Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Repstad (medlem)

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Inger Lise Austrud (leder), Alexander Skeibrok (nestleder), Thomas Repstad (medlem) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Onsdag 22. mars 2017 kl , Monn/Åseral Industrier SAKSLISTE SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA ORIENTERING Kl Skolesektoren. - Kort presentasjon av sektoren - Mobbing/psykososialt miljø resultat Ung data undersøkelse - Rekruttering av kvalifisert personell - Spesialundervisning - Andre utfordringer for skolen Kl Bedriftsbesøk Åseral Industrier AS SAK 06/17 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL ÅSERAL INDUSTRIER FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 03/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapsmøte Åseral den 14. mars 2017 Inger Lise Austrud Leder Willy Gill Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen sendes til: Ordfører, rådmann, revisor, varamedlemmer Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. 2 2

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 05/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 3

4 Møte nr. 01/17 Dato: kl Sted: Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Thomas Repstad, medlem Forfall: Alexander Skeibrok, nestleiar Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Agder Sekretariat: Willy Gill Kommunerevisjonen Vest: Irene Loka, Helene Egeland, Lene Rugland Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 SAK 04/17 FORVALTNINGSREVISJON UTBYGGING AV INFRASTRUKTUR, FASTSETTELSE AV PROBLEMSTILLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging/Interim Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/17 Fylkesmannen - Tilsyn med kommunen si forvaltning av introduksjonslova. Ref. 02/17 Kommunestyret Plan for selskapskontroll Ref. 03/17 Kommunerevisjonen Vest brev om avslutning av sammenslåingsprosess UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 4

5 Møtebok 25. januar 2017 Åseral kontrollutval SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/17 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for Møtedato Spesielle saker Orienteringer 25.1 Møteplan/årsplan, årsmelding KU 2016, FR utbygging av infrastruktur Planlegging + interimrevisjon ved revisjonen fastsettelse av problemstilling 22.3 Rapport selskapskontroll Oppvekst/skole ved rådmannen tema som bestilt, evt. info på overordnet nivå fra rådmannen. Integrering generell info, integreringsplan, tilsyn etc Årsregnskapet 2016 Presentasjon årsregnskap og årsmelding Sykefravær barnehage 27.9 Budsjett 2018 Tema/sektor? Rapport Forvaltningsrevisjon? Oppfølging årsregnskapet 2016 Tema/sektor? Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill 5 2

6 Møtebok 25. januar 2017 Åseral kontrollutval Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Følgende møtedatoer er allerede fastsatt for 2017: 25. januar, 22. mars, 24. mai, 27. september, 22. november For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene resten av året. Det vil kunne bli endringer i møtedatoer underveis. Årsplanen vil bli oppdatert underveis. Integrering: Generell info, integreringsplan, tilsynet. Ønske orientering fra skole/oppvekst uansett, enten konkrete spørsmål eller på overordnet nivå. Forslag til årsplan 2017: Møtedato Spesielle saker Orienteringer 25.1 Møteplan/årsplan, årsmelding KU 2016, FR utbygging av infrastruktur Planlegging + interimrevisjon ved revisjonen fastsettelse av problemstilling 22.3 Rapport selskapskontroll Oppvekst/skole ved rådmannen 24.5 Årsregnskapet 2016 Presentasjon årsregnskap og årsmelding 27.9 Budsjett 2018 Tema/sektor? Rapport Forvaltningsrevisjon? Oppfølging årsregnskapet 2016 Tema/sektor? Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for SAK 03/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for

7 Møtebok 25. januar 2017 Åseral kontrollutval Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2016 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 04/17 FORVALTNINGSREVISJON UTBYGGING AV INFRASTRUKTUR, FASTSETTELSE AV PROBLEMSTILLING Utvalget drøftet saken sammen med revisjonen for å finne en problemstilling som kan gi svar på kontrollutvalgets spørsmål innenfor de rammer som budsjettet setter. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Pkt. 1 Kontrollutvalget ønsker at prosjektet gjennomføres med følgende problemstilling: Er Åserals praksis knyttet til utbyggingsavtaler og avtaler om anleggsbidrag i tråd med regelverket og ellers forsvarlig Pkt. 2 Prosjektet gjennomføres i løpet av 2017 innenfor en ramme på om lag 140 timer. Pkt. 3 Dette vedtaket erstatter en egen prosjektplan for å få en mest mulig smidig gjennomføring av prosjektet. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Utbygging av infrastruktur ble prioritert høyest i plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget bestilte gjennomføring av prosjektet i møte den , sak 14. Vedtakets punkt 2 lyder som følger: Kontrollutvalget bestiller gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Utbygging av infrastruktur» i Kommunerevisjonen bes utarbeide prosjektplan for dette prosjektet. Prosjektplanen behandles av kontrollutvalget etter at ressurssituasjonen for 2017 er avklart. Kontrollutvalget foreslo overfor kommunestyret tildeling av ekstra ressurser kr for gjennomføring av prosjektet. I budsjettet fikk kontrollutvalget tildelt kr i ekstra ressurser. 7 4

8 Møtebok 25. januar 2017 Åseral kontrollutval Før det kan utarbeides prosjektplan, må kontrollutvalget ta stilling til hvilke problemstillinger som ønskes besvart gjennom prosjektet. Tilgjengelige ressurser er en hovedfaktor når man skal fastsette problemstilling(er). Etter tildeling av ekstraressurser for 2017, har kontrollutvalget om lag 140 timer tilgjengelig for gjennomføring av prosjektet. Dersom prosjektet strekkes ut i tid (inn i 2018), er det eventuelt en mulighet å bruke noe ressurser fra 2018-budsjettet. Vurderinger: Basert på tilgjengelige ressurser må kontrollutvalget altså beslutte hvilke spørsmål man ønsker at prosjektet skal besvare. Det vil nok være viktig at man «spisser» prosjektet litt. Revisor vil være tilstede i møtet for å bistå kontrollutvalget med å komme frem til problemstilling(er) som kan besvares innenfor budsjettrammen for prosjektet. Når problemstillingen er på plass, vil revisjonen utarbeide forslag til prosjektplan som deretter vil bli fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning før selve prosjektet kan gjennomføres. Saken fremlegges uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planlegging/ interim. Oppdragsansvarlig orienterte om planlegging av oppdraget og gjennomføring av interimrevisjon. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Fast innkalling av 1. vara. Kontrollutvalget drøftet muligheten for å kalle inn 1. vara fast for å sikre tilstrekkelig deltakelse på utvalgets møter, samt sikre at 1. vara blir holdt løpende orientert om kontrollutvalgets arbeid. Konklusjon: Utvalget konkluderte med at det kan være en god løsning å kalle inn 1. vara fast på møtene. Leder konfererer med ordfører før det tas endelig stilling til spørsmålet. REFERATER Ref. 01/17 Fylkesmannen - Tilsyn med kommunen si forvaltning av introduksjonslova. Ref. 02/17 Kommunestyret Plan for selskapskontroll Ref. 03/17 Kommunerevisjonen Vest brev om avslutning av sammenslåingsprosess 8 5

9 Møtebok 25. januar 2017 Åseral kontrollutval Ref. 3 ble delt ut i møtet og kontrollutvalget godkjente at dette referatet ble satt opp på referatlisten. Sekretær og revisjonssjef orienterte kort om referatene. Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 9 6

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 06/17 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 06/17 RAPPORT SELSKAPSKONTROLL ÅSERAL INDUSTRIER AS Vedlegg: Rapport fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS datert 30. januar 2017 Bakgrunn for saken: Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiers oppfølging av eierskapet i Åseral Industrier AS etter de rammer som kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Problemstillinger. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Åseral den , sak 14/16. Selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Hva er selskapskontroll? Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiers formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eier har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. Vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller derfor utenfor denne kontrollen. Som nevnt i rapporten vil hovedfokus være negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Funn og konklusjoner knyttet til kommunen som eier. Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Revisor har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring, men har ikke kunnet gjøre seg opp noen formening om opplæringens innhold som 10

11 gjennomføres i dag. Revisor presiserer nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter revisors vurdering har Åseral kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Revisor mener at eier bør ha som rutine å motta årlig informasjon om selskapet for å kunne vurdere og evaluere eierskapet sitt. Funn og konklusjoner knyttet til selskapet. Enkelte av funnene er knyttet til styret og revisor anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger opp disse. Revisor konkluderer i all hovedsak med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks foreligger, men egenevaluering foreligger ikke årlig. 3. Innkalling til generalforsamling sendes til kontrollutvalg og kommunens revisor iht. Kommunelovens ledd. Anbefalinger. Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eier bør ta stilling til om en vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. 1. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 2. Innkalling og referat fra selskapets generalforsamling bør sendes kommunestyret 3. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Høring. Rapporten er sendt på høring til eier og til selskapet. Ordfører har svart på vegne av eier. I sitt svar kommenterer ordfører anbefalingene slik: 1. Ordførar meiner at dagens opplæring held mål i høve til eigarstyring. KS har sine overordna tilrådingar som gjeld uavhengig av kompleksitet og storleik. 2. Kommunen vil følgje opp tilrådingar om at GF - protokoll sendes Kommunestyret. 3. Ordførar vil og sjå til at valkomite i eigarskapsmeldinga vert forankra i dei aktuelle selskapa. I høve til interkommunale selskap bør vi vurdere kor praktisk eller aktuelt dette er. Styreleder har svart på vegne av selskapet. I sitt svar kommenterer styreleder anbefalingene slik: «Vi viser til brev av der selskapet v/styret blir bedt om å gi uttalelse til selskapskontrollen. Styret er fornøyd med resultatet av selskapskontrollen og har følgende kommentarer til funnene som vedrører selskapets drift og styre: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret (pkt 3.5 nr 16). 11

