Bilag E1. Krav til sikring av kvalitet

Transkript

1 Prosjekt: Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet 05 Organisasjonsendring Oslo kommune OGH BEF JAE 04 Oppdatering av vedlegg KAT BEF JAE 03 Mindre justeringer KAT BEF JAE 02 Oppdatering av referanser KAT LON PKF 01 For anbudsforespørsel TEH BEF PKF Rev. Beskrivelse Rev.Dato Utarbeidet Kontroll Godkjent Konsulentens logo: Bygg nr: Etasje nr.: Systemgr.: Antall sider: Side 1 av 11 Prosjekt: Kontrakt nr: Disiplin: Dok.type: Løpenr: Rev.nr.: Status: KIB 0100 Z KF C

2 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 Formål Dokumentasjon av systemer Organisering og ledelse Krav til kvalitetssystem Krav til kvalitetsplan Generelt Kontrollplan Implementering Oppfølging av kvalitet Kontroll Tilsyn Avviksbehandling Rapportering Referanser Vedlegg... 8

3 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 3 av 11 1 Formål Hensikten med dette dokumentet er å sette krav til systematikk og struktur i entreprenørens styringsog kvalitetssystem, og hvordan han planlegger, følger opp og fører tilsyn med og dokumenterer at rett kvalitet blir innarbeidet i arbeidsprosesser og leveranser i det som utgjør den samlede verdiskapningskjeden. Således skal alle i prosjektet oppnå en godt planlagt og styrt gjennomføring, der helhet og samarbeid sikrer resultatene og bidrar til effektivitet. På grunn av prosjektets kompleksitet er det vesentlig å starte kontraktsarbeidene på en strukturert og planlagt måte. Dette oppnås ved å sette fokus på følgende forhold: Styringsgrunnlag - Styringsdokumentasjon som Kvalitetsplan, Byggherrens SHA-plan, Entreprenørens SHAgjennomføringsplan, Kontrollplaner, fremdriftsplaner, budsjetter osv. - Øvrige leveranser som er definert i kontrakt - Interne arbeidsprosesser og samarbeidsprosesser med andre involverte parter Systemtekniske løsninger og fysiske byggearbeider/leveranser Kravdokumentet Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet (dette dokument) skal sikre at de ovenstående blir dokumentert og gjennomført på en styrt måte. Entreprenøren skal ved oppstart av kontraktsarbeidet, systematisk gå gjennom kontraktsdokumentene og avdekke spesifikke krav, slik at kontraktskravene blir innarbeidet i det prosjekttilpassede kvalitetssytemet for praktisk bruk. 2 Dokumentasjon av systemer For å sikre at målene blir nådd skal entreprenøren dokumentere sine organisasjonsforhold og arbeidsprosesser i Planer for kvalitet, sikkerhet, helse, arbeidsmiljø, beredskap og ytre miljø. Ansvar og prosesser som har betydning for gjennomføring og sluttresultat skal være dekket her. Av praktiske hensyn skal disse planene struktureres i følgende fire separate dokumenter: 1. Kvalitetsplan (krav spesifisert i dette dokumentet Bilag E1) 2. SHA-gjennomføringsplan (krav nærmere spesifisert i Bilag E2) 3. Beredskapsplan (krav nærmere spesifisert i Bilag E2) 4. Kontrollplan for Ytre miljø og materialvalg (krav nærmere spesifisert i Bilag E3) I de etterfølgende kapitler beskrives nærmere krav til entreprenørens Kvalitetssystem med tilhørende Kvalitetsplan, samt krav til praktisk bruk av kvalitetssystemet i kontraktsarbeidet. 3 Organisering og ledelse Kvalitetsstyring er et linjeansvar som pålegger ledelsen i alle ledd å arbeide for ansvarsbevissthet og riktige holdninger til egenkontroll og kvalitetsoppnåelse. Å utøve tilstrekkelig egenkontroll som en integrert del av de enkelte arbeidsoppgaver skal stå sentralt i beskrivelser av arbeidsprosessene, og være tydelig kommunisert i hele organisasjonen. Som støtte for linjeorganisasjonen skal entreprenøren tydeliggjøre kvalitetsstyring med en rolle som Kvalitetsleder. Hvis kvalitetsleder ikke rapporterer direkte til prosjektleder skal det allikevel fremgå at han ved behov har en direkte kommunikasjonslinje. Kvalitetsleder skal ha faglig tyngde og erfaring fra tilsvarende kvalitetsledelse med ansvar for å:

