INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet Gjøvik, 13. februar J.nr./referanse: 01-17/SL/ks KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Bjørg Horn (SBL), leder Finn Øksne (Sp), nestleder Gerd Margot Michaelsen (Ap) Kopi er sendt: Ordfører og rådmann Innlandet Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Mandag 20. februar 2017 Tid: Kl ca Sted: Formannskapssalen, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Dokumenter unntatt offentlighet sak 09/2017: Vedlegg 9-11 under sak 09/2017 (Referatsaker) er unntatt fra offentlighet. Dokumentene blir delt ut i møtet. Deltakelse fra andre i møtet: Innlandet Revisjon IKS orienterer under følgende saker: Sak 02/17 (Regskapsrevisjon) Oppdragsansvarlig revisor Unn Romundgard orienterer. Saken er satt opp til behandling fra møtestart. Sak 04/17 (Prosjektplan: Tidlig innsats): Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund og forvaltningsrevisor Kari Robbestad. Saken er satt opp til behandling kl Rådmannen/administrasjonen orienterer i f.m. sak 05/17 (barnevernet) og sak 07/17 (Gjøvik Krisesenter IKS). Saken er satt opp til behandling fra kl Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på tlf eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no. Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I SØNDRE LAND RÅDHUS Mandag 20. februar 2017 kl (Formannskapssalen, rådhuset) SAK NR. 01/2017 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 02/2017 SAK NR. 03/2017 SAK NR. 04/2017 SAK NR. 05/2017 SAK NR. 06/2017 SAK NR. 07/2017 SAK NR. 08/2017 SAK NR. 09/2017 REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2016 Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor orienterer. FYLKESMANNENS KOMMUNEBILDE 2016 SØNDRE LAND KOMMUNE FORUNDERSØKELSE: TIDLIG INNSATS OG TILPASSET OPPLÆRING I GRUNNSKOLEN I SØNDRE LAND KOMMUNE Innlandet Revisjon IKS orienterer. KOMMUNENS ETTERLEVELSE AV BARNEVERNLOVEN OG FYLKESMANNENS TILSYN MED LAND BARNEVERNTJENESTE Rådmannen orienterer. PROSJEKTPLAN FOR UTVIKLING AV LAND BARNEVERNSTJENESTE GJØVIK KRISESENTER IKS: ORIENTERING OM KARTELEGGING / FORUNDERSØKELSE MV. Rådmannen er invitert til saken. ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS REFERATSAKER Gjøvik, 10. februar For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Ordfører, rådmannen og vararepresentanter til kontrollutvalget - Innlandet Revisjon IKS

3 SAK NR. 01/2017 Søndre Land kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokollen fra forrige møte legges herved frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 5. desember 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl Som medlemmer møtte: Bjørg Horn, leder (SBL) Finn Øksne, nestleder (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Lokalsamfunn og stab Pål Rønningen og økonomisjef Terje Lindalen (alle deltok under sakene 60 og 61). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund (sakene 64 67), forvaltningsrevisor Kari Robbestad (saken 64-67) og oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud (sak 67). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl med Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 59/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 60/2016 KOMMUNENS VEILEDNINGSPLIKT (ETTERLEVELSE AV FORVALTNINGSLOVENS 11) Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte økonomisjef Terje Lindalen om kommunens håndtering og vurderinger av den konkrete saken omtalt i sakspapirene. Under andre del av saken informerte kommunalsjef Lokalsamfunn og stab Pål Rønningen om kommunens etiske retningslinjer, kommunens arbeidsgiverstrategi og kompetansebygging blant de ansatte på forvaltningsloven. 1

5 Rådmann Arne Skogsbakken supplerte de to orienteringene. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens gjennomgang av den konkrete saken til orientering. Kontrollutvalget er enig i rådmannens vurdering om at det burde vært gitt en tydeligere veiledning i saken. Kontrollutvalget har inntrykk av at saken har bidratt til læring i organisasjonen. 2. Kontrollutvalget har merket seg at sist det ble gjennomført opplæring av ansatte i forvaltningslovens regler var i Kontrollutvalget støtter rådmannens planer om å gjennomføre et opplæringsopplegg overfor kommunes ansatte i forvaltningsloven i Det oppfordres til å legge opplæring av dette lovverket inn en systematisk og løpende opplæring av ansatte i kommunen. Opplæring i lovverket må også innarbeides i kommunens introduksjonsprogram for nyansatte med saksbehandlingsansvar. SAK NR. 61/2016 KOMMUNENS UTLÅNSVIRKSOMHET (STARTLÅN) Fra behandlingen: Økonomisjef Terje Lindalen orienterte om: Ordningen med kommunale utlån/ (rammevilkår/regelverket, kommunens politikk, sum utlån i kroner, antall utlån/låntakere, evt. bokførte tap mv). Kommunens rutiner ved innvilgelse av lån og rutiner for evt. ettergivelse. Risikovurderinger (tapsrisiko og mislighetsrisiko). Omfanget av ordningen (2 mill i 2015, 2,5 mill i 2016 og foreslått 5 mill i 2017). «Markedsføringen» av ordningen. Vedtak, enstemmig: 1. Rådmannens/økonomisjefen presentasjon av kommunens utlånsvirksomhet (startlånsordningen) og kommunens rutiner på området tas til orientering. 2. Med bakgrunn i rådmannens presentasjon i møtet har kontrollutvalget inntrykk av at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner på området. Kontrollutvalget har hatt særlig fokus på søknadsbehandlingen, herunder at flere er involvert i beslutningsprosessen (arbeidsdeling) og at det synes å foreligge et tilfredsstillende system for vurdering av søkernes betalingsevne før innvilgelse av lån. SAK NR. 62/2016 Vedtak, enstemmig: ANBUDSKONKURRANSE SEKRETARIAT FOR KONTROLLUTVALGET ORIENTERING OM VALG AV LEVERANDØR Det tas til orientering at det er inngått kontrakt med Kontrollutvalgstjenester AS v/kjetil Solbrækken som leverandør 2

6 av sekretariattjenester for kontrollutvalgene for perioden SAK NR. 63/2016 FORBRUKERRÅDETS KOMMUNETEST 2016 Vedtak, enstemmig: 1. Forbrukerrådets kommunetest for 2016 tas til orientering. Testen er basert på en stikkprøve der Forbrukerrådet har henvendt seg til kommunen via e post, telefon og søk på kommunenes nettsider for å teste kommunens servicenivå. 2. Kontrollutvalget har merket seg at Søndre Land kommune er rangert som nr. 9 (av 26) i Oppland fylke og nr. 160 (av 428) i landet. SAK NR. 64/2016 Vedtak, enstemmig: FELLES BARNEVERNTJENESTE I SØNDRE LAND OG NORDRE LAND SAMARBEIDSAVTALE Samarbeidsavtale mellom Søndre Land og Nordre Land kommuner om felles barneverntjeneste i Land tas til orientering. SAK NR. 65/2016 REVISJONSNOTAT: BARNEVERSTJENESTEN I SØNDRE LAND KOMMUNE Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund presenterte revisjonsnotatet. Utvalgssekretær orienterte om kontrollutvalget i Nordre Land kommune sin positive innstilling til samarbeid om en eventuell forvaltningsrevisjon rettet mot felles barneverntjeneste i Vedtak, enstemmig: 1. Med bakgrunn i Fylkesmannens tilsyn og dialog med rådmennene i Nordre Land og Søndre Land kommune høsten 2016, ser kontrollutvalget det ikke formålstjenlig å igangsette nærmere undersøkelser på nåværende tidspunkt. 2. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om status for kommunens barneverntjenester, resultatet av Fylkesmannens tilsyn høsten 2016 og informasjon om kommunens etterlevelse av lov om barneverntjenester. 3. Ny vurdering med tanke på en forvaltningsrevisjon på området gjennomføres senest høsten Det innledes samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune. 3

7 SAK NR. 66/2016 FORANALYSE: TIDLIG INNSATS Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte foranalysen og svarte på spørsmål. Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund supplerte. Følgende forslag til innfallsvinkler/problemstillinger ble presentert i møtet: Etterlevelse av opplæringslovens regelverk knyttet til spesialundervisning - Hvordan følger man opp interne retningslinjer for gjennomføring av kartleggingsprøver? - Hvordan følger man opp svake elever som trenger særskilt tilrettelegging? - Hvordan følger man opp de faglig sterke elevene? - Hvilke tiltak settes inn på individnivå, hvordan evalueres tiltakene evt. fungerer tiltakene i praksis? Systemperspektiv /Internkontrollperspektiv/ Ledelsesperspektiv - Har Søndre Land kommune et kvalitetssystem som tilfredsstiller kravene i opplæringslovens 13.10? - Har Søndre Land kommune (skoleeier, skoleledelse, PPT) et system og en organisasjon som sikrer at barn med spesielle behov får hjelp i tide? Tilleggsforslag (presentert muntlig i møtet): - I hvilken grad sikrer kommunen at elever får spesialundervisning? - Er prosess/rutine ved utarbeiding av enkeltvedtak ved de enkelte skolene tilfredsstillende? Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget prioriterer å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot kommunens (skolenes) oppfølging av de rutiner som er utarbeidet i forbindelse med tidlig innsats og tilpasset opplæring og hvordan man oppdager og kartlegger elever som har ekstra behov. SAK NR. 67/2016 REVISJONSNOTAT: UTGIFTER TIL ADMININSTRASJON, STYRING OG KONTROLL I SØNDRE LAND KOMMUNE Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS ved oppdragsansvarlig revisor Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor Kari Robbestad presenterte revisjonsnotatet. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget oppsummerer revisjonsnotatet slik: a) Søndre Land kommune hadde 35,8 mill. kroner i brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll i Dersom brutto driftsutgifter i Søndre 4

8 Land kommune hadde vært som gjennomsnittet for kommunegruppe 10 (kostra) ville de vært 6,6 mill. kroner lavere. b) En svakhet ved sammenligningen under pkt. a) er at den i liten grad tar hensyn til innbyggertall eller vertskommuneansvar. Dersom man korrigerer for dette får man et mer reelt sammenligningsgrunnlag. c) Korrigeres det for innbyggertall og vertskommuneansvar så ligger kommunen fortsatt noe over gjennomsnittet (anslått til 1,5 3,0 millioner over gjennomsnittet). 2. Revisjonsnotatet og kontrollutvalgets vedtak i saken oversendes kommunestyret til orientering. SAK NR. 68/2016 MØTEPLAN FOR 2017 Fra behandlingen: Det ble foreslått å flytte møtet den 6/2-17 til den 20/2-17. Fremlagt forslag til møteplan med endring ble enstemmig vedtatt. Vedtak, enstemmig: Møteplan for kontrollutvalget for 2017 fastsettes slik: Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl Mandag kl SAK NR. 69/2016 Vedtak, enstemmig: INVITASJON TIL KONTROLLUTVALGSKONFERANSEN 2017 Alle utvalgsmedlemmene tilbys å reise til Kontrollutvalgskonferansen 2017 (1. 2. februar 2017). Hov, 5. desember RETT UTSKRIFT: Hov, 5. desember Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 5

9 NESTE MØTE Dato: MANDAG 20. FEBRUAR 2016 Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Kommunens etterlevelse av lov om barneverntjenester / Fylkesmannens tilsyn Prosjektplan: Tidlig innsats NOU 4:2016 Ny kommunelov Fylkesmannens kommunebilde 2016 Saker til senere oppfølging: Nye Hovli omsorgssenter (fokus på styring, etterlevelse av rutiner, oppfølging av politiske vedtak og kommunikasjon/rapportering), jf.kusak 49/16. Bestillinger - Innlandet Revisjon IKS: Selvkostberegning gebyr spredt avløpsanlegg (KU-sak 40/16) Årlig sak/regnskapsrevisjon: Revisjon av beboerregnskap 6

10 SAK NR. 02/2017 Søndre Land kommune REGNSKAPSREVISJON: STATUS FOR REVISJON AV KOMMUNEREGSKAPET FOR 2016 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Forskrift om kontrollutvalg 2. Veileder vedr. kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor regnskapsrevisor (Norges Kommunerevisorforbund, 2010) 3. Inngått oppdragsavtale mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Vedlagt: Nei Nei Nei FORSLAG TIL VEDTAK: Revisors informasjon om status i arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet for 2016 tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: I tråd med avtale og fast praksis er Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor invitert til å orientere om status og fremdrift for arbeidet med revisjon av kommuneregnskapet. Rapporteringen er den andre av tre faste rapporteringspunkter fra regnskapsrevisor til kontrollutvalget gjennom revisjonsåret. Kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver med regnskapsrevisjonen: Kontrollutvalgets hovedoppgave med regnskapsrevisjon er i henhold til 6 i forskrift om kontrollutvalg: å påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder å holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 1

