Faste medlemmer som ikke møtte : Navn Funksjon Representerer Snorre Glørstad Medlem ØRLAND

Transkript

1 M øteprotokoll Interkommunalt Fosen Helse selskap Utvalg: Styret for Fosen Helse IKS Møtested: Møterom Rissa Rådhus Møtedato: Tid: 09 : 30 14: 00 Faste medlemmer som møtte : Navn Funksjon Representerer Tor Langvold Leder BJUGN Eli Braseth Nestleder ÅFJORD Vigdis Bolås Medlem RISSA Sol Five Sæther Medlem LEKSVIK Roy Bjarne Hemmingsen Medlem ROAN Faste medlemmer som ikke møtte : Navn Funksjon Representerer Snorre Glørstad Medlem ØRLAND Varamedlemmer som møtte : Navn Funksjon Representerer Eva Støbakk 3. varamedlem RISSA Varamedlemmer som ikke møtte : Navn Funksjon Representerer Kjell Inge Skaldebø 1. varamedlem ÅFJORD Siv Iren S. Andersson 2. varamedlem BJUGN Arnfinn Brasø 4. varamedlem ØRLAND Fra administrasjonen møtte : Leena Stenkløv Daglig leder Berit Wiklund Driftssjef Malin Noem Ravn FoU - koordinator Andre som møtte : Emil Raaen Rådmann i Bjugn Marit Ervik Kommunalsjef Ørlan d

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling ST 16 / 5 Godkjenning av møteprotokoll styremøte av ST 16 / 6 Årsmelding og regnskap Fosen Helse IKS og Fosen DM S, vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune ST 16 /7 Budsjettprosess for Fosen Helse IKS/Fosen DM S ST 16/8 Forskning og utvikling i Fosen Helse IKS - vedtak om tilslutning til å søke aktuelle utlyste prosjekter i 2016 ST 16 / 9 Helseplattformen - revidert samarbeidsavtale med Helse Midt- Norge RH F om anskaffelse av felles pasientjournalsystem for sykehus, kommuner og fastleger ORIE N TERIN GSSAKE R a. Roan kommunes oppsigelse av avtale om etterbehandli ngssenger Daglig leder informerte om at ASU i sitt møte 19. a pril vedtok å utsette behandling av saken til neste møte 27. mai. Under d iskusjonen i ASU ble det fremholdt fra sykehusets side at mange endringer sk jer som følge av blant annet kommunereformen og at man bør ha en prinsipie ll holdning til søknader om sykehustilhørighet. For øvrig var det en positiv innstilling til å møte Roans behov, og man hadde forståelse for at det haster å få en konklusjon med tanke på planlegging av tjenestetilbudet og budsjettet fo r b. FoU -runden i eierkommunene FoU-koordinator og daglig leder refererte fra dialo gmøtet 21. april mellom N TN U, Fakultet for helse- og sosialvitenskap, og kommuneg ruppene i Sør-Trøndelag. Målet var å gi innspill til N TN U s politikk for sam arbeid med arbeidslivet. Sentrale tema var relevans av utdanningene for kommunesektor en, kommunen som praksisplass og arbeidsplass, samt FoU. Med egen Fo U-koordinator, utstrakt prosjektportefølje og blant annet den gjennomførte FoU-runden i eierkommunene i perioden hadde Fosen mye å bidra med. Oppsummeringen fra FoU-runden sendes styret i eget dokument. c. Kontordager for Fosen Helse IKS i eierkommunene I forbindelse med FoU-runden spurte Fosen Helse om det var interesse for at administrasjonen har kontordager i eierkommunene 2-3 ganger i året. Ut fra svarene er det nå lagt en plan for vårhalvåret i Ri ssa, Leksvik, Åfjord og Roan.

3 SAKER TIL BEH AN LIN G ST 16/5 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøte a v Møteprotokoll fra styremøte av godkjennes. Styrets behandling: Styret hadde ingen kommentarer. Møteprotokoll fra styremøte i Fosen Helse IKS av ble enstemmig godkjent.

