Høringssvar fra Aust-Agder museum og arkiv om ny forskrift om offentlige arkiv

Transkript

1 1 av 5 Vår saksbehandler Deres dato Deres referanse Snorre Dag Øverbø, tlf Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep OSLO Høringssvar fra Aust-Agder museum og arkiv om ny forskrift om offentlige arkiv Aust-Agder Museum og arkiv (AAma) ser et tydelig behov for å modernisere og forenkle arkivforskriften. Foreliggende forslag inneholder etter vårt syn mange forbedringer i forhold til dagens forskrift. Men vi ser også at det er behov for å komme med noen konkrete merknader til forslaget Nedenfor følger våre merknader til, og forslag om endringer til ulike bestemmelser i høringsutkastet. 2. Definisjonar MERKNAD fra AAma: Etter vår oppfatning er det behov for å utvide listen med to nye definisjoner. Det er særlig to viktige begreper som brukes gjentatte ganger i forskriften. De bør defineres nærmer for å unngå forvirring og uklarheter lenger ute i teksten, jf særlig våre merknader til 11. Forslag nye definisjoner: a) Arkivdokument: dokument som eit organ mottek eller produserer som ledd i si verksemd, og som ikkje vert arkivavgrensa b) Elektronisk journal- og arkivsystem: system som inneheld journalføringsfunksjon og / eller funksjon for registrering og lagring av arkivdokument 6. Lagringsmedium Originaldokument kan overførast til eit nytt lagringsmedium og bevarast i det nye lagringsmediet. Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om lagringsmedium. Postadresse Besøksadresse Telefon Bankkonto Foretaksregisteret Aust-Agder museum og arkiv IKS Parkveien 16A ARENDAL Parkveien 16A E-post ARENDAL postmottak@aama.no

2 Aust-Agder museum og arkiv IKS 2 av 5 MERKNAD fra AAma: Denne bestemmelsen må følges opp med mer detaljerte bestemmelser i Riksarkivarens forskrift, som avgrenser og presiserer det enkeltes arkivorgans muligheter til å bruke denne bestemmelsen. Det må sikres at enkelte arkiver, typer av arkiver eller arkivdeler/enkeltdokumenter blir sikret i sitt originalformat, både pga. sin alder og sin beskaffenhet ellers. Bevaringsverdien for et arkivdokument eller for et arkiv som helhet, består ikke utelukkende i den tekstlige eller figurative informasjonen man kan lese ut av et dokument. Det er også andre aspekter ved et dokument som definere dets bevaringsverdi: bla. arkivdokumentets(eller hele arkivet/samlingen) egenskap som levning i kildemessig forstand, Det må sikres at denne bestemmelsen ikke medfører at vesentlig og viktige bevaringsverdige egenskaper ved et arkivdokument blir forringet/ødelagt ved overføring til nytt lagringsmedium (dvs. gjennom produksjon av digitale «surrogater» av originalt analog arkivmateriale, og deretter destruksjon av det originale arkivmaterialet). Kapittel II Arkivprosessar Generell merknad fra AAma om kapittelet: Hovedinntrykket av bestemmelsene i Kapittel II Arkivprosesser er samla sett, er at de (i alle fall tilsynelatende) først og fremst retter seg inn mot de såkalte «kontorarkivene», dvs de administrative, stabsretta journal- og arkivsystemene, og i mindre grad fagarkivene og fagsystemene. I kommunal sektor er de de sistnevnte arkivene som dominerer i tall og volum. Det er viktig at forskriftene har bestemmelser som omfatter totaliteten i organets dokumentproduksjon. For å bøte på slike svakheter er det derfor er det viktig å ha konsistent og presis begrepsbruk, som i minst mulig grad etterlater tvil om hva bestemmelsen gjelder for. Vi ber derfor departementet gjennomgå Kapittel II på nytt og se om det kan gjøres endringer i teksten som imøtekommer innvendingene nevnt over. 11. Krav til elektroniske journal- og arkivsystem For elektronisk journalføring og arkivering av saksdokument skal offentlege organ nytte system som følgjer krava i Noark-standarden. Nye system skal vere godkjende av Riksarkivaren før dei kan bli tekne i bruk Denne bestemmelsen er etter vår oppfatning uklar. For det første må en definere hva som legges i begrepet «elektronisk» journal- og arkivsystem» er. Det løses ved å innføre en ekstra definisjon i 2 som vi foreslår. Men viktigere: Bestemmelsen er uklar når det gjelder hva slags elektroniske system i forvaltningen som skal omfattes av bestemmelsen om å følge Noark-standarden. Her brukes begrepet «arkivering av saksdokument». Hva betyr «saksdokument»? Umiddelbart kan dette tolkes som om bestemmelsen bare omfatter dokumenter som går inn i de tradisjonelle elektroniske post/sak/arkivsystemene og ikke «fagsystemer» som også i mange tilfeller inneholder arkivdokumentasjon. Det bør det ryddes opp i. Etter vår oppfatning bør bestemmelsen om Noarkgodkjenning omfatte alle elektroniske systemer hos offentlige organ som inneholder og lagrer arkivdokument. Det må derav også inn en definisjon av «arkivdokument» i 2. Vi foreslår følgende tekst til denne bestemmelsen:

3 Aust-Agder museum og arkiv IKS 3 av 5 For elektronisk journalføring og arkivering av arkivdokument skal offentlege organ nytte system som følgjer krava i Noark-standarden. Nye system skal vere godkjende av Riksarkivaren før dei kan bli tekne i bruk 12. Behandling av arkivdokument Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om behandling av arkivdokument. MERKNAD fra AAma: Viktig å definere begrepet arkivdokument. Er begrepet brukt her det samme som dokument i arkivlovens forstand? 18 Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av databasen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark-standarden. MERKNAD fra AAma: Det er behov for konsistent begrepsbruk i forskriften, og i tråd med endringsforslagene i 2 Definisjoner. Ein elektronisk kopi av journal- og arkivsystemet for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje den same prosedyren eller eit anna opplegg som på fullgod måte ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. MERKNAD fra AAma: Etter vår oppfatning er siste ledd i bestemmelsen for utydelig og som ikke ivaretar de særlige utfordringene som kommunale og fylkeskommunale organ står overfor. Fremdeles er fagfeltet Earkiv, i betydningen uttrekk, deponering langtidslagring og tilgjengeliggjøring av digitalt skapte arkiver, umodent. Det er prega av manglende standarder og ulik praksis i ulike fagmiljøer og i kommunene. Konsekvensen er at svært mye elektronisk arkivdokumentasjon fra offentlig sektor de siste årene har gått tapt. I en slik situasjon er det desto mer viktig at myndighetene bruker aktivt og styrende de få standarden som finnes. Den viktigste her er Noark. Vi foreslår derfor at det blir lagt inn som et absolutt krav, både for staten og kommuner/fylkeskommuner. Forslag til endringer: Andre avsnitt i paragrafen går ut Ny tekst til siste avsnitt i 18: Offentlege organ skal organisere data slik som det er spesifisert i Noark-standarden. Statlege organ skal deponere straks.

