Rapportveileder DIPS. med aktuelle rapporter for merkantilt personell

Transkript

1 Kategori: Informasjonsteknologi Gyldig fra: Organisatorisk plassering: HVRHF - Helse Bergen HF Retningslinje Dok. eier: Øygunn Kallevik Dok. ansvarlig: Øygunn Kallevik Rapportveileder DIPS med aktuelle rapporter for merkantilt personell Ref. nr.: Uoffisiell utskrift er kun gyldig på utskriftsdato Side 1 av 29 Bedriftsnavn: Helse Bergen

2 Mars 2010 Side 2 av 29 Ref. nr.:

3 Innholdsliste Innhold 1 Innledning Formål Ansvar Datakvalitet Rapportoversikt og lister Rapporter i DIPS Bruke rapporter i DIPS Aktiver pasient fra tabellvisning av rapport Ved ukjent rapportnummer Kriteriefelt Ikke lukk Vis uaktuelle Kolonner Lagre skjermbilde Bestill Fellesrapporter for poliklinikk og sengeavdeling Utskrevne fra innleggelse og poliklinikk, inklusive pasienter i behandling Utskrevne fra innleggelser og poliklinikk, inklusive pasienter i behandling kontroll for flere avdelinger samtidig Pasienter i sykepengeprosjekt Raskere tilbake - innleggelse og poliklinikk Pasienter i prosjektet Raskere tilbake - Sykepengeprosjektet Epikrisetid - intern statistikk Personlige arbeidsoppgaver Poliklinikk rapporter Poliklinisk aktivitet, med og uten prosjektkode Utskrevne fra poliklinikk, inklusiv pasienter i behandling Inntaksrapport poliklinikk Polikliniske konsultasjoner per ICD Polikliniske konsultasjoner fordeling for alle behandlere Sengeavdeling rapporter Utskrevne fra døgnavdeling, inklusiv inneliggende Utskrevne pasienter med manglende diagnose Kvalitetsindikatorer Aktivitetsrapport belegg Utskrivninger i periode pr. ICD Hardkodede og dynamiske rapporter DIPS Rapportutforsker kjørte rapporter Ref. nr.: Side 3 av 29

4 1 Innledning Rapportveilederen bygger på rapportstrategi for Bergen. Veilederen skal være et hjelpemiddel for brukere av DIPS, spesielt vil den være viktig fra oppstart av DIPS i Bergen 26. april 2010, som et redskap for de som skal ta ut ulike rapporter og ha oversikt over pasientbehandlingen. Rapportveilederen viser sentrale rapporter og hvordan disse kan/skal brukes for å få frem korrekte data. Beskrivelsen vil være konkret med henvisning til hvor en skal klikke i DIPS og hvilke valg som skal gjøres (kriterier) for ulike problemstillinger. Der er laget flere rapportveiledere for ulike roller, men rapportveilederens generelle del er lik for alle veileiderne. Rapportene er valgt ut på bakgrunn av kartlegging av rapportbehov i Bergen høsten Les for øvrig dokumentet Rapportstrategi med tilhørende rapportoversikt (Excel-fil). 1.1 Formål Formålet med denne veilederen er å vite hvilke rapporter som er aktuelle for merkantilt personell i avdelingene, å kunne søke frem rapporter og lære å bruke rapporter i DIPS. Det er viktig å gjøre seg kjent med rapportveilederen og lese dokumentasjonen som tilhører den aktuelle rapporten for å sikre at rapporten man bruker gir de data man søker etter. (Rapportdokumentasjonen finner man til hver rapport i DIPS.) Rapportene er ulike og hva man ønsker å få ut av en rapport kan være nokså forskjellig. Man har i arbeidet med å utarbeide rapportveiledere besluttet at veilederens generelle del (fra og med kapittel 3) skal være lik for alle roller og ikke kortes unødvendig ned da det er ønskelig å gi brukerne et best mulig grunnlag og forståelse for rapportdelen i DIPS. Å ha forståelse for rapportdelen er nødvendig for å kunne bruke rapportene på en hensiktsmessig måte. Man vil derfor finne mer informasjon i denne delen enn det som er aktuelt for den aktuelle rollen man har. Det skilles mellom lister og rapporter i DIPS. Mye av arbeidet til kontorpersonell utføres via lister (for eksempel pasientlister, oppmøtelister og ventelister). Andre kapittel av denne veilederen er en oversikt over aktuelle rapporter for merkantilt personell. Man vil kun ha tilgang til rapporter som er knyttet opp mot den rollen man har. 1.2 Ansvar Merkantilt personell med ulike funksjoner er målgruppen for denne veilederen. Ved å lese gjennom kapittel 2 vil man finne aktuelle rapporter for merkantilt personell. Hvilke rapporter i oversikten som er aktuelle for hver enkelt ansatt vil variere alt ettersom hvordan kontortjenesten er organisert i den aktuelle avdelingen og hvordan ansvaret er fordelt. (NB! Der er en egen rapportveileder for ansvarlige innenfor henvisnings-, venteliste- og inntaksbehandling.) 1.3 Datakvalitet Korrekt registrering er en forutsetning for å sikre god datakvalitet. Rapportene viser det som er registrert og betinger at det er korrekt registrert. Korrekt registrering av data er viktig både for rett intern og ekstern rapportering, rett intern statistikk og korrekt økonomisk oppgjør - Side 4 av 29 Ref. nr.:

5 samt for å ivareta lovpålagte krav. Det er viktig å sette seg inn i organisasjonsstruktur og rutiner mht. å registrere alle nødvendige parametre på aktuelle organisasjonsenheter. Kvalitet på historisk rapporterte data betinges av registrering i PIMS/DocuLive og hvorvidt de kan tolkes entydig i konvertering. 2 Rapportoversikt og lister Lister Avdelingenes ventelister hentes frem ved å taste Alt+v+v+v og deretter angi avdeling, omsorgsnivå etc. i kriteriefeltene. Man kan også hente frem ventelistene ved å bruke nedtrekksmenyen øverst (vis venteliste ventelister.) Henvisninger til vurdering finner man også via nedtrekksmenyen: Vis venteliste til vurdering. Aktuelle rapporter (under oppramsingen er der en kort forklaring til hver rapport og angivelse av hva som er best visningsform for denne rapporten (T=tabell, F= forhåndsvisning) D-6813 Henvisninger mottatt i periode D-103 Restanseliste epikriser D-1237 Epikrisetid intern statistikk D-1704 Morsliste D-2006 Pasienter ut fra post D-2011 Pasienter inn på post D-3862 Inntaksrapport innleggelse D-3874 Inntaksrapport poliklinikk D-3966 Oversikt personlige arbeidsoppgaver D-500 Pasienter m/flere konsultasjoner samme dag og samme avdeling D-5821 Epikrisetid pr. utskrivende post/seksjon D-6057 Potensielle feil gjestepasienter D-64 Pasienter med åpen omsorgsperiode D-6735 Utskrevne pasienter uten diagnose D-6958 Dokument opprettet i gitt tidsrom per forfatter D-7184 Dokumenter i periode pr. avdeling D-7219 Pasienter med lang ventetid (NPR-XML rydding) D-7221 Ventende uten kontakt (NPR-XML rydding) D-7297 Pasienter inn til/ut fra post D-737 Morsliste (Pasienter registrert døde etter oppgitt dato). D-8094 Dokumenter: Tidsbruk i arbeidsflyt Ledige senger (rapportnummer ikke klart ved utarbeidelse av denne veileder) D-6158 Rapportsøk dynamiske rapporter D-6813 Henvisninger mottatt i periode (T) Rapporten inneholder all informasjon som omhandler inntak og venteliste og viser primær- og sekundærhenvisninger mottatt i periode. (Viser ikke ØH-henvisninger.) Veldig viktig rapport som gir nyttig informasjon og kan benyttes til flere formål, for eksempel rydding av brudd på behandlingsfrist. Fullstendig dokumentasjon finner man i DIPS. Når man kjører rapporten første gang anbefales det at brukeren velger ut de kolonnene som det ønskes informasjon om, for deretter å lagre innstillinger i skjermbildet. Da vil rapporten komme opp på samme måte neste gang rapporten genereres og man slipper å gjøre valg på nytt. Ref. nr.: Side 5 av 29

6 (Meny i DIPS: Rapporter Henvisninger/Venteliste D-6813 Oversikt: Henvisninger mottatt i periode). Man velger først avdeling og periode i kriteriebildet. Deretter kan man i tabellvisningsbildet både filtrere, gruppere og sortere data etter behov. Sentrale begrep i ventelistesammenheng er ferdig beregnet, for eksempel antall vurderingsdager, antall ventedager og antall dager til frist utgår. I tillegg blir noen felt presentert med 0 eller 1, slik at man enkelt skal kunne summere. For eksempel kan man enkelt finne ut hvor mange henvisninger som er avvist ved å summere alle som har 1 i feltet avvist. D-103 Restanseliste epikriser (T/F) Arbeidsliste for å få oversikt over utskrevne pasienter som mangler godkjent epikrise. Det er mulig å liste ut godkjente epikriser som ikke er skrevet ut eller utsendt elektronisk. D-1237 Epikrisetid intern statistikk (T/F) Intern oversikt for oppfølging av epikrisetid. NB! Les rapportdokumentasjonen i DIPS. D-1704 Morsliste (T/F) Oversikt over hvilke pasienter som er skrevet ut som død fra avdeling i valgt periode. (Uttilstand = som død.) D-2006 Pasienter ut fra post (T/F) Rapporten benyttes til å holde oversikt over pasienter utfra post, (inklusive de som er overført til andre poster). D-2011 Pasienter inn på post (T/F) Rapporten benyttes til å holde oversikt over pasienter innlagt på post inklusive de som er overført til andre poster. D-3862 Inntaksrapport innleggelse (T/F) Rapporten viser pasienter som har fått oppmøtetid for innleggelse i valgt periode på valgt avdeling, post og seksjon. D-3874 Inntaksrapport poliklinikk (T/F) Rapporten viser pasienter som har fått oppmøtetid for poliklinikk i valgt periode på valgt avdeling og seksjon. Hvis man ønsker alle avdelinger og/eller seksjoner kan man oppnå dette ved å la det aktuelle valget stå tomt. D-3966 Oversikt over personlige arbeidsoppgaver (T) Oversikt over ikke utførte oppgaver i arbeidsgruppen til personer. Brukes til oppfølging/rydding for eksempel der personer har sluttet og oppgaver ikke er overført til andre. Kan også benyttes til å se utførte oppgaver. D-500 Pasienter m/flere konsultasjoner samme dag og samme avdeling (T) Gi oversikt over pasienter med flere konsultasjoner på samme dag på samme avdeling. For å kunne avdekke eventuelle dobbeltregistreringer/feilregistreringer. D-5821 Epikrisetid pr. utskrivende post/seksjon Hjelp til kvalitetssikring av D-4045 (Epikrisetid andel innen 7 dager). D-4045 viser epikrisetid på avdelingsnivå. Denne rapporten (D-5821) viser epikrisetid fordelt på utskrivende poster/seksjoner innen avdelingene. D-6057 Potensielle feil gjestepasienter (F/T) Side 6 av 29 Ref. nr.:

7 Rapporten lister ut pasienter med feil debiteringskode. D-64 Pasienter med åpen omsorgsperiode (T) Pasienter med åpen omsorgsperiode pr. omsorgsnivå (rydding/kontroll). D-6735 Utskrevne pasienter uten diagnose (T/F) Rapporten gir oversikt over pasienter utskrevet uten diagnose. D-6958 Dokument opprettet i gitt tidsrom per forfatter (T/F) Søke fram dokumenter per forfatter opprettet innenfor et gitt tidsrom. D-7184 Dokumenter i periode per avdeling (T/F) Rapporten viser dokumenter som er datert, (opprettet eller godkjent) i periode fordelt på pasient og forfatter. Den skal gi kontorpersonalet oversikt over hvilke journaldokumenter som er laget i periode slik at man kan kvalitetssikre at andre registreringer er foretatt, og at dokumentet er sendt korrekt til kopimottakere etc. D-7219 Pasienter med lang ventetid (NPR-XML rydding) (T) Plukke ut pasienter med ekstremt lang ventetid. Disse må sjekkes opp slik at ventelisten blir rett i npr-xml rapportering D-7221 Ventende uten kontakt (NPR-XML rydding) (T) Rydding av venteliste før npr-xml melding blir sendt til npr. D-7297 Pasienter inn til/ut fra post (T) Rapporten viser pasienter som har vært på post i valgt periode og hva de er innlagt fra og utskrevet til. D-737 Morsliste (Pasienter registrert døde etter oppgitt dato). (T/F) Tar ut liste på alle pasienter som er registrert som døde. Rapporten er aktuell bl.a. for arkivpersonalet ved sykehusene, som har behov for å ta ut liste på alle pasienter som er registrert som døde. Listen tas ut på dato for å kunne ajourholde journalarkivet, og sikre at man får oversikt over alle pasienter som er registrert døde. D-8094 Dokumenter: Tidsbruk i arbeidsflyt Rapporten skal brukes til å finne flaskehalser rundt dokumenthåndtering i DIPS. Kan bl.a. brukes for å finne hvor dokumenter er blitt liggende ved lange epikrisetider. NB! Rapporten er tung å kjøre. Det anbefales å setteså mange kriterier som mulig, slik at den ikke blir for stor. Anvendelig rapport for kvalitetsoppfølging. Ledige senger (rapportnummer ikke klart ved utarbeidelse av denne veilederen) Rapporten er spesialutviklet for Helse Vest og skal benyttes for å få en oversikt over ledige senger per sengepost. Rapporten lister ut ledige senger på poster knyttet til valgt(e) avdeling(er). Les rapportdokumentasjonen. D-6158 Rapportsøk dynamiske rapporter (T) Brukes til å søke etter en/flere rapporter. For eksempel: Skriv diagnose og en får listet opp alle rapporter som har det ordet i sin tittel/betegnelse. Ref. nr.: Side 7 av 29

8 3 Rapporter i DIPS Under følger den generelle brukerveiledningen som viser prinsipper for bruk av ulike rapporttyper i DIPS. Det er tatt utgangspunkt i DIPS ASA sin rapportveileder og tilpasset Bergen. 3.1 Bruke rapporter i DIPS I DIPS finner en rapporter enten via menysystemet under Rapporter eller en kan bruke Rapportutforsker. Via Rapportutforsker kan en velge å se rapportene i et Rapporttre eller som en liste. Hvis en velger Rapporttre vises de ulike rapportgruppene til venstre i skjermbildet. Disse tilsvarer menyvalgene for rapportene i menysystemet, for eksempel Henvisninger/venteliste og Pasientlister. Side 8 av 29 Ref. nr.:

9 IV INN ET SITAT FRA DOKUMENTET ELLER SAMMENDRAG AV ET INTERESSANT POENG. DU KAN PLASSETBOKSEN HVOR SOM HELST I TET. Nede til høyre i skjermbildet er det en knapperad; Klikker en til venstre for Alle vil rapporttreet forsvinne og en står igjen med en tabellarisk oversikt over alle rapporter. En kan enkelt sortere (f.eks. på rapportnummer eller navn) ved å trykke på kolonneoverskrifter, eller en kan benytte inkrementelt søk ved å sette markøren på en linje i listen og begynne å skrive. Markøren vil hoppe til den første rapporten som har tittel ev. nummer tilsvarende det en skriver. Dette egner seg best der en kjenner tittelen eller nummeret på rapporten. Det finnes også autofilterfunksjon på kolonnene. Denne kan brukes for å finne ønskede rapporter. Nedtrekkslisten sorteres alfabetisk for tekst og stigende/synkende for rapportnummer. Ved å trykke på Hjelp knappen i kriterieskjermbildet eller Dok.-knappen i rapportutforskeren, får en opp dokumentasjonen for rapporten. Her kan en lese om hensikten med rapporten, hvem den er laget for, hva den inneholder og hva som er utelukket. Det er viktig å sette seg inn i dokumentasjonen når en tar i bruk en rapport, slik at en vet hvilken informasjon den gir, hvilke unntak som gjelder og i hvilke tilfeller den ikke kan brukes. Ref. nr.: Side 9 av 29

