Møteinnkalling Utvalg for samfunn og miljø

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg for samfunn og miljø Av hensyn til innkalling av varamedlemmer bes eventuelt gyldig forfall meldt snarest til tlf Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Møtetid: Kl Anita Myrmæl vil holde en innledning i sak 15 og Mette Skrikerud vil holde en innledning i sak 16. TIL BEHANDLING: SAM-15/10 ÅRSMELDING GRØNT REGNSKAP 2009 SAM-16/10 TILRETTELEGGING FOR FRIVILLIGE KULTURORGANISASJONERS VIRKSOMHET SAM-17/10 BRUKERUNDERSØKELSER FRA BOLIGKONTORET OG BOLIGFORVALTNINGEN SAM-18/10 BRUKERUNDERSØKELSE - TJENESTER INNEN EIENDOMSETABLERING OG OPPMÅLING EVENTUELT Ski, Lise Vistnes leder

2 Saksbehandler: Anita Myrmæl Arknr.: 004 K22 &14 Arkivsak: 10/596-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for samfunn og miljø 15/ Kommunestyret / ÅRSMELDING GRØNT REGNSKAP 2009 Forslag til vedtak: 1. Årsmelding Grønt regnskap tas til etterretning. 2. Arbeidet med de ulike miljøtemaene fortsetter i samsvar med vedtatte mål og føringer slik de går fram av bl.a. kommuneplan, kommunedelplaner, klima- og energiplan, andre styringsdokumenter og vedtak i enkeltsaker. Ingress/hovedbudskap: Årsmelding Grønt regnskap er et verktøy for å vise utviklingen i miljøtilstanden i Ski kommune og gjør at kommunen har god kontroll og oversikt på miljøfeltet. Kommunen ivaretar stor grad biologisk mangfold gjennom arealdisponeringen, miljøvennlig skogbruk i kommuneskogen og bekjempelse av fremmede arter. Årets grønne regnskap viser også at kommunen er godt i gang med å gjennomføre tiltakene i klima- og energiplanen Energibruken i kommunale bygg fortsetter å synke også i 2009, og flere virksomheter er miljøsertifisert. Saksopplysninger: Beskrivelsen og framstillingen av de ulike temaene viser resultat i forhold til vedtatte mål der disse finnes. Resultatene gir et grunnlag for å vurdere på hvilke områder arbeidet går bra, hvor det er behov for økt innsats eller å endre strategi. Grønt regnskap 2009 tar for seg hele 25 miljøtemaer slik det går fram av innholdsfortegnelsen side 4. Vurdering: Grønt regnskap 2009 viser at Ski kommune har en omfattende aktivitet på miljøområdet og god oversikt over miljøtilstanden. De største utfordringene i Ski kommune er å redusere klimagassutslipp og forbedre vannkvaliteten i vann og vassdrag. For vannkvalitet pågår egne prosjekter bl.a., PURA og MORSA, der viktige tiltak er å redusere avrenning fra jordbruket, tette kloakklekkasjer og bygge nye avløpsanlegg. Klima- og energiplanen ble vedtatt i november 2008 og gjennomføring av de omlag 50 tiltakene er godt i gang, slik det går frem av vedlegget til Grønt regnskap. Hensyn til biologisk mangfold krever fortsatt at miljøverdier er godt nok kartlagt, og at det gjøres grundig vurdering og avveiing i alle arealdisponeringssaker. Kommunen må også fortsette arbeidet med å redusere forurensningsfare fra gamle oljetanker og andre potensielle kilder til slik grunnforurensning. For de øvrige temaene må også arbeidet med stadig forbedring fortsette, slik at Ski skal være en miljøkommune i samsvar med vedtatte mål i kommuneplanen. Det henvises til status og resultater i vedlagte årsmelding. Side 2

