DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR FORMANNEN (F)

Transkript

1 DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR FORMANNEN (F) VEDTATT AV FORENINGENS STYRE AJOURFØRT , , , , OG Styret Avsnitt 2 Instruks for styret F er hovedansvarlig for foreningens drift og for at styret fungerer tilfredsstillende. F avtaler med AS om innkalling og dagsorden til styremøter. F leder styremøtene. F har ansvaret for at styret handler overensstemmende med vedtak som er gjort på medlemsmøter. Dette gjelder både gjennomføring av tiltak som er vedtatt og arbeidet med planlegging i henhold til de retningslinjer som er lagt opp for foreningens drift. F er ansvarlig for en rimelig arbeidsfordeling mellom styrets medlemmer. Det skal foreligge instruks for alle medlemmer av styret. F har ansvaret for at nye styremedlemmer blir kjent med sin instruks og arbeidsoppgaver. Hvis et styremedlem har forfall, er F ansvarlig for at et annet styremedlem overtar dennes funksjoner. Medlemsmøtene F er ansvarlig for medlemsmøtenes program, herunder Aktuarfokus, og leder disse. F er ansvarlig for at medlemmene informeres om aktuelle saker. AS og F har kontakt for å bli enige om spesielle poster, slik som meddelelser etc. Dette kan også gjelde bordplassering ved spesielle møter. F skal ta kontakt med og konferere med mulige foredragsholdere med mindre styret har besluttet noe annet. F inviterer foredragsholder til middagen og informerer foredragsholder om at vedkommende skal holde en takk for maten-tale. Under middagen holder F tale der foredragsholder presenteres dersom vedkommende er til stede. Medlemmer og tillitsvalgte F skal ta kontakt med medlemmer som skal foreslås til tillitsverv. Dette gjelder ikke kandidater til styreverv, som foreslås av valgkomitéen, eller til undergrupper i fagkomitéene. Ledere av fagkomitéene skal bli informert om hva vervet innebærer, herunder å være foreningens representant i tilsvarende komité i GC. Tilsvarende gjelder for foreningens representanter i komitéer i IAA og GC. F holder minnetale over avdøde medlemmer. F sørger for at det blir skrevet nekrolog til AKTUariELT ved død av tidligere formenn og æresmedlemmer. F bør prøve å delta i begravelsen til tidligere formenn og æresmedlemmer. Ved æresmedlemmers Håndbok for medlemmer Side

2 dødsfall skal krans legges ned og nekrologen sendes Aftenposten og/eller annen passende avis. Forhold til andre Diverse F representerer foreningen utad. F er foreningens representant i Council i Groupe Consultatif og i Council og Presidents Forum i IAA. F underskriver høringsuttalelser og sender dem til rette vedkommende, samt til kommunikasjonskomitéen, kfr. instruks for høringsuttalelser. F har ansvar for å samarbeide med Norsk Regnskapsstiftelse om program og møtedato for de jevnlige kontaktmøter. F deltar i komitéarbeid i den utstrekning styret beslutter. I Fs fravær gjelder denne instruks for VF. F skal foreslå endringer i denne instruks når forholdene gjør det påkrevet eller det ellers er ønskelig. Spesielt skal instruksen gjennomgås for eventuell ajourføring ved formannsskifte. De øvrige styremedlemmer kan også foreslå endringer i instruksen. Håndbok for medlemmer Side

3 DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR VISEFORMANNEN VEDTATT AV FORENINGENS STYRE AJOURFØRT , , , , , OG Høringsuttalelser VF er administrativt ansvarlig for utarbeidelse av foreningens høringsuttalelser (jfr. Prosedyre for utarbeidelse av høringsuttalelser fra DNA, Avsnitt 1). Utdanning og forskning VF er medlem av Utdanningskomitéen. IAA og Groupe Consultatif (GC) VF har ansvar for at henvendelser fra IAA og GC blir besvart. Spørsmål vedr kontingenter og medlemstall besvares av ØA. VF skal følge med i hva som skjer innenfor GC og IAA. VF skal sikre at DNA kommenterer forslag, avgir stemme og deltar i komiteer og møter. VF skal formidle relevante nyheter og annen informasjon fra GC/IAA til resten av styret og fagkomitelederne. VF er DNAs representant i Standards, Freedoms and Professionalism Committee i GC og bør være medlem av minst én komite i IAA. VF er stedfortreder for F i IAA Council og GC Council, og kan etter avtale med F delta i IAA Council sammen med F. Diverse VF overtar Fs viktigste oppgaver ved Fs sykdom eller annet forfall (se instruks for F). VF deltar i komitéarbeid i den utstrekning styret beslutter. VF har ansvar for å samarbeide med Universitetene i Bergen og Oslo om program og møtedato for de jevnlige kontaktmøter VF skal foreslå endringer i denne instruks og Prosedyre for utarbeidelse av høringsuttalelser fra Den Norske Aktuarforening når forholdene gjør det påkrevet eller det ellers er ønskelig. Spesielt skal instruksene gjennomgås for eventuell ajourføring ved skifte av VF. De øvrige styremedlemmer kan også foreslå endringer i instruksen. Håndbok for medlemmer Side