4 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 4 av Koordinere samarbeidet med etableringen av kvalitetssystemet og holde dette oppdatert 2. Bidra til at kvalitetssystemet blir forstått, tatt i bruk og etterlevd 3. Føre tilsyn med at kvalitetsdokumentasjonen i egen organisasjon er dekkende for arbeidene og blir fulgt i praksis, samt evaluere tilbyderes og leverandørers kvalitetssystemer 4. Registrere og følge opp avvik, og at disse blir lukket med gjennomførte tiltak slik at gjentagelse forhindres. 5. Oppfølging og rapportering av UE s kvalitetsarbeid 4 Krav til kvalitetssystem Entreprenøren skal ha et dokumentert og implementert kvalitetssystem som blir holdt oppdatert så det forblir dekkende for kontraktsarbeidene. Kvalitetssystemet skal være i overensstemmelse med følgende, med mindre reduserte krav er avtalt særskilt. Entreprenøren skal ha et dokumentert og implementert kvalitetssystem som dekker kravene spesifisert i NS-EN ISO 9001 NS-EN ISO Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitet og/eller miljøstyring skal legges til grunn for kvalitetsrevisjoner. Kvalitetssystemene til underleverandører, leverandører og rådgivere skal følge de samme kravene. Entreprenøren er ansvarlig for å evaluere, verifisere, akseptere og føre tilsyn med anvendelsen av kvalitetssystemene til egne underentreprenører, leverandører og rådgivere. Resultatene av disse aktivitetene skal dokumenteres. Byggherren har rett til å kreve tillegg og/eller endringer i entreprenørens kvalitetssystem for å sikre at kravene spesifisert i denne Kontrakt blir tilfredsstilt. 5 Krav til kvalitetsplan 5.1 Generelt Entreprenørens prosjektrettede kvalitetsplan skal dekke kontraktsarbeidene. Kvalitetsplanen skal sikre at nødvendige krav blir stilt og tilfredsstilt. Her inngår krav fra sentrale og lokale myndigheter i form av lover og forskrifter, byggherrens krav som angitt i kontrakten med tilhørende dokumenter, bransjenormer og standarder foruten entreprenørens bedriftsinterne krav og krav til faglig håndtverksmessig utførelse. Baseres den prosjektspesifikke kvalitetsplanen på entreprenørens overordnede kvalitetssystem, skal den innholde kopier av slik dokumentasjon så den fremstår komplett. Kvalitetsplanen skal beskrive prosjektorganisasjonen med en organisasjonsplan der relevante funksjoner fremstår, og alle med lederansvar er vist med tittel og navn. For hver lederstilling skal det foreligge en stillingsbeskrivelse med ansvarsområder og hovedoppgaver. Stillingsbeskrivelsene signeres av den ansatte og leder. På operatørnivå skal det foreligge relevante, typiske stillingsbeskrivelser. Myndighetsforhold skal fremgå i nødvendig utstrekning. Kvalitetsplanen skal inneholde eller beskrive de aktiviteter, kravspesifikasjoner, prosedyrer, kontroller, og tilsynsoppgaver inklusive kvalitetsrevisjoner m.v. som entreprenøren vil benytte for å sikre at kontraktsarbeidet blir planlagt, utført og levert i henhold til kontrakten.