11 For å holde seg løpende oppdatert er det etablert praksis med minimum tre samtaler med revisor i løpet av året: 1. Presentasjon av revisjonsplan/-strategi (normalt september) 2. Statusrapport (normalt februar) 3. Årsavslutning og presentasjon av revisjonsberetningen (normalt april) Hyppighet på kommunikasjonen og innholdet i samtalene følger anbefalingen/veilederen på området, Norges Kommunerevisorforbunds din veileder om kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor regnskapsrevisor. Inngått avtale med revisor: Det er stilt krav/forventninger til statusrapporteringen i oppdragsavtalen som er inngått mellom kontrollutvalget og revisor. Forventningene er formulert slik, jf. vedlegg 1 til avtalen: Formål/resultatkrav: Kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon til å vurdere at revisjonen av kommunens årsregnskap gjennomføres på en betryggende måte. Statusrapporteringen bør omfatte: Vesentlige revisjonsaktiviteter og resultatet av disse, herunder status i «Risikofaktorer til oppfølging» Revisjon av internkontrollen, herunder kartlegging, testing og vurdering av rutiner og prosesser Oppfølging av evt. nummerert brev Eventuelle endringer i revisjonsplan/-strategi, herunder endring i risikoforhold Fremdrift i revisjonsarbeidet Informasjon om kommunikasjon mellom revisor og kommunen Faser i revisjonsarbeidet: Regnskapsrevisjonen kan inndeles i tre faser: 1. I planleggingsfasen (ca. mai - september) vurderes de største regnskapspostene ut fra risikoog vesentlighetsforhold basert på revisors kunnskap om og erfaring med oppdraget. Her tar revisor stilling til hvordan vi skal utføre revisjonen for å kunne bekrefte at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. I planen inngår også hvordan den økonomiske internkontrollen skal gjennomgås og eventuelt testes. I tillegg til den rent økonomiske virkningen av eventuelle feil, søker man også å ta hensyn til allmennhetens behov for informasjon knyttet kommunens årsplan og årsbudsjett. Revisjonsplan/-strategi presenteres for kontrollutvalget. 2. I gjennomføringsfasen (ca. september - februar) kartlegges og vurderes normalt internkontrollen først. Revisjon som direkte gjelder bekreftelse av regnskapsposter, gjøres gjerne etterpå og normalt mot slutten av året i forbindelse med regnskapsavslutningen. Kontrollutvalget informeres om arbeidet (statusrapportering). 3. I avslutningsfasen (ca. februar - april) utføres kontroller rettet mot årsavslutningen og det konkluderes det på utført arbeid, herunder hvorvidt det er utført tilstrekkelig revisjon. Revisjonsberetning avlegges (frist 15/4). Ofte lages det også et årsavslutningsbrev til rådmannen. Revisor deltar i forbindelse med kontrollutvalgets behandling av årsregnskapet og presenterer revisjonsberetningen og de avsluttende konklusjonene. 2

12 SAK NR. 03/2017 Søndre Land kommune FYLKESMANNENS KOMMUNEBILDE 2016 SØNDRE LAND KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Kommunebilde 2016 Søndre Land kommune (utarbeidet av Fylkesmannens i Oppland) Vedlagt: Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Fylkesmannens kommunebilde 2016 for Søndre Land kommune tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Fylkesmannen skal kjenne sine kommuner godt, og for 12. gang presenterer Fylkesmannen i Oppland kommunebilder der kommunenes arbeidsmåter og fagområder er analysert, vurdert og beskrevet. Kommunebildet for 2016 ble tilgjengeliggjort 8. september Arbeidsformen for å få så relevante og korrekte kommunebilder involverer mange fagfolk hos Fylkesmannen. Som utgangspunkt for årets kommunebilder er 83 underpunkter «sjekket ut» for hver kommune. Dette er igjen oppsummert i en overordnet vurdering av åtte fagområdet der Fylkesmannen har et veilednings- eller kontrollansvar. Kontrollutvalget skal også kjenne sin kommune godt. Fylkesmannens kommunebilde legges derfor frem til orientering. 1

13

14

15

16

17

18

19

20

21 SAK NR. 04/2017 Søndre Land kommune PROSJEKTPAN: TIDLIG INNSATS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Prosjektplan: Tidlig innsats (Innlandet Revisjon IKS, 31. januar 2017) Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Fakta: Temaet «Tidlig innsats» er ett av flere prioriterte tema i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon Etter bestilling fra kontrollutvalget gjennomførte Innlandet Revisjon IKS en foranalyse der formålet var å gi kontrollutvalget et bedre beslutningsgrunnlag for eventuelt å igangsette et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Foranalyse ble presentert i kontrollutvalgets møte den 5. desember 2016, der det ble fattet slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget prioriterer å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot kommunens (skolenes) oppfølging av de rutiner som er utarbeidet i forbindelse med tidlig innsats og tilpasset opplæring og hvordan man oppdager og kartlegger elever som har ekstra behov. Vedlagt følger forslag til prosjektplan. 1

22 Som det fremgår av prosjektplanen foreslås det følgende problemstillinger for revisjonsprosjektet: 1. Har Søndre Land kommune rutiner/system for å ivareta kravet om tilpasset opplæring - herunder system/rutiner for å vurdere elevenes behov for spesialundervisning? 2. I hvilken grad har skolene tiltak for å ivareta krav om tidlig innsats, underveisvurdering og tilpasset opplæring? 3. I hvilken grad sikrer skolene at det prøves ut tiltak innenfor ordinær opplæring i arbeidet med å vurdere elevenes behov for spesialundervisning? Vurdering: Problemstillingene som reises er i tråd med det kontrollutvalget har ønsket å få vurdert nærmer. Prosjektet er stipulert til 220 timer. Dette er det samme som kontrollutvalget har til disposisjon, jf. oppdragsavtalen for Av mindre bestillinger har kontrollutvalget allerede bestilt en gjennomgang av selvkostberegning. Dette kommer i tillegg til årlig gjennomgang av beboerregnskap. Her bør også tas hensyn til usikkerhet omkring samarbeid med de øvrige kontrollutvalgene i regionen om kontroll med Gjøvik Krisesenter IKS. Oppsummert gjør budsjettsituasjonen det utfordrende for kontrollutvalget å bestille prosjektet fullt ut slik det foreslås. Dette må diskuteres nærmere før bestilling, og saken legges frem uten forslag til vedtak. 2

23 TIDLIG INNSATS Søndre Land kommune Innlandet Revisjon IKS /KR/GSL

24 tidlig innsats 1. INNLEDNING I sak 38/2016 i kontrollutvalgets møte 19. september 2016 ble tilstandsrapporten for grunnskolen for 2015 presentert. Med bakgrunn i rapporten ble følgende tema tatt inn i kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon : - Tidlig innsats og tilpasset undervisning - Spesialundervisning - Tidlig innsats og barnehagens rolle. Innlandet revisjon IKS ble bedt om å lage en forundersøkelse rettet mot tidlig innsats og tilpasset undervisning i grunnskolen i Søndre Land kommune. Foranalyse om tidlig innsats var til behandling i kontrollutvalget 5.desember 2016 i sak nr. 66/2016. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget prioriterer å gå videre med planleggingen av et revisjonsprosjekt på området. 2. Innlandet Revisjon IKS bes om å lage en prosjektplan for et revisjonsprosjekt rettet mot kommunens (skolenes) oppfølging av de rutiner som er utarbeidet i forbindelse med tidlig innsats og tilpasset opplæring og hvordan man oppdager og kartlegger elever som har ekstra behov. 2. MÅL, PROBLEMSTILLINGER OG FORVENTET NYTTE Målet med prosjektarbeidet er å undersøke kommunens (skolenes) oppfølging av de rutiner som er utarbeidet i forbindelse med tidlig innsats og tilpasset opplæring, og hvordan man oppdager og kartlegger elever som har ekstra behov. Prosjektet tar utgangspunkt i følgende problemstillinger/underproblemstillinger: 1. Har Søndre Land kommune rutiner/system for å ivareta kravet om tilpasset opplæring - herunder system/rutiner for å vurdere elevenes behov for spesialundervisning? 2. I hvilken grad har skolene tiltak for å ivareta krav om tidlig innsats, underveisvurdering og tilpasset opplæring? 3. I hvilken grad sikrer skolene at det prøves ut tiltak innenfor ordinær opplæring i arbeidet med å vurdere elevenes behov for spesialundervisning? Det vil kunne oppstå behov for å endre formuleringer av problemstillingene underveis i prosjektet. Ved endringer i selve innholdet i prosjektet vil endringene bli diskutert med sekretariatet. Innlandet Revisjon IKS Side 2

25 tidlig innsats 3. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene i et slikt prosjekt vil i hovedsak være opplæringslovens kapittel 1.3 om tilpasset opplæring og tidlig innsats. Dette vil si å fokusere på fase 1-3 i figuren under. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Du tror at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte Skolen sender en henvisning til PP-tjenesten PP-tjenesten gjør en sakkyndig vurdering av elevens behov Skolen vurderer og avgjør om eleven har rett til spesialundervisn ing (vedtaksfasen) Eleven får spesialundervisn ing Skolen evaluerer og vurderer veien videre 3.1 OPPLÆRINGSLOVEN TILPASSET OPPLÆRING OG TIDLIG INNSATS Tilpasset opplæring er et generelt prinsipp for skolens virksomhet og opplæringsloven 1-3 slår fast at; «Opplæringa skal tilpassast evnene og føresetnadene hjå den enkelte eleven, lærlingen og lærekandidaten.» I tillegg har kommunene en plikt til å sette inn ekstra innsats rettet mot elever som er svake i lesing og regning på de laveste årstrinnene. 1-3 sier videre: «På 1. til 4. årstrinn skal kommunen sørgje for at den tilpassa opplæringa i norsk eller samisk og matematikk mellom anna inneber særleg høg lærartettleik, og er særleg retta mot elevar med svak dugleik i lesing og rekning.» Hensikten er at en styrka satsing på lesing og regning for elevene på 1-4 årstrinn vil bedre det ordinære opplæringstilbudet og kunne ha som konsekvens at færre har behov for spesialundervisning. 1 I Ot.prp nr. 55 viste departementet til at organiseringen av den forsterkede opplæringen ville være opp til skoleeier. Departementet uttalte at for å gi en målrettet og god forsterket opplæring, må kommunene sørge for å ha tilstrekkelig kunnskap og informasjon om elevenes ferdigheter og kunnskapsnivå. Siden antall elever per lærer ikke er lovfestet utover et krav om at gruppene organiseres forsvarlig, uttalte departementet at det ikke er mulig å fastsette noe eksakt tall på lærertettheten i denne sammenhengen. Det er viktig å være klar over at 1-3 ikke gir rett til spesialundervisning og reglene for spesialundervisning forble uendret også etter at 1-3, 2 ledd trådte i kraft i Men i odelstingsproposisjon nr. 55 ( ) bemerkes det at terskelen for å sette i verk særlige tiltak etter denne bestemmelsen for konkrete elevgrupper likevel ikke skal være for høy ELEVER MED STORT LÆRINGSPOTENSIAL Ved kongelig resolusjon 18. september 2015 oppnevnte Regjeringen et utvalg for høyt presterende elever. Utvalget ble gitt følgende mandat (utdrag av mandatet): «Skolen har etter opplæringsloven 1-3 en plikt til å tilpasse opplæringen til den enkelte elevs evner og forutsetninger. Skolen har, og skal fortsatt ha, oppmerksomhet rettet mot elever som trenger ekstra støtte i opplæringen. Plikten til å gi den enkelte elev tilpasset opplæring gjelder imidlertid også elever som presterer på høyt faglig nivå, elever som har spesielle talent og elever som har potensial til å nå de høyeste faglige nivåene. 1 Jfr omtale i Ot.prp.nr.55 ( ) Om lov om endringer i opplæringsloven og privatskoleloven. Innlandet Revisjon IKS Side 3

