Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær

Transkript

1 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: BYGLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Hallvard Lauvdal, leiar Olav Lidtveit, nestleiar Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein Varamedlemmer: Knut A. Austad, 1. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Tid: Onsdag 15. oktober 2014 kl Stad: Kommunehuset, formannskapssalen Saksliste: SAK 06/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 07/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJON - STATUS Referatsaker: Møtebok frå Agder Sekretariat Eigenmelding om uavhengnad frå revisor Eventuelt Byglandsfjord, 8. oktober 2014 Halvard Lauvdal Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Kopi sendt elektronisk til: Ordførar Rådmann Revisor Setesdølen Jorunn S. Tveiten Eventuelle forfall kan gjevast til Kjell Ivar Hommen, tlf Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

3 Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 07/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih SAK 07/14 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2015 Vedlegg: 1. Agder Sekretariat, styret sak 05/14 2. Setesdal Revisjonsdistrikt IKS, revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett for Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal etter 18 i forskrift om kontrollutval utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heiter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalets og revisjonens samla verksemd. Kontrollutvalssekretariatets budsjettframlegg Driftstilskotet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalet, frå sakshandsaming til utsending av innkallingar og utskrifter, samt arkivhald med meir. Styret i Agder Sekretariat handsama budsjettet i møte 3. september 2014 og legg i sitt budsjett opp til at driftstilskotet frå kvar av eigarkommunane vert kr for Kommunerevisjonens budsjettframlegg Sekretariatet har motteke revisjonssjefen sitt framlegg til budsjett frå Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for Kontrollutvalet sine utgifter Ifølge forskrifta skal utgifter til kontrollutvalets samla verksemd være ein del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligare er det en eigen post i budsjettframlegget til dekning av utvalet sine utgifter. Dette gjelder bl.a. møtegodtgjering, reiseutgifter, kurs mm. Vidare gjer ein framlegg om å auke beløpet for Andre konsulenttenester til kr Budsjettframlegget: Det framlagde budsjettframlegg for kontroll og tilsyn bygger på Førre års budsjettramme Framlegg til budsjett for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for 2015 Vedteke budsjett for Agder Sekretariat for 2015 Tilskot til revisjonsdistrikt Kommunen sin del av sekretariatstenester Kontrollutvalets utgifter : Budsjettframlegg 2015 Vedteke budsjett 2014 Vedteke budsjett 2013 Kr Kr Kr Kr Kr Kr

4 Møtegodtgjersle :m.m. Kurs og andre utg. Andre konsulenttenester Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Framlegg til vedtak: 1. Kontrollutvalet tilrår ein budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 på kr Kontrollutvalet sitt vedtak skal i medhald av 18 i Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar følgje formannskapet si innstilling til kommunestyret.

5 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: UTSKRIFT AV MØTEBOK Agder Sekretariat - styret Møtedato: 3. september 2014 Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

6 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder 2008: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2015: kr (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat

7 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Bruk av disposisjonsfond Rett utskrift: 3

8 Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 08/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih SAK 08/14 FORVALTNINGSREVISJON - STATUS I møte 12. februar 2014 gjorde kontrollutvalet vedtak om gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» jfr. sak 03/14 i kontrollutvalet. I vedtaket heiter det at:» Ein vil koma attende til tidspunkt for levering av rapporten» I Prosjektplan, utarbeidd av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS heiter det at: Det står for tiden fleire forvaltningsrevisjonsprosjekter i kø. Vi skal levere et prosjekt i februar og et i august/september. Det er derfor ikke realistisk at dette prosjektet kan leveres før i årsskiftet 2014/2015. Det vil være naturlig å komme tilbake til eksakt leveringstidspunkt.» Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet ynskjer at rapporten føreligg innan.

9 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: AGDER SEKRETARIAT - styret MØTEBOK Dato: Onsdag 3. september 2014 kl Sted: Sekretariatets kontor i Kvinesdal Tilstede: Malin Stokkeland, nestleder Ebba Farre Roksvold Harald Lande Bjarne Johansen hadde forfall Andre: Kjell Ivar Hommen, daglig leder Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Saksliste Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Eventuelt UNDERSKRIFTER: Malin Stokkeland Ebba Farre Roksvold Harald Lande Utskrift sendes: Styrets medlemmer samt kontrollutvalgsleder, ordfører og rådmann i deltakerkommunene. Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

10 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 3. september 2014 Agder Sekretariat Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Styret gjorde slikt enstemmig vedtak: Det fremlagte forslag til budsjett for 2015 vedtas. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/14 BUDSJETT FOR 2015 Generelt: I vedtektene for Agder Sekretariat, 10, har styret ansvar for å gjøre vedtak om årsbudsjett. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultatet av driften. Årsbudsjettet skal fremmes for den enkelte kommune, slik at forslaget følger innstilling om årsbudsjett og økonomiplan til kommunestyret, jfr. forskrift for kontrollutvalg 18. Iflg. 3 i vedtektene skal sekretariatet drives i balanse, slik at inntekter fra kommunene dekker kostnadene er det 11. driftsåret i Agder Sekretariat. Tilskuddet fra den enkelte eierkommune har hatt følgende utvikling: 2005: kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr : kr (budsjett) 2015: kr (budsjett) Eierkommunene innbetalte totalt kr (kr pr. kommune) som kapitaltilskudd ved etablering av selskapet ( 5 i vedtektene). Pr hadde selskapet en egenkapital på kr Kommentarer: For 2015 budsjetteres det med en lønnsvekst med 4,0 % fra Pensjonskostnadene er beregnet med samme satser som i 2014-budsjettet. Andre driftsutgifter budsjetteres med en økning med kr 6.000, eller 3,3%. Totalbudsjettet øker med ca. 2,6% i forhold til budsjett for

