Styring og ledelse ved instituttene - Alternativ modell for enhetlig struktur ved DMF

Transkript

1 1 av 7 Det medisinske fakultet Dato Referanse SAS Notat Til: Instituttledermøtet, Fakultetsrådet og LOSAM Fra: Dekanus Stig A. Slørdahl Styring og ledelse ved instituttene - Alternativ modell for enhetlig struktur ved DMF Med bakgrunn i Styrets vedtak om styring og ledelse ved NTNU ønsker dekanus å skissere en mulig modell for enhetlig ledelses- og styringsstruktur ved DMF. Dette for initiere en mulig uravstemning om en alternativ modell for fakultetets institutter. Hovedhensikten er å ivareta alle innspillene som er kommet i saken, sikre god ledelse ved instituttene og at de vedtak som fattes ved fakultetet er godt forankret blant de ansatte. En uravstemning ved instituttene vil være viktig for å sikre god medvirkning og diskusjon i en sak av potensielt stor betydning for fakultetet og dets ansatte. Saken om styring og ledelse ved instituttene ble diskutert i instituttledermøtene 9. des. og 13. januar. Instituttlederne har støttet ønsket om å fremme en enhetlig organisatorisk modell for DMFs institutter. Dekanus ønsker at instituttene vurderer en enhetlig modell som er funksjonell for fakultetet som organisasjon og som vil kunne styrke og gjøre instituttlederfunksjonen til en attraktiv rolle. I tillegg skal modellen ivareta medbestemmelse og medvirkning, samt stimulere informasjonsflyt i organisasjonen. I Styrets vedtak (S-sak 86/08) ligger følgende føringer for styring og ledelse på instituttnivå: 2. Instituttleder skal som hovedregel velges. Det gis mulighet for tilsetting av instituttstyrer etter vedtak i fakultetstyret, etter at det har blitt gjennomført nødvendige medvirkningsprosesser ved det enkelte institutt. I inneværende periode vil dette bli ivaretatt av fakultetsrådet. Rektor gir nærmere regler for disse prosessene. 4. Instituttene skal som hovedregel ha styrer. Institutter kan få unntak fra ordningen med styre dersom en uravstemning viser flertall mot en slik ordning. En alternativ medvirkningsordning som har tilsutning blant ansatte, kan i så fall erstatte ordningen med styre. Fakultetstyret (fakultetsrådet i denne perioden) kan da gi dispensasjon fra regelen, og skal godkjenne den alternative ordningen. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Adm.koordinator Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk Arild Skaug Hansen forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim Olav Kyrres gt Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 7 Med utgangspunkt i behovet for å finne en enhetlig modell som styrker instituttlederrollen ved DMF, vil dekanus skissere en modell som avviker fra hovedregelen vedtatt av Styret på to punkter: 1. Åremålstilsatte instituttledere I høringsuttalelsene fra fakulteter og institutter (sommeren 2008) om fremtidig ledelse ved og organisering av instituttene ved NTNU, er det et gjennomgående fokus på styrking av instituttlederrollen. Når styring og ledelse på instituttnivå har vært diskutert ved flere anledninger i instituttledermøtet ved fakultetet, har det tilsvarende vært samstemmighet i at den viktigste utfordringen er å styrke- og gjøre denne rollen attraktiv, i tillegg til at det innenfor fakultetet bør være enhetlig organisering. Instituttlederrollens posisjon som den viktigste lederfunksjonen for primæraktiviteten er åpenbar. Det er derfor essensielt å legge til rette for at instituttlederrollen styrkes og blir en attraktiv stilling i organisasjonen. Dagens ordning med valgte instituttledere gir legitimitet i fagmiljøene, men vil samtidig lett generere krysspress mellom tillitsvalgtrollen fra de ansatte og medlem av lederkollegiet ved fakultetet i linje fra dekanus og rektor. Instituttlederrollen kan også tendere mot en pliktfunksjon som man påtar seg etter tur og dermed uten tilstrekkelig motivasjon og interesse. Med valgte instituttledere begrenses dessuten funksjonen formelt sett ved at den ikke skal utgjøre mer enn 50% av den vitenskapelige stillingen. Dette øker presset på instituttleder ved at det også forventes faglig produksjon og aktivitet i tillegg til ledelsesoppgavene. I realiteten vil trolig instituttlederrollen ofte utgjøre mer enn 50% av stillingen og den vitenskapelige aktivitet utføres i tillegg til dette. Det er rimelig å anta at dette oppleves vanskelig og utilfredsstillende for de valgte instituttlederne. DMF har til tross for variasjon, relativt store enheter på instituttnivå, hvor antall ansatte varierer fra 60 til 240, eksklusiv tilknyttet personell. I tillegg har DMF særlige utfordringer gjennom den tette integrasjonen med universitetsklinikken med hensyn til kombinerte stillinger, areal, infrastruktur og felles aktivitet. Dette stiller store krav til ledelse og har også medført behov for å etablere struktur på nivået under instituttene. Dermed oppstår også et behov for delegert ledelse under nivå 3 i organisasjonen - faggruppeledere. Erfaringer og evalueringer Ved Universitetet i Bergen har man blant annet ut fra en erkjennelse av instituttlederfunksjonens betydning i organisasjonen valgt å tilsette ledere på dette nivået. Erfaringene med dette er evaluert i 2008 og viser blant annet en oppfatning av at ansatte ledere medførte klarere ansvarsforhold, bedre beslutningsdyktighet, men at dette samtidig svekket innflytelse og medbestemmelse. Muligheten til å iverksette overordnete beslutninger ble opplevd å være styrket, det samme gjelder kommunikasjon og samordning mellom styringsnivåene og enhetene (Spørreundersøkelse som ledd i drøfting av ledelses- og styringsformer ved Universitetet i Bergen. Bergen: Rokkansenteret, 2008). Erfaringene fra UiB er ikke direkte overførbare til NTNU der modellen med tilsatte ledere er innført i omvendt rekkefølge på nivå 1 og 2, men ikke på nivå 3. Rokkansenterets evaluering av enhetlig ledelse ved NTNU i 2008, konkluderte med at NTNU som organisasjon er i ferd med å bevege seg i retning av sterkere ledelse med større vekt på faglig-strategisk arbeid (Evaluering av styring og ledelse ved NTNU. Bergen: Rokkansenteret 2008). Dette samsvarer med evalueringen av Kvalitetsreformen i 2006 der det på tross av stor variasjon i modeller for styring og ledelse ved norske læresteder, konkluderes med at institusjonen har beveget seg mot sterkere ledelse (Nytt regime i variert landskap. Ledelse og styring av universiteter og høyskoler etter Kvalitetsreformen. Delrapport 9. Oslo: NFR 2006). Skjerpet konkurranse om ressurser, strengere krav til produksjon og

