TILBUDSREGLER Bysykkelordning i Drammen Tilbudsfrist: klokken 12:00

Transkript

1 Innholdsfortegnelse TILBUDSREGLER Bysykkelordning i Drammen Tilbudsfrist: klokken 12:00 1 GENERELL INFORMASJON KONSESJONSGIVER ANSKAFFELSESPROSEDYRE OFFENTLIG INNSYN I KONKURRANSEDOKUMENTER GENERELL BESKRIVELSE AV KONSESJONEN FORBEHOLD TILBUDET TILBUDSFRIST TILBUDSKONFERANSE INNLEVERING AV TILBUD VEDSTÅELSESFRIST TILBUDSÅPNING OMKOSTNINGER INFORMASJON I TILBUDSPROSESSEN FORHANDLING, KONSESJONSTILDELING OG KONTRAKT FREMDRIFTSPLAN KVALIFIKASJONSKRAV TIL TILBYDER ATTEST FOR BETALT SKATT OG TRYGDEAVGIFT ATTEST FOR BETALT MERVERDIAVGIFT HMS-ERKLÆRING ERKLÆRING OM BARNEARBEID FORETAKETS ÅRSREGNSKAP REFERANSER TIL TILSVARENDE KONTRAKTER MILJØ ANSVARSFORSIKRING FREMDRIFTSPLAN FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER BESKRIVELSE AV TILDELINGSKRITERIENE KVANTITATIV VERDI KVALITATIV VERDI , rev Side 1 av 7 Saksnr. 08/17789

2 1 Generell informasjon 1.1 Konsesjonsgiver Drammen kommune er konsesjonsgiver. Utfyllende informasjon om Drammen Kommune er å finne på lenken: Konsesjonsgivers representant Virksomhet Kontaktperson: Postadresse: Besøksadresse: Vei, natur og idrett Jørn Gjennestad Engene 1, 3008 Drammen Rådhuset, Engene 1, Drammen 1.2 Anskaffelsesprosedyre Dette er en utlysning av konkurranse om en konsesjon på driften av bysykkelordning i Drammen. Dette er ikke å anse som en anskaffelse til Drammen kommune, men en tjenestekonsesjon. En tjenestekonsesjon er det samme som en tjenestekontrakt, men hvor vederlaget for tjenesten som skal leveres enten utelukkende består av retten til å utnytte tjenesten, eller en slik rett sammen med betaling. En tjenestekonsesjon kjennetegnes dermed ved at konsesjonsinnehaveren får retten til å utnytte tjenesten. Konsesjonsinnehaveren har risiko for å sikre inntjening for å etablere og drive tjenesten. Tjenestekonsesjonskontrakter unntas fra regelverket i 1-3 annet ledd bokstav j i forskrift til Lov om offentlige anskaffelser. Konkurransen er lyst ut på Doffin og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. 1.3 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til offentlighetsloven (LOV nr 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentlegverksemd) vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Konsesjonsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon. Ved begjæring om innsyn, skal konsesjonsgiver likevel og uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at konsesjonsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på bilag B, Tilbudsskjemaets forside , rev Side 2 av 7 Saksnr. 08/17789

3 1.4 Generell beskrivelse av konsesjonen Formålet med konsesjonen er å etablere og drifte en bysykkelordning for Drammen kommune. Bysykkelordningen skal gi et godt tilbud til byens befolkning og tilreisende ved at brukerne får god tilgjengelighet til bysykler til en lav kostnad. Bysyklene og bysykkelstasjonene skal være estetisk vel utformet og ha høy funksjonsmessig kvalitet. Avtalen inngås for en periode på ti år. Dersom partene er enige om det kan kontakten forlenges utover denne perioden. Under spesielle forhold kan avtalen sies opp i avtaleperioden, se pkt. 9 i bilag E, Kontraktsbestemmelser. Konsesjonsgiver ønsker at tilbudet skal bestå av 140 sykler fordelt på 15 stasjoner i det sentrale byområdet Bragernes-Strømsø. Omfanget av ordningen kan endres etter bestemmelser beskrevet i pkt. 7.1 i bilag E, Kontraktsbestemmelser. Stasjonene må være tilstrekkelig store til at det er plass til å levere sykler, og det skal være tilgjengelige sykler i stasjonene.ordningen finansieres ved at konsesjonsinnehaver får tillatelse til å sette opp reklame på offentlige steder. 1.5 Forbehold Det er ikke anledning å ta forbehold til noen punkter i forhold til konkurransegrunnlaget. 2 Tilbudet Tilbudsskjema, bilag B, skal fylles ut. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling og nummerering som i tilbudsskjemaet. Ufullstendige tilbud kan bli forkastet. 2.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være konsesjonsgiver i hende senest: Fredag klokken 12:00. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 2.2 Tilbudskonferanse Tilbudskonferanse vil bli avholdt kl 09:00 i Drammen rådhus for de tilbydere som ønsker å være tilstede. I tilbudskonferansen blir det foretatt en gjennomgang av ordningen, om konkurransereglene og annet som måtte ønskes av de tilstedeværende. Det blir også anledning til å befare de 15 stedene. Det blir skrevet referat fra konferansen og referatet sendes til tilbyderne. 2.3 Innlevering av tilbud Det skal leveres ett sett av tilbudet, fullstendig skriftlig utfylt, samt en kopi på CD eller minnepenn. Dersom tilbyder anser det som relevant, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 1.3). Tilbudet sendes/leveres i nøytral lukket forsendelse merket Tilbud bysykler i Drammen til: Virksomhet Byplan Kontaktperson: Sigrun Dalen Ganz Postadresse: Drammen kommune, Engene 1, 3008 Drammen Besøksadresse: Rådhuset, Engene 1, Drammen Tilbudet skal være utformet på norsk, men brosjyrer kan leveres på engelsk, dansk eller svensk , rev Side 3 av 7 Saksnr. 08/17789

