RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser KARASJOK KOMMUNE

Transkript

1 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON 2008 Offentlige anskaffelser KARASJOK KOMMUNE

2

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 0. SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON Formålet med prosjektet Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger INNLEDNING Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Formål Problemstilling Revisjonskriterier Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Operasjonalisering av revisjonskriterier Metode Datainnsamling Avgrensing Dataenes gyldighet og pålitelighet BAKGRUNNSOPPLYSNINGER Organisering av Karasjok kommune Prosjektmengde Fokus på offentlig anskaffelser i Karasjok kommune Egne innkjøpspolitiske retningslinjer Mal for innkjøpsprotokoll UNDERSØKELSER OG VURDERINGER Bassenget, prosjektering Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen Bassenget, utførelse: bygningsarbeid Avgrensing Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen Helsesenter, prosjektering Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen Helsesenter, utførelse... 21

4 3.4.1 Avgrensing Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen Anarjokveien, utførelse Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen Rådhuset, byggearbeid Bakgrunn Kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Konkurransegrunnlag Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Tidsfrister Protokoll Avslutning av konkurransen SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON Samlet vurdering Følger Karasjok kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? Andre kommentarer Konklusjon ANBEFALINGER LITTERATURLISTE VEDLEGG Vedlegg1: Rådmannens kommentarer til rapporten Vedlegg 2: Utvalgte bestemmelser fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedlegg 3: Eksempel på anskaffelsesprotokoll

5 0. SAMLET VURDERING OG KONKLUSJON 0.1 Formålet med prosjektet Formålet med prosjektet har vært å undersøke om Karasjok kommune følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser er svært omfattende, og vi har derfor valgt ut noen bestemmelser som undersøkelseskriterier. 0.2 Revisors vurderinger og konklusjoner Denne undersøkelsen omfatter seks anbudskonkurranser ved fire byggeprosjekter. Under følger en samlet vurdering fra undersøkelsen Følger Karasjok kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? 1. Er konkurransen kunngjort i henhold til anskaffelsesregelverket? I henhold til regelverket om offentlige anskaffelser er det krav om kunngjøring i den norske databasen Doffin for alle anskaffelser over kr Fram til 9. september 2005 var grensen for kunngjøring i Doffin kr I tillegg er det krav om publisering i den europeiske TEDdatabasen når verdien på anskaffelsen er over EØS-terskelverdiene. I denne undersøkelsen var alle konkurransene korrekt kunngjort bortsett fra konkurransen om Anarjokveien. Denne anskaffelsen skulle vært kunngjort i Doffin, men det ble ikke gjort. Det er et brudd på regelverket. I tillegg kan det argumenters for at anskaffelsen på rådhuset kom så nært opp til grensen på kr , at også den burde vært kunngjort. 2. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? Forskriften har klare regler om hvilke anskaffelsesprosedyrer som kan benyttets avhengig av type anskaffelse og verdien på anskaffelsen. I denne undersøkelsen ble to av konkurransene gjennomført som begrenset anbudskonkurranse, en som direkte anskaffelse og tre som åpen anbudskonkurranse. Ved begrenset anbudskonkurranse skal det først gjennomføres en prekvalifisering. Da dette ikke er gjort i to av anskaffelsene ved denne undersøkelsen, bærer disse mer preg av å være direkte anskaffelser. Dette er ikke i henhold til regelverket. Det kan videre argumenteres for at konkurransen på rådhuset burde vært gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. 3. Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? Oppdragsgiver skal ved alle konkurranseformer utarbeide et konkurransegrunnlag. Forskriften stiller visse krav til hva et slikt konkurransegrunnlag skal inneholde. I undersøkelsen av de fire byggeprosjektene er det avdekket mangler ved konkurransegrunnlaget benyttet i konkurransen ved utbedring av Anarjokveien. Konkurransegrunnlaget mangler utfyllende opplysninger om tildelingskriter og kvalifikasjonskrav. Det fremgår heller ikke hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt. Ett av konkurransegrunnlagene inneholder dermed ikke de opplysninger som forskriften krever. De andre konkurransegrunnlagene er hovedsakelig gode, selv om detaljer kan forbedres. Det fremgår imidlertid ikke andre regelbrudd. 4. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? Oppdragsgiveren har mulighet til å stille krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, juridiske stilling og til leverandørens finansielle og økonomiske stilling. I tillegg skal det stilles 1

