FRIFOND FOR NYBEGYNNERE En håndbok om Frifond organisasjon fra LNU

Transkript

1 FRIFOND FOR NYBEGYNNERE En håndbok om Frifond organisasjon fra LNU

2 Innhold Hva er Frifond for nybegynnere? 3 Hvorfor har vi laget dette heftet? 3 Litt om retningslinjene for Frifond organisasjon 3 Fordelingen av Frifond 4 Hva er Frifond? 5 Frifond organisasjon versus Frifond barn og unge 5 Frifond barn og unge 5 Frifond organisasjon 6 Hvem kan få penger fra Frifond organisasjon? 6 Hvem kan ikke få penger fra Frifond organisasjon? 7 Årshjul: Hva skjer når? 8 Frifond-kalenderen 9 Fra søknad til rapport 11 Hva skal søknaden inneholde? 11 Grunnlagstall: Hva må dere holde orden på? 11 Organisasjonenes egne retningslinjer 12 Hva kan pengene brukes til, og hva kan de ikke brukes til? 12 Hvordan behandler LNU søknaden deres? 13 Fordeling av midlene til lokallagene 13 Rapportering 15 Vanlige spørsmål og svar 17 Ordliste 19

3 Hva er Frifond for nybegynnere? Frifond for nybegynnere er et hefte med informasjon om støtteordningen Frifond organisasjon. Heftet er ment for dere som har ansvaret for midlene i deres organisasjon, og for dere som lurer på hva det innebærer å søke Frifond. Formålet med dette heftet er å forklare regler og praksis for Frifond organisasjon. Det meste som står i dette heftet står også i retningslinjene, men tanken er at det skal være enklere forklart her. Heftet skal kunne fungere som en introduksjon til Frifond organisasjon. Du kommer til å finne henvisninger til retningslinjene underveis og ordforklaringer der det trengs. Heftet skal kunne brukes som oppslagsverk, men bør også leses fra perm til perm av de som er nybegynnere. Heftet bør leses av alle som er involvert i arbeidet med Frifond organisasjon i sentralleddet, for eksempel styremedlemmer, generalsekretærer og økonomiansvarlige. Hvorfor har vi laget dette heftet? Vi som jobber med Frifond har oppdaget at det er noen spørsmål vi ofte får. Mye av det organisasjonene spør om står i retningslinjene for støtteordningen. Men siden retningslinjene har et litt annet format og språk, fant vi ut at det kunne være greit å lage et hefte som dekker (nesten) alle de spørsmålene vi får på en enkel og grei måte. Det betyr likevel ikke at dere ikke trenger å lese retningslinjene - de er fortsatt like viktige! (Og det er ikke absolutt alt som står i dette heftet.) Hvis det er noe du ikke finner her er det bare å gi beskjed, så setter vi det inn. Litt om retningslinjene for Frifond organisasjon Retningslinjene for Frifond organisasjon er de felles reglene som er satt opp for å fastslå hva som er lov og ikke lov innenfor støtteordningen. I retningslinjene står det også hva slags rettigheter og hva slags plikter LNU og dere har. Når organisasjonen RETNINGSLINJER: Reglene for støtteordningen. I retningslinjene står det blant annet hvem som kan motta penger, hvordan de skal brukes og hvordan man skal rapportere. Vedtas av LNUs styre. AKSEPTSKJEMA: Dokument som daglig leder og styreleder skal signere på vegne av mottakerorganisasjonen for å bekrefte at de har satt seg inn i og forstått retningslinjene for støtteordningen og eventuelle andre krav i tilsagnsbrevet. Dette er en juridisk bindende avtale mellom LNU og mottakerorganisasjonen. deres leverer søknad og signerer akseptskjema, bekrefter dere at organisasjonen skal forvalte midlene slik som det står i retningslinjene. Det er derfor svært viktig at dere har lest og forstått innholdet i disse. Brudd på retningslinjene kan ha store konsekvenser både for dere og for lokallagene deres. Spør hvis det er noe dere lurer på! Frifond for nybegynnere 3

4 Fordelingen av Frifond Kulturdepartementet Overskudd fra Norsk Tipping FRIFOND LNU Norsk musikkråd Frifond organisasjon Frifond barn og unge Frifond teater Frifond organisasjon Frifond musikk 4 Frifond for nybegynnere

