Møteinnkalling. Valgstyret. Utvalg: Møtested: Hammerfest rådhus, Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Valgstyret Utvalg: Møtested: Hammerfest rådhus, Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 10:00 Møteinnkalling Forfall meldes til utvalgssekretæren på e-post eller telefon som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Saksliste Saksnr PS 1/17 PS 2/17 Innhold Oppnevning av stemmestyrer mm. Godkjenning av protokoll Saksdokumentene er lagt ut til offentlig gjennomsyn på Hammerfest rådhus og på kommunens hjemmeside. Møtet er åpent for publikum! Alf E. Jakobsen Ordfører Av hensyn til allergikere ber vi om at det ikke benyttes parfyme eller andre produkter med sterk lukt under politiske møter. På forhånd tusen takk.

2 Saksliste Saksnr Innhold Lukket PS 1/17 Oppnevning av stemmestyrer mm. PS 2/17 Godkjenning av protokoll

3 Saksbehandler: Trude Klaussen Saksnr.: 2016/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 1/17 Valgstyret Vedlegg 1 Oversikt over stemmestyrer 2017 Saksdokumenter ikke vedlagt: Valgloven med tilhørende forskrifter Oppnevning av stemmestyrer mm. Saken gjelder Oppnevning av stemmestyrer og stemmemottakere ved forhåndsstemmegivningen, samt tid og sted for denne. Sakens bakgrunn og fakta Hammerfest kommunestyre har oppnevnt formannskapet som valgstyre (valgloven 4-1). Videre har kommunestyret delegert til valgstyret å velge ledere/nestledere og medlemmer til stemmestyrene(valgloven 4-2). Kommunelovens regler om valg av nemnder gjelder også her, noe som innebærer at valgbarhetsreglene i kommuneloven gjelder og man må påse at kravene til kjønnsmessig representasjon i kommuneloven oppfylles. Videre er det tradisjon for at kommunestyret/valgstyret gir rådmannen fullmakt til å oppnevne valgfunksjonærer. For å gjøre valgavviklingen effektiv og enkel, har det også vært praksis at ordfører (varaordfører) og valgansvarlig utgjør et arbeidsutvalg som drøfter og avgjør mindre spørsmål underveis. Saker av overordnet karakter, som innebærer endringer eller prinsipielle spørsmål, skal imidlertid ifølge valgloven avgjøres av valgstyret. Administrasjonen foreslår at valgtinget avholdes i de valglokaler og at stemmestyrer sammensettes slik det fremgår av den vedlagte liste (vedlegg 1) til dette saksfremlegg. Tid og sted for forhåndsstemmegivningen: Forhåndsstemmegivningen innenriks starter 1. juli.

4 I perioden fra og med 1.juli frem til ordinær forhåndsstemmegivning starter kan velgerne henvende seg til kommunen og be om å få avgi stemme (tidligstemmegivning). Den ordinære forhåndsstemmegivningen starter 10. august og varer til og med 8. september Alminnelig forhåndsstemmegivning Den alminnelige forhåndsstemmegivning har ved de siste valg vært avholdt på biblioteket. Vi foreslår at forhåndsstemmegivningen i 2017 flyttes til Servicekontoret på rådhuset. Dette begrunnes blant annet i at det planlegges ombygninger i bibliotekets lokaler i denne perioden. I tillegg oppfyller Rådhusets lokaler kravene om å være et «egnet og tilgjengelig lokale» slik at velgeren kan komme inn uten hjelp. Det foreslås også at man forsøker å få i stand forhåndsstemmemottak i kjøpesenteret og ved utdanningsinstitusjoner i Hammerfest for et kortere tidsrom i forhåndsstemmeperioden. Helse- og sosialinstitusjoner Etter valgloven 8-3 annet ledd bokstav a skal det også avholdes forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjoner. Dette omfatter sykehus, pleiehjem, etterbehandlingshjem mv. I Hammerfest kommune gjelder dette Rypefjord sykehjem, Kirkeparken omsorgssenter, og Hammerfest sykehus. Det kan også mottas forhåndsstemmer hjemme hos personer som oppholder seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjoner som nevnt foran, jf. valgforskriften 25. Det er ikke adgang til å vedta at det bare skal avholdes forhåndsstemmegivning på enkelte helse- og sosialinstitusjoner. Av hensyn til sent ankomne beboere/pasienter, bør forhåndsstemmegivningen legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere (både beboere, personale og andre) har adgang til å avgi forhåndsstemme på disse institusjonene. Administrasjonen foreslår at forhåndsstemmegivningen på de aktuelle institusjoner avholdes i uke 35 og 36. Ambulerende stemmegivning Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3 sjette ledd. Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Administrasjonen foreslår at fristen settes til onsdag 6. september. Det er ingen vesentlige endringer i valgloven siden forrige valg, kun bestemmelser av administrativ karakter om blant annet tidsfrister for registrering av forhåndsstemmer ol. Konkret bør det nevnes at fristen for godkjenning av forhåndsstemmer avgitt i stemmeseddelkonvolutt er endret til kl dagen etter valgdagen. Denne endring er ment å kunne veie opp for problemer med forsendelse av forhåndsstemmer som oppstår med bortfall av lørdagsdistribusjon fra Posten. Stemmer som blir levert fredagen etter Postens frister vil kunne videresendes på valgdagen og fortsatt rekke frem til riktig kommune tirsdagen. I praksis betyr dette at det endelige at resultatet av valget vil foreligge et døgn senere enn tidligere.