6 krav om skatteattest og HMS-egenerklæring. Krav til leverandørens kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kan utdypes i eget konkurransegrunnlag. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal i utgangspunktet føre til avvisning. Oppdragsgiver kan imidlertid gi en kort tilleggsfrist for ettersending av dokumentasjon. Det er leverandøren som bærer risikoen for å innlevere den dokumentasjonen oppdragsgiver etterspør. Undersøkelsen viser at det i alle konkurransene er stilt krav til leverandørens kvalifikasjoner, men det er ved to av konkurransene avdekket uryddige og til dels kritikkverdige forhold i vurderingen av kvalifikasjonskravene. I tillegg har ikke kommunen klart å fremskaffe dokumentasjon fra vurderingsprosessen ved to av konkurransene. Ved konkurransen på Anarjokveien er det heller ikke stilt krav til skatteattest og HMS-egenerklæring. Dette er lovpålagte kvalifikasjonskrav, som oppgradsgiver skal stille. Manglende oppfyllelse av disse kravene skal føre til avvisning fra konkurransen. I samme konkurransene er det også bare lokale leverandører som er valgt ut som kvalifiserte. Dette kan forstås som en diskriminering av entreprenører uten lokal tilknytning. Generelt er bruken av kvalifikasjonskrav noe uryddige og det er også funnet konkrete brudd på regelverket i enkelte av konkurransene. 5. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? Tildeling skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris skal kriteriene oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, om mulig i prioritert rekkefølge. Oppdragsgiver skal vurdere samtlige av de oppgitte kriteriene, og det er ikke lov å vektlegge andre kriterier enn de som er oppgitt. Av de seks konkurransene som er gjennomgått i undersøkelsen er det i én av dem påvist feil bruk av tildelingskriteriene, mens det ved én av dem mangler dokumentasjon fra vurderingen. Revisjonen har ikke fått dokumentasjon fra vurderingen av de innkomne tilbudene til prosjekteringen av bassenget. Når det gjelder investeringene i forbindelse med Anarjokveien så kan det argumenteres for flere brudd på bruken av tildelingskriteriene. De kriteriene som er listet opp i protokollen fremgår ikke av konkurransegrunnlaget. Hvorvidt de kriteriene som er listet opp i anskaffelsesprotokollen kan brukes som kriterier kan også diskuteres. Videre er tidligere erfaring med entreprenører det eneste tildelingskriteriet som er satt opp i tilbudsdokumentet. Det kan også stilles spørsmål med hvorvidt å sette et slikt kriterium er i henhold til lovens intensjoner om rettferdig konkurranse. Det fremgår heller ikke klart om det er det økonomisk mest fordelaktige tilbudet eller tilbudet med laveste pris som skal legges til grunn for vurdering av tilbudene. Bruken av tildelingskriteriene i denne konkurransen er derfor svært vanskelig å vurdere på grunn av at det eksisterer mange til dels motstridene opplysninger angående tildelingskriteriene. I de fire andre konkurransene er bruken av tildelingskriterier korrekt. 6. Er tidsfristene i henhold til regelverket? Forskriften inneholder flere bestemmelser om minimumsfrister ved anbudskonkurranser over terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdi er det ikke satt bestemte minimumsfrister. Der må fristen vurderes i hvert enkelt tilfelle, men settes så rommelig at alle leverandører får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta nødvendige undersøkelser og beregninger. Tidsfristene er i hovedsak i henhold til regelverket, men revisjonen har ikke mottatt noen dokumentasjon på at det er blitt opplyst om klagefrist ved tildeling av kontrakt i to av undersøkelsene. I tillegg burde det muligens vært satt klagefrist i forbindelse med anskaffelsen på rådhuset. 2

7 7. Er protokollføringen i henhold til regelverket? Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen uavhengig av om kontrakten er over eller under terskelverdi. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Herunder anslått verdi på kontrakten, hvilken anskaffelsesprosedyre som er benyttet, hvem som har bedt om å få delta og hvem som eventuelt er avvist, hvorfor de som deltar er utvalgt til å delta i konkurransen, hvem som vant konkurransen og begrunnelse for valg av tilbud, tilbudets verdi, fordeler og egenskaper sammenlignet med andre tilbud. Kravet om anskaffelsesprotokoll har utspring i lovens krav om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen. Manglende anskaffelsesprotokoll kan gjøre det vanskelig å vurdere om anskaffelsene har foregått i henhold til regelverket. Det vesentlige er imidlertid at viktige forhold ved konkurransen er dokumentert i henhold til kravene til innhold i en anskaffelsesprotokoll. Det er ført protokoll fra anbudsåpningen ved de fleste av konkurransene. I tillegg er det forsøkt ført anskaffelsesprotokoll ved alle de undersøkte konkurransene. Protokollføringen er imidlertid ikke tilfredsstillende på grunn av manglende opplysninger, upresise datoer og underskrifter. Måten protokollene er ført på viser en manglende forståelse av (begrepene i) regelverket. I tillegg er flere av protokollene ført lenge etter at anskaffelsene ble gjennomført, rett før revisjonen skulle ha møte med noen av kommunens representanter. Det kan dermed argumenters for at protokollene ble produsert utelukkende fordi revisjonen hadde iverksatt et forvaltningsprosjekt på området. Dette er et meget kritikkverdig forhold. 8. Er konkurransen avsluttet i henhold til regelverket? Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt eller som er valgt som leverandør til rammeavtalen skal meddeles til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt eller rammeavtale inngås. Meddelelsen skal være skriftlig og det må også oppgis frist for å klage på tildelingen. Ved to av konkurransene har ikke kommunen klart å fremskaffe dokumentasjon på at meddelelsesbrev ble sendt ut. Når det gjelder byggingen på helsesenteret og Anarjokveien er kommunen usikker på om det ble sendt ut meddelelsesbrev i forbindelse med anskaffelsene av utførere. Ved anskaffelsen av nytt brannalarmsystem til rådhuset ble det ikke sendt ut brev. I og med at det er så stor usikkerhet rundt utsending av meddelelsesbrev så er det vanskelig å vurdere om kommunen har avsluttet konkurransene vi har undersøkt i henhold til regelverket. At kommunen ikke vet om meddelelsesbrev er sendt ut eller om de mangler dokumentasjon på dette er uansett kritikkverdig Andre kommentarer Kommunen har i denne undersøkelsen hatt problemer med å fremskaffe dokumentasjonen som revisjonen har etterspurt. Dette tyder på at kommunen mangler systematikk i arkivering av dokumenter fra anskaffelsesprosessen. I henhold til lov om offentlige anskaffelser 5 skal oppdragsgiver sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Når kommunen ikke har noen systematisk arkivering av dokumenter fra anskaffelsesprosessen så klarer kommunen ikke å etterleve kravene til etterprøvbarhet og gjennomsiktighet. I henhold til forskrift om offentlige arkiv 2-5 og 3-6 skal dokumenter som tilhører en sak normalt lagres samlet. Funnene i denne undersøkelsen tyder på at kommunen ikke arkiverer i henhold til regelverket. Den manglende systematikken i arkiveringen av dokumenter fra anskaffelsesprosessen har også gjort at undersøkelsen har blitt vanskelig å gjennomføre for revisjonen. Det har tatt svært lang tid å få den dokumentasjonen som er blitt etterspurt, noe som har ført til at prosjektet har tatt mye lengre tid en nødvendig. 3