12 På første styremøte vil dette bli tatt opp og det vil oppfordres til å melde seg inn i dette registeret. Det vil for fremtiden bli oppfordret/opplyst om dette registeret på første styremøte etter nyvalg. 2. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks foreligger, men egenevaluering foreligger ikke årlig (pkt 3.5 nr 11). Det innarbeides i «Årsplan med styringskalender» at det skal foretas fast styreevaluering på årets første styremøte. 3. Innkalling til generalforsamling sendes til kontrollutvalg og kommunens revisor iht Kommunelovens ledd. Dette innføres som fast prosedyre.» Vurderinger: På samme måte som for forvaltningsrevisjon er det et viktig poeng ved gjennomføring av selskapskontroll å bidra til forbedringer. Hovedinntrykket er at Åseral Industrier drives på en god måte i tråd med eiers intensjoner. Som nevnt tidligere fokuserer rapporten på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Revisor kommer med noen anbefalinger til kommunen som eier og noen anbefalinger knyttet til styret. Det er henholdsvis kommunestyret og eiers representant i generalforsamlingen som har ansvaret for å følge opp anbefalingene. I rapporten bes eier ta stilling til om en vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor en ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. 1. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 2. Innkalling og referat fra selskapets generalforsamling bør sendes kommunestyret 3. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. I høringssvaret signaliserer ordfører at anbefaling 2 og 3 vil bli fulgt opp. Når det gjelder anbefaling 1, mener ordfører at dagens opplæring holder mål i henhold til eierstyring. Styreleder har i sitt høringssvar signalisert at anbefalingene knyttet til selskapet vil bli fulgt opp som foreslått. Revisor vil være tilstede i kontrollutvalgets møte for å presentere rapporten. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret takker for en grundig rapport. 2. Kommunestyret har fokus på at kommunestyret selv og kommunens eierrepresentanter skal ha nødvendig kompetanse til å ivareta kommunen sitt eierskap, og vil vurdere om 12

13 dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 3. Når det gjelder oppfølging av rapportens øvrige anbefalinger knyttet til kommunen som eier, støtter kommunestyret opp om disse. 4. Kommunestyret ber eiers representant i generalforsamlingen følge opp anbefalingene knyttet til selskapet. 13

14 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Deltakende kommuner: Audnedal, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Åseral Agder Sekretariat Boks Kvinesdal Dato: Vår ref: / S Selskapskontroll i Åseral Industrier AS Vedlagt følger rapport etter gjennomført selskapskontroll, jfr. vedtak i Åseral kontrollutvalg den sak 14/16. Med vennlig hilsen (Sign.) Irene Loka Revisjonssjef Kopi: Daglig leder i Åseral Industrier AS Tom Eiken Styreleder i Åseral Industrier AS Britt-Enny Haugland Hovedkontor Avdelingskontorer Flekkefjord Lyngdal Mandal Kirkegaten 50 Postboks 353 Store Elvegate 1 A 4400 Flekkefjord 4577 Lyngdal 4514 Mandal Telefon (33/34/35) Telefon / 92 Telefon / 48 E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: MVA 14

15 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Selskapskontroll av Åseral Industrier AS (Foto: Tom Eiken) Åseral kommune Januar

16 Åseral Industrier AS SAMMENDRAG Bakgrunn for prosjektet Bakgrunnen for prosjektet er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret i Åseral. I denne kontrollen er hovedformålet å vurdere eiers oppfølgning av eierskapet i Åseral Industrier AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget. Problemstillinger Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil nedenfor besvare problemstillingene i våre funn. Funn og konklusjoner Nedenfor gjengis de viktigste funn i selskapskontrollen: Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Åseral kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør ha som rutine å motta årlig informasjon om selskapet for å kunne vurdere og evaluere eierskapet sitt. Selskapet Enkelte av funnene er knyttet til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret. 2. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks foreligger, men egenevaluering foreligger ikke årlig. 3. Innkalling til generalforsamling sendes til kontrollutvalg og kommunens revisor iht Kommunelovens ledd. Åseral kommune side 2 16

17 Åseral Industrier AS Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne selskapskontrollen anbefaler Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS at eier bør ta stilling til om de vil etterleve eller eventuelt begrunne hvorfor de ikke vil følge de medtatte anbefalinger nedenfor. Åseral kommune 1. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 2. Innkalling og referat fra selskapets generalforsamling bør sendes kommunestyret 3. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. Åseral Industrier AS side 3 17

18 Åseral Industrier AS Innhold: 1. INNLEDNING Bestilling Kort om metode Kontrollkriterier FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar EIERSTYRING MED VURDERING Vedtektene Generalforsamling og styre Eiermøter Eierskapsmelding og strategi Status på godt eierskap - KS anbefalinger KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre EIERS KOMMENTARER SELSKAPETS KOMMENTARER REVISORS KOMMENTARER DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Åseral Industrier AS side 4 18

19 Åseral Industrier AS Forord Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret i Åseral. Selskapskontrollen er utført etter bestilling fra kontrollutvalget den sak 14/16. Vi har avgrenset vår selskapskontroll til å gjelde perioden 2013 til og med I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiers oppfølging av eierskapet i Åseral Industrier AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Kontrollen er gjennomført av revisor Monica Nilsen. Flekkefjord, den Sign. Irene Loka Revisjonssjef Åseral Industrier AS side 5 19

20 Åseral Industrier AS 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll for perioden I denne selskapskontrollen er hovedformålet å vurdere eiers oppfølging av eierskapet i Åseral Industrier AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget i Åseral den sak 14/ Kort om metode Denne selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Selskapskontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser i form av forvaltningsrevisjon. Det presiseres at selskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres etter eiers formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eier har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. Rapporten bygger på informasjon fra eier, styret og administrasjonen, samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eier er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Den samlede dokumentasjon om selskapet mottatt fra eier, styret og daglig leder fremgår av dokumentliste i kap. 8. Som det fremgår av rapporten, vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon, med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres, er det som bidrag til helhetsbildet som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Åseral Industrier AS side 6 20

21 Åseral Industrier AS Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) Vedtekter Eierskapsmelding Forskrift om arbeidsmarkedstiltak KS 19 anbefalinger for godt eierskap (versjon august 2011) Kommunestyrets vedtak/referatsaker Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er vurdert tilfredsstillende, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildeomfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Vi har i vår gjennomføring avgrenset kontrollen til å gjelde perioden 2013 til og med Kontrollkriterier Kontrollkriteriene er hentet fra autorative kilder. Her presenterer vi kort de kildene kriteriene er utledet fra Aksjeloven I følge aksjeloven utøver aksjeeier den øverste myndigheten i selskapet gjennom generalforsamlingen ( 5-1). I generalforsamlingen kan eier gjennom vedtekter, instrukser og andre vedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Aksjeloven bestemmer at det skal gjennomføres årlig generalforsamling innen 30. juni året etter regnskapsåret. Aksjeloven stiller krav til hvilke saker generalforsamlingen skal behandle. Forvaltningen av selskapet ligger til styret, og medlemmene blir valgt av generalforsamlingen ( 6-3). Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelsen av selskapet ( 6-13). Selskapet skal ha vedtekter som oppfyller aksjelovens minstekrav til innhold ( 2-2). Aksjeselskapsformen er en fleksibel organisasjonsform. Innenfor de faste rammene loven setter, har en eier av et heleid aksjeselskap stor frihet til å definere hvordan selskapet skal fungere og hvordan kontakten mellom eier og selskapet skal være. Dette innebærer at en eier kan forskyve kompetanseforholdet mellom eier og selskapets ledelse for å sikre seg større innflytelse over selskapet, så lenge det forankres i selskapets vedtekter. Å vedtektsfeste gjennomgående politisk representasjon på generalforsamlingen, bruk av generalforsamlingens alminnelige instruksjonsmyndighet og eierstyring for øvrig gjennom selskapets vedtekter, er eierstyringsverktøy som kan benyttes for og ytterligere styrke den politiske eierstyringen av aksjeselskap. For offentlige eiere er det likevel normalt å stille noen krav til hvordan de utøver sin eierrolle. Åseral Industrier AS side 7 21

22 Åseral Industrier AS Kommunestyrets vedtak I egenskap av eier styrer kommunen aksjeselskapet gjennom generalforsamlingen. Det finnes ikke særskilte bestemmelser, verken i kommuneloven eller aksjeloven, om hvem som har kompetanse til å representere en kommune som aksjeeier på selskapets generalforsamling. Det følger derfor av kommuneloven 6, jfr. aksjeloven 5-2, at kommunestyret må utstede en særskilt fullmakt til den som skal representere kommunen på generalforsamlingen. Kommunestyret vil imidlertid kunne treffe vedtak om hvordan kommunen skal stemme i en bestemt sak. Vedtaket vil være bindene for kommunens representant på generalforsamlingen. Etter kommuneloven 35 nr 1 kan et slikt vedtak treffes med alminnelig flertall. Dette gjelder også i saker hvor aksjeloven stiller opp krav om kvalifisert flertall på generalforsamlingen KS anbefalinger KS har utarbeidet en rekke anbefalinger for godt eierskap i kommunesektoren. Noen av anbefalingene har relevans som kriterier for å vurdere kommunens arbeid med eierskap. KS omtaler 19 tema med tilhørende anbefalinger: 1. Obligatorisk opplæring 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurderinger og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskapet 7. Sammensetning og funksjon til eierorgan 8. Gjennomføring av eiermøter 9. Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring og registrering av styreverv 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 18. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 19. Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak Åseral Industrier AS side 8 22

