Følgeevaluering av nytt rammeverk for styring av Fylkesmannen

Transkript

1 Til tilbydere Dato: Følgeevaluering av nytt rammeverk for styring av Fylkesmannen Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og II) Sak 15/5715

2 Innholdsfortegnelse Følgeevaluering av nytt rammeverk for styring av Fylkesmannen... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Om leveransen Omfang Bruk av underleverandører Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggsoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver (KMD) har ansvaret for spørsmål som gjelder statlig arbeidsgiverpolitikk, sikkerhet og fellestjenester for departementene, fornying av offentlig sektor og IKT-politikk, bolig og bygningspolitikk, økonomiske og juridiske rammebetingelser for kommunesektoren, gjennomføring av valg, planlegging og kart- og geodatapolitikk, samer og nasjonale minoriteter, personvern, overordnet ansvar for statlige bygg og fylkesmannsembetene samt budsjettet for kongehuset. Styringen av fylkesmannsembetene bygger på at ansvaret for virksomheten er delt mellom KMD og fagdepartementene som har lagt oppgaver til Fylkesmannen. Mens det overordnede, samordnende og administrative ansvaret er lagt til KMD ved Statsforvaltningsavdelingen, er fagdepartementene direkte overordnet Fylkesmannen på sine respektive fagområder. Statsforvaltningsavdelingens overordnede mål er å bidra til at fylkesmannsembetene til enhver tid fremstår som et tilpasningsdyktig og hensiktsmessig verktøy for gjennomføring av regjeringens politikk. 1.2 Generelt om avtalen Følgeevalueringen skal evaluere rammeverket for styring av Fylkesmannen og implementeringen av dette. Formålet er å få kunnskap om hvordan styringssystemet fungerer og utvikler seg i innføringsperioden Hensikten er å bruke kunnskap fra følgeevalueringen i utviklingen av systemet. Kunnskap fra følgeevalueringen skal, i form av en underveisvurdering og en sluttvurdering etter to år, bidra til å forbedre og utvikle styringen av Fylkesmannen. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontrakts grunnlaget er Standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser 3 av 10

4 o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen KMD-rapport av mai 2015: Bedre styring av Fylkesmannen. Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2,3,4 og 5 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Det er fastsatt et nytt rammeverk for styring av Fylkesmannen som implementeres fra høsten Vedlegget Bedre styring av Fylkesmannen (rapport, mai 2015) beskriver det nye rammeverket for styring av Fylkesmannen. Et nytt rammeverk for styring og god styringspraksis skal bidra til at Fylkesmannen løser oppgavene sine på best mulig måte. Hovedprinsippene i det nye rammeverket for styring er: Forenkling og forbedring av styringsdokumentene Færre mål på strategisk viktige områder Større grad av handlingsrom for embetene Bedre samordnet styringsdialog som i større grad rettes mot resultatene Relevant rapportering Dette skal bidra til forbedret måloppnåelse gjennom en samordnet styringsdialog som i større grad retter oppmerksomheten mot resultatene for hvert fylkesmannsembete. Videre skal det gi Fylkesmannen større handlingsrom i utforming og sammensetning av virkemidler. Hensikten med følgeevalueringen er å legge grunnlag for videreutvikling og forbedring av styringen av Fylkesmannen. Følgeevalueringen skal omfatte: Analyse av om utformingen/designet av rammeverket er egnet til å innfri ambisjonene Kartlegging av hvordan rammeverket tas i bruk av de ulike aktørene (KMD, departementene, direktoratene, Fylkesmannen) og analyse av om rammeverket etterleves. Det skal rettes et særlig fokus mot o KMDs samordningsrolle, -arenaer og -prosesser o Styringsdokumentene (tildelingsbrev og virksomhets- og økonomiinstruks) o Møtestrukturen (KMDs etatsstyringsmøter, departementenes sektorvise styringsmøter og fagmøter) Analyse av effektene av omleggingen av styringen av Fylkesmannen, herunder om rammeverket bidrar til o Økt tverrsektoriell samordning o Økt utnyttelse av embetenes lokale og tverrsektorielle kompetanse o Bedre sammenheng mellom hva som skal oppnås og hva det skal styres på o Økt vesentlighetsoppmerksomhet i styringen o Færre og relevante rapporteringskrav Det skal både legges vekt på å identifisere god praksis og på å identifisere svakheter, utilsiktede virkninger og risiko ved rammeverket/praktiseringen av styringen. Der 4 av 10