11 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Forslag til budsjett for driftsåret 2015 (i hele 1000 kr) Budsjettforslag Budsjett Regnskap Driftsinntekter: Tilskudd fra eierkommunene Øvrige inntekter 0 Sum driftsinntekter Driftsutgifter: Personalutgifter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter _ Brutto driftsresultat _ Finansinntekter Netto driftsresultat Bruk av disposisjonsfond Eventuelt 3

12 Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Til kontrollutvalget i Bygland kommune EGENVURDERING AV UAVHENGIGHET Innledning Ifølge forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarlig revisor minimum hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlig revisor som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. I vår virksomhetsplan vil vurdering av uavhengigheten til hver revisor i kommunens revisjonsteam inngå. Oppdragsansvarlig revisors skriftlige egenvurdering skal ligge som et vedlegg til dette punktet. Både kommuneloven ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) setter krav til revisors uavhengighet. Kravene er nærmere beskrevet nedenfor. Lovens og forskriftens krav til uavhengighet Iflg. Kommunelovens 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikke : 1. være ansatt i andre stillinger i kommunen eller i virksomhet som kommunen deltar i 2. være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet, når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiver, eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærstående (ektefelle, samboer, nære slektninger), som har slik tilknytning til revidert at det kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. I tillegg stiller lovens 79 og forskriftens 14 følgende begrensninger: 5. revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet 6. revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs. kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver 7. revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven 8. det må ikke foreligge andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgavene TELEFON E-POST POSTADRESSE ORG.NR Risinggård srisinggard@e-h.kommune.no Evjemoen Nilsen onilsen@e-h.kommune.no 4735 EVJE Pytten tpytten@e-h.kommune.no Mobiltlf BESØKSADRESSE BANKKONTONR Fax Evjemoen

13 Revisors egenvurdering av punktene ovenfor: Pkt.1: Ansettelsesforhold Pkt. 2: Medlem i styrende organer Pkt. 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt. 4: Nærstående Pkt. 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i revisjonsselskapet. Undertegnede er ikke medlem av styrende organer i noen virksomhet som kommunen deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til kommunen som har betydning for min uavhengighet og objektivitet. Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes rådgivnings- eller andre tjenester overfor kommunen som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Før slike tjenester utføres av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer daglig spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Pkt. 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt. 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt. 8: Andre særegne forhold Undertegnede bekrefter at det for tiden ikke ytes tjenester overfor kommunen som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede bekrefter at verken revisor eller Setesdal Revisjonsdistrikt IKS for tiden opptrer som fullmektig for kommunen. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til min uavhengighet og objektivitet. Evje, Steinar Risinggård Revisjonssjef

14 ABCDBAEB F ABBCDEF ABBDFF BE F CA!BD"#$%%&'( B )*DA$+'A$B%A,- Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: e-post: srisinggard@e-h.kommune.no Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig. This is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the and any attachments is in such case strictly prohibited. Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) E-post/ s.risinggard@e-h.kommune.no ABCCD E F ABCCE!"" DE#$%EB& BCB'( ABC DAC BBAECF BCF C DA BABA FFB DCFBAEFBDA C DAC BAABC A AFBFADABDAFC BA F ABB!BEEA " ACDEEA#$ A%&BAEEA'( )*FCDEEA(#($# +CAEEA$( )*AEEA##$ " AFF AD BA!BAA C C!A '( ABC D A ABCDEFDADAAB DECD EEF

15 BBEEDBCCDEFEBD DDBBBCBCEABCAEDABCDEFEED DBBE DDA DBEDEBD CDEFC o EDE o!de o " #DE$DCD%&C DEB$EFCE' (( ) DAEDBEBCEE(F*((+,-.(D(DEEBECDBDBFBEBCE( AAC BABFAABDA A BC B,-F AC A DAAA AEEA.A.D A FABF!! A EAB Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: e-post: srisinggard@e-h.kommune.no Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: e-post: srisinggard@e-h.kommune.no Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig. This is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the and any attachments is in such case strictly prohibited. Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) E-post/ s.risinggard@e-h.kommune.no ABCCD E F

16 ABCCE!"" DE$%EB& BCB'( ABC DAC BBAECF BCF C DA BABA FFB DCFBAEFBDA C DAC BAABC,'A AFBFADABDAFC BA F ABB!BEEA " ACDEEA$ A%&BAEEA'(# )*FCDEEA(#((( +CAEEA$((/ )*AEEA#$ " AFF AD BA!BAA C C!A '( ABC D A ABCDEFDADAAB DECD EEF BBEEDBCCDEFEBD DDBBBCBCEABCAEDABCDEFEED DBBE DDA DBEDEBD CDEFC o EDE o!de o " #DE$DCD%&C DEB$EFCE' (( ) DAEDBEBCEE(F*((+,-.(D(DEEBECDBDBFBEBCE( AAC BABFAABDA A BC B,-F AC A DAAA AEEA.A.D A FABF!! A EAB Med vennlig hilsen Steinar Risinggård revisjonssjef Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Evjemoen 4735 EVJE Mobil: e-post: srisinggard@e-h.kommune.no Denne e-posten er kun beregnet for den institusjonen eller personen den er sendt til, og kan inneholde taushetsbelagt informasjon. Dersom e-posten er sendt feil, bes du informere avsender og slette e-posten og eventuelle vedlegg. Enhver bruk av informasjonen er i tilfelle ulovlig. This is intended solely for the use of the individual or organisation to whom it is addressed and may contain confidential information. If you are not the intended recipient, please notify the sender and then delete the and any attachments transmitted with it from your system. Any use of the information in the and any attachments is in such case strictly prohibited.

17 Setesdal revisjonsdistrikt IKS Mobil (+47) E-post/