23 Åseral Industrier AS 2. FAKTABESKRIVELSE MED VURDERINGER 2.1 Beskrivelse av selskapets drift og styrets ansvar Informasjon medtatt nedenfor er basert på oppstartsmøte med selskapet, egenerklæring fra eier og styret, samtale med daglig leder og styreleder, samt gjennomgang av åpne kilder Eierforhold og formål Utgangspunktet for selskapskontrollen er kommunestyrets hensikt og intensjon med Åseral Industrier AS. Selskapet ble stiftet Selskapet er opprettet med hjemmel i Lov om aksjeselskap. Selskapets formål er «produksjon av varer, tjenester og annen næringsvirksomhet for å skape grunnlag for sysselsetting av yrkeshemmede og mindre arbeidsføre arbeidstakere 1». Forretningsadressen er i Åseral. Aksjekapitalen er kr Informasjon om selskapet per : Navn: Åseral Industrier AS Daglig leder: Styre: Revisor: Tom Eiken Britt Enny Haugland- leder Kari Røynlid- styremedlem Leif Rune Reiersdal -styremedlem BDO AS Eier: Åseral kommune 100 % Organisatoriske forhold herunder arbeidsmiljø (indre miljø) Selskapet har i tillegg til daglig leder også en arbeidsleder. Selskapet har i årsberetningen for 2015 opplyst at det var 16 arbeidstakere hvorav 11 personer var på tiltaksplasser (VTA 2 ). Det informeres om lite sykefravær i ledelsen og at det jobbes aktivt for å opprettholde gode arbeidsforhold og et godt arbeidsmiljø i bedriften. Det har ikke vært registrert ulykker i bedriften. Overholdelse av HMS-reglement er del av EQUASS-godkjenningen 3. Det blir opplyst å være jevnlig dialog mellom styreleder og daglig leder. Daglig leder er tilstede på styremøtene. Styreleder har årlig medarbeidersamtale med daglig leder. De generelle kravene i aksjeloven som omhandler rollen til daglig leder gjelder. Det er vedtatt verdidokument og etiske retningslinjer for bedriften. Selskapets verdier 4 : «Utvikling: Åseral Industrier AS skal tilby tilrettelagt arbeid som fører til utvikling, mestring og opplevelse av økt livskvalitet for den enkelte. 1 Vedtektenes 3 2 Varig Tilrettelagt Arbeid 3 Se rapportens punkt Selskapets nettside Åseral Industrier AS side 9 23

24 Åseral Industrier AS Likeverd: Åseral Industrier AS skal ha plass til alle uansett kjønn, rase, religion og seksualitet. Troverdig; Åseral Industrier AS skal levere høy kvalitet på tjenestetilbudet og våre produkter.» Ytre miljø Styret opplyser i årsberetningene for 2015, 2014 og 2013 at de ikke driver med produksjon av produkter og tjenester som forurenser det ytre miljø Styret Styret består etter vedtektene av 3 medlemmer. Styreleder og styremedlemmer velges av generalforsamlingen. I kommunens eierskapsmelding heter at eierskapsgruppa 5 fremmer forslag til generalforsamlingen om aktuelle kandidater til styret. Det utarbeides skriftlige protokoller fra styremøtene. Det er utarbeidet styreinnstruks. Styrets leder opplyser at styret har foretatt egenevaluering i Evalueringen er ikke referert i styreprotokoller slik at status på gjennomgangen er vanskelig å se i ettertid. Det blir opplyst at det skal foretas ny gjennomgang nå i I Kommunelovens ledd heter at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Vi kan ikke se at denne varslingen er foretatt for årene Vår vurdering: Styreevaluering blir opplyst gjennomført i Evalueringen som skal gjennomføres nå for 2017, er med på å sikre at styret er sitt ansvar bevisst. Evaluering bør dokumenteres og gjennomføres årlig Avtalemessige forhold Forhold knyttet til inngåelse av enkelte typer avtaler er vurdert. Opplistingen er ikke uttømmende. Forsikring- Styret vurderer at forsikringer er tilfredsstillende dekket. Styreansvarsforsikring er vurdert, men funnet å ikke være nødvendig ut fra ansvar og risiko. Investeringer- Det informeres om at prinsipp om konkurranse på pris praktiseres for innkjøp. Ledelsen opplyser å kjenne til regelverket om offentlige anskaffelser. Ansettelsesavtaler- det er vedtatt bonusordninger i selskapet. 10 % av årets overskudd fordeles mellom fast ansatte (VTA og ordinært ansatte) basert fra innstemplede timer. Bankavtale- selskapet benytter Sparebanken Sør som sin bankforbindelse. Banken har registrert en pantobligasjon på kr Selskapet har imidlertid ikke tatt opp lån eller kreditt i følge sist avlagte regnskap. VTA-plasser- Det ble inngått avtale med NAV Vest-Agder og Åseral Industrier AS om gjennomføring av arbeidsrettede tiltak for Selskapet har avtale om 10 plasser. EQUASS- Selskapet har EQUASS-godkjenning for perioden Eierskapsgruppen består av ordfører, rådmann og en som rådmannen utnevner, jfr. eierskapsmeldingen 2015 Åseral Industrier AS side 10 24

25 Åseral Industrier AS Urådighet- Det er ifølge utskrift fra grunnboka tinglyst at salg og pantstillelse knyttet til eiendom må godkjennes av Åseral formannskap. Vår vurdering: En nærmere gjennomgang av inngåtte kontrakter og avtaler i forhold til om regelverket rundt offentlige anskaffelser er fulgt, må eventuelt utføres som egen forvaltningsrevisjon. Innkjøp av anleggsmidler de siste 3 år har vært til sammen ca. kr i følge note til regnskapene. Varekjøp har i 2013 og 2015 vært under kr I 2014 var det kr Informasjon er tatt fra selskapets årsregnskap de nevnte år. Styrets formann eller varaformann sammen med et av styremedlemmene tegner selskapet i fellesskap. Daglig leder har innkjøpsfullmakt inntil kr Forpliktelser overfor offentlige instanser Selskapet opplyser at de ikke har uoppgjorte krav til offentlige instanser. Selskap og innretninger som ikke har erverv til formål, herunder frivillige organisasjoner, er som utgangspunkt fritatt for formues- og inntektsskatt etter skattelovens 2-32 første ledd. Det opplyses i selskapets noter til årsregnskapet at det ikke foreligger skatteplikt Offentlighet og arkiv Selskapet må følge lovregler om offentlighet, jfr. lovens 6 2 og 3. Det er heleid av offentlige instans, men må vurderes om konkurransemessige forhold unntar denne plikten om offentlighet. Vi har ikke gått inn i lovens detaljer og krav. En nærmere gjennomgang må i tilfellet utføres som forvaltningsrevisjon. Selskapet har nettsider med informasjon om deres organisasjon og arbeidsoppgaver. Ledelsen opplyser at de ikke journalfører inngående og utgående post. Dersom selskapet er omfattet av offentlighetsloven, er det krav om føring av postjournal slik arkivforskriften 2-7 krever. Styrepapirer oppbevares internt. Generalforsamlingsprotokoller forventes offentliggjort via kommunen som eier. Åseral kommunes eierskapsmelding uttrykker at meroffentlighet skal praktiseres. Det heter videre at det som etter loven ikke kan unntas offentlighet skal være offentlig. 7 Årsregnskapet sendes til Regnskapsregisteret i Brønnøysund. Krav om innsendelse av regnskap følger av andre lover enn offentleglova. Siste innsendte regnskap er årsregnskapet for Juridiske forhold Det er ikke avdekket forhold som viser at selskapet har pågående eller potensielle tvister for domstolene. 6 Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). 7 Eierskapsmelding vedtatt av kommunestyret sak 15/13 8 Brønnøysundregisteret pr Åseral Industrier AS side 11 25

26 Åseral Industrier AS Det blir opplyst at det ikke er relasjoner mellom selskapet, selskapets ledelse og samarbeidspartnere. Forhold knyttet til inhabilitet blir opplyst å vurderes ved behov Selskapets økonomiske utvikling Kilde: Tall fra selskapets offisielle årsregnskap 2015, 2014 og 2013 i hele 1000 Nøkkeltall: Definisjoner Resultatregnskap: Driftsinntekter Vareforbruk Lønnskostnader Andre driftskostnader Nettofinansinntekter Årsresultat Balanseregnskap: Anleggsmidler Omløpsmidler Sum EIENDELER Innskutt egenkapital Opptjent egenkapital Kortsiktig gjeld Sum GJELD OG EGENKAPITAL Likviditetsgrad 1 9,6 9,6 7,4 Omløpsmidler/kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 2 8,9 8,7 6,7 Omløpsmidler- Varer/kortsiktig gjeld Egenkapitalandel i % EK i % av Totalkapital Selskapet avlegger årsregnskap iht. regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. I styreprotokoll av er referert at regnskapet pr viser et overskudd på kr Regnskapet for 2016 er ennå ikke avlagt. Likviditet Med likviditet menes evnen bedriften har til å betale sine forpliktelser etter hvert som de forfaller. Forskjellen mellom likviditetsgrad 1 og 2 er varelageret. Selskapet oppnår normtall for likviditetsgrad 1 på minst 2 og likviditetsgrad som er minst 1. Åseral Industrier AS side 12 26

27 Åseral Industrier AS Soliditet: Soliditeten viser hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital, og dermed hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Normtall er 30 %. Selskapet ligger vesentlig over dette normtallet. Selskapets vedtekter tilsier at utbytte ikke skal deles ut. Årets eventuelle overskudd tillegges egenkapitalen i selskapet Tilbakemelding fra revisor Selskapets revisor er BDO AS. Revisjonsberetningene for årene er normalberetning uten modifikasjoner i konklusjonen. Det er ikke sendt nummererte brev til selskapet Fremtidsutsikter Det er utarbeidet budsjett for driften for 2017 som viser et overskudd på kr Styret bekrefter i selskapets siste avlagte årsberetning for 2015 at fortsatt drift er tilstede. Det er ikke gitt motstridende signaler om fortsatt drift i selskapets styreprotokoller for Ledelsen opplyser at selskapet frem til 2013 hadde en, stor kunde som utgjorde ca. 80% av selskapets drift. Kunden gikk konkurs i De påfølgende år har vært preget av mindre og tilfeldige oppdrag til ulike kunder. Det har til nå vært få oppdrag for Åseral kommune. Daglig leder ser ikke for seg særskilt risiko i driften ut over å ikke kunne skaffe oppdrag til virksomheten for å kunne sysselsette og skape aktivitet til VTA-plassene. Det har fra statlig hold vært drøftet ulike alternativer knyttet til hvordan og til hvem tildeling av VTA-plasser skal skje, men det er ikke konkrete planer og vedtak knyttet til dette. Selskapet har godkjenning fra NAV som tiltaksarrangør for 6 år, gjeldende fra Åseral Industrier AS side 13 27

