Notat. Styret for St. Olavs Hospital HF Møtedato: Fra: Tor Åm Datert: Emne: Ventetid og fristbrudd våren 2015 Sak: 15/384-23

Transkript

1 Sentral stab Samhandlingsavdelingen Notat Til: Styret for St. Olavs Hospital HF Møtedato: Fra: Tor Åm Datert: Emne: Ventetid og fristbrudd våren 2015 Sak: 15/ Bakgrunn: Denne styresaken redegjør for følgende forhold: a) I foretaksmøte som ble holdt den ble St. Olavs Hospital bedt om innen 1. mars blant annet å legge fram planer for å redusere ventetider. St. Olavs Hospital ble også bedt om å vise hvordan sykehuset målrettet vil bruke private aktører for å nå målet om gjennomsnittlig ventetid på mindre enn 65 dager, samt å oppnå målene om ingen fristbrudd og avvikle ventetider over ett år. b) Arbeidet med overholdelse av eiers krav til ventetider og fristbrudd ble høsten 2014 vurdert av internrevisjonen i HMN. Revisjonen ble utført i nevrologisk poliklinikk og øre-nese-hals poliklinikk. Rapport ble mottatt i mars, og svar ble avgitt innen fristen 15. mai. c) Det kommer endringer i Pasientrettighetsloven Dette vil innebære større krav til sykehuset i ventelistearbeidet. d) Situasjonen i ventelistearbeidet pr mai Vedlegg 1. Drøftingsprotokoll Relevante dokumenter: 1. Oppfølging av Styringsdokumentene for 2015, brev fra St. Olavs Hospital til HMN om ventetidsarbeidet, inklusiv søknad om midler til å løse flaskehals-problemer. 25 februar Rapport fra internrevisjonen i HMN: Overholdelse av eiers krav til ventetid og fristbrudd. 25 mars Svar fra St Olavs Hospital til internrevisjonen i HMN, 15. mai 2015

2 Faktiske opplysninger: a. Plan for ventelistearbeidet: Hvordan har det vært arbeidet: St Olav har hatt stor oppmerksomhet på arbeidet med å redusere ventetider og fristbrudd i Tallene viser at sykehuset hadde stor framgang med dette arbeidet i 2014, og framgangen har fortsatt inn i Grunnmuren i denne framgangen er et systematisk pasientadministrativt arbeid over lang tid. Dette arbeidet utføres først og fremst av administrativt ansatte i klinikkene. Disse støttes av egen ledelse men også av utvalgte ansatte i direktørens stab, som overvåker arbeidet og tar initiativ når det er behov. Et «ventelistenettverk» ledes fra direktørens stab, de samme leder for øvrig også det regionale nettverket. Medisinsk fagsjef og sykehusets analysesjef yter også betydelige bidrag. Mange avdelinger og klinikker har gjort et stort ryddearbeid og også lagt til rette for å prioritere nyhenviste høyere. Ventelisteprosjektet som kom i gang våren 2014 løftet ventelistearbeidet til direktørnivået i sykehuset. Det ble gjennomført møter med aktuelle klinikker. Det ble også sammen med Helse Midt-Norge - holdt møter med private aktører og aktuelle avdelinger. Disse møtene styrket samarbeidet mellom sykehuset og aktuelle private sykehus og har særlig bidratt til at mange ventelistepasienter er blitt operert. I januar 2015 sendte direktøren brev til alle sykehusets klinikker for å få innspill om hvilke planer de hadde, hvor det var kapasitetsproblemer, og hvor de kunne ønske seg mer privat kapasitet. Svarene som kom var meget konkrete og bidro sterkt til at sykehuset kunne lage en god plan for å nå målene i ventetidsarbeidet. Planen som ble oversendt HMN inneholder bl. a planer for hva som gjøres innenfor budsjett for å bedre kapasiteten og korte ventelistene søknad om midler fra HMN for å fjerne fristbrudd og ventelister klinikkenes vurderinger av behov for økt kapasitet i private sykehus og flere avtalespesialister. Vår plan for fristbrudd og ventetider har vakt oppmerksomhet i HOD. Tiltakene innafor budsjett 2015 handler blant annet om: Jobbglidningsprosjekter, endret bruk av areal og operasjonsstuer, samordning av ressursbruk mellom klinikker, sette henviste pasienter direkte på time istedenfor på venteliste, gjennomgå vaktplaner, utarbeide retningslinjer for å avslutte pasientforløp, psykisk helsevern vil spesielt se på effektivitet hos behandlerne og fokusere på korttidsbehandling og strukturert avslutning av behandlingsforløp. Også det pasientadministrative arbeidet blir styrket. Ekstramidler: Søknaden til HMN resulterte i 8.73 millioner kroner, som ble fordelt på prosjekter ved barn, psykisk helse, hjertemedisin, øye, ønh, bildediagnostikk, medisinsk klinikk og plastisk kirurgi. Kapasitetsmangel: Det ble videre avdekket behov for økt kapasitet særlig innen kirurgi, siden også for øyefaget. Her arbeider nå HMN for å øke kapasiteten gjennom avtaler med private sykehus og avtalespesialister. Sykehuset har også omprioritert internt slik at kirurgi har fått større kapasitet. Side 2 av 9