5 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 5 av 11 Første versjon av kvalitetsplanen skal oversendes byggherren for gjennomsyn i pdf- format innen 28 dager etter kontraktsinngåelse. Den holdes løpende oppdatert og komplett. Videre suppleringer og revisjoner oversendes byggherren fortløpende på samme måte, og senest 10 dager før de nye delene tas i bruk. 5.2 Kontrollplan Som en del av kvalitetsplanen legger byggherren stor vekt på utarbeidelse og bruk av en kontrollplan. Hensikten med kontrollplanen er å angi de aktiviteter som ansees å være så viktige at utførelsen skal kontrolleres og dokumenteres. Kontrollplanen (ref. Vedlegg 1) skal inneholde følgende informasjon: 1. Beskrivelse av aktiviteter/leveranser/arbeidsprosesser som skal kontrolleres med dokumentasjon av kontrollen 2. Kravreferanse; hvor står relevante krav f.eks. kontrakt, standard, forskrift, ev. andre krav (f.eks. toleranse-/ utførelsesklasse) som skal legges til grunn for aktiviteten. 3. Planlagt kontrollmetode; referanse til prosedyrer, sjekklister eller retningslinjer som vil bli fulgt ved gjennomføring av kontrollen. 4. Resultatdokumentasjon etter kontroll; f.eks. utfylt sjekkliste eller rapport som kan legges til grunn for å fastslå at kontrollaktiviteten er gjennomført og tilfredsstillende i samsvar med krav og prosedyrer. Her understrekes at forhold som kan måles skal tallfestes. 5. Når i arbeidsprosessen og i hvilket omfang eller hyppighet kontrollene planlegges utført. 6. Hvem som er ansvarlig for kontrollaktiviteten på ulike kontrollnivåer: Kontrollert og Utført. Se også kapittel 8 Vedlegg der krav til innhold i kontrollplan og sjekkliste for kontroller fremgår, foruten en liste med typiske kontrollaktiviteter. Entreprenøren skal tilfredsstille kravene til innhold, men er fri til å benytte egne skjemaer når de er dekkende. Kontrollplanen skal være dekkende både for helhetlig planlegging av kontrollarbeidet og den detaljerte styringen av kontrollene tilpasset den løpende framdriften i entreprisen. Det kan i denne sammenhengen være hensiktsmessig å dele planen i to. En samlet plan for hele entreprisen og en periodisk rullerende plan detaljert på de enkelte kontrollhandlingene. 5.3 Implementering Alle i entreprenørens prosjektorganisasjon skal ha tilgang til og være godt informert om de deler av kvalitetssystemet og bruken av dette som angår eget ansvarsområde. Gjennomgang av kvalitetssystemet og hvordan dette skal anvendes i organisasjonen og av den enkelte skal drøftes på ulike nivåer i prosjektorganisasjonen. Deltagelse på slik gjennomgang av kvalitetssystemet (inkl. SHA og Ytre miljøforhold) dokumenteres. Det er spesielt viktig at ingen kritisk aktivitet blir igangsatt før den er dekket av hensiktsmessige skriftlige prosedyrer, planer eller annen relevant beskrivelse, og at dette er avtalt og kommunisert med alle involverte parter. 6 Oppfølging av kvalitet 6.1 Kontroll Entreprenøren har ansvaret for at kontraktens krav blir oppfylt, og at arbeidet kontrolleres i nødvendig omfang slik at avtalte krav blir tilfredsstilt. Dette gjelder både for egen utførelse og eventuelle arbeider satt ut til andre. For å sikre at medarbeiderne kjenner de prosjektspesifikke kravene skal relevant personell delta på en kontraktsgjennomgang som dokumenteres. Kontroll av arbeidsprosessene med grensesnitt og sluttresultater er av vesentlig betydning både innen prosjektering, system- og programvareutvikling, planlegging, byggproduksjonen, utstyrsmontasje og