8 Revisjonen har ikke hatt kommunens egne innkjøpspolitiske retningslinjer som revisjonskriterium, og vi har heller ikke gjort noen vurdering av hvorvidt kommunen følger disse. Undersøkelsen har imidlertid avdekket at kommunens egne innkjøpspolitiske retningslinjer i flere tilfeller ikke etterleves. Dette kan tyde på manglende kjennskap til egne innkjøpspolitiske retningslinjer eller manglende vilje til å etterleve disse i praksis i kommunen Konklusjon Følger Karasjok kommune lov og forskrift om offentlig anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? Etter undersøkelse av seks anbudskonkurranser ved fire byggeprosjekter er det revisjonens oppfatning at kommunen bare til dels følger lov og forskrift om offentlig anskaffelse. Vi har vist til brudd ved kunngjøringsbestemmelsene, innholdet i konkurransegrunnlaget, bruken av kvalifikasjonskrav, bruken av tildelingskriterier, reglene rundt opplysning om klagefrist og mangelfull protokollføring. Når det gjelder konkurransene i forbindelse med bygging av nytt basseng er det meste av det vi har sett på i henhold til regelverket, mens det ved konkurransen på Anarjokveien er påvist flere brudd. Føringen av anskaffelsesprotokoll har vært gjennomgående dårlig i alle konkurransene. Kommunen bryter trolig ikke regelverket bevist, men håndteringen av anskaffelsene bærer preg av manglende forståelse av regelverket. Et hovedproblem for revisjonen i undersøkelsen, har vært mangel på systematikk i kommunens dokumenter relatert til de fire byggeprosjektene. Kommunen har hatt problemer med å fremskaffe den dokumentasjonen revisjonen har etterspurt, noe som har ført til at det har blitt vanskelig for revisjonen å gjennomføre undersøkelsen. 0.3 Anbefalinger På bakgrunn av hovedfunnene i undersøkelsen vil revisjonen gi følgende anbefalinger: Kommunen bør gjennomføre opplæring i lov og forskrift om offentlig anskaffelse blant sine ansatte som jobber med anskaffelser. Her bør opplæring i føring av protokoll inngå. Kommunen bør sørge for at dokumenter knyttet til en anskaffelse blir systematisert slik at det i ettertid er lettere å finne frem til dokumenter som blir etterspurt. Kommunen bør bedre sine rutiner for vurdering av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Kommunen bør lage en rutine for å sende ut meddelelsesbrev med klagefrist til deltakerne i en konkurranse. For å sikre at kravene om gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsesprosessen overholdes, må kommunen føre anskaffelsesprotokoll i henhold til kravene i forskriften. 4

9 1. INNLEDNING 1.1 Prosjektets bakgrunn og formål Bakgrunn Dette prosjektet gjennomføres med bakgrunn i kontrollutvalgets innstilling til plan for forvaltningsrevisjon vedtatt av kontrollutvalget (sak 12/08). Her ble offentlige anskaffelser valgt ut som et av områdene for forvaltningsrevisjon. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller strenge krav til kommunens gjennomføring av anskaffelser, og brudd på regelverket kan medføre erstatningsansvar og påføre kommunen dårlig rykte. Området er vesentlig for kommunen både ut fra et økonomisk perspektiv og for kommunens omdømme. Det er også verdt å merke seg at regelverket ble endret fra og med Det er derfor viktig at kommunen er oppdatert på det nye regelverket Formål Formålet med prosjektet er å undersøke om Karasjok kommune følger lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter. 1.2 Problemstilling Følger Karasjok kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av byggeog anleggskontrakter? En videre konkretisering av problemstillingen vil bli gjort etter gjennomgangen av revisjonskriteriene. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på de krav og forventninger som brukes i den enkelte forvaltningsrevisjon for å vurdere den reviderte virksomhet. Kriteriene holdes opp mot faktagrunnlaget, og danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes. I denne undersøkelsen vil revisjonskriteriene være utledet fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (offanskl.) Forskrift om offentlige anskaffelser av 15. juni 2001 (FOA-01) Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA-06) Lov om offentlige anskaffelser 2 Lovens formål Lov om offentlige anskaffelser 1 angir regelverkets grunnleggende formål; at loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv 1 Fra 1. januar 2007 trådte det i kraft et nytt regelverk om offentlige anskaffelser (vedtatt ). Anskaffelsene i denne undersøkelsen vil være regulert både av det gamle og det nye regelverket. Der det er forskjeller i gammelt og nytt regelverk vil vi bruke henholdsvis FOA-01 når det henvises til den gamle forskriften, og enten bare FOA eller FOA -06 ved henvisninger til den nye forskriften. 2 Se vedlegg 2 for utvalgte bestemmelser. 5

10 ressursbruk ved offentlige anskaffelser. Virkemidlene for å oppnå dette skal være forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. Oppdragsgivere og anskaffelser som er omfattet Bestemmelsene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder alle oppdragsgivere for statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer, og alle anskaffelser av varer, tjenester, og bygge- og anleggskontrakter, som foretas av nevnte oppdragsgivere (offanskl. 2 og 3). Grunnleggende krav Det framgår videre av 5 i loven at en anskaffelse så langt det er mulig skal være basert på konkurranse, og at oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. Utvelgelse av kvalifiserte anbydere skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Gjennomføring av reelle konkurranser regnes som en grunnleggende forutsetning for å kunne oppfylle lovens formål om å sikre effektiv ressursbruk i anskaffelsesvirksomheten. Kravet om konkurranse er gjentatt i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA 3-1) Forskrift om offentlige anskaffelser 3 Forskrift om offentlige anskaffelser er svært omfattende, og vi har her valgt ut åtte sentrale bestemmelser for nærmere undersøkelse. Det er imidlertid nødvendig å redegjøre for anvendelsesområdet for de ulike bestemmelsene i forskriften før de åtte bestemmelsene presenteres. Anvendelsesområde for de ulike bestemmelsene 4 Regelverket regulerer alle offentlige anskaffelser, men det er ulike bestemmelser avhengig av type anskaffelse og kontraktsverdi (terskelverdi). Forskriftens del I gjelder alle typer anskaffelser, uansett anskaffelsens art og verdi, mens det er det ulike bestemmelser for anskaffelser der den anslåtte verdien på kontrakten overskrider den gitte terskelverdien og for anskaffelser under terskelverdi. 5 Anskaffelser over terskelverdi er regulert av bestemmelsene i WTO avtalen og EØS-direktivene for offentlige anskaffelser. 6 Terskelverdiene justeres av Nærings- og handelsdepartementet hvert annet år i forhold til EØS-direktiver fastsatt i myntenheten ECU. Når det gjelder tjenester sondrer forskriften mellom prioriterte 7 og uprioriterte 8 tjenester. Det er bare prioriterte tjenester som faller inn under bestemmelsene for anskaffelser over terskelverdi. Tabell 1: Terskelverdier Forskrift om offentlige anskaffelser Terskelverdier Kommunale vare- og tjenestekjøp 1,8 mill. eks. mva. 1,7 mill. eks. mva. 1,7 mill. eks. mva. Bygge og anleggskontrakter 38,55 mill. eks. mva 41,25 mill. eks. mva 43,5 mill. eks. mva. 3 Se vedlegg 2 for utvalgte bestemmelser. 4 FOA 2-1 og I FOA-01 er bestemmelsene om anskaffelser over terskelverdi satt inn i del II av forskriften, men i FOA-06, finnes disse bestemmelsene i del III. Det vil si at det er en slags opptrapping mot strengere krav fra del en til tre. 6 Gjennom EØS-avtalen og WTO-avtalen har Norge forpliktet seg internasjonalt til å følge bestemte fremgangsmåter ved offentlige anskaffelser over visse verdier. 7 Prioriterte tjenester er for eksempel vedlikehold og reparasjon, land- og lufttransport, teletjenester, finansielle tjenester, edb-tjenester, forsknings- og utviklingstjenester, regnskap og revisjon, markedsundersøkelser, rådgivningstjenester, reklametjenester, eiendomsforvaltning, kloakk og avfallstømming. 8 Med uprioriterte tjenester menes for eksempel hotell- og restaurantvirksomhet, jernbanetransport, juridiske tjenester, rekruttering av personell, etterforskning og sikkerhetstjenester, undervisning og yrkesutdannelse, helse og sosialtjenester, samt fritids-, kultur- og sportstjenester. 6