26 tidlig innsats Utvalget skal vurdere forutsetninger, og foreslå konkrete tiltak, for at flere elever skal prestere på høyt og avansert nivå i grunnopplæringen og for at høyt presterende elever skal få et bedre skoletilbud.» 2 Utvalget har gitt anbefalinger til nasjonale myndigheter, forskningsmiljøer, skoleeiere, skoleledere og lærere. I utvalgets utredning skriver de at elever med stort læringspotensial utgjør ca. 10 til 15 prosent av elevpopulasjonen. Utvalget har definert elever med stort læringspotensial slik: Elever som presterer på høyt faglig nivå Elever som har spesielle evner og talent Elever som har potensial til å nå de høyeste faglige nivåene 3.2 OPPLÆRINGSLOVENS KAPITTEL 5 OM RETT TIL SPESIALUNDERVISNING. Retten til spesialundervisning er hjemlet i 5-1 i opplæringsloven. I følge loven har elever som ikke har eller ikke kan få tilfredsstillende utbytte av det ordinære tilbudet rett til spesialundervisning. Før kommunen gjør vedtak om spesialundervisning skal det ifølge 5-3 foreligge en sakkyndig vurdering. Vurderingen skal vise om eleven har behov for spesialundervisning og hvilket opplæringstilbud som bør gis. I henhold til opplæringsloven 5-4 skal skolen ha vurdert og eventuelt prøvd ut tiltak innenfor det ordinære opplæringstilbudet, med sikte på å gi eleven tilfredsstillende utbytte, før det blir gjort en sakkyndig vurdering. 3.3 KOMMUNENS RUTINER Som omtalt i foranalysen har kommunen utarbeidet rutiner for oppfølging av kartleggingsprøver. I første del av undersøkelsene vil kommunens rutiner utgjøre datagrunnlaget opp mot lovverk på området. I de to neste problemstillingene vil kommunens rutiner utgjøre revisjonskriterier, da skolenes praksis undersøkes opp mot kommunens rutiner. 4. METODE OG GJENNOMFØRING Prosjektet vil bli gjennomført i henhold til RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon som er gjeldende som god kommunal revisjonsskikk fastsatt av Norges Kommunerevisorforening. Metode 2 Utvalget (Jøsendalutvalget) ga ut sin utredning i NOU 2016:14 Mer å hente. Innlandet Revisjon IKS Side 4

27 tidlig innsats Prosjektet vil bli gjennomført ved dokumentanalyse, intervju og gjennomgang av mapper på individnivå. Det vil først bli tatt stilling til omfanget av utplukk av mapper etter at intervjuene er gjennomført. Gjennomføring Ressursbruken til et eventuelt prosjekt er blant annet avhengig av følgende forhold: Antall problemstillinger som ønskes undersøkt Hvor omfattende datagrunnlag det er nødvendig å samle inn for å vurdere kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene Hvilke metoder som benyttes for å framskaffe datagrunnlaget Hvor kompliserte og krevende vurderinger som må foretas Hvor godt dokumentert og tilgjengelige data fra kommunens systemer er Rammen på dette prosjektet er satt til ca 220 timer (eksklusive arbeidet med foranalysen), som er innenfor rammen kommunen har til forvaltningsrevisjon. Ressursen vi har til prosjektet kan gi begrensninger på hvor dypt vi kan gå inn i problemstillingene. Det er videre vanskelig å anslå ressursbruken helt nøyaktig på forhånd fordi vi ikke har detaljkunnskap om kommunens systemer og hvor arbeidskrevende det blir å innhente nødvendige data. Vi vet heller ikke på forhånd hvilke funn vi kommer til å gjøre og i detalj hvilke vurderinger som vi må gå inn på. Ressursbruken kan derfor bli både litt høyere eller litt lavere enn anslått. Vi planlegger oppstart i løpet av vinteren/våren 2017 og gjennomføring i løpet av året. Prosjektarbeidet vil i hovedsak bli utført av Kari Robbestad. Guro Selfors Lund vil være oppdragsansvarlig for prosjektet. Prosjektet vil kvalitetssikres av oppdragsansvarlig revisor. Innlandet Revisjon IKS Side 5

28 SAK NR. 05/2017 Søndre Land kommune KOMMUNENS ETTERLEVELSE AV BARNEVERNLOVEN OG FYLKESMANNENS TILSYN MED LAND BARNEVERNTJENESTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Samarbeidsavtale om en felles barneverntjeneste i Land 2. Pålegg etter kommuneloven 60 Retting av brudd på lov om barneverntjenester Land barneverntjeneste Nordre Land kommune (brev av fra Fylkesmannen i Oppland til Nordre Land kommune) 3. Diverse avisartikler Vedlagt: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Søndre Land kommune inngår i et samarbeid med Nordre Land kommune om drift av felles barneverntjeneste (Land barneverntjeneste - se samarbeidsavtale, vedlegg 1). Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 28 som et vertskommunesamarbeid, der Nordre Land kommune er vertskommune. Dette innebærer bl.a. at barnevernstjenesten administrativt er underlagt rådmannen i Nordre Land kommune. 1

29 Selv om oppgavene er delegert til Land barneverntjeneste er ansvaret ikke delegert. Det er fortsatt Søndre Land kommune sitt ansvar å påse at det blir gitt forsvarlig tjenester til kommunens innbyggere og at lovverket etterleves. Fylkesmannens gjennomførte tilsyn med Land barneverntjeneste i desember 2017 og ga i brev av pålegg til Nordre Land kommune om å rette brudd på lov om barneverntjenester (se vedlegg 1). Pålegget betyr at Fylkesmannen mener kommunen ikke utfører sine oppgaver i tråd med loven med den konsekvens at barn ikke får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Fylkesmannen vurderer at svikten i tjenesten blant annet skyldes manglende og ustabile ressurser i barneverntjenesten i kombinasjon med manglende styring og internkontroll i kommunen. Fylkesmannen har tidligere påpekt at kommunen har betydelige utfordringer med å organisere og drive barneverntjenesten innenfor lovens rammer. Med bakgrunn i den oppståtte situasjonen er rådmannen invitert til å orientere om status for etterlevelse av barnevernloven i Søndre Land kommune og kommunens og dialogen med Fylkesmannen og Nordre Land kommune omkring saken. Saken legges frem uten forslag til vedtak. 2

30 Samarbeidsavtale om en felles barneverntjeneste i Land Dato: Avtalen bygger på vedtak i kommunestyrene om å organisere barneverntjenesten etter kommuneloven sine regler om vertskommunesamarbeid jfr 28 a,b,e,f,h,i,j,k. Den lovteksten det refereres til er vedlagt avtalen. I. Deltagere i samarbeidet Søndre Land og Nordre Land, inngår et felles samarbeid om en barneverntjeneste i Land. Kommunene skal ha en felles barneverntjeneste etter reglene i kommuneloven 28 b, administrativt vertskommunesamarbeid. Nordre Land kommune skal være vertskommune og Søndre Land kommune er samarbeidskommune. II. Hva omfatter avtalen Ordningen omfatter hele barneverntjenesten inklusive den regionale tilsynsfører ordningen og bofelleskap for enslig mindreårige. Bofelleskapet for enslig mindreårige er en egen avdeling med eget regnskap og vil ikke berøre en felles barneverntjeneste utover tiltakssiden. III. Formålet med en interkommunal barneverntjeneste Samarbeidet skal sikre at kommunene utfører de oppgavene kommunen har ihht Lov om barneverntjenester og skal ha myndighet til å treffe vedtak med hjemmel i denne loven. Denne avtalen fritar ikke kommunene ansvaret de har ihht Lov om barneverntjenester 3-1 oh 3-2 om forebyggende virksomhet. Det forutsettes at barneverntjenesten etablerer et tilfredsstillende internkontrollsystem for å ivareta gjeldende lovkrav og de implisertes rettssikkerhet ifht forsvarlig tjenesteutøvelse og saksbehandling. IV. Delegering Søndre Land kommune har delegert myndigheten etter barnevernsloven til rådmannen i Nordre Land kommune dvs vertskommune i samsvar med kommunelovens 28 b. V. Iverksetting/ endring/oppsigelse

31 Denne avtalen gjelder fra Endring i denne avtalen kan gjøres dersom kommunene er enige. Avtalen er ikke tidsavgrenset men kan sies opp med ett års varsel. Endringer i denne avtalen kan gjøres dersom rådmennene er enige. VI. Ansatte/ Virksomhet De ansatte i Søndre Land kommune blir etter regler for virksomhetsoverdragelse jfr. 16 i Arbeidsmiljøloven overført til Nordre Land kommune. Ved en eventuell avvikling av Land Barneverntjeneste vil kommunene fremdeles være avhengig av å ha en barneverntjeneste, og ansatte vil ved en eventuell overdragelse av tjenesten tilbakeføres til kommunene eller til et annet samarbeid. De vil være vernet gjennom reglene i Arbeidsmiljøloven om virksomhetsoverdragelse. Dersom det skulle vise seg at disse reglene ved en eventuell avvikling ikke skulle bli benyttet, får arbeidstakerne fortrinnsrett til en annen stilling i den kommunen vedkommende opprinnelig var tilsatt i, etter bestemmelser i Arbeidsmiljøloven Nordre Land kommune har ansvaret for tilsetting av barnevernleder, i samråd med rådmannen i Søndre Land. VII. Budsjett og økonomi Forslag til budsjett for kommende år og økonomiplan for de neste fire år skal utarbeides av leder og oversendes Søndre Land og Nordre Land ved rådmann innen 15 september hvert år. Fordelingen av årsbudsjettets nettoutgifter på den enkelte kommune skal fremgå i samsvar med punkt VIII. Skulle årsbudsjettet medføre endringer i antall årsverk for virksomheten, skal dette fremgå eksplisitt. Forslaget drøftes i møte mellom rådmennene der man søker å bli enige om forslag til budsjett og økonomiplan. Kommunestyret i vertskommunen vedtar driftsbudsjett og økonomiplan. Tiltaksbudsjettene og deltakerkommunene sine bevilgninger til barneverntjenesten blir behandlet og godkjent av kommunestyret i den enkelte kommune. Regnskap og årsmelding for foregående år sendes kommunene innen 15 mars, I tillegg sendes kopi av halvårsrapport til Fylkesmannen. VIII. Økonomi og regnskap Alle inntekter og utgifter vedrørende en felles barneverntjeneste i Land skal føres på et eget ansvarsområde. I fordelingsgrunnlaget for utgifter inngår alle utgifter knyttet til drift(nettoutgifter) Alle direkte utgifter. Med det menes personalrelaterte kostnader(herunder personalkostnader) for de ansatte i tjenesten, samt utgifter knyttet til kontor Relevante inntekter som vertskommunen mottar spesielt Lokalrelaterte kostnader inkluderer med lokal leie, herunder strøm, forsikring mm. Her vil barneverntjenesten framleie fra Nordre Land kommune lokaler i sentrumsbygg og de faktiske kostnadene vil ligge på ca 1000,- pr m2. Administrative servicekostnader(dvs regnskap, lønn og personal) er regulert til å koste 0,31% av budsjetterte brutto drifts- og investeringsutgifter i samarbeidet.

32 Etablerings og driftskostnader fordeles etter innbyggertall basert på det foregående år. Kostnader til barnevernstiltak, i eller utenfor familien, dekkes av den kommunen som etter barnevernsloven har ansvaret for gjeldende barn. I det omfanget man erstatter slike tiltak med innsats fra tjenestens egne ansatte, skal man tilstrebe å fordele denne innsatsen mellom kommunene over tid. Vertskommunen sender Søndre Land kommune kvartalsvise regnskapsrapporter. Ved avvik fra tiltaksbudsjettet skal barnevernleder, via enhetsleder orienterer rådmannen i den kommunen avviket gjelder snarest mulig. Vertskommunen fakturerer akontosummer til samarbeidskommunen 4 ganger i året. Avregning for foregående år sendes fra vertskommunen til Søndre Land kommune innen 31 januar. Avregning for administrasjon/hjelpetiltak sendes fra vertskommune til Søndre Land kommune. IX. Juridisk ansvar Vertskommunen har arbeidsgiveransvaret for de ansatte i barnevernstjenesten og de ansatte i tilsynsfører ordningen. Vertskommunen og samarbeidskommunens ansvar vil være regulert av gjeldende lover. Kommunelovens 28 k regulerer ansvarsforholdet ved statlig til syn med vertskommunen. X. Lokalisering/lokaler Barnevernssamarbeidet har hovedkontor i Nordre Land. Søndre Land stiller til rådighet kontor og /eller møterom i egen kommune for de oppgaver tjenesten skal uføre. Arkivene fra Søndre Land kommune blir lånt ut til Nordre Land kommune som har arkivansvaret for det nye Land Barneverntjeneste. Dette gjelder fra Arkivet skal være mulig å dele igjen ved en eventuell avvikling av en felles barneverntjeneste. XI. Organisering av arbeidet Barneverntjenesten organiseres i enhet Familie og Helse i Nordre Land kommune og barnevernleder rapporterer til enhetsleder. Hovedkontoret får beliggenhet på Dokka og vil være bemannet og åpent 5 dager i uka. Tjenesten styres av en avdelingsleder i samarbeid med fagleder. XII. Informasjon til samarbeidskommunene Barnverntjenesten skal etablere styrings- og rapporteringssystemer til begge kommunene på en slik måte at relevante lovkrav er tilfredsstilt, herunder kravet til internkontrollsystem. Nordre Land kommunen skal underrette Søndre Land kommune om de vedtak Nordre Land kommune treffer, rutiner for dette avtales kommunene imellom. Det er vedtak som omfatter økonomiske og juridiske forpliktelser utover det ordinære.