6 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 6 av 11 uttesting og idriftsettelse av ulike driftssystemer. Se Vedlegg 3 Momentliste. Angitte kontrollpunkter ref. kontrollplan, skal ha minst to kontrollnivåer; Kontrollert og Godkjent. Tegninger og viktige dokumenter kontrolleres i flere trinn. Utover den enkeltes egenkontroll skal det i fagdisiplinene gjennomføres sidemanns- og/ eller annen faglig kvalifisert og dokumentert kontroll. I påfølgende arbeidstrinn kontrolleres tegninger og viktige dokumenter i tverrfaglige fora, og da spesielt med hensyn på grensesnitt mot andre fag og kontrakter. Etter hvert som bygge- og installasjonsarbeidene skrider frem skal produkter og funksjoner kontrolleres ved hjelp av sjekklister og på andre måter eller verifiseres der dette er relevant. Tilsvarende gjelder for senere aktiviteter eksempelvis funksjonstester, system- og integrasjonstester. 6.2 Tilsyn Utover kontrolloppgavene som planlegges og gjennomføres av de utførende i linjen, er kvalitetsleder ansvarlig for å planlegge og gjennomføre uavhengige kontroller. Slike tilsynsoppgaver skal fastslå om kvalitetssystemet virker etter hensikten slik at prosjektets krav og mål blir nådd. Slike tilsynsoppgaver skal omfatte relevante områder og oppgaver innen alle deler av kontraktsarbeidet. Her inngår spesielt organisasjon og ansvarsforhold, foruten sentrale arbeidsprosesser inklusive samarbeid og koordinering på tvers av fag og entreprisegrenser. Ref. for øvrig vedlegg 3 momentliste. Slike tilsynsoppgaver skal fremgå av kontrollplanen. Omfanget av tilsynsarbeidet skal være slik at det oppnås berettiget tiltro til at kontraktsarbeidet gjennomføres og blir levert som forutsatt. Byggherren gis anledning til å delta på slike gjennomganger. For tilsynsoppgaven skal det benyttes arbeidsformer som er hensiktsmessige for problem- stillingene; det kan være dokument/ tegnings/ plan/ arkivgjennomgang, intervjuer, presentasjoner, temabefaringer, funksjonstesting for eksempel av IT styringssystemer etc. Kvalitetsrevisjoner vil utgjøre den viktigste kontrollmetode i denne sammenheng. Gjennomføringen av tilsynsoppgavene skal dokumenteres med kopi til byggherren. Byggherren har rett til å kvalitetsrevidere entreprenøren/leverandøren, hans underentreprenører/leverandører og rådgivere. Kvalitetsrevisjon utført av byggherren fritar ikke entreprenøren/leverandøren for ansvar av noen art. Entreprenørens ansvar for kontraktsarbeidene gjelder fullt ut selv om byggherren har unnlatt å kontrollere, eller om slik kontroll ikke har avdekket feil og mangler. 6.3 Avviksbehandling Overordnet gjelder at hvis et avvik blir identifisert av byggherren eller entreprenøren, skal entreprenøren ta umiddelbar aksjon med korrigerende og forebyggende tiltak før videre arbeid utføres på det arbeidet som avviket angår. Ved vesentlige avvik skal byggherren informeres direkte. Avvik skal registreres og følges opp etter hvordan de avdekkes: Produksjonsrelaterte avvik av mer teknisk art ref. bilag E06 Prosedyre for varsling, endringer og avvik SHA og Ytre miljø- relaterte avvik som RUH, skader eller ulykker ref. bilag E3 Krav til Entreprenørens sikring av ytre miljø og Materialvalg og bilag E2 Byggherrens plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA plan) Tilsyns-relaterte, f.eks. gjennom kvalitetsrevisjoner, granskninger mm. ref. bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Avvik fra angitte krav til arbeidsprosesser og resultater som avdekkes skal registreres i en Avviksoversikt og grupperes på en måte som tydeliggjør om samme type avvik oppstår flere ganger. Avviksoversikten skal vise hvem som er ansvarlig for tiltak, kommentarer til hvilke tiltak