28 Åseral Industrier AS 3. EIERSTYRING MED VURDERING I dette punktet beskriver vi kommunens etablerte eierstyring sentralt og hvordan Åseral Industrier AS ved styret og generalforsamlingen følger opp eiers intensjoner og vedtak. 3.1 Vedtektene Selskapets formål er iht vedtektene av «Selskapets formål er produksjon av varer, tjenester og annen næringsvirksomhet for å skape grunnlag for sysselsetting av yrkeshemmede og mindre arbeidsføre arbeidstakere, samt hva herved står i forbindelse». 3.2 Generalforsamling og styre Oppfølging av selskapet ivaretas av Lov om aksjeselskap av Aksjeloven 5-5 og vedtektene 6 omhandler hva generalforsamlingen skal behandle. Vi har påsett at det er holdt årlige møter i generalforsamlingen i 2016, 2015, 2014 og Godkjenning av årsregnskap og årsberetning, samt fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer har blant annet blitt behandlet. Videre er valg av styremedlemmer behandlet. Ordfører har hatt fullmakt fra kommunestyret, via eierskapsmeldingen, til å representere på generalforsamling. Det er ikke utarbeidet et eget fullmaktsdokument. Det har i perioden vært avholdt fire til seks styremøter årlig. Det føres protokoller fra møtene. Styret har jevnlig fått orientering om driften herunder behandlet budsjett for årene 2015 til Styret avlegger årsregnskap og årsberetning. Årsregnskap og årsberetning styrebehandles. 3.3 Eiermøter Det opplyses fra daglig leder at det gjennomføres flere møter med ordfører i løpet av året for å gjøre opp status på bedriften. I tillegg ser vi at det avholdes ordinær generalforsamling. 3.4 Eierskapsmelding og strategi Eierskapsmeldingen kan defineres som et overordnet politisk styringsinstrument for virksomhet som er lagt til et annet rettssubjekt. Kommunen kan for sine selskaper utarbeide eierskapsmelding med generelle og spesielle eierstrategier, samt opplegg for eiermøte. Generelle eierstrategier omfatter i utgangspunktet alle selskaper som kommunen måtte være eier av. Kommunen vil i en generell eierstrategi utarbeide nærmere bestemmelser om hvem som kan sitte i styrende organer for selskaper, krav til styrets arbeid om generelle mål, resultatkrav, samt vurdering av om kommunen skal gå inn som eier i andre selskaper eller selge seg ut av selskap. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. En eierskapsmelding er vurdert å ha som minimum tre hovedpunkter: Åseral Industrier AS side 14 28

29 Åseral Industrier AS 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskapet og samarbeid. 2. Politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder vedtektsrevisjon. En eierskapsmelding vil sikre nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre lokalpolitikernes ansvar. Det vil bidra til og skaffe til veie en oversikt over kommunens samlede virksomhet. Det vil gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i de juridiske styringsmulighetene som ligger i de ulike selskapsformene og det vil bidra til mer åpenhet overfor omverden i forhold til den samlede kommunale virksomhet. Gjennom en eierskapsmelding kan kommunen dessuten gi mer overordnede styringssignaler til selskapsstyrene. Eierskapsmeldingen kan også inneholde et eget punkt om selskapenes samfunnsansvar, f.eks. politiske målsettinger knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. Eierskapsmeldingen bør reflektere det rettslige ansvarsmessige forholdet mellom selskapsform og eier. Kommunestyrene skal gjennom eierskapsmeldingen ikke detaljstyre selskapene, men bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyret overfor selskapene og omverden. Nedenfor vil vi gå gjennom utdrag av eierskapsmeldingen som omhandler eierskapsstyringen til Åseral kommune. Eierskapsmelding Eierskapsmelding ble vedtatt av kommunestyret i sak 15/13. Det er gitt informasjon om selskapet. Verdigrunnlag og strategier for eierskapet fremkommer. Retningslinjer til kommunens representant for oppfølging og rapportering er gitt generelt: «VERDIGRUNNLAG OG STRATEGIAR FOR EIGARSKAPEN 1. Det skal så langt råd vera openheit kring etablering og drift av kommunale selskap. Åseral kommune skal forvalte sitt eigarskap basert på forvaltningslova sitt prinsipp om meirinnsyn. 2. Drift av selskapa skal skje i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Det er eit overordna mål at verksemda ikkje skal ha negativ effekt på ytre miljø. 3. Ordføraren er kommunens representant på generalforsamling i selskap kommunen har eigarskap i. Ordføraren kan delegere til andre å møte på vegne av han. Kommunestyret kan før ei generalforsamling gjera vedtak som bind opp ordføraren si stemmegjeving på generalforsamlinga. 4. Kommunen skal leggje vekt på at selskap der kommunen har eigarskap blir sikra eit kompetent styre. Eigarskapsgruppa førebur eit grunngjeve framlegg til val av styremedlemmer for generalforsamlinga. Ordføraren, rådmannen og ein som rådmannen utnemner utgjer eigarskapsgruppa. 5. Styremedlemmer i selskap der kommunen har eigardel skal gjennomføre kurs i styrearbeid. 6. Godtgjersla til styret skal ligge på eit moderat nivå. 7. Verv som styremedlem i kommunale selskap skal rullerast. 8. Kommunen ønskjer å ha god dialog med sine selskap på ulike nivå ut over kva som følgjer av generalforsamling. Det skal årleg bli invitert til informasjons- og strategimøte med utvalte selskap. Styrerepresentantar rapporterer formelt til Åseral Industrier AS side 15 29

30 Åseral Industrier AS generalforsamlinga. Generalforsamlinga rapporterer til kommunalutval/kommunestyre. 9. Alle kommunale selskap skal ha etiske retningsliner. 10. I kvar valperiode skal det haldast eit temamøte for kommunestyret der eigarskapsmelding og eigarskapspolitikk blir gjennomgått. 11. Selskapa må sjølv sette mål og utvikle strategiar for å nå desse innafor rammene av kommunen si eigarstyring. 12. Kommunen kan ha ulike roller overfor det enkelte selskap, for eksempel som kunde, forvaltningsorgan eller eigar. Kommunen skal vere påpasseleg med ikkje å blande desse rollene. 13. Kommunen ønskjer å vere ein føreseieleg og tydeleg eigar. Store endringar i eigarskapsmeldinga skal difor vera gjenstand for ei grundig drøfting før vedtak blir fatta.» Kommunale vedtak og intensjoner Kommunerevisjonen har bedt om å få oversendt kommunestyrevedtak eller referatsaker som har blitt behandlet i perioden vedrørende selskapet. Vi har mottatt referatsak fra 2015 hvor selskapets generalforsamlingsprotokoll var vedlagt. Oppfølging av eierinteressen i praksis (opplæring + rapportering) Vi er informert om at det i valgperioden har blitt gjennomført en generell 2-dagers politikeropplæring. I forbindelse med vedtak av eierskapsmelding i 2015, ble det i saksutredningen redegjort for temaet knyttet til oppfølging av eierskap. Videre blir det opplyst fra ordfører at eierskapsgruppa 9 vil ha eierskapsmeldingen som tema i et kommunestyremøte i Det er ordføreren som er kommunens representant i generalforsamlingen. Den vedtatte eierskapsmeldingen har ikke angitt spesifikke krav om rapportering fra eierrepresentant til eier. Eierskapsmeldingen angir imidlertid at det årlig skal bli invitert til informasjons- og strategimøte med utvalgte selskap. Daglig leder i Åseral Industrier AS bekrefter at dette gjennomføres, og at invitasjonen for 2015 blant annet gikk til ordfører. Det blir opplyst fra styreleder at kommunalutvalget er med som observatør ved avholdelse av selskapets generalforsamling. Det gis da informasjon om året som har gått. Representantene gis anledning til å komme med spørsmål. For perioden har selskapets generalforsamlingsprotokoll for 2014 blitt referert i kommunestyret. Innkalling til generalforsamling foreligger ikke som referat i mottatte kommunestyreprotokoller. Jfr. eierskapsmelding hvor «kommunestyret kan før ei generalforsamling gjera vedtak som bind opp ordføraren si stemmegjeving på generalforsamlinga.» Dette følger også av Kommunelovens 35 nr 1. Selskapet har hatt presentasjon i kommunestyret en gang blir det opplyst fra styreleder. 9 Pr består den av ordfører, rådmann og næringssjef Åseral Industrier AS side 16 30