5 Hva er Frifond? Frifond er en støtteordning som fordeler tilskudd til frivillig, demokratisk og lokal aktivitet for barn og unge i Norge. Pengene som blir delt ut kommer fra overskuddet til Norsk Tipping og fra Kulturdepartementet. Formålet med Frifond er å gjøre det enklere å skape lokal aktivitet, å gi alle mulighet til å delta og at man skal slippe å bruke mye tid på å samle inn penger for å kunne ha et fritids- tilbud. Det finnes fem forskjellige Frifond-støtteordninger. Grunnen til dette er at det finnes så mange forskjellige typer frivillig og lokal aktivitet som skal motta en del av pengene. De aller fleste organisasjoner som har mange lokallag og aktivitet flere steder i landet mottar støtte gjennom den delen som heter Frifond organisasjon. Støtteordningen Frifond organisasjon går til den lokale aktiviteten i de store nasjonale organisasjonene. Mindre grupper og små organisasjoner kan søke om støtte fra en av de andre ordningene avhengig av hvilken type aktivitet de driver på med: Frifond teater, Frifond musikk eller Frifond barn og unge. Frifond organisasjon versus Frifond barn og unge Frifond organisasjon skal gå til organisasjoner som er så store, at de vil ha fordel av at sentralleddet forvalter midlene ut til lokallagene. Det er viktig å huske at kravene til størrelse og utbredelse er minstekrav. Derfor kan det være noen organisasjoner som ligger i skjæringspunktet mellom de to ordningene Frifond organisasjon og Frifond barn og unge. Det er fordeler og utfordringer knyttet til begge ordningene. For organisasjoner som størrelsesmessig eller av andre årsaker er i grenseland mellom ordningene og usikre på hvilken de skal velge, er det greit å kjenne til mulighetene og begrensningene i begge. Frifond barn og unge Hvert lokallag kan få bevilget inntil kroner per år fra Frifond barn og unge. Denne summen overstiger vanligvis det som tildeles hvert lokallag for mindre organisasjoner i Frifond organisasjon. For mindre organisasjoner i vekst vil det også være et etterslep på hvor mange lokallag og medlemmer man får støtte for i Frifond organisasjon, fordi grunnlagsåret som støtten beregnes ut fra er to år før tilskuddsåret. Grunnlagsår: Det året som danner grunnlaget for tilskuddsberegningen. Dette er året to år før søknads- og tilskuddsåret. Tilskuddsår: Det året man får tilskuddet utbetalt. Samme år som søknadsår. Frifond for nybegynnere 5

6 I Frifond barn og unge søker lokallagene selv. Dette kan være nyttig for å bygge kompetanse, ansvarsfølelse og eierskap til aktiviteten i lokallagene. Sentralleddet kan bruke mindre tid på forvaltning, og heller bruke sine ressurser til å støtte opp om lokallagene på andre måter. Samtidig er det en risiko for at det blir mindre aktivitet dersom lokallagene ikke er flinke til å søke. Lokallagene må rapportere med bilag til Frifond barn og unge for hver søknad, så lokallaget må ha nok kapasitet til å følge opp dette. Frifond barn og unge har også mer detaljstyring av hva man kan bruke pengene på, og aktiviteten må i hovedsak skje i den kommunen som gruppen tilhører. Det gis vanligvis ikke støtte til generell drift. Les mer om Frifond barn og unge, Frifond musikk og Frifond teater på Frifond organisasjon Midlene fra Frifond organisasjon kan brukes friere enn midlene fra Frifond barn og unge, og kan dermed i større grad tilpasses lokallagenes behov. Med sentral fordeling av midlene kan organisasjonen også bruke Frifond-midlene som organisasjonsutvikling, og målrette bruken til visse aktiviteter eller utvikling av organisasjonen i en spesiell retning. Samtidig krever Frifond organisasjon mer administrasjon fra sentralleddet, og stiller også strenge krav til oversikt over medlemmer og struktur på lokallagene, noe Frifond barn og unge ikke gjør. Med et lite sentralledd kan vinninga gå opp i spinninga både økonomisk og administrativt, særlig ettersom Frifond organisasjon krever to særattestasjoner som det koster penger å få laget. Dersom dere vurderer å søke Frifond organisasjon anbefaler LNU at dere tar kontakt med oss i god tid før søknadsfristen. Slik kan vi i fellesskap finne ut hvilken støtteordning som passer best for dere. Hvem kan få penger fra Frifond organisasjon? I retningslinjene ( 4 og 5) står det forklart hva som skal til for at en organisasjon skal kunne motta midler fra Frifond organisasjon. Først kommer det en del informasjon om hvilke grunnleggende krav som stilles til organisasjonen for at den skal kunne få støtte. Dette går blant annet ut på hvordan organisasjonen skal være organisert, at den skal være medlemsbasert og demokratisk og at den ikke skal være organisert av det offentlige. Disse kravene kaller vi inngangskrav, og det er disse kravene som må være oppfylt for at organisasjonen skal få tilgang til å søke. Medlemsbasert aktivitet: Medlemmene styrer organisasjonen gjennom de demokratiske strukturene. Medlemmene er også de som gjennomfører den lokale aktiviteten. I retningslinjene står også kravene til hvor stor organisasjonen må være for å kunne motta støtte, i tillegg til informasjon om hvordan tellende medlemmer og lokallag er definert. Disse definisjonene er basert på regelverket til Nasjonal grunnstøtte til frivillige, lands- 6 Frifond for nybegynnere