33 XIII. Tvistemål Tvistemål om virksomheten som måtte komme mellom Nordre Land kommune og Søndre Land kommune skal avgjøres ved voldgift i i Gjøvik Tingrett i samsvar med reglene i Tvistemålsloven. Voldgiftsretten skal ha 3 medlemmer oppnevnt av sorenskriveren fra Gjøvik Tingrett. Rettens leder skal være jurist. Sted: Dokka/Hov. Dato... Rådmann Jarle Snekkestad Nordre Land kommune Rådmann Nils Hesthagen Søndre Land kommune

34

35 Nordre Land kommune Postboks Dokka Deres referanse Dato Vår referanse 2016/ EBJ Saksbehandler Espen Bjorli, tlf Pålegg etter kommuneloven 60 d - Retting av brudd på lov om barneverntjenester - Land barneverntjeneste - Nordre Land kommune Fylkesmannen viser til forhåndsvarsel om pålegg om retting av brudd på lov om barneverntjenester i Nordre Land kommune av Bakgrunn for saken: Land barneverntjeneste er et samarbeid mellom Søndre Land kommune og Nordre Land kommune, der Nordre Land er vertskommune. Fylkesmannen innkalte den kommunens ledelse til møte hos Fylkesmannen den , grunnet alvorlige fristbrudd i undersøkelsessaker i kommunene. Den ble Fylkesmannen oppringt av tjenesteområdeleder i kommunen som var bekymret for situasjonen i kommunen. På bakgrunn av dette, samt vår øvrige kjennskap til barneverntjenesten, besluttet Fylkesmannen å iverksette et stikkprøvetilsyn i form av gjennomgang av saksmapper i Land barneverntjeneste. Stikkprøvene avdekket flere betydelige mangler, og Fylkesmannen besluttet å foreta en gjennomgang av samtlige saksmapper i barneverntjenesten. Den ga Fylkesmannen kommunen muntlig tilbakemelding om straks å sikre forsvarlighet i 13 saker. Kommunen ble videre varslet om at de også må sikre forsvarligheten i en stor andel av de øvrige sakene som Fylkesmannen hadde gjennomgått. I møtet den deltok representanter fra Fylkesmannen, ordfører i Nordre Land, begge kommuners rådmenn, tjenesteområdeledere fra kommunene samt leder av Land barneverntjeneste. Møtet hadde som hensikt å utveksle informasjon om status, få oversikt over kommunenes håndtering av svikten, herunder hvilke tiltak kommunene hadde planlagt eller iverksatt for å avhjelpe situasjonen. Ut fra det som framkom i møtet, vurderte Fylkesmannen at de tiltakene kommunene hadde planlagt og iverksatt så langt ikke var tilstrekkelige. Det ble fastslått at kommunen over lang tid har vært kjent med utfordringer i tjenesten. Videre at kommunen har hatt økende fristoversittelser over tid. Ved siste rapportering var fristbruddene i undersøkelsessakene 61,8 % (Nordre Land) og 63,6 % (Søndre Land). Fylkesmannen presiserte i møtet at det viktigste å sikre først, er forsvarlige tjenester i de nevnte enkeltsakene, men at kommunen samtidig må jobbe på et overordnet nivå for å forbedre tjenesten. Fylkesmannen ga forhåndsvarsel om pålegg den Det vises til forhåndsvarselet. Besøksadresse: Gudbrandsdalsvegen 186, 2619 Lillehammer Postadresse: Postboks 987, 2604 Lillehammer Telefon: Telefaks: E-post: fmoppost@fylkesmannen.no Org.nr:

36 Status pr Fylkesmannen vurderer at kommunens svar på forhåndsvarsel av pålegg ikke tilfredsstiller kravet til forsvarlige barneverntjenester. I kommunens gjennomgang av de angitte enkeltsakene har ikke kommunen sikret en forsvarlig gjennomgang. Oppsummering Nordre Land kommune utfører fortsatt ikke sine oppgaver i tråd med kravene i lov om barneverntjenester. Tjenesten er ikke tilfredsstillende og innebærer en svekkelse av rettssikkerheten til brukere av barnevernet. Dette medfører bl.a. at barn ikke får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. Fylkesmannen vurderer at dette blant annet skyldes manglende og ustabile ressurser i barneverntjenesten i kombinasjon med manglende styring og internkontroll i kommunen. Kommunen har som tidligere påpekt betydelige utfordringer med å organisere og drive barneverntjenester innenfor lovens rammer. Pålegg etter kommuneloven 60 d Etter kommuneloven 60 d kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette forhold som er i strid med de bestemmelsene det føres tilsyn med. Før det gis pålegg skal kommunen få en rimelig frist til å rette på forholdene, og det skal gjøres en vurdering av hvilke virkninger pålegget kan ha for kommunens øvrige virksomhet. Kommunen er gitt forhåndsvarsel i brev av 7. desember 2016, og det er blitt gitt en frist på en uke til å rette forholdene. Til tross for enkelte forbedringer vedvarer en rekke brudd på barnevernlovens krav. Det fattes derfor følgende vedtak: Vedtak Med hjemmel i kommuneloven 60d pålegges Nordre Land kommune å gjennomføre tiltak spesifisert i vedlegget som sikrer at: Det gjøres en faglig forsvarlig gjennomgang av de 66 sakene angitt i vedlegget. Fylkesmannen har prioritert sakene i vedlegget med tre forskjellige tidsfrister. Fylkesmannen ber om å få tilsendt fortløpende bekreftelser på at lovbruddene er rettet innen fristene spesifisert i vedlegget. Fylkesmannens vedtak kan påklages til Statens Helsetilsyn. Klagefristen er tre uker. Med hilsen Sigurd Tremoen Erlend T. Aasheim avdelingsdirektør/fylkeslege Etter våre rutiner er dette brevet godkjent og sendt uten underskrift. Vedlegg unntatt etter Offl 13: Oversikt og tilbakemeldinger i saker Kopi til: Søndre Land kommune Hovsbakken Hov 2

37 SAK NR. 06/2017 Søndre Land kommune PROSJEKTPLAN FOR UTVIKLING AV LAND BARNEVERNSTJENESTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Prosjektplan Land barnevernstjeneste Forsvarlig barnevernstjenester Vedlagt: Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Prosjektplan for utvikling av Land barnevernstjeneste «Land barnevernstjeneste Forsvarlige tjenester», tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Med bakgrunn i den oppståtte situasjonen i Land barneverntjeneste har Nordre Land kommune utarbeidet en kortsiktig tiltaksplan, og en mer langsiktig prosjektplan. Vedlagt saken følger prosjektplanen for prosjektet «Land barnevernstjeneste Forsvarlige tjenester», initiert av rådmannen i Nordre Land kommune. Prosjektet avsluttes høsten For kontrollutvalgene i både Nordre Land kommune og Søndre Land kommune er det viktig å forstå hvordan kommunene, med Nordre Land kommune som vertskommune, jobber for å rette opp situasjonen. Saken er under oppfølging fra Fylkesmannen i Oppland, og kontrollutvalgenes rolle vil primært være å følge med på arbeidet. Saken legges derfor frem til orientering. 1

38 Målsettingene for prosjektet er formulert slik i prosjektplanen: 3.2. Mål for hovedprosjektet Innen utgangen av 2018 har Land barnevernstjeneste forsvarlige tjenester, kjennetegnet ved; - En tjeneste som sikrer barn og unge forsvarlig bistand til rett tid. - I samarbeid med andre avdelinger i kommunene, er barnevernet en reell ressurs i barns levekår. - Fylkesmannens pålegg ivaretas, snarest. - For å sikre både det kortsiktige og langsiktige målet i hovedprosjektet, etableres to delprosjekt. Delprosjektene gjennomføres parallelt og med gjensidig avhengighet av funn, tiltak og prosess. Hensikten er å sikre hovedprosjektets måloppnåelse og retning for framtidig bærekraft i Land barnevernstjeneste og samarbeidet om barns oppvekstsvilkår i begge kommunene. Delprosjektet 1: Lovlige og forsvarlige tjenester med null fristbrudd innen utgangen av 2018, med fokus på kvalitet, kompetanse, intern organisering, internkontroll, kapasitet og økonomi. Delprosjekt 1 har to arbeidsmål: 1. Kortsiktig: Fylkesmannens pålegg, sammen med daglig drift. 2. Langsiktig: Forsvarlige tjenester til rett tid. Metodisk jobb utført innen utgangen av Delprosjekt 2: Barn og unges oppvekstsvilkår - overordnet perspektiv med fokus på forebyggende arbeid og tverrfaglig samarbeid. Delprosjekt 2 tar utgangspunkt i barnevernlovens 1-1 Lovens formål: Formålet med denne loven er: - Å sikre barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. - Å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår. 2

39 Prosjektplan Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester Godkjent

40 1. Innledning og mandat. Fylkesmannen i Oppland gjennomfører pt. et tilsyn i Land barnevernstjeneste. Bakgrunnen er en dialog med fylkesmannen over tid, og et konkret ønske fra kommunen om veiledning og råd fra fylkesmannen, i en situasjon der kommunen har store avvik og manglende forsvarlighet på flere områder. Det ble fra sommeren 2015 leid inn inntil 4 årsverk private barnevernstjenester, pga. høyt sykefravær og vakanser 1, og i juni 2016 ble bemanningen styrket med ytterligere 2 faste årsverk. Tjenesten består nå av 17 faste årsverk og inntil 4 innleide årsverk. Det har ligget en forventning om nedtrapping av innleie fra høsten 2016, men barnevernsleder varslet at dette ville bli meget problematisk i forhold til å kunne tilby forsvarlige tjenester, og skrev et notat om dette. Nedtrapping av tjenestekjøp ble reversert av rådmannen, etter avklaring med Søndre Land. Barnevernsleder lanserte ideen om et regionalt barnevern. Ordførere og rådmenn i Søndre og Nordre Land møttes den og konkluderte med at barnevernslederens notat dokumenterte et økt behov for bemanningsressurser, og at ideen om et regionalt barnevern for Gjøvikregionen burde følges opp. Fylkesmannens tilsyn med tjenesten startet den og er todelt; - Gjennomgang av saksmapper - Systemrevisjon (tilsyn ift. planer, rutiner, prosedyrer etc.). I møte med fylkesmannen den ble rådmannen, enhetsleder og Leder av Land barneverntjeneste informert om de foreløpige resultater av tilsynet. Disse viser mange og alvorlige avvik i saksbehandlingen og tiltaksarbeidet. Avvikene dreier seg bl.a. om avvik i internkontroll, dokumentasjon, manglende eller ufullstendige undersøkelser, uklare eller manglende barnevernfaglige vurderinger, avvik i gjennomføring av vedtak og manglende evalueringer. Fylkesmannen identifiserte 13 kritiske saker som kommunen måtte følge opp straks. I møte med fylkesmannen på Lillehammer, gjennomgikk fylkesmannen på nytt resultatene etter gjennomsyn av 90 mapper. Både avsluttede saker og eksisterende saker. På møtet deltok Søndre Land med rådmann og tjenesteområdeleder. Nordre Land deltok med ordfører, rådmann, enhetsleder og leder av Land barneverntjeneste. Etter møtet ga fylkesmannen kommunen et varsel om pålegg, dersom ikke de kritiske sakene ble fulgt opp raskt. Videre at kommunen burde arbeide med ROS-analyser innenfor tjenesten, som grunnlag for å prioritere oppgaver og forbedringstiltak fremover. Dette er bakgrunnen for at Nordre Land kommune har utarbeidet en kortsiktig tiltaksplan, og en mer langsiktig prosjektplan for «Land barnevernstjeneste forsvarlige tjenester». 1 Med full effekt fra januar Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

