MØTEINNKALLING SAKSLISTE SØRREISA KOMMUNE. Sørreisa,

Transkript

1 SØRREISA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunehuset, møterom 2 Møtedato: Kl: Kl Sørreisa, Gyldig forfall meldes til Ordfører Paul Dahlø. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 14/14 14/288 REFERATSAKER FORMANNSKAP /14 14/289 ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP /14 14/283 HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS 17/14 14/277 PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING /14 14/278 SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS 19/14 14/284 LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE 20/14 13/359 UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Med hilsen Paul Dahlø ordfører Nina Pedersen sekretær Adresse: 9310 SØRREISA E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Nettside: Sentralbord: Telefaks:

2 SØRREISA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunehuset, møterom 2 Møtedato: Kl: Kl Sørreisa, Gyldig forfall meldes til Ordfører Paul Dahlø. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE 14/14 14/288 REFERATSAKER FORMANNSKAP /14 14/289 ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP /14 14/283 HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS 17/14 14/277 PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING /14 14/278 SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS 19/14 14/284 LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE 20/14 13/359 UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Med hilsen Paul Dahlø Ordfører Nina Pedersen Sekretær Adresse: 9310 SØRREISA Sentralbord: E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Telefaks:

3 SØRREISA KOMMUNE Sak 14/14 REFERATSAKER FORMANNSKAP Saksbehandler: Nina Pedersen Arkivsaksnr.: 14/288 Arkiv: 039 Saksnr. Utvalg Møtedato 14/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: 14/ RÅD/STAB/ETSR 461 SYKEFRAVÆRSTATISTIKK JANUAR / RÅD/STAB/AWNA 611 Aqualine AS UNDERSKREVET KONTRAKT FOR MIDLERTIDIG LEIE AV AREAL PÅ ØYJORDNESET INDUSTRIOMRÅDE AQUALINES 12/ ORDF/ORDF/APCD C03 Det kongelige forsvarsdepartement MARKERING AV FRIGJØRINGSDAGEN OG DEN NASJONALE VETERANDAGEN 8. MAI / ORDF/ORDF/APCD 231 D41 Erik Johan Øvermo Nicolaisen KLAGE VEDRØRENDE INNKREVING AV FESTEAVGIFT Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

4 SØRREISA KOMMUNE Sak 15/14 ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP Saksbehandler: Nina Pedersen Arkivsaksnr.: 14/289 Arkiv: 039 Saksnr. Utvalg Møtedato 15/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: - Forberedelser til Fylkesmannens kommunemøte 10. april Utleie Øyjordnes. - Forsvarskoordinator Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

5 SØRREISA KOMMUNE Sak 16/14 HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/283 Arkiv: L13 Saksnr. Utvalg Møtedato 16/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: Andre dokumenter (ikke vedlagt): KST-vedtak i sak 33/11 Kort sammendrag: Formannskapet har etterspurt orientering om status for Hemmingsjordlia boligfelt. Saksopplysninger: Kommunedelplan Hemmingsjord ble godkjent i kommunestyret i Sørreisa den i sak 28/06. I kommuneplanens arealdel v/ kommunedelplan Hemmingsjord er det avsatt et område på til boligbygging, område Bny9 i kommunedelplanen. Her planlegges det ca 50 boligtomter med tilhørende vegareal, friareal, lekeareal og annet areal. Reguleringsplan I oktober/november 2012 ble det sendt ut varsel om oppstart av reguleringsarbeid for Hemmingsjordlia boligfelt til berørte parter. Det kom inn noen merknader, blant annet fra Troms Fylkeskommune ved fylkeskonservator som ønsket å gjøre en befaring i området. Slik befaring ble gjennomført tidlig sommer Fylkeskommunen fant da to tufter fra nyere tid som de anbefalte bevart for ettertiden. Selv om det ikke ble gitt pålegg om bevaring, vil kommunen likevel endre reguleringsplanen slik at tuftene bevares. Reguleringsplanen forventes ferdigstilt i løpet av våren. Vann og avløp I hht vedtatt økonomiplan og investeringsbudsjett for 2012 og 2013, er det tatt opp til sammen 4 millioner i lån til å opparbeide vann og avløp inn/ut av det planlagte boligfeltet på Hemmingsjord. De lånte midlene er satt av til formålet, og arbeidet med å få dette på plass, vil starte opp i løpet av våren. (I økonomiplan for 2014 og 2015 er satt opp investeringer til høydebasseng på Hemmingsjord, dette er et selvstendig prosjekt, og har ikke direkte tilknytning til boligfeltet.)

6 Erverv av areal Aktuelle grunneierne har så langt vært orientert om framdrift og ut fra referater fra møter med disse, stiller de seg positive til grunnavståelse til kommunen. I 2008 var det avtalt en pris pr m 2 og i 2010 ble det avtalt at denne skulle indeksreguleres. Erverv av grunn har vært beregnet til ca 1,6 millioner der utgifter til erverv vil bli utgiftsført et år mens inntekter fra salg til utbygger tidligst vil komme påfølgende år. Det legges til grunn at boligfeltet ligger i et attraktivt område og at det vil være interessant for flere entreprenører å kjøpe feltet fra kommunen. Vurdering: Neste steg i denne prosessen er å kontakte grunneierne med sikte på grunnavståelse. Parallelt med dette arbeides det med å ferdigstille reguleringsplanen. Rådmannens tilråding: Det må tas stilling til tidspunkt for erverv av areal. Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