7 omfattende barne- og ungdomsorganisasjoner, forvaltet av Bufdir v/ Fordelingsutvalget. Vi har valgt å bruke disse definisjonene fordi veldig mange av mottakerorganisasjonene også søker på denne støtteordningen. Organisasjonene kan da levere samme revisorattest til både Fordelingsutvalget og LNU, og trenger dermed bare å forholde seg til ett sett med dokumentasjon på medlemmer og lokallag. Dette skaper mindre byråkrati og frigjør mer tid til å fokusere på egen organisasjon! De organisasjonene som ikke søker Nasjonal grunnstøtte skal også levere revisorattest på de samme tallene, men de bruker en mal som LNU har laget. Hvem kan ikke få penger fra Frifond organisasjon? Det er et krav at de som skal motta midler fra Frifond organisasjon er frivillige og demokratiske. Det vil si at bedrifter, samvirker og andre typer organisasjoner som ikke har en medlemsbasert og demokratisk struktur, eller som har som formål å tjene penger, ikke kan få støtte. Pengene skal kun gå til å skape og tilrettelegge for aktivitet, og ingen skal tjene penger på å motta midler fra Frifond. Overskuddet fra Norsk Tipping blir delt mellom idrettsformål, kulturformål og humanitære organisasjoner. Idrettslag og andre organisasjoner med formål knyttet til idrett kan derfor ikke motta penger fra Frifond, fordi Norges Idrettsforbund (NIF) mottar og videreformidler pengene som går til idrettsformål. Noen av organisasjonene som mottar støtte fra Frifond organisasjon har lokallag som også er medlem i NIF, selv om ikke organisasjonen har idrett som formål. Disse lokallagene kan ikke motta Frifond-støtte, og de kan ikke telles med som lokallag som organisasjonen kan få støtte for. Det er heller ikke mulig for en organisasjon å motta støtte fra mer enn én Frifond-ordning innenfor samme kalenderår. Frifond for nybegynnere 7

8 Mai Årshjul: Hva skjer når? Frifond-året strekker seg fra april et år til mai påfølgende år. I tillegg er antall lokallag og antall medlemmer, som bestemmer hvor mye penger organisasjonen får i år (tilskuddsåret), beregnet fra to år tilbake i tid (grunnlagsåret). Retningslinjene sier også at man skal oppbevare all dokumentasjon knyttet til tilskuddet i fem år fra rapportdato. Forvaltningskalenderen for Frifond organisasjon strekker seg dermed over sju år totalt sett. Dette er det viktig å være klar over med tanke på at man må ta vare på og arkivere dokumentasjon. LNU anbefaler at man oppbevarer denne dokumentasjonen på samme måte som regnskap og andre arkivverdige papirer. November: Revidering av retningslinjer 15. november: Frist for å signere akseptskjema 1. desember: Frist for utbetaling til lokallagene November 10. desember: Rapportfrist Desember Januar START Februar 15. februar: Støtteordningen åpner Februar: Obligatorisk brukerseminar Oktober Mars September 30. juni: Lokallagene må ha brukt opp midlene 1. mai: Levere særattestasjon April 15. april: Søknadsfrist August Juli Juni Juni: Tilskuddet blir offentliggjort 8 Frifond for nybegynnere

9 Vi anbefaler at alle organisasjoner lager et eget årshjul for Frifond med egne datoer, for eksempel lokallagenes søknadsfrist, når man skal samle inn årsrapporter og når man skal kontakte revisor. Årsrapport: Rapport fra et lokallag som bekrefter at de oppfyller kravene til å være et tellende lokallag. Frifond-kalenderen 15. februar: Støtteordningen åpner Fra denne datoen er det mulig å levere inn søknaden i søknadsportalen. Søknaden må leveres med særattestasjon fra revisor, retningslinjer og tall på medlemmer og lokallag fra grunnlagsåret (to år før tilskuddsåret). Mal på særattestasjon til revisor ligger på LNUs nettsider. Særattestasjon: Mottakerorganisasjoner i Frifond organisasjon leverer to forskjellige særattestasjoner, én hvor revisor bekrefter antallet tellende medlemmer og lokallag som organisasjonen har oppgitt i søknaden, og én som bekrefter at pengene er forvaltet i tråd med retningslinjene. Februar: Obligatorisk brukerseminar Det obligatoriske brukerseminaret avholdes i Oslo. Her gis informasjon om retningslinjene, LNUs saksbehandling og tips til organisasjonene om hvordan de kan bruke midlene best og mest effektivt. Informasjon om tid og sted sendes ut til de påmeldte. Det anbefales at den som har ansvaret for Frifond-midlene også er den som deltar på seminaret. 15. april: Søknadsfrist Dette er siste frist for å søke Frifond organisasjon. Søknaden skal være levert elektronisk senest 15. april. All dokumentasjon må også være levert sammen med søknaden for at den skal kunne behandles. Juni: Tilskuddet blir offentliggjort I juni får organisasjonene vite hvor mye midler de har fått tilsagn på. Dette regnes ut basert på det totale antallet tellende medlemmer og lokallag som organisasjonene har meldt inn. Når tilsagnet med sum er sendt ut, må daglig leder og styreleder signere et elektronisk akseptskjema. Midlene skal utbetales videre til lokallagene så snart som mulig, og uten unødvendige forsinkelser. 15. november: Frist for å signere akseptskjema Dersom organisasjonen ikke har signert akseptskjema eller ikke har rapportert på tidligere tilskudd (både Frifond og andre støtteordninger som LNU forvalter) innen denne fristen, vil den ikke få utbetalt tilskuddet. Tilskuddet vil da falle bort. November: Revidering av retningslinjer LNU reviderer og oppdaterer retningslinjene for Frifond organisasjon hvert år i november. Endringer i LNU sine retningslinjer sendes ut til organisasjonene. Noen av endringene kan ha konsekvenser for hvordan mottakerorganisasjonene forvalter sitt tilskudd. Det kan derfor være lurt å legge opp til en oppdatering av egne retningslinjer mellom januar og søknadsfristen i april. Frifond for nybegynnere 9

