HØRINGSUTKAST STABSLEDERE VED HØGSKOLEN I FINNMARK

Transkript

1 HØRINGSUTKAST STABSLEDERE VED HØGSKOLEN I FINNMARK Stabslederne ved dagens Høgskolen i Finnmark har diskutert arbeidsgruppa for integrering sin rapport og de fleste av stabslederne ønsker å komme med følgende uttalelse som hovedsakelig dreier seg om kapitlene 8 10 som berører strasjonen mest: Generelt Arbeidsgruppa har levert en veldig godt strukturert og disponert rapport. Det er et tydelig fokus på integrering av kjernefunksjonene utdanning og FoU og vi vil fra vårt ståsted ikke kommentere dette. Vi deler gruppas oppfatning av behovet for å se særskilt på realfagsmiljøet og deres organisering. Dette er et veldig sterkt fagmiljø ved HiF og det er uheldig om det skulle spre seg usikkerhet mht. framtidig organisering for dette miljøet. I rapporten er det henvist mye til undergruppa for istrasjon. Det er for så vidt naturlig, men vi er litt skeptisk til at opplysninger her brukes som autoritative fakta. Bl.a. oversikten over årsverk som foreslås lagt til ulike avdelinger ved det nye universitetet (differanse på 5 stillinger) 8. organisering Det er et siktemål fra plattformdokumentet og nedfelt i mandatet til arbeidsgruppa at man skal sikre fleksibilitet i hverdagen og muliggjøre tverrfaglig samhandling. Samtidig presenterer gruppa en klar og tradisjonell linjestyrt modell som skissert nedenfor : U.dir Avd.dir Tromsø Alta H S L B F E H F Finnmarksfak

2 Dette følger i stor grad eksisterende organisasjonsprinsipper ved dagens UiT: Funksjonsbaserte vertikale styrings og rapporteringslinjer Myndighet/ansvar fordelt på tre organisasjonsnivå Samtidig understrekes behovet for brukernærhet, noe vi fullt ut deler. For Campus Alta vil dette si at den stedlige istrasjonen blir delt inn i Oppgaver/personell som sorterer under institusjonsnivået Oppgaver/personell som sorterer under Finnmarksfakultetet Oppgaver/personell som sorterer under andre fakultet (HSL, BFE, Helsefak) Dette medføre at dagens istrasjon ved HiF blir splittet i et antall enheter som vil forholde seg til ulike ledere i Tromsø og Alta og som forutsettes samordnet på et nivå som ligger forholdsvis langt unna den daglige operative virksomheten, både geografisk og organisatorisk. Nettopp den geografiske avstanden gjør at flertallet av stabslederne er bekymret for hvordan man sikrer en mest mulig fleksibel og brukernær istrasjon som holder det servicenivå som forventes uten ekstra transaksjonskostnader. Ansatte eller student, være seg ved Finnmarksfakultetet eller institutt underlagt fakultet i Tromsø, må kunne få svar på sine henvendelser og få sømløs behandlnig av sine saker med en stedlig istrasjon. Med å holde en så klar linjestruktur, er vi redd man mister noe av en stedlig og tett istrasjon som ved dagens HiF. Etter vår oppfatning vil hensynet til å opprettholde de vertikale og teigdelte styringslinjene kunne føre til en sterkt fragmentert istrasjon med mange små og svake øyer. For HiFs del frykter vi at dette vil medføre følgende uønskede og uintenderte konsekvenser: Små og sårbare miljø utfordringer med stedlige back-up funksjoner o De ulike enhetene vil bli små og spesialisert. Det vil være liten grad av overlapp på funksjoner slik at sårbarheten ved fravær vil være stor Manglende horisontalt samvirke: stedsspesifikke utfordringer blir nedprioritert o Den stedlige dimensjonen forvinner som et samlende referansepunkt for det istrative støtteapparatet. Resultatet kan bli at studenter og omgivelsene, som forventer å få løst sine problemer i en skranke kan bli sendt rundt i et system etter det er ikke mitt bord-prinsipp. Til tross for at undergruppa for istrasjon (UG) selv i sin gjennomgang av forutsetninger og avgrensninger har påpekt at det skal tas hensyn til at stedsdimensjonen kan ha betydning for funksjonaliteten til, ulike organisatoriske løsninger, så har UG i et eget avsnitt om stedsdimensjonen er i all hovedsak brukt dette til å argumentere mot at denne dimensjonen er viktig. Stabslederne ved HiF vil påpeke at et viktig moment i diskusjonen rundt