7 SØRREISA KOMMUNE Sak 17/14 PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/277 Arkiv: 026 Saksnr. Utvalg Møtedato 17/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: Invitasjon til Pilotnettverk for overordnet styring Kort sammendrag: KS inviterer til deltakelse i nettverk for overordnet styring, og rådmannen ønsker at kommunen søker om deltakelse da temaet er meget aktuelt. Saksopplysninger: Nettverkets hensikt oppgis å være å styre den operative arbeidsdelingen mellom politisk og administrativt nivå. Å finne handlingsrom og gjennomføre endringer i tråd med ønsket utvikling. Systematisk oppfølging av vedtatte mål, resultat og avvik. Se for øvrig vedlagte invitasjon. Det kan søkes om økonomisk støtte til deltakelse fra Fylkesmannen (ekstraordinære prosjektskjønnsmidler). Nettverket er primært rettet mot rådmannen og rådmannens ledergruppe. Det er ønsket at politisk ledelse deltar på samling 1 og 2. Vurdering: Det er et behov for gode styringsdokumenter med sammenheng seg i mellom og en god styringsstruktur som fungerer for Sørreisa kommune. Per i dag framstår vårt styringssystem i noen tilfeller som fragmentert og kanskje utydelig, og det er forventet at deltakelse i dette nettverket vil bidra til å bedre dette. Rådmannens tilråding: Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon.

8 Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling: Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon.

9 SØRREISA KOMMUNE Sak 18/14 SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/278 Arkiv: 223 Saksnr. Utvalg Møtedato 18/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: Søknad pr fra Norsk Folkehjelp Midt-Troms Andre dokumenter (ikke vedlagt): Ingen Kort sammendrag: Norsk Folkehjelp Sanitet Midt-Troms søker om støtte til kjøp av snøskuter til redningsgruppen. Organisasjonen drives på frivillig basis og har dermed ingen inntekt utover det de kan skaffe selv. De søker om et tilskudd på kr fra Sørreisa kommune til formålet. Saksopplysninger: Norsk Folkehjelp Sanitet er en av de største aktørene som deltar frivillig i redningstjenesten. Norsk Folkehjelp er en viktig støttespiller til Politiet og samarbeider med andre frivillige organisasjoner. Rådmannens tilråding: Saken legges fram uten tilråding. Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

10 SØRREISA KOMMUNE Sak 19/14 LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/284 Arkiv: X20 Saksnr. Utvalg Møtedato 19/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Saksopplysninger: Det er behov for å revidere og i noen grad omarbeide kommunens overordna beredskapsplan/kriseplan i hht forskrift om kommunal beredskapsplikt (2011). I denne omgang trengs det en prinsipiell avklaring på hvem som skal lede kommunens kriseledelse. Når overordna beredskapsplan/kriseplan er ferdig revidert/omarbeidet, vil den bli lagt fram for politisk nivå. Per i dag er det ordfører som er leder av kommunens kriseledelse. Varaordfører er nestleder. Rådmann og dennes stedfortreder inngår også i kriseledelsen sammen med teknisk sjef og kommuneoverlege. I DSBs veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse heter det følgende om lederrollen: «Det bør i utgangspunktet være organisasjonens ordinære ledelse som også fungerer som kriseledelse. I en krise må det ikke herske tvil om hvem som er lederen. Det er to viktige funksjoner som må avklares uansett organisering av kriseledelsen: leder av kriseledelsen og talsperson for kriseledelsen. ( ) Erfaring har vist at det vil være krevende for en person å håndtere begge funksjonene.» Vurdering: Rådmannen deler vi DSBs syn på at ordinær ledelse også bør lede kriseledelsen. Vider deles DSBs vurdering av at det vil være vanskelig å kombinere rollene som leder av og talsperson for kriseledelsen. Det vil være naturlig at ordfører tar rollen som kriseledelsens talsperson mens rådmannen er leder av kriseledelsen. Publikum og media vil forvente at øverste leder står fram og gir krisen et ansikt, og at det er ordfører.

11 Rådmannens tilråding: Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson. Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling: Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson.

12 SØRREISA KOMMUNE Sak 20/14 UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 13/359 Arkiv: 026 Saksnr. Utvalg Møtedato 39/13 Formannskapet /14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: Søknad om skjønnsmidler til Fylkesmannen i Troms Andre dokumenter (ikke vedlagt): Protokoll og saksfremlegg i FMSK-sak 39/13, ( ) Oversikt over Fylkesmannens fordeling av skjønnsmidler til fornying og utvikling Saksopplysninger: I hht vedtak i FMSK sak 39/13 søkte rådmannen til Fylkesmannen om skjønnsmidler til utredning av interkommunalt plankontor. Søknaden har nå fått tilsagn om ,- kr, dvs det beløpet vi søkte om. Det er kommunene Bardu, Dyrøy, Målselv, Berg og Sørreisa som skal utrede muligheten til felles plankontor. Det er avtalt et planleggingsmøte mellom rådmennene i de fem kommunene i april, og det er forventet at slik utredning kan være fullført innen årsskiftet. Parallelt med dette vil rådmannen søke å finne løsninger mht planlegger/arealplan jf behovet for å få overordnet planverk på plass. Rådmannens tilråding: Tas til orientering. Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

13 Formannskapets behandling sak 39/13: Vedtak: Enstemmig: 1. Rådmannen jobber for organisering av felles plankontor i samarbeid med kommunene Bardu, Målselv og Dyrøy. 2. Det søkes økonomisk støtte til etableringa fra fylkeskommunen ev. også fra fylkesmannen. 3. Fra og med 2014 innarbeides det ressurser som sikrer kontinuerlig planarbeid.