41 2. Gjennomførte kortsiktige tiltak (KT). Tiltakene under henger sammen med de mer langsiktige hovedaktivitetene, jfr. kap KT01 KT02 KT03 KT04 Navn Hensikt Oppgaver Delmål/milepæler Sikre de 13 kritiske saker straks oppfølging. Kjøp av private barnevernstjenester, inntil 3 årsverk. Utlysning av nye faste stillinger med forbehold om kommunestyrets vedtak. Innhente tilbud om bistand fra eksternt ressursmiljø (prosjektledelse, prosessledelse) Sikre at sakene undersøkes forsvarlig, og at barn får den nødvendige hjelp. Sikre tilstrekkelig saksbehandlerkapasitet. Sikre at det er mulig å ansette nye medarbeidere med ønsket kompetanse fra sommer Sikre at et kompetent miljø kan bistå leder av LBV i å utvikle en forsvarlig tjeneste. Enhetsleder/Leder LBV gjennomgår sakene innen , og sikrer at det settes på saksbehandlere. Om nødvendig kjøpes (fremskyndes) kjøp av barnevernstjenester. Anbudsrunde er gjennomført. Inngå avtale med Barnevernskompetanse AS. Sikre videreføring av dagens saksbehandlerkapasitet fra , og helst fremskynde dette. Leder av LBV og HR utformer stillingsannonse som publiseres. Rådmann kontakter RO, Ressurssenter for omstilling i kommunene. Det inngås avtale og skrives innkjøpsprotokoll. Plan for håndtering av kritiske saker er sendt fylkesmannen den (foreløpig plan er sendt den 7.12.). Utkast til prosjektplan for Land BV-tjeneste er oversendt den Signert avtale og oppstart avklares Stillingsannonse publisert i uke Undertegnet oppdragsavtale 3. jan Status pr saker jf Fylkesmannens pålegg er sikret. Oppfølging pågår. 2. Barnevernkompetanse er innleid, inntil 2,5 årsverk pt. I tillegg er Trygg Start fortsatt inne med bistand i enkelte saker. 3. Utlyste stillinger: søkere 16. Prosess vedr tilsetting vil iverksettes umiddelbart sammen med HR. 4. Ressurssenter for omstilling i kommunene (RO) er inne med ekstern bistand. Er i gang med ROSanalyser i tjenesten. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

42 3. Mål 3.1. Overordna mål for kommunene I begge kommuneplanene er det fastsatt mål for barn og unge, og for de tjenestene som er viktige for disse gruppene. Barnevernets tjenester må ses i sammenheng med de andre tjenestene som retter seg inn mot et godt barneliv, forebygging av uønsket utvikling og ivaretakelse av barns rettigheter. Mål og strategier i Nordre Land kommunes kommuneplan: Arbeide for fortsatt å ha gode kommunale tjenester med garanti om barnehageplass, god kvalitet i skolen, attraktive kulturtilbud og høyt nivå på helse og omsorgstjenester, med garanti for at alle får rett omsorgstilbud når behovet inntrer. Barn og unge skal ha trygge oppvekstsvilkår, gode utviklingsmuligheter og god helse. Tilrettelegging for å oppnå god fysisk og psykisk helse. Mål i Søndre Land kommunes kommuneplan: Vi vil at Søndre Land skal være en attraktiv bo- og aktivitetskommune for folk i alle livets faser. I kommunen arbeider vi for at brukere av tjenestene innen oppvekst og helse skal være godt fornøyde. I skolen skal elevene ha et godt læringsmiljø, og en god skolehverdag. Vi skal gjennom inkludering og deltagelse begrense forekomsten og utviklingen av psykiske helseplager og redusere sosiale helseforskjeller Mål for hovedprosjektet Innen utgangen av 2018 har Land barnevernstjeneste forsvarlige tjenester, kjennetegnet ved; - En tjeneste som sikrer barn og unge forsvarlig bistand til rett tid. - I samarbeid med andre avdelinger i kommunene, er barnevernet en reell ressurs i barns levekår. - Fylkesmannens pålegg ivaretas, snarest. For å sikre både det kortsiktige og langsiktige målet i hovedprosjektet, etableres to delprosjekt. Delprosjektene gjennomføres parallelt og med gjensidig avhengighet av funn, tiltak og prosess. Hensikten er å sikre hovedprosjektets måloppnåelse og retning for framtidig bærekraft i Land barnevernstjeneste og samarbeidet om barns oppvekstsvilkår i begge kommunene. Delprosjektet 1: Lovlige og forsvarlige tjenester med null fristbrudd innen utgangen av 2018, med fokus på kvalitet, kompetanse, intern organisering, internkontroll, kapasitet og økonomi. Delprosjekt 1 har to arbeidsmål: 1. Kortsiktig: Fylkesmannens pålegg, sammen med daglig drift. 2. Langsiktig: Forsvarlige tjenester til rett tid. Metodisk jobb utført innen utgangen av Delprosjekt 2: Barn og unges oppvekstsvilkår - overordnet perspektiv med fokus på forebyggende arbeid og tverrfaglig samarbeid. Delprosjekt 2 tar utgangspunkt i barnevernlovens 1-1 Lovens formål: Formålet med denne loven er: - Å sikre barn og unge som lever under forhold som kan skade deres helse og utvikling, får nødvendig hjelp og omsorg til rett tid. - Å bidra til at barn og unge får trygge oppvekstsvilkår. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

43 3.3. Rammer For å kunne ha ressurser nok til kjøp av tjenester, parallelt med at det rekrutteres, og tenkes et helt budsjettår, så anbefaler rådmannen følgende endringer i Land barnevernstjenestes budsjett for 2017 og 2018; Utgift/år Kjøp av tjenester +2,8 mill. -2,8 mill. (3 stillinger, jan. t.o.m. august) Permanent oppbemanning +1,3 mill. +1,3 mill. (inntil 4 stillinger, f.o.m. juli-17) Fradrag for konsekvensjustering av -0,5 mill. - administrative utgifter fra 2016 Sum +3,6 mill. -1,5 mill. 4. Organisering 4.1. Prosjektledelse. Prosjektansvarlig (PA): Tjenesteområdeleder Berit Dokkebakke Navrud Prosjektleder (PL): PL: Ressurssenteret for omstilling i kommunene (RO), i samarbeid med leder av Land barnevernstjeneste. PA har sekretærfunksjonen i styringsgruppa. 4.2 Øvrige roller Prosjekteiere: Hvem? Hvorfor? A-eier: Oppdragsgiver: Styringsgruppe: Referansegruppe Formannskap/kommunestyre Rådmannen TO-leder Velferd (PA), Rådmann, TO-Grunnskole, TO-barnehage, Kommunalsjef SLK, Ordfører NLK, Formannskapsmedlem NLK og SLK, Tillitsvalgt FO. Grunnskole, SLK/NLK Helsesøster, SLK/NLK Barnehage, SLK/NLK Ungdomsklubb, SLK/NLK Ungdomskoordinator SLK/NLK Politiet PPT, SLK/NLK Kommunepsykolog, SLK/NLK Kultur SLK/NLK NAV SLK/NLK Psykisk helse SLK/NLK Beslutning om ressurser/plan Administrativt ansvarlig form iverksetting Ansvaret ligger i TOområdet. Sikre de nødvendige beslutninger, innspill, forankring. Barnevernets utfordringer må ses i sammenheng med aktiviteten i andre tjenester rettet mot barn og unge. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

44 4.3 Prosjektgruppe Prosjektgruppe bestående av: RO Leder av Land BV Teamledere HMS rådgiver Lean-rådgiver Merkantil barnevern - Prosjektledelse, prosessveileder (koordinator) - Operativ daglig ledelse/prosjektoppfølging - Undersøkelse, Tiltak, Fosterhjem - HR NLK - HR NLK - NLK Ansvar delprosjekt 1: Leder Land BV og rådgiver RO. Ansvar delprosjekt 2: TO-leder Velferd og seniorrådgiver RO. 5. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler Beslutningspunkter SG møtes før beslutningspunktene, og avgir sine anbefalinger til politiske saker. Beslutningspunkter BP Dato Beslutningsgrunnlag BP01 Prosjektplanen godkjennes i formannskap og kommunestyre Forslag til prosjektplan BP02 Prosjektplan godkjennes i SG Forslag til prosjektplan BP03 BP04 BP05 BP06 Gjennomføringsplan for Land barnevernstjeneste godkjennes i SG. SG drøfter rekruttering. Leder av Land BV tilsetter. Halvårsrapport behandles i kommunestyret 2, med særskilt rapportering fra barnevernsprosjektet. Godkjenning av statusrapport for barnevernsprosjektets 1.år Forslag til gjennomføringsplan Arbeidsavtaler inngått, oppstart avtalt. September 2017 Desember 2017 Halvårsrapport. Statusrapport BP07 Vedta revidert gjennomføringsplan Jan 2018 Forslag til gjennomføringsplanen 2 Kommunestyret blir orientert hver mnd om status i prosjekt Land barnevern. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

45 Beslutningspunkter BP Dato Beslutningsgrunnlag BP08 Godkjenne sluttrapport Sept 2018 Protokoll kommunestyret 5.2 Oppfølging PL rapporterer status til PA jevnlig for å sikre framdrift og god prosess utenom beslutningspunktene, det gjennomføres et ukentlig møte mellom PL og PA. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

46 6. Milepæler Nr. Milepæl Dato Målbart resultat (en beskrivelse/kriteria) MP01 Godkjenning av prosjektplanen Protokoll kommunestyret. MP02 Godkjenning av prosjektplan Styringsgruppe. MP03 Godkjenning av gjennomføringsplan MP04 Forsvarlig barneverntjenester Referat styringsgruppe, ev. sak til politisk behandling. Rapportering til Fylkesmannen Internt stikkprøvetilsyn (m bistand fra fylkesmannen). MP05 Statusrapport 1 år godkjent. Des 17 Protokoll formannskap/kommunestyre. MP06 PA eller PL orienterer i kommunestyret i begge kommuner. Hver mnd MP07 Revidert gjennomføringsplan. Jan 18 MP08 Avslutning av prosjektet, overføring til drift. Sept 18 Status gjennomføring. Referat styringsgruppe, ev. sak til politisk behandling. Protokoll kommunestyret. 7. Risikoanalyse og kvalitetssikring 7.1 Kritiske suksessfaktorer Riskoanalysen skal identifisere FAKTORER, som kan hindre prosjektet i å nå sine mål. Skala 1-5. Sannsynlighet (S)*Konsekvens (K)=Risikofaktor (RF) nr Risikofaktor S K RF Tiltak 1 Nok ressurser til å drive prosessen Sikre budsjettvedtak. 2 Prosjektledelse blir langvarig syk / slutter. 3 Ledelse i barnevernstjenesten/lokale ressurspersoner slutter/sykmeldes. 4 Høyt sykefravær blant barnevernsmedarbeiderne Avtale med RO må sikre prosjektledelse hvis hovedansvarlig for oppdraget blir syk Stedfortredere/andre interne ressurser må avklares og settes inn (i bl.a. ledelse), og være tett på prosessen Fremdriften må revurderes, tiltak må utsettes, kjerneoppgavene sikres. Økt kjøp av tjenester bør iverksettes. 5 Interne motsetninger Avdekke og avklare motsetninger når dette hindrer barnevernsarbeidet. 6 Manglende tillit i organisasjonen Lederskap og medarbeiderskap. 7 Manglende samarbeid / kommunikasjon med andre avdelinger i kommunene Bygge relasjoner og samarbeid gjennom fokus på gjensidig avhengighet og behov for hensiktsmessige strukturer. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