3 Økonomiske konsekvenser: Ingen konsekvenser ved å ta Årsmelding Grønt regnskap 2009 til etterretning. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Årsmelding Grønt regnskap skal vise i hvilken grad utviklingen er bærekraftig i Ski kommune. Konklusjon: Årsmelding Grønt regnskap tas til etterretning, og arbeidet med de ulike miljøtemaene fortsetter i samsvar med vedtatte mål og føringer slik de går fram av bl.a. kommuneplan, kommunedelplaner, klima- og energiplan, andre styringsdokumenter og vedtak i enkeltsaker. Ski, Audun Fiskvik rådmann Anita Myrmæl miljøvernrådgiver Vedlegg som følger saken: a) Årsmelding Grønt regnskap Ettersendes Vedlegg som ligger i saksmappen: Side 3

4 Saksbehandler: Elin Buene Arknr.: C85 Arkivsak: 10/718-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for samfunn og miljø 16/ Tjenesteutvikling / TILRETTELEGGING FOR FRIVILLIGE KULTURORGANISASJONERS VIRKSOMHET Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: I november 2009 ble det avholdt et temamøte om frivillighet i kommunestyresalen. Arbeidet til Frivilligsentralen i Ski, samt lag og foreninger innen kultur og idrett presenterte sine aktiviteter. Ina Kathrine Ruud fra KS innledet om nødvendigheten av lokal frivillighetspolitikk. Det var enighet om å ha et slikt møte en gang per år for å synliggjøre den store aktiviteten i frivillig sektor i Ski. Saksopplysninger: I Ski kommune har vi ca. 250 aktive lag og foreninger som vi bidrar til driften av på ulike vis. Dette gjøres bl.a. gjennom samarbeidsavtaler, uformelt samarbeid og kontakter med Ski kulturforum, Ski Idrettsråd og Ski Musikkråd. Ski kommune bidrar i hovedsak med tilskudd, tilgjengelige lokaler og informasjon. Utforming og revidering av utleiereglement, retningslinjer for tildeling av treningstider og tildeling av økonomisk tilskudd er eksempler på tiltak der det er dialog med kulturorganisasjonene. Samarbeid Virksomhet Kultur og fritid fremmer det frivillige kulturlivets interesser i kommunale planprosesser, og deltar i diverse anleggsutviklingsprosjekter for kultur- og idrettsaktiviteter. Ski kulturfoum, Ski musikkråd og Ski idrettsråd er viktige samarbeidspartnere i slike saker. Kultur og fritid samarbeider mye med Ski kulturforum. Ski kulturforum er et samarbeidsforum for alle lag og foreninger i Ski, og her er Ski musikkråd og Ski idrettsråd også representert. Leder av Ski kulturforum er leder for brukerrådet til Kultur og fritid. Ski kommune har en egen samarbeidsavtale med Ski idrettsråd. Avtalen evalueres i disse dager. Ski idrettsråd er et demokratisk valgt samarbeidsorgan for idrettslagene i kommunen og fungerer som et rådgivende organ i forhold i saker som vedrører idretten i Ski kommune. Administrasjonen skal på sin side informere idrettsrådet om saker som angår idretten. Ski idrettsråd og Ski kommune foretar i samarbeid fordelingen av treningstid i de kommunale hallene etter fastlagte kriterier som idrettsrådet har foreslått og som skal til politisk behandling i mai. Side 4