14 SØRREISA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunehuset, møterom 2 Møtedato: Kl: Kl Sørreisa, Gyldig forfall meldes til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Tillegg SAKSLISTE 21/14 14/302 LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Med hilsen Paul Dahlø/S ordfører Nina Pedersen sekretær Adresse: 9310 SØRREISA E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Nettside: Sentralbord: Telefaks:

15 SØRREISA KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Kommunehuset, møterom 2 Møtedato: Kl: Kl Sørreisa, Gyldig forfall meldes til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Tillegg SAKSLISTE 21/14 14/302 LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Med hilsen Paul Dahlø/S ordfører Nina Pedersen sekretær Adresse: 9310 SØRREISA Sentralbord: E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Telefaks:

16 SØRREISA KOMMUNE Sak 21/14 LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/302 Arkiv: 140 Saksnr. Utvalg Møtedato 21/14 Formannskapet Administrasjonens utredning: Vedlegg: Samfunnsdelen Lenvik kommunes kommuneplan Saksopplysninger: I forbindelse med revisjon av kommuneplanens samfunnsdel for Lenvik kommune har utvalg for miljø og forvaltning (sak 37/14) fattet følgende vedtak: 1. Utvalg for miljø og forvaltning vedtar at forslag til kommuneplanens samfunnsdel med handlingsdel legges ut til offentlig ettersyn. 2. Forslag til kommuneplanens samfunnsdel sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn i henhold til plan- og bygningslovens Formålet med Lenviks kommuneplan samfunnsdel er å legge overordnende prioriteringer, kvalitet og ressursbruk for Lenvik kommune med spesielt fokus på barn og unge. Frist for å gi uttalelse/komme med merknader og innspill til planforslaget er satt til fredag 9. mai Rådmannens tilråding: Formannskapet vurderer eventuell uttalelse til Lenvik kommune. Sørreisa kommunehus, Ann Kristin Trondsen Ann Kristin Trondsen Innstilling:

17 SØRREISA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Formannskapet Møtedato: Tilstede: Paul Dahlø AP Ole Edvin Langaune SP vara for May Tove Grytnes AP Jarl Kato Solset KRF vara for Ole G Koch H Hanne Fredriksen Samlingslista Jørn Lindbøl Samlingslista * Fra adm: Rådmann Ann Kristin Trondsen Sekretær Nina Pedersen Innkalling og sakliste godkjent uten merknader. Møtets varighet; kl Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel SAKSLISTE PS 14/14 14/288 REFERATSAKER FORMANNSKAP PS 15/14 14/289 ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP PS 16/14 14/283 HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS PS 17/14 14/277 PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING PS 18/14 14/278 SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS PS 19/14 14/284 LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Adresse: 9310 SØRREISA Sentralbord: E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Telefaks:

18 PS 20/14 13/359 UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 PS 21/14 14/302 LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Protokollen godkjent: Paul Dahlø Nina Pedersen

19 REFERATSAKER FORMANNSKAP Saksnr. Utvalg Møtedato 14/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Delt ut i møtet: - Svar vedr. klage vedrørende innkreving av festeavgift, svar fra Sørrreisa menighet til Erik J. Ø. Nicolaisen. Vedtak: Enstemmig: Tas til orientering. ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP Saksnr. Utvalg Møtedato 15/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Rådmann Ann Kristin Trondsen orienterte: - Programmet for Fylkesmannens kommunemøte 10. april kl Økonomirapporteringen pr. mars 2014 og årsmelding Dagsseminar hos Fylkesmannen i Troms, 10. juni Brev fra Gjerdsletta barnehage om lekeplassen i sentrum. Vedtak: Enstemmig: Tas til orientering.

20 HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS Saksnr. Utvalg Møtedato 16/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Behandling: - Vi må vurdere for å legge til rette for en utbygging der flere utbyggere kan delta. - Forhandlingsutvalget gjennopptar kontakt med grunneiere om kjøp av grunn. - Det må vurderes om investeringen kan tas i ei budsjettregulering, eller må avvente til neste års investeringsbudsjett. - Samarordning av planer. Vedtak: Enstemmig: Saken legges fram til ny behandling når nærmere avklaring har skjedd. PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING Saksnr. Utvalg Møtedato 17/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Vedtak: Rådmannens tilrådning vedtatt mot 2 stemmer: Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon.

21 SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS Saksnr. Utvalg Møtedato 18/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Vedtak: Enstemmig: Norsk Folkehjelp Midt-Troms innvilges kr ,- til kjøp av snøskuter til redningsgruppen. Belastes post Formannskapet. LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Saksnr. Utvalg Møtedato 19/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Vedtak: Enstemmig som innstilling: Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson.

22 UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Saksnr. Utvalg Møtedato 20/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Rådmann Ann Kristin Trondsen orienterte. Vedtak: Enstemmig som rådmannens tilrådning: Tas til orientering. LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Saksnr. Utvalg Møtedato 21/14 Formannskapet Formannskapets behandling: Vedtak: Enstemmig: Kort høringsuttalelse utformes av ordfører i tråd med formannskapets drøfting.

