Møtestad: Hareid rådhus Dato: tysdag, Tid:15:00

Transkript

1 HAREID KOMMUNE Utvalsleiar MØTEINNKALLING Næring og miljøutvalet Møtestad: Hareid rådhus Dato: tysdag, Tid:15:00 Medlemar som er ugilde i ei sak vert bedne om å gje melding, slik at varamedlemar kan verte kalla inn, jf. 8, 3. ledd i forvaltningslova. Vi ber om at forfall vert meldt på telefon Varamedlemar får saksdokumenta førebels berre til orientering. Møtesekretariatet kallar inn varamedlemar som må hente lesebrett på Hareid rådhus. Politiske saker som vert handsama i lukka møte er unnatekne offentleg innsyn og innhaldet er underlagt teieplikt. Møte er ope for publikum, med unnatak av saker som vert handsama i lukka møte. Saksdokumenta i original og avskrift er lagt ut til offentleg innsyn på heimesida til Hareid kommune frå og med

2 SAKLISTE MED SAKSDOKUMENT Saksnr Tittel Arkivsaksnr Politiske saker PS 14/17 Godkjenning av innkalling og sakliste PS 15/17 Godkjenning av protokoll førre møte Møtet vert innleie med ei orientering frå Ulstein Eigedomselskap (ca. 1 time) PS 16/17 Referatsaker Referatsaker RS 11/17 Løyve til tiltak, gbnr Mast for vindmåling. 2017/253 RS 12/17 Løyve til tiltak, Korshamna 14 (68/34) - Einebustad med 2016/1660 integrert garasje RS 13/17 Løyve til tiltak, Liavegen 136 (73/18) - Einebustad 2016/1661 Politiske saker PS 17/17 Eigedomsforvaltninga i Hareid kommune - utgreiing om drift og organisering 2016/145 Hareid, Kjetil Nesset utvalsleiar Anne-Karete Mork utvalsekretær 2

3 Politiske saker PS 14/17 Godkjenning av innkalling og sakliste / PS 15/17 Godkjenning av protokoll førre møte / PS 16/17 Referatsaker / Referatsaker RS 11/17 Løyve til tiltak, gbnr Mast for vindmåling. 3

4 HAREID KOMMUNE Plan, utvikling, byggesak og geodata STATENS VEGVESEN Att. Jørn Arve Hasselø Postboks 8142 Dep 0033 OSLO Saksnr.: Løpenr.: Klassering: Vedtaksnr: Avd / sakshandsamar: Dato: 2017/ / /885 6/17 PUA / OHB LØYVE TIL TILTAK etter plan- og bygningslova av 27. juni 2008 nr. 71, 20-2 Tiltak Nytt anlegg - nytt anlegg/konstruksjon Byggestad: Langeneset, 6060 HAREID Gnr./Bnr.: 41/885 Tiltakshavar: STATENS VEGVESEN Ansvarleg søkjar: STATENS VEGVESEN Adresse: Postboks 8142 Dep 0033 OSLO Adresse: Postboks 8142 Dep 0033 OSLO DELEGERT VEDTAK: A. Med heimel i 19-2 jf i plan- og bygningslova (pbl.) vert det gjeve dispensasjon frå 29-4 i pbl., slik at tiltaket kan oppførast med høgde på ca. 105 m i samsvar med søknad. Grunngjeving for dette er at tiltaket ikkje vesentleg tilsidesett omsynet bak og med ei klar overvekt av grunnar for å gje dispensasjon for omsøkt tiltak. B. Med heimel i 20-2 i pbl., med tilhøyrande forskrifter, og vedtekter vert søknaden om løyve til oppføring av mast for vindmåling godkjend. C. Følgjande dokument ligg til grunn for godkjenninga: 1. Søknad, datert , innreg Situasjonsplan, datert , innreg Teikning, daterte , innreg D. Det vert sett følgjande vilkår i saka: 1. Avtale med grunneigar om plassering av omsøkt mast må innsendast. 4

5 E. Følgjande føretak vert godkjende i samband med denne saka, jf. kap. 9 i byggesaksforskriften (SAK10) og pbl. 20-3: Føretak og organisasjonsnr. Statens Vegvesne, region midt Kjeller Vindteknikk AS Opstad Maskin AS Funksjon (SØK, PRO, UTF, kontroll) Beskriving av ansvarsområdet (arbeid) Tiltaksklasse SØK Ansvarleg søkjar 1 Fundamentering 2 PRO Geoteknikk 1 Mastebygging 2 Oppmåling 1 UTF Fundamentering 2 Mastemontering 2 UTF Grunnarbeid og sprenging for fundament 2 UTF Bygging av fundament 2 F. Før tiltaket kan takast i bruk, må søknad om ferdigattest eller eventuelt mellombels bruksløyve leverast inn og vere godkjent av kommunen, jf i pbl. Dette løyvet og dei kart og teikningar det viser til, skal alltid vere tilgjengeleg på byggeplassen. 5

6 SAKSUTGREIING Om søknaden og tiltaket Det ligg føre søknad, datert , innregistrert , om løyve til mast for vindmåling. Ansvarleg søkjar er og tiltakshavar er Statens vegvesen region midt. Saka var komplett for handsaming den Gjeldande plangrunnlag Eigedomen er i gjeldande reguleringsplan Langeneset ( ) eigengodkjent regulert til byggeområde - industri. Dispensasjon Det å gjeve dispensasjon er underlagt lovreglar. Dispensasjonsreglane i plan- og bygningslova finn ein i kapittel 19. I høve Plan- og bygningslova kan ein ikkje gje dispensasjon etter 19-2 dersom ikkje fylgjande vilkår ligg føre: «Hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse» ikkje «blir vesentlig tilsidesatt». I tillegg må «fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering». Det første spørsmålet i dispensasjonsvurderinga er om mast for vindmåling med ei høgd på ca. 105 m er ei vesentleg tilsidesetjing av omsyna bak avgrensinga av høgde i 29-4 i pbl. Det er ei rekke grunnar til at ein set høgdeavgrensingar både i lova og i reguleringsplanar, men i dette tilfelle kan vi ikkje sjå at nokon av desse vert vesentleg tilsidesatt. På bakgrunn av dette må det konkluderast med at ein dispensasjon for mast, samla sett ikkje vil setje til side omsyna bak planen, jf. Pbl jf Vilkåra i Plan- og bygningslova 19-2 er kumulative vilkår, jf. «i tillegg» i Pbl ledd. Det vil seie at alle vilkåra må vere stetta før ein kan gi dispensasjon. Når omsyna bak reguleringsplanen vil vesentlig tilsidesett er ikkje vilkåret i ledd 1. punktum stetta. Ein kan difor ikkje gi dispensasjon sjølv om ein skulle finne at fordelane er større enn ulempene. Spørsmålet blir så om det er klart større fordel enn ulempe ved å gi ein dispensasjon frå arealføremålet. Det omsøkte tiltaket er ein ledd i fastlandssambandet frå Hareid mot Ålesund og ein del av ny trase for E39. Som ein ledd i dette må det over 12 år målast vind i området for mogleg bygging av bru. Både lokalt og sentralt er det gjort vedtak om dette fastlandsprosjektet, det betyr at dette tiltaket er av stor samfunnsnytte. Det er samla sett klart større fordelar enn ulemper ved å gi ein dispensasjon frå reguleringsplan/kommuneplan arealdel/føresegner. Vilkåra etter Pbl 19-2 er etter dette ikkje oppfylte. 6

7 Viser her til at tiltaket er av stor samfunnsnytte. Dispensasjon frå reguleringsføresegna kan gjevast. Nabovarsling (pbl. 21-3) Kommunen gir fritak frå krav om å nabovarsle, då tiltaket i liten grad påverkar nabointeresser. Sikkerheit mot naturpåkjenningar (pbl. 28-1) Det er opplyst at bygningen skal plasserast i område som ikkje er utsett for fare for flaum, skred eller andre natur- og miljøtilhøve. Sakshandsamingsgebyr Dispensasjon, kurant kr 5 530,- Heis, tekn.installasjon, skilt, støttemurar, Master, kr 8 700,- Ansvarsrettar kr 2 260,- Sum sakshandsamingsgebyr kr ,- Faktura for sakshandsamingsgebyr vert sendt/ettersendt i eige brev. Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Kai-Rune Bjørke Leiar Olav Helt Brubakk Ingeniør 7

8 Generelle opplysningar Bortfall av løyve, jf. plan- og bygningslova 21-9 Er tiltaket ikkje sett i gong seinast 3 år etter at rammeløyve / igangsetjingsløyve / løyve til tiltak er gjeve, fell løyve bort. Det same gjeld dersom tiltaket vert innstilt i lengre tid enn 2 år. Føregåande avgjerd gjeld tilsvarande for dispensasjonar. Fristane kan ikkje forlengast. Vert eit tiltak innstilt i lengre tid enn 3 månader, kan kommunen krevje at stillas og innhegning som støyter mot veg / gate som er open for offentlig trafikk skal fjernast, og at gate og fortau vert rydda og sett i stand. Vert eit tiltak ståande utan framdrift i lengre tid enn 1 år, skal stillas fjernast og anlegget / tiltaket setjast i slik stand at det verkar minst mogleg til sjenanse for omgjevnadane. Varer dette lenger enn 2 år, kan kommunen krevje at tiltaket skal fjernast og at tomta / anlegget vert rydda. Ved reparasjon / ombygging, avgjer kommunen i kva for utstrekning byggverket skal førast tilbake til sin opphavlege stand. Løyve til tiltak etter 20-1 første ledd bokstav m fell bort dersom det ikkje er rekvirert oppmålingsforretning etter lov om eigedomsregistrering innan tre år etter at løyve vart gjeve, eller dersom matrikkelføring vil vere i strid med lov om eigedomsregistrering. Opplysningar om rett til å klage over forvaltningsvedtak Klagerett Kven kan De klage til Fristen til å klage Rett til å krevje grunngjeving Innhaldet i klaga Utsetjing av vedtak Rett til å sjå saksdokumenta og til å krevje rettleiing Kostnader ved ev. klagesak Klage til Sivilombodsmannen De har rett til å klage over eit forvaltningsvedtak. Klagen skal stilast til Fylkesmannen i Møre og Romsdal, men sendast til det kommunale organet som har gjort vedtaket. Dersom dette organet ikkje endrar vedtaket som følgje av klagen, vil den bli sendt over til Fylkesmannen for endeleg avgjerd Klagefristen er 3 veker frå den dagen melding om vedtaket kom fram til Dykk. Dersom De klagar så seint at det kan vere uklårt for oss om De har klaga i rett tid, ber vi Dykk opplyse når De tok imot denne meldinga. Dersom klaga blir send for seint, er det høve til å sjå bort frå ho. Det er nok at klagen er postlagt innan fristen er ute. Om De har særleg grunn til det, kan De likevel søkje om å få forlenga klage-fristen. Årsaka til behovet for forlenga klagefrist bør då opplysast. Dersom De ikkje alt har fått grunngjeving for vedtaket, kan De setje fram krav om å få det. Eit slikt krav må setjast fram før klagefristen er ute. Klagefristen blir i så fall avbroten, og ny frist blir rekna frå det tidspunktet De får grunngjevinga. I klagen skal De skrive kva for eit vedtak De klagar på, og nemne den eller dei endringane som De ønskjer. De bør også grunngi kvifor De klagar, og ta med eventuelle andre opplysningar som kan telje med når ein skal vurdere klagen. Klagen må underskrivast Sjølv om De har klagerett, kan tiltaket dette vedtaket gjeld vanlegvis setjast i verk straks. De kan søkje om utsetjande verknad. Kommunen vil då vurdere om igangsetjing av tiltaket bør utsetjast. Med visse avgrensingar har De rett til å sjå saksdokumenta. De må i så fall vende Dykk til det kommunale organet som har sendt denne meldinga. De kan også få nærare rettleiing om klageretten, om korleis De skal gå fram når De klagar, og om reglane for saksbehandlinga elles. De kan søkje om å få dekt utgiftene til advokathjelp de treng, etter reglane om fritt rettsråd. Det gjeld likevel normalt visse inntekts- og formuegrenser. Fylkesmannskontoret eller vedkommande advokat kan gi nærmare rettleiing. Det er også høve til å krevje dekning for større kostnader i samband med klagesaka, t.d. til advokathjelp. Vert vedtaket endra til fordel for ein part, kan ein også søkje om å få dekka vesentlege kostnader i samband med saka. Det er også mogeleg å be Stortingets ombodsmann for forvaltningssaker / Sivilombodsmannen om å sjå på sakshandsaming / eventuelt avgjerd hos fylkesmannen. 8

9 HAREID KOMMUNE Plan, utvikling, byggesak og geodata Nils Johan Nilsen Vokterveien Sandefjord Saksnr.: Løpenr.: Klassering: Vedtaksnr: Avd / sakshandsamar: Dato: 2016/ / /34 8/17 PUA / OHB LØYVE TIL TILTAK etter plan- og bygningslova av 27. juni 2008 nr. 71, 20-2 Tiltak Nytt bygg - boligformål - over 70 m² Byggestad: Korshamna 14, 6063 Gnr./Bnr.: 68/34 HJØRUNGAVÅG Tiltakshavar: Nils-Johan Nilsen Ansvarleg søkjar: Nordvest Bygg og Interiør Adresse: Voktervegen SANDEFJORD Adresse: Isakdalen HAREID DELEGERT VEDTAK: A. Med heimel i 19-2 jf i plan- og bygningslova (pbl.) vert det gjeve dispensasjon frå reguleringsplanen Korshamna II ( ) for byggegrense mot veg, slik at tiltaket kan oppførast med avstand til vegen i samsvar med søknad. Grunngjeving for dette er drøfta i saksutgreiinga under. B. Med heimel i 20-2 i plan- og bygningslova (pbl.), med tilhøyrande forskrifter, og vedtekter vert søknaden om løyve til oppføring av tomannsbustad/bustadhus med integrert garasje / frittliggande garasje godkjend. C. Med heimel i matrikkellova 21 jf. 5 i lokal forskrift om namnsetting, adressering og adresseforvaltning i Hareid kommune, får eigedomen tildelt fylgjande adresse: Korshamna 14. D. Følgjande dokument ligg til grunn for godkjenninga: 1. Søknad, datert og innreg Dispensasjonssøknad, datert og innreg Situasjonsplan, datert , innreg Plan-, snitt- og fasadeteikningar, daterte rev , innreg Terrengsnitt, datert rev , innreg Gjennomføringsplan, datert og innreg E. Det vert sett følgjande vilkår i saka: 1. Melding om oppstart av tiltaket må gjevast til byggesaksavdelinga når arbeidet startar. 9

