DAGSORDEN / SAKSLISTE ÅRSMØTE FOR 2016

Transkript

1 DAGSORDEN / SAKSLISTE ÅRSMØTE FOR 2016 Sak 1 Åpning 1.1 Godkjenning av innkalling 1.2 Godkjenning av representanter 1.3 Godkjenning av saksliste Sak 2 Konstituering (se vedlegg) 2.1 Valg av ordstyrer 2.2 Valg av referent 2.3 Vedta forretningsordning 2.4 Valg av tellekorps 25 Valg av protokollunderskrivere Sak 3 Forslag til vedtektsendring (se vedlegg) Sak 4 Årsmelding for 2016 (se vedlegg) Sak 5 Regnskap og revisjon for 2016 (se vedlegg, revisjonsberetning legges frem i møtet) Sak 6 Forslag til strategiplakat og arbeidsplan for ( ) (se vedlegg) Pause m/enkel bevertning Sak 7 Saker fra VABUR-styret (se vedlegg) 7.1 Forslag til endring av retningslinjer for tilskuddsordningene 7.2 Forslag til endring av navn Sak 8 Forslag til budsjett for (se vedlegg) Sak 9 Valg (se vedlegg, endelig forslag legges frem i møtet) 1 styreleder for 1 år 3 styremedlemmer for 2 år 3 varamedlemmer for 1 år Godkjenning av valgkomite (avtroppende styremedlemmer) Godkjenning av representant fra Ungdommens fylkesting Godkjenning av revisor Sak 10 Avslutning

2 2. Konstituering (Styrets innstilling til konstitusjon) 2.1 Ordstyrer: Alexander Etsy Jensen 2.2 Referent: Astrid Marie Lund Gilje (daglig leder, VABUR) 2.5 Forretningsorden: - Til å telle stemmer velges et tellekorps på to medlemmer. - Det velges to protokollunderskrivere som undertegner protokollen før den sendes ut til medlemsorganisasjonene. - Representantene kan forlange ordet til forretningsorden. De skal da slippe til utenom taleliste. Dirigent har rett til å fremsette forslag om begrenset taletid, og forslag om at det settes strek for inntegning av nye talere ved et bestemt tidspunkt. - Alle forslag til vedtak må innleveres skriftlig til dirigent med navn på forslagstiller dersom dirigent ikke frafaller kravet om dette. Forslaget kan ikke fremsettes eller trekkes etter at streker satt. - Saker som ønskes behandlet må være oppført på sakslisten. - Alle vedtak avgjøres ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet foretas omvalg. Blanke stemmer teller som avgitte stemmer. - Valg av leder skjer skriftlig ved valg mellom flere kandidater. - Valg av styremedlemmer skjer ved særskilt valg. - Valg av varamedlemmer skjer ved et valg. De 3 kandidater blir varamedlemmer i rekkefølge etter stemmetall. - I protokollen føres inn alle forslag og vedtak som er gjort. - Snarest mulig etter møtet sendes underskrevet protokoll til medlemsorganisasjonene 2.3 Tellekorps: 2.4 Protokoll:

3 Sak 3. Forslag til endring av vedtekter Bakgrunn: Styret har i sak 37/16 og sak 12/17 vedtatt følgende forslag til endring av vedtektene: 1. Tillegg til C.7): Ved behov kan styret utnevne midlertidig valgkomite. 2. Endring i 4.: Setningen strykes:, unntatt utsendingen fra Ungdommens fylkesting. 3. Nytt punkt 8.: Alle møter og arrangement i regi av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd, der det er deltagere under 18 år, er alkohol- og rusfrie. 4. Endring i 3 B. Presisering av stemme-, forslags- og talerett. Rådets styre flyttes fra Med stemme-, forslags- og talerett til Med talerett. Endelig forslag til nye vedtekter legges ved saken. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner foreslåtte endringer i vedtektene. Endringene trer i kraft umiddelbart.

4 Vedtekter for En ressurs for ungt engasjement

5 1. FORMÅL En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger 2. MEDLEMSKAP For å bli medlem i VABUR må man: Ha aktive lokallag i Vest-Agder, eller en tilsvarende organisasjonsstruktur som sikrer regionalt nedslagsfelt Ha eget fylkes-, krets-, og/eller regionsledd Drive aktivt med barne- og ungdomsarbeid i fylket Ha størstedelen av medlemmene under 26 år Være demokratisk oppbygd, og ha individuelt medlemskap Andre organisasjoner kan opptas som medlemmer dersom de gjennom egne utvalg driver med barne- og/eller ungdomsarbeid, og størstedelen av medlemmene er under 26 år. Organisasjoner som arbeider for å ivareta medlemmers økonomiske og/eller yrkesmessige interesser, kan ikke tas opp som medlemmer. Organisasjoner som ønsker medlemskap, må søke om dette skriftlig. Søknaden fremlegges for godkjenning i styret, og legges fram til orientering ved påfølgende Årsmøte i VABUR. Årsmøte kan etter vurdering ekskludere medlemmer, eller innføre karantene. Gjeldene ordning for godtgjørelse til medlemsorganisasjon og/eller personlig styrehonorar vedtas av årsmøtet i forbindelse med budsjett for gjeldende periode. 3. ÅRSMØTET Årsmøtet er barne- og ungdomsrådets øverste organ, og avholdes en gang i året. Årsmøtet skal avholdes innen utgangen av mars måned. A. Innkalling: 1) Melding om tid og sted for årsmøtet sendes medlemsorganisasjonene senest to måneder før årsmøtet. 2) Forslag som ønskes behandlet må være styret i hende minst fire uker før årsmøtet. 3) Innkalling, saksliste og andre dokumenter skal sendes medlemsorganisasjonene senest to uker før årsmøtet. 4) Innkalling til ekstraordinært årsmøte må skje med fire ukers varsel. Bare saker som er oppført på sakslista skal behandles.

6 5) Ekstraordinære årsmøter holdes når styret eller minst 1/3 av medlemsorganisasjonene krever det. B. Årsmøtets sammensetning: Med stemme-, forslags- og talerett: Inntil to representanter fra hver av medlemsorganisasjonene Med talerett: Rådets styre Representanter fra Hovedutvalget for kultur og utdanning Representanter fra kulturadministrasjonen VABURs ansatt Observatører C. Årsmøtets oppgaver: 1) Godkjenne innkalling og antall delegater 2) Vedta saksliste og forretningsorden 3) Velge ordstyrer, referent og protokollunderskrivere 4) Godkjenne årsmelding og regnskap for foregående år 5) Behandle forslag til arbeidsprogram og budsjett for kommende år 6) Behandle innkomne forslag 7) Valg Styret består av seks medlemmer, hvor årsmøtet velger: - Leder for et år - To styremedlemmer for to år. Velges i oddetallsår - Tre styremedlemmer for to år. Velges i partallsår I tillegg skal årsmøtet: - Velge tre fast møtende varamedlemmer for et år - Godkjenne den oppnevnte utsendingen fra Ungdommens fylkesting i Vest-Agder - Velge revisor - Godkjenne valgkomite (består automatisk av avtroppende styreog/eller varamedlemmer). Ved behov kan styret utnevne midlertidig valgkomite. 4. STYRETS SAMMENSETNING Styret bør representere et bredest mulig spekter av medlemsorganisasjonene. Om mulig bør følgende fem grupperinger av organisasjoner være representert: Livssynsorganisasjoner Samfunnspolitiske organisasjoner Kultur- og fritidsorganisasjoner Speiderorganisasjoner Andre organisasjoner