23 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg REFERATSAKER FORMANNSKAP Saksbehandler: Nina Pedersen Arkivsaksnr.: 14/288 Arkiv: 039 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: 14/ RÅD/STAB/ETSR 461 SYKEFRAVÆRSTATISTIKK JANUAR / RÅD/STAB/AWNA 611 Aqualine AS UNDERSKREVET KONTRAKT FOR MIDLERTIDIG LEIE AV AREAL PÅ ØYJORDNESET INDUSTRIOMRÅDE AQUALINES 12/ ORDF/ORDF/APCD C03 Det kongelige forsvarsdepartement MARKERING AV FRIGJØRINGSDAGEN OG DEN NASJONALE VETERANDAGEN 8. MAI / ORDF/ORDF/APCD 231 D41 Erik Johan Øvermo Nicolaisen KLAGE VEDRØRENDE INNKREVING AV FESTEAVGIFT Andre dokumenter (ikke vedlagt): Kort sammendrag: Saksopplysninger: Vurdering: Rådmannens tilråding:

24 ...Sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

25 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 14/14 Resultat: Arkivsak: 14/288 Tittel: SAKSPROTOKOLL: REFERATSAKER FORMANNSKAP Behandling: Delt ut i møtet: - Svar vedr. klage vedrørende innkreving av festeavgift, svar fra Sørrreisa menighet til Erik J. Ø. Nicolaisen. Vedtak: Enstemmig: Tas til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

26

27

28

29

30

31

32 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP Saksbehandler: Nina Pedersen Arkivsaksnr.: 14/289 Arkiv: 039 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: - Forberedelser til Fylkesmannens kommunemøte 10. april Utleie Øyjordnes. - Forsvarskoordinator Vedlegg: Andre dokumenter (ikke vedlagt): Kort sammendrag: Saksopplysninger: Vurdering: Rådmannens tilråding:...sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling)

33 :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

34 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 15/14 Resultat: Arkivsak: 14/289 Tittel: SAKSPROTOKOLL: ORIENTERINGER/SPØRSMÅL FORMANNSKAP Behandling: Rådmann Ann Kristin Trondsen orienterte: - Programmet for Fylkesmannens kommunemøte 10. april kl Økonomirapporteringen pr. mars 2014 og årsmelding Dagsseminar hos Fylkesmannen i Troms, 10. juni Brev fra Gjerdsletta barnehage om lekeplassen i sentrum. Vedtak: Enstemmig: Tas til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

35 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/283 Arkiv: L13 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: Andre dokumenter (ikke vedlagt): KST-vedtak i sak 33/11 Kort sammendrag: Formannskapet har etterspurt orientering om status for Hemmingsjordlia boligfelt. Saksopplysninger: Kommunedelplan Hemmingsjord ble godkjent i kommunestyret i Sørreisa den i sak 28/06. I kommuneplanens arealdel v/ kommunedelplan Hemmingsjord er det avsatt et område på til boligbygging, område Bny9 i kommunedelplanen. Her planlegges det ca 50 boligtomter med tilhørende vegareal, friareal, lekeareal og annet areal. Reguleringsplan I oktober/november 2012 ble det sendt ut varsel om oppstart av reguleringsarbeid for Hemmingsjordlia boligfelt til berørte parter. Det kom inn noen merknader, blant annet fra Troms Fylkeskommune ved fylkeskonservator som ønsket å gjøre en befaring i området. Slik befaring ble gjennomført tidlig sommer Fylkeskommunen fant da to tufter fra nyere tid som de anbefalte bevart for ettertiden. Selv om det ikke ble gitt pålegg om bevaring, vil kommunen likevel endre reguleringsplanen slik at tuftene bevares. Reguleringsplanen forventes ferdigstilt i løpet av våren. Vann og avløp I hht vedtatt økonomiplan og investeringsbudsjett for 2012 og 2013, er det tatt opp til sammen 4 millioner i lån til å opparbeide vann og avløp inn/ut av det planlagte boligfeltet på Hemmingsjord. De lånte midlene er satt av til formålet, og arbeidet med å få dette på plass, vil starte opp i løpet av våren. (I økonomiplan for 2014 og 2015 er satt opp investeringer til høydebasseng på Hemmingsjord, dette er et selvstendig prosjekt, og har ikke direkte tilknytning til boligfeltet.) Erverv av areal

36 Aktuelle grunneierne har så langt vært orientert om framdrift og ut fra referater fra møter med disse, stiller de seg positive til grunnavståelse til kommunen. I 2008 var det avtalt en pris pr m 2 og i 2010 ble det avtalt at denne skulle indeksreguleres. Erverv av grunn har vært beregnet til ca 1,6 millioner der utgifter til erverv vil bli utgiftsført et år mens inntekter fra salg til utbygger tidligst vil komme påfølgende år. Det legges til grunn at boligfeltet ligger i et attraktivt område og at det vil være interessant for flere entreprenører å kjøpe feltet fra kommunen. Vurdering: Neste steg i denne prosessen er å kontakte grunneierne med sikte på grunnavståelse. Parallelt med dette arbeides det med å ferdigstille reguleringsplanen. Rådmannens tilråding: Det må tas stilling til tidspunkt for erverv av areal....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

37 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 16/14 Resultat: Arkivsak: 14/283 Tittel: SAKSPROTOKOLL: HEMMINGSJORDLIA BOLIGFELT - ORIENTERING OM STATUS Behandling: Behandling: - Vi må vurdere for å legge til rette for en utbygging der flere utbyggere kan delta. - Forhandlingsutvalget gjennopptar kontakt med grunneiere om kjøp av grunn. - Det må vurderes om investeringen kan tas i ei budsjettregulering, eller må avvente til neste års investeringsbudsjett. - Samarordning av planer. Vedtak: Enstemmig: Saken legges fram til ny behandling når nærmere avklaring har skjedd. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