10 1. desember: Frist for å utbetale midlene til lokallagene Alle midlene skal være utbetalt til lokallagene innen denne fristen (og helst før). Dersom organisasjonen ser at de ikke klarer å utbetale alle midlene (enten av praktiske årsaker eller fordi det ikke er behov for dem i lokallagene), må de ta kontakt med LNU før fristen. 10. desember: Rapportfrist Dette er fristen for å sende inn rapport i LNUs søknadsportal. Rapporten skal inneholde en oversikt over hvordan midlene er fordelt på de forskjellige fylkene og hvor mange lokallag som har fått støtte. I tillegg skal man levere en kort artikkel med bilde som viser et godt eksempel på en lokal aktivitet. Aktiviteten skal være fra det aktuelle kalenderåret. Denne rapporten behandles av LNU i desember eller januar. 1. mai: Frist for å levere særattestasjon på forvaltningen for forrige år 1. mai er fristen for å levere særattestasjon som bekrefter rapporten sendt inn 10. desember om organisasjonens forvaltning av midlene det foregående året. Dersom denne ikke blir levert må LNU kreve tilskuddet tilbake i sin helhet. Instruks til revisor ligger på LNU sine nettsider. 30. juni: Frist for å ha brukt opp midlene i lokallagene Organisasjonene skal ha rutiner som kan sannsynliggjøre ovenfor LNU at midlene er brukt opp innen tidsfristen. Ubrukte midler skal betales tilbake til sentralleddet. Hvis dette skjer, skal sentralleddet ta kontakt med LNU for å få klarsignal til å fordele midlene igjen i årets pott. Disse skal inkluderes i rapporten som leveres i desember. Det er ikke anledning til å ta ut administrasjonsandel av restmidler eller returnerte midler. 10 Frifond for nybegynnere

11 Fra søknad til rapport Hva skal søknaden inneholde? Søknaden skal leveres med all nødvendig dokumentasjon. Det betyr at organisasjonene som søker må informere om: 1. Totalt antall og antall tellende medlemmer 2. Totalt antall og antall tellende lokallag Som vedlegg til søknaden skal organisasjonen levere: Særattestasjon (revisorattest) på grunnlagstall Organisasjonens egne retningslinjer for forvaltningen av Frifond Organisasjoner som søker om Nasjonal grunnstøtte fra Fordelingsutvalget kan levere særattestasjonen som ble levert med denne søknaden under forrige søknadsrunde. Andre organisasjoner skal levere særattestasjon etter LNUs mal. Grunnlagstall: Hva må dere holde orden på? Støtten regnes ut basert på antall tellende medlemmer og tellende lokallag. Her er en liten gjennomgang av disse: Tellende medlemmer Et medlem i en organisasjon kan regnes som tellende når medlemmet: Har meldt seg inn i organisasjonen frivillig og av seg selv Har betalt minst 50 kroner i kontingent for det gjeldende året Står oppført med navn, adresse og fødselsår i organisasjonens medlemsregister Grunnlagstall: Tall som LNU tar utgangspunkt i for å kunne regne ut tilskuddet til mottakerorganisasjonen. Tellende: Medlemmer og lokallag som oppfyller visse krav, og dermed kan være med på å generere støtte. Det vil for eksempel si at dersom en skoleklasse kollektivt har blitt meldt inn i en organisasjon, kan ikke disse medlemmene regnes som individuelt og frivillig innmeldt. Tellende lokallag Et lokallag i en organisasjon kan regnes som tellende når lokallaget: Har minst fem tellende medlemmer Har kontroll over egen økonomi og egen dagsorden Har gjeldende vedtekter Frifond for nybegynnere 11

12 Har et styre valgt av og blant medlemmene i organisasjonen Gjennomfører valg av styre minst annethvert år Kan dokumentere at det oppfyller disse kravene Det finnes noen unntak fra disse kravene til grunnlagstall. Disse gjelder i hovedsak for de få organisasjonene som kun har kollektive medlemskap, for eksempel noen studentorganisasjoner. Organisasjonenes egne retningslinjer Organisasjonene som mottar penger fra Frifond organisasjon skal lage egne retningslinjer for forvaltning av midlene. Hovedpoenget med retningslinjene er å sikre at alle lokallagene har god og tilgjengelig informasjon om hvordan midlene forvaltes, hva de kan forvente av sentralleddet og hva som forventes av dem. Retningslinjene brukes også som informasjon til LNU om hvordan organisasjonen forvalter midlene. Ettersom Frifond-midlene er lokallagenes penger, er det viktig at lokallagene har mulighet til å påvirke innholdet i disse, og at retningslinjene blir vedtatt av et demokratisk organ. Retningslinjene skal beskrive hvordan organisasjonen forvalter midlene, hvilke frister som gjelder, hva man kan og ikke kan bruke pengene på og hvordan midlene fordeles mellom lokallagene. Frifond organisasjon sine retningslinjer stiller følgende krav til innholdet i mottakerorganisasjonenes retningslinjer: På nettsidene til LNU ligger det eksempler på retningslinjer fra noen organisasjoner. Når og av hvem retningslinjene er vedtatt Hvor stor andel av tilskuddet sentralleddet beholder til administrasjon Fristen for utbetaling av midler fra sentralleddet til lokallagene Fristen for når lokallagene må bruke opp midlene Beskrivelse av hvordan mottakerorganisasjonen fordeler midlene mellom sine lokallag Beskrivelse av klagerutinene dersom organisasjonen tildeler prosjektmidler Beskrivelse av hvilke rutiner og kontrollhandlinger sentralleddet har for å sikre at lokallagene bruker midlene i tråd med LNUs retningslinjer. Kontrollhandlingene skal sannsynliggjøre ovenfor LNU at bruken av midlene har vært i tråd med formålet og LNUs retningslinjer Retningslinjene skal være gjeldende for det året søknaden er levert. Dersom organisasjonen endrer sine retningslinjer underveis i året skal de først være gjeldende fra neste tilskuddsår, med mindre noe annet er avtalt med LNU. Hva kan pengene brukes til, og hva kan de ikke brukes til? For å sikre at Frifond-pengene går til aktivitet i lokallaget er det noen begrensninger på hva de kan brukes til. Retningslinjene for Frifond organisasjon 10.7 sier at det er fem ting lokallagene ikke kan bruke Frifond-midlene på: 12 Frifond for nybegynnere