7 Det kan maksimalt være 2 fra samme organisasjon i styret. I tillegg oppnevnes en utsending med møte, forslags og stemmerett fra Ungdommens fylkesting i Vest-Agder. Utsendingen kan ikke velges til interne styreverv eller styreverv og lignende på vegne av VABUR. Utsendingen har ellers like rettigheter og plikter som øvrige styremedlemmer. Styret konstituerer seg selv, og velger blant annet nestleder og økonomiansvarlig blant styrets medlemmer. 5. STYRETS OPPGAVER Styret er vedtaksdyktig med minimum 3 styremedlemmer til stede. Styret skal jobbe i tråd med prioriteringene i strategiplakaten. Styret skal forvalte, fordele og skaffe midler til medlemsorganisasjonene Styret skal forberede og avholde årsmøtet Styret skal iverksette årsmøtets vedtak Styret har arbeidsgiveransvar for daglig leder, og styreleder har den daglige oppfølgingen Styreleder har dobbeltstemme ved stemmelikhet på styremøter 6. DAGLIG LEDERS ARBEID Daglig leder skal til enhver tid arbeide etter stillingsinstrukser godkjent av styret, samt arbeide for de vedtak styret og årsmøtet bestemmer, herunder strategiplakaten. 7. ØKONOMI Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd søker Hovedutvalget for kultur og utdanning om støtte til driften, og skal arbeide politisk for å sikre gode økonomiske rammevilkår for barne- og ungdomsorganisasjonene og prosjekt/tiltak for barn og unge generelt. Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd skal også arbeide for ekstern finansiering av egne tiltak. Regnskapet skal revideres av godkjent revisor. 8. RUSMIDLER Alle møter og arrangement i regi av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd, der det er deltagere under 18 år, er alkohol- og rusfrie. 9. ENDRINGER AV VEDTEKTENE Endringer av vedtektene kan bare gjøres av årsmøtet, og krever 2/3 flertall. Forslag til vedtektsendringer sendes styret senest fire uker før årsmøtet. 10. OPPLØSNING Oppløsning av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd må vedtas av to påfølgende ordinære årsmøter, og må ha minst 2/3 flertall. Begrunnet forslag om oppløsning må være alle medlemsorganisasjoner i hende minst fire uker før det første av disse to årsmøtene. Ved oppløsning avgjør siste årsmøte hva som skjer med boet.

8 11. IKRAFTTREDEN Vedtektene er vedtatt på årsmøtet Vedtektene er oppdatert på årsmøtet og og

9 ÅRSMELDING 2016 For årsmøteperioden

10 1. Styret Styret har i årsmøteperioden hatt følgende sammensetning: Styreleder: Jacqueline Spinnangr, Vest-Agder Ungdomslag Varamedlemmer: 1. vara: Veslemøy Wisted (til og med ) 1. vara: Kristian Nilsen, Vest-Agder FpU 2. vara: Bjarne Egil Abrahamsen, NSF Representant fra Ungdommens fylkesting: Dennis B. Torkelsen Styremedlemmer: Aina Lode, Vest-Agder AuF Frida Repstad, 4H Vest-Agder (permisjon til , avgått etter ) Raymond Kirknes, 4H Vest-Agder Kenny Voreland, Laget NKSS Frank R. Haugen, Hyperion Sør Veslemøy Wisted (opprykk etter ) Valgkomiteen: Kai Steffen Østensen, Vest-Agder AuF Kristoffer Odd Thomassen, Skeiv Ungdom Sør Tønnes Christian Due-Tønnessen, NKSS Laget Astrid Marie Lund Gilje, daglig leder VABUR Revisjon Sør benyttes som revisor. Det har vært avholdt 6 ordinære og 1 ekstra styremøte i årsmøteperioden, og styret har behandlet 34 saker. Da årsmelding ble behandlet av sittende styre gjensto 1 ordinært styremøte før årsmøtet. Styrehonorar: Årsmøte for 2015 videreførte ordningen med valgfritt personlig styrehonorar til styremedlemmer og valgkomite. Honorar til valgkomiteen forutsetter full kandidatliste. Styremedlemmer kan søke om tilskudd til digitalt verktøy, som i tilfelle erstatter møtehonorar første periode. Deltakelse Ved godkjenning av årsmelding gjensto ett ordinært styremøte. Styreleder Styremedlemmer Varamedlemmer: Jacqueline Spinnangr - 5 styremøter - 1 ekstra styremøte - UFT vårmøte - Storsamling Representant fra UFT: Dennis B. Torkelsen - 4 styremøter Veslemøy Wisted - 6 styremøter Frida Repstad - Permisjon Aina Lode - 5 styremøter - Storsamling - UKM sekretariat Kenny Voreland - 5 Styremøter Frank Haugen - 6 Styremøter - Storsamling - Ung Makt kurs Raymond Kirknes - 5 Styremøter Kristian Nilsen - 6 styremøter - 1 ekstra styremøte - UFT vår- og høstmøte - Storsamling Bjarne Egil Abrahamsen - 5 styremøter - 1 ekstra styremøte

11 2. Sekretariat VABUR har kontor og møterom på fylkeshuset i Kristiansand. Fra overtok Vest-Agder fylkeskommune arbeidsgiveransvar for daglig leder i VABUR, etter vedtak i ekstraordinært årsmøte Det har i perioden vært 1 ansatt daglig leder i 60 % stilling, Astrid Marie Lund Gilje. Det har vært avholdt kontaktmøte mellom VABUR og Vest-Agder fylkeskommune, og resultatet av møtet legges muntlig frem for årsmøtet i VABUR. Arbeidsgiveravtalen skulle vært evaluert av styret i Vest-Agder barne- og ungdomsråd og Vest-Agder fylkeskommune innen , men på grunn av uklarheter rundt fakturering er dette utsatt. Deltakelse Se punkt 8. VABURS aktiviteter. I tillegg kommer forefallende kontorarbeid; arkivering, e-post, telefon, økonomi, nettside, årsmøteforberedelser, forberedelser og etterarbeid i forbindelse med styremøter, samt administrering av tilskuddsordningene. Daglig leder fører regnskapet for VABUR og fungerer som lokalkontakt for Erasmus+: Aktiv Ungdom. 3. Virksomhetens art Virksomheten består av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd. VABUR er lokalisert på fylkeshuset i Kristiansand. Vest-Agder fylkeskommune stiller administrativt sekretariatsfunksjon (kalt daglig leder) til disposisjon for VABUR, tilsvarende 60 % stilling per år. VABUR skal være premissleverandør og oppfølgingsansvarlig for arbeidsoppgaver til daglig leder i form av årlig arbeidsplan. 4. Fortsatt drift Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift. Styret mener denne forutsetningen er til stede. 5. Andre forhold Det er etter det styret kjenner til ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som har betydning for Vest-Agder Barne- og Ungdomsråds stilling og resultat. 6. Medlemmer VABUR har 39 medlemsorganisasjoner pr Speiderorganisasjoner 1. Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Speidere 2. Sørlandets Krets av Norges Speiderforbund Livssynsorganisasjoner 3. Acta Agder, Barn og Unge i Normisjon 4. Agder Krets av Norges KFUK-KFUM