4 DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR ADMINISTRASJONSSEKRETÆREN (AS) VEDTATT AV FORENINGENS STYRE AJOURFØRT , , , og AS er ansvarlig for foreningens daglige drift og hovedansvarlig for foreningens korrespondanse, det tekniske møtearrangementet ved medlemsmøtene samt eventuell gave til foredragsholder(e). AS utarbeider dagsorden for medlemsmøtene i samarbeid med F og fører referat. (Se punkt 1 i bilag). AS utarbeider forslag til agenda for styremøtene, og foretar innkalling til disse. AS for- og etterbehandler søknader om medlemskap. (Se punkt 3 i bilag). AS er ansvarlig for å oppdatere informasjon i Enhetsregisteret. AS er ansvarlig for medlemsregisteret og skal forhåndsgodkjenne all bruk av dette til stillingsannonsering o.l. (Se punkt 4 i bilag). Minst en gang i året er AS ansvarlig for å minne medlemmene om å sjekke sine opplysninger i medlemsregisteret. AS er hovedkontaktperson mot eksternt sekretariat (ES). (Se punkt 5i i bilag), og inviterer ES til styremøte minst én gang pr. år etter samråd med styret. AS har ansvaret for å invitere Aktuar- og Statistikkstudentene til minst ett medlemsmøte (unntatt middag) pr år, primært via styret i Aktuar- og Statistikkstudenters forening. AS deltar i komitéarbeid i den utstrekning styret beslutter. Håndbok for medlemmer Side

5 BILAG TIL INSTRUKS FOR ADMINISTRASJONSSEKRETÆREN. 1. Medlemsmøter Avsnitt 2 Instruks for styret a. Møtedatoer. Møtedatoer fastsettes av styret senest et halvt år i forveien. Møtene holdes så langt det er mulig på torsdager. b. Møteinnkallelse Møteinnkallelse inntas på siste side i medlemsbladet som utsendes senest fredag to uker før møtet. AS sørger for at møtets dagsorden overensstemmer med styrets beslutning og at tittelen på foredraget/emnet stemmer med det F eller annen kontaktansvarlig har avtalt. Dessuten sendes selve møteinnkallelsen til foredragsholder (om det er en person som ikke er foreningsmedlem). Hvis deltagerantallet overstiger det maksimale antall møtedeltagere møtestedet kan ta (vanligvis bare aktuelt i forbindelse med julemøtet), lages venteliste. AS konfererer med ES om det skal sendes påminnelse om påmelding ved lav oppslutning. Kalenderårets første møte er årsmøtet. Sammen med innkallelsen sendes da årsberetning, regnskap for foreningen og stipendiefond og budsjett for foreningen. Det skal av innkallelsen fremgå hvem som er kandidater til de respektive verv (unntatt revisor). AS og F har kontakt for å bli enige om spesielle poster, slik som meddelelser etc. Dette kan også gjelde bordplassering ved spesielle møter. c. Selve møtet. AS møter frem i god tid for å sjekke møtelokalet. AS må ha med møtekoffert med nødvendig innhold og andre relevante dokumenter. (Vedtektene og gave til foredragsholder må tas med til hvert møte). AS overbringer ØA en liste over påmeldte. AS er ansvarlig for å bestille og oppbevare foreningens pins og mansjettknapper. Salg kan foretas til medlemmer til den av styret fastsatte pris (p.t. henholdsvis kr 20,- og kr 50,-). AS skal ha pins og mansjettknapper tilgjengelig for salg på medlemsmøtene. Håndbok for medlemmer Side