11 Det er ikke tillatt å dele opp en planlagt anskaffelse med den hensikt å komme under terskelverdien. Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kommer til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen (FOA 2-3). 1. Anskaffelsesprosedyrer 9 Vi skiller mellom følgende anskaffelsesprosedyrer: Anskaffelser etter forskriftens del I/Direkte anskaffelse Her foreligger det få eksplisitte krav til hvordan anskaffelsen skal foretas. Det er blant annet ikke krav om kunngjøring. Oppdragsgiver må imidlertid sørge for å overholde de grunnleggende kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Åpen anbudskonkurranse Denne prosedyren tillater alle interesserte leverandører å levere tilbud. Det skjer ingen prekvalifisering, men leverandørene må levere dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer tilbudet. Det er ikke tillat å forhandle med leverandørene. Begrenset anbudskonkurranse En prosedyre som bare tillater de leverandørene som er invitert av oppdragsgiver til gi tilbud. Det foretas først en prekvalifisering der interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å få delta i konkurransen, sammen med dokumentasjon på at de er kvalifisert. Oppdragsgiver inviterer kvalifiserte leverandører, eller et utvalg av disse, til å levere tilbud. Det er ikke tillat å forhandle med leverandørene. Konkurransepreget dialog 10 Denne konkurranseformen kan benyttes ved særlig komplekse anskaffelser der det er umulig for oppdragsgiver å beskrive hva som skal anskaffes. Oppdragsgiver beskriver i kunngjøringen hvilke behov anskaffelsen skal dekke, og hvilke kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren. Deretter gjennomføres det en prekvalifisering, før oppdragsgiver gjennomfører en dialog med de kvalifiserte leverandørene om mulige løsninger. Når dialogfasen er over, og leverandørene har levert tilbud, er det ikke tillatt å forhandle (FOA ). Konkurranse med forhandling Prosedyren gir oppdragsgiver anledning til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudet. Denne konkurranseformen kan valgfritt benyttes for anskaffelser under terskelverdi, men bare unntaksvis for anskaffelser over terskelverdi. Det kan gjennomføres konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring eller uten forutgående kunngjøring, avhengig av hvilke tilfeller det gjelder. 2. Kunngjøringsregler 11 Det er ikke krav om kunngjøring for anskaffelser som har anslått verdi under kr , men det skal så langt som mulig gjennomføres konkurranse. 12 For alle anskaffelser over kr er det krav om kunngjøring i den norske databasen Doffin (Database for offentlig innkjøpsinformasjon). For anskaffelser over EØS-terskelverdiene er det i tillegg krav om publisering i TED-databasen, som er EUs offisielle kanal for kunngjøring av offentlige innkjøp i hele EØS-området. 9 FOA , 4-2, 4-3 og FOA , 14-1, 14-2, 14-3, Konkurranseformen er bare beskrevet i den nye forskriften (FOA-06). 11 FOA , 6-2, 6-3, 6-4, 13-1 og 13-2 og FOA , 9-2, 18-1, 18-2, 18-3, Fram til 9. september 2005 var det kunngjøringsplikt for anskaffelser over kr ,-. 7