3 b. Rapport fra revisjonen i HMN: Internrevisjonen i HMN gjennomførte høsten 2014 et revisjonsprosjekt «Overholdelse av eiers krav til ventetid og fristbrudd». I rapporten konkluderes det med at sykehuset hadde gode rutiner i tråd med gjeldende regelverk. De fant at ledelsen på alle nivå fulgte utviklingen og arbeidet tett, og at vi hadde strategi og planer for å nå de oppsatte målene i ventetidsarbeidet. De fant likevel noen forbedringsområder og gav oss noen anbefalinger. De ba om en handlingsplan innen 15. mai, og de ønsket at rapporten og handlingsplanen skulle behandles i styret i St Olavs Hospital. Forbedringsområdene de pekte på var disse: Helseforetaket bør etablere føringer og retningslinjer for bruk av private tjenesteytere i helsetjenesten. Det bør sikres at disse retningslinjene blir implementert i alle aktuelle avdelinger. Avdelingene bør etablere rutiner som muliggjør en lengre planleggingshorisont og større forutsigbarhet for aktiviteten i poliklinikken Avdelingene bør fortsatt arbeide systematisk med å oppdatere kontrollventelister og vurdere egen kontrollpraksis med tanke på å frigjøre kapasitet til nyhenviste pasienter Avdelingene bør gjennomgå sin polikliniske virksomhet for å sikre robuste løsninger og redusere bruk av ad-hoc-tiltak for å få ned ventetid. Disse områdene var allerede håndtert i planen fra februar 2015, og det ble ikke funnet hensiktsmessig å utarbeide en ny overordnet plan. Planen omtalt ovenfor fra 25.2 ble med noen vedlegg oversendt internrevisjonen. c. Endringer i Pasientrettighetsloven : Lovendringen innebærer: 1. Behov for helsehjelp blir lik rett til helsehjelp. Alle pasienter der sykehuset mener vi skal gi et tilbud skal nå få en frist for helsehjelp. Vi går fra to typer pasienter, «rettighetspasient» og «behovspasient» til kun en type pasient, «rettighetspasient». Gjennomsnittlige ventetid beregnes i dag samlet for begge typer pasienter, men «behovspasienter» har ikke fått noen frist og dermed har det heller ikke vært mulighet for fristbrudd for disse. Ventelistene blir altså ikke lengre med lovendringen, men ettersom alle pasienter fra vil få en fastsatt frist kan ingen pasienter skyves på. Om vi ikke er oppmerksomme kan vi få flere fristbrudd. Det viktige pasientadministrative arbeidet må derfor styrkes. 2. Vurderingsfristen endres fra 30 til 10 dager. Alle henvisninger skal vurderes raskere enn tidligere. 3. Ved fristbrudd skal sykehuset kontakte HELFO og be om alternativt tilbud. Sykehuset skal også betale for helsetjenester til pasienten. Her har noen klinikker ved St. Olav nylig deltatt i en pilot. Erfaringene derfra er entydige: fristbrudd vil bli meget arbeidskrevende og kostbart og må unngås. 4. Sykehuset får en utvidet informasjonsplikt til pasienten. Det vil si at når fristen er mindre enn 4 mnd. skal pasienten ha beskjed om dato for undersøkelse eller behandling. Når fristen er større enn 4 mnd. skal pasienten få beskjed om hvilken uke dette skal skje. Arbeidet fram mot disse endringene er godt i gang i de ulike klinikkene, og det er grunn til å anta at sykehuset vil være godt forberedt. Side 3 av 9

4 d. Situasjonen i tall: Tallene er fra Norsk pasientregister (NPR), om ikke annet er oppgitt. Fristbrudd: Her skiller vi mellom pasienter som har hatt time (grønn linje og svart lineær trendlinje), og pasienter som fortsatt venter (røde stolper). Blant de som har hatt time var det i løpet av april 2015 avviklet 76 fristbrudd mot 93 fristbrudd april Blant fortsatt ventende var det ved slutten av april i alt 19 fristbrudd. Vi ser en positiv utvikling for begge indikatorene, og tall fra egne kilder viser ytterligere nedgang mai Side 4 av 9