47 8. Gjennomføring 8.1 Hovedaktiviteter Nr. Navn Hensikt Oppgaver Resultat MP HA01 Planlegging Sørge for at prosjektet er planlagt, forankret og sikret framdrift. - Planlegge prosjektet - Arbeidsfordeling - Utarbeide prosjektplan Godkjent PP i fra TO-leder (PA), rådmann/ordfører 12 desember. HA02 Forankringstiltak Politisk og administrativ faglig forankring. - Prosess i Land BV-tjeneste. - Behandling i formannskapet (14.12.) og kommunestyret (20.12.) Personalmøte der utkast til prosjektplan presenteres (gjennomført 7.12.). Protokoll: Godkjenning av videre arbeid i hht. prosjektplan og rammebetingelser. HA03 Oppfølging av Fylkesmannens tilsynsrapporter (stikkprøvetilsyn og systemtilsyn) Prioritere tiltak (jfr. HA05 gjennomføringsplan), avvikshåndtering og utvikling av tjenesten. - I gjennomføringsplanen (HA04), og ev. i forkant (pga. frister), lage en plan for avvikshåndtering/utvikling av tjenesten. Gjennomføringsplan (plan for avvikshåndtering) utarbeidet innen HA04 Gjennomføre prioriterte ROSanalyser Skape rask forbedring innenfor håndtering av meldinger, undersøkelser og tiltak, samt frigjøre kapasitet til å jobbe med kortsiktige forbedringstiltak. ROS-analyser på bakgrunn av lovkrav innen følgende områder; Undersøkelser Fosterhjem Akuttsaker Tiltak Organisering ROS vedr kapasitet gjennomført 8.12, ikke konkludert i påvente av flere ros-gjennomganger. ROS vedr øvrige punkt gjennomføres i uke 6-10 i HA05 Gjennomføringsplan Land BV forsvarlighet. Oppfølging av ROSanalyser og fylkesmannens konklusjoner. Oppstart uke 6, 2017: Utarbeide gjennomføringsplan og sikre oppgave- og ansvarsfordeling. Hovedinnhold; - Internkontroll - Faglig kvalitet og kompetanse - Rutiner og fagsystem - Samarbeid med andre - Vurdering av bemanning Godkjent gjennomføringsplan HA06 Vurdere videreføring av igangsatte tiltak: (OBS! Gjøres i fbm. Gjennomføringsplan, jfr. HA04) Sikre gjennomføring og at nye tiltak og rutiner tas i bruk. - Kurs/kompetanseheving - Prosessveiledning - Juridisk veiledning - IKT-løsninger o Bærbare PCer o Videokonferanseuts Dels iverksatt, eller under iverksettelse høsten Lagt i gjennomføringsplanen innen Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

48 Nr. Navn Hensikt Oppgaver Resultat MP HA07 Utlysning: Rekrutteringstiltak Tilsettingsvedtak Sikre at det er mulig å ansette nye medarbeidere med ønsket kompetanse fra sommer Sikre nok kapasitet og faglig kvalitet. tyr o Elektronisk arkiv - Fysiske rammer - Interkontroll o Rutiner/Internuke o Rapportering - Interkommunalt samarbeid/glt o Barnevernvakt o Tiltaksteam o Tilsynsførerordning - Samarbeid med andre tjenester - Ut fra ROS på kapasitetsbehov utformer Leder av LBV og HR stillingsannonse som publiseres. Tilsette kvalifiserte medarbeidere etter gjennomført ROS-Kapasitet og etter at RO har hatt innledende prosess. Stillingsannonse publisert uke Tilsettinger er utført innen HA08 Innhente erfaringer og kunnskap fra andre kommuner Undersøke «beste praksis». Avtale møter, få oversendt og lest dokumenter Notat med ideer som kan brukes også i Land barnevernstjeneste innen medio mars. HA09 Delprosjekt Barn og unge forebyggende arbeid og samarbeid mellom eksterne/interne tjenester Fokus på forebyggende arbeid og gode oppvekstsvilkår for barn og unge. Prosess med ansvarlige ledere og referansegruppe, prosess ute i enhetene/avdelingene. Rapport med anbefalinger om styrket og bedre koordinert forebyggende arbeid innen Innspill til revisjon av Kommuneplanens samfunnsdel. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

49 9. Økonomi. 9.1 Hovedprosjekt Kostnader Beløp Finansiering Beløp RO i 2017 (jf. Oppdragsavtale, signert 3. jan. 2017) ,- NLK/SLK ,- Sum ,- Sum ,- Det er søkt om skjønnsmidler kan bidra til prosjekt «Land barnevernstjeneste forsvarlige tjenester». 10. Framdriftsplan Framdriftsplanene er et kontinuerlig arbeidsdokument, og vil bli arbeidet med i prosjektgruppa i samspill med ansvarlige for de ulike delaktivitetene i prosjektet. Når Aktivitet Hensikt 6. jan 2017 Møte med oppdragsgiver Møte med TO-leder Velferd og leder Land BV jan 2017 Prosjektplan Arbeidsgruppe 1 Arbeidsgruppe 2 Forventningsavklaring og informasjon om utfordringene i situasjonen i barnevernet. Ønsket resultatoppnåelse. Operasjonalisere prosjektplan, prioritering og fordeling av arbeidsoppgaver. Fokus på milepæler, risikoanalyse, kvalitetssikring og gjennomføring. Avklare aktivitet og gjennomføring. 23 jan 2017 Personalmøte Land bv 24. jan 2017 Møte i styringsgruppa Informasjon og avklaring med utgangspunkt i prosjektplan versjon 20. jan jan 2017 Orientering i formannskapet febr 2017 ROS-analyser Møte i styringsgruppa kl /2 kl Orientere om status og framdrift. ROS-analysen gjennomføres med utgangspunkt Barnevernloven i alle teamene i Land barnevern. Godkjenne endelig prosjektplan. 21. feb 2017 Orientering om Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

50 foreløpig/utkast til sluttrapport i kommunestyret i NLK 6. mars Orientere i kommunestyret i SLK Orientere i ledergruppene i NLK og SLK 7 mars Møte med styringsgruppa 7. mars kl Godkjenning av gjennomføringsplan april 4 april kl Samling referansegruppa 5 april kl Møte med Rådmannens ledergruppe Barnet i sentrum, fokus på voksenrollen og felles forståelse av barns behov. Samt fokus på forebyggende og tverrfaglig samarbeid. 5 april kl Samling mellomledere 24. april Møte i styringsgruppa fra kl april Orientering i kommunestyret i NLK 22 mai Orientering i kommunestyret i SLK 1 juni 2017 Innspill til kommuneplanens samfunnsdel (SLK og NLK) Rapport med anbefalinger om styrket og bedre koordinert forebyggende arbeid. Orientere om ferdig sluttrapport fra Fylkesmannen, samt om status prosjekt Land barnevern. Orientere om ferdig sluttrapport fra Fylkesmannen, samt om status prosjekt Land barnevern. Forankring i kommunens styringsdokument. Å bedre det forebyggende og tverrfaglige samarbeidet i kommunene. Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

51 Land barnevernstjeneste Forsvarlige barnevernstjenester

52 SAK NR. 07/2017 Søndre Land kommune GJØVIK KRISESENTER IKS: ORIENTERING OM KARTELEGGING / FORUNDERSØKELSE MV. Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Selskapsavtale Gjøvik Krisesenter IKS 2. Presentasjon i kontrollutvalget i Gjøvik kommune 19/ Lov om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova) 4. Veileder til krisesenterlova Vedlegg 1 Vedlegg 2 Ikke vedlagt Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Søndre Land kommune støtter kontrollutvalget i Gjøvik kommune sin igangsetting av forundersøkelse i Gjøvik Krisesenter IKS og stiller seg positiv til å delta i et samarbeidsprosjekt om nærmere undersøkelser/kontroller om nødvendig. 2. Det delegeres til kontrollutvalget i Gjøvik kommune å foreta nærmere vurdering av behovet for kontroller og eventuelt iverksette dette. Det forutsettes at det tas hensyn til at kommunene har igangsatt et arbeid med å vurdere organiseringen av Gjøvik krisesenter. 3. Utgiftene til et eventuelt samarbeidsprosjekt deles mellom kontrollutvalgene basert på kommunenes andeler i selskapet (Søndre Land kommune 8,5 %). 1

53 SAKSOPPLYSNINGER: Alle kontrollutvalgene i kommunene i Gjøvikregionen har prioritert Gjøvik Krisesenter IKS i sin plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget i Gjøvik kommune har, med bakgrunn i konkrete bekymringsmeldinger mottatt høsten 2016, startet en forundersøkelse omkring Gjøvik Krisesenter IKS. I møte den 19/1-17 i kontrollutvalget i Gjøvik kommune ble det gjennomført en samtale med styreleder og daglig leder. Kontrollutvalget i Gjøvik vurderer det slik at det er behov for å gjøre noen nærmere undersøkelser og har engasjert Innlandet Revisjon IKS til å bistå med planlegging av dette. I og med at Gjøvik Krisesenter IKS er et selskap eid av de fem kommunene i Gjøvikregionen, og at kontrollutvalgene har prioritert selskapet i sine planer for forvaltningsrevisjon, er det naturlig at alle de fem kontrollutvalgene involveres i det videre arbeidet gjennom et samarbeid. Dette ble også nedfelt i kontrollutvalgets vedtak i Gjøvik den 19/1-17: Kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene gjøres kjent med kontrollutvalget i Gjøvik kommune sin aktivitet rettet mot Gjøvik Krisesenter IKS. De øvrige kontrollutvalgene inviteres til samarbeid om en eventuell videre oppfølging overfor selskapet. I og med at kontrollutvalget i Gjøvik kommune er godt i gang synes det som en praktisk løsning at kontrollutvalget i Gjøvik følger opp på vegne av alle kontrollutvalget med videre vurderinger og eventuell igangsetting av videre undersøkelser. En konsekvens av å formalisere et samarbeid er at alle kontrollutvalgene får eierskap til det som gjennomføres og at det rapporteres til alle kontrollutvalgene. En annen konsekvens er at man deler på utgiftene. Som i tidligere samarbeidsprosjekter foreslås å dele med utgangspunkt i kommunenes andeler i selskapet: Gjøvik 42,0 % Østre Toten 21,2 % Vestre Toten 18,6 % Nordre Land 9,7 % Søndre Land 8,5 % Sum 100 % Etter møtet i kontrollutvalget i Gjøvik kommune den 19/1-17 er kontrollutvalgene v/sekretær gjort oppmerksom på at organiseringen av det interkommunale samarbeidet er tema på ordfører- og rådmannsmøtet 17. februar Utfallet av denne saken kan ha betydning for beslutningen om å gå videre eller ikke med undersøkelser i regi av kontrollutvalg på nåværende tidspunkt. Det må forutsettes at kontrollutvalget i Gjøvik kommune tar med seg dette i sitt videre arbeid med å vurdere behovet for å igangsette kontroller. Utvalgssekretær vil orientere nærmere om saken i møtet. Behandling i kontrollutvalget i Gjøvik kommune 19/1-17: Nedenfor følger utdrag fra møteprotokollen i kontrollutvalget i Gjøvik kommune den 19/1-17 slik at man er kjent med behandlingen i møtet og vedtaket: 2

54 SAK NR. 02/2017 PRESENTASJON AV GJØVIK KRISESENTER IKS OG VURDERING AV SELSKAPSKONTROLL Fra behandlingen: Følgende dokumenter ble delt ut i møtet: Selskapsavtale for Gjøvik Krisesenter IKS (vedtatt av kommunene i Gjøvikregionen høsten 2011). Årsrapport 2015 for Gjøvik Krisesenter IKS. Årsoppgjør 2015 for Gjøvik Krisesenter (årsregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Under første del av saken ga daglig leder Heidi Olden Eng en presentasjon av Gjøvik Krisesenter IKS med utgangspunkt i Krisesenterets årsrapport for Under andre del av saken orienterte styreleder Odd Inge Sanden om rammeverket for selskapet (lovverk, selskapsavtale mv.), styrets ansvar og dialogen mellom selskapet og eierkommunene (eierstyring). Styreleder orienterte deretter om varslingssak og styrets arbeid med oppfølging av denne fra 2012 til d.d. Kontrollutvalget besluttet enstemmig å lukke møtet under gjennomgangen av varslingssaken, jf. kommunelovens 31, jf. offentlighetslovens 13. Vedtak, enstemmig: 1. Daglig leders presentasjon av Gjøvik Krisesenter IKS tas til orientering. Kontrollutvalgets inntrykk er en krevende tjeneste som preges av stadig tyngre saker, økende behov og begrensede ressurser. 2. Styreleders orientering om styrets rolle/ansvar og dialog med eierne tas til orientering. 3. Styreleders redegjørelse om styrets oppfølging av en konkret varslingssak tas til orientering, herunder at styret anser seg ferdig med saken. Styreleders informasjon om at arbeidsmiljøet ved Gjøvik Krisesenter IKS oppfattes som godt og at de ansatte trives, tas til orientering. 4. Kontrollutvalget følger opp saken slik: a) Leder av representantskapet (ordfører i Gjøvik kommune) inviteres til neste møte for å orientere om representantskapets arbeid med fokus på kommunenes oppfølging og dialog med selskapet (eierstyring). b) Kontrollutvalget ber om få oversendt aktuelle dokumenter som underbygger styrets oppfølging av varslingssaken. 3