12 Tabell 2: Anskaffelsesverdiens betydning for kunngjøring og anskaffelsesprosedyrer Anskaffelsens verdi Krav til kunngjøring Anskaffelsesprosedyre Over terskelverdi Doffin og TED Åpen eller begrenset anbudskonkurranse (forhandling ikke tillatt) Under terskelverdi Doffin Åpen eller begrenset anbudskonkurranse, eller konkurranse med forhandling. Under kr ,- Direkte henvendelser til en eller flere leverandører er (før kr ) Ikke krav til kunngjøring. tillatt. 3. Krav til konkurransegrunnlaget 13 Oppdragsgiver skal ved alle konkurranseformer utarbeide et konkurransegrunnlag, som skal inneholde opplysninger om hvilke betingelser som gjelder for konkurransen. Konkurransegrunnlaget skal inneholde opplysninger om hvilken ytelse som skal anskaffes og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Det skal minst opplyse om: hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adressen disse skal sendes eller leveres til, samt hvordan tilbudene skal være merket vedståelsesfrist for tilbudene kriterier for tildeling av kontrakten på hvilket språk tilbudet skal være skrevet en henvisning til kunngjøringen 4. Krav til leverandøren 14 Kvalifikasjonskrav er minimumskrav som knytter seg til leverandørens egnethet til å levere den aktuelle anskaffelsen. Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner, og til leverandørens finansielle og økonomiske stilling. Krav til leverandørens kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kan utdypes i eget kvalifikasjonsgrunnlag. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal føre til avvisning. 5. Kriterier for valg av tilbud 15 Tildelingskriterier er de kriterier leverandørens tilbud vurderes etter. Tildeling skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. Dersom tildeling skjer etter andre kriterier enn laveste pris skal disse oppgis i kunngjøringen eller i konkurransegrunnlaget, om mulig i prioritert rekkefølge. Det er ikke lov å vektlegge andre kriterier enn de om er oppgitt. 6. Tidsfrister 16 Forskriften inneholder flere bestemmelser som fastsetter bestemte minimumsfrister ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, hastetilfeller, tilbudsfrister, vedståelsesfrist og frist for mottak av forespørsler om å delta i en konkurranse for anskaffelser over terskelverdi. For anskaffelser under terskelverdiene er det ikke satt bestemte minimumsfrister. Der må fristen vurderes i hvert enkelt tilfelle, men må settes så rommelig at alle leverandører får tilstrekkelig tid til å innhente nødvendig dokumentasjon, og foreta de nødvendige undersøkelser og beregninger. 13 FOA og 12-1 og FOA og FOA og 12-5 og FOA og FOA og 17-2 og FOA og FOA -01 kap. 7 og 14, FOA -06 kap. 10 og 19. 8

13 7. Protokollføring 17 Oppdragsgiver skal føre protokoll fra konkurransen uavhengig av om kontrakten er over eller under terskelverdi. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst inneholde følgende opplysninger: 18 oppdragsgivers navn og adresse, og en beskrivelse av hva som skal anskaffes forhold som begrunner eventuell bruk av konkurranse med forhandling eller bruk av hasteprosedyrer anslått verdi på kontrakten hvilke anskaffelsesprosedyrer som skal benyttes hvem som har bedt om å få delta og hvem som eventuelt er avvist og hvorfor hvilke deltagere i prosessen med skatte/avgifts/momsrestanse som likevel får delta hvorfor de som deltar er utvalgt til å delta i konkurransen hvem som vant konkurransen og eventuell andel som går til underleverandør begrunnelse for valg av tilbud, tilbudets verdi, fordeler og egenskaper sammenlignet med andre tilbud. 8. Avslutting av konkurransen 19 Det eksisterer flere regler for korrekt avsluting av konkurransen. Verdien på anskaffelsen regulerer hvilke regler som er gjeldene. Er verdien over terskelverdien er det strengere krav til avslutning av konkurranse. Vi vil i denne sammenhengen undersøke om oppdragsgiver følger kravene til utsending av meddelelsesbrev. I henhold til FOA 13-3 og 22-3 er oppdragsgiver pliktig å meddele alle deltakere i en konkurranse om hvem som skal tildeles kontrakt. Meddelelsen skal være skriftlig og gis samtidig til alle deltakere. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget, i samsvar med første ledd, og skal angi en frist for leverandørene til å klage over beslutningen Operasjonalisering av problemstilling Tabell 3 viser hvordan problemstillingen operasjonaliseres ved hjelp av åtte spørsmål basert på de åtte punktene/kriteriene presentert tidligere. Spørsmålene er knyttet til sentrale bestemmelser i lov og forskrift om offentlig anskaffelser. Tabell 3: Problemstilling og spørsmål utledet fra revisjonskriterier. Problemstilling Følger Karasjok kommune lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved tildeling av bygge- og anleggskontrakter? Spørsmål utledet fra revisjonskriterier 1. Er konkurransen kunngjort i henhold til anskaffelsesregelverket? 2. Er benyttet anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket? 3. Inneholder konkurransegrunnlaget de opplysninger som forskriften krever? 4. Er bruken av kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket? 5. Er bruken av tildelingskriterier i henhold til regelverket? 6. Er tidsfristene i henhold til regelverket? 7. Er protokollføringen i henhold til regelverket? 8. Er konkurransen avsluttet i henhold til regelverket? 17 FOA og 15-1, FOA Se også vedlegg 3 19 FOA -01 kap. 10 og 17, FOA -06 kap

14 1.4 Metode Datainnsamling Metode er samlebetegnelsen på de framgangsmåtene som benyttes for å samle inn data som kan gi svar på problemstillingen i en undersøkelse. Framgangsmåten i denne undersøkelsen har hovedsakelig vært dokumentanalyse. Vi har gjennomgått aktuelle dokumenter fra utvalgte byggerprosjekter, herunder kunngjøringer, konkurransegrunnlag, protokoller, brev, saksframlegg til plan- og byggekomiteen og kontrakter. I tillegg har vi hatt samtaler med FDV-leder 20 Helge Nystad og teknisk sjef Hans Nystad. Kommunen har hatt problemer med å fremskaffe den dokumentasjonen revisjonen har bedt om. På tross av lange frister og flere forespørsler har ikke kommunen klart å fremskaffe de dokumentene revisjonen har etterspurt. Dette har ført til at datainnsamlingen har vært vanskelig, noe som har forlenget og vanskeliggjort arbeidet til revisjonen Avgrensing Karasjok kommune er en relativt liten kommune når det gjelder antall innbyggere. Investeringsregnskapet for 2007 viser likevel at det har medgått kr til investeringer 21. Vi vil i denne undersøkelsen se på fire konkrete bygge- og anleggsprosjekter, ved to av dem vil vi se på både utførelse og prosjektering. Disse fire er Anarjokveien, bygging av nytt basseng, ombygging av helsesenter og installasjon av nytt brannalarmsystem på rådhuset. Anarjokveien er diverse arbeid på en 20 km veistrekning. Prosjektet har en kostnadsramme på ca. kr ,. Bassenget er en stor investering i bygging av nytt basseng og renovering av skole. Prosjektet har en kostnadsramme på ca. kr ,. På dette prosjektet har vi sett på både prosjektering og utførelse. Ombygging på helsesentrert består i å bygge om flere rom til enkeltrom. Prosjektet har en kostnadsramme på ca. kr ,. Vi vil se på både prosjekteringen og utførelsen av prosjektet. Prosjektet installasjon i nytt brannalarmsystem på rådhuset har en kostnad på ca. kr , Dataenes gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at det skal være samsvar mellom formålet for undersøkelsen og de data som er samlet inn. Vi mener at data i denne undersøkelsen er egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Det er likevel viktig å være klar over at opplysningene i rapporten representerer et utvalg av fakta. Vi har ikke sett på alle sider ved de undersøkte byggeprosjektene, men bare undersøkt forhold som angår de oppsatte problemstillingene. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og verifisering av faktaopplysninger framkommet i intervju og samtaler. Tilliten til analyseresultatene er styrket ved at det er samsvar mellom data som er framkommet i dokumenter og i intervju. 20 Forvaltnings drifts og vedlikeholdsleder 21 Årsmelding for Karasjok kommune, vedtatt av kommunestyret , s 18 og

