Selskapskontroll av. Vannfronten Eiendom AS

Transkript

1 Selskapskontroll av Vannfronten Eiendom AS - Notodden kommune - Selskapskontrollrapport nr.:

2 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG INNLEDNING Bakgrunn, formål og problemstillinger Kort om metode Høring FAKTABESKRIVELSE Innledning Nærmere om selskapet Organisasjon Avtalemessige forhold Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Juridiske forhold Selskapets økonomiske utvikling Miljø Styret Generalforsamlingen Revisor Fremtidsutsikter Nærmere om eierkommunen VURDERINGER Vurderinger av selskapet Vurderinger av eierkommunen ANDRE FORHOLD Opsjonsavtaler Inngåtte opsjonsavtaler i perioden Innhold i opsjonsavtalen Endringer i opsjonsavtalen i perioden Avtale om tomt til Bok- og blueshus Vedtak i Notodden kommunestyre Vedtak i Vannfronten Kjøpsavtale mellom Vannfronten og Notodden kommune ANBEFALINGER Vedlegg Telemark kommunerevisjon IKS 2

3 Sammendrag Bakgrunn for selskapskontrollen Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret i Notodden kommune. Mandat for gjennomføringen er vedtatt av kontrollutvalget. Vannfronten Eiendom AS (Vannfronten) er heleid av Notodden kommune. Metode Selskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, og forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Kontrollen bygger på informasjon fra eieren, styret, administrasjonen og åpne kilder. Selskapskontrollen er gjennomført som en eierskapskontroll, der hovedformålet er å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Vannfronten etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Det presiseres at en eierskapskontroll er en vurdering av om virksomheten styres og forvaltes etter eierens formål, og i utgangspunktet ikke er en kontroll av innholdet i selskapets drift. Funn og vurderinger Selskapet Vannfronten Etter vår vurdering har driften av Vannfronten vært innrettet etter formålet i vedtektene. Det har i den undersøkte perioden blitt endringer i driften, som har medført tilsvarende endringer av formålsparagrafen i vedtektene. Vannfrontens virksomhet har over tid gått med underskudd, og selskapet har en vanskelig likviditetssituasjon. Hvis ikke selskapet får tilført kapital, må styret og eier vurdere om forutsetningene for fortsatt drift er tilstede. Selskapets styre består for tiden av tre menn. Selskapet oppfyller dermed ikke kravet til kjønnsbalanse i styret i kommunalt kontrollerte aksjeselskaper. Styret som ble valgt i juli 2010 har etter vår vurdering ikke fungert som samlet organ. Det har vært en periode på godt over ett år hvor det ikke har vært formelle styremøter. Driften av selskapet er likevel fulgt opp på uformelt vis av to av styrets medlemmer, som også samtidig var innleid som daglig ledelse. Siden høsten 2011 har styret hatt jevnlige møter, og i all hovedsak behandlet de saker som ligger til styret å behandle. Ledelsen har bekreftet at de forholder seg til reglene om offentlige anskaffelser, men er usikre på om offentleglova gjelder og har derfor dette til vurdering hos Fylkesmannen. Svaret fra Fylkesmannen kan også ha betydning for hvorvidt reglene om offentlige anskaffelser gjelder for selskapet. Fristen for innkalling til generalforsamlingen er i vedtekten satt til senest to uker før, og er for de fleste generalforsamlinger overholdt. Styreinstruksen og kommunens eiermelding setter imidlertid fristen til fire uker. Fristen for innkalling bør samordnes og være lik. Det må også sendes varsel om generalforsamling til kommunens kontrollutvalg og revisor. Styrevervene er ikke registrert i Styrevervregisteret. Telemark kommunerevisjon IKS 3

4 Eierkommunen Notodden Vår vurdering er at Notodden kommune har etablert en tilfredsstillende styring og oppfølging av at Vannfronten opererer i tråd med formålet og de rammer eieren har satt. Det er løpende kontakt mellom ordfører/rådmann og ledelsen i selskapet. Dette indikerer at eieren aktivt følger opp virksomheten i Vannfronten. Det tok imidlertid etter vår vurdering for lang tid å få på plass et nytt styremedlem etter at et styremedlem trakk seg i Dagens styre består kun av menn og oppfyller derfor ikke kravet til kjønnsbalanse. I henhold til delegasjonsreglementet er det ordfører som møter som eierrepresentant, og som har møtt de fleste gangene. Det står ikke noe i delegasjonsreglementet om at ordfører kan delegere fullmakt hvis han ikke selv kan møte i generalforsamlingen. Denne adgangen bør vurderes tatt inn. Kommunen har utarbeidet og vedtatt en eierskapsmelding, som skal følges opp av eierstrategi for det enkelte selskap innen mars En grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskaper er en klar og presis eierstrategi for selskapet, hvor eiers forventinger til selskapet formuleres. Andre forhold Vannfronten inngikk i 2009 en opsjonsavtale, med 17 hovedpunkter, med Jernverkstomta AS om kjøp av areal på jernverkstomta. Bortsett fra endring i fristen for beslutning om igangsettelse av byggearbeider i avtalens pkt. 3, har det ifølge ledelsen i Vannfronten ikke vært endringer i opsjonsavtalen etter at den ble undertegnet. Notodden kommunestyre har anmodet Vannfronten om nødvendig, vederlagsfri tomt til Bok- og blueshus. Det er utarbeidet et utkast til kjøpsavtale på 11 punkter mellom Vannfronten og Notodden kommune. Ifølge ledelsen i Vannfronten har partene godkjent utkastet, men avtalen er ved utgangen av 2012 ikke underskrevet av partene. Kontraktutkastet mangler noen opplysninger, blant annet tomtens areal da tomten foreløpig ikke er endelig oppmålt. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn som er gjort i denne eierskapskontrollen, anbefaler vi at styret og eier avklarer selskapets vanskelige likviditetssituasjon og vurderer om forutsetningene for fortsatt drift er til stede eier sørger for at kravet til kjønnsbalanse i styret blir oppfylt eier sørger for at fristen for innkalling til generalforsamling i vedtektene, styreinstruksen og eiermeldingen samordnes og blir like kommunens kontrollutvalg og revisor varsles om generalforsamlinger. Skien, 21. januar 2013 Telemark kommunerevisjon IKS Berit M. Dalvik ass. revisjonssjef Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Telemark kommunerevisjon IKS 4

