INNKALLING TIL STYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING TIL STYREMØTE Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: Sykehuset i Vestfold HF, 1.etg rom 028 Dato: Torsdag 15. juni 2017 Tidspunkt: Kl Følgende saker foreligger til behandling: Sak 033/2017 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 034/2017 Godkjenning av protokoll fra møte 4. mai 2017 Sak 035/2017 Tønsbergprosjektet rapportering april 2017 Sak 036/2017 Rapportering mai 2017 Sak 037/2017 Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2017 Sak 038/2017 Retningslinjer for brukermedvirning på systemnivå i SiV HF. Brukerutvalget og Ungdomsråd Sak 039/2017 Adm. direktørs orientering Sak 040/2017 Styrets årsplan Oppdatert Sak 041/2017 Pasient- og brukerombudet orienterer Sak 042/2017 Eventuelt Vararepresentant møter kun etter særskilt innkalling. Forfall meldes konsulent Katrine Svinterud tlf eller e-post kachri@siv.no Heidi Marie Petersen Styreleder

2 Møteprotokoll Styre: Sykehuset i Vestfold HF Møtested: Quality hotel Tønsberg, Oseberg kulturhus Dato: 4. mai 2017 Tidspunkt: kl Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Heidi M. Petersen leder Arne Bredvei nestleder Tove Kreppen Jørgensen styremedlem Hans August Hanssen styremedlem Kirsti Been Tofte styremedlem Hilde Hatlo styremedlem Tone Woll Buer styremedlem Trond Hugo Haukebø styremedlem Fra Brukerutvalget møtte (tale- og forslagsrett): Mona Wike Varamedlemmer som møtte: Navn Fra administrasjonen møtte: Adm.direktør Stein Kinserdal Direktør virksomhetsstyring Sven-Erik Andersen Økonomidirektør Roger Gjennestad Kst. fagdirektør Per G. Weydahl Klinikksjef Siri V. Hammer Klinikksjef Jon Anders Takvam Klinikksjef Finn Hall Klinikksjef Lene Aasheim Hoffstad Servicedirektør Jostein Todal Forsknings- og innovasjonsdirektør Jørn E. Jacobsen Økonomisjef Øyvind Røed Prosjektdirektør Tom Einertsen (sak 027/17) protokollfører Side 1 av 4

3 SAK: 025/2017 Godkjenning innkalling og saksliste Hans August Hanssen kommenterte at opprinnelig oppsatt tema psykiatri og rusbehandling, samt evaluering av styrets virksomhet ikke var på sakskartet. Det ble opplyst at temasaken nå er satt på september-møtet og evalueringen er satt opp i november. Innkalling og saksliste ble godkjent. SAK: 026/2017 Godkjenning protokoll fra styremøte 30. mars 2017 Protokoller fra møte 30. mars ble godkjent. SAK: 027/2017 Rapportering Tønsbergprosjektet I styresak 009/2017 godkjente Styret i HSØ at Tønsbergprosjektet videreføres til detaljprosjektering og utbygging. I styrevedtaket ligger det at SiV er prosjekteier og står ansvarlig for utbyggingen. Hensikten med saken var å gi styret en overordnet status for Tønsbergprosjektet. Enstemmig vedtak: Styret tar saken til orientering. SAK: 028/2017 Rapportering mars 2017 Helse Sør-Østs oppdrag og bestilling til SiV inneholder mange mål. HOD/HSØ har prioritert enkelte av dem, og disse følges opp månedlig og legges til grunn for rapporteringen i styremøtene. Enstemmig vedtak: Styret tar rapportering for februar 2017 til etterretning. SAK: 029/2017 Økonomisk Langtidsplan , inkl. status Budsjett 2018 Utarbeidelse av Økonomisk langtidsplan (ØLP) inngår i den årlige budsjettprosessen i Helse Sør-Øst RHF (HSØ). Det langsiktige tidsperspektivet er fram mot 2035/40, men det utarbeides en mer detaljert fire-årsplan der kommende budsjettår er første år i ØLP. HSØ legger klare forutsetninger for denne planen i sin styresak I denne saken gis styret orientering om hvilke forutsetninger som ligger til grunn fra HSØ, og hvilke forutsetninger foretaket velger å legge til grunn for arbeidet med budsjett 2018 og for årene i langtidsplanperioden. Enstemmig vedtak: 1. Styret vedtar ØLP slik den er oversendt Helse Sør-Øst RHF. 2. Styret ber administrerende direktør legge saken til grunn i det videre arbeidet med Budsjett Side 2 av 4