5 Økonomisk støtte Ski kommune bidrar med tilskudd til lag og foreninger etter vedtatte retningslinjer. I 2010 tildles kr til idretten og kr til kultur. Noe er bundet i avtaler og faste tilskudd, som Skiforeningen (kr ), Aktiv på Dagtid (kr ), Kråkstad IL (kr ) og Oslo og omland friluftsråd (kr ). Follo museum (kr )og Skolekorpsene (kr ) har også politisk vedtatte overføringer. Til fordeling til frivillige lag og foreninger etter søknad tildeles kr til idrettsorganisjoner og kr til kultur. Tilgjengelig lokaler For å opprettholde aktivitetene i kommunens lag og foreninger er tilgangen på lokaler viktig. Virksomhet Kultur og fritid administrerer ca utleieforhold i året, de fleste ut mot lag og foreninger. Det gjelder skolelokaler, idrettshaller, Dagbo, Kråkstad samfunnshus, Waldemarhøy, Fritidsklubbene, Siggerud gård, Servicesenteret og Langhuset. Det finnes et utleiereglement for alle kommunale bygg. Utleieprisene skiller mellom privatpersoner, næringsdrivende og lag- og foreninger. Alle lokaler er gratis fra mandag til fredag for aktiviteter for barn og unge og med gunstige priser for voksenaktiviteter. Ski kommunes nettsider Det har vært uttrykt ønske fra kulturlivet at det skal utvikles aktivitetskalender og lag- og foreningsregister som er tilgjengelig for innbyggerne. Dette vil bli gjennomført i 2010 i forbindelse med ny internettside, Ski.no. Følgende tilrettelegginger for de frivillige organisasjonene vil komme: Lag og foreninger Eget informasjonsområde under fanen Leve i Ski som vil hete Lag og foreninger. Denne er tenkt som en oversiktsside og som et viktig informasjonsområde for alle nyinnflyttere til Ski. Her vil alle lag og foreninger kunne legge inn informasjon om seg selv antall medlemmer, aktiviteter, arrangement m.m. Her vil de også kunne lenke til egen nettside. Dette informasjonsområde vil være tett knyttet til aktivitetskalenderen som også blir nytt. Aktivitetskalender Egen aktivitetskalender på forsiden hvor alle som ønsker det kan legge inn tidspunkter for aktivitet det være seg politisk, kulturell m.m Her lenkes det til kart for å vise hvor aktiviteten foregår, program, sakspapirer, hvor det kan bestilles billetter og hvem som er ansvarlig etc. I tillegg vil det på det nye nettstedet fremkomme egne sider med informasjon om Steder å besøke og Ting å gjøre i Ski. Vurdering: Rådmannen vurderer at det eksisterer et bredt samarbeid med tilrettelegging for frivillige organisasjoner i kommunen. Det betyr ikke at både samarbeid og tilrettelegging fortsatt kan videreutvikles. Akershus fylkeskommune har nylig sendt frivillighetsmelding på høring til kommunene. Rådmannen vil vurdere hva melding vil bety for den lokale frivillige satsningen. Høringsuttalelsen vil bli lagt frem for SAM i mai. Økonomiske konsekvenser: Ingen økonomiske konsekvenser Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen. Side 5

6 Konklusjon: På sikt bør det lages en samlet frivillighetspolitikk for Ski kommune i en egen Frivillighetsmelding. For øyeblikket er det flere store planarbeider i gang, bl.a. Kommuneplan. Vi tar imidlertid mål av oss til å ha en frivillighetsmelding på plass i løpet av Ski, Audun Fiskvik rådmann Jan Willy Mundal kommunalsjef samfunn Vedlegg som følger saken: a) Referat fra temamøte frivillighet 4. november b) Fellesreglement for utleie av Ski kommunes lokaler, vedtatt i KST c) Særreglementer for utleie av de enkelte lokaler i Ski kommunes bygg, vedtatt i KST d) Utleiepriser på kommunale bygg i Ski kommune fra e) Retningslinjer for tilskudd til allment kulturarbeid i Ski kommune. f) Retningslinjer for tildeling av treningstid i Ski kommunes haller Side 6