5 Elektronisk avkryssing i manntall (registrering av stemmegivning på PC) som tidligere kun var en forsøksordning, er nå innført som en frivillig ordning for alle kommunene fra valget i Dette systemet har Hammerfest brukt siden det var nytt, så det har vi utstyr og gode rutiner for. Til informasjon så kan det nevnes at det ikke er åpnet for forsøk med nedsatt stemmerett (16 år) ved stortingsvalg. Forsøk med stemmegivning over internett videreføres ikke, noe som betyr at det ikke er mulig å avgi forhåndsstemmer via internett ved Stortingsvalget i Rådmannens vurdering Det er en nasjonal tendens at stadig flere velger å stemme på forhånd. Det er derfor ekstra viktig å legge til rette for det ved å opprette et forhåndsstemmelokale i kjøpesenter og utdanningsinstitusjoner i tillegg til servicekontor og institusjoner og omsorgsboliger. Rådmannen foreslår derfor å etablere mottak av forhåndsstemmer på kjøpesenter den siste uka, med åpningstid ca fire timer pr dag. Tidspunktene må avpasses trafikk og besøkstall i senteret. Det vurderes også om det kan være hensiktsmessig å ha mottak av forhåndsstemmer ved Hammerfest videregående skole og ved UiT, Hammerfest. Rådmannen anbefaler valgstyret å fortsette tradisjonen med å gi fullmakt til valgadministrasjonen å oppnevne funksjonærer blant egne ansatte utover de som er nevnt i forslag til vedtak. Det sikrer nødvendig fleksibilitet og kvalitet over valgavviklingen. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Som ledere, nestledere og medlemmer av stemmestyrene oppnevnes de personer som fremgår av den vedlagte liste (vedlegg I) til dette saksfremlegg. 2. Tidligstemmegivningen avvikles i perioden 1. juli til og med 9. august og skal foregå på Hammerfest rådhus, Servicekontoret. 3. Den alminnelige forhåndsstemmegivning skal foregå på Hammerfest rådhus, Servicekontoret i perioden 10. august til 8. september Det arbeides for å etablere forhåndsstemmemottak på kjøpesenteret og ved utdanningsinstitusjonene i Hammerfest kommune. Åpningstider for forhåndsstemmestedene fastsettes av valgadministrasjonen. 4. Forhåndsstemmegivning ved helse- og sosialinstitusjonene skal foregå i uke 35 og Frist for velgerne til å søke om å avgi forhåndsstemme fra sitt oppholdssted settes til 6. september Som stemmemottakere i forbindelse med tidligstemmegivning, ambulerende forhåndsstemmegivning og forhåndsstemmegivning på institusjon oppnevnes Anniken Olaussen, Britt Jorunn Sjøtun Holmgren, Arne Sannvik, Cathrine Leistad, Eirik Wahl, Grethe Johannessen, Lena Røbekk, Linda Karlstad, Nanne A. Moeng, Rolf-Ole Frantzen, Sissel Nilsen, Trude Klaussen og Åse Kongsbak. 7. Til den alminnelig forhåndsstemmegivning oppnevnes virksomhetsleder Trond Berg v/servicekontoret som stemmemottaker. Han gis fullmakt til å oppnevne nødvendige ansatte til oppgaven.