4 SAK: 030/2017 Adm. direktørs orientering Adm. direktør orienterte muntlig i møtet om; Larvik kommune Larvik sykehus: Larvik kommune og SiV har i fl.ere år hatt jevnlig kontakt vedr. framtidig bruk av bygningsmassen på Larvik sykehus. I dag leier kommunen en vesentlig del av sykehuset og driver sine tjenester derfra. I SiV vil det også være kontinuerlig vurdering av hvordan den samlede bygningsmassen i HF-et skal brukes. I forbindelse med arbeidet med utviklingsplanen i 2017, vil SiV vurdere helseforetakets framtidig bruk av Larvik sykehus. Larvik kommune har henvendt seg til SiV med forespørsel om å foreta en mulighetsstudie av bygningsmassen. Dette arbeidet er vi forespeilet at skal gjøres før sommeren, og direktøren er positiv til forespørselen. Politisk behandling av saken vil skje til høsten, og i forkant av kommunens politiske behandling regner direktøren med at SIVs egne planer avtegnes tydeligere, og at det vil være tett dialog mellom SiV og kommunen. Status vedr. Helse Sør-Østs avtale med Hewlett Packard Enterprise (HPE) om modernisering av IKT-infrastruktur i sykehusene i regionen. Enstemmig vedtak: Adm. direktørs redegjørelse tas til orientering. SAK: 031/2017 Styrets årsplan Oppdatert Møteplan 2017 for styret ved SiV HF ble vedtatt i styremøte (sak ). Med utgangspunkt i møteplanen, legges her fram oppdatert årsplan for styret for 2017 til orientering. Enstemmig vedtak: Styret tar oppdatert årsplan for 2017 til orientering. Planen oppdateres i hht. merknader som fremkom i møtet. SAK: 032/2017 Eventuelt Hans August Hanssen tok opp manglende informasjon til innbyggerne om legevaktområder etter sammenslåingen av Sandefjord og Stokke kommuner, og grensejusteringen mot Tønsberg kommune. Det ble slått fast at dette ikke er et anliggende for SiV. Styreleder formidlet ønske om at fast sak vedr. oppdatert årsplan for styret rullerer med 12 mnd. horisont. Videre at styret ønsker fast sak med status for oppfølging av tidligere vedtak etc. Side 3 av 4

5 Tønsberg 4.mai 2017 Sven-Erik Andersen Protokollfører Heidi M. Petersen leder Arne Bredvei nestleder Trond Hugo Haukebø Hilde Hatlo Kirsti Been Tofte Tove Kreppen Jørgensen Tone Woll Buer Hans August Hanssen Side 4 av 4

6 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 035/2017 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Prosj. dir. Tom Einertsen Tønsbergprosjektet - rapportering april 2017 Hensikten med saken: Hensikten med saken er å gi styret en overordnet status for Tønsbergprosjektet; rapportering gjelder for april måned. Forslag til vedtak: Styret tar saken til etterretning. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 6

7 Faktaopplysninger 1.1 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø SHA Det har ikke vært fraværsskader i perioden. Fokus på SHA i rivearbeidene. Anskaffelser av verneutstyr til TP-representanter og besøksutstyr. Oppfølging av SHA-krav i SHA-plan og Skanskas egne krav. 1.2 Fremdrift og milepeler Fremdrift for innledende fase av gjennomføringsfasen er hovedsakelig i henhold til plan, med unntak av oppstart veiarbeider som er utsatt til mai, grunnarbeider for psykiatrien startet 2 uker sent i tillegg til noe prosjekteringsarbeid for innkjøp. Aktivitetene ligger ikke på kritisk linje og gir ikke konsekvenser for øvrige arbeider. Milepælsplan for perioden frem til 1. august 2017: Utomhus: juni: Omlegge høyspentkabel - 1. august: MR vorta rives (pga. behov for å stenge eksisterende MR maskin har det blitt besluttet å utsette rivningen av MR vorta til ferieukene i juli) august: ferdigstille veiarbeider i Christian Fredriks gate Psykiatrien: juni: Brukerprosessen ferdigstilt (funksjonsprogrammet) juni: Fundamenttegninger ferdigstilt juli: Grave- og sprengarbeider ferdigstilt juli: Oppstart betongarbeider Somatikken: juni: Formell søknad om å opprettholde eksisterende helikopterlandingsplass 1.3 Kostnader Det foreslås et budsjett for gjennomføringsfasen lik prisregulert kostnadsramme per desember 2016 på NOK. Sammenlignet med prosjektkalkylen per (dato for signering av IPD-kontrakten), utgjør dette en endring på 15,83 MNOK som i hovedsak gjelder økte reserver og avsetninger: 1. Eiers reserver innenfor kostnadsrammen er lagt inn i budsjettet fullt ut (i tråd med reserveposter som fremgår av styringsdokumentet). Prosjektkalkylen av 10. mars inkluderte en prosjektreserve på 69 MNOK. Nå er eiers samlede reserve tatt inn. Denne fordeler seg med 61 MNOK på prosjekteier og 21 MNOK på prosjektdirektør. Dette gir en økning på 13 MNOK. 2. Det er gjort økte avsetninger på kr. 2,8 MNOK på grunn av kommende rettsak med entreprenør for prosjektkontoret om sluttoppgjøret samt merarbeid med å fremskaffe ferdigattest for prosjektkontoret. Saken er berammet til mai Status økonomi på IPD-avtalen per april viser varslede tilleggskostnader fra entreprenøren på ca. 6,1 MNOK. Dette er i hovedsak sammenheng med tilleggsarbeider pga. asbest og avfall ifm. Side 2 av 6