38 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/277 Arkiv: 026 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: Invitasjon til Pilotnettverk for overordnet styring Kort sammendrag: KS inviterer til deltakelse i nettverk for overordnet styring, og rådmannen ønsker at kommunen søker om deltakelse da temaet er meget aktuelt. Saksopplysninger: Nettverkets hensikt oppgis å være å styre den operative arbeidsdelingen mellom politisk og administrativt nivå. Å finne handlingsrom og gjennomføre endringer i tråd med ønsket utvikling. Systematisk oppfølging av vedtatte mål, resultat og avvik. Se for øvrig vedlagte invitasjon. Det kan søkes om økonomisk støtte til deltakelse fra Fylkesmannen (ekstraordinære prosjektskjønnsmidler). Nettverket er primært rettet mot rådmannen og rådmannens ledergruppe. Det er ønsket at politisk ledelse deltar på samling 1 og 2. Vurdering: Det er et behov for gode styringsdokumenter med sammenheng seg i mellom og en god styringsstruktur som fungerer for Sørreisa kommune. Per i dag framstår vårt styringssystem i noen tilfeller som fragmentert og kanskje utydelig, og det er forventet at deltakelse i dette nettverket vil bidra til å bedre dette. Rådmannens tilråding: Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger:

39 Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon. :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

40 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 17/14 Resultat: Arkivsak: 14/277 Tittel: SAKSPROTOKOLL: PILOTNETTVERK FOR OVERORDNET STYRING Behandling: Vedtak: Rådmannens tilrådning vedtatt mot 2 stemmer: Kommunen søker om deltakelse i KS nettverk for overordnet styring Rådmannen søker om økonomisk støtte til deltakelse i nettverket. Politisk nivå bør delta på samling 1 og 2 med en-to representanter fra formannskapet; ordfører og en fra opposisjon. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

41 Invitasjon til pilotnettverk for overordnet styring Deltakelse i nettverket passer for kommuner med ordførere og rådmenn som ønsker Å styrke den operative arbeidsdelingen mellom politisk og administrativt nivå Finne handlingsrom og gjennomføre endringer i tråd med ønsket utvikling Systematisk oppfølging av vedtatte mål, resultat og avvik

42 bli med i nettverk! Kommunen har mange roller, både som tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvalter og myndighetsutøver. Dette gir særlige utfordringer når det gjelder styring. God styring og kontroll krever både at faktagrunnlaget for politisk behandling og beslutning er kvalitetsmessig godt, og at samhandlingen mellom administrativt og politisk nivå er god og forutsigbar. Jakten på stadige forbedringer og effektivisering på alle områder krever også kontinuerlig fokus på ledelse og organisatorisk videreutvikling. Kommunens ledelse bør ha et overordnet perspektiv på sin virksomhet og styre på en måte som sikrer at kommunen når vedtatte mål. Dette innebærer at man vet hvilke mål og hvilken kvalitet som gjelder, at man har en strukturert rapportering som forteller om man er på rett veg, og at man har gode rutiner for oppfølging av eventuelle avvik. Pilotnettverket er bygget på erfaringene som er gjort i ROBEK-nettverkene og i nettverk for rådmannens internkontroll. Vårt mål er at ordførere, rådmenn og andre ledere gjennom deltakelse i nettverket skal få økt innsikt i forhold som er vesentlige i den overordnede styringen av kommunen, og slik styrke sitt grunnlag for å gjøre strukturerte forbedringer. Vi vil også presentere en analyse som viser et mulig økonomisk handlingsrom innen utvalgte tjenester. I tillegg vil også interessepolitisk avdeling i KS bidra med aktuelt tema ved en av samlingene. Deltakelse Nettverket er primært rettet mot rådmannen og rådmannens ledergruppe. Imidlertid inviteres også politisk ledelse, og det er særlig aktuelt for folkevalgte å delta på de to første samlingene. Deltakerkommunene må sette av tid til å arbeide med ulike problemstillinger mellom samlingene. Kommunene bør derfor ha en kontaktperson med ansvar for å følge opp og koordinere arbeidet på hjemmebane. Samlinger KS tar sikte på å starte opp to nettverk i Første nettverk starter i mai, se neste side for tidspunkter for samlinger. Nettverk 2 starter opp høsten I utgangspunktet vil inndelingen av kommuner i nettverk skje etter kommunestørrelse. Alle samlinger er fra lunsj til lunsj. Nettverk 1 vil være på Gardermoen og Nettverk 2 i Trondheims-området. Påmelding Kommuner som ønsker å delta sender en epost senest der vi også får en kortfattet informasjon om: Hvorfor dere ønsker å delta i nettverket? Hva dere vil oppnå i løpet av nettverksperioden? Er det enkelte tema dere ønsker særskilt oppmerksomhet på? Informasjonen vil hjelpe oss når vi skal gjøre utvalg av deltakerkommuner og ved planlegging av samlingene. Kostnader Kommunen betaler en pris for deltakelse i nettverket basert på innbyggertall. Pris eks mva. Opp til innbyggere kr innbyggere kr innbyggere kr I tillegg betaler kommunene egne reiseutgifter og dekker oppholdsutgifter på samlinger. - et tilbud fra EffektiviseringsNettverkene For mer informasjon og påmelding kontakt EffektiviseringsNettverkene Rådgiver Anne-Bjørg Aspheim tlf: eller anne-bjorg.aspheim@ks.no Rådgiver Jens-Einar Johansen tlf: eller jens-einar.johansen@ks.no Påmeldingsfrist 27. mars!