5 1 Innledning 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillinger Bakgrunnen for selskapskontrollen er plan for selskapskontroll vedtatt av kommunestyret i eierkommunen Notodden. Selskapskontrollen er gjennomført som en eierskapskontroll, der hovedformålet å vurdere eierens oppfølging av eierskapet i Vannfronten Eiendom AS (heretter forkortet til Vannfronten) etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Kontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører Notodden kommune kontroll med sine eierinteresser i Vannfronten Eiendom AS? o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I tillegg ønsker kontrollutvalget i forbindelse med kontrollen å få en redegjørelse om opsjonsavtaler på jernverkstomta og avtalen om tomta til Bok- og blueshuset. Dette er omtalt i pkt. 4 Andre forhold. Mandat for gjennomføring av eierskapskontrollen er vedtatt av kontrollutvalget. Kontrollen omfatter hovedsakelig årene 2010, 2011 og deler av Kort om metode Denne eierskapskontrollen er gjort i overensstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77 og 80, samt forskrift om kontrollutvalg 13 og 14. Kontrollen har i utgangspunktet en bred tilnærming og søker å fange opp flest mulige problemstillinger relatert til eierskapsoppfølgingen. Utover dette vil kontrollen ikke gå i dybden, men heller identifisere problemstillinger som senere kan bli gjenstand for ytterligere undersøkelser. Det presiseres at eierskapskontrollen er en vurdering av om virksomheten styres og forvaltes etter eierens formål. Dette innebærer at kontrollen begrenser seg til en vurdering av om eieren har etablert tilfredsstillende rammer for styring og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller således utenfor denne kontrollen. 1 Det ble i gjennomført selskapskontroll som eierskapskontroll av Vannfronten Eiendom AS for året Resultatet av kontrollen fremgår av rapport datert 3. april Telemark kommunerevisjon IKS 5

6 Rapporten bygger på informasjon fra eieren, styret og administrasjonen samt åpne kilder, herunder Foretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utover informasjon fra eieren er gjort for å sikre at eierstyringen også er omsatt i praksis. Som det fremgår av rapporten vil det enkelte steder presenteres informasjon om selskapet, styret og administrasjon med detaljeringsnivå som går utover informasjon om den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det som bidrag til helhetsbilde som igjen er av sentral verdi for vurdering av eierstyringen i selskapet og om denne fungerer i praksis. Informasjonsinnhentingen og vurderingen i denne kontrollen er i hovedsak gjort med utgangspunkt i følgende kilder: aktuelle lover og forskrifter selskapets vedtekter 2 eiermelding egenerklæring fra styret egenerklæring fra eierrepresentanten (ordfører) møte med selskapets styre og daglige ledelse (ledelsen) og regnskapsfører KS anbefalinger for eierstyring 3 Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse 4 Hovedfokus i rapporten vil være på negative funn. Det vil si at det som i utgangspunktet er i orden, ikke vil være gjenstand for nærmere omtale eller vurdering. I en rapport med få negative funn vil det likevel bli oppgitt nødvendig nøkkelinformasjon om selskapet og eieren, og kommentert enkelte positive funn. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne selskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennomføre kontrollen i tråd med de problemstillinger kontrollutvalgene har vedtatt. 1.3 Høring Utkast til rapporten har vært sendt på høring i to omganger, til selskapets styre og daglige ledelse og til ordfører med kopi til rådmann i Notodden kommune. Høringssvarene følger som vedlegg 2 til rapporten, og har ikke medført endringer i rapporten. Rådmann og ordfører har i høringssvaret gitt tilbakemelding om de vurderer at rapportens punkt 4 må unntas fra offentlighet, jf. vedlegg 2. 2 Sist vedtatt Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, utgitt av KS, februar 2011, Tidligere utgitt av KS Eierforum. 4 Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse, utgitt av NUAS , Telemark kommunerevisjon IKS 6

7 2 Faktabeskrivelse 2.1 Innledning Vannfronten ble etablert i 2001 med en aksjekapital på kroner. Aksjekapitalen ble året etterpå øket til 25 mill. kroner. Fire år senere ble kapitalen redusert til dagens aksjekapital på 2,5 mill. kroner, og nedsettelsesbeløpet ble overført til fonds. Selskapet er heleid av Notodden kommune, og selskapets forretningskontor ligger i denne kommunen. Selskapet har i hovedsak arbeidet med utvikling og drift av det tidligere jernverksområdet i Notodden inklusiv bygging og drift av kollektivterminalen. Opprinnelig formål var å Erverve, eie og forvalte bebygde og ubebygde eiendommer i Notodden kommune med sikte på å legge til rette for en aktiv stedsutvikling. I 2010 endret eieren Vannfrontens formålsparagraf to ganger. Dette er nærmere omtalt i pkt Virksomhetens formål i dag er eiendomsforvaltning knyttet til arealområdene Jernverkstomta og Nesøya som ble overtatt av Notodden kommune fra Tinfos AS i 2001 i bytte mot konsesjonskraft. 2.2 Nærmere om selskapet Organisasjon Vannfronten har hatt 1 ansatt på deltid i 2010, men har etter utgangen av 2010 ingen ansatte. Daglig ledelse leies inn, jf. punkt Det ble i 2007 utarbeidet instruks for styret og for daglig leder. Sistnevnte instruks omtaler i seks punkter daglig leders arbeidsoppgaver og ansvar overfor styret. Innholdet i instruksen for styret er omtalt under pkt Det er vedtatt etiske retningslinjer for Vannfronten, hvor de overordnede verdiene er tillit, engasjement, lojalitet og likeverd. De generelle prinsippene i retningslinjene sier blant annet at selskapets handlinger og beslutninger skal være basert på åpenhet og helhetstenkning. Videre er habilitetsregelen omtalt. På spørsmål om hvordan forholdet til mulige nærstående og inhabilitet praktiseres, svarer styret at der hvor det er relevant erklæres inhabilitet. Har ikke vært tilfelle hittil. Styreinstruksen har også en paragraf om saksbehandling ved habilitet og nærstående. Selskapet har egen hjemmeside på Internett. 5 Denne ser ikke ut til å være oppdatert de siste årene. Blant annet fremstår vedtektene fra 2005 som dagens vedtekter, og styret som ble skiftet ut i juli 2010 står som det nåværende styret. 5 Telemark kommunerevisjon IKS 7