7 Saksbehandler: Kristian Seiersten Arknr.: L70 Arkivsak: 09/ BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for samfunn og miljø 17/ BRUKERUNDERSØKELSER FRA BOLIGKONTORET OG BOLIGFORVALTNINGEN Forslag til vedtak: Brukerundersøkelser fra boligkontoret og boligforvaltningen tas til orientering. Ingress/hovedbudskap: Boligkontoret har i løpet av 2009 gjennomført brukerundersøkelser for lånekunder og nye leietagere. Det kom tilbake få svar, men de som svarte ga positive tilbakemeldinger. Gjennomsnittlig resultat på hele undersøkelsen ble 3,3 på en skala fra 1 4, der 1 er svært misfornøyd og 4 er svært fornøyd. Saksopplysninger: Boligkontoret har som mål å gjennomføre brukerundersøkelser annen hvert år. I 2009 har vi tatt utgangspunkt i, og fulgt opp undersøkelsen fra 2006/07. Vi har sendt ut 50 spørreskjemaer til nye leietakere og 100 spørreskjemaer til lån og tilskuddssøkere. Spørreundersøkelsen er gjennomført vår/sommer Dataprogrammet ISIT og Excel har blitt brukt. Alle spørreskjemaene som ble sendt ut hadde vedlagt ferdigfrankert svarkonvolutt. Undersøkelse 1, lånekunder: Som i 2006 valgte vi å sende ut spørreskjemaer til 100 personer. Vi valgte ut de 100 sist behandlede søknadene, og det ble ikke tatt hensyn til resultatet av søknaden, om lån/tilskudd var utbetalt eller det bare var gitt forhåndstilsagn. Vi fikk tilbake 22 svar, altså en svarprosent på 22 %. Undersøkelsen var delt inn i to deler med boligkontorets tilbud i del en og møte med boligkontoret og opplevd service i del to. Alle undersøkelsene (vedlegg a) og resultatet av disse (vedlegg b) er samlet som vedlegg. Undersøkelse 2, nye leietakere: Med utgangspunkt i utvalget fra undersøkelse 2006 valgte vi også denne gangen å sende ut spørreskjema til de 50 personene med sist inngåtte husleiekontrakt. Vi mottok 15 svar, altså en svarprosent på 30 %. Også her ble underøkelsen delt i i to deler der det i den første delen ble bedt om en vurdering av tjenestetilbudet i møte med boligkontoret, og i del to en vurdering av leiligheten, overlevering og oppfølging. Alle undersøkelsene (vedlegg a) og resultatet av disse (vedlegg b) er samlet som vedlegg. Side 7

8 Vurdering: For begge undersøkelsene gjelder det at svarprosenten var lav, henholdsvis 22 % og 30 %. Dette er langt mindre enn hva vi hadde håpet og forventet. Alle undersøkelsene hadde vedlagt ferdigfrankert svarkonvolutt, og det burde således være greit å svare. Årsaken til den lave svarprosenten er ikke nødvendigvis lett å få rede på. Det var lav svarprosent ved forrige undersøkelse, og enda lavere nå. En grunn kan være at brukerne jevnt over er fornøyde og ikke har noen spesiell oppfatning om kvaliteten på det de blir tilbudt. Samtidig oversvømmes alle i dag av brukerundersøkelser både på nett, i butikk og per post, og det er et generelt problem ved undersøkelser av denne type. For oss gir dette ekstra stort utslag da vi sendte ut 150 søknader. På Boligkontoret har det blitt diskutert hvorvidt vi kan gjennomføre disse undersøkelsene på en annen måte, for eksempel ved e- post. Mange av brukerne våre har ikke e-post eller tilgang til internett, spesielt de i kommunale boliger, og det vil bli vanskelig å nå de på den måten. Ved neste undersøkelse bør det vurderes om vi skal ta i bruk andre virkemidler for å få høyere svarprosent. En så lav svarprosent er et problem i den forstand at det kan stilles spørsmål ved om resultatene er representative for de gruppene vi ønsker å få svar fra. Det kan derfor stilles spørsmål ved undersøkelsens validitet, altså om vi måler det vi faktisk ønsker å måle. For eksempel kan ett enkelt svar gi stort utslag på resultatet. Undersøkelsene vi har fått tilbake gir et inntrykk av at det er de som er mest fornøyd, og de som er mest misfornøyd som har gitt tilbakemelding. Inntrykket blir da at det er flere fornøyde enn misfornøyde kunder og brukere. Med spørsmålet om validitet tatt med i betraktning vil vi vurdere resultatene dit hen at dette kan gi oss en pekepinn på hvordan brukerne oppfatter oss, men ikke noe mer enn det. Å kunne si at dette er noen sikre resultater, eller å kunne sammeligne med tidligere gjennomført undersøkelse blir problematisk. Er det noen resultater som skulle skille seg markant ut bør man selvfølgelig se hva dette kan skyldes, og om man kan gjøre noe for å forbedre dette. Undersøkelse 1 Som ved forrige brukerundersøkelse hadde boligkontoret nå også et inntrykk av at kundene våre er førnøyd med våre tjenester og service. De svarene vi har fått tilbake bekrefter dette. Ved forrige undersøkelse ble det lagt vekt på at informasjonen kundene får fra boligkontoret var noe som kunne forbedres. Det kan synes som om dette er noe man fremdeles bør fortsette å jobbe med, og da spesielt informasjon om boligkontoret på Ski kommunes nettsider. Ski kommunes nettsider har ikke inneholdt all den informasjon brukerne har hatt bruk for i Nettsidene har vært under utbedring, noe som har ført til at mye informasjon ikke har vært tilgjenglig på samme måte som før. Dette er noe som vil bli forsøkt bedret når Ski kommune lanserer nye nettsider januar Boligkontoret vil etterstrebe å ha god og oppdatert informasjon tilgjenglig på nett. Undesøkelse 2 Inntrykket vårt før undersøkelsen var at leietakerne stort sett er fornøyd både med bistand før innflytting, overlevering og oppfølging i etterkant. Resultatet av undersøkelsen viser også dette. Side 8

