Digitalisering av plan- og byggesaksprosessen. SMARTkommune 6. september 2017 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata

Transkript

1 Digitalisering av plan- og byggesaksprosessen SMARTkommune 6. september 2017 Michael Pande-Rolfsen Prosjektleder plan, bygg og geodata

2 Dagens tema Nye krav til saksbehandlingssystem er utviklet, og nye løsninger er under utvikling i markedet. Hvordan vil dette påvirke vår arbeidssituasjon, og hva kan vi forvente kommer fremover? Hvordan lykkes i kommunen med å innføre nye systemer? Diskusjon og gruppearbeid, innledning ved Michael

3 Sentrale utviklingsprosjekter Nasjonal mal reguleringsbestemmelser 3D Plan Private søknadsløsninger BIM Fellestjenester BYGG (AltInn) ekostra eplansak ebyggesak Videreutvikle GI-standarden Tilgang til DOK, plandata FIKS og KS verktøykasse

4 «Visjonen er at en samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg. Mao brukerfokus i alt vi gjør

5 Omdømme «Dagens løsning for byggesøknader kan sammenliknes med selvangivelsen i gamle dager, der man måtte samle opp masse dokumenter, sende inn etter beste evne, og håpe at alt ble rett.» Steinulf Hoel, tidligere Bygningssjef i Trondheim kommune Hele 40 prosent av byggesøknadene i Trondheim er i dag mangelfulle Oppfølgingen av de mangelfulle søknadene tar mye tid både for de som skal behandle søknadene og de som skal søke.

6 Gevinstberegninger Gevinstområde Besparelse #1 Redusert tid til registrering av søknader i kommunen 14 årsverk/12 MNOK årlig #2 Mindre ressursbruk til oppfølging av mangelfulle søknader 105 årsverk/89 MNOK årlig #3 Mer effektiv veiledning til søkere 67,5 årsverk/57,4 MNOK årlig #4 Redusert arbeid med oppdatering av matrikkelen 52 årsverk/44,2 MNOK årlig #5 Mer effektive søknadsløsninger 150 årsverk/ 127,3MNOK årlig #6 Reduksjon av portokostnader 22,3 MNOK årlig TOTALT 388,5 årsverk/352,2 MNOK årlig

7 Fra byggesøknad til byggetillatelse

8 API API API Integrasjonstjenester og API Byggesøknader inn til kommuner Søker Altinn plattform Arbeidsflyt Saksbehandler Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Byggesøknadsløsninger Meldingsboks Mellomlagring av «Skjema» under utfylling og arkiv Innsendingstjeneste Send inn «Skjema» Formidling kommune Distribusjon FIKS Valideringstjeneste Sjekk om «Skjema» er korrekt Status ebyggesak Kvittering Vedtak Fellestjenester BYGG

9 Eksempel - SvarUt-tjenesten Avsender Mottaker Sak/Arkiv Fagsystem Mottaks service (SvarInn) Sak/Ark iv Manuell forsendelse SvarUt Altinn edialog Innsendingstjeneste Utskrift Difi-SDP SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) SMS

10 Tjenestekonsesjon på bruk av Fellestjenester BYGG Acos Ambita Arkitektbedriftene Atea (Skanska) Catenda Cerum (Mesterhus) Evry Geomatikk Holte Jotne Kuba Norconsult Norkart Rørentreprenørene Evolta, tidligere Solita Tieto (Software Innovation) Trimble (ViaNova)

11 Status 20 innsendinger/skjema/ underskjema 18 i testmiljø 1 under utvikling 1 gjenstående (endringssøknad) Produksjonssettes utover høsten

12 Matrikkelopplysninger Under utvikling For eksempel preutfylt fra søkers BIM Tar over for boligspesifikasjon og deler av bygningsopplysninger i andre skjema

