P R O T O K O L L Ordinært sameiermøte i Sameiet Solhaugen ble avholdt torsdag 6. mai 2004, kl 1900 i Collets Kafé, indre salong.

Transkript

1 P R O T O K O L L Ordinært sameiermøte i Sameiet Solhaugen ble avholdt torsdag 6. mai 2004, kl 1900 i Collets Kafé, indre salong. Tilstede var 18 seksjonseiere i henhold til innleverte navnesedler, samt 4 med fullmakt, til sammen 22 stemmeberettigede. Fra styret møtte: Bjørn Riiser, Kurt-Iben Kristiansen og Jon Ugland. Fra forretningsfører møtte: Annveig Ghebreselasie Møtet ble åpnet av: Bjørn Riiser TIL BEHANDLING FORELÅ: 1. KONSTITUERING A. Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått: Bjørn Riiser B. Valg av sekretær og 2 personer til å underskrive protokollen Som sekretær ble foreslått Annveig Ghebreselasie og til å underskrive protokollen Helen Johansen og Erik Aslung C. Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler og fullmakter som bevis for at vedkommende seksjonseier var tilstede. VEDTAK: Godkjent D. Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte sameiermøtet var innkalt på og erklære dette for lovlig satt. VEDTAK: Godkjent E. Godkjenning av dagsorden Det ble foreslått å godkjenne den oppsatte dagsorden. VEDTAK: Godkjent 2. ÅRSBERETNING FOR 2003 Styrets årsberetning for 2003 ble referert og foreslått tatt til etterretning. Posten Vaskeri er korrigert til riktig adresser som er som følger: Collettsgate 15 C og nr 25. VEDTAK: Tatt til etterretning

2 2 Sameiet Solhaugen 3. ÅRSREGNSKAPET 2003 Revisors beretning ble sendt eierne sammen med innkalling til årsmøtet. Regnskapet ble referert og foreslått godkjent. Det foreslås at årsresultatet overføres balansen til konto for egenkapital. VEDTAK: Godkjent 4. BUDSJETT Budsjettet er satt opp uten økning av fellesutgiftene. Styreleder redegjorde for behovet for utskifting av fyrkjele. Fyringskostnadene er satt opp under forutsetning av dette. Utskifting av fyrkjele er budsjettert med opptak av lån på ca kr ,-. Styret fikk fullmakt til å utarbeide fyrkjele saken videre. Budsjettet ble for øvrig referert og foreslått godkjent. VEDTAK: Godkjent 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR. GJENVALG AV REVISOR. Godtgjørelse til styret for perioden 2003/2004 ble foreslått satt til kr ,- og Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2003 ble foreslått satt til maks. kr VEDTAK: Godkjent 6. INNKOMNE FORSLAG A) Styrets forslag til nye husordensregler. Styrets innstilling til vedtak: Husordensreglene godkjennes slik de er forelagt for årsmøtet. VEDTAK: Godkjent B) Styrets forslag til nye vedtekter. Styrets innstilling til vedtak: Vedtektene godkjennes slik de er forelagt for årsmøtet VEDTAK: Enstemmig vedtatt 7. VALG A. Som leder for 1 år ble foreslått: Bjørn Riiser Collettsgate 23 B. Valg av 3 styremedlemmer for 2 år. Det ble foreslått følgende : Ingebjørg Gunnarson Collettsgate 29 Christine Wergeland Collettsgate 23 Jostein Bakke Collettsgate 15D C. Valg av 2 varamedlemmer for 2 år ble foreslått: 1. Erik Fladvad Collettsgate 15C 2. Anfinn Bernaas Collettsgate 27

3 3 Sameiet Solhaugen D. Som valgkomité for 1 år ble foreslått: Helen Johansen Collettsgate 27 Inger-Lise Fehn Collettsgate 23 Per Arne Bustnes Collettsgate VALG AV REVISOR. Som revisor ble foreslått: Ernst & Young AS Sameiermøtet hevet kl Protokollen godkjent av undertegnede. Bjørn Riiser /s Annveig Ghebreselasie /s møteleder sekretær Helen Johansen /s Erik Aslung /s protokollvitne protokollvitne VED VALGENE PÅ SAMEIERMØTET HAR STYRET FÅTT FØLGENDE SAMMENSETNING: Leder : Bjørn Riiser Styremedlem : Kurt-Iben Kristiansen Styremedlem : Ingebjørg Gunnarson Styremedlem : Jostein Bakke Styremedlem : Christine Wergeland Varamedlem : Anfinn Bernaas Varamedlem : Erik Fladvad Oslo