10 Ved å trykke på Tabellvisnings -knappen får en opp tabellvisning av rapporten. Ved bruk av autofilter kan en gruppere, sortere og filtrere rapportdataene. En kan foreta enkle utregninger i alle tallkolonner ved å sette på autofilter (klikke i ruten til venstre for teksten Bruk autofilter ) Aktiver pasient fra tabellvisning av rapport På de fleste pasientlister kommer knappen Aktiver pasient til syne. Hvis en markerer en pasient i listen og trykker på knappen vil DIPS aktivere pasienten automatisk. Dette gjelder uansett om rapporten inneholder fødselsnummer og navn eller pasientid. Dersom en har tilgang til å skrive rapporter til fil kommer knappen Lagre til fil tilsyne. Ved å trykke på denne kan rapporten lagres på Excel, Html, XML eller i tekst-format. Side 10 av 29 Ref. nr.:

11 Ved å trykke på Forhåndsvisning knappen i Kriterieskjermbildet, blir rapporten generert, og en kan se resultatet på skjermen. Resultatet kan enten skrives ut til oppsatt skriver, eller skrives til fil. Ved forhåndsvisning inneholder rapporten som regel et utvalg av kolonnene i tabellvisningsformat Ved ukjent rapportnummer Dersom rapportnummer er ukjent eller man ikke finner frem til ønsket rapport via rapportstien kan man søke frem rapport via søkemeny Velg fra nedtrekksmenylinjen: Rapporter Rapportsøk og dokumentasjon Rapport D6158 Rapportsøk dynamiske rapporter. Skriv et ord som beskriver ønsket rapport. Søk for eksempel på henvisninger i rapporttittel. Velg tabellvisning. Man får da oversikt over alle rapporter med ordet henvisninger. Marker den aktuelle rapporten og se på rapportdokumentasjonen. Ved å lese denne vil man kunne avgjøre om den valgte rapport inneholder de data man søker. (Hardkodede rapporter finnes ikke i rapportutforskeren. Kapittel 4 forklarer forskjellen på hardkodede og dynamiske rapporter.) Kriteriefelt Kriteriefeltene er forskjellig fra rapport til rapport, avhengig av hvilke opplysninger som må gis for å få riktig utvalg fra databasen. Ref. nr.: Side 11 av 29

12 Ikke lukk Hvis en rapport skal kjøres flere ganger med forskjellige kriterier, kan man krysse av for ikke lukk slik at kriteriebildet ikke lukkes for hver gang rapporten genereres og/eller blir skrevet ut. Hvis man ønsker å redigere data rett fra rapporten ved å aktivere pasienten, må haken for ikke lukk fjernes. Ellers får man ikke tilgang til andre menyer i DIPS samtidig Vis uaktuelle I alle valgbokser vises kun valgmuligheter som brukeren har tilgang til å se. Samtidig vises kun poster, avdelinger og seksjoner som er i bruk. Noen ganger vil det imidlertid være nødvendig å hente ut rapporter for enheter som ikke lenger er i bruk. Disse kommer til syne ved å krysse av for vis uaktuelle Kolonner Hvis man haker av for vis kolonneliste får man oversikt over rapportens kolonner. Man kan her hake av for hvilke kolonner man ønsker skal være synlige. Kolonnene kan videre sorteres, filtreres og grupperes etter eget ønske Lagre skjermbilde Når man har søkt opp og bearbeidet en rapport i skjermbildet (for eksempel valgt ut de kolonnene det ønskes informasjon om), kan innstillingene i skjermbildet lagres. Man høyreklikker og velger lagre innstillinger i skjermbildet. Man vil da slippe å foreta valg neste gang man søker frem rapporten. Innstillingene tilbakestilles ved å høyreklikke og velge tilbakestill innstillinger i skjermbildet Bestill Ved å klikke på denne knappen kan man bestille kjøring av den aktuelle rapporten til et bestemt tidspunkt på døgnet og i en serie om ønskelig, for eksempel ukentlig. Rapporten vil så legge seg i en mappe som heter kjørte rapporter (egen fane i rapportutforskeren) hvor du kan hente rapporten direkte opp, uten å vente på at systemet skal gjøre alle spørringer og hente frem data. Når du har sett rapporten legger den seg i mappen leste rapporter. Det å kunne bestille rapporter er tilgangsstyrt. Mer om dette i kapittel Fellesrapporter for poliklinikk og sengeavdeling D Oversikt: Henvisninger mottatt i periode Denne rapporten er en stor rapport som gir mange data og som kan brukes for mange problemstillinger rundt henvisninger og ventelister. Rapporten brukes til å få en oversikt over Venteliste/Henvisninger og viser henvisninger mottatt i periode, både primær- og sekundærhenvisninger. Rapporten tar ikke med ØH-henvisninger, og er kun tilgjengelig i tabellvisning. I kriteriebildet velger en avdeling(er) og periode, deretter kan en i tabellvisnings-bildet filtrere, gruppere og sortere data. Dersom man skal bruke denne rapporten til å hente antall nyhenviste må følgende utvalg gjøres (sett på autofiler): Side 12 av 29 Ref. nr.:

13 I kolonnen Ventetid sluttdato velg Ikke utfylte I kolonnen Periode sluttid velg Ikke utfylte I kolonnen Utsettelse velg Ikke utfylte Beregn gjennomsnittlig ventetid nyhenviste ved å høyreklikke i tallkolonnen Antall ventedager og velge Gj.snitt. Under kolonnen Antall Ventedager kommer det beregnede gjennomsnittet. Bruk Tilpass filteret for å finne de som har ventet over 6 måneder. I skjermbildet som kommer opp finner en de som har ventet mer enn 6 måneder (180 dager) ved å gjøre følgende: klikk først på grønn tekst og velg i listen Antall Ventedager, klikk Ref. nr.: Side 13 av 29

14 deretter på burgunder tekst og velg er større enn og til slutt klikk på blå tekst <tom>, skriv 180 og klikk på OK-knappen (skjermbildet er som under før en klikker OK). Tabellen inneholder nå kun de som har ventet mer enn 180 dager. Valgene en har gjort ser en i tabell-oversikten. En kan sortere tabellen på kolonnen Antall Ventedager med f.eks de som har ventet lengst øverst klikk på pilen i kolonneoverskriften Utskrevne fra innleggelse og poliklinikk, inklusive pasienter i behandling Meny i DIPS: Rapporter Pasientlister D-1975 Diagnoser og prosedyrer pr. pasient i periode. Denne rapporten tar for seg både inneliggende og polikliniske pasienter. Rapporten lister alle diagnosekoder og operasjonskoder tildelt en pasient i omsorgsepisoder avsluttet innenfor valgt periode. Rapporten inneholder feltene Avdeling, Pasient, Fødselsnummer og Kommune. Under hver pasient kommer en oppramsing av starttidspunkt og eventuelt sluttidspunkt for aktuelle omsorgsepisoder, samt omsorgsnivå og diagnose- og operasjonskoder som ble registrert sammen med episoden. En velger hvilke avdelinger som skal tas med i rapporten hvis feltet er tomt vil alle avdelinger som en har innsyn til bli tatt med. Diagnosekode-feltet brukes til å angi eksplisitt den diagnose en ønsker skal være med i rapporten (gjøres ingen valg vil alle diagnoser komme med. En kan bare velge en diagnose, eller alle som starter med samme bokstav(er). Det samme gjelder for operasjonskoder angi i dette feltet hvis en ønsker at rapporten skal gjelde for en eksplisitt operasjonskode (eller flere som starter med samme bokstav(er)). Det kan i tillegg gjøres valg på øvre og nedre aldersgrense. I periode-feltet velges den perioden rapporten skal gi oversikt over. Perioden løper fra kl 0:00 på fra -og-med-datoen til kl 23:59 på til-og-med-datoen. Det er omsorgsepisoder som ble avsluttet i perioden som vises i rapporten, eventuelt episoder som begynte i perioden dersom sluttidspunkt mangler. Dette betyr at uavsluttede episoder som begynte forut for perioden ikke kommer med. Rapporten er definert som personidentifiserende og pasienter en ikke har tilgang til, vil bli filtrert bort. Rapporten kan skrives ut, forhåndsvises eller vises i tabell-form. Side 14 av 29 Ref. nr.:

15 Utskrevne fra innleggelser og poliklinikk, inklusive pasienter i behandling kontroll for flere avdelinger samtidig Meny i DIPS: Rapporter Pasientlister D-3576 Diagnoser og prosedyrer per avdeling i perioden. Denne rapporten gjelder dersom det skal kontrolleres for flere avdelinger samtidig. Rapporten skal liste alle diagnosekoder og operasjonskoder tildelt en pasient i omsorgsperioder avsluttet innenfor valgt periode. Rapporten inneholder feltene Avdeling, Pasient, Fødselsnummer og Kommune. Under hver pasient kommer en oppramsing av starttidspunkt og eventuelt sluttidspunkt for aktuelle omsorgsepisoder, samt omsorgsnivå og diagnose- og operasjonskoder som ble registrert sammen med episoden. En velger hvilke avdelinger som skal tas med i rapporten hvis ingen avdeling blir valgt vil alle avdelinger som en har innsyn til bli tatt med. Diagnosekode-feltet brukes til å angi eksplisitt den diagnose en ønsker skal være med i rapporten (gjøres ingen valg vil alle diagnoser komme med. En kan bare velge en diagnose, eller alle som starter med samme bokstav(er). Det samme gjelder for operasjonskoder angi i dette feltet hvis en ønsker at rapporten skal gjelde for en eksplisitt operasjonskode (eller flere som starter med samme bokstav(er)). Rapporten er definert som personidentifiserende og pasienter en ikke har tilgang til, vil bli filtrert bort. Rapporten kan skrives ut, forhåndsvises eller vises i tabell-form. Ref. nr.: Side 15 av 29

16 Pasienter i sykepengeprosjekt Raskere tilbake - innleggelse og poliklinikk Meny i DIPS: Rapporter Økonomirapporter D-8022 Pasienter i sykepengeprosjektet Rapporten brukes til å få oversikt over pasienter i sykepengeprosjektet Raskere tilbake for gitt periode. Rapporten kan brukes av avdelingsledelsen og andre i avdelingen som ønsker oversikt over pasienter i dette prosjektet. Rapporten lister ut pasienter med debitorkode Raskere tilbake på innleggelse og prosjektkode på poliklinikk lik Raskere tilbake/sykepengeprosjektet. I rapporten er følgende felter med: Avdelingsnavn (og evt. avd. standard nr.), Pasientnavn, Fødselsdato (og ev. nprid), Konsultasjonsdato, Takster og Diagnoser. En kan velge om rapporten skal være for Poliklinisk eller vanlig innleggelse. I tillegg velges periode og om en vil ha rapporten skrevet ut på skriver, tabellvisning eller forhåndsvisning. Side 16 av 29 Ref. nr.:

17 Pasienter i prosjektet Raskere tilbake - Sykepengeprosjektet Meny i DIPS: Rapporter Pasientlister D-4689 Pasienter etter prosjektkode. Rapporten gir oversikt over pasienter i et prosjekt. Rapporten grupperer på prosjekt, person, avdeling, post og seksjon. I tillegg viser rapporten omsorgsnivå, inn og uttid på post, episodestarttid og episodesluttid. Velg først Poliklinisk omsorg, sett hake for Ikke lukk og gå tilbake og velg Vanlig innleggelse. For å lage en rapport over pasienter i prosjektet sykepengeprosjektet / raskere tilbake velges denne prosjektkoden i listen over tilgjengelige prosjektkoder. Sett hake for Ikke lukk Rapporten lister ut pasienter hvor prosjektkoden Raskere tilbake er registrert. I tabellvisning kan en aktivere pasienten direkte fra listen.. Ref. nr.: Side 17 av 29

18 Epikrisetid - intern statistikk Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter D-1237 Epikrisetid intern statistikk. Rapporten viser Epikrisetid etter omsorgsepisode. Rapporten skal IKKE brukes til å rapportere epikrisetid til NPR / Helse Vest. Rapporten er kun til internt bruk. En Epikrise er en dokumenttype med avkryssing i Brukes som epikrise på dokumenttypen. Det kan være flere dokumenttyper for epikrise. Rapport tar ikke med dokumenter som ikke er koblet til omsorgsepisode. Alle tall er angitt som dager. Rapporten er med for sykehusledelse og avdelingsledelse. I kriteriebildet velger en avdeling og omsorgsnivå (poliklinikk eller vanlig innleggelse). I tillegg velges periode Personlige arbeidsoppgaver Meny i DIPS: Rapporter Spesialutviklede rapporter D-3966 Oversikt personlige arbeidsoppgaver. Side 18 av 29 Ref. nr.:

19 Rapporten skal brukes til kvalitetssikringsarbeidet rundt arbeidsflytsystemet. Det gir en oversikt over arbeidsgrupper som kun er tilknyttet en person, der det ligger oppgaver som ikke er utført. Dermed kan en følge med på om DIPS-brukeren utfører oppgavene sine i arbeidsflytsystemet. Rapporten kan også brukes til å få oversikt over ikke utførte oppgaver på arbeidsgruppen til personer som har sluttet ved institusjonen slik at disse kan overføres til andre. Rapporten kan også brukes til å få oversikt over oppgaver som allerede er utført av en arbeidsgruppe. Da krysses det av for Vis også utførte arbeidsoppgaver og både utførte og ikke utførte arbeidsoppgaver vil komme med. Antall treff for utførte oppgaver kan begrenses ved å sette datobegrensninger for oppgave utført. Et dokument i denne sammenheng følger brukerrollen. Endres brukerrollens avdelingstilknytning, vil dokumenter følge brukerrollen og dermed ikke komme opp når rapporten kjøres for avdelingen dokumentet ble opprettet. 3.3 Poliklinikk rapporter Poliklinisk aktivitet, med og uten prosjektkode Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Poliklinikk D-6817 Oversikt: Polikliniske besøk i periode. Rapporten er en stor rapport som kan brukes til ulike problemstillinger rundt poliklinisk aktivitet, og for å få oversikt over polikliniske besøk i periode. Rapporten er kun tilgjengelig i tabellvisning. En velger først avdeling(er) og periode i kriteriebildet, deretter kan en i tabellvisnings-bildet både filtrere, gruppere og sortere data. Ref. nr.: Side 19 av 29

20 Gjør aktuelle valg i kriteriebildet (avdeling og periode) og kjør rapport (klikk på Tabellvisning). Sett på autofilter, sett hake i sjekkboks Vis kolonneliste og velg kolonnene NPR-Id, Prosjekt, Hoveddiagnose, Avdeling, evt. andre (de som er haket av er allerede i tabellvisningen). Dra evt. kolonnen inn i skjermbildet ved å holde musepekeren på kolonneoverskriften, venstreklikk og dra til ønsket sted. I bildet under ser vi at det mangler registrering av både Prosjekt og Hoveddiagnose for mange av konsultasjonene (disse er blanke). For å korrigere/rette markeres pasienten med ønsket npr-id og aktiver pasienten ved å klikke på knappen Aktiver pas. Navnet til pasienten kommer opp på øvre menylinje i skjermbildet. Følg deretter denne Menyen i DIPS: Rutine Somatisk poliklinikk Oversikt over konsultasjoner. Side 20 av 29 Ref. nr.:

21 Marker den grønne linjen i oversikten og klikk Rediger. Legg på prosjektkode Raskere tilbake, Registrer hoveddiagnose og klikk på Lukk. En kommer tilbake til oversikten og kan eventuelt ta neste rad Utskrevne fra poliklinikk, inklusiv pasienter i behandling Meny i DIPS: Rapporter Pasientlister D-2980 Diagnoser og prosedyrer per pasient poliklinikk. Rapporten skal liste alle diagnosekoder og operasjonskoder tildelt en pasient i omsorgsepisoder avsluttet innenfor valgt periode på valgt avdeling og seksjon(er). En gjør valg for avdeling og seksjon. I tillegg kan en velge behandler, diagnosekode(r), operasjonskode(r) og for hvilke periode en ønsker rapporten. Rapporten kan skrives ut, forhåndsvises eller vises i tabellvisning. Ref. nr.: Side 21 av 29