9 Det kan virke som om det også her er en utfordring med informasjon, spesielt i forhold til bostøtte. Som ved forrige undersøkelse er informasjon om bostøtte noe brukerne synes å ikke være så fornøyd med. Dette er noe boligkontoret har jobbet med siden forrige undersøkelse, og vi mener selv at dette har blitt bedre, og man kan stille spørsmål ved om svaret brukerne gir er påvirket av om de får bostøtte eller ikke, og ev hvor mye de får. Det er en mulighet for at misnøye med resultatet av bostøttesøknaden blir uttrykt her. Resultatet fra brukerundersøkelsen sett under ett er at boligkontoret og boligforvaltningen i en skala som går fra 1 4, hvor 1 er svært misfornøyd og 4 er svært fornøyd, har et gjennomsnitt på 3,3. Økonomiske konsekvenser: Ingen Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen Konklusjon: Brukerundersøkelsene tas til orientering. Ski, Audun Fiskvik rådmann Jan Willy Mundal kommunalsjef samfunn Vedlegg som følger saken: a) Resultat brukerundersøkelser Vedlegg som ligger i saksmappen: b) Svar brukerundersøkelser Side 9

10 Saksbehandler: Oddmund Arntsberg Arknr.: L20 &32 Arkivsak: 10/689-1 BEHANDLING: SAKNR DATO Utvalg for samfunn og miljø 18/ BRUKERUNDERSØKELSE - TJENESTER INNEN EIENDOMSETABLERING OG OPPMÅLING Forslag til vedtak: Utvalg for samfunn og miljø tar brukerundersøkelsen fra Geodata og oppmåling innenfor eiendomsetablering og oppmåling til orientering. Ingress/hovedbudskap: Geodata og oppmåling har gjennomført brukerundersøkelse innenfor tjenestene: eiendomsetablering og oppmåling. Resultatet viser at brukerne er meget fornøyd med tjenestestandarden. Resultatet er også bedre enn tilsvarende undersøkelse i 2005/2006. Saksopplysninger: Det har vært et uttalt mål å gjennomføre brukerundersøkelser annet hvert år. I 2009 har Geodata og oppmåling tatt utgangspunkt i, og fulgt opp undersøkelsen fra 2005/06. Forrige undersøkelsen var en undersøkelse som ble foretatt i flere av kommunene i Follo. Brukerundersøkelsen ble sendt ut i september 2009 og målgruppen var de som har benyttet tjenestene innenfor eiendomsetablering og oppmåling i perioden september 2008 til september Spørreskjemaet ble sendt 63 brukere. Alle spørreskjemaene som ble utsendt hadde vedlagt ferdigfrankert svarkonvolutt. Det var 63 som fikk tilsendt undersøkelsen og 14 svar, hvilket gir en svarprosent på 22 %. Undersøkelsen var basert på mal fra Kommunenes sentralforbund (KS). Spørreskjemaet bestod av en A4-side med 19 spørsmål og et kort informasjonsskriv. Undersøkelsen kan deles i to hoveddeler; tjenestestandard og informasjon/service/tilgjenglighet. I tillegg var det ønske om å kartlegge bruken av kartportalen for Follo. Det er avslutningsvis stilt spørsmål om den totale kvaliteten av tjenesten man mottok. I undersøkelsen blir brukerne bedt om å foreta en rangering fra 1 (svært dårlig kvalitet) til 6 (svært god kvalitet). Vurdering: Svarprosent Svarprosenten var lav, bare 22 %. Dette er adskillig lavere enn hva vi hadde forventet. Selve undersøkelsen var kortfattet (19 spørsmål) og oversiktlig (en A4- side). Side 10