4 4 Sameiet Solhaugen INNKALLING TIL SAMEIERMØTE 2004 Ordinært sameiermøte i Sameiet Solhaugen, avholdes torsdag 6. mai 2004, kl på Colletts Kafé, indre salong. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av sekretær C) Valg av to personer til å underskrive protokollen D) Opptak av navnefortegnelse E) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn F) Godkjenning av dagsorden 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2003 Styret foreslår overføring av årets resultat til balansen 4. BUDSJETT GODTGJØRELSE TIL STYRET OG REVISOR 6. INNKOMNE FORSLAG A) Styrets forslag til nye husordensregler B) Styrets forslag til nye vedtekter 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 2 varamedlemmer for 2 år D) Valg av valgkomité 8. VALG AV REVISOR Oslo, Styret i Sameiet Solhaugen I sameiermøtet har sameierne stemmerett med en stemme for hver seksjon de eier. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen.

5 5 Sameiet Solhaugen ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: STYRET: Styreleder : Ketil Jørstad til Bjørn Riiser fra s.d. Styremedlem: Mia Marie Erlandsen Styremedlem: Kurt-Iben Kristiansen Styremedlem: Karina Berg Karlsen Styremedlem: Jon Ugland Varamedlem : Else Frislid til Varamedlem : Ketil Jørstad fra s.d. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. 2. GENERELLE OPPLYSNINGER OM SAMEIET EIENDOMMEN Sameiet har til sammen 96 seksjoner i henhold til oppdelsbegjæring tinglyst den 25. september Sameiets eiendom har gårdsnr. 217 bruksnr. 55 med organisasjonsnummer Sameiet ligger i Oslo Kommune. Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiets formål er å administrere eiernes felleinteresser og lede driften av eiendommen. Sameiet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad utover det som må anses normalt for et boligselskap. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen utføres av Centrum Eiendomsbestyrelse as. firmapost@ceb.no. Telefon: , telefaks: Sameiets revisor er NORAUDIT DA. SAMEIETS LÅN Sameiet har lån i Gjensidige NOR. Se balansen og note i regnskapet.

6 6 Sameiet Solhaugen REHABILITERING Sameiets utleieleilighet i nr. 27 trengte full rehabilitering av badet. Dette arbeidet ble påbegynt i desember 2003 og avsluttet i januar Det gamle analoge kabelnettet for TV og radio ble skiftet ut med digitalt bredbåndsnett høsten Dette ga beboerne bedre signalkvalitet og tilgang til flere tjenester på nettet som internett, telefoni og individuelle valg av TV-programmer. Senere vil man bl.a. kunne abonnere på alarmtjenester VAKTMESTERTJENESTE Sameiet har pt avtale med ISS Eiendomsservice. Telefon NØKLER/SKILT Systemnøkkel bestilles hos forretningsfører Centrum Eiendomsbestyrelse as, kontaktperson Annveig Ghebreselasie på telefon: eller e-post: annveig.ghebreselasie@ceb.no, eller firmapost@ceb.no. VASKERI Sameiet har 2 vaskerier i drift i nr. 15 C og nr. 27. RENHOLD ISS har hatt ansvaret for vask av oppgangene. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr brann- og eksplosjonsvernloven forurensningsloven arbeidsmiljøloven For å oppfylle kravet, må alle boligselskap ha et internkontrollsystem for brannvern og lekeplassutstyr, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget i fellesområdene. Samt ivareta sameiets byggherreansvar ved bygge- og anleggsarbeid i henhold til byggherreforskriften. Styret har ennå ikke kommet i gang med utarbeidelse av eget system for internkontroll.