8 rivearbeider. Konsekvensene ift. kontraktens målpris er ikke rapportert og det jobbes med å få klarhet i hva som ligger i de varslede kostnadene. 1.4 Avvik og korrigerende tiltak Styret vil bli orientert i møte om forventede endringer som vil/ kan ha økonomisk konsevens og som følgelig må finansieres av reserven. 1.5 Hovedaktiviteter Utomhus denne perioden: o Tegninger for veiarbeidene er ferdigstilt og oppgradering av Christian Fredriks gate pågår. o Med unntak av MR vorta er rivearbeidene for fase 1 ferdig. Rivearbeidene for MR vorta har vist seg mer omfattende grunnet mulige forstyrrelser av driften for eksisterende MR maskin. Rivearbeidene har derfor også blitt forskjøvet i tid. Innbo og løsøre har ikke blitt fjernet fra en del av byggene. Dette i tillegg til funn av miljøgifter vil føre til tilleggskostnader. o Etter innledende grunnundersøkelser var det mistanke om forurensninger i grunnen. Videre undersøkelser konkluderer med at det ikke er forurensninger i grunnen ved psykiatribygget. o Det er oppdaget en svartelistet plante (parkslirekne) som iht. forskrift om fremmede organismer krever spesial håndtering og deponering. Denne planten er påvist i området mellom nytt psykiatribygg og jernbanen. o Høyspentledning som forsyner Tønsberg by er i konflikt med anleggsområdet og må flyttes. Denne operasjonen er på kritisk linje. Det er avholdt møter med Skagerak Energi og det er enighet om hvordan dette kan løses. Skagerak Energi har meddelt oss at de tar kostnaden for alt materiell i tillegg til påkoblingsarbeider. Ny trase for høyspentledning vil passere området for svartelistet plante (se punktet over) og krever spesiell håndtering. o I reguleringsplanen har SiV blitt pålagt å utbedre Christian Fredriks gate hvor trafikkfarlige parkeringsplasser er fjernet (både parkeringsplasser som tilhører SiV og kommunen). Prosjektet har mottatt krav om kompensasjon (MNOK 8,6) for inntektstap for bortfall av kommunale parkeringsplasser i forbindelse med omregulering av Christian Fredriks gate. Det arbeides konstruktivt for at TP og Tønsberg Kommune vil finne en minnelig løsning både i forhold til økonomiske konsekvenser og i forhold til utfordringer knyttet til framdrift. Utomhus neste periode o Planlegge utførelse for omlegging av høyspentkabel o Etablere metodevalg for installasjoner i bakken o Møte med Tønsberg kommune vedrørende opprettholdelse av eksisterende helikopterlandingsplass Psykiatribygget denne perioden: o Funksjonsprogram er litt etter plan, men er ikke på kritisk linje o Forbereder for innkjøpspakker ligger litt etter plan, men er ikke på kritisk linje Har jobbet med baderomsmoduler, fasade og heiser o Startet gravearbeidene 2 uker sent pga. sen igangsettingstillatelse fra kommunen, men dette er ikke på kritisk linje. Side 3 av 6

9 Psykiatribygget neste periode o Produksjon av underlag for betongfundamenter o 3D modellering av armeringstegninger (ny måte å jobbe på) o Produsere underlag til innkjøpspakker o Oppdatere drofus Somatikkbygget denne perioden o Verifikasjon av løsningene fra Sprint 300 o Verifikasjon av rom- og funksjonsløsninger o Fremdrift iht. plan, men har brukt flere timer enn planlagt Somatikkbygget neste periode o Etablere en detaljert integrert prosjekterings- og innkjøpsplan o Verifisere effektbehovet for både psykiatribygget og somatikkbygget o Behandle grensesnitt med eksisterende bygg spesielt med tanke på brannstrategi 1.6 Samhandling med sykehuset og andre aktører SiV og TP er omforent om organisering og struktur for samhandling Funksjonsprogrammet for psykiatrien pågår iht. plan Informasjonsmøter vedrørende sprengningsarbeider Møte med Tønsberg kommune vedrørende privatrettslig avtale om parkeringsplasser i Christian Fredriks gt. 1.7 Omdømme - kommunikasjon Informasjon på TP-app og SiV intranett knyttet til sprengningsarbeider og veiarbeider 7. april: Informasjonsskriv (i postkasser) til berørte naboer vedrørende veiarbeider i Christian Fredriks gt. 18. april: Gjennomgang veiløsning med naboer i Håkon V sgt. 11. Oppfølging mot naboer pga. støv fra rivearbeider. Håndtert direkte mot naboer som har meldt fra om dette. Ingen negativ presseomtale 1.8 Fokusområder og risikoforhold Risk 10 på topp Pos Beskrivelse 1 Helikopterlandingsplass: Omregulere nåværende helikopterlandingsplass til permanent landingsplass 2 Grunnforhold: uforutsette forhold. Svartelistet plante funnet i grenseskillet mellom psykiatrien og jernbanelinjen Konsekvens Kritisk for hele prosjektet Kritisk for gjennomføringsplan 3 Uavklarte grensesnitt Tid og kostnader 4 Miljøgifter og rasjonell drift ved rivning av bygg 5 Byggherrekontrollerte IT systemer; systemer for drift og systemer som må utvikles 6 Tønsberg kommune; utstedelse av igangsettingstillatelse Kritisk for tidsplan. Side 4 av 6