3 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 7 aktivitetsrapportering, virksomhetsstyring og ulike målesystemer fra høyere nivå i organisasjonen, sentrale myndigheter og eksterne finansieringskilder, sammen med forventninger om økt åpenhet og innsyn fra ansatte og offentlighet, er en forklaring på dreiningen mot tydeligere ledelse. For DMF har dessuten en voldsom økning både i aktivitet, antall ansatte og særlig innen eksternt finansiert virksomhet de siste ti årene medført behov for bedre styring og ledelse. Med nær 1000 ansatte og eksternt finansiert virksomhet som er større enn ordinær bevilgning stilles det andre krav til ledelse på alle nivå i organisasjonen enn for bare noen år siden. Sett i lys av dette er det også svært viktig å utvikle gode støttesystemer rundt lederfunksjonene, gjennom både administrative støttefunksjoner, tekniske løsninger, faglig lederstøtte og kompetanseutvikling. Rekruttering og tilsetting Argumenter for å videreføre valg på instituttleder er ofte grunnet i demokratiprinsippet. I praksis har det ved de siste instituttvalgene ved DMF sjelden vært mer enn én kandidat til vervet og valgoppslutningen har vært lav i alle grupper. Man kan derfor reflektere omkring hvorvidt andre ordninger i realiteten ville ivareta medvirking i minst like stor grad. Tilsetting av instituttledere vil styrke ansvarliggjøring av ledelsesnivåene ved at man får tilsatte heltidsledere på alle tre (formelle) nivå i organisasjonen. En vesentlig distinksjon er at en ansatt instituttleder vil fylle en stillingsbeskrivelse, mens en valgt instituttleder skal utføre en funksjon. En dårlig fungerende tilsatt instituttleder kan også lettere korrigeres og evt. avsettes enn en valgt instituttleder. Instituttlederrollen er svært viktig og bør sikres besatt av dyktige fulltidsledere med motivasjon, lederegenskaper og nødvendige personlige og faglige kvalifikasjoner. Dette vil man i større grad kunne ivareta gjennom en god rekrutterings- og tilsettingsprosess med ansattemedvirkning, enn gjennom valg. Instituttlederne vil kunne tilsettes på åremål i fire år, og maksimalt i tre påfølgende perioder. Etter hvert endt åremål lyses stillingen ut på nytt og ledere som ønsker å fortsette må søke på nytt. Dette tilsvarer ordningen for tilsatte dekaner. Selve rekrutteringsprosessen vil i seg selv bidra til bevisstgjøring og identifisering med lederrollen. Aktuelle kandidater må ha faglig integritet, god forankring i fagmiljøet, god kjennskap til organisasjonen og (real)kompetanse innen administrasjon og ledelse. Rekruttering kan primært skje internt ved instituttet blant fast vitenskapelig tilsatte, men kan utvides dersom det ikke foreligger tilstrekkelig antall kvalifiserte søkere. Tilsettingsprosessen kan ledes av dekanus og forutsetter medvirkning fra ansatte og studenter. Internt rekrutterte instituttledere bør kunne opprettholde egen forskningsaktivitet i 20% av lederstillingen og gjennom kompensasjonstiltak i form av vikarmidler til en post doc. el.l. Ved ansettelse av instituttledere er det avgjørende at man også styrker arenaer for medvirkning og informasjonsflyt gjennom en tydeliggjøring av faggruppenivået og gjennom jevnlige allmøter ved instituttene og på fakultetsnivå. I tillegg må det etablerers gode systemer for tilgjengeliggjøring av møtereferater og lederbeslutninger via nettsider o.a. 2. Instituttråd Det er en åpenbar sammenheng mellom instituttlederrollen og strukturen på medvirkningsorgan på instituttnivå. Organisatorisk vil et instituttstyre være overordnet instituttleder, mens et instituttråd vil være underordnet lederen, men med førende myndighet. Signalene fra sittende instituttledere tilsier at et styre med vedtaksmyndighet på instituttnivå vil være lite motiverende for stillingen. Et instituttstyre vil kunne vedta styringssignaler og rammer for virksomheten som ikke er i overensstemmelse med daglig lederutøvelse og overordnede føringer og dermed vanskeliggjøre utøvelse av instituttlederrollen. Det er forløpig ikke vedtatt retningslinjer for sammensetning og mandat for instituttstyrene, men vedlagte notat fra rektor til NTNUs dekanmøte viserer at både styre og råd skal befatte seg med saker av overordnet karakter som strategi og økonomi. Et vedtaksbemyndiget styre som møtes relativt sjeldent vil trolig ha begrenset mulighet til å gå dypt