10 2. Eigedomen skal knytast til privat vassforsyning og godkjent avløp i samsvar med godkjent teknisk plan for området. 3. Det skal opparbeidast 2 biloppstillingsplassar per bueining der minst ein av desse skal kunne vere garasje/carport jf. 11 i reguleringsføresegnene. 4. Tiltaket må stikkast ut (plasserast i terrenget) av kvalifisert personell. 5. Bygningen skal plasserast i høgde med lågaste golv på kote 32,0 ± 0,2 m. 6. Avkjørsle skal opparbeidast i samsvar med avkjørsleløyve gitt av Hareid kommune ved kommunalteknisk avdeling. F. Følgjande føretak vert godkjende i samband med denne saka, jf. kap. 9 i byggesaksforskriften (SAK10) og pbl. 20-3: Føretak og organisasjonsnr. Nordvest Bygg og Interiør Rørleggermester Are M. Fiskaa AS UTF Dag Kvammen Gjesdal Byggteknikk Funksjon (SØK, PRO, UTF, kontroll) Beskriving av ansvarsområdet (arbeid) Tiltaksklasse SØK Arkitektonisk 1 PRO Arkitektur, bygningsfysikk, konstruksjonssikkerhet 1 Betongarbeid, ring og støttemur 1 UTF Tømrerarbeid, byggteknikk. Ventilasjon og våtromsarbeid 1 PRO Rørleggerarbeid innvendig / utvendig 1 Rørleggerarbeid innvendig / utvendig 1 UTF Grunnarbeid 1 Kontroll Kontroll av våtrom og lufttetthet 1 G. Før tiltaket kan takast i bruk, må søknad om ferdigattest eller eventuelt mellombels bruksløyve leverast inn og vere godkjent av kommunen, jf i pbl. 1. Dersom/Då tiltaket krev avfallsplan/miljøsaneringsplan, jf. 9-6 og 9-7 i TEK10, skal dokumentasjon på faktisk disponering av avfall (sluttrapport) etter 9-9 i TEK10 leggast ved søknaden om ferdigattest / bruksløyve, jf. 8-1 i SAK Alle vilkår frå utsleppsløyvet skal vere dokumentert stetta i søknad om ferdigattest eller mellombels bruksløyve. Dette løyvet og dei kart og teikningar det viser til, skal alltid vere tilgjengeleg på byggeplassen. 10

11 SAKSUTGREIING Om søknaden og tiltaket Det ligg føre søknad, datert og innregistrert , om løyve til Nytt bygg - boligformål - over 70 m². Oppføring av einebustad med integrert garasje. Ansvarleg søkjar er Nordvest Bygg og Interiør, og tiltakshavar er Nils-Johan Nilsen. Saka var komplett for handsaming den Gjeldande plangrunnlag Eigedomen er i gjeldande reguleringsplan Korshamna II ( ) eigengodkjent regulert til Byggeområde område for bustadar med tilhøyrande anlegg. Dispensasjon Det er søkt om dispensasjon, jf. pbl. 19-1, frå byggegrense mot veg i reguleringsplanen Korshamna II ( ) med følgjande grunngjeving: - Det å gjeve dispensasjon er underlagt lovreglar. Dispensasjonsreglane i plan- og bygningslova finn ein i kapittel 19. I høve Plan- og bygningslova kan ein ikkje gje dispensasjon etter 19-2 dersom ikkje fylgjande vilkår ligg føre: «Hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse» ikkje «blir vesentlig tilsidesatt». I tillegg må «fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering». Det første spørsmålet i dispensasjonsvurderinga er om det å bygge nærare byggegrensene er ei vesentleg tilsidesetjing av omsyna bak byggegrensene i reguleringsplan. Når det føreligg ein godkjent reguleringsplan/kom, inneber dette at arealbruken er fastlagd gjennom ein omstendelig og grundig politisk prosess der ulike interesser har fått høve til å delta. Ein må difor vere varsam med å dispensera frå ein plan som kommunestyret har vedteke med rettsleg bindande verknad. Kommunen skal likevel i kvar einskild sak gjera ei konkret og reell vurdering av alle relevante tilhøve. Ein eventuell dispensasjon må vurderast ut frå dei omsyn som er fremja gjennom planen og ut frå fylgjene ein dispensasjon kan få. Ved finmaska planar må ein vere restriktiv med å vike frå arealbruk gjennom enkelt dispensasjonar. Ved meir grovmaska planar, og der arealbruken har endra seg etter at planen vert vedteken, kan vilkåra for dispensasjon vera til stades. Sidan det er opna for å avvike byggegrensene for frittliggjande garasjar, kan kommunen ikkje sjå at tiltaket vesentleg tilsidesett omsynet bak regelen i dette tilfelle byggegrenser mot veg. På bakgrunn av dette må det konkluderast med at ein dispensasjon, samla sett ikkje vil setje til side omsyna bak planen, jf. Pbl jf Vilkåra i Plan- og bygningslova 19-2 er kumulative vilkår, jf. «i tillegg» i Pbl ledd. Det vil seie at alle vilkåra må vere stetta før ein kan gi dispensasjon. Når omsyna bak reguleringsplanen vil vesentlig tilsidesett er ikkje vilkåret i ledd 1. punktum stetta. Ein kan difor ikkje gi dispensasjon sjølv om ein skulle finne at fordelane er større enn ulempene. 11

12 Spørsmålet blir så om det er klart større fordel enn ulempe ved å gi ein dispensasjon frå arealføremålet. Kommunen kan ikkje sjå at dette har noko ulempe for nokon, tomta er bratt og det er vanskeleg å løyse dette med ei frittliggjande garasje. Garasjedelen av bygget er heller ikkje høgare enn ein normal frittliggjande garasje. Det er samla sett klart større fordelar enn ulemper ved å gi ein dispensasjon frå reguleringsplan/kommuneplan arealdel/føresegner. Vilkåra etter Pbl 19-2 er etter dette oppfylte. Kommunen si interresse her er vel at bustadtomtene vert utbygde, i dette tilfelle er tomta bratt og omsøkt løysing er ei god løysing på denne utfordringa. Dispensasjon frå reguleringsføresegna kan difor gjevast. Nabovarsling (pbl. 21-3) Tiltaket er nabovarsla, sist datert Det ligg ikkje føre merknader frå varsla naboar eller gjenbuarar. Grad av utnytting Grad av utnytting er utrekna til 15,9, dette er innanfor krav i gjeldande plan. Tiltakets areal / bygningsopplysningar som vert ført i matrikkelen Eksisterande bygg Utbygd areal (BYA) og % BYA 139,2 m², 15,9 % Antall brukseiningar 1 Antall rom / bad / wc 4 / 2 / 2 Antall etasjar 2 Fordeling av H01 107,1 m² bruksareal (BRA) pr. etasje U01 52,0 m² Sum BRA for bygningen 159,1 m² Adresse Eigedomen er tildelt adressa: Korshamna 14. Utforming av tiltaket / visuelle kvalitetar (pbl. (28-7,) 29-1 til 29-3) Tiltaket er vurdert til å ha/ikkje ha ei tilfredsstillande estetisk utforming. Sikkerheit mot naturpåkjenningar (pbl. 28-1) Det er opplyst at bygningen skal plasserast i område som er/ikkje er utsett for fare for flaum, skred eller andre natur- og miljøtilhøve. Plassering av tiltak (pbl. 29-4) Terrengprofil viser at lågaste golv skal plasserast på om lag kote 32,0. Bygningens høgde og plassering er vurdert som tilfredstillande. Tilkomst og parkering (veglova og pbl og 28-7) Eigedomen har tilkomst til kommunal veg. Avkøyrsleløyve ligg ikkje føre. 12

13 Vassforsyning og avløp (pbl og 27-2) Eigedomen er/skal knytt til privat vassforsyning og avløpsanlegg. Eigedomen skal ha privat vassforsyning og avløpsanlegg. Gjennomføringsplan Det er innlevert gjennomføringsplan frå ansvarleg søkjar, datert Ved søknad om ferdigattest / mellombels bruksløyve må oppdatert gjennomføringsplan innleverast til kommunen. Ansvarleg søkjar skal datere og signere planen kvar gong den skal innsendast, jf. 5-3 i byggesaksforskriften (SAK10). Sakshandsamingsgebyr Dispensasjon, kurant kr 5 400,- Bustad/fritidsbygg kr ,- Ansvarsrettar kr 2 200,- Sum sakshandsamingsgebyr kr ,- Faktura for sakshandsamingsgebyr vert sendt/ettersendt i eige brev. Dokumentliste _Situasjonsplan _Tegning_ny_fasade Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Kai-Rune Bjørke Leiar Olav Helt Brubakk Ingeniør Kopi til: NORDVEST BYGG OG INTERIØR AS 6063 HJØRUNGAVÅG 13

15 = :8 BOD G G = BOD G G :

16 16

17 17

18 L/F L/F 18

19 HAREID KOMMUNE Plan, utvikling, byggesak og geodata Lars Grimstad Øvrelid Perlevegen Hareid Saksnr.: Løpenr.: Klassering: Vedtaksnr: Avd / sakshandsamar: Dato: 2016/ / /18 3/17 PUA / OHB LØYVE TIL TILTAK etter plan- og bygningslova av 27. juni 2008 nr. 71, 20-2 Tiltak Nytt bygg - boligformål - over 70 m² Byggestad: Liavegen 136, 6063 Gnr./Bnr.: 73/18 HJØRUNGAVÅG Tiltakshavar: Lars Grimstad Øvrelid Ansvarleg søkjar: Byggenheim AS Adresse: Perlevegen HAREID Adresse: Postboks FOSNAVÅG DELEGERT VEDTAK: A. Med heimel i 20-2 i plan- og bygningslova (pbl.), med tilhøyrande forskrifter, og vedtekter vert søknaden om løyve til oppføring av tomannsbustad/bustadhus med integrert garasje / frittliggande garasje godkjend. B. Med heimel i matrikkellova 21 jf. 5 i lokal forskrift om namnsetting, adressering og adresseforvaltning i Hareid kommune, får eigedomen tildelt fylgjande adresse: Liavegen 136. C. Følgjande dokument ligg til grunn for godkjenninga: 1. Søknad, datert og innreg Situasjonsplan, datert , innreg Plan-, snitt- og fasadeteikningar, daterte , innreg Gjennomføringsplan, datert og innreg D. Det vert sett følgjande vilkår i saka: 1. Melding om oppstart av tiltaket må gjevast til byggesaksavdelinga når arbeidet startar. 2. Eigedomen skal knytast til offentleg godkjent avløp i samsvar med godkjent teknisk plan for området. Tilknytinga til avløp må avklarast med kommunalteknisk avdeling. 3. Det skal opparbeidast 2 biloppstillingsplassar per bueining der minst ein av desse skal kunne vere garasje/carport jf i reguleringsføresegnene til kommuneplanens arealdel. 4. Tiltaket må stikkast ut (plasserast i terrenget) av kvalifisert personell. 5. Avkjørsle skal opparbeidast i samsvar med avkjørsleløyve gitt av Statens vegvesen. 19

20 6. Det må leggast fram skriftleg avtale med nabo på eigedomen 73/3 om bygging 1,21 m frå byte. 7. Det må leggast fram dokumentasjon på rett til uttak av vatn frå privat brønn. 8. Det må leggast fram dokumentasjon på rett til å legge og vedlikehalde leidningar på annan grunn. E. Følgjande føretak vert godkjende i samband med denne saka, jf. kap. 9 i byggesaksforskriften (SAK10) og pbl. 20-3: Føretak og organisasjonsnr. Byggenheim AS Urbanhus Haugesund AS Optimera AS Longvas Oppmåling AS Funksjon (SØK, PRO, UTF, kontroll) SØK UTF Beskriving av ansvarsområdet (arbeid) Ansvarleg søkjar Komplett tømrararbeider, herunder også montering av ventilasjonsanlegg. Tiltaksklasse UTF Arkitektonisk utforming 1 PRO PRO UTF PRO Hjørungavåg Rør Sigfus Scheving Sigurdson UTF Lars Grimstad Øvrelid (Sjølvbyggar) Systemair AS John Roger Hjørungdal Icopaltak AS Byggmester Henning Gartz AS PRO UTF PRO UTF UTF Kontroll Dimensjonering av bæringer og utførelse av lastbærende bygningsdeler samt dimensjonerende laster Koordinater på bygning, påvising og plassering ihht situasjonsplan Plassering av hjørne og høydepunkter for bygning Innvendig sanitæranlegg og gulvvarmesystem Komplett sanitærinstallasjon innvendig og montering av vannbåren varmesystem Prosjektering av plasstøpte betongkonstruksjoner Komplette mur og betongarbeider. Herunder også radonsperre i grunnen Prosjektering av balansert ventilasjon for enebolig Komplette tomtearbeider. Utgraving, fundamentering, tilfylling og drenering. Isolering og tekking av tak på enebolig Kontroll av fuktsikring våtrom samt lufttetthet F. Før tiltaket kan takast i bruk, må søknad om ferdigattest eller eventuelt mellombels bruksløyve leverast inn og vere godkjent av kommunen, jf i pbl. 1. Dersom tiltaket krev avfallsplan, jf. 9-6 i TEK10, skal dokumentasjon på faktisk disponering av avfall (sluttrapport) etter 9-9 i TEK10 leggast ved søknaden om ferdigattest / bruksløyve, jf. 8-1 i SAK Alle vilkår frå utsleppsløyvet skal vere dokumentert stetta i søknad om ferdigattest eller mellombels bruksløyve. Dette løyvet og dei kart og teikningar det viser til, skal alltid vere tilgjengeleg på byggeplassen

21 SAKSUTGREIING Om søknaden og tiltaket Det ligg føre søknad, datert og innregistrert , om løyve til Nytt bygg - boligformål - over 70 m². Søknad om oppføring av einebustad med integrert garasje Ansvarleg søkjar er Byggenheim AS, og tiltakshavar er Lars Grimstad Øvrelid. Saka var komplett for handsaming den Gjeldande plangrunnlag Eigedomen er i gjeldande kommuneplan eigengodkjent regulert til LNF-føremål. Dispensasjon Det er i Formannskapssak PS 178/15 datert , gitt dispensasjon til bustadføremål frå kommuneplanen. Nabovarsling (pbl. 21-3) Tiltaket er nabovarsla, sist datert og utsendt rekommandert Det ligg ikkje/ligg føre merknader frå varsla naboar eller gjenbuarar. Grad av utnytting Grad av utnytting er i søknaden oppgitt til 27,3 %-BYA. Tiltakets areal / bygningsopplysningar som vert ført i matrikkelen Nytt bygg Utbygd areal (BYA) og % BYA 2 m², 27,3 % Antall brukseiningar 1 Antall rom / bad / wc 6 / 2 / 2 Antall etasjar 2 Fordeling av H02 187,0 m² bruksareal (BRA) pr. etasje H01 152,6 m² Sum BRA for bygningen 339,6 m² Adresse Eigedomen er tildelt adressa: Liavegen 136. Utforming av tiltaket / visuelle kvalitetar (pbl. (28-7,) 29-1 til 29-3) Tiltaket er vurdert til å ha ei tilfredsstillande estetisk utforming. Sikkerheit mot naturpåkjenningar (pbl. 28-1) Det er opplyst at bygningen skal plasserast i område som er/ikkje er utsett for fare for flaum, skred eller andre natur- og miljøtilhøve. Plassering av tiltak (pbl. 29-4) Det må leggast fram skriftleg avtale med nabo på eigedomen 73/3 om bygging 1,21 m frå eigedomsgrensa. Tilkomst og parkering (veglova og pbl og 28-7) Eigedomen har tilkomst til fylkesveg. Avkøyrsleløyve datert ligg føre. 21