10 til rett tid og krav knyttet til utstedelse av IG 7 Oppstart somatikk J bygg er avhengig av flytteprosess for psykiatrien Er på kritisk linje 8 Avhengigheter mot IKT-prosjektet. Kan forsinke ferdigstillelse 9 Evt. forsinkelser i valg av logistikkløsninger for sykehuset som kan hindre oppstart på E bygget for somatikken. Kan forsinke ferdigstillelse 10 Høyspentkabel som må flyttes Er på kritisk linje 2. Utstyr Hovedaktiviteter i perioder Prosess for anskaffelse av rådgiverressurs satt på vent pga revurdering av tidspunkt for behov Gjennomgang av eksisterende rammeavtaler (Sykehusinnkjøp) Etablering av konkurransegrunnlag er i gang Det gjennomføres avklaringer med prosjekterende og utførende vedrørende byggpåvirkende utstyr Brukermedvirkningsprosess i gang og uttegning av utstyr gjennomføres Fremdrift og milepeler Det er etablert framdriftsplan som er lagt inn i hovedframdriftsplanen. Utstyrsprosjektet er på plan. Kostnader Kostnader er i henhold til plan og budsjett. Avvik og korrigerende tiltak Ingen. Hovedaktiviteter neste periode Etablering av konkurransegrunnlag ferdigstilles før ferie Brukermedvirkning forsetter med nødvendige sidemøter for avklaringer Samarbeid med prosjekterende og leverandører fortsetter Samarbeid med IKT angående avklaring av grensesnitt fortsetter 3. IKT Hovedaktiviteter i perioder Identifisering og oppfølging av IKT-saker relatert til designvalg for teknikk og utstyrsområdet, blant annet pasientsignalsystem, underlag for dekningsberegninger, IKTrom samt behov og funksjonalitetsavklaringer for programmert IKT-utstyr. Kartlegge arbeidsomfnang og derav avhengigheter mellom TP og IKT systemer. Fremdrift og milepeler Side 5 av 6

11 En integrert plan for IKT som viser avhengigheter mellom TP milepeler og relevante prosjektløp med avhengigheter til TP er under utarbeidelse (dvs. lokale, regionale og nasjonale prosjekter) Kostnader IKT-budsjettet ligger ikke til TønsbergprosjektetAvvik og korrigerende tiltak Ingen Hovedaktiviteter neste periode Kartlegging av systemomfang for innflytting i nytt psykiatribygg Kartlegging av avhengigheter mellom TP og eksterne prosjekter, etablering av integrert plan. Sikre innspill på systemkrav i forkant av oppstart anskaffelsesprosesser på teknikkområdet 4. TP - felles Hovedaktiviteter i perioden Det er gjennomført evaluering av forprosjektfasen som basis for organisering og planlegging for gjennomføringsfasen. Byggherrens organisasjon er justert for gjennomføringsfasen bl.a. når det gjelder samhandling med sykehuset og IPD-aktørene. Sentralt styringsdokument er oppdatert. Prosjektstruktur er opprettet som ledd i å etablere styringsbasis og opplegg prosjektstyring. Fremdrift og milepeler Noe komplettering gjenstår på budsjett for gjennomføringsfase revisjon 1 og tilhørende fremdriftsplaner. Kostnader I henhold til plan. Avvik og korrigerende tiltak Ingen Hovedaktiviteter neste periode Komplettere og implementere budsjett og baseline versjon 1 sammen med IPD-partnerne. Oppfølging aktiviteter innenfor hvert område. 5. Andre områder Prosjektkontoret Entreprenøren for prosjektkontoret har vært på befaring i forbindelse med utbedring av reklamasjonssaker. Når det gjelder pågående tvist om sluttoppgjøret er status uendret. Hovedforhandling i saken er berammet til 23. april 2018 og det er avsatt to uker. Side 6 av 6

12 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 036/2017 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Øk. dir. Roger Gjennestad Rapportering mai 2017 Hensikten med saken: Helse Sør-Østs oppdrag og bestilling til SiV inneholder mange mål. HOD/HSØ har prioritert enkelte av dem, og disse følges opp månedlig og legges til grunn for rapporteringen i styremøtene. Forslag til vedtak: Styret tar rapportering for mai 2017 til etterretning. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 2

13 Faktaopplysninger SiVs resultater for april var i tråd med utviklingen i første kvartal som ble rapportert i styremøte 4. mai. Til styremøte 15. juni er det rapportering for mai som er aktuelt. Tidsplanen for arbeidet med å få fram resultater for mai er slik at ingen resultater er endelige ved fristen for utsendelse av sakspapirer til styremøte 15. juni. Derfor vil resultatene bli presentert i styremøte. Foreløpige beregninger tyder på at utviklingen fortsetter med positiv utvikling på ventetid og fristbrudd, og med at økonomien er som budsjettert. Det understrekes at dette foreløpig indikasjoner. Disse indikasjonene tyder også på at det er utfordringer knyttet til korridorpasienter noe som vil bli en utvidet del av presentasjonen i styremøte da rapporteringssaken vil følge opp styrets bestilling i forrige styremøte om en grundigere gjennomgang av utfordringene knyttet til korridorpasienter og beleggsprosent. Side 2 av 2