12 5. Agder og Telemark Bispedømmeråd, Ungdomsrådet 6. Indremisjonsforbundet - IMF Sør 7. KRIK Agder 8. NMS U Sør 9. Norges Kristelige Student- og Skoleungdomslag - LAGET, Region Sør 10. NLM Ung, Norsk Luthersk Misjonssamband Sør 11. NLM Ung, Norsk Luthers Misjonssamband Sør-Vest 12. St. Ansgar Katolske Ungdomslag - SAUL 13. Vest-Agder Søndagsskolekrets 14. Ny Generasjon Vest-Agder * Samfunnspolitiske organisasjoner 15. AUF i Vest-Agder 16. Vest-Agder KrFU 17. Vest-Agder Unge Venstre 18. Vest-Agder SU 19. Agder FpU 20. Vest-Agder Unge Høyre Kultur- og fritidsorganisasjoner 21. 4H Vest-Agder 22. Vest-Agder Ungdomslag 23. Agder Skyttersamlag 24. Vest-Agder Skyttersamlag 25. Norges Jeger- og Fiskerforbund - NJFF Vest-Agder 26. Hyperion Sør, Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser 27. Agder Parkour Andre organisasjoner 28. BURG Agder 29. CISV Vest-Agder 30. Norges Blindeforbund Vest-Agder 31. Norsk Folkehjelp region Sør-Vest * 32. SMSO Agder 33. Vest-Agder Natur- og Ungdom 34. Vest-Agder Røde Kors Ungdom 35. Diabetesforbundet Vest-Agder 36. Skeiv Ungdom Sør 37. Hjertelyst Agder 38. Epilepsiforeningen i Agder 39. A-larm Vest-Agder *Ikke aktive / mangler fylkesstyre pdd

13 7. Årsmøter i 2016 Årsmøtet for 2015 ble avholdt i SMSO Agder sine lokaler i Kristiansand stemmeberettigede, inkludert styret, samt daglig leder og ordstyrer Margareth Bjørtvedt møtte til årsmøtet. Årsmøtet ble gjennomført etter sakslisten. 8. VABURs aktiviteter i 2016 Årsmøtet for 2015 vedtok en arbeidsplan som tar utgangspunkt i strategiplakaten, med en beskrivelse av kjernevirksomheten og med en kortsiktig og en langsiktig utviklingsdel. En jobber jevnt med det meste, men i 2016 har følgende fått ekstra oppmerksomhet: Økonomi: Økning av tilskudd og avklaring av mva-problematikken. Revidering av retningslinjene for tilskuddsordningene. Regionreform / Agder BUR. Vertskap for årets storsamling. Under følger vedtatt plan, tiltak som har fått mindre oppmerksomhet er markert i kursiv. KJERNEVIRKSOMHET En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt. En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger. Organisasjonsutvikling Tilby kurs for medlemmer og styret. Tilby informasjon og veiledning. Fordele midler. Kompetanse Være en læringsarena for styret. Ha fokus på frivillighetspolitikk og medvirkning for barn og unge. Nettverk Tilby arenaer der medlemsorganisasjonene og unge treffes. Vedlikehold kontaktperson-ordningen mellom styret og medlemsorganisasjonene. Vedlikeholde BUR-nettverket. Vedlikeholde Paraply-nettverket. Talerør Ungdommens fylkesting - gjensidig representasjon. Regionplan Agder 2020 oppfølging. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold (LIM-planen) oppfølging. Aktuelle planer og saker. Samarbeidspartner Hovedutvalg for kultur og utdanning forvaltning av kulturmidler til barn og unge. Kulturavdelingen UKM fylkesmønstringen, Lokalkontakt for Erasmus +: Aktiv Ungdom, fylkets frivillighetspris, generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Elev- og lærlingeombudet - generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Informasjonskanal Synliggjøre aktiviteten i fylket. Holde medlemmer og unge oppdatert på relevante saker.

14 ARBEIDSPLAN ( ) Prioriterte arbeidsområder 1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse. Kortsiktig (1-2 år) Langsiktig (3-4 år) Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Styrke frivilligheten sikre bedre rammevilkår. Følge opp Regionplan Agder 2020: VAF og AAFK må kartlegge fylkets frivillighet, med sikte på en frivillighetsstrategi for Agder. Ha fokus på utfordringer knyttet til frafall i organisasjonslivet og frivilligheten i aldersgruppen år. Temakveld (samarbeid med paraplyorganisasj onene?). Strategisk handlingsplan for frivilligheten i Agder vedtas. Utvikle opplegg for grunnskolen "frivillig for en dag". Øke tilskuddet fra VAF. Søknad VAF. Inngå intensjons-avtaler som Lobbyarbeid. går over flere år med begge Etablere Agder BUR. Møte med AAFK. fylkes-kommunene. Fellesmøte. Lobbyarbeid. Styrke medlemsorganisasjone ne. Ha fokus på medlemsrekruttering og vedlikehold. Ha fokus på kompetanseutveksling mellom medlemsorganisasjonene. Temakveld / kurs. Idebank. Kartlegging hva er vi gode på? Styrke VABUR. Øke medlemsantallet. Øke andelen ekstern finansiering. Aktivisere passive medlemmer. Øke administrativ ressurs. 2. Til rette-legger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse. Stimulere til arrangement på tvers av organisasjonene, inkludert VABUR. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Videreutvikle etablerte arenaer. Bidra i planlegging og gjennomføring av Ung makt. Bidra til utviklingen av Youth Bank. Hjelpe til med søknad til Aktiv Ungdom. Ha stand. Holde workshop. Koordinere Ung Makt. Drifte Youth Bank. Utvikle nye arenaer. Utvide og profilere ordningen Generelle tilskudd. 3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket. 4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid. Følge opp BUR-plattformen og arbeide for et nasjonalt medvirkningsorgan for ungdom. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Synliggjøre generell aktivitet. Synliggjøre VABUR. Utvikle App "Hva skjer i Vest-Agder" for barn og unge. Utarbeide og følge opp en profileringsplan. Søke støtte til innkjøp av profileringsutstyr. Stands. Medieoppslag. Drifte Appen. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Støtte etablert arbeid. Engasjere oss i arbeidet med Nullvisjon Agder. Formell samarbeidspart ift UKM fylkesmønstringen.

15 9. Økonomi Regnskap 2016 Regnskapet for 2016 viser et negativt årsresultat på kr ,-. Utgående egenkapital for 2016 er kr ,-. Underskuddet er mindre enn budsjettert. Av kostnadene i 2016 var 47 % tilskudd til medlemsorganisasjonene og barn og unge, mens de resterende 53 % gikk til administrasjon og styrearbeid. Av inntektene var 96 % fylkeskommunale kulturmidler til barne og unge, de resterende 4 % er andre tilskudd og refusjoner (inkludert tilskudd fra momskompensasjonsordningen). Fordeling av tilskudd 2016 DRIFTSMIDLER Totalt (avrundet) Grunnstøtte Aktivitetsstøtte 1. CISV Vest-Agder (for 2015) Vest-Agder Ungdomslag H Vest-Agder SAUL (St. Ansgar Ungdomslag) SMSO Agder Vest-Agder Blindeforbund CISV Vest-Agder BURG Agder Søndagsskolen Vest-Agder krets Ny Generasjon Vest-Agder * Ungdomsutvalget, VA Skyttersamlag Hyperion Sør NKSS Laget** Ungdomsutvalget, Agder Skyttersamlag NLM Ung, Region Sør Agder Krets av KFUK-KFUM speidere Skeiv Ungdom Sør Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Acta, region Agder Vest-Agder Røde Kors Ungdom KRIK Agder (Kristen Idrettskontakt) NLM Ung, Region SørVest AUF i Vest-Agder Agder Parkour Agder FPU Sum driftsmidler KREATIVE TILTAK Røde Kors Ungdom / Temakveld Lyngblomsten 4H / Barnevandrer-tur * Sum kreative tiltak GENERELLE TILSKUDD LIN Kristiansand / Dialogprosjekt * Ravnedans / Workshop Vietnamesisk flyktningforening / Midthøstfestival

