REFERAT FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING I VÆRETRøA GRENDELAG

Transkript

1 REFERAT FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING I VÆRETRøA GRENDELAG Torsdag 23. mars 2017 kl 19:00-21=00 FOLKETS HUS, RANHEIM SAL B 1. Opprop, innkalling og dagsorden Antallfremmøtte: 19 Antallfullmakter: 1 Totalt 20 stemmer er representert. lnnkalling og dagsorden ble godkjent uten merknader 2. Konstituering/ Valg Møteleder og referent: Arnt Sollie, VT159 - valgt til møteleder - Runar Myhren, )/I71 - valgt til referent Følgende ble valgt som protokollunderskrivere: - Bård Solem,!ff132 - Thomas Mjølhus, l/t141 Følgende ble valgt til tellekorpset: - Arnfinn Wolden, VT135 - Knut Petter Haugdal, W145 Forslag ble enstemmig vedtatt 3. Arsberetning Møteleder gjennomgikk styrets årsberetning for Styrets aktivitet i 2016 har blant annet bestått av 11 styremøter samt en ordinær og en ekstraordinær generalforsamling. Styret redegjorde spesielt for følgende saker: - KloakknetUSjøledningi Utslippstillatelse Problemer med tett sjøledning (kloakkrør i sjø) - januarl februar o Overløpsvann fra kloakk hadde pga. tett sjøledning utløp ved boliger i sjøkant ved Væreholmen. Styret iverksatte strakstiltak for å avdekke årsak og igangsette utbedring. Sjøledning som var tett er nå er åpnet og i orden. o Kostnader på dette ligger under VA- posten i budsjett for 2017.

2 o I forbindelse utbygging av Være Østre, har Trondheim Kommune meldt at Grendelaget må være forberedt på at utslippstillatelse til sjø kan bli trukket inn av kommunen. Styret har ikke mer info rundt dette pr. dato, men vilfølge med ifht. den planlagte utbyggingen og evt. krav som kan komme fra Trondheim Kommune. Kommentar fra Generalforsamlingen : Det gis honnør til styret for raskt å iverksette tiltak i fht. uønsket utslipp ved strand/ friområde ved Væreholmen. - Drikkevannsnettet: o Stengeventiler i kummer: Det har ved behov for avstengning av vanntilførsel blitt avdekket stengeventiler som ikke er funksjonelle og som det etter hvert vil være nødvending å bytte ut. Dette er en jobb som normalt krever utskifting av hele kummer med en kostnad pr. kum med ventil på ca. kr ,-. Det må i fremtiden påregnes økte utgifter på VA- budsjettet knyttet til skifte av stengeventiler. Hvilke ventiler og når dette må påbegynnes er pr. dato ikke klart. Det er ikke avsatt midler til dette i budsjettet 'for o Brannhydranter: Alle 16 stk. brannhydranter iyærelrøa er av 2 uavhengige entreprenører anbefalt byttet. Brannhydranter skal sikre brannvesenet tilgang på vann, og er vurdert som kritisk i fht. sikkerhet. Det er derfor fremmet forslag fra styret om å få dette utbedreti 2017, se sak 5.1. o Vannlekkasje: I forbindelse med sjekk av brannhydranter er det blitt avdekt vann som <sildrer> langs vannledninger inne i en kum. Dette gir mistanke om vannlekkasje. Det er derfor i egen sak fremmet forslag fra styret om sjekk av lekkasjer i 2017, se sak Fiberutbyggingen: NTE er ikke ferdig med fiberutbyggingen der blant annet asfaltering, rydding/ såing i plener og fellesområder, oppkjørsler osv., fortsatt gjenstår. Dette arbeidet er antydet fra NTE å starte rett etter påske. - Skilting <Parkering forbudt> ibusstraseen: Kommunen har satt opp <Parkering forbudt>- skilt i busstraseen pga. behov for brøyting i vintersesongen. Arsberetningen ble enstemmig godkjent 4. Regnskap for 2016 Styrets kasserer gjennomgikk regnskapet for 2016, med noter. Kontantprinsippet er brukt for føring av regnskapet, dvs. at faktura bokføres på den dato den har forfall. - lnntekter - kr mot budsjettert kr Det er lave renteinntekter på innskudd. o Ekstraordinære inntekter: Tilbakebetaling advokatutgifterkr Driftskostnader- kr mot budsjettert kr Noen faktura fra 2016 belastes 2017 Vann/ Kloakk: Det ble ikke uført slamsuging i2016. o Kommunale avgifter - kr : Kun en septikktømming utført av kommunen i 2016, utsatt pga. kulde. Forsikring: Styreansvarsforsikring ikke anskaffet, følges opp i o Konsulenthonorar -kr : Ønske om tilknytning til kloakk lra) l-2, advokatutgifter. O rd i n æ r ge n e ra lfo rsa m I i n g Væ ret røa G re nd e I ag 23.O Side 2 av 6