31 Åseral Industrier AS Vår vurdering: Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring. Eierskap har vært tema i forbindelse med kommunestyrets behandling av eierskapsmelding og skal videre tas opp som tema nå i Eierskapsmeldingen angir ikke spesifikke krav og forventing om rapportering og oppfølging av eierskapet. Det er følgelig vanskelig for oss å påse at rapportering og oppfølging av eierskapet er i henhold til eiers forventinger og behov, men vi er av den formening at eier, som er kommunestyret, må ha informasjon om eierskapet sitt for å kunne gjennomføre tilfredsstillende eierstyring. Eier bør i den forbindelse få tilsendt innkalling til generalforsamling for å kunne gjøre seg opp en formening om sakene som skal behandles. Da vil punkt nr 3 i eierskapsmeldingen også kunne dekkes ved at eier kan vurdere om det er forhold som skal binde opp ordførers stemmegivning i generalforsamlingen. Vi ser at møtedato for kommunestyre og generalforsamling da må koordineres. I selskapets vedtekter 6 er det angitt at innkalling til generalforsamling skjer senest en uke før møtet avholdes. Informasjonsmøtet og eiermøter som ordfører deltar på, samt at kommunalutvalget får nødvendig informasjon som observatør i generalforsamlingen, sikrer informasjon om selskapet og det påsees at eierskapet blir ivaretatt. Protokoll fra møtet i generalforsamlingen bør imidlertid gjøres tilgjengelig for samtlige av kommunestyrerepresentantene. 3.5 Status på godt eierskap - KS anbefalinger En av problemstillingene vi ønsket svar på ved selskapskontrollen, var å vurdere om kommunens eierinteresse utøves i samsvar med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Vi vil her vurdere kommunens praksis for oppfølging, samt selskapets praksis for egen oppfølging. KS` har utarbeidet 19 anbefalinger for godt eierskap. I tabellen nedenfor har vi tatt med en oversikt over status for de enkelte anbefalingene. Anbefalingene er rettet mot både selskap og eier. Vi vil kun kommentere anbefalingene mot eier, men vil også nevne KS-anbefalinger som ikke er innarbeidet av selskapet. Anbefaling om eierskap Status Nærmere kommentarer Nr 1 Obligatorisk opplæring Nei Generell, frivillig opplæring. Se besvarelse i annet punkt Nr 2 Eierskapsmelding Nei/Ja Vedtatt i kommunestyret i mai KS anbefaler at eierskapsmeldingen bør gjennomgås og revideres hvert år i kommunestyret. Nr 3 Selskapsstrategi og vedtekter Ja Selskapets formål er definert i vedtektene Nr 4 Selskapsform Ja Vi kan ikke se at den valgte selskapsform er uegnet for virksomheten. Nr 5 Skille monopol og konkurranse Nr 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og forvaltning av eierinteresser Ikke aktuelt Ja Kommunestyret har vedtatt plan for selskapskontroll. Åseral Industrier AS side 17 31

32 Åseral Industrier AS Nr 7 Sammensetning /funksjon eierorgan Ja Ordfører representerer eier. Det opplyses fra styreleder at kommunalutvalget er tilstede som observatør på selskapets generalforsamling. Informasjon om selskapets status blir da gitt. Nr 8 Gjennomføring av eiermøter Ja Det har vært avholdt årlige generalforsamlinger, samt uformelle møter med ordfører. Nr 9 Krav til profesjonelle styrer? Vi har ikke hatt mulighet til å foreta denne vurderingen. Eierskapsgruppa i kommunen skal forberede egnede kandidater. Det skal gis opplæring om styrearbeid i følge eierskapsmelding. Det opplyses at styreleder+ styremedlem deltok på seminar om styrearbeid i regi av Åseral næringsråd våren Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse Nei Forslag til styrekandidater utarbeides av eierskapsgruppa bestående av ordfører, rådmann og næringssjef. Vi vurderer at dette er å anse som valgkomité. Bruk av valgkomité er ikke vedtektsfestet. Nr 11 Rutine for kompetansevurdering Nei Det er definert strategier/retningslinjer for styret. Styret opplyser å ha foretatt egenevaluering 2013 og vil også gjennomføre i Vurdering av egen kompetanse er anbefalt å gjennomføres årlig. Nr 12 Styresammensetning i konsern Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentant Ikke aktuelt Ikke aktuelt Selskapet har ikke vararepresentanter. Nr 14 Habilitetsvurderinger av styret Ja Vurderes ivaretatt ved valget av det enkelte medlem. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styret Ja Styret har 3 medlemmer, hvorav 2 er kvinner. Kommunelovens 80a henviser til Aksjelovens 20-6 mht kjønnsrepresentasjon. Det vil pga antallet medlemmer ikke kunne oppnås. Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Nei Styrehonorar utbetalt i 2015 i følge regnskapets noter utgjør kr Sats er behandlet av generalforsamlingen. Eierskapsmeldingen tilsier at «Godtgjersla til styret skal ligge på et moderat nivå» Styrets medlemmer har ikke registrert sine verv i styrervervregisteret 10, men alle medlemmene er registrert i Brønnøysundregisteret. Nr 17 Arbeidsgivertilhørighet Ja Selskapet er medlem av ASVL. Dette er en arbeidsgiverforening for vekst- og atføringsbedrifter. Nr 18 Etiske retningslinjer Ja Det er vedtatt etiske retningslinjer. Eier krever dette i eierskapsmeldingen. Nr 19 Administrasjonssjefens rolle Ja Kommunens rådmann er ikke delaktig i selskapet. Styret opplyser at han deltar som observatør på generalforsamlingen. 10 Styrets egenerklæring Åseral Industrier AS side 18 32

33 Åseral Industrier AS Forklaringer til tabellen Ja betyr at forholdet er i henhold til anbefaling, mens nei betyr at forholdet ikke er i henhold til anbefaling. Anbefalingene fra KS kan gjelde flere forhold. Vi har i oversikten tatt med det vi anser som viktigst. Oversikten må derfor sees på som veiledende og ikke en uttømmende oversikt. Vår vurdering av godt kommunalt eierskap Kommentarer er foretatt for de punktene over som vi har ment å kunne bedre eierstyring og oppfølging av eierskapet. Vi nevner følgende punkter: Nr 1- Opplæring/informasjon folkevalgte Per i dag rapporterer ordfører at opplæring er foretatt som generell politikeropplæring. Etter vår vurdering bør en slik opplæring være obligatorisk. Om dette er del av den generelle politikeropplæringen eller spesifikt overfor representantene er ikke det avgjørende. Tema om eierskap har vært til behandling i kommunestyret i mai 2015, og skal ut fra informasjon fra ordfører opp på nytt i kommunestyret i Nr 2- Eierskapsmelding KS anbefaler en årlig revidering. Vi vurderer at dette kan ses opp mot investeringenes kompleksitet og omfang. Nr 9/10 - Krav til profesjonelle styrer/valgkomité Det er generalforsamlingens ansvar å sørge for at styret settes sammen og gis de nødvendige styringsrammer for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Eier har egen valgkomité i form av den etablerte eierskapsgruppa. Det er anbefalt at bruk av valgkomité bør vedtektsfestes. Anbefaling nr 10 vil medføre endring i vedtektene. Nr 11 Rutine for kompetansevurdering KS anbefalinger til «godt eierskap» anbefaler styrets medlemmer å vurdere egen kompetanse som styremedlem. Dette har til nå ikke blitt gjennomført og dokumentert årlig. Vi har likevel ikke grunnlag som tilsier at styrets arbeid og rutiner ikke er tilfredsstillende. Nr 16 Godtgjøring og registrering av styreverv KS anbefaler alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper å registrere sine verv i Selskapets styremedlemmer har ikke registrert sine verv i registeret. Åseral Industrier AS side 19 33

34 Åseral Industrier AS 4. KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Selskapskontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Vi vil trekke frem de vesentligste funn nedenfor. Det anbefales fra KS å sikre obligatorisk opplæring og informasjon til folkevalgte knyttet til eierstyring. Vi har fått informasjon om at det gjennomføres generell politikeropplæring. Vi har ikke kunnet gjøre oss opp noen formening om opplæringens innhold som gjennomføres i dag, men vi vil presisere nødvendigheten av opplæring for å sikre bevisstgjøring av eier og eierrepresentant. Etter vår vurdering har Åseral kommune ved å utarbeide og vedta eierskapsmelding etablert rutiner for å følge opp og evaluere sine eierinteresser i selskaper. Vi vurderer at eier bør ha som rutine å motta årlig informasjon om selskapet for å kunne vurdere og evaluere eierskapet sitt. På bakgrunn av våre funn ved eierskapskontrollen vil vi gi følgende anbefalinger til Åseral kommune: 1. Vurdere om dagens opplæring er i henhold til anbefalte normer for obligatorisk opplæring om eierstyring fra KS. 2. Innkalling og referat fra selskapets generalforsamling bør sendes kommunestyret 3. KS anbefaler at bruk av valgkomité forankres i selskapets vedtekter. 4.1 Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre I punktet «Funn som vedrører selskapets drift og selskapets styre» har vi tatt med funn knyttet til selskapet. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. Vi vil i all hovedsak konkludere med at kommunens eierinteresser utøves i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lover og etablerte normer for god selskapsledelse, men vil likevel nevne følgende forhold som vil kunne påvirke god selskapsledelse: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret (pkt 3.5 nr 16). 2. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks foreligger, men egenevaluering foreligger ikke årlig (pkt 3.5 nr 11). 3. Innkalling til generalforsamling sendes til kontrollutvalg og kommunens revisor iht Kommunelovens ledd. Åseral Industrier AS side 20 34