7 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 7 av 11 som gjennomføres og dato for lukking av avviket. Avvik følges opp slik at korrigerende tiltak blir gjennomført så raskt det er praktisk mulig og uten at videre avvik oppstår. Avviksbehandlingen skal innbefatte relevante elementer som: En snarlig risikovurdering for å få en forståelse av omfang og konsekvenser av avviket i bred forstand (f.eks. sikkerhet, tekniske forhold, fremdrift, kostnad), inklusive om avviket kan oppstå på andre steder i organisasjonen. Behovet for en mer omfattende risiko- analyse og/ eller konsekvensutredning vurderes Tiltak for å rette det direkte avviket Tiltak for å forhindre gjentagelse Forbedringer av kvalitetsdokumentasjonen, arbeidsprosessene og/ eller arbeidsverktøyene og/ eller bruk av disse Kompetanseheving/ opplæring og/ eller andre tiltak som gjør at relevante personer blir informert og tar forbedret dokumentasjon, arbeidsmetode og verktøy i bruk Eventuell etterkontroll for å sikre at den tilsiktede virkning er oppnådd. Avviksbehandling er et linjeansvar der den enkelte skal bidra. Ledere har et overordnet ansvar for sine områder. Kvalitetsleder skal føre tilsyn med at avviksbehandlingen skjer som forutsatt. Ved stort antall eller spesielt betydningsfulle, f.eks. systematiske avvik, skal disse rapporteres oppover i organisasjonen. Ved tvil skal prosjektleder involveres direkte. Fravik; oppstår en situasjon der krav ikke anses som relevant eller hensiktsmessig kan Entreprenøren søke om Fravik. Ref. Bilag E6 Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endring og avvik. 6.4 Rapportering Entreprenøren skal rapportere status for sitt kvalitetsarbeid i månedsrapporten. Rapporten skal omfatte pågående og planlagte kvalitetsaktiviteter, herunder kvalitetsrevisjoner og resultater av disse. Kopi av Kontrollplan med status for kontrollaktivitetene samt Avviksoversikt med status vedlegges månedsrapporten. Ref. for øvrig bilag E5 Krav til tidsplanlegging, kostnadsstyring og rapportering. 7 Referanser Dok.nr. NS-EN ISO 9000 NS-EN ISO 9001 NS-EN ISO NS-ISO/IEC Bilag E2 Bilag E3 Bilag E5 Tittel Systemer for Kvalitetsstyring Grunntrekk og terminologi Systemer for Kvalitetsstyring Krav Retningslinjer for revisjon av systemer for kvalitet og/eller miljøstyring Programvareteknikk Retningslinjer for bruk av NS-EN ISO 9001:2000 for programvare til datamaskiner Byggherrens plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA-plan) Krav til entreprenørens sikring av ytre miljø og materialvalg Krav til tidsplanlegging, kostnadsstyring og rapportering

8 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 8 av 11 Dok.nr. Bilag E6 Tittel Prosedyre for bruk av skjemaer for varsling, endringer og avvik 8 Vedlegg Dok.nr. Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Tittel Mal for Kontrollplan Mal for Sjekkliste Momentliste med beskrivelse av typiske kontrollaktiviteter.

9 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 9 av 11 Vedlegg 1 Dokument: Kontrollplan Kontrakt: Leverandør/entreprenør: Prosjekt: Arbeidsområde: Rev/ dato: 04/ , Utarb. KAT Nr. Aktiviteter Som skal kontrolleress Kravreferanse Kontrakt, Forskrift, Standard etc Planlagt metode Prosedyre/ sjekkliste-nr Resultat Rapport, sjekkliste Når i utførelsen Omfang/hyppighet Ansvarlig Funksjon Utført Dato/Sign Kommentar

10 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 10 av 11 Sjekkliste for arbeider der korrekt utførelse skal dokumenteres. SL-nr.:. Prosjekt: Kontrakt: Sjekkliste for Leverandør/entreprenør: Kontraktnr: Sted/ enhet: Relevante tegn.nr. med rev.nr/ dato Nr. Aktivitet som kontrolleres eller andre registreringer Fyll inn med X hvis OK OK Avvik Måleverdier (det som kan måles skal måles) Kommentarer ved avvik og annen info IR= Ikke relevant Brukes hvis et punkt skal utgå. Settes inn i OK- kolonnen. Alle linjer skal være utfylt. Antall avvik, ref. over Egenkontroll utført dato: Sluttkontroll/ alt funnet i orden dato:. Signatur til Montør. Signatur til Leder

