. Samlefaktura for fleire ordrar skal ikkje nyttast. Faktura skal vere så detaljert at alle postar kan refererast klart til bestillinga. Leverandøren skal legge ved dokumentasjon som er naudsynt for at Bestillar skal kunne kontrollere det fakturerte beløpet. Kommunane: Den offentlege E-handelsplatforma (EHP) Kommunane er tilknytt den offentlege e-handelsplattforma (EHP), og har innført elektronisk handel som eit verktøy for å effektivisera og rasjonalisera innkjøpsprosessen. Leverandøren må på denne avtalen inngå avtale med operatøren av EHP ehandel.no, og ha tilgjengeleggjort sine elektroniske katalogar i samsvar med avtale om elektronisk samhandling ved bruk av Ehandelsplattforma Ehandel.no. Samhandlingsavtalen skal underskrivast ved inngåing av avtalen, sjå vedlegg F: Samhandlingsavtale for EHP. Den elektroniske varekatalogen skal vera hovudkatalogen og skal oppdaterast ved endringar i pris eller produktsortiment. Alle endringar skal godkjennast av avtaleeigar. Det kan ikkje takast atterhald om bruk av Ehandelsplattforma, då dette vert sett som eit vesentleg avvik. Leverandør må dekka sine kostnader med deltaking. Leverandør vil bli pålagt å utsteda elektronisk faktura til kunden på EHF-format via vårt aksesspunkt. 6

7 5. LEVERING Leveringstider Levering skal skje innafor normal arbeidstid, før kl og skular før kl 14.00, dersom ikkje anna er avtalt. Leveringsadresse Leveringsadresse er hos dei einskilde einingane hos Kunden jf. Vedlegg E: Oversikt over HFK og samarbeidande kommunar sine einingar. Retningsliner for mottakskontroll/aksept av Leveranse Alle leveransar skal være godt merka med leveringsadresse og leveringsstad til den einskilde eining hos Kunden. Pakksetel skal være lett synleg og merka med ordrenummer, bestillar/sakshandsamar sitt namn og leveringsstad. Transportør må forsikre seg om at varene blir levert på rett plass. Levering er godkjent når varen er levert i samsvar med avtale på tilvist stad, og transportør har fått bestillar sin signatur på transportdokumentet. Leverandør/transportør skal ta med eventuell emballasje i retur. 7. MØTE Møte mellom Partane skal finne stad minst en gang i året for å sikre gjennomføring av intensjonane i Kontrakten. Agenda [forslag] Gjennomgang referat Uteståande aksjonar Leveransar/uteståande leveransar Oppnåing av KPIar Endringar/avvik Kommersielt HMT Eventuelt Dersom ikkje anna er avtalt er Kunden ansvarleg for utarbeiding av møtereferat, som skal sendast Leverandøren for godkjenning innan 5 arbeidsdagar etter møtet. Referata skal være kortfatta og skal som eit minimum innehalde: 7

8 Vedtekne slutningar Tidsfristar for utføring av slutningar Ansvarlig for gjennomføring av slutningar Status for tidlegare slutningar Partane er ansvarlege for eigne kostnadar i samband med møter. 8. RAPPORTERING OG STATISTIKK Rapportering Leverandøren skal sende minst ein gang i året rapportar til Kunden. Rapportane skal inkludere: Oppsummering av arbeid utført i perioden Oppnåing av KPIar Status på arbeidet ved periodeslutt i form av faktisk framdrift målt mot planlagt framdrift. Organisasjonsmessige endringar Problem som kan tenkast å få effekt på framdrifta Status for dokumentasjon Planlagt arbeid neste periode Eventuelt andre punkt Kunden har rett til å krevje endringar i rapportane sitt innhald, utan ekstra kostnadar for Kunden. Statistikk På førespurnad skal Leverandøren, utan kostnadar for Kunden, utarbeida leveringsstatistikk for den einskilde eining/skule. Kunden skal og kunne få dette for alle einingar/skular samla, og for heile Hordaland fylkeskommune. Statistikken skal minimum innehalde omsetnad i kroner per eining/skule, omsetnad i kroner og mengd per varenummer. Leverandøren skal levere den statistikken det er ønskje om minimum ein gong per år. Miljøstatistikk Hordaland fylkeskommune og nokre av dei samarbeidande kommunane har miljøsertifisert sine einingar og innført miljøstyring. Kvart år vert det ved hjelp av statistikk frå Leverandøren utarbeidd miljøregnskap for kvar eining. Leverandøren må i januar kvart år levere miljøstatistikk til Hordaland fylkeskommune for føregåande år. Den talbaserte statistikken skal vere i digitalt leseleg form som kan verte kopiert direkte over til rekneark i dette formatet: Kategori Nemning Talet: Kommentar Miljømerka produkt (godkjende miljømerke) Tal 8

9 Tal på økologiske varar Tal Miljøsertifisert leverandør Tal Del av innkjøpsvolum i kr som er miljømerka % Miljømerka produkt (andre miljømerke) Tal 1 viss leverandøren er miljøsertifisert, elles 0 Oppgje merke i kommentarfeltet (Vert ein ny rad for kvart merke) Statistikken skal vere per eining i miljøregnskapet, dvs. per eining som er miljøsertifisert. Godkjende miljømerke er for tida Svanen, EU-Blomsten og Bra Miljøval. Dette og kva for statistikk ein krev vil kunne endrast i kontraktperioden. Dette for å få statistikk som er i samsvar med ev nye krav om rapportering frå stiftinga Miljøfyrtårn. For nokre vare- og tenesteområde er det krav om ytterlegare miljøstatistikk: - For leverandør av kontorrekvisita det ytterlegare krav om statistikk i kg og kr for ulike kategoriar av papir, reingjøringsmiddel og rekvisita - For leverandør av transport- og reisetenester (reisebyrå, bilutleigefirma o.l.) er det i tillegg krav om statistikk i km, liter og CO2-utslepp. - For leverandør av energi (elektrisitet, olje, fjernvarme o.l.) er det i tillegg krav om statistikk i kwh og/eller liter. - For leverandør av renovasjonstenester er det i tillegg krav om statistikk i kg for alle fraksjonar. For dei nemnde vare- og tenesteområda vil det i anbodet verte spesifisert i kva format og form miljøstatistikken skal vere tilgjengeleg eller levert. KPI ar Følgjande Key Performance Indicators (KPI) gjeld for denne Kontrakten. KPI [eksempler på KPIar under] SCORE 1. Leveringspresisjon 2. Kontraktuelle innsparingar / oppnådde forbetringar 3. Endrings- og avvikshandtering 4. Faktura med avvik 5. HMT 9