22 Vassforsyning og avløp (pbl og 27-2) Eigedomen skal knytt til privat vassforsyning og offentleg avløpsanlegg. Rett til uttak av vatn må dokumenterast. Rett til å legge og vedlikehalde leidningar på annan grunn må dokumenterast. Ansvar og kontrollomfang (pbl og SAK10 9-3, 14-3 og 14-5) Lars Grimstad Øvrelid søkjer personleg godkjenning for prosjektering av plasstøpte betongkonstruksjonar og utføring av komplette mur og betongarbeid samt radonsperre i grunnen. Formell og reell kompetanse er vurdert å vere fullt ut tilfredstillande for tiltaket, og det er sannsynleggjort at tiltaket vil verte gjennomført i samsvar med byggereglane. Gjennomføringsplan Det er innlevert gjennomføringsplan frå ansvarleg søkjar, datert Ved søknad om ferdigattest / mellombels bruksløyve må oppdatert gjennomføringsplan innleverast til kommunen. Ansvarleg søkjar skal datere og signere planen kvar gong den skal innsendast, jf. 5-3 i byggesaksforskriften (SAK10). Uttale frå andre styresmakter (pbl. 21-5) Det ligg føre løyve frå Statens vegvesen i skriv datert med løyve til felles avkjørsle med 74/3 og i skriv datert med dispensasjon frå byggegrensa. Sakshandsamingsgebyr Bustad/fritidsbygg kr ,- Ansvarsrettar kr 2 200,- Sum sakshandsamingsgebyr kr ,- Faktura for sakshandsamingsgebyr vert sendt/ettersendt i eige brev. Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Kai-Rune Bjørke Leiar Olav Helt Brubakk Ingeniør Kopi til: BYGGENHEIM AS Postboks FOSNAVÅG 22

24 D Garasje med terrasse over Innkjørsel her Sol og uteareal Skjema / Detalj: Situasjonsplan Enebolig Øvrelid Korrigert dato: Tegnet dato: Tegner: Tegnet av Prosjektnr.: Prosjektnr. Kontroll Målestokk: Mål: 1: 250 Gnr./Bnr.: Gnr/Bnr: Tegningsnr.: A

25 E overbygget uteplass bad A: 7,3 m 2 3 TV stue A: 12,6 m 2 16 x 175 = x 21 9 x x x 21 9 x x 24 1 entre/hall A: 22,7 m 2 4 gang A: 12,3 m 2 16 x 175 = x x 24 9 x 21 9 x 21 9 x 21 5 sov 1 A: 11,0 m 2 19 x sov 1 A: 11,5 m 2 25 x 20 overbygget uteplass sov 2 A: 11,5 m garasje A: 42,8 m 2 25 x 20 9 x 21 9 x x 14 W W 8 vaskerom/tekn A: 15,8 m x x N Snitt A akseavstand søyler Index Dato Beskrivelse Sign Kontr. Prosjekt: Enebolig Øvrelid Tiltakshaver: Byggenheim AS Snitt D Snitt B Snitt C Prosjekterende: Alle rettigheter tilhører utførende for prosjekteringen, kopiering eller bruk av disse tegningene er forbudt uten skriftlig samtykke Dato: BYA: 236,2 m2 BRA: 108,4 + 42,8 +187,1 = 338,3 m2 Tegning: Plan 1. Etasje Målestokk: 1:100 Tegningsnr.: A

26 E x x x 175 = kj. bod A: 7,8 m 2 9 x x x 175 = stue m kjøkken A: 112,0 m 2 30 x x x x x x Bod A: 10,8 m 2 9 x 21 9 x 21 9 x 21 9 x Walk-in A: 17,3 m 2 15 Sov 6 A: 21,7 m 2 13 bad 2 A: 13,4 m 2 22 x x x x x N Snitt A Index Dato Beskrivelse Sign Kontr. Prosjekt: Enebolig Øvrelid Tiltakshaver: Byggenheim AS Snitt D Snitt B Snitt C Prosjekterende: Alle rettigheter tilhører utførende for prosjekteringen, kopiering eller bruk av disse tegningene er forbudt uten skriftlig samtykke Dato: BYA: 236,2 m2 BRA: 108,4 + 42,8 +187,1 = 338,3 m2 Tegning: Plan 2. Etasje Målestokk: 1:100 Tegningsnr.: A

27 E01 FASADE SØR Index Dato Beskrivelse Sign Kontr. Prosjekt: Enebolig Øvrelid Tiltakshaver: Byggenheim AS BYA: 236,2 m2 BRA: 108,4 + 42,8 +187,1 = 338,3 m2 FASADE VEST 27 Prosjekterende: Alle rettigheter tilhører utførende for prosjekteringen, kopiering eller bruk av disse tegningene er forbudt uten skriftlig samtykke Tegning: Fasade Sør og Vest Dato: Målestokk: 1:100 Tegningsnr.: A40-1

28 E02 FASADE NORD Index Dato Beskrivelse Sign Kontr. FASADE ØST Prosjekt: Enebolig Øvrelid Tiltakshaver: Byggenheim AS Prosjekterende: BYA: 236,2 m2 BRA: 108,4 + 42,8 +187,1 = 338,3 m2 28 Alle rettigheter tilhører utførende for prosjekteringen, kopiering eller bruk av disse tegningene er forbudt uten skriftlig samtykke Tegning: Fasade Nord og Øst Dato: Målestokk: 1:100 Tegningsnr.: A40-2

29 E Fra Snitt A-A Index Dato Beskrivelse Sign Kontr. Prosjekt: Enebolig Øvrelid Tiltakshaver: Byggenheim AS Snitt B-B Prosjekterende: Alle rettigheter tilhører utførende for prosjekteringen, kopiering eller bruk av disse tegningene er forbudt uten skriftlig samtykke Dato: BYA: 236,2 m2 BRA: 108,4 + 42,8 +187,1 = 338,3 m2 Tegning: Snitt A og B Målestokk: 1:100 Tegningsnr.: A

30 Politiske saker PS 17/17 Eigedomsforvaltninga i Hareid kommune - utgreiing om drift og organisering 2016/145 30

31 HAREID KOMMUNE Rådmann SAKSFRAMLEGG Saksnr. 2016/145 Løpenr. 3211/2017 Klassering 030 Sakshandsamar: Arne Gunnar Aschehoug, Rådmannen Utvalsaksnr Utval Møtedato 17/17 Næring og miljøutvalet Formannskapet Kommunestyret EIGEDOMSFORVALTNINGA I HAREID KOMMUNE - UTGREIING OM DRIFT OG ORGANISERING / 2016/145 Tilråding frå rådmannen: 1. Kommunestyret tek orienteringa om eigedomsforvaltninga i Hareid kommune vedlegg 1 - til vitande. 2. Kommunestyret legg til grunn at det vidare arbeidet med å vidareutvikle eigedomsforvaltninga i hovudsak skal baserast på dei synspunkt som rådmannen har sett fram i denne saka. Det betyr mellom anna: a) Organiseringa skal baserast på ei eiga resultateining/avdeling direkte underlagt rådmannen. b) Reinhaldet av bygningane skal ikkje konkurranseutsettast no, men det er føresett ein gjennomgang av denne aktiviteten med mål om eit kostnadsnivå som er på line med gjennomsnittet for eigen kommunegruppe i KOSTRAsystemet (kommunegruppe 10). c) Det skal innførast internhusleige som grunnlag for finansiering av eigedomsforvaltninga der skriftlege avtalar (leigeavtalar og eventuelle serviceavtalar) mellom leigetakar og forvaltar er styrande for kva oppgåver eigedomsforvaltninga har ansvaret for og skal utføre. d) Budsjett- og rekneskapsstrukturen skal baserast på kontostrukturen i NS e) Det skal utarbeidast og overordna mål, retningsliner og delegasjonar som skal vedtakast av kommunestyret som bygningseigar. f) Det skal gjennomførast ei kartlegging av etterslepsstatus på vedlikehald av den kommunale bygningsmassen som planleggingsgrunnlag for framtidige økonomiske prioriteringar. 3. Kommunestyret legg vidare til grunn at punkt 2a) 2e) skal vere operative frå og med budsjettåret 2018, og at punkt 2f) skal vere gjennomført innan utgangen av

32 Utskrift til: sakshandsamar for ekspedering Utvalssak nr: Side: 2 av 8 32

33 Vedlegg: Nr. Namn 1 Rapport «Eigedomsforvaltning i Hareid kommune» Februar Referat frå orienteringsmøte med tillitsvalde m.fl Uprenta saksvedlegg: 1. God kommunal eigedomsforvaltning; 2. Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold; 3. NOU 2004: 22 Velholdte bygninger gir mer til alle; Saksopplysningar: Bakgrunn og prosess I samband med handsaminga av Handlingsprogram gjorde kommunestyret vedtak om å utgreie ei sak om «endring/omorganiserng/konkurranseutsetting ev. kommunalt foretak av tenesteområda reinhald og vedlikehald». Rådmannen har tolka oppdraget slik at kommunestyret ønskjer ein brei gjennomgang av forvaltninga av kommunen si bygningsmasse med fokus på å vurdere tiltak/endringar for å gjere drifta best mogleg innanfor dei ressursane som vert stilt til rådvelde. Dette betyr i hovudsak å utvikle ei drift og forvaltning som tek vare på bygningsverdiane innanfor normal levetid, tilfredsstiller offentlege krav, gjev brukarane funksjonelle bygg og avtalte tenester (tilfredse brukarar) og gjennomføre tilpassningar i høve til endra brukarbehov. For å kunne ta stilling til korleis ein skal drifte og utvikle den kommunale bygningsmassen på ein god måte framover, er kunnskap om bygningsforvaltning nødvendig. Bygningsforvaltning er eit mangslunge og stadig meir krevjande område (teknisk utvikling). Det er også viktig å sette Hareid kommune si forvaltning inn i ei samanlikning med andre kommuner særleg på det økonomiske området. For å ha eit felles grunnlag og forståing for kva bygningsforvaltning er og inneber, og korleis Hareid står i samanlikning med andre kommuner, har rådmannen derfor funne å ville lage ein relativt omfattande rapport om eigedomsforvaltninga i Hareid kommune - vedlegg 1. Rapporten drøftar også viktige utfordringar vi har på dette området og tiltak som kan vere aktuelle å gjere framover. Dei økonomiske data er knytta til rekneskapen for Det er halde eit orienteringsmøte med tillitsvalde og aktuelle leiarar innan sektor for kommunaldteknikk der den førebelse rapporten vart gjennomgått for kommentarar og eventuelle innspel. Sjå vedlegg 2 - referat frå møtet. Det er vidare halde eit møte med leiaren for det kommunale foretaket for kommunale bygg i Ulstein kommune for å få informasjon om deira drift. Den endeleg rapporten med dette saksframlegget har vore utsendt til dei aktuelle tillitsvalde med frist for kommentarar Eventuelle merknader saman med rådmannens kommentar vil bli ettersendt/framlagt i møtet for Nærings- og miljøutvalet. Utvalssak nr: Side: 3 av 8 33

34 Nokre overordna fakta om eigedomsforvaltninga i Hareid kommune Noverande organisering og årsverk/lønskostnader Rådmann Sentraladm/ stab Sektor for oppvekst Sektor for velferd Sektor for næring, kultur og samfunnsutvikling utvikling Sektor for kommunal teknisk drift Kommunal eigdsom Kommunalteknikk og VAR Mill kroner Område Årsverk Lønskostnad inkl sosiale utgifter Leiing/adm/investeringar 1,0 0,77 Vaktmeisterteneste inkl leiande vaktmeister 4,3 2,39 Reinhald inkl leiande reinhaldar 11,1 5,84 Utleige m.m. 0,5 0,31 Sum stillingsressursar 16,9 9,31 Frå budsjett 2017 Arealbruk Hareid kommune driftar i dag ein bygningsmasse som i storleik i høve til folketalet ikkje skil seg spesielt ut samanlikna med andre kommuner. Vi har har noko større areal pr innbyggjar innan pleie- og omsorg enn gjennomsnittet. AREAL BYGNINGER 2015 Areal i m2 Areal pr innb. Areal pr innb. Hareid Hareid landet ADMINISTRASJONSBYGG ,55 0,52 BARNEHAGER 776 0,15 0,36 SKULAR ,17 2,21 INSTITUSJONSBYGG (omsorg/helse) ,34 1,02 IDRETTSBYGG ,60 0,48 ANDRE BYGG ,26 0,40 UTLEIGEBUSTADAR ,94 0,70 Sum total ,01 5,59 Utvalssak nr: Side: 4 av 8 34

35 Prioritering av tenesteområdet Vi prioriterer bruken av tilgjengelege midlar til bygningane våre, 8% prosent av nettobudsjettet, om lag som fleirtalet av kommunane sjølv om det betyr vesentleg mindre midlar pr innbyggjar. Totalutgifter Hareid kommune brukar pr innbyggjar samla mindre til drifting av bygningsmassen sin enn både eigen kommunegruppe, fylket og landet. I høve til snittet for landet betyr det om lag kr 660 pr innbyggjar eller samla 3,2 mill kroner. Tal i tusen kroner 2.Forvaltning Drift Vedlikehald Utviklingskostnader 5 Sum total Når det gjeld samla driftsutgifter pr m2 for formålsbygga, som kanskje er det beste samanlikningskriteriet mellom kommunane, ligg Hareid på om lag kr 670 pr m2. Samanlikningsgruppene ligg kr eller høgre pr m2. Investeringsutgifter For 2015 er det berre 1/10 av investeringsutgifterne som går til kommunale bygningar, mot 40-50% for samanlikningsgruppene. Dette har nok klart ein samanhang med statleg styring av låneopptak (KOSTRA), og at investeringsbehovet til dette formålet vil ha store variasjonar med lange sykliske svingningar. Forvaltningsutgiftene Vi ligg nær landsgjennomsnittet når det gjeld desse utgiftene, rundt kr 50 pr m2, men noko høgre enn vår kommunegruppe og fylket. Forsikringskostnadane utgjer om lag 20% av forvaltningsutgiftene. Driftsutgiftene For driftsutgiftene eks kalkulatoriske avskrivningar ligg vi på kr 367 pr m2 som er om lag 25% -30% lågare enn samanlikningsgruppene. Vedlikehaldsutgiftene Her ligg vi på kr 42 pr m2 som er om lag 50% under landsgjennomsnittet og dei andre samanlikninggruppene. Reinhaldsutgiftene Reinhaldsutgiftene er den største utgiftsposten under driftsutgiftene med kr 191 pr m2. Dette er om lag 18% over tilsvarande utgifter for eigen kommunegruppe og 30% over landsgjennomsnittet. Energiutgiftene Energiutgiftene er den nest største utgiftsposten under driftsutgiftene med kr 98 pr m2. Dette er i underkant av landsgjennomsnittet og eigen kommunegrupper og 30% under fylket. Vurdering og konklusjon: Organisering I rapporten er det gjort ei vurdering av organisasjonsform, der dei aktuelle modellane er vurdert å vere kommunalt foretak (KF) eller kommunal avdeling. I dag har vi ei organisering av kommunale bygg som ei resultateining (avdeling) innanfor Sektor for kommunale bygg. Utvalssak nr: Side: 5 av 8 35