55 c) Innlandet Revisjon IKS bes om å utarbeide et forslag til opplegg for gjennomføring av en medarbeiderundersøkelse ved Gjøvik Krisesenter IKS der de ansattes anonymitet ivaretas fullt ut. Forslag til opplegg bes fremlagt på neste møte. d) Kontrollutvalget har notert seg at styret har vedtatt å gjennomføre en brukerundersøkelse (spørreundersøkelse rettet mot nåværende og tidligere beboere ved senteret) og at undersøkelsen skal gjennomføres av utenforstående for å sikre uavhengighet. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om resultatene fra brukerundersøkelsen når den er gjennomført. 5. Kontrollutvalget oppfordrer Gjøvik Krisesenter IKS til å gjøre informasjon om selskapet mer tilgjengelig. Det oppfordres til å benytte hjemmesiden til å legge ut informasjon om eksempelvis representantskap og styre, selskapsavtale, lovverk/veileder, årsregnskap, årsrapport mv. 6. Med bakgrunn i gjennomgangen i møtet har kontrollutvalget notert seg følgende tema/områder som tas med i senere diskusjoner om eventuell oppfølging/kontroll med Gjøvik Krisesenteret IKS: - Eierkommunens ansvar med å sikre etterlevelse av Krisesenterloven. - Samhandling og samarbeidet mellom kommunen og Krisesenteret IKS. - Tilbudet til kvinner med rus-/psykiatri. - Kommunenes ansvar for å utarbeide individuelle planer. - Arbeidet med fokus på vold mot eldre. - Selskapets overordnet styringssystem (målstyring: fastsetting av mål og rapportering av måloppnåelse) 7. Kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene gjøres kjent med kontrollutvalget i Gjøvik kommune sin aktivitet rettet mot Gjøvik Krisesenter IKS. De øvrige kontrollutvalgene inviteres til samarbeid om en eventuell videre oppfølging overfor selskapet. 4

56 Selskapsavtale Gjøvik Krisesenter IKS 1. Selskapets navn Selskapets navn er Gjøvik Krisesenter IKS. 2. Angivelse av deltakere Ved etablering av senteret, har følgende kommuner gjennom kommunestyrevedtak gitt forpliktende tilsagn om deltagelse i Gjøvik Krisesenter IKS: Gjøvik kommune, Rådhuset, Pb 630, 2810 Gjøvik. organisasjons nummer , Østre Toten kommune Rådhusgt 20, 2850 Lena,organisasjons nummer , Vestre Toten kommune, Rådhuset, 2830 Raufoss, organisasjons nummer , Søndre Land kommune, Rådhuset, 2860 Hov, organisasjons nummer og Nordre Land kommune Postboks173, 2882 Dokka, organisasjons nummer Ved utvidelse av selskapet ansees selskapsavtalen gyldig, med de forpliktelser som følger av avtalen, for de som til en hver tid har gyldig kommunestyrevedtak om deltagelse i selskapet. Nye deltagerkommuner varsles til foretaksregisteret som supplering av avtalen. 3. Senterets formål Krisesenteret formål er å oppfylle kommunenes forpliktelser etter Lov om kommunale krisesentertilbod av jfr. Lovens 1: Formålet med denne lova er å sikre eit godt og heilskapleg krisesentertilbod til kvinner, menn og barn som er utsete for vald eller trusler om vald i nære relasjoner. 4. Selskapets hovedkontor Selskapet har pt. Sitt hovedkontor i Gjøvik Kommune 5. Styret Styret har ansvar for: Krisesenteret og at det utarbeidet strategier og arbeidsplaner for senteret. Ansettelse av daglig leder og utarbeidelse av stillingsinstruks for denne At det utarbeides forslag til budsjett og regnskap, som fremlegges for Representantskapet til godkjenning. Innkalle til Representantskapsmøte og samrådningsmøte i samsvar med selskapsavtalen. Fortløpende å vurdere selskapets økonomi og resultatmål, samt ha overordnet driftsansvar for foretaket. Å ivareta selskapets interesser utad i samarbeid med daglig leder. Daglig leder er sekretær for styret. Denne har ikke stemmerett, men uttale- og forslagsrett.

57 De ansatte velger en observatør til styret ansattes representant. Denne har ikke stemmerett, men uttale- og forslagsrett. 6. Deltagernes innskuddsplikt og plikt til å foreta ytelser overfor selskapet Deltagerkommune betaler et årlig innskudd, basert på folketallet første januar, ved innmeldingstindspunktet. Pr er årlig innskudd: Folketall pr Prosentandel Beregnet tilskudd pr Gjøvik ,0 % Kr Østre Toten ,2 % Kr Vestre Toten ,6 % Kr Nordre Land ,7% Kr Søndre Land ,5 % Kr Sum % Kr Beregningsgrunnlaget justeres siden etter kommunens offisielle folketall hvert 3.år, første gang pr Beløpet justeres årlig i samsvar med kommunal indeks. Økning av kommunebeløpet utover dette skal begrunnes særskilt, og godkjennes i Representantselskapet. Ved å signere selskapsavtalen samtykker deltagerne også til registrering i foretaksregistret. 7. Den enkelte deltakerkommunens eierandel i selskapet Deltakerkommunene har lik eierandel i selskapet, delt på det antall deltakere tilsluttet det interkommunale selskapet, gjennom lokalt kommunestyrevedtak. I hht lov om interkommunale selskaper hefter den enkelte deltaker ubegrenset for sin andel i selskapet. 8. Representantskap Representantskapet består av en representant fra hver deltagende kommune. Representantskapet holder normalt 2 møter pr år, ett innen utgangen av mars og ett i oktober/november. Styret innkaller til representantskapets ordinære møter med minst 4 ukers varsel. Deltakerkommunen kan kreve ekstraordinært representantskapsmøte dersom grunnlaget for Selskapsavtalen og deltageransvar endres. Representantskapets oppgaver er å: Behandle budsjett, årsmelding og reviderte regnskap samt årlig vedta økonomiplan. Velge styreleder med funksjonstid på 2 år Velge 4 styremedlemmer med personlige varamedlemmer med funksjonstid på 2 år Velge valgkomite på 3 medlemmer Behandle saker som styret har lagt frem til behandling Ekkers behandle saker som følge av Lov nr 06: Lov om Interkommunale Selskaper.

58 I representantskapet har hver representant en stemme. Deltakere kan stemme på vegne av annen deltaker, dersom det foreligger skriftlig fullmakt. 9. Kontaktmøter Det skal avholdes et kontaktsmøte minst en gang i året. Styret innkaller til møte med minst 2 ukers varsel. Formålet med kontaktmøtene er å opprettholde et godt og løpende samarbeide mellom aktører i faglige og økonomiske spørsmål. I møte skal følgende kunne delta: Kontaktperson fra hver deltagende kommune Daglig leder for Krisesenteret Styrets leder I tillegg inviteres: Øvrige medlemmer av styret Leder av representantskapet 10. Regnskap/ Revisjon Regnskap avlegges etter regnskapsloven. Vertskommunen har sammen med styret ansvar for at regnskap føres og revisjon utføres iht gjeldene lovverk i samarbeid med senterets ledelse. 11. Deltakerforpliktelse ved uttreden fra IKS Deltakerkommuner forplikter seg ved deltakelse for 3 tre år fra avtaleinngåelse. Forlengelse av avtale i nye 3 år skjer automatisk med mindre avtalen sies opp i samsvar med neste ledd. Den enkelte deltaker kan, innen ny treårs periode starter, skriftlig si opp sitt deltakerforhold i selskapet med 1 ett års oppsigelsesfrist, første gang med virkning fra Endring av selskapsavtale Endringer av selskapsavtalen kan kun skje med et flertall i representantskapet og med minst 2/3 av representantskapet til stede. Endringsforslag skal foreligge seneste ved innkalling og utsending av saksliste. Endringer i selskapsavtalen skal godkjennes av deltagerkommunenes kommunestyre. Endret, godkjent selskapsavtale skal sendes folkeregistret. 13. Oppløsning av selskapet Oppløsning av selskapet kan vedtas av representantskapet med ¾ flertall av representantskapets medlemmer. Blir det ikke flertall for oppløsning kan saken kreves behandlet på nytt representantskapsmøte der det kreves ¾ flertall blant de fremmøtte representanter. Ved oppløsning kan selskapets midler etter vedtak i representantskapet tilfalle lokal forankret organisasjon som prioriterer arbeide med samme målgruppe. 14. Ikraftsettelse Selskapsavtalen vedtas av den enkelte deltagers kommunestyre, og er gyldig når vedtak foreligger og selskapsavtalen er signer av deltagerkommunene og dagens krisesenter er vedtatt avviklet.

59 Signaturliste for selskapsavtalen - Gjøvik Krisesenter IKS.. Gjøvik Kommune (vertskommune).. Vestre Toten Kommune.. Østre Toten Kommune.. Nordre Land Kommune.. Søndre Land Kommune Dato for gyldig selskapsavtale:

60 Årsmelding 2015 Om virksomheten og formålet med krisesenteret Selskapets formål er å drive Gjøvik Krisesenter IKS. Senteret skal inneholde et midlertidig botilbud og rådgivning for kvinner, menn og deres barn som er utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner. Ellers skal senteret fylle de kravene som følger av lov om kommunale krisesentertilbud (Krisesenterloven). 1

61 Lov om kommunale krisesentertilbod (krisesenterlova) Formålet med loven er å sikre at kvinner, menn og barn som er utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner, får et godt og helhetlig krisesentertilbud. Det ligger også i dette at det er et formål å fremme likestilling mellom kjønnene ved å verne kvinner mot vold utøvd av menn. Selv om også voldsutsatte menn har behov for et krisesentertilbud, er det viktig at det ikke tar fokuset bort fra at vold i nære relasjoner i det alt vesentlige rammer kvinner. Lovforslaget konkretiserer hva et krisesentertilbud betyr. Brukerne skal få støtte, veiledning og hjelp til å ta kontakt med andre deler av tjenesteapparatet. Tilbudet skal omfatte både døgnåpen telefonvakt, et botilbud, et dagtilbud og oppfølging i reetableringsfasen. Botilbudet til kvinner og menn skal være fysisk adskilt. Krisesentertilbudet skal, som i dag, være et lavterskeltilbud, slik at personer utsatt for vold eller trusler om vold i nære relasjoner kan henvende seg direkte. Det skal fortsatt være gratis. 2

62 Menns vold mot kvinner og vold i nære relasjoner er en klar indikator på manglende likestilling i et samfunn. En studie bekrefter at likestilling i hjemmet er meget viktig for kvinners livskvalitet. Likestilling virker også noe positivt inn på menns livskvalitet. Likestilling i hjemmet reduserer faren for vold mot barn med nesten to tredjedeler og det er en klar sammenheng mellom nivået av likestilling og frekvensen av vold i en familie. (Kilde Øystein Gullvåg) Krisesenterets mandat Krisesenteret er et lavterskeltilbud dvs. direkte hjelp uten henvisning, venting og lang saksbehandling. Tilgjengelig for alle. Høy grad av brukerinnflytelse. Gratis Krisesenteret skal ivareta mennesker som er utsatt for vold i nære relasjoner. Beboernes egne erfaringer med vold står sentral i hjelpen vi gir Hjelp til selvhjelp: - Mobilisering av styrke og kraft - Ta kontroll over eget liv - Ta tak i egne muligheter - Oppnå en bedre hverdag uten vold - Menneskesyn: Troen på menneskets uante endringsmuligheter 3

63 Akutt/Krisearbeid Kvinner og barn skal trygges. Omsorg - samtale sikkerhet. Hovedkontakt kvinne og barn. Barn(a) eget fokus. Individuell tilnærming. Praktisk arbeid- følging. Tilrettelegging Bokollektiv med ansvar for egen husholdning og fellesarealer Felles måltid i helger og helligdager Veiledende samtaler Dagligdags støtte og omsorg Barnefaglig ansvarlig Alderstilpasset og kontinuerlig informasjon om deres situasjonen til barn som er på senteret Foreldreveiledning Aktiviteter for barn som er på senteret Tilrettelagt for voldsutsatte med minoritetsbakgrunn kulturforskjeller, kommunikasjon og tolk 4