3 o Drift sommer - kr : 3 kontainere stod til slutt av året, ble priset på kg, som i flg. Retura også vil bli gjort for alle kontainere i 2017 da Grendelaget ikke regnes som privat leveranse. Styret vil følge opp og finne beste løsning. o Asfaltering: Stod igjen kr til NCC fra2015 pga. uenigheter mellom Grendelaget og NCC, enighet oppnådd i2016 der utbetaling av kr. 100'er utført i2016. o Lekeplassen: Det ble brukt noen ekstra midler ut fra behov på lekeplassen siden stubbfresing rundt fotballbane ikke ble utført. - Kontoer: o Fond (Låst): kr o Disponiblet: kr Regnskap for 2016 med noter ble enstemmig godkjent. 5. Styrets forslag / lnnkomne forslag 5.1 Utbedring av brannhydranter (ref. Saki - forslag fra styret) Vi har i 2016 bestilt tilsyn av VA-anlegg. Det ble gjennomført befaring med 2 entreprenører. Konklusjonen fra konsulent etter befaring er noe nedslående og utbedringer er anbefalt i Det som må ordnes opp i er brannhydrantene. Det er usikkerhet om disse fungerer og kan utgjøre en fare om det blir brann. Forslag: Væretrøa Grendelags brannhydranter må byttes. Estimert kostnad kr ,- x 16 = ,- + mva. Estimert totalkostnad blir da kr ,- Det stemmes <JA> eller <NEl>. Styrets innstilling er <<JA>. Kommentar fra styret i fht. hovedvannledning og kraner på denne: - Om vannkraner (og kummer!) må byttes, vil dette ikke medføre noe problem ifht. investering i nye brannhydranter som står ide samme kummene. - Ved skifte av vannkraner/ kummer vil nye brannhydranter bli flyttet over til nye kummer. Vannkraner og kummer må normalt byttes samtidig. Teknisk kart over vannledninger og kummer finnes. Nye ventiler vil ha lang levetid ved periodisk vedlikehold (steng og åpne ventiler helt). - Kostnader på VA- anlegget er koblet mot styrets forslag til økning igrendelagsavgift. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. 5.2 Sjekk av vannledning, mulig lekkasje (ref. Sak2 - forslag fra styret) Det har blitt observert at det <sildrer> vann i en av vannkummene. Det er mulig at dette er en lekkasje. For å få kontroll på hva som skjer ønsker Styret å leie inn entreprenør Giøvaag. Pris for grov lekkasjesøk med lydlogger er kr ,- Sjekking av mulig lekkasje utføres på dagtid til kr ,- per time. Alle priser er eks. mva. Forslag fra styret: Styret ber om at det seftes av midler til lekkasjesøk og eventuell utbedring av lekkasje Det stemmes <JA> eller <NEl>. Styrets innstilling er <<JA>. O rd i næ r ge ne ra lfo rsa m I i ng Været røa G re nd e I ag 23.O Side 3 av 6

4 Styrets forslag ble etter spørsmål fra møteleder og presisering fra styret endret til: Styret ber om at det seftes av inntil kr til lekkasjesøk og eventuell utbedring av lekkasje. Forslag fra styret med endring ble enstemmig vedtatt. 5.3 Fastsettelse av grendelagsavgift (ref. Sak3 - forslag fra styret) Grunnet behov for økning i investeringer til drift og vedlikehold ser vi at en økning i grendelagsavgift må gjennomføres. Forslag: Øke grendelagsavgiften til 6.500,- Styrets innstilling er <JA>. Kommentarer/ Spørsmål f ra Generalforsam I i n gen : - Busstrase, hvem er ansvarlig for vedlikehold? o Eier av veien er Grendelaget, men ansvaret for drift og vedlikehold av traseen er overtatt av Trondheim kommune, som styret følger opp jevnlig da behov for vedlikehold er stort. Lite skjer fra kommunens side. - Hovedårsak til styrets ønske om økning i grendelagsavgift ligger i de kommende utgifter på blant annet VA- anlegg (Vann/ Avløp), som i 2017 er budsjettert til kr mot kr i I vedtektene kan det settes av inntil kr. 1 mill <på bok>. En økning i grendelagsavgiften bør over tid gjøre det mulig å bygge opp større egenkapital enn det Grendelaget har i dag. Dette er midler som vil gjøre det enklere å håndtere uforutsette utgifter som en må påregne vil komme. Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. 5.4 Asfaltering ved rundkiøringen (ref. Sak4 - innkommet forslag) Asfalten på og ved parkeringsplassene ved rundkjøringen ved Væretrøa er iferd med å gå i oppløsning. Trafikk av søppelbiler har skadet asfalten på internveien ved Væretrøa 101. Området trenger reasfaltering. I tillegg foreslås å asfaltere parkeringsplassene på grus ved plenen i nord. Tiltaket foreslås finansiert gjennom grendelagsavgiften og andre inntekter i grendelagets budsjett. Vedlegg i egne filer. lnnkommet sak asfaltering av området rundt vt.100 med parkeringsplasser. Reasfaltering av internvei, parkering og etablering av asfalt på grus parkeringsplass. Dette er estimert til kr. Det er foreslått dekket av grendelagsavgiften. Dette er ikke lagt inn da dette ville utløse avgifts øking eller negativt budsjett. Styrets innstiling: alternativ 1 Alternativ 1 Grunnet store og nødvendige innvesteringer i VA-anlegg foreslår Styret å utsette dette til vi er ferdige med utbedringer av VA-anlegg. Alternativ 2 Asfaltering med negativt budsjett. Kommentarer fra Generalforsamlingen : - Busstrase skal vedlikeholdes av kommunen, og i dette ligger også asfaltering av rundkjøringen. Reasfaltering i området ved rundkjøringen kan sees i sammenheng med asfaltering som da skalgjøres. O rd i næ r ge n e ra lfo rsa m I i ng Væretrøa G re n de I ag 23.O3.20L7 Side 4 av 6