36 Det er ikkje eintydige signal på at ei eit KF gjev den beste løysinga på spørsmålet om organisering. Om lag 30 kommuner har dei siste åra valt ein slik modell, men 10 av desse har gått tilbake til ei organisering innanfor den ordinære kommunale strukturen (sektor, etat, avdeling). Fordelar som eit KF kan gi: Meir fokus på langsiktigheit Lettare å få innført avtalar mellom utleigar og leigetakar Større profesjonalitet Ulemper kan vere: Større avstand fra der dei reelle premissene for budsjettet vert lagt Kommunestyret misser langt på veg innflytelse på prosessar og gjennomføringsstyring Auke kostnader knytta til styring og administrasjon Nokre av fordelane kan reduserast gjennom innføringa av internhusleige i det etatsbasert systemet. Leiaren i Ulstein kommune sitt KS gjev uttrykk for at føresetnaden er at alle verktyga må gjerast tilgjengeleg for KS-et om ein skal legge om til ei slik organisering (stor grad av delegasjon forretningsmessig drift). Ein må gå «all in» med ein gong. Ein må gjere selskapet sjølvfinansierande gjennom internhusleige der vedlikehaldsnivået må oppretthalde bygningsverdiane. For dei aller flest kommuner betyr det at eigedomsforvaltninga i starten må ta ein større del av den kommunale kaka. Konklusjon Rådmannen ser det som mest aktuelt å ikkje organisere eigedomsforvaltninga i eit KF no. Ved å innføre internhusleige og definere klare roller med forankring i overordna målsettingar og avtalar, vil ei organisering som eiga resultateining direkte underlagt rådmannen langt på veg inneha dei forbetringane som vi er ute etter. Samstundes får vi eit system der samordning med resten av den kommunale organisasjonen vert enklare. Men det er ein klar føresetnad for dette at eigdomsforvaltninga vert flytta frå Sektor for kommunaleteknikk og lagt direkte under rådmannen. Nytt organisasjonskart Utvalssak nr: Side: 6 av 8 36

37 Konkurranseutsetting Vaktmeistertnestene Å konkurranseutsette vedlikehald for å spare kostnader er neppe vegen å gå i dagens situasjon. Det er om lag 4 stillingsheimlar som vaktmeistrar, der berre ein del av denne ressursen er knytta til vedlikehald av bygningsmassen. Ein vesentleg del er knytta til driftsrelaterte oppgåver som ventilasjon, vassforsyning og avløp, varme, renovasjon, symjebasseng m.v. Ein auke av ressursane til vedlikehald som synest heilt naudsynt, vil først og fremst bli knytta til ein yttarlegare auke av innleige av tenester frå eksterne firma. Både innan drifts- og vedlikehaldsoppgåver trengs det også eigne ressursar til kontroll, planlegging og styring av oppgåver av mannskap som kjenner bygningsmassen. Rådmannen vil derfor ikkje gå inn for å konkurranseutsette vaktmeistertenestene. Reinhald Når det gjeld reinhald ligg vi noko høgre enn samanlikningsgrunnlaga. Det er særleg barnehagane som dreg opp gjennomsnittet. I høve til eigen kommunegruppe er det naturleg å tenke at kostnadane bør kunne reduserast med om lag kr 30,- m2. Dette utgjer ein reduksjon i dei totale reinhaldskostnadane på rundt kr. Å gjennomføre ei konkurranseutsetting av reinhald vil medføre eit betydeleg arbeid med stor usikkerheit knytta til eventuelle besparingar og negative konsekvensar for dei tilsette som vert berørt. Om ein kan oppnå ein reduksjon i kostnadane tilsvarande det som er antyda ovanfor utan å konkurranseutsette, vil det vere ei tilfredsstillande løysing. Rådmannen vil derfor gå inn for å halde på noverande ordning men med eit krav om gjennomgang av heile reinhaldstenesta med omsyn til kvalitet (vaskefrekven) og andre kostnadsbesparande tiltak med sikte på å redusere kostnadane i ein storleik på 0,9 mill kr. Tiltak for å forbetre og effektivisere eigedomsforvaltninga Med visning til kap «Aktuelle tiltak» i vedlegg 1 vil rådmannen gå inn for følgjande utviklingstiltak: Utarbeide overordna mål og retningsliner frå kommunestyret (eigar) Utvikle avtalar mellom forvaltar og brukar inkl eventuelle serviceavtalar Revidere og forbetre budsjett- og rekneskapsstruktur med utgangspunkt i kontostrukturen i NS Kvar eigedom skal kunne skiljast ut. Innføre internhusleige som finansieringsgrunnlag for eigedomsforvaltninga Gjennomføre ei kartlegging av etterslepsstatus på vedlikehald av den kommunale bygningsmassen Sluttkommentar Denne gjennomgangen viser at vi på overordna nivå driftar eigedomsforvaltninga vesentleg rimlegare enn dei fleste andre kommuner. Dette betyr ikkje at alt er såre vel. Vi har betydelege utviklingspotensiale på fleire område; særleg innan kostnader på reinhald og når det gjeld strukturar og styringsreiskapar. Dette gjeld sannsynlegvis også vedlikehaldsplanlegging og oppfølging. Deler av dette skuldast manglande ressursar, men ikkje berre det. Det er ganske klart at det trengs meir ressursar til vedlikehald og til investeringsoppgåver. Utvalssak nr: Side: 7 av 8 37

38 Om ein tek utgangspunkt i ein kostnad på kr 90,- m2 til vedlikehald for å oppretthalde verdien av bygninganer dvs eit gjennomsnittstal for heile landet betyr det ein årskostnad på 3,2 mill kr. Vi brukte 1,3 mill kr i Vi ser at dette ikkje går i hop. Rådmannen ser for seg at ein auke av midler til vedlikehald til ei viss grad kan kompenserast gjennom reduserte kostnader først og fremst innan reinhald. Det er neppe tilstrekkeleg kapasitet med nødvendig kompetanse til å takle (styring av planlegging og utbygging) investeringsrelaterte oppgåver (rehabilitering, tilbygg og nybygg) framover om vi ser for oss ein auke av slike oppgåver som ein konsekvens av utgangen av ROBEK-lista. Ein slik kapasitetsauke kan finansierast gjennom ramma for investeringane. Rådmannen håper at ei innføring av internhusleige vil ha ein strukturerande og kvalitetsfremjande funksjon på eigedomsforvaltninga og brukarane. Rådmannen håper vidare at husleigeavtalane vil gje klare ryddige samarbeidsforhold mot brukarane slik at ein unngår misnøye på for eksempel manglande oppfylling av forventningar det ikkje er grunnlag for. Folkehelse konsekvensar: Ingen kjende Miljøkonsekvensar: Ingen kjende Økonomiske konsekvensar: Går fram av saksframstillinga Beredskapsmessige konsekvensar: Ingen kjende Dokumentet er elektronisk godkjent og har ingen signatur. Hareid, Ragnhild Velsvik Berge rådmann Arne Gunnar Aschehoug Sakshandsamar Utvalssak nr: Side: 8 av 8 38

39 Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Rapport av februar Utarbeidd av: Arne Gunnar Aschehoug Seniorrådgjevar Grunnloven 19 lyder: Kongen vaager over, at Statens Eiendomme og Regalier anvendes og bestyres paa den af Storthinget bestemte og for Almenvæsenet nyttigste Maade. 39

40 EIGEDOMSFORVALTNING I HAREID KOMMUNE 1. BAKGRUNN OG MÅL FOR RAPPORTEN INNLEIING GENERELT OM TILSTANDEN TIL DEN KOMMUNALE BYGNINGSMASSEN EIGEDOMSTYPAR...5 Formålsbygg/tenestebygg...5 Bustadar...5 Eigedommar OM KOMMUNAL EIGEDOMSFORVALTNING...6 Generelt...6 Roller...6 Rolleinnhald/-avklaringar AREAL KOMMUNALE BYGG...8 Areal på dei forskjellige bygningskategoriane...8 Arealbruk i Hareid samanlikna med landsgjennomsnitt VERDIEN AV BYGNINGSMASSEN OG GODT VEDLIKEHALD NØKKELTAL OG KOMMUNALE REKNESKAPSMETODER...10 Kontoplan for FDVU henta frå NS 3454 «Livssykluskostnader for byggverk»...10 FDVU-kostnader - definisjonar...10 F = Forvaltning...10 KOSTRA, FDVU og fordeling av rekneskapstal for FDVU-KOSTNADER TIL FORMÅLSBYGG I HAREID...12 Generelt om utgiftsfordeliga av driftskostnadane...12 Brutto driftsutgifter brukt på formålsbygga...12 Stillingsressursar og lønskostnader inkl bustadar (frå budsjett 2017)...12 Driftskostnader fordelt på hovudtype utgift (NS 3454)...12 FDVU-kostnader fordelt på type formålsbygg...13 FDVU-kostnader fordelt på type utgift...13 Reinhalds- og energiutgifter fordelt på type formålsbygg...13 Reinhaldskostnader for det enkelte bygg...14 Energikostnader for det enkelte bygg SAMANLIKNINGAR MELLOM HAREID KOMMUNE OG ANDRE...15 Eigedomsforvaltninga samla...15 Eigedomsforvaltninga etter type formålsbygg ORGANISERING...20 Organiseringa i Hareid kommune i dag...20 Modellar...21 Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 1 40

41 KF-modellen KONKURRANSEUTSETTING HOVUDTREKK ØKOMOMISK STÅSTAD VIKTIGE UTFORDRINGAR AKTUELLE TILTAK SUKSESSKRITERIER FOR GODE BYGG...30 Politisk nivå:...30 Eigedomsforvaltar: VEDLEGG...31 Tabellar utgift per m Tabell utgifter i kroner pr utgiftsart og det enkelte bygg...34 Detaljdiagram for nokre einskilde formål...35 Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 2 41

42 OM EIGEDOMSFORVALTNING, FDVU-KOSTNADER OG ORGANISERING. 1. BAKGRUNN OG MÅL FOR RAPPORTEN Kommunestyret i Hareid har i sak 123/2015 bedt administrasjonen om å få utgreidd ei sak om drift og organisering av den kommunale eigedomsforvaltninga. Vedtaket har slik ordlyd: «OMORGANINSERING KOMMUNALE BYGG Hareid kommunestyre ber administrasjonen utgreie sak om endring/ omorganisering/ konkurranseutsetjing ev. kommunalt føretak av tenesteområda reinhald og vedlikehald. Det er viktig at dei tilsette sine rettigheiter vert tilstrekkeleg ivaretatt. Saka skal leggjast fram til politisk handsaming seinast innan utgongen av juni 2016.» Kommunestyret har ikkje tydeleg klargjort kva som er målet med utgreiinga. Men rådmannen legg til grunn at politikarane ønskjer ein brei gjennomgang av forvaltninga av kommunen si bygningsmasse med fokus på optimal økonomisk drift knytta til levetid, brukartilfredsheit/-nytte og behovstilpassning. Og vidare om organisasjonsform kan ha betydning for å oppnå dei beste resultata. Utgreiinga må vere eit grunnlag for politikarane i Hareid til på eit overordna nivå å kunne ta stilling til korleis kommunen på best mogleg måte skal forvalte og drifte bygningane sine framover. I denne rapporten har ein forsøkt å få fram denne informasjonen og kunnskapen gjennom å belyse følgjande: Om kommunal eigedomsforvaltning roller m.m. Arealoversikt og kategorisering av bygningane Definisjonar kva er FDVU Kostnader og kostnadssamanlikningar - nøkkeltal Organisasjonsformer Utfordringar og aktuelle tiltak Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Rapporten tek ikkje føre seg tilstandsgrad for eigedomane, vedlikehaldsetterslep, framtidige arealbehov og kompetansebehov. Dette er viktige element som må klargjerast som grunnlag for budsjettering og effektivisering. Det same gjeld FDVU-kostander for leigde bygg og bustadar. 3 42

43 2. INNLEIING Eigedomsforvaltninga i Hareid kommune er ein støttefunksjon for den tenesteytinga (kjerneverksemda) som kommunen driv. God og fornuftig kommunal eigedomsforvaltning er å forvalte ressursane på ein forsvarleg og kostnadseffektiv måte. Brukarane skal ha praktiske bygg med god kvalitet på luft, varme og lysforhold. Bygga skal ta vare på dei behov og den utvikling som kjerneverksemda treng. Bygga er ei rame rundt brukarane og skal ta vare på helse-, miljø- og tryggleiksbehov på ein forsvarleg måte. Dette er med på å fremme kvaliteten av primærfunksjonane. Dei kommunale eigedomsforvaltarane forvaltar store ressursar og verdiar som er bygd opp over tid. Bygningsmassen har dei siste tiåra hatt ei stor teknisk utvikling, og det er andre og fleire funksjonar enn før som skal takast vare på. Moderne bygg har avanserte ventilasjons- og varmeanlegg, styringsanlegg for lys og inneluft, infrasturktur for databruk og mykje meir. Dette krev god kompetanse hjå driftspersonellet for at anlegga skal bli mest mogleg funksjonelle og effektive. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 4 43

44 3. GENERELT OM TILSTANDEN TIL DEN KOMMUNALE BYGNINGSMASSEN Rapporten State of the Nation fra 2010 (SotN) har rekna ut at det tekniske og forskriftsmessige vedlikehaldsetterslepet på den kommunale bygningsmassen er på mrd kroner for å få bygningane opp på rapporten sitt nivå 4 (det nivået der kun normalt vedlikehald er naudsynt for å oppretthalde tilstanden). Dette betyr om lag kr pr innbyggjar. Om ein skal tilfredstille forventa krav og behov 10 år fram i tid, aukar dette talet til kr pr innbyggjar. Relatert til Hareid kommune betyr dette henholdsvis om lag 150 og 275 mill kroner. Dette samsvarar godt med dei utrekningane som kjem fram i rapporten Vedlikehold i kommunesektoren fra forfall til forbilde, utarbeidd av Multiconsult og PwC i Her er det rekna med at 2/3 av den kommunale bygningsmassen har «hhv utilfredsstillende tilstand med behov for korrigerende tiltak, og store tekniske oppgraderingsbehov». Her kan etterslepet på vedlikehaldet på den dårlegaste tredjedelen ligge på kr/m2, og den midlare tredjedelen på kr/m2. For Hareid kommune med ei bygningsmasse på rundt m2 betyr det grovt sett eit vedlikehaldsetterslep på millioner kroner om vi ligg i den dårlegaste tredjedelen, og millioner kroner om vi ligg i den midtre delen (til nivå 4). 4. EIGEDOMSTYPAR Kommunale eigedomar vert vanlegvis delt inn i ulike type bygningar, alt ut frå kva dei skal brukast til eller kva formål dei har. Formålsbygg/tenestebygg Dette er følgjande bygg: Administrasjonsbygg (rådhus m.m.) Barnehagar Skular Institusjonsbygg (sjukeheimar og liknande.) Kulturbygg Idrettsbygg Andre formålsbygg Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Bustadar Dette er kommunalt drevne bustadar for å ta vare på spesielle funksjonar: Ordinære bustadar (ofte til brukt for eigne tilsette) Psykiatribustadar Eldrebustadar Sosialbustadar Bustadar for flyktningar Andre bustadar for vanskelegstilte Eigedommar Dette er eigedomar/grunnareal som kan vere av strategisk betydning ein gong i framtida for å kunne brukast til nye formålsbygg, bustadar eller annan kommunal verksemd. 5 Denne rapporten tek for seg formålsbygg, men bustadar er medteke i arealoversikter. 44

