KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av. Nasjonal revisor for vergemålsforvaltningen

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Nasjonal revisor for vergemålsforvaltningen Saksnr. 2013/2672 Tilbudsfrist: kl. 10:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Avtaleperiode Deltilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Rettelser og/eller suppleringer Fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Offentlighet Forbehold og avvik Obligatoriske kvalifikasjonskrav Skatt-, mva- og HMS-attest Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kravspesifikasjon Innledning Leveransen Omfang Reisekostnader TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Statens sivilrettsforvaltning er et statlig forvaltningsorgan underlagt Justisdepartementet, med arbeidsoppgaver som i vesentlig grad er knyttet til behandling av enkeltsaker. Statens sivilrettsforvaltning fatter vedtak på flere sivilrettslige felt, herunder vergemål, rettshjelp, erstatning etter straffeforfølgning, voldsoffererstatning, tomtefeste og stadfestelse av testamenter. Statens sivilrettsforvaltning utøver sekretariatsfunksjoner for Erstatningsnemnda for voldsofre, Stortingets utvalg for rettferdsvederlag, Konkursrådet, Den rettsmedisinske kommisjon (DRK) og Barnesakkyndig kommisjon (BSK). Statens sivilrettsforvaltning er tillagt oppgaven som sentral vergemålsmyndighet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Kontaktperson Hans Dalby Postadresse Statens sivilrettsforvaltning Postboks 8027 Dep 0030 Oslo e-post hans.dalby@sivilrett.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Stortinget vedtok i 2010 en ny vergemålslov som erstatter vergemålsloven fra 1927 og lov for umyndige av Den nye loven innebærer en holdningsreform, en regelverksreform og en organisatorisk reform. Blant annet er overformynderiene lagt ned og ansvaret som lokal vergemålsmyndighet er tillagt fylkesmennene. Den nye loven etablerer Statens sivilrettforvaltning som ny sentral vergemålsmyndighet med kontroll og tilsynsansvar overfor embetene. I tillegg har sentral vergemålsmyndighet ansvar for å inngå avtale med revisor for revisjon av fylkesmannsembetene. Revisor skal foreta en systematisk gjennomgang av fylkesmannens kontroll og tilsyn av vergeregnskapene, herunder gjennomgang av fylkesmannens interne kontroll av vergeregnskapene, kontroll av at alle vergene har sendt regnskapet, kontroll av at regnskapene er sendt inn med rett dokumentasjon og foreta stikkprøver av utvalgte vergeregnskap m.m. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av punkt 4, kravspesifikasjon. 3

4 1.3 Avtaleperiode Versjon 1 Avtalens varighet er 2 ½ fra kontraktsinngåelse, med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen på uendrede vilkår for 1+1 år. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav, kravspesifikasjon og tildelingskriterier. Del 2 Bilag som angitt nedenfor Bilag 1 - Prisskjema Bilag 2 - Rundskriv om internkontroll, kontroll av vergeregnskap, forvaltning og revisjon på vergemålsområdet Bilag 3 - Egenerklæring om helse miljø og sikkerhet Bilag 4 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Bilag 5 - Oppdragsavtalen (SSA-O) 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Rettelser og/eller suppleringer Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet gjennom DOFFIN. Leverandører skal ta hensyn til eventuelle endringer i sitt tilbud. Alle leverandører oppfordres til å følge med på denne siden for å få med seg eventuelle rettelser eller tilleggsinformasjon til konkurransegrunnlaget. Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 4

5 1.8 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud , kl. 10:00 Tilbudsåpning , kl. 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist , kl. 10:00 Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist , kl. 10:00 Kontraktsinngåelse Oppstart første revisjonsoppdrag Innen Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 1.9 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt oppdragsgiver inne kl. 10:00, jf. pkt. 1.8 ovenfor 1.10 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til og med , jf. pkt. 1.8 ovenfor. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). 5

6 Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal Statens sivilrettsforvaltning uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Statens sivilrettsforvaltning plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 6