4 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 4 av 7 inn i aktuelle saker som angår strategiske og økonomiske prioriteringer ved instituttet. Svakheten i dette i forhold til et tilsvarende råd vil være at styret fatter vedtak og at disse kan være tuftet på utilstrekkelig innsikt i instituttets virksomhet og rammevilkår. Et råd vil derimot ikke fatte vedtak men ha fokus på å gi innspill i forkant av strategiske prosesser og budsjettarbeid. En kan derfor anta at et styre kan svekke rekrutteringen til instituttlederstillingen, i forhold til en modell med et rådgivende organ, og at det nærmest er en premiss for tilsetting av instituttledere at det etableres råd i stedet for styre. Dette vil også styrke instituttlederrollen vesentlig. Samtidig er det viktig at instituttleder kan forholde seg til et representativt organ for å diskutere overordnet retning og prioritering for virksomheten og motta råd og innspill. Like viktig for å styrke instituttlederrollen vil det være å etablere en ledergruppe for instituttlederen som kan rådgi i styring og ledelse, bidra til informasjonsflyte mellom nivåene og avlaste lederen på enkelte områder. For å støtte instituttleder og sikre medvirkning og medbestemmelse på instituttnivå kan det derfor etableres et instituttråd for instituttleder i saker som angår strategi, budsjett/økonomi og andre større saker av overordnet eller vesentlig betydning for instituttets virksomhet. Instituttrådet utgjøres av faggruppeledere, valgte representanter fra ansattegruppene midlertidig vitenskapelig ansatte og teknisk/administrativt ansatte, samt en studentrepresentant (master- eller medisinstudent). Kontorsjefen vil være rådets sekretær. Det kan bemerkes at det trolig vil være naturlig ved de fleste institutter at det er en teknisk ansatt som representerer teknisk/administrativ gruppe, siden disse er i flertall og også fordi administrativt ansatt kontorsjef møter som sekretær. Rådet utgjøres i tillegg av 1-2 eksterne representanter - primært samarbeidende klinikksjefer ved St. Olavs eller tilsvarende - foreslått av instituttleder og godkjent av dekanus. Instituttrådet møtes 1-2 ganger i semesteret. I tillegg foreslås det etablert en ledergruppe ved hvert institutt som rådgir instituttleder i styring og ledelse av instituttet. Instituttleder utpeker egen stedfortreder og representanter i ulike fora/funksjoner fra ledergruppen. Ledergruppen utgjøres av instituttrådets medlemmer, unntatt de eksterne representantene og med kontorsjefen som sekretær. Ledergruppen har jevnlige møter en gang i måneden for å tett følge opp drift og aktuelle utfordringer ved instituttet. For å sikre god informasjonsflyt skal i tillegg instituttleder avholde allmøter ved instituttet 1-2 ganger hvert semester. I tillegg må referat fra rådsmøter og beslutninger fra ledermøtene offentliggjøres på instituttenes nettsider. Faggruppelederfunksjonen Faggruppestrukturen ved DMF fungerer i varierende grad ved de ulike instituttene og funksjonen som leder av faggruppene har behov for en avklaring med hensyn til funksjon og mandat. En tydeliggjøring av faggruppelederrollen vil kunne bidra til å styrke instituttlederrollen ytterligere og samtidig bidra til styrket informasjonsflyt, medvirkning og medbestemmelse ved at ansattes synspunkter fremmes gjennom leder og bringes videre i organisasjonen. Det forutsettes derfor at dekanus i samråd med instituttlederne utarbeider et revidert mandat for faggruppelederrollen og faggruppenes funksjon. Faggruppelederne inngår instituttets råd og ledergruppe. Faggruppelederne foreslås utvalgt etter en intern prosess i den enkelte gruppen. Instituttleder gis myndighet til å styre dette. For å sikre intern kommunikasjonsflyt skal faggruppelederne avholde jevnlige møter med alle medlemmer i sin faggruppe inkludert teknisk/administrativt personale.

5 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 5 av 7 Mulig videre prosess I henhold til føringer gitt av rektor i brev av 23. januar (vedlagt) gjelder følgende regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyre: Initiativ til avvik fra hovedreglene skal komme fra dekanus og minst 10% i den fast vitenskapelige staben ved det enkelte institutt. For avvik fra hovedregel om instituttstyre må i tillegg instituttleder slutte seg til initiativet. I begge tilfeller må det foreligge underskriftslister fra tilstrekkelig antall i den fast vitenskapelige staben ved instituttet som oversendes dekanus. Tilsvarende må det også foreligge skriftlig initiativ fra instituttleder om avvik med hensyn til instituttstyre som sendes til dekanus. Et forslag om avvik fra valgt instituttleder skal fremmes som forslag om tilsetting av instituttleder. Et forslag om avvik fra instituttstyre kan fremmes som forslag om instituttråd. Det er viktig å merke seg at dersom det ikke foreligger slike initiativ vil det ikke kunne gjennomføres uravstemning ved instituttene og Styrets vedtatte hovedregler om valgt instituttleder og Instituttstyre vil gjelde. For å initiere en uravstemning ved instituttene må i praksis instituttlederne gjennomføre allmøter ved samtlige institutter der dekanus inviteres til å informere om den alternative modellen og dette diskuteres med de ansatte. I etterkant av dette må det foreligge et skriftlig initiativ om uravstemning fra en tilstrekkelig andel fast vitenskapelige tilsatte ved instituttet. I tillegg vil dekanus legge fram en alternativ modell med instituttråd i stedet for instituttstyre for instituttlederne, og den enkelte instituttleder vil deretter kunne fremme et skriftlig initiativ om alternativ modell overfor dekanus. Forutsatt at det foreligger slike initiativ gjennomføres det uravstemning for begge tema ved det enkelte institutt. Alle som er ført i manntall ved instituttet har stemmerett og stemmene vektes i henhold til valgreglementet. For instituttlederrollen vil alternativene være: a. valgt instituttleder b. tilsatt instituttleder For medvirkningsorgan på instituttnivå vil alternativene være: a. instituttstyre b. instituttråd Dekanus skal i samråd med instituttleder på forhånd ha beskrevet instituttrådets mandat/oppgaver og sammensetning. Utfallet av uravstemningene vil være rådgivende for Fakultetsstyret. Dette betyr at resultatene fra uravstemning ved instituttene ikke er bindende for Fakultetstyret beslutning. Fakultetstyret kan derfor vedta å innføre en helhetlig modell for fakultetets institutter i tråd med dekanus anbefaling dersom et flertall av instituttene har stemt for dette, og vice versa. Institutter der det ikke foreligger tilstrekkelig initiativ til uravstemning vil ikke berøres av fakultetsrådets vedtak, da Styrets hovedregel om valgt leder og instituttstyre vil gjelde ved disse, uavhengig av prosessen ved andre institutter. Dette vil i så fall medføre at det blir ulike organisatoriske modeller mellom instituttene ved fakultetet. Tidsplan Tidsplanen for gjennomføring av en prosess for alternative ordninger er stram. Nedenfor er synliggjort en mulig plan fram til vedtak i et vedtaksbemyndiget Fakultetsråd og eventuelt påfølgende valg til instituttråd og utvelgelse av faggruppeledere før sommeren 2009.