15 2. BAKGRUNNSOPPLYSNINGER 2.1 Administrativ organisering av Karasjok kommune Rådmann Organisasjonssjef Helse og sosialsjef Lønn/personal, IKT, økonomi, servicekontor, skolefaglig rådgiver, språk, bibiliotek Grunnskole (rektor) Barnehager Institusjonsbasert omsorg, hjemmebasert omsorg, helse, sosial Kultur og næring Teknisk Organisasjonsmodellen 22 ovenfor viser den administrative strukturen til Karasjok kommune. Ansvaret for kommunale utbyggingsprosjekt er lagt til avdeling for tekniske tjenester. Under teknisk er det også en forvaltnings- drifts og vedlikeholdsavdeling med ansvar for ombygging og vedlikehold av bygg. 2.2 Prosjektmengde Karasjok kommune har hatt middels aktivitet når det gjelder byggeprosjekter de senere år, både i forhold til nybygg og tilbygging/ombygging. Søk i Doffin 23 viser at kommunen i tidsrommet fra til om med hadde 17 kunngjøringer 24. Flere av disse var også kunngjort i TED. Mange av disse kunngjøringene gjaldt byggeprosjekt. En kunngjøring av et byggeprosjekt inneholder som regel flere konkurranser. Eksempelvis prosjektering, arkitekt, byggearbeider, VVS-teknikk, el-teknikk, ventilasjon og så videre. Det største investeringsprosjekter i Karasjok de siste årene har vært bygging av basseng. 2.3 Fokus på offentlig anskaffelser i Karasjok kommune Karasjok kommune har egne innkjøpspolitiske retningslinjer, og ifølge rådmannen har kommunen fokus på at anskaffelsene i kommunen blir gjort i henhold til lover og regler. Kommunen har altså lagt seg på en linje der de ønsker å holde en høy standard i forbindelse med anskaffelser som blir gjort. Et søk i KOFA 25 for perioden viser at kommunen ikke har hatt noen klagesaker på anskaffelser de har håndtert selv. Den eneste klagen som har involvert Karasjok kommune har vært på innkjøp av renholdsartikler i forbindelse med innkjøpssirkelen. Dette innkjøpet er det konsulentsselskapet Finnut som forvalter. Det at Karasjok kommune ikke 22 Organisasjonskart er hentet fra årsmelding 2007 og bekreftet i samtaler med kommunen Det er verdt å merke seg at kunngjøringen håndtert av eksterne konsulentselskaper for Karasjok kommunen ikke nødvendigvis vil komme med på denne listen. 25 Klagenemnda for offentlige anskaffelser 11

16 har hatt noen klager kan tyde på at kommunen er dyktige i arbeidet med offentlige anskaffelser, eller at entreprenørene ikke er flinke til å følge opp kommunen. I intervju gjort med rådmannen og teknisk sjef påpekes det likevel at enkelte lokale entreprenører har vært misfornøyd med kommunens håndtering av noen innkjøp. Ingen av disse har likevel valgt å klage til KOFA Egne innkjøpspolitiske retningslinjer 26 I tillegg til lov og forskrift om offentlig anskaffelser har Karasjok kommune vedtatt egne lokale retningslinjer for innkjøp i kommunen. Disse retningslinjene bygger i hovedsak på lov om offentlig anskaffelser fra og forskrift om offentlige anskaffelser fra Retningslinjene er som nevnt noe strengere enn det nasjonale lovverket. Kommunen har eksempelvis utarbeidet en egen norm for valg av innkjøpsmetode. Her blir det redegjort for hvilken anskaffelsesprosedyre som skal benyttes på de ulike innkjøpene. Når det gjelder kunngjøringer og kvalifikasjonskrav har kommunen noe strengere krav enn i det nasjonale lovverket. Eksempelvis krav til skatteattest for kjøp over kr og krav til kunngjøring i minst én lokal avis. I tillegg har kommunen krav til føring av anskaffelsesprotokoll for kjøp over kr Mal for innkjøpsprotokoll Kommunen har en egen mal for føring av anskaffelsesprotokoll. Protokollen kalles innkjøpsprotokoll, men tilsvarer i hovedsak kravene til en anskaffelsesprotokoll. Begge begrepene vil derfor bli brukt videre i rapporten. Malen for innkjøpsprotokoll som Karasjok kommune bruker er hovedsakelig tilfredsstillende, men mangler et punkt for beskrivelse av hva som skal anskaffes. 26 Vedtatt i kommunestyret