7 7 Sameiet Solhaugen BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriften om brannforebyggende tiltak skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle seksjonene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. AVTALE OM OLJELEVERANSE Gjennom Centrum Eiendomsbestyrelse as og OBOS har sameiet tiltrådt avtale om levering av fyringsolje til rabatterte priser. SERVICE PÅ ANTENNEANLEGGET UPC er leverandør av kabel-tv tjenester til sameiet med mulighet for bredbånd, telefoni og digital-tv. UPC's servicetelefon er betjent mandag til fredag mellom kl samt lørdag og søndag kl Feilmelding og support kan også meldes på UPC's kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man blant annet hente eller bytte dekoder og annet utstyr for å benytte seg av UPC's tjenester. På UPC's hjemmeside finner man oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter. FORSIKRING Sameiets eiendommer er fullverdiforsikret i Gjensidige Stor-Oslo og polisenummeret er Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at bygningsmassen til enhver tid er tilstrekkelig forsikret. En forutsetning for dette er at forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering og påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer den enkelte seksjonseier gjør inne i boligen. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Oppstår det skade i leiligheten, sørg for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøv å kartlegge hva som er årsak til skaden. Skader meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon , faks eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir betalt av forsikringsselskapet. GJENSIDIGE NOR FORSIKRING Ved skader som dekkes av sameiets bygningsforsikring, har Gjensidige NOR Forsikring en egenandel på kr 6 000,-.

8 8 Sameiet Solhaugen Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen. LIGNINGSOPPLYSNINGER. Sameierne får tilsendt skjema med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets inntekter, utgifter, gjeld og eiendeler. Ligningsverdien får den enkelte oppgitt på ligningskontoret. 3. STYRETS ARBEID Styret har hatt 5 styremøter i perioden. I tillegg har det foregått en god del saksbehandling via e-post og telefon. Vi arrangerte et beboermøte den for å ta opp skifte av styreleder, utskifting av kabelnettet og enkelte andre saker. Hovedsaken styret har arbeidet med er gjennomgang av alle våre utgifter og avtaler som gjelder eksterne leverandører av varer og tjenester. Eller sagt mer slagordpreget: Mer kvalitet for mindre penger. De viktigste sakene i denne sammenheng har vært skifte av forretningsfører og vaktmestertjeneste. Etter anbudsrunder valgte styret å engasjere det OBOS-eide selskapet Centrum Eiendomsbestyrelse (CEB) som ny forretningsfører fra Det har allerede vist seg å være en særdeles vellykket beslutning. Vi har nå en topp profesjonell og meget serviceinnstilt forretningsfører som har skaffet oss tilgang til alle rabatter og stordriftsfordeler OBOS har forhandlet frem i markedet. Samtidig er utgiftene til forretningsførsel redusert med ca pr år. Som eksempel på effektiv og lønnsom hjelp fra CEB har de hjulpet oss med skifte av forsikringsselskap fra If til Gjensidige NOR med det resultat at vi her pr. år sparte med samme dekning som tidligere, og i tillegg fått med ansvarsforsikring for styret. Vi vil benytte anledningen til å takke vår kontaktperson i CEB Annveig Ghebreselasie - for en overbevisende introduksjon til en ny tid når det gjelder oppdatert, effektiv og hyggelig håndtering av alle Solhaugen s behov på driftsområdet. Vår forretningsfører i 25 år adv. Bente Bendixen - er takket for innsatsen både personlig og med stor blomsterhilsen fra sameiet. Vaktmestertjenesten har i hele perioden vært håndtert av ISS. Vi har hatt to anbudsrunder med 5 vaktmesterselskap hver gang for å sjekke pris og kvalitet. Vi hadde satt opp en meget spesifisert liste over oppgaver og kvalitetskrav som tilbyderne måtte forholde seg til. Etter befaringer og referansesjekking har styret besluttet å si opp avtalen med ISS og engasjere Oslo Renhold og Vedlikeholdsservice AS fra 1.mai Også her er det grunn til å anta at kvaliteten på tjenesten vil øke samtidig som vi sparer pr år. Høsten 2003 besluttet styret etter fullmakt fra beboermøtet å skifte ut det gamle kabelanlegget med nytt digitalt bredbåndanlegg fra UPC. Anleggssummen kr var ikke budsjettert og ble bekostet over driftsmidler. Grunnen til denne investeringen var rapportering fra stadig flere beboere over dårlig og ustabil signalleveranse, samt at vi fikk et meget godt pristilbud. Nå har hver husstand individuelle muligheter til abonnement på programpakker og andre tilbud som internett og telefoni til rimeligere priser enn gjennom Telenor. En investering i nytt kabelanlegg har også bidratt til verdiøkning av leilighetene.