3 fusjonsplattformen var at det måtte finnes en felles adresse i Finnmark for høyere utdanning og forskning i regionen. Miljø utelukkende for forvaltningsoppgaver og i mindre grad utviklingsoppgaver Vi tror en linjemodell vil gjøre det vanskeligere å gjort utviklingsoppgaver. Da risikerer man å sitte igjen med mindre interessante oppgaver. Noe som igjen vil gjøre det vanskelig å rekruttere og holde på dyktige folk Å ha et godt og utviklingsorientert arbeidsmiljø vil være en viktig konkurransefaktor, der man har et øvrig arbeidsliv som kan tilby til dels bedre lønnsbetingelser. Undegruppas forslag til organisering synes i for l liten grad å ta hensyn til dette. miste Små miljø, færre og mindre spennende lederoppgaver o Det samme poenget som er gjort gjeldende i punktet over, vil i enda større grad gjelde for de istrative lederne. Administrasjonen ved Finnmarksfakultetet vil bli redusert til mindre enn en tredel av dagens HiF, og det vil oppfatte mindre utfordrende å være leder i denne. En konsekvens vil da kunne bli at vi vil få en flukt fra ledergruppen. I en situasjon hvor en skal utvikle campus Alta og Finnmarksfakultetet inn i det nye universitetet, vil det i særdeleshet være behov for et sterkt istrativt apparat, slik at en høy exit her vil kunne få store negative konsekvenser. Flertallet av dagens stabsledere vil derfor foreslå en alternativ modell som i større grad tar utgangspunkt i den horisontale dimensjonen og en organisering med utgangspunkt i studiestedet. En slik modell vil svare på de utfordringer som er pekt på i kulepunktene over u.dir Avd.dir Tromsø Alta H S L B F E H F Finnmark fak.

4 Modellen forutsetter at all istrasjon på campus Alta ledes fra Finnmarksfakultetet. Finnmarksfakultetet får ved vårt alternativ delegert ansvar for oppgaver som er tillagt sentralistrasjonen, sammen med de ordinære fakultetsoppgavene, og ditto for oppgaver som er tillagt de øvrige fakultetene som har istrative oppgaver i Alta. Denne modellen vil i større grad: Muliggjøre etablering av back-up på de fleste funksjoner, og slik sett gjøre dem mindre sårbare Skape horisontalt/stedlig integrerte løsninger som muliggjør en mer helhetlig tilnærming til istrative støttebehov for den samlede faglige virksomheten i Alta Muliggjøre etablering av større arbeidsmiljø med de muligheter det gir for utviklingsoppgaver, og på den måten øke attraktiviteten til stillingene Skape grunnlag for interessante lederoppgaver som også vil bidra til å øke attraktiviteten til disse stillingene Denne modellen har noen utfordringer: Hvordan sikre vertikal integrasjon mht oppgaveløsning - stedlig lojaliltet vs institusjonell/funksjonell lojalitet. o Det er viktig å sikre en horisontal integrasjon og samordning av støttefunksjoner, men det er også viktig å sikre den vertikale integrasjonen slik at en får utnyttet faglige synergier, arbeidsdeling og spesialisering. Det må derfor utvikles faste strukturer på vertikale samhandlingslinjer som omfatter Alta-baserte funksjonsledere og medarbeidere. I denne strukturen er det naturlig å diskutere oppgaver, prioriteringer og satsinger. Det er også en fare for at lojaliteten mot campus Alta overskygger en lojalitet til funksjonsområdet og på den måten bygger opp en de-vi holdning. Her må man sette inn bevisste kulturtiltak for å motvirke dette. Hvordan organisere ressursallokeringen o Ressursallokering bør kunne la seg gjøres ved at ressursstrømmene kanaliseres som egne rammer gjennom Finnmarksfakultetet og må redegjøres for i forhold til funksjonsområde. Endringer/omprioriteringer vil også være mulig innenfor en slik modell. 9. Styringsordninger Her vil vi bare påpeke at det er behov for avklaringer i forhold til tema som er behandlet av arbeidsgruppa for styring og ledelse. Denne gruppen understreket at fjernledelse bør begrenses, men arbeidsgruppa for integrering synes å ha et mer åpent syn på dette, ut fra sin holding til nettopp mest mulig linjeledelse slik som ved dagens UiT. 10. Utviklingsmuligheter Dette avsnittet har sannsynligvis arbeidsgruppa fått for lite tid til å utrede og det er også noe som den nye institusjonen må arbeide med videre. Det vil være forventninger om mer konkrete oppgaver.

