REFERAT FRA HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET. Sted: Vestre Viken HF, Wergelandsgate 10 Dato: 16. september 2013

Transkript

1 REFERAT FRA HOVEDARBEIDSMILJØUTVALGET Sted: Vestre Viken HF, Wergelandsgate 10 Dato: 16. september 2013 Tilstede: Arbeidstakerrepresentanter: Hilde Arnesen (leder) Harald Baardsen Nina Sandsbakk Erik Ganesh Iyer Soegaard Tom Henri Hansen Arbeidsgiverrepresentanter: Nils Fredrik Wisløff Marit Lund Hamkoll Elisabeth Kaasa Jardar Hals Kirsten Hørthe Narve Furnes Med møterett uten stemmerett: Roald Brekkhus, Synergi Helse Atle Olstad Karin Ask-Henriksen Ikke til stede: Anita Haugland Gomnæs Svein Erik Hanssen og Anders Sandbakken møtte på sak Fra sekretariatet: Sine Kari Braanaas, spesialrådgiver HR (sekretær) Anita Svendsvoll, spesialrådgiver HR (sekretær)

2 Godkjenning av innkalling og agenda Innkalling og agenda godkjent. Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra 10.juni 2013 ble godkjent. Eventuelt ingen saker Faste orienteringer: Orientering fra BHT v/roald Brekkhus Aktiviteter hittil i år er 326 møter, fordelt på 118 dialogmøter og 208 møter vedrørende oppfølging av ansatte med helseplager. Halvparten av aktivitetene er bestilt fra Drammen Sykehus. Klinikk for psykisk helse og rus er nr to med 93 møter. Oppfølgingsmøter av ansatte med helseplager er en viktig tjeneste i sykefraværsoppfølgingssaken. Det er noe uklart om det foreligger et underbruk i de andre klinikkene eller om Drammen Sykehus er mer bevisste på å bruke BHT. På generelt grunnlag opplyser BHT at de kommer sent inn i prosesser som omhandler psykososialt arbeidsmiljø. Det gjelder konfliktsaker både på individ -og gruppenivå. Det er viktig at ledere bevisstgjøres av viktigheten av å involvere BHT på et tidlig tidspunkt. Mulig med behov for kompetanseheving. Idebanken har gitt ut et hefte som informerer om konflikter. Hefte er gratis og kan bestilles, og også lastes ned og printes ut. Det er viktig å forstå hva slags konflikt som foreligger og ta tak i dette på et så tidlig tidspunkt som mulig. Orientering fra FHVO v/anita H. Gomnæs Det vises til notat av HVO uttrykker bekymring over HMS sin plass i Vestre Viken. Vi jobber med forskjellige verktøyer og har ikke klart å samordne dette. Mht AML brudd så foreligger det en del skjult overtid. Et eksempel er på poliklinikkene hvor journal/notatskriving foregår etter arbeidstid og at det ikke blir registrert. Orientering sykefravær statistikk: Karin Ask-Henriksen presenterte statistikk til og med juli Hun kan opplyse om gledelig nedgang i sykefraværet, både i forhold til juni 2013 og i forhold til juli Det er både langtids-og korttidssykefraværet som går ned.

3 Karin opplyser videre at det i oktober/november skal gjennomføres en IA-måned. Det vil da være en del arrangementer på våre fire sykehus hvor IA står i fokus. Programmet er ikke ferdig enda, men det er åpent for alle. Referater fra AMU: Intet særskilt å bemerke fra HAMU til utsendte AMU-referater. Sine Kari Braanas informerer om at vi har mottatt sakspapirene til sak 4. fra amu Bærum vedrørende bruk av parfyme. Muntlig orientering: - AML-brudd v/karin Ask-Henriksen. Det er utarbeidet en ledelsesrapport som ligger på intranettet under rapportering. Der kan man ta ut rapporter på klinikknivå, avdelingsnivå og seksjonsnivå. Rapportene gis til styret, de vil heretter også gis til HAMU fremover. Fra rapportene kan man se hva slags type brudd det dreier seg om og hvor. Målet er å redusere antall brudd. - Informasjon om bestillingsportal v/ Atle Olstad. I dag går alle bestillinger til BHT gjennom HMS sin postkasse. Det legges opp til et system hvor leder nå kan bestille selv direkte til BHT gjennom bestillerportalen. Det opprettes brukernavn og passord til leder dette får ledere utlevert på ledermøte. HMS vil fremover delta på ledermøter i de forskjellige klinikkene for informasjon, demonstrasjon av verktøyet og utlevering av brukernavn og passord. Hver enkelt leder kan ta ut aktivitetsrapporter, og man vil hele tiden ha oversikt over alle bestillinger som er gjort samt status på disse. Pr d.d. er responstiden fra BHT tre dager, hvor BHT er forpliktet til å gi et svar på fremdrift. Ved at Bestillingsportalen nå skal tas i bruk, så vil dette frigjøre ressurser på HMS-avdelingen. Marit Lund Hamkoll hadde spørsmål til oppbevaring av sensitive opplysninger. Man har kun tilgang til opplysninger til den avdeling/virksomhet man har personalansvar for. Det er kun BHT og HMS som har utvidede tilganger. Det blir aldri registrert personopplysninger, kun beskrivelse av den bestillingen som foretas. Hilde Arnesen spurte om det fortsatt er mulig at arbeidstaker tar direkte kontakt med BHT? BHT svarer at når de får direkte henvendelser fra arbeidstakere vil de anvende en sjekkliste som bla etterspør om tjenestevei er fulgt, evt. hvorfor det ikke har vært mulig. Det vil alltid være mulig å varsle etter varslingsrutinene. Jardar Hals spør om muligheter for videredelegering. Dette vil være mulig gjennom dialog leder og HMS-leder som er systemadministrator på Bestillingsportalen. - Utviklingplanen nytt sykehus v/ Marit Lund Hamkoll.