14 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 037/2017 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Sven-Erik Andersen Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2017 Trykte vedlegg: Ingen Hensikten med saken: Ledelsens gjennomgang (LGG) skal forelegges styret hvert tertial. I LGG har direktøren risikovurdert status i forhold til Oppdrag og bestilling 2017, klinikksjefenes lederavtaler inkludert, i den hensikt å etablere tiltak for å sikre at oppdraget blir gjennomført. Videre er det foretatt en vurdering om det evt. også er eksterne og interne tilsyn, trekk fra avvikshåndteringen og evt. andre forhold som utgjør en del av risikobildet. I foreliggende sak synliggjøres overfor styret de områder som på foretaksnivå vurderes å kreve særkilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. Forslag til vedtak: 1. Styret tar Ledelsens gjennomgang med risikovurderinger pr. 1. tertial 2017 til orientering. 2. Styret ber om at adm. direktør særlig arbeider med oppfølging knyttet til de mest risikoutsatte områdene. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 5

15 Faktabeskrivelse/vurderinger: LGG er en prosess med bred statusvurdering av virksomheten, som munner ut i vurdering av risiko på ulike områder. I vurdering av risiko inngår forholdet til oppdragsdokument og budsjett 2017, og lederavtaler inngått med ledere på alle nivåer. Videre inngår vurderinger om det er eksterne og interne tilsyn og omdømmesaker som måtte utgjøre en del av risikobildet. Herunder vurderes også om det er trekk fra avvikssystemet som innebærer risiko som må håndteres. Et vesentlig element knyttet til LGG er handlingsplaner knyttet til de risikoområder som avdekkes. LGG gjennomføres hvert tertial på alle ledernivåer. Den enkelte klinikk gjør, basert på underliggende vurderinger, sine respektive overordnede vurderinger. Disse legges til grunn for en dialog mellom adm. direktør m/stab og de respektive klinikksjefer m/ledergrupper. Dette utgjør hovedgrunnlaget for de risikovurderinger adm. direktør gjør på foretaksnivå og som presenteres for styret. Det er også gjort en gjennomgang av risikobildet knyttet til prosjektporteføljen i sykehuset. Det er ikke funnet grunnlag for å ta elementer herfra inn i risikomatrisen. I fremstillingen nedenfor er det først gjort en oppsummering mht. de områder som vurderes å ha risiko ved seg som vurderes å kreve særkilt oppfølging for å redusere risiko og/eller konsekvens. Deretter er det gitt en summarisk beskrivelse av status på en del utvalgte områder i sykehuset. Risikovurderinger Oppsummering på foretaksnivå: Direktøren har valgt å sette fokus på de områder som vurderes å ha høyest risikovurdering og/eller som er sentrale i målbildet fra eier. Ikke minst er det også satt fokus på tiltak for å redusere risiko og/eller konsekvens innenfor disse områdene. I det følgende er det presentert risikokart, som plasserer de områder som er fokusert, inn i risikomatrisen. Deretter er det gitt kommentarer knyttet til hvert av disse områdene. Side 2 av 5

16 Kommentarer: Ventetider: SiV har redusert gjennomsnittelig ventetid gjennom 2015 og i Foretaket er nå nede på en gjennomsnittlig ventetid lavere enn de nye målene på 45 dager (PHV/TSB) og 60 dager(somatikk). Området vurderes til å ha enda noe lavere risiko enn ved forrige LGG og vurderes ikke som kritisk generelt sett. Fristbrudd: Det var mange fristbrudd i begynnelsen av året men dette er nå under kontroll igjen, og har stabilisert seg på et akseptabelt nivå. Risiko marginalt redusert, men beholdes som risikoområde i matrisen, som følge av viktigheten. Kreftsatsning, pakkeforløp: Det er stadig forbedringer i resultatene knyttet til pasientforløp for kreftpasienter. SiV har nå flere enn 70% av nye kreftpasienter som kommer inn i et forløp. Det er noe variasjon fra måned til måned, men foretaket har over tid startet behandlingen innen normert tid for ca. 70% av pasientene som har vært i et forløp, og utviklingen går stadig i riktig retning. Samlet risiko vurderes som noe redusert. Akuttmottak: Ansvaret for akuttmottaket ble fra overført fra kirurgisk klinikk til medisinsk klinikk. Akuttsenter ble da etablert som egen avdeling i medisinsk klinikk. Det overordnede målet med ny organisasjonsmodell og etablering av Akuttsenteret har vært å sikre at organisasjonsmodellen ved SiV tilfredsstiller eksterne krav til organisering, styring og ledelse av akuttmottak, slik de framkommer i dokumentet Faglige og organisatoriske kvalitetskrav til somatisk akuttmottak fra Helsedirektoratet, og i Lov om spesialisthelsetjenester 2.2. Side 3 av 5