5 Dette må følge skisserte områder inne fleksibilisering av studier, nærheten til Russland og ansvaret for oppfølging der, samt en tett og nær kontakt mot samfunn og arbeidsliv i Finnmar for å oppfylle forventninger som bl.a. kom til uttrykk i høringene forut før fusjonsvedtaket. Alta, 30. april 2013 Anne Mari Harper (s) Knut Jakobsen(s) Rune Sundelin (s) Ingvar Hauge (s) Studiedirektør Driftsdir. Personal og org. dir. Kst. personal og org. dir. Vedlegg: Utdypende kommentar fra Studiedirektør og kst. IT/driftsdirektør.

6 Vedlegg 1: Innspill fra studiedirektør til Rapport fra Arbeidsgruppe for integrering Arbeidsgruppe for integrering har presisert følgende i tilbakemelding til UG Administrering: Gjennomgående tilbakemelding fra instituttlederne ved Høgskolen i Finmark er at dagens sentraliserte ordning av istrative ressurser ikke fungerer godt, se pkt i rapport fra UG Administrering. Denne omlegginga av istrasjonen ble gjort for ett og et halvt år siden, og høgskolen har ikke fått mulighet til å evaluere og rette opp svakhetene innen ny organisering blir foreslått i fusjonsprosessen. Studiedirektør forstår behovet for en istrativ styrking på instituttnivå. Det er samtidig viktig å understreke at den nye organiseringen av de istrative ressursene har medført vesentlige forbedringer i istrative rutiner, en raskere kvalitativt styrket og helhetlig saksbehandling og mindre dobbeltarbeid. Disse gode sidene av dagens istrative organisering er det viktig å bringe videre inn i den nye institusjonen. Den foreslåtte oppsplitting av dagen studieistrative ressurs på institutter, fakultetsistrasjon og fellesistrasjon vil bli ressurskrevende og føre til dårlig studiekvalitet og manglende likebehandling av studentene som vil få forskjellige svar i ulike deler av organisasjonen. Det er viktig at støttetjenestene er organisert effektivt og ivaretar studentens interesser uansett under hvilket institutt og fakultet de tilhører. Studieområdet blir ved foreslåtte organisering svært sårbart i hht sine arbeidsoppgaver da vi mister mulighet for teamarbeid, samarbeid og back up for hverandre. Det vil også gå utover medarbeidernes muligheter for opplæring. Dette vil først og fremst ramme studentene som da ikke vil få gode nok kvalitative tjenester. Den nåværende studieistrasjonen er inndelt i team som arbeider med kvalitetssystem og Utdannings- og læringsmiljøutvalg, studieforvaltning, utdanningsmelding, internasjonalisering herunder sekretariat for nasjonale og internasjonale stipendordninger, studentog lærerutveksling, studieinformasjon, studieveiledning og opptak, studiekatalog på nett, eksamen og systemansvar for FS, vitnemål og rekruttering. Det er høy bevissthet rundt å følge opp kvalitetssystemet og det arbeides helhetlig og gjennomgående, en målsetting som var satt for universitetets istrative utviklingsarbeid. Arbeidsgruppe for istrasjon viser til denne målsettinga i rapporten s. 10, pkt Arbeidsgruppe for integrering nevner studiekonsulenter, men uten at det nevnes hvilke oppgaver disse skal ha. Vi forventer å få en oversikt over dette før det eventuelt kan tas stilling til organisering som fører til spredning av de studieistrative oppgavene med manglende back up og manglende robusthet. Det er foreslått fordeling av flere personer enn det er ressurser til i hht hvilke oppgaver som skal løses. Det nye universitetet blir et flercampusuniversitet, men dette er ikke ivaretatt i forslaget til istrativ organisering. Dagens universitet i Tromsø har fakultetene på et avgrenset geografisk område med stedlig ledelse og har ikke erfaring med organisering tilsvarende forholdene på campus Alta. I rapporten legges opp til at deler av virksomheten skal fjernledes, men ivaretakelse av koordinerende funksjoner er ikke beskrevet. Det kan gis flere eksempel på behov for koordinering ved Campus Alta: Campus Alta har behov for stedlig ledelse som kan koordinere ulike tiltak for studentene.