4 ST 16/6 Årsmelding og regnskap Fosen Helse IKS og Fosen DMS vertskommunetjenester i regi av Ørland kommune 1. Styret godkjenner årsmelding og regnskap 2015 Mindre forbruk innenfor Fosen Helse IKS og Fosen DM S pålydende kr ,- avsettes til disposisjonsfond 2. Styret vedtar at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldend e i 2016: Kr brukes til investeringsbehov og kompetan seheving i hht plan Dette finansieres med bruk av disposisjonsfond 3. Årsmelding og Regnskap 2015 samt endelig revisjonsb eretning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig go dkjenning Styrets behandling: Styret fikk presentert årsmelding og regnskap 2015 av økonomisjef Gaute Krogfjord og driftssjef. Foreløpig revisjonsberetning fra Fosen Kommunerevis jon IKS ble lest opp. Endelig revisjonsberetning vil bli utstedt når protokoll fr a styrebehandling og signert årsmelding med regnskap forelegges Fosen Kommunerev isjon IKS. Årsmelding og regnskap 2015 samt revisjonsberetning oversendes Re presentantskapet i Fosen Helse IKS til endelig godkjenning. Regnskapet for 2015 viser et mindreforbruk på kr ,-. Mindreforbruket fordeles med kr ,- for Fosen Helse IKS og et merforbruk på kr ,- for vertskommunetjenestene. Viser til regnskapets note 1. og 2. Mindreforbruket i Fosen Helse IKS skyldes bl. annet : Ansvar Administrasjon - ikke budsjetterte r enteinntekter Kr og redusert innleie av merkantil funksjon. For nærmere forklaringer til budsjettavvik på enk eltposter for de ulike ansvar vises det til årsmeldingens kapittel 8. Samhandlingsreformen ble implementert for fullt fra Det er fortsatt knyttet usikkerhet rundt oppgaver og ansvar som kommunene ø nskes overført og etablert i regi av Fosen Helse IKS/Fosen DMS. Kompetanseheving og kompetanseoverføring samt FoU e r viktige oppgaver og et satsningsområde. Det er i driftsbudsjettene satt av små beløp til å ivareta disse områder.

5 Så langt har Fosen Helse IKS finansiert kjøp av bis tand fra forskningsmiljøene gjennom prosjektmidler. Dette er uforutsigbar finan siering og knyttet til definerte områder. Det er flere områder i Fosen Helse IKS sin virksomhet hvor det er ønskelig med følgeforskning som krever kjøp av pros jektledelse og veiledning. Administrasjonen er liten i forhold til organisasjo nens vekst de senere år. Ressurser for å ivareta løpende drift bidrar til at det er lite ressurser til utviklingsarbeid. Aktivitet knyttet til søknader og oppfølging av tildelte prosjekter er tidkrevende og avhengig av kontinuerlig oppfølgi ng. Fosen Helse IKS er tillagt de samme krav til rapportering og oppfølging innen sine områder som en hver kommune pålegges. For å kunne nå de mål eierne har for Selskapet har Styret vedtatt å utvide administrasjonen med en 100 % prosjektlederstilling fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag innvilget Skjønnsmidler til delfinan siering av stillingen tilsvarende 50 % i Prosjektleder ble tilsatt og startet I saksbehandlingen ble det besluttet å oppfinanisere stillingen vha. drift sfond for 2015 og frem til (2 års engasjement). I 2015 ble skjønnstilskudd ben yttet til lønnsmidler. Tilskuddet dekket lønn ut året. For den resterende perioden ( ) vil det det være nødvendig å benytte driftsfond som tidligere vedtat t i Styrets behandling av saken. Administrasjonen anbefaler med bakgrunn i ovennevn te at mindre forbruket i 2015 avsettes til disposisjonsfond, og brukes til f inansiering av prosjektlederstilling i 2016 og deler av Det er flere ansvar i Fosen Helse IKS hvor det er n oe mindreforbruk i Dette skyldes i hovedsak ønske fra Miljøhygieniker om red usert stilling store deler av året. Folkehelsekoordinator sluttet pr. august og s tillingen ble etter beslutning i Styret satt vakant ut I Fosen Helsekompetanse har det vært prosjekter som det ikke har vært mulig å sluttføre i Dette har medført at det gjenstår lønnsmidler som en har behov for å overføre til driftsåret Styret behandlet i sak 17/12 i møte av di sponering av driftsfond knyttet til investeringsbehov og kompetanseheving i hht. pl an. Styret vedtok å bevilge totalt kr ,-. Representantskapet behandlet og vedtok dette i sak 1/13 i møte av Bevilgning ble ikke brukt i Representantskape t vedtok at de bevilgende midler ble overført til 2015 for disponering til in vesteringsbehov og kompetanseheving i hht. plan. Midlenen ble ikke ben ytet i 2015, men vil være nødvendig i fbm. investeringsbehov og kompetansehev ing i Administrasjonen ber derfor om at vedtak i sak 17/1 2 gjøres gjeldende for Styret drøftet det problematiske med at prosjektmid ler som regel blir utbetalt sent på søknadsåret og at rapportering om bruken av midl ene kreves uansett hvor kort tid man har hatt å gjennomføre prosjektet. Å forsku ttere med bruk av egenandel innebærer en risiko så lenge man ikke vet utfallet av en søknad. Ved enighet om felles prosjekter må fordeling av driftskostnadene mellom prosjekteierne inngå i prosjektene fra starten av. Vi bør se på muligheten av å bokføre prosjektmidler påfølgende år. Dette krever revisorattestert regnsk ap og revidert prosjektbudjett.