13 1. Bygge egenkapital: Pengene skal ikke settes på konto uten å bli brukt, eller på annen måte brukes eller investeres på en måte som bygger opp lokallagets egenkapital. Formålet med midlene er at de skal brukes til å skape aktivitet i lokallaget det året man får dem. 2. Innsamlingsaktivitet: Pengene skal ikke brukes til å samle inn penger til organisasjonen. Dette betyr også at lokallaget ikke skal bruke pengene til å for eksempel kjøpe inn varer som skal videreselges for å skape inntekter til lokallaget. 3. Bruk utenfor Norge: Pengene skal ikke brukes utenfor Norge. Dette gjelder for eksempel kjøp av flybilletter til Mexico eller leie av buss til Sverige. 4. Lønning av ansatte: Pengene skal ikke gå til lønning av faste, administrativt ansatte. Det er imidlertid tillatt å bruke midlene på honorering av for eksempel innleid kursholder eller instruktør ettersom disse er direkte knyttet til aktiviteten. 5. Innkjøp av rusmidler: Dette gjelder alle typer rusmidler, også alkohol og tobakk. Pengene kan ikke disponeres av sentralleddet, utover maksimalt 5 prosent til administrasjon av ordningen. Sentralleddet kan heller ikke definere i retningslinjene at Frifond-midlene må brukes til kjøp av varer eller tjenester fra sentralleddet. Midlene kan ikke brukes til å betale gjeld eller andre utgifter som lokallagene har hos sentralleddet. Pengene skal alltid utbetales i sin helhet til lokallagenes kontoer. Utover disse begrensningene kan midlene brukes til lokal aktivitet, eller styrking av lokal aktivitet. Hvordan behandler LNU søknaden deres? Etter levering går LNU gjennom søknaden og stiller eventuelle oppfølgingsspørsmål. Hvis retningslinjene organisasjonen har levert mangler informasjon må dette rettes opp før søknaden kan godkjennes. Søknader som ikke inneholder all den nødvendige informasjonen, eller hvis organisasjonen ikke kan skaffe informasjonen innen pengene skal fordeles, kan ikke bli innvilget. Det er organisasjonens eget ansvar å holde oversikt over hvilken informasjon som skal leveres. Når LNU har mottatt all nødvendig informasjon godkjennes først grunnlagstall på alle søknadene. Organisasjonene har mulighet til å klage på denne avgjørelsen innen tre uker etter at vedtaket er sendt til organisasjonen. Organisasjonen kan da klage hvis den mener at den har fått godkjent feil grunnlagstall, eller hvis søknaden ikke har blitt godkjent. Etter at alle søknadene på støtteordningen er ferdigbehandlet (vanligvis i midten av juni) vil fordelingen bli gjort og akseptskjema sendt ut. Utregningen av størrelsen på tilskuddet gjøres etter fordelingsnøkkelen som er beskrevet i retningslinjene for Frifond organisasjon. Fordeling av midlene til lokallagene Organisasjoner som mottar midler skal fordele disse til lokallagene på en eller flere av følgende måter: Som prosjektmidler, driftsmidler eller oppstartsstøtte. Det er opp til organisasjonen selv å bestemme hvilken fordeling som passer best, og hvilken prosentfordeling det skal være mellom disse hvis man velger å fordele pengene på mer enn én måte. De fleste organisasjonene har valgt en kombinasjon av de forskjellige fordelingsmåtene. Frifond for nybegynnere 13