43 Innhold på SAMLINGENE NETTVERKSPROSESSEN mai 2014 Et overordnet blikk på styring Roller og ansvar; mellom kommunestyret og rådmannen og mellom rådmannen og andre ledere. Samhandling mellom politisk og administrativt nivå. Kjennetegn på god styring. Hvilke verktøy må minimum være på plass? Mellom samlingene: Arbeidsoppgaver utdeles på samlingen. Kommunen velger egen prosjektleder september 2014 Om sammenhengen mellom de ulike styringsdokumentene Sentrale styringsdokumenter og styringsdialog. Hvem har eierskap til målene, rammene og strategiene? Hvordan komme i gang med gode og realistiske målformuleringer oktober 2014 Hvordan skape økonomisk handlingsrom i dag for å styrke framtidige muligheter? Har dagens ressursbruk ønsket effekt? Faktabasert kunnskap samt vurderinger av egen praksis, fører til at handlingsrommet blir tydeligere. Mulig potensiale i de største tjenestene presenteres januar 2015 Tydelig og forutsigbar på alle nivå Ledelsens betydning for endringsvilje og god læring i organisasjonen. Lederavtaler som metode i oppfølging av mål og resultater. Hvordan skape forutsigbarhet ved hjelp av årshjul. Erfaringssamling Hvordan har det gått? Erfaringer og resultater deles. Hvordan sikre endring over tid? Mellom samlingene: Utarbeide gjennomføringsplan Mellom samlingene: Utarbeide første generasjons styringsstruktur. Mellom samlingene: Fullføring av styringsstruktur september 2015

44 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/278 Arkiv: 223 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: Søknad pr fra Norsk Folkehjelp Midt-Troms Andre dokumenter (ikke vedlagt): Ingen Kort sammendrag: Norsk Folkehjelp Sanitet Midt-Troms søker om støtte til kjøp av snøskuter til redningsgruppen. Organisasjonen drives på frivillig basis og har dermed ingen inntekt utover det de kan skaffe selv. De søker om et tilskudd på kr fra Sørreisa kommune til formålet. Saksopplysninger: Norsk Folkehjelp Sanitet er en av de største aktørene som deltar frivillig i redningstjenesten. Norsk Folkehjelp er en viktig støttespiller til Politiet og samarbeider med andre frivillige organisasjoner. Rådmannens tilråding: Saken legges fram uten tilråding....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

45 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 18/14 Resultat: Arkivsak: 14/278 Tittel: SAKSPROTOKOLL: SØKNAD OM STØTTE NORSK FOLKEHJELP MIDT-TROMS Behandling: Vedtak: Enstemmig: Norsk Folkehjelp Midt-Troms innvilges kr ,- til kjøp av snøskuter til redningsgruppen. Belastes post Formannskapet. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

46 Fra: midt-troms Sendt: :07:39 Til: Emne: S nad om st te Norsk Folkehjelp Midt-Troms Hei Vedlagt s nad Mats Kongshaug Beredskapsleder Norsk Folkehjelp Midt-Troms

47

48 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/284 Arkiv: X20 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Saksopplysninger: Det er behov for å revidere og i noen grad omarbeide kommunens overordna beredskapsplan/kriseplan i hht forskrift om kommunal beredskapsplikt (2011). I denne omgang trengs det en prinsipiell avklaring på hvem som skal lede kommunens kriseledelse. Når overordna beredskapsplan/kriseplan er ferdig revidert/omarbeidet, vil den bli lagt fram for politisk nivå. Per i dag er det ordfører som er leder av kommunens kriseledelse. Varaordfører er nestleder. Rådmann og dennes stedfortreder inngår også i kriseledelsen sammen med teknisk sjef og kommuneoverlege. I DSBs veileder i kriseplanlegging for kommunens kriseledelse heter det følgende om lederrollen: «Det bør i utgangspunktet være organisasjonens ordinære ledelse som også fungerer som kriseledelse. I en krise må det ikke herske tvil om hvem som er lederen. Det er to viktige funksjoner som må avklares uansett organisering av kriseledelsen: leder av kriseledelsen og talsperson for kriseledelsen. ( ) Erfaring har vist at det vil være krevende for en person å håndtere begge funksjonene.» Vurdering: Rådmannen deler vi DSBs syn på at ordinær ledelse også bør lede kriseledelsen. Vider deles DSBs vurdering av at det vil være vanskelig å kombinere rollene som leder av og talsperson for kriseledelsen. Det vil være naturlig at ordfører tar rollen som kriseledelsens talsperson mens rådmannen er leder av kriseledelsen. Publikum og media vil forvente at øverste leder står fram og gir krisen et ansikt, og at det er ordfører. Rådmannens tilråding: Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

49 Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson. :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

50 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 19/14 Resultat: Arkivsak: 14/284 Tittel: SAKSPROTOKOLL: LEDELSE AV KOMMUNENS KRISELEDELSE Behandling: Vedtak: Enstemmig som innstilling: Kriseledelsen i Sørreisa kommune ledes av rådmannen. Ordfører inngår i kriseledelsen og er kriseledelsens talsperson. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