6 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 6 av 7 Etter gjennomførte allmøter ved instituttene og forutsatt at det foreligger slike initiativ som beskrevet ovenfor, må underskriftslister foreligge før fakultetsrådets ordinære møte 24. februar. Dekanus vil da i samråd med instituttlederne legge fram alternativ modell for fakultetsrådet og orientere om valgalternativene i en uravstemning. Dette offentliggjøres deretter for de ansatte ved instituttene. Uravstemninger ved instituttene kan gjennomføres 10. og 11. mars i henhold til rektors regler for innføring av alternative ordninger. Resultatet av uravstemningene forelegges ekstraordinært fakultetsrådsmøte 26. mars. Fakultetsrådet er i denne saken delegert myndighet fra Styret til å fatte endelig beslutning og skal i denne sammenheng utøve skjønn. LOSAM behandler saken i forkant av begge fakultetsrådsmøtene. Dersom det vedtas alternative modeller ved alle eller enkelte institutt, må valg til disse gjennomføres i god tid før sommeren, dvs. i løpet av mai måned. For øvrig skal også valg til Fakultetsstyret gjennomføres før sommeren. FEBRUAR MARS APRIL MAI 1S 1S 1O 1F 2M 2M 2T 2L 3T 3T 3F 3S 4O 4O 4L 4M Prosess faggr.ledere 5T 5T 5S 5T Prosess faggr.ledere 6F LOSAM 6F 6M 6O 7L 7L 7T 7T 8S 8S 8O 8F 9M 9M 9T 9L 10T Inst.ledermøte 10T 10F 10S 11O Allmøter inst. 11O Uravstemninger 11L 11M 12T Allmøter inst. 12T Uravstemninger 12S 12T 13F Allmøter inst. 13F 13M 13O 14L 14L 14T 14T Valg inst.råd-repr. 15S 15S 15O 15F Valg inst.råd-repr. 16M 16M 16T 16L 17T 17T 17F 17S 18O 18O 18L 18M 19T 19T 19S 19T 20F 20F 20M 20O 21L 21L 21T 21T 22S 22S 22O LOSAM 22F 23M 23M 23T 23L 24T Fak.råd. 24T 24F 24S 25O 25O LOSAM 25L 25M 26T 26T Xtra Fak.råd 26S 26T 27F 27F 27M 27O 28L 28L 28T 28T Valg fak.styre 29S 29O 29F LOSAM 30M 30T 30L 31T 31S

7 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 7 av 7 Organisasjonskartet for en alternativ modell ved DMF vil se slik ut: NIVÅ 1: Tilsatt REKTOR FAK.STYRE Valgt + oppnevnt* NIVÅ 2: Tilsatt DEKAN Prodekaner Oppnevnt NIVÅ 3: Tilsatt Uformelt nivå: Utvelgelsesprosess INSTITUTTLEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER FAGGR.LEDER LEDERGRUPPE INST.RÅD Valgt** + oppnevnt* *) Oppnevning gjelder eksterne representanter. **) Representanter fra midl. vitenskapelig ansatte og teknisk/administrativt ansatte velges. Studentrepresentant velges av studentene. Faggruppeledere utvelges etter intern prosess i faggruppene. Instituttleder leder prosessen. Vedlegg: Regler for innføring av alternative ordninger Bakgrunnsnotat for regler for innføring av alternative ordninger Mandat og sammensetning institutt- og fakultetstyrer notat Valgreglement NTNU - notat Valgreglement NTNU - utkast

8 D NTNU Rektor Dato Referanse av 2 Notat Til: Fakultetene og VM Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Styring og ledelse ved instituttene - Medvirkningsbaserte prosesser for å innføre andre ordninger enn hovedreglene Styret vedtok i sak 86/08 to punkter som berører fremtidig organisering av styring og ledelse ved instituttene: "2. Instituttledere skal som hovedregel velges. Det gis mulighet for tilsetting av instituttstyrer etter vedtak i fakultetstyret, etter at det har blitt gjennomført nødvendige medvirkningsprosesser ved det enkelte institutt. I inneværende periode vil dette bli ivaretatt av fakultetsrådet. Rektor gir nærmere regler for disse prosessene. 4. Institutter skal som hovedregel ha styrer. Institutter kan få unntak fra ordningen med styre dersom en uravstemning viser flertall mot en slik ordning. En alternativ medvirkningsordning som har tilslutning blant ansatte, kan i så fall erstatte ordningen med styre. Fakultetsstyret (fakultetsrådet i denne perioden) kan da gi dispensasjon fra regelen, og skal godkjenne den alternative ordningen." På bakgrunn av dette vedtaket og utredningen som følger vedlagt har rektor fattet følgende vedtak: Regler for å innføre andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyrer Rektor har med hjemmel i pkt 2 og 4 i vedtak i styresak 86/08 fastsatt følgende regler: 1. Valgt instituttleder og instituttstyre er hovedregelen, jf styrevedtak i sak 86/08. Disse organene velges i henhold til valgreglementets bestemmelser. 2. Avvik fra hovedreglene - Initiativtakere og krav til initiativ a. Dersom en ordning med tilsatt instituttleder skal bli tatt opp som tema, må dekanus og minst 10 % i den fast vitenskapelige staben ved instituttet ha tatt et initiativ til en slik ordning. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget Per E. Kjøl postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen I Telefaks Trondheim W All k.rr -pondanse sorn inne i i saksbehandling --V adresseres thl saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkelt,,,,ner. Ved henver^ 'e vennligst oppgi -ise.

9 Dato Referanse Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 2 b. Dersom en annen medvirkningsordning enn instituttstyre skal bli tatt opp som tema, må dekanus, instituttleder og minst 10 % i den fast vitenskapelige staben ved instituttet ha tatt initiativ til en slik ordning. c. Initiativ nevnt under punkt a og b tatt av vitenskapelig tilsatte, skal være skriftlige og sendes dekanus. De skal være understrevet av et tilstrekkelig antall i den fast vitenskapelige staben. Dette skjer i form av en eller flere underskriftslister. Initiativ tatt av instituttleder nevnt i punkt b skal også være skriftlig og sendes dekanus. 3. Forutsatt slike initiativ, gjennomføres uravstemninger ved hvert institutt som enten dekker ett eller begge tema. NTNUs elektroniske valgsystem benyttes. Manntallet legges til grunn, og alle grupper - fast vitenskapelig tilsatte, midlertidig vitenskapelig tilsatte, teknisk-administrativt tilsatte og studenter - deltar i uravstemningen. Avgitte stemmer fra hver gruppe vektes iht valgreglementets bestemmelser. Uravstemningen er rådgivende for fakultetsrådet. 4. Dersom det er tatt initiativ til å tilsette instituttleder, skal alternativene i en uravstemning være: a. valgt instituttleder b. tilsatt instituttleder 5. Dersom det er tatt initiativ til et alternativ til instituttstyre, skal dekanus i samråd med instituttleder forut for uravstemningen beskrive den alternative ordningen med mandat/oppgaver og sammensetning. Alternativene kan være: a. Instituttsstyre b. Instituttråd c. Alternativ ordning som sikrer god medvirkning dersom forslag om dette er fremmet 6. Fakultetsrådet er delegert myndighet fra Styret til å fatte endelig beslutning i spørsmålet om tilsatte instituttledere og alternative medvirkningsordninger til instituttstyrer, og skal i den forbindelse utøve et skjønn. 7. Prosessen gjennomføres etter følgende tidsplan for forestående periode: a. Før må riktige instanser eventuelt reise spørsmålet om instituttet skal ha andre ordninger enn valgte instituttledere og instituttstyrer b. Senest i uke 10 må dekanus dersom et initiativ blir tatt, i samråd med den aktuelle instituttlederen ha beskrevet eventuelle alternative medvirkningsordninger c. I uke 11/12 gjennomføres uravstemninger ved det enkelte institutt. Dersom det er tatt initiativ til avvik på begge normalordningene, gjennomføres uravstemningen samtidig. d. Innen utløpet av uke 13, dvs før fredag 27. mars, tar fakultetsrådene stilling til eventuelle avviksordninger. Trondheim Rektor Trond Singsaas Direktør for organisasjon og informasjon