45 5. OM KOMMUNAL EIGEDOMSFORVALTNING Generelt Å vere eigar av bygg inneber å halde ei lang rekke lover og forskrifter som er knytta til juridiske, tekniske, funksjonelle, miljømessige og tryggleiksmessige forhold. Denne rolla kan ikkje kommunestyret sjølv fylle operativt, og må derfor sørge for at dette blir teke vare på av ein utøvande lekk med naudsynt kompetanse og ressursar. Måten eigarskapet blir utøvd på, er den mest avgjerande faktoren i høve til god eigedomsforvaltning i vid forstand. Eigar må gjennom å definere mål, sette krav og gje andre føringar sikre at eigarinteressene vert tekne vare på og at eigedomsverdiane vert utvikla på ein kostnadseffektiv måte. Kjerna i eigedomsforvaltninga er altså å oppretthald /utvikle eigedomsverdiane med minst mogleg ressursbruk. Dei viktigaste kriteria for måling av godt eigarskap er: Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Teknisk og forskriftsmessig tilstand Funksjonell tilstand og utvikling Samla ressursbruk til eiendomsforvaltning (FDVU) i høve til andre (benchmarking) Ta vare på eigedomsverdianen. Effektiv FDV Om måling av slike indikatorar ikkje blir gjort, eller viser svake resultat utan at det blir sett i verk forbetringstiltak, indikerar det eit dårleg fungerande eigarskap. Roller Det er vanleg å definere 3 hovudroller i eigedomsforvaltninga dvs. eigar, brukar og forvaltar, og ofte er desse aktørane forskjellige innstansar. Eigar Kommunestyre Forvaltar Brukar 6 Eigarrolla Det overordna ansvaret for kommunale bygg vil alltid ligge hjå kommunestyret. Dette gjeld ikkje bygg som er eigd av annan juridisk person. Kommunale foretak (KF) har kommunestyret som juridisk eigar. Aksjeselskap AS er eigen juridisk person. 45

46 Eigaransvaret omfattar rettsleg og økonomisk ansvar overfor offentlege myndeorgan lov og forskrifter, kreditorar, låneinstitusjonar m.m. l Eigaransvaret omfattar også ansvaret mot brukarane av bygningane. Brukarar Brukarrolla vert teken vare på av dei som brukar bygninga rektor, einingsleiar, sektorleiar m.fl. Alle som brukar bygningane så som elevar, bebuarar, tilsette, lag og organisasjonar - har også si rolle. Brukaransvaret ligg først og fremst på rapportering til eigar/forvaltar om endringar og skader, men også i å effektivisere bruken av bygningane, bruke dei på ein fornuftig skånsom måte, avgrense energiforbruk, reinhald og avfallshandtering mv. Forvaltar Forvaltarrolla går i hovudsak ut på å ta vare på interessene til eigar, og det ansvaret eigar har overfor brukar og offentlege myndeorgan. Forvaltar sørgjer for å utføre forvaltningsoppgåver, driftsoppgåver, vedlikehald og utvikling av bygningane. Det er heller ikkje uvanleg at forvaltar har ei utvida rolle som gjennomfører av ein del servicefunksjonar som brukarane har behov for. Rolleinnhald/-avklaringar For å kunne ta vare på eigedomsmassen på ein trygg og forsvarleg måte slik at verdien av bygningane vert oppretthalden, at offentlege pålegg vert etterkomne og at dei blir tenelege for den kommunale tenesteytinga, må vi ha avtalar som regulerer forholdet mellom dei forskjellige aktørane. Kommunestyre Overordna retningsliner Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Forvaltar eigedom Brukaravtaler Brukar: Administrasjon, barnehagar, skular, helse, kultur, idrett FDVU Avtaler for eigedom, bygg og anlegg i kommunen bør omfatte alle formålsbygg, og retningslinene for forvaltninga bør skje etter prinsippa i Norsk Standard NS Avtalen vil vere ein reiskap for gjennomføring av kommunen sin eigedomspolitikk, og å sikre at kommunen har hensiktsmessige bygg for verksemda og tenesteytinga si. 46

47 Vidare skal avtalen sørge for at bygningane vert forvalta, drifta, vedlikehaldne og gjennom rehabilitering utvikla i samsvar med dei føresetnadane for servicenivå som kommunestyret bestemmer. Bygningane skal vere ei ramme rundt brukarane som tek vare helsa, miljøet og tryggleiksbehova til den enkelte på ein forsvarleg måte. Dei skal vere eit rammeverket som bidreg til å gjennomføre tenestene (primærfunksjonane) på ein forsvarleg og god økonomisk måte. Tilleggstenester og andre drift- og serviceoppgåver kan regulerast i eigne avtalar og blir utført på bestilling. Ein bør her nytte strukturen i NS 3454 kategori «Service». 6. AREAL KOMMUNALE BYGG Areal på dei forskjellige bygningskategoriane Kommuner og fylkeskommuner har ei bygningsmasse på om lag 33 millioner m2. Dette utgjer ca. 10 % av Noregs totale bygningsmasse, og meir enn halvparten av den offentleg eigde bygningsmasse. Hareid kommune har ei eigedomsmasse på vel m2. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune I dette talet er med rådhus, barnehagar, skular, sjukeheim, helsebygg, kulturbygg, idrettsbygg og bustadar. Det er ikkje medteke bygg som vi leiger, for eksempel til ressursenter og Nav. Det er heller ikkje medteke bygg som er selde eller er under forhandlingar om sal slik som Brandal skule, Godsterminalen, Fryselageret, Hjørungavåg barnehage og Bigset gamle skule Areal i m ADMINISTRASJONSBYGG BARNEHAGER SKULAR INSTITUSJONSBYGG (omsorg) IDRETTSBYGG ANDRE BYGG UTLEIGEBUSTADAR Areal kommunale bygg Politiske prioriteringar og handlefridom er i mykje større grad avhengig av eigedomsforvaltninga enn dei fleste er klar over. Det er viktig at politikarane får kunnskap om dette, og i kor stor grad teneste er avhengige av eigedomsforvaltninga. Dei fleste kommunene slit med vedlikehaldsetterslep og følgjeskader av forsømt vedlikehald. Og dette kostar. Ei god eigedomsforvaltning og verdisikring av eigedomsmassen gjennom effektiv drift og vedlikehald er ei stor utfordring. Auka kunnskap og kompetanse på alle plan er ein viktig faktor for å lykkast. Arealbruk i Hareid samanlikna med landsgjennomsnitt Bygningsmassen i Hareid kommune sett i høve til gjennomsnittstal for mindre, mellomstore og store kommuner. Innbyggjartalet i Hareid var 5187 pr Tala er henta frå «Rapport om eierskap og organisering av eiendomsforvaltning i kommunesektoren» 47

48 Utarbeida for KoBE av spesialrådgjevar Helge Rohn, Reinertsen AS. Tala er frå GJENNOMSNITTSTAL Areal pr innb. Små kommuner (Under innbyggjarar) 9,5 Mellomstore kommuner (Mellom og innbyggjarar) 5,7 Store kommuner (Over innbyggjarar) 5,0 Hareid kommune (for 2015) 7,0 Tabellen tilseier at Hareid kommune ligg litt i overkant i høve til innbyggjartalet i kategorien mellomstore kommuner. På den andre sida ligg Hareid i nedre del av området for innbyggjartal, og vi ser at arealet pr innbyggjar aukar med minkande innbyggjartal. AREAL BYGNINGER 2015 Areal i m2 Areal pr innb. Areal pr innb. Hareid Hareid landet ADMINISTRASJONSBYGG ,55 0,52 BARNEHAGER 776 0,15 0,36 SKULAR ,17 2,21 INSTITUSJONSBYGG (omsorg/helse) ,34 1,02 IDRETTSBYGG ,60 0,48 ANDRE BYGG ,26 0,40 UTLEIGEBUSTADAR ,94 0,70 Sum total ,01 5,59 Areal pr innbyggjar for Hareid er for 2015 Tala for areal pr innbyggjar for landet er for 2014 og basert på data frå SSB. Kostnaden på drift av kommunale bygningar er i stor grad proporsjonal med storleiken på arealet av bygningsmassen (talet på m2). Utfrå tabellen er konklusjonen på dette er at Hareid kommune er kostnadseffektive med omsyn til arealbruk innanfor dei fleste formål. Det som først og fremst trekkjer oss over landsgjennomsnittet er storleiken på sjukeheimsarealet. 7. VERDIEN AV BYGNINGSMASSEN OG GODT VEDLIKEHALD Bygningsmassen er er ein stor utgiftspost i det kommunale budsjettet, men det er også ein stor og verdifull ressurs. Dagens nyverdi av dei kommunalt eigde bygningarne i Hareid kommune ligg på meir enn 750 mill kroner om ein reknar kr pr m2 i byggekostnader. Formålsbygga (administrasjonsbygg, barnehagar, skular osv) skal ha ei lang teknisk levetid, frå 50 til 70 år, og forvaltninga av eigedomane bør derfor ha eit langsiktig perspektiv der vi også tek vare på dei endringsbehova som tenestene krev. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Mangel på planmessig vedlikehald påverkar brukarar og miljø og fører ofte til kostnadskrevjande tiltak til utbetringar dei såkalla skippertaka. Desse tiltaka vil alltid utgjere større kostnader enn jamt vedlikehald over tid. Godt vedlikehaldne bygg og effetiv forvaltning bør vere sentrale fokusområde for å redusere unødige kostnader, fremme eit godt inneklima og gje brukarane sunne og gode arbeidtilhøve. Mange undersøkingar har vist at tilstanden på bygga er ein suksessfaktor som også fremmar kvaliteten på tenenste som vert levert i desse bygga. 9 48

49 8. NØKKELTAL OG KOMMUNALE REKNESKAPSMETODER Det viktig å kunne identifisere, konkretisere og synleggjere kostnadane på ein slik måte at dei kan analyserast og samanliknast med andre kommuner eller snitt av grupper av kommuner (benchmarking). Å ha god kunnskap om ressursbruken er altså eit grunnleggjande element for effektiv styring av eigedomsmassen. Dei fleste kommunene har kunnskap om kva ressursar ein brukar til vedlikehaldet, men andre kostnader kan flyte rundt om i dei kommunale rekneskapa og er vanskeleg og arbeidskrevande å finne ut av. Dette gjeld også til ei viss grad i Hareid kommune for eksempel når det gjeld energikostnader. For utrekning av nøkkeltal og for å få ei fullstendig oversikt over kostnadane innan eigedomsforvaltninga bør (må) ein bruke kontoplanen i NS Denne standarden gjev ei svært god oversikt over forvaltningskostnader, driftskostnader, vedlikehaldskostnader og utviklingskostnader. Desse kostnadane kan då omreknast til kostnad pr m2 for dei forskjellige type bygg, og som igjen kan samanliknast med andre kommuner og grupper av kommuner for dei viktigaste indikatorane. Begrepet FDVU kostnader er knytta til hovudinndelinga i denne standarden. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Kontoplan for FDVU henta frå NS 3454 «Livssykluskostnader for byggverk» 2.Forvaltning 3.Drift 4.Vedlikehald 5.Utviklingskostnader 21 Skatter og avgifter 31 Løpande drift 41 Planlagt vedlikehald 51 Løpande ombygging 22 Forsikringar 32 Reinhald 42 Utskiftningar 52 Offentlege krav og pålegg 23 Administrasjon 33 Energi 53 Oppgradering 34 Vatn og avløp 35 Avfallshandtering 36 Vakt og sikring 37 Utendørs 47 Utendørs 57 Utendørs 29 Diverse 39 Diverse 49 Diverse 59 Diverse FDVU-kostnader - definisjonar F = Forvaltning Omfattar kostnader i samband med leiing og administrasjon av eigedomane: Leiing, planlegging og utvikling Budsjett og rekneskap Personaladministrasjon og HMS Leigetakaradministrasjon, herunder husleigeavtalar og brukaravtalar. Forsikringsavtalar Økonomisk analyse og oppdateringar av bygningsdata Oppfølging av lov og forskriftsrelaterte forhold knytta til bygningane 10 D = Drift Gjennomføring av dei oppgåver som er naudsynte for at bygget skal fungere teknisk og økonomisk: Løpande drift Planlegging av oppgåver Serviceavtalar Oppsyn med bygningar og installasjonar SD-anlegg (sentral driftskontroll) Reinhald 49

50 Avfallshandtering Vakt- og sikring V - Vedlikehald Førebyggjande, planlagt og periodisk arbeid som må utførast jamnleg for å hindre forfall som følgje av normal slitasje. Løpande vedlikehald (tilfeldig vedlikehald) omfattar arbeid som ikkje er planlagt men som må gjerast for å rette opp uføresette forhold (vasslekasjar, hærverk, skadar etter uver m.m.) Dette skal sikre at bygninga som eit heile fungerer etter hensikta innanfor ei gjeven brukstid. Vedlikehald omfattar også utskiftning av bygningsdelar og komponentar som har kortare levetid enn bygget som heilskap. Dette kan vere utskiftning av vindu, takbelegg, ventilasjonsanlegg, varmeanlegg m.m. U - Utvikling Utvikling omfattar tilpassning av bygningane over tid til endra brukarbehov. Det kan også vere oppgradering av bygningsdelar og tekniske installasjonar til eit fastsett og høgre kvalitetsnivå enn noverande situasjon. Og det er å sikre at bygningane tilfredsstillar nye krav frå offentlege organ og frå samfunn og og marknad generelt. Oppussing/rehabilitering/renovering kan i nokre samanhangar definerast som utvikling. S - Service Teneste som støttar kjerneverksemda og som ikkje direkte har med eigedomsforvaltninga å gjere (post, transport m.m.). Det kan også vere drift og vedlikehald av brukar sitt inventar og utstyr/anlegg, for eksempel stolar, bord, eigen alarmanlegg, rullestolar, senger, vaskemaskiner, kjøleskap og mykje, mykje meir. Slike oppgåver går ikkje inn i husleigebegrepet og må handterast gjennom eigne avtalar og eiga fakturering. Vedlikehaldsetterslep Vedlikehaldsetterslep er definert som summen av alt vedlikehald som ikkje er gjennomført. Kommuner som ikkje har sett av nok midlar til å gjennomføre eit verdibevarande vedlikehald, bygg opp eit vedlikehaldsetterslep. Om ein slik praksis får lov til å vare over år, utviklar dei årlege vedlikehaldstiltaka seg til renoveringsprosjekt. Tiltaka blir då meir omfattande og betydeleg dyrare for kvart år som går. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune KOSTRA, FDVU og fordeling av rekneskapstal for 2015 I denne rapporten har ein gjennomgått rekneskapen for 2015 og så langt det let seg gjere splitta og fordelt utgiftene i samsvar med kontoplanen i NS Det har vore naudsynt å gjere nokre føresetnader med omsyn til fordeling av lønskostnader knytta til administrasjon og leiing i høve til drift og vedlikehald. Dette gjeld stillingane som leiande vaktmeister og reinhaldar. Desse vurderingane er gjort i samråd med dei tilsette. For nokre typer utgifter har ein måtte gå heilt ned på fakturanivå for å få fram fordelingane, noko som er svært arbeidskrevjande. I det heile er det brukt betydelege ressursar for å få fram denne utgiftsoversikta. For å få forenkle og automatisere dette treng vi ein gjennomgang av den kommunale kontostrengen og gjere dei tilpassningar som er mogleg innanfor den obligatoriske kontostrengen knytta til KOSTRArapporteringa