6 Følgende settes frem: Klokke for foredragsholder (trekkes opp og stilles) Vann (mineralvann) for foredragsholder. Klubbe og treplate. Bjelle. Eventuelle tekniske hjelpemidler. (På årsmøtet: stemmesedler og stemmeurne.) Avsnitt 2 Instruks for styret Når foredraget begynner, slukkes lampen ved formannsbordet (gjelder VA), og F og AS tar plass i salen. AS skriver notater for referat fra møtet og avtaler eventuell overlevering av manus e.l. for vedlegg og underlag for referatprotokoll. Etter møtets slutt tas bjellen med til matbordet. AS ønsker deltagerne velkommen til bords, og dette gjøres vanligvis før maten serveres. Medlemmer som møter for første gang på fellesmåltidet presenteres (se egen liste). AS beregner gjennomsnitt, og standardavvik for alder til de påmeldte til middagen og bekjentgjør resultatet. Bjellen blir deretter overlevert til F. Før møtet avtales det hvem i styret som er ansvarlig for å tømme lokalet, og dette styremedlemmet sørger for oppbevaring av gjenværende drikkevarer. Ved behov dekker aktuarforeningen drosje for det styremedlem som tømmer lokalet. Medlemsmøter der styret er ansvarlig for å tømme lokalet, kan kreves avsluttet kl d. Etter møtet. AS skriver referat som sendes styremedlemmene for eventuelle kommentarer. Foredragsholderens manus anskaffes hvis mulig for vedlegg til referatprotokollen. AS sender endelig versjon av referat til SM for utlegging på intranettet. Sende melding til eksternt sekretariat om eventuelle nye innvoterte medlemmer. 2. Styremøter AS og F samarbeider om hvilke forhold som skal styrebehandles. AS sender ut innkalling og fører styreprotokollen. Dagsorden og underlag for saker sendes øvrige styremedlemmer i god tid på forhånd slik at de kan få tid til å forberede seg før møtet. AS Håndbok for medlemmer Side

7 3. Søknad om medlemskap AS sjekker at formalia er i orden, dvs. at anbefaling fra et medlem foreligger og at søknaden inneholder tilstrekkelige data. Søknaden behandles på første styremøte (eller pr. telefon hvis tidsnød). I innkallelsen til første foreningsmøte må det settes opp som eget punkt på dagsorden at søknaden skal behandles på møtet. Etter innvotering sendes melding til eksternt sekretariat, som sender ut velkomstpakke til det nye medlemmet. AS er ansvarlig for at innholdet i velkomstpakken er oppdatert. AS er ansvarlig for å gi melding til Utdanningskomitéens leder for å få en vurdering om søkeren tilfredsstiller kravene til internasjonal kvalifisering. 4. Medlemsregisteret Medlemsregisteret ajourføres løpende av ES. AS sørger for at det fins en oppdatert versjon av medlemsregisteret i foreningens arkiv. AS 5. Diverse a. Runde år. Styret avgjør på siste møte før nyttår hvem som skal ha oppmerksomhet i det kommende år på grunnlag av liste fra AS. Vanligvis ytes oppmerksomhet til formenn (tidligere eller nåværende) ved deres fylte 50, 60, 70, 80, 90 og 100 år. AS bestiller og oversender gaven. b. Dødsfall. AS og F konfererer om hva som skal gjøres ved dødsfall. AS sender melding til ES for oppdatering av medlemsregisteret. c. Kontakt med foreningene i Danmark og Sverige. AS Møteinnkallelser fra disse foreningene distribueres til de øvrige styremedlemmer. AS sender innbydelse til fagseminar og Aktuarfokus til de øvrige nordiske aktuarforeningene. d. Stipendium. AS AS sørger for utlysning av stipend i forbindelse med innkalling til andre møte i vårsemesteret i henhold til vedtatt budsjett. e. Gaver. AS har oversikt over foreningens gaver og hvor de befinner seg f. Ved skifte av AS. Håndbok for medlemmer Side

8 Ny AS tiltrer straks etter årsmøtet og arkiv etc. skal overleveres så snart som det er praktisk mulig etter årsmøtet (og senest innen eller i forbindelse med første styremøte etter årsmøtet). g. Kontakt med ES. AS formulerer tekst på informasjon som sendes ut til medlemmene via ES. AS gir beskjed til ES om tidspunkt og hovedtema for Aktuarfokus og formulerer tekst. AS gir beskjed til ES om hvem av de påmeldte som går gratis på arrangementet. h. Internasjonal kontakt. AS skal oversende relevant informasjon til de øvrige i styret som mottas fra IAA eller GC. Håndbok for medlemmer Side