4 Aust-Agder museum og arkiv IKS 4 av Lagring av digitalt arkivmateriale utanfor Noreg Offentlege organ kan lagre digitalt arkivmateriale utanfor Noreg dersom pliktene i arkivlova med forskrifter er regulerte i avtala mellom organet og eigaren av arkivlageret. Organet skal behalde tilgang til, kontroll med og eigedomsrett til sitt eige arkivmateriale. MERKNAD fra AAma: Aust-Agder Museum og Arkiv mener at det ikke bør være tillatt for offentlige organ å lagre arkivdokumenter i såkalte «skytjenester», der hele eller deler av den underliggende serverparken/ikt-infrastrukturen er lokalisert i land/områder utenfor Norges territorielle grenser. Aust-Agder Museum og Arkiv anbefaler å vente med å innføre den foreslåtte forskriftsendringer om lagring av digitalt arkivmateriale utenfor Norge, til det er gjort en grundig juridisk vurdering av konsekvensene, og at evt. relevant lovverk blir justert. Hovedargumentet bak vårt standpunkt er en rekke usikre og uavklarte forhold som knytter seg både til jurisdiksjon og råderetten over eget arkivmateriale innenfor andre lands lovgivning og rettsforståelse, og ulike typer av trusler og risiki som er potensielt større når et så sensitivt og sårbart materiale som elektroniske arkiver fra offentlig sektor flyttes ut av Norge. Departementet har selv gjort greie for noen av dette i kapittelet «Arkivmessige utfordringer ved bruk av Skytjenester», på side i høringsnotatet. Det er også problemstillinger og uklarheter knyttet til utførsel av personopplysninger. I følge Personopplysningsloven er det kun tillatt å overføre personopplysninger til land som har ratifisert personverndirektivet, jf 29 i Personopplysningsloven. I praksis vil det trolig si at alle offentlige arkiv (som gjennomgående inneholder personopplysninger), er omfattet av bestemmelsen. Men er her også endel unntak og selve direktivet har bestemmelser om overføring til tredjeland i direktivet. Her er det etter vårt syn sterkt behov for avklaring og opprydding i lovverket. Vi vil i tillegg anføre ulike sikkerhetstrusler, som spionasje, hacking, datatyveri, informasjonsmanipulasjon og «hybrid krigføring». Dette er trusler som datasentre og tjenestelerandører verden over nærmest kontinuerlig står overfor. Eksponeringen mot slike trusler vil øke kraftig framover, i takt med at mer og mer samfunnsbærende informasjon flyttes over i skyen. For offentlige arkivorgan, tilsynsmyndigheter og lovgivende myndighet vil det være betydelig enklere å redusere eksponeringen mot slike trusler innenfor egne landegrenser. Av hensyn til de mange og komplekse problemstillingene som en åpning av lagring av digitale/elektroniske arkiver fra offentlige organ innebærer, vil vi anbefale at en ny paragraf om lagring av digitalt arkivmateriale i utlandet blir lagt på is inntil konsekvensene er bedre klarlagt og tilhørende lovverk er justert. 22 går ut.

5 Aust-Agder museum og arkiv IKS 5 av Arkivdepot og avleveringsplikt Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.[...] Merknad fra AAma: Vi mener bestemmelsen er for generell og uklar. Den kan åpne for privatisering av arkivdepot, og at kommuner/fylkeskommuner mister kontrollen med forvaltningen og tilgjengeliggjøringen av sine avleverte arkiver. Konsekvensen kan bli at en viktig del av vår felles kulturarv - som de historiske arkivene fra lokal- og regionalforvaltningen utgjør - blir forvaltet og ivaretatt av private virksomheter, med kortsiktige perspektiver på lønnsomhet og avkastning for eierne som de fremste føringene. Dette er svært uheldig etter vårt syn. Bestemmelsen kan dessuten oppfattes å stå i motstrid til forslagets 1, nest siste ledd som lyder: «Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot». AAma mener det bør komme inn en presisering som tydeliggjør at kommuner og fylkeskommuner også har et direkte ansvar for å sikre den langsiktige forvaltningen og tilgjengeliggjøring av sine avleverte arkiver, i form av eierskap og kontroll med arkivdepot. Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine. Arkivdepot skal vere organisert som ein eigen institusjon eller eining som kommunar eller fylkeskommunar ålene eller i samarbeid med andre eig og kontrollerar. Med hilsen Jan Ledang, direktør Aust-Agder museum og arkiv IKS Mottaker Kontaktperson Adresse Mottaker Kulturdepartementet Postboks 8030 Dep., 0030 OSLO