6 Styret uttrykte tilfredshet med god ledelse, drift og økonomistyring av selskapet. Styert anser overskuddet som et viktig buffer i en tid med endringer i kommunestruktur, presset kommuneøkonomi, nye oppgav er (rus og psykisk helse m.m.) og uforutsigbarhet med helseforetakets finans iering av samhandlingstiltak. Det er viktig etter 1. juli å avklare konsekvenser av sammenslåing av Rissa og Leksvik og andre kommuners planer etter folkeavstem minger. 1. Styret godkjenner årsmelding og regnskap Mind re forbruk innenfor Fosen Helse IKS og Fosen DMS pålydende kr ,- avse ttes til disposisjonsfond 2. Styret vedtar at vedtak i sak 17/12 gjøres gjeldend e i 2016: Kr brukes til investeringsbehov og kompetan seheving i hht plan Dette finansieres med bruk av disposisjonsfond 3. Årsmelding og Regnskap 2015 samt endelig revisjonsb eretning oversendes Representantskapet i Fosen Helse IKS til endelig go dkjenning

7 ST 16/7 Budsjettprosess 2017 for Fosen Helse IKS/Fosen DM S Det foreligger ingen innstilling fra daglig leder Styrets behandling: Administrasjonen i Fosen Helse IKS/Fosen DM S ønsker en diskusjon med Styret, for å avklare forutsetninger for å kunne starte bud sjettprosess Daglig leder og driftssjef vil orientere om virksom hetens kostnadsutvikling i inneværende år. Budsjett 2016 er basert på en stram og nøktern budsjettering i tråd med eierkommuner og helseforetakenes økonomisk e situasjon. Det er i flere år budsjettert svært nøkternt og med et totalt nedt rekk i ramme i perioden år på 6 %. Budsjett for 2016 ble utarbeidet me d 3 % lønns- og prisvekst. Økonomiresultat 2015 viser et regnskap i balanse i hht. budsjett. De største budsjettposter i både hovedselskap og ve rtskommunetjenester er knyttet til lønnsposter. Regnskapsrapportering etter 1. kvartal 2016 viser a t det er svært marginalt og gir ikke rom for uventede utgifter. Med dette som utgan gspunkt vil det ikke være mulig å videreføre dagens drift med nullvekst i Konsekvenser ved videreføring av nullvekst er avvikling av tjenester da lønnskostnader utgjør de største postene i budsjettet. Driftssjefen påminnet om at kjøpte tjenester fra andre (Lønn, IKT osv.) følger pris- og lønnsvekst. Dette vil over tid skape problemer for selskapet. Styret ønsket å drøfte lønns- og prisforutsetningen e i rådmannsgruppa i mai. Styret vedtar enstemmig at budsjett 2017 utarbeides med lønnsvekst på 3%. Styret vil fastsette kompensasjon for prisvekst etter at rådmannsgruppen har behandlet lønns- og prisforutsetningene.