51 Det er nokre samordningsutfordringar mellom NS 3454 og KOSTRA-strukturen, men det foregår kontinuerlige vurderingar om forbedringar av KOSTRA gjennom «Arbeidsgruppe for eigedomsforvaltning» (oppnemnd av KAD) og «Samordningsrådet for KOSTRA». 9. FDVU-KOSTNADER TIL FORMÅLSBYGG I HAREID Generelt om utgiftsfordeliga av driftskostnadane Fordelinga av FDVU-kostnadane kan gje ein god peikepinn på korleis situasjonen innan eigedomsforvaltninga i ei kommune er. Driftskostnadane er den desidert største delen av totale forvaltningskostnadane. Høge driftskostnadar pr m2 kan indikere manglande vedlikehald over tid. Som følgje av forsømt vedlikehald vil driftskostnadane for reinhald, energi og utilfredsstillande tekniske anlegg kunne bli høgre enn nødvendig. Vi får dermed ei dreining frå variable kostnader (vedlikehald og utvikling) til faste kostnader (drift). Dette kan skje utan at det totale bildet på kostnadane endrar seg av betydning. Men over tid fører dette til ein reduksjon av verdien av bygningane og eit vedlikehaldsetterslep som i sin tur aukar framtidige kostnader. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Brutto driftsutgifter brukt på formålsbygga Tal i tusen kroner 2.Forvaltning Drift Vedlikehald Utviklingskostnader 5 Sum total Her er ikkje medrekna avskrivingskostnader (kalkulatoriske verkar ikkje inn på netto driftsutgifter). Stillingsressursar og lønskostnader inkl bustadar (frå budsjett 2017) Mill kroner Område Årsverk Lønskostnad inkl sosiale utgifter Leiing/adm/investeringar 1,0 0,77 Vaktmeisterteneste inkl leiande vaktmeister 4,3 2,39 Reinhald inkl leiande reinhaldar 11,1 5,84 Utleige m.m. 0,5 0,31 Sum stillingsressursar 16,9 9,31 Driftskostnader fordelt på hovudtype utgift (NS 3454) Det bildet som kjem fram og som gjeld generelt for alle kommuner er at driftskostnadane er ein heilt dominerande kostnadsdel

52 FDVU-kostnader fordelt på type formålsbygg Forvaltningsutgiftene er stort sett like for alle bygg. Det er rådhuset og spesielt barnehagane som har dei høgste driftsutgiftene. For vedlikehaldsutgiftene er også her rådhuset og barnehagane som ligg høgst. FDVU-kostnader fordelt på type utgift Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Forsikringane utgjer om lag 20% av dei totale forvaltningsutgiftene. Reinhald er den desidert største utgiftsposten under driftsutgiftene og utgjer meir enn 50% av desse utgiftene. Reinhald kjem som ein god nr 2 og utgjer i overkant av 25% av driftsutgiftene- Reinhalds- og energiutgifter fordelt på type formålsbygg 13 Reinhaldsutgiftene er meir enn dobbelt så høge i barnehagane som for dei andre formålsbygga. 52

53 Når vi ser på energikostnadane for dei enkelte formålsbygga i Hareid, viser diagrammet betydelege forskjellar pr m2. Høgst ligg rådhuset og helse/omsorgsbygg med 137 og 128 kroner og lavast ligg skulane med 73 kroner. Reinhaldskostnader for det enkelte bygg Hareid kommune Grafen viser store variasjonar i reinhaldskostnader for det enkelte bygg. Barnehagar og helsesenter ligg om lag på det doble av resten av bygga. Det er nok slik at desse bygga vil ha høgre kostnader enn andre bygg pga bruken, men det vil likevel vere behov for ei nærmare analyse skilnadane. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Energikostnader for det enkelte bygg pga av døgnkontinuelig drift. Grafen på energiutgifter på det enkelte bygg viser enda større variasjonar enn for reinhaldsutgiftene. Her vil den tekniske tilstanden på dei forskjellige bygga ha stor betydning (isolasjonsnivå, ventilasjon og tettheit) i tillegg til forskjellige behov og haldningar til staumbruk. For helse/omsorgsbygg der sjukeheimen utgjer ein dominerande del av kostnadane, er det normalt at denne gruppa ligg høgre enn andre bygg mellom anna Når det gjeld rådhuset representerar drifta av det interkommunale samarbeidet innan ikt ein meirkostnad på energisida på fram mot kr Eit anna moment er at tradingkostnadane på energikjøp for heile kommunen sitt forbruk er belasta rådhuset. Verknaden på m2 - kostnaden for desse to forholda utgjer om lag 35 kroner. Enkelte bygg bør undersøkast nærmare for å klargjere årsaken til høg energibruk

54 10. SAMANLIKNINGAR MELLOM HAREID KOMMUNE OG ANDRE Eigedomsforvaltninga samla Tala er basert på rekneskapen 2015 for Hareid kommune og tilsvarande KOSTRA-tala frå Statistisk Sentralbyrå for samanlikningsgruppene Hareid Kostragr. 10 Møre og Romsdal Landet u/oslo Eiendomsforvaltning kommunale formålsbygg samlet - nøkkeltal Prioritering Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning, i prosent av samlede netto driftsutgifter 8,00 7,40 7,60 8,80 Dekningsgrader Samlet areal på formålsbyggene kommunen eier i kvadratmeter per innbygger 5,81 4,70 3,80 4,50 Produktivitet Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Utgiffter til avskrivningar Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Samla diriftsugifter eks. avskrivningar Herav utgifter til renholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Herav energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Utdypende indikatorer Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning i prosent av samlede brutto investeringsutgifter Driftsutgifter per innbyggjar Hareid kommune sine samla netto driftsutgifter ligg betydeleg under landsgjennomsnittet. Vi ligg nær gjennomsnittet for fylket, om lag kr 100 under per innbyggjar, noko som tilsvarer om lag kr Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Del av samla netto driftsutgifter i % Vi brukar ein litt større del av nettoutgiftene våre til kommunale bygg enn kommunegruppa vår og snittet for fylket, og litt mindre enn landsgjennomsnittet. Areal i m2 per innbyggjar Her ser vi at vi har betydeleg meir areal til formålsbygga per innbyggjar enn både fylket og landet, og noko meir enn kommunagruppa vår. 15 Dette er eit funn som må sjåast nærare på. 54

55 Totalutgift i kr per m2 Vi ser av dette diagrammet at Hareid kommune sine totale driftsutgifter pr m2 for formålsbygg er vesentleg mindre enn både kommunegruppe 10 som vi høyrer til, fylket og landet. Dette betyr sannsynlegvis at vi kvart år dreg på oss eit betydeleg vedlikehalds-etterslep. I desse tala er medteke avskrivingsutgifter. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Investeringsutgifter Vi ser at for 2015 er det berre 1/10 av investeringsutgifterne som går til kommunale bygningar, mot 40-50% for samanlikningsgruppene. Dette har nok ein klar samanhang med at vi under statleg kontroll med investeringane gjennom KOSTRA, der sjølvfinansierande prosjekt blir prioritert (vatn og avløp) 16 55

56 Delutgifter i kr per m2 Her ser vi at forvaltningsutgiftene er om lag som landsgjennomsnittet, men er vesentleg høgre enn kommunegruppe og fylket. Dette kan ha samanhang med at vi har lagt lønsutgifter til både leiing av vaktmeistrar og reinhaldarar inn under denne utgiftskategorien. Hareid ligg under 50% i vedlikehaldskostnadar samanlikna med kommunegruppe, fylket og landet. Det er vel ikkje noko stor overrasking. For driftsutgiftene ligg vi i området 20-30% under samanlikningsgruppene. Vikitige delutgifter under driftsaktiviteter reinhald og energi For reinhald ser vi her at snittet for alle bygg ligg om lag 18% høgre enn for vår kostragruppe, og om lag 30% høgre enn landsgjennomsmittet. Det vil vere behov for å undersøke nærmare kva som er årsaken til desse kostnadsforskjellane. Kan vi redusere reinhalds-frekvensen gjennom endring i adferd av brukarane, eller kan årsaken tilskrivast for dårleg vedlikehald (golvbelegg)? Eigedomsforvaltning i Hareid kommune For energiutgiftene sin del ligg Hareid kommune under alle gruppene, og rundt 30% under snittet for fylket. Det tyder på at samarbeidet med Enova og Tussa som vart sett ei gang for nokre år sidan har, har gjeve positive resultat. Men dette betyr ikkje at det ikkje kan vere yttarlege kostnadar å spare. Samla energiutgifter for alle bygga var om lag 3 mill kroner for

57 Eigedomsforvaltninga etter type formålsbygg Tal som er utheva med lys farge er berekna utfrå rekneskapen Dei andre tala er tekne ut frå KOSTRA-tabellar frå SSB. Administrasjonsbygg 1517 Kostragr. Møre og Landet Rådhus - rekneskap 2015 Hareid 10 Romsdal u/oslo Netto driftsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger Brutto investeringsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger Samlet areal på administrasjonslokaler i kvadratmeter per innbygger 0,55 0,80 0,40 0,40 Korrigerte brutto driftsutgifter til administrasjonslokaler per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter Herav utgifter til renholdsaktiviteter, administrasjonslokaler per kvadratmeter Herav energikostnader til administrasjonslokaler per kvadratmeter, administra Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Barnehagar Barnehagar - rekneskap Hareid Kostragr. 10 Møre og Romsdal Landet u/oslo Netto driftsutgifter til førskolelokaler per innbygger Brutto investeringsutgifter til førskolelokaler per innbygger Samlet areal på førskolelokaler i kvadratmeter per innbygger 1-5 år 3,90 8,80 4,20 5,30 Korrigerte brutto driftsutgifter til førskolelokaler per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, førskolelokaler per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter, førskolelokaler per kvadratmeter Herav utgifter til renholdsaktiviteter, førskolelokaler per kvadratmeter Samlet areal på førskolelokaler i kvadratmeter per barn i kommunal barnehag 8,5 12,9 9,3 11,7 18 Diagrammet er teke med for å vise utgiftene i ei samanstilling der også Ulstein og Herøy er med. Dessverre ligg ikkje reinhaldsdata inne i Kostra for desse to kommunene noko som hadde vore interessant sidan Hareid ligg høgre enn samanlikningsgruppene for desse utgiftene 57

58 Her er reinhaldsutgiftene for dei kommunene i Møre og Romsdal som det er data på i Kostra for Skular Skular - rekneskap Hareid Kostragr. 10 Møre og Romsdal Landet u/oslo Netto driftsutgifter til skolelokaler per innbygger Brutto investeringsutgifter til skolelokaler per innbygger Samlet areal på skolelokaler i kvadratmeter per innbygger 6-15 år 13,10 19,70 13,90 17,10 Korrigerte brutto driftsutgifter til skolelokaler per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter Herav utgifter til renholdsaktiviteter, skolelokaler per kvadratmeter Herav energikostnader til skolelokaler per kvadratmeter Samlet areal på skolelokaler i kvadratmeter per elev 18,13 20,10 14,30 17,80 Institusjonsbygg (omsorg-/helsebygg) Institusjonslokale - rekneskap Hareid Kostragr. 10 Møre og Romsdal Landet u/oslo Netto driftsutgifter til institusjonslokaler per innbygger Brutto investeringsutgifter til institusjonslokaler per innbygger Samlet areal på institusjonslokaler i kvadratmeter per innbygger 80 år og over 42,50 27,40 16,90 21,90 Korrigerte brutto driftsutgifter til institusjonslokaler per kvadratmeter Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter, institusjonslokaler per kvadratmeter Utgifter til driftsaktiviteter, institusjonslokaler per kvadratmeter Herav utgifter til renholdsaktiviteter, institusjonslokaler per kvadratmeter Herav energikostnader til institusjonslokaler per kvadratmeter Samlet areal på institusjonslokaler i kvadratmeter per beboer i institusjon 210,80 149,40 89,20 116,50 Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Kommunale idrettsbygg Kommunale idrettsbygg - rekneskap Hareid Kostragr. 10 Møre og Romsdal Landet u/oslo Netto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg per innbygger Brutto investeringsutgifter til kommunale idrettsbygg per innbygger Samlet areal på kommunale idrettsbygg i kvadratmeter per innbygger 0,60 0,30 0,30 0,50 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunale idrettsbygg per kvadratmeter Energikostnader til kommunale idrettsbygg i prosent av brutto driftsutgifter til kommun 13,80 10,90 9,90 9,

59 11. ORGANISERING Sentralt i arbeidet med å utvikle kommunen sine eigedomar, er å bestemme korleis eigedomsforvaltninga skal organiserast. Det fins truleg ikkje nokon fasitt på korleis norske kommuner bør organisere eigedomsforvaltninga. Til dette er føresetnadane med omsyn til folketal, geografi og politisk styring for ulike. Men det er svært viktig å finne fram til ei organisering som som støttar opp om behovet for føreseielege og tilstrekkelege økonomiske midlar som står i høve den langsiktige karakter og behov som eigedomsforvaltninga har. Eit problelm i dag er at eigedomsforvaltninga sin økonomi er ein del av kommunen sin økonomi i den forstand at den er ein del av det tradisjonelle økonomiplan- og budsjettarbeidet. Her blir vedlikehald vurdert opp mot alle umiddelbare og påtrengande behov av kortsiktig karakter. Konsekvensane av å nedprioritere drifta gjev umiddelbar verknad, medan nedprioritering av vedlikehaldet gjev langsiktig verknad. Erfaringane fram til i dag viser at vedlikehaldet blir nedpriorietert. Det store samla etterslepet på vedlikehald er eit uttrykk for det. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Eiendomsutvalet som utarbeidet NOU 22:2004 om «Velholdte bygninger gir mer til alle», tek til orde for at kommunene må prøve å finne fram til ei organisering der økonomien kjem meir i bakgrunnen og ikkje blir så sterkt knytta opp mot den daglege drifta. Organiseringa i Hareid kommune i dag Kommunale bygg (eigedomsforvaltninga) er i dag organisert som ei resultateining under sektor for kommunalteknikk. For formålsbygga er alle kostnader knytta til eigedomsmassen med unntak for energikostnadane finansiert gjennom resultateininga