10 D NTNU Rektor Dato Referanse av 3 Notat Til: Fakultetene og VM Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Styring og ledelse ved instituttene - Medvirkningsbaserte prosesser for å innføre andre ordninger enn hovedregelen Bakgrunn Styret vedtok i sak 86/08 to punkter som berører fremtidig organisering av styring og ledelse ved instituttene: "2. Instituttledere skal som hovedregel velges. Det gis mulighet for tilsetting av instituttstyrer etter vedtak i fakultetstyret, etter at det har blitt gjennomført nødvendige medvirkningsprosesser ved det enkelte institutt. I inneværende periode vil dette bli ivaretatt av fakultetsrådet. Rektor gir nærmere regler for disse prosessene. 4. Institutter skal som hovedregel ha styrer. Institutter kan få unntak fra ordningen med styre dersom en uravstemning viser flertall mot en slik ordning. En alternativ medvirkningsordning som har tilslutning blant ansatte, kan i så fall erstatte ordningen med styre. Fakultetsstyret (fakultetsrådet i denne perioden) kan da gi dispensasjon fra regelen, og skal godkjenne den alternative ordningen." Generelle betraktninger Ifølge vedtakets pkt 2 har styret delegert til Rektor å fastsette nærmere regler for prosessene som skal ligge til grunn for å avgjøre om instituttlederne skal tilsettes. Det vil også være behov for prosessuelle regler for å kunne innføre alternative medvirkningsordninger til instituttstyrer, jf vedtakets pkt 4. Det er ingen tvil om at valgt instituttleder og instituttstyre er normalordningen. Fremgangsmåten for valg er beskrevet i valgreglementet. Et revidert valgreglement vil bli lagt fram for styret i god tid før valgene av både instituttleder og instituttstyre skal gjennomføres. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget Per E. Kjøl postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen 1 Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondø^ ^m inngår i saksbehandling skal adresser il saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. \ d ravendelse vennligst oppgi referanse.

11 Dato Referanse Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 Vedtaket betyr at det skal være en terskel for å innføre andre ordninger. Avviksordninger kan heller ikke legges fram som likeverdige alternativer for ansatte og studenter. Dette innebærer at med mindre noen tar opp spørsmålet om alternative ordninger innføres normalordningen. I og med at fakultetsrådet skal ta endelig stilling til eventuelle forslag om avvik fra normalordningen må rådet ha muligheten for å utøve et skjønn. Fakultetsrådets skjønn bør ikke settes ut av spill ved marginale forskjeller for eksempel i en uravstemning. Dvs. at resultatet av prosessen ved instituttene er rådgivende. Det er primært de instituttansattes syn som skal komme til uttrykk i de medvirkningsbaserte prosessene. Ut fra styrets intensjon og på bakgrunn av Rokkanevalueringen synes det først og fremst å dreie seg om den faste vitenskapelige stabens syn. Det betyr ikke at teknisk-administrativt og midlertidig tilsatte og studentenes syn ikke skal tas hensyn til. Det vil imidlertid være uklokt å innføre alternative ordninger mot et flertall blant de fast vitenskapelige tilsatte eller dersom den fast vitenskapelige staben deler seg omtrent på midten. Intensjonen i styrets vedtak er særlig å gi ansatte ved det enkelte institutt innflytelse på hvordan instituttet skal styres og ledes. Dette kan føre til at institutter ved samme fakultet kan operere med ulike ordninger. Vi kan også få situasjoner der institutter følger hovedregelen på ett punkt, mens det har fått adgang til avvikende ordning på et annet. Prosedyrer for å fravike hovedregelen om valg av instituttleder Initiativtakere: Flere initiativtakere er mulige: instituttråd, fakultetsråd, grupper av ansatte og studenter, instituttleder og dekanus. Sittende instituttleder er ikke nødvendigvis inhabil i spørsmålet, men det kan bli reist innvendinger som berører vedkommendes habilitet. Dette vil være uheldig for prosessen. Det vil forholde seg annerledes med dekanus. Dekanus kan ut fra et overordnet organisatorisk perspektiv ta opp spørsmålet om tilsatt leder på instituttnivå og sette i gang de nødvendige medvirkningsprosessene. Ut fra de generelle betraktningene ovenfor, anses den fast vitenskapelige staben særlig meningsberettiget, og dermed kunne ta initiativ til andre ordninger enn normalordningen. Terskelen blir for lav dersom en enkelt ansatt kan initiere prosessen. Instituttene har svært ulik størrelse, og det er derfor mest rimelig med en prosentsats, for eksempel 10 %. Initiativ fra dekanus og en gruppe vitenskapelige ved institutt bør foreligge skriftlig. Anbefalt løsning: Det vil heve terskelen for å få en uravstemming om en avviksordning dersom initiativet må komme både fra dekanus og en andel på 10 % av de fast vitenskapelige tilsatte. Det vil gi en god balanse mellom initiativ nedenfra og overordnete perspektiver. Initiativet må være skriftlig og underskrevet av dekanus og hver enkelt av de 10 % i den faste vitenskapelige staben som stiller seg bak (underskriftsliste). Dette kan skje gjennom felles eller separate lister. Medvi rkn ingsp rosesse r: I tillegg de mer uformelle medvirkningsprosessene i form av drøftingsmøter, personalmøter, debatt i Universitetsavisa ol, må det etableres noen arenaer ved det enkelte institutt der medvirkningen er formalisert. Uten dette vil en kunne få debatter i etterkant om beslutningsgrunnlaget var legitimt.