14 Prosjektmidler Dersom man fordeler støtten som prosjektmidler, sender lokallagene inn søknader til sentralleddet på forskjellige prosjekter eller aktiviteter som de planlegger å gjennomføre. Vanligvis settes det én eller flere søknadsfrister for lokallagene for å søke om støtte. Søknadene behandles av sentralleddet (enten sekretariatet eller styret), og lokallagene får innvilget støtte til hele eller deler av prosjekter som er innenfor retningslinjene og summen til rådighet. Organisasjonen setter egne retningslinjer på hvilke typer prosjekter som kan få støtte. Lokallagene rapporterer på bruken av midlene enten gjennom egne rapporter eller gjennom årsrapporten. Husk at organisasjoner som fordeler prosjektmidler må ha rutiner for å klage på vedtak. Grunnen til dette er at behandlingen av søknadene er basert på skjønn, og da er det rettferdig for alle at man også har mulighet til å klage. Husk å sette en klagefrist, for eksempel to uker etter vedtak. Det er også nødvendig å ha et system for å sikre at det er midler å ta av hvis en klage blir tatt til følge. Fordeler og utfordringer Fordelen med prosjektstøtte er at organisasjonen i større grad kan styre hva midlene brukes til, og bruke pengene som et verktøy i organisasjonsutviklingen. I tillegg vil det være lettere for organisasjonen å holde oversikt over hva midlene blir brukt på. Utfordringen er at det ofte er mer krevende for organisasjonen å behandle denne typen søknader, og det er også mer krevende for lokallagene både å skrive søknaden og å rapportere. Driftsstøtte Fordeling av midlene som driftsstøtte kan gjøres på forskjellige måter. Det viktigste er at de fordeles på samme måte til alle lokallagene. Mange organisasjoner velger en av følgende tre måter å fordele midlene på: 1. En fast sum til hvert lokallag 2. Uttelling per medlem i lokallaget 3. En kombinasjon av fast sum til hvert lokallag + uttelling per medlem Noen organisasjoner krever også at lokallaget skal ha vært med på å utløse Frifond-midler for å kunne motta midler. Vanligvis krever de da at lokallaget skal ha levert en godkjent årsrapport for at de skal kunne motta penger. Det er heller ikke uvanlig at organisasjonene premierer lokallag som har levert årsrapport inneværende år, og dermed er med på å generere midler i fremtiden. Vanligvis betales pengene ut når organisasjonen har fått tilskuddet fra LNU, men noen organisasjoner forskutterer deler av midlene. Fordeler og utfordringer Fordelene med driftsstøtte er at det i stor grad er opp til lokallagene å bestemme selv hva de ønsker eller har behov for å bruke midlene på. Dette betyr samtidig at det er enda viktigere for sentralleddet å være klar på hva midlene skal og ikke skal brukes til når de fordeler pengene. I tillegg er det en fordel at dette er en mindre krevende måte å fordele midlene på. Utfordringen med denne ordningen er at det kan være vanskelig å ha oversikt over hva midlene brukes til. I tillegg er det større sjanse for at midlene ikke brukes opp, eller at lokallaget ikke 14 Frifond for nybegynnere

15 føler samme grad av ansvar for og eierskap til midlene, siden fordelingen ikke nødvendigvis speiler aktivitetsnivået og behovet i lokallaget. Oppstartsstøtte Mange organisasjoner har en egen oppstartsstøtte til nye lokallag som starter opp eller melder seg inn i løpet av året. Disse lokallagene kan da søke sentralleddet om en fast sum Frifond-midler til generell aktivitet for oppstart av lokallaget. Organisasjonen fastsetter selv hva denne summen skal være. Merk at det allerede må være etablert aktivitet og et styre i lokallaget for at støtten skal kunne betales ut, og at støtten ikke kan brukes av sentralleddet for å starte opp et lokallag. Også på denne typen støtte bør det være krav om søknad (i det minste en e-post) og rapport. Fordeler og utfordringer Fordelen med oppstartsstøtte er at nye lokallag kjapt kan komme i gang med aktivitet. Utfordringen er at det kan være vanskeligere å følge opp om midlene blir brukt opp, og at nye lokallag ofte trenger mer oppfølging for å bli bærekraftige. Mange av organisasjonene har forskjellige kombinasjoner av disse løsningene for best mulig å kunne dekke opp alle behovene til lokallagene. Organisasjonen bør også vurdere fra år til år hvilken løsning som passer best for sine lokallag. Rapportering Rapport fra lokallag til sentralledd Sentralleddene må lage egne rutiner for hvordan lokallagene skal rapportere på midlene de har fått. Hvordan rapporteringen skal foregå er i stor grad opp til organisasjonen selv. Store organisasjoner trenger mer formaliserte rutiner, som én rapportfrist i året eller innsending av revisorattest. Mindre organisasjoner pleier kanskje å samle inn regnskap, aktivitetsrapport eller informasjon via e-post. LNU krever at organisasjonene har rutiner som avdekker om midlene har blitt brukt opp innen fristen 30. juni, og at de ikke har blitt brukt til noe de ikke skal brukes til. Organisasjonene må derfor ha rutiner og frister som sikrer at de har oversikt over om lokallagene har brukt opp midlene de har fått. Disse rutinene skal være beskrevet i retningslinjene. I tillegg må sentralleddet motta en bekreftelse fra lokallagene på at fjorårets støtte er brukt opp før neste års støtte betales ut. Hvis det viser seg at lokallag ikke har brukt opp pengene de har fått, skal disse kreves tilbake av sentralleddet. Sentralleddet kan deretter søke LNU om overføring av disse restmidlene. LNU vil i de fleste tilfeller godkjenne at organisasjonen får beholde restmidlene og omfordeler dem til lokallagene sammen med neste års tilskudd. Rapport fra sentralledd til LNU Sentralleddet i organisasjonen har ansvar for å rapportere til LNU om at midlene er utbetalt til lokallagene. Dette gjøres i to omganger. I første omgang må sentralleddet levere rapport i desember (normalt 10. desember) med oversikt over hvor mange lokallag som har fått penger, hvilke fylker disse er i og hvor mye penger som har blitt fordelt. Frifond for nybegynnere 15