35 Åseral Industrier AS 5. EIERS KOMMENTARER Vi har mottatt svar i e-post fra ordfører Oddmund Ljosland den 30. januar «FAKTAGRUNNLAGET I RAPPORTEN Eg har ikkje spesielle merknader til dette. Ordførar meiner at aktiv oppfølging og bruk av eigarmelding med ein gjennomgang i kvar kommunestyreperiode burde vere eit greitt nivå. Vi sjekkar og at styret får tilbod om opplæring. Mange politikarar har og røynsle frå privat næringsliv. FUNNA I RAPPORTEN 1. Ordførar meiner at dagens opplæring held mål i høve til eigarstyring. KS har sine overordna tilrådingar som gjeld uavhengig av kompleksitet og storleik. 2. Kommunen vil følgje opp tilrådingar om at GF - protokoll sendes Kommunestyret. 3. Ordførar vil og sjå til at valkomite i eigarskapsmeldinga vert forankra i dei aktuelle selskapa. I høve til interkommunale selskap bør vi vurdere kor praktisk eller aktuelt dette er. Generelt: Åseral Industrier er ei solid og veldrive bedrift som over tid har vist god drift. To gonger i året har dei møte med brukarar, og desse møta blir og ordførar innkalla til. Mi totalvurdering er at drifta av ÅI og samhandlinga med eigar er god. Også i høve til dei utfordringane som raskt utfordrar slike bedrifter har ÅI vist god evne til å klare nye utfordringar. Mvh Oddmund Ljosland Ordførar» 6. SELSKAPETS KOMMENTARER Vi har mottatt svar fra styreleder Britt Enny Haugland datert «Vi viser til brev av der selskapet v/styret blir bedt om å gi uttalelse til selskapskontrollen. Styret er fornøyd med resultatet av selskapskontrollen og har følgende kommentarer til funnene som vedrører selskapets drift og styre: 1. KS anbefaler at styremedlemmer registrerer seg i styrevervregisteret (pkt 3.5 nr 16). På første styremøte vil dette bli tatt opp og det vil oppfordres til å melde seg inn i dette registeret. Det bil for fremtiden bli oppfordret/opplyst om dette registeret på første styremøte etter nyvalg. 2. Styret har ansvar for å vurdere egen kompetanse. Styreinstruks foreligger, men egenevaluering foreligger ikke årlig (pkt 3.5 nr 11). Det innarbeides i «Årsplan med styringskalender» at det skal foretas fast styreevaluering på årets første styremøte. 3. Innkalling til generalforsamling sendes til kontrollutvalg og kommunens revisor iht Kommunelovens ledd. Dette innføres som fast prosedyre.» Åseral Industrier AS side 21 35

36 Åseral Industrier AS 7. REVISORS KOMMENTARER Det har i forbindelse med høringssvar fra selskapets eier og styre ikke fremkommet forhold som vi har funnet nødvendig å kommentere. Åseral Industrier AS side 22 36

37 Åseral Industrier AS 8. DOKUMENT- OG LITTERATURLISTE Dokumentliste- Fullstendig oversikt over mottatt informasjon i forbindelse med selskapskontrollen: 1) Bestilling av selskapskontroll fra KU i Åseral sak 14/16 2) Egenerklæring fra styret 3) Egenerklæring fra eierrepresentant i Åseral kommune 4) E-post fra BDO AS 5) Kommunestyrevedtak- referert sak 15/17 og sak 15/13 eierskapsmelding ) Stiftelsesdokumenter av ) Vedtekter av ) Protokoll fra styremøter i november ) Årsregnskap med revisors beretning for årene ) Budsjett ) Skjema for styreevaluering 12) Avtale mellom NAV Vest-Agder og Åseral industrier arbeidsrettede tiltak ) Equass-godkjenning ) Utskrift av grunnboka via matrikkelen 15) Innkalling til årlig møte med interesseparter for 2015 Litteraturliste 1) Lov om aksjeselskap (Aksjeloven) 2) Lov om betaling og innkreving av skatte- og avgiftskrav (skattebetalingsloven) 3) Lov om merverdiavgift (merverdiavgiftsloven) 4) Lov om skatt av formue og inntekt (Skatteloven) 5) Lov om offentlige anskaffelser 6) Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 7) Lov om arkiv (arkivlova) 8) Lov om kommuner og Fylkeskommuner (Kommuneloven) 9) KS 19 anbefalinger for godt eierskap- utgave august ) NKRF (mai 2010) Selskapskontroll fra a til å ( praktisk veileder ) 11) Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES): Norsk anbefaling - Eierstyring og selskapsledelse - utgave 21. oktober endring i anbefaling ) Veileder til reglene om offentlige anskaffelser- desember 2013 (Fornyings- og administrasjonsdepartementet) 13) Forskrift om arbeidsmarkedstiltak Åseral Industrier AS side 23 37

38 REFERATER Ref. 03/17 Kommunerevisjonen Vest, innkalling representantskapsmøte

39 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Tirsdag, , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus Kommunestyresalen 39 1

40 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Bodil Stensrud Johnny Deisz Frank Øverland Kirsten Svensson Judith Kvelland Rogstad Eirik Skogstad Nilsen Bård Melvin Bulæg Øystein Rui Kristoffersen Gunnar Skaar Anne Grethe Liland Alexander Skeibrok Monica Nilsen Helge Elle Irene Loka Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Ansattes representant Styreleder Revisjonssjef SAKSLISTE: 01/2017 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet. 02/2017 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet. 03/2017 Årsregnskap og årsberetning /2017 Etablering av ny revisjonsenhet status veien videre MELDINGER M-01/2017 Protokoll fra representantskapsmøte M-02/2017 Protokoll fra styremøte M-03/2017 Protokoll fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, For styret Irene Loka revisjonssjef 40 2

41 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 03/2017 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Årsregnskap og årsmelding 2016 Vedlegg: Styresak 02/2017 Årsregnskap og årsmelding for Revisjonsberetning fra Aust-Agder Revisjon IKS, datert Etter IKS-loven og gjeldende vedtekter er det Representantskapet som endelig fastsetter regnskapet med revisjonsberetning og årsberetning, etter innstilling fra styret. Det vises til saksutredning og styrets behandling i sak 02/2017. Følgende utgiftsfordeling mellom kommunene ligger til grunn, basert på kommunenes forbruk av tid gjennom regnskapsåret: Representantskapet foreslås å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes med følgende utgiftsfordeling: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef

42 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 02/2017 Styret Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Særutskrift Årsregnskap og årsberetning for 2016 Styret gjorde følgende enstemmige vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den nedenfor viste oversikten. budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Saksutredning: Årsregnskap og årsberetning for Vedlegg: Årsmelding for 2016 med årsberetning og årsregnskap for Spesifikasjon av driftsregnskap og balanse på kontonivå Åpenhetsrapport 2016 Etter IKS-loven og selskapets vedtekter er det styret som avlegger regnskapet til representantskapet som er den instans som endelig fastsetter regnskapet. Regnskapet er i henhold til selskapets vedtekter ført etter de kommunale regnskapsprinsippene. Det vedlagte regnskap og årsmelding er således revisjonssjefens forslag til styret

43 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS NKRF anbefaler at kommunale revisjonsenheter avgir åpenhetsrapport tilsvarende hva som er krav til private revisorer som reviderer etter revisorloven 5a-1 og 5a-2. Kapittel 5a i revisorloven regulerer særlige plikter ved revisjon av foretak av allmenn interesse. Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har derfor utarbeidet slik rapport. Formålet er å sikre åpenhet om selskapets virksomhet. Økonomi Driftsregnskapet er gjort opp i balanse. For øvrig vises det til årsmeldingen for nærmere utredning. Fordeling av utgifter på deltakende kommuner Det har i løpet av 2016 blitt utført regnskapsrevisjon, diverse attestasjonsoppdrag og andre særskilte oppdrag, bistand, overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon, samt selskapskontroll. Avregningen tar utgangspunkt i den enkelte kommunes timeforbruk. Utgiftene fordeles mellom kommunene etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. I løpet av 2016 har vi gjennomført flere timer knyttet til regnskapsrevisjon og lignende arbeid enn budsjettert, men mindre tid på forvaltningsrevisjon, selskapskontroll o.l. Dette påvirker også avregningen for de kommunene dette har gjort størst utslag for. Utgiftsfordelingen i budsjettet er basert på estimerte timer til regnskapsrevisjon og et anslag timer til bruk på andre oppdrag som overordnet analyse, plan for selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Bruk av tid til reiser ut til kommunene registreres ikke på den enkelte kommune og er således ikke en del av registrerte timer på kommunen. Det samme gjelder matpauser ifm oppdrag. Avregningen er gjort ut fra faktiske timer brukt på den enkelte kommune. Videre forutsettes at kr tilbakeføres til kommunene og den endelige utgiftsfordelingen er beregnet ut fra dette. Tilbakeføringen innebærer at driftsregnskapet er gjort opp i balanse. Jeg viser for øvrig til årsberetningen. Følgende avregning foretas for 2016 (avregnes i 2017) på bakgrunn av brukt tid:

44 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Med disse kommentarer vil jeg tilrå styret å gjøre slikt vedtak: Eierkommunene avregnes i samsvar med den ovenfor viste oversikten. Årsregnskap og årsmelding for 2016 godkjennes. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef

45 Årsmelding 2016 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 45 7

46 INNHOLD: Årsberetning 3 Årsregnskap Driftsregnskap 8 Investeringsregnskap 9 Balanse 10 Noter 11 Revisjonsberetning 18 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

47 ÅRSBERETNING Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder ble etablert Med virkning fra ble revisjonsdistriktet omdannet til et IKS (Interkommunalt selskap). Selskapets eiere Kommune Eierandel Audnedal 5,3 % Farsund 13,2 % Flekkefjord 12,6 % Hægebostad 5,2 % Kvinesdal 10,0 % Lindesnes 8,2 % Lyngdal 11,2 % Mandal 16,7 % Marnardal 5,9 % Sirdal 6,7 % Åseral 5 % Representantskap og styre REPRESENTANTSKAPET 2016 Kommune Medlem Varamedlem Audnedal Bodil Stensrud Anne Rakel Håland/Jon Øyvind Evje Farsund Johnny Deisz Elisabeth Stølen Flekkefjord Frank Øverland Øyvind Johansen Hægebostad Kirsten Svensson Alf Skeime Kvinesdal Judith Kvelland Rogstad Kjell Svindland Lindesnes Eirik Skogstad Nilsen Edita Schultz / Bente Hennestad / Helge Helliesen Lyngdal Bård Melvin Bulæg Stein Rune Langnes Mandal Øystein Rui Kristoffersen Kenneth Osberg Marnardal Gunnar Skaar Bjørgulv Foss Sirdal Anne Grethe Liland Åseral Alexander Skeibrok Thomas Repstad Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Representantskapet har hatt 3 møter og behandlet 16 saker. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