60 Modellar Det flere måter å organisere kommunal tenesteproduksjon på: 1. Kommunal etat 2. Kommunalt foretak 3. IKS 4. Aksjeselskap 5. Andre organisasjonsformer (samvirke, forening og stiftelse) Kommunal eining Kommunlt foretak (KF) Interkomm. samarbeid (IKS) Aksjesleskap (AS) Stiftingar Integrert del, sterk politisk styring Sjølvstendig eining, forretning Kommunal etat Etatsmodellen betyr at eigedomsforvaltninga er direkte underlagt rådmannen sitt instruksjonsmynde. Dette gjev grunnlag for ei sterk og direkte politisk styring, Dette er den desidert mest brukt modellen rundt om i kommunene. Nærleik til rådmannen og den politiske leiinga er ein vesentleg fordel med etatsmodellen. Denne fordelen er imidlertid størst når eigedomsforvaltninga er direkte underlagt rådmannen som ei eiga resultateining eller avdeling og ikkje under ein sektor eller større etat (kommunalsjef). Ulempene med denne modellen er først og fremst at dei nære økonomiske prioriteringane mellom sektorane lett fører til at vedlikehaldet blir salderingspost. Ei anna ulempe er at lokala vert sett på som «gratis» for brukarane. Når kostnadane til lokalar vert dekt av løyvingar til eigedomsforvaltninga, og investeringar ikkje vert synleggjort gjennom årlege utgifter i driftsrekneskapen (kalkulatoriske renter og avdrag), vert det vanskelegare å få oversikt over den reelle ressursbruken for dei forskjellige tenestene. Det politiske beslutningsgrunnlaget blir ikkje fullstendig. KF-modellen Eit viktig kriterium for ei god og formålsretta eigedomsforvaltning er eit visst sjølvstende frå den øvrige kommunale forvaltninga. Eigedomsforvaltning er ein støttefunksjon til den primære tenesteproduksjonen, og den ligg såleis bra til rette for ei meir sjølvstendig rolle. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Samstundes er eigedomsforvaltninga langsiktig i den forstand at vedlikehaldsplananr går over fleire år og ikkje på same måte føl budsjettåra slik som øvrige kommunale teneste. For å kunne gje gode tilbod og rammer til primæroppgåvene er dette langsiktige perspektivet viktig. Eit foretak (KF) er ikkje eit eige rettssubjekt. Det ligg innanfor ramma for kommunelova sitt verkeområde i kapittel 11. Eit foretak er underlagt vedtak i kommunestyret med omsyn økonomi, grad av fridom og verkeområde. Kommunale foretak er økonomisk og rettsleg ein del av kommunen, men er organisert med eit eige styre. Det er ikkje noko formelt skille mellom økonomien i foretaket og i kommunen. Eit foretak gjer avtalar på vegne av kommunen og ikkje som eigen part. Eit kommunalt foretak får derfor normalt same lånevilkåra som kommunen sjølv. 21 Det vil ikkje skje nokon overføring av verdiar frå kommunen til foretaket. Det betyr at etablering av eit foretak ikkje løyse ut krav om dokumentavgift. Kommunen sin samla balanse er den same. Men ein kan skille ut foretaket sin balanse i eit eige oppsett slik at det blir ei god oversikt over kva som høyrer til bygningsmassen. 60

61 Styret representerar eit KF utad. Styret er direkte underlagt kommunestyret dvs ikkje formannskap eller rådmann. Dagleg leiar vert tilsett av styret, og er direkte underlagt styret. Eit KF er ein del av kommunen si forvaltning inklusiv dei tilsette. Organisasjonsforma KF er ikkje meint brukt der utøving av offentleg mynde er ein betydeleg del av aktiviteten. Reglane for eit KF er utforma med tanke på organisering av meir forretningsmessig verksemd der ein også skal ta vare på samfunnsmessige omsyn. Rådmannen skal føre tilsyn med foretaket, samstundes som tradisjonelle liner for tilsyn og kontroll er brotne. Rådmannen kan ikkje instruere dagleg leiar eller styret eller gjere om vedtak gjort av dei. Men rådmannen har mynde til å utsette iverksetting av vedtak gjort i foretaket i påvente av handsaming i kommunestyret. Kommunestyret sin overordna arbeidsgjevarpolitikk gjeld også for foretaket. Dei forpliktingar som foretaket har er også kommunen sine forpliktingar, og kommunen er kontraktsmotpart i dei avtalar som foretaket gjer. Som ein del av kommunen er foretaket underlagt kommunestyret sitt budsjettmynde. Det er det kommunale budsjettet som set rammene for verksemda, og styret er bunde av desse rammene. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune IKS Interkommunale selskap er vurdert å vere uaktuelle i denne utgreiinga. Aksjeselskap Aksjeselskap blir heller ikkje brukt tid på sidan organisasjonsforma nesten ikkje er brukt i Norge i tilknytning til kommunale bygningar. Dei store ulempene her er kostnadene med overføring av eigedomane til selskapet (dokumentavgift mv.) samt betydeleg dårlegare lånevilkår enn det ei kommune kan oppnå. Aksjelova gjeld her fullt ut. Andre organisasjonsformer (samvirke, forening og stiftelse) For desse formene misser kommunen meir eller mindre all kontroll over den kommunale bygningsmassen

62 12. KONKURRANSEUTSETTING Kommunestyret sitt vedtak inneheld også konkurranseutsetting som eit tema for utgreiinga. Konkurranseutsetting (outsourcing) betyr at ei teneste som kommunen har levert i eigen regi i staden skal kjøpast frå ein privat tilbydar. Finansieringa vert fortsatt dekt av det offentlege, i motsetnad til omgrepet privatisering der det offentlege korkje har ansvar for finansiering eller å produsere tenesta eller vara. Med mindre det ligg føre ideologiske grunnar til konkurranseutsetting, er det basert på eit ønskje om å spare kostnader og/eller auke kvaliteten på tenestene. Og ein meiner at konkurransen skal medverke til dette. I seinare år er det i undersøkingar kome fram at denne effekten ikkje er eintydig. Ein saksar her frå ein rapport om dette: I en bredt anlagt studie fra Sverige, «Konkurrensens konsekvenser» (2011) av Laura Hartman (red.), kan man ikke påvise at det er grunnlag for å kunne svare ja på spørsmålet i overskriften (spare kostnader/øke kvalitet). Den samme konklusjonen framkommer i en større FAFO-rapport (2013: 24) om samme tema. Nedenfor settes opp noen grunner til at kommunen ikke oppnår forventede besparelser: Mange offentlige tjenester kan være vanskelige å spesifisere eksakt i et anbudsgrunnlag. Det kan bety at leverandøren av tjenesten kan kreve tilleggsregninger for sider ved tjenesten som ikke er beskrevet eller at disse «tilleggstjenestene» ikke lenger blir utført (lavere kvalitet). Eksempelvis kan renholderne på en skole utføre lettere vedlikeholdsarbeid, samt være en ressurs for skolemiljøet. Om kommunen ved et anbud mister egen kompetanse og mulighet til å levere denne tjenesten i framtida, vil det være risiko for økte anbudspriser framover (introduksjonstilbud). Å sette ut kommunale tjenester på anbud krever ofte et betydelig administrativt apparat, en såkalt bestiller-utfører modell. Det betyr økte administrative kostnader. Et av særtrekkene med kommunal tjenestepensjonen er at de ansatte har opptjente pensjonsrettigheter som skal oppreguleres hvert år. En stor del av denne kostnaden vil ikke forsvinne selv om kommunen overfører de ansatte til en privat aktør. Dette glemmes ofte når kommuner anslår besparelser ved konkurranseutsetting. Normalt vil dei viktigaste årsakene til ein eventuell kostnadsreduksjon ved konkurranseutsetting av reinhald (arbeidsintensiv aktivitet) vere reduksjon av kvalitet (redusert vaskefrekvens) og reduserte lønskostnader som følgje dårlegar vilkår for dei tilsette (pensjon og løn). Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Eit viktig spørsmål for dei tilsette vil vere om ei konkurranseutsetting blir definert som ei verksemdsoverdraging eller ikkje. Dette må avklarast i høve til lovverket for kvar enkelt situasjon. Ved verksemdsoverdraging har dei tilsette rett og plikt til å fortsette arbeidsforholdet hjå den tilbydaren som vinn konkurransen. I motsett fall har kommunen innan visse grenser plikt til finne nytt arbeid til dei tilsette som vert berørte

63 13. HOVUDTREKK ØKOMOMISK STÅSTAD Storleik bygningsmasse i høve til folketal Hareid kommune driftar i dag ein bygningsmasse som i storleik i høve til folketalet ikkje skil seg spesielt ut samanlikna med andre kommuner. For institusjonsplasser innan pleie og omsorg har vi vesentleg større areal pr plass enn gjennomsnittet både for kommunegruppe 10, fylket og landet. Dette har i stor grad samanhang med den fysiske utforminga av sjukeheimen (romslege gangar og einerom) samt store fellesareal (glasshus, varmtbasseng og forsamlingslokale Hadartun). Og dette er eit gode som det neppe er hensiktsmessig og dessutan fysisk vanskeleg å gjere noko med. Driftsutgifter per innbyggjar og prioritering Hareid kommune brukar samla mindre til drifting av bygningsmassen sin enn både gruppe, fylket og landet. I høve til snittet for eigen gruppe betyr det om lag kr pr innbyggjar eller samla 6,2 mill kroner. I høve til snittet for Møre og Romsdal betyr det om lag kr 100 pr innbyggjar eller samla 0,52 mill kroner. I høve til snittet for landet betyr det om lag kr 660 pr innbyggjar eller samla 3,2 mill kroner. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Når det gjeld prioritering dvs. kor stor del Hareid kommune brukar til drifting av bygningsmassen i høve til samla netto tilgjengelege inntekter, brukar vi 8% medan gruppa og fylket ligg om lag 0,5% under og landsgjennomsnittet ligg om lag 0,8% over. Altså prioriterer vi bruken av tilgjengelege midlar til bygningane våre om lag som fleirtalet av kommunane sjølv om det betyr vesentleg mindre midlar pr innbyggjar. Totalutgift i kr per m2 Når det gjeld samla driftsutgifter pr m2 for formålsbygga, som kanskje er det beste samanlikningskriteriet mellom kommunane, ligg Hareid på om lag kr 670 pr m2. Samanlikningsgruppene ligg kr høgre pr m2. I desse tala ligg også kalkulatoriske avskrivningar som representerar rundt 200 kr pr m2. Hovudkonklusjonen er altså at Hareid kommune brukar i samla driftsutgifter rundt 30% mindre enn landsgjennomsnittet pr m2. Investeringsutgifter Vi ser at for 2015 er det berre 1/10 av investeringsutgifterne som går til kommunale bygningar, mot 40-50% for samanlikningsgruppene. Dette har nok klart ein samanhang med statleg styring av låneopptak (KOSTRA), og at investeringsbehovet til dette formålet vil ha store variasjonar med lange sykliske svingningar. Forvaltningsutgiftene Vi ligg nær landsgjennomsnittet når det gjeld desse utgiftene, rundt kr 50 pr m2, men noko høgre enn vår kommunegruppe og fylket. Forsikringskostnadane utgjer om lag 20% av forvaltningsutgiftene. 24 Driftsutgiftene For driftsutgiftene eks kalkulatoriske avskrivningar ligg vi på kr 367 pr m2 som er om lag 25% lågare enn kommunegruppa og landsgjennomsnittet, og om lag 30% lågare enn kommunene i Møre og Romsdal. Vedlikehaldsutgiftene Her ser vi at vi med kr 42 pr m2 ligg om lag 50% under landsgjennomsnittet og dei andre samanlikninggruppene. Dette betyr ganske sikkert at vi over år har bygd opp eit betydeleg vedlikehaldsetterslep som kjem til å koste mykje framover. Reinhaldsutgiftene Reinhaldsutgiftene er den største utgiftsposten under driftsutgiftene med kr 191 pr m2. Dette er om lag 18% over tilsvarande utgifter for eigen kommunegruppe og 30% over landsgjennomsnittet. Her må det gjerast ein jobb for å finne ut kvar som er årsaken til dette. 63

64 Om vi ser på dei einskilde bygga side 13 og 14, finn vi at barnehagane og helsesenteret har dei desidert høgste utgiftene. Det er mogleg at utgiftene her skal vere høgre enn for dei andre bygga, men samla sett ligg det kanskje eit sparepotensiale på reinhaldsutgiftene i Hareid kommune. Energiutgiftene Energiutgiftene er den nest største utgiftsposten under driftsutgiftene med kr 98 pr m2. Dette er i underkant av landsgjennomsnittet og eigen kommunegrupper og 30% under fylket. Om vi ser på dei einskilde bygga side 13 og 14, finn vi at det er stor variasjon i utgiftene. Dette har nok årsaker som i stor grad er knytta til den fysiske tilstanden og vedlikehaldet til bygga, men vi kan ikkje sjå bort frå at det kan vere sparepotensiale også her. En ny gjennomgang bør derfor vurderast. Oppsummering Hareid kommune driftar ei bygningsmasse vesentleg rimlegare enn gjennomsnittet for samanlikningsgruppene kommunegruppe 10, kommunene i Møre og Romsdal og kommunene i heile landet med unntak av Oslo. Vi har svært låge utgifter til vedlikehald, og det er grunn til å tru at vi over tid har pådrege oss eit betydeleg vedlikehaldsetterslep kan koste oss dyrt å få retta opp. Vi brukar vesentleg over gjennomsnittet til reinhald. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 25 64

65 14. VIKTIGE UTFORDRINGAR 1. Avklare organisasjonsform I dag er Kommunale bygg organisert som eit resultatområde under teknisk sektor. Etter rådmannen si vurdering er dette ikkje den beste organisasjonsforma, jmf. Kap. 11. Dei to mest aktuelle organisasjonsformene er ei resultateining direkte underlagt rådmannen eller oppretting av eit kommunalt foretak (KF) 2. Rolleavklaringar Overordna politiske retningsliner Uavhengig av organiseringsform må kommunestyret vedta overordna målsettingar/retningsliner for kva ein vil med den kommunale bygningsmassen, kvalitetskriterie, kva delegasjonar som skal gjelde og kva kriterie drifta skal målast og rapporterast på. Dette har vi ikkje i dag, og er avgjerande for god oppfølging og kontroll. Strukturering av forholdet mellom brukar og forvaltar Det er heller ikkje utforma avtalar mellom forvaltar og brukarar. Dette er heilt naudsynt for å få ryddige samarbeidsforhold og unngå misnøye og manglande oppfylling av forventningar det ikkje er grunnlag for. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 3. Vedlikehaldsetterslep Det er viktig å finne ut av kvar den kommunale bygningsmassen står i høve til vedlikehaldsnivå målt mot ønska tilstand og kva kostnadar det innber å kome dit. 4. Vedlikehaldsnivået Å skaffe midlar til å få vedlikehaldet opp på eit nivå som gjer at vedlikehaldsetterslepet ikkje blir endå større. 5. Moglege effektiviseringspotensial Reinhaldskostnader spesielt på barnehagar gjev grunnlag for å gå gjennom rutiner og reinhaldsbehov får å avklare mogleg besparingar. Energikostnadane på enkelte bygg gjev også grunnlag for ei analyse av mogleg sparepotensiale 6. Budsjett- og rekneskapsstruktur Noverande budsjett- og rekneskapsstruktur er ikkje tilfredsstillande for å få ei enkel og god oversikt på FDVU-kostnadane for dei enkelt bygningane. Det må etablerast ein oppdatert struktur basert på kontostrukturen i NS Internhusleige For å gjere drift og vedlikehald av kommunale bygningar mest mogleg uavhengig av kortsiktige økonomiske vurderingar, er innføring av kostnadsdekkjande intern husleige eit av dei mest aktuelle virkemiddel. I tillegg gjev det eit rettare billete av kostnadane på dei forskjellige tenestene