7 3 Obligatoriske kvalifikasjonskrav 3.1 Skatt-, mva- og HMS-attest Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring. Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7

8 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha høy kompetanse og erfaring med lignende oppdrag. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragsgivers navn, telefon og e-post. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for personellet leverandøren disponerer til oppfyllelse av avtalen. Redegjørelse for bruk av ev. underleverandører og til hvilke oppgaver. Beskrive kvalitetssikringsprosessen både i forhold til oppdragsgiver, internt i organisasjonen og i forhold til underleverandører. 8

9 4 Kravspesifikasjon 4.1 Innledning Lov om vergemål av 26. mars 2010 nr. 9 (vergemålsloven) 53, jf. forskrift til vergemålsloven av 15. februar 2013 nr. 201 (vergemålslforskriften) 8, stiller krav til at det skal velges en revisor for revisjon av vergemålsområdet. Vergemålsforskriften 8 lyder slik: «Den sentrale vergemålsmyndigheten velger revisor. Revisor skal påse at fylkesmannens internrevisjon og kontroll av vergeregnskapene er i samsvar med reglene i 6 og 7 og instruks etter 9. Forvaltningslovens regler om taushetsplikt skal gjelde tilsvarende for revisor. Revisor kan kreve innsyn i alle opplysninger som er nødvendig for å utføre oppdraget. Revisors uttalelser om fylkesmannens kontroll av vergeregnskapene, internkontrollen og eventuelle andre uttalelser skal sendes den sentrale vergemålsmyndigheten innen 30. september hvert år. Uttalelsene skal redegjøre for om kontrollen er beheftet med vesentlige feil eller svakheter. Kopi sendes fylkesmannen. Den sentrale vergemålsmyndigheten godkjenner uttalelsene og treffer så snart som mulig vedtak om nødvendige tiltak for å følge opp uttalelsene.» Det er i tillegg utarbeidet instruks og retningslinjer for revisjon på vergemålsområdet «Rundskriv om internkontroll, kontroll av vergeregnskap, forvaltning og revisjon på vergemålsområdet» jf. Bilag Leveransen Formålet med revisjonen er å vurdere om internkontrollsystemet hos fylkesmannen sikrer en forsvarlig forvaltning av midler tilhørende personer med verge, og å sørge for at eventuelle misligheter forebygges og avdekkes. Hensikten med en felles revisjon er å sikre likhet og rettssikkerhet i vergemålsforvaltningen og å sikre at fylkesmannsembetene har innrettet og utført sin interne kontroll på en hensiktsmessig og effektiv måte. Revisors oppdrag skal utformes som et attestasjonsoppdrag med høy sikkerhet, som følger standarden ISAE 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon». Revisors oppgave er å avgi en uavhengig uttalelse til Statens sivilrettsforvaltning om kontrollen innen 30. september hvert år. Revisor skal blant annet foreta en systematisk gjennomgang og vurdering av om fylkesmannens kontroll av vergeregnskapene fungerer på en tilfredsstillende måte. Videre skal revisor vurdere hvorvidt internkontrollen sikrer at alle regnskapene blir sendt inn. For et utvalg av de vergeregnskap som har vært gjenstand for gjennomgang hos fylkesmannen, skal revisor kontrollere at riktig dokumentasjon er sendt inn, og at dokumentasjonen er fullstendig. I tillegg skal revisor, for et utvalg av de vergeregnskap som fylkesmannen har kontrollert, vurdere kontrollen med hensyn til innhold, omfang, kontrollpunkter, konklusjon og eventuelle evalueringsrutiner fra fylkesmannens side, samt om dokumentasjonen tilfredsstiller fastsatte krav, jf. Lov 9