16 Ungdommens Fylkesting / Ung i Perfeksjonssamfunnet Foreningen for hjertesyke barn / Regionsamling Sum generelle tilskudd * Vedtatt, ikke utbetalt Budsjett Det blir lagt opp til et realistisk budsjett for drift av VABUR i , med tydelige ambisjoner om utvidelse av BUR-et innen I fylkeskommunens budsjett for ble det vedtatt en årlig økning for VABUR på kr ,- de neste fire årene. I tillegg har VABUR i 2017 fått en administrativ tilleggsbevilgning tilsvarende mvapålegget. For 2018 blir det viktig å fokusere på en utvidelse av BURet til å gjelde begge fylkene, med tilhørende økning av tilskudd, fordelt på de to fylkeskommunene. Styret vil også jobbe for større andel av ekstern finansiering av egne prosjekter og tiltak både i 2017 og Sluttord 2016 har vært et år der VABUR har opprettholdt sitt engasjement for barn og unge generelt i fylket, i tillegg til vår viktige funksjon for i barne- og ungdomsorganisasjonene. VABUR ønsker seg fornøyde og driftige medlemsorganisasjoner, og vi vil fortsette å gjøre en innsats for frivilligheten med fokus på økonomi og kompetanse i årene framover. Vi håper medlemsorganisasjonene og fylkeskommunene vil bruke oss til det vi behøves til, slik at VABUR kan være et aktivt barne- og ungdomsråd. Takk for 2016 måtte 2017 bli et godt år for barn og unge i Agder! 8

17 RESULTAT Regnskap 2016 Budsjett 2016 Differanse Regnskap 2015 Differanse Note Oppsummert Inntekter Kostnader Resultat Inntekter 3120 Inntekter prosjekter Andre inntekter Offentlige tilskudd Refusjoner Momskompensasjon Annen renteinntekt Sum inntekter Kostnader 4110 Egne prosjekter Kostnader arbeidssamling Sum prosjektkostnader Godtgjørelse til styret Gave til ansatte Gaver til styret Sum lønnskostnader Honorar revisjon Annen fremmed tjeneste Leie daglig leder / kontorhold Kontorrekvisita Datakostnad Kontingenter Møte, kurs, oppdatering o.l Bilgodtgjørelse Diettkostnad Reklamekostnad Øredifferanser Gaver Driftsmidler Kreative tiltak Generelle tilskudd Andre tilskudd Styremøter Årsmøte Annen møtevirksomhet Andre avgifter Bank og kortgebyr Sum andre kostnader Sum kostnader Resultat Noter 1. Administrasjonstilskudd Storsamling 2. Advokatkostander ifm Gul.no 3. Se egen oversikt Konsekvens for egenkapital Inngående EK ,00 Resultat tertial ,41 Utgående EK ,59 Resultatregnskap godkjennes, 1. mars 2017

18 BALANSE Endring Note EIENDELER Omløpsmidler 1500 Kundefordringer Andre kortsiktige fordringer Kasse Bankinnskudd Høyrentekonto sum SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Egenkapital (innskutt og opptjent) 2050 Annen egenkapital Udisponert resultat Udisponert resultat Sum egenkapital (inkl udisp resultat) Gjeld 2400 Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld sum Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Avvik Noter 1. Krav om tilbakebetaling av nettbrett, utlegg musikkrådet 2. Utlegg daglig leder 3. Leiekostnader daglig leder / kontor, juleavslutning for styret 4. Julegaver til styret Balanseregnskap godkjennes, 1. mars 2017

19 Oversikt tilskudd 2016 DRIFTSMIDLER 2016 Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt kommentar CISV (2015) Vedtatt og utbetalt januar 2016 Vest-Agder Ungdomslag H Vest-Agder SAUL (St. Ansgar Ungdomslag) SMSO Agder Vest-Agder Blindeforbund CISV Vest-Agder BURG Agder Søndagsskolen Vest-Agder krets Ny Generasjon Vest-Agder Holdes til styre er valgt, innen des 16 Ungdomsutvalget, VA Skyttersamlag Hyperion Sør NKSS Laget Klage Ungdomsutvalget, Agder Skyttersamlag NLM Ung, Region Sør Agder Krets av KFUK-KFUM speidere Skeiv Ungdom Sør Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Acta, region Agder Vest-Agder Røde Kors Ungdom KRIK Agder (Kristien Idrettskontakt) NLM Ung, Region SørVest AUF i Vest-Agder Agder Parkour Agder FPU Sum driftsmidler KREATIVE TILTAK Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt kommentar 2016 Røde Kors Ungdom Lyngblomsten 4H VAUL Avlyst Sum kreative BURG agder AUF i Vest-Agder purret Skeiv ungdom sør kommer ila nov 16 Sum kreative GENERELLE TILSKUDD Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt kommentar 2016 LIN Kristiansand / Dialogprosjekt Ravnedans Viet.flyktningforening Ungdommens Fylkesting / Ung i Perfeksjo Agder Parkour / Parkour Glede Avlyst Foreningen for hjertesyke barn / regionsa Sum generelle Ingen utestående Sum generelle

20 STRATEGIPLAKAT VERDIER Engasjert, synlig, inkluderende og støttende VISJON En ressurs for ungt engasjement FORMÅL En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid Forslag til årsmøtet

21 Arbeidsplan ( ) Forslag til årsmøtet Introduksjon Vår rolle og kjernevirksomhet er komprimert i strategiplakaten vår, som er utarbeidet av styret i 2011 og som baserer seg på vedtektene våre. Strategiplakaten revideres hvert år av styret og årsmøtet. Visjonen vår er å være en ressurs for ungt engasjement, i organisasjonene OG utenfor. Vi skal støtte og utvikle organisasjonene og vi skal jobbe for gode vilkår for barn og unge i fylket. Verdiene som skal gjennomsyre alt vi gjør er engasjement, synlighet, inkludering og støtte. Arbeidsplanen er bygd opp med en del som sier noe om kjernevirksomheten vår, det vi driver med til daglig (formålet i strategiplakaten) og en arbeidsplan, som sier noe om hva vi ønsker å drive med i tillegg (prioriterte arbeidsområder i strategiplakaten). Arbeidsplanen er videre delt inn i en kortsiktig og en langsiktig del, og vi prøver å skille mellom mål og faktiske tiltak. Vi ønsker å ha hovedmål, med delmål og tiltak som bygger opp under disse. Tanken er at årsmøtet vedtar målene, mens styret står friere med tanke på hvilke tiltak som må til i løpet av periodene.

22 KJERNEVIRKSOMHET En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt. En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger. Organisasjonsutvikling Tilby kurs for medlemmer og styret. Tilby informasjon og veiledning. Fordele midler. Kompetanse Være en læringsarena for styret. Ha fokus på frivillighetspolitikk og medvirkning for barn og unge. Nettverk Tilby arenaer der medlemsorganisasjonene og unge treffes. Vedlikehold kontaktpersonordningen mellom styret og medlemsorganisasjonene. Vedlikeholde BUR-nettverket. Vedlikeholde Paraply-nettverket. Talerør Ungdommens fylkesting - gjensidig representasjon. Regionplan Agder 2020 oppfølging. Regional plan for likestilling, inkludering og mangfold (LIM-planen) oppfølging. Aktuelle planer og saker. Samarbeidspartner Hovedutvalg for kultur og utdanning forvaltning av kulturmidler til barn og unge. Kulturavdelingen UKM fylkesmønstringen, Lokalkontakt for Erasmus +: Aktiv Ungdom, fylkets frivillighetspris, generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Elev- og lærlingeombudet - generell informasjonsutveksling og samarbeid om aktuelle planer og prosjekter. Informasjonskanal Synliggjøre aktiviteten i fylket. Holde medlemmer og unge oppdatert på relevante saker.