8 2.2.2 Avtalemessige forhold Vannfronten inngikk 19. mars i år en fortsettelse av avtalen fra 2010 med Notodden Utvikling AS (NUAS) om daglig ledelse og løpende drift, jf. vedtak i kommunestyret som er omtalt i pkt Daglig leder i NUAS står som ansvarshavende for oppdraget, mens en av de andre ansatte ivaretar i praksis de løpende, operative oppgavene. Både sistnevnte og daglig leder i NUAS sitter i styret i Vannfronten, jf. vedlegg 1. Avtalen om daglig ledelse spesifiserer bakgrunn, omfang, ressurser/godtgjørelse, avtalens varighet og verneting. NUAS tar ingen godtgjørelse for den avtalte stillingsandelen, men dersom det blir behov for ytterligere ressurser skal det godkjennes på forhånd av styret i Vannfronten. Avtalen gjelder ut 2012, og forlenges deretter ett år av gangen. Avtalen er underskrevet av styreleder på vegne av Vannfronten, og av daglig leder i NUAS på vegne av NUAS. Signatur bestemmelsen sier at avtalen også skulle vært underskrevet av et styremedlem, jf. pkt Vannfronten inngikk i slutten av 2011 en avtale med Notodden kommune om ettersyn og vedlikehold av eiendommene. Kommunen påtok seg alt ansvar for løpende ettersyn og vedlikehold av spesifisert eiendom. Utgifter knyttet til ettersyn og vedlikehold av eiendommen dekkes av kommunen, og inntekter i tilknytning til p-plassen tilkommer kommunen. Avtalen gjelder frem til , og forlenges deretter ett år av gangen. Avtalen er underskrevet av styreleder og rådmann, men skulle vært underskrevet av to fra selskapet, jf. signatur bestemmelsen. I møte med ledelsen gjorde vi de oppmerksomme på manglende underskrifter, og ledelsen bekreftet at dette umiddelbart ville bli korrigert, jf. også pkt Det er også inngått noen avtaler med eksterne om blant annet utleie av områder. Styret oppgir at selskapet, når det er aktuelt, følger Notodden kommunes rutiner om offentlige anskaffelser. Det foreligger et notat til selskapet av 27. mars 2008 fra et advokatfirma med blant annet en vurdering av om selskapet er underlagt reglene om offentlig anskaffelser. Notatet konkluderer med at Vannfronten må således anses som en offentlig oppdragsgiver underlagt regelverket for offentlige anskaffelser. Selskapets balanse og noter i de siste årsregnskapene viser at det ikke har vært anskaffet og aktivert varige driftsmidler. Det er ikke registrert utlysninger i Doffin. 6 Det har blitt inngått avtale om daglig ledelse, etter vedtak i kommunestyret, jf. pkt Det betales ikke honorar for avtalen. Ledelsen bekrefter at selskapet er forsikret i forhold til risikoen ved driften, og at forsikringen er betalt. Det er ikke tegnet styreansvarsforsikring. Selskapet bruker ekstern regnskapsfører (som også fungerer som selskapets controller) og benytter også NUAS sitt støtteapparat. I tillegg opplyser ledelsen at det benyttes eksterne rådgivere når det er aktuelt, og at dette utgjør ikke ubetydelige beløp. Blant annet har det vært kjøpt tjenester hos arkitekter, og hos jurister i forbindelse med avtaleinngåelser. 6 Doffin er database hvor alle offentlige anskaffelser over kr skal registreres og kunngjøres ( Telemark kommunerevisjon IKS 8

9 2.2.3 Forpliktelser vis a vis offentlige instanser Selskapet er skattepliktig, men skattegrunnlag for betalbar skatt og skattekostnaden har vært null kroner de siste to årene. Vannfronten Eiendom AS har ifølge ledelsen ikke uoppgjorte krav til offentlige instanser, herunder skatt- og merverdiavgiftskrav. Regnskapsregisteret er à jour med innlevering av årsregnskaper. Foretaksregisteret holdes i all hovedsak fortløpende oppdatert med registreringspliktige endringer, men styret som ble valgt 9. juli 2010 er aldri blitt registret i Brønnøysund Juridiske forhold Firmaattesten 7 angir at signatur er tildelt styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. Dette samsvarer med signaturbestemmelsen i vedtektene. Styret har tildelt prokura til daglig leder i NUAS. Styret har erklært at de ikke er kjent med at det er begått irregulære og/eller straffbare forhold relatert til virksomheten. Videre at de heller ikke er kjent med at selskapet har tvister for domstolene eller andre pågående konflikter. Styret skriver i sin egenerklæring at reglene i offentleglova følges med samme rutiner som Notodden kommune. Selskapet henvendte seg sist sommer til Fylkesmannen for å få en vurdering av hvorvidt selskapet er omfattet av offentleglova. Svar på saken foreligger ikke ved utgangen av oktober Selskapets økonomiske utvikling Nøkkeltall 8 Alle tall i hele Resultatregnskap Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Ordinært utbytte Resultatgrad i % -96,3 % -227,6 % -272,1 % Balanseregnskap Sum eiendeler Egenkapital: Innskutt egenkap. Opptjent egenkap Sum gjeld Likviditetsgrad Egenkapitalandel i % 56 % 59 % 64,6 % Gjeldsgrad 0,8 0,7 0,5 Totalrentabilitet i % -1,9 % -5,1 % -5,8 % 7 Firmaattest av Formler benyttet ved beregning av nøkkeltall, se vedlegg 1. Telemark kommunerevisjon IKS 9