10 om vergemål av 26. mars 2010 nr.9, forskrift til vergemålsloven av 15. februar 2013 nr. 201 og «Rundskriv om internkontroll, kontroll av vergeregnskap, forvaltning og revisjon på vergemålsområdet» (bilag 2). 4.3 Omfang I 2014 skal revisor foreta stedlig besøk hos fire utvalgte embeter. Hvilke fire embeter som skal revideres blir bestemt av en risiko- og vesentlighetsvurdering gjennomført i samarbeid med Statens sivilrettsforvaltning. I 2015 og 2016 skal revisor foreta stedlig besøk hos samtlige 18 fylkesmannsembeter. I forkant av de stedlige besøkene skal revisor gjennomføre et forberedende møte med Statens sivilrettsforvaltning på Hamar der revisor vil motta informasjon om den sentrale løsningen for internkontroll og få en samlet status for årets internkontroll/ vergeregnskapskontroller. Ansvar for revisjon av vergemålsområdet er en ny oppgave for Statens sivilrettsforvaltning og det vil kunne være behov for rådgivning fra leverandør utover planlegging og gjennomføring av attestasjonsoppdraget. Det bes derfor om at leverandør også opplyser om timepris i vedlagt prisskjema (bilag 1). 4.4 Reisekostnader Alle reiseutgifter forbundet med oppdraget dekkes i henhold til Statens reiseregulativ og skal derfor ikke medregnes i tilbyders pris for oppdraget. Det legges til grunn satser i den til enhver tid gjeldene «Særavtale for reiser innenlands for statens regning». 10

11 5 TILDELINGSKRITERIER Versjon 1 Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Under dette kriteriet vurderes alle kostnader forbundet med tilbudet. 30 % Utfylt prisskjema (bilag 1). Oppdragsorganisering Herunder vurderes oppdragsforståelse og plan for gjennomføring. Kompetanse Herunder vurderes relevant fagkompetanse. 30 % Leverandør skal beskrive plan for oppdragsorganisering, herunder oppdragsforståelse og plan for gjennomføring i henhold til oppdragsgivers beskrivelse i kravspesifikasjonen, jf. punkt % Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse, herunder CV for de personer som skal gjennomføre oppdraget og hvilken erfaring disse har hatt i lignende oppdrag egnet til å bevise grad av relevant erfaring og kompetanse. 5.1 Vektingsmodell Poengsetting av tildelingskriteriet «Pris» vil foregå etter forholdsmessig metode på en skal fra 0-10, uttrykt slik: ( ) Poengsetting av tildelingskriteriet «Oppdragsorganisering» vil være en skjønnsmessig vurdering på bakgrunn av leverandørens innsendte dokumentasjon som viser grad av oppdragsforståelse og plan for gjennomføring. Poeng vil bli gitt etter en poengskala fra 0-10 poeng der 10 er det høyeste og 0 er det laveste. Poengsetting av tildelingskriteriet «Kompetanse» vil være en skjønnsmessig vurdering på bakgrunn av innsendt dokumentasjon. På en poengskala fra 0-10 poeng vil den gruppen som dokumenterer å ha mest relevant kompetanse få 10 poeng, mens lite eller ingen dokumentert kompetanse gir 0 poeng. 11

12 Den leverandøren som får flest poeng etter vekting vil bli tildelt oppdraget. 6 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 6.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal sendes til/ leveres: Navn: Postadresse: Statens sivilrettsforvaltning v/ Hans Dalby Postboks 8027 Dep 0030 Oslo Leveringsadresse: Grønnegata 52, 2317 Hamar Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: «Utlysning av nasjonal revisor for vergemålsforvaltningen» Saksnr. 2013/2672 v/ (Hans Dalby). Åpnes kun av adressat Tilbudet skal også leveres elektronisk på cd-rom eller minnepinne. 6.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet må inneholde følgende: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Utfylt prisskjema, plan for oppdragsorganisering og dokumentert kompetanse. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. Skatteattest skal ikke være eldre enn seks måneder MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift. HMS-egenerklæring. 12

13 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen for Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene Redegjørelse for personellet leverandøren disponerer til oppfyllelse av avtalen. Kvalitetssikringsprosessen både i forhold til oppdragsgiver, internt i organisasjonen og i forhold til underleverandører. 13