8 ST 16/8 Forskning og utvikling i Fosen Helse IKS - vedt ak om tilslutning til å søke aktuelle utlyste prosjekter i 2016 Styret vedtar enstemmig å gi administrasjonen i Fos en Helse IKS fullmakt til å søke aktuelle prosjekter i regi av selskapet i Det skal rapporteres til Styret tertialvis på FoU - aktivitet og prosjektsøknader. Styrets behandling: Fosen Helse IKS har en tradisjon for å være aktiv i nnen Forskning og utvikling (FoU) og prosjektbaserte tiltak. Anerkjente norske forskningsmiljø har selskapet en tett kontakt med. Samarbeidet har fungert optimalt fra oppstart av selskapet og frem til nå. Det er ønskelig for administrasjonen at en fortsatt kan søke aktuelle utlyste prosjekter både lokalt og nasjonalt. Nasjonale pros jekter krever vedtak fra Styret som vedlegges søknaden. Med bakgrunn i dette er det ønskelig at Styret vedtar på generelt grunnlag et vedtak som kan benyttes ved sø knader i Styret påpekte at det var viktig med god informasjo n mellom eierkommunene selskapet om hvilke prosjekter man ønsker å søke mi dler til slik at man kan samordne aktiviteten og unngå parallelle søknader. Egenandel og Styret vedtar enstemmig å gi administrasjonen i Fos en Helse IKS fullmakt til å søke aktuelle prosjekter i regi av selskapet i Det skal rapporteres til Styret tertialvis på FoU - aktivitet og prosjektsøknader

9 ST 16/9 Helseplattformen - revidert samarbeidsavtale med Helse Midt- Norge RHF om anskaffelse av felles pasientjour nalsystem for sykehus, kommuner og fastleger Styret for Fosen Helse IKS ber Representantskapet p å vegne av eierkommunene om å vedta inngåelse av forpliktende samarbeidsavt ale mellom Helse Midt-Norge RHF og Fosen Helse IKS om om anskaffelse av felles pasientjournalsystem for sykehus, kommuner og fastleger. Styrets behandling: Styret stiller seg positivt til formålet med samarb eid om felles pasientjournalsystem i Midt-Norge, men finner det v anskelig å inngå en forpliktende samarbeidsavtale uten å kjenne til de økonomiske forpliktelsene. Styret ønsket å utsette å ta stilling til avtalen i nntil anbudsutlysingen gjør det mulig å estimere prisen. Signering av en opsjonsavt ale ble drøftet som et alternativ. Daglig leders forslag om følgende tilføyelse til in nstillingen «under forutsetning av at dette blir en nasjonal pilot» ble ikke realitets behandlet. Etter styremøtet fremkom ny informasjon om at Fosen -kommunene ikke trenger å signere en opsjonsavtale da den gjeldende samarbeid savtalen mellom Fosen Helse IKS, på vegne av 6 Fosen-kommuner, og Helse Midt-No rge RHF, er tilstrekkelig for videre deltakelse i programmet Helseplattformen og gir samme mulighet til å tiltre anskaffelsen. Styret for Fosen Helse IKS utsetter reforhandling a v avtalen mellom Helse Midt- Norge RHF og Fosen Helse IKS om anskaffelse av fell es pasientjournalsystem for sykehus, kommuner og fastleger. Den gjeldende avtal en er inntil videre tilstrekkelig for fortsatt deltakelse i programmet.