17 Det er satt i gang et prosjekt for evaluering av effekt tiltakene i akuttfunksjonen. Prosjektet har identifisert 6 fokusområder som samlet sett gir et grunnlag for å evaluere om målet med den nye organisasjonsmodellen nås. Disse fokusområdene er; Pasientopplevd kvalitet/brukererfaringer Evaluering av klinikernes erfaringer i Akuttsenteret Samarbeidsstrukturene Pasientflyt/logistikk Kvalitet på det kliniske arbeidet HR relaterte emner. Risiko knyttet til akuttmottaket vurderes foreløpig som uendret mens evalueringen pågår. Sikkerhet: I regi av Helse Sør-Øst RHF er det utarbeidet en veileder for gjennomgang av sikkerhet i sykehus, samt for sikringsrisikoanalyse. Det er gjennomført en systematisk sikringsrisikoanalyse av deler av sykehuset. Sykehuset lever i dilemmaet mellom behovet for åpenhet og behovet for å sikre både mennesker og verdier. Foreløpig er det prioritert forebyggende tiltak knyttet til teknisk modernisering av overvåkingssystemer på kritiske punkter i sykehuset, samt forebyggende tiltak knyttet til potensielle overfallssituasjoner i sykehuset. Det er etablert sikkerhetspolicy for SiV. For øvrig er sikkerhetsorganisasjon i hht. Sikkerhetslovens krav under etablering. Foreløpig vurderes samlet risiko som noe redusert. Medikamenthåndtering: Feil i håndtering av legemidler er en av de hyppigste årsakene til meldte pasientavvik ved SiV. I tillegg har årlige internrevisjoner på medikamentområdet bekreftet at det her gjøres mange feil, noen med potensielt alvorlige konsekvenser. Legemiddelhåndtering er av denne grunn utpekt til et felles innsatsområde for alle avdelinger og klinikker innenfor kvalitet og pasientsikkerhet og er videreført i Våren 2016 ble det utarbeidet en tiltaksplan for videre oppfølging av delområdene under legemiddelhåndtering: samstemming, ordinasjon og administrasjon av legemidler. Delområdet samstemming ble besluttet ivaretatt som et av innsatsområdene i Pasientsikkerhetsprogrammet ved sykehuset fra Sykehuset har gjennomført en pilot frem til oktober 2016 ved Lungemedisinsk avdeling. Det gjennomføres videre spredning av dette innsatsområdet i sykehuset. Det arbeides for øvrig for å styrke innslaget av kliniske farmasøyter i sengeposter Forbedringsarbeidet går fremover, men er et langsiktig arbeid. Foreløpig vurderes risikonivået som uendret, selv om den langsiktige trend er at risiko gradvis reduseres. Sykehusinfeksjoner: Alle prevalensmålinger i 2016 og hittil i 2017 har vist resultater godt under måltallet på 3 %. Mål for reduksjon i sykehusinfeksjoner er innarbeidet i alle lederavtaler. Risiko vurderes stadig som svakt redusert, men området beholdes fremdeles i matrisen som følge av viktigheten. Økonomi i balanse: Side 4 av 5

18 SiV har budsjettert med et overskudd på 85 mill. kr. for Det er risiko for negativt avvik på flere områder av budsjettet, bl.a. knyttet til negative avvik på aktivitet. Men det er også positive avvik og det er innarbeidet buffer både i klinikkbudsjettene og hos adm.direktør, noe som gjør at SiV fremdeles estimerer + 85 mill. kr. som resultat for året totalt, - i tråd med budsjettet. Det vises for øvrig til egen styresak vedr. rapportering pr. mai Adm. direktørs samlede vurdering av risikobildet: Det overordnete risikobildet for foretaket vurderes samlet sett som marginalt fobedret fra Generelt vurderer adm. direktør det slik at SiV p.t. i stor grad innfrir kravene fra eier. Korridorpasienter/beleggssituasjonen er så langt ikke tatt inn i risikomatrisen. Det vises dog her til redegjørelse som vil bli gitt vedr. dette i styremøtet, i tilknytning til ovennevnte rapporteringssak. Side 5 av 5

19 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 038/2017 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Sven-Erik Andersen Retningslinjer for brukermedvirkning på systemnivå i SiV HF. Brukerutvalg og Ungdomsråd Hensikten med saken: Styret i Helse Sør-Øst har i møte (sak ) godkjent retningslinjer for brukermedvirkning (Brukerutvalg) på systemnivå i helseforetak som retningsgivende for foretaksgruppen. I ovennevnte sak er det også behandlet en veileder knyttet til opprettelse av ungdomsråd i foretakene (krav i Oppdrag og bestilling). Det er imidlertid presisert at det er opp til hvert helseforetak å etablere mandat og retningslinjer for sine respektive ungdomsråd. Styret inviteres til å legge retningslinjene til grunn for nyoppnevning av representanter til Brukerutvalget, samt å slutte seg til anbefalt prosess for etablering av Ungdomsråd i SiV Forslag til vedtak: 1. De nye retningslinjene for brukerutvalg legges til grunn i SiV. 2. Antall medlemmer i Brukerutvalget i SiV opprettholdes med samlet 9 medlemmer. 3. Pasientorganisasjonene inviteres til å nominere kandidater til Brukerutvalget basert på retningslinjene og adm. direktør fremmer deretter egen sak til styret med forslag til konkret sammensetning, herunder forslag til leder og nestleder. Forslaget skal være basert på vurdering av kandidatenes erfaring, kompetanse, nettverk, verv og organisasjonstilknytning. 4. Det fremmes egen sak for styret høsten 2017 med forslag til konkretisering av utforming av Ungdomsråd i SiV. Tønsberg, Stein Kinserdal Adm. direktør Side 1 av 4