13 Krav til BIM/IFC for byggesøknad/saksbehandling Validering av BIM/IFC til bruk for ramme/ett trinn og igangsetting Krav til tegninger Koordinatfestet tiltak Overføring av nye/endrede arealer til søknad Identifikasjon av etasjer og bruksenheter Mer info - IM+i+byggesak

14 Hva betyr BIM for kommunens hverdag? Digitale modeller i stedet for tegninger All data direkte inn i sakssystemet Matrikkel automatisk overføring av data KOSTRA automatisk høsting av data Brukergrensesnitt etter kommunens ønske God prosess og beslutningsstøtte

15 ebyggesak

16 ebyggesak saksbehandlingssystem for kommunene Kravspesifikasjon for saksbehandlingssystem Utviklet av KS i samarbeid med kommunene, DiBK, Kartverket og SSB Styrke kommunene som bestillere Hyllevare og «skyløsninger» «Like» system gir likere saksbehandling Felles informasjonsmodell Felles krav til hvilke informasjonselementer som skal forvaltes Utgangspunkt for standardisering av metainformasjon når dokumenter arkiveres

17 Arbeidsflaten fokus på saksbehandleren og beslutningsstøtte Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styrings- informasjon Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutnings-støtte

18 Standardisert dokumentasjon av saksbehandlingen Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon SAK (nivå 1) Prosesser (nivå 2) Delprosesser (nivå 3) Saksmappe Anmodning om forhåndskonferanse Uten ansvarsrett (3 uker, 12 uker, disp) Ett trinn (3 uker, 12 uker, disp) Rammetillatelse (3 uker, 12 uker, disp) Igangsettingstillatelse Endring Midlertidig brukstillatelse Ferdigattest Dokumentsjekk Saksbehandling Høring andre myndigheter Sidemannskontroll Lederkontroll og underskrift Fakturering Matrikkelføring

19 Milepæler Eksterne Mottatt søknad Komplett søknad Varsel? Vedtak Klagefrist Interne Mangel brev Uttalelse andre* myndigh Sak avsluttet Matrikkel Obligatoriske; lovpålagte eller rapporteringskrav Frivillige; kommunespesifikke * Uttalelse fra andre myndigheter kan feks være: Fra Vei og vann Politisk behandling Mindre reguleringsendringer Generelt oppsett Milepæler Søknad mottatt Søknad komplett (evt høringsfrist) Vedtak Klagefrist Sak avsluttet Faser Innledende arbeider Vurdering og komplettering av søknad Saksbehandling (evt saksbehandling etter høring) Utsendelse av vedtak Klagebehandling

20 Søknad mottatt Søknad komplett (evt høringsfrist) Vedtak Klagefrist Sak avsluttet Sjekklister Eksempel på status på sjekkpkt. Ikke uttømmende liste. Dette sjekkpunktet er ikke påbegynt enda Dette sjekkpunktet er komplett Vurdering og komplettering av søknad Dette sjekkpunktet er under arbeid Saksbehandling (evt saksbehandling etter høring) Dette sjekkpkt er ferdig behandlet Dette sjekkpunktet er under behandling og internfristen har gått ut Dette sjekkpunktet er under arbeid Utsendelse av vedtak Når vedtaket for den enkelte aktiviteten er tatt vises dette visuelt Fristen nærmer seg Fristen har gått ut Klagebehandling Dette sjekkpunktet er ikke komplett og mangelbrev er utsendt. Venter på svar på mangelbrev Dette sjekkpunktet er sendt ut til høring, Venter på svar. Internfristen har gått ut. Dette sjekkpunktet er ikke aktuelt for denne søknaden Dette sjekkpunktet er sendt ut til høring og svar er kommet, Dette sjekkpunktet er sendt ut til høring, Venter på svar. Internfristen har ikke gått ut.