12 Dato Referanse Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet av 3 Anbefalt løsning: Det enkleste vil være å gjennomføre en uravstemning, slik det er vedtatt for å avklare ønskeligheten av et alternativ til instituttstyre. En uravstemning kan enkelt gjennomføres ved hjelp av NTNUs elektroniske valgsystem, og vil få fram hva hhv. fast vitenskapelig, midlertidig vitenskapelig, teknisk-administrativt tilsatte og studenter mener. Prosedyrer for å fravike hovedregelen om instituttstyre Initiativtakere: I hovedsak kan samme resonnement anvendes som for problemstillingen ovenfor. Her vil det imidlertid ikke være de samme innvendinger mot at instituttlederen kan ta et initiativ. Dvs at terskelen bør legges så høyt at dekanus, instituttleder og 10 % av den fast vitenskapelige staben med fordel må initiere en slik prosess for at det skal resultere i en uravstemning. Anbefalt løsning: Det bør foreligge initiativ fra 10 % av den fast vitenskapelige staben og fra instituttleder og dekanus for at spørsmålet skal tas opp til uravstemning, jf nedenfor. Gjennomføring: Styret har på dette punktet gjort eksplisitt vedtak om å bruke uravstemning. Uravstemning kan enklest gjennomføres ved hjelp av NTNUs elektroniske valgsystem. Man vil da få fram hva de ulike gruppene foretrekker og den samlede holdning gitt den vekting som benyttes ved personalvalg ved NTNU (dvs. 50 % stemmevekt til fast vitenskapelig tilsatte ). Samme vekting som ved personvalg kan legges til grunn i den grad det avgjørende når fakultetsrådet skal utøve sitt skjønn. Voteringstema: Det er viktig at alternativene er rimelig klart beskrevet før uravstemningen gjennomføres. Det er naturlig at instituttstyre settes opp som alternativ, likeledes dagens instituttråd som en alternativ medvirkningsordning. Det finnes imidlertid også andre ordninger. Det overlates til dekan i samråd med instituttleder å beskrive alternativene med mandat, oppgaver og sammensetning dersom det kommer forslag om dette i initiativene. Gjennomføring av medvirkningsprosessene Dersom anbefalingene ovenfor følges, vil tidsplanen bli omtrent slik: - Før må riktige instanser eventuelt reise spørsmålet om instituttet skal ha andre ordninger enn valgt instituttleder og instituttstyre - Senest i uke 10 må dekanus dersom et initiativ blir tatt, i samråd med den aktuelle instituttlederen ha beskrevet alternativ(e) medvirkningsordning(er) - I uke 11/12 gjennomføres uravstemninger ved det enkelte institutt. Dersom det er tatt initiativ til avvik på begge normalordningene, gjennomføres begge uravstemningene samtidig. - Innen utløpet av uke 13, dvs før fredag 27. mars, tar fakultetsrådene stilling til eventuelle avviksordninger.

13 1 av 6 Rektor Dato Referanse Notat Til: Dekanmøtet Kopi til: Fra: Rektor Signatur: Mandat - Sammensetning - Forretningsorden for institutt- og fakultetsstyrer Styret fattet i møte (S-sak 86/08) følgende vedtak: Rektor bes om i februar 2009 å fremme forslag om sammensetning, mandat og forretningsorden for fakultets- og instituttstyrene. Styret bestemte i samme sak at alle fakultet skal ha styrer og at dette også skal være hovedregelen ved instituttene. Dessuten har styret eksplisitt vedtatt at fakultetsstyrets beslutningsfullmakt skal ligge innenfor rammen av fakultets fullmaktsområde. Det vil skape organisasjonsmessige problem dersom for eksempel en dekan skulle bli bundet av et vedtak i instituttstyret. Rektor mener derfor denne føringen også bør gjelde instituttstyrenes myndighetsområde, og har derfor lagt dette til grunn. Styrenes mandat og oppgaver I tillegg til de mer formelle føringene styret har gitt, ligger det en intensjon bak om at ansatte og studenter bør ha større innflytelse på de strategiske og prinsipielle beslutningene av faglig karakter som gjøres på alle nivå i organisasjonen. Med denne føringen samt føringen om at beslutningene skal ligge innenfor enhetens fullmaktsområde bør instituttstyre og fakultetsstyre operere med samme formelle mandat. All myndighet både den faglige og administrative er delegert fra styret. Styret kan gjennom styringsreglementet delegere både til fakultetsstyre og instituttstyre. I videredelegasjonen må en ta stilling til hvilket mandat og hvilke oppgaver som fakultets- og instituttstyrene skal ha og hva som er dekanus og instituttleders mandat og oppgaver. For å redusere muligheten for kompetansestrid mellom styre og leder bør rollefordelingen være så presis som mulig. NTNU-styrets vedtak i form av strategiplaner inkl resultatmål og hovedfordeling bør danne rammer for fakultetstyrenes beslutningsmyndighet. Det synes også riktig at rektors styringsdialoger med fakultetene har samme funksjon. Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget Per E. Kjøl postmottak@adm.ntnu.no Høgskoleringen 1 Telefaks Trondheim Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