17 3. UNDERSØKELSER OG VURDERINGER 3.1 Bassenget, prosjektering Bakgrunn Kommunestyret i Karasjok vedtok i 2003 å bygge nytt basseng, etter at det forhenværende bassenget hadde vært stengt i flere år. I budsjettforslagene for 2005 ble det lagt opp til bygging av nytt basseng med en kostnadsramme på ca kr 61,4 millioner kroner. Byggingen av bassenget var planlagt å være første byggetrinn i rehabilitering og utvidelse av grunnskolen. Etter at anbudsrunden var ferdig, viste det seg at prosjektet ble noe rimeligere en antatt. Kommunen regnet per 2005 med at kostnadsrammen for prosjektet ville være på kr 55,7 millioner 27. Før byggingen kunne ta til utlyste kommunen en konkurranse for prosjekteringen av bassenget. I anbudet på prosjekteringen søkte kommunen etter tilbydere med kompetanse på flere prosjekterings og planleggingstjenester. Herunder prosjekteringsledelse, HMS-koordinator for prosjekteringen, bad-faglig rådgiver, arkitekt, landskapsarkitekt, rådgivende ingeniør byggeteknikk, rådgivende ingeniør VVS-teknikk, rådgivende ingeniør renseanlegg og rådgivende ingeniør i elektronikk. Firmaet som fikk anbudet på prosjekteringen ville dermed bli ansvarlig for hele prosjekteringsfasen, fra skisseprosjekt, forprosjekt, detaljprosjektering til bistand i gjennomføringsfasen Kunngjøring Veiledende kunngjøring i forbindelse med prosjektering ble kunngjort på Doffin den Konkurransen om prosjektering av svømmehall og utvidelse av ungdomskolen i Karasjok ble kunngjort på Doffin og TED den Konkurransen om prosjektering av svømmehall og utvidelse av ungdomsskolen ble korrekt kunngjort i henhold til bestemmelsene for anskaffelser over terskelverdi (jf. tab. 2 kap og kap ) Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen at konkurransen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dokumentasjonen fra undersøkelsen viser at prosessen ble gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Åpen anbudskonkurranse kan brukes for anskaffelser både over og under terskelverdi. Oppdragsgiver må selv beregne anskaffelsens verdi ut fra anslag av det samlede beløp for kontraktene som utgjør anskaffelsen. Det fremgår av konkurransegrunnlaget at tilbudskonkurransen kommer inn under regelverket som regulerer anskaffelser over EØS-/WTOterskelverdier. I 2004 var terskelverdien for vare- og tjenestekjøp 1,8 mill. eks. mva., mens samlet verdi av denne anskaffelsen kom på vel kr , eks. mva. Det var etter vår vurdering riktig å følge bestemmelsene for anskaffelser over terskelverdi, da det kan være vanskelig å anslå nøyaktig hva anskaffelsens verdi vil bli. Anskaffelsesprosedyren var i henhold til regelverket. 27 Jf Forslag til vedtak i formannskapet vedrørende antakelse av tilbud (Saksnr 0068/05). 13

18 3.1.4 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget, datert 19. januar 2004, inneholder tilbudsinnbydelse, konkurransebestemmelser, herunder blant annet kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, ytelsesbeskrivelse, prosjektbeskrivelse og kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlaget inneholder alle de opplysninger som det stilles krav om i forskriften Kvalifikasjonskrav Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at kvalifikasjonskravene, det vil si kravene for å få delta i konkurransen, er dokumentasjon om eierforhold, skatte og avgiftsattester, HMS-egenerklæring, oppgave over sentrale godkjenninger i hht. PBL 28, attest fra foretaksregistret, oppgave over antall ansatte, dokumentasjon på organisasjonens finansielle stilling 29, redegjørelse for den tilbudte prosjektorganisasjon, CV-er for tilbudet personell og oversikt over relevante oppdrag de siste fem år. I konkurransegrunnlaget er kvalifikasjonskrav satt opp sammen med utvelgelseskriterier. Her brukes blant annet formuleringer som prosjektering av skole og svømmehall i løpet av de fem siste år er en forutsetning for å bli utvalgt. Kvalifikasjonskravene som er satt er tilstrekkelig for det lov og forskrift krever. Imidlertid er det uheldig at overskriften kvalifikasjonskrav brukes sammen med tildelingskriterier i konkurransegrunnlaget. Disse to bør skilles klart fra hverandre, slik at det fremgår tydelig hva som er kvalifikasjonskrav og hva som er tildelingskriterier. Kvalifikasjonskrav brukes for å avvise entreprenører som ikke er kvalifisert til å delta i konkurransen. De skal ikke brukes til å velge ut hvem som skal få anbudet, dette er det tildelingskriteriene skal brukes til. I dette tilfellet brukes formulering utvalgt, dette kan misforstås og er derfor en uheldig formulering. Kommunen opplyser om at de har vurdert kvalifikasjonskravene. Kommunen har imidlertid ikke klart å fremskaffe dokumentasjon over hvordan vurderingen av kvalifikasjonskravene er gjennomført. Det er derfor ikke mulig for revisjonen å vurdere hvorvidt bruken av kvalifikasjonskrav er i henhold til lovverket Tildelingskriterier Det er oppgitt i konkurransegrunnlaget at tildelingskriteriene, det vi si de kriteriene tilbudene skal vurderes ut fra, er økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra generell og spesiell kompetanse hos tilbudt personell, referanser tilbudt personell, honorarer, timepriser og utgifter og fremdrift. Vi ser av protokoll fra anbudsåpningen at tilbudet med laveste pris ble valgt 30. I henhold til forskriften kan tildeling skje enten på bakgrunn av hvilket tilbud som har den laveste prisen eller hvilket tilbud som samlet sett er det økonomisk mest fordelaktige. I denne konkurransen ble tildelingskriteriene oppgitt å være økonomisk mest fordelaktige tilbud, vurdert ut fra kriteriene nevnt ovenfor. Tilbudet med lavest pris ble valgt. Oppdragsgiver har relativt vidt rom for skjønn i vurderingene, men skal foreta en saklig og forsvarlig vurdering av samtlige tildelingskriterier. 31 Vi ser at firmaet Multiconsult AS har gitt et tilbud på , kroner, 28 Plan og bygningsloven 29 Herunder oppgave over omsetningen de tre siste år, regnskap for de tre siste år og beskrivelse av firmaets kvalitetssikring. 30 Norconsult As fikk tilslag på sitt tilbud på ,- kroner. 31 Amdal, Gro og Roll-Mathisen, Inger (2004): Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, kommentarutgave 14