10 Årsregnskapene for de siste årene viser at selskapet har hatt store underskudd sett i forhold til driftsinntektene, men at det årlige underskuddet gradvis har blitt redusert. Selskapet har årlig økt driftskreditten for å finansiere driften. Driftskreditten er tatt opp med sikkerhet i selskapets tomteområder. Egenkapitalandelen er redusert, men utgjør fortsatt litt mer enn halvparten av totalkapitalen. Gjeldsgraden viser at størrelsen på gjelden nærmer seg størrelsen på egenkapitalen. Av noter til årsregnskapene fremgår det at selskapet ikke har gjeld som forfaller til betaling senere enn ett år etter regnskapsårets utgang. All gjeld er dermed kortsiktig. Likviditeten i selskapet er 0, dvs. at selskapet har en svært utfordrende likviditetssituasjon og er avhengig av driftskreditt eller å få tilført kapital for å betale sine forpliktelser. Styret skriver i årsberetningen for 2011 at Gjennom inngåtte finansieringsavtaler er selskapets likviditetsfundament sikret ut Styret er i dialog med eier Notodden kommune om opplegg for på sikt å få tilført midler til videre løpende drift. Samtidig vil forventet salgsinntekt på basis av pågående kontrakts-forhandlinger tilføre selskapet et betydelig beløp i løpet av det kommende året Miljø Selskapets virksomhet forurenser ikke det ytre miljø. 9 Det foreligger en avtale som regulerer potensiell risiko for forurensning med tidligere eier av arealene Styret Det har vært flere endringer i styret de siste årene. I april 2010 ble tre av fire i det sittende styret gjenvalgt. I juli samme år ble det holdt ekstraordinær generalforsamling og et helt nytt styre bestående av to menn og en kvinne ble valgt. Dagens styre har siden april 2011 bestått av tre menn, hvorav to ble gjenvalgt, jf. vedlegg 1. I 2007 ble det vedtatt styreinstruks. Denne sier noe om blant annet styrets arbeidsoppgaver, tilsynsansvar, saksbehandling, generalforsamling, ansvar og informasjon. Styret har i 2010 kun hatt ett møte, i 2011 to møter og i første halvår 2012 tre møter. I denne perioden ble det behandlet henholdsvis 8, 15 og 20 saker. Det nye styret som ble valgt på den ekstraordinære generalforsamlingen i juli 2010, jf. vedlegg 1, har ikke avholdt styremøter. Det vil si at det på nesten 15 måneder ikke har vært styremøter. 10 Ifølge dagens ledelse var dette i realiteten et kortvarig styre, da et av de valgte styremedlemmene trakk seg fra vervet etter kort tid. De to øvrige styremedlemmene, som også sitter i dagens styre, opplyser at de har hatt flere arbeidsmøter og driftet selskapet. Videre at de har hatt mange møter og god kommunikasjon med eieren for blant annet å få nytt styre på plass. Det foreligger ikke referater fra disse møtene. Vedtektene krever 2/3 flertall i styre ved låneopptak, pantsetting, nyinvestering eller kjøp over et visst beløp. Vi har ikke funnet saker hvor det står at beslutningen ikke har vært enstemmig. I de aller fleste sakene står det ikke noe om avstemmingen. 9 Jf. styrets årsberetning for 2010 og Perioden fra 4. mars 2010 til 25. mai 2011 Telemark kommunerevisjon IKS 10

11 I 2011 finner vi ikke at styret har protokollert behandling av selskapets årsregnskap og årsberetning for 2010, men styret har underskrevet disse dokumentene I møtet ble budsjett og prognose for regnskapet behandlet, men ellers finner vi ikke at styret har protokollert behandling av saker som omhandler budsjett og løpende regnskapsrapporter. Styret opplyser i egenerklæringen at styret følger økonomisituasjonen tett, da likviditeten til selskapet er anstrengt. I møtet med ledelsen fremkommer det at det foreligger et budsjett for 2012, at det er etterlevd og at det formelt vil bli fastsatt på styrets neste møte, jf. neste avsnitt. Styret fører tilsyn med den daglige ledelsen via løpende kontakt, og realitetene er at de som utøver den daglige ledelsen også er medlemmer av styret. Forlengelse av avtalen med NUAS om daglig ledelse, jf. pkt , har ifølge ledelsen vært håndtert av styret, men dette fremgår ikke i styreprotokoller. Ledelsen opplyste i møte med oss at avtalen formelt vil bli lagt frem til godkjenning på styrets møte senere samme dag, noe utkast til protokoll viser. Utkast til protokollen viser også at budsjettet for 2012 er godkjent og at formalitetsfeil knyttet til underskrifter av avtaler vil bli korrigert og utført umiddelbart. Styreinstruksen sier at styret skal holde Notodden kommune som eier orientert om selskapets virksomhet og planer. Ledelsen opplyser at det er løpende kontakt og møter med ordfører og rådmann. Særlig i utbyggingssaker er det et relativt tett samarbeid med rådmann. Det er også tett dialog med eieren i flere andre sammenhenger som følge av at styret og daglig ledelse har flere roller i lokalsamfunnet. Styret vedtok i mars 2010 at det skulle sendes brev til eieren om framtidig drift av selskapets. Brevet er vedlagt sak 55/10 til kommunestyret, jf. pkt Styret har ellers behandlet saker som ligger til styret å behandle. Protokollene fra styrets møter oppfyller i all hovedsak de formelle kravene, og styret har i alle møter vært fulltallige. Det foretas ifølge ordfører evalueringer av styret, men hvordan er ikke nærmere angitt. Styret oppgir at de har intensjoner om å etablere en rutine for egenevaluering minst en gang per år. Styrevervene er ikke registrert i Styrevervregisteret ( I eierskapsmeldingen til Notodden kommune, jf. omtale i pkt. 2.3, står det blant annet at det forventes at kommunale selskap knytter seg til styrevervregisteret Generalforsamlingen Fra og med 2010 har det vært avholdt tre ordinære generalforsamlinger og to ekstraordinære generalforsamlinger. Innkallingene er sendt innenfor to ukers fristen i vedtektene, med unntak av til den ordinære generalforsamlingen i 2010 da det kun var to dagers varsling. Styreinstruksen sier imidlertid at styret skal innkalle til ordinær generalforsamling senest fire uker før. I kommunens eiermelding, jf. pkt. 2.3, står det at i aksjeselskaper bør innkalling og saksdokumenter til generalforsamling sendes minst fire uker før generalforsamlingen. Generalforsamlingene har i all hovedsak behandlet saker de skal behandle, og har hatt to saker om endringer i vedtektene. Ved valg av nytt styre i juli 2010, ble det protokollert at det Telemark kommunerevisjon IKS 11