7 Innen internasjonalisering er det behov for koordinering av mottak av utvekslingsstudenter og sosialt/kulturelt tilbud til disse samt til organisering av kurstilbudet som går på tvers av fakultets og institutt grenser. Dette samme behovet gjelder for informasjon til utreisende utvekslings studenter og lærere. Særlig viktig er informasjonen om gjeldende stipendordninger og utvekslingsavtaler. Vi vet av erfaring at dette krever en høyt spesialisert stab. Administreringen av utvekslingsordningene n2n og B+ krever tett teamarbeid som involverer minimum 3 personer med særskilte ansvarsområder. Innen rekruttering må det nye universitetet ivareta og rekruttere studenter til alle studier på Campus Alta og arrangementer som Åpning av studieåret, Forskningsdagene, Åpen dag og karrieredag må ivaretas i Alta overfor alle fakultet, ikke bare Finnmarksfakultetet. De videregående skolene og næringslivet må få tilbudene presentert på en dag, skolene vil ikke sette av tid til å besøke det nye universitetet over flere dager. Det er behov for teamarbeid om studie/fagplaner, eksamen og FS. Dette er spesialkunnskaper som det tar tid å bygge opp. Stadig økende kompleksitet i databaser og registrering samt krav til rapportering gjør det også nødvendig med tett samarbeid på tvers av institusjons-, fakultets- og instituttnivå for å sikre tilstrekkelig fagmiljø blant de istrativt ansatte. Slik det er løst i dag, er oppgavene fordelt på medarbeiderne i studieistrasjonen som har ansvaret for de ulike instituttene. Skal instituttene og fakultetene arrangere eksamen hver for seg, vil ikke Campus Alta ha nok lokaler. Avvikling av eksamen krever samordning av rom og sensorer da mange emner i utdanningene, for eksempel, Næringslivsinstituttet og Handelshøgskolen, har samkjøring av undervisning og eksamen for studentene. Dagens studieistrasjon står for planleggingen og gjennomføringen av eksamen og leverer eksamensplanen og behov for lokaler til driftskontorets timeplanlegger. Campus Alta har igjen 14 studieistrative medarbeidere når en fraregner en stilling til studiedirektør, en til FOU, to til web og rekruttering/ informasjon/studieinformasjon. For stillingene som tilhører KSA må de øremerkes oppgaver for Campus Alta. Det vil være en stor utfordring å opprettholde og øke rekruttering til Campus Alta. Av de resterende 14 stillingene skal en løse oppgaver på institusjonsnivå for den nye institusjonen innen utredningsarbeid og studieprogram, internasjonalisering, studiekvalitet og Samordna opptak. Videre skal oppgaver som tilhører fakultets/instituttnivået ivaretas, som kvalitetssikring av studie/fagplaner, utdanningsplaner, FSsuperbruker, drift av Fs, studieinformasjon, saksbehandling, lokalt opptak, rekruttering av studenter, organisering av arrangement, studieveiledning og studieinformasjon, studiekvalitetsarbeid, eksamen og vitnemål. Ut fra oppgavene vet vi at minimumsressurs til Samordna opptak og lokalt opptak er to, eksamen, vitnemål, studie/fagplaner og Fs krever minimum fire. Det nye Finnmarksfakultetet vil også kreve stillinger til markedsføring, rekruttering, omdømmebygging og formidling. Til dette må det også settes av budsjett og ressurser tilsvarende minimum to stillinger. Arbeidsgruppe for integrering har foreslått 6 stillinger til institusjonsnivået. Dette er knapt med tanke på at vi har foreslått at internasjonalisering er et område som skal utvikles videre innen det nye universitetet. Fagteam for internasjonalisering som er satt ned av Arbeidsgruppe for utdanning er ikke ferdig med arbeidet sitt. Gruppa jobber med denne utfordringa og må få tid til arbeidet og gis mulighet til tilførsel av friske ekstra ressurser utover det som er definert som høgskoleistrasjonen i dag. Realiseres dette, vil det være 8 stillinger i tilbake studieistrasjonen til å ivareta oppgaver både på fakultets- og instituttnivå. Dermed vil det med dagens ressurser i studieistrasjonen bli