21 Nasjonale sjekklister Formålet med nasjonale sjekklister er å: bidra til mer ensartet saksbehandling skape trygghet i saksbehandlingen legge til rette for strukturerte, maskinlesbare sjekklister etablere ett felles sted for oppdatering av endringer asjonale+sjekklister+for+byggesak

22

23 Frikobling saksstøtte/arkiv Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Fra sak-/arkivløsning i dag Dokumentorientert Journalposter Lav prosesstøtte Til fagsystem for byggesaksbehandling Strukturert informasjon Orientert rundt søknad Beslutningsstøtte

24 Geointegrasjon gjør det mulig å skifte ut delløsninger uten at det går ut over samhandling Søknadsløsninger Søknadsløsninger Skanning og registrering Møter og utvalg Ny byggesak Planforslag Fellestjenester bygg Innregistrering FIKS Agent/SvarInn Møte og utvalg ebyggesak eplansak GI Arkiv Innsyn Oppdatering NOARK 5 Arkivkjerne

25 Standardisert tilgang til og gjenbruk av informasjon Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon

26 Eksempler på relevante data som tjenester i en plan- og byggesaksprosess... Kartlag som aktivt brukes i byggesaksbehandlingen: Arkivdata (historiske plan- og byggesaksarkiv) Standardkart med koter, nabogrenser etc. Reguleringsplaner (kart og bestemmelser) KPA (Kommuneplanens arealdel) Kommunedelplan Aktsomhet kulturminner Grunnforhold Støysoner Vegtyper Konsesjonsområde fjernvarme Vann- og avløp Aktsomhetskart flomfare og havstigning Flyfoto Høydemodell/3D løsning 3D løsning- sol/skygge Aktomhetskart forurenset grunn Biomangfold og naturverdier Arealressurskart, ligger under Standardkart Data som ikke ligger i kartsystemet, men som brukes mye: Sårbarhetsområder mht brann Støy fra jernbane Oversikt over EL-traseer (NVE sitt kart som brukes i forbindelse med sikringssoner og avstand til bebyggelse) Sti og løypekart, ligger normalt ikke i kartsystemet, men kan være en del av markaplan/friluftsplan

27 Rapportering og styringsinformasjon Arbeidsflaten til saksbehandler Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler Løsriving av saksbehandling fra arkiv Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styrings-informasjon Rapportering til KOSTRA skjema 20

28 ekostra «Høsting» av data fra fremtidens plan- og byggesaksprosess Samarbeidsprosjekt mellom KS og SSB 28

29 ebyggesak 2.0 Tilsyn Ulovlighetsoppfølging Delesaksbehandling Anvendelse av DIBKs sjekklister Veiledning og systemstøtte for innsending, arkivering og samhandling Veiledning og systemstøtte for tilgang til kart, grunndata og DOK-analyse er avklart Tilpasning av ebyggesak 2.0 som en nasjonal veileder

30 Innføring av nye løsninger i kommunene og arbeidet med gevinster

31 Digitaliseringsarbeidet følger felles tilnærming med tre steg KS sin tilnærming til utvikling av digitale løsninger Forstå brukerbehovene Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Utarbeide fellesløsninger og anskaffelsesunderlag som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon

32 Tjenestene, arbeidsprosessene og teknologi endres hele tiden Digitalisering = jobbe m organisasjonen og gjennomføre endringene

33

34

35 Fem faser når plan- og byggesaksområdet skal fornyes.. 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster

36 Gevinstrealiseringsarbeid starter i konseptfasen GEVINSTKARTLEGGING GEVINSTPLANLEGGING GEVINSTOPPFØLGING Definere gevinster Beregne gevinster Vurdere gevinster mot kostnader Utarbeide gevinstrealiseringstiltak Etablere oppfølgingsstruktur Tildele roller og ansvar Måle gevinster Feire resultater og fange opp avvik Iverksette korrigerende tiltak GEVINSTKARTLEGGING GEVINSTPLANLEGGING GEVINSTOPPFØLGING

37

38 Gevinstvurdering

39 Gevinstvurdering Innsatsfaktorene

40 Brukerundersøkelse for å måle 0-verdi og etter tiltak

41 Endrings- og gevinstoversikt 1 Hvilke endringer i arbeidsprosesser har blitt identifisert? 2 Hvilke gevinster skaper endringene? 3 Hva kreves for at arbeidsprosessen blir endret som planlagt og gevinstene realisert?