12 er et midlertidig styre. Det fremgår ikke hvem som ble valgt som styrets leder og nestleder, slik vedtektene bestemmer. Styrets nestleder ble heller ikke valgt på den ordinære generalforsamlingen tidligere i Tidligere ordfører har representert eierkommunen i fire av generalforsamlingene. I møtet i 2012 deltok en representant fra eieren med fullmakt. Styreleder har vært til stede i de ordinære generalforsamlingene, men ikke i de ekstraordinære. 11 I sistnevnte møter har kun en fra administrasjonen møtt. Generalforsamlingsprotokollene oppfyller aksjelovens formelle krav. Den ordinære generalforsamlingen 20. juni 2011 vedtok at det ikke betales godtgjørelse til styret for Noter til årsregnskapet for 2010 viser at det ble betalt styrehonorar, men ifølge ledelsen er dette etterslep på betaling av honoraret for Det er ikke sendt varsel om generalforsamling til kommunens kontrollutvalg eller kommunens revisor Revisor Selskapets revisor, jf. vedlegg 1, har avgitt normale revisjonsberetninger for 2010 og Dette tilsier at intern kontroll, bokføring og regnskapsrapportering m.m. fungerer tilfredsstillende. Tjenester fra revisor er for 2010 og 2011 kostnadsført henholdsvis med kr og kr for revisjon, og kr og kr for annen bistand. Det er ifølge ledelsen ikke mottatt nummererte brev fra revisor i den undersøkte perioden. Dette er bekreftet av revisor Fremtidsutsikter Vannfronten har en anstrengt økonomisk situasjon som følge av årelang drift og vedlikehold av eiendommen, inklusiv drift av kollektivterminal. Disse oppgavene ble i 2011 overtatt av kommunen, jf. omtale i pkt og 2.3. Selskapets vanskelige likvide situasjonen er uavklart etter utgangen av Det foreligger opsjonsavtaler på salg av tomter, men tidspunkt for eventuelle realiseringer er uklart. Driftskreditten har akkumulert seg over år, og har ifølge ledelsen nådd bankens øvre grense. Selskapet har uten tomtesalg ikke tilstrekkelige driftsinntekter til å dekke renteutgifter på driftskreditten. For å kunne fortsette virksomheten, er selskapet helt avhengig av tilførsel av kapital og salg av tomter. Ifølge ledelsen er dette gjentatte ganger tatt opp med eieren, og ledelsen forventer at eieren tar hensyn til selskapets økonomiske situasjon i arbeidet med høstens kommunebudsjett. Det fremstår som viktig at den økonomiske situasjonen snarest blir avklart, og ledelsen vil derfor be om møte med rådmann i nær framtid. Kommunen jobber med utarbeidelse av eierstrategi for sine selskaper, jf. pkt Styret i Vannfronten vedtok i 2009 en eierskapsstrategi som ifølge styret ble oversendt generalforsamlingen ved Notodden kommune. Ledelsen ser frem til at det blir utarbeidet en 11 Aksjeloven 5-4 sier at styreleder og daglig leder skal være til stede på generalforsamling 12 Iht. kommunelovens 80 skal kommunens kontrollutvalg og revisor varsles og ha rett til å være tilstede på generalforsamlinger i kommunalt heleide aksjeselskaper. Telemark kommunerevisjon IKS 12

13 eierstrategi for selskapet, og har fått signaler om at Vannfronten er neste selskap det skal utarbeides eierstrategi for. En eierstrategi vil klargjøre kommunens forventninger med selskapet, jf. pkt Nærmere om eierkommunen Formannskapet i Notodden kommune vedtok i sak 38/01 å stifte eiendomsselskapet. Daværende ordfører ønsket å få profesjonell kompetanse til å eie og forvalte de eiendommene på Nedre Tinfos og Nesøya som Notodden kommune overtok som følge av avtalen med Tinfos AS. Eierskapsmelding I mars i år var saken «Eierskapsmelding politikk og strategi» oppe til endelig behandling i kommunestyret, etter at et foreløpig forslag til melding ble lagt fram og behandlet av kommunestyret den Eierskapsmeldingen er bygget opp i fire deler; generelt om eierstyring, kommunes eierskapspolitikk, oversikt over samtlige selskap kommunen har direkte og indirekte eierinteresser i og del IV En nærmere presentasjon av selskapene. I tillegg står det at det bør utarbeides en del V med handlingsplan. Del IV skal gi en nærmere presentasjon av selskapene og hvilken eierstrategi som ligger til grunn for hvert enkelt selskap. Rådmannen anbefalte at det utarbeides en eierstrategi for de selskapene som det anses mest aktuelt for, deriblant Vannfronten. Videre at det legges fram eierstrategi for ett og ett selskap slik at det blir individuell behandling i kommunestyret, og at eierstrategiene og handlingsplan sluttbehandles av kommunestyret innen mars I eierskapsmeldingen pkt Rapportering og utvikling av eierstrategien for Notodden kommune står det at Det skal etableres prosedyrer og rutiner for å konkretisere prinsipper og intensjoner i forbindelse med eierskapsmeldingen og eierskapsutøvelsen bl.a. for: framgangsmåte ved nominasjon av styrerepresentanter og valg av styre rapporteringsrutiner fra generalforsamling til kommunestyrets representanter rutiner for å fange opp politiske signaler fra kommunestyrets representanter til representantene i generalforsamling i forkant av generalforsamlingen. Det etableres videre en rutine for et årlig kommunestyremøte hvor rapportering fra selskapene skal samles, og kommunens eierstrategi drøftes samlet. Ordførers myndighet I henhold til kommunens delegasjonsreglement har ordfører myndighet til å utøve eierrettigheter i selskaper der kommunen er eneeier og medeier, og til å representere kommunen i selskapenes generalforsamling. Saker av prinsipiell karakter skal likevel først tas opp til politisk behandling. I kommunens eierskapsmelding, jf. omtale over, står det også at De(n) valgte representanten(e) plikter å avklare eiernes syn før møter i selskapenes organer (generalforsamling/representantskap). Ordføreren har vært til stede i fire av de fem generalforsamlingene som har vært i den kontrollerte perioden. I den femte møtte en med fullmakt. Det står ikke i delegasjonsreglementet at ordfører kan gi fullmakt til andre til å møte for seg. Telemark kommunerevisjon IKS 13