22 Inntaksrapport poliklinikk Meny i DIPS: Rapporter Poliklinikk D Inntaksrapport - poliklinikk Rapporten viser pasienter som har fått oppmøtetid for poliklinikk i valgt periode på valgt avdeling og seksjon. Hvis en ønsker alle avdelinger og/eller seksjoner kan en oppnå dette ved å la det aktuelle valget stå tomt. Rapporten inneholder feltene: Navn, fødselsdato, journalplassering for pasienten, kontaktårsak, kontakttype, fagområde, diagnosegruppe, ressurs/behandler, seksjon og oppmøtetid for pasientens planlagte kontakt. Utvalgskriterier: Avdeling, ressurs/behandler, seksjon, fagområde, diagnosegruppe, sortering. Kan skjule avsluttede kontakter, default verdi er Ja. Kan vise planlagte aktiviteter, default verdi er Ja. Man kan filtrere både på behandler registrert på planlagt kontakt og på ressurs registrert på planlagt aktivitet. For filtrering på ressurs på planlagt aktivitet må man angi at planlagte aktiviteter skal vises. Annet: Hvis man ønsker alle avdelinger og/eller seksjoner kan man oppnå dette ved å la det aktuelle valget stå tomt. Både primær- og sekundærhenvisninger kommer med. Side 22 av 29 Ref. nr.:

23 Polikliniske konsultasjoner per ICD-10 Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Poliklinikk D-421 Pol. konsultasjoner pr. ICD-10 hoveddiagnose. Rapporten kan brukes til statistikk, forskning og lignende, av leger, ledere og forskere. Rapporten gir en oversikt over hvor mange konsultasjoner det har vært per ICD-10 kode (hoveddiagnose) i en periode sortert på avdeling og seksjon. Det er mulig å angi at man vil ha de forskjellige diagnosene spesifisert per kjønn. Det er mulig å angi at man vil ha de forskjellige diagnosene spesifisert pr. kjønn Polikliniske konsultasjoner fordeling for alle behandlere Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Poliklinikk D-1599 Polikliniske konsultasjoner fordeling for alle behandlere. Rapporten brukes av leger, avdelingsledelsen for administrativ og økonomisk styring av avdelingen. En velger avdeling og periode. Rapporter viser avdeling, seksjon, antall pasienter, behandler (både kode og navn), antall konsultasjoner, antall henvisninger og antall timer. Ved å sette på autofilter kan en gruppere dataene per behandler eller etter andre kriterier en måtte ønske. Ref. nr.: Side 23 av 29

24 Rapporten tar ikke med pasienter registrert som Ikke møtt. 3.4 Sengeavdeling rapporter Utskrevne fra døgnavdeling, inklusiv inneliggende Meny i DIPS: Rapporter Pasientlister D-2978 Diagnoser og prosedyrer per pasient - innleggelse. Denne rapporten lister opp alle pasienter som har vært inneliggende i den perioden en velger, også de som enda ikke er utskrevet. Gir mulighet for å rette opp feil eller mangelfull registrering i forkant av utskrivelsen. Listen kan grupperes på person ved å gjøre følgende; hold musepekeren på kolonnen med overskrift Person, venstreklikk på musen og trekk kolonnen opp i det grå feltet over, rapporten grupperes nå på personer. Klikk på knappen med plusstegn Alle registreringer på aktuell pasient vises, samt når pasienten ble innlagt og evt. utskrevet. Marker en av linjene under navnet og aktiver pasienten ved hjelp av knappen nede til høyre i bildet -, dersom en skal legge til data eller endre. Sjekk at det er riktig pasient som er aktiv - på øvre linje i skjermbildet Side 24 av 29 Ref. nr.:

25 Bruk deretter hurtigtastene Ctrl+M eller Meny: Rutine Medisinsk registrering, og en kommer inn i bildet hvor diagnoser og prosedyrer registreres. Hoveddiagnosen vil alltid ligge først i listen over koder knyttet til samme innleggelse. Rekkefølgen på diagnoser og prosedyrer vil være den samme i rapporten som i Medisinsk registrering Utskrevne pasienter med manglende diagnose Meny i DIPS: Rapporter Inneliggende pasienter D-6735 Utskrevne pasienter uten diagnose Rapporten brukes til å sjekke av om pasienten har fått diagnose ved utskrivning. Rapporten gjelder kun pasienter som er utskrevet fra institusjonen. En velger avdeling og eventuelt lokalisasjon og periode en vil kjøre rapporten for. I tillegg kan en velge om pasient skal vises på moderpost eller teknisk post dersom han er på teknisk post ved utskrivningstidspunkt. Ref. nr.: Side 25 av 29