4 All kommunikasjon, inklusive forhandlinger med videre, skal foregå på norsk. Tilbud pr. e-post aksepteres ikke. 2.4 Vedståelsesfrist Tilbyder må stå ved sitt tilbud fram til: Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. De innkomne tilbudene åpnes av to representanter fra konsesjonsgiver. Tilbudene blir protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 2.6 Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, refunderes ikke av konsesjonsgiver. 2.7 Informasjon i tilbudsprosessen Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp og senest innen Spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert, og disse og likelydende svar vil bli sendt til alle som har bedt om konkurransegrunnlaget. Spørsmål i tilbudsfasen rettes til: Kontaktperson Sigrun Dalen Ganz Avd./adresse: Byplan, Drammen kommune, Engene 1, 3008 Drammen Telefon: Faks: E-post: sigrun.dalen.ganz@drmk.no Det er viktig for leverandørene å huske på å gi tilbakemelding til konsesjonsgiver dersom de laster ned konkurransegrunnlaget og ønsker å gi tilbud. Bare på den måten kan konsesjonsgiver gi tilbakemeldinger på eventuelle endringer og relevante spørsmål. 2.8 Forhandling, konsesjonstildeling og kontrakt Forhandlinger vil bli gjennomført med de tilbydere(er) som er kvalifisert i henhold til krav fremsatt i dette dokumentet. Det vil bli inngått kontrakt med den tilbyder som får tildelt konsesjonen. Forslag til Avtaledokument er vist i bilag C. Konsesjonsgivers beslutning om tildeling av konsesjonen blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen. 3 Fremdriftsplan Fremdriften i konsesjonstildelingen er estimert som følger: Aktivitet Estimert tidspunkt Utlysning på DOFFIN Tilbudskonferanse Tilbudsfrist Evaluering av tilbud og forhandling Juli/august 2010 Beslutning om tildeling av konsesjon , rev Side 4 av 7 Saksnr. 08/17789

5 Informasjon om tildeling av konsesjonen Kvalifikasjonskrav til tilbyder Tilbyders kvalifikasjoner blir vurdert ut fra følgende dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet: 4.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgift Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren hører hjemme. (Det henvises til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 4.2 må fremskaffes fra to instanser. 4.2 Attest for betalt merverdiavgift Attest utstedt av kompetent myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor leverandøren/entreprenøren hører hjemme. (Det henvises til skattefogd for skjema RF-1244). Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Manglende dokumentasjon av økonomiske og tekniske minstekrav kan føre til at tilbudet blir avvist. Merk at skjema RF-1244 i pkt og 4.2 må fremskaffes fra to instanser. 4.3 HMS-erklæring HMS-erklæring i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser, jf. 3-4, 8-8 og 12-3 og forskift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, kgl.res. av 6.februar Drammen kommune har som konsesjonsgiver et særskilt ansvar for å opptre seriøst og motvirke sosial dumping. Det stilles krav til arbeidsstandarder og forsvarlig arbeidsmiljø for de arbeidstakere som jobber på oppdrag for Drammen kommune. 4.4 Erklæring om barnearbeid Tilbyder skal legge ved bekreftelse på at det ikke benyttes barnearbeid i fremstilling av produktene, jfr. ILO-konvensjon nr 138 og 182.Tilbydere som ikke kan vedlegge slik bekreftelse vil bli avvist. 4.5 Foretakets årsregnskap Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir konsesjonsgiver trygghet for at leverandøren kommer til være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden, og fullt ut er i stand til å ivareta sine forpliktelser. Hver enkelt tilbyder vil bli vurdert av konsesjonsgiver ved hjelp av en kredittvurdering (creditrating) via Dun & Bradstreet svar direkte modell. Minstekravet for vurdering/rating vil normalt være A. Konsesjonsgiver innhenter selv dokumentasjon for kredittvurderingen. 4.6 Referanser til tilsvarende kontrakter Tilbyder skal ha erfaring fra gjennomføring av tilsvarende kontrakter. Dette dokumenteres ved å oppgi referanser på disse kontraktene. Dokumentasjonen skal inneholde opplysninger om kunde og kontaktperson med telefon og e-postadresse , rev Side 5 av 7 Saksnr. 08/17789