11 Undersøkelsene var også vedlagt ferdigfrankert svarkonvolutt. Ut fra undersøkelsens omfang og at det var lagt med ferdigfrankert svarkonvolutt burde tilsi at det var greit å svare. Årsaken til den lave svarprosenten kjenner vi ikke. Det kan tenkes at brukerne jevnt over er fornøyde og at de ikke finner det nødvendig å svare. En annen mulighet er at brukerne er mindre fornøyde og at de ikke ønsker eller ser det som hensiktsmessig å gi tilbakemelding. Det kan jo også tenkes at brukerne ikke har noen klar oppfatning om kvaliteten på disse tjenestene. Denne undersøkelsen ble gjennomført i etterkant av at tjenestene ble levert. For enkelte innebærer det at man fikk tilsendt brukerundersøkelsen mer enn ½ år etter at tjenesten var utført. Vi har grunn til å anta at responsen ville bli bedre dersom man mottok spørreundersøkelsen samtidig med kommunens vedtak eller når saken avsluttes. Tjenestestandard Denne delen av brukerundersøkelsen har 7 spørsmål fordelt på: Resultat for brukerne (3) respektfull behandling (2) og pålitelighet 2). Resultatet: Resultat for brukerne 5.20 Respektfull behandling 5,65 Pålitelighet 5,64 Sum 5,49 = 5,5 Resultatet på 5,5 er bedre enn resultatet ved forrige undersøkelse (4.9). Informasjon service og tilgjengelighet Denne delen av undersøkelsen har 10 spørsmål fordelt på: tilgjengelighet (4), informasjon (4) og språk (2). Resultat: Tilgjenglighet 5,00 Informasjon 4,68 Språk 4,91 Sum 4,86 Også dette resultatet (4,86) er bedre enn ved forrige undersøkelse (4.61). Der hvor man får dårligst tilbakemelding er spørsmål om informasjonen på nettsidene, det gjelder både kommunens hjemmeside og virksomhetens egen hjemmeside. Kartportalen for Follo 4,65 Generelt Den totale kvaliteten av tjenesten 5,64 Oppsummering resultat av undersøkelsen Selv om svarprosenten er lav så mener vi at brukerundersøkelsen gir oss en tilbakemelding og god pekepinn om at brukerne er meget godt fornøyd med kommunens tjenestestandard innenfor fagområdet eiendomsetablering og oppmåling. Oppfølging Det område hvor det er størst potensial for forbedring er informasjon på internett. Det gjelder både Ski kommunes nettside og Geodata og oppmåling sin nettside. Ski kommune jobber med å lansere nye nettsider forhåpentligvis vil den nye nettsidene medføre en forbedring. Side 11

12 I forbindelse med ny lov om eiendomsregistrering er det tilrettelagt ny og oppdatert informasjon på Geodata og oppmåling sin nettside. Vi mener at virksomhetens nettside er forbedret i forhold til den informasjon som var tilgjengelig på det tidspunkt brukerundersøkelsen ble gjennomført. Dersom man skal videreføre opplegget med brukerundersøkelser mener Geodata og oppmåling at spørreskjemaet bør ligge som et vedlegg til forvaltningsvedtaket eller sendes ut umiddelbart etter at saken er avsluttet. Det er generelt vanskelig å gi tilbakemelding på en sak som er avsluttet for lang tid tilbake. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Konsekvenser for bærekraftig utvikling: Ingen. Konklusjon: Utvalg for samfunn og miljø tar brukerundersøkelsen til orientering. Ski, Audun Fiskvik rådmann Jan Willy Mundal kommunalsjef samfunn Vedlegg som følger saken: a) Spørreskjema med informasjonsskriv Vedlegg som ligger i saksmappen: - Summering av resultatet av brukerundersøkelsen Side 12