5 Gjennomsnittlig ventetid: I april 2015 var den gjennomsnittlige ventetiden for pasienter som startet sin helsehjelp 61 dager, mot 77 dager i april Tall fra ventelistekuben PAS viser pr 18. mai en ventetid blant de fortsatt ventende på 60 dager i snitt. Det er 10 fagområder som ligger over snittet; Revma (116 dager), Psykisk helse, Østmarka (108 dager), ØNH (76 dager), Ortopedi (75 dager), Nevrokirurgi (71 dager), Øye (69 dager), Anestesi (65 dager) og Medisin Orkdal (64 dager) Side 5 av 9

6 Langventere: Antall pasienter som venter lenge henger tett sammen med gjennomsnittlig ventetid. Å redusere antallet langventere har vært et av hovedtiltakene for å få ned ventetida. St. Olav har lykkes med begge deler: andelen ventende over 1 år har gått fra 4 til 0,2% og andelen som venter 6-12 måneder er halvert fra10 til 5%. Dette vises i grafen under ved at de to øverste feltene har blitt smalere. Og i faktiske tall: Antall ventende fordelt på ventetid Jan Des Apr <1mnd mnd mnd mnd >1 år Antall ventende, alle ventetider Legg også merke til at antallet ventende totalt er redusert. Det skyldes omlegging til bedre og riktigere registrering av nyhenviste pasienter. Særlig det å registrere pasienter i et samlet behandlingsforløp er forbedret. Et forløp kunne tidligere gjerne bli splittet i flere, og pasienten telt flere ganger som nyhenvist. Antallet henvisninger sykehuset mottar er ikke endret, og ligger stabilt rundt per år. Pasienter i forløp: Tallene over beskriver bare situasjonen for de nyhenviste pasientene. Altså pasienter som venter på å starte sin helsehjelp. Totalt er det ca nyhenviste pasienter ved St. Olav. Vi har i tillegg ca pasienter i interne forløp. Det vil si pasienter som ikke teller i ventelistestatistikken, men som er i et behandlingsforløp for sin sykdom. Her kan vi ikke måle fristbrudd og ventetid, og NPR lager ikke statistikk. Men fra vår egen forløpskube, som bygger på data fra PAS, kan vi følge med om pasienten Side 6 av 9

7 følges opp etter frister vi selv har satt, såkalt intern hast. Av totalt forløpspasienter har omtrent ikke mottatt behandling dato før intern hast. De fleste pasientene skal til poliklinisk behandling og klinikkene må balansere sine (poliklinikk-) ressurser mellom å ta inn nok nyhenviste for å unngå fristbrudd og for lang ventetid og følge opp pasienter i et behandlingsforløp innen dato for intern hast. Det har totalt sett vært en nedgang fra vi begynte å måle dette systematisk i desember 2013, men det er fortsatt et betydelig omfang. *Helt korrekt definert er det «Antall aktive ventelister med status 2 med passert eller uten intern hast og med passert eller uten planlagt dato.» Følgende fagområder har de største utfordringene mht andel pasienter i interne forløp som har passert intern hast: Medisin (21%), Barn (16%), Hjerte (9%), Nevrologi (8%) og Ortopedi (6%). Hvordan ligger St. Olav an sammenlignet med andre sykehus? Under vises hvordan St. Olav gjør det i forhold til de andre helseforetakene i Helse Midt-Norge og de andre universitetssykehusene. Målt på ventetid ligger St. Olav i april 2015 best an i denne gruppen, med kortest ventetid både blant de vi tar til behandling og de som fortsatt venter. Side 7 av 9