14 Saker om Vannfronten til behandling i kommunestyret I den undersøkte perioden har kommunestyret hatt to saker som gjelder Vannfronten på sakskartet. I juni 2010, i sak 55/10 behandlet de selskapets framtidige drift. Vedlagt saken fulgte brevet fra Vannfronten av , hvor selskapet blant annet ber Notodden kommune snarest drøfte selskapets situasjon og bidra til at man får til en bærekraftig og forutsigbar virksomhet framover. I saken skriver rådmann at det er særlig to forhold som gjør at kommunen er bedt om å vurdere selskapets fremtidige organisering og drift. Det ene er at driften ikke er økonomisk bærekraftig, og det andre at oppdraget med eiendomsutvikling av jernverksområdet for en stor del er gjennomført i og med at det er inngått utbyggingsavtale på jernverkstomta. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 55/10 om framtidig drift av Vannfronten: 1. Driftsoppgavene i Vannfronten Eiendom AS overføres til kommunen. 2. Eiendomsutviklingsoppgavene i Vannfronten Eiendom AS overføres til NUAS. 3. Selskapet Vannfronten Eiendom AS videreføres inntil videre som et 100 % eid kommunalt selskap som kun sitter på eierskapet til eiendommene. 4. Det avholdes ekstraordinær generalforsamling hvor det eksisterende styret og den daglige ledelse avvikles og erstattes med et styre uten honorar. Vedtaket i kommunestyret er effektuert. Det er utarbeidet avtale mellom Vannfronten og kommunen om driftsoppgavene, og avtale med NUAS om daglig ledelse og løpende drift, jf. pkt Kort tid etter kommunestyrets vedtak ble det også avholdt ekstraordinær generalforsamling hvor et nytt styre uten honorar ble valgt. I september i år behandlet kommunestyret en sak om ansvarlig lån til Vannfronten. Bakgrunn for saken var at selskapet henvendte seg til eieren om selskapets behov for kapital, for å forskuttere utbygging av kommunal infrastruktur i forbindelse med inngåelse av en utbyggingsavtale. Rådmann innstilte på at det skulle ytes et ansvarlig lån, men kommunestyret vedtok i sak 71/12 følgende: 1. Kommunen overtar vederlagsfritt tomtearealer til infrastruktur på Nesøya fra Vannfronten Eiendom AS. 2. Prosjekt for utbygging av første del av infrastruktur på Nesøya legges inn i kommunens investeringsbudsjett med 1,0 mill. kr i 2012 og 5,0 mill. kr i Prosjektet finansieres ved økt låneopptak. 3. Rådmannen gis fullmakt til å inngå en avtale med Vannfronten Eiendom AS som regulerer tilbakebetaling av kostnadene for utbygging av infrastruktur til kommunen gjennom anleggsbidrag etter hvert som tomtene på Nesøya selges. Oppfølging av selskapet I tillegg til at ordfører møter i generalforsamlingen, opplyser han at det er kontaktmøter med Vannfronten flere ganger per år og at ordfører får rapporter fra styret. Dette bekreftes også av styret, jf. pkt Selskapets årsregnskap og årsberetning blir ifølge ordfører lagt frem for kommunestyret/formannskapet, og han mener at disse organene får god og tilstrekkelig informasjon om selskapet. Ved søk i protokollene fra disse organene fra og med 2010, fant vi Telemark kommunerevisjon IKS 14

15 ikke at dette var lagt frem særskilt. Årsregnskapene var derimot lagt frem i forbindelse med de to sakene som kommunestyret har behandlet, jf. omtale over. Valg av styre og opplæring av styret Det er generalforsamlingen (ordfører) som velger styret i selskapet. Ordfører oppgir at det ved styreoppnevnelser har vært lagt vekt på å få inn kompetente medlemmer med ulik bakgrunn, og som skal virke til det beste for de respektive selskaper og kommunen. Videre at eier foretar evalueringer av styret, men uten å beskrive evalueringen nærmere. Vannfronten har per i dag et styre uten kjønnsbalanse, og hadde før det et styre som ikke fungerte som samlet organ, jf. pkt Kommunens delegasjonsreglement sier at medlemmer og varamedlemmer i kommunestyret ikke kan velges som styremedlemmer i selskaper hvor kommunen har eierinteresser. Vi er ikke kjent med at noen av styrets medlemmer har vært medlem av kommunestyret den siste perioden eller er medlem i dag. Kommunestyret blir gitt folkevalgtopplæring. Ordfører opplyser at eierstyring inngår som et ledd i denne, og at dette også vil bli ivaretatt i eierskapsmeldingen som er under utarbeidelse. Kommunen har ikke opplæring av styremedlemmer i kommunens selskaper. 3 Vurderinger Nedenstående vurderinger følger den samme inndelingen som under punktet om Faktabeskrivelse. Vurderingene har som hovedformål å behandle eierstyringen i forhold de kriterier som er nevnt under punktet Kort om metode. Vurderingene bygger på den informasjon som er presentert under rapportens Faktabeskrivelse. 3.1 Vurderinger av selskapet Etter vår vurdering har driften av Vannfronten vært innrettet etter formålet i vedtektene. Det har i den undersøkte perioden blitt endringer i driften, som har medført tilsvarende endringer i formålsparagrafen i vedtektene. Vannfrontens virksomhet har over tid gått med underskudd, og selskapet har en svært vanskelig økonomisk situasjon. Hvis ikke selskapet får tilført kapital, må styret og eier vurdere om forutsetningene for fortsatt drift er tilstede. Selskapets styre består for tiden av tre menn, jf. vedlegg 1. Selskapet oppfyller dermed ikke kravet til kjønnsbalanse i styret i kommunalt kontrollerte aksjeselskaper. I styrer med tre medlemmer skal begge kjønn være representert. 13 Styret er selskapets øverste ledelse, og driften av selskapet hører inn under styret. Styrets ansvar gjelder både forvaltningen og tilsynet med blant annet daglig ledelse. Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling, og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Styret som ble valgt i 13 Kommuneloven 80 a, jf. aksjeloven Telemark kommunerevisjon IKS 15