6 8. Rådmannen får fullmakt til å utpeke nødvendig antall valgfunksjonærer ved stemmestedene valgdagen og til forhåndsstemmestedene. 9. Ordfører og valgansvarlig utgjør et arbeidsutvalg som underveis kan ta avgjørelser i mindre saker av praktisk karakter.

7 Oversikt over representanter og vararepresentanter i stemmestyrene i Hammerfest kommune 2017 HAMMERFEST KRETS RYPEFJORD KRETS Representanter: Harald Strømme, leder Gunn Inger Skog, nestleder Ruth Yttervik Stig Sandvik Vararepresentanter: Torild Ebeltoft Tom Rønquist Kjartan Mikalsen Valglokale: Hammerfest rådhus FORSØL KRETS Representanter: Veronica Ostad, leder Viggo Palmer, nest leder Wanja Balstad Vararepresentanter: Sissel Johansen Hallvard Utstrand Valglokale: Forsøl grendehus AKKARFJORD KRETS Representanter: Elin Albrigtsen, leder Øystein Sætereng, nestleder Trond Syvertsen Vararepresentanter: Hilde Henriksen Katrine Rosvold Representanter: Nanne Moeng, leder Are Antonsen, nestleder Bodil Berg Vararepresentanter: Ulf Berg Valglokale: Fjordtun skole HØNSEBY KRETS Representanter: Heidi Strømme, leder Randi Åsgård, nestleder Johan Nilsen Vararepresentanter: Marianne Dagsvold Valglokale: Daltun skole Godtgjørelse for stemmestyrene: Kurset den x.september 2017 telles som en godtgjørelse mens vaktene under valgavviklingen deles inn i 3 timer pr. godtgjørelse. Godtgjørelse pr. vakt beregnes med 0,1 % av ordførers godtgjørelse. Valglokale: Akkarfjord skole

8 Saksbehandler: Svanhild Moen Saksnr.: 2015/ Saksfremlegg Utv.saksnr Utvalg Møtedato 2/17 Valgstyret Vedlegg 1 Protokoll fra møte den Saksdokumenter ikke vedlagt: Godkjenning av protokoll Saken gjelder Godkjenning av protokoll fra møte den Sakens bakgrunn og fakta Rådmannens vurdering Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra møte den godkjennes.

9 Valgstyret Utvalg: Møtested: Hammerfest rådhus, Kommunestyresalen Dato: Tid: 09:30 09:50 Faste medlemmer som møtte: Navn Alf E. Jakobsen Marianne Sivertsen Næss Leder Nestleder AP AP Berit Hågensen Medlem AP Reidar Johansen Medlem SV Anne-Mette Bæivi Medlem AP Turid Lien Medlem KRF Tarjei Jensen Bech Medlem AP Tom-Kristian Tommen Hermo Medlem AP Harald Knudsen Medlem H Møteprotokoll Fra administrasjonen møtte: Navn Rådmann Leif Vidar Olsen, ass rådmann Elisabeth Paulsen og valgansvarlig Trude Klaussen. Alf E. Jakobsen Ordfører Svanhild Moen Formannskapssekretær Innkalling godkjent Sakslista / dagsorden - godkjent Saksliste Saksnr Innhold Lukket PS 1/16 Valgprotokoll for rådgivende folkeavstemning PS 2/16 Godkjenning av protokoll

10 PS 1/16 Valgprotokoll for rådgivende folkeavstemning Rådmannens forslag til vedtak: Valgstyrets møtebok for rådgivende folkeavstemning om kommunesammenslåing 2016 godkjennes. Saksprotokoll i Valgstyret Behandling Votering: Som innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak Valgstyrets møtebok for rådgivende folkeavstemning om kommunesammenslåing 2016 godkjennes. PS 2/16 Godkjenning av protokoll Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra Valgstyrets møte den godkjennes. Saksprotokoll i Valgstyret Behandling Votering: Som innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak Protokoll fra Valgstyrets møte den godkjennes.