42 Interessentanalyse Analyse av hvem som berøres av endringen: Hvem berøres av endringen? Hvordan berøres disse menneskene? Hvilken påvirkningsgrad har de på endringsprosessen? Hvilken holdning har de til endringen? Hva skal strategi for involvering, dialog og opplæring være?

43 Planlegge 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Aktiviteter Planlegge prosjektet og sammenstille styringsdokument Oppdatere interessentanalyse og forankringsplan Jobbe med endringsledelse Detaljere tjenestereisene og gevinstvurderingen Utarbeide gevinstrealiseringsplan Verktøy Styringsdokument Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Forankringsverktøy (interessentanalyse og forankringsplan) Tjenestereise Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering) Verktøy for gevinstkartlegging (endrings- og gevinstoversikt og gevinstvurdering)

44 Gevinstrealiseringsplan Hva skal du gjøre for å realisere gevinster? Hvordan kan du vite at gevinsten er realisert? Hvordan skal du «omsette» gevinsten til goder for innbyggere og næringsliv? Hvem skal ha ansvar for at gevinsten blir realisert?

45

46 Lokale strategier for digitalisering av plan- og byggesaksområdet sentrale fokusområder

47 Digitaliseringsstrategi satsingsområder Brukeren i sentrum Digitalisering som driver for innovasjon og økt produktivitet Styrket digital kompetanse og deltakelse Effektiv digitalisering av offentlig sektor Informasjonssikkerhet, personvern og dokumentforvaltning 47

48 Sentralt for å lykkes med digitaliseringsarbeidet.. Lederfokus sikre at digitalisering er en integrert del av kommunens mål, strategier og styringsmodell Fokus på endringsledelse og kultur smidig samarbeid internt i kommunen og med leverandørene Fokus på gjennomføringsevne - øke kompetansen på å identifisere behov, muligheter, gjennomføring og gevinstarbeid

49 Organisering Digitalisering av plan- og byggesak som en integrert del av kommunens digitaliseringsarbeid Om nødvendig kan plan- og byggesak gå foran. Trekke i gang digitaliseringsarbeidet i kommunen Bruk gjerne et «program» som forvalter digitaliseringsprosjekt innenfor plan/bygg og andre kommunale tjenesteområdene og som tar utgangspunkt i en gjennomgående og gjennomtenkt IKT-arkitektur Alle prosjekter skal være forankret hos tjenesteeier (bygningssjef eller tilsvarende) og ha egen prosjektleder

50 Fokus på tjenestene til innbyggere og næringsliv, arbeidsprosesser og gevinster!..og mindre fokus på eksisterende GIS-verktøy og sak/arkiv-løsninger Utfordre markedet med reelle anskaffelser!! Plan- og byggesaksmiljøet må drive prosessene! Utvikle verdifull endringskompetanse!

51 Strukturert tilnærming til digitaliseringsarbeidet Se KS sin verktøykasse, inngang «veiviser», men også KS sitt veikart for tjenesteinnovasjon Ta utgangspunkt i Difi sin prosjektveiviser Start med konseptfasen innhent kunnskap og sikre intern forankring før man går videre med mer detaljerte planer Fokus på gevinster allerede tidlig i arbeidet!