16 juli 2010 har som samlet organ etter vår vurdering ikke fungert som samlet organ. Det har vært en periode på godt over ett år hvor det ikke har vært formelle styremøter. Driften av selskapet er likevel fulgt opp på uformelt vis av to av styrets medlemmer, som også samtidig var innleid som daglig ledelse. Når styremedlemmer påtar seg særskilte oppgaver for selskapet i tillegg til styrevervet, bør en være særdeles oppmerksom på at det er klare skiller mellom de ulike rollene. I tillegg bør det i årsrapporten gis informasjon om oppgavene og honorarer. Det er gitt anbefaling om at styremedlemmer ikke bør ha tilleggsoppgaver for selskapet. Denne er begrunnet med behovet for at styremedlemmene skal være uavhengig i forhold til den daglige ledelsen. 4 Siden høsten 2011 har styret hatt jevnlige møter, og i all hovedsak behandlet de saker som ligger til styret å behandle. Styret har i møte med oss bekreftet at de har behandlet, men ikke formelt protokollert inngåelse av avtalen med NUAS, selskapets økonomiske situasjon og budsjett for driften. Disse sakene er blitt protokollert i ettertid. I to avtaler vi har sett, jf. pkt , er det kun styreleder som har underskrevet på vegne av Vannfronten. Dette er ikke i tråd med selskapets signatur. Etter at styret ble gjort oppmerksom på dette av oss, har styret protokollert at formalfeilen umiddelbart vil bli korrigert. Ut fra mottatte protokoller og informasjon ser det ut til at dagens styre i all hovedsak har sørget for god og forsvarlig forvaltning og tilsyn. Selskapet er underlagt reglene om offentlig anskaffelser i henhold til et notat fra Ledelsen har bekreftet at de forholder seg til reglene. Etter at notatet ble utarbeidet, er imidlertid driften og vedtektene endret, og dette kan ha betydning for om selskapet fortsatt er underlagt reglene om offentlige anskaffelser. Det har blitt inngått avtale om daglig ledelse etter vedtak i kommunestyret, jf. pkt. 2.3, men det betales ikke honorar for tjenesten. Selskapet og eier må imidlertid være oppmerksom på at hvis selskapet får fordeler fra kommunen/ kommunens selskaper uten å betale/betale full pris for det, kan det være offentlig støtte. Men, reglene om offentlig støtte er ikke relevante hvis de ikke driver økonomisk aktivitet i konkurranse med andre. Hvorvidt selskapet er underlagt offentleglova er til vurdering. Svaret fra Fylkesmannen kan også ha betydning også for hvorvidt selskapet er underlagt reglene om offentlig anskaffelser eller reglene om offentlig støtte. Det sentrale her er også hvorvidt de driver næring i direkte konkurranse og på samme vilkår som private. Fristen for innkalling til generalforsamlingen er i vedtekten satt til senest to uker før, og er for de fleste generalforsamlinger overholdt. Styreinstruksen og kommunens eiermelding setter imidlertid fristen til fire uker. Fristen for innkalling bør samordnes og være lik. Det må også sendes varsel om generalforsamling til kommunens kontrollutvalg og revisor. Styrevervene er ikke registrert i Styrevervregisteret. KS anbefaling «nr. 16 Godtgjøring og registrering av styreverv» anbefaler at alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på 3 Det samme sier også eierkommunen i sin eiermelding. Telemark kommunerevisjon IKS 16

17 3.2 Vurderinger av eierkommunen Vår vurdering er at Notodden kommune har etablert en tilfredsstillende styring og oppfølging av at Vannfronten opererer i tråd med formålet og de rammer eieren har satt. Kommunen har fulgt opp sine eierinteresser i Vannfronten med blant annet to saker om selskapets drift i kommunestyret de siste årene. Det er løpende kontakt mellom ordfører/rådmann og ledelsen i selskapet. Dette indikerer at eieren aktivt følger opp virksomheten i Vannfronten. Det tok imidlertid etter vår vurdering for lang tid å få på plass et nytt styremedlem etter at et styremedlem trakk seg i Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og fungerer, og at kravene til kjønnsbalanse er oppfylt. I henhold til delegasjonsreglementet er det ordfører som møter som eierrepresentant, og som har møtt de fleste gangene. Oppnevning av politisk ledelse til å ivareta eierinteresse i eierorganet er positivt og i samsvar med KS anbefaling nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorganet. 3 I anbefalingen står det at Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Videre at Oppnevnelse av politisk ledelse til eierorgan vil bidra til å forenkle samhandling og kommunikasjon mellom kommunestyret og eierorganet. Det står ikke noe i delegasjonsreglementet om at ordfører kan delegere fullmakt hvis han ikke selv kan møte i generalforsamlingen. Denne adgangen bør vurderes tatt inn. Av delegasjonsreglementet fremgår det at saker av prinsipiell karakter som skal behandles i generalforsamlingen først skal tas opp til politisk behandling. Endring av selskapets drift i 2010, med endring av vedtekter, mener vi må kunne betraktes som en slik sak. Dette ble behandlet av kommunestyret før den ekstraordinære generalforsamlingen i Kommunen har i år utarbeidet og vedtatt en eierskapsmelding, som skal følges opp av eierstrategi for det enkelte selskap innen mars Dette er positivt og i tråd med KS anbefaling «nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger» og «nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter». 3 En grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskaper er en klar og presis eierstrategi for selskapet hvor eiers forventinger til selskapet formuleres. Telemark kommunerevisjon IKS 17

18 4 Andre forhold Kontrollutvalget i Notodden kommune har i bestillingen av selskapskontroll også bedt om svar på følgende spørsmål: 1. Hvilke opsjonsavtaler har Vannfronten Eiendom AS inngått i perioden frem til i dag med utbyggere på jernverkstomta, hva er innholdet i opsjonsavtalene, og eventuelt hvilke endringer er foretatt i perioden? 2. Hvilken avtale foreligger mellom Notodden kommune og Vannfronten Eiendom AS om tomta til bok og blueshuset? Dette punktet er kun en beskrivende del som omtaler de avtalene som er nevnt i avsnittet over, og medfører ingen vurderinger eller anbefalinger av revisor. Vi har ikke vurdert innholdet i kontraktene/avtalene og hvilke prosedyrer for salg av offentlig eiendom som er fulgt. Videre har vi heller ikke undersøkt saksbehandlingsprosessen etter plan- og bygningsloven kapittel 17. Kontrollutvalget er gjort oppmerksom på at innholdet i punkt 4 kan medføre at selskapskontrollrapporten må unntas fra offentlighet på grunn av opplysninger om drifts- og forretningsmessige forhold, jf. forvaltningslova 13 første ledd nr. 2, jf. offentleglova Opsjonsavtaler Inngåtte opsjonsavtaler i perioden Det er ifølge ledelsen i Vannfronten inngått en opsjonsavtale etter Vannfronten (selger) undertegnet 5. mars 2009 en kjøpekontrakt (opsjonsavtale) med Jernverkstomta AS selskap under stiftelse (kjøper) om kjøp av areal på jernverkstomta. 14 Avtalen er også grunnlag for endelig kjøpskontrakt om utbygging av sentrale deler av det tidligere jernverksarealet. Opsjonsavtalen er av partene besluttet unntatt offentlighet ut fra drifts- og forretningsmessige forhold Innhold i opsjonsavtalen Opsjonsavtalen er på 14 sider, og er inndelt i følgende 17 hovedpunkter, hvorav det for punktene 2, 3, 7 og 8 gis noen opplysninger om innholdet: Avtalens formål 2. Salgsgjenstand Arealet som skal selges er areal 1 og 2 på jernverkstomta, gnr. 244 bnr. 30 og del av bnr. 33. Arealet har beliggenhet mellom Tinnelva og Storgata-aksen fra Esso stasjonen og ut mot den såkalte Snika. De endelige grensene fastsettes etter at kartog deleforretningen er holdt. 14 Jernverkstomta AS ble stiftet 5. mars 2009 med aksjekapital på 1,5 mill. kr. Selskapets aksjonærer er NG Eiendom Vestfold Telemark AS (40 %), Backe Prosjekt AS (40 %) og Blaabygg AS (20 %). 15 Avgjørelsen om unntak fra offentlighet er blitt påklaget, og er til vurdering hos fylkesmannen i Telemark. 16 Kjøpekontrakten vil være tilgjengelig for kontrollutvalget i Notodden i møtet hvor rapporten blir lagt fram Telemark kommunerevisjon IKS 18