11 Tittel: Bilag E1 Krav til sikring av kvalitet Side: 11 av 11 Momentliste; beskrivelse av typiske aktiviteter som skal dokumenteres Gjennomgang av interne oppgaver med minst to formelle kontrollnivå f.eks.; Kontrollert: Den utførendes egenkontroll og Godkjent: Fag-/ anleggsleder. Dette gjelder oppgaver som den utførende i hovedsak selv er ansvarlig for, og der det er krav eller forventninger til at gjennomføringen har minst to kontrollnivåer basert på signatur av typen Utarbeidet/ Kontrollert/ Godkjent som angis på dokumentet. Eksempler kan være utarbeidelse og revisjon av Kvalitetsplan, SHA- plan, Organisasjonsplan, Stillingsbeskrivelser, Kontraktsgjennomgang (dokumentasjon som viser hvem som har satt seg inn i hvilke deler av kontrakten og at alle deler er gjennomgått), Risikogjennomgang (Risiko- Og Sårbarhet (ROS)- analyser, Sikker Jobb Analyser (SJA), Fremdriftsplaner, Ressursplan, Kontrollbudsjett, Kontrollplan, Kvalitetsrevisjonsplan, Tegnings- og dokumentliste, Graveplan, Reguleringsplaner, Oppmålingsplaner, Pelings- og kompresjonsplaner, Mengdekontroller, Rystelses- målinger, Grunnundersøkelser, Avfallmengder, Utslippsoversikt, RUH (Rapport om Uønskede Hendelser og farlige forhold), Timeforbruk, Avvikslukking, Testplaner etc., Møter Møter og koordineringsmøter for ulike formål der det gjøres avklaringer som fastslår og dokumenterer situasjonen med referat, tiltak, ansvar og tidsfrister Gjennomgang/ kontroll av tegninger og relevante dokumenter - DK dvs. Disiplin Kontroll eller Faglig tegnings- eller dokumentgjennomgang - IDK dvs. InterDisiplin Kontroll eller tverrfaglig tegnings- eller dokumentgjennomgang der kontrollen oftest signeres ut i kontrollfeltet på tegning eller dokument, Utfylling av sjekklister med spesifikke detaljkrav; signeres av utførende ved utført kontroll og av overordnede når eventuelle avvik er lukket. Bruk av sjekklister er den mest brukte metoden for å dokumentere at utført arbeid tilfredsstiller nødvendige krav, Kvalitetsrevisjoner og andre typer tilsynsoppgaver med rapport som presiserer eventuelle avvik med krav til korrigerende tiltak, Befaringer, inspeksjoner, granskninger og tilsvarende kontrollaktiviteter som dokumenteres i form av referat eller rapport inklusive tiltak, ansvar og tidsfrister for aktiviteter som skal følges opp Spesielle typer kontroller og tester som skal dokumenteres; spesialområder der spesialtilpassede sjekklister benyttes: - Produksjonskontroller som utføres på byggeplass eller hos ekstern leverandør som oppfølgning av spesialbestilt eller løpende del- produksjon - FAT dvs. Factory Acceptance Test dvs. test på eksternt produksjonssted før skipning - MC dvs. Mechanical Completion dvs. mekanisk ferdigstillelse av teknisk montasjearbeid - SAT dvs. Site Acceptance Test dvs. byggeplassens aksept for tverrfaglig ferdigstillelse - Funksjonstest (integrerte tester) dvs. test på at flere leverandørers systemer fungerer som en helhet Mottakskontroll mht. om materialer og utstyr er levert: Til rett adresse, ihht. bestillingsseddel, i riktig mengde/ antall, visuell kontroll/ ubeskadiget med mer. Idiftsettelse og eierskifte Eksemplene er ikke utfyllende, og kontrollaktivitetene tilpasses den enkelte kontrakts behov.