20 Faktagrunnlag: Styret i SiV fattet (sak ) følgende vedtak knyttet til høringen av nye retningslinjer for brukermedvirkning: 1. Styret slutter seg til det oversendte utkast til felles retningslinjer for brukermedvirkning på systemnivå. 2. Det fremmes saker for styret i løpet av 1. halvår 2017 om; - Lokale retningslinjer for brukerutvalget, herunder størrelse og sammensetning - Oppnevning av medlemmer, samt leder og nestleder til brukerutvalget 3. Nåværende brukerutvalgs funksjonstid forlenges inntil prosessen med oppnevning etter nye retningslinjer er avsluttet i løpet av 1. halvår Styret i Helse Sør-Øst RHF har i møte (sak ) fattet følgende vedtak: 1. Styret i Helse Sør-Øst RHF godkjenner felles retningslinjer for brukermedvirkning på systemnivå i helseforetak som retningsgivende for foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør om å følge opp retningslinjene og bidra til harmonisering av honoreringspraksis. Kort om innholdet i de felles retningslinjene (Brukerutvalget): Mandat/oppgaver for brukerutvalget: De nye retningslinjene representerer ikke reelle endringer i brukerutvalgets rolle og oppgaver. Brukerutvalget skal være; et rådgivende organ for styret og adm. direktør i saker av strategisk karakter som angår tilbudet til pasienter og pårørende et forum for tilbakemelding fra pasienter og pårørende om generaliserte erfaringer innenfor helseforetakets ansvarsområde og oppgaver et samarbeidsforum mellom helseforetaket og brukerorganisasjoner. Sammensetning og størrelse: Antall medlemmer og sammensetning i brukerutvalget besluttes lokalt, bl.a. ut fra foretakets størrelse. Representantene er personlig oppnevnt på bakgrunn av både sine erfaringer, kompetanse, nettverk, verv og organisasjonstilknytning. Nominasjon: FFO, SAFO, Pensjonistforbundet, Kreftforeningen og organisasjoner som representerer brukere fra virksomheter innen TSB skal inviteres til å foreslå kandidater. Det må gjøres kjent at organisasjonene må foreslå flere kandidater enn de kan påregne å få inn i utvalget. Dette skal gi rom for vurderinger/valgmuligheter for foretaket. Oppnevning: Oppnevning skal skje i styret. Adm. direktør innstiller overfor styret, basert bl.a. på evt. intervjuer og innsendt informasjon om kandidatene. Det er også lagt opp til at leder og nestleder av brukerutvalget skal oppnevnes av styret, etter innstilling fra adm. direktør. Kort om veileder for ungdomsmedvirkning/ungdomsråd: Veilederen er ikke bindende for helseforetakene, - de står fritt mht. å fastsette mandat og retningslinjer for ungdomsråd. I hht. eierkrav (OBD) skal helseforetakene imidlertid opprette ungdomsråd, hvilket så langt ikke er gjort i SiV. Side 2 av 4