16 I tillegg til denne oversikten skal organisasjonen: Informere om hvor mye restmidler den har (husk å sjekke rapporten fra året før og aktivitetsloggen på søknaden) Informere om hvor mye organisasjonen har tatt ut til administrasjon av ordningen (maksimum 5 prosent av tilskuddet) Gi et godt eksempel på en aktivitet gjennomført for Frifond-midler Eksempelet på aktiviteten skal være fra tilskuddsåret, men det er ikke så viktig om det er gjennomført ved hjelp av årets eller fjorårets midler. Vi vil gjerne motta et eksempel på noe dere har lyst til å vise frem, og det kan gjerne være noe som enten er veldig typisk eller veldig nytt i deres organisasjon. Legg ved minst ett høyoppløselig bilde. Hvis dere har midler som ikke har blitt delt ut, vil disse bli summert som restmidler i rapporten. Hvis organisasjonen har restmidler kan disse vanligvis overføres til neste tilskuddsår, men dette må avklares med LNU. Dersom summen er svært stor vil LNU kreve pengene tilbake. Den første rapporten godkjennes av saksbehandler i LNU senest i løpet av januar. Når den har blitt godkjent kan revisorattesten for forvaltningen av tilskuddet leveres. Revisor skal kontrollere at pengene har blitt betalt ut slik som organisasjonen har rapportert inn. Revisor skal i tillegg sjekke at det ikke er tatt ut for mye til administrasjon og at midlene ikke har blitt tilbakeført fra lokallagene. For å kunne gjøre dette trenger revisor vanligvis følgende dokumenter: Malen for revisorattesten (også kalt instruks) Tilsagnsbrev/akseptskjema Retningslinjene for Frifond organisasjon Rapporten som dere leverte inn i desember Regnskap og kontoutskrifter for Frifond Bilag for utbetaling Revisor kan også be om å få andre kontoutskrifter, for eksempel for å kontrollere at midler ikke har blitt ført tilbake. Tilsagnsbrev: Informasjon om hvor mye penger man får fra støtteordningen (tilsagn), og hvilke krav som stilles til bruk og rapportering. BILAG: Vedlegg til regnskapet som viser hvor penger har kommet fra, eller hvor de har gått ut, for eksempel en kvittering eller faktura. Særattestasjon fra revisor må leveres senest 1. mai. Bakgrunnen for denne fristen er at de fleste organisasjonene får revidert sitt årsregnskap i løpet av våren, og revisor kan da gjøre denne jobben samtidig. LNU ønsker selvsagt at revisorattesten blir levert så tidlig som mulig. Hvis rapporten ikke leveres vil ikke nye tilskudd bli utbetalt, og tilskuddet fra i fjor vil bli krevd tilbake. 16 Frifond for nybegynnere

17 Eksempel på rapport: Vanlige spørsmål og svar Her kommer det noen vanlige spørsmål om bruk av Frifond-midler. Ingen av disse svarene er nødvendigvis fasitsvar, men her prøver vi å få frem intensjonen i retningslinjene. Kan lokallagene bruke pengene til å reise på kurs som for eksempel sentralleddet arrangerer? Pengene skal gå til lokal aktivitet og styrking av lokal aktivitet. Dermed ligger det i formålet at midlene i hovedsak skal brukes i lokallaget. Samtidig kan det være ønskelig for lokallagene å delta på for eksempel lederkurs eller inspirasjonssamlinger utenfor sitt eget lokallag for å styrke den lokale aktiviteten. LNU anbefaler at organisasjonene legger vekt på at denne typen reising skal ha som formål å skape mer lokal aktivitet og at dette er et uttalt mål. Man kan for eksempel kreve at dersom et lokallag skal bruke midler på å delta på et kurs, så kreves det at man arrangerer minst én aktivitet i lokallaget som resultat av dette i etterkant. NB: Her gjelder fortsatt regelen om at sentralleddet ikke kan bestemme hva lokallagene skal bruke pengene sine på. Deltakelse må være et ønske fra lokallagene selv. Dette gjelder altså ikke for vedtektsfestede møter (landsmøte/generalforsamling, landsstyremøter og lignende). Frifond for nybegynnere 17