51 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 13/359 Arkiv: 026 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: Søknad om skjønnsmidler til Fylkesmannen i Troms Andre dokumenter (ikke vedlagt): Protokoll og saksfremlegg i FMSK-sak 39/13, ( ) Oversikt over Fylkesmannens fordeling av skjønnsmidler til fornying og utvikling Saksopplysninger: I hht vedtak i FMSK sak 39/13 søkte rådmannen til Fylkesmannen om skjønnsmidler til utredning av interkommunalt plankontor. Søknaden har nå fått tilsagn om ,- kr, dvs det beløpet vi søkte om. Det er kommunene Bardu, Dyrøy, Målselv, Berg og Sørreisa som skal utrede muligheten til felles plankontor. Det er avtalt et planleggingsmøte mellom rådmennene i de fem kommunene i april, og det er forventet at slik utredning kan være fullført innen årsskiftet. Parallelt med dette vil rådmannen søke å finne løsninger mht planlegger/arealplan jf behovet for å få overordnet planverk på plass. Rådmannens tilråding: Tas til orientering....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA

52 :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

53 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 20/14 Resultat: Arkivsak: 13/359 Tittel: SAKSPROTOKOLL: UTREDNING FELLES PLANKONTOR (INTERKOMMUNALT) 2014 Behandling: Rådmann Ann Kristin Trondsen orienterte. Vedtak: Enstemmig som rådmannens tilrådning: Tas til orientering. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

54 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 39/13 Resultat: Arkivsak: 13/359 Tittel: SAKSPROTOKOLL: PLANLEGGING AV FELLES PLANKONTOR(INTERKOMUNALT) Behandling: Vedtak: Enstemmig: 1. Rådmannen jobber for organisering av felles plankontor i samarbeid med kommunene Bardu, Målselv og Dyrøy. 2. Det søkes økonomisk støtte til etableringa fra fylkeskommunen ev. også fra fylkesmannen. 3. Fra og med 2014 innarbeides det ressurser som sikrer kontinuerlig planarbeid. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

55 SØRREISA KOMMUNE Rådmannskontoret Fylkemannen i Troms Dato: fmtrpostmottak@fylkesmannen.no Deres ref: Arkiv - arkivsak: /1081 Vår ref: 1066/14 Direkte telefon: E-post: annkristin.trondsen@sorreisa.kommune.no Org.nr SØKNAD - PROSJEKTSKJØNNSMIDLER TIL FORNYING OG UTVIKLING 2014 På vegne av Berg, Bardu, Dyrøy, Målselv og Sørreisa kommuner sendes her søknad om prosjektskjønnsmidler til utredning av interkommunalt plankontor. Det vises til Departementets avgrensninger i fem kulepunkter på side 2 i Fylkesmannens utlysningsbrev. Med hilsen Ann Kristin Trondsen rådmann Vedlegg: Søknadsskjema Kopi til: søkerkommunene Adresse: 9310 SØRREISA Sentralbord: E-post: postmottak@sorreisa.kommune.no Telefaks: Nettside:

56 Søknad om prosjektmidler til fornying for 2014 Alle feltene må fylles ut Innledning Saksnr. hos Fylkesmannen i Troms: 2013/4293 Hva gjelder søknaden (sett kryss) Prosjekt i enkeltkommune x Kommunesamarbeid Navn på søkerkommune: Sørreisa kommune Adresse: Storveien 20 E-post (til postmottaket): postmottak@sorreisa.kommune.no Postnr./poststed: 9310 Sørreisa Telefon: Navn på samarbeidende kommuner: Bardu, Berg, Dyrøy, Målselv og Sørreisa (benevnes som søkerkommuner i det videre) Søknadsbeløp: Kontaktperson: Ann Kristin Trondsen kr e-post: annkristin.trondsen@sorreisa.kommune,.no Telefon: Prosjektbeskrivelse Navn på prosjektet: Felles plankontor for Bardu, Berg, Dyrøy, Målselv og Sørreisa kommuner Prosjektsammendrag: Søkerkommunene søker her prosjektskjønnsmidler til utredning av felles interkommunalt plankontor. Hovedmål med prosjektet: Å utrede ulike modeller for etablering av et interkommunalt plankontor. Plankontoret tenkes etablert etter kommunelovens 27, og det skal bidra til at kommunenes planer er oppdaterte og slik gir retning og forutsigbarhet for kommens innbyggere i fht bruk av kommunens arealer og i fht videre utvikling av samfunnet og de kommunale tjenestene. Bakgrunn for prosjektet: Søkerkommunene har over tid hatt utfordringer på plansiden både i forhold til lovpålagte oppgaver og i forhold til utviklingsoppgaver kommunene står ovenfor, dette gjelder særlig for kommuneplanarbeidet, herunder samfunnsdelen (med unntak av Bardu) og arealplandelen (med unntak av Målselv). Kapasiteten i hver kommune for seg er liten, og PBL stiller større krav til planleggingsarbeidet enn tidligere. Videre viser det viser seg vanskelig å rekruttere ønsket kompetanse. Søkerkommunene ønsker derfor å utrede og deretter etablere et felles, interkommunalt plankontor i den hensikt å sikre kompetanse, kapasitet og stabilitet. Vi er kjent med at det interkommunale plansamarbeidet i Kvænangen, Skjervøy, Nordreisa og Kåfjord har gitt ønsket effekt. Hvem retter prosjektet seg mot? Søkerkommunene Hva går prosjektet ut på? Primært å utrede ulike modeller/løsninger for felles plankontor. I modellene må følgende faktorer utredes: organisering, arbeidsoppgaver, ressurser, kompetanse, lokalisering, økonomi/finansiering og vedtekter for ordningen. Utredningen skal munne ut i en anbefaling om valg av modell/løsning. Hvilke gevinster gir prosjektet? (kvantifiser så langs som mulig). Fagmiljø for planleggere. Redusert sårbarhet for den enkelte kommune. Bedre rekruttering og bedre tilgang til kompetanse. Stabilitet. Disse forholdene vil igjen sikre at søkerkommuene får utarbeidet/oppdatert viktige og sentrale planer for videre utvikling av kommunen, samfunnet og tjenestene. Hvordan og når skal resultat og erfaringer fra prosjektet videreføres i driften? Når utredningsfasen er over og kontoret etablert, vil plankontoret gå over i en permanent driftsfase. Organisering Hvordan er prosjektet forankret? Sørreisa: Forankringen er ivaretatt gjennom vedtak i formannskapssak 39/13. Dyrøy, Målselv og Bardu har alle politiske vedtak fra kommunestyret om å søke interkommunalt samarbeid der det er formålstjenlig og mulig.