21 Adm. direktørs vurderinger: Brukerutvalg: Som omtalt ovenfor representerer altså de nye retningslinjene ikke særlige endringer i Brukerutvalgets rolle og oppgaveområde. Utfordringen vil stadig bestå i bl.a. å utfordre Brukerutvalget som rådgivende organ i de «riktige» sakene/saksområdene. De viktigste endringene er knyttet til nominasjon og oppnevning av Brukerutvalget. Brukerutvalget består i dag av 9 medlemmer, med forhåndsbestemt fordeling på ulike organisasjoner. Brukerrådet i KPR er representert med 2 av de 9 medlemmene. I de nye retningslinjene er det lagt vekt på at medlemmene er personlig oppnevnt på bakgrunn av erfaring, kompetanse, nettverk, verv og organisasjonstilknytning. For å kunne sette sammen et brukerutvalg der medlemmene i størst mulig grad utfyller hverandre, vurderer adm. direktør det som lite hensiktsmessig at sammensetningen av utvalget bestemmes på forhånd mht. fordeling av medlemmer på organisasjoner som i dag. Hensynet til god forankring og bredde av organisasjoner må dog tas hensyn til i totalvurderingen. Adm. direktør finner det i denne sammenhengen ikke naturlig at representasjonen fra områdene psykisk helse og rus for fremtiden løses gjennom at brukerrådet i KPR gis representasjon direkte inn i brukerutvalget på foretaksnivå. Også her bør relevante organisasjoner nominere kandidater og utvelgelse og oppnevning skje på vanlige kriterier, jfr. ovenfor. På bakgrunn av ovennevnte, inviteres organisasjonene til å nominere kandidater. For nettopp å sikre en samlet god sammensetning er det i den sammenheng viktig å kreve at organisasjonene nominerer flere kandidater enn de kan påregne å få inn, - dette for å ha et godt vurderingsgrunnlag i oppnevningen. Muligheten for å kunne intervjue og gjøre bakgrunnssjekk bør benyttes i samme hensikt. Adm. direktør anbefaler dog at antall medlemmer i Brukerutvalget opprettholdes (samlet 9 medlemmer). Etter at ovennevnte nominerings- og vurderingsprosess er gjennomført, fremmes det sak for styret vedr. oppnevning av medlemmer, herunder oppnevning av leder og nestleder i Brukerutvalget. Ungdomsråd: Som nevnt har SiV så langt ikke oppnevnt ungdomsråd. Ungdomsråd er ment å skulle sikre medvirkning fra unge med erfaringer med helseutfordringer (tentativt år). Adm. direktør mener det er viktig å bruke noe tid og krefter på å finne en hensiktsmessig form på både rekruttering og arbeidsmåte for et ungdomsråd. Det er vesentlig at ungdomsrådet ikke blir enda et organ med «forvaltningslogikk» med sakspapirer og tradisjonelle møteformer, som ikke er beste løsning for gode prosesser og løsninger. Direktøren tviler også på om en tradisjonell nominasjonsprosess gjennom organisasjoner vil gi den beste representasjonen/kompetansen til ungdomsrådet. Det vurderes som hensiktsmessig at det settes sammen en liten arbeidsgruppe i SiV for komme med forslag til hvorledes både nominasjonsprosess og arbeidsmåte for et Side 3 av 4

22 ungdomsråd best kan utformes. I en slik arbeidsgruppe bør de mest berørte klinikkene og et utvalg ungdommer være representert. Det vil bli fremmet egen sak for styret høsten 2017 med forslag til konkretisering av utforming av Ungdomsråd i SiV. Side 4 av 4

23 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 039/2017 Sakstype: Orienteringssak Administrerende direktørs orientering Hensikten med saken: Adm. direktør vil i møtet orientere muntlig om; Status vedr. IKT infrastrukturmodernisering i Helse Sør-Øst. Forslag til vedtak: Adm. direktørs redegjørelse tas til orientering. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 1

24 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 040/2017 Sakstype: Orienteringssak Styrets årsplan Oppdatert Trykte vedlegg: Ingen Hensikten med saken: Møteplan 2017 for styret ved SiV HF ble vedtatt i styremøte (sak ). Oversikten rommer de viktigste kjente sakene i løpet året, knyttet til ordinært oppsatte møter. Det legges fram oppdatering av årsplanen i hvert styremøte. Ytterligere saker vil således tilkomme etter hvert. Med utgangspunkt i møteplanen, legges her fram opppdatert årsplan for styret for 2017 til orientering. Fra styremøtet i september vil det legges opp til en rullerende årsplan, med løpende 12-måneders horisont, jfr. kommentarer fra styreleder i styremøtet i mai. Forslag til vedtak: Styret tar oppdatert årsplan for 2017 til orientering. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 2

25 Møteplan styret ved SiV Foreløpig meldte saker 14.sep (14-18) Rapportering pr. aug Rapportering Tønsbergprosjektet Oppnevning av medlemmer, leder og nestleder for Brukerutvalget Rapport fra Konsernrevisjonen - "Revisjon av tiltaksarbeid etter revisjoner utført av konsernrevisjonen Status gjennomførte tilsyn m.v. Hva kan vi forvente å få tilbake for økt satsning på IKT i SiV? Styrets årsplan 2017 oppdatert Adm. diretørs orientering Administrerende direktørs lønns-og arbeidsvilkår (lukket møte) Tema: Psykisk helsevern og rusbehandling orientering 11.okt (14-18) Rapportering pr. sep Rapportering Tønsbergprosjektet Status i arbeidet med budsjett 2018 Styrets årsplan 2017 Oppdatert Møteplan for nov. (09-13) Rapportering pr. okt Rapportering Tønsbergprosjektet Ledelsens gjennomgang 2. tertial Status budsjettprosess 2018 Styrets årsplan 2017 Oppdatert Adm. diretørs orientering Evaluering av styrets arbeid (lukket møte) 21.des (9-13) Rapportering pr. sep Rapportering Tønsbergprosjektet Status i arbeidet med budsjett 2018 Styrets årsplan 2017 Oppdatert Møteplan for 2018 Side 2 av 2

26 Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 041/2017 Sakstype: Temasak Pasient- og brukerombudet orienterer Hensikten med saken: Pasient- og brukerombud i Vestfold Torunn Grinvoll vil i møtet orientere om aktuelle temaer/problemstillinger innenfor en samlet tidsramme for saken på ca. 30 min. Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen til orientering. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 1