64 Styrets sammensetning Odd Inge Sanden, leder Lise Hammerud, nestleder Rune Selj, styremedlem Torild Kristiansen, styremedlem Observatør til styret fra de ansatte, Kjellaug Strandvik. Ansatte Krisesenteret er bemannet 24 timer i døgnet Krisesenteret har 9 faste ansatte som utgjør 6,2 årsverk 3 hele stillinger i 100%, daglig leder, barnefaglig ansvarlig med nestlederfunksjon og miljøarbeider 2,4 stillinger fordelt på ulike stillingsbrøker som jobber netter og helger og med barn. De ansatte jobber også som vikarer ved sykdom og ferieavvikling 0,80 stilling som bakvakt. En erfaren ansatt er tilgjengelig på telefon, og utrykning ved evt. behov, på ettermiddag, natt, helg og helligdager. 5

65 Krisesenteret i Gjøvik krisesenter IKS SIKKERHETSINSTRUKSER Fysisk sikkerhet Brann Avviksskjema Risikovurdering Vi skiller mellom rutiner for generelt HMS-arbeid blant ansatte, som står omtalt i Personalhåndboken, og rutiner for fysisk sikkerhet for beboerne på krisesenteret, som omtales i Faglige rutiner. I denne Sikkerhetspermen ligger kortfattede sikkerhetsinstrukser, sjekklister, avviksskjema og skjema for risikovurdering. I denne permen skal også utfylte avviksskjema, skjema for gjennomførte sikkerhetsrunder, utrykningsrapporter og vernerunder ligge. Sikkerhet Taushetsplikt Gjøvik krisesenter har tilholdssted på hemmelig adresse. Alle beboere og brukere, besøkende og ansatte er pliktige å skrive under og forholde seg til taushetsplikt rundt adresse og opplysninger om beboere. Politiattest Alle som jobber ved krisesenteret, dette gjelder også vikarer og studenter, må fremlegge politiattest for å kunne ha kontakt med beboere. 6

66 Regnskapet 2015 Kommunene bevilger til sammen ca 5,67 millioner kroner. Denne summen går i all hovedsak til personalkostnader, som utgjør 79 prosent av regnskapet for Gaver Gjensidigestiftelsen, krone Samarbeidsinstanser NAV Barnevernstjenesten Advokater Politiet ROSA-prosjektet Familievernkontor Helsetjenester Andre krisesentre 7

67 barnevern Helhetlig tiltakskjede hvor krisesenteret inngår som en del av tilbudet Udi Husbanken advokat mottak nav Imdi Barnehuset politi Frivillige Familie kontoret Krisesenter kommune org Kultur etaten skole Tannlege Rosa prosjekter SYKEHUSET barnehage DPS helsesøster HELSE OG OMSORG FASTLEGER Smiso Voksen opplæring Hva innebærer det å gi hjelp i både i akuttfasen og i reetableringsfasen Samordning av tjenester Krisesenterlovens 4 gjelder samordning av tjenester. Her pålegges kommunen å sørge for helhetlig oppfølging av brukerne gjennom samordning av krisesentertilbudet og andre deler av tjenesteapparatet. I annet ledd fremgår det at krisesentertilbudet kan inngå i individuelle planer utarbeidet etter andre deler av lovverket. 8

68 Implementering av krisesenterloven Tabellen viser hvilke instanser krisesentertilbudene samarbeider med og hvordan samarbeidet er organisert. Alle krisesentertilbudene samarbeider med NAV og barneverntjenesten i kommunen. Alle unntatt ett senter har også samarbeid med politiet. Det vanligste er å samarbeide om enkeltsaker, og det er relativt få senter som har skriftlige samarbeidsavtaler med de ulike instansene. (Sentio Research AS, 2013) Et godt samarbeid med ulike hjelpeinstanser betinger at hjelperne deler referanserammer og snakker samme språk. I tillegg må grensene mellom de ulike aktører bli kjent med hverandres ansvars-, arbeids- og myndighetsområder. Skal kvaliteten på arbeidet for å bistå voldsutsatte kvinner og barn, er det nødvendig at aktørene i hjelpeapparatet har kunnskap om vold i familien, konsekvenser, kvinner og barns reaksjoner, voldsutøvers reaksjoner, sikkerhetsaspekter, og ikke minst den flerkulturelle kompetansen. Uten denne kunnskapen er det fare for feilvurderinger og feil attribusjon. Først og fremst er et godt samarbeid mellom instanser avhengig av at rammene rundt samarbeidsinstansene legger til rette for samhandling og samordning. I tillegg bør samarbeidet være formalisert og forankret på ledernivå for at dette skal fungere permanent. 9

69 Utfordringer i henhold til loven 2: Krav til krisesentertilbudet 3. ledd: Avstand til tilbud 4. ledd: Fysiske lokaler 4: Samordning av tjenester 5 Taushetsplikt 6 Opplysningsplikt til barneverntjenesten 2: Krav til krisesentertilbudet Krisesenteret har gitt kommentarer til 4 som berører samordning av tjenester, og utfordringer som berører tverrfaglig samarbeid. Tilrettelegging menn: Mer personalressurser til å følge opp mannlige beboere. Rus/psykiatri: Det kommunens ansvar at alle voldsutsatte får et tilbud. Vi ser imidlertid at krisesentermodellen ikke passer for alle. Vi gir likevel alle et tilbud. Krisesenteret har kunnskap om vold og kan tilby dagsamtaler og deltagelse i annet tverrfaglig samarbeid rundt disse brukergruppene. Vi må også ta hensyn til andre brukere ved inntak deres behov for trygghet. 10

70 ledd: Fysiske lokaler Samtalerom som ivaretar taushetsplikten ( 5). Nødvendig med samtalerom uten gjennomgang og hvor andre ikke kan overhøre samtaler. Rom og uteareal tilrettelagt for barn Krav om individuell tilrettelegging for barn ( 3) forutsetter egnede leke- og aktivitetsrom, rom for å ta imot venner og trygt uteareal. 3 andre ledd sier at kommunen skal ivareta barn i krisesentertilbudet tilpasset deres særlige behov. Krisesenterloven gir barn status som selvstendige brukere ( 1). 4: Samordning av tjenester Reetablering En målsetning for arbeidet på krisesentrene er at den voldsutsatte skal bli i stand til å reetablere seg. Kravet til oppfølging i reetableringsfasen er viktig fordi mange av brukerne møter store utfordringer i denne fasen Krisesenterlovens formål ( 1), som omhandler kravet om helthetlig oppfølging av våre brukere, beskriver tydelig at kommunens ansvar går utover selve krisesentertilbudet. Samordning med andre deler av tjenesteapparatet er viktig. Når det gjelder reetablering og ny bolig, er dette et gjennomgående vanskelig tema. NAV er den etaten som gjennom sitt mandat og lovgrunnlag har ansvar for økonomisk støtte, bolig og kvalifiseringstiltak. 11

71 Fremtidsperspektiv Tettere samarbeid med det kommunale tjenesteapparatet Bidra til økt kunnskap og økt bevissthet rundt vold i nære relasjoner Ny bolig Økt bemanningsnorm Likestillingenslandets bedrag Årstall Opphold kvinner/menn Antall barn Overnattingsdøgn menn menn Totalt

72 Statistikk Antall beboere i 2015: 34 kvinner, menn 1 og 36 barn Antall døgn: Kvinner 1061 døgn. Barn: 1296 døgn Menn 20 Antall dagbrukere: kvinner 53 Antall dagbruker: menn registrerte telefonhenvendelser, samt 155 krisetelefoner. Bemannings norm Tar man utgangspunkt NKVS- rapport for 2008,som er bemanningsnormen for krisesentrene, viser denne et behov for en grunnbemanning på 4 årsverk, når det er 15 voksne som oppsøker krisesenteret pr år. Øker beboertallet utover 15 voksne personer må bemanningen øke tilsvarende. Rapporten foreslår da at hver 5 nye bruker tilsvarer en bemanningsøkning på et årsverk. 13

73 Samfunnsøkonomiske konsekvenser I desember 2012 kom rapporten fra Vista Analyse som viser at den samfunnsøkonomiske kostnaden av vold i nære relasjoner ligger i området 4,5 mrd til 6 mrd kroner årlig. Vista analyse har konsentrert seg om de som i gruppa kvinner og barn er hardest ramma. Tap av inntekstmuligheter er den største utgiften, og er stipulert til 1,8-3,3 mrd kroner årlig. De største enkeltkategoriene for å forhindre vold og bistå de utsatte utgjør 2 mrd til 2, 4 mrd, og krisesentrene og barnevernet står for disse kostnadene. I Norge bor det ca 5 millioner innbyggere. Dette tilsier at volden koster ca kr. 1200, - pr innbygger pr år (6 milliarder: 5 millioner) I Vista Analyse sin rapport konkluderer de med at det kan ligge potensielle besparelser i å lykkes bedre med å forebygge vold mot kvinner og barn, fange opp flere av de utsatte og å øke andelen av de som lykkes på vei tilbake til arbeids- og yrkesliv. Økonomisk situasjon 2015 Årsregnskapet for 2015 viser et overskudd på Egenkapital i 2015 kr ,- Kortsiktig levradørgjeld på kr ,- 14

74 NKVS-rapport 2008 Wenche Jonassen Angående bemanningsnormen for krisesentrene, viser et behov for en grunnbemanning på 4 årsverk Når det er 15 voksne som oppsøker krisesenteret pr år. Øker beboertallet utover 15 voksne personer må bemanningen øke tilsvarende. Rapporten foreslår da at hver 5 nye bruker tilsvarer en bemanningsøkning på et årsverk. Legger man bemanningsnormen til grunn, tilsier det 9,8 årsverk ut fra statistikken for Regjeringens satsingsområder som påvirker oss Stortingsmelding om vold i nære relasjoner (Meld. St. 15 ( )) Handlingsplan mot vold i nære relasjoner ( ) Handlingsplan mot tvangsekteskap, kjønnslemlestelse og alvorlige begrensninger av unges frihet ( ) Strategiplan om vold og overgrep mot barn ( ) 15

75 SAK NR. 08/2017 Søndre Land kommune ÅRSRAPPORT OG AVREGNING 2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Årsrapport 2016 fra Innlandet Revisjon IKS 2. Avregning av total ressursbruk for revisjon 2016 Vedlegg 1 Vedlegg 2 FORSLAG TIL VEDTAK: Årsrapport 2016 og avregning av total ressursbruk for revisjon for 2016 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: I tråd med avtale mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS fremlegges herved: Årsrapport 2016 (oversikt over tidsbruk for året m/kommentarer) Avregning for 2016 (økonomisk oppgjør for fjoråret, avregning av faktisk tidsbruk mot budsjettert/a-konto) Den vedlagte årsrapporten (se vedlegg 1) viser at det for fjoråret er benyttet/fakturert totalt 753 timer. Dette er 87 timer mindre enn budsjett/oppdragsavtale. Differansen skyldes i hovedsak besparelse innenfor regnskapsrevisjon. Årsrapport og avregning legges frem til orientering. 1

76

77

78

79

80 SAK NR. 09/2017 Søndre Land kommune REFERATSAKER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Vedtak i kommunestyret Sak: Kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Saksliste til kommunestyrets møte inkl. saksfremlegg i k.sak 6/17 Revisjonsnotat administrasjonskostnader 3. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet (4 egenvurderinger fra Innlandet Revisjon IKS) 4. Folkevalgtopplæring for kommunestyret den Anbudskonkurranse kjøp av saksbehandlingsressurser Land barneverntjeneste 6. Helsetilsynet skal gjennomgå barnevernssaker (Pressemelding fra Barne- og likestillingsdepartementet, ) 7. Diverse avisartikler 8. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 9. Brev av fra Søndre Land kommune til NN 10. E-post av fra NN til kontrollutvalget v/sekretær og Innlandet Revisjon IKS v/leder 11. Brev av fra NN til Søndre Land kommune Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 a) - d) Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Muntlig orientering Ref. sakene 9-11 deles ut i møtet. Sakene er unntatt offentlighet. FORSLAG TIL VEDTAK: Referatsakene tas til orientering. 1

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97