5 - Grendelaget skal fortsette arbeidet med reasfaltering, og da kan dette bli en del av den jobben der blant annet gangvei/ sykkelsti mot Malvikgrensa reasfalteres. Styrets innstilling om å utsette asfaltering, alternativ 1, ble enstemmig vedtatt, 6. Budsjeft2017 Styrets forslag til budsjett for 2017 ble gjennomgått av styret v/ kasserer. Budsjetterte inntekter: kr. 1.1 mill. (grendelagsavgift vedtatt til kr ,J år). Budsjetterte kostnader: - Vann og avløp (VA) - kr ,- - budsjettert økning på kr ,- fra 2016 pga. ekstraordinære tiltak, se note 4a i budsjettet. - Anlegg drift vinter - avtale frem til kr ,J år. - Anlegg drift sommer - avtale frem til containerleie - kr ,J år. - Budsjett går kr i minus, må bruke av egenkapital. - Styret foreslår at det ikke settes av penger til fond for Bergtrøa og grendelagsavgift: o Bergtrøa har adkomst via nedre del av Yærelrøa, der Grendelaget står for vedlikehold av vei frem til Bergtrøa (Bergtrøa har eget vedlikehold i eget område). o Overvannsledning er tilkoblet Grendelagets overvannsledning (overvann kloakk) o Bergtrøa har tilgang til Grendelagets lekeplasser og fotballbane o Alle i Bergtrøa er velkomne på sosiale sammenkomster og dugnader i regi av Grendelaget (styret inviterer). Vedtak Styrets forslag til budsjett for 2017 ble enstemmig vedtatt. 7. Valg Valg kom iteens in nsti I I i n g til Generalforsam I ing i V æretrøa G rendelag Valgkomiteen har avholdt ett fysisk møte og hatt dialog med en rekke beboere i forhold til å stille til valg. Det har vært gjennomført samtaler med de som er på valg i styret og hentet inn synspunkter i forhold til hvilken type kompetanse styret trenger mer av. Dette har vært lagt til grunn ved innstilling av nye styremedlemmer. Ett styremedlem velger å ikke stille til gjenvalg. Vi takker Jørn Engberg for innsatsen i styret! Valgkomiteens forslag til nytt styre i Væretrøa Grendelag Styret Styreleder: Martin Bjørgan, VT16 (G) Styremedlem: Are Strandvik Aune, VT77 (Ny) Styremedlem: Stig Arve Haugen, W15 (G) Styremedlem: Bjørn Mjøsund, VT64 (1 år) Styremedlem: Joakim Johansson, VT18 (1 år) Kasserer: Lars Age Nysæter, W159 (1 år) Revisorer: Arnfinn Wolden, VT1 35 (G) Knut Petter Haugdal, VT145 (1 år) Valgt tid i styret er for to år. G er for gjenvalg lor 2 nye år. Vi ønsker det nye styret lykke til med arbeidetl O rd i næ r ge ne ra lfo rsa m I i n g Været røa G re nd e I ag Side 5 av 6

6 Trondheim 20. marc 2016 På vegne av valgkomiteen: Arne Otto Vedvik, Kjell Eriksen, Arnt Sollie Amt Sollie Vedtak Valgkomiteens forslag til styre tor 2017 ble enstemmig vedtatt: Styreleder: Martin Bjørgan, w16 Styremedlem: Are Strandvik Aune, W 77 Styremedlem: Stig Arve Haugen, VT 15 Sgremedlem: B1ørn Mjøsund, w64 S$remedlem: Joakim Johansson, W 18 Kasserer: LarsAge Nysæter, W159 Valgkomiteens forslag til revisorer ble enstemmig vedtatt: Arnfinn Wolden, w135 Knut Petter Haugdal, W145 Valgkomiteen tok gjenvalg, som ble godkjent ved akklamasjon: - Arne Ofto Vedvik, - KjellEriksen, - Arnt Sollie, w96 w03 w42 Generalforsamlingen avsluttet kl. 21 :00. Referent:?'--r S.llU,L^"-/ Runar S. Myhren Yæretrøa71 u4 Protokollunde Bård Solem Ord i nær gene ra lforsa m I i ng Væretrøa G re ndelag 23.O3.20t7 Side 5 av 6