8 Målt i andel fristbrudd avviklet har Helse Nord-Trøndelag og Helse Bergen lavere andel enn St. Olav, som i dette selskapet er tredje best. NPRs ventelistekube April 2015 Andel fristbrudd avviklet Ant ord. avviklet med rett Ant fristbrudd avviklet Oslo universitetssykehus HF 15,12% Akershus universitetssykehus HF 9,43% Universitetssykehuset i Nord-Norge HF 5,84% Helse Møre og Romsdal 3,31% St. Olavs Hospital HF 2,64% Helse Nord Trøndelag HF 1,54% Helse Bergen HF 1,07% Alle behandlingssteder 4,60% Forslag til konklusjon: Ventelistesituasjonen er krevende for sykehuset, men det har også det siste året vært betydelig framgang. Endringene som inntrer vil som sagt ikke føre til lengre ventelister, men alle pasienter vil få en frist. Derfor blir risikoen for fristbrudd større. Sykehusets venteliste har i 2015 ligget innenfor kravet på gjennomsnitt 65 dager. Antallet langventere er betydelig redusert gjennom lang tid, derfor har også gjennomsnittet falt såpass mye. Fristbruddene har vært noe mer krevende å unngå, og sykehuset er ikke i mål. Noen avdelinger har strevd mer enn andre. Man vil anta at ekstramidlene som ble tilført for å løse opp i flaskehalsene i ventelistene vil bidra til at fristbruddene unngås. I landsmålestokk ligger vi godt an særlig i forhold til gjennomsnittlig ventetid, men også i forhold til fristbrudd. Grunnen til dette er et systematisk og langsiktig arbeid i alle aktuelle klinikker og i sykehusets stab og ledelse. Dette arbeidet må fortsette uforminsket om målene skal nås. Administrerende direktør er fornøyd med utviklingen. Side 8 av 9

9 PROTOKOLL År 2015, 26. Juni ble det avholdt drøftingsmøte mellom St. Olavs Hospital og NRF, HVO, NSF, Fagforbundet, DELTA, Tekna, NPF, DNLF, YLF og NITO, vedrørende Status for ventelister og fristbrudd våren Hovedavtalens 30 og 31) For St. Olavs Hospital: Bodil Dyrstad, Prosjektleder Heidi Magnussen, Organisasjonsdirektør Bjarne Vejle, Personalrådgiver Fra Organisasjonene Siv Marit Lamøy, NRF Geir Tranø, HVO Anne Berit Lund, HVO Gro Lillebø, NSF May Kristin Pedersen, NSF Ulf Steen, Fagforbundet Oddrun Tulluan, DELTA Irene Skaget, DELTA Gunnar Søberg, DELTA Rune Bang Leistad, TEKNA Dag Stormbo, NPF Sigmund Eidem, Fagforbundet Kjell A Karlsen, DNLF Fabian Kirchner, YLF Lise Dragset, NITO Bakgrunn: a) I foretaksmøte som ble holdt den ble St. Olavs Hospital bedt om innen 1. mars blant annet å legge fram planer for å redusere ventetider. St. Olavs Hospital ble også bedt om å vise hvordan sykehuset målrettet vil bruke private aktører for å nå målet om gjennomsnittlig ventetid på mindre enn 65 dager, samt å oppnå målene om ingen fristbrudd og avvikle ventetider over ett år. b) Arbeidet med overholdelse av eiers krav til ventetider og fristbrudd ble høsten 2014 vurdert av internrevisjonen i HMN. Revisjonen ble utført i nevrologisk poliklinikk og ørenese-hals poliklinikk. Rapport ble mottatt i mars, og svar ble avgitt innen fristen 15. mai. c) Det kommer endringer i Pasientrettighetsloven Dette vil innebære større krav til sykehuset i ventelistearbeidet. d) Situasjonen i ventelistearbeidet pr mai

10 1. Oppfølging av Styringsdokumentene for 2015, brev fra St. Olavs Hospital til HMN om ventetidsarbeidet, inklusiv søknad om midler til å løse flaskehals-problemer. 25 februar 2015, ESA 15/ Rapport fra internrevisjonen i HMN: Overholdelse av eiers krav til ventetid og fristbrudd. 25 mars 2015, ESA 15/ Svar fra St Olavs Hospital til internrevisjonen i HMN, 15. mai 2015, ESA 15/2926 Grunnlag Sak til styremøte ved St Olavs Hospital 4 juni 2015 «Status for ventelister og fristbrudd våren 2015» Innstilling Saken tas til orientering Tilbakemelding fra Organisasjonene Tillitsvalgte vil berømme arbeidet ansatte på St. Olav har gjort i forhold til denne saken. Det er svært ressurskrevende og til enhver tid sikre behandling innen frister og hindre fristbrudd Tillitsvalgte mener derfor det er svært viktig å avdekke flaskehalsene, men også å finne varige løsninger for disse. Dette kan bety at man må tilsette flere ansatte, for å sikre god pasientflyt. Det er viktig at presset på å sikre nye pasienter behandling til rett tid, ikke fører til at pasienter som er i et pasientforløp og pasienter som skal til kontroll, blir nedprioritert. Lise Dragset Sigmund Eidem Oddrun Tulluan NITO Fagforbundet Delta Anita Solberg Rune Bang Leistad Dag Stormbo NSF Tekna Psykologforeningen