48 STYRET per Medlem Varamedlem Leder Helge Elle, Farsund Thor Håkon Føreland, Lyngdal Nestleder Svein Røynesdal, Audnedal Robert Kjellemo, Marnardal Olav Skagestad Stine T. Skagestad, Mandal Else Pedersen Rafoss, Kvinesdal Shirley Rødland, Kvinesdal Wenche Storaker, Lindesnes Alf Morten Normann, Flekkefjord Ansattes repr. Monica Nilsen Helene Egeland Styret har hatt 4 møter og behandlet 17 saker. Personal og organisasjon Revisjonen var per ansatte i selskapet. Stilling som forvaltningsrevisor har stått vakant i påvente av en avklaring av prosessen med etablering av ny revisjonsenhet. En revisor har sagt opp sin stilling og vil avslutte arbeidsforholdet i februar Vi har kjøpt tjenester til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon fra Rogaland Revisjon IKS Lene Rugland har vært oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon og Irene Loka har vært oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon. Revisjonssjefen har rapportert til styret om gjennomført intern kvalitetskontroll for revisjonsåret Sykefraværet i selskapet har i 2016 vært på 1,8 %. Korttidsfraværet har vært på 1,2 % ( %) og langtidsfraværet på 0,6 % (2015 1,2 %). I 2016 ble det utført arbeidstimer i Kommunerevisjonen Vest. Dette er timer eksklusiv ferie, sykefravær/permisjoner. Kjøp av timer fra Rogaland Revisjon IKS er inkludert i tallet. Antallet timer er noe lavere enn i Dette er fordi vi har hatt stilling stående vakant i påvente av etablering av nytt revisjonsselskap. Andelen registrert fellestid er lavere i 2016 enn i 2015.Dette skyldes hovedsakelig færre ansatte, samt noe mindre sykefravær, ferie, permisjoner. Effektiviteten har i 2016 vært svært høy. Dette skyldes forhold nevnt foran Timer % Timer % Total timeressurs % % Herav fellestid % % Timer som er brukt på oppdrag % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

49 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll I henhold til kommunelovens 77 nr 4 skal det gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunene. Krav om gjennomføring av selskapskontroll framgår av samme paragraf nr. 5. Kommunerevisjonen gjennomfører slik revisjon etter bestilling fra den enkelte kommunes kontrollutvalg, som legger kommunestyrets vedtatte planer for forvaltningsrevisjon og planer for selskapskontroll til grunn for sin bestilling. Kommunerevisjonen kan ikke iverksette slike revisjoner/kontroller uten at det først foreligger slik bestilling. I 2016 har vi levert 11 rapporter etter gjennomført overordnet analyse for forvaltningsrevisjon, 11 planer for selskapskontroll, 1 forvaltningsrevisjon og 2 andre typer rapporter. 2 forvaltningsrevisjoner og 2 selskapskontroller er påbegynt. I tillegg har vi gjennomført et større særoppdrag for en av kommunene. Økonomi Driftsregnskapet for 2016 er gjort opp i balanse. Inntekten fra eierkommunene er bokført med 6,389 mill kr. Dette er 0,910 mill kr mindre enn innbetalt akonto og budsjett. Årsaken er at ubrukte budsjettmidler tilbakeføres eierne. Beløpet vil bli avregnet mot innbetalt beløp og tilbakeført kommunene i Etter tilbakeføringen av ubrukte midler er regnskapet gjort opp i balanse. Inntekten fra andre kunder (stiftelser, IKS, kirkelige fellesråd mv) er bokført med 1,2 mill kr, ca kr høyere enn budsjettert. Lønn inkl. sosiale utgifter, justert for refusjoner for sykefravær, er på i alt 6,4 mill kr. Dette er 0,7 mill kr lavere enn budsjett. En del av avviket er brukt til kjøp av tjenester samt at noe kan tilskrives lavere pensjonskostnad enn budsjettert og sykepenger. Pensjonskostnaden er bokført med kr som består av kr i betalt pensjonspremie og et netto inntektsført premieavvik på kr Balanseført premieavvik til framtidig inntektsføring er på kr Kjøp av varer og tjenester er utgiftsført med kr , kr høyere enn budsjettert. Dette skyldes at lønnsmidler er brukt til kjøp av tjenester, som også har gitt utslag i høy momskompensasjon. Ser vi bort fra disse postene er avviket et mindreforbruk på kr Dette skyldes hovedsakelig mindre kurs og reiser. Selskapet bokfører pensjon i henhold til 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner. Disse regnskapsbestemmelsene fører til at det i balansen er bokført pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser med tilsvarende føring mot kapitalkontoen. Per er det bokført kr 4 mill kr i netto pensjonsforpliktelse (differansen mellom pensjonsforpliktelsene og pensjonsmidlene) inkl. arbeidsgiveravgift. Dette er en økning på kr fra forrige år. Det kommunale regnskapssystemet og gjeldende regelverk for pensjon fører til at selskapet har en negativ egenkapital på 1,7 mill kr. Det vises for øvrig til noter for nærmere informasjon om pensjonsføringene og egenkapital. Selskapet har en avsetning på 1,98 mill kr til disposisjonsfond. Denne anses å være tilstrekkelig til å møte uforutsette hendelser som for eksempel svingninger i pensjonspremier. En har derfor tilbakeført ubrukte budsjettmidler til kommunene. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

50 Avregning kommunene Utgiftene mellom kommunene fordeles etter medgått tid. Fordi revisjonsåret går fra mai til april mens avregningen mot kommunene har kalenderåret som utgangspunkt, innebærer dette at det kan bli variasjoner i ressursbruken fra år til år for den enkelte kommune. Dette vil en prøve å jevne ut i følgende kalenderår. Årsaken til at en ikke klarer å ha et stabilt ressursbruk fra år til år i den enkelte kommune, kan være bemanningssituasjonen i kommunerevisjonen, eller at andre prosjekter fører til forskyvninger. Det har ikke lyktes å gjennomføre alle timene som var tenkt brukt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vi har måttet brukt mer timer enn planlagt både på regnskapsrevisjon og oppdrag i tilknytning til denne, samt på de mindre selskapene/fellesråd mm. I 2016 tilbakeføres også kr til kommunene. Denne tilbakeføringen er innarbeidet i tabellen nedenfor. Tabellen under viser en oversikt over budsjetterte og brukte timer i 2016: Regnskapsrevisjon timer Andre oppdrag timer sum timer budsjett avregnet avvik budsjett avregnet avvik avregnet avvik Audnedal kommune Farsund kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Kvinesdal kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune sum Denne timebruken gir følgende kostnadsfordeling per kommune etter at kr er tilbakeført: budsjett brukt % kostnad kostnads- Innbetalt avregning budsjett %-fordeling timer timer fordeling fordeling budsjett Audnedal kommune ,6 % ,1 % Farsund kommune ,4 % ,2 % Flekkefjord kommune ,9 % ,1 % Hægebostad kommune ,9 % ,8 % Kvinesdal kommune ,7 % ,4 % Lindesnes kommune ,2 % ,9 % Lyngdal kommune ,3 % ,7 % Mandal kommune ,6 % ,2 % Marnardal kommune ,5 % ,4 % Sirdal kommune ,1 % ,9 % Åseral kommune ,0 % ,2 % % % Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

51 Fremtidsutsikter Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS har i 2016 arbeidet med å etablere en ny og større revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Målet har vært å styrke og videreutvikle en offentlig revisjon. Alle kommunestyrer i selskapets deltakerkommuner har sluttet seg til representantskapets innstilling om å etablere en ny revisjonsenhet sammen med Rogaland Revisjon IKS. Imidlertid har det ikke lykkes å få alle kommunene i Rogaland til å slutte seg til en slik etablering. Som en konsekvens av denne utviklingen besluttet styret i Rogaland Revisjon IKS å stoppe prosessen med sammenslåing av revisjonsenhetene. Styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS beklager denne situasjonen. Det vil bli arbeidet videre med strategien for selskapets utvikling. Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

52 DRIFTSREGNSKAP Regnskap Budsjett Avvik fra Regnskap (Beløp i tusen kr) note budsjett 2015 DRIFTSINNTEKTER Inntekter fra deltakende kommune Øvrige inntekter Refusjoner Sum driftsinntekter DRIFTSUTGIFTER Lønn inkl. sosiale utgifter 4, Kjøp av varer og tjenester Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat FINANSPOSTER Netto renteinntekter Netto driftsresultat INTERNE FINANSIERINGSTRANSAKSJONER Bruk av tidligere års mindreforbruk Bruk av disposisjonsfond - Overført til investeringsregnskapet Avsetning til disposisjonsfond 7 - Netto interne transaksjoner Regnskapsmessig mindreforbruk Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

53 INVESTERINGSREGNSKAP Regnskap Regnskap (Beløp i tusen kr) INVESTERINGER Egenkapitalinnskudd KLP Sum årets finansieringsbehov FINANSIERT SLIK Overføring fra driftsregnskapet Sum finansiering Udekket/Udisponert 0 0 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

54 BALANSE (Beløp i tusen kr) Note ANLEGGSMIDLER Egenkapitalinnskudd KLP Pensjonsmidler Sum anleggsmidler: OMLØPSMIDLER Kortsiktige fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler: SUM EIENDELER: Disposisjonsfond 7, Investeringsfond 7, Regnskapsmessig overskudd 7, Kapitalkonto 8, Sum egenkapital: LANGSIKTIG GJELD Pensjonsforpliktelser KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Lyngdal, 8. februar 2017 styret i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