57 Hvem er prosjektansvarlig person/organisasjon? Sørreisa kommune Hvem er prosjektleder? Må avklares mellom søkerkommunene. Sammensetning av styringsgruppe: Rådmennene i samarbeidskommunene Eventuell prosjekt-/referansegruppe: Prosjektgruppe: en- to repr fra hver av søkerkommunene, fortrinnsvis fra teknisk etat og/eller rådmannens stab Referansegruppe/personer: Plankontoret i Nord-Troms Fremdriftsplan Ca startdato for prosjektet ( dd.mm.åå): Andre milepæler/aktiviteter underveis i prosjektet: Ca startdato (dd.mm.åå) Beskrivelse av aktivitet Ansvarlig person/gruppe Ca sluttdato (dd.mm.åå Styringsgruppa (rådmenne) Når prosjektleder er identifisert og prosjektgruppa er etablert Når utredningen er klar og lagt fram til behandling Prosjektleder og prosjektgruppa Når saken er behandlet og det foreligger Positive vedtak i kommunestyrene i samarbeidskommunene om deltakelse i etableringen Når kompetanse og ressurser er på plass og kontorsted etablert Styringsgruppa, politisk nivå i kommunene Styringsgruppa og prosjektleder Når kontoret er etablert/starter opp og går over til drift Styringsgruppa og prosjektleder Ca sluttdato for prosjektet (dd.mm.åå): Milepæl 4 og 5 inngår ikke i utredningsprosjektet. Økonomi (dobbeltklikk nedenfor for å fylle ut regneark) Tilskudds midler fra Fylkesmannen Kommunal egenandel Annen finansiering Sum finansiering Utgifter: Prosjektledelse % i 7 mnd Egeninnsats Styringsgruppa, prosjektgruppa, utredningsbidrag Opplæring Andre utgifter Kjøring, studiebesøk, telefon, etc Sum utgifter Er det søkt om finansiering gjennom andre ordninger? Hvis ja oppgi navn på finansieringskilde. Søkerkommunene vil søke om midler fra Troms Fylkeskommune, LUK-midler, til etablering og drift av plankontoret. Plan for formidling til andre I egen kommune/foretak Utenfor egen kommune/foretak (for eksempel publisering på egen hjemmeside) Dele erfaringer og utredning fritt med alle som er interessert i den Hvordan og når skal prosjektet evalueres? Løpende underveis (styringsgruppa) og etter etableringen av plankontoret.

58 Dato: På vegne av søkerkommunene; med hilsen Ann Kristin Trondsen Rådmann, Sørreisa kommune

59 VEDLEGG

60 SØRREISA KOMMUNE Saksframlegg LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Saksbehandler: Ann Kristin Trondsen Arkivsaksnr.: 14/302 Arkiv: 140 Saksnr. Utvalg Møtedato...Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Administrasjonens utredning: Vedlegg: Samfunnsdelen Lenvik kommunes kommuneplan Andre dokumenter (ikke vedlagt): Kort sammendrag: Saksopplysninger: I forbindelse med revisjon av kommuneplanens samfunnsdel for Lenvik kommune har utvalg for miljø og forvaltning (sak 37/14) fattet følgende vedtak: 1. Utvalg for miljø og forvaltning vedtar at forslag til kommuneplanens samfunnsdel med handlingsdel legges ut til offentlig ettersyn. 2. Forslag til kommuneplanens samfunnsdel sendes på høring og legges ut til offentlig ettersyn i henhold til plan- og bygningslovens Formålet med Lenviks kommuneplan samfunnsdel er å legge overordnende prioriteringer, kvalitet og ressursbruk for Lenvik kommune med spesielt fokus på barn og unge. Frist for å gi uttalelse/komme med merknader og innspill til planforslaget er satt til fredag 9. mai Vurdering: Rådmannens tilråding: Formannskapet vurderer eventuell uttalelse til Lenvik kommune....sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

61 Behandlinger: Innstilling: (Ordførerens / ev. leders innstilling) :::Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA :::Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA Æ

62 Saksprotokoll Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: 21/14 Resultat: Arkivsak: 14/302 Tittel: SAKSPROTOKOLL: LENVIK KOMMUNE: KOMMUNEPLANENS SAMFUNNSDEL - OFFENTLIG ETTERSYN OG HØRING Behandling: Vedtak: Enstemmig: Kort høringsuttalelse utformes av ordfører i tråd med formannskapets drøfting. Postadresse: Besøksadresse: Sykehjemsveien 41 Telefon: SØRREISA SØRREISA Telefaks:

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98