26 I tabellvisning inneholder rapporten feltene navn på avdeling, navn på siste post pasienten var på akuttavdeling, pasientens fødselsnummer, navn og adresse. I tillegg inntid, uttid, utskrevet av, journalplassering, journaldato, ut til, visning (teknisk post) og et merknadsfelt. I tabellvisning kan pasienten aktiveres direkte og en kan gjøre rettinger/endringer Kvalitetsindikatorer Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Kvalitetsrapporter D Epikrisetid andel innen 7 dager [NPR-versjon] Rapporten skal brukes til rapportering av Epikrisetid - Indikator N-002 i Nasjonalt indikatorsett. Epikrisetid - andel som er utskrevet innen 7 dager etter utskriving av pasienten (7 dager = defaultverdi). Rapporten er fleksibel ved at antall dager kan angis i kriteriebildet. Beskrivelse av indikatoren følger nederst i dokumentasjonen. Benytt Hjelp knappen i kriteriebildet før kjøring av rapporten. NB: Det understrekes at rapporten ikke tar hensyn til avkryssing/ikke avkryssing for "Epikrise skrives". NB: Slik skal det også være ifølge definisjonen på epikrisetid-indikatoren fra Sosial- og helsedirektoratet. NB: "Epikrise skrives" er innført for å forbedre Restanselistene for epikriser, som er rene arbeidslister. NB: Rapporten omhandler alle dokumenter som er definert til å være av typen Epikrise. I eksemplet under ser en at for Kirurgisk avdeling er det 12 aktuelle utskrivninger og ingen epikriser skrevet, godkjent, sendt på EDI eller skrevet ut på papir innen 7 dager, i den valgte perioden. Side 26 av 29 Ref. nr.:

27 Ønskes en tilsvarende rapport, men på postnivå benytt D-5821 Epikrisetid pr. utskrivende post/seksjon. Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Aktivitetsrapport belegg Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Innleggelse D Aktivitetsrapport belegg avdelingsvis. Rapporten brukes til å få oversikt over innleggelsesavdelingers produksjonstall. Rapporten brukes av avdelingsledelse og sykehusledelse. Rapporten har en oppsummeringsside til slutt, som summerer tall for alle valgte avdeling(er). Ref. nr.: Side 27 av 29

28 Ønsker en de samme data, men pr. post benyttes denne rapporten: D-5845 Aktivitetsrapport belegg post/seksjon Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Innleggelse Utskrivninger i periode pr. ICD10 Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter Innleggelse D-516 Utskrivninger i periode pr. ICD10 hoveddiagnose Rapporten kan brukes til statistikk, forskning og lignende, av leger, ledere og forskere. Rapporten gir en oversikt over antall uskrivninger per ICD-10 (hoveddiagnose), for valgt avdeling for valgt periode og valgt oppholdstype. Rapporten viser tallene fordelt på kjønn og totalt. Det finnes tilsvarende rapporter for prosedyrer, for eksempel D-656 Antall prosedyrer pr. kode og avdeling. Meny i DIPS: Rapporter Virksomhetsrapporter D-656 Antall prosedyrer pr. kode og avdeling. 4 Hardkodede og dynamiske rapporter Rapporter i DIPS EPJ/PAS har et navn og et nummer som vises nederst i høyre hjørne på den ferdige rapporten hvis man velger forhåndsvisning. Rapporter som har en D foran nummeret er dynamiske rapporter som er utviklet av DIPS ASA. Her vil nummer og navn vises øverst til venstre i skjermbildet når rapporten kjøres. Rapporter som har en S foran nummeret er dynamiske rapporter som er utviklet internt på hvert sykehus, mens rapporter uten bokstav eller nummer foran navnet er hardkodet inn i DIPS EPJ/PAS. Når rapporten kjøres, vil også hardkodede rapporter ha et nummer nederst til høyre på den ferdige rapporten. Dokumentasjonen for hardkodede rapporter ligger i en database hos DIPS ASA som PAS/EPJ vil ha tilgang til. Hardkodede rapporter vises ikke i rapportutforskeren. 5 DIPS Rapportutforsker kjørte rapporter På fanen Kjørte rapporter i Rapportutforskeren får en oversikt over egne rapportbestillinger, kjørte rapporter som en selv har bestilt og rapporter som andre har publisert. Side 28 av 29 Ref. nr.:

29 Rapportbestillinger og kjørte rapporter kan en enten håndtere med knappene nederst i skjermbildet, eller ved å høyreklikke på markert rad, du får da følgende meny: Mappen Bestilte rapporter I Bestilte rapporter kan en se alle rapportene en selv har bestilt fram i tid. En bestilling kan slettes, og kjøretidspunkt og beskrivelse kan endres. Hvis en ønsker å endre valg som er gjort i kriterieskjermbildet, må bestillingen slettes og rapporten bestilles på nytt. Hvis du lager en seriebestilling, vil det alltid kun ligge én bestillingsjobb i køen. Når denne jobben blir kjørt, blir neste jobb generert. Hvis du ønsker å endre på en seriebestilling, velger du rapporten under Bestilte rapporter og gjør endringene dine der. Mappen Egne rapporter Uleste I Egne rapporter Uleste havner rapporter som brukeren har bestilt, som er kjørt og som brukeren ikke har sett på før. Disse kan åpnes i forhåndsvisning, tabellvisning eller skrives ut på samme måte som hvis rapporten kjøres direkte fra kriterieskjermbildet. Dette gjøres fra knapperaden nederst, eller ved å høyreklikke på valgt rapport. Mappen Egne rapporter Leste I Egne rapporter Leste havner rapporter som brukeren har bestilt, som er kjørt og som brukeren har sett på før, i tabellvisning, forhåndsvisning eller med direkte utskrift. Hvis en ønsker å flytte en rapport til Egne rapporter Uleste, høyreklikkes det på rapporten og Merk som ulest velges. Rapporten kan åpnes ved å velge mellom forhåndsvisning, tabellvisning eller utskrift. Ref. nr.: Side 29 av 29