5 evalueringen avdekker svakheter, utilsiktede virkninger og risikoområder, skal det forslås mulige korrigerende tiltak. Evaluator skal utarbeide en underveisrapport som vil danne utgangspunkt for justeringer og endringer av systemet underveis. I tillegg skal det gjennomføres minimum to statusmøter med oppdragsgiver i evalueringsperioden. Evaluator og KMD blir enige om tidspunkt, type og frekvens på tilbakemeldingene. KMD vil tilrettelegge for presentasjon for departementene. Evalueringen skal etter to år gi en sluttvurdering som vil danne grunnlag for å vurdere større endringer i systemet. Alle elementene i følgeevalueringen skal omtales både i underveisrapporten og i sluttrapporten. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt, kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Oppdraget vil pågå i perioden mars november Oppdraget har en øvre økonomisk ramme på inntil kr eks. mva. Oppdragsgiver ønsker opsjon på tilleggskjøp utover angitt tidsramme og økonomisk ramme. 2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen Navn: Adresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Telefonnr E-postadresse: postmottak@kmd.dep.no Kontaktperson Navn: Benedicte Hoff E-postadresse: benedicte.hoff@kmd.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 5 av 10

6 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 3. februar 2016 kl Tilbudsfrist er kl 12. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Tilbudsfrist Evaluering Innstilling Meddelelse om tildeling Karensperiode Kontraktssignering Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 6 av 10

7 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt 3. Skatteattest for skatt og mva 4. Firmaattest. 5. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 7. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak Akersgt 59, innkj Munchs gt Oslo Åpningstid: 08:00-15:00 Navn: Adresse: Statsforvaltningsavdelingen Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo 7 av 10

8 Tilbudet/tilbudene skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud, følgeevaluering av nytt rammeverk for styring av Fylkesmannen, saksnr. 15/5715 v/ Benedicte Hoff Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Dokumentasjonskrav: Attest, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bla. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8 av 10

9 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Leverandør må kunne vise til relevante oppdrag de 3 siste årene. Med relevans i denne sammenheng menes erfaring med evaluering og utreding om styringsfaglige spørsmål i statlig sektor. Leverandør må ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Det må sannsynliggjøres at leverandøren har tilstrekkelig faglig og metodisk kompetanse, samt at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å overholde de angitte tidsfristene. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Løsningsforslag/prosjektskisse 50 % (score 0-10) TK2 Kompetanse 40 % (score 0-10) TK3 Pris/Totalkostnad 10 % (score 0-10) (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK, scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. TK 1 Løsningsforslag/prosjektskisse (50 %) Under dette kriteriet vil følgende bli vurdert: i hvilken grad tilbyder viser en god forståelse for de problemstillinger som ønskes belyst i hvilken grad tilbudets forslag til metode og begrunnelsen for valg av metode er hensiktsmessig for å løse det angitte formålet med oppdraget. 9 av 10

10 TK 2 Kompetanse hos tilbudt personell (40 %) Følgende punkter vil bli sammenlignet og vurdert: Styringsfaglig kunnskap med relevans for statlig sektor Følgeevalueringskompetanse Kunnskap om statlig forvaltning og mål og resultatstyring i staten CV for tilbudt personell inkl. de inntil 5 mest relevante referansene for oppdraget skal vedlegges. Hvis det benyttes underleverandører, skal også dennes CV legges ved. Hvis det tilbys to personer, skal det synliggjøres i prosent hvor stor andel av prosjektet hver av personene skal utføre. TK 3 Pris/totalkostnad (10 %) Tilbydernes totalpris for hele oppdraget, jf bilag 5 til denne kontrakt. Det skal også oppgis timespris for tilleggskjøp, men denne er ikke gjenstand for tildeling. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 10 av 10