9 9 Sameiet Solhaugen Styret har engasjert OBOS Prosjekt til å gjennomgå hele eiendommen med sikte på en samlet vurdering av rehabiliteringsbehovene i et flerårig perspektiv. Vi har nå søknad inne hos Husbanken for å oppnå økonomisk støtte til en slik gjennomgang som vi antar vil finne sted før sommeren. En slik faglig vurdering vil gi beboerne og styret en mulighet til å planlegge innsats og økonomi i en 10-års periode. Oppgaver vi vet at vi må forholde oss til på kort sikt er utskifting av en fyrkjele og oppgradering av varmtvannsproduksjonen generelt. Dette vil gi store besparelser i oljeforbruket og vil tjene seg selv inn på få år. - Senere vil behovet for utskifting av soilrørene melde seg uten at vi nå kan si hvor akutt dette behovet er. En vurdering av takene og pipene er også påkrevet i forhold til mulige lekkasjer og sikkerhet. Andre oppgraderinger styret har arbeidet med er gårdens behov for brannvarsling og slokking, utskifting av inngangsdører og dører til leilighetene. Nye dører er både et spørsmål om brannsikring og sikkerhet i forhold til innbrudd og støy fra oppgangen. Styret vil komme tilbake med forslag på disse områdene. Sameiet har inngått avtale/abonnement med Oslo kommune om taggefjerning. Oppfølging av utskiftingen av radiatorkranene i alle leiligheter har også pågått i perioden. Det er fortsatt noen få som ikke har skiftet alle kranene og dette må følges ytterligere opp. Ellers har styret hatt kontakt med de andre sameiene på Doblougløkka for å vurdere felles interesse i saker som parkering av biler og sykler, biltrafikk, tiltak mot tyveri og skadeverk, felles tiltak på uteområdene etc. og dette arbeidet fortsetter selv om det ikke til nå er kommet konkrete forslag til tiltak ut av det. Vi har også på dagsorden opprettelse av en miljøkomité med særlig ansvar for oppgangene og som støtte for Andersens kjempeinnsats med beplantningen foran oppgangene. Nå er snart en tredjedel av leilighetene på kontinuerlig fremleie og dette kan være på vei til å få en uheldig innvirkning på ansvar for deltagelse i fellesskapets interesser og husorden til tider. Det kan tenkes at et forslag om tidsbegrensing av adgangen til fremleie bør diskuteres av beboerne om ikke så lenge. Det samme gjelder søppelsjaktene som i bysammenheng er historiske og koster oss størstedelen av utgiftene til vaktmestertjenester. 4. REGNSKAPET FOR 2003 Årets resultat fremkommer i resultatregnskapet for 2003 som foreslås overført til balansen under konto for egenkapital. Resultatet av driften året 2003 viser et årsresultat på kr ,-. Driftsinntektene i 2003 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte inntektsposter. Driftskostnadene i 2003 var totalt kr ,-. Det er ingen vesentlige avvik i forhold til budsjettet, verken hva gjelder totalbeløpet eller de enkelte utgiftsposter.

10 10 Sameiet Solhaugen Revisors honorar for regnskapsåret 2003 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forutsetning om fortsatt drift er tilstede, og årsregnskapet for 2003 er satt opp under denne forutsetning. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. 5. KOSTNADSUTVIKLING FOR KOMMUNALE AVGIFTER Oslo Kommune har vedtatt følgende avgiftsøkninger fra : Vann og avløpsavgiften øker med 13,2% Renovasjonsavgiften øker med 13,3% Feieravgiften øker med 3,2% RENTER PÅ INNSKUDD Sameiet har driftskonto i OBOS. Pr gjelder følgende rentesatser: Driftskonto: 0,00 %. Særvilkårskonto 2,25 % FORRETNINGSFØRERHONORARET Forretningsførerhonoraret øker i takt med konsumprisindeksen. REVISJONSHONORARET Revisjonshonoraret belastes etter medgått tid. FORSIKRING Prisen på alle bygningsforsikringer gikk opp med 5,7 % fra 2003 til 2004 (indeksøkning). Styret har innhentet tilbud fra konkurrenter og har valgt Gjensidige NOR som det billigste alternativ. Det har medført en svak reduksjon av premien for STRØMPRISENE Strømprisen i Norge varierer med årstidene slik at den normalt stiger i vinterhalvåret og reduseres i sommerhalvåret. Det er vanskelig å spå utviklingen i strømprisene, fordi været er den viktigste faktoren som påvirker prisene. Den totale strømprisen til en forbruker består av tre komponenter: Kraftpris som dekker kostnadene ved å produsere og selge den elektriske kraften som betales til kraftleverandør) utgjør ca. 35 % av total strømpris. Nettleie for transport av den elektriske kraften (som betales til nettselskapet) utgjør ca. 30 % av total strømpris. Statlige avgifter det vil si, forbruksavgift, avgift til Energifondet og merverdiavgift, utgjør ca. 35 % av total strømpris.