19 3. Kjøpesummen og oppgjøret Areal 1 er planlagt bygget ut til kjøpesenter, med tillegg av boliger og eventuelle andre formål kommunen aksepterer. Kjøpesummen for areal 1 er beregnet og anslått i kjøpekontrakten med minimumsbeløp og med eventuelt tillegg som er nærmere beskrevet. Kjøpesummens minimumsbeløp forfaller til betaling 14 dager etter endelig stadfestet reguleringsplan. Eventuelle tilleggselementer i kjøpesummen forfaller til betaling 14 dager etter vedtatt igangsetting. Dersom det ikke er innsendt forslag om reguleringsplan for areal 1 og 2 innen 1,5 år etter kontraktsinngåelse, kan selger terminere kjøpekontrakten i tråd med angitt punkt. Kjøpesummen for areal 2 skal fastsettes på bakgrunn av bygningers areal, uansett hvilket formål bygningene tillates benyttet til av plan- og bygningsmyndighetene. Det skal ikke betales særskilt for ervervet at tomtegrunnen. Det er for beregningen av kjøpesummen fastsatt et beløp i kroner per kvm BRA. Forhandlingene har tatt utgangspunkt i at det på areal 2 skal bygges kvm BRA i ett eller flere byggetrinn. Kjøpesummen for areal 2 forfaller med en frist på 14 dager etter hvert som beslutning om utbygging eventuelt fattes av kjøper. Selger skal løpende motta spesifisert avkastning av et angitt beløp i norske kroner fra kontrakts signering og til 14 dager etter endelig stadfestet reguleringsplan. I tillegg skal selger ved kontrakts signering motta et angitt beløp for dekning av utgifter knyttet til kontraktsforhandlingene. Kjøper er forpliktet til å investere et angitt beløp for hver kvm BRA i bygg på areal 2 til infrastruktur tiltak innenfor areal 2. Kjøper skal senest 7 år etter kontraktsinngåelsen fremlegge regnskap med spesifikasjon av kostnader til infrastruktur. Selger skal besørge at det bygges vei på areal 1 etter oppgitt standard og med en kostnad inntil et angitt beløp. Kjøper skal sørge for at allmennheten uhindret og vederlagsfritt har tilgang til arealene som ligger nærmest Heddalsvannet og grøntarealer i tilknytning til dette. Kjøper skal betale omkostninger og dokumentavgift. Kostnader i forbindelse med fradeling av tomten betales med en halvdel hver av kjøper og selger. 4. Selgers mangelsansvar 5. Selgers garantier 6. Begrensninger i mangels- og garantiansvaret 7. Overtakelse Tomten overtas av kjøper kl dager etter at det foreligger stadfestet reguleringsplan. Kjøper kontakter selger for avklaring av dato og tidspunkt. 8. Tomtens avkastning og kostnader Selger har rett til den avkastning tomtene gir til det tidspunkt kjøper overtar tomtene i henhold til punkt 7. Til samme tid svarer selger for kostnadene ved tomtene. 9. Forsikring 10. Selgers bruksrett 11. Selgers forkjøpsrett ved ubebygd tomt Telemark kommunerevisjon IKS 19

20 12. Offentligrettslig regulering tilknyttet ervervet (konsesjon, konkurranserettslige forhold mv.) 13. Meddelelser 14. Forbehold 15. Lovvalg og tvisteløsning 16. Bilag 17. Underskrift Endringer i opsjonsavtalen i perioden Bortsett fra endring i fristen for beslutning om igangsettelse av byggearbeider i avtalens pkt. 3, har det ifølge ledelsen i Vannfronten ikke vært endringer i opsjonsavtalen etter at den ble undertegnet. Ledelsen i Vannfronten opplyser at endringen av fristen skyldes: lengere tid til planlegging etter at reguleringsplan ble godkjent 6. juni 2011 forhandlinger om utbyggingsavtale med kommunen som har tatt lengere tid en antatt gunstig tidspunkt for å gå i markedet med prospektet Gjennomgang av styreprotokoller viser at styret i Vannfronten behandlet en sak om utsettelse av innbetaling fra Jernverkstomta AS for kjøpesummens minimumsbeløp for areal 1 på jernverkstomta, jf. avtalens pkt. 3. Styret vedtok å gi utsettelse til med innbetaling av angitt sum, og forutsatte at prosjektet legges ut for salg snarest etter sommerferien Det forutsattes videre at Jernverktstoma AS betaler en opsjonspremie på angitt sum for perioden , samtidig som at bestemmelsen om avkastning i kjøpsavtalens pkt. 3.4 i denne perioden utgår. Det ble i møtet orientert om at det hadde vært møte mellom Jernverkstomta AS, kommunens ordfører og administrasjonen i Vannfronten angående saken. I styremøte ble det orientert om møtet og vedtaket i formannskapet i Notodden tidligere samme dag vedrørende utbyggingsavtalen på jernverkstomta. 17 Formannskapet vedtok blant annet at «Utbyggingsavtalen med Jernverkstomta AS om kommunal utførelse av infrastruktur for jernverkstomta etappe 1 i samsvar med vedtatt reguleringsplan og utførelsesstandard tilsvarende øvre Storgata, godkjennes». Videre ble det vedtatt at «Utbyggingsavtalen gjelder til og med ». Styret i Vannfronten vedtok å legge seg på de samme tidsfrister som formannskapet vedtok, dvs. at utbyggerne må sette i gang arbeidet innen Den bekreftet Vannfronten til Jernverkstomta AS at de aksepterer at tiltredelse av kjøpsavtalen utsettes til , at det inntil denne dato betales en angitt månedlig opsjonspremie fra og at bestemmelsen om avkastning i kjøpsavtalen pkt. 3.4 bortfaller. Videre at øvrige betingelser i kjøpsavtalen opprettholdes. 17 Utbyggingsavtale for Jernverkstomta fase 1 mellom Jernverkstomta AS og Notodden kommune. Telemark kommunerevisjon IKS 20