66 15. AKTUELLE TILTAK 1. Organisasjonsform Resultateining direkte under rådmannen Denne organiseringa er ein variant av etatsmodellen. Sjå kap. 11. Etatsmodellen er den desidert mest brukt modellen rundt om i kommunene. Fordelar med denne modellen i høve til KF er nærleiken til rådmannen og den politiske leiinga, og ein unngår ein sideorganisasjon med dei ekstra kostnader det medfører med omsyn til styringssystem m.m. Ei ulempe i høve til KF er at større nærleik til rådmann/politisk leiing vil kunne føre til meir kortsiktige økonomiske vurderingar i samband med f.eks saldering av budsjett. Ei anna ulempe vil kunne vere at lokala vert sett på som «gratis» for brukarane sidan det med etatsmodellen normalt ikkje vert nytta internhusleige. Denne ulempa kan eliminerast gjennom bruk av internhusleige. Om lag 75% av norske kommuner er organisert etter denne modellen direkte underlagt rådmannen. Kommunalt foretak (KF) Fordelen med denne modellen er ei meir uavhengig stilling i høve til den øvrige drifta med eige styre og direkte kobling til kommunestyret. Modellen er basert på internhusleige som skal dekkje drifts- og kapitalkostnadane innanfor dei rammer som vert fastsett. Modellen er vurdert å stimulere til eit meir langsiktig kostnads- og styringsperspektiv på den kommunale bygningsmassen og gjennom det oppnå meir optimale kostnader i byggningane si levetid. Ein annan fordel kan vere at fondsavsetningar knytta til selskapet ikkje kjem inn under strykningsreglane dersom kommunen forøvrig går med underskot. Ulemper med modellen kan vere eit meir tungvindt system for administrativ samordning av heile kommunen. Frå ein politisk ståstad vil det kunne bli sett på som ei ulempe at kommunestyret misser innflytelse på prosess og gjennomføring av utbyggingsprosjekt. Kommunestyret vil formelt vere bestillar og løyvingsorgan for nye prosjekt medan styret og administrasjonen i KF-et vil bestemme alle andre forhold knytta til gjennomføring. Dette vil til dømes gjelde val av tilbodstyper, planleggjarar, entreprenørar og mykje meir. Ein føresetnad for at modellen skal fungere etter hensikta er at eigar/kommunestyret gjev KF-et vide fullmakter (full verktøykasse). I dag er om lag 20 kommuner (ca 5%) organisert eigedomsforvaltninga etter denne modell en. Om lag 10 kommuner har tidlegare brukt modellen men gå bort frå han. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Oppsummering av funn fra nasjonalt prosjekt med 19 deltakende kommunale eiendomsforetak, økonomisk støttet av statlige myndigheter via KoBE (Statens bygningstekniske etats program for bedre eiendomsforvaltning). Styrker og begrensninger ved eiendoms-kf vs «etat»: Styrker: Større fokus på langsiktigheten i eiendomsforvaltningen Større profesjonalitet og mer fokus på effektivitet Lettere å få innført avtaler mellom utleier og leietaker Begrensninger: Større avstand fra der de reelle premisser for kommunens budsjett legges (er et hinder i de tilfeller hvor eier/rådmann ikke har gitt foretaket full verktøykasse). 27 Konklusjon 66

67 Rådmannen ser det som mest aktuelt å ikkje organisere eigedomsforvaltninga i eit KF no. Ved å innføre internhusleige og definere klare roller med forankring i overordna målsettingar og avtalar, vil ei organisering som eiga resultateining direkte underlagt rådmannen langt på veg inneha dei forbetringane som vi er ute etter. Samstundes får vi eit system der samordning med resten av den kommunale organisasjonen vert enklare. Det må vere eit mål å få gjennomført endringa innan utgangen av Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 2. Innføring av internhusleige Internhusleige er etter rådmannen si vurdering eit must for å få ei godt system for eigedomsforvaltninga. Det vil gje eit meir fullstendig bilde av kostnadane for dei einskilde tenestene. Det vil dermed vere eit betre grunnlag for samanlikning av husleigekostnader mellom eigne bygg og eventuelt leige av eksterne bygg. Fordi leigetakarane (sektorane) sjølve må dekke husleigekostnadane i sine budsjett, vil det sannsynlegvis mane til meir nøkterne behovsvurderingar enn når kostnadane vert dekt over andre budsjett. I «Rapport om eierskap og organiseringav eiendomsforvaltning i kommunesektoren» utarbeida for KoBE av Helge Rohn, Reinertsen as, står et m.a.om dette: Felles for de refererte kilder og praktisk talt alle faglige utredninger av husleieordningen, er at de anbefaler denne, men samtidig påpeker viktigheten av at den innføres innenfor et samlet regime, og oppfylle noen klare forutsetninger som det synes å være bred enighet om. Spesielt fremheves at de ledd som står for innhenting av husleiemidlene og forvaltning av bygningene bør være organisatorisk og økonomisk skilt fra brukersiden, samt at vedlikeholdselementet i husleien er dekkende og benyttes til formålet. 28 Innføring av internhusleige vil krevje: Utforming og vedtaking av kriterie for utrekning av husleiga. Etablering av ein budsjett- og rekneskapsstruktur basert på FDVU-inndelinga og kontoplan etter NS3454. At kapitalkostnadane blir medtekne i grunnlaget. At eigedomsforvaltninga i prinsippet fullt ut vert finansiert gjennom husleiga. At alle dagens nettoutgifter under eigedomsforvaltninga vert overført til dei einskilde sektorane. Det er ønskjeleg at internhusleige kan vere operativ for budsjettåret Overordna mål og retningsliner frå kommunestyret (eigar) Å utarbeide eit grunnleggjande styringsdokumentet må ha høg prioritet i det vidare avbeidet med å utvikle eigedomsforvaltninga. 67

68 Det må minst innehalde: Visjon ønska framtidstilstand Overordna mål og korleis kjem vi dit (strategi) Avklare myndesforhold mellom kommunestyre og rådmannen Reglar for rapportering til poliktisk nivå Kva grunnlag skal utrekning av internhusleige baserast på 4. Utvikle avtalar mellom forvaltar og brukar Saman med overordna mål og retningsliner er slike avtalar noko av det første som må på plass i ei reorganisering av eigedomsforvaltninga. I desse husleigeavtalane skal det leggjast stor vekt på å klargjere så tydeleg som mogleg kva rettar og plikter både forvaltar og brukar har. Dette er avgjerande for å unngå misnøye og konflikter at det blir samsvar mellom forventningar og kva som skal ytast. I den grad eigedomsforvaltninga skal yte tenester utover det husleigeavtalane definerer, skal det utarbeidast eigne avtalar såkalla serviceavtalar som definerer teneste og pris. 5. Budsjett- og rekneskapsstruktur Til budsjettet for 2018 må det utviklast ein forbetra kontoplan som tilfredsstiller krava til kontostrukturen i NS3454. Strukturen skal på enklast mogleg vis gje økonomisk info for alle utgifter knytta til det enkelte bygg. 6. Moglege effektiviseringspotensial Det skal gjennomførast ein analyse knytta til kostnadane for reinhald med særleg fokus på barnehagar for å finne om det er tiltak som kan gjennomførast for å redusere kostnadane. Denne undersøkinga bør vere gjennomført innan utgangen av Tilsvarande bør gjennomførarst når det gjeld energikostnader for enkelte bygg. 7. Vedlikehaldsetterslep Det er viktig å finne ut av kvar den kommunale bygningsmassen står i høve til vedlikehaldsnivå målt mot ønska tilstand og kva kostnadar det innber å kome dit. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Innan utgangen av 2018 bør dei einskilde formålsbygga vere gjennomgått og ha blitt gjeven ein status på vedlikehaldsnivå. Nivåa skal inndelast i 4 tilstandsgrader: 0. Gode bygg der alt er i orden 1. Ein tilstandsgrad som bør være et mål for kommunen sine bygningar. Den tek vare på brukarane sine behov og eigarane sine plikter i høve til tilsette, myndeorgan og lovverk. Denne tilstandsgraden er også verdibevarende. 2. Denne tilstandsgraden som ikkje er tilfredsstillande og definerer bygg med følgjeskader pga tilstanden og som krev større reparasjonar. 3. Dette er ein tilstandsgrad der bygga er svær dårlege og modne for renovering/sanering Med grunnlag i tilstand skal det gjerast ei vurdering av etterslepskostnader for å få alle bygga opp på nivå 1 innan same frist

69 16. SUKSESSKRITERIER FOR GODE BYGG I utgreiinga «Helhetlig vurdering av den kommunale eiendoms forvaltning i Fauske kommune» av Odd Arve Horsdal er det sett opp følgjande suksesskriteriar for ei god og funksjonell kommunal eigedomsforvaltning. Politisk nivå: Politikarane forstår at ressursar til forvaltning, drift og vedlikehald er viktige og og løyver naudsynte ressursar til dette. Likeeins at kostnadsdekkjande husleige langt på veg er ein føresetnad for lukkast. Dei forstår at inneklima har stor betydning for helse, å bu godt, for læring og yting både for elevar, brukarar, tilsette og leigetakarar. Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Eigedomsforvaltar: Oppfyller lovkrava Har gode system for FDVU og HMS Har langsiktig planlegging og gode drifts- og vedlikahaldsplanar Har gode system for rapportering til eigarane (kommunestyret) Har orden på økonomien God medverknad og samarbeid med dei tilsette i eit godt arbeidsmiljø Har gode rutiner for melding og handtering av avvik og brukar aktivt FDVU-programvare Har godt samarbeid med bedriftshelsetenesta og miljørettta helsevern i arbeidet med kartlegging og risikovurderingar. At vaktmeisterrollene er klart definerte og at den enkelte har eit dedikert ansvar for konkrete bygg At reinhaldarane er bevist den store betydninga deira jobb har innanfor eigedomsforvaltninga og kor viktig reinhald er utfrå ein helsemessig ståstad. ******************************** At bygningsvedlikehald har oppteke menneskja så lenge vi har hatt busetnad i landsbyliknande samfunn, er dette utsagnet frå Romertida eit døme på. Keiser Majorianius ( ) sa følgende: Vi, Statens styrer, vil at det skal gjøres ende på det uvesen som lenge har vagt avsky fordi man tillater at bygninger ødelegges og derved berøver stadens ærverdige åsyn. Derfor befaler vi at byggverk reist av de gamle ikke vanvyrdes. De politibetjenter som ikke griper inn når minnesmerker trues med vold, skal etter at de er pisket, bli avhugget av hendene av

70 17. VEDLEGG Tabellar utgift per m2 Rådhus og barnehagar ADM.BYGG BARNEHAGAR Gj.snitt Gj.snitt Hareid Rådhuset Bigset Hareid Syverplassen Barnehagar kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 2.Forvaltning total Skattar og avgifter Forsikringar Administrasjon Diverse Drift total Løpande drift Reinhald Energi Vatn og avløp Avfallshandtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Vedlikehald total Planlagt vedlikehald Utskiftningar Utendørs Diverse Utviklingskostnad Løpande ombygging Offentlege krav og pålegg Oppgradering Utendørs Diverse Sum Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 31 70

71 Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Skular SKULAR Gj.snitt Gj.snitt Hareid Bigset Hareid HJørungavåg Hareid us Skular kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 2.Forvaltning total Skattar og avgifter Forsikringar Administrasjon Diverse Drift total Løpande drift Reinhald Energi Vatn og avløp Avfallshandtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Vedlikehald total Planlagt vedlikehald Utskiftningar Utendørs Diverse Utviklingskostnad Løpande ombygging Offentlege krav og pålegg Oppgradering Utendørs Diverse Sum Institusjonsbygg INSTITUSJONAR Gj.snitt Gj.snitt Hareid Helsesenteret Sjukeheimen Hjellebakken 1 Hjellebakken 2 Omsorg/helse kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 2.Forvaltning total Skattar og avgifter Forsikringar Administrasjon Diverse Drift total Løpande drift Reinhald Energi Vatn og avløp Avfallshandtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Vedlikehald total Planlagt vedlikehald Utskiftningar Utendørs Diverse Utviklingskostnad Løpande ombygging Offentlege krav og pålegg Oppgradering Utendørs Diverse Sum

72 Idrettsbygg og andre bygg IDRETTSBYGG Gj.snitt ANDRE BYGG Gj.snitt Gj.snitt Hareid Hareidshallen Symjehallen Idrettsbygg Brannstasjon Lagerbygg Vaktm. bygg Andre bygg kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 kr pr m2 2.Forvaltning total Skattar og avgifter Forsikringar Administrasjon Diverse Drift total Løpande drift Reinhald Energi Vatn og avløp Avfallshandtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Vedlikehald total Planlagt vedlikehald Utskiftningar Utendørs Diverse Utviklingskostnad Løpande ombygging Offentlege krav og pålegg Oppgradering Utendørs Diverse Sum Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 33 72

73 Tabell utgifter i kroner pr utgiftsart og det enkelte bygg Eigedomsforvaltning i Hareid kommune 34 SUM FELLESUTGIFTER ADM.BYGG BARNEHAGAR SKULAR INSTITUSJONAR INSTITUSJONAR IDRETTSBYGG ANDRE BYGG Utgift fordelt Rådhuset Bigset Hareid Syverplassen Sum Bigset Hareid HJørungavåg Hareid us Sum Helsesenteret SjukeheimenHjellebakken 1Hjellebakken 2 Sum Hareidshallen Symjehallen Sum Brannstasjon Lagerbygg Vaktm. bygg Sum Areal m2 golvflate Grunnlag etter areal Forvaltning Skatter og avgifter Forsikringer Administrasjon Andre adm utgifter løn Geir Egil 100% (andel formålsbygg 75%) løn Anne Berit 80% adm av 80% stilling (andel formålsbygg 90%) løn Jenny 100% adm av 50% stilling (andel formålsbygg 10%) løn Endre Johan 75% adm av 40% stilling (andel formålsbygg 75%) Diverse Drift Løpende drift Løn Fellesutgifter løn fordelt etter areal andre driftsugifter andre driftsugifter fordelt etter areal Reinhald Energi Vatn og avløp Avfallshandtering Vakt og sikring Utendørs Diverse Vedlikehold Planlagt vedlikehald Løn fellesutgifter løn fordelt etter areal andre vedlikehaldsutgifter andre vedlikehaldsutgifter fordelt etter areal Utskiftningar Løn Utendørs Diverse Utviklingskostnader Løpande ombygging Offentlege krav og pålegg Oppgradering Utendørs Diverse Sum total

74 Detaljdiagram for nokre einskilde formål Barnehagar Skular Helse- og omsorgsbygg Eigedomsforvaltning i Hareid kommune Andre bygg 35 74

Vise mer