9 DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR ØKONOMIANSVARLIG (ØA) VEDTATT AV FORENINGENS STYRE AJOURFØRT , OG Regnskapsføring: ØA er ansvarlig for foreningens og stipendiefondets regnskapsføring og er DNAs kontaktperson mot regnskapsfører. På første styremøte etter årsskiftet skal ØA legge frem regnskapene for foreningen og Stipendiefondet, samt forslag til budsjett for neste regnskapsår. ØA skal forelegge foreningens og stipendiefondets regnskap for revisor med alle bilag. Etter årsmøtet skal bilagene arkiveres i foreningens arkiv. Konvolutten med de eldste bilagene skal samtidig makuleres. Regnskapsbilagsarkivet vil da til enhver tid inneholde bilagene for de 10 siste regnskapsår. ØA har ansvaret for fondsdisponering av foreningens og stipendiefondets kontoer. Fakturering: ØA skal sørge for betaling av fakturaer, bidrag og stipendier. ØA skal anvise alle fakturaer som sendes videre til ES for betaling. ØA skal sørge for at fakturaer for kontingenter sendes ut og oppfølging av disse. ØA skal sørge for betaling av kontingenter til IAA og Groupe Consultatif. ØA har ansvar for å kreve inn avgift for deltagelse ved fellesmåltidet. Diverse: ØA må holde seg orientert om Scandinavian Actuarial Journal s økonomiske situasjon vis-àvis foreningen og sørge for betaling av årsavgiften. VF videresender skjemaer vedr. grunnlag for kontingenter og medlemstall til IAA og ØA sørger for at disse skjemaene blir besvart. ØA skal delta i komitéarbeid i den utstrekning styret beslutter. ØA skal foreslå endringer i denne instruks når forholdene gjør det påkrevet eller det ellers er ønskelig. Spesielt skal instruksen gjennomgås for eventuell ajourføring ved skifte av økonomiansvarlig. De øvrige styremedlemmer kan også foreslå endringer i instruksen. Håndbok for medlemmer Side

10 Regnskap og fakturering detaljert beskrivelse 1. Den Norske Aktuarforening Brukskonto i DnB NOR: Finanskonto i Storebrand Bank ASA: Stipendiekonto i Storebrand Bank ASA: a. Medlemskontingent Så snart som mulig etter årsmøte skal ØA informere ES om kommende års kontingenter. ES er ansvarlig for å sende ut kontingentkrav til betalende medlemmer. Faktura med betalerens navn sendes ut snarest mulig etter årsmøtet. Kontingentkravet skal innbefatte kontingent til DNA og de individuelle kontingenter til seksjonene i IAA. Betalingsfrist oppgis av ØA. Medlemmer som blir opptatt i foreningen på siste møte i høstsemesteret, er fritatt for kontingent det året de blir opptatt. For øvrig er kontingenten til DNA den samme for alle aktive medlemmer. Pensjonister (de som er over 67 eller fyller 67 i det aktuelle året) og uførepensjonister har en lavere kontingentsats enn aktive medlemmer. Medlemmer som er 80 år og over og æresmedlemmer betaler ikke kontingent. De medlemmer som var pensjonister før er fritatt for å betale medlemskontingent i henhold til styrevedtak. ES skal registrere alle kontingentinnbetalinger fortløpende. Etter at betalingsfristen er gått ut, skal ØA jevnlig motta oversikter fra ES som viser hvem som ikke har betalt. ES skal sende ut første gangs purring en måned etter at betalingsfristen har gått ut til de av medlemmene som ennå ikke har betalt. ØA skal jevnlig motta oversikter fra ES som viser hvem som ikke har betalt etter første purrerunde. Andre gangs purring sendes når styret beslutter det og ØA gir så beskjed til ES om å sende ut andre gangs purrebrev. Betalingsfristen fastsettes av ØA. Etter at betalingsfristen er gått ut, skal ØA motta en oversikt fra ES som viser hvem som ikke har betalt etter andre purrerunde. Styret tar standpunkt til om medlemskapet skal opphøre. ØA sender i så fall ut melding til vedkommende om opphør av medlemskapet. ØA informerer ES om utmeldelsen. b. Medlemsmøter Fra AS mottar ØA en liste over påmeldte medlemmer. ØA krever inn avgift for deltagelse ved fellesmåltidet. Foredragsholder og gjester har gratis måltid. Påmeldte deltakere som likevel ikke deltar på fellesmåltidet eller har meldt avbud så sent at DNA må betale for dem, skal normalt kreves for full avgift. Håndbok for medlemmer Side