11 11 Sameiet Solhaugen OLJEPRISENE Oljeprisene har holdt seg relativt lave og stabile over lang tid, og i konkurranse med strøm betyr det at olje nå er klart rimeligere å fyre med enn strøm. Mange forventer derfor at olje også vil prege oppvarmingsbehovene denne vinteren. For boligselskaper som benytter VIP-avtalen med Shell blir regnestykket enda hyggeligere, for med fordelaktige priser på oljen og råd om optimal bruk av energien, får man mer varme per liter olje og det blir lettere å unngå budsjettsprekk. Oslo, I styret for Sameiet Solhaugen Bjørn Riiser /s Mia Marie Erlandsen /s Kurt-Iben Kristiansen /s Karina Berg Karlsen /s Jon Ugland /s

12 12 Sameiet Solhaugen Regnskapet for 2003 er satt opp av Advokat Bente Bendixen og revisjon er foretatt av NORAUDIT v/statsautorisert revisor Helge Olav Østbø. Nevnte dokumenter kan ettersendes ved forespørsel til Centrum Eiendomsbestyrelse as, på følgende adresser: telefon: telefaks:

13 13 Sameiet Solhaugen SAMEIET SOLHAUGEN SAK TIL SAMEIERMØTET 6. MAI 2004 Alle skulle nå ha mottatt innkalling, årsberetning og regnskap i posten. Under behandlingen av dagsordens pkt. 4: Budsjett for 2004 ønsker styret med dette å utdype et forslag om full rehabilitering av varmtvannsproduksjonen i fyrrommet. Det kommer budsjettmessig til uttrykk i kolonnen Driftskostnader, underpunkt Drift og vedlikehold. (Budsjettallene står i høyre kolonne på siden overfor Husordensreglene.) Her er anført et samlebeløp på kr I dette beløpet inngår kr som utgjør totalsummen for komplett rehabilitering av fyrrommet inkl. asbestsanering og rehabilitering av pipeløp, fjerning av oljetank, installering av ny fyrkjele og beredere og nytt elektrisk anlegg. Varmtvannsproduksjonen til oppvarming og til kjøkken og bad utgjør en meget viktig del av den nytte og komfort for beboerne sameiet har som fellesansvar. I flere år har vi i perioder opplevd svikt i systemet som fort kan bli kritisk, særlig i kalde perioder. En del av utstyret til varmtvannsproduksjonen går på overtid, og bør skiftes snarest mulig. Etter en faglig gjennomgang og vurdering av hele fyrrommet og varmtvannsproduksjonen ved Shell og Jarotek, er styret overbevist om at utskifting av fyrkjele med totalrenovering av fyrrommet er en hastesak for Sameiet. Vi vil spare minst i året i fyringsutgifter, og dette alene kan finansiere et låneopptak til formålet. Vi forutsetter derfor at rehabiliteringen kan gjennomføres uten husleieøkning. Vi har også undersøkt fjernvarnealternativet, men forkastet dette fordi vi da blir bundet til èn varmeleverandør i overskuelig fremtid. Vi må delta i bekostningen av rør gjennom gatene inn til Sameiet og dette vil innebære ekstra utgifter på toppen av de vi har i dag. Dessuten fyrer også fjernvarmeanleggene med olje i stadig flere oljebaserte fyranlegg siden det er mangel på avfall å brenne. Da kan vi like gjerne ha vår egen lokale varmesentral og kjøpe oljen der den er billigst også i de neste årene. Styret ber derfor om sameiermøtets fullmakt til å iverksette nødvendig rehabilitering i sommer innenfor en kostnadsramme av ,-. Rehabiliteringen finansieres ved låneopptak med en nedbetaling over 15 år. Styret