14 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 2 av 6 Et spørsmål som krever avklaring er hvordan tverrfagligheten skal håndteres i denne sammenhengen. NTNU har i den senere tid utviklet en organisasjonsmodell for tverrfaglige satsinger med en vertsdekan i spissen. De tematiske satsingsområdene kan tjene som et eksempel. Satsingene involverer flere fakultet, og det vil være uheldig dersom bare fakultetsstyret ved vertsdekanens fakultet skal fatte vedtak i denne typen saker. Det vil også avgrense beslutningsmyndigheten for mye dersom tverrfaglighet tas ut av fakultetsstyrene. Det er ikke mulig å finne en enkel prinsipiell løsning på problemstillingen. En mulig løsning er at rektor følger opp NTNU-styrets overordnede vedtak i styringsdialogene både med fakultetene og med satsingsområdene der involverte dekaner deltar. Innenfor de rammer som NTNU-styret og styringsdialogen setter, skal fakultetsstyret bidra til å realisere også felles NTNU-mål, for eksempel gjennom vedtak vedrørende tverrfaglighet. Det kan for eksempel dreie seg om det enkelte fakultets ressursdisponering til og strategivedtak i forhold til tverrfaglige satsinger. Det er viktig at de nye styrene ikke blir for innadvendte og detaljorienterte, en tendens de tidligere styrene hadde. Ifølge dagens styringsreglement skal fakultetsråd og instituttråd gi ledelsen råd vedrørende: a. Enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer b. Budsjett og hovedfordeling c. Saker av stor strategisk eller prinsipiell karakter d. Utviklingen ved enheten i lys av vedtatte mål og strategier Dette er en positiv og uttømmende opplisting på overordnet strategisk nivå som det i hovedsak er naturlig å videreføre, men med den forskjell at styrene nå får beslutningsmyndighet. Saksområdet bør fange opp det som har vært hovedanliggende i Rokkansenterets evaluering og som styret har stadfestet gjennom sitt vedtak: Innføring av styrer skal ivareta medvirkningsaspektet og gi beslutningene legitimitet. Styrene vil være overordet dekanene/instituttlederne i saker faglig-strategisk karakter. Derfor bør fakultetsstyrene/museumsstyret få et klarere mandat som markerer at det er enhetens øverste organ. Rekkefølgen i Styringsreglementet bør derfor endres ved at regler om dekan/museumsdirektør og fakultetsstyrer/museumsstyret bytter plass. En mulig innledning i Styringsreglementet for styrene kan være: Fakultetsstyret/museumstyret er fakultetets/museet øverste organ. Fakultetsstyret/museumsstyret har ansvar for å fastsatte overordnede mål, prioriteringer og strategier for enheten, innenfor rammer gitt i regelverk og overordnete nivås beslutninger. Dette ivaretas ved at fakultetsstyret/museumsstyret selv tar stilling til: a. Enhetens strategi og overordnede faglige prioriteringer b. Budsjett og hovedfordeling innenfor rammene gitt av NTNUs styre c. Saker av stor strategisk eller prinsipiell karakter d. Utviklingen ved enheten i lys av overordnede strategier og mål

15 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 3 av 6 Både mandatet og pkt a og b må forstås slik at fakultetsstyrene også har ansvar for at deres fakultet skal bidra til å realisere felles og overordnede NTNU-strategier. På tilsvarende måte bør rekkefølgen mellom instituttleder og instituttstyre byttes om, og instituttstyre bør gis et klarere mandat som instituttets øverste organ. Mandatet kan bygge på de foreslåtte formuleringene for fakultetsstyret. Dekanenes og instituttledernes oppgaver Innføring av styrer begrenser dekanenes og instituttledernes myndighet i overordnede faglige spørsmål. Dersom vi anser mandat og oppgaveliste for instituttstyrene og fakultetsstyrene som uttømmende, ligger løpende drift og forvaltning og administrative spørsmål innenfor dekanenes og instituttlederes mandat og oppgaver. Dette medfører en justering i oppgavebeskrivelsen for dekanus gitt i Styringsreglementet for eksempel i retning av: Dekanen/museumsdirektøren er fakultetets/museets øverste leder. Vedkommende skal påse at virksomheten drives innenfor rammer gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og fakultetsstyrets/museumsstyrets vedtak. Dekanen/Museumsdirektøren har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke eksplisitt er lagt til fakultetsstyret/museumsstyret og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Dekanen rapporterer til rektor og inngår i NTNUs lederteam. Mandatet for instituttlederne bør endres tilsvarende. Ledelse av fakultetsstyrer/museumsstyrer og instituttstyrer Univl. regulerer bare organiseringen på det øverste nivået. Et element på dette nivået er ordningen med tilsatt rektor og ekstern styreleder. Styret har vedtatt at dekanene skal tilsettes, og selv om loven ikke sier noe om hvem som skal være leder av fakultetsstyret, er det naturlig velge alternativet med ekstern styreleder. Tidligere erfaringer fra forsøk ved DMF og SVT der dekanene ble erstattet av eksterne styre-/rådsledere, tyder på at dette førte til en sterkere oppmerksomhet på overordnede strategiske spørsmål. For å få én rapporteringslinje kan dekanus rapportere til rektor både i de saker der fakultetsstyret har fattet vedtak og forhold som ligger innenfor dekanus myndighetsområde. Til gjengjeld bør det åpnes for at leder av fakultetsstyret delta i styringsdialogene med rektor slik at vedkommende har førstehånds kjennskap til rammene for og forventninger til fakultetsstyrets arbeid. Fakultetene står overfor nokså ulike utfordringer som gjør at noen vil ønske å hente strategiske impulser fra ulike deler av næringslivet, fra institusjoner som både mottar kandidatene og som gjør seg nytte av forskningen eller fra andre parallelle forskningsmiljø. Dette er utfordringer som kan og bør påvirke valget av styreleder. Perspektivene styreleder bringer inn i styret influerer gjerne både dagsorden og utfall av sakene. Det bør være åpning for at styreleder hentes utenfor institusjonen eller fra et annet fakultet. Valg av styreleder bør uansett avgjøres av rektor etter forslag fra fakultetene.

16 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 4 av 6 Med ekstern styreleder blir dekanus sekretær for styret, og dekanus kan dermed stille fakultetsadministrasjonen til disposisjon for styret. Tilsvarende betraktninger trenger ikke å gjøres gjeldende for instituttstyrene, i den grad instituttlederen i henhold til hovedregelen vil være valgt. Det er ingenting i veien for at leder av instituttstyret kan være ekstern dersom man først har valgt en styresammensetning med eksterne medlemmer, se nedenfor. En pragmatisk innvending er imidlertid at det kan være vanskelig å finne et tilstrekkelig antall eksterne lederkandidater til instituttstyrene. Et tredje alternativ som spesielt har vært nevnt i tilknytning til (avviksmodellen) tilsatt instituttleder, er en annen intern styreleder enn instituttleder. Det er Rektors vurdering at det vil kunne skape en vanskelig situasjon om styret ble ledet av en av instituttets egne vitenskapelig tilsatte, og ikke av instituttlederen. Der instituttleder er valgt, kan instituttleder delegere til kontorsjef å være sekretær for instituttstyret. Det betyr at kontorsjefen kan stå for saksforberedelsen, men for ikke å innføre to linjer igjen underordnet instituttlederen. Dette innebærer at tilrådinger utformes av instituttlederen, eventuelt i samråd med kontorsjefen. Sammensetning Fakultetsstyrene/Museumsstyret Ut fra medvirkningstanken bør fakultetsstyrene ha relativt bred deltagelse. Dette må balanseres mot andre hensyn av praktisk art, tidsbruk og muligheten for å komme fram til samlende vedtak. Fakultetsstyrene bør derfor ikke bli for store. Medlemmene bør representere et kollegium, ikke være representanter for sine enheter, og som i NTNU-styret bør ingen gruppe ha flertall alene selv om den vitenskapelige staben bør være godt representert. Fakultetsrådene/museumsstyret består i dag av medlemmer sammensatt slik: Rådsleder (ekstern) 4 vitenskapelig tilsatte, derav 1 representant for midlertidig tilsatte 2 studentrepresentanter 1 2 representanter for teknisk-administrativt personale 2 4 eksterne representanter i tillegg til rådsleder Dette er en sammensetning som balanserer flere hensyn, og som det kan være gode grunner til å videreføre. Den vil ivareta ansatte og studenters medvirkning på en rimelig god måte. Medvirkningen vil dessuten komme til uttrykk gjennom en rekke andre tiltak av formell og uformell karakter. I forhold til denne saken vil bl.a. forretningsordenen gjøre det enklere for ansatte og studenter å holde seg informert om og å påvirke utfallet av saker som behandles i fakultetsstyret. Representantene for de ansatte og studentene velges iht valgreglementet. Spørsmålet er hvordan eventuelle eksterne representanter skal oppnevnes. At rektor bør oppnevne er naturlig i og med at de skal ha et utenfra-og-inn-blikk på virksomheten. En kan imidlertid ikke forvente at rektor skal ha oversikt over alle aktuelle kandidater. En løsning kan ligge i at nåværende fakultetsråd, senere fakultetsstyre, nominerer eksterne kandidater overfor rektor.