18 Kan lokallagene bruke Frifond-penger på å kjøpe t-skjorter fra sentralleddet? Ja, lokallagene kan kjøpe produkter som sentralleddet har produsert for organisasjonen, men det må være lokallagenes eget valg å kjøpe disse produktene og de kan ikke prises så høyt at det i realiteten må regnes som å føre midler tilbake til sentralleddet. investere dem på en måte som skal skape avkastning eller egenkapital. Hovedregelen er at midlene skal brukes til aktivitet i lokallaget, og dersom det er naturlig for organisasjonen å bruke en hytte som en del av aktiviteten er det ingenting i veien for at de bygger en. Det viktigste er at organisasjonens retningslinjer selv begrenser hva man kan bruke midlene til. Lokallaget vårt ligger nær grensa til Sverige, og det vil koste mindre å reise på kurshelg i Sverige enn å booke oss inn et sted i Norge. Kan vi bruke penger på det? Nei, som det heter: Et sted går grensa. I henhold til 10.7 i retningslinjene skal ikke Frifond brukes utenfor Norge, eller til aktivitet i utlandet. Sentralleddet i organisasjonen vår skal lage nye nettsider, og på disse nettsidene vil vi ha sider for lokallagene også. Kan vi bruke Frifond-pengene til å lage disse nettsidene siden de kommer lokallagene direkte til gode? Nei, selv om sentralleddet gjør denne jobben for lokallagene kan de ikke bruke Frifond-penger til å lage nettsidene. Hvis det er en stor utgift for sentralleddet å drifte disse nettsidene kan det eventuelt heller være aktuelt at lokallagene betaler for driften av sin egen side hvis de ønsker å benytte seg av denne tjenesten fra sentralleddet. Midlene må fortsatt betales ut til lokallagene. Kan lokallagene våre bruke penger til å bygge en hytte? Eller vil dette være å anse som å bygge egenkapital? Punktet om å bygge egenkapital dreier seg i hovedsak om å sette midlene på konto eller Lokallaget vårt i Troms har spurt om noen fra sentralleddet kan komme på besøk for å snakke om det nye kampanjetemaet vårt. Sentralleddet har ikke budsjett til å reise rundt. Kan lokallaget bruke sine Frifond-midler til å betale for reisen til en av de ansatte i sentralleddet? Ja, det er mulig dersom dette er en aktivitet som lokallaget ønsker å gjennomføre og siden det er lokallaget selv som har tatt avgjørelsen. Er det tillatt å bruke Frifond-midlene til å kjøpe alkohol? Nei, Frifond-midler kan ikke brukes til innkjøp av rusmidler. Dette inkluderer også alkohol og tobakk. Det er imidlertid ingen krav om at alle arrangementer der det blir brukt Frifond-midler skal være alkoholfrie, bare at man ikke kan bruke Frifond-midler til å kjøpe alkohol. Lokallaget vårt hadde planlagt en aktivitet, men den ble avlyst på grunn av for få deltakere. Kan de bruke pengene på noe helt annet enn det de hadde fått penger til? Så lenge midlene er brukt opp innen 30. juni det påfølgende året er det kun organisasjonens egne retningslinjer som setter begrensninger for hvilke aktiviteter lokallagene kan gjennomføre for midlene. 18 Frifond for nybegynnere

19 Ordliste Akseptskjema: Dokument som daglig leder og styreleder skal signere på vegne av mottakerorganisasjonen for å bekrefte at de har satt seg inn i og forstått retningslinjene for støtteordningen og eventuelle andre forutsetninger i tilsagnsbrevet. Dette er en juridisk bindende avtale mellom LNU og mottakerorganisasjonen. Bilag: Vedlegg til regnskapet som viser hvor penger har kommet fra eller hvor de har gått ut, for eksempel en kvittering eller faktura. Grunnlagstall: Tall som LNU tar utgangspunkt i for å kunne regne ut tilskuddet til mottakerorganisasjonen. Antall medlemmer og antall lokallag er de mest vanlige typene grunnlagstall. Grunnlagsår: Det året som danner grunnlaget for tilskuddsberegningen. Dette er året to år før søknads- og tilskuddsåret. For eksempel er 2014 grunnlagsåret for Medlemsbasert aktivitet: Medlemmene styrer organisasjonen gjennom de demokratiske strukturene. Medlemmene er også de som gjennomfører den lokale aktiviteten. Tilsagnsbrev: Informasjon om hvor mye penger man får fra støtteordningen (tilsagn), og hvilke krav som stilles til bruk og rapportering. Tilskudd: Den summen som organisasjonen skal få utbetalt. Tilskuddsår: Det året man får tilskuddet utbetalt. Samme år som søknadsår. Særattestasjon: En revisorattest der revisor har gjennomført de kontrollhandlingene som LNU har bedt om. Mottakerorganisasjoner i Frifond organisasjon leverer to forskjellige særattestasjoner, én hvor revisor bekrefter antallet tellende medlemmer og lokallag som organisasjonen har oppgitt i søknaden, og én som bekrefter at pengene er forvaltet i tråd med retningslinjene. Søknadsår: Det året man sender inn søknaden om tilskudd, for Frifond organisasjon er dette det samme året som tilskuddsåret. Årsrapport: Rapport fra et lokallag som bekrefter at de oppfyller kravene til å være et tellende lokallag (også kalt lokallagsrapport). Retningslinjer: Reglene for støtteordningen. Av retningslinjene fremgår blant annet hvem som kan motta penger, hvordan de skal brukes og hvordan man skal rapportere. Retningslinjene for Frifond i LNU vedtas av LNUs styre. Tellende: De medlemmer og lokallag som oppfyller visse krav, og dermed kan være med på å generere støtte. Tilsagn: Løfte om at organisasjonen skal få et tilskudd. Frifond for nybegynnere 19

20 lnu.no/frifondorganisasjon