4 Marit opplyser at idefasen går sin gang som planlagt etter følgende punkter: 1) Tomtevalg. 2) Etterbruk av KS. 3) Bærekraftig økonomi. 4) Struktur. Psykisk helse og rus er en del av utviklingsplanen. Det skal være styringsgruppemøte førstkommende fredag ( ). Nye saker: Sak 22/2013 Overordnet risikoanalyse for brann v/svein Erik Hanssen og Anders Sandbakken. Bakgrunn er tilsyn fra arbeidstilsynet og de lokale brannvernetater. Det ble gitt avvik på at det ikke var utarbeidet en overordnet risikovurdering av foretakets brannvern. Det er nå gjennomfør en overodnet analyse som omhandler brannsikkerhet innenfor områdene pasienter, pårørende, innleide, publikum og på eiernivå. Sabotasje og terror er ikke tatt med. Hilde Arnesen etterspør obligatorisk opplæring. Eksterne firmaer blir brukt til opplæring. Det foreligger noen utfordringer på de store avdelingene. Bla nevnes dårlig økonomi som en risikofaktor. Det er greit å få innpass til opplæring på de avdelingene som har etablert fagdag. Der hvor det ikke finnes, er man avhengig av å frikjøpe ansatte for å sende dem på kurs. Det er en lederoppgave at de ansatte får brannopplæring, dette må inn i et årshjul. Kirsten Hørthe spør om opplæringene har blitt dårligere de siste årene. Tidligere har det vært bra. Tidligere var det brannvesenet som drev med opplæring, nå er det satt bort til eksternt firma. Atle Olstad spurte om man hadde en prosentvis oversikt over hvem som har vært på opplæring. Det foreligger forskjellige krav avhengig av hvor man jobber. For eksempel foreligger det ikke samme krav til administrative stillinger som for ansatte på en somatisk avdeling. Nina Sandsbakk etterlyste informasjon på intranett. Blir de ansatte informert godt nok? Nils Wisløff oppsummerte med at slik situasjonen er pr d.d. så går ikke alle på kurs. Utfordringer er hvordan man skal få sendt alle på kurs med de ressursene vi har. Maril Lund Hamkoll ser at det er satt frist til for forslag til nye tiltak. Er det for kort frist, eller klarer man å overholde dette? Målsettingen er at fristene skal overholdes. Mulig at de må forskyves noe. Ressurser til gjennomføring skal tas med i årets budsjettbehandling. Brannvern ber om å bli dratt mer inn i prosjekter for å få mer innflytelse på dette viktige området. Vedtak i HAMU:

5 Brannopplæring er obligatorisk. HAMU forventer å få en oppdatert tiltaksplan innen mars Sak 21/2013 Avviksrapportering 2.tertial 2013 v/ Atle Olstad. Det foreligger mange innmeldinger. Yrkesskad/yrkessykdommer. Det har vært fire alvorlige hendelser i VV. Disse er rutinemessig rapportert til Arbeidstilsynet og Nav. Alle de skadede er tilbake på jobb. Flere brannmessige forhold er meldt inn i Synergi. Det foreligger underrapportering på stikkskader. Maril Lund Hamkoll opplyser at det er kompliserte skjemaer ved innmelding av stikkskader og at det foreligger forskjellige skjemaer. Disse er under revidering og er ute på høringsrund nå. Det er håp om få dette ferdig før jul. Spørsmål rundt vold og trusler, er dette økende eller stabilt? Atle Olstad informerer om at dette er varierende. Enkelt vold og trusler skjer i forbindelse med en grensesettingssituasjon, andre er personlig rettet. Harald Baardseth opplyser at Nav har sett på prosedyrer etter drapssaken i sommer i forhold til hvordan de ansatte følges opp (debriefing). Vedtak i HAMU: HAMU tar saken til orientering. Sak 23/2013 Eksterne tilsyn 2013 v/ Atle Olstad. Det er foretatt eltilsyn og branntilsyn. Stråleverntilsyn er lukket og låst. Direktorat for samfunnssikkerhet og beredsskap (DSB) har varslet tilsyn i uke Tom Henri Hansen spør om tilsyn på akuttmottaket er lukket. De er ikke lukket enda, men svar er sendt. Karin Ask-Henriksen informerer om at Arbeidstilsynet har varslet nytt tilsyn i Dette vil hovedsakelig gå på arbeidstid. Vedtak i HAMU HAMU tar saken til orientering. Sak 24/2013 Interne revisjoner VVHF v/ Atle Olstad. Det er lagt ved en oversikt over revisjonsplaner. Det foreligger mye etterarbeid i forbindelse med Grønt sykehus. Strålevernsrevisjon er ferdig, gjennomgang med ekstern revisor.

6 Temarevisjon Cytostatika skal gjennomføres på alle sykehusene innen våren KS og RS blander selv, mens DS og BS får ferdig blandet fra apotek. Revisjon i samarbeid med farmasøyt. Karin Ask-Henriksen informerer om medarbeiderundersøkelsen som kommer på onsdag. Informasjon vil bli lagt ut på intranettet. Hun håper på en høy svarprosent, og at årets undersøkelse slår svarprosenten fra 2012 som var på 73%. Vedtak i HAMU: HAMU tar saken til orientering.