17 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 5 av 6 Fakultetsstyret skal påse at ledelsen følger opp vedtatte mål og strategier. Dette kan reise tvil om dekanus formelt bør ha forslagsrett ut fra bukken og havresekk-prinsippet. På den andre siden skal fakultetsstyrene også trekke opp de strategiske linjene der dekanus vil ha oversikt over hvilke utfordringer fakultetet står overfor. Dekanus bør dermed ha godt grunnlag for å nominere aktuelle kandidater fra forskningsmiljø, samfunns- eller næringsliv som kan bidra til å stake opp kursen. Som en sikkerhet vil rektor i siste instans stå for oppnevningen. Instituttstyrene Instituttstyrene bør kunne ha samme sammensetningen som fakultetsstyrene. Ut fra både pragmatiske betraktninger bør det neppe stilles krav om eksterne medlemmer. Det betyr at instituttstyrene vil kunne ha fra null til fire eksterne medlemmer. Forretningsorden Forretningsordenen skal bl.a. gi de formelle rammer rundt innkalling, møteledelse, gjennomføring av møtet og utforming av protokoll. Så lenge det kun skulle gis råd var kravene til forretningsordenen relativt få. Siktemålet bør være at styrene skal bli gode medvirkningsorganer innenfor entydige rammer, men uten å pålegges en detaljert og byråkratiserende forretningsorden. I den grad styrene kommer opp i kompliserte spørsmål som ikke reguleres av forretningsordenen, kan de falle tilbake på god forvaltnings- og organisasjonsskikk. Dagens forretningsorden for rådene må imidlertid bygges noe ut. I og med overgangen til styrer, vil det også være behov for regler om vedtaksførhet, avstemming og nærmere opplysninger om hva som skal inn i en protokoll. Det har dels vært ført referater fra rådsmøtene, men disse bør erstattes av en vedtaksprotokoll. Det har vært et ankepunkt at den menige ansatte og student har visst lite om hva som har foregått i rådene. Forretningsordenen bør presisere hvor allmennheten kan få tilgang på dagsorden, sakspapirer og protokoll. Dessuten kan den presisere at det skal utarbeides en fullmaktsprotokoll over dekanus vedtak. Denne bør også offentliggjøres. I vedlegg er en mulig forretningsorden formulert. Tilsetting av vitenskapelig personale Innføring av styrer reiser også spørsmål om i hvilket organ vitenskapelig personalet skal tilsettes. Styret vedtok i 2005 at vitenskapelig personale skal tilsettes i et ansettelsesutvalg ledet av dekanus og for øvrig utgått av fakultetsrådets vitenskapelige medlemmer og studentene. Dekanus ble delegert oppnevningsmyndighet men etter først å ha innhentet fakultetsrådets syn. Dette er en ordning som bør videreføres med den formelle forskjell at medlemmene utgår fra fakultetsstyret. Et alternativ ville vært fakultetsstyret selv. Det er imidlertid vanskelig å se for seg at det samlede fakultetsstyret vil ha en så fleksibel møteplan, eventuelt så hyppige møter, at tilsettinger kan foretas her. Bredden i sammensetningen i ansettelsesutvalget og den forutgående prosessen burde borge for en forsvarlig saksbehandling. Det opprettes ansettelsesutvalg ved fakultetene og Vitenskapsmuseet for ansettelse i

18 Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato Referanse 6 av 6 Vedlegg Møteinnkalling Det avholdes normalt 3-4 styremøter i semesteret etter en fastlagt møteplan. Styrelederen innkaller ellers i samråd med dekanen/instituttlederen til møter når det trengs.. Innkalling og saksdokumenter sendes styrets medlemmer i rimelig tid, og minst én uke før ordinære styremøter. Innkalling, sakliste og offentlige sakspapirer for styremøtene gjøres kjent via enhetens hjemmeside parallelt med at papirene sendes medlemmene. Forhandlinger Dersom styreleder er fraværende, velges en setteleder. Fakultets-/instituttstyrene skal behandle sakene i møte. Møtene holdes for åpne dører. Styret kan innby utenforstående til å delta i forhandlingene med talerett, men uten stemmerett. Vedtaksførhet og avstemmingsregler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme. Styrets medlemmer har stemmeplikt og kan ikke stemme blankt. Avstemming skjer ved stemmetegn, og vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmene. Protokoll Det føres vedtaksprotokoll fra styremøtene med opplysninger om: hvem som er til stede hvordan det enkelte medlem har stemt eventuelle stemmeforklaringer og protokolltilførsler Stemmeforklaringer og protokolltilførsler skal leveres under møtet. Protokollen gjøres allment kjent på enhetens hjemmeside senest én uke etter møtet. Saker behandlet på dekanus fullmakt gjøres også kjent på enhetens hjemmeside. Møteplikt og forfall Medlemmene har plikt til å møte og delta i forhandlingene hvis de ikke har gyldig forfall. Ved forfall gis sekretæren beskjed slik at varamedlem kan innkalles.