8 vanskelig å imøtekomme eventuelle behov for ytterligere istrative ressurser på instituttnivå og samtidig ivareta nødvendige funksjoner på det nye Finnmarksfakultet. Studiedirektør foreslår en tett samordning av de tre nivåene ved det nye flercampusuniversitetet slik at de to studiedirektørene i samråd med høgskole- og universitetsdirektør får ansvaret for å organisere den nye studieistrasjonen for å oppnå god studiekvalitet og service for studentene, samordning av tjenester, en robust og effektiv istrasjon. Dette oppnås gjennom den foreslåtte modellen som ivaretar både det horisontale og vertikale nivået. En annen organisering kan være en stedlig studiedirektør i Alta som har ansvar for å organisere studieistrasjonen på Campus Alta og rapporterer direkte til studiedirektør i Tromsø. Uansett hvilken ordning som blir valgt er det viktig at studieistrasjonen samlokaliseres fysisk i Alta for å ivareta skisserte behov for Campus Alta. I rekrutteringsøyemed er det dessuten viktig at Campus Alta framstår som et helhetlig og samkjørt studiested og som et attraktivt studiemiljø for studiesøkere lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Studiedirektør Anne Mari Rødde Harper

9 Vedlegg 2: Viser til «Rapport fra arbeidsgruppe for integrering», datert 8.april 2013 It-kontoret ved Høgskolen i Finnmark (Hifm) har gått gjennom både ovenstående rapport og rapport fra UG Administrasjon og har kommentarer til disse. 1. Bemanningen ved Høgskolen i Finnmark IT-kontoret består i dag av: Avd direktør for både IT og Driftskontoret 1 ansatt i Hammerfest Ved Institutt for Helsefag 8 ansatte ved Høgskole istrasjonen i Alta. Av disse er to i særlig grad knyttet til Nettstøttet læring (Fronter, strømming og «Hif på Nett»). 2. Forslaget til organisering under, er uavhengig av hvilken organisasjons modell som blir valgt for Campus Alta. Forslag til organisering: 1. Den ansatte ved Institutt for Helsefag i Hammerfest knyttes direkte til ITA i Tromsø Institutt for helsefag i Hammerfest blir tilknyttet direkte til Helse FAK (UIT). 2. Vurdere avd direktørens innplassering som leder for IT seksjonen/alta eller driftskontoret/alta. 3. To ansatte i Alta tilknyttet Nettstøttet læring ses i sammenheng med UIT s satsning på dette området, som en del av RESULT. 4. De 6 gjenstående ansatte i Alta organiseres i en egen seksjon ved Campus Alta, som en del av ITA (UIT). Opprettholde minst like gode tjenester i forhold til studenter, ansatte og besøkende som tidligere. Det krever en sammensatt- og høg kompetanse der man gjennom dette kan løse en relativt stor bredde av IT oppgaver på Campus. Overlapping og samhandling er stikkord. Er en eller flere medarbeidere borte, stopper ikke tjenestene eller brukerstøtten. Videreføring av IT gruppen i Alta med stedlig ledelse gjennom en egen seksjon, vil gi en stabil drift med rom for å legge prosjekt, horisontale oppgaver, lokal brukerstøtte