11 ØA konfererer med AS om dette i forbindelse med hvert møte. Innsamlede midler settes inn på foreningens bankkonto så fort det praktisk lar seg gjøre og kvittering på innbetalt beløp sendes ES. ØA gir beskjed til ES om å sende ut faktura for de av medlemmene som ikke har betalt for middagen. Betalingsfristen er 14 dager. ES følger opp betalingene og gir beskjed til ØA når fakturaene er betalt. ES skal sende purrebrev 1 måned etter at betalingsfristen er gått ut til de av medlemmene som ennå ikke har betalt. c. Aktuarfokus ES lager og sender ut faktura og registrerer alle innbetalinger som gjelder Aktuarfokus. AS opplyser om hvem som er foredragsholdere eller av annen grunn går gratis. Medlemmer av utenlandske aktuarforeninger skal betale samme avgift som DNA-medlemmer. Påmeldte deltagere som likevel ikke deltar eller har meldt avbud så sent at DNA må betale for dem, skal normalt kreves for full deltageravgift. ØA konfererer med ES om dette. Betalingsfristen er 14 dager. Etter at betalingsfristen er gått ut, skal ØA jevnlig motta oversikter fra ES som viser hvem som ikke har betalt. ES skal sende ut første gangs purring 1 måned etter at betalingsfristen har gått ut til medlemmer som ennå ikke har betalt. Andre gangs purring sendes deretter en måned etter første gangs purring. ØA skal være informert om hvem som fortsatt ikke har betalt avgiften. d. Seminarer ØA informerer ES om seminarer som skal arrangeres av foreningen og avgift for disse. Medlemmer av utenlandske aktuarforeninger skal betale samme avgift som DNA-medlemmer. ES lager og sender ut faktura og registrerer alle innbetalinger til seminarene. Betalingsfristen er 14 dager. Etter at betalingsfristen er gått ut, skal ØA motta en oversikt fra ES som viser hvem som ikke har betalt seminaravgiften. ES skal sende ut første gangs purring 1 måned etter at betalingsfristen er gått ut til de av deltagerne som ennå ikke har betalt. ØA skal være informert om hvem som fortsatt ikke har betalt avgiften. e. Bidrag Foreningen yter bidrag til Aktuar- og Statistikkstudentersforening etter forespørsel fra studentforeningen. f. Fakturaer og refusjon av kontantutlegg ØA skal anvise alle fakturaer og refusjon av kontantutlegg som sendes videre til ES for betaling. Håndbok for medlemmer Side

12 2. Stipendiefondet I henhold til vedtektenes paragraf 4 er ØA forretningsfører for Stipendiefondet. Stipendiefondets midler er plassert i Finanskonto i Storebrand Bank ASA. Stipendiefondet belastes med forvaltningsgebyr og porto. Stipendiefondets inntekter og utgifter går via konto nr I den utstrekning denne konto er for stor, behandles plasseringen på styremøte. Eventuelle overførsler fra foreningen til stipendiefondet tas opp årlig i styret. Tilsvarende vurderes eventuelle tildelinger fra fondet. Håndbok for medlemmer Side

13 DEN NORSKE AKTUARFORENING - INSTRUKS FOR STYREMEDLEM (SM) VEDTATT AV FORENINGENS STYRE AJOURFØRT , , OG Medlemsmøter SM er ansvarlig for at referat fra hvert av medlemsmøtene legges ut på intranettet i tiltrekkelig tid før det påfølgende medlemsmøtet finner sted. Julenøtter SM har ansvaret for oppgaver ("julenøtter") til julemøtet. Hjemmesiden til Aktuarforeningen SM deltar i kommunikasjonskomiteen som leder av denne. SM har ansvar for å påse at aktuelle innkallelser til møter og seminarer legges ut på hjemmesiden. SM har ansvar for å påse at det på internettet legges ut alle høringsuttalelser som er sendt fra Foreningen. SM har ansvar for å ajourholde medlemsinformasjonen på hjemmesiden (medlemshåndbok m.m.). Annet SM skal delta i komitéarbeid i den utstrekning styret beslutter. SM skal foreslå endringer i denne instruks når forholdene gjør det påkrevet eller det ellers er ønskelig. Spesielt skal instruksen gjennomgås for eventuell ajourføring ved skifte av styremedlem. De øvrige styremedlemmer kan også foreslå endringer i instruksen. Håndbok for medlemmer Side