23 ARBEIDSPLAN ( ) Prioriterte arbeidsområder 1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse. Kortsiktig (1-2 år) Langsiktig (3-4 år) Side 1 av 2 Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Styrke frivilligheten sikre bedre rammevilkår. Styrke medlemsorganisasjonene. Følge opp Regionplan Agder 2020 og rulleringen av denne: VAF og AAFK må kartlegge regionens frivillighet, med sikte på en frivillighetsstrategi for Agder. Ha fokus på utfordringer knyttet til frafall i organisasjonslivet og frivilligheten i aldersgruppen år. Temakveld (samarbeid med paraplyorganisasjonene). Ledertrening (samarbeid med paraplyorganisasjonene). Strategisk handlingsplan for frivilligheten i Agder vedtas. Utvikle opplegg for grunnskolen "frivillig for en dag". Etablere Agder BUR. Møte med AAFK. Inngå intensjonsavtale Fellesmøte. Lobbyarbeid. som går over flere år med begge fylkeskommunene. Få på plass retningslinjer for leie av kommunale lokaler for frivillige organisasjoner i Kristiansand og Arendal kommune. Ha fokus på medlemsrekruttering og vedlikehold. Ha fokus på likestilling, inkludering og mangfold. Ha fokus på kompetanseutveksling mellom medlemsorganisasjonene. Arbeide for avtaler med hotell/møtelokaler for våre medlemmer Møte med kommunene Temakveld Temakveld / kurs. Idebank. Temakveld / kurs. Idebank. Kartlegging hva er vi gode på? Få på plass retningslinjer for leie av kommunale lokaler for frivillige organisasjoner i hele fylket. Få på plass avtaler med hotell/møtelokaler for våre medlemmer Styrke VABUR. Øke medlemsantallet. Øke administrativ Øke andelen ekstern finansiering. ressurs. Aktivisere passive medlemmer.

24 Prioriterte arbeidsområder Kortsiktig (1-2 år) Langsiktig (3-4 år) Side 2 av 2 2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse. 3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket. 4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Videreutvikle etablerte Bidra i etablering av Ung makt som organisasjon og videreføring Hjelpe til med søknad til Aktiv Ungdom. Koordinere Ung Maktfestivalen. arenaer. av Ung Makt-festivalen. Informere fylkesmannen Holde workshop. Utvikle nye arenaer. Utvide og profilere ordningen Generelle tilskudd. Følge opp BUR-plattformen og arbeide for et nasjonalt medvirkningsorgan for ungdom. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Synliggjøre Etablere UngIAgder Myldremøte Drifte UngIAgder generell aktivitet. Søknad om prosjektstøtte Synliggjøre VABUR. Utarbeide og følge opp en profileringsplan. Søke støtte til innkjøp av profileringsutstyr. Stands. Medieoppslag. Hovedmål Delmål Tiltak Delmål Tiltak Støtte etablert Fortsette å ha ansvar for arbeid. sekretariatet for UKM Støtte nye prosjekter og tiltak. fylkesmønstringen. Engasjere oss i arbeidet med Nullvisjon Agder. Formell samarbeidspart ift UKM fylkesmønstringen.

25 Sak 7 Styrets forslag til årsmøtet 7.1 Forslag til endring av retningslinjer for tilskuddsordningene Bakgrunn: VABUR forvalter Vest-Agder fylkeskommunes midler til barne- og ungdomsorganisasjoner, både via egen drift og via ulike tilskuddsordninger. Styret i VABUR har foretatt en gjennomgang av retningslinjene for disse tilskuddsordningene. Tanken er å gjøre det enda enklere å søke og enda enklere å sikre rettferdig behandling av søknadene. I tillegg har styret hatt et ønske om å belønne organisasjoner og tiltak som fremmer likestilling, inkludering og mangfold. Daglig leder har utarbeidet forslag til nye retningslinjer basert på gjennomgang i tidligere styremøter. I sak 13/17 og 14/17 har styret landet på endelig forslag. En har valgt å beholde tredelt ordning, men gjort noen endringer i alle ordningene. I tillegg vil det bli utarbeidet retningslinjer for arbeidet med søknadene om driftsmidler, som behandles hvert år i forkant av arbeidet med søknadene. Tanken er at styret skal enes om hva som skal vektlegges det aktuelle året. Vedlagt saken er samlet forslag: I forslaget er endringer i Tilskudd til kreative tiltak og Generelle tilskudd til barn og unge markert med rød skrift. Når det gjelder Driftsmidler er det kun nytt forslag som legges frem, da det er gjort så pass store endringer. Forslag til nye søknads- og rapportskjema legges også ved, endret i tråd med endringene i retningslinjene. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner foreslåtte endringer i retningslinjene. Årsmøtets forslag sendes videre til Hovedutvalget for kultur og utdanning for endelig behandling. Endringer trer i kraft når årsmøtets vedtak foreligger, med forbehold om endelig godkjenning i Hovedutvalget for kultur og utdanning. 7.2 Forslag til endring av navn Bakgrunn: Styret har i sak 14/17 vedtatt følgende forslag, med bakgrunn i ambisjon om å utvide Vest-Agder barneog ungdomsråd til å dekke hele Agder: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) endrer navn til Agder barne- og ungdomsråd (BURiA). Endring av vedtekter, kriterier for medlemskap og retningslinjer for tilskuddsordningene forutsetter tilskudd fra Aust-Agder på lik linje med Vest-Agder. Styrets forslag til vedtak: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) endrer navn til Agder barne- og ungdomsråd (BURiA).

26 Forslag til endring, årsmøtet RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV GENERELLE TILSKUDD TIL BARN OG UNGE 1. Formål Tildeling av generelle tilskudd tar sikte på å stimulere til aktivitet for barn og unge uavhengig av organisasjonstilhørighet. 2. Beskrivelse Det kan søkes engangs-støtte til tiltak, prosjekt og utviklingsarbeid som har som mål å involvere ungdom i mer enn én kommune. Maks søknadsbeløp: kr ,-, dog ikke mer enn søkers egenandel / egeninnsats i prosjektet. Tilskudd skal ikke dekke honorar/lønn for egne ansatte/ frivillige, men kan vurderes for eksterne kursholdere etc. Det gis ikke støtte til tiltak, prosjekt og utviklingsarbeid som mottar annen støtte fra fylkeskommunen. Tiltak, prosjekt og utviklingsarbeid som fremmer likestilling, inkludering og mangfold prioriteres. 3. Hvem kan søke Kommuner, institusjoner, organisasjoner (andre enn medlemsorganisasjonene i VABUR), samt andre grupperinger og enkeltpersoner. For å være søknadsberettiget må ungdom ha en sentral rolle i planleggingen og gjennomføringsprosessen av tiltaket. 4. Søknad og saksgang Søknaden skal sendes inn SENEST 1 måned før tiltaket iverksettes på eget skjema til VABUR. (Søknaden må sendes inn senest 2 måneder før tiltaket iverksettes for å være garantert svar før iverksettelse). Søknaden skal inneholde beskrivelse av tiltaket og planlagt gjennomføring, samt budsjett og finansieringsplan. I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres og styret står fritt til å vurdere reell verdi. Det er ingen søknadsfrist. Søknaden behandles av styret i VABUR fortløpende. Innvilgede søknader er forpliktet til å synliggjøre at tiltaket er støttet av VABUR. 5. Utbetaling og rapport Støtten utbetales etter rapport, levert på eget skjema til VABUR. Rapport må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført. Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

27 1 For saksbehandler. Søknadsnummer: SØKNAD om generelle tilskudd til barn og unge i Vest-Agder fylke 1. Informasjon om søker Navn (enkeltperson eller organisasjon): Eventuelt organisasjonsnummer: Kontonummer: 2. Søknad Ansvarlig søker Navn: Adresse: Telefon: E-post: Kort beskrivelse av tiltaket Hvor og når?