52 Fem faser når plan- og byggesaksområdet skal fornyes.. 1. Konsept 2. Planlegge 3. Gjennomføre 4. Avslutte 5. Realisere Forarbeid for å vurdere om prosjektet bør gjennomføres Planlegging av prosjektet og gevinstrealisering Anskaffelse og innføring av nye løsninger Overlevering av gevinstrealisering til linjen Oppfølging av planlagte gevinster

53 Noen avklaringer i konsept-/planleggingsfasen Legge nasjonal produktspesifikasjon (ebyggesak, eplansak) til grunn Lokal gjennomgang av dagens utfordringer, drømmereise og mål for digitaliseringsarbeidet Kravtabeller - ta stilling til opsjoner Leie (skytjeneste) eller anskaffelse egen løsning? Valg av kontraktsmal. Anskaffe fagsystem og arkiv separat eller en komplett sak/arkivløsning? grensesnitt for samspill mellom løsningene Noark5 eller GI-standarden?? Hvordan ivareta samspill med andre etater og andre felles funksjoner (møte/utvalg) som normalt følger en samlet sak/arkivløsning Tilgang til relevante karttjenester og andre datasett som er nødvendige i saksbehandlingen, men også for innbyggere og næringsliv Dataflyt og samspill med fellestjenester BYGG, FIKS og mottak/arkivering i kommunen Rapportering til KOSTRA Samspill med andre løsninger som økonomi/fakturering

54 Finansiering Få aksept og forståelse for at digitaliseringsarbeidet er langsiktig gjerne 5 år kostnadene kommer tidlig men gevinstene kommer senere i perioden Vurdere ulike modeller for finansiering som ivaretar utfordringene foran fond, lån evt leie framfor kjøp Kostnadene skal i et perspektiv på 5 år finansieres av brukerne (selvkost) målet er at tjenestene på sikt skal bli billigere for brukeren

55 Gjennomtenkt IKT-arkitektur Samarbeid om og gjenbruk av kommunale fellesløsninger - FIKS Støtte seg til nasjonale produktspesifikasjoner som ebyggesak og eplansak Strukturering av ny og eksisterende informasjon med tanke på gjenbruk - bruk av nasjonale maler for metainformasjon når data legges i arkivet Tilgang til relevant datagrunnlag og tjenester på tvers av ulike fagsystem og arbeidsprosesser en tjenesteorientert arkitektur (SOA) som også sikrer innsyn og tilgang for innbyggere og næringsliv Egne løsninger eller leie (skybaserte tjenester) Samspillet mellom fag/sakssystem og arkivløsninger og bruk av standarder som GI og Noark5

56 Modell for digital samhandling i kommunal sektor Innbygger og virksomheter Sektorielle løsninger Statlige Kommunale Kommune/Fylkeskommune Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer Fylkeskommunale.. Sakarkivsystem Fagsystem Leverandører -Produkt -Tjenester Felles plattform for digitalisering i kommunal sektor - FIKS Meldingsformidler KS SvarUt KS Læring Registeroppslag Fremtidige komponenter Nasjonale fellesløsninger Nasjonale løsningskomponenter Nasjonale registerkomponenter Statlige integrasjonsplattformer

57 Eksempel - SvarUt-tjenesten Avsender Mottaker Sak/Arkiv Fagsystem Mottaks service (SvarInn) Sak/Ark iv Manuell forsendelse SvarUt Altinn edialog Innsendingstjeneste Utskrift Difi-SDP SvarUt-tjenesten benytter følgende nasjonale komponenter ID-porten (Difi) (forsendelse via sikre kanaler) Altinn (Brønnøysundregistrene) Digital postkasse til innbyggere (Difi) Kontakt- og reservasjonsregisteret (Difi) Oppslag for digital adresse Det sentrale folkeregisteret (Skatteetaten) Enhetsregisteret (Brønnøysundregistrene) SMS

58 FIKS i kommunal sektor FIKS rammeverk er FIKS plattformen og plattformen sett i sammenheng med styringsmodell og prosjektmetodikk for utvikling av offentlige digitale tjenester FIKS plattformen er en samling av kommunale applikasjonstjenester som benyttes i offentlige tjenester SvarUt er en kommunal applikasjonstjeneste på FIKS plattformen som benyttes i offentlige tjenester med integrasjon mellom stat og kommune og/eller kommune og innbygger FIKS meldingsformidler er en komponent som benyttes av SvarUT