6 4.7 Miljø Drammen kommune skal i sine anskaffelser prioritere varer og tjenester som er energieffektive, har lavt innhold av helse- og miljøfarlige kjemikalier og som gir lave utslipp av forurensning. I tillegg skal kravene i miljømerkeordninger eller tilsvarende dokumentasjonså langt som mulig legges til grunn. Tilbyder og underleverandører skal ha en dokumentert miljøpolitikk. Dette kan dokumenteres med fremleggelse av eget system, eller sertifisering i henhold til ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn, eller tilsvarende, se bilag B, Tilbudsskjema pkt Ansvarsforsikring Konsesjonsinnehaver skal ved kontraktsinngåelsen framlegge tegnet ansvarsforsikring som skal dekke erstatningsansvar for skade som følge av bruk av ordningen. Dette er nærmere regulert i pkt.4i bilag E, Kontraktsbestemmelser. 5 Fremdriftsplan 5.1 Fremdriftsplan Konsesjonsinnehaver skal utarbeide fremdriftsplan for etablering av bysykkelordningen. Det forutsettes at alle installasjonene skal innvies og tas i bruk samtidig. Alle nødvendige godkjenninger skal foreligge før utplassering. I fremdriftsplanen skal tidspunktene for konsesjonsinnehavers arbeidsstart og fremdrift planlegges hensiktsmessig i forhold til innvielsesfastsettelsen, og i forhold til søknadsprosedyrer og svar på disse, produksjon og andre forhold som har betydning for å kunne gjennomføre fremdriftsplanen. 6 Tildelingskriterier 6.1 Beskrivelse av tildelingskriteriene Merverdien (fordelen) for konsesjonsgiver ligger i bysykkelordningen og kvaliteten av denne som tilbys byens innbyggere. Ulempen er reklameflatene som vil prege bybildet. Evalueringsprinsippet er: Jo færre reklameflater per bysykkelstasjon, desto større kvantitativ verdi for konsesjonsgiver Jo større kvalitet bruker opplever ved bruk av ordningen, desto større kvalitativ verdi for konsesjonsgiver I tabellen under er vektpoeng for de ulike tildelingskriteriene vist. Kriteriene er nærmere beskrevet under pkt.6.2 og 6.3. Nr. Tildelingskriterium Vektpoeng 6.2 Kvantitativ verdi Totalt antall reklameflater Andel reklameflater av totalen som er plassert på en 15 bysykkelstasjon 6.3 Kvalitativ verdi Design og kvalitet , rev Side 6 av 7 Saksnr. 08/17789

7 6.3.2 Brukervennlighet Drift og vedlikehold Miljø Kvantitativ verdi Her vurderes antall reklamebærere og deres plassering i bybildet. Reklamebærerne ønskes fortrinnsvis lokalisert på en bysykkelstasjon. De kan også plasseres uavhengig av bysykkelstasjonene dersom slik plassering gjør at mengden reklame totalt sett blir mindre. Reklamebærere plassert utenfor en bysykkelstasjon må plasseres sammen et annet bymøbel som eksempelvis benk eller sykkelstativ. Alle installasjoner skal plasseres på kommunal grunn eller grunn der kommunen har inngått avtale med eier. I vedlegg 4 er vist kart over kommunale veier. 6.3 Kvalitativ verdi Her vurderes kvaliteten av bysykkelordningen i forhold til design, brukervennlighet, drift, vedlikehold og miljø Design og kvalitet Konsesjonsgiver ønsker at installasjoner som plasseres sentralt i byen, skal ha en god estetisk utforming og god materialbruk tilpasset bymiljøet i Drammen. Det legges vekt på at uformingen er slik at installasjonene kan tilpasses varierende omgivelser og belegg Brukervennlighet Konsesjonsgiver legger vekt på: Rimelig pris for bruk av bysyklene Tilgjengelighet for ulike brukergrupper for eksempel faste abonnenter og sporadiske brukere som besøkende i byen/turister. Teknisk enkelt å bruke ordningen (ta inn og ut sykler i stasjonene etc.) God tilgjengelighet på servicetelefon, åpningstid, responstid og annen kvalitet Sykkelkomfort Drift og vedlikehold Konsesjonsgiver ønsker høy kvalitet på drift og vedlikehold av bysykkelordningen. Dette vurderes på grunnlag av tilbyders beskrivelse av drifts- og vedlikeholdsopplegg Miljø Konsesjonsgiver ønsker at det tas miljøhensyn ved produksjon, under etablering og ved drift av bysykkelordningen og legger vekt på følgende: Anvendelse av materialer og komponenter på sykler og installasjoner som er miljøvennlige, gjenbrukbare og reparerbare Begrenset miljøbelastning knyttet til drift og vedlikehold av ordningen, dvs. logistikkløsning, resirkulerbare komponenter, rengjøring etc. Tiltak/ordning som hindrer sykler i å komme på avveie Bruk av leverandører med rutiner og kompetanse som sikrer lav miljøbelastning , rev Side 7 av 7 Saksnr. 08/17789