19 noe som er det nest beste tilbudet på pris. Dette firmaet har imidlertid en atskillig bedre fremdriftsplan enn det valgte firmaet 32. Kommunen utrykker at de har vurdert tildelingskriteriene, men de har ikke klart å gi noen dokumentasjon på hvordan de andre kriteriene bortsett fra pris ble vurdert. Det er derfor ikke mulig for revisjonen å vurdere hvorvidt tildelingsprosessen er i henhold til regelverket Tidsfrister Konkurransen ble kunngjort i Doffin og TED den Frist for å be om konkurransegrunnlaget var , og frist for innlevering av tilbud var satt til Det vil si at tilbudsfristen var 39 dager. Det framgår av konkurransegrunnlaget at fristen for å akseptere tilbudet er 90 dager etter tilbudsfristens utløp. Kommunen har sendt ut meddelelsesbrev med klagefrist. Fristen var satt til , altså over 30 dager. For anskaffelser over terskelverdi er det flere bestemmelser om tidsfrister, blant annet skal fristen for mottak av tilbud være minst 52 dager fra den dagen kunngjøringen blir sendt. Imidlertid gjøres det unntak fra denne regelen om det er publisert en veiledende kunngjøring, noe som er tilfellet i denne saken. Anbudsfristen var satt til 39 dager etter kunngjøringen. Dette er tilstrekkelig når det er publisert en veiledende kunngjøring. Tidsfristene var derfor i henhold til regelverket. Oppdragsgiver skal videre fastsette en vedståelsesfrist, det vil si den tiden tilbudene er bindende. Dersom ikke annet framgår av konkurransegrunnlaget utløper vedståelsesfristen 30 dager etter tilbudsfristens utløp. 33 I denne konkurransen er tilbyderne gitt en vedståelsesfrist på 90 dager, det vil si mye lengre tid enn forskriften krever. 34 I meddelelse om hvem som skal tildeles kontrakt skal det angis en frist for leverandørene til å klage, men det framgår ikke av forskriften hvor lang klagefristen skal være. Fristen må imidlertid ses i sammenheng med vedståelsesfrist og tidspunkt for undertegning av kontrakt. Her var klagefristen på over 30 dager. Det vil si at fristen lå innenfor rimelig tid for undertegning av kontrakt. Klagefristen kan avgjøres skjønnsmessig i hvert tilfelle, og vi har ingen merknader til denne Protokoll Det er ført protokoll fra anbudsåpningen. Protokollen innholder oversikt over tilbydere med framdrift og pris på tilbud. I tillegg er det ført en innkjøps/anskaffelsesprotokoll fra konkurransen. Protokollen har imidlertid en del mangler. Alle innkomne tilbud er ført opp med samme dato og tidspunkt for mottak. Det er krav om at det føres nøyaktig dato og tidspunkt på innkomne anbud. Del I av protokollen er heller ikke skrevet under av noen. Videre er det under tildelingskriterier merket av på både laveste pris og det økonomisk mest fordelaktige tilbud/anbud. Dette er ikke tillatt, et av kriteriene må velges. Det mangler også en begrunnelse på valg av tilbud, Det beste tilbudet av de innkomne kan ikke sies å være en tilstrekkelig begrunnelse for valget av leverandør. Protokollen er underskrevet den , dette er flere år etter at konkurransen ble gjennomført. 32 Norconsult AS har 50 hverdager som fremdrift på forprosjekt og 120 hverdager på detaljprosjektet, Multiconsult AS har 25 hverdager som fremdrift på forprosjekt og 75 hverdager på detaljprosjekt. 33 FOA og Blåboka, som er Statsbyggs anbuds-, tilbuds- og kontraktsbestemmelser oppgir 90 dager vedståelsesfrist dersom ikke annet er angitt 15

20 Kommunen har gjort et forsøk på å føre anskaffelsesprotokoll fra konkurransen. Denne er imidlertid mangelfull. Flere av momentene nevnt ovenfor gjør at protokollen ikke er i samsvar med de krav som stilles til en anskaffelsesprotokoll. Det mest graverende forholdet er at protokollen er ført så lenge i ettertid. En anskaffelsesprotokoll skal føres fortløpende, ellers er poenget med protokollføringen borte. Formålet med plikten til protokollføring er at det i ettertid skal være mulig å kontrollere at konkurransen har vært gjennomført i tråd med regelverket. Kommunen har bekreftet i samtale med revisjonen at protokollene er ført i ettertid, rett før revisjonen kom for å hente dokumentasjon. Dette er et kritikkverdig forhold Avslutning av konkurransen Kommunen sendte den ut meddelelsesbrev til samtlige tilbyderne som deltok i konkurransen om prosjekteringen. Meddelelsesbrevet inneholdt blant annet informasjon om hvem man hadde til hensikt å tildele kontrakt. Det kom ikke inn noen klager. Kontrakt for prosjekteringen av bassenget med Norconsult As ble underskrevet den , og konkurransen var dermed avsluttet. Revisjonen har ingen merknader til avlutningen av konkurransen. 3.2 Bassenget, utførelse: bygningsarbeid Avgrensing Når detaljprosjektet er ferdig er det behov for utførere på de ulike fagområdene. Vi har her sett på prosessen med anskaffelse av utførere til det planlagte bygningsarbeidet Kunngjøring Bygge og anleggskontrakten for byggingen av bassenget ble kunngjort i Doffin og TED den Før det hadde det gått ut en veiledende kunngjøring den På tidspunktet for undersøkelsen var det kunngjøringsplikt i Doffin for alle anskaffelser over kr ,- og i TED for bygge- og anleggsprosjekter over 38,55 mill eks.mva. (FOA og 6-4). Det var videre krav om veiledende kunngjøring for bygge og anleggskontrakter med antatt verdi som nevnt over. Ut fra anslått verdi på kontraktene var der det riktig å kunngjøre konkurransene i Doffin og TED. Konkurransen var korrekt kunngjort Anskaffelsesprosedyre Det framgår av kunngjøringen og konkurransegrunnlaget at konkurransen skal gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse. Dokumentasjon fra konkurransen viser at det ble gjennomført en åpen anbudskonkurranse. Åpen anbudskonkurranse kan benyttes for anskaffelser både over og under terskelverdi. Det vil si at benyttet anskaffelsesprosedyre var i henhold til regelverket. 16