m.m. hit. Man beholder fleksibiliteten, den komparative kompetansen samt holder på folk. Denne løsningen harmonerer også med det som er nedfelt i den politiske plattformen, ref. stedlig ledelse. Det er svært viktig at Finnmarksmiljøet også er representert i IT-ledelsen på operativt nivå (seksjon). Dette gjelder både for Campus Alta og Finnmarksfakultetet. Geografi er noe man må ta hensyn til. Ved kritiske feil er det viktig at lokal kompetanse finnes på overlappende områder. En stedlig leder vil kunne sørge for at driften på en bedre måte ivaretas.

10 Campus Alta vil være en port mot resten av Finnmark og man har gjennom mange år bygd opp erfaring knyttet til teknologibruk og støtte i forhold til fleksibel læring. Det krever teamarbeid og kjennskap til regionen Finnmark. En IT-seksjon i Alta vil gi rom/kompetanse til å legge ut forskjellige oppgaver, både permanente og mer prosjektrettede oppgaver. Oppgaver kan fordele seg på horisontale- og andre mer rettet mot driften på campus. Horisontale oppgaver knyttet til seksjonen i Alta Identitetsforvaltning (herunder sanntidsbaserte/automatiserte prosesser, ved oppretting og endring av studenter, ansatte, beøkende m.m.). Dette er et fagområde som IT-kontoret i Alta har jobbet lenge med, og har høy kompetanse på. Høgskolen i Finnmark var en av de første institusjonene innen for høyere utdanning som tok i bruk sanntidsbaserte løsninger på dette området. Miljøet har derfor lang erfaring med slike systemer og er et godt grunnlag for å videreutvikle Identitetsforvaltningen ved det nye UIT. Sanntidsløsningen som Hifm benytter i dag kan tilpasses slik at den kan benyttes mot eksisterende systemer ved UIT, og vil derfor ikke ha noen negative konsekvenser for brukerne. Dette vil være et gode for hele det nye universitetet. Hifm er med i et samarbeid med 8 andre universitet/høgskoler om utvikling på dette området, som vi mener er viktig å videreføre. Testsenter Hifm har i dag to komplette datasenter som er isolert fra UIT s datasenter. Dette gir rom for utprøvning og testing av nye løsninger, uten at dette påvirker driftsmiljøet på universitetet. Her kan også nyvinninger og oppgraderinger prøves ut i småskalasammenheng før de implementeres. På sluttbrukersiden ser man at det blir flere og flere som benytter håndholdte enheter. Hifm har støtte for slike enheter i dag, både når det gjelder sikkerhet, utrulling av apper og distribusjon av dokumenter. Dette er et fagområde som ITA (UIT) ikke har dekning for i dag. Teknisk avstandsoverbyggende media og fleksibilisering. Teknisk ansvarlig for oppbygging av nettstøttede tjenester, ref møte med RESULT i Alta 11 april. I tillegg må en ta inn over seg at mange av tjenestene skal fortsette å kjøre etter august, enten som primære/tilleggstjenester eller som backup. Dette vil nødvendigvis kreve en del ressurser som man må ta høyde for. IT og driftsdirektør Knut Jakobsen

11