55 NOTER Note 1 Regnskapsprinsipper Side 11 Note 2 Arbeidskapital 11 Note 3 Endring i arbeidskapital 12 Note 4 Pensjon 12 Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder 15 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP 16 Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger 16 Note 8 Kapitalkonto 17 Note 9 Egenkapital 17 Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 17 Note 1 Regnskapsprinsipper I samsvar med selskapsavtalens 12 er selskapets regnskap avlagt etter de til enhver tid gjeldende kommunale regnskapsprinsipper. Regnskapet er finansielt orientert, og skal vise alle økonomiske midler som er tilgjengelige i året, og anvendelsen av disse. Inntekter og utgifter skal tidsmessig plasseres i det året som følger av anordningsprinsippet. Anordningsprinsippet betyr at alle kjente utgifter, utbetalinger, inntekter og innbetalinger i løpet av året som vedrører selskapets virksomhet skal fremgå av drifts eller investeringsregnskapet i året enten de er betalt eller ikke. Pensjonskostnader og pensjonsforpliktelser bokføres i samsvar med 13 i forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner av , sist endret Regnskapet er avlagt i henhold til god kommunal regnskapsskikk, herunder kommunale regnskapsstandarder (KRS) utgitt av Foreningen for god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Note 2 Arbeidskapital I beregningen av arbeidskapital er det korrigert for utgiftsført premieavvik. Dette for å få fram den reelle arbeidskapitalen. Siden premieavviket står som kortsiktig gjeld i balansen innebærer dette at det er utgiftsført mer pensjon i driftsregnskapet enn det som er innbetalt i pensjonspremie. (Beløp i tusen) Omløpsmidler Kortsiktig gjeld (inkl premieavvik) Bokført arbeidskapital per Premieavvik (kortsiktig gjeld) Reell arbeidskapital per Disposisjonsfond/mindreforbruk Investeringsfond Sum fond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

56 Note 3 Endring i arbeidskapital (Beløp i tusen) Balansen: Omløpsmidler Kortsiktig gjeld Arbeidskapital Drifts og investeringsregnskapet : Anskaffelse av midler : Inntekter driftsregnskap Innbet.ved eksterne finanstransaksjoner Sum anskaffelse av midler Anvendelse av midler : Utgifter driftsregnskap Utbetalinger ved eksterne finanstransaksjoner Sum anvendelse av midler Anskaffelse anvendelse av midler Endring arbeidskapital i drifts og investeringsregnskap Endring arbeidskapital i balansen Note 4 Pensjon Generelt om pensjonsordningen i Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Selskapet har kollektive pensjonsforsikringer for sine ansatte i Kommunal Landspensjonskasse (KLP) som sikrer ytelsesbasert pensjon for de ansatte, Pensjonsordningen omfatter alders, uføre, ektefelle, barnepensjon samt AFP/tidligpensjon. Pensjonsordningen sikrer alders og uførepensjon med samlet pensjonsnivå på 66 % sammen med folketrygden. Pensjonene samordnes med utbetalinger fra folketrygden. Regnskapsføring av pensjon Prinsippene for presentasjon av pensjoner i selskapets regnskap følger av Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner 13. I tråd med forskriften inntar selskapet brutto pensjonsmidler og pensjonsforpliktelser i balansen samt at avvik mellom beregnet pensjonskostnad og premieinnbetalinger (premieavviket) blir balanseført. Selskapet har valgt å amortisere premieavviket over 7/10/15 år. Kommunal og regionaldepartementet har fastsatt enkelte endringer i regnskapsforskriften 13. Amortiseringstiden for premieavvik kortes ned fra 15 til 10 år for premieavvik oppstått fra og med 2011 og fra 10 til 7 år for premieavvik oppstått fra og med Estimatavviket som tidligere ble amortisert over 15 år skal fra og med 2011 balanseføres fullt ut. Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

57 (beløp i tusen kr) Årets pensjonskostnader Årets pensjonsopptjening, nåverdi Rentekostnad av påløpt pensjonsforpliktelse Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning på pensjonsmidlene Netto pensjonskostnad Amortisering premieavvik Administrasjonskostnader Samlet pensjonskostnad Premieavvik Årets pensjonspremie til betaling Administrasjonskostnader Netto pensjonskostnad Årets premieavvik Arbeidsgiveravgift av årets premieavvik 0 38 Premieavviket skal utgiftsføres i drift i 2015 Akkumulert og amortisert premieavvik Akkumulert premieavvik Årets premieavvik Sum amortisert premieavvik i år Akkumulert premieavvik Arbeidsgiveravgift av amortisert premieavvik Hvis pensjonspremien overstiger netto pensjonskostnad, skal premieavviket inntektsføres og balanseføres mot kortsiktig fordring. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et lavere beløp enn den faktiske premien, nemlig pensjonskostnaden. Hvis pensjonspremien er lavere enn netto pensjonskostnad, skal premieavviket utgiftsføres og balanseføres mot kortsiktig gjeld. Virkningen i regnskapet blir dermed at det utgiftsføres et høyere beløp enn den faktiske premien. (beløp i tusen kr) Netto pensjonsforpliktelse, estimat Brutto påløpt forpliktelse Pensjonsmidler Netto pensjonsforpliktelse Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelse Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

58 Netto pensjonsforpliktelse er den forholdsmessige andel av nåverdien av fremtidige pensjonsutbetalinger opptjent av de ansatte på balansedagen, som ikke er dekket av innbetalt pensjonspremie og avkastning på disse (pensjonsmidlene) Endring i brutto pensjonsforpliktelser Brutto pensjonsforpliktelse IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik forpliktelse IB Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger Amortisering estimatavvik forpliktelse Brutto pensjonsforpliktelse UB estimat Endring i brutto pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler IB 1.1. Estimat i fjor Estimatavvik midler IB Faktiske pensjonsmidler IB Innbetalt premie/tilskudd (inkl. adm.) Administrasjonskostnader Utbetalinger Forventet avkastning Amortisert estimatavvik pensjonsmidler Brutto pensjonsmidler UB estimat Pensjonsmidlene er midler som ugjenkallelig er avsatt til pensjon. Det skal foretas ny beregning av de pensjonsforpliktelser som ble balanseført i foregående års regnskap. Ved ny beregning skal oppdaterte grunnlagsdata og årets forutsetninger legges til grunn. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsforpliktelser i foregående år og ny beregning kalles årets estimatavvik for pensjonsforpliktelser. Avviket mellom avlagte tall for pensjonsmidlene i foregående år og faktiske pensjonsmidler kalles årets estimatavvik for pensjonsmidlene. Estimatavviket skal i sin helhet føres direkte mot kapitalkonto Beregningsforutsetninger Årlig avkastning 4,60 % 4,65 % Diskonteringsrente (risikofri rente) 4,00 % 4,00 % Årlig lønnsvekst 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i folketrygdens grunnbeløp 2,97 % 2,97 % Årlig vekst i pensjonsreguleringen 2,20 % 2,20 % Forholdstallet fra KRD 1,00 1,00 Amortiseringstid 7 7 Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

59 Medlemsstatus per Aktive 8 9 Pensjoner 4 4 Oppsatte Gjennomsnittsalder aktive 38,05 36,59 Gj.snitts pensjonsgrunnlag, aktive Gj.snitts tjenestetid, aktive 7,43 6,24 Spesifisering av pensjon i driftsregnskap og kapitalkonto Føringer i driftsregnskap Pensjonspremie Innbetalt av ansatte Årets dekning fra premiefond Betalt pensjonspremie Årets premieavvik Amortisering av tidligere års premieavvik Sum bokført pensjon Akkumulert Årets føring Akkumulert 1.1 Estimatavvik ført direkte mot kapitalkonto Pensjonsforpliktelser Pensjonsmidler Sum estimatavvik Premieavvik ført mot kapitalkonto Arbeidsgiveravgift av netto pensjonsforpliktelser Sum føringer mot kapitalkonto Note 5 Spesifisering av inntekter fra eierkommuner og andre kunder (Beløp i tusen) Inntekt fra eierkommuner Inntekt fra andre kunder Sum kortsiktige poster Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

60 Note 6 Egenkapitalinnskudd KLP Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS har et samlet balanseført egenkapitaltilskudd i KLP per på kr Innbetalt tilskudd i 2016 var på kr Det samlede innbetalte beløp vil avvike fra beregnet egenkapitalandel etter KLPs vedtekter. Avvikene vil gå opp eller ned år for år i forhold til innbetalt egenkapitaltilskudd, avhengig av veksten i kundens premiereserve sammenlignet med gjennomsnittet i det enkelte år. Kapitalandelen i KLP skrives verken opp eller ned. Note 7 Avsetninger og bruk av avsetninger Kostra-art Alle fond (530:560)+580 Avsetninger til fond og årets mindreforbruk (930:960) Bruk av avsetninger 980 Årets merforbruk Netto avsetninger Disposisjonsfond 2.56/2.57 IB Avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger driftsregnskapet 940 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.56/2.57 Disposisjonsfond Investeringsfond 2.53 IB Avsetninger investeringsregnskapet 948 Bruk av avsetninger investeringsregnskapet 2.53 Investeringsfond Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

61 Note 8 Kapitalkonto (Beløp i tusen kr) Endring av kapitalkonto Kapitalkonto per Økning: Egenkapitalinnskud KLP Endring pensjonsmidler (økning) Reduksjon: Endring av pensjonsforpliktelser (økning) Kapitalkonto per Spesifisering av kapitalkonto: Egenkapitalinnskudd KLP Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon Arbeidsgiveravgift netto pensjonsforpliktelse Kapitalkonto per Kapitalkontoen er positiv og skyldes forhold knyttet til regnskapsføring av pensjonsforpliktelser og pensjonskostnader i samsvar med regnskapsforskriften 13. Note 9 Egenkapital Årets mer/ Disposisjons Investerings Kapital Sum mindreforbruk fond fond konto egenkapital Egenkapital Estimatavvik pensjon Premieavvik pensjon 1 1 Arbeidsgiveravg. netto pensjonsforpl Egenkapitalinnskudd KLP Årets mer /mindreforbruk 0 0 Egenkapital Egenkapital er negativ med 1,7 mill kr. Dette skyldes pensjonsføringer. Note 10 Godtgjørelse til styre, revisor og daglig leder 2016 Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til daglig leder Honorar til revisor Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Årsmelding 2016 side

62 62 24

63 63 25