28 2 Forventet antall deltakere under 26 år fra Vest-Agder Beskriv hvordan barn og unge er med i planlegging og gjennomføring av tiltaket Fremmer tiltaket likestilling, inkludering og mangfold? I tilfelle, på hvilken måte? Eventuelle samarbeidspartnere (andre organisasjoner, kommuner eller lignende) 3. Budsjett I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres og styret står fritt til å vurdere reell verdi. Finansiering (inntekter) Kostnader (utgifter) Type Beløp Type Beløp Tilskudd VABUR Sum inntekter Resultat Sum utgifter (Utgifter minus inntekter) Søknadssum:

29 3 4. Andre opplysninger/kommentarer: Dato/sted: Signatur og bekreftelse på at gitte opplysninger er riktige (e-signatur godkjennes): Søknaden sendes til: Epost: Eller: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) Postboks 517, Lundsiden 4605 Kristiansand INGEN SØKNADSFRIST Det er ingen søknadsfrist. Søknaden behandles av styret i VABUR fortløpende. MEN, søknaden skal sendes inn SENEST 1 måned før tiltaket iverksettes og den må sendes inn senest 2 måneder før tiltaket iverksettes for å være garantert svar før iverksettelse. Støtten utbetales etter rapport, levert på eget skjema til VABUR. Rapport må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført.

30 1 RAPPORT Generelle tilskudd til barn og unge i Vest-Agder fylke 1. Informasjon om søker Søknadsreferanse (se tildelingsbrev) Navn (enkeltperson eller organisasjon): Eventuelt organisasjonsnummer: Kontonummer: 2. Rapport Ansvarlig søker Navn: Adresse: Telefon: E-post: Kort beskrivelse av gjennomføringen av tiltaket

31 2 Hvor og når? Antall deltakere under 26 år fra Vest-Agder Beskriv hvordan barn og unge var med i planlegging og gjennomføring av tiltaket Fremmet tiltaket likestilling, inkludering og mangfold? I tilfelle, på hvilken måte? Eventuelle samarbeidspartnere (andre organisasjoner, kommuner eller lignende) 3. Regnskap (bilag legges ved, scannet kopi godkjennes) Finansiering (inntekter) Kostnader (utgifter) Dugnadsverdi kan ikke overskride godkjent beløp fra søknad. Se tildelingsbrev. Type Beløp Bilagsnr. Type Beløp Bilagsnr. Tilskudd VABUR Sum inntekter Sum utgifter Resultat (Utgifter minus inntekter)

32 3 4. Andre opplysninger/kommentarer: Dato/sted: Signatur og bekreftelse på at gitte opplysninger er riktige (e-signatur godkjennes): Rapporten sendes til: Epost: Eller: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) Postboks 517, Lundsiden 4605 Kristiansand Rapporten må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført.

33 Forslag til endring, årsmøtet RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV KULTURMIDLER TIL BARNE- OG UNGDOMSORGANISASJONENE Kreative tiltak 1. Formål Tildeling av kulturmidler tar sikte på å stimulere til et bredt engasjement og aktivitet i organisasjonene. Retningslinjene bør sikre en rettferdig fordeling, og må virke mest mulig likt for alle typer organisasjoner. 2. Beskrivelse Støtte gis til enkeltstående tiltak og midlene skal i hovedsak benyttes til utradisjonell/kreativ virksomhet i organisasjonen. For eksempel: - Samarbeidstiltak mellom organisasjonene - Forsøksvirksomhet - Organisasjonsutvikling (nye tiltak) - Utadrettet virksomhet Tiltak som fremmer likestilling, inkludering og mangfold prioriteres. Det gis IKKE støtte til for eksempel: - Tiltak som er gjennomført tidligere - Tilskudd skal ikke dekke honorar/lønn for egne ansatte/ frivillige, men kan vurderes for eksterne kursholdere etc. - Dekning til / av reise og deltakeravgift på kurs, leir, konferanser etc. - Tiltak utenfor fylket hvor ikke over halvparten av deltakerne er fra Vest-Agder Unntak: Det kan gis støtte til tiltak av landsomfattende art; for eksempel landsleir og lignende når tiltaket gjennomføres i Vest-Agder og søker er teknisk arrangør / vertskap for tiltaket. 3. Hvem kan søke Medlemsorganisasjoner i VABUR, og både lokallag og fylkeslag kan søke. 4. Søknad og saksgang Søknaden skal sendes inn SENEST 1 måned før tiltaket iverksettes på eget skjema til VABUR. (Søknaden må sendes inn senest 2 måneder før tiltaket iverksettes for å være garantert svar før iverksettelse). Søknaden skal inneholde beskrivelse av tiltaket og planlagt gjennomføring, samt budsjett og finansieringsplan. I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres og styret står fritt til å vurdere reell verdi. Det er ingen søknadsfrist. Søknaden behandles av styret i VABUR fortløpende. Innvilgede søknader er forpliktet til å synliggjøre at tiltaket er støttet av VABUR. 5. Utbetaling av tilskudd og rapport Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

34 Støtten utbetales etter rapport, levert på eget skjema til VABUR. Rapport må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført. Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

35 1 For saksbehandler. Søknadsnummer: SØKNAD om midler til kreative tiltak i barne- og ungdomsorganisasjoner i Vest-Agder fylke 1. Informasjon om søker Organisasjonens navn: Nivå: Fylke/region Lokallag (sett kryss) Er organisasjonens fylkes- eller regionsledd medlem i VABUR? Ja Nei Vet ikke (sett kryss) Organisasjonsnummer: Kontonummer: 2. Søknad Ansvarlig søker Navn: Adresse: Telefon: E-post: Kort beskrivelse av tiltaket Hvor og når?

36 Forventet antall deltakere under 26 år fra Vest-Agder 2 Fremmer tiltaket likestilling, inkludering og mangfold? I tilfelle, på hvilken måte? Eventuelle samarbeidspartnere (andre lokallag, organisasjoner, kommuner eller lignende) 3. Budsjett I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres og styret står fritt til å vurdere reell verdi. Finansiering (inntekter) Kostnader (utgifter) Type Beløp Type Beløp Tilskudd VABUR Sum inntekter Resultat Sum utgifter (Utgifter minus inntekter) Søknadssum:

37 4. Andre opplysninger/kommentarer: 3 Dato/sted: Signatur og bekreftelse på at gitte opplysninger er riktige (e-signatur godkjennes): Søknaden sendes til: Epost: vabur@vaf.no Eller: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) Postboks 517, Lundsiden 4605 Kristiansand SØKNADSFRIST Det er ingen søknadsfrist. Søknaden behandles av styret i VABUR fortløpende. MEN, søknaden skal sendes inn SENEST 1 måned før tiltaket iverksettes og den må sendes inn senest 2 måneder før tiltaket iverksettes for å være garantert svar før iverksettelse. Støtten utbetales etter rapport, levert på eget skjema til VABUR. Rapport må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført.

38 1 RAPPORT om bruk av midler til kreative tiltak i barne- og ungdomsorganisasjoner i Vest-Agder fylke 1. Informasjon om søker Søknadsreferanse (se tildelingsbrev) Organisasjonens navn: Organisasjonsnummer: Kontonummer: 2. Rapport Ansvarlig for rapport Navn: Adresse: Telefon: E-post: Kort beskrivelse av gjennomføringen av tiltaket

39 2 Hvor og når? Antall deltakere under 26 år fra Vest-Agder Fremmet tiltaket likestilling, inkludering og mangfold? I tilfelle, på hvilken måte? Eventuelle samarbeidspartnere (andre lokallag, organisasjoner, kommuner eller lignende) 3. Regnskap (bilag legges ved, scannet kopi godkjennes) Finansiering (inntekter) Kostnader (utgifter) Dugnadsverdi kan ikke overskride godkjent beløp fra søknad. Se tildelingsbrev. Type Beløp Bilagsnr. Type Beløp Bilagsnr. Tilskudd VABUR Sum inntekter Sum utgifter Resultat (Utgifter minus inntekter)

40 3 4. Andre opplysninger/kommentarer: Dato/sted: Signatur og bekreftelse på at gitte opplysninger er riktige (e-signatur godkjennes): Rapporten sendes til: Epost: Eller: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) Postboks 517, Lundsiden 4605 Kristiansand Rapporten må være innsendt senest 3 måneder etter at tiltaket er gjennomført.

41 Forslag til endring, årsmøtet RETNINGSLINJER FOR TILDELING AV KULTURMIDLER TIL BARNE- OG UNGDOMSORGANISASJONER. Driftsmidler 1. Formål Tildeling av kulturmidler tar sikte på å stimulere til et bredt engasjement og aktivitet i organisasjonene. Retningslinjene bør sikre en rettferdig fordeling, og må virke mest mulig likt for alle typer organisasjoner. 2. Beskrivelse Driftsmidlene består av grunntilskudd og aktivitetstilskudd. Det gis grunntilskudd basert på medlemstall og antall kommuner med lokallag. Det gis aktivitetstilskudd basert delvis på fjorårets aktivitet og delvis på planlagte aktiviteter for inneværende år. VABUR gjennomgår søkers vedtekter og står fritt til å vurdere hvorvidt søker er berettiget, helt eller delvis, på bakgrunn av punktene under punkt 3. Endelig tilskudd beregnes slik: Alle søknader gis et visst antall poeng etter vurderingskriteriene oppgitt under. Endelig poengsum omgjøres til prosent av total pott til fordeling. Typer støtte a. Grunntilskudd Ca. 50 % av midlene fordeles etter poeng på følgende måte: et fast administrasjonstilskudd i : 1000 poeng beregnet tillegg etter antall kommuner med lokallag: 50 poeng antall medlemmer under 26 år ii : 1 poeng b. Aktivitetstilskudd Ca. 50 % av midlene til fordeling: 25 % fordeles etter skjønn på bakgrunn av medlemsaktivitet året før. Her legges årsmelding fra forrige år til grunn. 25 % fordeles etter skjønn hvor vi tar hensyn til planlagt aktivitet i søknadsåret. Her legges årsplan for inneværende år til grunn. For organisasjoner med tilknytning til flere fylker enn Vest-Agder, må aktiviteten i Vest-Agder spesifiseres. Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

42 Beregning av aktivitetstilskudd: 1. Antall deltakere (inntil 3 poeng, sett i forhold til organisasjonens størrelse) 2. Faktiske kostnader (inntil 3 poeng, sett i forhold til organisasjonens størrelse) 3. Omfang (inntil 3 poeng, sett i forhold til organisasjonens størrelse) 4. I tillegg vil styret kunne gi inntil 5 poeng etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under: Planlegging og kontinuitet Organisasjonens arbeidsmåte mht. planmessighet, målbevissthet og kontinuitet Skolering og utvikling Vilje og evne til skolering av medlemmene, leder- og organisasjonsutvikling og nyskapning Medvirkning At organisasjonen tilbyr aktiviteter som medlemmene selv er delaktige i utformingen av Inkludering Vilje og evne til å fremme likestilling, inkludering og mangfold, samt organisasjonens åpne virksomhet overfor andre enn egne medlemmer Rusfritt Organisasjonenes vektlegging på rusfrie ungdomsmiljø og arrangement 5. Styret kan også gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år. 3. Hvem kan søke a. Organisasjonene må være medlemmer i VABUR. b. Tilskudd kan gis til barne- og ungdomsorganisasjoner som har et aktivt fellesorgan på fylkesplan eller interkommunalt plan, og som har aktive lokallag i minst 3 av fylkets kommuner. Organisasjoner med andre strukturer som kan sikre regionalt nedslagsfelt vurderes særskilt. c. Organisasjoner kan ikke søke støtte til drift fra flere fylkeskommunale etater eller fylkesmannen, uten at dette synliggjøres i søknaden. d. Vi vil legge vekt på at organisasjoner som søker har: en demokratisk struktur en struktur som gir de unge reell innflytelse ved valg av styre/ledelse (f.eks. stemmerett) struktur som fremmer likestilling, inkludering og mangfold åpenhet for alle interesserte et aktivt barne- og ungdomsarbeid Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

43 e. Følgende organisasjoner kan ikke motta grunntilskudd (men kan motta aktivitetstilskudd): Organisasjoner som ikke innfrir alle punkter under 3.d. Voksenorganisasjoner som har aktiviteter rettet mot barn og unge Hobbyorganisasjoner Elevorganisasjoner Politiske partier Organisasjoner som tjener kommersielle interesser Organisasjoner som mottar annen fylkeskommunal støtte til drift som f.eks.: o idretts- og gymnastikkorganisasjoner o teater, sang- og musikkorganisasjoner o funksjonshemmedes organisasjoner 4. Søknad og saksgang Søknad om drifts støtte (grunn- og aktivitetstilskudd) skal sendes på fastsatt skjema til VABUR innen 15. april i søknadsåret. Søknaden behandles av styret i løpet av 6 uker. 5. Utbetaling og rapport Tilskuddet utbetales etter vedtak. Det er ikke krav om egen rapport for driftsmidler. Etter at tildelingen av driftstilskudd er gjennomført vil organisasjonene bli nøye gjennomgått av styret, og hvis styret finner at det er tvil om tilskuddet er benyttet i henhold til tildelingen, vil revisor bli brukt til en nøye gjennomgang av de aktuelle organisasjonene. i Avkortes hvis organisasjonen er regionledd for flere fylker, etter antall fylker og størrelsen på disse i forhold til Vest-Agder. ii Som medlem regnes de som har betalt kontingent forrige kalenderår og som er under 26 år per året før søknadsåret. Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand

44 SØKNAD om driftsmidler for barne- og ungdomsorganisasjoner i Vest-Agder fylke 1. Informasjon om søker Organisasjonens navn: Søknadsfrist: 15. april Alle felter MÅ fylles ut Er organisasjonen medlem i VABUR? Ja Nei Vet ikke (sett kryss) Mottar organisasjonen driftsstøtte fra andre fylkeskommunale etater eller fra fylkesmannen? Ja Nei Vet ikke (sett kryss) Hvis JA, fra hvem? Dato for årsmøte: Antall styremedlemmer under 26 år: Styreleder Navn: Adresse: Daglig leder eller lignende Navn: Adresse: Telefon: E-post: Telefon: E-post: Organisasjonsnummer: Kontonummer:

45 2. Søknad Ansvarlig søker Navn: Adresse: Telefon: E-post: 2.1 Grunnlag for grunntilskudd Antall medlemmer i Vest-Agder under 26 år: Eventuell kommentar: Er organisasjonen regionalt ledd for flere fylker? Ja Nei Vet ikke (sett kryss) Hvis ja, hvilke fylker? Kommuner med lokallag (sett kryss ved kommuner MED lokallag) 1 Audnedal Kvinesdal Sirdal Farsund Lindesnes Songdalen Flekkefjord Lyngdal Søgne Hægebostad Mandal Vennesla Kristiansand Marnardal Åseral Antall lokallag totalt i Vest-Agder: Hvis organisasjonen er bygd opp på en annen måte enn med lokallag og regionlag, og likevel har et regionalt nedslagsfelt, ber vi om en utdyping av dette her:

46 2.2 Grunnlag for aktivitetstilskudd (baseres 50% på A. Aktiviteter i forrige år og 50% på B. Planlagte aktiviteter i inneværende år). A. Aktiviteter forrige år (bruk tabellfunksjon og legg til / slett rader ved behov) Alle felter MÅ fylles ut. Kort beskrivelse: (hva / hvor/når) Omfang / varighet: Antall deltagere 2 : (fra Vest- Agder under 26 år) Regnskap 3 : (inntekter /utgifter) Egenvurdering av aktiviteten Sett kryss hvis dere mener at aktiviteten treffer på disse punktene Se punkt 2. B i retningslinjene for en presisering. Planlegging og kontinuitet Skolering og utvikling Medvirkning Inkludering Rus

47 2.2 Grunnlag for aktivitetstilskudd (baseres 50% på A. Aktiviteter i forrige år og 50% på B. Planlagte aktiviteter i inneværende år). B. Aktiviteter inneværende år (bruk tabellfunksjon og legg til / slett rader ved behov). Alle felter MÅ fylles ut. Kort beskrivelse: (hva / hvor/når) Omfang / varighet: Forventet antall deltagere: (fra Vest- Agder under 26 år) Budsjett: (inntekter /utgifter) Egenvurdering av aktiviteten Sett kryss hvis dere mener at aktiviteten treffer på disse punktene Se punkt 2. B i retningslinjene for en presisering.. Planlegging og kontinuitet Skolering og utvikling Medvirkning Inkludering Rus

48 3. Egen vurdering av vedtekter Sett kryss hvis dere mener at vedtektene treffer på disse punktene. Se punkt 3.d i retningslinjene for en presisering. Organisasjonen har en demokratisk struktur Organisasjonen har en struktur som gir de unge reell innflytelse ved valg av styre/ledelse Organisasjonen har en struktur som fremmer likestilling, inkludering og mangfold Organisasjonen viser åpenhet for alle interesserte Organisasjonen driver et aktivt barne- og ungdomsarbeid Ja Nei Kommentar Årsmelding Lagt ved (sett kryss) Regnskap Lagt ved (sett kryss) Vedtekter Lagt ved (sett kryss) Dato/sted: Signatur og bekreftelse på at gitte opplysninger er riktige (e-signatur godkjennes): Søknaden sendes til: Epost: vabur@vaf.no Eller: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR), Postboks 517, Lundsiden, 4605 Kristiansand 1 Hvis et lokallag gjelder flere kommuner krysses det ved de aktuelle kommunene, men laget teller kun som ett (1) lokallag i totalsummen under. 2 Det er obligatorisk med faktiske tall knyttet til den enkelte aktivitet, så lenge den er gjennomført. 3 Se note 2.

49 BUDSJETT Budsjett 2017 Regnskap 2016 Differanse regnskap 2016 / budsjett 2017 Note Budsjett 2018 Oppsummert Inntekter Kostnader Resultat Inntekter Differanse budsjett 2017 / budsjett 2018 Note 3120 Inntekter egne prosjekter Andre driftsrelaterte inntekter Offentlige tilskudd Refusjoner Momskompensasjon Annen renteinntekt Sum inntekter Kostnader 4110 Kostnader egne prosjekter Kostnader arbeidssamling Sum prosjektkostnader Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsaml Gave til ansatte Gaver til styret Sum lønnskostnader Honorar revisjon Annen fremmed tjeneste Leie daglig leder / kontorhold Kontorrekvisita Data/EDB-kostnad Kontingenter Møte, kurs, oppdatering o.l Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift) Diettkostnad, ikke oppgavepliktig Reklamekostnad Gaver Driftsmidler Kreative tiltak Generelle tilskudd Styremøter Årsmøte Annen møtevirksomhet Bank og kortgebyr Sum andre kostnader Sum kostnader Resultat Noter 1 Motpost 4110/ ,7 % prisvekst, samt politisk vedtatt årlig økning på kr ( ) og administrativ mva kompensasjon på kr ,- 3 Motpost Beregnes ut fra fjorårets resultat 5 Motpost ,-, 5 medlemmer, 6 styremøter 7 Lønn og kontorhold daglig leder 60 % stilling, inkl mva, justert med 2,7 % prisvekst 8 3 tilskudd til nettbrett, samt regnskapsprogram 9 Motpost til Storsamling, 1 til BUK e.l. 10 Inkludert juleavslutning 11 Politisk vedtak om årlig økning på ( ) VAF: / AAFK: Lønns og prisjustert 100% stilling Konsekvens for egenkapital 2017 Inngående EK Resultat Utgående EK Konsekvens for egenkapital 2018 Inngående EK Resultat Utgående EK

50 Sak. 9 Valg For neste periode ( ) er følgende verv på valg: Styreleder velges for 1 år Styremedlem velges for 2 år Styremedlem velges for 2 år Styremedlem Velges for 2 år 1. Vara velges for 1 år 2. Vara velges for 1 år 3. Vara velges for 1 år Ikke på valg (valgt for 2 år): Raymond Kirknes - 4H Vest-Agder (sittende styremedlem) Kenny Voreland - Norges Kristelige Student- og Skoleungdomslag / Laget (sittende styremedlem) Ønsker ikke gjenvalg: Bjarne Egil Abrahamsen NSF Sørlandets krets (sittende vararepresentant) Veslemøy Wisted Skeiv Ungdom Sør (sittende styremedlem, tidligere vararepresentant) Frank R. Haugen Hyperion Sør (sittende styremedlem/økonomiansvarlig) Kandidater: Renominert fra styret for 2016/2017: Jacqueline Spinnangr Vest-Agder Ungdomslag. Sittende styreleder. Aina Lode AuF Vest-Agder. Sittende nestleder. Kristian Nilsen - FpU Agder. Sittende vararepresentant. Innmeldte kandidater: Dennis B. Torkelsen AuF Vest-Agder Nora Ånonsen Chayed AuF Vest-Agder Marie Kjeldaas AuF Vest-Agder Øyvind Mjøs AuF Vest-Agder Uavklart - Acta Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand Rådmannens stab

51 Valgkomiteens innstilling: Ettersendes/legges frem i møtet Styreleder velges for 1 år: Styremedlem velges for 2 år: Styremedlem velges for 2 år: Styremedlem Velges for 2 år: 1. Vara velges for 1 år: 2. Vara velges for 1 år: 3. Vara velges for 1 år: Til årsmøtets godkjenning: Valgkomite: Avtroppende styremedlemmer utgjør automatisk valgkomite for neste periode: Bjarne Egil Abrahamsen, Veslemøy Wistedt, Frank Haugen og.., sammen med daglig leder som sekretær. Representant fra Ungdommens fylkesting: Adrian Willumsen Revisor: Revisjon Sør Besøksadresse Postadresse Telefon E-post Org. nr. Konto nr. Fylkeshuset Postboks 517, vabur@vaf.no Tordenskjoldsgate 65 Lundsiden 4614 Kristiansand 4605 Kristiansand Rådmannens stab